sistema de frequência ronda

SUMÁRIO
INTRODUÇÃO.............................................................................................................4
OBJETIVO GERAL:............................................................................................................................... 4
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:................................................................................................................ 4
1 RONDA GESTOR.....................................................................................................5
2 REGRAS A SEREM OBSERVADAS ......................................................................6
ESCALA DE PLANTÕES DE MÉDICOS E ODONTÓLOGOS:.............................................................6
ESCALA DE FOLGA EXCETO MÉDICOS E ODONTÓLOGOS:..........................................................6
HORAS EXTRAS EVENTUAIS:............................................................................................................ 6
BANCO DE HORAS:............................................................................................................................. 6
NORMAS DE FREQUÊNCIA................................................................................................................ 8
CONSIDERAÇÕES FINAIS.........................................................................................9
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LISTA DE ANEXOS
ANEXO A – TELA DE PROGRAMAÇÃO DE ESCALA - ANTES REG PONTO....10
ANEXO B – TELA DE PROGRAMAÇÃO DE ESCALA - APÓS REG PONTO.....11
ANEXO C – TELA DE VISUALIZAÇÃO DE ESCALA.............................................12
ANEXO D – TELA DE ACERTOS DE EXCEÇÕES - ANTES REG PONTO..........13
ANEXO E – TELA DE ACERTOS DE EXCEÇÕES - APÓS REG PONTO..............14
ANEXO F – TELA DE VISUALIZAÇÃO DOS ACERTOS DE EXCEÇÕES ............15
ANEXO G – TELA DE PROGRAMAÇÃO DE BANCO DE HORAS - ANT REG.....16
ANEXO H – TELA DE PROGRAMAÇÃO DE BANCO DE HORAS-APÓS REG....17
ANEXO I – TELA DE VISUALIZAÇÃO DO BANCO DE HORAS............................18
ANEXO J – TELA DE VISUALIZAÇÃO DO REGISTRO DO PONTO.....................19
ANEXO K – TELA DE VISUALIZAÇÃO DO CARTÃO PONTO..............................20
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INTRODUÇÃO
Face a alta velocidade com que os meios tecnológicos avançam, precisamos,
sistematicamente, estar revendo nossos processos de trabalho a fim de melhorar
nossa eficiência e eficácia. O importante é perceber nesse avanço uma
oportunidade e não uma barreira para o crescimento. Uma boa alternativa é utilizar
o avanço tecnológico a nosso favor, de modo a obtermos melhores resultados como
por exemplo: informações mais rápidas, precisas e seguras.
O processo de captação e apuração da freqüência dos trabalhadores do
Grupo Hospitalar Conceição - GHC apresentava algumas deficiências que, a
medida que a tecnologia avançou, proporcionou a possibilidade de minimizá-las e
até eliminá-las.
Algumas desvantagens do sistema anterior eram: a falta de velocidade na
informação do registro, a impossibilidade de determinar se quem registrou o horário
foi o próprio trabalhador, e, em especial, o retrabalho nas tarefas relacionadas ao
ponto. Na época um gestor preenchia a escala de trabalho do seu Serviço e enviava
à Unidade de Pessoal para que lá essa fosse digitada no Sistema de Freqüência. O
que não é produtivo nesse exemplo, é o fato de duas pessoas realizarem a mesma
tarefa, a primeira através do preenchimento de uma planilha e a segunda
alimentando as informações desta no sistema. A situação era piorada quando
ocorriam trocas de plantões e folgas, gerando retrabalho em cascata.
Ante este cenário, o GHC adquiriu em 2004 o Sistema Ronda Windows, o
qual possui tecnologia incorporada que permite melhorar a qualidade no processo
de apuração e acompanhamento da freqüência dos trabalhadores do GHC.
Não se tratou apenas da aquisição de um equipamento tecnológico, mas de
mudança nos processos, nas relações de trabalho e na cultura organizacional. O
sistema descentraliza parte dos processos da GRH, tornando-a mais ágil, eficiente
e eficaz.
Trata-se de uma ferramenta para capacitação e transferência de know-how
para os gestores operarem, com acompanhamento através de consultores.
Esse “Manual” é um orientador, que visa auxiliar o gestor nesse processo,
não substituindo, absolutamente, o contato que a GRH e os gestores manterão
durante todo o processo.
OBJETIVO GERAL:
Melhor qualidade e a confiabilidade do registro da jornada de trabalho.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS:
-
Integrar processos como elaboração de escalas de trabalho e
gerenciamento de banco de horas ao sistema de freqüência;
Otimizar processos como a eliminação de retrabalho e burocracia;
Aumentar a transparência das informações da freqüência do trabalhador;
Promover uma mudança no processo de trabalho, descentralizando e
aproximando a Administração de Pessoal com as demais áreas;
Aumentar a agilidade e a segurança no acesso às informações de
registros, situações, banco de horas, etc.;
Aumentar o controle do banco de horas e autorização de horas extras.
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1 RONDA GESTOR
Como visto houve a descentralização de alguns processos para os gestores,
antes, de responsabilidade das Unidades de Pessoal. Isso contribuiu para o
aumento da agilidade e controle das informações a respeito da jornada de trabalho
e eliminação de retrabalho.
O Ronda Gestor iniciou pelas gerências da Holding e posteriormente
disseminado às demais gerências.
As atividades que os gestores foram capacitados envolvem os lançamentos
de programações de escalas (plantões e folgas) e acerto de exceções (autorização
de horas extras e lançamentos no banco de horas).
O acesso ao sistema é através de senhas que delimitarão o nível de acesso,
e, dependendo desse, permitirá lançar e ajustar informações do serviço sob sua
responsabilidade, bem como, visualizar informações dos trabalhadores dos níveis
hierárquicos abaixo ao que está sendo acessado.
Os níveis são:
A) Gerencial;
B) Coordenação (centro de resultado);
C) Assistência de gerência ou de coordenação.
Assim o gerente processa as informações dos seus coordenadores,
assistentes de gerência e visualiza as informações de todos os trabalhadores de
sua gerência, já o coordenador processa as informações dos seus assistentes de
coordenação e visualiza de todos os trabalhadores de sua coordenação. Por sua
vez, o assistente de gerência ou coordenação processa as informações dos
trabalhadores pertencentes a sua assistência. Quando o coordenador não possuir
assistência de coordenação, o mesmo processará as informações de seus
subordinados.
A responsabilidade pela gestão da frequência dos trabalhadores é dos
gestores que possuem Portaria de Função Gratificada nos níveis citados
anteriormente. O gestor poderá delegar a um membro de sua equipe o
processamento das informações no sistema, sempre com autorização de sua
gerência, mas a responsabilidade continua sendo do gestor.
A cada grupo de gestores haverá um profissional da GRH com o objetivo de
auxiliar no aprendizado e na solução de eventuais problemas, ou seja, atuará como
consultor de RH.
A implantação foi efetuada gradualmente por gerência, os lançamentos de
empregados em que a gerência ou gestor não esteja integrado ao Ronda Gestor
serão efetuados pela UP respectiva, os gestores deverão continuar encaminhando
os documentos de escalas de trabalho, horas extras e banco de horas (se houver)
às Unidades de Pessoal, conforme os seguintes prazos:
- Escalas de trabalho entregar na Unidade de Pessoal até o dia 20 (vinte)
que antecede o mês trabalhado;
- Autorizações de horas extras e lançamentos para o banco de horas
entregar na Unidade de Pessoal até 5 (cinco) dias que antecede a
realização das mesmas;
- Se necessitar de acertos nas escalas, nas autorizações de horas extras e
banco de horas entregar de imediato, ou seja, logo após o fato ocorrido.
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2 REGRAS A SEREM OBSERVADAS
Regras que deverão ser observadas na execução dos lançamentos.
ESCALA DE PLANTÕES DE MÉDICOS E ODONTÓLOGOS:
Está previsto para médico e odontólogo plantonista, dois ou três plantões de
doze horas por semana, observar para que os plantões, de 12 ou 6 horas, somados, não
excedam 36 horas semanais.
ESCALA DE FOLGA EXCETO MÉDICOS E ODONTÓLOGOS:
Para os profissionais que trabalham em escala de revezamento, deverá ser
observada uma folga semanal. No regime de 12 horas de trabalho por 36 de
descanso, terão no mês duas folgas de 12 horas cada uma, e ainda, quando houver
dois feriados durante o mês e, nenhum deles recair em domingo, será concedida
uma folga a mais, além das duas já previstas.
HORAS EXTRAS EVENTUAIS:
A autorização de horas extras eventuais ocorrerá:
a)
quando o profissional não possa compensar dentro do prazo
previsto no banco de horas (se houver);
b)
quando não houver resolução expressa da Diretoria para aquela
Gerência;
c)
quando houver imperiosa necessidade de acordo com o art. 61 da
CLT;
d)
Não ultrapassar o limite diário de 2 (duas) horas estabelecido no art.
59 da CLT.
BANCO DE HORAS:
a) As horas trabalhadas que excederem ao limite da jornada semanal contratada
poderão ser compensadas dentro do prazo conforme previsto em acordo ou
convenção coletiva de trabalho da categoria profissional, a contar da data
correspondente ao encerramento do ponto do mês em que ocorreu a referida
jornada extraordinária.
b) A jornada semanal do trabalhador no Sistema Ronda será calculada de acordo
com o horário diário e tem tolerância de registro antes e após o horário.
c) A tolerância para registro do horário de trabalho é de cinco minutos tanto antes
como após o horário de entrada, bem como na saída. Não será permitido
registro do ponto antes do horário de tolerância na entrada, nem após o horário
de tolerância de saída. Fora dessa faixa de horário, se necessário, o gestor
deverá autorizar e informar o destino das horas quando positiva (banco de horas
positivo ou horas extras).
d) Os empregados que ao final de seu turno de trabalho passam o serviço para o
colega do turno seguinte (passagem de plantão), terão o ponto liberado até 15
(quinze) minutos após o horário de saída. Quando houver o registro do ponto
dentro dos cinco minutos de tolerância, esses não irão para o banco de horas. Já
a partir do 6º minuto até o 15º irão para o banco de horas positivo, e a soma se
dará do 1º ao 15º minuto. Após o 15º minuto se ainda for necessário o trabalho
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do empregado, o gestor deverá autorizar o registro e dará destino as horas
(Banco de horas positivo ou horas extras). Os gestores deverão comunicar à
GRH quais os empregados que estão nessa situação para que possam ser
alocados em um código de horário que calcule automaticamente os 15min da
passagem do serviço.
e) As horas não trabalhadas dentro da jornada normal de trabalho, somente
deverão ser lançadas no banco de horas como horas negativas, quando o
empregado possuir, no banco, horas positivas para cobri-las. Apenas em caso
excepcional poderá ser lançada hora negativa sem que haja horas positivas para
cobri-la, pois esta, quando lançada no banco de horas, terá o mesmo
procedimento das horas positivas, ou seja, terão o prazo conforme a categoria
profissional para serem compensadas. Entretanto, quando não compensadas no
prazo estabelecido, serão descontadas como horas de falta, e as horas não
trabalhadas e não lançadas no banco de horas, serão descontadas no próprio
mês ficando o empregado sujeito às sanções disciplinares que couber.
f) Na hipótese de rescisão de contrato de trabalho, sem que tenha havido a
compensação integral da jornada, o trabalhador fará jus ao recebimento das
horas positivas como horas extras, ou sofrerá o desconto das horas negativas
como horas de falta.
g) O empregado deverá ser comunicado, com antecedência quando se der a
efetiva compensação.
h) O Sistema Ronda possui um mecanismo que controla o prazo de
compensações, do banco de horas cabendo os gestores tomar as providências
para que os empregados realizem as compensações dentro do prazo previsto,
além de trazer os mesmos informados sobre os saldos do banco de horas,
porque a não compensação implicará no pagamento das horas positivas como
horas extras e o desconto das horas negativas como horas de falta.
i) O empregado deverá, obrigatoriamente, compensar as horas existentes no
banco de horas sempre que atingirem o limite previsto em convenção coletiva de
trabalho.
j) Os médicos e odontólogos rotineiros, com jornada de 4 (quatro) horas de
segunda a sábado, e compensam o sábado, deveriam realizar 4horas e 48
minutos, como, a cada 90 minutos de trabalho deve haver um descanso de 10
minutos, os mesmos realizam 4h28min reduzindo 20 minutos por conta de dois
intervalos de 10 minutos para descanso.
l) Os médicos e odontólogos rotineiros com jornada de 4 horas e 28 minutos de
segunda a sexta feira em horário flexíveis, aqueles que trabalham no turno da
manhã devem ter seu horário de entrada a partir das 6:30 horas e a saída nunca
posterior às 14:30 horas, para os que trabalham no turno da tarde, o horário de
entrada deve se dar a partir das 11:30 horas e a saída nunca posterior às 19:30
horas, já aqueles do turno intermediário, o horário de entrada deve se dar a
partir das 9:30 horas e a saída nunca posterior as 17:30 horas. Os médicos e
odontólogos lotados no Serviço de Saúde Comunitária-SSC, tem dois turnos de
trabalho, um com horário de entrada a partir das 6:30 horas e a saída nunca
posterior às 16:30 horas, e outro com horário de entrada a partir das 10:30 horas
e a saída nunca posterior as 20:30 horas.
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m)
Médicos e odontólogos rotineiros com 120h normais por mês o horário de
trabalho conta a partir do registro da entrada até o registro de saída, portanto os
gestores deverão zelar para que os mesmos obedeçam as 4h28min por dia de
segunda a sexta-feira, aqueles com 120h normais por mês, do SSC também
devem obedecer as 4h28min mais uma ou duas horas extras de segunda a sexta-feira.
n) O sistema lança automaticamente no banco de horas, para médicos e
odontólogos rotineiros de 120h normais por mês, as horas positivas ou
negativas, são horas além ou a menor da carga horária diária de trabalho nos
dias trabalhados, sendo que o lançamento das horas negativas só deve
permanecer no banco de horas se existir saldo de horas positivas para cobri-las
em não existindo os gestores deverão lançar como horas de falta no próprio
mês. Apenas em situação excepcional as horas negativas poderão permanecer
no banco sem que haja horas positivas para cobri-las. As horas negativas que
permanecerem no banco após o encerramento do mês serão descontadas como
horas de falta. As horas negativas da jornada diária integral, não enviadas pelos
gestores ao banco de horas serão descontadas como horas de falta também no
próprio mês.
o) Para os profissionais plantonistas com regime de trabalho de 12x36 os
adicionais (adicional noturno, hora de redução noturna e horas extras habituais),
serão pagos juntamente com as demais rubricas daquele mês, apenas as horas
eventueis irão para o banco de horas, portanto quando estes profissionais
compensarem por conta deste plantão em banco de horas, o mesmo receberá
apenas as horas normais.
p) O banco de horas não é aplicado aos médicos/odontólogos plantonistas, porque
na convenção coletiva de trabalho destes profissionais não está prevista essa
modalidade.
NORMAS DE FREQUÊNCIA
a) Todos os empregados ao ingressarem no GHC recebem o "Crachá" (Identidade
Funcional), de uso obrigatório nas dependências do hospital. O Crachá será
portado na altura do peito.
b) O crachá contém o nome do empregado, o número do contrato de trabalho e seu
cargo/função, sendo utilizado para a anotação de sua freqüência, ou seja, o
registro do cumprimento integral de sua jornada de trabalho.
c) Em caso de perda, furto, roubo ou esquecimento do crachá, o empregado
deverá dirigir-se imediatamente na Unidade de Pessoal que providenciará, se for
o caso, a emissão de um novo crachá.
d) A substituição do crachá, danificado pelo mau uso ou pelo extravio, se dará
mediante desconto em folha de pagamento do custo real ao tempo de sua
confecção, excetuando-se os casos de furto ou roubo, devidamente comprovado
via Boletim de Ocorrência policial.
e) os intervalos destinados a refeição e descanso dos empregados serão
presumidos, não havendo necessidade de registrar ponto.
f) A tolerância para registro do horário de trabalho é de 5 (cinco) minutos, tanto na
entrada como na saída.
g) A compensação de horário de trabalho só poderá ocorrer com a autorização do
gestor imediato, com a responsabilidade integral do mesmo.
h) Ao empregado com jornada de trabalho em regime de compensação do sábado
de segunda a sexta feira, fica assegurada a não realização das horas relativas
ao feriado como parte de compensação do sábado, quando houver feriado em
dia de trabalho (de segunda a sexta feira). Quando o feriado recair no sábado, o
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empregador fica desobrigado de conceder uma folga ou efetuar o pagamento
das horas já compensadas durante a semana.
i) Toda falta não justificada deverá ser notificada pelos gestores à Unidade de
Pessoal correspondente, até 24 (vinte quatro) horas após sua ocorrência.
j) O afastamento do empregado ao trabalho, em razão de doença, deverá ser
comunicado no mesmo dia de sua ocorrência, e todo atestado médico deverá
ser entregue, em até 48 horas (quarenta e oito horas) após a sua emissão, na
Unidade de Pessoal, com exceção dos casos de internação hospitalar
comprovada.
k) Todo atestado médico equivalente a uma jornada de trabalho deverá ser
encaminhado ao setor de Saúde do Trabalhador, sendo que o empregado será
avaliado pelo médico daquele setor sempre que o atestado ultrapassar a 12
(doze) dias, ou em outras situações especiais. Quando se tratar de atestado
parcial, será entregue na Unidade de Pessoal, após o visto do gestor da área do
empregado.
CONSIDERAÇÕES FINAIS
O Ronda Gestor vai além da descentralização dos processos, inaugura uma
nova filosofia de gestão de pessoas no GHC, o que já ocorre em outras
organizações. Essa nova filosofia insere o Grupo Hospitalar Conceição ao lado de
empresas de vanguarda em gestão de RH.
Esta ferramenta partiu, num primeiro momento, de uma mudança nas tarefas,
mas redefiniu os processos de trabalho, contribuindo para que a Gerência de
Recursos Humanos desenvolva e aprimore seu papel estratégico dentro do GHC,
sendo consultor dos gestores nas questões que envolvam pessoas, aproximando
assim gestor e GRH, fortalecendo a parceria, a gestão participativa e compartilhada,
enfim, ressignificando o trabalho.
Tudo foi realizado tendo como objetivo a melhoria na administração dos
recursos públicos e na atenção ao nosso trabalhador, reconhecendo neste o maior
ativo de nossa organização. Buscamos assim alinhar nossas ações às Diretrizes
Estratégicas do GHC, seja na busca de ferramentas que proporcionem melhor
controle sobre os recursos, seja na geração de um clima adequado aos
trabalhadores. Assim estaremos contribuindo para que o GHC atenda sua missão
maior, que é prestar um atendimento de excelência ao paciente, objetivo principal
do Sistema Único de Saúde.
Esta ferramenta é de suma importância a todos, principalmente aos
trabalhadores e gestores do GHC, por essa razão é necessário que você gestor
aproprie-se dessa filosofia, os ganhos em eficiência e eficácia serão revertidos para
a comunidade interna e externa.
Em anexo, as telas a serem utilizadas.
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ANEXO A
TELA DE PROGRAMAÇÃO DE ESCALA
Antes de registrar o ponto
Cálculo - apuração - gerenciar horário.>>> seleção – mostrar - gravar
10
ANEXO B
TELA DE PROGRAMAÇÃO DE ESCALA
Após registrar o ponto
Cálculo - apuração - gerenciar horário.>>> seleção – mostrar – gravar (igual rotina
anterior) e
Cálculo – apuração – calcular >>> seleção - processar
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ANEXO C
TELA DE VISUALIZAÇÃO DE ESCALA
Cálculos - apuração - listar - quadro de horário - modelo 200.
12
ANEXO D
TELA DE ACERTOS DE EXCEÇÕES (autorização de horas extras)
Antes de registrar o ponto
Colaboradores - programações - autorização de horas extras.
13
ANEXO E
TELA DE ACERTOS DE EXCEÇÕES (autorização de horas extras)
Após registrar o ponto
Colaboradores - programações - autorização de horas extras (igual rotina anterior) e
Cálculo – apuração – calcular >>> seleção - processar
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ANEXO F
TELA DE VISUALIZAÇÃO DOS ACERTOS DE EXCEÇÕES
Cálculo - apuração - listar - apuração - modelo 100
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ANEXO G
TELA DE PROGRAMAÇÃO DO BANCO DE HORAS
Antes de registrar o ponto
Colaboradores - programações - compensações
16
ANEXO H
TELA DE PROGRAMAÇÃO DO BANCO DE HORAS
Após registrar o ponto
Colaboradores - programações – compensações (igual rotina anterior) e
Cálculo – apuração – calcular >>> seleção - processar
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ANEXO I
TELA DE VISUALIZAÇÃO DO BANCO DE HORAS
Cálculo - banco de horas - listar - modelo 115
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ANEXO J
TELA DE VISUALIZAÇÃO DE REGISTRO DO PONTO
Colaborador - Listar - Modelo 104
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ANEXO K
TELA DE VISUALIZAÇÃO DO CARTÃO PONTO
Cálculos - Apuração - listar - Cartão ponto - modelo 102
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