O PLANEJAMENTO NO ÂMBITO E NOS NÍVEIS HIERÁRQUICOS

O PLANEJAMENTO NO ÂMBITO E NOS NÍVEIS HIERÁRQUICOS DAS
ORGANIZAÇÕES1
Amanda Bleggi¹
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Resumo: Este artigo propõe uma breve análise sobre importância do planejamento e sobre os três
tipos essenciais de planejamento inseridos no âmbito organizacional: o estratégico, o tático e o
operacional. Apresenta as definições gerais e relativas de cada uma dessas modalidades, além da
posição que cada um ocupa na pirâmide organizacional. A fundamentação teórica desse estudo
baseia-se em autores como Margarida Maria Krohling Kunsch e Djalma de Pinho Rebouças Oliveira.
Palavras-chave:
Planejamento;
planejamento
organizacional;
planejamento
estratégico;
planejamento tático; planejamento operacional.
Introdução
É preciso ter o planejamento como um processo racional-lógico que
pressupõe
estudos,
questionamentos,
diagnósticos,
tomadas
de
decisões,
estabelecimento de objetivos, estratégias, alocações de recursos etc.. São
elementos que constroem o planejamento desde o momento em que se pensa em
uma ação a se realizar até o momento de sua concretude.
O real significado de planejamento está longe de se relacionar com a
probabilidade dos fatos. Tampouco de baseia em situações do passado para
projetar os acontecimentos futuros. E não propõe uma solução imediatista e
transitória para problemas.
Conceituação básica de planejamento
O Planejamento, é uma ferramenta administrativa, que possibilita perceber a
realidade, realizar um diagnóstico da situação, construir um referencial futuro,
estruturando o pensamento acerca do desenvolvimento organizacional adequado,
além de reavaliar periodicamente todo o processo a que o planejamento se destina.
É o lado racional da ação e consiste num processo intangível, de deliberação
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Artigo apresentado como requisito parcial para aprovação na disciplina de Comunicação
Organizacional - Profª Margareth Michel, do currículo do Curso de Comunicação Social – Habilitação
Jornalismo, da Universidade Católica de Pelotas.
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Aluna do sexto semestre do curso de Comunicação Social – Habilitação em Jornalismo da
Universidade Católica de Pelotas.
abstrata e explícita, que escolhe e organiza ações, antecipando os resultados
esperados; e que busca alcançar, da melhor forma possível, os objetivos prédefinidos.
De acordo com Margarida Kunsch (2003, pp. 204-5), o “planejamento possui
dimensões e características próprias, implica em filosofia e políticas definidas e é
direcionado por princípios gerais e específicos”. Está sempre vinculado a situações e
a realidades da vida das pessoas, grupos e das mais diversas organizações e
instituições da esfera pública e privada.
Está presente nas mais simples ações. No momento em que se tem um
objetivo a alcançar espera-se êxito na tarefa. Com o planejamento cada passo até a
conclusão da atividade fica mais claro, e fazendo uso desse recurso é possível estar
melhor preparado para eventuais desvios no percurso.
De acordo com Harold Koontz e Cyril O’Donnell (1982, PP. 86-7) e Djalma
Oliveira (2002, PP. 37-8), é preciso levar em consideração quatro princípios:
a) A contribuição dos objetivos – o planejamento desempenha um papel
fundamental na obtenção dos objetivos totais;
b) A função de precedência – o planejamento precede as demais funções
administrativas (organização, direção e controle), pois, embora essas funções se
interpenetrem, o planejamento é o que estabelece os objetivos e os parâmetros para
o controle de todo o processo administrativo;
c) A abrangência – o planejamento exerce influência generalizada em todas as
atividades da organização, provocando modificações necessárias no que tange aos
recursos que estão sendo empregados (humanos, técnicos e tecnológicos) e no
sistema funcional como um todo;
d) A eficiência – dos planos para atingir os objetivos com o mínimo de problemas e
se conseqüências indesejáveis.
Russell L Ackoff (1978, p.2) diz que planejamento é “algo que fazemos antes
de agir, isto é, tomada antecipada de decisão”. Há um processo que direciona essa
decisão. É nesse ponto que entra o estudo preliminar dos fatos envolvidos na ação,
as
estratégias
que
podem
ser
postas
em
prática,
os
diagnósticos
e
questionamentos. Analisam-se as decisões acerca do que se deve fazer, como
fazer, por que fazer, quem deve fazer etc..
O planejamento é tido até aqui como um processo. De acordo com Djalma
Oliveira:
O propósito do planejamento pode ser definido como o desenvolvimento de
processos, técnicas e atitudes administrativas, as quais proporcionam uma
situação viável de avaliar as implicações futuras de decisões que facilitarão
a tomada de decisão no futuro, de modo mais rápido, coerente, eficiente e
eficaz. Dentro desse raciocínio, pode-se afirmar que o exercício sistemático
do planejamento tende a reduzir a incerteza envolvida no processo
decisório e, conseqüentemente, provocar o aumento da probabilidade de
alcance dos objetivos e desafios estabelecidos para a empresa. (2002, p.
36)
Cabe aqui incluir mais alguns princípios elucidativos: eficiência significa fazer
bem-feito, de maneira adequada, com redução de custos, desempenho competente
e rendimento técnico para que a organização atinja um objetivo de forma precisa e
com menor desgaste; eficácia liga-se aos resultados – em função dos quais é
preciso escolher alternativas e ações corretas, usando para tanto conhecimento e
criatividade para fazer o que é mais viável e certo; efetividade relaciona-se com a
permanência no ambiente e a perenidade no tempo, no contexto da obtenção dos
objetivos globais, perpetuando as técnicas que comprovadamente já deram certo na
obtenção de outras metas e aplicando-as, considerando sua adequação, a outras
atividades.
Ainda segundo Kunsch (2003, p. 207), “o planejamento por ser um processo
intelectual, pelo qual se determinam conscientemente os cursos de ação, faz com
que as decisões tenham sempre como referência os objetivos, os fatos e que as
estimativas sejam estudadas e analisadas.”
Essencialmente o planejamento é uma das funções administrativas, e das
mais importantes, que permite estabelecer um curso de ações para atingir objetivos
predeterminados, tendo em vista, sobretudo, a futuridade das decisões presentes, a
fim de interferir na realidade para transformá-la.
O planejamento organizacional
Por planejamento organizacional entende-se um esquema planejado na
corporação, que integra e envolve todos os setores interdependentes da
organização, facilitando e unificando as suas tomadas de decisões. É proporcionada
por meio desse planejamento uma idéia de engrenagem, que funciona em razão de
uma motivação preestabelecida por quem a utiliza, para obter um resultado, e só se
estiver em consonância na sua integralidade.
Em todo esse contexto corporativo/organizacional, é relevante considerar a
dimensão política do planejamento, as vontades e motivações dos diferentes grupos
envolvidos, a correlação de forças, a articulação desses grupos, as alianças e as
incompatibilidades existentes entre os diversos segmentos.
Quando se diz que o planejamento não se resume apenas a uma operação
mecânica e instrumental do que fazer, como fazer etc., a intenção é justamente
enfatizar que se trata de um processo complexo e, além de ser uma função
administrativa e técnico-racional, é, sobretudo, uma função política, pois nada
poderá ser feito sem vontade e decisão política, motivação por parte dos envolvidos
e união entre eles que supere as diferenças inevitáveis.
Tipos de planejamento nas organizações
O planejamento organizacional
ocorre através de diferentes tipos de
planejamento: iniciando pelo Planejamento Organizacional que é abrangente e
pensa a organização como um todo e em suas ações a médio e longo prazo de uma
forma globalizada, a seguir o Planejamento Estratégico situa a organização em seu
contexto e envolve as ações através das quais o planejamento organizacional possa
ser
executado, já o Planejamento Tático aplica-se a programas e atividades
específicas, enquanto o Planejamento Operacional
torna possível colocar em
prática aquilo que foi pensado no processo de planejamento, permitindo sua
execução, acompanhamento e avaliação. Estes tipos de planejamento serão
discutidos a seguir.
O planejamento estratégico ocupa o topo da pirâmide organizacional. É
responsável pelas grandes decisões estratégicas que envolvem a organização como
um todo. Caracteriza-se como de longo prazo e em constante sintonia e interação
com o ambiente. O planejamento estratégico visa buscar as melhores formas para
gerenciar as ações estratégicas das organizações, tendo por base as demandas
sociais e competitivas, as ameaças e as oportunidades do ambiente, para que a
tomada de decisões no presente traga os resultados mais eficazes possíveis no
futuro.
O planejamento tático atua numa dimensão mais restrita e em curto prazo.
Restringe-se a certos setores ou áreas determinadas das organizações. É, portanto,
mais específico e pontual, buscando dar respostas às demandas mais imediatas, por
meio de ações administrativas e técnicas eficientes. Serve de meio ou instrumento
para implementação do plano estratégico, mediante a correta utilização dos recursos
disponíveis com vistas na obtenção dos objetivos propostos ou prefixados. Ocupa na
hierarquia organizacional um nível inferior ou intermediário à base operacional. Faz,
portanto, a integração entre os planejamentos estratégico e operacional.
Pirâmide do planejamento organizacional
Estratégico
Planejamento
Afeta o todo da
entidade
Faz a integração entre os
níveis estratégicos e
operacionais
Tático
Operacional
Onde as ações
acontecem
Plano de ações
Cronograma
Fonte: Almeida (2001, p. 39)
O planejamento operacional é responsável pela instrumentalização e
formalização, por meio de documentos escritos – os planos, projetos e programas,
de todo o processo do planejamento, bem como das metodologias adotadas.
Controla toda a execução e procura corrigir os desvios em relação às propostas
sugeridas. Permite visualizar as ações futuras num contexto operacional em termos
de hierarquia funcional.
Considerações finais
O planejamento é importante para as organizações porque permite que o
aprendizado contínuo com as ações passadas e presentes sirva de base cognitiva
para melhor realização das atividades futuras. Possibilita um esquema dinâmico que
conduz os esforços de toda a equipe envolvida para objetivos preestabelecidos, por
meio de uma estratégia adequada e uma aplicação racional dos recursos
disponíveis.
Sem planejamento, a obtenção dos resultados desejados ficaria à mercê do
acaso, com soluções aleatórias de última hora para os eventuais contratempos que
surgem no caminho. O planejamento evita a improvisação. É ainda, de acordo com
Koontz e O’Donnell, um excelente meio de controle, pois seu processo operacional
tem condições de indicar os desvios do curso de ações e os mecanismos de
correção em tempo hábil. Sua importância está também no fato de ele minimizar os
custos, quando se vai e pode gastar. O planejamento, além disso, substitui as
atividades
isoladas,
individuais
e
fragmentadas
pelo
esforço
equilibrado,
incentivando mais o trabalho e contornando julgamentos improvisados por decisões
mais conscientes (1982, pp. 96-8).
Pode-se, com base em José Maria Dias, sintetizar cinco vantagens da
utilização do planejamento nas organizações: propicia a coordenação de esforços e
a maximização de recursos escassos; faz com que a organização tome consciência
de sua razão de ser, por meio de uma sistematização estratégica do seu
desempenho; permite aferir se está perseguindo os resultados propostos nos
objetivos; aumenta o nível de interação entre as pessoas que compõem a
organização, e ”amplia o horizonte dos dirigentes, orientando-os na prospecção do
ambiente em que a organização irá operar, bem como lhes suscita novas idéias
sobre oportunidades a serem exploradas” (1982, p. 22).
A atividade de planejar evita que ações das organizações sejam executadas
ao acaso, sem qualquer preocupação com a eficiência, eficácia e efetividade para o
alcance dos resultados. Sem um estudo prévio e a reserva de soluções para
problemas envolvidos na realização da tarefa, o objetivo final pode ficar cada vez
mais distante do alcance. O planejamento leva em consideração o conhecimento
que se obteve com erros anteriores e a possibilidade de acertar já na primeira
tentativa quando da realização de uma nova atividade.
Por todas essas razões conclui-se que o planejamento é realmente
imprescindível para que uma organização possa se firmar no seu ambiente externo
e também interno e ser uma força ativa constante. Quem planeja está atento e
acompanha tudo. Torna-se mais ágil a tarefa de chegar ao objetivo considerando
que se um contratempo surgir ele logo será detectado e solucionado. Isso permite à
organização maior integração com seu universo ambiental, dando-lhes mais
condições de sobrevivência e vitalidade como um sistema organizacional aberto.
Bibliografia
ACKOFF, Russell L. Planejamento empresarial. Rio de Janeiro: LTC, 1978.
ALMEIDA,
Martinho
I.
Ribeiro
de.
Manual
de
planejamento
estratégico:
desenvolvimento de um plano estratégico com a utilização de planilhas Excel. São
Paulo: Atlas, 2001.
DIAS, José Maria A. M. “Planejamento organizacional: conceito e tendências”. In:
VASCONCELLOS FILHO, Paulo de ET AL. (orgs.). Planejamento empresarial: teoria
e prática. Leituras selecionadas. Rio de Janeiro:LTC, 1982.
KOONTZ, Harold; O’DONNELL, Cyril. Princípios da administração: uma análise das
funções administrativas. Trad. De Albertino Pinheiros e Ernesto D’Orsi. 2v. 13ª Ed.
São Paulo: Pioneira, 1982.
KUNSCH, Margarida Maria Krohling. Planejamento de Relações Públicas na
Comunicação Integrada. São Paulo: Summus, 2003.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Planejamento estratégico: conceitos,
metodologias e práticas. 17ª ed. rev. e ampl. São Paulo: Atlas, 2002.