DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS: uma

UNIVERSIDADE FEDERAL DO MARANHÃO
CENTRO DE CIÊNCIAS SOCIAIS
CURSO DE BIBLIOTECONOMIA
DIRETÓRIO ACADÊMICO DE BIBLIOTECONOMIA
XIV Encontro Regional de Estudantes de Biblioteconomia, Documentação, Ciência da
Informação e Gestão da informação
Os novos campos da profissão da informação na contemporaneidade
16 a 22 de janeiro de 2011
DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS: uma alternativa
para a preservação e disseminação da memória e patrimônio cultural1
Letycya Cristina Barbosa Vieira
RESUMO
A utilização da digitalização na preservação de documentos históricos. Apresenta os
principais fatores de degradação dos documentos históricos e também como a
digitalização têm contribuído para evitar a perda das informações contidas nestes
documentos, que representam em grande parte a memória e patrimônio cultural,
dado a importância que estes documentos têm no entendimento de fatos históricos
da nossa sociedade. Descreve os mecanismos e métodos utilizados por arquivos e
museus na digitalização deste tipo de documento e na divulgação das informações
contidas nos mesmos, além de ressaltar os benefícios e limitações de alguns
programas e equipamentos utilizados neste processo. Relata a importância das
unidades detentoras de documentos históricos adotarem novas tecnologias para
propiciar o desenvolvimento de mais estudos, que visam entender e aprimorar o
conhecimento que se tem do homem e das relações que este manteve para se
estabelecer na sociedade atual, através da divulgação das informações contidas
nestes documentos em meio eletrônico.
Palavra-chave: Digitalização de documentos. Documentos históricos. Preservação
de documentos.
1
Trabalho cientifico de comunicação em oral apresentado ao GT 4 – Tecnologia e redes de informação.
Aluna da Universidade Federal do Maranhão do curso de Biblioteconomia. E-mail: [email protected].
1 INTRODUÇÃO
O homem em sua história aprendeu a registrar e a valorizar a sua memória
coletiva de forma a desenvolver recursos e mecanismos que pudesse preservar e perpetuar
esta memória, para que esta sobrevivesse ao tempo e as mudanças que porventura pudesse
ocorrer no mundo.
Os documentos históricos são a representação materializada desta memória e por
isso devem ser preservados e disseminados de forma segura, através de recursos que não
venham causar nenhum prejuízo ao suporte em que estejam registrados, ou a própria essência
do documento, bem como a característica do papel, da escrita e os desenhos que este
documento possa ter.
O advento da Revolução Industrial, no século XVIII que possibilitou o surgimento
e avanço de um conjunto de mudanças tecnológicas que até hoje vem ocorrendo de forma
acelerada, atingiram também os centros de informação, tais como: as bibliotecas, arquivos e
museus que tiveram que se adaptar as novas tecnologias para promover um maior controle,
disseminação e satisfação das necessidades de seus usuários.
Estas Unidades de Informação, através de processos de digitalização,
microfilmagem e da criação de sistemas automatizados, puderam de forma simples e precisa
disponibilizar informações para um contingente maior de pessoas, que anteriormente teriam
que vim buscar estas informações em loco, mas que agora podem acessar diretamente da
internet tudo o que necessitam.
Os documentos históricos que possuem grande importância na construção da
história da civilização, não puderam se distanciar desta realidade. Por isso, também podem ser
encontrados disponíveis em formatos digitalizados ou microfilmados. Desta forma,
observando o avanço do uso destas tecnologias pelas instituições responsáveis pela guarda
deste tipo de material, que a proposta desta pesquisa é investigar de que forma estas
tecnologias tem contribuído na preservação e disseminação da informação presente nestes
documentos, bem como a identificação dos benefícios e problemáticas ocasionadas pelo seu
uso.
2 PATRIMÔNIO E MEMÓRIA
O homem desde seus primórdios teve a necessidade de registrar suas atividades
rotineiras, seus hábitos e costumes como uma maneira de preservar tudo aquilo que
necessitava e que fazia parte do seu cotidiano, por isso expressava através de antigas
representações pictóricas gravadas em abrigos ou cavernas toda sua história. Séculos depois,
com o surgimento e a consolidação das primeiras civilizações, houve um processo de
evolução e transformação tanto no suporte de registro das informações que deixaram de ser
paredes de cavernas para serem vários tipos de materiais frutos do papel, quanto nos locais de
guarda que se dividiram após mudanças no contexto cultural e tecnológico da humanidade em
arquivo, biblioteca e museu.
Estes locais de guarda, que atualmente desempenham funções que vão além desta
para preservar e disseminar a informação, são meios que apesar de se distinguirem quanto a
sua funcionalidade, sendo essencialmente cultural, no caso de bibliotecas e museus, e
funcional, no caso de arquivos (PAES, 1997), juntos desempenham uma função
importantíssima na preservação e construção da memória e do patrimônio de um povo.
O patrimônio e a memória de um povo são representados por todo bem, seja ele
material ou imaterial, que tenha um determinado valor para um determinado grupo da
sociedade. E ele que determina também as suas particularidades neste mundo globalizado,
pois é através deles que este grupo tem representado a sua identidade, os seus valores e sua
cultura que são transmitidos em geração em geração.
A preocupação com a preservação do patrimônio histórico de forma sistemática
data do séc. XIX, após a Revolução Francesa, e reflete na preocupação “[...] de eleger
monumentos que pudessem refutar o esquecimento do passado... a preservação do passado
coloca-se presa a uma noção de „melhoria‟, „evolução‟ e „progresso‟” (SOUSA, c2009). A
primeira definição de patrimônio também foi descrita neste período e foi se modificando a
partir do momento que outros bens foram sendo estabelecidos como patrimônio, criando desta
forma as categorias de patrimônio material e imaterial.
O patrimônio material, segundo Iphan, são bens culturais tombados em quatro
livros de acordo com: a sua natureza que pode ser arqueológica, paisagística e etnográfica;
histórica; belas artes ou artes aplicadas. Além disso, podem ainda ser classificados em
imóveis, como é o caso de núcleos urbanos, e móveis, no caso acervos documentais.
O patrimônio imaterial engloba as manifestações culturais diversas que são
transmitidas em geração e representam a identidade de um grupo e permite desta forma uma
diversificação cultural no mundo. A definição de patrimônio imaterial conforme a Unesco
(2003) no artigo 2° da Convenção para a Salvaguarda do Patrimônio Cultura Imaterial é:
Entende-se por “patrimônio cultural imaterial” as práticas, representações,
expressões, conhecimentos e técnicas - junto com os instrumentos, objetos, artefatos
e lugares culturais que lhes são associados - que as comunidades, os grupos e, em
alguns casos, os indivíduos reconhecem como parte integrante de seu patrimônio
cultural. Este patrimônio cultural imaterial, que se transmite de geração em geração,
é constantemente recriado pelas comunidades e grupos em função de seu ambiente,
de sua interação com a natureza e de sua história, gerando um sentimento de
identidade e continuidade e contribuindo assim para promover o respeito à
diversidade cultural e à criatividade humana. Para os fins da presente Convenção,
será levado em conta apenas o patrimônio cultural imaterial que seja compatível
com os instrumentos internacionais de direitos humanos existentes e com os
imperativos de respeito mútuo entre comunidades, grupos e indivíduos, e do
desenvolvimento sustentável.
O patrimônio histórico cultural é a memória preservada e registrada que garante a
uma sociedade construir valores, evoluir, entender e refletir seu passado para compreender
relações e problemáticas futuras. Por isso torna-se necessário a sua preservação e cuidado por
parte dos governantes e também da população, já que: “Preservar o patrimônio nacional é
dever do Estado e direito da comunidade, que pretende ver conservada a memória de fatos e
valores culturais da nação brasileira.” (MAIA, 2003, p. 39), pois, como ressalta Lowenthal
(1989 apud AMARAL; FERREIRA, 2004, p. 1), a memória tem como função:
“[...] não é preservar o passado, mas adaptá-lo enriquecendo e manejando o
presente”, não se constituindo, portanto, “em uma reflexão pronta do passado, mas
reconstruções seletivas e ecléticas, baseadas em ações subseqüentes, percepções e
códigos maleáveis, pelos quais nós delineamos, simbolizamos e classificamos o
mundo.”
Desta forma, memória é um ponto de partida para o desenvolvimento de estudos
que visam entender um determinado processo que vai além de uma mera descrição de fatos
para um aprofundamento científico que visa refletir uma problemática do presente para propor
soluções futuras, que surgiram com a necessidade que o homem tem de entender sobre sua
existência e relações passadas para construção de uma nova realidade.
Segundo Silva (2007) isto ocorre porque todo fato é original, já que a história não
se repente, mas também uma reconstrução, cuja pertinência dependerá das indagações feitas
ao passado. Sendo assim a preservação e registro desta memória permite ao homem analisar
fatos do passado e reconstruir a partir deles, já que a memória é “[...] subjetiva..., um guia
para o passado, transmissor de experiência, simultaneamente, seguro e dúbio”, portanto é um
“[...] processo, projeto de futuro e leitura do passado no presente” (AMARAL; FERREIRA,
2004, p. 1).
2 DOCUMENTOS HISTÓRICOS
O documento como meio material, eletrônico ou áudio-visual em que o homem
expressa seu pensamento e disponibiliza informação para consulta, estudo e construção do
conhecimento, são importantes fontes de recuperação e conservação da memória coletiva e
individual. Por isso torna-se necessário desenvolver técnicas e estudos para propor
alternativas que permitam aumentar a sua durabilidade e auxilie na preservação desta
memória, independentemente do suporte em que ela esteja registrada.
A história do documento como importante fonte de pesquisa histórica, data do
século XVII, quando este foi ganhando espaço nas repartições jurídicas da Europa, como
ressalta Le Goff (2003, p. 526) ao dizer que: “É no século XVII que se difunde, na linguagem
jurídica francesa, a expressão titres et documents, e o sentido moderno de testemunho
histórico data apenas do inicio do século XIX”.
No século XX, quando os ideais positivistas influenciavam diversos ramos da
economia, política e de outros aspectos sociais, houve também o apogeu do uso dos
documentos nos estudos históricos, mediante também a visão positivista de que: “Não há
história sem documentos” (SAMARAN, 1961 apud LE GOFF, 2003, p. 529), “Não há notícia
histórica sem documento” e “Pois, se dos fatos históricos não foram registrados documentos,
ou gravados ou escritos, aqueles fatos perderam-se” (LEFEBVRE, 1971 apud LE GOFF,
2003, p. 529-530).
Apesar do documento ser entendido como uma importante prova de um fato,
estudos feitos por teóricos contrários a esta visão positivista, ressaltam que o documento deve
passar por uma avaliação, utilizando métodos de investigação científica para a comprovação
dos fatos apresentados em seu conteúdo. Sobre estas importantes implicações, que Le Goff
(2003, p. 537) descreve quais os cuidados que o historiador deve ter ao escolher documentos
como fonte de informação em suas pesquisas:
A intervenção do historiador que escolhe o documento, extraindo-o do conjunto dos
dados do passado, preferindo-o a outros, atribuindo-lhe um valor de testemunho que,
pelo menos em parte, depende da sua própria posição na sociedade da sua época e da
sua organização mental, insere-se numa situação inicial que é ainda menos “neutra”
do que a sua intervenção. O documento não é inoculo. É, antes de mais nada, o
resultado de uma montagem, consciente ou inconsciente, da história, da época, da
sociedade que o produziram, mas também das épocas sucessivas durante as quais
continuou a viver, talvez esquecido, durante as quais continuou a viver, talvez
esquecido, durante as quais continuou a ser manipulado, ainda em silêncio. O
documento é uma coisa que fica, que dura, e o testemunho, o ensinamento... que ele
traz devem ser em primeiro lugar analisados, desmistificando-lhe o seu significado
aparente.
O documento é apresentado em diversos tipos de suporte, sendo assim, em sua
forma ampliada ele pode ser: “[...] documento escrito, ilustrado, transmitido pelo som, a
imagem, ou qualquer outra maneira (SAMARAN, 1961 apud LE GOFF, 2003, p. 531). Por
causa destes diferentes tipos de suporte e de sua finalidade, o documento encontra-se dividido
em diversas categorias ou tipos. Dentre estes, será enfocado apenas os documentos históricos,
que são “[...] reproduções primárias utilizadas pelo pesquisador... são evidências do passado
produzidas/utilizadas no momento em que o fato histórico que se está pesquisando ocorria”
(RODRIGUES, [200-], p.1). Estes documentos podem ser de natureza variada, como afirma
ainda Rodrigues ([200-], p.1) ao exemplificar que podem ser “[...] cartas, documentos
registrados em cartórios, diários, objetos, edificações, testemunhos orais etc.”
Para Bellotto (2007) ao descrever o ciclo de vida dos documentos dentro do
arquivo, ressalta que durante a segunda fase quando os documentos já ultrapassaram sua
validade jurídico-administrativa e são destinados há um arquivo com documentos de outros
órgãos para permanecerem um período de vinte anos, que ocorre o processo de análise feito
por profissionais arquivistas, assessores de administração, juristas e historiadores que com
auxílio da Tabela de Temporalidade, estabelecem critérios para a escolha daqueles
documentos que serão de interesses à pesquisa histórica, sendo assim permanentes, e
denominados documentos históricos.
Os documentos históricos, por fazerem parte dos arquivos permanentes de
instituições do Estado, possuem mais de 30 anos e devem ser guardados em locais que
mantenham condições favoráveis a sua conservação. Pelo seu material ser de origem variada,
já que podem ser fotografias ou outras imagens, objetos, manuscritos ou outros textos,
pinturas, esculturas e etc., merecem um tratamento diferenciado, já que alguns materiais são
mais suscetíveis a determinadas condições que outros. Diante desta especificidade, essas
instituições desenvolvem uma política de conservação, preservação e manuseio que devem ser
seguidas para evitar a deterioração destes documentos históricos.
Os principais fatores responsáveis pelo desgaste deste tipo de documento, que é
disponibilizado para diferentes usuários como investigadores, historiadores, estudantes ou
outros leitores ocasionais, são fatores intrínsecos e extrínsecos. (LUCCAS, 1995)
(FIGUEIREDO, 2005)
Os fatores intrínsecos estão relacionados à composição do material, tais como: o
tipo de colagem, tipo de fibra, resíduos químicos ou partículas metálicas.
Os fatores extrínsecos são ocasionados pelos agentes físicos e biológicos. Os
agentes físicos englobam fatores relacionados à estrutura do prédio e sua ambientação. Dentre
estes podemos destacar, conforme a visão de autores como Luccas (1995) e Figueiredo, que:
 Iluminação: por ser uma radiação ultravioleta oriunda da luz solar ou lâmpadas
fluorescentes, ocasionam no material desintegração da celulose do papel,
desvanecimento de tintas e pigmentos e alteração da cor com escurecimento ou
amarelamento do material. Este fator por ser cumulativo e por não possuir uma
iluminação ideal, utiliza-se para amenizar seus efeitos: acondicionamento
protetor, filtros U.V. e medidas de redução da intensidade da luz (que deve ser
fria e de baixa intensidade) em salas de leitura ou de consulta do material.
(PROCEDIMENTOS, 2007).
 Temperatura: a temperatura ideal varia de 12° C e 18-22° C para salas de
reserva e consulta. As variações climáticas ocasionadas por este fator causam
danos como a deterioração química dos materiais. As medidas adotadas para
evitar os danos causados pela variação térmica é evitar flutuações nos valores
da temperatura, mantendo portas e janelas fechadas e controlando
constantemente o ar condicionado.
 Umidade: este fator quando atinge valores de 40% e 60%, respectivamente,
observa-se que o papel torna-se quebradiço e há a proliferação de fungos.
Desta forma, as recomendações são manter a umidade entre 45-55% e, em
regiões úmidas, evitar abrir janelas em dias chuvosos, não deixar guarda-chuva
molhado junto ao acervo, evitar plantas aquáticas, evitar infiltrações ou
goteiras e arejar o ambiente com ventiladores. Nas regiões secas, devem-se
utilizar plantas aquáticas e não abrir a janela em dias mais secos.
 Armazenamento: para armazenar o material, indica-se que o mobiliário deve
ser de metal ou não eletromagnético em caso de materiais eletromagnéticos.
Deve-se manter o lugar limpo e arejado para evitar a danificação do material.
 Poluição: deve ser contida através de filtros no ar condicionado e da limpeza
regular de salas e depósitos através da utilização de produtos sem aditivos
nocivos aos materiais. Ela consiste em partículas de poeira, microorganismos e
substâncias químicas;
 Homem: o manuseio incorreto é uma das principais formas em que o homem
danifica o material, por isso as medidas de orientação do usuário na utilização
do material são importantes. Desta forma, orienta-se o usuário a: utilizar nas
anotações somente lápis ou lapiseiras, que devem ser aparados fora da sala de
leitura para que as partículas de grafite não provoquem abrasão na superfície
do papel; não utilizar borracha, já que as mesmas liberam resíduos ao apagar
que podem permanecer no documento; não se apoiar ou colocar nada sobre o
documento, pois pode ocasionar danos na superfície do material, como marcas;
não escrever ou fazer copia sobre o documento, mas caso queira fazer cópia,
deve solicitar uma película protetora que impeça o contato direto com o
documento e o proteja contra marcas advindas da cópia direta de um desenho;
consultar documentos de grande formato totalmente apoiado na vertical; ter
muito cuidado na consulta do material para evitar rasgar, dobrar, machucar ou
manchar as folhas do documento, por isso é necessário o uso da luva durante a
consulta.
 Sinistros: os incêndios e desastres são imprevisíveis, mas podem ser evitados
com a revisão de instalações elétricas, hidráulicas e evitar possíveis danos.
Os agentes biológicos são os fungos, bactérias e insetos que podem causar aos
documentos um grave grau de degradação, como a perca de folhas ou até do próprio
documento como todo, pela decomposição do material pelos fungos ou bactérias, ou ainda a
perca de pedaços que são ingeridos por certos insetos. Para evitar a proliferação destes
agentes nos locais de guarda de documentos históricos, deve-se evitar a existência de jardins
ou outro habitat próximo, que possa abrigar insetos que causem danos ao documento; evitar
luzes exteriores que atraiam estes tipos de insetos; proporcionar condições ambientais que
evitem a propagação destes agentes; inserir medidas de desinfestação ou dedetização em
determinados períodos; e utilizar equipamentos como desumificador ou ar condicionado,
sílica gel ou outros produtos como cânfora, louro, cravo e pimenta preta para afastar baratas e
traças.
3 DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS HISTÓRICOS
Os documentos históricos, como foi possível perceber no tópico anterior, passam
por condições adversas que aceleram seu processo de desgaste. Dentre estes, o homem
certamente é um dos maiores responsáveis por esta degradação, principalmente porque nem
sempre tem o cuidado no manuseio deste tipo de documento.
Outro importante fator que a digitalização vem atuando de forma positiva, no que
se refere à documentação histórica, é na disseminação da informação que estes tipos de
documento contêm, proporcionando assim através deste processo que várias pessoas tenham
acesso a este documento sem que este sofra nenhum dano por causa do grande volume de
pessoas que venham a utilizá-lo.
A digitalização de documentos históricos tem sido uma ferramenta tecnológica
adquirida por muitos arquivos, museus e bibliotecas que compreendem a importância cultural,
histórica, científica e social que seus documentos desempenham na sociedade. Desta forma,
utilizando processos que vão dos mais simples, como a microfilmagem, até os mais
complexos, como a criação de uma base de dados ou um sistema de gerenciamento eletrônico
de documentos, que estas unidades de preservação do patrimônio histórico cultural e da
memória de um povo, vêm possibilitando acesso e preservação destes documentos, como
ressalta Andrade et al. (2003, p. 2) ao dizer que:
A tecnologia digital permite aos Arquivos Públicos enfrentar o desafio entre
conservação e acesso. Métodos, ferramentas e tecnologias avançadas no campo da
digitalização, armazenamento, recuperação e apresentação de imagens e outros tipos
de documentos históricos estão atualmente a disposição das instituições
responsáveis pela preservação da memória.
As tecnologias, que estão voltadas para atender estas importantes necessidades
nestes locais de guarda, buscam aperfeiçoar o trabalho realizado e oferecido por estes. Desta
forma, as técnicas e tecnologias que estão sendo utilizada por eles são a microfilmagem, a
digitalização, o sistema de gerenciamento eletrônico de documentos e outros sistemas
automatizados.
A microfilmagem é um dos processos mais utilizados em arquivos e museus. Ele
consiste em reproduzir documentos para sua preservação (ANTUNES, 1996 apud
ANDRADE, 1999) de forma a reduzir seu tamanho, através da sua transformação em
microformas, que são imagens fotográficas do documento. Existe uma variedade de
microformas como, por exemplo, cartão-janela, cartuchos e magazines, cassete, jaqueta,
microficha atualizável e ultraficha, que só podem ser visualizadas com o auxílio de um
aparelho leitor. O processo de transformação do documento em microformas envolve: a
preparação do documento, a microfilmagem, o processamento, a inspeção dos microfilmes, a
duplicação e distribuição das microformas e seu armazenamento e conservação.
As vantagens de utilizar este processo são a possibilidade de assegurar em caso
incêndios, inundações, roubo ou outros fatores intrínsecos e extrínsecos a preservação das
informações. Além de também, facilitar o acesso de documentos raros, dificultar a ação de
falsificadores, poder ser conectado a sistemas como C.O.M. e o C.I.M e favorecer o sigilo das
informações. Dentre as desvantagens, temos o alto custo dos materiais e equipamentos, o
documento perde seu valor intrínseco e nem sempre é possível termos uma imagem bem
legível do deste material.
Em relação a questões da microfilmagem internacional, Bellotto (2007, p. 281) ao
citar uma situação em que dois países que mantinham uma relação colonial em uma
determinada época, e que precisavam compartilhar documentos históricos explicadores de
características importantes durante este fato histórico, ressalta que em alguns países a política
de microfilmagem nem sempre é liberal, e apresentam uma política restritiva baseada em
metodologias e técnicas em que:
a pesquisa histórica não se faz unicamente com o auxílio dos microfilmes; é preciso
que o pesquisador tenha contato direto com os documentos;..., o pesquisador deve
fazer, ele mesmo, a seleção das fontes que lhe são úteis, e só estas devem ser
reproduzidas;
mesmo que se possa microfilmar tudo, o benefício não será grande: a manipulação
de microfilmes é incomparavelmente mais penosa do que a de documentos;[...]
a dispersão maciça de microfilmes tornaria impraticável o controle de sua utilização,
e é fundamental que toda cessão ou reprodução de microfilmes seja autorizada pela
direção do arquivo que tem a custodia das peças originais.
O processo de digitalização, que envolve a reprodução eletrônica em disco ou
outro suporte que tenha alta densidade e que permita a visualização do documento em outro
terminal, ou até mesmo a sua impressão em papel, é uma técnica que permite que documentos
em vários formatos (voz, texto e imagens) possam ser disponibilizados para diferentes
usuários, que necessitam de determinadas informações em suas pesquisas. A vantagem de
escolher este processo está na redução de custos com cópias ou o acesso rápido e preciso aos
documentos que são disponibilizados em rede, e nas ilimitadas possibilidades para a
indexação e localização destes documentos.
Este processo exige um planejamento prévio para que sejam relacionados os
custos que variam conforme o tamanho e o tipo de documento, os níveis de indexação,
softwares e hardwares envolvidos, resolução da imagem, configurações do scanner, sistema
operacional e a quantidade de funcionários que farão a digitalização. As etapas deste processo
consistem na preparação do documento, em que há a remoção manual da encadernação e a
sua restauração (caso seja necessário); a digitalização e o scanner, que consiste no ajuste do
scanner de acordo com o tamanho ou coloração do documento; indexação, onde ocorre a
nomeação do documento para que este possa ser recuperado; e o controle de qualidade ou
inspeção das imagens.
O sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) permite não só
armazenar arquivos eletrônicos, mas também gerenciá-los e torná-los acessíveis de forma
controlada ao usuário. O processo de transferência da digitalização para a implantação do
GED consiste no scanneamento com o reconhecimento de textos e manuscritos (OCR –
Reconhecimento Óptico de Caracteres e ICR – Reconhecimento Inteligente de Caracteres), e
na transformação em formatos de arquivos que podem ser abertos em qualquer computador
com o programa Acrobat Reader ou TIFF (Tagged Image File Format), um padrão de arquivo
de imagem com elevado padrão de cores.
A funcionalidade deste sistema permite um controle de acesso através da criação
de diferentes usuários com perfis associados e cadastrados. Esta medida permite a restrição de
informações ou acesso a determinados campos de acordo com o tipo de usuário. Além disso,
este sistema permite um rastreamento do usuário e do documento.
A vantagem de utilizar o GED está na facilidade de recuperação da informação,
possibilidade de acesso a mais de um usuário e na segurança adquirida em manter cópias de
segurança. Suas desvantagens estão nos custos com equipamentos e softwares e na
inexistência de um valor jurídico que ainda remete a questões da veracidade da informação
disponibilizada em meio eletrônico.
4 CONCLUSÃO
A documentação histórica apresenta uma importância inerente da necessidade de
pesquisar e se informar acerca de fatos que em uma determinada época não tinham um valor
histórico para a sociedade, sendo desta forma, considerado apenas de valor funcional ou
administrativo, no caso de documentos gerados de atividades administrativas.
A possibilidade de tornar estes documentos, que no início da História moderna
foram determinados como fontes essenciais para as pesquisas históricas, superando inclusive
o monumento, como ressalta Le Goff (2003), em documentos eletrônicos que podem ser
consultados e até baixados em programas no formato PDF, inclusive da própria residência do
usuário, é uma realidade cada vez mais constante para arquivos, museus e bibliotecas que
tentam através da utilização destes recursos, democratizar o acesso aos documentos históricos
e preservar seu material de um constante manuseio que nem sempre, apesar das medidas de
conscientização, são feitos de forma incorreta.
Desta forma, é possível perceber que é notável a necessidade de mais instituições
de guarda destes materiais também adotarem alguns destes processos ou investirem no
desenvolvimento de outros sistemas que se adéquem a necessidade de cada uma destas
instituições, para garantir o respeito as política e a integridade do material e do local de
guarda. Por tanto é necessário que arquivistas, bibliotecários e museólogos busquem novas
alternativas que tornem seus acervos contribuintes nos estudos históricos, científicos,
econômicos, sociais e políticos, que são tão importantes no desenvolvimento de teorias que
permitam o entendimento da sociedade e suas relações ao longo do tempo.
Além disso, é necessário manter “viva” a memória coletiva e individual para que
o esquecimento por meio da destruição das informações registradas nestes documentos, não
gere lacunas na história por falta de fonte de pesquisas precisas para o entendimento de
determinados fatos.
Digitizing historic documents: an alternative for the preservation and
dissemination of memory and cultural heritage
ABSTRACT
The use of digitizing in the preservation of historical documents. Presents the main
factors of degradation of historical documents as well as scanning have helped to
prevent loss of information contained in these documents, which largely represent
the memory and cultural heritage, given the importance that these documents have
the understanding of historical facts our society. Describes the mechanisms and
methods used by archives and museums in this type of document digitization and
dissemination of the information contained therein, in addition to emphasizing the
benefits and limitations of some programs and equipment used in this process.
Relates the importance of holding units of historical documents adopt new
technologies to foster the development of further studies aimed at understanding and
improving the knowledge one has of the man and the relations that remained to
settle in present day society through the dissemination of information contained in
these documents electronically.
Keywords: Scanning documents. Historical documents. Preservation of documents.
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