O Outlook como ferramenta de produtividade

Fernando Andrade
Aprenda rápido
O Outlook como
ferramenta de produtividade
Administração do tempo, gerenciamento
de informações, planejamento,
trabalho em equipe, reuniões, acompanhamento
de tarefas – tudo facilitado pelo Outlook.
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Sumário
APRESENTAÇÃO
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1
PRODUTIVIDADE NO OUTLOOK?
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CALENDÁRIO: PERFEITO PARA ADMINISTRAR O TEMPO
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3
UMA REUNIÃO PRODUTIVA
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ANOTAÇÕES: A INFORMAÇÃO CERTA NO LUGAR CERTO
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PLANEJAMENTO NA MEDIDA CERTA
36
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CONTATOS: ÓTIMO PARA GERENCIAR INFORMAÇÕES
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A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO FACILITADA PELO OUTLOOK • O GERENCIAMENTO
DE INFORMAÇÕES FACILITADO PELO OUTLOOK • O PLANEJAMENTO FACILITADO
PELO OUTLOOK • O TRABALHO EM EQUIPE • PREPARANDO A PRODUTIVIDADE
• VÍCIOS QUE PRECISAM SER CORRIGIDOS • SOLUÇÕES FACILITADAS PELO
OUTLOOK • REGRAS DE OURO • NÃO SEJA RESISTENTE A MUDANÇAS
COMPROMISSO TEM HORA. AÇÃO, NÃO • UM MÉTODO EFICIENTE PARA VOCÊ
RELACIONAR AS AÇÕES DO DIA • FACILITE O PLANEJAMENTO DO SEU DIA COM O
OUTLOOK • DIFERENCIE IMPORTANTE DE URGENTE COM A AJUDA DO OUTLOOK
• A VISUALIZAÇÃO PRODUTIVA DO SEU CALENDÁRIO • UM COMPROMISSO UM
POUCO DIFERENTE • DEIXANDO O CALENDÁRIO MAIS PRODUTIVO
ANTES, DURANTE E DEPOIS • O PASSO A PASSO PARA UMA REUNIÃO PRODUTIVA
O QUE COLOCAR EM UMA ANOTAÇÃO: NEM MAIS NEM MENOS • O NOME DA
ANOTAÇÃO É ESSENCIAL • O GRANDE TRUQUE: ANOTAÇÕES CLASSIFICADAS
EM GRUPOS • ANOTAÇÕES COM CATEGORIA • COMO ENCONTRAR UMA
DETERMINADA ANOTAÇÃO? • UMA ANOTAÇÃO BEM RELACIONADA
O PLANEJAMENTO DIÁRIO • O PLANEJAMENTO SEMANAL • PLANEJAMENTOS
MENSAL, SEMESTRAL E ANUAL
DUAS REGRAS DE OURO PARA O USO PRODUTIVO DOS CONTATOS
• INFORMAÇÕES QUE NINGUÉM PREENCHE – MAS DEVERIA! • PARABÉNS A VOCÊ!
• ACRESCENTANDO NOVOS CAMPOS AOS CONTATOS • O CAMPO NOTA: TALVEZ
MAIS ESSENCIAL QUE E-MAIL OU TELEFONE • AS ATIVIDADES DE UM CONTATO
BEM RELACIONADO
7
A ARTE DE REALIZAR TAREFAS – SUAS E DE SUA EQUIPE
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UM EXEMPLO COMPLETO DE PRODUTIVIDADE NO DIA-A-DIA
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PERGUNTAS E RESPOSTAS
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AS SUAS TAREFAS • AS AÇÕES E TAREFAS DE SUA EQUIPE – ACOMPANHADAS
POR VOCÊ • AS TAREFAS DE SUA EQUIPE – ATRIBUÍDAS COM O OUTLOOK
• AS TAREFAS DE SUA EQUIPE – ACOMPANHADAS COM O OUTLOOK
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Dedico este livro à minha esposa Cecília,
pelo amor, apoio e dedicação incondicionais
que tornaram possível este trabalho.
Informática
e comportamento
Organização. Planejamento. Administração. Produtividade. Associar
os programas de computador a essas palavras é o desejo de muitos, mas
poucos conseguem. Por quê?
A resposta está no comportamento. De que adianta um programa
com agenda se o usuário não sabe planejar seu tempo? Para que serve
uma facilidade que permite delegar tarefas se o usuário não consegue
trabalhar em equipe? Para que cadastrar contatos e digitar anotações se
não houver uma metodologia eficiente para pesquisas futuras?
Este livro surgiu a partir do sucesso do seminário O Outlook como
ferramenta de produtividade, que aborda exatamente esses problemas. Você conhecerá aqui alguns dos principais tópicos discutidos no evento.
O Outlook é uma das ferramentas mais completas existentes em seu
computador. E uma das mais desperdiçadas. Para aproveitá-lo é preciso,
sim, um bom conhecimento do programa, mas o mais importante é a
atitude. Usar bem o Outlook tem muito pouco a ver com tecnologia:
importante mesmo é o comportamento do ususário. E isso só depende
de você, concorda?
Fernando Andrade
[email protected]
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Capítulo 1
Produtividade
no Outlook?
A produtividade é conseqüência direta de um trabalho bem planejado, bem organizado, bem priorizado. Enfim, um trabalho bem feito.
E feito com prazer! Vamos refletir um pouco:
Gastamos tempo demais no trabalho para não colocar o prazer
como prioridade número um. Trabalhar por dinheiro é como estar
numa prisão à espera de liberdade condicional, que talvez nunca chegue.
Andy Grove, ex-presidente da Intel
Quem faz as coisas com prazer não trabalha – cumpre uma missão e,
assim, se diverte e se realiza.
Joãosinho Trinta
Mas eis que chega a roda vida e carrega o destino prá lá.
Chico Buarque
Não menos que saber, duvidar me apraz.
Dante, em “Ensaios”, de Montaigne
Não tenhamos pressa. Mas não percamos tempo!
José Saramago
Menos é mais.
Franklin Lloyd Wright
Quem não leva a sério a preparação de algo, está se preparando para
o fracasso.
Benjamin Franklin
Todas são frases muito sábias, que fazem pensar. As três últimas,
em particular, têm relação mais direta com a produtividade obtida com
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o Outlook: administração do tempo, gerenciamento de informações e
planejamento. São temas como esses que discutiremos nas próximas
páginas.
A administração do tempo
facilitada pelo Outlook
Que melhor lugar para planejar seu tempo do que em uma agenda?
O Calendário do Outlook é uma das ferramentas mais eficazes para
que seu dia de 24 horas seja mais do que suficiente para fazer tudo o
que você precisa.
No entanto, apenas saber usar o Outlook para marcar compromissos, ações ou tarefas não é suficiente. É preciso ter métodos e critérios
bem claros. Todos os dias da semana são iguais? Como encarar o final
de semana? Onde – e como – fazer um planejamento diário, semanal,
mensal e até anual?
Embora o Calendário seja sempre lembrado quando se pensa em
administração do tempo, o Outlook também tem outros recursos
igualmente úteis para esse trabalho. Anotações, Tarefas, Contatos e, claro,
e-mails são fundamentais para a ótima distribuição do seu tempo.
O gerenciamento de informações
facilitado pelo Outlook
A verdadeira produtividade é resultado direto do gerenciamento
eficiente de informações. E o Outlook, novamente, proporciona todos
os meios para isso.
O recurso ligado mais diretamente ao gerenciamento de informações
é Anotações. É lá que você guarda idéias, projetos, metas e informações
de todos os tipos. Mas, para funcionar, você precisa fazer tudo isso com
muito método. Se você não puder encontrar a informação certa na hora
certa, de nada adianta, concorda?
Contatos, Tarefas e até mesmo os e-mails também são fontes de
informação. E você precisa igualmente de uma metodologia eficiente
para localizar tais informações.
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O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
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Este livro apresenta idéias já testadas – e amplamente aprovadas
– para você finalmente conseguir gerenciar todas as suas informações.
Graças ao Outlook!
O planejamento
facilitado pelo Outlook
É no planejamento que o Outlook mostra algumas de suas melhores
funcionalidades. Usados em conjunto, o Calendário, as Anotações, as
Tarefas, os Contatos e até mesmo os e-mails, proporcionam uma ferramenta perfeita de planejamento.
Infelizmente, quase ninguém usa o Outlook para planejar. E os
poucos que o usam ainda não aproveitam o que há de melhor.
O trabalho em equipe
Como acompanhar suas tarefas? Como acompanhar as tarefas de
sua equipe? O recurso Tarefas do Outlook talvez seja uma das melhores
alternativas para o trabalho em equipe. Além de facilitar o gerenciamento
das tarefas, ele permite até mesmo a comunicação com a equipe a cada
etapa vencida de uma tarefa. Mais, possibilita também a delegação
muito eficiente de tarefas – uma das soluções mais alardeadas para a
administração eficiente de seu tempo.
Preparando
a produtividade
No entanto, todas essas facilidades oferecidas pelo Outlook só funcionarão efetivamente se você tiver uma proposta clara de organização,
metodologia e eficiência – sem o Outlook. O programa sozinho não faz
milagres, o maior trabalho depende de você e seu estilo de vida.
Para usar o Outlook produtivamente, precisamos entender primeiro
como está nossa produtividade atualmente – independentemente do
Outlook! O que precisamos analisar?
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Vícios que precisam
ser corrigidos
Alguns vícios atrapalham, e muito, nossa produtividade. Precisamos
combatê-los com todas as nossas forças:
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Falta de planejamento
Informações insuficientes e ineficientes
Ausência de disciplina no cumprimento da agenda
Falta de definição clara de objetivos na execução das tarefas
Acúmulo de tarefas
Não comprometimento com os resultados
Menosprezo ou ênfase inadequada a certas atividades
Cobrança incompleta e descontínua
Fragmentação e superficialidade
Indefinição de prioridades
Centralização de poder
Resistência a mudanças
Reuniões intermináveis
Excesso de reuniões
Uso improdutivo do telefone
Disponibilidade excessiva
Computador desorganizado
Retrabalho
Projetos urgentes
Falta de comunicação adequada
Soluções facilitadas
pelo Outlook
Felizmente é muito fácil resolver tudo isso, desde que você queira
realmente!
Aprenda a dizer NÃO
Sempre faça planejamentos
Estabeleça prioridades
Evite adiamentos intermináveis das tarefas
Estimule novos talentos e encoraje colaboradores a resolverem
problemas por si próprios
ü Delegue tarefas corretamente e libere seu tempo
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Procure novas formas de fazer seu trabalho
Cuidado com o telefone: ele pode ajudar ou atrapalhar
Não demore ao telefone e com clientes
Cuidado com as pseudo-atividades
Trabalhe mais devagar – e ganhe velocidade
Saiba comunicar suas idéias
Demore para decidir, mas execute rapidamente
Política de portas fechadas: não receba pessoas toda hora
Mantenha um ambiente ideal de concentração
Organize suas informações
Se tiver de ler um documento muito longo, faça primeiro
uma leitura dinâmica
ü Organize seu computador
ü Retire seu nome da lista de circulação de materiais desnecesários
dentro da empresa
ü Retire seu nome de listas de distribuição de e-mails
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Regras de ouro
ü Seu planejamento e organização têm de tomar menos tempo
possível
ü Faça de seu Outlook um companheiro de verdade. Confie a ele
uma porção de coisas que não precisam consumir esforço de fixação.
Guarde sua memória para as coisas, os momentos e as experiências
agradáveis, e não para pequenas informações, datas e compromissos
que uma vez acontecidos desaparecem como vapor.
Não seja resistente
a mudanças
A maioria das pessoas acha que tem mente aberta. Se há alguma
coisa nova que vá melhorar nossa vida, certamente experimentaremos – é
o que todos dizem, mas não é o que fazem. Este livro propõe uma série
de mudanças que, se bem aplicadas, certamente tornarão sua vida mais
produtiva. Experimente tudo o que for sugerido aqui, não resista. Só
depois de experimentar você poderá afirmar: funciona ou não funciona.
E certamente funcionará!
Boa leitura!
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Capítulo 2
Calendário: perfeito para
administrar o tempo
Administrar bem o tempo nada mais é do que fazer o que foi
programado na hora programada. Simples, não é? O problema é que
parece que o dia não tem horas suficientes para acomodar todas as
ações planejadas.
Já que não podemos criar mais horas no dia (ah, que bom seria se
isso fosse possível!), o segredo é administrar bem as horas que existem.
O Outlook é perfeito para isso. Desde que bem utilizado.
Compromisso tem hora. Ação, não
Para usar eficientemente os recursos do calendário do Outlook, é
muito importante diferenciar compromisso de ação. A diferença é simples:
compromisso tem hora marcada, ação não.
ATENÇÃO
O Outlook também trabalha com tarefas, muitas
vezes confundidas com ações. A diferença é clara:
na tarefa, você define a data de início, término
e porcentagem de andamento (por exemplo,
um projeto); a ação precisa ser feita no dia (por
exemplo, pagar o condomínio). Simplificando,
ações são tarefas simples.
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O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
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Um método eficiente para você
relacionar as ações do dia
Imagine um dia típico, em que você tenha
muitas ações programadas. Seu calendário
Outlook ficaria muito estranho, cheio de ações.
A leitura seria bastante difícil – veja a figura ao
lado.
Você pode relacionar todas as ações do dia de
uma forma muito mais eficiente: crie uma ação
genérica Hoje e digite todas as ações do dia.
Clique duas vezes na parte cinza do dia onde
você quer criar a ação genérica Hoje.
No quadro que aparece, digite Hoje na linha
Assunto.
Agora vem o melhor: na parte de comentários
do quadro, digite tudo o que você precisa
fazer no dia.
Agora, sempre que você quiser ver todas
as ações do dia, basta clicar duas vezes na ação
genérica Hoje. Essa visualização não é realmente
mais eficiente?
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Facilite o planejamento
do seu dia com o Outlook
Planejar seu dia é muito importante. Você pode fazer isso logo no
início da manhã (se for do tipo diurno) ou no final do dia anterior (se
for do tipo noturno). Consulte seu relógio biológico: qual seu momento
mais produtivo?
Muita gente considera essa hora de planejamento um desperdício de tempo. Em vez
de perder uma hora planejando, é melhor aproveitá-la trabalhando. Esse é um engano
clássico. Experimente investir apenas uma hora nesse planejamento. Você verá que seu
dia ganhará de duas a três horas! Melhor ainda, com um pouco de prática, às vezes só 15
minutos são suficientes para você planejar seu dia.
Para fazer o planejamento diário com o Outlook, a idéia é usar
uma ação Hoje e uma tarefa Hoje. A ação Hoje contém o que precisa
ser feito no dia – está no Calendário. A tarefa Hoje é uma espécie de
área de trabalho onde você planeja seu dia.
Para que serve a área de trabalho Hoje? É exatamente nela que
planejamos nosso dia. Na figura acima, a área de trabalho Hoje ainda
apresenta uma ação para as 17 horas. Por quê? Porque não deu tempo
de cumpri-la, e isso é perfeitamente normal. Por melhor que seja seu
planejamento, nem sempre é possível cumpri-lo à risca. No entanto,
com a prática, ações não executadas são cada vez mais raras.
Vamos planejar nosso dia? Veja novamente a figura: o que temos?
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a) Ação não cumprida no planejamento anterior (Conferir conteúdo
do site). Não se preocupe se você ainda não estiver entendendo o que
significa esse planejamento anterior. Continue lendo este texto, que
tudo ficará claro!
b) Eventos programados para o dia atual (E-mail BKB, Fábio, Lavar
carro etc.)
c) Compromisso com hora marcada para o dia atual (11 horas
BankBoston)
Muita coisa, certo? Vamos ao planejamento!
O primeiro passo
é trazer a área
de trabalho para
sua tela. Abra a
ação genérica
Hoje.
Aqui você já vê uma primeira vantagem em usar a área de trabalho. Uma ação não
cumprida no planejamento anterior aparece novamente (Conferir conteúdo do site, na
ilustração). Assim, você a considerará no novo planejamento. Talvez você até queira mudar
seu horário, já que o definido anteriormente não foi adequado. Nesse nosso exemplo, não
faremos isso.
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Olhando a figura da página anterior, vemos que já existe um compromisso definido (com hora marcada, 11 horas).
Digite a hora correspondente desse compromisso em Hoje e o copie/cole na linha seguinte.
Veja que o compromisso já foi digitado na posição certa
(11 horas, antes de 17 horas).
Assim, você planeja seu dia aos poucos. O próximo passo? Temos várias ações sem horário definido. Vamos levá-las para a área de trabalho.
Abra a ação Hoje (definida para
o dia atual), selecione todas as
ações, copie e cole na área de
trabalho.
Assim que você leva as ações
para a área de trabalho, não
tem mais sentido mantê-las no
dia correspondente. Não há mais
necessidade desse lembrete.
Delete a ação diária Hoje.
Uma agenda bem planejada nunca tem ações diárias Hoje no passado. Isso significa
que tudo o que foi planejado, foi cumprido. Parece utopia, mas, não é. Experimente!
Sua área de trabalho agora tem várias ações sem hora definida. Cabe
aqui uma reflexão: quando você marcou essas ações em seu Outlook,
não havia sentido definir um horário para elas. Há alguns dias, você
não saberia dizer qual o melhor horário para ligar para Rui. Hoje, você
precisa definir esse horário.
Digite horários conforme você imagina seu dia de hoje e distribua as
ações nesses horários.
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Alguns comentários sobre o planejamento
mostrado na figura ao lado:
• Há uma boa folga entre os vários horários.
Imprevistos sempre acontecem, você precisa
ter espaço para tratá-los.
• Não tente marcar ações demais, você não
terá como cumpri-las. Dica: sua área de
trabalho Hoje não pode ter setas de rolagem.
Você sabe, isso acontece se houver muito
texto – ou ações – digitado.
• Não marque tudo na área de trabalho (almoço, por exemplo). Não é preciso ser extremamente metódico nesse planejamento
diário. Tenha um pouco de liberdade!
• Para facilitar a visualização, veja que as ações
são precedidas por um ponto (.).
DICA
À medida que você for realizando as ações, apague-as.
Assim, ao final do dia, não deve haver mais nenhuma
ação nessa área de trabalho. Esse é o objetivo. É assim
que você tem certeza de que fez um bom planejamento
diário. É assim que o Outlook se torna uma ferramenta
preciosa para sua produtividade.
DICA
Uma boa idéia é marcar a primeira atividade para 8:30, mesmo que o dia comece às
8:00.
Uma recomendação final: não dependa exclusivamente do Outlook
– exercite um pouco sua memória. Em outras palavras, tente não marcar
todas as ações, procure se lembrar de algumas por conta própria. Faz
bem para a mente!
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Diferencie importante de urgente
com a ajuda do Outlook
Os métodos tradicionais de administração do tempo e análise de
produtividade sempre sugerem: diferencie urgente de importante. Em
uma definição livre:
Urgente: você precisa agir rapidamente. Por exemplo,
responder a ligação telefônica de um cliente.
Importante: a ação tem de ser executada. Por exemplo,
fazer a análise de seu fluxo de caixa.
O problema é que nem tudo que é importante é urgente. Por exemplo:
até que ponto o cliente que deixou um recado é importante o suficiente
para você ligar de volta rapidamente? Por outro lado, embora ações
importantes não tenham um tempo certo para serem feitas, você não
pode prorrogar indefinidamente a análise do
fluxo de caixa. Em algum momento ela passa
a ser urgente.
Qual a conclusão? Algumas ações são – ao
mesmo tempo – importantes e urgentes. São
as que você não pode deixar de cumprir. Você
se lembra das ações planejadas para seu dia?
Algumas delas são realmente muito importantes
e bastante urgentes.
Destaque-as! Pinte-as de negrito e vermelho. É uma recomendação simples, aparentemente até ingênua, mas de uma eficiência
muito grande. O que você não pode deixar de
fazer no dia salta aos olhos imediatamente!
Muitas vezes, as soluções mais simples são as mais eficientes. Ao longo deste livro,
você verá muitas soluções simples assim! Aproveite-as! Aplique-as!
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A visualização produtiva
do seu Calendário
a) E-mails à esquerda
Mais adiante, você verá sugestões para um trabalho produtivo com
e-mails. Por ora, preste atenção em:
• Apenas oito pastas particulares de assuntos
• Máximo de três níveis para estas pastas
Muitas pastas de e-mails mais atrapalham do que ajudam. Veja na
ilustração que eu consegui reunir todos – absolutamente todos – os
meus e-mails em apenas oito pastas. Mais ainda, há pouca subdivisão
de pastas – no máximo três.
b) Calendário ao centro
Para personalizar seu Calendário, escolha Ferramentas, Opções. Na
guia Preferências, clique em Opções de calendário.
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• Semana de segunda-feira a domingo
• Primeiro dia da semana: segunda-feira
• Horário comercial das 8 horas às 19 horas
c) Meses e tarefas à direita
• Um a três meses visualizados
• Tarefas apenas com as colunas principais
Um compromisso
um pouco diferente
Marcar compromissos no Outlook é muito simples. No entanto,
alguns compromissos têm particularidades que precisam ser analisadas
com calma. Veja este exemplo: ginástica postural, na hora do almoço, duas
vezes por semana, durante dois meses, em semanas alternadas.
O segredo aqui é marcar um compromisso periódico. Felizmente,
o Outlook consegue dar conta de todas as exceções.
No Calendário, clique duas vezes no dia e horário da primeira
ginástica.
No quadro do Compromisso que se abre, clique no botão Tornar
periódico. Aparecerá o quadro Compromisso recorrente.
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O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
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Defina horário de início, fim e duração.
Indique que a recorrência do compromisso é de base semanal.
Mostre que o compromisso acontece a cada duas semanas.
Defina segunda-feira e quinta-feira como os dias da semana desejados.
Para finalmente mostrar que a ginástica dura dois meses, indique que
o compromisso deve ser repetido durante oito semanas.
Pronto, um trabalho que parecia muito complicado, com muitos
detalhes, foi resolvido facilmente.
Deixando o Calendário
mais produtivo
Alguns recursos do Outlook podem deixá-lo ainda mais eficiente.
Veja:
Outlook sempre aberto no Calendário
No início do dia, antes de ler e-mails, conversar com a equipe ou
atender telefonemas, comece analisando o que já está marcado. Para
isso, é melhor o Outlook exibir logo de início o Calendário.
Escolha Ferramentas, Opções, selecione a guia Outras e clique no
botão Opções avançadas.
No quadro Opções avançadas, escolha Iniciar na
pasta: Calendário.
Os feriados ficam por conta do Outlook
O Outlook tem um calendário interno de feriados de vários países.
Deixe-o marcar no Calendário os feriados dos países importantes para
você.
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Escolha Ferramentas, Opções, selecione a guia Preferências e clique
no botão Opções de calendário.
Em Opções de calendário, clique no botão Adicionar feriados.
Em Adicionar feriados ao calendário, assinale o país (ou países) desejado.
Compromissos organizados por cores
Você também pode atribuir cores a seus compromissos, conforme
sua categoria. Assim fica fácil olhar o Calendário e imediatamente avaliar
os tipos de compromissos marcados.
No quadro do novo compromisso, selecione a cor desejada em Rótulo.
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O OUTLOOK COMO FERRAMENTA DE PRODUTIVIDADE
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A agenda de grupo
Que tal olhar a agenda de várias pessoas ao mesmo tempo? Assim,
fica mais fácil descobrir, por exemplo, onde estão as pessoas em determinado momento.
Para trabalhar com agendas de grupo, clique no botão Agendas na
janela do Calendário.
Clique no botão Nova para criar uma nova agenda e, em seguida,
digite um nome para a nova agenda.
Pronto. Agora é só clicar no botão Adicionar outros para indicar quais
as pessoas cujas agendas você quer olhar.
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