office project 2003

Transcrição

office project 2003

Capítulo 4
Introdução ao Microsoft
Office Project 2003
Cap. 4 Introdução ao Microsoft Office Project 2003
47
O QUE HÁ DE NOVO?
APRIMORAMENTOS DO MS-OFFICE PROJECT 2003
Copiar Imagem para o
Assistente do Office
Imprimir um modo de
exibição como
relatório
Tipos de reserva de
recursos
Várias qualificações de
recursos
Bloqueio de
informações da linha
de base
Suplementos COM
instalados
O Microsoft Office Project Standard 2003 e o
Microsoft
Office
Project
Professional 2003
oferecem o recurso Copiar Imagem para o
Assistente do Office para exibir facilmente dados
do projeto como uma figura estática em outros
aplicativos do Microsoft Office System, como o
Microsoft Office PowerPoint 2003. Você pode
localizar o recurso Copiar Imagem para o
Assistente do Office na barra de ferramentas
Análise.
Com o Project Standard 2003 e o Project
Professional 2003, ficou mais fácil imprimir um
modo de exibição do jeito que você gostaria. Um
assistente para ajudá-lo a imprimir o modo de
exibição como um relatório está disponível no
painel de tarefas Relatório do Guia do Projeto.
Para especificar atribuições de recursos como
propostos (por exemplo, nos projetos ainda em
fase de proposta) ou comprometidos, você pode
atribuir tipos de reservas aos recursos no Project
Professional 2003. Um novo campo de recurso
contém o tipo de reserva (comprometido ou
proposto) que pode ser aplicado a todas as
atribuições de recurso do projeto. Os tipos de
reserva também são usados no Microsoft Office
Project Web Access 2003, onde um gerente de
recursos pode usá-los para montar equipes de
projeto, usando o novo recurso Criar Equipe, ou
para acessar capacidade versus demanda, no
Gráfico de Disponibilidade de Recursos.
O Project Professional 2003 fornece campos
Múltiplo Valor de Recurso da Empresa (ERMV)
para incluir conjuntos adicionais de qualificações
de recursos. Os campos ERMV podem ser usados
nos modos de exibição de recursos para manter o
inventário de qualificações dos recursos da
empresa no recurso Criar Equipe, para pesquisar
os recursos com várias qualificações, e no
Assistente de Substituição de Recursos ou no
Modelador do Portfólio, para considerar as várias
qualificações de um recurso.
No Project Professional 2003, você pode evitar
que outras pessoas substituam as informações da
linha de base. Na página Administração do Project
Web Access 2003, o administrador do servidor
pode especificar quem pode ou não salvar uma
linha de base no Project Professional 2003.
Os seguintes suplementos COM (Component
Object Model) do Project, que antes eram
implantados via download, agora são instalados
48
automaticamente com o Project Standard 2003 e
o Project Professional 2003:
•
•
•
•
•
Assistente de Gráficos de EDT do Visio
Assistente de Relatórios XML
Comparar versões de projetos
Conversor de Euro
Utilitário de Atualização de Banco de
Dados
Você pode localizar o Assistente de Gráficos de
EDT do Visio e o Assistente de Relatórios XML na
barra de ferramentas Análise. Os outros
suplementos COM têm suas próprias barras de
ferramentas separadas.
APRIMORAMENTOS DO MS-OFFICE PROJECT SERVER
2003
API para criação de
dados de projeto
API para criação do
pool de recursos da
empresa
API para campos
personalizados da
empresa
API para edição
aprimorada de campo
personalizado da
empresa
Sincronização de
Uma interface de programação para criar
facilmente os elementos de um projeto da
empresa, abrangendo desde um projeto em
branco até um projeto com tarefas, recursos e
atribuições. Essa interface oferece suporte para
criação dos elementos mínimos necessários a um
projeto de empresa válido por meio do Project
Data Service (PDS). Ela não fornece o mecanismo
de agendamento do Microsoft Office Project
Server 2003.
Uma interface de programação para criar e editar
facilmente os recursos do pool da empresa,
visando facilitar a integração de outras linhas de
sistemas da empresa com o Project Server 2003.
Entretanto, não há suporte para a criação por
programação de taxas de recursos, calendários de
recursos, disponibilidade de recursos, taxas de
linha de base delimitadas e custos da linha de
base delimitados.
Uma interface de programação para edição de
listas de valores dos campos de texto da
empresa.
Essa
funcionalidade
permite
a
integração e sincronização de outros sistemas da
empresa com o Project Server 2003.
Uma interface de programação para integrar
facilmente a lista de valores dos códigos da
estrutura de tópicos da empresa com outro
sistema da empresa, como RH ou Financeiro. Esse
recurso permite ao desenvolvedor incluir uma
lista de valores hierárquicos e um conjunto de
métodos do Project Data Service (PDS) para
transformar essa lista em uma lista de valores do
código da estrutura de tópicos da empresa.
A nova funcionalidade do Active Directory permite
recursos
Sincronização da
segurança
Partes da Web do
Microsoft Office
Project Server 2003
Escalabilidade
aprimorada por meio
do particionamento do
banco de dados
49
sincronizar os integrantes da equipe de um
determinado grupo no Active Directory com o pool
de recursos da empresa. Por exemplo, os novos
integrantes de um grupo do Active Directory (ou
de um grupo do Active Directory incluído) serão
automaticamente criados como recursos no pool
de recursos da empresa e no Project Server. Os
recursos que não existirem mais no grupo do
Active Directory mapeado serão desativados
automaticamente no pool de recursos da empresa
e no Project Server.
A nova funcionalidade do Active Directory
também permite sincronizar os integrantes de
equipe nos grupos do Active Directory com os
grupos de segurança do Project Server. Como as
empresas podem organizar seus grupos do Active
Directory de modo que não sejam mapeados com
os grupos de segurança no Project Server, o
administrador precisa mapear os grupos do
Project Server com os devidos grupos do Active
Directory e talvez precise criar grupos específicos
do Active Directory para esse fim. Se esses
grupos específicos tiverem outros grupos (por
exemplo,
grupos
organizacionais),
o
administrador poderá simplesmente alocar os
recursos no grupo central do Active Directory e
fazer com que a nova funcionalidade do Active
Directory os mapeie automaticamente para os
grupos corretos do Project Server.
Ao usar o Assistente de Configuração do Windows
SharePoint Services durante a instalação do
Project Server 2003, você poderá instalar partes
da Web que permitem a visualização dos detalhes
de determinado projeto ou tarefa no Microsoft
Office Project Web Access 2003, por exemplo,
minhas tarefas, meus projetos, o resumo de um
projeto, alterações na tarefa enviadas pelos
recursos, atribuições de recursos e um modo de
exibição Analisador de Portfólio.
O particionamento do banco de dados aumenta a
escalabilidade do Microsoft Office Project Server
2003 porque permite que o banco de dados seja
dividido entre dois servidores, usando a
capacidade do servidor vinculado do Microsoft
SQL Server.
APRIMORAMENTOS DO MS-OFFICE PROJECT SERVER
2003
Listas de seleção e
tabelas de pesquisa
em campos
Para facilitar e tornar mais precisa a coleta de
informações dos integrantes da equipe, o quadro
de horários do Project Web Access 2003 fornece
personalizados da
empresa
Bloqueio do quadro de
horários
Dados efetivos
protegidos
Aprimoramentos da
impressão
Pesquisar recursos
com base nas
qualificações
Inserir várias
qualificações de
recursos
Tipos de reserva de
50
aos usuários listas de seleção e tabelas de
pesquisa nos campos personalizados da empresa
e códigos de estrutura de tópicos das tarefas.
Observe que as listas de seleção não estão
disponíveis para projeto, recurso ou campos
personalizados de atribuição ou códigos de
estrutura de tópicos.
O administrador pode bloquear determinados
períodos de tempo no quadro de horários do
Project Web Access 2003 para impedir que os
recursos emitam relatórios de horários não
abrangidos pelo período atual. Os períodos do
quadro de horários podem ser bloqueados para
projetos que são controlados por hora/trabalho
por período de tempo. A entrada de dados
efetivos
não
pode
ser
desabilitada
em
determinados períodos de tempo para projetos
controlados por qualquer outro meio, por
exemplo, por porcentagem de trabalho concluído
ou pelo total de horas reais de trabalho. Os dados
efetivos inseridos por meio desses métodos de
controle são distribuídos ao longo de um período
dividido em fases, de acordo com as regras de
agendamento usuais.
Quando os recursos da empresa usam o quadro
de horários para enviar o trabalho real de suas
atribuições, esse trabalho pode ser protegido para
evitar que os gerentes de projeto possam
modificá-lo.
Somente
dados
efetivos
de
atribuições de recursos da empresa podem ser
protegidos. Os gerentes de projeto ainda poderão
editar os dados efetivos de tarefas com recursos
locais atribuídos ou recursos sem atribuição. Essa
característica está totalmente integrada com o
recurso Bloqueio do Quadro de Horários.
Agora, você pode imprimir a grade das páginas
Tarefas, Projetos, Recursos, Atualizações, Riscos,
Questões ou Documentos. Depois de especificar
as opções de modo de exibição da grade, use a
funcionalidade Imprimir Grade para distribuir e
formatar as colunas da maneira que desejar, e
depois imprima a grade ou exporte-a para o
Microsoft Office Excel 2003.
Você pode criar sua equipe na página Projetos do
Project Web Access 2003 pesquisando os recursos
disponíveis e obter as qualificações específicas
necessárias.
O Microsoft Office Project Server 2003 fornece os
campos Múltiplo Valor de Recurso da Empresa
(ERMV) para incluir outros conjuntos de
qualificações de recursos. Use esses campos no
recurso Criar Equipe para pesquisar recursos com
várias qualificações e, no
Assistente
de
Substituição de Recursos ou no Modelador de
Portfólio,
use-o
para
analisar
as
várias
qualificações de um recurso.
No Project Web Access 2003, um gerente de
recursos
Integração com o
Microsoft Windows
SharePoint Services
Check-in e check-out
de documentos
Versões de
documentos
Capacidade de
gerenciamento de
risco
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recursos pode especificar, na nova funcionalidade
Criar Equipe, os diversos tipos de reserva de
recursos para alocá-los nos projetos como
propostos ou comprometidos, ou pode acessar
capacidade versus demanda no Gráfico de
Disponibilidade de Recursos.
O Microsoft Office Project Professional 2003 é
integrado com o Windows SharePoint Services
para fornecer gerenciamento de documentos,
controle de questões e gerenciamento de riscos.
O Microsoft SharePoint Team Services 1.0 não
tem mais suporte.
Como o Windows SharePoint Services dispõe da
funcionalidade de check-in e check-out, o
Microsoft Office Project Professional 2003 oferece
suporte a bloqueio de documentos. Quando é
feito check-out de um documento de uma
Biblioteca de Documentos, ele é automaticamente
bloqueado para que nenhum outro usuário faça
alterações até que seja feito o check-in na
Biblioteca de Documentos. No check-in dos
documentos, você pode adicionar comentários
para descrever as alterações efetuadas no
documento. Esses comentários são salvos como
parte do histórico do documento.
Para fins de comparação e arquivamento, a
Biblioteca de Documentos oferece capacidade
para armazenamento de várias versões de um
documento. Quando é feito o check-out de um
documento e, em seguida, é efetuado o check-in,
uma cópia do documento anterior é criada e
gravada
como
uma
versão
anterior
do
documento. Os documentos vinculados a projetos
e tarefas no Microsoft Office Project Server 2003
representam sempre a versão mais atual. No
entanto, você pode visualizar todas as versões de
um documento, restaurar o documento atual a
uma versão anterior ou excluir uma versão de
arquivo morto do documento.
O Microsoft Office Project Professional 2003 e o
Windows
SharePoint
Services
oferecem
capacidade para registrar e gerenciar riscos, como
eventos ou condições que podem ter um impacto
positivo ou negativo sobre o resultado de um
projeto. O controle de risco pode ajudar você no
processo de gerenciamento de risco para
identificar, analisar e abordar de forma pró-ativa
os riscos do projeto. Ele permite registrar,
compartilhar, atualizar e analisar os riscos de um
projeto. Além disso, você pode personalizar o
controle de risco de um determinado projeto ou
de toda a organização. O controle de risco é
implementado no Project Web Access 2003 e nele
os riscos podem ser enviados, atualizados e
associados a elementos como, por exemplo,
projetos, tarefas, documentos, questões e outros
riscos.
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Essa nova funcionalidade de gerenciamento de
risco permite que você anexe avaliações de risco
às tarefas, mas não oferece controle, emissão de
relatório e gerenciamento de risco sofisticado
entre projetos, como a análise Monte Carlo.
INTEGRAÇÃO APRIMORADA COM O MICROSOFT
OFFICE SYSTEM
Copiar Imagem para o
Assistente do Office
Integração com o
Outlook
O Microsoft Office Project 2003 oferece o recurso
Copiar Imagem para o Assistente do Office para
simplificar a exibição de dados do projeto como
uma figura estática em outros aplicativos do
Microsoft Office System, como o Microsoft Office
PowerPoint 2003. Você pode encontrar o recurso
Copiar Imagem para o Assistente do Office na
barra de ferramentas Análise.
Quando usarem o suplemento COM (Component
Object Model) para integração de Microsoft Office
Project e Outlook, fornecido com o Microsoft
Office Project Web Access 2003, os integrantes da
equipe poderão exibir as tarefas do projeto
publicadas para eles no Project em seus
calendários do Outlook, juntamente com seus
outros compromissos. Em seguida, poderão
atualizar o andamento do projeto nas entradas de
calendário e informar o status do andamento no
Microsoft Office Project Server 2003, diretamente
do Outlook. No Calendário do Outlook, as tarefas
podem ser exibidas como horário disponível ou
ocupado. Observe que a integração com o
Outlook permite que os integrantes da equipe
exibam as atribuições de tarefas no Outlook
apenas como entradas de calendário, não como
tarefas do Outlook.
OUTROS RECUSOS NOVOS
Nova aparência do
Office
Suporte para Tablet PC
Microsoft Office Online
Os programas do Microsoft Office System têm
uma nova aparência, mais aberta e revigorante.
Além disso, você observará que novos e
aprimorados
painéis
estão
disponíveis:
Introdução, Ajuda, Resultado da Pesquisa e
Pesquisa.
Em um Tablet PC, você pode inserir dados
rapidamente, usando seu próprio manuscrito
diretamente nos documentos do Office, como se
estivesse usando uma caneta e um folheto. Além
disso, agora é possível visualizar os painéis de
tarefas no sentido horizontal para ajudá-lo a
realizar seu trabalho no Tablet PC do jeito que
deseja executá-lo.
O Microsoft Office Online está melhor integrado
Aprimorando a
qualidade para o
cliente
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com todos os programas do Microsoft Office
System, permitindo, assim, que você desfrute de
todas as vantagens oferecidas pelo site durante
seu trabalho. É possível visitar o Microsoft Office
Online diretamente do seu navegador da Web ou
usar os links fornecidos nos vários painéis de
tarefas e menus de programas do Office para
acessar
artigos,
dicas,
clip-art,
modelos,
treinamento online, downloads e serviços para
aperfeiçoar a forma como você trabalha com os
programas do Office. O conteúdo do site é
atualizado com base nos comentários diretos e
nas solicitações específicas enviadas por você e
outras pessoas que usam o Office.
A Microsoft se empenha em aprimorar a
qualidade, a confiabilidade e o desempenho de
serviços e software Microsoft. O programa de
aprimoramento da experiência do cliente permite
que a Microsoft reúna informações sobre
configuração de hardware e sobre como usar os
programas e serviços do Microsoft Office System
para identificar tendências e padrões de uso. A
participação é opcional e a coleta de dados é
totalmente anônima. Além disso, a emissão de
relatórios
e
mensagens
de
erro
foram
aprimoradas
para
que
você
tenha
uma
abordagem mais fácil para informar erros e
receber informações úteis sobre alertas no
momento em que se deparar com um problema.
Finalmente, usando uma conexão com a Internet,
você pode apresentar ao cliente Microsoft
comentários sobre um programa do Office,
conteúdo da Ajuda ou conteúdo do Microsoft
Office Online. A Microsoft está constantemente
acrescentando e aprimorando o conteúdo com
base em seus comentários.
54
3.2 – ESPECIFICAÇÕES TÉCNICAS DO MSOFFICE PROJECT 2003
Atributo
Máximo
Tarefas por arquivo de projeto 1 milhão
Recursos por projeto
1 milhão
Unidades
de
recurso
por 60.000.000
de
unidades
ou
atribuição
6.000.000.000%
Datas de disponibilidade de
100
recurso
Dependências entre tarefas por
não há limite
arquivo de projeto
Predecessoras por tarefa
não há limite
Sucessoras por tarefa
não há limite
Níveis da estrutura de tópicos
65.535
por projeto
Projetos consolidados
998
Arquivos de projeto abertos por
998
projeto consolidado
Arquivos do participante do 999 (isto é, o número máximo de
compartilhamento conectados a arquivos de projeto abertos menos 1
um pool de recursos
para o próprio pool de recursos)
Janelas abertas
50
Calendários base
ilimitado
Exceções de calendário por
1.400
calendário
Tarefas
imprimíveis
no
4.000
calendário mensal
Tabelas de taxas para dar
suporte a diferentes escalas e 5 por recurso
taxas de pagamento
Taxas variáveis por tabela de
taxas para dar suporte a 25
aumentos e diminuições de taxa
Valor de custo em um campo de
999.999.999.999,99
unidade monetária
Valor de trabalho
1.666.666.667 horas
Atribuições
de
valores
de
trabalho para:
Atribuições de trabalho
999.999.999 minutos
Atribuições
de
material
999.999.999 unidades
variáveis
Para atribuições de material
60.000.000 unidades
fixas
Células e barras de Gantt que
podem
ser
formatadas 64.000
diretamente
Porcentagem do intervalo de
10-500%
ajuste da escala de impressão
Texto do cabeçalho de página
5 linhas
Texto do rodapé de página
3 linhas
Texto da legenda de página
3 linhas
Largura da caixa de texto da
5 polegadas (12,7 centímetros)
legenda de página
Testes de filtro por filtro
40
Testes de filtro por AutoFiltro
2 por coluna
Data mais antiga permitida para
1º de janeiro de 1984
cálculo
Data mais avançada permitida
31 de dezembro de 2049
para cálculo
Seleções não contíguas em
9
modo de exibição de planilha
Linhas de base
11
Caracteres em campo de texto 255
Caracteres em campo de código
255
da estrutura de tópicos
Valores e caracteres em campo
255 valores, cada um com
Múltiplo Valor de Recurso da
caracteres
Empresa (ERMV)
Dígitos em um campo de
999.999.999.999,99
número
55
255
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PREPARANDO-SE PARA UTILIZAR O MSOFFICE PROJECT 2003
INSTALAÇÃO DO MS-OFFICE PROJECT
PROFESSIONAL 2003
Requisitos para o Project Professional 2003
•
PC com Pentium 233 MHz ou processador superior; Pentium III
recomendado.
•
Microsoft Windows 2000 com Service Pack 3 ou superior ou
Microsoft Windows XP ou um sistema operacional posterior.
•
Recomenda-se 128 MB de RAM ou mais.
•
130 MB de espaço disponível no disco rígido (o uso do disco rígido
varia, dependendo da configuração; as opções de instalação
personalizada podem exigir mais ou menos espaço em disco rígido).
•
Monitor super VGA (800 X 600) ou de resolução superior.
•
Microsoft Internet Explorer 5.01 com Service
Internet Explorer 5.5 com Service Pack 2 ou
Explorer 6.0 com Service Pack 1 ou superior.
resultado, use o Internet Explorer 6.0 com
superior.
Pack 3 ou superior,
superior ou Internet
Para obter o melhor
Service Pack 1 ou
Itens ou serviços adicionais necessários para utilizar alguns recursos:
•
Microsoft SQL Server 2000 com Service Pack 3 ou superior ou
Oracle 8.0.5, Oracle 8i ou Oracle 9.2 ou superior, necessários para
projetos armazenados em bancos de dados. Se você estiver usando
os recursos de empresa do Project Server 2003, é necessário o
Microsoft SQL Server 2000.
•
O Project Server 2003 é necessário para recursos de gerenciamento
de projetos e recursos de empresa. O Project Server 2003 tem um
conjunto diferente de requisitos do sistema.
•
A funcionalidade da Internet requer acesso dial-up ou de banda
larga à Internet, fornecido separadamente.
•
Rede compatível com Windows e sistemas de correio compatíveis
com MSPI, necessários para recursos de email.
Para usar o Project Web Access juntamente com o Project Professional
2003, você precisa de um computador com a mesma configuração
indicada acima, com as seguintes exceções:
57
•
5 MB de espaço disponível no disco rígido (o uso do disco rígido
varia, dependendo da configuração; as opções de instalação
personalizada podem exigir mais ou menos espaço em disco rígido).
•
Microsoft Outlook 2000, Microsoft Outlook 2002 ou Microsoft Office
Outlook 2003, necessários para importar tarefas para o calendário
do Outlook.
PROCESSO DE INSTALAÇÃO
Para instalar o Microsoft Office Project 2003 na sua máquina siga os
passos descritos abaixo:
1 – Feche todos os programas carregados na memória;
2 – Insira o CD de instalação na unidade de CD-ROM e aguarde
alguns instantes até que apareça a janela de instalação do Microsoft
Office Project 2003 Professional (Figura Instalação 1);
Instalação 1
58
OBS: Caso a janela de instalação do Microsoft Office Project
2003 não apareça siga os seguintes passos:
1 – Pressione o botão Iniciar do Windows XP;
2 – Clique em executar;
3 – Na caixa de diálogo executar, digite o caminho onde se
encontra o arquivo de instalação do Microsoft Office Project
2003. Ex D:\Instalar.exe;
4 – Pressione OK e aguarde a exibição da janela de
instalação do Microsoft Office Project Professional 2003.
3 – Na janela Programa de instalação do Microsoft Office Project 2003
(Figura Instalação 2), preencha a Chave do Produto e pressione
avançar.
Instalação 2
4 – Na tela de Informações do Usuário (Figura Instalação 3),
preencha os campos Nome do Usuário, Iniciais e Organização e
pressione o botão avançar;
59
Instalação 3
5 – Na tela de Contrato de Licença de Usuário Final (Figura Instalação
4), leia atentamente os termos da licença de uso e marque a caixa de
checagem “Aceito os termos do Contrato de Licença” e pressione
Avançar;
60
Instalação 4
6 – Na tela de “Escolha o Local Onde o Produto Project Professional
será Instalado” (Figura Instalação 5), defina o disco e a pasta onde
será instalado o Microsoft Office Project Professional;
61
Instalação 5
7 – Na tela “Escolher Opções de Instalação para Microsoft Project
Professional” defina os itens que serão instalados na máquina (Figura
Instalação 6 e 7);
62
Instalação 6
Instalação 7
8 – Caso exista uma versão anterior do Microsoft Project será exibida
a tela “Remover Versões Anteriores do Microsoft Project”. Escolha se
quer remover ou manter as versões anteriores e pressione avançar ;
9 – Na tela “Iniciar Instalação” pressione o botão instalar (Figura
Instalação 8);
Instalação 8
9 – Aguarde enquanto os arquivos são copiados para sua máquina.
63
64
Instalação 9
10 – Após os arquivos serem copiados será exibida a janela
“Instalação Concluída” (Figura Instalação 10), nessa janela você pode
optar por manter ou excluir os arquivos de instalação do MS-Office
Project. Pressione o botão concluir para finalizar a instalação.
OBS: Caso você tenha optado por excluir os arquivos de instalação
do Microsoft Office Project Professional 2003, será exibida uma janela
de confirmação da exclusão dos dados do cachê (Figura Instalação
11)
65
Instalação 10
Instalação 11
INICIANDO O MICROSOFT OFFICE PROJECT
PROFESSIONAL 2003
Uma vez instalado o Microsoft Office Project Professional 2003 no seu
computador, siga os seguintes procedimentos para iniciá-lo:
1 – Com o mouse acione o botão iniciar na barra de tarefas do
Windows (Figura Iniciando 1);
2 – Posicione o cursor do mouse sobre o item Todos os programas;
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3 – Localize o ícone do Microsoft Project e posicione o cursor do
mouse sobre o ícone;
4 – Com botão esquerdo do mouse clique sobre o ícone do Microsoft
Project.
Iniciando 1
Executado os passos anteriores, será exibida uma tela de abertura
antes de entrarmos na interface do Microsoft Project (Figura Iniciando
2).
Iniciando 2
Aguarde alguns instantes enquanto o sistema operacional carrega o
Microsoft Project. Esse tempo de espera vai depender do seu
computador e da quantidade de memória instalada.
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Quando o Microsoft Project for carregado na memória você verá a
seguinte tela (Figura Iniciando 3):
Iniciando 3
COMPONENTES DA TELA INICIAL DO MICROSOFT PROJECT
•
Barra de Título (Figura Iniciando 4) – Contém o nome do
aplicativo em uso e o nome do projeto aberto. O Microsoft
Project nomeia temporariamente o arquivo como Projeto 1 ,
Projeto 2 e assim sucessivamente,quando o arquivo for salvo
pela primeira vez será possível alterar esse nome. É na barra
de título também que acionamos os botões de controle da
aplicação (maximizar , minimizar, restaurar e fechar).
Iniciando 4
•
Barra de Menus (Figura Iniciando 5) – Contém os menus
separados por categoria. Cada menu dá acesso às opções de
comandos do Microsoft Project. Para acionar qualquer menu,
basta clicar com o cursor do mouse sobre o menu desejado ou
pressionar a tecla <ALT> + <LETRA SUBLINHADA>.
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Iniciando 5
•
Barra de Ferramentas (Figura Iniciando 6) – Contém os
botões com as opções de comando do Microsoft Project , que
são usados com mais freqüência . Todos os botões têm a
mesma opção no menu , mas pela barra de ferramentas o
acesso é mais rápido e prático.
Iniciando 6
•
Guia do Projeto (Figura Iniciando 7) – Exibe uma barra
com botões de acesso rápido a assistentes de trabalho de
Tarefas, Recursos, Controle e Execução e Relatórios.
Iniciando 7
•
Barra de Inserção (Figura Iniciando 8) – Permite inserir ou
alterar o conteúdo da célula ativa na planilha. Para editar o
conteúdo de uma célula já preenchida bastas pressionar ,<F2>
, para tomar o conteúdo editável na barra de inserção. Clicando
sobre a barra de inserção com a célula ativa produzirá o mesmo
efeito.
Iniciando 8
•
Painel de Tarefas (Figura Iniciando 9) – Permite a exibição
das atividades mais comuns para facilitar o acesso a essas
opções.Também pode ser customizado para exibição de
informações específicas do projeto ou organização.
69
Iniciando 9
•
Barra de modos (Figura Iniciando 10) – contém os botões
para acesso aos modos de exibição da área de trabalho do
Microsoft Project. Existem vários modos de exibição e a
possibilidade de personalizar um modo combinado como
veremos adiante> Na versão 2002 a barra de modos
inicialmente está oculta podendo ser exibida através do menu
Exibir/ Barra de Modos.
70
Iniciando 10
•
Área de Trabalho (Figura Iniciando 11) – Área disponível
ao usuário para visualização dos modos de exibição, que
permitem a entrada de dados e a extração de informações do
projeto.
71
Iniciando 11
•
Barra de Status (Figura Iniciando 12) – Exibe informações
tais como : Se CAPS LOCK e o NUM LOCK estão ativos,
informações sobre a célula ativa e etc.
Iniciando 12
A BARRA MODOS DE EXIBIÇÃO
A barra de modos do Microsoft Project merece uma atenção especial,
por nos possibilitar o acesso aos modos de trabalho da ferramenta.
No decorrer deste livro abordaremos cada um desses modos de
exibição. Mas é importante que nesse momento tenhamos
conhecimento do que cada um proporciona ao usuário.
Modo Calendário – Exibe um calendário contendo os meses de
duração do projeto, e as barras de atividades, possibilitando o
acompanhamento diário das atividades que estão sendo realizadas.
Muitas pessoas imprimem esse modo de visualização para o
acompanhamento manual dessas atividades.
72
Diagrama de Rede - Também conhecido como Rede PERT. Exibe um
diagrama de precedência do tipo AON, onde é possível se ver toda a
malha do projeto. Muito usado para acompanhamento das atividades
do projeto.
Gantt de Controle – Uma cópia idêntica do gráfico de Gantt, mas
com recursos para acompanhamento e controle do projeto. Exibe
também as barras da linha de base, possibilitando uma comparação
entre planejamento e base line.
Gráfico de Gantt - Outro gráfico de precedência oferecido pelo
Microsoft Project. Ele é composto pela tabela de entrada (lado
esquerdo da tela) e linha de tempo (lado direito da tela). É pelo
gráfico de Gantt que fazemos a maior parte da alimentação de dados
no Microsoft Project.
Uso da tarefa – Exibe uma planilha para acompanhamento e
correção na carga de trabalho das tarefas do projeto. Também é
possível visualizar quais são os recursos atribuídos a essa tarefa e
qual a carga de trabalho dele dentro da tarefa.
Gráfico de Recursos – Exibe um gráfico do tipo barras medindo a
alocação do recurso por unidade. Muito usado para localizar e indicar
problemas de superalocação de recursos.
Planilha de Recursos – Exibe uma planilha para o cadastro e
alteração dos recursos utilizados pelo projeto. Aqui é possível
alimentar todos os dados de recursos, inclusive os custos hora, hora
extra e valor custo uso.
Uso do Recurso – Planilha similar a uso da tarefa, mas traz como
foco principal o recurso, com sua carga total de trabalho e as
atividades que compõem a sua carga de trabalho. Aqui alteramos a
carga de trabalho dos recursos nas atividades para resolução de
problemas de superlocação.
Mais Modos de Exibição – permite o acesso à lista dos modos de
exibição personalizados, permitindo também a criação de um novo
modo de exibição (simples ou combinado).
OPERAÇÕES BÁSICAS NO MICROSOFT OFFICE
PROJECT PROFESSIONAL
SALVANDO UM PROJETO
Para ter as informações do projeto gravadas no computador é
importante salvar o arquivo para que não percamos os dados
73
inseridos. Siga os passos abaixo para salvar de forma correta o seu
projeto:
1 – Acione o Menu Arquivo / Salvar;
2 – Na tela Salvar Como (Figura Básico 1), escolha a pasta onde será
salvo o projeto.
3 – No campo Nome do Arquivo digite o nome que será dado ao
arquivo do projeto;
4 – No campo Salva Como Tipo, Indique Projeto ( *.mpp);
5 – Pressione o botão salvar.
Básico 1
SALVANDO O PROJETO COM SENHA
Muitas vezes queremos salvar nossos projetos e protegê-los de
acessos indesejados. Para colocar uma senha de proteção ou
gravação no projeto siga os seguintes passos:
1 – Acione o menu Arquivo /Salvar Como ;
2 – No quadro de diálogo Salvar como acione o botão Ferramentas /
Opções Gerais (Figura Básico 2);
74
Básico 2
3 – No quadro Opções de Gravação (Figura Básico 3), preencha o
campo senha de proteção e pressione o botão OK;
Básico 3
•
Sempre Criar Cópia do Backup Cria um arquivo de backup
com gravação anterior do arquivo. Com isso caso a gravação
atual seja acidental você pode resgatar a versão anterior do
arquivo renomeando o arquivo BAK gerado pelo Project.
•
Compartilhamento de Arquivo
Senha de Proteção : evita
que outros usuários acessem o arquivo . Senha de Gravação :
evita que outros usuários efetuem modificações no arquivo.
•
Recomendável Usar Como Somente Leitura - Ativa uma
janela na abertura do projeto, sugerindo que o usuário abra o
projeto como somente leitura
4 – Pressione o botão OK e aguarde que seja solicitada a confirmação
da senha digitada (Figura Básico 4 );
75
Básico 4
5 – Confirme a senha e pressione OK;
6 - Pressione o botão salvar do quadro de diálogo Salvar Como.
DICA: Caso você salve o projeto com uma senha alfanumérica,
lembre-se de verificar se você digitou em maiúscula ou Minúscula,
pois o Project exigirá que você digite da mesma maneira na hora de
acessar o arquivo.
ALTERANDO AS OPÇÕES DE GRAVAÇÃO
Para facilitar o processo de gravação dos arquivos no Microsoft
Project, existem várias opções de configuração de gravação dos
projetos.
Para alterar as opções de gravação siga os passos abaixo:
1 – Acione o menu Ferramenta / Opções e ative o guia Salvar (Figura
Básico 5);
76
Básico 5
•
Salvar Arquivos do Microsoft Project Como - Define qual a
extensão para a gravação dos arquivos.
•
Locais dos Arquivos Permite configurar o auto salvamento
para o projeto atual e os projetos abertos.
•
Auto Salvamento Permite configurar o auto salvamento para o
projeto atual e os projetos abertos.
•
Expandir Dados Divididos em Fases no Banco de Dados –
Informações sobre uma tarefa, recurso ou atribuição
distribuídas ao longo do tempo.É possível revisar as
informações divididas em fases, como trabalho ou custos, nos
campos que ficam do lado direito dos modos de exibição Uso da
tarefa e Uso do recurso. Dependendo da escala de tempo
selecionada, você pode revisar as informações divididas em
fases separadas em horas, dias ,semanas, meses ou qualquer
outro período de tempo desejado. Para incluir dados divididos
em fases quando salvar as informações sobre o projeto atual
em formato de banco de dados, marque a caixa de seleção
Expandir dados divididos em fases no banco de dados.
77
PREENCHENDO O RESUMO DO PROJETO
É muito importante o preenchimento do resumo do projeto, pois
essas informações podem auxiliar em uma localização avançada do
projeto ou esclarecer dúvidas de futuro usuários do seu arquivo de
projeto.
Para preencher o resumo do projeto siga os passos abaixo:
1 – Acione o menu Arquivo /Propriedades;
2 – Na janela Propriedades (Figura Básico 6) acione a guia resumo e
preencha os campos do resumo do projeto;
Básico 6
Abaixo segue a descrição dos itens do quadro resumo:
•
Título - Título principal do projeto ou nome do projeto.
•
Assunto - Assunto do qual o projeto trata.
•
Autor
O autor ou alimentador do projeto, aquele que
realmente está confeccionando a malha do projeto.
78
•
Gerente
•
Empresa
projeto.
•
Categoria A que categoria dentro da organização pertence o
projeto.
•
Palavra Chave – Palavra que identifique o projeto numa
possível localização avançada.
•
Comentários – Quaisquer comentários que possam auxiliar
alimentadores do projeto ou futuros gerentes que assumam o
projeto.
•
Base de Hyperlink Endereço base na Internet, caso você
venha exportar esse documento com um documento HTML.
•
Salvar Visualização da Figura Permite a visualização do
Gráfico de Gantt na localização de arquivos com visualização.
Esse recurso já funciona automaticamente no restante do
Office, mas por uma questtão de segurança deve ser acionado
aqui no Microsoft Project.
O gerente responsável pelo projeto.
- Empresa ou órgão que está desenvolvendo o
3 – Pressione o botão OK para confirmar os dados.
INSERINDO INFORMAÇÕES PERSONALIZADAS ÀS
PROPRIEDADES DO PROJETO
Caso você deseje inserir uma informação adicional às propriedades do
projeto para facilitar a identificação ou consulta na tela de abrir, siga
os seguintes passos:
1 – Acione o menu Arquivo / Propriedades;
2 – Na janela Propriedades acione a guia personalizar;
79
Básico 7
3 – Preencha o nome do campo personalizado que irá conter
informação no item Nome;
a
4 – No item Tipo defina o tipo de dado que irá conter o campo. Os
tipos possíveis são: Texto, Data , Número , Sim ou Não;
5 – No item valor, preencha o valor que será atribuído ao campo que
está sendo criado;
6 – Pressione o botão Adicionar Para fazer a inclusão do dado
personalizado.
Os passos descritos anteriormente são para inclusão de dados não
vinculados.Caso você deseje exibir um dado vinculado a uma
informação de um dos campos do Microsoft Project siga os seguintes
passos:
1 – Acione o menu Arquivo Propriedades;
2 – Na janela Propriedades acione a guia personalizar;
3 – Preencha o nome do campo personalizado que irá conter a
informação no item Nome;
80
4 – Marque a caixa de checagem “Vincular ao Conteúdo” ;
5 – Selecione o campo do Microsoft Project que você deseja vincular
ao campo de informação através do item Origem;
6 – Pressione o botão adicionar e depois pressione o botão OK.
Para visualizar os dados de propriedades personalizados siga os
passos abaixo :
1 – Feche o arquivo atual;
2 – Acione o menu Arquivo /Abrir;
3 – Na janela Abrir pressione o botão Modos de Exibição;
4 – No menu suspenso escolha a opção Propriedades;
5 – Será exibido um painel do lado direito da lista de arquivos
contendo os dados de propriedades do arquivo (Figura Básico 8).
Básico 8
ABRINDO UM ARQUIVO PELA OPÇÃO ABRIR
Uma vez gravado o projeto, ele poderá ser aberto a qualquer
momento para novas atualizações. Para abrir um projeto já existente
siga os seguintes passos:
1 – Acione o menu Arquivo /Abrir;
81
2 – No quadro de diálogo Abrir, localize a pasta e o arquivo que
deseja abrir;
Básico 9
3 – Selecione o nome do arquivo e pressione abrir;
•
Ao pressionar o botão observe que existe uma seta para baixo
no botão Abrir (Figura Básico 10). Ao acionar esta seta você
pode escolher entre abrir de Gravação, Leitura ou como uma
Cópia do Arquivo Original.
Básico 10
ABRINDO UM ARQUIVO PELA LISTA DOS MAIS
RECENTEMENTE USADOS
Uma outra maneira de abrir um arquivo é através da lista dos
arquivos mais recentemente usados.
Vamos executar os passos abaixo para abrirmos o projeto dessa
maneira.
82
1 – Acione o menu Arquivo e procure no final do menu o nome do
arquivo que deverá ser aberto (Figura Básico 11 );
Básico 11
ABRINDO UM ARQUIVO PELO PAINEL DE TAREFAS DO
MICROSOFT PROJECT 2002
Outra forma de abrir um arquivo é através do painel de tarefas do
Microsoft Project . Lembramos que esta opção só está disponível na
versão 2002.
Para abrir o arquivo pelo painel de tarefas siga os passos abaixo :
1 – Verifique se o painel de tarefas está aberto. Caso não esteja
acione o menu Exibir / Barra de Ferramentas / Painel de Tarefas;
2 – No Painel de Tarefas você verá o item Abrir (Figura Básico 12) ,
clique sobre o projeto que você deseja abrir;
83
Básico 12
3 – Posicione o cursor do mouse sobre o nome do arquivo e pressione
o botão esquerdo do mouse;
ABRINDO UM ARQUIVO ATRAVÉS DO WINDOWS
EXPLORER
Existe ainda uma outra maneira de abrir um projeto já existente, é
através do Windows Explorer. Siga os passos descritos abaixo para
realizar o procedimento:
1 – Clique sobre o botão iniciar da barra de tarefas do windows;
2 – Posicione o cursor do mouse sobre o item Todos os Programas e
em seguida sobre Acessórios (Esse procedimento é para o Windows
XP e 2003);
3 – Selecione o ícone Windows Explorer e pressione o botão esquerdo
do mouse;
84
Básico 13
4 – Selecione a pasta aonde se encontra o seu projeto e dê um duplo
clique sobre o nome do arquivo do projeto.
Aguarde alguns instantes até que o Microsoft Project seja iniciado. Ele
já inicializará com o arquivo aberto
FECHANDO UM ARQUIVO
Para fecharmos um arquivo aberto é bem simples.Basta acionar o
menu arquivo e pressionar o botão esquerdo do mouse sobre a opção
fechar . Pode-se ainda utilizar o botão fechar na parte superior
direita da tela do Microsoft Project.
Básico 14
85

office project 2003

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