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ESPACE ATLANTIQUE 2007-2013
MANUEL DU CANDIDAT
Premier Appel à projets
17 Mars au 12 Mai 2008
MANUEL DU CANDIDAT
Premier appel à projets (17 Mars au 12 Mai 2008)
Programme Espace Atlantique 2007-2013
Programme de coopération transnationale
Autorité de Gestion
Rua Rainha D. Estefânia 251
4150-304 Porto
Portugal
T + 351.226.086.300
F + 351.226.061.489
www.coop-atlantico.com
Manuel du candidat
Premier appel à projets
TABLE DES MATIÈRES
A-
Introduction
B-
Le programme Espace Atlantique
B.01 B.02 B.03 B.04 B.05 B.06 B.07 B.08 C-
Les projets de l’Espace Atlantique
C.01 C.02 C.03 C.04 C.05 C.06 C.07 C.08 D-
En quoi consiste un projet de coopération transnational?.................................................... 13
Types de projets de coopération .......................................................................................... 15
Qui peut participer au programme ? .................................................................................... 17
Le principe de partenaire chef de file ................................................................................... 18
Exigences en matière de gestion financière ........................................................................ 21
Exigences en matière de communication et de publicité ..................................................... 23
cadres de Contrôle et d’évaluation des projets .................................................................... 24
Compte rendu du projet ....................................................................................................... 27
Le processus de candidature et de sélection
D.01 D.02 D.03 D.04 D.05 D.06 D.07 D.08 E-
Le Feder et l'objectif de coopération territoriale ..................................................................... 3
Les espaces de coopération transnationale du Feder ........................................................... 4
Coopération dans l’ Espace Atlantique européen .................................................................. 5
Les régions éligibles du programme de l’Espace Atlantique .................................................. 6
Priorités et objectifs de l’Espace Atlantique ........................................................................... 8
La structure de gestion de l'Espace Atlantique ...................................................................... 9
Les règles de dégagement d’office ...................................................................................... 10
Les sources principales d'information et de documentation ................................................. 11
De la candidature à la sélection ........................................................................................... 29
Contenu du dossier d'informations et de candidature .......................................................... 33
Documentation / Informations présentes dans la candidature ............................................. 34
Les critères d’admissibilité ................................................................................................... 35
Les critères de sélection ...................................................................................................... 36
L'importance de la tangibilité du projet................................................................................. 40
L'importance de la durabilité du projet ................................................................................. 41
Documents pour la signature du contrat de subvention ....................................................... 42
Annexes
E.01 E.02 E.03 E.04 E.05 E.06 E.07 E.08 -
Glossaire.............................................................................................................................. 45
Abréviations et acronymes................................................................................................... 48
Foire aux questions - FAQ ................................................................................................... 49
Eligibilité des dépenses et lignes budgétaires ..................................................................... 51
Modèles de lettres d'intention et déclarations ...................................................................... 57
Modèle indicatif d'accord de partenariat .............................................................................. 60
Rédiger le contrat de subvention ......................................................................................... 65
Indicateurs de suivi du projet ............................................................................................... 73
Manuel du candidat
A - INTRODUCTION
Le manuel du candidat est conçu pour faciliter la tâche des candidats au programme Espace
Atlantique 2007 – 2013 dans la préparation et la soumission de projets à une demande de
financement dans le cadre ce programme de coopération transnationale.
Le manuel fournit d’importantes informations sur les caractéristiques, les structures, les
systèmes de gestion, de suivi et de compte-rendu des projets et du programme Espace
Atlantique, ainsi que des informations et des lignes directrices sur le processus de
candidature et de sélection.
Le manuel est un document de travail, structuré en chapitres, son but est de fournir aux
candidats des orientations claires et pratiques pour la préparation des candidatures de
projets. Les chapitres sont les suivants:
•
Le programme Espace Atlantique : l'intervention du FEDER, la stratégie, l’organisation
et la gestion du Programme ;
•
Les projets de l’Espace Atlantique : les types de projets de coopération transnationale
pouvant bénéficier de ce soutien et les implications de celui-ci au niveau financier, de
communication, de suivi et de compte-rendu;
•
Le processus de candidature et de sélection : les procédures, l'outil d'information et de
candidature, les critères d'évaluation et les documents demandés.
Le document contient également un glossaire qui comprend les abréviations, les acronymes,
les questions les plus fréquemment posées, les règles communes d’éligibilité des dépenses,
les modèles de l’accord de partenariat et des contrats de subvention, et le système de suivi
des projets.
Les candidats présentant un projet dans le cadre du programme Espace Atlantique pour la
première fois disposent d’informations spécifiques au programme dans la partie B.
Manuel du candidat
1
B - LE PROGRAMME ESPACE ATLANTIQUE
Manuel du candidat
2
B.01 - LE FEDER ET L'OBJECTIF DE COOPÉRATION TERRITORIALE
Le Fonds européen de développement régional (FEDER) est un instrument de financement centré
sur les objectifs de la cohésion économique et sociale en ayant pour objectif de résorber les principaux
déséquilibres régionaux par le soutien au développement et à l'ajustement structurel des économies
régionales, y compris la reconversion des régions industrielles en déclin et des régions moins
développées, ainsi que par le soutien à la coopération transfrontalière, transnationale et interrégionale.
Ce faisant, le FEDER est un des outils de mise en œuvre des priorités de la communauté.
Dans le cadre de l'objectif de coopération territoriale européenne, le FEDER, via le volet
coopération transnationale, concentre son aide sur les priorités suivantes :
(a) l’innovation : la création et le développement de réseaux scientifiques et technologiques,
l'amélioration des capacités régionales de RTD et d'innovation, apportant une contribution directe au
développement économique équilibré des espaces transnationaux ;
(b) l’environnement : gestion de l'eau, efficacité énergétique, prévention des risques et activités de
protection de l'environnement ayant une dimension transnationale effective ;
(c) l’accessibilité : activités visant à améliorer l'accès et la qualité des transports et des services de
télécommunications ayant une dimension transnationale effective ;
(d) le développement urbain durable : visant à renforcer le développement polycentrique au niveau
transnational, national et régional, ayant un impact transnational effectif.
Manuel du candidat
3
B.02 - LES ESPACES DE COOPERATION TRANSNATIONALE DU FEDER
L'objectif premier de la coopération transnationale dans le cadre du FEDER est de promouvoir une
meilleure intégration au sein de l'Union Européenne via la mise en place de grands espaces européens
de coopération. Chacun des espaces de coopération transnationale de l’objectif « Coopération
territoriale» est couvert par un programme opérationnel, qui suit les recommandations du SDEC
(Schéma de développement de l'espace communautaire), encourageant un développement durable et
équilibré du territoire européen. Ces programmes opérationnels visent à améliorer la coopération
transnationale des États membres sur des questions d’importance stratégique et l'amélioration des
interconnexions entre les territoires.
Dans le cadre de l'objectif de coopération territoriale européenne pour la coopération transnationale, la
Commission a défini des espaces de coopération transnationale éligibles. Par la décision 2006/769/CE,
la Commission établit les espaces éligibles au financement du Fonds européen de développement
régional, sous le volet coopération transnationale, ci-après présentés:
•
L'Espace Alpin : www.alpine-space.eu
•
Espace Atlantique: www.coop-atlantico.com
•
Mer Baltique : www.eu.baltic.net
•
Secteur des Caraïbes : www.europeguyane.fr
•
L'Europe centrale : www.central2013.eu
•
Région de l'Océan Indien : www.reunioneurope.org
•
Macaronesia : www.interreg-mac.org
•
Méditerranée : www.programmemed.eu
•
Mer du Nord : www.northsearegion.eu
•
Nord-ouest de l’Europe : www.nweurope.org
•
Périphérie du nord : www.northernperiphery.net
•
Sud-est de l’Europe : www.cadses.net
•
Sud-ouest de l’Europe : www.interreg-sudoe.org
Manuel du candidat
4
B.03 - COOPERATION DANS L’ ESPACE ATLANTIQUE EUROPEEN
L’Espace Atlantique est un territoire de coopération transnationale qui comprend l’ensemble du territoire
de l’Irlande, les régions atlantiques de l'Espagne, de la France, du Portugal et du Royaume-Uni. Les
Açores, Madère et les îles Canaries ne font plus partie de l’espace éligible du programme. Le
programme opérationnel (PO) de Coopération Transnationale de l’Espace Atlantique 2007-2013,a été
approuvé par la Commission Européenne, le 20 septembre 2007, par décision CCI(2007) CB163PO029.
Dans l’Espace Atlantique, une tradition de coopération transnationale est préexistante. Les cadres
pionniers remontent à la période des fonds structurels européens de 1989-1993, avec le projet pilote
ATLANTIS. Malgré ses moyens très limités, Atlantis a lancé les tout premiers projets de coopération
transnationale de coopération financés par le FEDER.
Cette première expérience a suscité le lancement du volet transnational de l'initiative INTERREG II
(1994-1999). Treize programmes de coopération transnationale INTERREG IIC ont été lancés, parmi eux
le nouveau programme "Espace atlantique". Un grand nombre de projets plus structurés ont émergé en
1998 et 1999.
Pendant la période 2000-2006, une augmentation très significative du budget attribué à la coopération
transnationale a permis au programme Espace atlantique INTERREG IIIB de faire des progrès
significatifs au niveau du champ d’application et de la qualité des projets, et a permis de développer des
compétences de gestion et de coopération.
Débutant par un diagnostic stratégique préalable de la situation actuelle et des tendances prévues dans
l’Espace Atlantique ainsi que par une analyse des questions de coopération transnationale, les PO
mettent en avant des priorités stratégiques de coopération. Sur cette base, les PO définissent les
objectifs du programme et les résultats, tout comme les moyens de financement et les principes de mise
en œuvre et de gestion. La stratégie de l’Espace atlantique 2007-2013 définit comme objectif général la
réalisation de progrès significatifs et tangibles au niveau de la coopération transnationale adaptée au
développement territorial durable, équilibré, renforçant la cohésion de l’Espace Atlantique et de son
patrimoine maritime.
Manuel du candidat
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B.04 - LES REGIONS ELIGIBLES DU PROGRAMME DE L’ESPACE ATLANTIQUE
L’espace de coopération choisi pour la mise en œuvre du programme pour la période de 2007-2013
inclut les régions suivantes (précédées par leur code NUTS) :
• Espagne
ES11 Galicia;
ES12 Principado de Asturias;
ES13 Cantabria;
ES21 País Vasco;
ES22 Comunidad Foral de Navarra;
ES61 Andalucía: the following regions: ES612 Cádiz; ES615 Huelva; ES618 Sevilla.
• France
FR23 Haute-Normandie;
FR25 Basse-Normandie;
FR51 Pays de la Loire;
FR52 Bretagne;
FR53 Poitou-Charentes;
FR61 Aquitaine.
• Irlande (le pays entier)
IE01 Border;
Midland and Western;
IE02 Southern and Eastern.
• Portugal (la partie continentale du territoire)
PT11 Norte;
PT15 Algarve;
PT16 Centro;
PT17 Lisboa;
PT18 Alentejo.
• Royaume-Uni :
UKD1 Cumbria;
UKD2 Cheshire;
UKD3 Greater Manchester;
UKD4 Lancashire;
UKD5 Merseyside;
UKK1 Gloucestershire, Wiltshire and North Somerset;
UKK2 Dorset and Somerset;
UKK3 Cornwall and Isles of Scilly;
UKK4 Devon;
UKL1 West Wales and The Valleys;
UKL2 East Wales;
UKM3 South Western Scotland;
UKM4 Highlands and Islands
UKN0 Northern Ireland.
Cet espace de coopération est moins étendu que celui du programme Espace Atlantique INTERREG
IIIB. Les régions ci-dessous, précédemment éligibles, ne le sont plus dans la nouvelle configuration :
•
•
•
•
en Espagne : La Rioja, Castilla y León, Canarias ;
en France : Limousin, Centre, Midi-Pyrénées;
au Portugal : Açores, Madeira;
au Royaume-Uni : Worcestershire and Warwickshire, Avon, Staffordshire, Herefordshire,
Shropshire, West Midlands.
Manuel du candidat
6
B.04 - LES REGIONS ELIGIBLES DU PROGRAMME DE L’ESPACE ATLANTIQUE
Les organismes situés hors de ce nouvel espace de coopération pourront, dans des cas dûment
justifiés, se joindre un partenariat de projet. L'article 21-2) du règlement 1080/2006 du FEDER permet,
en effet, une certaine souplesse à cet égard. L’article 21-3) prévoit qu’un certain montant des activités
autorisées puisse être également dépensé hors du territoire de l'UE. Dans les deux cas, un bénéfice au
profit des régions de l’espace de coopération concerné doit être démontré.
Manuel du candidat
7
B.05 - PRIORITÉS ET OBJECTIFS DE L’ESPACE ATLANTIQUE
La stratégie globale du programme opérationnel Espace atlantique peut être résumée ainsi : réaliser des
progrès significatifs et tangibles au niveau de la coopération transnationale orientée vers un
développement territorial durable, équilibré, renforçant la cohésion de l’Espace Atlantique et de son
patrimoine maritime.
L'objectif principal du programme est donc de contribuer, au travers des quatre priorités, à la cohésion
territoriale de cet espace par des projets de coopération transnationale entre les États membres du
littoral atlantique de l’Union Européenne.
Pour relever les défis de l’Espace Atlantique (détaillés dans le PO), les organismes impliqués dans le
programme, notamment les partenariats de projet, doivent intensifier la coopération entamée durant les
périodes de programmation précédentes, tout en se concentrant sur les priorités thématiques. Ces
priorités thématiques et les objectifs spécifiques de renforcement de la coopération ont été définis et sont
énoncés ci-après :
PRIORITÉS
OBJECTIFS SPÉCIFIQUES
Priorité 1 :
Promouvoir les
réseaux
entrepreneuriaux et
d'innovation
transnationaux.
Objectif 1.1. – Développer les transferts de connaissance entre les
entreprises et les centres de recherche ;
Objectif 1.2. – Renforcer la compétitivité et les capacités d'innovation dans
les niches d'excellence de l’économie maritime.
Objectif 1.3. – Stimuler la reconversion et la diversification économiques
par la valorisation du potentiel régional endogène.
Objectif 2.1. – Amélioration de la sécurité maritime.
Priorité 2 : Protéger,
sécuriser et valoriser
durablement
l'environnement
marin et côtier.
Objectif 2.2. –Protection et gestion durable des ressources des espaces
marins.
Priorité 3 :
Améliorer
l'accessibilité et les
liaisons internes.
Objectif 3.1. – Promouvoir l'interopérabilité et la continuité des réseaux de
transport existants, ainsi que l'intermodalité mer/route/rail/air.
Priorité 4 :
Promouvoir les
synergies
transnationales en
matière de
développement
urbain et régional
durable.
Objectif 4.1. – Mise en commun des ressources et des compétences dans
le domaine du développement urbain et rural durable.
Manuel du candidat
Objectif 2.3. – Exploitation du potentiel des énergies renouvelables de
l'environnement marin et côtier.
Objectif 2.4. – Protection et promotion des espaces naturels, des
ressources en eau et des zones côtières.
Objectif 3.2. – Promouvoir le transport maritime à courte distance et la
coopération entre les ports.
Objectif 4,2. – Renforcer le rayonnement et l’attractivité des villes et des
régions par mise en réseau.
Objectif 4,3. – Conserver et promouvoir le patrimoine culturel atlantique
d'intérêt transnational.
8
B.06 - LA STRUCTURE DE GESTION DE L'ESPACE ATLANTIQUE
Les entités composant la structure de gestion du programme et leurs fonctions respectives dans le
Programme Opérationnel sont présentées dans le tableau ci-dessous. Leurs coordonnées sont
disponibles sur la plate-forme de communication du site web du programme.
Organes de direction
Missions sur le programme opérationnel
Comité de suivi
Composé de représentants des États
membres, des régions et des autorités
du programme.
Organe souverain du programme, responsable de la
mise en œuvre du programme. Il prend des
décisions en ce qui concerne les soumissions de
projets individuels et coordonne le suivi de la mise
en œuvre de projet.
Autorité de gestion (AG) :
Comissão de Coordenação e
Desenvolvimento Regional do Norte.
Responsable de mener à bien et efficacement la
gestion et la mise en œuvre du PO au nom des
pays partenaires participants. Elle représente le
programme Espace atlantique dans toutes les
démarches de relations publiques. Responsable du
programme pour l’UE.
Secrétariat technique conjoint (STC)
Aide l’AG et les autres organismes du programme à
mettre en œuvre le programme. Le STC est
l’organe responsable de la gestion quotidienne du
programme.
Correspondants nationaux (CN)
Réseau d'organismes nationaux qui assurent la
représentation des États-membres auprès de la
structure de gestion du programme au niveau
national. Responsables de la diffusion, la mise en
œuvre et la gestion du programme au niveau
national.
Espagne : DG Fondos Comunitarios
Ministerio de Economía y Hacienda
(www.dgfc.sgpg.meh.es)
France : La Région Poitou-Charentes
(http://www.poitou-charentes.fr )
Irlande : Border Midland and Western
Assembly (www.bmwassembly.ie)
Portugal : Instituto Financeiro par o
Desenvolvimento Regional (www.ifdr.pt)
RU : Welsh Assembly Government
(www.wefo.wales.gov.uk)
Autorité de Certification (AC) :
Instituto Financeiro par o
Desenvolvimento Regional (www.ifdr.pt).
Responsable des processus de certification des
dépenses et des processus de paiement de l’aide
financière FEDER.
Autorité d’Audit (AA) :
Inspecção Geral de Finanças
(www.igf.min-financas.pt).
Elle soumet la stratégie d’audit à la Commission et
la met en œuvre en collaboration avec le groupe
d’auditeurs.
Manuel du candidat
9
B.07 - LES REGLES DE DEGAGEMENT D’OFFICE
Les fonds du programme reçus du FEDER sont soumis automatiquement à la règle de dégagement
d’office. Les engagements budgétaire FEDER au niveau du programme sont pris sur une base annuelle.
Si ce montant, ou une partie, n'est pas dépensé à la fin de la troisième année après l'année de
l'engagement (N+3), il est dégagé (c'est-à-dire retiré) par la Commission européenne conformément au
règlement 1083/2006 (article 93, paragraphe 2).
La règle de dégagement d’office a été introduite pour inciter à une meilleure gestion des programmes,
garantir une bonne exécution financière des projets et s’assurer que les projets approuvés commencent
dans les temps.
Implications au niveau des projets
Afin de réduire le risque de dégagement pour les projets, les partenaires chef de file doivent :
•
Respecter rigoureusement les procédures applicables (compte-rendu des comptes, dépenses
etc.) telles que spécifiées dans l'accord de partenariat du projet. Tous les partenaires doivent
s'assurer que le projet respecte son plan de dépenses ;
•
Appliquer des procédures rigoureuses pour la présentation des rapports de l’ensemble du
partenariat ;
•
Établir des plans de dépenses réalistes en ce qui concerne le budget approuvé, étant la base de
contrôle pour le Chef de File des dépenses du projet ;
•
Anticiper les problèmes par des mises à jour fréquentes des prévisions de dépenses par les
partenaires (par exemple : les rapports d'activité périodiques) ;
•
Assurer un contrôle budgétaire strict des étapes importantes définies dans les plans financiers
du projet.
D’autres orientations générales seront fournies sur ces questions dans le manuel du Programme
pour la gestion des projets, cependant les partenaires chef de file devront eux-aussi définir leurs
propres règles et stratégies de contrôles spécifiques.
.
Manuel du candidat
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B.08 - LES SOURCES PRINCIPALES D'INFORMATION ET DE DOCUMENTATION
La plate-forme de communication du site web : http://www.coop-atlantico.com
d'information principale du programme opérationnel transnational espace atlantique.
est la source
Le contenu le plus pertinent du site web est :
•
Les informations générales sur la région atlantique.
•
Les documents clés :
•
Le Programme opérationnel territorial transnational de coopération dans l’Espace
Atlantique2007-2013 ;
•
Le Rapport final ex-ante d'évaluation ;
•
Le Rapport des méthodes d'évaluation stratégique de l'impact sur l'environnement ;
•
Règlements de la CE :
− Règlement (CE) n° 1080/2006, relatif au Fonds europ éen de développement
régional et abrogeant le Règlement (CE) nº 1784/1999 ;
− Règlement (CE) n° 1083/2006, portant dispositions g énérales sur le Fonds
européen de développement régional, le Fonds social européen et le Fonds
de cohésion, et abrogeant le règlement (CE) nº 1260/1999 ;
− Règlement (CE) n° 1828/2006 établissant les modalit és d’exécution du
règlement (CE) nº 1083/2006 et du règlement (CE) nº 1080/2006 ;
− Règlement (CE) n° 1082/2006 relatif à un groupement européen de
coopération territoriale (GECT) ;
− Directive 2004/18/CE (marchés publics) ;
− Règlement (CE, EURATOM) n° 1605/2002, art 48 (2) (b onne gestion
financière).
•
Coordonnées des organismes de gestion et de contrôle (Autorités de Gestion, de
Certification et d’Audit, Secrétariat Technique Conjoint et les correspondants
nationaux).
•
Le registre d'idées de projets. Il s’agit d’un système d'information sur les projets
potentiels de coopération proposés par les utilisateurs du site web.
D'autres sources d'information sur le programme opérationnel Espace atlantique :
•
Le site web INTERACT. Le programme INTERACT est financé par le Fonds européen
de développement régional (FEDER) pour la coopération et le transfert d'animation
INTERREG. Ici, vous pourrez trouver les documents et les outils utiles concernant les
programmes INTERREG(manuels, séminaires, etc) : http://www.interact-eu.net/.
Manuel du candidat
11
C - LES PROJETS DE L’ESPACE ATLANTIQUE
Manuel du candidat
12
C.01 - EN QUOI CONSISTE UN PROJET DE COOPERATION TRANSNATIONAL?
Un projet de coopération est un ensemble cohérent d'objectifs et d’actions organisés dans un plan de
travail conjoint, coordonnant et mettant en commun des ressources pour résoudre un problème ou
relever un défi commun des partenaires. Les projets de coopération doivent respecter au moins deux
des conditions mentionnées ci-après:
Un développement commun : le projet doit être mis en œuvre par tous les pays participants ;
Une mise en œuvre commune : les activités du projet doivent se dérouler et être coordonnées dans
tous les pays participants. Réaliser des activités parallèles ne suffit pas, celles-ci doivent également avoir
des contenus communs et un contact régulier entre les partenaires doit s’effectuer;
Un personnel commun : le projet doit éviter une répétition des fonctions dans l’ensemble du partenariat.
Les rôles au sein du partenariat doivent être clairement définis et séparés. Le partenaire chef de file doit
s’assurer qu’il n’y a qu’un « gestionnaire de projet », qu’un « gestionnaire financier », etc. ;
Un financement commun : il n’existe qu’un seul contrat par projet de coopération, par conséquent, un
seul budget par projet. Ainsi, chaque projet doit avoir un compte bancaire commun, contrôlé par le chef
de file qui reçoit les fonds des autorités du Programme et les distribue ensuite aux partenaires ;
Un projet de coopération transnational doit présenter les caractéristiques suivantes :
•
Un partenariat transnational dédié aux objectifs du projet;
•
Des activités communes et liées, organisées selon un calendrier, visant à atteindre les
objectifs spécifiques du projet de coopération;
•
Des compétences organisationnelles appropriées avec une coordination autonome (directeur
de projet) ;
•
Un chronogramme bien défini avec un début et une fin clairement décrits ;
•
Des ressources communes
organisationnelles) ;
•
Un système de contrôle préliminaire et d'évaluation
Par conséquent, un
questions suivantes :
projet
de
(ressources
coopération
physiques,
transnational
humaines,
devrait
pouvoir
financières
répondre
et
aux
•
Quels sont les problèmes communs entre les régions participantes devant être abordés dans le
projet transnational ? La coopération entre ces régions va-t-elle contribuer à résoudre ces
problèmes ? Quel type de projets doit être mis en œuvre ?
•
Quelles opportunités de développement existent pour ces régions ? Ces opportunités peuvent
elles être exploitées par les régions participantes ?
•
Quelle est la valeur-ajoutée du projet ?
•
Quels sont les objectifs et les buts du projet ?
•
Quels sont les résultats prévus du projet ?
•
Qui sont les bénéficiaires directs et indirects du projet ?
•
Qui est le coordinateur de projet et en quoi consiste son rôle ?
•
Qui sont les partenaires ? En quoi contribuent-ils au projet ?
Manuel du candidat
13
C.01 - EN QUOI CONSISTE UN PROJET DE COOPERATION TRANSNATIONAL?
L'intensité de la coopération
La réalisation de résultats tangibles est le pilier du programme de 2007-2013. Les résultats tangibles
sont étroitement liés à l'intensité de la coopération. Selon le type de réalisations, l'intensité de la
coopération dans un partenariat de projet peut largement varier. Les projets soutenus par le FEDER
peuvent être classés en quatre types de coopération définis ci-dessous. Le plan d’action d’un seul projet
peut évidemment combiner entre elles une ou plus de ces quatre catégories, voir même les quatre.
1. Échange d'expérience
Les partenaires du projet comparent leurs pratiques respectives. Exemple classique d’étalonnage. Ces
activités restent de nature plutôt académique : études et publications communes, guides de bonnes
pratiques, séminaires, etc. Il s’agit de partager des données et des informations, de promouvoir la
compréhension mutuelle entre les partenaires et d’augmenter leur sensibilité par rapport à la diversité de
leurs approches et cultures. Néanmoins, concrètement, ces résultats positifs ne changent pas l'état des
choses dans leurs régions respectives, du moins pendant la durée de vie du projet.
2. Transfert de savoir-faire
Tout en apprenant les uns avec les autres, les partenaires du projet prennent des mesures concrètes
afin de réformer leurs pratiques respectives par l’importation d’un savoir-faire d'une région à l'autre et
entre partenaires. Des actions spécifiques (telles que les tests, les mesures d'application, les nouvelles
mesures politiques, etc.) sont explicitement incluses dans le plan d'action du projet pour assurer un
transfert tangible de savoir-faire entre partenaires conduisant à un changement dans leurs régions
respectives.
3. La mise en commun d'une masse critique de moyens
Les partenaires du projet mettent en commun leurs ressources humaines, techniques, financières et
autres pour accroître leur efficience et atteindre des résultats tangibles collectivement. Par exemple, un
organisme transnational conjoint fournit l'avis d'expert et apporte une aide sur une question spécifique
d'intérêt commun. Le bénéfice pour le partenariat dépasse ce qui aurait pu être espéré en travaillant
séparément. La mise en commun des ressources apporte ainsi des résultats clairs et tangibles pour les
partenaires au travers de l’espace du programme.
4. Résolution des problématiques transnationales
Les partenaires du projet coopèrent pour identifier et pour mettre en œuvre des réponses communes aux
problématiques transnationales, c'est-à-dire celles, qui, par nature, ne peuvent être traitées sans
coopération transnationale. Par exemple le transport maritime à courte distance et les autoroutes de la
mer, la sécurité maritime, l'interopérabilité des réseaux de transport, la protection des ressources
halieutiques ou des espèces migratoires.
Manuel du candidat
14
C.02 - TYPES DE PROJETS DE COOPERATION
Le besoin de projets stratégiques
Les nouveaux règlements du FEDER confirment le besoin d’avoir des programmes (et surtout des
projets) centrés sur une orientation stratégique et de nature stratégique. Le programme opérationnel
Espace atlantique, pour 2007-2013, vise à soutenir des projets plus ambitieux et opérationnels. Telle est
l’orientation stratégique adoptée par le programme, qui signifie que les projets doivent :
•
Relever les défis clés que les priorités du programme abordent, à savoir, le développement de
l'économie de la connaissance, l'amélioration du patrimoine maritime atlantique et le
développement polycentrique équilibré.
•
Aboutir à des résultats tangibles visant les priorités du programme.
•
Promouvoir le processus de "perpétuation ouverte" en consolidant les partenariats existants et
apportant de nouveaux partenaires. Ceci permettant d’atteindre des résultats tangibles et
opérationnels.
•
Tirer profit de la valeur ajoutée de la coopération transnationale et donner la priorité aux
questions de réelle importance transnationale. Permettant d’atteindre, ainsi, des résultats qui
auraient été hors de portée si les partenaires avaient travaillés séparément.
•
Poursuivre un impact positif sur le long terme pour l’Espace de coopération.
•
Encourager une mobilisation étendue et une participation géographiquement équilibrée des
organisations de l’espace éligible coopérant sur des thèmes précis. Assurant ainsi une large
représentativité des réseaux de l’Espace atlantique.
La génération et le développement de projets limités à l'échange d’expérience devraient être évités. Les
projets devraient produire des résultats tangibles pour le bénéfice commun de tout le partenariat et
intégrer au moins l'une des trois autres catégories de réalisations dans leur plan de travail (le transfert de
savoir-faire, la mise en commun d’une masse critique de moyens et la résolution des problématiques
transnationales).
Pour clarifier ce qui précède, le tableau ci-après expose comment le programme aborde certains types
de projets:
Projets consistant en une étude seulement
À éviter.
Projets consistant en une étude de faisabilité ou
une étude de marché pour des investissements
d'intérêt transnational
Peuvent être acceptés, s’il existe des garanties que
l'investissement se mettra en place par la suite.
Projets préparant le terrain à des réalisations
tangibles d’importance transnationale.
Peuvent être acceptés, quand un plan d'action clair
est fourni, soutenu par les parties concernées, pour
atteindre des résultats tangibles.
Projets promouvant l'idéal de cohésion territoriale
Peuvent être acceptés s'il s’agit d’actions pratiques
(plan d'action et un budget) s'efforçant d'assurer la
cohérence entre le secteur d’action, une série
d'acteurs, des politiques et, le cas échéant, venant
compléter, sans dupliquer, d'autres types de
financement de l’UE.
Manuel du candidat
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C.02 - TYPES DE PROJETS DE COOPERATION
Quels projets ? Avec quelles caractéristiques ?
Pour aboutir à des résultats tangibles, le Programme encourage une approche stratégique à long terme,
en s’efforçant de rendre plus visibles les progrès de la coopération tout au long des périodes successives
de programmation (« pérennisation ouverte »). À cet effet, le Programme centrera son soutien sur des
projets allant au-delà des simples projets traditionnels. Il favorisera la coordination, la synergie et la
fertilisation croisée entre les projets qui abordent les mêmes questions en établissant des "groupes de
projet". Il accentuera également son orientation stratégique en soutenant des projets ayant un objectif
stratégique particulier, en établissant des cadres stratégiques. Les regroupements des projets et les
cadres stratégiques du programme ont pour but de rendre l’utilisation des ressources plus efficace, tout
en améliorant la visibilité et l’impact stratégique des activités du programme. Le tableau ci-dessous,
présente trois types de projets que le programme Espace atlantique soutiendra:
Types de projets
Caractéristiques
Projets simples
Les projets de coopération territoriale traditionnels faisant participer
au moins deux partenaires et répondant à l'un des objectifs des
priorités du Programme.
Groupe thématique des
projets
Un ensemble de projets complémentaires travaillant sur le même
thème, sur une base géographique équilibrée, via une étroite
collaboration afin d’aborder des questions semblables. La création
de groupes thématiques permet de se confronter à une seule
question complexe de façon plus efficace. Ces projets travailleront
en symbiose, participant à des réunions régulières se concentrant
sur la comparaison, le contrôle et l’intégration des résultats obtenus.
Bien que les groupes thématiques puissent être formés autour des
projets déjà approuvés, de nouveaux projets menant des actions
déjà effectuées par les projets existants, traitant des questions
semblables, peuvent être approuvés.
Cadres stratégiques
Des projets plus complexes peuvent comprendre un petit nombre
de sous-projets. Un cadre stratégique est défini au sein du
programme, il s’agit d’un plan entièrement construit établissant une
série d'activités coordonnées et liées stratégiquement, y compris la
génération, la préparation et la mise en œuvre proactive d'un ou de
plusieurs sous-projets spécifiques.
Manuel du candidat
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C.03 - QUI PEUT PARTICIPER AU PROGRAMME ?
Les partenaires éligibles au sein des partenariats de l’Espace atlantique sont représentés par un large
éventail d'organismes de droit public ou privé. Il s’agit notamment:
•
D’Autorités nationales, régionales et locales y compris leurs départements et leurs agences
publiques connexes, ou des agences équivalentes ;
•
Des Universités, et des agences de recherche et de développement ;
•
Des organisations à but non lucratif.
Tous les organismes cités ci-dessus peuvent être partenaire Chef de File. Les organismes qui ne font
pas partie du secteur public sont tenus de fournir des garanties suffisantes de solvabilité et concernant
leur capacité de gestion (capacités administratives, financières et techniques).
Les entreprises à caractère industriel ou commercial distribuant leurs bénéfices (PME, start-up,
etc.) sont encouragées à participer en tant que partenaires associés à un projet dans l’Espace
atlantique, à condition de financer leurs coûts de participation dans leur totalité. Quand des
entreprises interviennent comme prestataire de services pour mener à bien certaines activités
d’un projet, les règles applicables aux marchés publics doivent être respectées. Étant donné le
risque de conflits d’intérêts, une entreprise (par exemple, un cabinet de conseil) prenant part à un
projet comme partenaire associé ne peut assurer une prestation de services aux partenaires du
projet.
Conformément à l'article 20 du règlement No 1080/2006 du FEDER, le partenaire chef de file, en tant
que bénéficiaire principal, sera responsable du projet dans sa totalité (voir la fiche abordant le principe
de partenaire chef de file).
Le partenaire chef de file et les autres partenaires doivent être situés dans les régions du programme
Espace atlantique. Néanmoins, comme souligné dans la section VI.B.2.c du programme opérationnel,
les règlements du FEDER permettent, dans certains cas justifiés et sous réserve de confirmation
préalable de l’Autorité de Gestion et du Comité de Suivi, la participation de partenaires d'autres pays à
l’intérieur ou à l’extérieur de la Communauté européenne.
Les partenaires hors de l’Espace de coopération Atlantique sont éligibles sur la base des critères
suivants :
Le FEDER peut financer des dépenses encourues par ces partenaires jusqu'à
20% maximum du montant de sa contribution au programme.
Partenaires
de
l’Union
européenne
hors
de
l’Espace Atlantique
Ces dépenses doivent être effectuées au profit des régions de l’Espace de
coopération Atlantique.
Le chef de file du projet doit être situé dans l’Espace de coopération
Atlantique.
Partenaires
hors
de
l’Espace Atlantique et hors
de l’Union européenne
Le FEDER peut financer des dépenses encourues pour la mise en œuvre de
ces projets, dans leur totalité ou partiellement, jusqu'à 10% maximum du
montant de sa contribution au programme.
Ces dépenses doivent être effectuées au profit des régions de l’Espace
Atlantique de coopération.
Le chef de file du projet doit être localisé dans la zone couverte par l’Espace
Atlantique.
Manuel du candidat
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C.04 - LE PRINCIPE DE PARTENAIRE CHEF DE FILE
Le rôle du partenaire chef de file
Les participants aux projets de coopération atlantique peuvent être partenaire chef de file ou partenaire
de projet. Des rôles différents correspondent à chacune de ces responsabilités. Le partenaire chef de file
doit être localisé dans l’Espace Atlantique de coopération et il est responsable de la mise en œuvre globale
du projet.
Le partenaire chef de file doit s’assurer que les dépenses présentées par les partenaires ont été
effectuées afin de mettre en œuvre le projet et correspondent aux activités convenues entre les
partenaires. Le partenaire chef de file fournit au programme les rapports d'activité et toute la
documentation nécessaire, au nom du projet, et il transfère les contributions FEDER aux partenaires du
projet. Pour autant, les partenaires devront tous, via un contrôleur désigné, faire effectuer le contrôle de
leurs propres dépenses.
Différences entre les responsabilités du partenaire chef de file et les responsabilités des autres
partenaires du projet
Les obligations et les responsabilités des partenaires dans la mise en œuvre d’un projet transnational
doivent être définies dans un accord de partenariat. Au regard du contrat de subvention, tous les
partenaires doivent signer l’accord de partenariat.
Chaque partenaire doit obligatoirement signer une lettre d'intention de participation, un autre document,
la déclaration de cofinancement correspondant au montant apporté au projet peut l’accompagner. Le
partenaire chef de file devra recueillir toutes les informations essentielles auprès des partenaires pour
les transmettre aux autorités compétentes (Autorité de Gestion / Secrétariat Technique Conjoint), y
compris les documents demandés et les reçus concernant les dépenses encourues.
Plus précisément, le partenaire chef de file assumera les responsabilités suivantes :
•
Il fixera les dispositions concernant ses relations avec les bénéficiaires participant à l'opération
dans un accord de partenariat comprenant, notamment, des dispositions qui garantissent la
bonne gestion financière des fonds attribués au projet, y compris les dispositions pour récupérer
les montants indûment payés ;
•
Fournir des rapports réguliers aux organismes de gestion du programme (voir également la fiche
concernant les procédures de rapports des projets) ;
•
Il assurera et contrôlera la mise en œuvre de toute l'opération;
•
Il s’assurera que les dépenses présentées par les partenaires de projet ont été encourues pour
la mise en œuvre du projet et correspondent aux activités entreprises par les partenaires ;
•
Il vérifiera que les dépenses soumises par les partenaires ont été validées par les contrôleurs
financiers ;
•
Il transférera la contribution FEDER aux partenaires participant à l'opération conformément à
leurs dépenses certifiées et au calendrier défini dans le contrat de subvention. Une notification
sera produite par la plate-forme de communication du site web pour informer de ce transfert les
partenaires et les organismes concernés par le programme.
Manuel du candidat
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C.04 - LE PRINCIPE DE PARTENAIRE CHEF DE FILE
En outre, chaque partenaire de projet devra :
•
Mettre en œuvre les activités sous sa responsabilité selon l'accord de partenariat et/ou le
formulaire de candidature ;
•
Faire des rapports au chef de file selon les calendriers convenus ;
•
Assumer la responsabilité dans les cas d’irrégularités concernant les dépenses déclarées ;
•
Rembourser le chef de file de tout montant indûment payé conformément à l'accord existant
entre eux ;
•
Quand un partenaire est localisé dans un État membre hors de la région couverte par le
programme, informer les autorités des États membres sur sa participation à l'opération.
La base juridique
Conformément au paragraphe 352 (l) du Programme opérationnel, l'Autorité de Gestion signera un
contrat formel de subvention, spécifiant les dispositions de mise en œuvre pour chaque projet
approuvé, en accord avec les partenaires chefs de file des projets.
Conformément à l'article 20 du règlement 1080/2006 du FEDER, le partenaire chef de file est le
responsable administratif du projet, assumant le rôle du bénéficiaire principal. Le chef de file est
responsable de la mise en œuvre du projet, pour autant les partenaires demeurent responsables de la
mise en œuvre des activités de projet et de leurs propres actions. Si des irrégularités surgissent, les
sommes doivent être remboursées par le partenaire concerné.
Manuel du candidat
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C.05 - EXIGENCES EN MATIERE DE GESTION FINANCIERE
Flux financiers
Les contributions financières FEDER seront payées au partenaire chef de file qui sera responsable de
leur gestion administrative et financière, et de leur distribution auprès des partenaires du projet,
conformément à leurs dépenses certifiées encourues pour les actions du projet réellement effectuées.
Monnaies et taux de change
La monnaie du Programme est l’Euro (€). Tous les rapports financiers doivent être en Euros, y compris
les rapports du programme et des projets. Les demandes de paiements et les dépenses de suivi du
projet seront introduites en euros. Les conditions monétaires et taux de change pour les partenaires
hors de la zone euro doivent être convenus avant le début du projet. Il est vivement recommandé que,
le cas échéant, une clause concernant les taux de change et la procédure de conversion des dépenses
choisie soient mentionnée dans l'accord de partenariat des projets. La procédure choisie par le
partenariat doit être appliquée tout au long du projet.
Pour convertir leurs dépenses en euros, les partenaires doivent utiliser la moyenne mensuelle de taux
de change donnée par la Commission (http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm) du mois de
paiement de la facture.
Les nombres devront être arrondis à deux décimales. Les fonds ne seront déboursés qu'en euro et
seront transférés vers le compte indiqué par le partenaire Chef de file. Tout risque de change sera pris
en charge par le partenaire concerné.
Éligibilité des dépenses
Les opérations sélectionnées se conformeront aux règles nationales et communautaires. En général les
dépenses sont éligibles quand elles sont directement liées au projet et conformes aux principes
d'efficacité économique et de rapport coût-efficacité. Les dépenses doivent être effectuées pendant la
période d'éligibilité, et les paiements aux bénéficiaires finaux doivent être justifiés par des factures ou
des documents équivalents. Les activités qui ne sont pas décrites dans la candidature approuvée sont
inéligibles.
Un ensemble de règles communes concernant l'éligibilité des dépenses se trouve en annexe.
Validation et vérification des dépenses par les autorités des États membres
L’Autorité de Gestion doit s’assurer que les dépenses de chaque bénéficiaire participant à une
opération ont été validées par le contrôleur national externe.
Le premier niveau de contrôle des activités sera réalisé par un auditeur externe ayant une bonne
connaissance des règlements appropriés de la CE et une bonne compréhension du programme. Le
premier niveau de contrôle assurera la validation des dépenses, à savoir la vérification des éléments
suivants :
•
La fourniture des produits et la prestation des services cofinancés ;
Manuel du candidat
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C.05 - EXIGENCES EN MATIERE DE GESTION FINANCIERE
•
La régularité des documents de dépenses ;
•
L'éligibilité, la réalité et la précision des dépenses déclarées (c'est-à-dire que les dépenses ont
été effectivement effectuées et payées) ;
•
Le maintient d'un système de comptabilité approprié et fiable, et d’une piste d'audit à tous les
niveaux du projet ;
•
Conformité par rapport aux règles nationales et communautaires, notamment les règles
d'éligibilité et des marchés publics.
Chaque État membre établira un système de contrôle permettant de vérifier les produits et les
prestations de services du projet cofinancés par le financement FEDER, la réalité des dépenses
déclarées et leur conformité avec les règles communautaires et nationales. Les contrôleurs nationaux
externes de premier niveau doivent vérifier la légalité et la régularité des dépenses déclarées par
chaque partenaire de projet, conformément aux règles nationales établies.
Le partenaire chef de file et les partenaires doivent suivre les exigences nationales spécifiques de
contrôle de mise en œuvre de chaque État-membre. Des informations complémentaires sur ces
conditions peuvent être trouvées dans la section des Correspondants Nationaux sur la plateforme de
communication (www.coop-atlantico.com) concerné. En principe, il existe quatre modèles:
1. Contrôle centralisé au niveau des États-membres par l’administration publique,
2. Contrôle centralisé au niveau des États-membres par une entreprise d’audit privée,
3. Contrôle décentralisé par des contrôleurs sélectionnés par le partenaire du projet figurant dans
une liste limitée définie au niveau central,
4. Contrôle décentralisé par un contrôleur interne ou externe sélectionné par le partenaire du
projet et approuvé au niveau national.
Chaque partenaire sera contrôlé indépendamment dans son propre pays par le contrôleur désigné. Les
États-membres surveilleront la mise en œuvre de toutes les procédures de contrôle de premier niveau.
Le partenaire Chef de file est responsable de toutes les informations et les déclarations fournies par les
contrôleurs nationaux pour chaque partenaire. Ces documents doivent être annexés aux demandes de
paiement pour le remboursement.
Les coûts des contrôleurs financiers externes relatifs aux contrôles de premier niveau seront assumés
par les partenariats des projets. Ces coûts sont éligibles au FEDER et doivent être inclus dans les
budgets des projets à cofinancer selon les règles du programme.
Manuel du candidat
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C.06 - EXIGENCES EN MATIÈRE DE COMMUNICATION ET DE PUBLICITE
Les bénéficiaires seront responsables de l’information du public concernant le soutien du FEDER. Le
Chef de file, en particulier, veillera à ce que tous les participants du projet diffusent les informations
concernant le financement FEDER. A cet effet, les Chefs de file et les partenaires déclareront
clairement que le projet mis en œuvre a été approuvé dans le cadre du programme Espace atlantique
cofinancé par le FEDER : tout document de publication et communication produit mentionnera l’aide du
FEDER dans le cadre du programme Espace Atlantique.
Les gestionnaires de projets doivent être conscients que les activités de communication sont la
meilleure façon d’informer le grand public sur les programmes et les opérations financés par les fonds
structurels. Les activités d'information et de publicité font partie de la charge de travail réelle du projet et
doivent faire partie du plan d’action du projet. Les projets doivent, en outre, suivre aussi bien les
directives de communication et publicité que les exigences du Programme.
Caractéristiques techniques des moyens d'information et de publicité
•
Informations conviviales, bien structurées et claires ;
•
Utilisation de l'emblème de l'Union européenne (conformément aux normes graphiques) et faire
référence au FEDER ;
•
Utilisation du slogan choisi par l'Autorité de gestion, pour souligner la valeur-ajoutée de
l'intervention de la Communauté ; de préférence "investir dans notre avenir commun" ;
•
Utilisation du logo et de l’identité graphique du programme ;
•
Utilisation rentable des technologies d’information et de communication de pointe ;
•
Les documents du projet peuvent utiliser une des quatre langues officielles du programme
(anglais, français, portugais et espagnol).
Utilisation des structures de la plate-forme de communication du site web du programme
Le site web du Programme contient de nombreuses informations et des documents pertinents
concernant: la planification et la gestion des opérations financées, la communication avec les structures
du programme et entre les partenaires, les rapports et les demandes de paiement, et la diffusion des
résultats des projets. Les sites web des projets seront également logés sur cet outil du programme,
selon les normes définies, et actualisés régulièrement.
Manuel du candidat
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C.07 - CADRES DE CONTROLE ET D’EVALUATION DES PROJETS
Pourquoi un cadre de suivi et d'évaluation ?
Conformément à l'article 12.4 du règlement 1080/2006 FEDER, la performance du programme sera
contrôlée au niveau des priorités et des objectifs spécifiques par un ensemble d'indicateurs physiques.
Les partenaires Chefs de file du projet enverront les rapports d'activité semestriels au STC qui sera la
base principale d'informations pour contrôler la performance du programme Espace atlantique.
Le contrôle et l'évaluation sont exigés, non seulement, pour le suivi des progrès du programme mais ils
servent également de mécanisme assurant la qualité de la mise en œuvre au niveau du projet.
Tous les projets doivent être en mesure de produire des informations concernant un ensemble
d'indicateurs qui peuvent être agrégés et efficacement utilisés pour contrôler et évaluer les progrès du
programme en ce qui concerne sa pertinence et son efficacité.
Quantification des résultats des projets
Les résultats du programme sont assimilés à ceux des projets, et à l'agrégation de leurs produits par
rapport aux objectifs spécifiques et aux priorités. Conformément à l'article 12.4 du règlement FEDER, les
projets utiliseront les indicateurs fournis par le programme.
Une structure théorique commune a été établie en spécifiant deux catégories principales d'indicateurs :
•
Indicateurs au niveau du programme.
•
Indicateurs au niveau des opérations (projet).
Au niveau des opérations ou du projet, les indicateurs doivent être utilisés par chaque partenaire. On en
distingue deux types : les indicateurs de réalisation et les indicateurs de résultats. Les indicateurs à
utiliser pour le programme sont : les indicateurs de production, de résultats et d’impact. Au niveau des
projets, seuls les indicateurs de réalisation et de résultats seront utilisés.
Indicateurs de réalisation
Les indicateurs de réalisation visent à mesurer des activités directement réalisées par les projets. Ces
types d'activités ou résultats sont la première l’étape pour réaliser les objectifs (des objectifs
opérationnels) du projet, ils seront mesurés par des unités physiques ou monétaires.
Indicateurs de résultats
Les indicateurs de résultat visent à mesurer les résultats et les effets directs des projets, ils montrent si
l'objectif spécifique de chaque projet a été atteint. Ils fournissent des informations sur les modifications
de capacité ou de performance des bénéficiaires directs. Ces indicateurs peuvent être de nature
physique ou financière et ils sont liés aux objectifs prioritaires.
Manuel du candidat
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Hiérarchie des indicateurs
La production, les résultats et les indicateurs d'impact sont en conformité avec la hiérarchie logique des
objectifs, des priorités et des buts généraux fixés par le programme de coopération transnational Espace
atlantique 2007-2013. La structure et l’orientation du Programme Opérationnel doivent être reflétées
dans la hiérarchie logique des indicateurs de progrès.
Comme nous le montre l’expérience, afin d'assurer l'efficacité du système d'indicateurs, un nombre
optimal d’indicateurs doit être prescrit. Idéalement très peu d'indicateurs d'impact doivent être proposés
pour refléter les priorités et les objectifs généraux du programme auxquels le projet répond. La pyramide
des indicateurs doit contenir un nombre relativement plus élevé d'indicateurs de production, et un plus
petit nombre d'indicateurs de résultats, comme l’illustre le schéma :
Impact
Résultats
Réalisation
Arbre de décision pour le bon choix des indicateurs
L'arbre de décision suivant peut également aider à définir le type d'indicateur.
Manuel du candidat
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Indicators should be
linked to the hierarchy of
objectives of RDP’s
Does the information you want to define an
Yes
indicator for, refer to the direct realisations of
a project or action?
Define an output
Measure
indicator
objectives
No
Yes
Define a result
Sub-
indicator
objectives
indicator for, refer to consequences of the
Define an impact
Objectives
programme that go beyond the immediate
indicator
indicator for, refer to changes in behaviour,
capacity, performance of beneficiaries (direct
effects)?
No
Yes
effects?
L'ensemble des indicateurs du projet définis par le programme est présenté en
annexe.
Les projets devraient faire plus que compléter uniquement les rapports.
Les projets devraient utiliser des indicateurs pour s'évaluer et donc :
•
Intégrer leurs résultats,
•
Renforcer leur durabilité,
•
Devenir plus efficaces (avoir un impact).
Manuel du candidat
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C.08 - COMPTE RENDU DU PROJET
Procédures de rapports et responsabilités
L’Autorité de Gestion doit s’assurer que les bénéficiaires et les autres organismes impliqués dans la
mise en œuvre des opérations disposent soit d’un système de comptabilité séparé ou d’un système de
comptabilité approprié au sein du système de gestion financière existant pour toutes les transactions
concernant l'opération, dans le respect des règles de comptabilité nationale.
Le STC soutiendra les Chefs de file dans la mise en œuvre des projets en suivant leurs progrès, y
compris l’avancement financier, en vérifiant leurs rapports de mise en œuvre.
Les partenaires principaux fourniront des rapports d'activités et des demandes de paiements
régulièrement. Ces documents seront vérifiés par rapport au contrat de subvention du projet et à la
candidature approuvée pour s’assurer de la cohérence entre les activités, les dépenses déclarées, le
plan d’action et le budget approuvés. Les dates de soumission des rapports d'activité et des demandes
de paiement seront fixées pour les projets selon leur plan d'action.
Les rapports d'activité doivent être soumis au moins deux fois par an. Les demandes de paiements
seront présentées régulièrement selon le programme de travail du projet. Les demandes partielles de
paiement seront présentées sur la base d’un niveau significatif de dépenses, du remboursement des
partenaires en temps voulu et du degré d'exécution du programme et du projet.
Les versements aux partenaires seront faits par le partenaire Chef de file après réception des fonds
FEDER versés par les Autorités du Programme.
Le partenaire Chef de file doit veiller à ce que chaque demande de paiement ait été certifiée
conformément au système établi par les États membres pour la vérification des prestations de services
et des produits fournis, cofinancés par le financement FEDER. Le partenaire Chef de file doit s’assurer
que les dépenses de mise en œuvre de l’opération correspondant aux activités des partenaires ont été
payées par ceux-ci. Ces informations, reçues par le partenaire Chef de file, sont donc d’une grande
importance, car celui-ci soumet, sur ces bases, les rapports d’activités et les demandes de paiement au
nom de tout le partenariat.
Demandes de paiement et rapports d'activité intermédiaires
Le partenaire chef de file doit soumettre un rapport d’activités accompagné de demandes de paiement
au STC, au moins deux fois par an. Les dates précises de soumission des rapports d'activités et des
demandes de paiement seront fixées pour chaque projet en tenant compte de leur plan d'action.
Demande de paiement et rapport d'activité finaux
Dans un délai de trois mois après la clôture du projet, un rapport final doit être soumis au STC. Celui-ci
comprend un rapport d’activités, une demande de paiement finale accompagnée par le rapport de
l’auditeur externe.
Les derniers 10 % de l’aide FEDER d'un projet ne seront versés qu’après que le rapport final ait été
remis, vérifié et approuvé, afin de s’assurer que les projets satisfont aux exigences liées au contenu du
rapport final et au calendrier.
Manuel du candidat
27
D - LE PROCESSUS DE CANDIDATURE ET DE SELECTION
Manuel du candidat
28
D.01 - DE LA CANDIDATURE À LA SELECTION
Une fois l’appel à projets lancé, les candidats disposent de 8 semaines pour préparer leur
formulaire de candidature. Le kit complet de candidature est disponible sur le site web du
programme. Le formulaire de candidature doit être soumis via la plate-forme de communication
du site web du programme avant ou pour l'échéance mentionnée dans l'appel.
Après réception des candidatures à la date de soumission, le STC, en collaboration avec les CN,
examine les candidatures selon les critères d’admissibilité et, dans un délai de 4 semaines après
l’échéance de soumission, transmet les résultats au Comité de Suivi pour examen.
Les candidatures admissibles passent alors à la phase d'évaluation. Ce processus, d’une durée
de 3/4 semaines, est mené par le STC en coordination avec l’AG et les CN. Il consiste en un
examen des candidatures sur la base des critères de sélection afin de noter et de classer celle-ci
sur une base transnationale.
Une fois les rapports de sélection achevés pour toutes les candidatures, le Comité de Suivi
dispose de 4 semaines pour prendre une décision concernant le projet.
Le schéma suivant décrit la procédure de candidature et le processus de sélection:
Processus de candidature
Conseillé par l'Autorité de Gestion, le Comité de Suivi décide du lancement périodique d’appels à
projets. Des appels ciblés peuvent être mis en place à des fins spécifiques. Par exemple, en visant des
objectifs particuliers insuffisamment couverts via les projets approuvés lors d’appels antérieurs, ou bien
en ciblant des projets stratégiques. Une éventuelle procédure de candidature en deux temps
comprenant une phase de pré-candidature et de présélection pourrait également être activée lors de la
publication d’appels à projets décidés par le Comité de Suivi et d’un soutien aux promoteurs potentiels.
Le STC est également responsable pour accuser réception des candidatures ainsi que pour coordonner
la procédure aboutissant à la présentation des rapports d'évaluation de projets au Comité de Suivi.
Les candidatures de projet seront élaborées et soumises via l’utilisation des outils appropriés de la
plate-forme de communication du site web du programme. Les promoteurs potentiels de projets doivent
accéder au domaine «Appel à projets / Formulaires et Manuels» puis télécharger la «boite à outils»
pour soumettre les candidatures et disposent ainsi des instructions et des formulaires nécessaires pour
préparer leur candidature. Après avoir rempli le formulaire, le candidat peut le « soumettre » sur le site
web.
Sous réserve du contrôle de la conformité du format électronique du formulaire de candidature, les
candidatures seront officiellement acceptées par le STC. Les candidats recevront une notification de la
Manuel du candidat
29
bonne réception par e-mail et seront informés de leur numéro d’enregistrement.
Les candidatures considérées admissibles passeront en phase d’évaluation, correspondant à différents
contrôles et consultations (par exemple, la conformité avec les législations, les règlements et les
politiques nationales, vérifiée par les correspondants nationaux)
Contrôle d’admissibilité
La vérification des critères d’admissibilité sera effectuée par le STC qui consultera les correspondants
nationaux et l'Autorité de Gestion. La vérification de l’admissibilité est un contrôle administratif de
conformité par rapport aux législations communautaires et nationales, au programme et aux critères
définis dans l'appel.
Les critères d´admissibilité sont des critères minimaux que les candidatures doivent respecter pour être
déclarées admissibles. Ils sont censés vérifier la conformité par rapport aux obligations administratives
définies pour chaque appel, indépendamment du contenu et de la qualité des candidatures. Décrits
dans une fiche spécifique de ce manuel, les critères d’admissibilité constituent un ensemble de
questions auxquelles il doit être répondu par oui ou non, sans interprétation possible.
Pour chaque projet, une information concernant l’admissibilité est transmise au Comité de Suivi et au
promoteur, l’informant si sa candidature est admissible ou non admissible. Si elle est admissible, la
candidature poursuit son parcours en phase d’évaluation de critères de sélection. Si la candidature
s’avère, non admissible, le rapport expliquera quel est le critère qui n’est pas vérifié. Le STC peut, dans
certains cas, demander au candidat concerné de fournir des éléments afin de revoir les critères non
conformes, ces éléments sont joints à la version soumise initialement.
Contrôle d'évaluation
Les demandes admissibles poursuivent leur parcours en phase d’évaluation. Le STC analyse les
candidatures admissibles au regard des critères de sélection, en coordination avec l’Autorité de Gestion
et en collaboration des Correspondants Nationaux. Si nécessaire, le Comité de Suivi peut décider des
cas où le STC devra être assisté par des évaluateurs indépendants.
L'évaluation des candidatures est faite selon les critères de sélection fournis dans une fiche spécifique
de ce manuel. Chaque critère de sélection est noté individuellement. Les notes sont ensuite
additionnées et attribuées à chaque projet. Les candidatures qui ne parviennent pas à atteindre le seuil
fixé en seront informées.
À l’issue de l’évaluation, le STC rédige un rapport qui présente la note globale attribuée au projet, ainsi
que toutes les notes et les commentaires.
Après avoir conclu l’ensemble des rapports d’évaluation, chaque candidature est classée. L’intégralité du
rapport d’évaluation est transmise au Comité de Suivi incluant les informations pertinentes pour la prise
de décision.
Manuel du candidat
30
Décision de sélection
Le Comité de Suivi contrôle toutes les procédures de tous les acteurs impliqués dans le programme. Il
est, en outre, l'organisme responsable de la décision finale concernant les projets à financer. Cette
décision est basée sur les rapports de recevabilité et d'évaluation globaux fournis par le STC, et proposé
par l’Autorité de Gestion.
Un certain nombre d’options sera présenté au Comité de suivi, parmi lesquelles il devra décider. Chaque
projet sera classé par le STC selon les mentions suivantes :
1. Peut être approuvé ;
2. Bon, mais approbation sous certaines conditions;
3. Idée intéressante mais n’étant pas mûre pour une mise en œuvre : dans ces cas il est
recommandé que le projet soumette à nouveau une candidature lors d’un prochain appel ;
4. Doit être refusé.
Les membres du Comité de Suivi prendront une décision claire sur chaque soumission de projet :
1. Approuvé ;
2. Approuvé sous conditions ;
3. Non approuvé.
Dans le cas d’une approbation sous conditions, le candidat sera informé de l’échéance de soumission
des informations ou pièces exigées.
Pour les projets non approuvés par décision du Comité de Suivi, les candidats seront également
informés (par le STC) au même moment des raisons de ce refus. Il leur sera également indiqué si c’est
le cas que bien que s’agissant d’une idée intéressante, le projet ne semble pas prêt pour une mise en
œuvre, et des ajustements identifiés sont nécessaires pour un éventuel succès lors d’un prochain appel.
Dans d’autres cas, le rejet peut signifier que le projet tel que proposé est loin de pouvoir être approuvé.
Pour les projets approuvés, le Comité de Suivi peut également préconiser que les projets d'intérêt
commun collaborent entre eux pour créer des groupes thématiques de projets et assurer une
coordination efficace des projets abordant des questions similaires. Avec la collaboration et la
coopération, les projets peuvent exploiter des synergies communes pour travailler sur des thèmes
similaires.
D’autres étapes sont préalables au processus de lancement de la mise en œuvre : finaliser les
candidatures et fournir d’autres renseignements pour que les projets approuvés puissent débuter dans
les meilleures conditions.
Ci-après des informations complémentaires, concernant en particulier les outils de gestion du
Programme, le suivi, le dispositif de compte rendu, la gestion financière des projets et la mise en œuvre
des stratégies de communication, qui seront exposés dans le manuel de gestion des projets.
Manuel du candidat
31
Étapes
Organisation responsable
Préparation
projet
Soumission
candidature
de
de
Contrôle
d’admissibilité
(maximum de
mois)
la
Secrétariat
Technique
Conjoint
Correspondants nationaux
Actions
Soutien au Chef de File et aux autres partenaires
Partenaire chef de file
au nom des partenaires de
projet
Secrétariat
Technique
Conjoint
Procéder au contrôle d’admissibilité
Envoyer la notification au Chef de File sur les
1
soutenu par les
correspondants nationaux
concernant la conformité visà-vis des règles nationales
Sélection
(maximum
mois)
de
1
Décision
Secrétariat
Conjoint
Technique
En coordination et avec
participation étroites de
l'Autorité de Gestion et des
Correspondants Nationaux
Comité de Suivi
Avec le soutien du STC
Mise en œuvre de la
décision
dans la préparation du projet
Vigilance sur l’éligibilité
Conseil sur le budget de projet
Conseil sur les lettres d'intention
Soumettre au STC la candidature et ses annexes,
signées par tous les partenaires
Secrétariat
Conjoint
Technique
avec le soutien des
Correspondants Nationaux
Manuel du candidat
résultats de l’admissibilité.
Informer le candidat sur les problèmes liés aux
critères d’admissibilité, notamment les lacunes et
donner un délai de deux semaines pour présenter les
éléments de correction demandés.
Si dans les deux semaines le candidat ne fournit pas
des éléments jugés conformes, le projet sera déclaré
non admissible.
Évaluation des candidatures sur la base des critères
de sélection définis, assurant le principe
d'indépendance.
Notes et classement des projets sur une base
transnationale.
Notification au chef de File sur les résultats de la
sélection.
Les membres du Comité de Suivi se mettent d'accord
sur la décision finale : sélectionné, sélectionné sous
conditions, non approuvé.
En cas de sélection sous conditions, le demandeur
sera informé et un délai lui est donné pour fournir les
informations exigées.
Au sein des projets approuvés, le Comité de Suivi
peut également décider d’encourager les partenariats
à la création de regroupements thématiques afin
d’assurer une coordination efficace de projets traitant
de thématiques semblables
Mis à disposition d'informations complémentaires sur
les procédures de programme
Soutien à la consolidation des partenariats
Si pertinent, identifier les partenariats en travaillant
sur des thèmes voisins et proposer d’établir des
groupes de projet pour une meilleure exploitation des
résultats et à des effets de synergie.
Rédaction des contrats de subvention
32
D.02 - CONTENU DU DOSSIER D'INFORMATIONS ET DE CANDIDATURE
Avant de commencer la préparation d’une candidature de projet, les candidats doivent se
familiariser avec le contenu du dossier d’informations et de candidature qui contient toutes les
informations et les orientations nécessaires pour aider les partenariats à préparer leurs projets. Les
contenus clés du dossier de candidature comprennent :
a. Le formulaire de candidature.
b. Un guide pratique pour les candidats sur la façon compléter le formulaire, et fournissant des
informations sur la gestion des projets.
c.
Un modèle de lettre d'intention de participation.
d. Un modèle de déclaration de cofinancement.
e. Un modèle d’accord de partenariat entre le partenaire chef de file et les autres partenaires.
f.
Un projet de contrat de subvention entre l’Autorité de Gestion et le partenaire chef de file.
g. Une liste des personnes à contacter, comprenant toutes les personnes et les institutions
compétentes au niveau national et transnational pour la construction, le financement et la
mise en œuvre de projet.
h. Une liste de liens utiles pour le programme, en particulier les PO, la base de données d'idées
de projet et autre documentation utile, telle que les feuilles d'information ou les fiches
d'information.
i.
Une liste de liens vers les sites web pertinents de l'UE concernant les politiques européennes
et d'autres programmes financés par l’UE.
j.
La liste des critères d’admissibilité et de sélection et les étapes du processus d'évaluation.
k. Un glossaire sur le Programme de Coopération Transnationale Espace, des FAQS (Foire aux
questions) sur quelques termes et références clés utilisés dans le programme.
Manuel du candidat
33
D.03 - DOCUMENTATION / INFORMATIONS PRÉSENTES DANS LA CANDIDATURE
Documentation / information qui doivent être présentes dans le formulaire de candidature
La lettre d’intention de coordination signée par le partenaire chef de file ou son représentant légal,
contenant :
1. Le nom légal du partenaire chef de file, son adresse et ses coordonnées.
2. Les noms légaux et coordonnées du directeur de projet.
3. Confirmation de l'engagement du partenaire chef de file à mener l'opération.
Une description technique détaillée du projet contenant (dans le formulaire) :
1. Les objectifs de l'opération, la couverture géographique du projet, les résultats attendus, le contexte
de l’élaboration du projet, les indicateurs (Détail complémentaire des indicateurs).
2. Pour les entreprises, une confirmation prouvant que l'opération entre dans leurs plans d’affaires.
3. La durée de l'opération, avec le calendrier détaillé des activités.
4. Pour les investissements physiques, une estimation du coût opérationnel après que l'investissement
soit mis en place.
Description des dépenses et du plan de financement provisoire (dans le formulaire):
1. Coût provisoire détaillé par type de dépenses, par partenaire et par année d’opération (ou une
estimation proche), selon les tableaux fournis dans le formulaire de candidature.
2. Présentation de l’origine et du montant de l'aide publique obtenue ou anticipée pour le projet (aide
indirecte comprise – par exemple : prêts).
3. Dispositions relatives aux marchés publics
4. Les coûts et les quantités de référence utilisés pour l'estimation du montant des dépenses, par ligne
budgétaire.
5. Base pour la répartition prorata des coûts de l’opération.
Déclarations :
1. Déclaration de la non-récupération de la TVA (s'il y a lieu).
2. La lettre d’intention de participation au projet intègre les déclarations relatives à l’absence de
double-financement des dépenses via d'autres systèmes de financement communautaires,
nationaux ou avec d'autres périodes de programmation. Cette lettre d’intention inclut également un
engagement concernant le respect des articles 16 et 17 du règlement FEDER 1083/2006 qui
respectivement font référence à la promotion de l'égalité entre les hommes et les femmes, et de la
non-discrimination et à des objectifs du projet compatibles les principes du développement durable et
de protection et d’amélioration de l’environnement.
Lettres d'intention :
La lettre d'intention est une déclaration de chaque partenaire du projet confirmant qu'il est entièrement
en mesure de fournir les résultats attendus. Chaque partenaire doit compléter une lettre d'intention de
participation au partenariat à soumettre en même temps que la candidature.
Lorsque les partenaires contribuent au cofinancement, une lettre de cofinancement est également
fournie les partenaires déclarent qu'ils sont en mesure de contribuer au budget du projet. Le montant du
cofinancement mentionné dans la lettre d’intention de cofinancement doit être identique à celui indiqué
dans la partie financière du formulaire de candidature.
Manuel du candidat
34
D.04 - LES CRITÈRES D’ADMISSIBILITÉ
De quoi s’agit-il?
Les critères d’admissibilité sont les exigences minimum que doit respecter une candidature déclarée
admissible. Au regard des exigences administratives de chaque appel, indépendamment de leur contenu
et de leur qualité. La réponse à ces critères est oui ou non, et ne laisse pas de place à l’interprétation.
Liste des critères d’amissibilité
Oui/non
Conformité de la candidature
1.
La candidature a été soumise avant la date de clôture de l’appel.
2.
Le dossier de candidature est complet et signé : toutes les sections pertinentes sont
complétées.
3.
Le dossier de candidature contient une déclaration précisant que le projet ne reçoit pas d’autre
subvention communautaire et n'implique aucun double financement des dépenses par d'autres
programmes communautaires ou nationaux, ni par un programme d’une autre période de
programmation.
4.
La solvabilité du CF est démontrée .
5.
Une lettre d'intention démontre la volonté de chaque partenaire de coopérer.
6.
Le dossier de candidature contient les déclarations de cofinancement des partenaires.
7.
Le dossier de candidature contient une déclaration engageant à ne pas contrevenir aux
dispositions de l'article 16 du règlement général FEDER 1083/2006: promotion de l'égalité
entre les hommes et les femmes et la non-discrimination.
8.
Le dossier de candidature contient une déclaration engageant à ne pas contrevenir aux
dispositions de l'article 17 du règlement général FEDER 1083/2006: objectifs du projet
poursuivis dans le cadre du développement durable et promouvoir l’objectif de l’environnement.
1
Oui/non
Conformité du projet
9.
Le CF est un organisme établi dans la zone éligible.
10.
Les organismes partenaires appartiennent aux catégories mentionnées paragraphe 383 et/ou
384 du PO.
11.
Le projet est transnational (il fait coopérer des partenaires d’au moins deux pays différents) et il
satisfait aux critères de coopération transnationale définis à l’article 19 du règlement FEDER
1080/2006.
12.
Le projet n'a pas été achevé avant l'échéance de soumission des candidatures.
13.
Chaque partenaire a un rôle dans le développement et la mise en œuvre du plan d'action
commun.
14.
Le projet aborde au moins un des objectifs spécifiques d’une priorité définie dans le PO et
couverte par l'appel.
15.
Le projet est conforme aux règles nationales et communautaires pertinentes.
16.
Le projet définit des réalisations quantifiables conformes aux objectifs fixés dans le PO
1
La solvabilité des organismes publics est présumée démontrée
Manuel du candidat
35
D.05 - LES CRITÈRES DE SÉLECTION
De quoi s’agit-il?
Les critères de sélection sont différents des critères d’admissibilité. Leur but est d’évaluer la qualité
du projet, ils sont étroitement liés à la nature et aux objectifs du programme. Les critères de sélection
peuvent être vérifiés dans leur intégralité ou à des degrés variables. Ils sont divisés en trois groupes :
intensité de la coopération, pertinence du projet, et qualité du partenariat.
Liste de critères de sélection (1/3)
I. Intensité de
coopération
1. Contribution à la
stratégie de
coopération de
l’Espace Atlantique
Contenu
Se rapporte à la cohérence avec les priorités et les objectifs du Programme : dans
quelle mesure le projet intensifie la coopération en vue d’un développement territorial
équilibré, durable et renforçant la cohésion de l’Espace Atlantique.
L’ensemble du projet sera évalué sur :
• La clarté et la logique du projet concernant sa contribution à la stratégie de l’Espace
Atlantique.
• Le degré de cohérence du projet par rapport à la priorité et à l’objectif auxquels il se réfère sa
candidature
• Le degré de couverture de l’Espace Atlantique : Etats membres et régions éligibles
• La cohérence par rapport aux préoccupations de développement territorial équilibré, durable
et de cohésion dans l’espace couvert par le Programme
2. Niveau de
transnationalité de
la problématique du
projet
Projets abordant des questions transnationales, qui par leur nature ne peuvent pas
être traitées de manière satisfaisante au niveau local, régional ou national sans
coopération transnationale.
Les actions concernant le niveau de transnationalité des thématiques seront
évaluées sur :
• La clarté et la logique de description et d’explication des actions visant le traitement des
thématiques transnationales
• Le degré de pertinence transnationale
• Son importance relative dans l’ensemble du projet
• Le degré d’efficacité au plan transnational des bénéfices et résultats attendus
3. Niveau de mise en
commun de moyens
pour relever les
défis communs
Projets mettant en commun des ressources afin de créer des synergies permettant
de faire face à des problèmes ou des défis nationaux communs, pour lequel le niveau
transnational de traitement est pertinent.
Les actions de mise en commun des ressources seront évaluées sur :
• La clarté et la logique de description et d’explication
• Le degré d'amélioration du rendement dû au travail réalisé en commun et non plus sur une
base individuelle
• Le degré de coopération transnationale au regard de l’engagement des partenaires
Projets favorisant la mise en œuvre de transferts de connaissance pertinents sur le
plan transnational dans le cadre du partenariat et des régions impliquées.
Les actions de transfert de connaissance seront évaluées sur
4. Niveau de transfert
de connaissance et
de savoir-faire
• La clarté et la logique de description et d’explication des actions liées au transfert de
connaissance
• Le degré d’amélioration et de modification des pratiques attendu via le transfert de
connaissance entre partenaires et régions impliquées
• Stratégie de dissémination des bénéfices et des résultats attendus au sein des régions
impliquées
Manuel du candidat
36
II. Pertinence de projet Contenu
5. Contribution à
l'équilibre territorial
de l’Espace
atlantique
6. Cohérence avec
les politiques
communautaires
et nationales
7. Caractère
innovant du projet
8. Efficacité et
tangibilité des
résultats du projet
9. Durabilité du
projet
Manuel du candidat
Contribution des activités de projet à améliorer l’équilibre territorial de l’Espace
Atlantique et à réduire les disparités régionales.
La contribution à l’équilibre de l’Espace atlantique sera évaluée sur la base:
• De la clarté et logique quant à la manière dont le projet concourt via sa contribution
au développement territorial équilibré
• Du degré de cohérence et de compatibilité des actions du projet par rapport à
l'objectif d'équilibre territorial
• Du degré de contribution à la réduction des contraintes et des disparités de
développement régional
• Du degré de mise en avant des thématiques de cohésion sociale et d’emploi
Niveau de compatibilité avec les politiques nationales et de l’UE pertinentes.
La cohérence avec les politiques communautaires et nationales sera évaluée sur la
base:
• De la clarté, la logique d’articulation du projet avec les politiques nationales
• De la clarté, la logique d’articulation du projet avec les politiques de l’UE
• Du degré de contribution à l’Agenda de Lisbonne pour les priorités concernant la
compétitivité économique
• Du degré de contribution à l’Agenda de Göteborg pour les priorités concernant le
développement durable
Degré d’innovation et de créativité des objectifs et des actions du projet
Le caractère innovant du projet sera évalué sur la base:
• De la clarté et la logique du projet quant à sa manière d’intégrer l’innovation dans
ses objectifs et ses actions
• Du degré d’innovation quant à sa manière d’aborder de nouvelles approches de
coopération
• De la mise en place de méthodes, de processus et idées créatives durant la mise en
œuvre du projet
• De la prise en compte des enseignements clefs issus de leurs engagements
antérieurs au sein de programmes de coopération transnationale et de leur influence
sur les développements futurs
Concerne la capacité du projet, durant sa mise en œuvre ou dans un futur proche à
déboucher sur des résultats attendus réels et concrets
L’efficacité et la tangibilité des résultats seront évalués sur la base:
• De la clarté et la logique du projet quant à sa capacité d’aboutir à des résultats
tangibles
• De la manière dont le projet met en œuvre plutôt qu’il ne suggère des solutions à
des problèmes communs
• Du degré de tangibilité dont le projet fait preuve en proposant des solutions
concrètes plutôt que des diagnostics
• De niveau des éléments probants démontrant l’efficacité et la tangibilité des
mesures concrètes permettant d’atteindre des résultats
Concerne la longévité du projet et sa capacité à devenir autosuffisant en matière
d’activités et de résultats sur le long terme
La durabilité du projet sera évaluée sur la base :
• De la manière claire et la logique de démonstration de sa durabilité
• De son potentiel à développer des activités et / ou des investissements sur le long
terme
• Du niveau d’effet de levier contribuant à l’implication, sur le long terme, de nouveaux
acteurs et à la fertilisation croisée vers de nouvelles activités
• De la robustesse du projet dans la phase de fin de projet et la capitalisation à long
terme des résultats
37
III. Qualité du
partenariat
10. Cohérence du
partenariat pour
atteindre des
objectifs
11. Bonne gestion
financière
12. Cohérence du
système de
gestion du projet
13. Cohérence des
systèmes de
contrôle et de
suivi d’exécution
du projet
14. Cohérence de la
stratégie de
communication
du projet
Contenu
Concerne l’adéquation de la composition et des compétences du partenariat à mettre
en œuvre efficacement les activités programmées et à atteindre les résultats
escomptés
La cohérence du partenariat pour atteindre les objectifs sera évaluée sur la base:
• De la démonstration claire et logique de la pertinence de la composition du
partenariat et de ses capacités d’entreprendre le projet
• De la démonstration que le partenariat dispose de l’expérience d’effectivement
aboutir à un projet transnational
• Du niveau de compétences, ressources et expertises spécifiques du partenariat à
accomplir la gamme des objectifs et actions du projet
• Du niveau de couverture équilibré du partenariat
Concerne la qualité et la logique du budget du projet
La bonne gestion financière sera évaluée sur la base :
• De la clarté et la logique du projet quant à sa manière de présenter et justifier les
postes budgétaires
• Des explications concernant les dotations et les modes de calcul du budget au
regard des activités et des responsabilités des partenaires
• De la précision des coûts présentés dans le budget, du lien clair entre les actions du
projet, de la justification des coûts au regard des prix du marché
• D’éléments probants démontrant que le budget est optimal au regard des actions et
des résultats décrits (approche coûts / avantages)
Concerne la qualité du système de gestion permettant un démarrage rapide du projet,
un déroulement efficace et une phase finale correcte ainsi que la définition d’une piste
d’audit
La cohérence du système de gestion du projet sera évaluée sur la base:
• De la clarté et la logique du système de gestion du projet
• Du degré de cohérence entre le plan d’action du projet (organisations des activités,
rapports d’étapes et produits) et ses objectifs
• De la capacité des structures de gestion et de coordination à assurer un bon
démarrage, un bon déroulement et une phase finale correcte du projet
• De la cohérence des moyens financiers et administratifs à aboutir, dans de bonnes
conditions, à concrétiser le projet et à fournir une réelle piste d’audit
Concerne la mise en œuvre des systèmes de suivi et d’évaluation permettant de
mesurer les avancées et l’atteinte des objectifs
La cohérence du système de suivi et d’exécution du projet sera évaluée sur la :
• La clarté et la logique du système de suivi et d’exécution du projet
• Le niveau de qualité des mesures de suivi leur pertinence et adéquation à évaluer
les objectifs des projets
• La solidité de la méthodologie de gestion et de quantification des indicateurs de
réalisations et de résultats
• La solidité de la méthode de suivi et d’exécution de la mise en œuvre du projet
Concerne la stratégie de communication du projet, la nécessité de disséminer
l’information auprès des régions et de mettre en valeur le rôle de l’UE et le programme
en promouvant la coopération
La cohérence de la stratégie de communication sera évaluée sur la base de:
• La clarté et la logique de la stratégie de communication du projet
• Du degré de respect de la stratégie de communication du projet vis-à-vis des règles
et défis du Programme et de l’UE en terme de communication
• Du degré d’implication de l’ensemble du partenariat dans le plan de communication
du projet
• De la pertinence et de l’adéquation du plan de communication au regard de la
dissémination, le transfert et le partage effectif des résultats du projet
Manuel du candidat
38
Score des critères de sélection
Un système pondéré de notes sera utilisé pour classer les candidatures de projet sur une base
transnationale. L’échelle des notes utilisée pour les différents critères de sélection varie entre 0 à 5,
selon les points suivants :
0 : Candidature ne répondant pas à la question examinée, ou ne peut pas être évaluée selon les
critères car il manque des informations, ou elles sont incomplètes
1 : Mauvaise :
2 : Passable :
3 : Bonne :
4 : Très bonne :
5 : Excellente :
Chaque critère sera évalué à l’aide d’une grille d’évaluation. Le tableau ci-dessous est un modèle
indicatif du système de notes à appliquer aux candidatures de projets :
Poids de critères de sélection
I. Intensité de coopération
Notes
1.
Contribution à la stratégie de coopération de l’Espace Atlantique.
[0;20]
2.
Niveau de transnationalité de la problématique du projet.
[0;20]
3.
Le niveau de moyens mis en commun pour relever les défis communs.
[0;20]
4.
Niveau du transfert de connaissances et de savoir-faire.
[0;20]
II. Pertinence du projet
Notes
5.
Contribution à l'équilibre territorial de l’Espace atlantique.
[0;20]
6.
Cohérence avec les politiques communautaires et nationales.
[0;20]
7.
Caractère innovant du projet.
[0;20]
8.
Efficacité et tangibilité des résultats du projet.
[0;20]
9.
Durabilité du projet.
[0;20]
III. Qualité du partenariat
Notes
10. Cohérence du partenariat pour atteindre ses objectifs.
[0;20]
11. Solidité financière.
[0;20]
12. Cohérence du système de gestion du projet.
[0;20]
13. Cohérence des systèmes de contrôle et de rapport d’exécution du projet.
[0;20]
14. Cohérence de la stratégie de communication du projet.
[0;20]
Score global
Manuel du candidat
[0;280]
39
D.06 - L'IMPORTANCE DE LA TANGIBILITE DU PROJET
Aboutir à des résultats tangibles est l’un des piliers du Programme Espace Atlantique 2007-2013. Un
élément clé du processus de programmation est l’aboutissement à des résultats tangibles, pertinents au
niveau transnational. Les résultats tangibles sont étroitement liés à l'intensité de coopération. Les projets
doivent produire des résultats tangibles apportant un bénéfice commun à tout le partenariat, en
incorporant dans leur plan de travail au moins un des types de coopération effective (transfert de savoirfaire, mise en commun d'une masse critique de moyens et
résolution des problématiques
transnationales).
Les projets tangibles sont des projets qui possèdent un calendrier d’activités clair et des actions qui
mèneront à des résultats concrets, facilement transférables et publiquement visibles. Les projets
concrets sont plus faciles à diffuser auprès d’un public plus large. Les résultats tangibles doivent refléter
les actions proposées dans la candidature du projet.
Les projets qui se limitent à des études ou à des échanges d’expériences semblent ne pas avoir de
bénéfices tangibles suffisants. Les résultats positifs de ce type d'activités ne doivent pas être négligés, et
leur intégration dans les plans d'action de projet doit être convenablement justifiée. Les opérations qui se
limitent à des études ou à des échanges d’expériences doivent être évitées. Les projets consistant en
une étude de viabilité ou en une étude de marché commune d’intérêt transnational préalable à des
investissements peuvent être acceptés, puisqu'ils indiquent la direction d’un plan de travail effectif
menant à des réalisations tangibles d’importance transnationale.
Les réalisations concrètes sont indispensables pour assurer la tangibilité du projet de façon satisfaisante.
La valeur ajoutée et les avantages des résultats tangibles pour le partenariat doivent être considérés
comme des résultats généraux atteints par le projet. Pour démontrer la tangibilité des projets, des
preuves des caractéristiques et des bénéfices tangibles doivent être apportés, ou du moins, un plan de
travail réaliste et viable pour mettre en pratique les principaux résultats du projet.
La tangibilité du projet ne sera pas efficace sans visibilité, ce qui implique un suivi et une communication
adéquats. La visibilité des résultats tangibles dépend de la gestion des techniques pour contrôler les
progrès accomplis au cours de la période de programmation et sur les périodes suivantes. Ainsi, les
résultats tangibles visent une approche stratégique à long terme, en mesure de rendre plus visibles les
progrès atteints par la coopération au fil du temps, et d’augmenter son potentiel pour améliorer la
coordination avec des projets similaires, sur la fertilisation croisée de nouveaux projets et
développements, et sur une utilisation plus efficace des ressources.
Manuel du candidat
40
D.07 - L'IMPORTANCE DE LA DURABILITE DU PROJET
Il est important que les projets aboutissent à des résultats durables bénéficiant à une large gamme de
décideurs de l’Espace Atlantique. Cela implique une exploitation des résultats du projet au-delà de la fin
de celui-ci.
Pour aboutir à des résultats durables, les projets doivent adopter une approche sur le long terme dans
leurs objectifs et s’efforcer de mettre en place les nécessaires structures en capacité de susciter l’intérêt
ou le soutien de dispositifs génériques déjà en place.
La dissémination des résultats du projet est un autre élément important de la durabilité du projet. Les
partenaires du projets doivent s’assurer que les résultats de leurs actions sont largement diffusés auprès
des secteurs concernés par les thématiques du projet, des organisations publiques et des décideurs au
plan européen et à d’autres niveaux. Ceci peut se faire via des séminaires, des lettres d’information, la
participation à des réunions ou des conférences et au travers du site web du projet.
Il est important qu’un large processus de concertation se mette en place durant la phase de préparation
du projet. Il doit permettre de s’assurer que le projet aboutisse à une durabilité sur le long terme, il est
important que lors de la préparation de la candidature, les publics visés soient définis de manière
raisonnable et réellement accessible selon un calendrier réaliste et une répartition des responsabilités de
chacun des partenaires logique et cohérente.
Il est également important que les approches et les méthodologies aient une capacité d’entraînement et
soient en mesure d’être appliquées et adoptées dans chacun des états membres ou des régions
participant.
Les projets devront enfin s’assurer que le transfert de connaissance fait partie intégrante du projet,
facilitant le transfert de solutions en matière de développement économique applicables à des
partenaires d’autres régions ou d’autres pays.
Manuel du candidat
41
D.08 - DOCUMENTS POUR LA SIGNATURE DU CONTRAT DE SUBVENTION
Qu’est-ce que le contrat de subvention?
Le contrat de subvention est un document certifiant un accord conclu entre l’AG et le partenaire chef de
file du projet concerné, qui stipule les droits et les obligations des partenaires chefs de file, de leurs
partenaires, ainsi que des autorités impliquées dans la mise en œuvre du programme. Il servira comme
base pour la mise en œuvre du projet et définit le cadre de la coopération au sein du projet.
Les domaines couverts par le contrat de subvention sont nombreux : les méthodes pour signaler les
progrès des projets, les méthodes de paiement de l'aide communautaire, les différentes obligations
légales et financières à respecter par les cosignataires.
Le contrat de subvention garantit l'application et la mise en oeuvre uniforme du projet conformément à la
décision de programmation du Comité de Suivi, instaurant une série d'obligations directes au partenaire
chef de file ainsi que protégeant ses droits pour l'obtention de la subvention communautaire. En outre,
les contrats de subvention protègent l’AG contre toutes les formes de risque et préservent en outre le
respect des règles nationales et communautaires.
Le contrat de subvention peut également comprendre une clause énonçant l'engagement pour mettre en
œuvre des mesures d'information et de communication pour la diffusion du programme.
Un modèle de contrat de subvention est fourni en annexe.
Documentation nécessaire pour la signature du contrat de subvention :
Accord de partenariat
L'accord de partenariat est devenu une nouvelle exigence obligatoire selon l'article 20 du nouveau
règlement (CE) n° 1080/2006 FEDER et doit comprendr e, notamment, des dispositions garantissant la
gestion financière saine des fonds attribués à l'opération, y compris les dispositions pour récupérer des
montants indûment payés.
Les accords de partenariats sont des contrats privés à signer entre les partenaires chefs de file et tous
les partenaires du projet. Ils traitent, notamment, de la définition des objectifs communs des partenaires,
des responsabilités et des fonctions mutuelles, la durée du projet, la montant du financement par
partenaire, la répartition des ressources (les ressources financières et humaines). En outre, ils
définissent les dispositions pour récupérer des montants indûment payés, et font référence au système
de contrôle de dépenses du projet et au rôle du partenaire chef de file (PCF) à savoir ses responsabilités
en ce qui concerne les demandes soumises au nom de tous les partenaires, les procédures pour
résoudre les potentiels litiges et pour appliquer des pénalités.
Un projet d'accord de partenariat est fourni en annexe.
Manuel du candidat
42
D.08 - DOCUMENTS POUR LA SIGNATURE DU CONTRAT DE SUBVENTION
Documents complémentaires
1. Organisations publiques :
•
Déclaration approuvant le projet et adoptant le plan financier provisoire et stipulant l'origine et la
quantité des moyens financiers.
2. Entreprises privées :
•
•
•
•
Preuve de statut juridique.
Situation fiscale et sociale.
Comptes et résultats des deux derniers exercices budgétaires, accompagnés de la déclaration
des auditeurs.
Comptes et résultats provisoires de l'exercice budgétaire en cours si disponibles.
3. Associations :
• Déclaration de Constitution.
• Preuve de statut juridique.
• Liste des membres et conseil/comité de gestion.
• Comptes et résultats des deux derniers exercices budgétaires et comptes provisoires et résultats
de l'exercice budgétaire en cours si disponibles.
• Déclaration confirmant la régularité des obligations fiscales et sociales de l'association.
Manuel du candidat
43
E - ANNEXES
Manuel du candidat
44
E.01 - GLOSSAIRE
La terminologie utilisée dans le programme se trouve définie dans la liste qui suit. Des définitions qui font
référence au sens spécifique des termes, comme ils sont conçus dans le programme, dans les
règlements de l'UE et dans d’autres documents de référence, se trouvent dans ce glossaire.
ACCORD DE PARTENARIAT
L’accord de partenariats est un contrat privé à signer entre les partenaires principaux et tous les
partenaires du projet. Il aborde toutes les questions concernant le partenariat telles que, notamment, la
définition des objectifs communs des partenaires, les responsabilités et les fonctions de chacun, la durée
du projet, le niveau de financement octroyé, la répartition des moyens (les moyens financiers et
humains), les obligations et les procédures pour résoudre les litiges potentiels et appliquer des pénalités.
ACTEURS CLÉ
Organismes qui sont particulièrement susceptibles de contribuer à un, ou plusieurs objectifs du
programme dans leur domaine d'activité et responsabilités, indépendamment de leur degré de familiarité,
ou de leur participation à des programmes précédents de coopération.
CADRE STRATÉGIQUE
Plan approuvé par le Comité de Suivi du programme, élaboré pour atteindre un but stratégique
particulier, définissant une série d'activités coordonnées et stratégiquement liées, y compris la
génération, la préparation et la mise en œuvre proactives d'un ou plusieurs projets spécifiques.
CONTRAT DE SUBVENTION
Un contrat conclu entre l'Autorité de Gestion et le partenaire chef de file du projet concernant la
stipulation des droits et des obligations des chefs de file et de leurs partenaires, ainsi que des autorités
impliquées dans la mise en œuvre du programme. Il servira comme base aux contrôles effectués et aux
éventuels conflits.
COOPÉRATION TRANSNATIONALE
Coopération entre les régions appartenant à un large groupe transnational (article 7-2, du règlement
général 1083/2006 et article 6..2, du règlement 1080/2006), qui inclura des bénéficiaires d'au moins deux
pays, dont au moins un est un État membre, coopérant en utilisant au moins deux des méthodes
suivantes pour chaque opération : développement commun, mise en œuvre commune, personnel
commun et financement commun.
ÉCHANGE D'EXPÉRIENCE
Type d'activité de projet qui consiste en une comparaison des pratiques de chaque partenaire du projet
dans un domaine ou dans une politique commune. Cela implique le partage de données et
d’informations, et la promotion de la compréhension mutuelle entre les partenaires, augmenter leur
sensibilité en ce qui concerne la diversité de leurs approches et cultures, mais sans changer l'état des
choses dans leurs régions respectives, du moins pendant la durée de vie du projet.
Manuel du candidat
45
E.01 - GLOSSAIRE
IMPACT
Changement dans le milieu socio-économique ou naturel résultant de la mise en œuvre d'une opération
et touchant une population plus large que les bénéficiaires de cette opération, par exemple un PIB plus
élevé. Les indicateurs d'impact font référence aux conséquences d'un programme au-delà de ses effets
immédiats.
INDICATEUR
Mesure d'un objectif à réaliser, d'une ressource mobilisée ("indicateur de ressource"), d'un effet obtenu,
d'une mesure de qualité ou d'une variable de contexte.
LETTRES D'INTENTIONS
•
•
La déclaration d’intention de participation au projet est un document signé qui est annexé au
formulaire de candidature, où chaque partenaire s’engage :
À contribuer à l’exécution du projet (contribution financière quand c’est le cas)
À signer un accord de partenariat
À accepter les conditions du Contrat de subvention´
À respecter toutes les dispositions légales
À ne pas contrevenir aux dispositions de l’article 16 du règlement 1083/2006
À ne pas recevoir de double financement
À ce que les informations du projet soient rendues publiques
À utiliser la Plateforme Collaborative de Communication
En signant la Lettre d’intention de cofinancement, chaque partenaire s’engage :
A prendre part à la réalisation du projet
A respecter les conditions d’éligibilité et la législation communautaire
À fournir toute la documentation légale probatoire concernant le cofinancement
MISE EN COMMUN D'UNE MASSE CRITIQUE DE MOYENS
Le partage des moyens humains, techniques, financiers et autres entre les partenaires de projet pour
augmenter leur efficacité et pour atteindre les résultats tangibles communs qui seraient restés hors de
portée sur une base individuelle.
OBJECTIF
Objectif quantifié exprimé par une valeur à atteindre par un indicateur (indicateur de production, de
résultat ou d'impact), généralement dans un délai donné.
PARTENAIRE ASSOCIÉ
Organisme qui contribue à la mise en œuvre d'un projet du programme qui ne bénéficie d’aucune aide
FEDER (généralement ce sont des sociétés qui ont un caractère industriel ou commercial, qui distribue
leurs profits, et qui ne reçoivent pas de subventions FEDER).
Manuel du candidat
46
E.01 - GLOSSAIRE
PARTENAIRE CHEF DE FILE
Le partenaire nommé par le partenariat de projet pour assumer les responsabilités du "bénéficiaire
principal" défini dans l'article 20-1) du règlement 1080/2006 FEDER.
PROBLÉMATIQUE TRANSNATIONALE
Une problématique exigeant la coopération transnationale pour être résolue correctement : l'action au
niveau national, régional ou local ou la coopération transfrontalière n'est pas suffisante pour fournir une
réponse appropriée.
PRODUCTION (production physique)
Il s’agit du résultat direct d'un projet ou d’une autre opération, par exemple, les kilomètres d'un chemin de
fer construit, ou les services de consultation fournis aux entreprises. Les indicateurs de production se
rapportent à l'activité. Ils sont mesurés en unités physiques ou monétaires (par exemple, la longueur du
chemin de fer construite ou le nombre d'entreprises soutenues au niveau financier).
RÉSULTAT
Avantages obtenus par les bénéficiaires d'une opération (par exemple partenaires de projet) par ses
résultats, tels que le temps de voyage réduit résultat de la construction d'un chemin de fer ou de
nouvelles connaissances acquises résultat des services de consultation fournis aux entreprises. Les
indicateurs de résultat se rapportent à l'effet direct et immédiat sur les bénéficiaires directs apportés par
un programme. Ils fournissent des informations sur les changements, par exemple, du comportement, de
la capacité ou de la performance des bénéficiaires.
SERVICE UNIVERSEL
Un service minimal donné, dont la qualité est spécifiée, pour tous les utilisateurs, à un prix accessible.
TRANSFERT DE SAVOIR-FAIRE
Un type d'activité de projet consistant dans des mesures concrètes prises par les partenaires de projet
pour réformer leurs pratiques respectives en important le savoir-faire d'une région vers une autre,
aboutissant à un changement réel dans les régions concernées.
TRANSPORT MARITIME À COURTE DISTANCE (TMCD)
Transport maritime commercial qui ne transite pas dans un océan (définition internationale). Le
mouvement de la cargaison et des passagers par mer entre les ports situés en Europe géographique, ou
entre ces ports et les ports situés dans les pays non européens ayant une côte sur les mers fermées
touchant l'Europe (définition de l'UE).
Manuel du candidat
47
E.02 - ABRÉVIATIONS ET ACRONYMES
AA
Autorité d’Audit
AC
Autorité de Certification
AG
Autorité de Gestion
CN
Correspondant national
CS
Comité de suivi
EES
Évaluation environnementale stratégique
FEDER
Fonds Européen de Développement Régional
MMGP
Manuel de mise en œuvre et gestion du programme
NCI
Normes de Contrôle Internationales
ONG
Organisation non gouvernementale
PCF
PO
Programme opérationnel
Programme
Programme de coopération transnational Espace Atlantique 2007 2013
R&D
Recherche et développement
STC
Secrétariat technique conjoint
TIC
Technologies de l'information et de la communication
Manuel du candidat
48
E.03 - FOIRE AUX QUESTIONS - FAQ
Qu’est-ce que le Programme Transnational Espace atlantique ?
Le Programme Transnational Espace Atlantique est un programme de coopération territoriale de la
Commission européenne pour la période 2007-2013. Ce programme est cofinancé par le Fonds
européen de développement régional (FEDER).
Quel est l’Espace de coopération dans la Espace Atlantique?
•
Espagne : Galicia, Asturias, Cantabria, Navarra, País Vasco, Andalucía (Huelva, Cádiz and
Sevilla).
•
France : Aquitaine, Poitou-Charentes, Pays-de-la Loire, Bretagne, Basse-Normandie, HauteNormandie
•
Irlande : Border, Midland and Western et Southern and Eastern.
•
Portugal : Norte, Centro, Lisboa e Vale do Tejo, Alentejo, Algarve.
•
Royaume-Uni : Cumbria, Cheshire, Greater Manchester, Lancashire, Merseyside,
Gloucestershire, Wiltshire and North Somerset, Dorset and Somerset, Cornwall and Isles of
Scilly, Devon, West Wales and The Valleys, East Wales, South Western Scotland, Highlands
and Islands, Northern Ireland..
Quels sont les critères de sélection de base à remplir par les projets ?
Les critères de sélection des projets doivent répondre à des exigences minimum et à des critères
prioritaires. Le premier critère doit garantir l'éligibilité du projet. Le deuxième critère permettra la sélection
des projets.
Les projets doivent respecter les objectifs généraux FEDER, les priorités et les mesures spécifiques
établies pour le programme opérationnel Espace atlantique.
Qui peut solliciter un financement du programme transnational Espace Atlantique?
Un large éventail d'organismes de droit privé ou public peuvent être des bénéficiaires potentiels du
financement FEDER et peuvent donc s’associer à un partenariat de projet, parmi eux :
•
Les autorités nationales, régionales ou locales, y compris les départements sectoriels et leurs
agences équivalentes ;
•
Les universités et les agences de recherche et développement ;
•
les organisations à but non lucratif.
Les partenaires privés peuvent-ils participer au programme transnational Espace atlantique ?
Les entreprises à caractère industriel ou commercial distribuant leurs bénéfices (PME, « start-up », etc.)
sont encouragées à participer en tant que partenaires associés à un projet à condition qu’elles financent
leurs coûts de participation dans leur totalité, pour autant que soient respectées les conditions prescrites
par la législation et les règlements communautaires et nationaux en matière d’aides d'État. En outre, si
des entreprises interviennent comme prestataire de services pour mener à bien certaines activités d’un
projet, les règles applicables aux marchés publics doivent être respectées. Vu le risque de conflits
d’intérêts, une entreprise (par exemple un cabinet de conseil) prenant part à un projet comme partenaire
Manuel du candidat
49
E.03 - FOIRE AUX QUESTIONS - FAQ
associé ne peut être lié par un contrat de prestation de services passé avec d’autres partenaires du
projet.
Quel est le pourcentage du cofinancement ?
L'aide FEDER pour les activités du projet ne peut pas dépasser 65% des dépenses totales autorisées.
Sauf pour les cas dûment justifiés, le taux de subvention FEDER approuvé par le Comité de Suivi sera
appliqué de la même façon à toutes les dépenses encourues pour la mise en œuvre d'un projet.
Quels types de coûts sont éligibles ?
En règle générale, les dépenses sont éligibles quand elles sont directement liées au projet et conformes
aux règles communautaires et nationales, et aux principes d'efficacité économique et de rapport coûtefficacité. Les dépenses doivent être effectuées au cours de la période d'éligibilité et les paiements aux
bénéficiaires finaux doivent être justifiés par des factures ou des documents équivalents, certifiés par les
auditeurs externes officiels. Les activités qui ne sont pas décrites dans la candidature approuvée ne sont
pas éligibles en règle générale.
Que sont les lettres d'intention ?
Il s’agit de deux déclarations : la déclaration d’intention de participation qui formalise la volonté des
partenaires du projet de respecter certains principes concernant l’exécution du projet, et la lettre
d’intention de cofinancement qui atteste la capacité de contribution du partenaire au budget du projet. Le
montant du cofinancement ne peut pas être inférieur à celui qui est mentionné dans le formulaire de
candidature. Chaque partenaire doit compléter et signer une des lettres d'intentions à soumettre avec la
candidature.
Qu’est-ce que le contrat de subvention ?
Il s’agit d’un contrat conclu entre l'Autorité de Gestion et le partenaire Chef de file du projet. Il stipule les
droits et les obligations des partenaires chefs de file et de l’Autorité de Gestion, le domaine d’application
des activités à mettre en oeuvre, les termes du financement, les exigences concernant les rapports, les
contrôles financiers, etc.
Manuel du candidat
50
E.04 - ELIGIBILITE DES DEPENSES ET POSTES BUDGETAIRES
Lors de l’élaboration du budget les promoteurs de projet devront prendre en compte les règles
d’éligibilité définies pour le FEDER dans :
•
Le Règlement (CE) 1083/2006, le Règlement (CE) 1080/2006 et (CE) 1828/2006),
•
Les règles définies dans le présent Guide du Candidat et les règles et règlementations
nationales.
Dans le cadre du Programme Espace Atlantique, les points suivants doivent être soulignés :
Les dépenses éligibles doivent être :
•
Etre en relation avec l’objet de l’opération
•
Etre mentionnées dans la candidature approuvée
•
Etre encourues dans la période d’éligibilité précisée dans le contrat de subvention
•
Etre raisonnables, justifiées, cohérentes avec les règles internes de l’institution
•
Etre justifiées par des documents comptables ou de valeur probante équivalente attestant d’un
paiement effectif (coûts réels).
Période éligible
a) Coûts de préparation
Les coûts relatifs à la préparation du projet doivent avoir été réalisés avant le dépôt de la candidature et
à partir de la période d’éligibilité des dépenses (1º janvier 2007) et être réels et justifiables.
Les coûts de préparation ne pourront excéder 5% du coût total éligible du projet et être inférieur ou égal
à 20000 €, le plus petit de ces deux montants étant retenu.
En fonction de leur nature les coûts sont imputés sur la ligne budgétaire correspondante.
Les coûts de préparation devront, afin d´être identifiés faire l’objet d’un Lot d’Activités spécifique
qui devra apparaître en premier dans la description du programme de travail.
b) Les coûts liés à la mise en œuvre du projet
Sont éligibles durant la période définie par les dates de début et de fin telles que mentionnées dans la
candidature et le contrat de subvention.
c) Les coûts liés à la clôture du projet
La soumission du rapport final et, le cas échéant, les coûts d’audit sont éligibles jusqu’à la date de
soumission du rapport final stipulée dans le contrat de subvention.
Conditions générales d’éligibilité
a) TVA
La TVA ne constitues pas une dépenses éligible sauf quand elle est réellement et définitivement
acquittée par le partenaire. La TVA récupérable par quelque moyen que ce soit, ne peut être considérée
comme éligible.
b) Charges financières
Les frais de transactions transnationales sont éligibles en revanche les intérêts débiteurs ne le sont pas.
Quand l’ouverture d’un compte séparé est requise, les éventuels frais bancaires liés à l’ouverture sont
également éligibles. Les amendes, pénalités financières, les pertes de taux de change ne sont pas
Manuel du candidat
51
éligibles.
c) Les contributions en nature
Dans le cadre du programme Espace Atlantique, les contributions en nature (par exemple le travail
bénévole) est considéré comme coûts éligible (cf. la ligne budgétaire – Ressources Humaines).
d) Recettes
Toutes les recettes générées par des ventes, des locations, des souscriptions, des droits d’inscription, la
vente de brochures ou d’autres sources équivalentes de revenus doivent être identifiées, comptabilisées
et déduites du montant éligible.
Conformément au Règlement nº 1083/2006, dans le cas de revenus générés par le projet, la valeur des
revenus nets issus de l’investissement doit être estimée sur une période spécifique. Quand il n’est pas
possible d’estimer les recettes en avance, ce sont les recettes générées durant les 5 ans suivants la
clôture du projet qui doivent être comptabilisées.
e) Les coûts de coordination
Les coûts de gestion et de coordination du projet, sont imputés spécifiquement auprès du partenaire
assume la dépense.
Selon la nature de la dépense, l’imputation est faite dans le poste budgétaire correspondant.
Ces coûts pourront faire l’objet d’une identification spécifique au travers d’un Lot d’Activités spécifique.
Autres
a) Les frais de change dus à la conversion en Euros
Pour les dépenses effectuées dans une monnaie différente de l'euro, le partenaire convertit ses
dépenses en euros. Le partenaire chef de file utilisera alors les chiffres convertis pour compléter la
demande de paiement.
Pour convertir les dépenses en euros, il faudra utiliser le taux de change mensuel moyen donné par la
Commission (http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm) lors du mois de paiement de la facture.
Les chiffres peuvent être arrondis à deux décimales.
b) Performance financière et règle de dégagement d’office (n+3/n+2)
Pour être considéré comme éligible, les montants doivent avoir été effectivement payés et ces montants
doivent être justifiés par des documents comptables de valeur probante équivalente à des factures.
La performance financière tout à la fois du programme et des projets est appréciée sur la base des
paiements des dépenses.
Conformément au règlement FEDER 1083/2006, les fonds des programmes peuvent être dégagés par
La Commission européenne dans le cas où les montants alloués dans la maquette financière du
Programme Opérationnel n’ont pas fait l’objet de demandes de paiement conformément au calendrier
2
prévu .
Pour éviter la perte de fonds tout à la fois pour le programme et les projets, il est important que :
• Les candidats préparent un calendrier de dépenses réaliste
• Que les projets, une fois approuvés, puissent démarrer rapidement
• Que les responsables financiers suivent réellement ces aspects durant la mise en œuvre du
2
Pour les allocations relatives aux 4 années de 2007 à 2010 (n+3, «n» étant l’année de l’engagement)
et 8n+2) pour les allocations relatives aux 3 années de 2011 à 2013.
Manuel du candidat
52
projet
• Que tous les partenaires fournissent à temps et régulièrement des rapports sur les dépenses
prévisionnelles annuelles
Lignes budgétaire
Il est crucial que partenaires du projet planifient leur budget lors de l’élaboration de la candidature.
L’engagement de tous les partenaires, au stade de l’élaboration, est à la fois le moyen de consolider le
partenariat mais également de bâtir un budget plus réaliste.
Dans le cadre du programme Espace Atlantique les coûts, directement liés à la mise en œuvre des
activités du projet, seront acceptés et imputés dans les postes budgétaires suivants.
1. Ressources Humaines
2. Prestation de service
3. Frais généraux
4. Voyage et hébergement
5. Réunions et séminaires
6. Promotion et dissémination
7. Équipement
8. Autres coûts
1. Ressources humaines
Ce sont les coûts relatifs aux personnes directement impliquées dans le projet.
• Tous les coûts doivent être basés sur des coûts réels justifiés par les pièces probantes
afférentes (fiches nominatives de travail détaillant le temps passé, déclaration signée par le
responsable dont dépend la personne travaillant dans le projet, lettre de mission précisant
clairement le temps consacré à la mise en œuvre du projet) ;
• Les coûts de rémunération y compris les charges sociales et patronales ;
• Les coûts doivent être calculés de manière individuelle basés sur les bulletins de salaires
mensuels ;
• Le temps de travail doit être enregistré sur des documents qui garantissent le temps consacré
aux actions (chronogrammes du temps consacré au projet) sur la durée de l’action. Les
documents justificatifs doivent être signés une fois par mois. Les calculs basés sur des jours ou
des heures ne sont pas acceptables ;
• Les heures supplémentaires sont éligibles pour autant qu’elles soient payées aux intéressé(e)s.
Si elles ne sont pas payées ou si elles sont compensées par des journées libres, elles ne sont
pas éligibles
• Le travail bénévole est éligible, il doit être intégré dans le poste «Ressources Humaines»
comme contribution en nature. Le travail bénévole sera éligible pour autant qu’il puisse être
valorisé sur la base d’un temps de travail identifié et au coût standard pour le dit temps passé. Il
pourra être valorisé si et seulement s’il a été identifié comme tel dans la candidature;
• Les coûts de personnel ne doivent pas excéder 50% du coût total éligible du projet. De rares
exceptions pourront être accordées.
Manuel du candidat
53
Exemples
Barbara est employée par le partenaire nº3. Sur la base de son bulletin de salaire, son coût
mensuel incluant sa rémunération et les charges sociales et patronales est de 4.753 Euros.
Cas A
En moyenne , Barbara travaille 55% de son temps pour le projet (sur la base de feuille de
présence et d’activité) en janvier. Pour ce mois, le partenaire nº3 est en droit de comptabiliser
EUR 4.753 x 55% = 2.614,15 Euros
Cas B
Barbara part en vacances Durant le mois d’août. En moyenne Durant l’année elle travaille à
45% de son temps pour le projet. Les congés payés étant éligibles et si l’on prend comme
exemple un coût mensuel toujours égal à EUR 4.753, le partenaire nº3 est en droit de
comptabiliser EUR 4.753 x 45%= 2.138,85 Euros
Cas C
Barbara part en congés de maternité Durant 3 mois à partir du mois de septembre. En
moyenne durant l’année, elle travaille 45% de son temps pour le projet. L’entièreté de son
salaire est garantie durant son congé de maternité : le premier mois est couvert à 100% par
son employeur, pour le second le système de sécurité sociale prend en charge (par exemple)
40% des coûts salariaux et le troisième 100% de ceux-ci.
Le partenaire nº3 est en droit de comptabiliser :
- En septembre: EUR 4.753 x 45% = 2.138,85 Euros
- En octobre: EUR (4.753 – (40% x 4.753)) x 45% = 1.283,31 Euros
- En novembre: 0 Euros
2. Prestation de service
Les coûts de prestation réalisées par des prestataires externes (consultant ou un expert indépendant)
sont éligibles si et seulement s’ils sont essentiels pour le projet et si leurs coûts sont raisonnables.
Il est de la responsabilité du partenariat de s’assurer que les processus de sélection et d’attribution
respectent les procédures d’appel d’offre obligatoires (au niveau européen et national) et qu’ils soient
conformes aux prix normaux du marché.
Un consultant externe ne fait pas partie du partenariat et ses coûts ne doivent pas être inclus dans le
poste Ressources Humaines.
Il ne peut pas y avoir de contrat de sous-traitance entre membres du partenariat.
Les coûts des experts relatifs aux actions de communication (site web, publications…) doivent être
imputés dans le poste budgétaire « Promotion et diffusion».
Les coûts d’audit
Il est important de souligner qu’en fonction du système adopté par chaque Etat membre l’imputation du
coût de certification des dépenses (contrôle de premier niveau) est différente. Par exemple, les coûts liés
à la certification des dépenses (contrôle de premier niveau) seront variables en fonction du système en
place :
• Dans un système décentralisé, il s’agit d’un coût direct pour le projet
Manuel du candidat
54
• Dans un système centralisé, il s’agit d’un coût assumé par l’Etat membre du pays du partenaire
Dans le cas où il est impossible, au moment de la rédaction du projet, d’identifier le système qui
s’applique, le partenaire devra estimer le coût selon le système décentralisé à la charge du projet.
Le recours à une expertise externe doit être précisée dans la candidature, les éléments suivants seront
précisés : la nature du/des service(s), le partenaire qui est en charge des procédures d’appel d’offre ou
de mise en concurrence et qui établit le contrat de prestation, le budget qui est alloué à ce contrat.
3. Frais généraux
Les frais généraux s’entendent comme les coûts courants associés à l’exécution du projet et qui ne sont
pas spécifiques à la mise en œuvre d’une action particulière. L’imputation de ces coûts au projet est
possible dans la limite de 25% du montant total du poste «Ressources Humaines». Le mode de calcul
et les règles d’imputation devront être explicités dans la candidature et dans le contrat de subvention.
Sont considérés comme des frais généraux par exemple les dépenses suivantes :
• Loyer, entretien
• L’électricité, le chauffage, l’eau
• Les assurances obligatoires
• Le téléphone, fax, internet
• Affranchissement
• Fournitures
• Autres coûts
4. Voyage et hébergement
Les frais de voyage (transport, hébergement, frais de subsistance) peuvent être intégrés pour autant
qu’ils soient:
• Conformes aux règles internes et pratiques habituelles appliquées au sein de l’organisation
membre du partenariat ;
• Etayés par des documents probants (billets, cartes d’embarquement, factures,….) Qui doivent
être conservés pour vérification et contrôle de leur éligibilité;
• Essentiels et directement en rapport avec les objectifs du projet
• Raisonnables (classe économique et transports publics).
5. Réunions et séminaires
Les coûts liés à l'organisation des réunions et des séminaires (la location de salle, équipement, repas,
etc.), sont éligibles pour autant qu’ils étaient prévus dans la candidature et approuvés.
Il est de la responsabilité du partenariat de s’assurer que les processus de sélection et d’attribution
respectent les procédures d’appel d’offre obligatoires et qu’ils soient conformes aux prix normaux du
marché.
Les coûts de voyages, d’hébergement et de subsistance liés aux réunions et séminaires doivent être
incluent dans le poste «Voyage et hébergement».
Manuel du candidat
55
Les dépenses de rémunération du partenariat liés à la préparation ou à la participation à des rencontres
ou séminaires doivent être incluent dans le poste «Ressources Humaines».
6. Promotion et diffusion
Les dépenses destinées à la promotion et à la diffusion du projet doivent être imputées dans ce poste
budgétaire. Cela comprend á titre d’exemple le site web, le matériel promotionnel et les publications
imprimées. Il est de la responsabilité du partenariat de s’assurer que les processus de sélection et
d’attribution respectent les procédures d’appel d’offre obligatoires et qu’ils soient conformes aux prix
normaux du marché.
7. Équipement
Les coûts des équipements durables (ordinateurs, équipement de laboratoire, machine-outil, instruments
de mesures, etc.) peuvent être imputés au coût du projet pour autant qu’ils soient essentiels au
développement de celui-ci, à la production de ses résultats et qu’ils aient été approuvés et pour autant
que :
•
Des subventions nationales ou communautaires n’aient pas contribué à leur achat
•
L’amortissement s’opère en conformité avec les règles comptables s’appliquant généralement
dans des cas semblables dans le pays du partenaire concerné (au prorata de leur durée
d’utilisation dans le cadre du projet)
•
Seule la partie de l’amortissement correspondant à la durée du projet soit pris en compte
Les équipements d’occasion peuvent également être sujet à amortissement (sujet à des conditions
particulières liées à leur achat d’origine, leur prix et leur adaptation aux besoins)
8. Autres coûts
Petites infrastructures : elles seront financées exceptionnellement uniquement si et seulement si ces
investissements sont cruciaux aux résultats du projet, s’ils bénéficient au partenariat et aux territoires
impliqués dans le projet.
Achat de terrain
Conformément à l’article 7(1)b du règlement FEDER 1080/2006, le coût d’achat de terrain non bâti est
éligible s’il représente moins de 10% des dépenses totales éligibles de l’opération et s’il existe un lien
direct entre l’achat et les objectifs du projet. Cette limite pourra exceptionnellement être dépassée (par
décision du Comité de suivi) dans des cas dûment justifiés pour des opérations concernant la protection
de l’environnement.
Manuel du candidat
56
E.05 - MODELES DE LETTRES D'INTENTION ET DECLARATIONS
Cette déclaration doit être complétée par chaque partenaire, y compris le Chef de File, et jointe au
formulaire.
< Impression sur papier à entête de l'institution partenaire du projet >
Acronyme et titre du projet :
Déclaration d'Intention de participation au projet
Déclaration d’intention de coordination du projet (Pour le Chef de File uniquement)
Civilité, prénom et nom de la personne habilitée à signer ce document :
Fonction :
Organisme :
Adresse :
Code Postal :
Téléphone :
Fax :
Courriel :
Mentionné comme partenaire nª … dans la candidature
Je déclare que "l'institution que je représente", en cas d'approbation du projet présenté dans le cadre
du Programme Opérationnel de Coopération Transnationale "Espace Atlantique", s’engage à :
-
Contribuer à l'exécution du projet ainsi qu’à la réalisation des actions afférentes (décrites dans le
formulaire de candidature)
-
Contribuer à la réalisation des actions afférentes, à assumer la responsabilité de coordination
générale et financière du projet et certifie que les informations contenues de la candidature sont
exactes (Pour le Chef de File uniquement), Signer un Accord de Partenariat (entre le Chef de File et
les autres partenaires) et en accepter les obligations dérivées,
-
Accepter les conditions stipulées dans le Contrat de Subvention (signé entre le Chef de File et
l’Autorité de Gestion),
-
Respecter toutes les procédures légales en matière de concurrence, d'aides publiques, de protection
de l'environnement et celles relatives à l'information et la publicité concernant les contributions
financières de l'Union Européenne,
-
Ne pas contrevenir aux dispositions de l'art.16 du règlement 1083/2006 relatif à l'égalité entre les
hommes et les femmes et à la non discrimination ni à celles de l'art.17 du règlement 1083/2006
relatif au développement durable, Ce que les actions et les coûts relatifs au projet n'aient pas fait, ne
font ou ne feront pas l'objet d'un double financement,
-
Utiliser la Plate Forme Collaborative de Communication selon les termes définis dans le contrat de
subvention.
À:
Date :
Prénom et Nom : _____________________________________________________________________
Fonction : _____________________________________________________________________
Signature et cachet :
Manuel du candidat
57
Cette déclaration doit être complétée par toutes les institutions (Chef de File, partenaires, autres)
contribuant au financement du projet
Lettre d’intention de cofinancement
Fonction :
Organisme :
Adresse :
Code Postal :
Téléphone :
Fax :
Courriel :
En cas d'approbation du projet présenté dans le cadre du Programme Opérationnel de Coopération
Transnationale "Espace Atlantique", intitulé "titre du projet", il déclare s’engager à :
-
Fournir, un montant de …………. Euros comme cofinancement le projet sus mentionné d’un budet
total de ……………. Euros.
-
Fournir la documentation probante concernant que le cofinancement mentionné ci-dessus
-
Confirmer que les coûts liés au projet ne feront pas l’objet d’un autre financement via d’autres
programmes communautaires.
À : __________________
Date : ____________________________
Prénom et Nom : _____________________________________________________________________
Fonction : _____________________________________________________________________
Manuel du candidat
58
Cette déclaration doit être complétée par les organisations sans but lucratifs
Déclaration de solvabilité
3
Fonction :
Organisme :
Adresse :
Code Postal :
Téléphone :
Fax :
Courriel :
Le soussigné déclare sur l’honneur que l’organisation qu’il représente :
-
N’est pas en état ou ne fait pas l’objet d’une procédure de faillite, de liquidation, de règlement
judiciaire ou de concordat préventif, de cessation d’activité, ou n’est dans aucune situation analogue
résultant d’une procédure de même nature existant dans les législations et réglementations
nationales;
-
A rempli ses obligations relatives au paiement des cotisations de sécurité sociale ou au paiement
des impôts et taxes, selon les dispositions légales du pays où il est établi, ou celles du pays du
pouvoir adjudicateur, ou encore celles du pays d’exécution du marché;
-
Fourni les documents probants concernant sa capacité économique et financière :
•
Les bilans ou extraits de bilan des deux derniers exercices clos certifiées par un comptable
agréé.
À : __________________
Date : ____________________________
Prénom et Nom : _______________________________________________________________
Fonction : _____________________________________________________________________
3
La solvabilité des organismes publics est présumée démontrée
Manuel du candidat
59
E.06 - MODELE INDICATIF D'ACCORD DE PARTENARIAT
[ NOM DU PROJET ]
Il A ÉTÉ CONVENU :
Article premier : Objectifs du projet
Le projet [ titre ] conduit dans le cadre du Programme de Coopération Transnational Espace Atlantique 2007-2013
contribuera aux objectifs exposés dans le programme opérationnel. Ces objectifs sont, en résumé, [spécifier les
objectifs principaux].
Article 2 : Objet de l'accord de partenariat
Par le présent accord de partenariat, le partenaire chef de file et les autres partenaires du projet définissent les
règles qui encadrent les travaux et les relations du partenariat transnational établi afin de mener à bien le projet cité
ci-dessus.
Article 3 : Durée de l'accord
Cet accord de partenariat entrera en vigueur à partir de la date de sa signature par tous les partenaires. Il restera en
vigueur jusqu'à ce que le partenaire chef de file ait rempli entièrement ses obligations envers l'Autorité de Gestion.
Article 4 : Partenaire chef de file
4.1 Le partenaire chef de file est responsable de la coordination, de la gestion et de la mise en œuvre globale du
projet. Le partenaire chef de file sera le bénéficiaire de la subvention du FEDER et distribuera les fonds
conformément aux dispositions de cet accord de partenariat. Le partenaire chef de file assume la responsabilité du
projet complet vis-à-vis de l'Autorité de gestion.
4.2 Le partenaire chef de file nommera un directeur de projet qui sera le responsable opérationnel de la mise en
œuvre globale du projet.
4.3 Le partenaire chef de file assurera le démarrage adéquat et la mise en œuvre du projet en suivant un calendrier
défini conformément aux obligations assumées vis-à-vis de l'Autorité de Gestion. Le partenaire chef de file notifiera à
l'Autorité de Gestion tout facteur qui pourrait compromettre la mise en œuvre des activités de projet et/ou du plan
financier.
4.4 La réception des paiements de l'Autorité de Gestion et la gestion des fonds de l'UE, notamment leur transfert
progressif aux partenaires du projet, l’examen approprié des dépenses des fonds de l'UE par les partenaires du
projet, et la consolidation des différents registres comptables relatifs aux partenaires et à la préparation de tous les
documents nécessaires et les enregistrements pour la vérification finale (avec l'aide des partenaires de projet).
4.5 Préparation d'un plan de travail exposant les tâches à entreprendre dans le cadre du projet et le rôle des
partenaires de projet dans leur mise en œuvre, et le budget du projet [ note : voir les commentaires ci-dessous, art. 6
activités spécifiques ].
4.6 Préparation et soumission des rapports d'activités périodiques, des rapports provisoires, des rapports finaux, des
documents complémentaires du budget, des déclarations financières, des demandes de paiement, des rapports
financiers et soumission du budget ou de modifications de clause de contrat.
4.7 Toute autre tâche convenue avec les partenaires du projet.
Article 5 : Partenaires de projet
5.1 Les partenaires de projet sont les organisations qui doivent réaliser des activités spécifiques, de la façon et
suivant les objectifs indiqués dans le formulaire de candidature [et le plan de travail – voir les commentaires ci-
Manuel du candidat
60
dessous, art. 6 des activités spécifiques].
5.2 Plus spécifiquement, les partenaires de projet devront:
1) réaliser les activités spécifiques exposées dans le plan de travail de projet ou autrement convenues ;
2) utiliser le système automatisé de gestion adopté par le Programme, en accord avec les spécifications techniques
comprises dans le domaine des partenariats des projets sur la plate-forme de communication du site web du
programme ;
3) fournir toutes les informations et données exigées par le partenaire chef de file pour coordonner et pour contrôler
la mise en œuvre du projet et pour atteindre ses objectifs ;
4) soumettre, en temps voulu, au chef de file des attestations de l'éligibilité de leurs dépenses, certifiées par des
experts-comptables indépendants (ou autre autorité habilitée);
5) notifier au partenaire chef de file de tout facteur qui pourrait compromettre la mise en œuvre du projet
conformément au plan de travail.
6) mettre les copies numériques des factures certifiées et d'autres documents probants des dépenses
dans le domaine adéquat de la plate-forme de communication du site web du programme.
5.3 Les partenaires du projet acceptent de prendre toutes les mesures nécessaires permettant au partenaire chef de
file de se conformer à ses responsabilités comme exposé dans le contrat de subvention.
Article 6 : Activités spécifiques
6.1 Les tâches principales de [ nom du partenaire chef de file ], considéré comme 'partenaire chef de file ', se
résument ainsi : [ Titre ou nombre de chaque action ].
6.2 Les tâches principales de [noms des partenaires de projet ], considérés comme partenaire 1..2..3, etc. ; se
résument ainsi : [ Titre ou nombre de chaque action ].
6.3 Le plan de travail exposant une description détaillée des tâches clés, des objectifs, des calendriers et du budget
pour chacune des actions entreprises par le partenaire chef de file et les partenaires de projet sera attaché au
présent accord de partenariat. [Note : voir les commentaires concernant les solutions de substitution à utiliser dans
le plan de travail].
Article 7 : Coopération avec des tiers
7. 1 En cas de coopération avec des tiers y compris les sous-traitants, le partenaire de projet concerné sera
responsable uniquement face partenaire chef de file en ce qui concerne la conformité par rapport à ses obligations
comme exposé dans cet accord de partenariat. Le partenaire chef de file sera informé par le partenaire du projet sur
le sujet et de tous les contrats conclus avec des tiers.
7.2 Aucun partenaire du projet ne pourra transférer ses droits et ses obligations concernant cet accord de partenariat
sans le consentement préalable des autres participants du projet et des responsables de la mise en œuvre du
programme.
7.3 La coopération avec les tiers comprenant les sous-traitants sera entreprise conformément aux procédures
exposées dans règles des marchés publics nationaux et de l'UE.
Article 8 : Budget du projet et dépense éligible
8.1 le partenaire chef de file est responsable de la préparation du budget du projet présentant une estimation des
dépenses éligibles (des contributions du FEDER et des partenaires via le financement ou le cofinancement). Le
budget sera présenté en euros.
Manuel du candidat
61
8.2 L'éligibilité des dépenses sera déterminée sur la base des règlements de la Commission et des législations
nationales. Les dépenses éligibles doivent être [ voir le commentaire concernant le niveau de détail ] :
1) Directement liées aux thèmes du projet et mentionnées à cet égard ;
2) Nécessaires pour la mise en œuvre du projet à condition qu’elles soient raisonnables et compatibles avec les
principes d'efficacité opérationnelle et de l’économie ;
3) Encourues, identifiables et vérifiables dans les registres de comptabilité et d'imposition du partenaire de projet.
8. 3 La dépense autorisée peut comprendre les salaires y compris les frais de sécurité sociale et d'autres coûts
relatifs à la rémunération du personnel affecté au projet ; les frais de déplacement et de logement pour le personnel
impliqué dans la mise en œuvre du projet ; les coûts d'achat d'équipement (neuf ou usé) à condition qu’ils
correspondent aux coûts normaux du marché ; les coûts des biens de consommation et des fournitures ; frais de
sous-traitance ; et les coûts dérivant directement des exigences du contrat de subvention (par exemple contrôleurs
financiers officiels externes, activités d'évaluation, de diffusion d'informations).
8. 4 Les contributions financières du FEDER seront payées au partenaire chef de file qui sera responsable de la
gestion administrative et financière des fonds et des versements aux partenaires du projet conformément à leurs
dépenses certifiées encourues pour des actions du projet réalisées.
8. 5 Le partenaire chef de file quantifie les coûts communs de gestions, et les partenaires du projet conviennent
qu’ils doivent être respectés par le partenariat dans son ensemble. [Budgets annuels provisoires pour chacun des
partenaires et pour chaque activité qui doit être accompagnée d’un budget prévisionnel de l'ensemble du projet, en
précisant le taux de financement FEDER pour être annexé à l'Accord de partenariat].
Article 9 : Suivi, évaluation et compte rendu
9.1 le partenaire chef de file est continuellement responsable du suivi des actions entreprises par les partenaires de
projet. Le suivi, l'évaluation et des exigences en matière de déclaration doivent être appropriés étant donné la nature
et l'échelle du projet et doivent être décidés par le partenaire chef de file en accord avec l'Autorité de Gestion.
9.2 Néanmoins, le partenaire chef de file doit soumettre deux rapports provisoires par an à l'Autorité de Gestion et un
rapport final peu de temps après que le projet se termine et avant que le paiement final ne soit reçu. Ces rapports
devraient fournir des détails sur les activités entreprises dans le cadre du projet, des progrès/résultats réalisés par
rapport aux objectifs, des dépenses encourues, d'une explication pour toute variation des objectifs du plan de travail
pour les résultats physiques et du budget, et des propositions d’actions correctives, et toute autre information
pertinente.
9.3 chaque partenaire de projet est obligé de fournir au partenaire chef de file toutes les informations que ce dernier
juge nécessaires pour la préparation des rapports de tout type du Comité de Suivi ou de l'Autorité de Gestion, des
demandes de paiement et d'autres documents spécifiques demandés par le Comité de Suivi ou l'Autorité de Gestion.
Article 10 : Contrôle financier et vérifications
10.1 Pour les audits, le partenaire chef de file et les partenaires de projet :
1) Conviendront d'effectuer des vérifications comme spécifié dans le contrat de subvention [en supposant que celuici définit les exigences ] ;
2) Conservera tous les fichiers, documents et données concernant le projet au moins pendant 3 ans après le
paiement final, les copies originales ou certifiées conformes,
3) Prendra toutes les dispositions nécessaires pour assurer que toute vérification, notifiée par les autorités
régionales, nationales et communautaires dûment autorisées, peut être effectuée,
4) Donnera aux autorités de vérification toute information sur le projet s’ils le demandent et l’accès aux livres de
Manuel du candidat
62
comptes, aux pièces justificatives et aux autres documents relatifs au projet.
10.2 les informations concernant la réalité et la validité des actions et des dépenses éligibles au financement du
FEDER fourni par chaque partenaire du projet n’engageront que sa propre responsabilité.
Article 11 : Communication et publicité
11.1 les partenaires de projet mettront en œuvre les mesures de communication et de publicité conformément à la
candidature du projet et aux règlements de la Commission et les mesures de publicité et d'information sur l'utilisation
des Fonds structurels.
11.2 Le partenaire chef de file et les autres partenaires de projet en acceptant le financement accepte également
leur inclusion dans la liste des bénéficiaires à publier, comprenant le nom des opérations et la quantité de
financement public allouée aux opérations.
11. 3 En outre, le partenaire chef de file et les autres partenaires doivent être conscients que les résultats de projet
seront à la disposition du public et de toutes les parties concernées, et qu'ils doivent jouer un rôle actif dans toute
action organisée pour capitaliser, diffuser et valoriser les résultats du projet.
11. 4 Tous les partenaires du projet devront mentionner lors de toutes actions publiques que le projet a été mis en
œuvre grâce à l’aide financière des fonds du programme. La mention "financés avec le soutient du programme
Espace Atlantique –du FEDER de l’Union Européenne" doit apparaître, ainsi que le drapeau de l'Union Européenne,
le logo du programme et le slogan du programme "investissons dans notre avenir de commun".
11. 5 Toute action publique sera coordonnée par le partenaire chef de file.
Article 12 : Droits de propriété intellectuelle
Le partenaire chef de file et les partenaires du projet veilleront à ce que tous les produits développés dans le cadre
du projet, sous réserve des dispositions des législations nationales concernant la propriété intellectuelle, soient
libérés de tous droits. Ils acceptent de renoncer à tous les droits patrimoniaux concernant le matériel didactique, les
méthodologies et autres produits de toute nature résultant du projet.
Article 13 : Exigences de confidentialité
Les partenaires de projet conviennent que toute information qu'ils obtiennent pendant l'exécution de cet accord de
partenariat ou l'échange avec le Comité de Suivi est confidentielle, pour autant qu'un partenaire de projet ou le
Comité de Suivi en fasse la demande. La même exigence s'applique, sans la demande effective de l'un des
partenaires du projet, à tous les documents classés "confidentiels".
Article 14 : Modifications, retraits et conflits
14.1 Toute modification du présent accord de partenariat fera l'objet d'un avenant à ce contrat, qui sera soumis à
l'approbation des partenaires du projet.
14.2 Le partenaire chef de file et les partenaires du projet conviennent de ne pas se retirer du projet suaf cas de
force majeure. Si cela devait néanmoins se produire, le partenaire chef de file et les partenaires du projet
s'efforceront de couvrir la contribution du partenaire du projet sortant, en assumant ses tâches ou en demandant à
un ou plusieurs nouveaux partenaires de rejoindre le partenariat.
14.3 En cas de différend, les partenaires du projet s’efforcent de parvenir à un arrangement à l'amiable. Si leurs
efforts échouent, les partenaires du projet doivent trouver une procédure d'arbitrage extrajudiciaire [spécifier la
nature de cette procédure : voir les notes explicatives ].
14.4 Tous conflits juridiques qui peuvent survenir ou être lié à cet accord de partenariat, y compris sa validité et cette
clause arbitraire, seront résolus selon la juridiction compétente du pays où le partenaire chef de file se trouve.
Manuel du candidat
63
Article premier 5 : Non-respect des obligations et des remboursements
En cas de non-respect total ou partiel des obligations de tout partenaire du projet ou en cas d'erreurs matérielles
dans la mise en œuvre efficace des activités du projet, chaque membre signataire de l'accord du partenariat
s'engage à rembourser tout fonds indûment reçu au partenaire chef de file, dans un délai d’un mois après la
notification.
Article 16 : Langue de travail
La langue de travail de ce partenariat sera [ langue du contrat de subvention ]. Pour la traduction de ce document
dans une autre langue, la version en [ langue du contrat de subvention ] servira de base.
Article 17 : Monnaie et taux de change
17.1 les informations financières du projet et les demandes de paiement complémentaires seront présentées en
euros.
17.2 pour les dépenses effectuées dans une monnaie différente de l'euro, le partenaire convertit ses dépenses en
euros. Le partenaire chef de file utilisera alors les chiffres convertis pour remplir la demande de paiement.
17.3 Pour convertir les dépenses en euros, il faudra utiliser le taux de change mensuel moyen donné par la
Commission (http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm) lors du mois de paiement de la facture. Les chiffres
peuvent être arrondis à deux décimales.
Article 18 : Législation et force majeure
18.1 cet accord de partenariat est régi par la loi [ le pays du partenaire chef de file ], étant la loi du pays du
partenaire chef de file.
1 8. 2 Aucune partie ne sera jugée responsable de ne pas se conformer aux obligations de cet accord de partenariat
pour des raisons de force majeure.
Article premier 9 : Conclusion des dispositions
Cet accord de partenariat ne peut être modifié que par un avenant écrit et signé par tous les partenaires du projet.
Fait à [ spécifier la ville ] en [ nombre ] copies originales, le [ date ]
[ Nom du partenaire chef de file ]
[ Nom et titre du représentant légal ]
[ Signature ]
[ Nom des partenaires de projet ]
[ Nom et titre des représentants légaux ]
[ Signatures ]
Manuel du candidat
64
E.07 - REDIGER LE CONTRAT DE SUBVENTION
CONTRAT DE SUBVENTION
Entre, d'une part, la Comissão de Coordenação e Desenvolvimento Regional do Norte, Autorité de Gestion du
programme, représentée par < représentant >, et, d'autre part, < l'organisation partenaire chef de file du projet >,
représenté par (représentant), bénéficiaire du financement FEDER, agissant comme partenaire chef de file du projet,
désigné ci-dessous bénéficiaire.
Vu le règlement (CE) n° 1080/2006 du Conseil du 5 ju illet ; sur le Fonds européen de développement régional et
l’abrogation du règlement (CE) n° 1783/1999
Vu le règlement (CE) n° 1083/2006 du Conseil du 11 j uillet ; fixant des dispositions générales sur le Fonds européen
de développement régional, le Fonds social européen et le Fonds de cohésion et abrogeant le
règlement (CE) n° 1260/1999
Vu le règlement (CE) n° 1989/2006 du Conseil du 21 d écembre ; modifiant l'annexe III du règlement (CE) n°
1083/2006 fixant des dispositions générales sur le Fonds européen de développement régional, le
Fonds social européen et le Fonds de cohésion et abrogeant le règlement (CE) n° 1260/1999
Vu le règlement (CE) n° 1828/2006 du Conseil du 8 dé cembre ; exposant des règles pour l'application du règlement
(CE) n° 1083/2006 du Conseil fixant des dispositions générales sur le Fonds européen de
développement régional, le Fonds social européen et le Fonds de cohésion et du règlement (CE)
n° 1080/2006 du Parlement européen et du Conseil sur le Fonds européen de développement
régional
Vu la décision de la Commission européenne CCI 2007CB 16.3 PÔ 029 du 20 septembre 2007, concernant
l'approbation du programme opérationnel pour la période 2007/2013 et l’octroi de l'aide du Fonds
européen de développement régional (FEDER)
Vu le manuel de mise en œuvre et de gestion de programme
Vu la demande d'aide du FEDER soumise le jj/mm/aaaa
Vu la décision du comité de suivi du jj/mm/aaaa
IL A ÉTÉ CONVENU QUE :
1.
Objet du contrat de subvention
1.1 L’objet du contrat de subvention est de définir les conditions de la mise en œuvre du projet < le titre du projet >
par le bénéficiaire mentionné ci-dessus et par le partenariat composé des organisations mentionnées ci-dessous :
Partenaires
Pays
Nom
Partenaire 1
Partenaire 2
Partenaire 3
Partenaire…
1. 2 Les documents suivants sont joints en annexe au présent contrat de subvention et en font partie
intégrante :
Manuel du candidat
65
•
Copie de la lettre du jj/mm/aaaa de notification de la décision du Comité de Suivi (annexe 1)
•
Plan financier du projet (annexe 2)
•
Accord de partenariat transnational (annexe 3)
•
Calendrier et modèles des formulaires pour les demandes de paiement (annexe 4)
2. Montant du financement attribué
2.1 Sur la base des annexes techniques et financières, le montant maximum prévisionnel du financement
du FEDER est de : XXXXXX Euros, représentant XXXXXX % du coût éligible total prévisionnel de
XXXXXX euros.
2. 2 Le partenaire chef de file déclare qu'il a vérifié le cofinancement (les financements externes et/ou
l'autofinancement) de chaque partenaire :
Financement externe (€)
Partenaires
Pays
public
privé
Autofinancement (€)
public
privé
Partenaire
chef de file
Partenaire 1
Partenaire 2
Partenaire 3
Partenaire…
TOTAL
2. 3 Le montant de l'aide du FEDER est établi sous réserve que les opérations détaillées dans l'annexe
soient mises en œuvre. Le montant final de l'aide du FEDER sera calculé sur la base des dépenses
effectivement réalisées et justifiées.
2. 4 Pour bénéficier du financement du FEDER, le bénéficiaire doit pouvoir présenter des documents
attestant de tout le financement national public et privé qu’il recevra pour les actions subventionnées
pour le projet en question.
2. 5 En outre, il doit vérifier que ce financement n’a pas servi à financer d’autres projets qui ont bénéficié
de l’aide des fonds structurel.
3. Début des travaux et date effective du contrat de subvention
3. 1 La durée de la mise en œuvre de l'opération ne doit pas dépasser 3 ans à compter de la date de
commencement, à moins qu'une prolongation ne soit accordée par le Comité de Suivi, quand cela est
dûment justifié par le bénéficiaire avant l'échéance initiale pour cause de complexité du projet ou de
circonstances particulières indépendantes de sa volonté et à condition que le projet ne soit pas dénaturé;
•
Le démarrage du projet est considéré comme effectif au moment du premier acte juridique signé
pour la mise en œuvre du projet ou, à défaut, par la déclaration du démarrage des travaux par le
bénéficiaire ;
Manuel du candidat
66
•
Le non démarrage de l'opération dans un délai de 6 mois après la notification du contrat de
subvention peut amener à l’annulation du contrat de subvention ;
•
Si aucune demande de paiement n'est envoyée au secrétariat technique commun dans les 6
premiers mois de mise en œuvre de projet, une justification sera demandée au bénéficiaire ;
•
Le bénéficiaire s'engage à mettre en œuvre l'opération conformément au programme annexé au
présent contrat de subvention.
3.2 Le contrat de subvention entre en vigueur à partir de sa notification.
4. Obligations du partenaire chef de file
Dans le cadre du présent projet, le partenaire chef de file :
•
Est responsable de la coordination générale du projet ainsi que de sa gestion financière ;
•
Est le représentant officiel de tous les partenaires du projet dans les relations avec l'Autorité de
Gestion, l’Autorité de Certification et les États membres, ainsi que par rapport à la Commission
européenne ;
•
Est le bénéficiaire du financement du FEDER dans le cadre du programme de coopération
Transnationale Espace Atlantique et signe le présent contrat de subvention et en accepte toutes les
obligations ;
•
S'engage à se conformer aux politiques nationales et communautaires, notamment les règles
concernant la soumission et les marchés publics, la protection de l'environnement et l'égalité des
chances.
•
S'engage à se conformer à l'accord de partenariat transnational signé avec chacun des partenaires,
qui vise à réglementer leurs relations mutuelles et à définir les termes de la mise en œuvre des
activités, du transfert des fonds et de la comptabilité. Toute modification à l'accord de partenariat
transnational se produisant pendant la mise en œuvre du projet doit être communiquée au
secrétariat technique commun avant qu'elle ne soit appliquée ;
•
Est responsable d'utiliser le système automatique de gestion adopté par le programme en accord
avec les spécifications techniques pour les domaines des partenariats de projets de la plate-forme de
communication du site web du programme ;
•
Verse le financement du FEDER à ses partenaires pour la partie qui les concerne, en temps voulu et
conformément au plan financier du projet ;
•
Rassemble tous les documents de comptabilité nécessaires, organise les comptes du projet, et
garde les copies certifiées numériques, dans le domaine approprié du site web du programme ;
•
Conformément à l'article 90 du règlement (CE) 1083/2006 du Conseil, garde et soumet, à la
demande de la Commission, du Secrétariat technique conjoint, l’Autorité de Gestion ou les
Correspondants Nationaux, toute la documentation concernant la mise en œuvre des projets pour
une période de trois ans après l'année de la réalisation de l'opération selon de l'article 88 du
règlement (CE) 1083/2006 du Conseil.
•
Vérifie que chaque partenaire tient une comptabilité appropriée relative à sa participation au projet ;
•
Assure que les copies numériques certifiées conformes des factures et les autres documents
Manuel du candidat
67
probants des dépenses sont stockés dans le domaine approprié de la plate-forme de communication
du site web du programme.
•
Si besoin est, il est responsable de l’élaboration et de la modification du budget et de la mise en
œuvre du programme à présenter au secrétariat technique conjoint ;
•
Est responsable de l’élaboration et de la transmission au secrétariat technique conjoint des rapports
d'activité périodiques, rapports d'activité intermédiaires, du rapport d'activité final, des documents de
contrôle de budget, des réclamations pour le remboursement des dépenses certifiées ;
•
Le secrétariat technique conjoint, les correspondants nationaux, la Commission Européenne,
l'Autorité de Certification et l'Autorité de Gestion peuvent demander des informations
supplémentaires à tout moment et ces informations leurs seront fournies dans les 30 jours suivant la
demande.
5. Conditions de paiement du financement communautaire
5. 1 L'aide qui est accordée sera payée en plusieurs versements, sous réserve de disponibilité des
crédits communautaires :
•
Une avance de 10 % maximum du montant provisoire maximum du financement européen approuvé
pendant la première année du projet peut être accordée à la demande du partenaire chef de file, sur
présentation d'une déclaration attestant que le travail a commencé envoyée au Secrétariat technique
conjoint dans un délai de six mois après la signature du contrat de subvention et en accord avec le
paragraphe 2 de l’article 78 du règlement (CE) 1083/2006 du Conseil ;
•
Un ou plusieurs paiements intermédiaires (dont les versements sur les comptes), le montant total
plus l'avance ne peut pas dépasser 90% du montant provisoire maximal du financement européen,
sur présentation d'un rapport sur l'état d'avancement des opérations et d'un rapport sur l'état des
dépenses réelles supportées ;
•
Le solde final calculé, limité au plafond du montant maximal provisoire de financement européen et
après la déduction de l'avance et des versements intermédiaires, est versé sur présentation d'un
rapport de mise en œuvre par le bénéficiaire, justifiant de toutes les dépenses autorisées
accompagnées des factures payées (ou les copies certifiées conformes) et d'une déclaration certifiée
déclarant que tout autre financement mentionné dans les annexes techniques et financières a été
reçu.
5. 2 Chaque demande de paiement doit être signée par la personne qui, au sein de l'organisation
bénéficiaire, est responsable de la gestion financière du projet. Chaque demande sera accompagnée de
toute la documentation nécessaire comprenant les factures payées (ou les copies certifiées conformes)
pour tous les travaux et les dépenses, ainsi qu'un document résumant les sommes reçues d'autres
sources de financement.
5. 3 La demande de paiement final et les documents d'accompagnement nécessaires comprenant les
factures payées (ou les copies certifiées conformes) doivent être soumis dans un délai de deux mois
après la fin du projet. S'il y a lieu, les comptes seront certifiés par un auditeur indépendant.
5. 4 Sous réserve de disponibilité des crédits communautaires, le montant de la subvention sera prélevé
sur le compte unique du programme, sur ordre de l’Autorité de Gestion, par l'Autorité de Certification qui
Manuel du candidat
68
paiera les sommes dues au bénéficiaire.
5. 5 Le programme décline toutes responsabilités pour toute perte ou préjudice subit suite aux retards de
paiement des fonds ou de leur suspension, de la réduction ou de l'annulation de l'aide.
Les paiements seront effectués sur le compte en banque suivant :
(Détails Bancaires IBAN)
6. Conditions du contrôle et de l'exécution du contrat de subvention
6. 1 Les inspections techniques et des comptes seront conduites sous la responsabilité de l'Autorité de
Gestion.
6. 2 Pendant l’application du présent contrat de subvention, le bénéficiaire doit :
•
Informer le secrétariat technique conjoint et les correspondants nationaux compétents régulièrement
de l'état d'avancement de l'opération. Ainsi, il s'engage à se conformer aux termes régissant la
transmission des factures et des évidences concernant les dépenses, ainsi que les informations
concernant les indicateurs d’objectifs de performance et les indicateurs de contrôle de progrès
établis dans le cadre du programme.
•
Fournir, sur demande de la Commission européenne, l'Autorité de Gestion, le Secrétariat Technique
Conjoint, les Correspondants Nationaux ou d’autres organismes du programme accrédités, toute
information concernant, d'une part, l'état d'avancement du projet et, d’autre part, les paiements
concernant l'opération en question ;
•
Fournir au Secrétariat technique conjoint, dès que le financement attribué par les aides financières
de l'opération sont reçus, les documents concernant les paiements (date, montant, référence,
moyens de paiement).
•
Transférer la contribution FEDER aux partenaires participants conformément à leurs dépenses
certifiées et au calendrier défini dans ce contrat de subvention, notifiant également les partenaires et
les organismes du programme sur cette opération de transfert.
7. Modifications
7. 1 Le bénéficiaire s'engage à informer le Secrétariat technique conjoint dès que possible de toute
modification du projet ou de la décision de l'abandonner.
7. 2 Toute modification qui ne change pas les objectifs du projet et dont les conséquences financières
sont limitées à :
•
Une redistribution des ressources dans les différentes sections de dépenses d'un partenaire
impliquant une variation inférieur ou égale à 10% du montant initial du budget de partenaire,
•
Un transfert des ressources dans les sections de deux partenaires, ou plus, impliquant une variation
inférieure ou égale à 10% du montant accumulé initial des budgets des partenaires impliqués, sera
approuvé par les partenaires concernés du projet et communiqué au Secrétariat technique conjoint
par écrit avant qu'il ne soit appliqué.
7. 3 Toutes autres modifications du projet seront soumises à une décision de l'Autorité de Gestion du
Programme.
Manuel du candidat
69
8. Contrôles
8. 1 Le bénéficiaire s'engage à se soumettre à tout contrôle sur pièces et sur place, conduite par
l'autorité de gestion, le secrétariat technique conjoint, les Correspondants Nationaux, toute autre autorité
dûment accréditée, les organismes nationaux ou communautaires d'inspection et d’audit ou par les
experts dûment accrédités externe à l'administration.
8. 2 Le bénéficiaire doit enregistrer les dépenses faites dans le contexte de ce contrat de subvention
dans des comptes distincts afin de répondre aux exigences de comptabilité de la Commission
européenne.
8. 3 Si le contrôle montre que tout ou une partie des sommes payées n'a pas été utilisé conformément
aux engagements pris, le bénéficiaire sera obligé de rembourser les montants correspondants vers le
compte unique du programme, après avoir fourni à l'Autorité de Gestion les pièces justificatives
nécessaires pour leur recouvrement (la déclaration des opérations effectuées et de la déclaration
résumée des dépenses) dans un délai d'un mois après la réception du document de paiement.
9. Éligibilité des dépenses
9. 1 Les règles communautaires en termes d'éligibilité des opérations ou des actions, des groupes cibles,
des secteurs et des dépenses s'appliquent à toutes les dépenses du projet, qu’elles soient financées par
les fonds communautaires, ou par financement national public ou privé.
Le bénéficiaire s'engage à inclure dans la base du calcul de la subvention uniquement les dépenses qui
se conforment aux dispositions du règlement de la Commission Européenne(CE) n° 1828/2006 et qui
sont consacrées à la mise en œuvre de l'opération.
10. Communication et publicité
10.1 Le bénéficiaire s'engage à mettre en œuvre les mesures de communication et de publicité
conformément à la soumission du projet et aux mesures d'information et de publicité précisées dans le
règlement (CE) n° 1828/2006 de la Commission.
10.2 Le bénéficiaire, au nom des autres partenaires, prend acte que l'acceptation du financement signifie
également que lui et les autres partenaires accepte de faire partie de la liste des bénéficiaires qui sera
publiée et qui comprend le nom des opérations ainsi que le montant du financement public attribué aux
opérations.
10.3 En outre, le bénéficiaire accepte que les résultats du projet soit mis à disposition du public et de
toutes les parties concernées, et que le partenariat s'engage à jouer un rôle actif dans toutes les actions
organisées pour capitaliser, diffuser et valoriser les résultats du projet.
10.4 Chaque partenaire précisera, lors de toute activité publique, que le projet a été mis en œuvre grâce
à l’aide financière des fonds du programme. La mention "financés avec le soutient du programme
Espace Atlantique –du FEDER de l’Union européenne" doit apparaître, ainsi que le drapeau de l'Union
Européenne, le logo du programme et le slogan du programme "investissons dans notre avenir de
commun".
Manuel du candidat
70
11. Monnaie et taux de change
11.1 les informations financières du projet et les demandes de paiement complémentaires seront
présentées en euros.
11.2 pour la monnaie différente de l'euro, le partenaire du projet convertira ses dépenses en euros. Le
partenaire chef de file utilisera alors les montants convertis pour compléter la demande de paiement.
11.3 Pour convertir les dépenses en euros, il faudra utiliser le taux de change mensuel moyen donné par
la Commission (http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/index.cfm) relatif au mois de paiement de la facture.
Les chiffres peuvent être arrondis à deux décimales.
12. Clause d'arrêt et de remboursement
L'autorité de gestion se réserve le droit de bloquer les paiements et/ou le remboursement de demande
de l’ensemble ou d’une partie du financement quand :
•
Le partenaire chef de file ne se conforme pas aux termes ou aux obligations du présent contrat de
subvention ;
•
Le partenaire chef de file a obtenu le financement par de fausses déclarations ;
•
des modifications substantielles ou matérielles sont apportées à la nature, à l'échelle, au coût, au
programme ou à la mise en œuvre de l'opération ;
•
La législation communautaire et/ou nationale concernant les marchés publics n'est pas respectée ;
•
Les marchandises qui ont été financées en partie ou totalement par le financement communautaire
sont transférées pendant leur vie économique ;
•
Le bénéficiaire ne met pas en œuvre l'opération dans les conditions définies par ce contrat de
subvention et le fichier technique du projet ;
•
En cas de faute partielle ou totale de mise en œuvre des opérations ;
•
En cas d'utilisation non conforme du contrat de subvention ou d'un refus d'inspection ;
•
Si le but de la subvention ou l'attribution de l'investissement subventionné a été changé sans
autorisation ;
•
Si le projet n'a pas été mis en œuvre en temps voulu.
Le contrat de subvention peut être également résilié sur la demande du bénéficiaire qui s'engage alors à
rembourser les sommes indûment reçues aussi rapidement que possible et, au plus tard, dans le mois
suivant la réception du document de recouvrement.
Selon le cas, l'Autorité de Gestion peut décider de mettre un terme au financement et peut exiger le
remboursement de l’ensemble ou d’une partie des sommes payées.
Comme alternative à l'arrêt stipulé dans l’article précédent, l'autorité de gestion peut suspendre les
paiements comme mesure préventive sans préavis.
13. Conflits
Le tribunal administratif de Porto (Portugal) est l’organisme juridique compétent pour tous les conflits
Manuel du candidat
71
résultant de l'application du présent contrat de subvention.
14. Classement des documents
Le bénéficiaire s'engage à garder le fichier technique, financier et administratif de l'opération dans un
seul et même lieu pendant les 3 années qui suivent le dernier paiement du financement européen de la
Commission européenne.
Fait le ____________, à_____________
Fait le ____________, à_____________
____________________________________
____________________________________
Représentant le partenaire chef de file
Représentant de l'autorité de gestion
(Nom et signature)
(Nom et signature)
Manuel du candidat
72
E.08 - INDICATEURS DE SUIVI DU PROJET
Indicateurs de réalisations
Unités
Composition du partenariat
1 Autorités nationales
Nombre
2 Autorités Régionales
Nombre
3 Autorités Locales
Nombre
4 Agences Publiques
Nombre
5 Entreprises Publiques
Nombre
6 Universités et centres de recherche
Nombre
7 Centres de formation et d’enseignement
Nombre
8 Organismes transfrontaliers ou transnationaux
Nombre
9 Autres organisations san but lucratif
Nombre
10 Entreprises privées
Nombre
Emplois Equivalent temps Plein créés dans le cadre du projet
11 Occupés par des femmes
Nombre
12 Occupés par des hommes
Nombre
Investissement du projet
13 Investissements réalisés dans le cadre du projet
Participation à des évènements transnationaux / rencontres organises dans le cadre
du projet
14 Participants femmes
15 Participants hommes
€
Nombre
16 Nombre total d'autorités nationales représentées ( au moins une personne)
Nombre
Nombre
17 Nombre total d'autorités régionales représentées ( au moins une personne)
Nombre
18 Nombre total d'autorités locales représentées ( au moins une personne)
Nombre
19 Nombre total d'agences publiques représentées ( au moins une personne)
Nombre
20 Nombre total d’entreprises publiques représentés ( au moins une personne)
Nombre total d’universités et de centres de recherche représentés ( au moins une
21
personne)
Nombre total centres d’enseignement et de formation représentés ( au moins une
22
personne)
Nombre total d'organismes transfrontaliers ou transnationaux pré existant représentés
23
( au moins une personne)
24 Nombre total d'organisations sans but lucratif représentées ( au moins une personne)
Nombre
25 Nombre total d'entreprises privées représentées ( au moins une personne)
Nombre
Nombre
Nombre
Nombre
Nombre
Publications du projet
26 Rapports d’étude intermédiaires
Nombre
27 Rapports d’étude finals
Nombre
28 Articles dans la presse ou les revues spécialisée
Nombre
29 Newsletters du projet
Nombre
30 Manuels, guides et catalogues
Nombre
31 Brochures, dépliants et autres documents de sensibilisation
Nombre
Manuel du candidat
73
Valeur
ciblée
Indicateurs de Réalisations
Unité
Valeur
ciblée
Outils de promotion et de dissémination
32 Matériel de Promotion
33
Oui/Non
Oui/Non
Site Web
34 Intranet
Oui/Non
35 Databases
Oui/Non
36 Presse et Media
Oui/Non
Champs thématiques d’orientation politique abordés par le projet
37 Politique économique
Oui/Non
38 Politique de l’environnement
Oui/Non
39 Politique d’accessibilité
Oui/Non
40 Politique d’innovation
Oui/Non
41 Politique d'égalité hommes femmes
Oui/Non
Intensité de Coopération
42 Traitement de questions liées à des problématiques transnationales
Oui/Non
43 Mise en commun de ressources ou de moyens
Oui/Non
44 Transfert de connaissance et de savoir-faire
Oui/Non
Documents et instruments d’orientation politique produits par le projet
45 Documents ou instruments d’orientation politique au niveau transnational
Nombre
46 Documents ou instruments à orientation politique au niveau national
Nombre
47 Documents ou instruments à orientation politique au niveau régional
Nombre
48 Documents ou instruments à orientation politique au niveau local
Nombre
Indicateurs de Résultats
Unité
Genèse du projet
49 Nouveaux projets générés grâce aux activités du projet
50 Projet basé sur les résultats de projets pré existants
Nouveaux partenariats (distinct du partenariat existant) générés par les activités du
51
projet
Programmes ayant été influencés par l’expérience acquise durant la mise en œuvre
du projet
52 Programmes UE influencés par les résultats du projet
Oui/Non
Oui/Non
Oui/Non
Nombre
53 Programmes Nationaux influencés par les résultats du projet
Nombre
54 Programmes régionaux influencés par les résultats du projet
Nombre
55 Programmes locaux influencés par les résultats du projet
Politiques ayant été influencées par l’expérience acquise durant la mise en œuvre du
projet
56 Politiques européennes influencées par les résultats du projet
Nombre
Nombre
57 Politiques nationales influencées par les résultats du projet
Nombre
58 Politiques régionales influencées par les résultats du projet
Nombre
59 Politiques locales influencées par les résultats du projet
Nombre
Manuel du candidat
74
Valeur
ciblée
Indicateurs de Résultats
Unité
Emplois Equivalent temps Plein induits dans le cadre du projet
60 Occupés par des femmes
Nombre
61 Occupés par des hommes
Nombre
Investissement induits
62 Total des investissements induits par le projet
€
Connections/mois sur le site du projet
63 Simple moyenne mensuelle depuis le début du projet
Audience du projet (organismes intéressés par les résultats du projet)
Administrations nationales compétentes en matière économique potentiellement
64
intéressées par les résultats du projet
Administrations nationales compétentes en matière de transport potentiellement
65
Administrations nationales compétentes en matière d'environnement potentiellement
66
Administrations nationales compétentes en matière de recherche potentiellement
67
Administrations nationales compétentes en matière d'énergie potentiellement
68
Administrations nationales en matière de tourisme potentiellement intéressées par les
69
résultats du projet
Administrations nationales compétentes en matière de culture potentiellement
70
Administrations nationales compétentes en matière d'éducation potentiellement
71
72 Administrations régionales potentiellement intéressées par les résultats du projet
Nombre
Nombre
Nombre
Nombre
Nombre
Nombre
Nombre
Nombre
Nombre
Nombre
73 Administrations locales urbaines potentiellement intéressées par les résultats du projet Nombre
Nombre
74 Administrations locales rurales potentiellement intéressées par les résultats du projet
Centres de recherche et d'enseignement potentiellement intéressés par les résultats
du projet
76 Organisation sans but lucratif potentiellement intéressés par les résultats du projet
Nombre
77 entreprises privées potentiellement intéressés par les résultats du projet
Nombre
75
Nombre
Perpétuation du projet
78 Intention de continuer les activités après la fin du projet
Manuel du candidat
Oui/Non
75
Valeur
ciblée

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