Grupo Panalpina e Diligent Boards: conduzindo reuniões mais

Estudo de caso
Grupo Panalpina e Diligent Boards:
conduzindo reuniões mais produtivas
Os conselhos de administração da expert em cadeia de suprimentos estão
mais ágeis e bem informados graças à comunicação por via digital do
material do conselho.
DESAFIO
Grupo Panalpina — soluções personalizadas para cadeias de suprimentos
O Grupo Panalpina, com sede em Basel, na Suíça, é provedor líder de soluções para
cadeias de suprimentos, combinando produtos essenciais de frete aéreo e frete
marítimo com serviços logísticos para oferecer soluções completas, globalmente
integradas e sob medida. O Grupo emprega cerca de 16.000 funcionários em todo
o mundo e opera uma rede global com cerca de 500 escritórios em mais de 70 países.
Para manter o bom funcionamento dessa organização extremamente próspera, a
Panalpina agenda reuniões regulares com diferentes grupos, incluindo o conselho
de administração, o conselho executivo e o conselho executivo ampliado. No total,
25 pessoas dependem de informações corporativas abrangentes e atualizadas para
tomar decisões embasadas durante as reuniões. Para atender às necessidades dos
diferentes conselhos, a empresa contava com uma equipe de dez funcionários
administrativos que levava até dois dias úteis para compilar e imprimir os pacotes do
conselho. A natureza manual do trabalho tornava a gestão das inevitáveis mudanças
de última hora um pesadelo. A distribuição era outro problema, já que muitos executivos
estavam localizados em regiões remotas. Além disso, o descarte consciente de todo
papel usado durante as reuniões também se mostrava uma tarefa desafiadora.
ABORDAGEM
Uma solução intuitiva e eficiente
A Panalpina analisou vários provedores de soluções de portais para conselhos até
encontrar uma alternativa segura que tornasse o trabalho rotineiro mais fácil para o
secretariado e os diretores. Depois de uma avaliação detalhada, a decisão de escolher
a solução Diligent Boards™ foi tomada em dezembro de 2012. Qual foi o fator decisivo?
O portal para conselhos da Diligent comprovou ser o mais abrangente entre todas
as soluções da concorrência. A simplicidade e a operação intuitiva do aplicativo para
diligent.com
Grupo Panalpina e Diligent Boards: conduzindo reuniões mais produtivas
Estudo de caso
iPad diferenciava realmente a Diligent.
A adoção da solução Diligent Boards foi imediata. O tempo e o
esforço poupados foram notáveis. Como relata a assistente do
presidente do conselho de administração da Panalpina, “a diferença
entre nosso processo antigo e o novo é enorme. Hoje, graças à
Diligent, nossos documentos de reunião são compilados por uma
única pessoa. Uma tarefa que costumava levar vários dias, hoje leva
uma ou duas horas para ser concluída. A economia de tempo é
fenomenal, principalmente se levarmos em conta que, dependendo
do mês, podem ser realizadas até seis reuniões. As atualizações
podem ser incluídas de forma rápida e fácil, e o usuário é notificado
imediatamente sobre o conteúdo que foi alterado”.
RESULTADOS
Uma solução com efeito de bola de neve
Hoje, a solução Diligent Boards se espalhou por toda a Panalpina.
De fato, vários comitês que auxiliam no processo de tomada de
decisão também adotaram a solução. “O Diligent Boards facilita
muito nosso dia a dia”, observou a assistente do presidente. “Além
disso, ele torna o trabalho mais agradável.” Com a Diligent, os
membros do conselho da Panalpina podem acessar as informações
com extrema facilidade, preparando-se pontualmente para as
reuniões quando estão em trânsito, sem precisar carregar imensos
pacotes de documentos impressos. “Ninguém sente falta dos antigos
documentos em papel, porque a solução Diligent Boards permite
que os participantes da reunião escrevam comentários, destaquem
itens e leiam os documentos como se fossem papéis em uma pasta,
sem a inconveniência e o desperdício associados ao papel.”
“Ninguém sente falta dos
antigos documentos em
papel, porque a solução
Diligent Boards permite
que os participantes da
reunião escrevam
comentários, destaquem
itens e leiam os
documentos como se
fossem papéis em uma
pasta, sem a
inconveniência e o
desperdício associados ao
papel.”
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