Info-Estrutura: Portal

Info-Estrutura: Portal
1. Introdução
Os portais têm a capacidade de apoiar as metas e os objetivos gerais de uma
organização. O retorno do investimento deles é geralmente possível através de um
aumento da produtividade geral. Consequentemente, um portal bem desenvolvido tornase cada vez mais importante para as operações diárias de uma organização. Os portais
estão se tornando a melhor forma de uma organização permitir que os clientes vejam os
aspectos de suas operações internas e melhorem a transparência para seus
funcionários e parceiros. Ao mesmo tempo, os portais permitem que os clientes realizem
seus negócios com a organização de uma forma automatizada. O objetivo essencial do
governo eletrônico é construir um governo para a era da informação. Ainda que as
pessoas possam não saber realmente como um governo atua na era da informação,
uma coisa é clara: a porta frontal de um governo, mais provavelmente, é seu portal.
Neste sentido, o portal governamental tem se tornado cada vez mais importante
ao permitir que os cidadãos acessem a informação governamental facilmente e
desfrutem dos serviços únicos do governo. Um portal bem desenvolvido complementará
e melhorará os canais focados no cliente, já existentes no governo. Para diversos sites
governamentais, os portais estão se tornando a principal fonte de serviços entre
agências e de grande valor para os clientes. Pelo fato da tecnologia ter a capacidade de
armazenar e organizar informações, um serviço inteligível e único se tornou o padrão
aceitável e necessário.
Nas etapas iniciais do governo online, os websites foram elaborados com a
estrutura existente, a qual colocava o governo no centro. As telas de computadores
eram organizadas para refletir a organização do governo. Entretanto, os usuários
geralmente não estão interessados em saber como o governo está organizado. Ao invés
disso, eles estão preocupados em como eles podem acessar efetivamente os serviços
governamentais que querem ou necessitam. Os portais governamentais online que
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refletem a estrutura governamental podem ser considerados como centrados no
governo ao invés de serem centrados nos cidadãos. Tais portais não estão obtendo
todas as vantagens das oportunidades fornecidas pela tecnologia moderna.
2. O que é um Portal?
Um portal permite que uma organização apresente informações, aplicações e
serviços em uma visão única consolidada do browser. Um portal fornece uma visão
segura e individualizada dos múltiplos recursos online e dos serviços interativos. Ele
oferece um único ponto de acesso para informação crítica e para os aplicativos
necessários para a realização das operações de negócios diárias com a organização.
Neste sentido, o portal se torna uma interface entre o governo e os cidadãos. De fato,
com o advento da era da informação e com o desenvolvimento do governo eletrônico,
as interfaces entre as agências governamentais e entre os governos e seus cidadãos
estão mudando dos modelos tradicionais como escritórios, balcões, intermediários, etc.
para um modelo eletrônico, ou seja, para os portais.
Os portais têm sido implantados para solucionar diversos tipos de problemas
comerciais. Alguns portais são construídos como painéis de instrumentos, fornecendo
indicadores que contêm todos os principais indicadores de desempenho, os quais
fornecem relatos para uma função particular que precisa ser compreendida pelo
responsável e por outros a quem este possa vir a interessar. Falando de um modo geral,
um portal possui as seguintes funções:
•
Resolver um pequeno problema ou uma oportunidade comercial.
•
Auxiliar uma função comercial.
•
Atingir audiências específicas.
•
Apoiar as funções de auto-serviço
•
Auxiliar a produtividade geral.
Portanto, o portal pode ser utilizado para eliminar a necessidade de se navegar
por sites múltiplos de rede e aplicativos, de forma que os usuários podem acessar
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diferentes informações e serviços necessários para seus trabalhos ou podem realizar
suas transações eletrônicas. Um portal bem sucedido apresenta uma visão
personalizada com uma organização lógica e um agrupamento de informações que leva
a um aumento da produtividade. Ele oferece uma ampla gama de possibilidades para
permitir que as organizações conectem-se rapidamente aos aplicativos individuais sem
uma programação composta. Um portal é um mecanismo que prolonga o alcance da
organização para um espectro maior de público, tanto internamente quanto
externamente.
3. Regras de Implantação do Portal
As organizações devem implantar os portais de forma sábia, para obterem
economia e vantagens competitivas. A implantação de um bom portal pode ajudar as
organizações a alcançarem milhões em economia , acelerar as atividades econômicas
críticas e fornecer uma vantagem competitiva através da ampliação do leque de acesso
ao conteúdo, aos aplicativos e aos processos comerciais para os principais
consumidores e parceiros comerciais.
A regra mais importante para a implantação de um portal é melhorar a relevância
dos serviços de acordo com as necessidades dos usuários. Ou seja, as necessidades
dos diferentes usuários e dos grupos de usuários devem ser consideradas
separadamente. Fornecer um acesso mais efetivo às informações específicas ou
aplicações pode fazer uma grande diferença para os resultados de um trabalho ou para
a experiência de serviço do usuário. Se o portal não consegue fornecer isto para um
número significativo de usuários, ele pode vir a ser pouco mais que uma despesa
irrelevante
Os portais organizacionais precisam ser desenvolvidos no contexto de uma
estratégia inteligível. Esta estratégia deve fazer parte de um plano de TI de amplitude
organizacional que seja patrocinado pela entidade. Portanto, é vital identificar a conexão
do portal com as metas e objetivos do negócio, enquanto se realiza um esforço para
quantificar os benefícios pragmáticos e tangíveis. As organizações devem gerenciar
seus portais a partir de um ambiente holístico e federativo de modo que possam receber
os maiores retornos de acesso de informação e de colaboração.
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Além disso, a integração dos portais como estado da arte ou com as melhores
marcas deve ser aproveitada. Atualmente, a função dos portais aumenta por meio das
tecnologias como as de busca, gerenciamento de conteúdo e de colaboração. Apesar
de que estas funções serão mantidas e novos características serão adicionadas.
Características como aplicativos sintéticos, extensão a conteúdo pessoal, uso de
servidores de aplicativos facilitadores do portal e funcionalidades federativas do portal
ao longo dos diferentes departamentos do governo. Os portais se tornarão um centro de
convergência tecnológica para diversas tecnologias complementares.
A implantação do portal deve ser feita de forma incremental, podendo ser
continuamente moldado de acordo com as complexas exigências do governo. É melhor
pensar estrategicamente, porém implementar taticamente. É provável que as exigências
e a compreensão das exigências melhorem ao longo do tempo. Enquanto se tem em
mente a missão geral, as metas, a arquitetura e os padrões, a implantação do portal
deve ser feita em cada unidade por vez, através de uma detalhada descoberta de
exigências para cada unidade.
Finalmente, os governos devem desenvolver soluções que incorporem um
ecossistema do portal. Os portais facilitarão uma nova geração de aplicativos. Os
portais são um ajuste natural para diversos aplicativos compostos por fornecerem um
ponto inicial para o desenvolvimento, além de facilidades para a integração e para o
gerenciamento e a administração da interface do usuário. Estes aplicativos compostos
capacitarão os governos a unirem seus processos de negócios internos com aqueles de
seus parceiros comerciais.
A interoperabilidade do portal também deve ser levada em consideração. Os
governos sempre precisam gerir mais do que um portal. Se os serviços são de
diferentes agências governamentais que operam de forma relativamente independente,
os problemas de interoperabilidade entre eles podem criar uma dificuldade significativa
para a gestão do portal. Em curto prazo, isso pode ser solucionado por meio da
integração de diretório, segurança, personalização de perfis, metadados e componentes
do portal. Já a longo prazo, os padrões de interoperabilidade do portal são necessários
para fornecer total interoperabilidade entre portais ofertados pelas diferentes agências
governamentais.
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4. Projetos de Alavancagem do Portal
Um portal possui diversos benefícios para uma organização. Ele pode acelerar
enormemente a velocidade dos negócios e as entradas e saídas dos programas.
Também pode reduzir o tempo que se leva para realizar e implementar decisões,
enquanto ajuda a melhorar a qualidade geral do processo de tomada de decisão.
Através do desenvolvimento dos portais, o nascimento de alguns novos conceitos de
governo eletrônico se tornou possível; conceitos tais como o 24/7, serviço único, serviço
ininterrupto e assim por diante. Portanto, um portal bem implementado é um fator
significativo para o sucesso do governo eletrônico, e os gerentes governamentais irão
obviamente se interessar por isto e se beneficiarem da diretriz para implantação do
portal.
Os portais podem ser bem-sucedidos ou falharem. Seis categorias de sucesso e
de falha foram identificadas a partir da experiência. São elas:
4.1. Falha catastrófica. Uma falha catastrófica é quando o impacto negativo para a
organização aumenta para valores acima dos custos das licenças do software e dos
recursos utilizados para a implantação, através de uma cadeia de circunstâncias que
leva a tomada de decisões errôneas baseadas em informações incorretas. Entretanto,
poucos projetos de portais falham nesta categoria.
4.2. Produto de prateleira. Em um cenário de produto de prateleira não utilizado, o
projeto do portal falha, mas o impacto é limitado ao custo do portal e ao custo de
oportunidade. A implementação do portal pode ser classificada como software não
utilizado pelo ponto de vista da organização ou do fornecedor. Se a aquisição do portal
é aprovada, o fornecedor é pago e a licença é assegurada, mas o projeto não vai além
deste estágio. Uma variação da não utilização do software é a implantação da prova de
conceito que não procede. Estima-se que 20 a 50% das iniciativas organizacionais
falham nesta categoria.
4.3. Portal Teflon. Este é o modo de falha mais comum. Neste modo, o projeto do
portal aparenta ser bem sucedido na primeira etapa, já que é implementado de acordo
com o cronograma e todos os componentes que foram identificados nas exigências
iniciais encontram-se no portal e funcionam bem. Entretanto, os usuários dos portais
Teflon não retornam após a euforia inicial ter diminuído. O ponto de partida é que o
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investimento do portal é subutilizado, o que geralmente não é imediatamente óbvio. A
análise através de métricas pode trazer este tipo de falha à tona.
4.4. Sucesso modesto. O sucesso modesto e a falha teflon são difíceis de serem
diferenciados através de uma simples observação já que ambos os portais podem
parecer do mesmo modo, ter as mesmas funções e estas serem igualmente invisíveis
para a organização. A forma de diferenciar a falha do sucesso é através da análise
usando a métrica. Considera-se que um projeto de portal apresenta um sucesso
modesto se existirem usuários que confiem no portal, porém que não o achem amigável
ou essencial. A situação não é estática porque um projeto de portal com um sucesso
modesto pode cair em uma falha invisível caso não seja dada a devida atenção às
atualizações de conteúdo, às melhorias das características e ao rastreamento exigido.
4.5. Sucesso visível. Um projeto de portal pode ser colocado nesta categoria se este
modifica a forma de como as pessoas conduzem suas atividades diárias ou suas tarefas
comuns. Um portal de visível sucesso transformará determinadas tarefas, trabalhos e
processos. Por exemplo, ele pode automatizar algumas tarefas que eram anteriormente
acompanhadas manualmente, de modo que a informação é distribuída de uma forma
mais efetiva e com uma melhor relação de custo-benefício. Um projeto de portal de
sucesso visível incluirá uma integração funcional com as aplicações centrais de
negócios, além de uma variedade de portlets de auto-serviço.
4.6. Sucesso retumbante. Se um projeto de portal ultrapassa até as melhores
expectativas, este é classificado como sucesso retumbante. Neste cenário, o portal
forma uma parte fundamental dos processos centrais do negócio e traz benefícios
significativos para o governo ou para a empresa. A posição competitiva do governo
também é fortalecida. Entretanto, menos de 1% das organizações relatam ter obtido um
sucesso retumbante em seus projetos de portais.
Falando de um modo geral, a maioria dos portais são parcialmente fracassados
e são parcialmente bem sucedidos. Não obstante, a porcentagem geral de sucesso é
superior que a das falhas. Os gerentes de portais devem identificar o critério adequado
para ajudá-los a diferenciar-se entre o sucesso e o fracasso. Neste ínterim, o
desenvolvimento de determinados indicadores para a medição do sucesso de um portal
tem sido encorajado. No estado de Minnesota, nos EUA, uma medida é avaliar quantas
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pessoas marcaram a North Star como sua home page. Outras medidas incluem uma
cidadania mais engajada e melhoria da confiança no governo.
5. O Papel do Portal
Um portal de Governo é uma ferramenta multifuncional por meio da qual se
acessa diversos serviços e sistemas de comunicação. Os portais do governo são
capazes de fornecer diversas capacidades, incluindo:
•
A agregação de conteúdos de documentos internos e externos em um ou mais
repositórios.
•
Tornar o conteúdo acessível através de um mecanismo de busca.
•
Racionalizar a interface do usuário através do gerenciamento da apresentação.
•
Fornecer acesso personalizado aos usuários.
•
Fornecer um framework robusto e confiável para os componentes ou portlets do
portal.
•
Permitir que os portlets acessem os dados da empresa e a lógica de comércio
através da tecnologia da integração.
•
Fornecer um mecanismo único de assinatura para integrar o acesso e a
autorização.
•
Fornecer uma implantação de portal múltiplo que seja sincrônico e interoperável.
•
Possibilitar os diversos graus de gerenciamento e administração centralizada e
delegada.
•
Sustentar uma variedade de mecanismos colaborativos.
Os portais do governo são utilizados como entrada para sustentar e capacitar
operações em tempo real de uma organização. A meta é a de oferecer um ambiente no
qual o trabalho e as atividades possam ser acompanhadas dentro do portal. Quando
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implantado em nível organizacional, as iniciativas do projeto devem incluir portais para:
gestão de conhecimento (KM); inteligência comercial (BI); monitoramento das atividades
comerciais (BAM); e gerenciamento de conteúdo empresarial.
6. Cinco passos para a organização em Tempo Real
Os portais do governo podem facilitar enormemente as operações em tempo real
da organização. Eles apóiam as metas estratégicas para o estabelecimento das metas
operacionais mais refinadas e melhores moldadas. Os portais podem oferecer níveis de
correlações superficiais e profundas ao longo dos aplicativos e dos sistemas. Acreditase que um processo de organização em tempo real bem-sucedido é composto de cinco
etapas.
6.1. Fixação das Metas
O primeiro passo em direção a uma operação de organização em tempo real é
ratificar as metas organizacionais ou estabelecer novas. Estas metas podem ser gerais
ou estratégicas, assim como podem ser estreitamente ou taticamente focadas. Os
portais de uma organização devem apoiar estas metas estratégicas.
6.2. Modelagem
A identificação ou a revalidação das métricas que estão diretamente
relacionadas com as metas e os objetivos organizacionais são o ponto de partida para a
modelagem dos portais. A maior parte das métricas será compartilhada entre os portais
e outras iniciativas relacionadas à operação organizacional em tempo real. Durante uma
discussão ou uma consulta, o portal pode fornecer métricas relacionadas ao número de
idéias discutidas, número de participantes, tempo gasto para a fase de discussão e
número de idéias de acompanhamento geradas.
6.3. Construção
Os portais podem ser utilizados para implementar a lógica comercial que refina e
transforma os dados de baixo nível em métricas de alto nível. A infra-estrutura da
organização deve ser construída de modo que os dados brutos para as métricas
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relevantes possam ser facilmente capturados. As métricas geradas por outros sistemas
também podem ser disponibilizadas para os usuários através de portlets. A abordagem
comum é a utilização de métricas finas de alto nível, ao invés de espessas massas de
dados de baixo nível.
6.4. Implementação
Os portais podem servir como mecanismo de distribuição principal e de múltiplos
canais para métricas como conteúdos acionáveis. Eles também podem fornecer os
mecanismos principais para que os formadores de opinião tomem decisões com relação
ao conteúdo distribuído. Os componentes do portal estão comumente em um sistema de
pergunta pronta e como um sistema de relatório, porém eles não estão restritos a um
fluxo único de informações.
6.5. Gestão Contínua
Os portais fornecem um link para atravessar barreiras entre os aplicativos e a
infra-estrutura através da expansão da audiência para a distribuição da informação,
aumentando a profundidade do conteúdo disponível, fornecendo uma interface de
usuário inteligível e consistente e fornecendo ferramentas para acesso personalizado.
7. Tendências dos Portais do Governo
Enquanto os portais atualmente se encontram como estratégia central da maioria
dos governos quando o tema é governo eletrônico, eles também são um passo inicial
importante na direção a uma estratégia global de longo prazo. Os portais fornecem aos
seus constituintes (ou seja, aos cidadãos, às empresas e aos governos) uma porta de
entrada para que eles tenham uma interação direta com seu governo. Diversos
governos referem-se à necessidade de um catálogo central e atualizado dos serviços de
governo para possibilitar que os cidadãos vejam a imagem total a partir de um único
local. Os portais podem fornecer isto.
É essencial uma estreita atenção à formação da marca. Todos os governos
comprometeram recursos valiosos para o desenvolvimento de seus portais. Quando os
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diversos níveis de governo começam a se integrar, a identidade da cada entidade se
torna crítica.
Conforme
mencionado
anteriormente,
nos
primeiros
estágios
do
desenvolvimento do portal governamental, o modelo era baseado na estrutura
organizacional do governo. Ou seja, eles adotavam uma abordagem orientada em
direção ao governo. Entretanto, os desenvolvedores logo descobriram que os usuários
não estão interessados em como o governo está estruturado. Ao invés disso, eles estão
preocupados em descobrir os serviços que querem ou em responder suas questões.
Como resultado, os portais agora são elaborados com a abordagem que chamamos de
“centralização ao cliente” ou de “demanda orientada”. Diversos modelos têm sido
desenvolvidos para fazer isto. Por exemplo, a audiência que é composta por cidadãos,
empresas, empresários, funcionários civis ou não-cidadãos (turistas, por exemplo)
devem tornar-se as categorias primárias e a entrada para a página inicial do portal. O
Canadá e os Países Baixos consideraram este como sendo seu modelo preferencial.
Outro modelo, utilizado por Singapura e diversos governos de estados norteamericanos, é o modelo de etapas da vida baseados nos principais eventos como
nascimento, educação, entrada e saída de trabalho, casamento ou necessidade de
fornecer ou de receber auxilio. Adicionalmente, os portais têm sido desenvolvidos para
comunidades de interesse, tais como idosos, estudantes, agricultores e trabalhadores
ou através de áreas funcionais como diminuição de desastres. Os grandes governos
como os de Canadá e dos Estados Unidos têm implementado tal abordagem.
Os governos estão elaborando portais utilizando uma complexa arquitetura
empresarial que engloba diversas tecnologias, metodologias de navegação e
características. Uma diretoria de serviços organizada por tópicos juntamente com o
avanço das capacidades de busca, fornece uma mistura de opções de navegação aos
usuários. A utilização das capacidades do sistema de informação geográfica (GIS)
fornece ao usuário a possibilidade de personalizar o site. O Estado de Washington
incorporou um elemento denominado “Ask George” (“Pergunte ao George”) que permite
que o usuário elabore questões em inglês e receba respostas, assim como ocorre com o
popular “Ask Jeeves” (“Pergunte ao Jeeves”). Alguns governos têm empregado outros
tipos de tecnologias de disseminação que moverão os portais para o próximo estágio de
maturidade. Estas envolvem a resposta interativa por voz (IVR), os quiosques e os
dispositivos sem-fio.
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Os portais estão sendo construídos para serem escalonáveis e para evitar
atualizações significativas e dispendiosas, uma vez que eles acomodam o futuro
crescimento e as mudanças da tecnologia. A inovação através da introdução de
características, tais como um catálogo de produtos e serviços governamentais e a
personalização, também são tendências importantes. Os portais têm passado e
continuarão passando por um processo de amadurecimento. Como o estado de Arizona
nos Estados Unidos identificou, os portais oferecem um método poderoso para a
construção de uma integração de ponta a ponta e para a movimentação de transações
online. Nós, sem dúvida estamos no estágio infantil do governo eletrônico. A maturidade
completa apenas ocorrerá com uma forte liderança e comprometimento da camada
executiva e legislativa, combinadas para criar uma estratégia bem coordenada de
governo eletrônico que forneça incentivos para a colaboração. Atualmente, diversos
governos, através dos portais, encontram-se bem encaminhados em sua rota para um
novo patamar de excelência no governo eletrônico.
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