Consulte el Manual del Sistema de Control Interno

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ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYÁN S.A E.S.P.
NIT 891.500.117-1
NUIR 1-19001000 -1 SSPD
DOCUMENTO
MANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO
Descripción
Nombre:
Cargo:
Fecha:
Firma:
Elaboró
Oficina de la Calidad
Asistentes de la Calidad
05/03/2009
CÓDIGO:
M.CGE.A2.001
FECHA DE VIGENCIA: 09/03/2009
VERSIÓN:
2.0
Revisó
Henry Díaz Olaya
Jefe División Control Interno
09/03/2009
Aprobó
Luís Jesús Granda Buitrón
Director de la Calidad
09/03/2009
ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYÁN S.A. E.S.P.
CONTROL DE GESTIÓN
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
MANUAL DEL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
ACUEDUCT0 Y ALCANTARILLADO
DE POPAYÁN S.A. E.S.P.
POPAYÁN MARZO DE 2009
CONTROL DE GESTIÓN
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
PAGINA ó
SECCIÒN
REV. N°
05/03/209
Pág. 32 - 37
Sección 4
2
05/03/209
Anexos
2
DESCRIPCIÓN
Dada la revisión de los procedimientos del Sistema de
Gestión de la Calidad, se actualizaron los
procedimientos del Proceso Control de Gestión.
Para iniciar la fase de armonización entre los dos
sistemas [SGC y MECI], se incluyó en los
procedimientos de la Actividad MECI los numerales de la
Norma NTCGP 1000:2004 y de cada elemento que se
verifican cuando se realiza la evaluación independiente.
Para reducir volumen al documento, se suprimió el
Anexo 2. Indicadores de los Procesos, estos pueden ser
consultados en detalle en el Manual de la Calidad
[M.CGE.A1.001], numeral 4.1.4.1 Caracterización de los
Procesos desde la página 57 hasta la página 103.
CONTROL DE GESTIÓN
TABLA DE CONTENIDO
Pág.
PRESENTACIÓN
1
1. NORMAS DEL CONTROL INTERNO
3
2. CORRELACIÓN ENTRE LA LEY 87/1993 Y EL DECRETO 1599/2005
2.1 DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SU DESARROLLO EN LA
EMPRESA
2.1.1 Esquema de la Organización
2.1.2 Planes y Programas
2.1.3 Métodos y Procedimientos
2.1.4 Principios
2.1.5 Normas
2.1.6 Mecanismos de Verificación y Evaluación
2.1.6.1 Guía para elaborar los procedimientos de verificación y evaluación
5
5
5
9
12
12
14
15
16
2.2 CONCEPTUALIZACIÓN DEL MECI COMO UN SISTEMA Y SU UBICACIÓN EN LOS 23
DESARROLLOS DE LA EMPRESA
3. CORRELACIÓN ENTRE LAS NORMAS NTCGP 1000:2004 Y MECI 1000:2005
3.1 CORRELACIÓN A NIVEL DE SUBSISTEMA
3.2 CORRELACIÓN A NIVEL DE PROCESOS
3.3 CORRELACIÓN A NIVEL DE NORMAS
27
27
27
29
4. IDENTIFICACIÓN DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE GESTIÓN
4.1 FLUJOGRAMAS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.2 FLUJOGRAMAS PARA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005
32
32
37
ANEXOS
ANEXO 1. NORMOGRAMA A NIVEL DE PROCESOS
43
44
CONTROL DE GESTIÓN
LISTA DE FIGURAS
Pág.
Figura 1. Estructura Organizacional actual para AAPSA
6
Figura 2. Mapa de Procesos para el Servicio de Acueducto
10
Figura 3. Mapa de Procesos para el Servicio de Alcantarillado
11
Figura 4. Correlación a nivel de Subsistema entre Calidad y Control Interno
27
LISTA DE CUADROS
Pág.
Cuadro 1. Funciones principales para las Áreas organizacionales de AAPSA
7
Cuadro 2. Procedimiento de Auditoria Interna. Distribución de actividades (PHVA)
25
Cuadro 3. Correlación a nivel de Procesos entre Calidad y Control Interno
28
Cuadro 4. Tabla de correlación entre la NTCGP 1000:2004 y el MECI 1000:2005
30
CONTROL DE GESTIÓN
PESENTACIÓN
El propósito de este escrito, es presentar el Manual del Sistema de Control Interno para la
empresa Acueducto y Alcantarillado de Popayán S.A. E.S.P., de tal manera que al lector se
le oriente sobre su ubicación dentro del Sistema de Gestión de la Calidad y además, se den
los parámetros generales y particulares para su aplicación en la Organización.
Dada la importancia que el Sistema de Control Interno representa para el logro de los
objetivos y metas institucionales y buscando el fortalecimiento de esta herramienta gerencial
para así garantizar la protección de los recursos de la Empresa y fomentar la eficacia y la
eficiencia de las operaciones, se presenta el Manual para el Ejercicio del Control Interno
en AAPSA.
Teniendo en cuenta que el control interno se debe concebir de forma que su ejercicio sea
intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos, los trabajadores de la División
de Control Interno y en general, las personas involucradas en la ejecución y aplicación de los
métodos de Control Interno y en el ejercicio del mismo, se encontrará en este Manual una
herramienta metodológica básica, práctica y útil para su desarrollo.
Se recalca que es fundamental que exista compromiso y voluntad administrativa, al más alto
nivel directivo, con el fin de que todas las dependencias se comprometan con el control en su
interior.
La normatividad específica sobre el Control Interno en Colombia, inicia desde la misma
Constitución Política, hasta llegar a resoluciones y circulares que orientan su aplicación a los
entes obligados legalmente. La Empresa Acueducto y Alcantarillado de Popayán, por ser
prestadora de servicios públicos domiciliarios, está obligada a su cumplimiento.
Metodológicamente, el escrito se inicia con una ubicación rápida de la Ley 87 de 1993, la
cual desarrollo los artículos constitucionales que obligan a su cumplimiento y desde esta
perspectiva, se ubica el Decreto 1599 de 2005 que define una aplicación específica para el
medio colombiano.
Como en AAPSA se desarrolla el Sistema de Gestión de la Calidad, como su eje
fundamental empresarial y administrativo, se continúa la presentación del documento con
una correlación entre las dos normas NTCGP 1000:2004 y MECI 1000:2005, la cual se da
desde la concepción hasta la aplicación concreta de cada uno de sus puntos.
Como la base fundamental para el desarrollo del Sistema de Control Interno, lo mismo que
para el Sistema de Gestión de la Calidad, son los procesos, entonces desde el nivel de la
caracterización de ellos, se identifican los elementos que deben contener para su
autocontrol; así también, se resaltan los procedimientos de verificación y evaluación que
realiza la División de Control Interno, como el componente del Sistema que garantiza el
mantener a la Empresa dentro de los límites adecuados para su funcionamiento y la
prestación adecuada de sus servicios a la comunidad.
Se resalta en esta presentación, que el párrafo anterior tiene su sustento en el Manual de
Gestión de la Calidad y en el Manual de Procesos y Procedimientos de la Empresa; por lo
Página 1
CONTROL DE GESTIÓN
anterior, en este Manual del Sistema de Control Interno se encontrarán diversas referencias
a ellos y no se transcribirá nuevamente; el lector que necesite profundizar o leer en más
detalle cualquier referencia, se debe remitir a la fuente que se mencione.
El siguiente cuadro, permite observar en forma de bloques la presentación del este manual,
así:
NORMAS DEL CONTROL INTERNO
CORRELACIÓN ENTRE LA LEY 87/1993 Y EL DECRETO 1599/2005
DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE
CONTROL INTERNO
CONCEPTUALIZACIÓN DEL MECI
COMO UN SISTEMA
CORRELACIÓN ENTRE LAS NORMAS NTCGP 1000:2004 Y MECI
1000:2005
CORRELACIÓN A NIVEL
DE SUBSISTEMA
DE PROCESOS
DE NORMAS
PROCEDIMIENTOS DE VERIFICACIÓN Y EVALUACIÓN
PROGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES
TÉCNICAS DE ANÁLISIS
TÉCNICAS DE AUDITORIA
DESARROLLO DE LA EVALUACIÓN
IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS DE CONTROL DE
GESTIÓN
Página 2
CONTROL DE GESTIÓN
1.
NORMAS DEL CONTROL INTERNO
Como un marco general, se presentan las normas aplicables en materia del Sistema de
Control Interno, en el sentido que ellas rigen para las entidades estatales y de manera
particular, para aquellas que cumplen funciones públicas, en la medida que determine el
alcance de cada una de ellas; esto último, es el caso específico para la Sociedad Acueducto
y Alcantarillado de Popayán S.A. E.S.P.
• Constitución Política
Artículo 209: Se refiere a la función administrativa y el servicio de ésta hacia los intereses
generales. Establece que la administración pública, en todos sus órdenes, tendrá un control
interno que se ejercerá en los términos que señale la ley. Este artículo fue reglamentado por
la Ley 87 de 1993 y el Decreto 1599 de 2005.
Artículo 268: Tiene que ver con las atribuciones de los órganos de Control Fiscal a quienes
corresponde conceptuar sobre la calidad y eficiencia del Control Fiscal Interno de las
entidades y organismos del Estado y de aquellas, que manejan sus recursos en cualquier
porcentaje. Este artículo se reglamentó en la Ley 42 de 1993.
Artículo 269: Corresponde a las obligaciones que tienen las entidades de diseñar y aplicar
métodos y procedimientos de control interno, de acuerdo con las características propias de
cada Entidad Pública. Este principio rige para las Empresas de Servicios Públicos
domiciliarios, de manera especial.
Artículo 354: Se refiere a la competencia del Contador General para establecer las normas
de Control Interno Contable.
• Leyes
Ley 87 de 1993: Por la cual se establecen normas para el ejercicio del Control Interno en las
entidades y organismos del Estado y aquellas que abarca su artículo 5 en su alcance.
Ley 42 de 1993: Como se anotó anteriormente, esta Ley reglamenta el Control Fiscal y
establece, en el artículo 18, que la evaluación del Control Interno es el análisis de los
sistemas de control de las entidades sujetas a la vigilancia, con el fin de determinar la calidad
de los mismos, el nivel de confianza que se les puede otorgar y si son eficaces y eficientes
en el cumplimiento de sus objetivos.
Ley 489 de 1998: Por la cual se dictan normas sobre la organización y funcionamiento de las
entidades del orden nacional. En el Capítulo Sexto de esta ley se crea el Sistema Nacional
de Control Interno.
• Decretos Reglamentarios
Decreto 1826 de 1994: Reglamenta parcialmente la ley 87 de 1993.
Página 3
CONTROL DE GESTIÓN
Decreto 280 de 1996: Crea el Consejo Asesor del Gobierno en materia de Control Interno en
las entidades del orden Nacional y Territorial.
Decreto 2145 de 1999: Se dictan normas sobre el Sistema Nacional de Control Interno.
Decreto 2539 de diciembre de 2000: Por el cual se modifica parcialmente el Decreto 2145 de
1999 en cuanto a la funcionalidad del Consejo Asesor
Decreto 1537 de julio de 2001: Reglamenta parcialmente la Ley 87, en cuanto a los
elementos técnicos y administrativos que fortalecen el Sistema de Control Interno.
Decreto 1599 de 2005: Adopta el Modelo Estándar de Control Interno para el Estado
Colombiano –MECI 1000:2005.
Para efectos de este Manual, se debe entender que la normatividad colombiana es dinámica
y en este sentido, el representante de la dirección para el desarrollo del SCI en AAPSA,
estará atento a cualquier actualización para el respectivo cambio de hojas.
Otro aspecto importante a considerar, son los casos cuando se presenten dudas en la
aplicación específica de la normatividad de Control Interno, para el tipo de empresas que se
trata; para esto, se recomienda que:
“… Cualquier inquietud adicional sobre el particular, podrá ser consultada al
Departamento Administrativo de la Función Pública -DAFP-, entidad encargada de
fijar las políticas generales del control interno y de administrar y distribuir los
instrumentos necesarios para el diseño, desarrollo e implementación de cada uno
de los elementos, componentes y subsistemas del Modelo Estándar de Control
Interno, según se establece en el Decreto 1599 de 2005.”1
1
Aparte tomado de: CONCEPTO SSPD-OJ-2007-053.
Página 4
CONTROL DE GESTIÓN
2. CORRELACIÓN ENTRE LA LEY 87/1993 Y EL DECRETO 1599/2005
Es muy importante que se tenga un entendimiento básico de lo que es un sistema: “Conjunto
de elementos independientes que interactúan entre si, para lograr un propósito común”. Con
lo anterior se hace la siguiente presentación:
2.1
DEFINICIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y SU DESARROLLO EN LA
EMPRESA
La Ley 87 de 1993 define el Sistema de Control Interno de la siguiente forma:
Definición del Sistema de Control Interno
GENERALIDADES
LEY 87 DE 1993
SE ENTIENDE POR CONTROL INTERNO EL SISTEMA INTEGRADO POR EL
ESQUEMA DE ORGANIZACION Y EL CONJUNTO DE LOS PLANES, METODOS,
PRINCIPIOS, NORMAS, PROCEDIMIENTOS Y MECANISMOS DE VERIFICACION Y
EVALUACION ADOPTADOS POR UNA ENTIDAD, CON EL FIN DE PROCURAR
QUE TODAS LAS ACTIVIDADES, OPERACIONES Y ACTUACIONES, ASI COMO LA
ADMINISTRACION DE LA INFORMACION Y LOS RECURSOS, SE REALICEN DE
ACUERDO CON LAS NORMAS CONSTITUCIONALES Y LEGALES VIGENTES
DENTRO DE LAS POLITICAS TRAZADAS POR LA DIRECCION Y EN ATENCION A
LAS METAS U OBJETIVOS PREVISTOS.
Claramente se pueden distinguir en la definición anterior, los elementos que interactúan
persiguiendo un fin común: La eficiencia de la organización. El término eficiencia se toma en
el sentido de la “relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados”2
Para AAPSA, se ubican los elementos de la siguiente forma:
2.1.1 Esquema de la Organización. Corresponde a la estructura orgánica de la Empresa,
la cual debe ser flexible y adaptativa; debe definir las líneas de autoridad y responsabilidad,
tener claridad en la supervisión y establecer los deberes correspondientes a cada uno de los
cargos.
La estructura y organización básica para AAPSA, se puede observar en la Figura 1; dicha
figura permite apreciar los diferentes niveles jerárquicos que se manejan en la Empresa, lo
mismo que las agrupaciones funcionales que se tienen definidas para su administración y
operación; así también, el apoyo requerido.
2
Definición de Eficiencia tomada de la NTCGP 1000:2004; numeral 3.21
Página 5
CONTROL DE GESTIÓN
Figura 1. Estructura Organizacional actual para AAPSA.
ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYAN S.A. -ESP
ASAMBL EA
GENERAL
Revisor Fiscal
JUNTA
DIRECTIVA
Secretaria
General
GERENCIA
Asesoría
Jurídica
División
Planeación y Estudios
División
Sistemas
División
Control Interno
SUBGERENCIA ADMINISTRATIVA
Y FINANCIERA
División
Atención Integral
Usuario
Sección
Presupuesto
División
Financiera
Sección
Contabilidad
División
Comercial
Sección
Tesorería
SUBGERENCIA TECNICO
OPERATIVA
División
Relaciones
Industriales
División
Acueducto
División
Alcantarillado
División
Producción
División
Ambiental
División
Medición y
Control Pérdidas
Sección
Almacén
En la Figura 1 se pueden identificar, cuatro grandes grupos organizacionales, a saber:
 Gerencia: Gerente, Secretaría General.
 Apoyo: Control Interno, Planeación y Estudios, Sistemas, Jurídica.
 Administrativa: Atención Integral al Usuario, Financiera, Comercial, Relaciones
Industriales.
 Técnico Operativa: Acueducto, Alcantarillado, Producción, Ambiental, Medición y
Control Pérdidas.
En el Cuadro 1., se relacionan las funciones principales para cada Área de la Organización
que se muestra en el Organigrama de la Figura 1.
Página 6
CONTROL DE GESTIÓN
Cuadro 1. Funciones principales para las Áreas organizacionales de AAPSA.
AREA
ORGANIZACIONAL
FUNCIÓN PRINCIPAL
Gerencia
Establecer las políticas, estrategias, objetivos, metas y acciones
necesarias para la prestación de los servicios de Acueducto y
Alcantarillado, en los campos económico, social, ecológico,
administrativo y de infraestructura.
Secretaría General
Coordinar, controlar y orientar las comunicaciones relacionadas con los
programas, planes y realizaciones de la Asamblea General de
Accionistas, Junta Directiva, Gerencia, Subgerencias, Divisiones y
demás Dependencias de la Empresa.
División
Estudios
Planeación
y
Estructurar modelos de gestión y desarrollar procesos de planeación,
encaminados al logro de una mejor eficiencia y productividad
empresarial.
División Control Interno
Garantizar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así
como la administración de la información y los recursos se realicen de
acuerdo con las normas legales vigentes dentro de las políticas trazadas
por la administración.
Asesoría Jurídica
Asistir y asesorar a la Asamblea General de Accionistas, Junta Directiva,
Gerencia y demás Dependencias de la Empresa en los asuntos Jurídicos
y en el trámite de los negocios de orden policivo, penal, civil, comercial,
laboral, administrativo y los delegados expresamente por la Gerencia.
División Sistemas
Desarrollar proyectos concretos para mejorar el sistema de información
con el fin de lograr una herramienta eficaz para la gestión institucional y
la toma de decisiones de acuerdo a las necesidades y mediante la
tecnología más adecuada y moderna posible.
Subgerencia
Administrativa
Financiera
Programar, Coordinar, controlar y evaluar los Recursos Humanos,
Materiales, Administrativos, Financieros y Técnicos con el fin de
optimizarlos para una prestación eficaz de los servicios públicos de
Acueducto y Alcantarillado con niveles razonables de eficiencia
administrativa y costeabilidad.
y
División Atención Integral
al Usuario
División Financiera
División Comercial
Atender oportuna y eficazmente al público en general y a los usuarios de
los servicios de acueducto y alcantarillado, propendiendo por una
excelente imagen y opinión satisfactoria sobre la Empresa.
Estructurar y definir estrategias y planes de acción de tipo económico y
financiero con el fin de garantizar la disponibilidad de recursos para el
desarrollo de las operaciones normales de la Empresa.
Comprobar Determinar las estrategias, coordinar y controlar
las
actividades comerciales, la ejecución de planes y programas de
comercialización de servicios tendientes a mejorar la facturación y el
ingreso de recursos económicos.
Página 7
CONTROL DE GESTIÓN
División
Industriales
Relaciones
Presupuesto
Contabilidad
Almacén
Cartera
Subgerencia
Operativo
Técnico
División Acueducto
División Alcantarillado
División Ambiental
División de Producción
División
Medición
Control de Pérdidas
y
 Establecer las actividades tendientes a mantener actualizada la
estructura orgánica de la Empresa, clasificar y evaluar cargos,
adoptar medidas para la selección y vinculación de personal.
 Desarrollar actividades de control tendientes a mantener la disciplina
en la Empresa, el registro y estadísticas de las situaciones
administrativas de los trabajadores.
 Coordinar programas y ejecutar actividades que propicien el
bienestar social y el desarrollo del personal de la Empresa.
 Propiciar las buenas relaciones laborales mediante el
establecimiento de un clima organizacional positivo y adecuadas
condiciones de trabajo.
Elaboración, coordinación, ejecución y evaluación del plan presupuestal
de ingresos y egresos de la Sociedad en coordinación con las Divisiones
Financiera y Planeación.
Coordinar, controlar, registrar y efectuar el seguimiento de todas las
transacciones económicas llevadas a cabo por la Empresa, de manera
que al finalizar el proceso se suministre una herramienta vital para la
toma de decisiones y la proyección del futuro inmediato de la Empresa.
Coordinar y controlar las actividades relacionadas con el
almacenamiento y administración de materiales, elementos devolutivos y
de consumo necesarios para las operaciones de la Empresa y realizar
los inventarios de bienes muebles e inmuebles.
Coordinar y controlar las actividades y el sistema de Cartera de la
Empresa.
Programar, coordinar, controlar y evaluar el conjunto de recursos,
actividades, procedimientos y guías de trabajo necesario para
administrar los diseños y proyectos de ingeniería, efectuar la
construcción de obras, coordinar la operación de los sistemas de
acueducto, alcantarillado, plantas de tratamiento, aducción, conducción y
bocatomas y en general todos los componentes del sistema que
garanticen al cliente una buena calidad, cantidad y continuidad de los
servicios.
Desarrollar todas las actividades y operaciones de los sistemas de
acueducto, ejecutar los planes y programas de inversión e implementar
los procedimientos de operación y mantenimiento necesarios para lograr
una óptima prestación del servicio.
alcantarillado, ejecutar los planes y programas de inversión e
implementar los procedimientos de operación y mantenimiento necesario
para lograr una óptima prestación del servicio.
Desarrollar actividades tendientes a mitigar y proteger la diversidad e
integridad del ambiente y conservación de las áreas de especial
importancia ecológica, conciliando estos objetivos con la buena
cobertura y la costeabilidad de los servicios de Acueducto y
Alcantarillado.
producción de agua potable, ejecutar los planes y programas de
inversión e implementar los procedimientos de operación y
mantenimiento necesarios para lograr una óptima prestación del servicio.
Dirigir y controlar todas las actividades y operaciones relacionadas con
pitometría, control de pérdidas y micromedición. Ejecutar los planes y
programas de inversión e implementar los procedimientos de operación y
mantenimiento necesarios para lograr una óptima prestación del servicio.
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CONTROL DE GESTIÓN
2.1.2 Planes y Programas. Toda organización debe tener claridad en su misión, visión,
objetivos, metas y programas; de lo contrario, no tendrá un enfoque de los fines del Estado.
La Planeación es el elemento estructural dentro del Sistema de Control Interno y es la
función administrativa más importante. Se concibe como una herramienta gerencial y
estratégica que orienta las acciones de la entidad para el logro de sus objetivos. Los planes
de la entidad deben documentarse de manera participativa y ponerse en conocimiento de
todos para facilitar su ejecución y control.
En lo correspondiente a este gran elemento del Sistema de Control Interno SCI, en AAPSA
se encuentran totalmente definidos los siguientes aspectos:

Marco directivo estratégico. Misión, Visión y objetivos:
Misión: La misión de ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYÁN S.A. – E.S.P.
es la de satisfacer oportuna y eficientemente las necesidades básicas de provisión de
agua potable y disposición de aguas servidas, mediante la prestación directa de estos
servicios, garantizando calidad, cantidad y continuidad a la totalidad de la población que
lo demande.
Visión: ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE POPAYAN S.A. E. S. P., sustentada
en la filosofía de la calidad y mejoramiento continuo, dirigirá todas sus acciones a
satisfacer las expectativas de la población que lo demande, en lo que se refiere a la
prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado, fundamentada en los procesos
de conservación ambiental.
Objetivos: Se toman los Objetivos Generales de la Calidad; ellos son:
1. Atender las necesidades de acueducto y alcantarillado que demande la población del
área de influencia y los demás requerimientos de sus usuarios y otras partes
interesadas, en forma oportuna, eficiente y eficaz.
2. Responder adecuadamente las solicitudes de información que hagan a la Empresa
sus usuarios y demás partes interesadas.
3. Mantener una dinámica operativa y administrativa, acorde con las necesidades de sus
usuarios y partes interesadas en el desempeño de la Empresa.
4. Velar por el funcionamiento adecuado de los procesos y procedimientos tanto
administrativos como operativos, que garanticen el mejor desempeño de la Empresa.
5. Definir y ejecutar planes de crecimiento continuo de su personal, materializados en
capacitación, entrenamiento, incentivos y participación de sus trabajadores en todos
los niveles organizacionales.

Planeación: Respondiendo a este marco directivo estratégico, se tiene en la Empresa el
Plan de Acción, el cual responde en un todo a lo exigido por la Superintendencia de
Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD), en cuanto al Plan de Gestión y Resultados. En
Página 9
CONTROL DE GESTIÓN
este documento, se puede observar, entre otros aspectos, los programas y proyectos
mediante los cuales se orienta de manera particular el desarrollo de la Entidad.

Estructural funcional para la Planeación. Partiendo del hecho que en la Empresa se
desarrolla el Sistema de Gestión de la Calidad basado en Procesos, se ubica entonces
los procesos Gerencia y Estrategia y Planeación Corporativa en la parte superior del
esquema correspondiente a su Cadena de Valor, tal como se puede apreciar en las
siguientes figuras:
Figura 2. Mapa de Procesos para el Servicio de Acueducto
MAPA DE PROCESOS ACUEDUCTO
PROCESOS ESTRATÉGICOS
Gerencia y
Estrategia
Planeación
Corporativa
Control de
Gestión
PROCESOS OPERATIVOS
Planificación uso suelo
Recuperación Cuencas
Conservación Re. Hídri.
Operación Deriva. y Adu
Mantenim. Deriva. y Adu
Control Deriva. y Aducci.
C
C
R
e
L
q
I
E
N
T
E
u
Sistema
de
Abastecimiento
i
e
Planificación
Producción
Producción
Agua Tratada
Mantenimiento
Plantas Trata.
Control
Producción
Sistema de
Distribución
Planeamiento
Distribución
Coordinación
Distribución
Mantenimiento
Distribución
Control
Distribución
L
I
v
c
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o
r
i
s
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S
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N
i
o
T
E
s
Comercialización
Mercadeo
del Servicio
Atención de
Clientes
Control Pérdi.
no Técnicas
Facturar y
Cobrar Servi.
PROCESOS DE SOPORTE
Servicios
Logísticos
Gestión
Talento
Humano
Gestión
Financiera
Gestión
Jurídica y
Contratos
Página 10
Gestión
Informática
Gestión
Financiamiento
CONTROL DE GESTIÓN
Figura 3. Mapa de Procesos para el Servicio de Alcantarillado
MAPA DE PROCESOS ALCANTARILLADO
Gerencia y
Estrategia
Planeación
Corporativa
Control de
Gestión
PROCESOS OPERATIVOS
C
C
R
e
L
q
I
E
N
T
E
Recolección y
Transporte
S
Programación
Operación
Gestión
Ambiental
Mantenimiento
u
i
s
t
o
s
r
L
I
v
i
i
e
c
Tratamiento
de Aguas
Residuales
Programación
Depuración
Aguas Resi.
Mantenimiento
Gestión
Ambiental
E
N
i
o
T
E
Atención de
Clientes
Mercadeo
del Servicio
Comercialización
Facturar y
Cobrar Servi.
PROCESOS DE SOPORTE
Servicios
Logísticos
Gestión
Talento
Humano
Gestión
Financiera
Gestión
Jurídica y
Contratos
Gestión
Informática
Gestión
Financiamiento
Los procesos estratégicos correspondientes a Gerencia y Estrategia y Planeación
Corporativa, son comunes para los dos servicios que presta la Empresa y se encargan
de hacer posible su visión y misión; es decir, se encargan de los asuntos corporativos de
la conceptualización, diseño, implementación y control de las políticas de la empresa y de
asegurar el suministro de recursos; todo esto se encuentra reflejado en el Plan de
Gestión y Resultados.
La descripción de estos procesos estratégicos, se muestra a continuación:
Nº
NOMBRE DEL PROCESO
90
Gerencia y Estrategia
91
Planeación Corporativa
DESCRIPCIÓN
Organizar información cuantitativa y cualitativa, de tal manera
que permita la toma de decisiones en circunstancias de
incertidumbre
Se encarga de la definición de la Estrategia y de sus ejes
estratégicos, frente a la Misión y Visión de la Empresa; liderar
(dirigir) el desarrollo de todos los aspectos de la Organización
y mantener la imagen de la Empresa en alto.
Conjunto de actividades que al interrelacionarse, permiten
proporcionar el marco estratégico, técnico, administrativo y
económico-financiero que requiere la Empresa, para orientar
de la mejor manera el cumplimiento de su misión y lo
estipulado en la Constitución, leyes y demás normas
pertinentes, respecto a la responsabilidad que se tiene como
entidad prestadora de servicios públicos domiciliarios de
acueducto y alcantarillado.
Página 11
CONTROL DE GESTIÓN
2.1.3 Métodos y Procedimientos. Se tratan en conjunto estos dos elementos del Sistema
de Control Interno, ya que tienen una estrecha correlación para la realización de las
operaciones de la Empresa. Estos elementos permiten establecer las actividades que deben
ejecutarse para lograr un resultado determinado; dejan ver la participación de las diferentes
áreas de la entidad para su ejecución y además, establecen las acciones del ejercicio del
control interno, al establecer los controles sobre los riesgos que pueden llegar a afectar el
normal desempeño de las operaciones de la Empresa a nivel de sus procesos; por lo
anterior, es importante tener en cuenta que las normas de control interno deben estar
presentes en la ejecución de todos los procedimientos.
De existir los procedimientos y los mecanismos internos de verificación a ellos, el Sistema de
Control Interno se vuelve operable.
Para AAPSA, se encuentran totalmente caracterizados sus procesos al nivel de Actividades;
todo esto se puede leer en detalle en el numeral 4.1.4.1 Caracterización de los Procesos;
este aparte abarca desde la página 57 hasta la página 103 del Manual de Gestión de la
Calidad [M.CGE.A1.001]. Así mismo, se encuentran totalmente identificados los riesgos con
su respectivo plan de tratamiento; todo su detalle se puede ver en el numeral 4.1.5.2
Registro de riesgos, controles y tratamiento asociados a los objetivos de la calidad
identificados en los procesos; este aparte abarca desde la página 104 hasta la página 148
del Manual de Gestión de la Calidad [M.CGE.A1.001]
2.1.4 Principios. Podría decirse que los principios fundamentan el Sistema de Control
Interno. Se entienden como los valores que caracterizan y personifican la naturaleza
individual de la Entidad. Los principios como valores compartidos, representan la forma de
ser y actuar de la Organización y se constituyen en el núcleo virtuoso que cohesiona el
cumplimiento de la misión institucional.
Lo correspondiente a los principios institucionales para AAPSA, se presentan a continuación.
Además, la Empresa cuenta con el Código de Ética y Convivencia Empresarial; documento
que hace parte del acervo documental de la Dirección de Control Interno.
PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES
SENSIBILIDAD SOCIAL
COMPROMISO
LIDERAZGO
RESPETO
CALIDAD
ETICA
La interpretación de los principios y valores institucionales en la Empresa, se dan de la
siguiente forma:
SENSIBILIDAD SOCIAL: Es tener conciencia de solidaridad y servicio, identificándonos con
los problemas sociales y económicos de la comunidad, atendiendo sus necesidades para
lograr una mejor calidad de vida.
Página 12
CONTROL DE GESTIÓN
COMPROMISO: Actitud positiva y responsable para el logro de los objetivos, fines y metas
de la organización en la cual cada persona aporta su máxima capacidad con gran sentido de
pertenencia.
LIDERAZGO: Capacidad de gestión organizacional para el logro de la excelencia en la
prestación del servicio.
RESPETO: Capacidad de aceptar los diferentes criterios y actitudes dentro de la filosofía de
la organización.
CALIDAD: Resultado de una serie de procesos que llevan a un desarrollo oportuno y
continuo de cada acción en la organización.
ETICA: Comportamiento regido por principios individuales basados en honestidad, lealtad y
transparencia, que hace de la empresa de ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE
POPAYAN S. A. E. S. P., una organización integral.
Además de lo anterior y como una forma de ubicar los principios de AAPSA dentro de los
principios estipulados para la función pública (dado que AAPSA desarrolla una función
pública muy importante), se presentan los principios requeridos para el Estado Colombiano,
de la siguiente forma:
Conforme lo establece el artículo 209 de la Constitución Política, la función administrativa se
desarrolla con fundamento en principios. La adecuada operación del Sistema de Control
Interno garantiza el acatamiento de los mismos por parte de los servidores públicos, al
considerarlos como punto de partida para el desempeño de sus funciones. Estos son:
Igualdad: Pretende que el Sistema de Control Interno asegure que las actividades estén
orientadas efectivamente hacia el interés general, sin privilegios otorgados a grupos
especiales, áreas, dependencias o personas.
Moralidad: Indica que las operaciones deben ser realizadas acatando no solo las normas
constitucionales y legales, sino también los principios éticos y morales que rigen la entidad y
la sociedad.
Eficacia: Consiste en que la Entidad actué y obtenga resultados consistentes con sus
funciones, sin distraerse en actividades que no tengan una relación directa con éstas.
Economía: Ordena vigilar que la asignación de los recursos sea la más adecuada, en función
de los objetivos y metas institucionales. Se refiere a la austeridad y la mesura en los gastos
e inversiones necesarios para la obtención de los insumos requeridos, para la satisfacción de
las necesidades.
Celeridad: Uno de los aspectos principales sujetos de control, debe ser la capacidad de
respuesta óptima y oportuna, en las relaciones con áreas, usuarios, proveedores,
funcionarios y entes de control.
Página 13
CONTROL DE GESTIÓN
Publicidad: Es el derecho de la sociedad y de los servidores de la entidad al acceso pleno,
oportuno, veraz y preciso de las actuaciones, resultados e información de las autoridades
estatales.
Imparcialidad: Busca que todos aquellos que tienen relaciones con la Organización, no se
sientan afectados en sus intereses o sean objeto de discriminación.
Adicionalmente el Gobierno Nacional consideró importante tener como principios básicos de
la política de modernización, entre otros, los criterios de eficiencia y transparencia. Es el
control interno el llamado a contribuir a que la Organización alcance sus metas con estos
principios.
Eficiencia. La institución, debe lograr el mayor y mejor desarrollo de sus metas y objetos
previstos, con la menor cantidad posible de recursos (humanos, tecnológicos, físicos y
financieros) buscando la máxima productividad de los recursos de los cuales dispone.
Transparencia: Se fundamenta en que de las actuaciones de la entidad sean visibles. Se
debe dejar evidencia y permitir el acceso, conocimiento y la posibilidad de expresar
observaciones por parte de la comunidad.
A pesar que los principios del Sistema de Control Interno se enmarcan, integran,
complementan y desarrollan dentro de los principios constitucionales, se han identificado los
siguientes principios del Modelo Estándar de Control Interno- MECI y que son aplicables al
Sistema de Control Interno:
Autocontrol: Es la capacidad que ostenta cada servidor público para controlar su trabajo,
detectar desviaciones y efectuar correctivos para el adecuado cumplimiento de los resultados
que se esperan en el ejercicio de su función.
Autorregulación: Es la capacidad institucional para aplicar de manera participativa al interior
de las entidades, los métodos y procedimientos establecidos en la normatividad, que
permitan el desarrollo e implementación del Sistema de Control Interno bajo un entorno de
integridad, eficiencia y transparencia en la actuación pública.
Autogestión: Es la capacidad institucional de la entidad para interpretar, coordinar, aplicar y
evaluar de manera efectiva, eficiente y eficaz, la función administrativa que le ha sido
asignada por la Constitución, la ley y sus reglamentos.
En conclusión, para la AAPSA en el marco del Sistema de Control Interno, se encuentran
estipulados unos principios por Constitución, leyes y decretos; además, los propios que se
han definido al interior de la Organización.
2.1.5 Normas. Son todas las disposiciones de carácter interno que adopta la entidad, con
el fin de orientar el proceder cotidiano de la organización y que encierran las guías de acción
de la alta dirección.
Para AAPSA, estas normas se encuentran totalmente identificadas mediante la
caracterización de sus procesos y específicamente en el segundo bloque del recuadro
Página 14
CONTROL DE GESTIÓN
identificado como REQUISITOS A CUMPLIR; esto, se puede leer en detalle en el numeral
4.1.4.1 Caracterización de los Procesos; este aparte abarca desde la página 57 hasta la
página 103 del Manual de Gestión de la Calidad [M.CGE.A1.001].
El Anexo 1 presenta el listado de las normas por cada proceso de la Empresa.
2.1.6 Mecanismos de Verificación y Evaluación. Los mecanismos de verificación y
evaluación operan en dos perspectivas, a saber:


Mecanismos diseñados dentro de los mismos procesos, de forma que a medida que se
desarrollan las actividades, el trabajador responsable pueda auto-controlarse y autoevaluarse.
Mecanismos aplicados desde afuera del proceso
Para AAPSA, se puede observar la definición de los mecanismos diseñados dentro de los
mismos procesos, en la caracterización elaborada para cada uno de ellos que se encuentra
en el recuadro identificado como SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN (Indicadores); esto, se puede
leer en detalle en el numeral 4.1.4.1 Caracterización de los Procesos; este aparte abarca
desde la página página 57 hasta la página 103 del Manual de Gestión de la Calidad
[M.CGE.A1.001].
El Anexo 2 presenta el listado de los indicadores definidos para cada proceso de la Empresa.
En cuanto a los mecanismos aplicados desde afuera del proceso, la Empresa cuenta con
la División de Control Interno, definida en la ley 87 de 1993 como uno de los componentes
del Sistema de Control Interno. Esta dependencia se convierte en el control de los controles
y tiene un papel primordial dentro de la verificación y evaluación; se constituye como uno de
los componentes del Sistema de Control Interno de nivel gerencial o directivo; está
encargada de medir y evaluar la eficiencia, eficacia y economía de los demás controles,
asesorando a la dirección en la continuidad del proceso administrativo, la reevaluación de los
planes establecidos y la introducción de los correctivos necesarios para el cumplimiento de
las metas y objetivos previstos.
Es importante entender que el acompañamiento que realiza la División de Control Interno, es
netamente asesor; por tal razón, en ningún caso podrá, ejercer control previo mediante
refrendaciones a los actos de la administración.
La División de Control Interno presenta al Representante Legal y al Comité Coordinador de
Control Interno, los siguientes informes, relacionados con la evaluación independiente, la
gestión, los resultados y el mejoramiento continuo de AAPSA:



Informe Ejecutivo Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno.
Informes de Auditoria Interna.
Informe de Seguimiento a los Planes de Mejoramiento.
A continuación se presenta en este Manual un aparte dedicado a los procedimientos de
verificación y evaluación, como una guía orientadora que obviamente puede ser ajustada a la
Empresa por parte de la División de Control Interno, de acuerdo a su aplicabilidad específica.
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CONTROL DE GESTIÓN
2.1.6.1 Guía para elaborar los procedimientos de verificación y evaluación. Como la
Empresa Acueducto y Alcantarillado de Popayán S.A. E.S.P., dispone de una dependencia
encargada de los procedimientos de verificación y evaluación y esto se está dando de
tiempo atrás, en este Manual se presentan los lineamientos que normalmente se siguen para
estas actividades; queda entonces como una opción, ajustar los procedimientos de la
División de Control Interno, de acuerdo con los parámetros que aquí se presenten, si es que
realmente ameritan dicho ajuste.
PROGRAMA ANUAL DE ACTIVIDADES
El Director de Control Interno elabora, junto con los trabajadores que van cumplir las labores,
un Plan de Acción Anual, el cual contendrá la programación precisa y clara de las
actividades a cumplir, incluyendo el cronograma a desarrollar.
En concordancia con los Subsistemas, Componentes y Elementos del Sistema de Control
Interno, se establecerán las líneas de evaluación relevantes, que direccionarán el Programa
Anual de Auditoria Interna, de acuerdo con la naturaleza de las dependencias, los procesos
que se apliquen y los resultados alcanzados en las evaluaciones realizadas del MECI
1000:2004. Para las líneas de evaluación relevantes, se deben considerar como básicas los
siguientes:
Sistema de Planeación. Bajo esta línea, por lo menos se deben evaluar los siguientes
aspectos como son: El desempeño de la oficina responsable de la planeación de la entidad
en lo referente a los procesos de fijación y seguimiento de la misión, estrategias, objetivos y
metas institucionales; revisar si se comprobó el logro de las metas y verificar la integración
de los procesos de planeación y programación presupuestal, para constatar si los planes
operativos anuales (reflejados en el presupuesto) guardan consistencia con los objetivos y
metas institucionales de mediano y largo plazo.
Contratación Administrativa. La evaluación a la contratación se aplicará, mediante la
revisión posterior y selectiva a los contratos suscritos por la Empresa, observando si los
procesos y procedimientos se han aplicado, verificando que estos se hagan de acuerdo con
las normas y reglamentos establecidos para el efecto y evaluando la gestión organizacional.
En la medida que aplique para AAPSA, se tiene en cuenta el concepto establecido por el
Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno “Debemos entender
que el Estatuto Contractual (Ley 80 de 1993, art. 65), al asignar a las Oficinas de Control
Interno el control previo administrativo, se está refiriendo al análisis de los procedimientos de
la entidad, cuya función es precisamente verificar y evaluar la gestión organizacional, sin
establecer etapas que exijan ‘visto bueno’ para adelantar la gestión Administrativa”
Finalmente concluye que “A las Oficinas de Coordinación de Control interno les es prohibido
participar en el proceso contractual, ya sea refrendando o autorizando las fases de dicho
proceso o el ejercicio del control previo.
...A las Oficinas de Control Interno en relación con la contratación, solo les compete el diseño
de un sistema adecuado de verificación que les permita conocer al detalle el desarrollo
eficiente del proceso”
Página 16
CONTROL DE GESTIÓN
Estados Financieros. Se relaciona con las funciones de control interno contable,
establecidas en la Resolución No. 196 de 2001 de la Contaduría General de la Nación, a la
Oficina Coordinadora de Control Interno.
La mencionada Resolución establece que “El Informe Anual de Evaluación del Control
Interno Contable, deberá ser enviado por el Representante Legal de la entidad como anexo a
la información financiera, económica y social en los términos de la Resolución 373 de la
Contaduría General de la Nación, a más tardar el 15 de febrero del año siguiente al período
evaluado y, hará parte del Informe Anual de Evaluación del Sistema de Control Interno a
presentarse al Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno, en los
términos del Decreto 2145 de 1999.”
Sistemas de Información. Bajo este aspecto, es importante evaluar si los sistemas de
información son adecuados, objetivos, operativos, sistemáticos y seguros para facilitar la
gestión y la toma de decisiones, así como verificar si la información básica sirve para evaluar
resultados históricos, detectar variaciones, establecer tendencias y producir rendimientos. Es
igualmente necesario analizar la oportunidad y confiabilidad de los registros en dichos
sistemas.
Otras líneas. La División de Control Interno debe hacer seguimiento y evaluación
seleccionada de otros aspectos, tales como el Sistema de Quejas y Reclamos, la Gestión
Ambiental, la Austeridad en el Gasto, el Sistema de Gestión de Calidad, entre otros, con el
fin de establecer los correctivos necesarios para el cumplimiento eficiente y eficaz de los
mismos. De todas maneras, determinará también a nivel de Macroprocesos, cuáles de ellos
ameritan un examen especial, de acuerdo al funcionamiento observado o la petición expresa
de las directivas de la Empresa.
TÉCNICAS DE ANÁLISIS
Con el objeto de efectuar una adecuada y eficiente evaluación para el ejercicio del control
interno, se requiere que los evaluadores, bien sea los responsables de procesos o los de la
Dirección de Control Interno, analicen y comprendan previamente los procesos de la entidad,
teniendo en cuenta las exigencias de las normas aplicables, para lo cual pueden utilizar
algunas de las técnicas relacionadas a continuación:
Cuestionarios. Deben contener preguntas, que al ser contestadas permitan o lleven al
entrevistado o evaluado a describir sus funciones, el sistema de control y los procedimientos
aplicados.
Se deben adoptar cuestionarios de forma estándar con preguntas orientadas por áreas, los
cuales sin embargo pueden ser ampliados o adicionados en aspectos concretos al momento
de la realización de la entrevista, según las circunstancias de la dependencia o proceso
analizado.
Para la elaboración de cuestionarios se procederá de la siguiente forma:


El cuestionario se podrá dividir en secciones que cubran cada Macroproceso o
proceso, según el caso.
El evaluador identificará y fijará los objetivos de Control Interno que debe cubrir y
Página 17
CONTROL DE GESTIÓN

definir, preguntas destinadas a obtener la información necesaria para verificar si los
objetivos de control establecidos se están cumpliendo convenientemente.
Las preguntas serán redactadas preferiblemente de tal forma que pueda responderse
“SI” ó “NO”, indicando así la presencia o ausencia de un procedimiento de control. No
obstante, las respuestas deberán tener soporte verificable.
Flujogramas. Con el objeto de resaltar cualquier deficiencia en el funcionamiento del
sistema e identificar las características más importantes del control, se deben tener en
cuenta los flujogramas de los principales procedimientos de la Dependencia, Macroproceso o
Proceso, contemplados en el Manual de Procesos y Procedimientos de la Empresa
[M.CGE.A1.002], los cuales contendrán por lo menos los siguientes puntos:




Los procesos o procedimientos deben describirse secuencialmente.
Las copias de documentos deben ser incluidas y descritas en el flujograma.
Deben mostrar el flujo entre las distintas dependencias.
Deben
indicar
el
cargo
de
la
persona
que
efectúa
cada
Actividad/Tarea/Operación/Acción, quien será la responsable del control en su
ejecución.
Muestreo Estadístico. Técnica que permite examinar una pequeña muestra de un universo
dado. Para su desarrollo se deben cumplir las fases de la muestra estadística y aplicar sus
correspondientes conceptos.
Revisión Documental. Consiste en recolectar información a partir de archivos, manuales,
actas, reportes, entre otros. Permite verificar la exactitud, legalidad y legitimidad de los
documentos que justifican las operaciones realizadas por AAPSA.
Narración Descriptiva. Consiste en la descripción detallada de los hechos relevantes o
situaciones más importantes, así como de las características del Control Interno para las
distintas dependencias de la Empresa.
Pruebas de Cumplimiento. El propósito de las pruebas de cumplimiento, es garantizar de
manera razonable, que los procedimientos relativos a controles financieros, administrativos y
de gestión, estén siendo aplicados tal y como fueron preescritos. Para tal efecto, se deben
practicar las siguientes pruebas:
Prueba de Funciones: Es una parte de las pruebas de cumplimiento en la evaluación del
Sistema de Control Interno, que consiste en verificar que cada una de las dependencias de
la Empresa, esté cumpliendo las funciones establecidas en las normas vigentes y en los
manuales correspondientes.
Esta prueba se realiza fundamentalmente para:
 Verificar el cumplimiento de las funciones que lleva a cabo la Empresa, a través del
examen en cada una de las dependencias.
 Determinar aquellos aspectos débiles o susceptibles de mejorar, con el fin de proponer
los correctivos que sean necesarios.
Página 18
CONTROL DE GESTIÓN
Prueba de Procedimientos: Es una parte de las pruebas de cumplimiento, que se realiza
con el propósito de verificar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la
ejecución de las funciones a cargo de la Empresa. Esta prueba se efectúa mediante
verificación o comprobación de las operaciones o actividades que lleva a cabo la
Organización.
Estas pruebas se realizan con la siguiente finalidad:
 Verificar el cumplimiento del procedimiento establecido para el desarrollo de sus
funciones por parte de cada dependencia.
 Determinar aquellos aspectos débiles o susceptibles de mejorar, con el fin de proponer
los correctivos que sean necesarios.
 Determinar con base en una prueba significativa o de grupo de operaciones que se
rastrean desde su inicio hasta el final, a través de todos los registros o documentos que
utilice la entidad en las operaciones, el cumplimiento de los procedimientos establecidos en
las normas legales y en los manuales correspondientes.
Prueba Mixta: La prueba mixta de procedimientos y funciones es una forma simplificada de
desarrollar las pruebas de cumplimiento, permite establecer y verificar la razonabilidad de los
procedimientos, así como el funcionamiento de los autocontroles. Esta prueba sigue los
mismos lineamientos descritos para las pruebas de funciones y procedimientos en forma
separada. En consecuencia, la misma finalidad que se establece para éstas pruebas se
cumple al desarrollar la prueba mixta.
Papeles de Trabajo. Comprenden todos los registros llevados por el evaluador sobre los
procedimientos seguidos, las pruebas realizadas, las informaciones obtenidas y las
conclusiones alcanzadas relativas a su evaluación, pero que no hacen parte integral de los
informes.
Estos papeles sustentan las conclusiones del evaluador en cada área de su trabajo.
Además, constituyen un medio de enlace entre los registros del área evaluada y los informes
proporcionados por el evaluador. Sirven, en caso necesario, como prueba de lo realizado.
Indicadores de Gestión. Esta técnica permite medir, evaluar y controlar los resultados de
las diferentes operaciones, así como establecer, entre otros, comportamientos, tendencias y
relaciones entre lo programado y lo ejecutado.
Los indicadores deben proporcionar a cada responsable de dependencia, macroproceso,
proceso o área, la información que es relevante y concederle elementos de juicio para la
toma de decisiones.
TÉCNICAS DE AUDITORIA
Son elementos y métodos utilizados por el evaluador para obtener la evidencia necesaria
que fundamente sus observaciones, hallazgos, conclusiones y recomendaciones. Su
aplicación se basa en el criterio o juicio del auditor, según las circunstancias.
Las técnicas y postulados básicos de las normas de auditoria a tener en cuenta para el
Página 19
CONTROL DE GESTIÓN
desarrollo de la evaluación son:
Verificación Ocular.
 Comparación: Permite identificar las diferencias existentes entre los lineamientos
normativos y las operaciones realizadas por la administración de un periodo a otro.
 Observación: Es la acción directa utilizada para obtener información que permita conocer
cómo se ejecutan las operaciones y procesos.
 Revisión Selectiva: Es la verificación ocular rápida y selectiva a fin de separar
mentalmente asuntos que no son típicos o normales.
 Rastreo: Es el seguimiento al proceso de una operación de manera progresiva o
regresiva.
Verificación Verbal
 Indagación: Consiste en obtener información verbal mediante entrevistas directas con los
funcionarios del área sujeta de estudio y de otras áreas relacionadas directa o
indirectamente.
 Encuesta: Es la aplicación directa o indirecta de cuestionarios relacionados con las
operaciones de un área, programa o actividad definida.
 Análisis: Consiste en la separación de los elementos que conforman una operación,
actividad, transacción o proceso con criterios de orden normativo, técnico y práctico para
establecer su propiedad o conformidad.
Certificación Escrita
 Conciliación: Es la comparación y análisis de la información producida por diferentes
dependencias respecto de una misma operación o actividad para determinar la validez,
veracidad y concordancia de lo examinado.
 Confirmación: Es la obtención de información directa y por escrito, interna o
externamente de las operaciones sujetas a verificación, mediante circularización.
 Tabulación: Permite agrupar los resultados obtenidos mediante la verificación, en áreas,
segmentos o elementos comunes para obtener conclusiones.
Es importante la
presentación de lo posible, por medio de gráficas o tablas.
Verificación Documental.
 Comprobación: Permite verificar la existencia, legalidad y legitimidad de los documentos
que justifican las operaciones realizadas por la entidad.
 Computación o cálculo: Consiste en verificar la exactitud matemática de las operaciones
y registros.
Verificación Física o Inspección.
Examen físico con el objeto de demostrar existencia o autenticidad.
Auditoria de la Calidad.
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CONTROL DE GESTIÓN
La auditoria interna de la calidad tiene como propósito determinar la eficacia del Sistema de
Gestión de la Calidad para cumplir con los objetivos propuestos para un período de tiempo
específico, la conformidad o no-conformidad de éste sistema con las disposiciones
establecidas en el Manual de Calidad y la Norma NTCGP 1000:2004 y para proporcionar
elementos de juicio que permitan introducir programas de mejoramiento de calidad. La
Empresa, dispone de las herramientas necesarias y los auditores formados para tal fin.
DESARROLLO DE LA EVALUACIÓN
Uno de los aspectos relevantes del Sistema de Control Interno, lo constituye la labor
evaluadora, que se puede definir como un proceso permanente, mediante el cual a partir de
la información que se obtiene de diversas fuentes, se emite un juicio de valor acerca del
desempeño de un área, un proceso o una actividad, cualquiera que sea el objeto del estudio.
Una de las técnicas de evaluación más utilizada es la Auditoria, cuyas fases para
desarrollarla son: Planeación, Ejecución o examen, Informe y Seguimiento.
Fase de Planeación. Es necesario que el trabajo de auditoria esté adecuadamente
programado y precedido de una detallada planificación de actividades, donde se definan con
claridad lo siguiente:
Objetivos: Corresponde a los objetivos específicos que fundamentan la evaluación.
Alcance: Hace referencia a la extensión o profundidad que se le va a dar a la evaluación a
fin de alcanzar los objetivos planteados.
Procedimientos: Estos están directamente relacionados con las técnicas de auditoria y de
análisis que sirven para obtener las evidencias que sustentan las observaciones del
evaluador.
Recursos: Es necesario determinar los recursos humanos, técnicos, económicos y de tiempo
que se requieren para llevar a cabo la labor evaluadora.
Cronogramas: Determinación del tiempo que se empleara en cada fase y actividad para
efectuar la evaluación.
Memorando de Planeación: En el memorando es básico realizar una síntesis de las
observaciones preliminares que servirán de base para realizar la siguiente fase.
Plan de Auditoria: Contiene la descripción de las actividades a realizar por lo que se
constituye en la guía para el desarrollo del trabajo.
Fase de Ejecución o Examen. En esta fase se realiza el trabajo de campo. Se aplican las
pruebas que permitan evidenciar y sustentar las observaciones y hallazgos de auditoria que
fundamentan el juicio del evaluador.
A fin de adelantar esta fase, se debe considerar varios aspectos que permiten determinar
con la mayor confiabilidad los hallazgos de auditoria.
Página 21
CONTROL DE GESTIÓN
 Dos días antes de cada auditoria, recordar al auditado el objetivo y el alcance de
cada auditoria.
 Un día antes de cada auditoria preparar los formatos aprobados y las listas de
chequeo del Plan de Auditoria. De igual forma se deberá organizar secuencialmente
las verificaciones que se esperan realizar.
 Realizar una reunión de apertura con el auditado, no mayor a 15 minutos, con el
propósito de revisar el objetivo, el alcance, un resumen de los métodos y
procedimientos, confirmar la disponibilidad del personal, confirmar hora y fecha del
cierre o de las reuniones intermedias necesarias y aclarar los detalles de la auditoria.
 Registrar todo hallazgo que se considere pertinente.
 Redactar en forma clara las observaciones y no-conformidades identificadas durante
la auditoria, en un plazo máximo de tres días después de haber concluido la actividad
de recolección de evidencia.
 Tener en cuenta que no siempre las observaciones son negativas, pues pueden ser
positivas, para esto se requiere verificar los atributos del hallazgo:
o
o
o
o
o
o
Condición: Lo que es, es decir la situación actual.
Criterio: Lo que debe ser.
Efecto: Diferencia entre lo que es y lo que debe ser.
Causa: Por qué sucedió
Conclusión: Sintetizar y explicar los hechos.
Recomendaciones: Acción correctiva.
 Realizar la reunión de cierre, máximo 5 días hábiles después de haber concluido la
actividad de recolección de evidencia con los responsables de auditoria, presentando
observaciones y no-conformidades obtenidas en el desarrollo de la auditoria, antes de
formalizar el informe definitivo de auditoría.
Fase de Informe o Comunicación de Resultados. De las evaluaciones realizadas a las
dependencias, áreas y/o procesos auditados, se elaborara un informe en el que se indicaran
los aspectos importantes encontrados y las recomendaciones a que haya lugar.
Contenido del Informe. Acogiendo las sugerencias del Consejo Asesor del Gobierno
Nacional en Materia de Control Interno y a fin de estandarizar la forma de presentar los
informes y su metodología se adopta el siguiente contenido para los informes:
 Carátula: Marcadas con el Logotipo de la Empresa y el nombre de la oficina.
 Portada: Página informativa, que contiene encabezado, titulo y fecha de emisión.
 Tabla de Contenido: Enuncia los títulos y subtítulos de los capítulos en el mismo
orden en que aparecen.
 Introducción: Donde se presenta objetivo y origen de la evaluación, periodo durante el
cual se realiza la evaluación y la metodología empleada.
 Cuerpo del Informe: Corresponde a la descripción de las acciones llevadas a cabo
para la evaluación y que sirvieron de base para los hallazgos encontrados, las
conclusiones y recomendaciones. Incluye la información complementaria o de soporte
que puede ser adjuntada como anexo.
Página 22
CONTROL DE GESTIÓN
Fase de Seguimiento. La función evaluadora no solo radica en la detección de hallazgos
reportados o la emisión de recomendaciones, sino en la efectividad de las acciones
implantadas para corregir y/o prevenir la ocurrencia de las situaciones presentadas.
El seguimiento debe hacerse sobre el cumplimiento de los acuerdos y compromisos que se
plasmen en los Planes de Mejoramiento suscritos y dentro de un término prudencial para
permitir su aplicación.
En este aparte del Manual queda entonces descrito todo lo relacionado con la forma de tratar
los elementos que se estipulan en la definición del Sistema de Control Interno de acuerdo
con la Ley 87 de 1993. Como conclusión, se tiene entonces totalmente definida la estructura
organizacional, lo relativo con los planes, la operación de la Empresa, los principios mediante
los cuales se realizan las actuaciones de sus trabajadores y la guía extensa para realizar la
verificación y evaluación de todo lo anterior.
De manera complementaria, se presenta a continuación lo relacionado con el MECI
1000:2005, como un importante instrumento de ordenar y reafirmar el desarrollo del Control
Interno en la Empresa.
2.2
CONCEPTUALIZACIÓN DEL MECI COMO UN SISTEMA Y SU UBICACIÓN EN
LOS DESARROLLOS DE LA EMPRESA
La norma MECI 1000:2005 presenta el Sistema de Control Interno de la siguiente forma:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
CONTROL
ESTRATEGICO
CONTROL DE
GESTION
AMBIENTE DE CONTROL
Acuerdos, compromisos o protocolos éticos
Desarrollo del Talento Humano
Estilo de Dirección
DIRECCIONAMIENTO
ESTRATEGICO
Planes y Programas
Modelo de Operación por Procesos
Estructura Organizacional
ADMINISTRACION DEL
RIESGO
Contexto Estratégico
Identificación de Riesgos
Análisis de Riesgos
Valoración de Riesgos
Políticas de Administración de Riesgos
ACTIVIDADES DE CONTROL
Políticas de Operación – Procedimientos
Controles – Indicadores
Manual de Procedimientos
INFORMACION
Información Primaria
Información Secundaria
Sistemas de Información
COMUNICACIÓN PUBLICA
CONTROL DE
EVALUACION
Comunicación Organizacional
Comunicación Informativa
Medios de Comunicación
AUTOEVALUACIÓN
Autoevaluación de Control
Autoevaluación de Gestión
EVALUACIÓN INDEPENDIENTE
Evaluación del Sistema de Control Interno
Auditoria Interna
PLANES DE MEJORAMIENTO
Plan de Mejoramiento Institucional
Plan de Mejoramiento de Procesos
Plan de Mejoramiento Individual
Página 23
CONTROL DE GESTIÓN
La explicación de este cuadro está dada en el documento ANEXO_MECI_1000-2005.
La presentación dada corresponde al enfoque Sistema- Subsistema – Componente –
Elemento; de esta manera, se distinguen 29 elementos, 9 componentes y 3 subsistemas.
Ahora se presentan algunos apartes que permiten ubicar conceptualmente al MECI
1000:2005 con los desarrollos de la Empresa:
GENERALIDADES
¿Qué proporciona
el MECI 1000:2005?
“...proporciona una estructura para el control a la estrategia, la gestión y la
evaluación en las entidades del Estado, cuyo propósito es orientarlas hacia el
cumplimiento de sus objetivos institucionales y la contribución de estos a los
fines esenciales del Estado “
La estructura que proporciona el MECI 1000:2005, se correlacionará en el aparte 3 de este
Manual, con la estructura proporcionada por el Sistema de Gestión de la Calidad; esto con el
fin de identificar la forma cómo al desarrollar este último Sistema en la Empresa tal como
quedó diseñado, se estará dando cumplimiento también al MECI 1000:2005.
El propósito del MECI 1000:2005 es orientar a la Empresa hacia el cumplimiento de los
objetivos institucionales y la contribución de estos a los fines esenciales del Estado;
claramente, este propósito está dentro de la finalidad dada para el Sistema de Control
Interno mediante la Ley 87 de 1993:
Lo expresa el articulo 1 “... Con el fin de procurar que
todas las actividades, operaciones y actuaciones, así
como la administración de la información y los recursos,
se realicen de acuerdo con las normas constitucionales
y legales vigentes dentro de las políticas trazadas por la
dirección y en atención a las metas u objetivos
previstos.”
Página 24
CONTROL DE GESTIÓN
Ahora, lo correspondiente al propósito del MECI 1000:2005:
¿Cuál es el propósito del MECI 1000:2005?
“Este Modelo se ha formulado con el propósito de que las entidades del
Estado obligadas puedan mejorar su desempeño institucional mediante el
fortalecimiento del control y de los procesos de evaluación que deben llevar a
cabo las Oficinas de Control Interno o quien haga sus veces“
Claramente, el propósito del MECI 1000:2005 es fortalecer el control y a las Oficinas de
Control Interno en su función evaluadora. Para tal efecto, cobra una gran importancia que la
División de Control Interno desarrolle la guía dada en el punto 2.1.6.1 de este Manual, ya
que ella recoge de manera integral el resultado de varios trabajos aplicativos frente a
parámetros completamente probados para tal fin. Se puede pensar que el desarrollo de esta
guía sea gradual, iniciando con el procedimiento de Auditoria Interna identificado y
documentado durante la primera fase de implantación del Sistema de Gestión de la Calidad
de la Empresa. A continuación se presenta el Cuadro 2 que muestra el procedimiento de
Auditoría Interna que se tiene definido en la Empresa por la División de Control Interno:
Cuadro 2. Procedimiento de Auditoria Interna. Distribución de actividades
(PHVA)








PLANEAR
Identificar
las
necesidades
y/o
requerimientos de control, verificación o
seguimiento de la empresa.
Elaborar el programa general de auditoria
general y especifico (FOR.CGE.014)
Definir los auditores y encargarles las
actividades a evaluar (Memorandos
ENCARGO FOR.CGE.055)
Formular las operaciones y las acciones
frente al PGR. Formato (FOR.CGE.042)
Asignación de tareas
Preparar el programa de auditoria a
ejecutar (Formato FOR.CGE.014)
Formular el cronograma especifico a
desarrollar
Formula el plan de capacitación y
entrenamiento en auditoria interna.









HACER
Utilizar El catalogo documental del
proceso.
Coordinar y desarrollar actividades de
auditoria interna.
Desarrollar el cronograma Actividades
general y específico.
Realizar el trabajo de evaluación,
verificación y seguimiento en auditoria
interna.
Ejecutar las actividades asignadas de
acuerdo al memorando de encargo.
Elaborar los informes de auditoria,
verificación o memorando de auditoria
(FOR.CGE.017,
FOR.CGE.058
o
FOR.CGE.053)
Coordinar la ejecución de actividades de
auditoria requeridos directamente por la
gerencia y/o órganos de regulación, control
y vigilancia.
Realizar y elaborar informes, verificación o
memorandos de auditoria.
Comunicación clara con el cliente 7.2.3]
Página 25
CONTROL DE GESTIÓN
ACTUAR
Desarrollar el trabajo Auditoria Interna
1. Evidenciar hallazgos de auditoria.
2. Formular acciones correctivas
 Revisar el ambiente de trabajo 6,4
3. Formular acciones preventivas
4. Requerir a los auditados para ejecución de
planes de mejoramiento.
5. Detectar no conformidades plenamente
 Revisar y evaluar ambiente de trabajo
6. Detectar
observaciones
y
realizar
recomendación a los procesos evaluados
7. Revisar el cumplimiento de los planes de
mejoramiento
8. Revisar las actividades de autocontrol en
los
procesos
definidos
en
cada
dependencia
9. Revisar el cronograma de actividades del
proceso y/o dependencia.










VERIFICAR
Evaluar el desempeño de las áreas a
través de la aplicación de auditorias
internas.
Verificar la aplicación a los manuales de
funciones, procesos y procedimientos
Cumplimiento de la normatividad vigente
Verificar el desarrollo en actividades de
auditoria interna.
Realizar seguimiento a
las auditorias
realizadas directamente o por entes de
control, auditoria externa, contraloría
municipal o revisoría fiscal.
Seguimiento y medición al proceso
auditoria interna [8.2.3]
Seguimiento a las no conformidades
plenas o parciales.
Seguimiento al plan de la calidad.
Seguimiento a las observaciones y
recomendaciones del proceso.
Verificar el cumplimiento de planes de
mejoramiento, individuales procesos o
institucionales.
Verificar
el
cumplimiento
de
los
cronogramas de trabajo.
Como resumen entonces de este aparte, se puede decir que el MECI 1000:2005 se
encuentra totalmente ubicado en el desarrollo que en la Empresa se ha tenido del Sistema
de Control Interno frente a la Ley 87 de 1993 y además, su estructura se correlacionará con
la estructura del Sistema de Gestión de la Calidad que se implanta en la Empresa. Como el
MECI 1000:2005, enfatiza en la función evaluadora de la Oficina de Control Interno,
entonces se amplió lo correspondiente al proceso de Auditoria Interna que ya se tiene
definido y se recalca en mantener la guía dada en este Manual, como un marco de
referencia para todo lo concerniente con este tópico.
Página 26
CONTROL DE GESTIÓN
3. CORRELACIÓN ENTRE LAS NORMAS NTCGP 1000:2004 Y MECI 1000:2005
Como ya se mencionó en el aparte anterior, la correlación entre las dos normas NTCGP
1000 y MECI 1000:2005, permitirá identificar cómo el desarrollo del Sistema de Gestión de la
Calidad (NTCGP 1000) en la Empresa, permite también el desarrollo del Sistema de Control
Interno (MECI 1000:2005) de manera complementaria. Para mostrar lo anterior, en este
Manual se realiza inicialmente la correlación entre las dos estructuras; luego, teniendo en
cuenta que la base de los dos sistemas son los procesos, se presenta entonces la
correlación a este nivel. Por último, se resalta la correlación entre los numerales de las dos
normas, siguiendo una secuencia lógica desde el direccionamiento estratégico hasta el
mejoramiento.
3.1
CORRELACIÓN A NIVEL DE SUBSISTEMA
La Figura 4 permite apreciar conceptualmente la ubicación que se tiene del MECI 1000:2005
dentro de la Norma NTCGP 1000:2004; se toma como base la Figura 1 de la Norma Técnica
de Calidad en la Gestión Pública.
Figura 4. Correlación a nivel de Subsistema entre Calidad y Control Interno,
Esta primera correlación se presenta a nivel de cada subsistema del MECI 1000:2005
(Control Estratégico, Control de Gestión, Control de Evaluación). De esta manera, se está
diciendo que el MECI 1000:2005 permite controlar cada aspecto del Sistema de Gestión de
la Calidad, obviamente bajo los principios de Autocontrol, Autogestión y Autorregulación.
3.2
CORRELACIÓN A NIVEL DE PROCESOS
Como está definido para los dos sistemas que se tratan: Calidad y Control Interno, que el
soporte está basado en los procesos, entonces para AAPSA se fundamentan en su Mapa de
Página 27
CONTROL DE GESTIÓN
Procesos con todo su desarrollo; es decir, se puede establecer también una correlación al
nivel de procesos, tal como lo muestra el Cuadro 3.
Cuadro 3. Correlación a nivel de Procesos entre Calidad y Control Interno.
Sistema de Gestión de la
Calidad
Sistema de Control Interno
Responsabilidad de la Dirección
Subsistema
Estratégico
de
Control
Gestión de Recursos
Subsistema
Gestión
de
Control
de
Prestación del Servicio
Subsistema
Gestión
de
Control
de
Procesos correlacionados
Gerencia y Estrategia [90]
Planeación Corporativa [91]
PROCESOS DE SOPORTE
Gestión del Talento Humano [93]
Servicios Logístico [94]
Gestión Financiera [95]
Gestión de Financiamiento [96]
Gestión Informática [97]
Gestión Jurídica y Contratos [98]
PROCESOS OPERATIVOS
ACUEDUCTO.
Sistema de Abastecimiento.
Planificación del uso del suelo
[01]
Recuperación de la cuenca [02]
Conservación del recurso hídrico
[05]
Operación
(Derivación
Aducción) [06]
Mantenimiento (Derivación
Aducción) [25]
Control (Derivación - Aducción)
[26]
Planificación de la producción
[07]
Producción de agua tratada [08]
Mantenimiento de plantas de
tratamiento [09]
Control de producción [11]
Sistema de Distribución.
Planificación de la distribución
[02]
Coordinación de la distribución
[04]
Mantenimiento de la distribución
[09]
Control de la distribución [10]
ALCANTARILLADO.
Sistema de Recolección
Transporte.
Programación Recolección
Transporte [16]
Operación
Recolección
Transporte [17]
Página 28
y
y
y
CONTROL DE GESTIÓN
Sistema de Gestión de la
Calidad
Sistema de Control Interno
Procesos correlacionados
Mantenimiento Recolección y
Transporte [19]
Gestión Ambiental Alcantarillado
[20]
Prestación del Servicio
Subsistema
Gestión
Medición Análisis y Mejora
Subsistema
Estratégico
de
Control
de
de
Control
COMERCIALIZACIÓN
Mercadeo del servicio [75]
Atención al cliente [79]
Control de pérdidas no técnicas
[80]
Facturación del servicio [81]
Control de Cestión [92]
Sobre cada uno de estos procesos se identifican los riesgos y los controles asociados a ellos
para su mitigación; además, se enuncia el respectivo plan de tratamiento; todo su detalle se
puede ver en el numeral 4.1.5.2 Registro de riesgos, controles y tratamiento asociados a los
objetivos de la calidad identificados en los procesos; este aparte abarca desde la página 106
hasta la página 148 del Manual de Gestión de la Calidad [M.CGE.A1.001].
La presentación de los riesgos y controles se establece desde este Manual del Sistema de
Control Interno hacia el Manual de Gestión de la Calidad, simplemente porque la elaboración
de estos manuales se dio primero para Calidad y luego para Control Interno; sin embargo,
resulta lo mismo si se cambia de sentido y se pasa el numeral 4.1.5.2 del Manual de Gestión
de la Calidad y se ubica en este Manual del Sistema de Control Interno.
3.3
CORRELACIÓN A NIVEL DE LAS NORMAS
De acuerdo con el Anexo A del MECI 1000:2005, se presenta en el Cuadro 4 una tabla de
correlación entre la NTCGP 1000:2004 y el MECI 1000:2005; se aclara que esta tabla no es
exactamente la del Anexo; este se toma sólo como un referente, pero se organiza de
acuerdo con un orden lógico para el desarrollo de los sistemas tratados. De todas maneras,
se debe tener en cuenta que la correspondencia que no se haya identificado, se adicionará
en el momento de establecerla en la Empresa.
También se aclara que la correlación no se presenta con una unidad de análisis específica,
por ejemplo Componente, sino que se toma el nivel del MECI 1000:2005 que mejor se
acomode a lo estipulado en la NTCGP 100:2004, de acuerdo con el aspecto en referencia.
Página 29
CONTROL DE GESTIÓN
Cuadro 4. Tabla de correlación entre la NTCGP 1000:2004 y el MECI 1000:20005.
ASPECTO
Direccionamiento
estratégico
por
Procedimientos
Manual
Procedimientos
Administración
riesgo
MECI 1000:2005
5.1 Compromiso de la
dirección.
5.2 Enfoque al cliente.
5.3
Política de la
calidad.
1.2 Componente de
Direccionamiento
Estratégico
5.4 Planificación
7.1 Planificación de la
realización
del
producto o prestación
del servicio.
7.3.1 Planificación del
diseño y desarrollo
Planeación
Operación
procesos
NTCGP 1000:2004
3.22 Enfoque basado
en procesos
3.39 Procesos
7.2
Procesos
relacionados con el
cliente
3.38 Procedimiento
de
del
1.2.1
Planes
programas
1.2.2
Modelo
operación
procesos
y
de
por
2.1.2 Procedimientos
4.2.2 Manual de la
Calidad
3.46 Riesgo
5.6.2.
h) Riesgos
actualizados
e
identificados para la
entidad.
7.5.1 g) Los riesgos de
mayor probabilidad
2.1.5
Manual
Procedimientos
de
1.3
Componente
Administración
del
Riesgo
Página 30
RESULTADO
ESPERADO
Establecer
el
mapa
estratégico que orienta a
la Empresa hacia el
cumplimiento
de
su
misión, el alcance de su
visión y la conduzca
hacia el cumplimiento de
sus objetivos globales.
Modelar la proyección de
la Empresa e impulsar y
guiar sus actividades
hacia las metas y los
resultados previstos.
Conformar el estándar
organizacional
que
soporta la operación de
la
Empresa,
armonizando con un
enfoque sistémico la
misión
y
visión
institucional, orientándola
hacia una organización
por procesos.
Establecer los métodos
para realizar las tareas,
la
asignación
de
responsabilidades
y
autoridad en la ejecución
de actividades.
Permitir el conocimiento
de la forma cómo se
ejecuta o desarrolla el
trabajo, bajo un lenguaje
común a todos los
trabajadores
de
la
Empresa.
Evaluar
eventos
positivos y negativos que
impactan a la entidad en
el logro de sus objetivos
institucionales.
CONTROL DE GESTIÓN
ASPECTO
Controles
Evaluación
Mejora
NTCGP 1000:2004
7.5.1 Control en la
producción y en la
prestación del servicio.
7.6 Control en los
dispositivos
de
seguimiento
y
medición.
8.3
Control
del
producto y / o servicio
no conforme
8. Medición, Análisis y
Mejora.
8.2.1 Satisfacción del
cliente.
8.2.2 Auditoria Interna.
8.2.3 Seguimiento y
medición
de
los
procesos.
8.2.4 Seguimiento y
medición
de
los
productos y
/
o
servicio.
8.5.1 Mejora continua.
8.5.2
Acción
correctiva.
8.5.3
Acción
preventiva.
RESULTADO
ESPERADO
MECI 1000:2005
2.1.3 Controles
Reducir el impacto de los
eventos que ponen en
riesgo
la
adecuada
ejecución
de
los
procesos,
requeridos
para el logro de los
objetivos de la Empresa.
3.
Subsistema de
control de evaluación
Valorar
en
forma
permanente
la
efectividad del Control
Interno; la eficiencia,
eficacia y efectividad de
los procesos; el nivel de
ejecución de los planes y
programas
y
los
resultados de la gestión.
3.3
Planes
mejoramiento.
de
Consolidar las acciones
de
mejoramiento
necesarias para corregir
las
desviaciones
encontradas en el SCI y
en la gestión de las
operaciones.
El cumplimiento de los resultados esperados que se describen en la última columna de la
tabla anterior, deben ser verificados por la Diivisión de Control Interno; después de esta
verificación se puede establecer el grado en el cual se encuentra el desarrollo de la
interacción entre los dos sistemas tratados; claramente, esta verificación es independiente de
las que se realicen frente a la Encuesta Referencial y cualquier otra evaluación del Sistema
de Control Interno.
Como resumen de esta correlación entre las normas NTCGP 1000:2004 y MECI 1000:2005,
se puede decir que se ha presentado teniendo en cuenta primero los subsistemas del MECI
1000:2005 y frente a este esquema de correlación, se han identificado los procesos, sobre
los cuales se definen los riesgos y los controles asociados a dichos riesgos. La correlación a
nivel de los puntos de las normas, se hace teniendo en cuenta un orden lógico desde lo
estratégico hasta el mejoramiento; para cada aspecto se identifica el resultado esperado, de
acuerdo con lo estipulado en el MECI 1000:2005.
Un aspecto importante a tener en cuenta en esta correlación, es la ubicación que en el Mapa
de Procesos definido por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios, se da para
la Auditoria Interna y Control de Riesgos, ya que ellos forman parte integral del MECI
1000:2005; el primero a nivel de elemento dentro del Subsistema Control de Evaluación y el
Página 31
CONTROL DE GESTIÓN
segundo, a nivel de Componente dentro del Subsistema Control Estratégico. Una forma de
solucionar esta presentación consiste en definir solo dos Actividades para el Proceso Control
de Gestión [92]; ellas son: Sistema de Gestión de la Calidad [92.1] y Sistema de Control
Interno MECI 1000:2005 [92.2], por esta razón se despliega su presentación en el próximo
aparte.
4.
IDENTIFICACIÓN DE LOS PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE GESTIÓN
De acuerdo con la aclaración dada en el numeral anterior, se utiliza este aparte para
desplegar a nivel de procedimientos lo correspondiente al Sistema de Gestión de la Calidad
y al Sistema de Control Interno (MECI 1000:2005); estos dos sistemas se constituyen
entonces en las Actividades del Proceso Control de gestión, tal como se aprecia a
continuación:
Nº
92
NOMBRE DEL PROCESO
Control de Gestión
NOMBRE DE LAS ACTIVIDADES
92.1 Sistema de Gestión de Calidad.
92.2 Sistema de Control Interno MECI 1000:2005
La correlación completa considerando la última fila del Cuadro 3. Correlación a nivel de
Procesos entre Calidad y Control Interno, queda así:
SGC
NTCGP 1000:2004
Medición Análisis y
Mejora
SCI
MECI 1000:2005
Subsistema de Control
Estratégico
PROCESO
Control
Gestión
ACTIVIDADES
de
92.1 Sistema de Gestión de la
Calidad.
92.2
Sistema de Control
Interno MECI 1000:2005
Estas actividades se desglosan en el Mapa Catálogo de Procesos de la Empresa, hasta
llegar a las acciones que se deben ejecutar; su presentación procedimental se muestra a
continuación:
4.1 PROCEDIMIENTOS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
Página 32
CONTROL DE GESTIÓN
Página 33
CONTROL DE GESTIÓN
Página 34
CONTROL DE GESTIÓN
Página 35
CONTROL DE GESTIÓN
Página 36
CONTROL DE GESTIÓN
4.2 PROCEDIMIENTOS PARA EL SISTEMA DE CONTROL INTERNO MECI 1000:2005
Página 37
CONTROL DE GESTIÓN
Página 38
CONTROL DE GESTIÓN
Página 39
CONTROL DE GESTIÓN
Página 40
CONTROL DE GESTIÓN
Página 41
CONTROL DE GESTIÓN
Página 42
CONTROL DE GESTIÓN
ANEXOS
ANEXO 1.
NORMOGRAMA A NIVEL DE PROCESOS.
Página 43
CONTROL DE GESTIÓN
ANEXO 1.
CÓDIGO
NORMOGRAMA A NIVEL DE PROCESOS
NOMBRE DEL PROCESO
NORMAS ASOCIADAS
Planificación del uso del suelo
Artículo 2º de la Ley 373 de 1997 Ahorro y uso
eficiente del agua. Decreto 1729/02 Resoluciones
de la Autoridad Ambiental concesiones de caudal
captado, Ley 99/93., Ras 2000: B3, Decreto
1729/02, Ley 142/94 Arts. 8.5, 161. Guía del IDEAM
y convenios institucionales
Recuperación de la cuenca
Artículo 2º de la Ley 373 de 1997 Ahorro y uso
eficiente del agua. Decreto 1729/02 Resoluciones
de la Autoridad Ambiental concesiones de caudal
captado, Ley 99/93., Ras 2000: B3, Decreto
1729/02, Ley 142/94 Arts. 8.5, 161. Guía del IDEAM
y convenios institucionales
Conservación del recurso hídrico
Resoluciones
de
la
Autoridad
Ambiental
concesiones de caudal captado, Ley 99/93., RAS
2000: B3, Decreto 1729/02, Ley 142/94 Arts. 8.5,
25, 161. Ley 373 Ahorro y uso eficiente del agua,
Guía del IDEAM y convenios institucionales
6
Operación (Derivación-Aducción)
Ley 23/73, 99/93, Decreto 1541/78, 1594/84
Constitución
Política
Artículos:
8,49,,79,80,365.Normas
RAS
2000:Titulo
A:(11.2.2,11.2.3,11.2.4)Titulo A6,Titulo B2(2.5.1)
Titulo B3(3.1,3.2,3.3)Titulo B4(4.4.1 - 4.4.13, 4.5,
4.6, 4.7.1 - 4.7.5)Titulo B6 Titulo G(2.1.5). Reportes
al SUI . Manual de operación
25
Mantenimiento
Aducción)
26
Control (Derivación-Aducción)
1
2
5
7
(Derivación-
Planificación de la Producción
Ley 142/94. Norma RAS: Titulo A:(2.12, 11.6.13).
Titulo A4 Titulo A6, Titulo B2(2.5.1) Titulo
B3(3.1,3.2, 3.3) Titulo B4(4.7.1 - 4.7.5) Titulo B(6.7)
Ley 23/73, 99/93, Dto1541/78, 1594/84Dto 475/
1998
Constitución
Política
Artículos:
8,49,,79,80,365.Normas
RAS
2000:Titulo
A:(11.2.2,11.2.3,11.2.4)Titulo A6,Titulo B2(2.5.1)
Titulo B3(3.1,3.2,3.3)Titulo B4(4.4.1 - 4.4.13, 4.5,
4.6, 4.7.1 - 4.7.5)Titulo B6 Titulo G(2.1.5, 6.4.4).
Reportes al SUI . Manual de operación
Articulo 14 Numerales 14.22, 14.23, 14.24. Ley
142/94. Decreto 1575/2207, Min Salud resolución
4645/2005Resolución4645/2005 Dirección de agua
potable y saneamiento básico I.N.S., Normas
técnicas: Colombianas, AWWA, ASTM, DIM, RAS
2000: Titulo A(5.2.1, 5.2.2, 11.1, 11.2) Titulo C
Página 44
CONTROL DE GESTIÓN
CÓDIGO
8
9
NOMBRE DEL PROCESO
NORMAS ASOCIADAS
Producción de Agua Tratada
Articulo 14 Numerales 14.24.Articulo 25 Artículo 79
Numeral: 79.10, 79.12Artuculo 162 Numeral 162.2,
162.3,
ley 142/94. Decreto No. 3489 de 1982,
1594/84 1575/2007, Min Salud
Resolución
4645/2005 Resolución4645/2005 Dirección de agua
potable y saneamiento básico I.N.S. Manual de
operación de la planta, Normas: Icontec-M8RAM531, AWWA B403-82 M16-2000: Título C.(2.5.1.1,
2.5.1.2,
2.5.1.3, 3.10, 4.4.1.3,14.4.2,14.4.2.3,
14.4.2.4), Título C4, Titulo C8 (8.1, 8.2, 8.3.3.1.1,
8.3.2, 8.4.1, 8.4.1.1) Titulo C (3.2, 15.5.4, 15.6.4 ),
Titulo A(5.2.1, 5.2.2, 11.1, 11.2)
Mantenimiento
tratamiento
Decreto
2105/83
Ministerio
de
Salud
Manual: Operación Control y Mantenimiento Ministerio de Desarrollo Técnico RAS 2000: Título
C.(16.4.3.2, 17), Titulo B (4.7.1, 4.7.2, 4.7.3, 5.10,
8.14,8.9) Resolución Nº 1096 17 Noviembre del
2000, Ministerio de Desarrollo Económico
de
plantas
de
Control de Producción
Artículos 14.12, 30.73.4, 3.4, 3.5, 79.10, 79.12, 136,
162.2, 162.3, 25 ley 142/94. Decreto 1575/2007,
resolución 4645/2005 Resolución 4645/2005
Dirección de agua potable y saneamiento básico
I.N.S. Manual de operación de la planta, Norma
RAS 2000: Titulo A(5.2.1, 5.2.2, 11.1, 11.2) Titulo C.
Ley de servicios públicos domiciliarios o ley 142 de
1994.Resolución 075 del 30 de junio de1987.
Decreto 1842 de 1991 o estatuto del usuario.
2
Planificación de la Distribución
Ley 142 de 1994 Arts.: 14.12, 30, 73.4, 136, 3.5,
3.4, 79.12, 26, 28 73.4, 73.5. Decreto 2105/83
Ministerio de Salud, Manual de Operación Control y
Mantenimiento - Ministerio de Desarrollo Técnico
RAS 2000: Titulo C.(16.4.3.2, 17), Titulo B (4.7.1,
4.7.2, 4.7.3, 5.10, 8.14,8.9) Resolución Nº 1096 17
Noviembre del 2000, Ministerio de Desarrollo
Económico
4
Coordinación de la Distribución
Ley 142/1994 Arts.: 14.12, 30, 73.4, 136, 3.5, 3.4,
79.12, 26, 28, 134, 135. Decreto 302del 2000 feb.
25. Normas RAS-2000 Titulo B7, B8
Mantenimiento de la Distribución
Ley 142 de 1994 Arts.: 14.12, 30, 73.4, 136, 3.5,
3.4, 79.12, 26, 28 73.4, 73.5. Decreto 2105/83
RAS 2000: Titulo C.(16.4.3.2, 17), Titulo B (4.7.1,
4.7.2, 4.7.3, 5.10, 7., 8.14, 8.9) Resolución Nº 1096
17 Noviembre del 2000, Ministerio de Desarrollo
Económico
11
9
Página 45
CONTROL DE GESTIÓN
CÓDIGO
10
16
17
19
20
NOMBRE DEL PROCESO
NORMAS ASOCIADAS
Ley 142 de 1994 Arts.: 14.12, 30, 73.4, 136, 3.5,
3.4, 79.12, 26, 28 73.4, 73.5. Decreto 2105/83
RAS 2000: Titulo.(16.4.3.2, 17), Titulo B (4.7.1,
4.7.2, 4.7.3, 5.10, 7., 8.14,8.9) Resolución Nº 1096
17 Noviembre del 2000, Ministerio de Desarrollo
Económico
Control de la Distribución
Programación
Transporte
Recolección
y
Artículo 14, numerales 14.19, 14.22, 14.23 y 14.24
de la Ley 142 de 1994, Ley 388/97 (POT). Norma
RAS 2000: Titulo A: A.1(A.1.1.1, A.1.1.2, A.1.2.1,
A.1.2.2, A.1.2.3, A.1.2.5, A.1.2.6, A.1,3, A.1.6.) A.2,
A.3, A.4, A.5 (A.5.1, A.5.2, A.5.2.1, A.5.2.3,
A.5.2.3.1, A.5.2.3.2, A.5.2.3.3, A.5.2.4), A.6, A.7,
A.8, A.9, A.11(A.11.3, A.11.6), Titulo D: D.1.3,
D.1.4, D.1.5, D.1.6.2, D.1.6.3, D.1.7. D.2, , D.3, D.4,
D.6,
D.8,
G.3.4.
Decreto 475 de 1998 (Normas Técnicas de Calidad
del Agua Potable, Normas de Calidad de los
vertimientos a los cuerpos de agua contenidas) Ley
400 de 1997 y Decreto 33 de 1998 Normas
Colombianas de Diseño y Construcción Sismo
Resistente (NSR-98)
Operación Recolección y Transporte
Ley
142/94
Artículos:
14.1,14.23,
Normas RAS 2000: Titulo D: (D.1.1, D.1.3.10,
D.1.5.2.5. D.1.5.2.6. D.1.5.2.8. D.8. D.8.6.), Titulo G:
(G.1.1, G.1.2, G.2.1.4, G.2.4.1.1, G.2.4.3.1, G.2.6,
G.2.7.3)
Mantenimiento
Transporte
Ley 142/94 Artículos: 3, 4, 14.19, 14.23,
Ley 388 de 1997 de ordenamiento territorial
Normas RAS 2000: Titulo A.(A.1.1.2, A.2.12, A.4,
A.11.6.13) Titulo D: D.1.3 (D.1.1, D.1.3.10, D.1.3.4,
D.1.3.6, D.1.3.7, D.1.3.8, D.1.5.2.5, D.2.2.1. D.2.2.2.
D.2.3.D.2.2.3. D.4.2. D.4.3.D.3. D.6. D.8.4. D.8.5.
Anexo D.1. Anexo D.2.). Titulo G: (G.2.1.4, G.2.1.5,
G.2.2, G.2.3, G.2.4, G.2.5. G.2.7, G.2.8. G.3.2,
G.3.4, G.4.4)
Recolección
Gestión Ambiental Alcantarillado
y
Plan de Saneamiento y Manejo de Vertimientos.
Decreto 3400. Decreto 901/97 por el cual se
reglamentan
las
tasas
retributivas.
NORMAS RAS 2000 (D.1.3.5, D.1.5.1.4, D.1.7.10,
D.3.2.2.5, D.3.2.3, D.4.3.2, D.8.7). NORMAS RAS
2000 (E.1, E.1.3, E.2, E.3)
Página 46
CONTROL DE GESTIÓN
CÓDIGO
75
79
80
NOMBRE DEL PROCESO
NORMAS ASOCIADAS
Mercadeo del Servicio
Constitución Nacional: Art: 334, 336, 365 al 370.
Ley 142/94: Art:12,13. Capítulo II: Art.14.Título I:
Art:15 (15.1). Capítulo I: Art: 17,19 - 19.15. Capítulo
III: Art.28. Titulo II: Capitulo I: Art: 31, 32, 33.
Capitulo II: Art. 53.Título VIII: Capítulo I: Art: 128,
129, 130, 132. Capítulo II: Art: 134, 135. Capítulo III:
Art: 136, 138, 139, 140, 141,142, 143. Capítulo VII:
Art:152, 153, 154, 155, 158, 159. Régimen tarifaria:
Titulo VI: Capitulo I: Art: 86, 87, 88. Capítulo II:
Art:89,90 (90.2), 94, 96, 98. Capitulo II: Art: 99
(99.6). Capítulo V: Art: 124, 125,126, 127. Decreto
302/00: Capítulo II: Art.3. Título II: Capítulo I: Art: 4,
5, 6
Atención al Cliente
Constitución Nacional: Art.: 334, 336, 365 al 370.
Ley 142/94: Art. 9. Titulo I: Capitulo II: Art. 53.
Capitulo IV: Art. 109. Titulo VIII: Capitulo I: Art.:
128,3 129, 130, 131, 132. Capitulo II: Art. 134.
Capitulo III: Art. 136. Capitulo V: Art. 146. Capítulo
VII (Decreto 1842 Art. 44 al 63 - Decreto 951 Art. 77
al 79) Art.: 152, 153 (Decreto 951 Art. 77 - Decreto
1842 Art. 5), 154, 155, 156, 157, 158, 159. Decreto
302/00: Capitulo II: Art. 3 ( 3.1, 3.5, 3.6, 3.11, 3.17,
3.19, 3.21, 3.36, 3.37, 3.38, 3.39, 3.44, 3.43, 3.45,
3.48, 3.49). Capitulo I: Art. 4. Capitulo II: Art. 7.
Capitulo III: Art.: 12, 13, 14, 15, 16, 19, 20. Capitulo
IV: Art.: 21, 22. Capitulo V: Art.: 23, 24, 25, 26, 27.
Capitulo VI: 28, 29, 30, 31, 32. CRA 151/01:
Capitulo 6: Sección 2.6.1. Capitulo 3: Sección
5.3.2.Titulo V: Capitulo 1 Anexo 3
Control de Pérdidas no Técnicas
Constitución Nacional: Art: 334, 336, 365 al 370.
Ley 142/94:Art 9. Capítulo II: Art 14(14.1).Capítulo
IV: Art 109.Titulo VIII: Capítulo I: Art: 128, 129, 130,
131, 132. Capítulo II: Art: 134, 135. Capítulo III: Art:
137 (Decreto 1842 Art 38 - Decreto 951 Art 51), 138
(Decreto 1842 Art 35), 140, 141 (Decreto 951 Art
114 - Decreto 1842 Art 132), 142 (Decreto 951 Art
113 - Decreto 1303 Art 19), 143. Capitulo V: Art 145.
Decreto 302/00: Capitulo II: Art 3 ( 3.1, 3.2, 3.4, 3.3,
3.6, 3.10, 3.12, 3.13, 3.15, 3.17, 3.19, 3.20, 3.21,
3.28, 3.29, 3.35, 3.36, 3.37, 3.38, 3.40, 3.39, 3.44,
3.43, 3.45, 3.48, 3.49).Capitulo II: Art: 7 (7.2), 8, 9
,10. Capitulo III: Art: 11, 12, 13, 14, 15, 16, 19, 20.
Capitulo VI: Art: 28, 29, 30, 31, 32. CRA 151/01:
Capitulo 2: Sección 1.2.1. Titulo II: Capitulo 1:
Sección: 2.4.4. Capitulo 6: Sección 2.6.1. Capitulo
3: Sección 5.3.1. Capitulo 1: Sección 2.1.1. Anexo
3. Anexo 6
Página 47
CONTROL DE GESTIÓN
CÓDIGO
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90
NOMBRE DEL PROCESO
NORMAS ASOCIADAS
Facturación del Servicio
Constitución Nacional: Art.: 334, 336, 365 al 370.
Ley 142/94: Capitulo I: Art. 9. Capitulo II: Art.: 14
(14.9). Titulo VIII: Capitulo I: Art.: 128, 129, 130,
131, 132. Capitulo III: Art.: 143,144, 145 y 150 (Ley
428/98: Art.: 37). Capitulo VI: Art.: 137, 147, 148,
149, 150. Decreto 302/00: Capitulo II: Art.: 3 (33.1,
3.5, 3.6, 3.11, 3.19, 3.20, 3.21, 3.35, 3.36, 3.37,
3.38, 3.40, 3.39, 3.44, 3.43, 3.45, 3.48, 3.49).
Capitulo V: Art.: 23, 24, 25, 26, 27. Capitulo VI: Art.:
28, 29, 30, 31, 32. CRA 151/01: Capitulo 2:
definiciones: Sección 1.2.1. Capitulo 3: Sección
1.3.10, 1.3.13, 1.3.14, 1.3.21, 1.3.22, 1.3.23.
Capitulo 6: Sección 2.6.1. Capitulo 3. Sección 5.3.1.
Anexo 1, Anexo 3. Decreto 115/96: Art.: 6, 12 y 34
Gerencia y Estrategia
Ley 142 de 1994, Resoluciones y Reglamentos de
la Comisión Reguladora de Agua Potable y
Saneamiento Básico CRA, Superintendencia de
Servicios Públicos, Ministerio de Desarrollo,
Constitución Nacional de 1991, Código Contencioso
Administrativo, Código de Procedimiento Civil,
Código Civil, Código Laboral y Procedimiento
Laboral, Regulación de la Contraloría General de la
Nación, Regulación de la Superintendencia
Bancaria, Contrato de Condiciones Uniformes,
Código Sustantivo del Trabajo, Decreto 1842 de
1991-Estatuto del Usuario, Plan Único de Cuentas
para las Empresa de Servicios Públicos, Contaduría
General de la Nación , Constitución Política Art.
209-269, Ley 87 de 1993, Ley 734 de 2002, Ley 42
de 1993, Ley 872 de 2003, Ley 489 de 1998,
Decreto 1537 de 2001, Decreto 2145 de 1999,
Decreto 1599 de 2005 .Estatuto Orgánico del
Presupuesto Nacional Decreto 111, Estatuto
Orgánico Municipal
Página 48
CONTROL DE GESTIÓN
CÓDIGO
91
92
NOMBRE DEL PROCESO
NORMAS ASOCIADAS
Planeación Corporativa
Ley 142 , 143, 177 de 1994,188, 223 de 1995, 286
de 1996, 383 de 1997 y los Decretos presidenciales
1538 y 2034 de 1996. Ley 732 de 2002. Ley 632 de
2000. Ley 689 de 2001. Resolución: 12 de 1995, 03,
05, 15, 18 de 1996, 11, 16, de 1997, 60, 69 de
1998. Ley 505 de 1999. Ley 701 de 2001. Decreto
565 de 1996. Decreto 1311 de 1998 literal g Artículo
11 Ley 373 de 1997. Decreto 302 de 2000
reglamenta Ley 142/94. Decreto 1987 de 2000
reglamenta Artículo 11 Ley 142 de 1994. Decreto
4784 de 2005 modifica Decreto 1013 de 2005.
Decreto 057 de 2006 Aplicación del factor de aporte
solidario. Decreto 456 de 2004 reglamenta
parcialmente e! artículo 81 de la Ley 715 de 2001.
Decreto 849 de 2002 se reglamenta Artículo 78 Ley
715 de 2001. Resolución 1417 de 1997.Resolución
201 de 2001 condiciones PGR. Resolución 375-376
de 2006 modifica modelo de condiciones uniformes
Control de Gestión
Constitución
política
/91
Artículos
1,2,5,6,11,13,15,16.18,19,25, 26, 28, 29, 38 39, 42,
43, 48, 53,54, 55, 83, 122, 123 124,, 125, 126,
128.127,209,269,287,298,365,366,
Ley
87/93
Artículo 1,2 Resolución 048 de feb. 4/04 Artículo 1.
Contaduría general de la nación. Ley 80/93 Artículo
23,24,25,26 .Ley 42 de 1993. Ley 872 de 2003. Ley
489/98 Artículos 3,4. Directiva presidencial N. 02/94.
Ley 190/95 19 a 31,66. Decreto Ley 1567/98
Artículo 34 a 41, Ley 734/02 Artículo 24. Decreto
1227/05 Artículo 75 Numeral 75.4, Decreto 3622/05
Artículo 7. Decreto 2145 de 1999. Decreto 1537 de
2001. Decreto 1599 de 2005 por el cual se adapta el
modelo estándar-MECI. Ley 142 de 1993 Artículos
267 y 268
Página 49
CONTROL DE GESTIÓN
CÓDIGO
NOMBRE DEL PROCESO
93
Gestión del Talento Humano
94
Servicios Logísticos
NORMAS ASOCIADAS
Ley 142 de 1994. Ley 50 de 1990 o Reforma
Laboral. Código Sustantivo de Trabajo, Decretos
2663,3743 de 1950 Adoptados por la Ley 141 de
1961, Ley 100/93 regido por la Ley 549/99. Ley 21
de 1982 reglamentada por el Decreto 341 de 1988.
Articulo 19 Decreto 933/03 (Sena regulará,
diseñará, normalizará, certificará las competencias
laborales.). Resolución 1076 de Octubre/03.
Artículos 9 y 11. Bienestar y Salud Ocupacional: Ley
9 de 1979, Resolución 2400 de 1979, Decreto 614
de 1984, Resolución 2013 de 1986, Resolución
1016 de 1989, Ley 100 de 1993 y Decretos
1295,1771,1772 de 1994, Decretos 1831, 1832 de
1994 y 2100 de 1995, Decretos 1530 de 1996
Reglamenta parcialmente la Ley 100/93 y el
Decreto Ley 1295/94, Resolución 2569 de 1999,
Decreto 1607 de 2002, Ley 776 de 2002, Ley 797
de 2002, Circular 001 de 2003, Ley 828 de 2003
Decreto 2800 de 2003, Circular Unificada de 2004,
Resolución 156 de 2005,ICONTEC en la norma
NTC-OHSAS 18001.Ley 1010 del 2006 prevenir,
corregir y sancionar el acoso laboral y otros
hostigamientos en el marco de las relaciones
laborales
Almacén (inventarios): Ley 43 de diciembre 13 de
1990, se adiciona Ley 145 de 1960 reglamentaria.
Decreto 2649 de diciembre 29 de 1993 se
reglamenta la contabilidad en general y se expiden
los principios o normas de contabilidad
generalmente aceptadas en Colombia. Ley 142 de
1994 se aplican
a los servicios públicos
domiciliarios acueducto y alcantarillado. Decreto
1524 de 1994. Código de comercio artículo 450
inciso 3. Planta y equipo resolución 276, 351 de
2001 y Circular externa 045 de 2001. Archivo: Ley 4
de 1913. Ley 39 de 1981. Ley 23 de 1982. Ley 57
de 1985. Ley 80 de 1989. Ley 80 de 1993. Ley 190
de 1995. Ley 734 de 2002. Ley 594 de 2000.
Decreto 2527 de 195O. Decreto 3354 de 1954.
Decreto2274 de 1980. Decreto 1382 de 1995.
Decreto 2150 de 1995. Decreto 624 de 1989.
Decreto 1798 de 1990. Decreto 2620 de
1993.Decreto 1571 de 1998. Acuerdo 08 de 1995.
Acuerdo 09 de 1995Acuerdo 012 de 1995. Acuerdo
011 de 1996. Acuerdo 022 de 2000. Acuerdo 047 de
2000. Acuerdo 048 de 2000. Acuerdo 049 de 2000.
Acuerdo 050 de 2000 Acuerdo 056 de 2000.
Acuerdo 060 de 2001. Acuerdo 039 de 2002.
Acuerdo 042 de 2002.
Página 50
CONTROL DE GESTIÓN
CÓDIGO
95
96
97
NOMBRE DEL PROCESO
NORMAS ASOCIADAS
Gestión Financiera
Contabilidad: Constitución Nacional: Art.354,368.
Decreto 2649/12/93: Por el cual se reglamenta la
contabilidad en general y se expiden los principios o
normas de contabilidad generalmente aceptados en
Colombia. Ley 43/90:Reglamenta la profesión del
contador público - Código de ética. Ley 488/98: Por
la cual se expiden normas en materia tributarias y
se dictan otras disposiciones fiscales en las
empresas territoriales. Estatuto Tributario. Ley 142:
Art: 15 (15.1, 15.3, 15.4, 15.5 y 15.6), 53, 79.
Código de Comercio: Libro Primero: Titulo I:
Capitulo: Art:19, Titulo II: Art: 20 (20.1, 20.2, 20.3),
Titulo III: Art: 26, 27, 28 (28.7, 28.9, 28.10), 30, 31,
32, 33, 34, 39, Titulo IV: Capitulo I: Art: 48, 49, 50,
51, 52, 53, 55, 57, 59, 60, Capitulo II: Art:61, 62, 66,
Capitulo III: Art: 68, 70 (70.1, 70.2, 70.5), Titulo II:
Capitulo II: Art 289, 291, Titulo VI: capitulo I: Art:
373, 374, 375. Decreto 847/01: Art: 4. Decreto
1354/87: Art 2. Ley 222/95: Art: 34, 40, 45.
Presupuesto: Decreto 111/96: Presupuesto de la
Nación. Decreto 115/96:
Gestión de Financiamiento
Constitución, Ley 715, Ley 142/94, Decreto 610/02:
Estado de capacidad de pago a más de 1 año de
plazo. Ley 781/02, Decreto 2540/01, Lineamientos
de presentación de proyectos de inversión
Gestión de Informática
Constitución Nacional: Art. 61. Decisión Andina
351/91: Capitulo VIII: Art.: 23, 24, 25, 26,27, 28.
Código Civil: Art. 671. Directivas Presidenciales
02/01. Ley 23/82: Derechos de Autor. Ley 44/93:
Modifica a la Ley 23/82. Ley 603/00: Derechos de
Autor. Decreto 1360/89 - Decreto 460/95 - Decreto
162/96: Derechos de Autor. Código Penal
Colombiano: Ley 599/00:Titulo VIII. Normatividad de
licencias de software: Free Software - Open Source
- Licencia GPL (General Public License) - Software
de Dominio Público - Freeware - Shareware Adware (Advertising Spyware) - Licencia de usuario
final. Ley 142: Art. 53
Página 51
CONTROL DE GESTIÓN
CÓDIGO
98
NOMBRE DEL PROCESO
Gestión Jurídica y Contratos
NORMAS ASOCIADAS
Ley 142 de 1994. Ley 689 de 2001. Decreto 302 de
2000. Decreto 229 de 2002. Constitución Política.
Ley 50 de 1990 o
Reforma laboral. Código
sustantivo de trabajo Decretos 2663 y 3743 de
1950, adoptados por la Ley 141 de 1961. Ley 100
de 1993 regido por la Ley 549 de 1999. Ley 21 de
1982 reglamentada por el Decreto 341 de 1988Régimen subsidio familiar. Código procedimiento
laboral. Código civil. Código de procedimiento civil.
Código contencioso administrativo. Código de
comercio. Código penal.
Ley 1010 del 2006
prevenir, corregir y sancionar el acoso laboral y
otros hostigamientos en el marco de las relaciones
laborales. Circular externa SSPD 000003 remisión
expediente recurso de apelación
Página 52

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