Esclarecimentos sobre o novo procedimento de entrega de MAPAS

Secretaria Municipal de Saúde
Coordenadoria de Vigilância em Saúde
Célula de Vigilância Sanitária
Esclarecimentos sobre o novo procedimento de entrega de MAPAS
(BMPO,RMNRA, RMNRB2, e RMV)
Prezados (as) Farmacêuticos (as);
Sugerimos a leitura atenta destas informações:
CONSIDERAÇÕES:
1- Considerando que todo processo de mudança exige tempo e paciência para adequação;
2- Considerando a necessidade de padronizar o recebimento destes MAPAS pela Vigilância Sanitária
do município de Fortaleza;
3- Considerando a necessidade de facilitar a entrega destes documentos;
4- Considerando necessidade de aperfeiçoar a análise dos documentos enviados;
5- Considerando que em breve faremos uma avaliação deste novo procedimento de entrega de
MAPAS e vocês farmacêuticos terão a oportunidade de opinar, criticar e sugerir melhorias;
6- Considerando que muitos farmacêuticos têm ligado ou enviado emails com dúvidas sobre o novo
procedimento de entrega de MAPAS, mas temos observado que muitas dessas dúvidas podem ser
esclarecidas com a leitura atenta das informações apresentadas no Informe publicado, o qual está
disponível para leitura, download e impressão, no site do CRF-CE (www.crfce.org.br), na área
de Alertas e Informes da VISA Municipal. Mesmo assim, fiquem à vontade para entrar em contato
conosco via o email [email protected] ou via o telefone 3452-2343, pois estamos à
disposição para atendê-los e ajudá-los no que for possível;
ESCLARECIMENTOS:
2- Quanto as Notificações de Receita e Receituários de envio obrigatório para que seja realizada
análise dos BMPOs: conforme estabelecido no Informe, só precisam ser organizadas e entregues na
VISA, as Notificações de Receita e Receituários relacionadas à dispensação dos
medicamentos: Alprazolam; Bromazepam; Clonazepam; Diazepam; Lorazepam; Triexifenadil;
Retinóicas da Lista C2 e Anabolizantes da Lista C5, as demais receitas das outras substâncias da
Lista B, todas da C1 e adendos das Lista A e B, não precisam ser entregues na VISA, as mesmas
devem ser arquivadas na Drogaria pelo prazo estabelecido na Port. 344/98, e disponibilizadas caso
seja solicitado pela fiscalização;
3- RMNRA: é a Relação Mensal de Notificação de Receita A e não a relação dos medicamentos da
Lista A, desta forma, esta relação deve seguir o modelo estabelecido na Port. 344/98 e conter apenas
os medicamentos que são dispensados em Notificação de Receita A. Conforme estabelecido no
Informe, as respectivas Notificações de Receita A precisam ser organizadas e entregues na VISA para
que a RMNRA seja conferida. ►OBS: o envio de RMNRA é obrigatório para estabelecimento que
trabalham com medicamentos que são dispensados em Notificação de Receita A. Desta forma, se uma
drogaria comercializa apenas medicamentos da Lista A, que são adendos dispensados em Receituário
de Controle Especial em 2 vias, este estabelecimento não tem obrigação entregar RMNRA;
4- Estabelecimentos que não comercializam medicamentos dispensados em Notificação de Receita A
e/ou Notificação de Receita B, não tem obrigação de realizar o envio de RMNRA e/ou RMNRB2;
5- O escaneamento de receituários é OPCIONAL, sendo uma alternativa para quem não deseja ir a
VISA fazer a entrega das Notificações Receitas e Receituários. Compreendemos que para muitos
estabelecimentos, diante do grande número de Receituários dispensados, é mais viável fazer a entrega
dos próprios receituários de forma organizada na VISA;
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6- O processo de entrega dos receituários na VISA é simples, não precisa agendamento, basta levar os
receituário organizados em um envelope, saco plástico ou outro, não se esquecendo de informar
o Código Identificador. Quem realiza a entrega de receituários na VISA, recebe um comprovante de
entrega dos receituários. Ressaltamos que este não é o Comprovante de Recebimento e
Conferência, visto que este só é emitido após a conferência dos documentos enviados;
(IMPORTANTE: Envelope, saco plástico ou outro que não apresenta o Código Identificador, não
será recebido);
7- Não é obrigatório realizar a impressão dos MAPAS (BMPO, RMNRA, RMNRB2 e RMV) para
assinar, depois escanear e anexar ao email. Você pode salvar o arquivo gerado em formato PDF, sem
a necessidade de realizar a impressão, bastando apenas anexá-lo ao email. ►IMPORTANTE: Não
analisaremos arquivos em formatos editáveis, ou seja, em que os dados podem ser alterados, a
exemplo de Word, Excel ou outro semelhante. Para quem elabora MAPAS em formatos como estes
citados, deverá convertê-los no formato PDF antes de anexá-los ao email. Também não é necessário
entregar via impressa dos documentos juntamente com os receituários;
8- As distribuidoras, que comercializam medicamentos sujeitos a controle especial, têm obrigação de
realizar o envio apenas da RMV, e este envio deve ser realizado até o dia 15 de cada mês. BMPO não
documento exigido de distribuidora de medicamentos;
9- Solicitamos que ao realizar o envio do email com os documentos para análise, siga o modelo
apresentado no Informe, onde consta que no campo assunto deve ser informado: Documentos e
o Código Identificador. No corpo do email devem ser descritos todos os documentos anexados,
informando no mínimo o tipo de documentos (BMPO, RMNRA, RMNRB2 ou RMV) e o período
correspondente; (►IMPORTANTE: A partir de Agosto de 2016, os emails enviados com documentos
para conferência, só serão enviados para análise e conferência se apresentarem no campo assunto as
informações: Documentos e o Código Identificador. Desta forma, emails contendo documento em
anexo para análise, mas que apresentam no campo assunto informações como: Meus MAPAS,
documentos da Farmácia X, meus arquivos, BMPO mês X, RMNRA mês X, RMNRB2 mês X, ou
qualquer outra informação diferente da solicitada, serão deletados e o responsável não receberá
o Comprovante de Conferência e Recebimento dos documentos enviados)
10- Conforme estabelecido no Informe publicado, o Comprovante de Conferência e Recebimento só
será enviado após a realização da análise dos documentos enviados e dos respectivos receituários,
quando aplicável. Este comprovante é envido para o email, o qual foi realizado o envio dos
documentos. Temos um prazo de até 30 dias para realizar esta análise, atualmente devido a grande
demanda inicial e por alguns estabelecimentos enviarem muitos períodos, em decorrência de atrasos
na entrega de MAPAS na forma anterior, estamos levando um prazo maior para realizar análise e
enviar o comprovante, mas estamos trabalhando para realizar está análise em um curto prazo. Diante
do exposto, ressaltamos que no momento do envio do email não emitimos comprovante, assim,
pedimos paciência aos profissionais farmacêuticos e informamos que não precisa enviar vários emails
na sequencia contendo os mesmos arquivos, isso só serve para lotar nossa caixa de entrada e não
agiliza a conferência dos seus documentos. Fique tranquilo, se você fez o envio do email e este não
voltou com erro, aparecendo à confirmação de mensagem enviada, o seu documento foi para nossa
caixa de entrada e será distribuído para o pessoal responsável por realizar a analise destes
documentos. Faça a entrega dos receituários dentro de 7 dias, quando aplicável, e aguarde o
recebimento do Comprovante de Conferência e Recebimento no email. Se em até 30 dias não
receber o referido comprovante, basta enviar email notificando o ocorrido. É importante sempre
verificar sua lista SPAM ou lixo eletrônico e observar se não existe email da VISA Municipal;
11- Solicitamos não incluir a movimentação de Antimicrobianos/Antibióticos no BMPO ou outros
documentos enviados. Os registros de movimentação destes medicamentos não precisam ser
enviados no BMPO, pois realizamos o monitoramento destes medicamentos por meio do SNGPC;
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12- Solicitamos identificar os arquivos anexados. Identificações como BMPO_Junho_2016,
RMNRA_Jun_2016 ou semelhantes facilitam a localização do arquivo e consequentemente o processo
de conferência. Arquivos enviados sem identificação não serão analisados, estes serão deletados e
não serão emitidos Comprovantes de Conferência e Recebimento dos mesmos.
13- ►IMPORTANTE: Após o envio Comprovante de Conferência e Recebimento, no máximo em
7(sete) dias os receituários entregues na VISA estarão disponíveis para devolução. Solicitamos a
colaboração de pegar estes receituários, pois não dispomos de espaço para armazenar estes
receituários por muito tempo;
14 – Como estabelecido no Informe publicado, algumas Notificações de Receita e/ou Receituários
poderão ser retidos para análise e investigação, e sempre que necessário serão encaminhados para
o CREMEC e a Polícia Civil, para prosseguimento das investigações, conforme o caso. Quando
ocorre a retenção dos receituários, no mesmo email que enviamos o Comprovante de Conferência e
Recebimento, informamos quais receituários foram retidos.
15- Em algumas situações, o(a) farmacêutico(a) responsável será convocado(a) a comparecer na Sede
da CEVISA, no Setor de Produtos de Interesse à Saúde (►Endereço: Rua Capitão Gustavo, 3552
• Joaquim Távora • CEP 60.120-140 ), para acompanhar a conferência dos documentos juntamente
com o técnico da Vigilância Sanitária, quando os documentos enviados apresentam informações
duvidosas e/ou não compreendidas. Nestes casos, o(a) farmacêutico(a) será convocado(a) por email
e/ou telefone para agendar seu comparecimento na sede da CEVISA;
16- Caso não consiga fazer o envio de arquivos por algum motivo, envie email relatando o problema e
sempre que possível faça o print da tela do computador com a mensagem do erro, enviando em anexo
para que possamos analisar o que está acontecendo. Ficará a cargo da Coordenação do Setor, emitir
parecer com as medidas a serem tomadas para solucionar os casos em que não é possível fazer o
envio por email. Nenhum estabelecimento será penalizado se comprovar que não conseguiu enviar os
arquivos por problemas, cuja solução não é de sua responsabilidade;
17- ►IMPORTANTE: Sempre que o Farmacêutico Responsável se desligar do estabelecimento no
qual exerce a função de Responsável Técnico, e este está cadastrado na Vigilância Sanitária para
realizar a entrega de documentos exigidos pela Port.344/98. Este profissional deverá obrigatoriamente,
realizar o envio do(s) documento(s) correspondente(s) até o último período que foi responsável. No
mesmo email que fizer o envio destes documentos, o farmacêutico responsável deverá comunicar seu
desligamento e solicitar a baixa no seu CADASTRO como RT do estabelecimento. Após análise dos
documentos, será emitido e enviado para o email do responsável, o Comprovante de Conferência e
Recebimento, este comprovante conterá uma DECLARAÇÃO informando que o profissional cumpriu
com suas obrigações de responsável junto à Vigilância Sanitária do município de Fortaleza e declarada
a sua baixa de responsabilidade junto a Vigilância Sanitária. Caso o farmacêutico se desligue do
estabelecimento sem realizar a entrega de documentos sob sua responsabilidade junto a Vigilância
Sanitária, o fato será comunicado ao CRF-CE para apuração das responsabilidades do profissional.
18- Solicitamos que mantenha seus dados sempre atualizados junto a Vigilância Sanitária, pois isto
facilita a comunicação e a emissão de documentos com os dados corretos. Desta forma, sempre que
algum dado da FICA CADASTRAL for alterado, solicitamos enviar email para que possamos atualizar a
sua FICHA CADASTRAL.
Estamos à disposição para maiores esclarecimentos!
* Este documento poderá ser atualizado conforme necessidade identificada pela autoridade sanitária.
Fortaleza, 11 de Julho de 2016.
Área de Produtos e Serviços Farmacêuticos
Setor de Produtos de Interesse à Saúde
Célula de Vigilância Sanitária – Coordenadoria de Vigilância em Saúde – SMS – Prefeitura Municipal de Fortaleza.
Rua Capitão Gustavo, 3552 – Joaquim Távora – CEP.: 60.120-140 - Fone: 85-3452-2343 - Email: [email protected]
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