Legalizar Veículos da Frota do Poder Judiciário do Estado do Rio

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Legalizar Veículos da Frota do Poder Judiciário do Estado do Rio
LEGALIZAR VEÍCULOS DA FROTA DO PODER JUDICIÁRIO DO
ESTADO DO RIO DE JANEIRO
Analisado por:
Proposto por:
Aprovado por:
Diretor do Departamento de
Transportes (DETRA)
Chefe de Serviço de Cadastro e
Documentação da Frota (SEFRO)
Diretor-Geral da Diretoria-Geral de
Logística (DGLOG)
ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
1
OBJETIVO
Estabelecer critérios e procedimentos para legalização dos carros oficiais que
compõem a frota do Poder Judiciário do Estado do Rio de Janeiro (PJERJ).
2
CAMPO DE APLICAÇÃO E VIGÊNCIA
Esta Rotina Administrativa (RAD) se aplica ao Serviço de Cadastro e Documentação
da Frota da Diretoria-Geral de Logística (DGLOG/SEFRO) e provê orientações a
autoridades detentoras de veículos pertencentes ao Poder Judiciário do Estado do
Rio de Janeiro (PJERJ), que têm interfaces com este processo de trabalho, passando
a vigorar a partir de 01/07/2014.
3
DEFINIÇÕES
TERMO
DEFINIÇÃO
Certificado de Segurança
Veicular (CSV)
Documento emitido por instituição credenciada pelo Instituto
Nacional de Metrologia (INMETRO) e homologada pelo
Departamento Nacional de Trânsito (DENATRAN) através de
inspeção anual para veículos equipados com Gás Natural
Veicular (GNV).
Detentor
Unidades organizacionais ou autoridades detentoras de carros
oficiais.
Lacre
Selo plástico, de utilização única, fixado na placa do veículo.
Licenciamento Anual
Processo de inspeção a que o veículo é submetido para a
liberação do Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo
(CRLV).
Pendência
Qualquer situação que impeça o andamento e a conseqüente
conclusão do processo de legalização do veículo.
Primeiro Licenciamento
Emissão da primeira documentação e a inclusão do veículo
zero quilômetro na Base de Dados do Estado do Rio de Janeiro
e na Base de Dados Índice Nacional (BIN) do Registro Nacional
de Veículos Automotores (RENAVAM).
Pro-rata
Pagamento efetuado de forma proporcional.
Base Normativa
Ato Executivo nº 2.950/2003
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ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
TERMO
DEFINIÇÃO
Seguro de Danos
Pessoais Causados por
Veículos Automotores de
Via Terrestre (DPVAT)
Seguro obrigatório que indeniza vítimas de acidentes causados
por veículos automotores de vias terrestres.
Serviços responsáveis
Unidades administrativas responsáveis pelas soluções das
pendências.
Sistema de Transporte
(SISTRANSP)
Sistema informatizado utilizado pelo Departamento
Transportes para registro de dados e gerenciamento.
4
de
REFERÊNCIAS
• Lei Federal n.º 9503/97 - Código de Trânsito Brasileiro (CTB).
5
RESPONSABILIDADES GERAIS
FUNÇÃO
Diretor do Departamento
de Transportes da
Diretoria-Geral de Logística
(DGLOG/DETRA)
Diretor da Divisão de
Gestão da Frota da
Diretoria- Geral de
Logística (DGLOG/DIFRO)
Chefe de Serviço de
Cadastro e Documentação
da Frota (DGLOG/SEFRO)
Base Normativa
Ato Executivo nº 2.950/2003
RESPONSABILIDADE
•
Comunicar as datas das vistorias marcadas às
Serventias e Autoridades, através de correio eletrônico.
•
Apresentar as pendências aos Serviços responsáveis
pelas soluções.
•
Definir os veículos a serem legalizados;
•
realizar requerimentos junto ao Departamento Estadual
de Trânsito (DETRAN-RJ);
•
atualizar o SISTRANSP;
•
encaminhar à DIFRO as pendências;
•
retira junto ao DETRAN/RJ os novos CRLVs emitidos;
•
avisa através de correio eletrônico aos detentores dos
veículos a chegada dos documentos no Serviço;
•
faz a entrega
recibo/cautela.
do
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ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
6
6.1
LEGALIZAR VEÍCULOS NOVOS
DGLOG/SEFRO recebe informação do DETRA sobre a entrega de veículos novos
para a frota do PJERJ.
6.2
Recebe e arquiva as Notas Fiscais dos veículos novos.
6.3
Encaminha pedido de pagamento de Documento Único de Arrecadação (DUDA) ao
Serviço de Controle de Contratos de Transportes da Diretoria-Geral de Logística
(DGLOG/ SECET) para que, posteriormente junto com o pedido de 1ª Licença, seja
solicitada ao DETRAN/RJ a confecção das placas.
6.4
Protocola o pedido de primeira licença e confecção de placas junto ao
Departamento Estadual de Trânsito (DETRAN-RJ).
6.5
Recebe o “protocolo de primeira licença”, onde consta a placa e o RENAVAN do
veículo.
6.6
Efetua o cadastramento dos carros oficiais junto ao SISTRANSP.
6.7
Recebe do DETRAN-RJ os Certificados de Registro de Veículo (CRV), os
Certificados de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV), as placas
confeccionadas e os lacres das mesmas.
6.8
Emplaca o veículo no pátio da concessionária.
6.9
Inicia processo administrativo para pagamento do seguro DPVAT pro-rata.
7
7.1
REGULARIZAR LICENCIAMENTO ANUAL
SEFRO procede ao levantamento da frota em uso no PJERJ, através do Sistema
SISTRANSP, dividindo-a por grupos de usuários.
7.2
Verifica se os seguros DPVAT encontram-se quitados e, em caso de veículos
equipados com GNV, se o Certificado de Segurança Veicular (CSV) está em dia.
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ATENÇÃO: A cópia impressa a partir da intranet é cópia não controlada.
7.2.1 Caso não esteja de acordo, providencia a regularização.
7.3
Protocola o pedido de vistoria para licenciamento anual junto ao DETRAN-RJ.
7.3.1 Caso algum carro oficial não tenha sido agendado por algum motivo, informa à
DIFRO as pendências.
7.4
Encaminha relação dos carros oficiais com suas respectivas pendências aos setores
responsáveis do DETRA e aguarda solução.
7.5
Comunica aos detentores de carros oficiais, através de correio eletrônico, sobre a
data, hora e local de realização da vistoria pelo DETRAN-RJ.
7.6
Acompanha a vistoria do DETRAN-RJ.
7.6.1 Caso o detentor não compareça ao local da vistoria, registra no Sistema
SISTRANSP o não comparecimento, encaminha a informação à DIFRO e dá
prioridade na próxima vistoria.
7.7
Recebe do DETRAN-RJ o CRLV.
7.7.1 Caso o documento não seja emitido, informa à DIFRO as pendências.
7.8
Caso não haja tempo para legalização, os veículos são definidos como “Prioridade”
no próximo licenciamento.
7.9
Atualiza os dados no SISTRANSP.
7.10 Providência a troca dos CRLV antigos pelos novos, sendo destinados aos
respectivos usuários.
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INDICADORES
NOME
MÉTODO
PERIODICIDADE
Nº de veículos legalizados/ nº de
veículos em uso x 100
Anual
Nº de veículos não legalizados no
período/total de veículos agendados
no período x 100
Anual
Índice de Legalização de
Veículos
Percentual de veículos não
legalizados
9
GESTÃO DE REGISTROS
9.1
Os registros deste processo de trabalho são geridos pela unidade organizacional e
mantidos em seu arquivo corrente, de acordo com a tabela de gestão de registros
apresentada a seguir:
IDENTIFICAÇÃO
CÓDIGO
CCD*
RESPONSÁVEL
ARMAZENAMENTO
RECUPERAÇÃO
PROTEÇÃO
0-6-2-2 j
SEFRO
Disco
Rígido
Data
Condições
apropriadas e
Backup
Cópia da
correspondência
expedida (e-mail)
RETENÇÃO
(ARQUIVO
CORRENTE DISPOSIÇÃO
PRAZO DE GUARDA
NA UO**)
Eliminação
na UO
2 anos
Legenda:
*CCD = Código de Classificação de Documentos.
**UO = Unidade Organizacional.
***DGJUR/DEGEA = Departamento de Gestão de Acervos Arquivísticos, da Diretoria Geral de Apoio aos Órgãos Jurisdicionais.
Notas:
a)
b)
Eliminação na UO - procedimentos da RAD-DGJUR-046- Eliminar Documentos nas Unidades Organizacionais.
DGJUR/DEGEA – procedimentos da RAD-DGJUR-035 – Arquivar e Desarquivar Documentos no DEGEA; procedimentos da RADDGJUR-043- Avaliar, Selecionar e Destinar os Documentos do Arquivo Intermediário e procedimentos da RAD-DGJUR-047- Gerir
Arquivo Permanente.
c)
Os registros lançados no Sistema Corporativo são realizados por pessoas autorizadas e recuperados na UO. O armazenamento, a
proteção e o descarte desses registros cabem à DGTEC, conforme RAD-DGTEC-021 – Elaborar e Manter Rotinas de
Armazenamento de Segurança dos Bancos de Dados e Servidores de Aplicação.
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10 ANEXO
• Anexo 1 - Fluxograma do Procedimento Legalizar Veículos;
• Anexo 2 - Fluxograma do Procedimento Regularizar Licenciamento Anual.
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ANEXO 1 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO LEGALIZAR VEÍCULOS
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ANEXO 2 – FLUXOGRAMA DO PROCEDIMENTO REGULARIZAR LICENCIAMENTO
ANUAL
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