Apostila do software SmartSheet

1
Planejamento e
o uso do Smartsheet©
Novembro 2015
Coriceu Bachmann
Q
uando uma empresa está envolvida em um grande projeto, sua capacidade de
planejamento pode determinar o sucesso ou o fracasso do projeto e até mesmo
da própria empresa. Nesta apostila de apoio às aulas ministradas, vamos
comentar alguns aspectos que podem auxiliar a melhoria de nossa capacidade
de planejamento e apresentar algumas noções básicas para o uso do programa
Smartsheet (smartsheet.com).
O que é planejar?
Planejar pode ser, simplificadamente, definido como escolher antecipadamente o que
deverá ser feito, a sequência dos trabalhos, quando e como. Assim planejar é imaginar a
lista de atividades, ou tarefas, que devem ser realizadas para a consecução satisfatória
dos objetivos.
Por que se planeja?
Na busca pelo sucesso, o planejamento é um instrumento muito utilizado. Dentre as
razões para isso, lembramos que não se pode controlar o futuro, mas pode-se tentar
melhorar as oportunidades e reduzir as incertezas.
Dentre as vantagens no uso do planejamento:

permite uma visão geral – de posse de um planejamento adequado passamos
a ter uma compreensão mais completa de todo o projeto, assim estamos mais
capacitados para corrigir rumos e mudar prioridades;

minimiza a adivinhação – um bom planejamento reduz a necessidade de
bolas de cristal para prever o futuro, além de reduzir, em muito, as surpresas
negativas ao longo da execução do projeto;

facilita acordo entre as partes – por ter uma visão ao mesmo tempo global e
segmentada e ser realizado antes do projeto, o planejamento reduz os atritos
entre os interessados e, uma vez aceito pelas partes envolvidas, minimiza os
conflitos que possam surgir quando da necessidade de ajuste e mudanças.
Por outro lado o planejamento também possui algumas desvantagens:

tende a causar demora nas ações – investe-se algum tempo pensando nas
tarefas que serão realizadas e, desta forma, impede-se que estas tarefas
sejam iniciadas imediatamente;

a credibilidade dos planos nem sempre é adequada – planos muitas vezes
não são seguidos. São muitas as situações em que planos bem elaborados
são simplesmente ignorados e administrados através de improvisação. Isto
ocorre em função do despreparo dos gestores em compreender o plano ou
em função da má gestão de problemas pontuais;

algumas pessoas entendem os planos como camisas de força e assim têm sua
criatividade limitada – há empresas nas quais os planos criam comportamentos altamente burocratizados: evita-se pensar apenas segue-se o plano.
©2015 Coriceu Bachmann
rev. 1.2
2
Quando planejar?
Sempre! É claro que o detalhamento e o tempo investido devem ser proporcionais ao
objetivo. Construir um prédio exige um planejamento mais detalhado e preciso que o
planejamento para levar a namorada ao cinema, embora a importância de ambos possa
ser a mesma.
O que é o Smartsheet?
É um programa disponível na Internet, com uso grátis para avaliação, que se destina a
apoiar os "gerentes de projetos" no planejamento e no acompanhamento de projetos,
empreendimentos etc. Assim, informações relevantes para a gerência do projetos são
registradas no Smartsheet de uma forma organizada. Permitem que o gerente possa
manipular os dados estruturadamente e possa tomar ações corretivas tão logo desvios de
prazo ou custo ocorram.
Gráfico de Gantt
O planejamento é apoiado por inúmeras técnicas e ferramentas gerenciais. Nesta
apostila vamos mostrar como utilizar o Smartshett para construir um diagrama
denominado "gráfico de Gantt" que é um dos instrumentos mais frequentemente
utilizado pelos gestores de projeto.
A figura a seguir é um exemplo de gráfico de Gantt para as atividades/tarefas de
construção de um prédio:
Do lado esquerdo está a lista de atividades ou tarefas que deverão ser realizadas, já o
gráfico do lado direito mostra o encadeamento destas tarefas: por exemplo, o projeto do
prédio deverá ser executado
após a conclusão da compra do
terreno. Da mesma forma, a
construção do prédio deverá ser
iniciada somente após a
conclusão da tarefa de projeto
do prédio. Repare que o
comprimento dos retângulos
nos indicam a duração estimada
para cada tarefa, assim, a
compra tem uma duração estimada de cerca de meio mês e o projeto tem duração
estimada de 18 meses. Ainda, pode-se entender que a compra deverá ocorrer em meados
do mês de janeiro e a construção estima-se que se estenda de julho a dezembro.
O losango preto representa um evento, um acontecimento cuja duração é praticamente
nula, que achou-se interessante ressaltar no gráfico. Costumam-se assinalar como
eventos: datas de grande desembolso/ recebimentos e as principais datas de controle. É
©2015 Coriceu Bachmann
rev. 1.2
3
frequente assinalar as inaugurações como eventos, pois são sempre importantes quando
se fala em construção de prédios e grande projetos e, para os gerentes de projeto, poder
estimar a data em que deverá ocorrer é de suma importância.
Como planejar?
Não existe uma fórmula mágica para se realizar um bom planejamento. Mas o certo é
que algumas pessoas têm mais facilidade em fazê-lo e que planejar é uma habilidade
que se desenvolve treinando. Se desde a infância formos treinados para planejar o uso
da mesada é provável que, quando adultos, consigamos planejar como fazer o salário
durar até o final do mês. O uso das boas práticas recomendadas pelo PMBoK aprimora a
qualidade final dos planejamentos empresariais.
Alguns passos podem ser seguidos para que façamos um bom planejamento:
1º imaginar as tarefas que deverão ser executadas para a realização de nosso projeto.
Neste passo devemos combinar dois comportamentos:
a) agir criteriosamente sendo minuciosos e abrangentes – utilizando de toda a nossa
experiência, listar as tarefas que sabemos ser necessárias para desenvolvimento do
projeto;
b) deixar o espírito "livre" e ir anotando todas as tarefas vinculadas que nos vêm à
mente, sem censuras. Em outro momento, rever a lista eliminando as tarefas
inadequadas e adaptando aquelas que requeiram maior clareza ou precisão;
2º agrupar e ordenar as tarefas. O agrupamento deve ter a finalidade de facilitar a
compreensão da seqüência de tarefas. A regra é tentar criar uma lista didática, de
forma que os demais usuários do planejamento consigam entendê-lo melhor;
3º de posse da lista de tarefas atribuir a cada item uma duração provável. A duração
baseia-se em experiências anteriores com tarefas iguais ou similares. Cada duração
requer um embasamento concreto, por isso recomenda-se sempre consultar os
especialistas de cada tarefa para que calibrem uma melhor estimativa. Muitas
vezes, ao lançar as durações percebemos a necessidades de novas tarefas, voltando
assim ao 1º passo;
4º vincular as tarefas umas às outras através de dependências. Para cada tarefa
devemos formular a seguinte questão: Para a realização desta tarefa quais
tarefas devem estar concluídas?
Uma das maiores falhas nos planejamentos está na omissão ou esquecimento de tarefas
que, no futuro, mostram-se essenciais. Para evitar que isso ocorra, podemos pensar nas
tarefas por grupos de assuntos.
Se formos realizar um projeto de uma nova fábrica, podemos, como exemplo, listar as
tarefas lembrando:
1º do organograma: atividades vinculadas à área administrativa, aos recursos
humanos, à comercialização, à produção, à logística, às finanças, etc;
2º dos componentes básicos dos empreendimentos: atividades vinculadas à
máquinas, materiais, mão-de-obra, recursos financeiros, métodos,
tecnologia etc.;
3º das fases da construção: contratação, especificação, revisão, aquisição,
construção, uso e manutenção etc.;
4º de avaliar as atividades vinculadas aos fornecedores e aos clientes.
E por fim: quanto mais praticarmos, melhor planejaremos.
©2015 Coriceu Bachmann
rev. 1.2
4
Usando o Smartsheet
A título de exemplo vamos imaginar o desenvolvimento de um projeto de um prédio
para participar de um concurso para um novo museu. O projeto incluirá o desenho das
plantas e vistas e também a construção de uma maquete para apresentação aos
julgadores do concurso.

Criar conta no Smartsheet:
1.
2.
3.
4.

acessar smartsheet.com;
será enviado email de confirmação;
click no link para ativar a conta;
na primeira vez, escolha uma senha para uso no Smartsheet.
Criar um novo projeto:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
clique na aba "+ Crie nova" (o modelo Planilha vazia deverá estar selecionado);
Clique no botão Criar Planilha e indique um nome;
Clique no título da Coluna2 com o botão direito e escolha Propriedades.
Escreva "Início" e escolha tipo data;
Faça o mesmo para a Coluna3 para o título "Término"
lance algumas atividades e datas.
selecione o botão de Exibição de Gantt;
clique sobre o botão de Editar configurações (logo abaixo da linha de datas) e
marque Dependências habilitadas
9. repare que foram criadas as coluna Antecessores e Duração
10. desloque as duas colunas (Antecessores e Duração) para logo após a coluna de
término
Botões:
Configuração
Zoom in e out
Botão de Gantt
©2015 Coriceu Bachmann
rev. 1.2
5
Smartsheet – Exercício 1 – Prédio para Concurso
Data inicial 10/01/2016
Conhecer as exigências
Desenhar as vistas principais
Desenhar as vistas de detalhe
Contratar empresa para a maquete
Construir a maquete
Avaliar o resultado e ajustar
Pronto para o concurso
Duração (dias)
2d
5d
12d
3d
15d
3d
1d
Planejamento
1. crie um projeto novo;
2. lance as atividades conforme o quadro acima (todas iniciando em 10/01);
3. Encadeie "Desenhar as vistas de detalhe" para que comece após "Desenhar as vistas
principais", preenchendo o campo Antecessores
4. mova-as usando o mouse, sobre a barra no gráfico de Gantt (repare que a tabela e o
gráfico são mantidos sincronizados);
5. mude a duração da atividade "Pronto para o concurso" para 0d (evento);
6. crie uma atividade que englobe as duas "Desenhar vistas". Expanda e contraia essa
atividade;
7. redimensione a duração das atividades usando o mouse;
8. inclua uma atividade chamada "Adquirir passagens para a viagem"
9. faça com que " Contratar empresa para a maquete" termine junto com o término do
desenho das vistas principais
10. como construir a maquete é atividade terceirizada, coloque o título em vermelho e
negrito;
11. veja o Gantt com mais zoom e menos zoom
12. encadeie as demais atividades
13. veja o caminho crítico
14. crie algumas atividades fora do caminho crítico
15. modifique as durações para ver o comportamento do caminho crítico
16. analise a planilha, sem o diagrama de barras
17. analise o formato de calendário;
18. envie, como anexo, a planilha em formato XLS e formato PDF;
19. salve a planilha;
Monitoramento de andamento
20. crie uma coluna chamada de "% de andamento";
21. com o botão de Configurações, associe essa coluna no campo "Coluna %
concluída";
22. lance valores como 10%, 20 % e 30% para algumas tarefas. Repare que tarefasgrupo não permitem a indicação de andamento;
23. repare na apresentação gráfica do andamento das tarefas;
24. mova linhas (ou grupos de linhas) para novas posições.
______________________________________________________________________
©2015 Coriceu Bachmann
rev. 1.2
6
Caminho crítico
A data de término previsto do projeto é calculada somando-se a duração de todas as
tarefas encadeadas que formam o caminho de maior duração. Este caminho é conhecido
como "caminho crítico" e, qualquer tarefa pertencente a ele não pode ser atrasada, sob
pena de o prazo final do projeto ser afetado.
Para verificar o caminho crítico do projeto, selecione o botão indicado pela seta azul, no
modo de visualização de gráfico de Gantt.
As tarefas pertencentes ao caminho crítico passam a ser indicadas pela borda vermelha.
As tarefas são consideradas críticas porque seu atraso afeta a duração global do projeto.
No nosso exemplo, apenas a tarefa "escolha de mobiliário" não pertence ao caminho
crítico, assim há alguma folga para que essa atividade seja realizada sem afetar a
duração integral do projeto.
Acompanhamento do andamento projeto
Quando o projeto começar a ser realizado devemos ir anotando o andamento de cada
tarefa para podermos acompanhar o desempenho global do projeto.
Para tanto:
a) crie uma coluna chamada de "% de andamento" (numérica com formatação
%);
b) associe a coluna de "% de andamento" ao campo percentual concluído.
A partir desse momento, os % lançados nessa coluna vão ser representados
graficamente no diagrama.
©2015 Coriceu Bachmann
rev. 1.2
7
Outras características
Nesta apostila abordamos apenas as noções básicas de uso do Smartsheet. Diversas
outras características estão disponíveis, entre elas:
 a possibilidade de permitir a criação de vinculação de projetos para que
trabalhemos com visões mais ou menos detalhadas do projeto conforme seja
adequado a cada audiência;
 a possibilidade de associar recursos (empregados, máquinas, etc.) e custos às tarefas
e, desta forma permitir uma realocação automática das tarefas em função de atrasos
como também acompanhar as variações de custos;
 a criação de encadeamentos entre tarefas com dependência de início-início, ou seja
uma atividade somente deve ser iniciada após o início de outra; dependências
término-término, etc;
 diversos gráficos e relatórios pré-definidos que podem ser adaptados conforme
nossas necessidades
Glossário
caminho crítico - o caminho mais longo, em duração, entre a primeira e a última
atividade;
eventos ou milestones - são objetivos intermediários cujo momento de realização é
significativo. No nosso exemplo, a atividade "pronta para concurso" foi criada como
evento. Um evento é uma tarefa com duração de 0 dias;
tarefas ou atividades - ações que requerem esforços, consomem tempo ou recursos e
que são pertinente ao desenvolvimento do projeto sendo planejado.
©2015 Coriceu Bachmann
rev. 1.2
8
Smartsheet – Exercício 2 – Postos de licenciamento
1. Crie uma planilha de licenciamento com os itens:
Coluna primária
Mobilização1
Dimensionamento de equipe
Contratação
Ajustes
Instalação do projeto
Posto de atendimento
conhecer outros em funcionamento
criar solução do posto
criar maquete preliminar
pré-selecionar empresa
formalizar a espeficicação
contratar empresa
avaliar a maquete
Sede
determinar funcionalidades
criar solução da sede
estabelecer localização
providenciar aquisição
instalar-se
Atendimento
Agendamento
Pagamento
Problemas
Reclamações
Casos especiais
Localização
Estabelecer local dos postos
Providenciar disponibilização (aquisição, liberação,documentação)
Programas
Equipamentos
de informática
de vistoria
de infraestrutura
determinar necessidades
avaliar opções
preparar a aquisição
adquirir
instalar
Treinamento
Instalações
projeto de arquitetura
aquisição de mobiliário
obras
2. Inclua os seguintes itens
Dimensionamento
como será feito
estimar demanda global
dimensionar quantidade e tamanho dos postos
3. Organize o cronograma para uma primeira versão que possa ser usada em reunião
com os stakeholders.
©2015 Coriceu Bachmann
rev. 1.2