Como ter mais eficiência e produtividade na gestão do seu escritório

Como ter mais eficiência e
produtividade
na gestão do seu escritório
Palestrante
Samantha Albini
◥Sócia e consultora sênior na RADAR – Gestão para Advogados
◥ Advogada com experiência no contencioso e consultivo
◥ Ex-Controller Jurídico (por 8 anos) e ex-Gerente Jurídico
◥ Ex-Advogada em departamento jurídico
◥ Consultora em gestão para advogados há 6 anos
◥ Vice-Presidente da Comissão de Inovação e Gestão da OAB/PR
◥ Autora do livro “Controladoria Jurídica para escritórios de advocacia e departamentos jurídicos” (Juruá, 2014).
Congrejur – 05.nov.2015
Mercado Jurídico
+905 mil advogados
+50 mil escritórios
+2,2 milhões bacharéis
1 milhão de advogados em 2 anos
126 mil escritórios em 5 anos
Clientes mais exigentes
Honorários em queda livre
Morosidade do Judiciário
A importância da diferenciação
◢ Conhecer a carteira do cliente
◢ Gerir estrategicamente
◢ Informação para o cliente
◢ Relatórios gerenciais (cliente PJ)
◢ Relacionamento com o cliente
◢ Gerir o risco
◢Diferenciação pela Gestão
Melhoria da performance
◢ Mais agilidade e eficiência
◢ Mais produtividade
◢ Ter o controle efetivo
◢ Análise interna de resultados
(indicadores de desempenho)
◢Melhoria da performance pela Gestão
Principais Ferramentas de Gestão Jurídica
3
Software de gestão
Controladoria Jurídica
Manual Jurídico
Tudo começa na distribuição adequada de funções
Pessoas ou grupos de pessoas para cada tipo de função no escritório
Conhecimento e experiência
Vocação
Aprender a delegar
Delegar e manter o controle
- Separar a atividade técnica da
atividade de gestão jurídica
- Melhores resultados por meio
da especialização
- Criação do setor da
Controladoria Jurídica para
Qual é a ideia?
assumir a gestão jurídica
- Técnico – focado na atividade
puramente técnica
Alteração do organograma
Conselho de
Sócios
AdministrativoFinanceiro
Técnico
Controladoria
Jurídica
Alteração do organograma
Conselho de
Sócios
AdministrativoFinanceiro
-Telefonia e recepção
-Secretaria
-Compras+almoxarifado
-RH
-Manutenção
-TI
-Logística e eventos
-Copa e limpeza
-Financeiro
Técnico
Controladoria
Jurídica
Alteração do organograma
Conselho de
Sócios
AdministrativoFinanceiro
-Telefonia e recepção,
-Secretaria
-Compras+almoxarifado
-RH
-Manutenção
-TI
-Logística e eventos
-Copa e limpeza
-Financeiro
Técnico
-Atendimento técnico
-Peticionamento
-Audiências
-Sustentações orais
-Atividade consultiva
Controladoria
Jurídica
Alteração do organograma
Conselho de
Sócios
AdministrativoFinanceiro
-Telefonia e recepção,
-Secretaria
-Compras+almoxarifado
-RH
-Manutenção
-TI
-Logística e eventos
-Copa e limpeza
-Financeiro
Técnico
-Atendimento técnico
-Peticionamento
-Audiências
-Sustentações orais
-Atividade consultiva
Controladoria
Jurídica
-Cadastros
-Gestão documental
-Publicações
-Agendamentos
- Controles
-Diligências
-Guias de custas
-Gestão de
correspondentes
-Distribuições e
protocolos
-Acompanhamentos
- Relatórios e KPIs, etc.
A Controladoria Jurídica é o setor
do escritório de advocacia ou
departamento juridico responsável pelo
suporte de gestão ao setor técnico e
pela análise de resultados (indicadores
de desempenho).
Composição
Composição tradicional
 01 Controller Jurídico – advogado (a)
 01 Assistente (Assistente Administrativo)
Estagiários (de Direito) de 1º a 6º período
 Funcionários (Auxiliares Administrativos)
Composição inicial possível
 01 Controller Jurídico – advogado (a)
 01 ou 02 Estagiários (de Direito)
Composição alternativa em casos excepcionais
 01 Controller Jurídico – aluno avançado ou bacharel de Direito
 01 ou 02 Estagiários (de Direito)
Organograma da Controladoria Jurídica
Controller
Jurídico
Assistente
Aux. Adm. (s)
Estagiário (s)
Perfil do Controller Jurídico
-advogado (a)
- experiência
-conhecimento avançado no software de gestão
-conhecimento intermediário em excel
-disposição para deixar de atuar tecnicamente
-vocação para gestão
-visão sistêmica
-iniciativa
-proatividade
-organização
-responsabilidade e autonomia
-maturidade profissional
-capacidade de liderar equipe
-boa interlocução com demais departamentos
HANDS ON
Benefícios
Ganho de pelo menos 100%
a mais de eficiência e produtividade
(qualidade-segurança-agilidade).
Mais foco, qualidade e profundidade nas
atividades técnicas.
Viabilização efetiva da implantação
dos indicadores de desempenho
Mais benefícios
Proteção da reputação da banca
Redução de riscos
Redução de custo
Majoração de lucros
Contribuição para o compliance
Entre outros.
Manual Jurídico
Conjunto de procedimentos (passo-a-passo) + fluxos de trabalho = como fazer
Regras traduzidas em detalhes
Tornar a execução do serviço replicável
Propagar o treinamento
Manter o procedimento criado
REGRA
PROCEDIMENTO
FLUXO DE
TRABALHO
PADRONIZAÇÃO
POLÍTICA
Segmentação e classificação
Processos ESTRATÉGICOS – alta complexidade e/ou alta importância para os
clientes e/ou assuntos específicos, estratégicos ou delicados.
Também pode ser por valor, exemplo: acima de R$ 500.000.00
Processos ESPECIAIS – média complexidade e/ou somente em razão do valor –
exemplo: acima de R$ 200.001,00 até R$ 499.999,99
Processos COMUNS – baixa complexidade e/ou até valor X –
exemplo até R$ 200,000,00
*valores e critérios exemplificativos
Vinculação das carteiras
Por áreas/matérias do Direito.
Ex.: área trabalhista, área tributária, etc.
Por cliente.
Ex.: área do cliente X, área do cliente Y, etc.
Por segmento de negócio
Ex.: área petróleo e gás, área metalmecânica, etc.
Por segmentação de carteira igual ao cliente.
Ex.: bancário – ativas, busca e apreensão, etc.
Por órgão judicial
Ex: JEC (Juizado Especial Cível), VC (Varas Cíveis), etc.
Contingenciamento
O contingenciamento é a análise e classificação do RISCO de perda
dos processos.
Exemplo: PROVÁVEL, POSSÍVEL E REMOTA.
a)
b)
c)
Remota – 30% de risco de perda
Possível – 70% a 31% de risco de perda
Provável – 71% a 100% de risco de perda
Perda
Jurisprudência
Doutrina
Julgados em 1ª Instância favoráveis
Até 30%
Risco de
perda remoto
31 a
70%
Risco de
perda possível
71 a
100%
Risco de
perda provável
Julgados em 2ª Instância favoráveis
Posicionamento majoritariamente
favorável na doutrina
Julgados nas Cortes Superiores
favoráveis
Julgados em 1ª Instância favoráveis e
desfavoráveis
Julgados em 2ª Instância
favoráveis e desfavoráveis
Posicionamento na doutrina dividido
Julgados nas Cortes Superiores
favoráveis e desfavoráveis
Julgados em 1ª Instância desfavoráveis
Julgados em 2ª Instância desfavoráveis
Julgados nas Cortes Superiores
desfavoráveis
Posicionamento majoritariamente
desfavorável na doutrina
Provisionamento
É o valor atribuído efetivamente ao caso.
Nem sempre é o valor da causa.
Por isso, ambos devem ser inseridos no sistema.
O contingenciamento e provisionamento MUDAM/PODEM MUDAR
a cada FASE.
Daí a importância muito grande da FASE como dado gerencial.
Gestão mais estratégica
Classificação + vinculação + contingenciamento + provisionamento + fase
A gestão é cada vez mais valorizada nos escritórios de advocacia.
Com a implantação das ferramentas de gestão jurídica, seu escritório pode
ter muito mais eficiência, agilidade, produtividade e excelência.
Sem as ferramentas de gestão seu escritório nunca alcançará todo seu
potencial e correrá riscos de perecer.
PREPARE-SE PARA O FUTURO DA ADVOCACIA!
Obrigada!
Samantha Albini
(41) 9975-1951
(41) 3107-1530
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