Docbox: Software para Gestão e Produção de Atos e

 Docbox: Software para Gestão e Produção de Atos e Correspondências Oficiais 1​
Gleison Rodrigo Andrade da Silva​
, Ely Bezerra da Silva Junior², ³Daniel da Silva Farias, Rodrigo Augusto Rocha Souza Baluz², Erasmo Ranchel Monte Coelho² 1​
Graduando em Sistemas de Informação – Faculdade Maurício de Nassau (FMN) Caixa Postal 64200­000 – Parnaíba – PI – Brazil 2​
Professor do Curso de Bacharelado em Sistemas de Informação– Faculdade Maurício de Nassau (FMN) Caixa Postal 64200­000 – Parnaíba – PI – Brazil ³Graduando em Tecnólogo de Análise e Desenvolvimento de Sistemas– Instituto Federal do Piauí (IFPI) Caixa Postal 64000­040 – Teresina – PI – Brazil {andrade.rodrigo33, ddanielsilva661,rodrigobaluz}@gmail.com [email protected] [email protected] Abstract. ​
The adoption of solutions for document management for public administration has been growing gradually . This action has great impact on administrative routines therefore ensures the improvement and agility in organizational processes and document security . However, there is still great resistance from some managers and staff to adhere to public use software policies with this aim . This work presents the Marajó software , an alternative production of official acts in public agencies. Resumo. ​
A adoção de soluções para gerenciamento de documentos para administração pública vem crescendo gradativamente. Esta ação tem grande impacto nas rotinas administrativas, pois, garante a melhoria e agilidade nos processos organizacionais e a segurança dos documentos. Em contrapartida, ainda existe grande resistência por parte de alguns gestores e servidores em aderir às políticas públicas de utilização de softwares com este fito. Este trabalho apresenta o software Docbox, uma alternativa a produção dos atos oficiais nos órgãos públicos. 1. Introdução Com o advento de novas tecnologias, o ser humano passou a manipular as informações e documentos de forma dinâmica e eficiente. Com a utilização destas soluções, a gestão pública, em especial, passou a ter um controle maior sobre o fluxo de documentos governamentais, gerando segurança, comodidade, padronização e centralização das informações, onde o cenário atual do mundo corporativo é favorável a adoção de práticas que melhorem a gestão administrativa, seja órgãos governamentais e/ou privados. Para [Catelli 2014] O mais importante em uma organização, atualmente, seja pública ou privada, são suas informações, os dados que estão guardados em bancos de dados. Essas bases de dados contêm informações valiosas, tais como dados de transações financeiras, compras, informações fiscais, solicitações, entre outros. Ante o exposto, este estudo é justificado por conta da grande necessidade de contribuir com a produção dos documentos, centralizando a informação relacionada aos atos e correspondências oficiais produzidas pela gestão, atos que podem ser definidos pelas Requisições, sejam de diárias e/ou materiais ou serviços, projetos de leis, portarias e decretos e as correspondências que são os Memorandos e Ofícios. As tarefas que norteiam e justificam este trabalho é a necessidade de implantar políticas públicas com o fito de prover a gestão de documentos dos órgãos públicos, em especial no âmbito da produção, guarda, pesquisa e conservação dos atos oficiais, ofertando ao usuário rapidez nas consultas, na produção dos documentos a segurança na guarda e arquivamento. A problemática evidenciada neste trabalho é a metodologia da produção de atos e correspondências oficiais, onde muitos servidores públicos utilizam­se de editores de textos disponíveis no mercado, produzindo o documento sem qualquer tipo de formatação e padronização, não atentando ao uso do padrão nacional estabelecido pelo Manual de Redação da Presidência da República, nem considerando o cuidado necessário com os documentos, o que segundo a Lei n°. 8.159 de 8 de Janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados e outras providências, no qual o art. 1° trata como dever do poder público a gestão documental e a proteção especial a documentos e arquivos. Por conta disto, este trabalho apresenta uma alternativa aos órgãos públicos no tocante a produção, guarda, manipulação e conservação de atos e correspondências oficiais através de um ​
software​
para gestão. Este trabalho tem como objetivo principal contribuir para a gestão e produção de Atos e Correspondências oficiais em órgãos públicos através do desenvolvimento de um sistema de informação. Este trabalho contou com fundamentação teórica e aporte jurídico baseado no estudo das etapas realizadas de investigação, concepção, análise e desenvolvimento de software e contou com revisão bibliográfica, tendo como principais autores: Sousa [2012], Manual de Redação da Presidência da República [2002] e Silva [2014]. 2. Sistematização da Redação e Atos Oficiais A Presidência da República, no ano de 2002, através da Subchefia para Assuntos Jurídicos, publicou o Manual de Redação da Presidência da República. Manual, este que, universaliza o padrão de desenvolvimento dos documentos e atos oficiais. Esta peça visa uniformizar e simplificar as normas de redação dos atos oficiais, sejam eles de quaisquer esfera do governo, diminuindo as repetições, evitando as redundâncias e aumentando a objetividade da mensagem a ser enviada. O objetivo deste manual é sistematizar seus aspectos essenciais, além de padronizar a diagramação dos expedientes, exibir modelos, suprimindo o arcaísmo utilizado por alguns redatores e apresentando uma súmula gramatical que fora aplicada à redação oficial praticada nos órgãos públicos. Ante o exposto, espera­se que outros órgãos públicos utilizem o manual, com a finalidade de consolidar uma cultura administrativa de profissionalização dos servidores públicos e de respeito aos princípios constitucionais da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência, com a consequente melhoria dos serviços prestados à sociedade [Parente 2012]. A redação oficial deve caracterizar­se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe no artigo 37 que a administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerão aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. Sendo a publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda administração pública, claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais. O principal meio de comunicação dos órgãos governamentais são as correspondências ou atos oficiais, responsáveis por padronizar a conversação entre os órgãos e estabelecer formas de difusão de informações entre eles de forma clara, simples, objetiva, mas, sem perder a forma culta da língua. A redação oficial deve caracterizar­se pela impessoalidade, uso do padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade. Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe no artigo 37 que a administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerão aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. Os atos municipais estudados e analisados neste primeiro escopo são: Memorandos, Ofícios, Projetos de Lei, Decretos e Portarias. Além das Solicitações/Requisições de Material/Serviços e Diárias. O Padrão Ofício surgiu com o fito de uniformizá­los, podendo adotar uma diagramação única. O ofício tem como finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da Administração Pública entre si e, também com particulares e segue algumas características específicas como forma e estrutura do documento. O Memorando é a modalidade de comunicação entre unidades administrativas de um mesmo órgão, que podem estar hierarquicamente em mesmo nível ou em nível diferente. Trata­se, portanto, de uma forma de comunicação eminentemente interna. Pode ter caráter meramente administrativo, ou ser empregado para a exposição de projetos, idéias, diretrizes, etc. a serem adotados por determinado setor do serviço público. A característica principal do memorando é a agilidade. A tramitação do documento em qualquer órgão deve pautar­se pela rapidez e pela simplicidade de procedimentos burocráticos. Para evitar o desnecessário aumento do número de comunicações, os despachos ao memorando devem ser dados no próprio documento e, no caso de falta de espaço, em folha de continuação. Esse procedimento permite formar uma espécie de processo simplificado, assegurando maior transparência à tomada de decisões, e permitindo que se historie o andamento da matéria tratada no memorando. Quanto a sua forma, o memorando segue o modelo do padrão ofício, com a diferença de que o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. [Manual de Redação da Presidência da República 2002]. Decretos são atos administrativos da competência exclusiva do Chefe do Executivo destinados a prover situações gerais ou individuais, abstratamente previstas, de modo expresso ou implícito, na lei. Existem dois tipos de decretos: os decretos podem conter regras singulares ou concretas (decretos de nomeação, de aposentadoria, de abertura de crédito, de desapropriação, de cessão de uso de imóvel, de indulto de perda de nacionalidade, etc.) ou decretos regulamentares que são atos normativos subordinados ou secundários. Tal como as leis, os decretos compõem­se de dois elementos: a ordem legislativa (preâmbulo e fecho) e a matéria legislada (texto ou corpo da lei). Assinale­se que somente são numerados os decretos que contêm regras jurídicas de caráter geral e abstrato. Os decretos que contenham regras de caráter singular não são numerados, mas contêm ementa, exceto os relativos a nomeação ou a designação para cargo público, os quais não serão numerados nem conterão ementa. Todos os decretos serão referendados pelo Ministro ou competente. [Manual de Redação da Presidência da República 2002]. As portarias são definidas como instrumentos pelo qual Ministros, chefes do Executivo ou outras autoridades expedem instruções sobre a organização e funcionamento de serviço e praticam outros atos de sua competência, tal como os atos legislativos e executivos, a portaria contém preâmbulo e corpo [Manual de Redação da Presidência da República 2002]. Projeto de lei é uma proposta apresentada para ser discutida e convertida em lei. Consiste em um texto que é escrito e que para se transformar em lei, depende de aprovação, alguns órgãos utilizam sua formatação semelhante à dos Decretos. As solicitações de material e serviços não tem um padrão definido, ficando a critério do órgão a sua diagramação e ​
layout​
, as mesmas condições são impostas para a solicitação de diárias, o órgão público fica na obrigatoriedade de publicar em anexo ao Manual Orçamentário em Diário Oficial o modelo das peças que serão utilizadas. Sucintamente, pode­se dizer que, a redação oficial é a maneira pela qual o poder público redige atos normativos e comunicações. 3. Docbox: Solução Eficiente para a Gestão e Produção online de Atos e Correspondências Oficiais O produto final deste trabalho é a apresentação da solução com os requisitos que foram propostos no início da concepção do escopo. Baseado nisso, apresentamos a tela de Cadastro de Solicitações de Material e Serviços do ​
software Docbox, funcionalidade que de grande valor no ​
software por prover a criação e o início de toda tramitação para aquisição de bens e contratação de serviços nos órgãos públicos. O layout deste ato oficial é previsto na Lei de Diretrizes Orçamentárias de cada município, tendo que ser publicado a cada ano, pode ser atualizado a qualquer momento pelo Chefe do Executivo por meio de decreto. Na figura 1 apresentamos a tela de cadastro da solicitação de material / serviços onde o usuário poderá inserir os dados orçamentários da despesa, como código do Projeto / Atividade, o qual é a identificação de determinado destino de recurso, previsto no orçamento anual. Fonte de Recursos, que elenca via código de onde o recurso para a aquisição ou contratação do objeto em questão virá. O Elemento de Despesas, fundamentado na Portaria 448 de 13 de Setembro de 2002, sub elemento que é o complemento do Elemento de despesas, também fundamentado na Portaria supracitada e a Unidade Orçamentária é a descrição do grupo setorial de que ordenará a despesa. Ressaltamos que a numeração gerada é automática, gerando comodidade ao usuário e não permitindo a duplicidade de documentos, que é um dos principais gargalos elencados pelos profissionais que desenvolvem estes documentos dentro das repartições. Figura 1: Tela de cadastro de solicitação de material / serviços 4. Conclusão Buscou­se, também, através deste estudo, evitar a utilização de normas repetitivas, redundantes ou desnecessárias. Possibilitar, também, total transparência ao processo de elaboração de atos normativos, além de ensejar a verificação prévia da eficácia das normas e considerar, no processo de elaboração de atos normativos, a experiência dos encarregados em executar o disposto na norma. Ao longo deste projeto, foram realizadas diversas atividades para o desenvolvimento deste produto que se iniciaram nas buscas acerca da história referente a objeto em estudo, culminando na concretização do produto compatível com a realidade do órgão público a ser implantado. Obtivemos o diagnóstico da realidade do órgão público, notamos a relevância do ​
software para gestão e seus atributos positivos como um fator diferencial e fundamental para políticas públicas de sucesso na área de gestão documental. O Docbox foi um produto desenvolvido com características de uma aplicação convencional, aliada a mais alguns atributos de destaque que o fazem fundamental dentro do processo produtivo. Esperamos, futuramente, inserir dentro do escopo outros documentos para que a solução esteja cada vez mais adaptativa e flexível com as demandas do mercado atual, aumentando o leque de atuação do ​
software e criando novos mecanismos para o desenvolvimento de documentos e aumento da produtividade dos órgãos e de seus colaboradores. Como projetos futuros, espera­se, também, atingir as comunidades que atuam com soluções governamentais com o intuito de fomentar e contribuir com pesquisas na área de gestão de documentos e produção de atos e correspondências oficiais para a veiculação destas soluções na mídia e uma maior divulgação delas por parte dos municípios e esferas do governo. Espera­se, também, com vistas ao que fora exposto, que outros possam tomar esse trabalho como um incentivo, na busca por soluções de interesse público, afim de, perpetuar o desejo de construir mecanismos que melhorem as atividades governamentais, observando que essas ações serão refletidas a todos os cidadãos, promovendo a disseminação e o bom uso de práticas que melhorem os processos nos serviços públicos do país. 6. Referências Brasil. Presidência da República. Manual de redação da Presidência da República / – 2. ed. rev. e atual. – Brasília : Presidência da República, 2002.
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. Silva, G. R. A., Baluz, R. A. R. S., Mourão, J. C. G. (2013) “Software Livre e­Cidade: Solução Eficiente para a Gestão Pública Municipal”, In: Anais do Evento 5° Congresso Brasileiro de Tecnologia da Informação e Comunicação. Brasil. Silva, G. R. A. (2014) “Implantação do Software Livre e­Nota: Estudo de Caso na Prefeitura de Luís Correia ­ PI”, In: Anais do Evento IV JORNACSI – Jornada Científica de Sistemas de Informação. Brasil. Silva, G. R. A. Docbox: Software para Gestão e Produção de atos e correspondências oficiais. 2015. 54f. Monografia (Bacharelado em Sistemas de Informação) – Faculdade Maurício de Nassau. Parnaíba. 2015. Silveira, P. J. da. Gestão de Documentos. Rodrigues, A. C., “Gestão de documentos: uma abordagem conceitual”,Belo Horizonte, MG, GEARQ/DIRGED/TJMG. 2007. Brasil. Rodrigues, A. M. L. "A teoria dos arquivos ea gestão de documentos."In: Perspectivas em ciência da informaçãov.11.1. 2006.Brasil. Rossetti, A. G., Morales, A. B. T. (2007) “O papel da Tecnologia da Informação na Gestão do Conhecimento”. In: Ci. Inf., Brasília, v. 36, n. 1, p. 124­135. Brasil.