estruturação e organização do gabinete de imagem e comunicação

Instituto Politécnico de Santarém
Escola Superior de Desporto de Rio Maior
ESTRUTURAÇÃO E ORGANIZAÇÃO DO GABINETE DE
IMAGEM E COMUNICAÇÃO DA ESCOLA SUPERIOR DE
DESPORTO DE RIO MAIOR
GIC-ESDRM
Elaborado pela coordenação do GIC
Paulo Rosa
Ana Conceição
Novembro de 2015
Índice
I. ÂMBITO E MISSÃO...................................................................................................................... 3
II. OBJETIVOS ................................................................................................................................. 3
III. ÁREAS FUNCIONAIS E ATIVIDADES........................................................................................... 4
1.Secretariado e comunicação interna ..................................................................................... 4
2. Comunicação externa............................................................................................................ 4
3. Identidade visual e corporativa ............................................................................................. 5
4.Produção de eventos e relação com a comunidade .............................................................. 5
5.Editorial .................................................................................................................................. 5
6. Estratégia e desenvolvimento ............................................................................................... 6
IV. ESTRUTURA ORGANIZATIVA .................................................................................................... 6
V. COMPETÊNCIAS......................................................................................................................... 7
VI. FLUXOGRAMA DE COMUNICAÇÃO .......................................................................................... 8
VII. A AÇÃO DO GIC A CURTO E MÉDIO PRAZO ........................................................................... 10
1. A curto prazo ....................................................................................................................... 10
2. A médio prazo ..................................................................................................................... 10
I. ÂMBITO E MISSÃO
A comunicação é um vetor de gestão estratégica de elevada importância. A política de
comunicação de uma instituição carrega consigo a personalidade institucional e a sua
identidade e por isso, as ações/atividades desenvolvidas pela instituição influenciam esta
personalidade e consequentemente, a sua imagem externa. É por isso importante que estas
ações sejam organizadas de forma fundamentada, fundada em objetivos de comunicação bem
definidos e direcionadas a públicos-alvo específicos. A comunicação da instituição (como um
todo ou dos seus diferentes “produtos”) pretende assim provocar um conjunto de interações
positivas junto de alvos específicos.
Assim, o Gabinete de Imagem e Comunicação da Escola Superior de Desporto de Rio Maior
(GIC) tem como missão gerir a imagem institucional da ESDRM, assegurando a sua promoção e
divulgação para o exterior, aprofundando e difundindo uma identidade ESDRM em
consonância com a sua missão, na qual a sua comunidade se reveja, compreenda e que seja
identificadora para os alvos específicos.
II. OBJETIVOS
O GIC tem como objetivos gerais:
1) Definir e difundir a imagem identificadora da ESDRM;2) Desenvolver planos de comunicação
específicos (por evento/ação);
3) Divulgar eventos de natureza académica, científica, pedagógica, artística, cultural,
desportiva, social e cívica, suscetíveis de contribuírem para o reforço da identidade ESDRM;
4) Produzir materiais de divulgação/merchandising;
5) Apoiar a participação da ESDRM em eventos que potenciem a divulgação da sua imagem e
oferta formativa;
6) Estabelecer contactos bilaterais com os media;
7) Dinamizar a comunicação externa;
8) Produzir e editar a newsletter da ESDRM,;
9) Dinamização das redes sociais;
10) Dinamização do website da ESDRM;
11) Desenvolver e propor planos estratégicos de comunicação para a instituição ESDRM.
III. ÁREAS FUNCIONAIS E ATIVIDADES
De forma a cumprir com os seus objetivos, o GIC está organizado por áreas funcionais, às quais
correspondem um conjunto de atividades. São estas:
Secretariado e comunicação interna
Comunicação externa
Identidade visual e corporativa
Produção de eventos e relação com a comunidade
Editorial
Estratégia e desenvolvimento
Seguidamente são descritas as atividades relacionadas com cada uma destas áreas de
trabalho.
1.Secretariado e comunicação interna
Engloba os processos de organização interna do GIC, a comunicação interna e as cerimónias
oficiais. Traduz-se nas seguintes atividades:
A) Produção de elementos de comunicação interna, nomeadamente a Newsletter ESDRM;
B) Criação, organização e gestão das bases de dados de e-mails e de contatos dos media,
escolas, parceiros, ex-alunos, ex-formandos, associações, federações e outras instituições de
relevo;
C) Execução de todo o expediente relativo ao GIC, nomeadamente, correio e e-mail;
D) Inventariação e gestão dos materiais e equipamentos de divulgação da ESDRM (e.g. Flyers,
bandeiras, roll-ups, outros);
E) Tratamento e divulgação de questionários de satisfação das ações/eventos desenvolvidos na
ESDRM em articulação com o Gabinete de Formação Continua (GFC);
F) Apoio na organização de cerimónias oficiais da ESDRM.
2. Comunicação externa
Inclui o planeamento, implementação e avaliação de ações de comunicação diversas. Traduzse nas seguintes atividades:
A) Publicidade e divulgação da oferta formativa e de outras ações desenvolvidas na ESDRM;
B) Divulgação de ações ou eventos da comunidade externa.
C) Gestão e organização de visitas de escolas e outras instituições à ESDRM;
D) Dinamização do(s) dia(s) aberto(s) à comunidade;
E) Organização de ações de divulgação externa da ESDRM como as visitas às escolas
secundárias e profissionais;
F) Participação em feiras do emprego, ensino superior, desporto ou outras devidamente
enquadradas com a missão da ESDRM;
G) Avaliação do impacto da visibilidade da ESDRM resultante de ações organizadas na e pela
ESDRM, assim como a participação noutros eventos;
3. Identidade visual e corporativa
Engloba a gestão da imagem visual da ESDRM, a produção e gestão de materiais promocionais.
Traduz-se nas seguintes atividades:
A) Gestão da imagem visual da ESDRM;
B) Produção de materiais gráficos e multimédia;
C) Conceção e angariação de brindes/ofertas ;
4.Produção de eventos e relação com a comunidade
Engloba a organização de eventos na e pela ESDRM e a participação da ESDRM em eventos
desenvolvidos pela comunidade e/ou outros parceiros institucionais. Traduz-se nas seguintes
atividades:
A) Articulação e participação em ações da e com a comunidade;
B) Organização de eventos de caráter cultural, artístico e cívico (eventos não formativos);
C) Desenvolvimento de planos de comunicação dos eventos desenvolvidos pela ESDRM;
D) Apoio na implementação de eventos desenvolvidos pela ESDRM;
E) Avaliação do impacto dos eventos desenvolvidos pela ESDRM;
5.Editorial
Abrange a interação com os media, a produção e análise de notícias, a gestão das redes
sociais, website institucional a edição de documentos institucionais e newsletter. Traduz-se nas
seguintes atividades:
A) Relacionamento com os órgãos de comunicação social;
B) Elaboração e envio de comunicados de imprensa e organização de conferências de imprensa
da ESDRM;
C) Atualização e gestão da informação e notícias no website institucional;
D) Atualização e gestão da informação nas redes sociais (Facebook, Twitter, Linkdin,
Instagram);
E) Edição da Newsletter Interna (bimestral)
6. Estratégia e desenvolvimento
Traduz-se na elaboração de estratégias de comunicação da ESDRM e respetivos estudos,
reuniões ou outros processos necessários à sua consecução. Traduz-se nas seguintes
atividades:
A) Recolha e tratamento de informação de relevo para a elaboração de estratégias de
comunicação da instituição;
B) Elaboração da estratégia de comunicação da ESDRM;
C) Desenvolvimento de estudos de mercado.
IV. ESTRUTURA ORGANIZATIVA
A estrutura organizativa do GIC consiste numa equipa constituída por funcionários docentes e
não docentes da ESDRM e por elementos provenientes de contratação externa por prestação
de serviços. A equipa nuclear é constituída por 6 elementos, sendo estes apresentados no
quadro seguinte.
Nome
Paulo Rosa
Ana Conceição
Artur Santos
Amélia Frazão
Micaela
Almeida
José Araújo
Função ESDRM
docente
docente
funcionário não
docente
funcionário não
docente
funcionário não
docente
Prest.serviços
%Dedicação
TOTAL
TOTAL
75%
20%
10%
Pontual
A estrutura organizativa do GIC não se esgota nos elementos da equipa nuclear. Devem ser
estabelecidas ligações próximas com outros gabinetes funcionais da ESDRM, em especial o
Gabinete de Formação Contínua (GFC) mas também, o Gabinete de Mobilidade Internacional
(GMI), Gabinete de Empreendedorismo e Inovação no Desporto (GEID), Gabinete de Apoio à
Inserção no Mercado de Trabalho do Desporto (GAIMTD), Gabinete de Avaliação da Qualidade
(GAQ) e Gabinete de apoio psicológico (GAP). Igualmente é estabelecida uma ligação com as
coordenações das diferentes licenciaturas (TD,DCFS,DNTA,GOD,PAL,AFEVS,TESP e MD) e
subáreas científicas da ESDRM (SAC-PD, SAC-GD, SAC-AFS). O objetivo destas ligações consiste
numa partilha organizada e sistematizada de informação, aconselhamento e apoio na
organização de eventos ou outras ações de divulgação da ESDRM. De forma a facilitar a
comunicação pretende-se que o elo de ligação destas unidades funcionais e coordenações seja
estabelecido através dos subcoordenadores das mesmas.
V. COMPETÊNCIAS
Ao GIC compete a execução e implementação de propostas de desenvolvimento estratégico da
comunicação da instituição ESDRM em acordo com os seus objetivos estratégicos, a
elaboração de planos e relatórios anuais de atividades, o relacionamento com as diferentes
Unidades Funcionais, Coordenações de Curso e Subáreas científicas.
Ao Coordenador e Subcoordenador do GIC compete a orientação e coordenação de todos os
trabalhos desenvolvidos pelo gabinete, através da elaboração de reuniões, planeamento das
ações e respectivas tarefas a desenvolver, assim como, o seu controlo e avaliação. Cada uma
das áreas funcionais, atividades e respetivas tarefas é da responsabilidade final da
coordenação do GIC por intermédio da ação direta dos elementos da equipa responsáveis por
cada uma destas. Esta responsabilização não coloca em causa o trabalho em equipa,
fundamental ao bom funcionamento do GIC.
Aos restantes membros da equipa nuclear deste gabinete funcional, compete a participação
em reuniões de planeamento de ações, apoio na sua implementação e avaliação, assim como,
o cumprimento das tarefas designadas e respetivos espaços temporais para a sua execução.
Aos Gabinetes Funcionais, Coordenações de curso e Subáreas compete a centralização e
transmissão de informações relevantes acerca dos diversos “produtos” ESDRM, o apoio na
formulação de objetivos estratégicos de comunicação e respetivas ações e o apoio na
organização e implementação de eventos na e pela ESDRM.
VI. FLUXOGRAMA DE COMUNICAÇÃO
A proficuidade da comunicação entre os vários elementos da comunidade ESDRM e o GIC
depende de uma correta organização dos processos. No esquema seguinte (esquema 1),
apresenta-se o fluxograma que orienta a comunicação e pelo qual se devem reger os
processos que envolvem o GIC. Nesta imagem, é destacado o Gabinete de Formação Contínua,
no sentido em que é o gabinete funcional da ESDRM que promove a maior parte das ações de
formação contínua da instituição (maioritariamente de índole formativa).
VII. A AÇÃO DO GIC A CURTO E MÉDIO PRAZO
A estruturação eminente do GIC e o próprio processo de desenvolvimento deste gabinete,
associado à adaptação dos seus membros a novas funções não permite que, no imediato, se
siga uma estratégia de comunicação claramente definida. Isto significa que a ação do GIC será
dividida em dois grandes domínios:
1. A curto prazo
No imediato, o GIC dará a melhor resposta possível às diferentes solicitações e necessidades
da ESDRM, sem estar ainda baseado numa estratégia de comunicação claramente definida. De
entre as várias ações salientam-se:
1) Articulação com o GFC (de acordo com o fluxograma anteriormente apresentado);
2) Elaboração de planos de comunicação para as diferentes ações da ESDRM;
3) Elaboração de elementos gráficos de comunicação para eventos;
4) Elaboração provisória de elementos de comunicação específicos da ESDRM e dos seus
cursos. O termo “provisório” refere-se à conceção imediata de flyers da ESDRM e da oferta de
maior relevância (oferta formativa) pela importância que estes elementos possuem em ações
de comunicação que decorrerão a curto prazo;
5) Organização e implementação das visitas guiadas à ESDRM;
6) Articulação com alguns meios de comunicação social e com o Gabinete de Imagem e
Comunicação do IPS
2. A médio prazo
Ao longo do ano letivo, pretende-se a definição de uma estratégia de comunicação para a
ESDRM, assim como, a renovação da sua imagem. Pela complexidade e quantidade de
trabalho inerente, esta é uma área de ação que revelará os seus resultados numa fase tardia
do ano letivo. Destacam-se essencialmente:
1) Desenvolvimento de um plano estratégico de comunicação:
2) Renovação da imagem da ESDRM
A coordenação do Gabinete de Imagem e Comunicação
Paulo Rosa
(Coordenador)
Ana Conceição
(Subcoordenadora)