Trabalho Pratico de Organização de Eventos

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Trabalho Pratico de Organização de Eventos
Escola Secundária de Paços de Ferreira
Trabalho Pratico – Organização de Eventos
Organização de uma
Festa de Aniversário
Tânia Marlene Silva Nº21
Novembro de 2009
Modulo 2º - organização de Eventos
Conteúdo
Introdução .......................................................................................................... 3
Preparação ......................................................................................................... 4
Convite ............................................................................................................... 5
A Empresa.......................................................................................................... 6
Libelinha Encantada ........................................................................................... 7
Show Party ......................................................................................................... 8
Conclusão ........................................................................................................ 10
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Tânia Silva
Modulo 2º - organização de Eventos
Introdução
Existem diversas designações para um organizador de evento, visto que
cada país Europeu tem a sua própria descrição para a pessoa responsável
pela coordenação de um evento.
Em Portugal o termo utilizado é “organizador”, que se define como sendo
a “pessoa responsável pela coordenação de todas as acções e actividades
necessárias para a produção de um evento”.
É importante que não se perda tempo a planear os eventos, devemos
fazer logo o trabalho e assim será seguramente mais rápido. “Fracassar no
planeamento, é planear o fracasso”.
A razão pela qual o planeamento é tão essencial é para assegurar que o
processo de gestão do evento corra sem problemas, bem como certificar-se de
que nada é deixado ao acaso.
O planeamento ajuda-o a identificar as tarefas que têm de ser realizadas
e a organizar as acções que necessita de realizar para atingir os objectivos,
dando-lhe, por outro lado, medidas de desempenho para se certificar que as
metas são atingidas, “O planeamento é o factor chave para conseguir o
sucesso do seu evento”.
O meu evento será organizar uma Festa de Aniversário em Paços de
Ferreira para uma Criança de que realizara 4 anos de idades e em que os
convidados serão 14 crianças mais 2 adultos (pais do aniversariante). A
empresa que escolherei para alegrar a pequenada nesta tarde será a Show
Party de Cascais que nos proporcionou um bom exemplo de profissionalismo.
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Tânia Silva
Modulo 2º - organização de Eventos
Preparação
Antes de organizarmos o nosso evento é essencial fazermos este tipo de
rascunho para que possamos ter uma ideia em que nos basear, são os pontos
mais importantes para a organização. Temos que ter sempre e essencialmente
em base o local, as condições, o publico alvo, a data, a hora e a quantidade de
convidados sem pelos menos estes pontos de certo que o seu evento irá ser
um fracasso.
•
Público-alvo: Crianças
•
Aniversariante: Ivan (4 anos)
•
Localização da festa: Pavilhão de Paços de Ferreira (aluguer 300€)
•
Data: 8 de Dezembro de 2009
•
Hora: 15h
•
Convidados: 14 crianças e pais do aniversariante
•
Decoração: mesas, balões, chapéus, etc.
•
Lanche: Bolo aniversariante, sumos, batata frita, guloseimas, etc.
•
Animação: Palhaço
•
Orçamento: 800€
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Tânia Silva
Modulo 2º - organização de Eventos
Convite
Visto que o público-alvo irá ser crianças, o
convite deverá ser especialmente chamativo
para elas mesmo que não saibam ler. Estas
vão gostar da apresentação não do que lá
está
escrito.
As
crianças
na
minha
perspectiva, por veses dão mais valor às
coisas do que os adultos, pois os adultos
ligam muito a aparência. Por isso se
escolheu este divertido convite para tentar
agradar
todas
as
crianças.
O
nosso
aniversariante fez questão de dar também
um convite aos pais e ficar com um para si.
Assim houve um total de 17 convites que
nos ficou por 22.85€.
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Tânia Silva
Modulo 2º - organização de Eventos
A Empresa
Um organizador deve conjugar ideias variadas para um melhor sucesso
no seu projecto, ainda por cima, quando se trata de uma festa de aniversário
para crianças. Visto que as crianças têm uma capacidade enorme de sonhar,
elas passam o ano inteiro esperando euforicamente pela sua data de
aniversário, e cada dia que passa têm uma ideia diferente do cenário que
escolhem para a festa. Por isso é essencial começar a organizar a festa com
pelo menos 1 mês de antecedência e sempre com a colaboração de ideias do
aniversariante mesmo sendo uma criança pequenina, pois não nos podemos
esquecer que no fundo o aniversariante é a pessoa que mais vai desfrutar da
festa.
Assim pesquisei duas empresas especializadas para organização de
festas de aniversários. Após essa pesquisa vi a que mais me agradava, tendo
em conta o que forneciam, o profissionalismo, o orçamento e a deslocação.
A empresa que relacionei foi a Show Party e Libelinha Encantada, a show
Party oferecia várias ideias a nosso gosto, onde podíamos escolher todos os
paços da festa e seus orçamentos, já a libelinha ofereço-nos a festa completa
com o orçamento. Mas veremos ao longo deste projecto todos os
procedimentos de cada empresa.
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Tânia Silva
Modulo 2º - organização de Eventos
Libelinha Encantada
A Libelinha é de facto Encantadora, proporcionou-me um atendimento
muito acolhedor estudaram comigo outros programas e preços, mostraram-se
disponíveis para qualquer alteração.
O que me levou a não escolher esta empresa é pelo simples facto de que
esta trabalha apenas com a parte de animação enquanto o show Party
organiza a festa toda.
Fiquei na mesma interessada nesta empresa e poderá vir a necessitar
dela futuramente, pois fiquei de facto encantada com esta Libelinha.
Esta empresa trabalhando apenas com a parte da animação nos ofereceu
assim dois pacotes interessantes, tais como:
O Pacote 1 é chamado por Libelinha e este inclui um palhaço, um
animador, uma personagem, uma História, Fantoches, Modelagem de Balões,
Pintura Facial e Jogos dinâmicos. O Orçamento dependerá da duração da
actuação, se esta for de 1.30h custara 100 €, se for de 2.30h aumentara mais
30€.
O pacote 2 designado por Libelinha Plus Inclui as mesmas ofertas do
pacote anterior, modificando apenas a quantidades de animadores, ou seja,
este pacote inclui 2 palhaços, 2 animadores e 2 personagens. O preço aqui
também depende da duração tendo um pequenino acrescimento devido ao
aumento dos animadores ficando assim um orçamento de 135€ por 1.30h e
165€ por 2.30h.
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Tânia Silva
Modulo 2º - organização de Eventos
Show Party
Esta foi a empresa que optamos, que se encontra em Lisboa, na zona de
Cascais e apresenta como principal objectivo a venda de produtos relativos
com eventos festivos, assim como proporcionar qualquer tipo de animação
sempre que lhe é solicitado.
A empresa Localiza-se exactamente na rua Joaquim Ereia, 1642-A-TorreCascais com os seguintes contactos: Telf. 214836633; Fax. 214836620; Tlm.
918079129 e Email. [email protected]
Procedimentos Propostos pela Show party:
 Decoração
Dentro da decoração foi apresentado vários regimentos tais como: os
trabalhos em esferovite do Nody e Amigos, em que o orçamento seria de
9.00€ por cada personagem de 30cm. Com a personagem Ruca, o Ruca com o
Riscas ficaria por 11.00€ ou o Ruca com 1.50cm de altura por 75€. Assim foi
escolhido o Ruca com o Riscas visto que são duas personagens por um preço
mais agradável.
Em relação à mesa optamos por uma mesa grande rectangular em que
as crianças ficariam frente a frente e o aniversariante no topo da mesa, esta irá
ser decorada com uma toalha com tons vermelhos e azuis (oferecido pela
Show party), os pratos serão da personagem Ruca para condizer com o
trabalho em esferovite, em que cada prato custará 4.95€ (15 crianças e 2
adultos = 84.15€). Da mesa fará também parte o buffet que incluirá bolo de
aniversariante em forma de Carro (12€), a comida será simples, mas divertida,
haverá sanduíches com formas de personagens animadas, pizza, batata frita,
sumos saudáveis, guloseimas, bolos variados … tudo alimentos não muito
pesados para o estômago das crianças e não seja preciso a utilização de
talheres nem nada cortante para segurança destas (40€).
Como qualquer festa da pequenada haverá balões com muitas cores e
um docinho lá dentro (10€ por 20 balões).
O show party também nos ofereceu uma diversa gama de insufláveis
para animação das crianças, assim optamos pelo insuflável chamado casa de
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Modulo 2º - organização de Eventos
triângulos com obstáculos (dimensões 4,80m x 3,60m x 2,20m) que ficou por
150€.
 Animação
Esta parte da festa é essencial é a mais esperada das crianças, todas
esperam pelo divertido momento em que o palhaço chega. Mas nesta festa
será diferente, o palhaço não virá sozinho.
O Show Party ofereceu-nos este procedimento da festa em muito que
escolher, apresentaram assim as categorias por 6 pacote fora os palhaços.
O pacote 1 terá como duração de 1.30h em que incluirá um animador
(personagem à escolha), modelagem de balões, pinturas faciais e caça ao
tesouro por 140 €.
O pacote 2 será de 2.30h incluirá os mesmos procedimentos do pacote 1
acrescentando histórias com imagens e com fantoches e outros jogos. Este
pacote terá como orçamento 175€.
O pacote 3 durará 1.30h e terá 2 animadores (personagens à escolha),
modelagem de Balões, pinturas faciais, histórias com imagens e com
fantoches, caça ao tesouro e entre outros jogos, tudo por 170 €.
O pacote 4 será totalmente igual ao pacote 3 com uma acrescida duração
(2.30h) por 210€.
O pacote 5 diz respeito à peça de fantoches que terá como duração 20m
ou o espectáculo de magia por 30m, com modelagem de balões e pinturas
faciais. Este pacote tem como orçamento 250€.
O pacote 6 será uma peça de fantoches mais pinturas ou modelagens de
balões por 230€.
Assim foi escolhido o pacote 3 pois assim escolheremos o Ruca e o
Riscas como animadores, teremos direito ao resto das opções do pacote e
ficará por 170€ e como tinha falado em cima faltam os palhaços. A empresa
ofereceu-nos a parte dos palhaços, assim virão as personagens do pacote que
escolhemos e um palhaço super divertido que carregará o bolo até ao
aniversariante.
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Conclusão
Quando o evento termina, os resultados devem ser avaliados para
verificar se foram assim atingidos os objectivos (quer os do evento quer os da
organização). A avaliação é uma etapa importante do processo, na medida que
fornece feedback e ensinamentos que serão úteis na gestão de projectos
futuros, bem como para reportar sucessos ou razões para insucessos aos
agentes interessados.
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