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FGV - FUNDAÇÃO GETÚLIO VARGAS UNISOCIESC - SOCIEDADE EDUCACIONAL DE SANTA CATARINA MBA EXECUTIVO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS FLORIANÓPOLIS - TURMA XVI AUGUSTO COLOMBELLI ALESSIO DÉBORA ANSELMO MARIA EDUARDA TORRES DA SILVEIRA MARÍLIA MARAGNO NOEMI VIRGINIO DOS SANTOS Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao curso MBA em Gerenciamento de Projetos de Pós-Graduação lato sensu, Nível de Especialização, do Programa FGV Management como pré-requisito para a obtenção do título de Especialista. PROJETO: FILIAL DA SOFTPLAN NA COLÔMBIA Professor orientador: José Ângelo Santos do Valle, DSc. FLORIANÓPOLIS – SANTA CATARINA SETEMBRO – 2015 LISTA DE FIGURAS Figura 1 - Localização filial Bogotá............................................................................ 14 Figura 2- Layout da sala ............................................................................................ 15 Figura 3 - Proposta de sala de reunião A .................................................................. 15 Figura 4 - Proposta de sala de reunião B .................................................................. 16 Figura 5 - Cartazes educativos – separação do lixo.................................................. 18 Figura 6 - SAJ - Sistema de automação judicial ........................................................ 20 Figura 7 - Infraestrutura de implantação do piloto ..................................................... 22 Figura 8 - Mapa de implantação do piloto ................................................................. 24 Figura 9 - Departamentos colombianos .................................................................... 26 Figura 10 - Desemprego na Colômbia ...................................................................... 27 Figura 11 - Evolução do PIB colombiano .................................................................. 28 Figura 12 - Investimento em TI na Colômbia............................................................. 28 Figura 13 - Mercado de TI na Colômbia .................................................................... 30 Figura 14 - Rama judicial colombiana ....................................................................... 31 Figura 15- Fluxo de caixa mensal ............................................................................. 39 Figura 16 - Fluxo de controle de mudanças .............................................................. 43 Figura 17 - Formulário para solicitação de mudanças ............................................... 44 Figura 18 - Estrutura analítica do projeto (WBS – work breakdown structure) .......... 49 Figura 19 - Curva de progresso................................................................................. 55 Figura 20 - Acompanhamento das horas de trabalho por fase do projeto ................. 56 Figura 21 – Cronograma resumido............................................................................ 58 Figura 22 - Indicadores de desempenho ................................................................... 59 Figura 23 - Acompanhamento das horas de trabalho ............................................... 60 Figura 24 - Distribuição dos custos por tipo .............................................................. 61 Figura 25 - Distribuição dos custos por fase do projeto ............................................ 62 Figura 26 - Distribuição ABC ..................................................................................... 63 Figura 27 - Estrutura analítica dos custos (CBS – costs breakdown structure) ......... 66 Figura 28 - Orçamento por trimestre e custo acumulado .......................................... 71 Figura 29 - Organograma de recursos da sede da Softplan – Florianópolis ............. 78 Figura 30 - Organograma de recursos da filial da Softplan - Bogotá......................... 79 Figura 31 - Histograma de previsão de alocação dos recursos ................................ 85 Figura 32 - Modelo de avaliação de desempenho..................................................... 91 Figura 33 - Termo de aceite de entrega .................................................................. 101 Figura 34 - Termo de encerramento de projeto ....................................................... 102 Figura 35 - Memória de reunião .............................................................................. 103 Figura 36 - Estrutura analítica de documentos (documents breakdown structure) .. 105 Figura 37 - Estrutura analítica dos riscos (RBS - risks breakdown structure) ......... 107 Figura 38 - Indicadores para análise das aquisições .............................................. 119 Figura 39 - Processo de aquisições ........................................................................ 123 Figura 40 - Modelo de solicitação de proposta - Parte 1 ......................................... 138 Figura 41 - Modelo de solicitação de proposta – Parte 2 ........................................ 139 Figura 42 - Modelo de termo de encerramento de contrato .................................... 141 Figura 43 - Estrutura analítica dos stakeholders externos no Brasil (Brazil external stakeholders breakdown structure) ......................................................................... 142 Figura 44 - Estrutura analítica dos stakeholders externos na Colômbia (Colômbia external stakeholders breakdown structure) ............................................................ 143 Figura 45 - Estrutura analítica dos stakeholders internos (internal stakeholders breakdown structure) ............................................................................................... 143 Figura 46 - Análise de importância de stakeholders ................................................ 150 LISTA DE TABELAS Tabela 1 - Locais de implantação do piloto ............................................................... 23 Tabela 2 - Investimento do PIB colombiano em TI .................................................... 29 Tabela 3 - Concorrente: Paradigma Ltda .................................................................. 32 Tabela 4 - Concorrente: WD Visual S.A.S. ................................................................ 32 Tabela 5 - Concorrente: DataEasy ............................................................................ 32 Tabela 6 - Concorrente: Estec Tecnologia ................................................................ 33 Tabela 7 - Concorrente: CNJ - Conselho Nacional de Justiça .................................. 33 Tabela 8 - Concorrente: Secretaria de Tecnologia da Informação do Tribunal ......... 33 Tabela 9 - Concorrente: Conselho Nacional de Justiça ............................................ 34 Tabela 10 - Matriz SWOT .......................................................................................... 36 Tabela 11 - Taxas de referência entre Brasil e Colômbia ......................................... 38 Tabela 12 - Investimento em infraestrutura ............................................................... 39 Tabela 13 - Demonstrativo de planos de contas ....................................................... 40 Tabela 14 - Registro de mudanças ........................................................................... 44 Tabela 15 - Matriz de rastreabilidade dos requisitos ................................................. 46 Tabela 16 - Dicionário da EAP .................................................................................. 54 Tabela 17 - Milestones do Projeto ............................................................................. 55 Tabela 18 - Indicadores de resultado ........................................................................ 60 Tabela 19 - Distribuição dos custos por fase ABC .................................................... 62 Tabela 20 - Recursos Softplan .................................................................................. 63 Tabela 21 - Recursos Colômbia ................................................................................ 64 Tabela 22 - Orçamento do Projeto ............................................................................ 65 Tabela 23 - Fluxo de caixa de desembolsos – 2016 ................................................. 67 Tabela 24 - Fluxo de caixa de desembolsos – 2017 ................................................. 68 Tabela 25 - Fluxo de caixa de desembolsos – 2018 ................................................. 69 Tabela 26 - Acompanhamento de custo real ............................................................. 72 Tabela 27 - Responsabilidades na gestão da qualidade ........................................... 73 Tabela 28 - Politicas da qualidade ............................................................................ 73 Tabela 29 - Metas da qualidade ................................................................................ 74 Tabela 30 - Garantia e controle da qualidade ........................................................... 76 Tabela 31 - Auditoria e controle da qualidade ........................................................... 77 Tabela 32 - Matriz de responsabilidades ................................................................... 84 Tabela 33 - Cronograma de alocação dos recursos no projeto ................................. 87 Tabela 34 - Cronograma dos treinamentos ............................................................... 90 Tabela 35 - Plano de comunicações ......................................................................... 93 Tabela 36 - Matriz das poder e interesse .................................................................. 94 Tabela 37 - Matriz de comunicações de gestão ........................................................ 96 Tabela 38 - Matriz de comunicações de implantação ............................................... 97 Tabela 39 - Matriz de comunicações de operacionalização ...................................... 98 Tabela 40 - Tabela de eventos .................................................................................. 99 Tabela 41 - Perfis de acesso a documentação ......................................................... 99 Tabela 42 - Matriz de registros ................................................................................ 104 Tabela 43 - Formulário para registro de riscos ........................................................ 106 Tabela 44 - Probabilidade dos riscos ...................................................................... 107 Tabela 45 - Impacto dos riscos ............................................................................... 108 Tabela 46 - Probabilidade e impacto dos riscos ...................................................... 108 Tabela 47 - Análise qualitativa das ameaças .......................................................... 110 Tabela 48 - Análise qualitativa das oportunidades .................................................. 111 Tabela 49 - Análise quantitativa das ameaças ........................................................ 113 Tabela 50 - Análise quantitativa das oportunidades ................................................ 113 Tabela 51 - Valor esperado do projeto com os riscos ............................................. 114 Tabela 52 - Plano de resposta às ameaças ............................................................ 117 Tabela 53 - Plano de resposta às oportunidades .................................................... 117 Tabela 54 - Valor esperado pós respostas aos riscos ............................................. 118 Tabela 55 - Liberação das reservas de contingência .............................................. 118 Tabela 56 - Análise fazer ou adquirir ....................................................................... 121 Tabela 57 - Responsabilidades nas aquisições ...................................................... 122 Tabela 58 – Cronograma de aquisições .................................................................. 124 Tabela 59 - Mapa das aquisições de responsabilidade da equipe de projeto ......... 126 Tabela 60 - Riscos das aquisições .......................................................................... 127 Tabela 61 - Processos para internacionalização documentados ............................ 130 Tabela 62 – Equipe capacitada em espanhol ......................................................... 131 Tabela 63 - Projeto estrutural realizado .................................................................. 133 Tabela 64 - Layout escritório realizado ................................................................... 134 Tabela 65 - Serviços de telefonia e internet instalados ........................................... 136 Tabela 66 - Estruturação dos equipamentos realizados ......................................... 137 Tabela 67 - Identificação dos Stakeholders internos ............................................... 144 Tabela 68 - Identificação dos stakeholders externos .............................................. 145 Tabela 69 - Matriz de análise stakeholders ............................................................. 146 Tabela 70 - Classificação dos stakeholders internos .............................................. 148 Tabela 71 - Classificação dos stakeholders externos ............................................. 149 Tabela 72 - Plano de engajamento dos stakeholders internos ................................ 151 Tabela 73 - Plano de engajamento dos stakeholders externos ............................... 152 SUMÁRIO 1 SUMÁRIO EXECUTIVO ................................................................................... 9 2 SOFTPLAN .................................................................................................... 10 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 HISTÓRICO ....................................................................................................... 10 UNIDADE DE JUSTIÇA......................................................................................... 11 DEFINIÇÃO DO PAÍS PARA INTERNACIONALIZAÇÃO................................................. 11 PROJETO DE INTERNACIONALIZAÇÃO .................................................................. 13 Filial Bogotá – Unidade de Justiça .............................................................. 13 Sustentabilidade ......................................................................................... 16 Implantação do Piloto.................................................................................. 18 Incubação da Operação .............................................................................. 24 NORTEADORES DO PROJETO .............................................................................. 25 3 ANÁLISE ESTRATÉGICA ............................................................................. 26 3.1 3.2 3.3 4.1. 4.2. ANÁLISE EXTERNA ............................................................................................ 26 JUSTIÇA COLOMBIANA ........................................................................................ 30 ANÁLISE DA CONCORRÊNCIA .............................................................................. 31 Concorrentes na Colômbia ......................................................................... 31 Concorrentes no Brasil................................................................................ 32 ANÁLISE INTERNA .............................................................................................. 35 MATRIZ SWOT ................................................................................................. 35 Fatores críticos de sucesso ........................................................................ 36 Vulnerabilidades.......................................................................................... 36 FLUXO DE CAIXA MENSAL ................................................................................... 39 VALOR PRESENTE LÍQUIDO (VPL) ...................................................................... 41 5. PLANO DE GERENCIAMENTO DE ESCOPO .............................................. 41 3.4 3.5 5.1. GESTÃO E CONTROLE DE MUDANÇAS ................................................................. 42 5.1.1. Registro de Solicitação de Mudanças (SME) .............................................. 44 5.2. MATRIZ DE RASTREABILIDADE DOS REQUISITOS .................................................. 45 5.3. DECLARAÇÃO DO ESCOPO.................................................................................. 47 5.3.1. Escopo ........................................................................................................ 47 5.3.2. Não-escopo ................................................................................................. 47 5.3.3. Premissas ................................................................................................... 48 5.3.4. Restrições ................................................................................................... 48 5.3.5. Estrutura analítica do projeto (WBS – Work Breakdown Structure) ............ 49 5.3.6. Dicionário da EAP ....................................................................................... 50 6. PLANO DE GERENCIAMENTO DO TEMPO ................................................ 55 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. CRONOGRAMA DE MARCOS DO PROJETO ............................................................ 55 CURVA DE PROGRESSO FISICO DO PROJETO....................................................... 55 CRONOGRAMA POR FASE DO PROJETO ............................................................... 56 CRONOGRAMA RESUMIDO ................................................................................. 57 CONTROLE DO CRONOGRAMA............................................................................. 59 7. PLANO DE GERENCIAMENTO DOS CUSTOS ............................................ 61 7.1. ORÇAMENTO..................................................................................................... 61 7.1.1. Distribuição dos custos por tipo .................................................................. 61 7.1.2. Distribuição dos custos por fase do projeto ................................................ 62 7.1.3. Orçamento com pessoal ............................................................................. 63 7.1.4. Custos por entrega...................................................................................... 64 7.2. ESTRUTURA ANALÍTICA DE CUSTOS (CBS - COSTS BREAKDOWN STRUCTURE) ........ 66 7.2.1. Fluxo de caixa de desembolsos - 2016 ....................................................... 67 7.2.2. Fluxo de caixa de desembolsos - 2017 ....................................................... 68 7.2.3. Fluxo de caixa de desembolsos – 2018 ...................................................... 69 7.3. RESERVAS DE CONTINGÊNCIA E GERENCIAIS ....................................................... 70 7.4. CONTROLE DE CUSTOS ...................................................................................... 70 8. PLANO DE GERENCIAMENTO DA QUALIDADE ........................................ 73 8.1. 8.2. 8.3. 8.4. 8.5. 8.6. 8.7. RESPONSABILIDADE E AUTORIDADES ................................................................... 73 REFERÊNCIAS ................................................................................................... 73 POLÍTICA DA QUALIDADE .................................................................................... 73 METAS DA QUALIDADE ....................................................................................... 74 OBJETIVOS DA QUALIDADE ................................................................................. 75 GARANTIA E CONTROLE DA QUALIDADE ............................................................... 76 AUDITORIA DO CONTROLE DA QUALIDADE ............................................................ 77 9. PLANO DE GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS ................... 78 9.1. 9.2. 9.3. 9.3.1. 9.3.2. 9.3.3. 9.3.4. 9.3.5. 9.3.6. 9.3.7. 9.3.8. 9.3.9. 9.4. 9.5. 9.5.1. 9.6. 9.7. 9.7.1. 9.8. ORGANOGRAMA DOS RECURSOS DA MATRIZ – FLORIANÓPOLIS ........................... 78 ORGANOGRAMA DOS RECURSOS DA FILIAL – BOGOTÁ ......................................... 79 PERFIL DA EQUIPE DO PROJETO .......................................................................... 80 Diretor executivo ......................................................................................... 80 Gerente do projeto ...................................................................................... 80 Assistente de projeto................................................................................... 81 Analista de negócio ..................................................................................... 81 Analista de suporte a sistemas ................................................................... 82 Consultor..................................................................................................... 82 Analista de implantação .............................................................................. 83 Analista de configuração ............................................................................. 83 Analista de treinamento .............................................................................. 83 MATRIZ DE RESPONSABILIDADES ........................................................................ 84 PREVISÃO DE ALOCAÇÃO DOS RECURSOS........................................................... 85 Cronograma de alocação dos recursos no projeto ..................................... 86 CARGA HORÁRIA ............................................................................................... 88 TREINAMENTO .................................................................................................. 88 Cronograma de treinamento da equipe do projeto ...................................... 89 AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DA EQUIPE DO PROJETO .......................................... 91 10. PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES ............................. 92 10.1. 10.2. 10.3. 10.3.1. 10.3.2. 10.3.3. 10.4. 10.5. 10.5.1. 10.5.2. 10.5.3. PLANO DE COMUNICAÇÕES ............................................................................ 92 MATRIZ PODER X INTERESSE ......................................................................... 94 MATRIZ DE COMUNICAÇÕES DO PROJETO ......................................................... 95 Matriz das comunicações de documentos de gestão.................................. 95 Matriz das comunicações da fase de implantação ...................................... 96 Matriz das comunicações da fase de operacionalização ............................ 97 EVENTOS ...................................................................................................... 98 DISTRIBUIÇÃO DAS COMUNICAÇÕES ................................................................ 99 Perfis de acesso à documentação .............................................................. 99 E-mail ........................................................................................................ 100 Termo de aceite de entrega ...................................................................... 100 10.5.4. Termo de encerramento ............................................................................ 101 10.5.5. Reuniões - memória de reunião ................................................................ 102 10.6. PLANO DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS .............................................. 104 11. PLANO DE GERENCIAMENTO DOS RISCOS ........................................... 106 11.1. 11.2. 11.3. 11.3.1. 11.3.2. 11.3.3. 11.3.4. 11.3.5. 11.4. 11.4.1. 11.4.2. 11.4.3. 11.5. 12. PLANO DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES .................................. 119 12.1. 12.2. 12.3. 12.4. 12.5. 12.6. 12.7. 12.8. 12.9. 12.10. 12.10.1. 12.10.2. 12.10.3. 12.10.4. 12.10.5. 12.10.6. 12.11. 12.12. 12.13. 13. GERENCIAMENTO DOS RISCOS ..................................................................... 106 ESTRUTURA ANALÍTICA DOS RISCOS (RBS - RISKS BREAKDOWN STURCTURE) ... 107 IDENTIFICAÇÃO E ANÁLISE DOS RISCOS ......................................................... 107 Análise qualitativa das ameaças ............................................................... 109 Análise qualitativa das oportunidades ....................................................... 111 Análise quantitativa das ameaças ............................................................. 112 Análise quantitativa das oportunidades..................................................... 113 Valor esperado do projeto com os riscos .................................................. 114 PLANO DE RESPOSTA AOS RISCOS ................................................................. 115 Plano de resposta às ameaças ................................................................. 115 Plano de resposta às oportunidades ......................................................... 117 Valor esperado do projeto pós respostas aos riscos................................. 118 RESERVAS DE CONTINGÊNCIA ....................................................................... 118 GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES ............................................................... 119 PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES ................................................................. 119 RESPONSABILIDADES ................................................................................... 121 NORMAS PARA O PROCESSO DE AQUISIÇÃO ................................................... 122 PROCESSO DE CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS ................................................ 123 PAGAMENTO DOS TERCEIROS ....................................................................... 123 CRONOGRAMA DE AQUISIÇÕES ..................................................................... 124 MAPA DAS AQUISIÇÕES DE RESPONSABILIDADE DA EQUIPE DE PROJETO ........... 125 RISCOS DAS AQUISIÇÕES ............................................................................. 126 DECLARAÇÃO DE TRABALHO (SOW – STATEMENTE OF W ORK) ....................... 128 Processos para internacionalização documentados.............................. 128 Equipe capacitada em espanhol............................................................ 130 Projeto estrutural realizado .................................................................... 131 Layout escritório realizado ..................................................................... 133 Serviços de telefonia e internet instalados ............................................ 134 Estruturação dos equipamentos realizados ........................................... 136 SOLICITAÇÃO DE PROPOSTAS (RFP – REQUEST FOR PROPOSAL) ................... 138 ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS .................................................................. 139 ENCERRAMENTO DOS CONTRATOS ................................................................ 140 PLANO DE GERENCIAMENTO DOS STAKEHOLDERS ........................... 142 13.1. ESTRUTURA ANÁLÍTICA DE STAKEHOLDERS .................................................... 142 13.1.1. Estrutura Analítica de stakeholders externos (external stakeholders breakdown structure) ............................................................................................... 142 13.1.2. Estrutura Analítica de Stakeholders internos (internal stakeholders breakdown structure)............................................................................................... 143 13.2. IDENTIFICAÇÃO DOS STAKEHOLDERS DO PROJETO.......................................... 144 13.2.1. Stakeholders internos ............................................................................... 144 13.2.2. Stakeholders externos .............................................................................. 145 13.3. CLASSIFICAÇÃO DOS STAKEHOLDERS ............................................................ 146 13.3.1. Classificação dos stakeholders internos ................................................... 147 13.3.2. 13.3.3. 13.4. 13.4.1. 13.4.2. Classificação dos stakeholders externos .................................................. 148 Matriz de Importância do stakeholder para o projeto ................................ 150 PLANO DE ENGAJAMENTO DOS STAKEHOLDERS .............................................. 151 Plano de engajamento dos stakeholders internos .................................... 151 Plano de engajamento dos stakeholders externos ................................... 152 REFERÊNCIAS ....................................................................................................... 153 APÊNDICE A – TERMO DE ABERTURA DO PROJETO ...................................... 154 APÊNDICE B – CRONOGRAMA DO PROJETO ................................................... 159 9 1 SUMÁRIO EXECUTIVO Este documento apresenta o plano de gerenciamento do projeto para instalação de uma nova filial da Softplan na Colômbia, em Bogotá. O projeto possui como fases de implantação a preparação da empresa para internacionalização, a instalação física da empresa, a implantação do piloto em 10 varas e a operacionalização do atendimento na filial. A instalação física será em um edifício certificado pelo Green Building Council dos EUA na categoria LEED, distinguido como um líder de projeto em design sustentável e eficiência energética, tendo como custo do projeto US$ 324.564,56 e prazo de conclusão em 27 meses. O plano consolida a apresentação da empresa, análise de viabilidade, planos de escopo, tempo, custos, qualidade, recursos humanos, comunicação, riscos, aquisições e stakeholders e visa apresentar a viabilidade de implantação da filial. 10 2 SOFTPLAN 2.1 HISTÓRICO A Softplan é uma empresa brasileira de desenvolvimento de softwares de gestão e foi fundada por três empreendedores na capital catarinense no ano de 1990. Nesse ano houve o lançamento do Sienge, o primeiro software da empresa, sendo este produto voltado à indústria da construção civil. Em 1992, a empresa se estrutura para um novo mercado e faz o lançamento do produto SIDER, software voltado para atender ao DER - Departamento de Estradas de Rodagem. No ano de 1993 a Softplan é contratada pelo Tribunal de Justiça de Santa Catarina, dando início à Unidade de Justiça. Em 2002, a empresa inaugurou a nova sede da Softplan no ParqTec Alfa, em Florianópolis. Em 2011, a empresa desenvolveu seu primeiro planejamento estratégico, com a visão de crescimento de “20 anos em 5 anos de atuação”. Em 2013 a empresa alcançou sua visão com dois anos de antecedência, dobrando seu faturamento em apenas três anos. Visando manter o crescimento a empresa, em 2014 a organização desenvolveu o novo planejamento estratégico, para o triênio de 2014 a 2016. Sendo este considerado um período de revoluções para a Softplan: nova sede, novos clientes, novas estratégias mercadológicas e uma nova marca que acompanhe esse crescimento e fortaleça sua imagem diante do mercado. Em 2015 a empresa inaugura sua nova sede no Sapiens Parque, considerada a cidade de inteligência tecnológica, e será a primeira empresa privada de porte médio a se instalar no novo parque tecnológico. A empresa está dividida em três unidades de negócio: Unidade de Gestão Pública, Unidade de Justiça e Unidade da Indústria da Construção. São mais de 1500 clientes pelo Brasil e pelo mundo. Essa estruturação permite que a empresa se especialize em diferentes segmentos de mercado, tendo cada unidade de negócio uma linha axial de visão própria de atuação. 11 2.2 UNIDADE DE JUSTIÇA A Unidade de Justiça atua no mercado de justiça brasileiro e tem a solução SAJ - Sistema de Automação da Justiça - como produto guarda-chuva para atendimento dos diferentes operadores do direito brasileiro. A solução está na vanguarda da informatização e gestão de informações para a justiça. Com o sistema SAJ são automatizadas as rotinas jurisdicionais e administrativas de três grandes instituições: Tribunais de Justiça, Ministério Público, Procuradorias e iniciou a inserção no mercado de advocacia no ano de 2015. Visando a expansão desta unidade e fortalecimento da marca, definiu como sua visão para o triênio de 2014 a 2016: Ser a 1ª opção dos operadores de direito. E como objetivo estratégico: a expansão internacional. Para atingir este objetivo, em 2015 foi estabelecida a meta de elaborar um estudo sobre mercado externo e planejar a expansão da unidade de justiça. Em 2016 a meta é executar a fase de qualificação e prospecção do primeiro piloto, caso a decisão com base no estudo elaborado em 2015, seja “GO” para a internacionalização da unidade. 2.3 DEFINIÇÃO DO PAÍS PARA INTERNACIONALIZAÇÃO O processo de definição dos países e prioridades de negociação para internacionalização da Softplan começou com a escolha de países em desenvolvimento – o que direcionou a pesquisa para países da América do Sul e Central, Leste Europeu, África e Ásia. A escolha por países em desenvolvimento foi feita pela maior probabilidade de adequação da solução SAJ em comparação ao cenário brasileiro. A Oceania também não foi considerada por, na sua grande maioria, tratar-se de países muito pequenos ou de colonização britânica – e consequentemente cujo sistema legal é Common Law diferente do sistema legal ao qual o SAJ está configurado, Civil Law. Foram levantados dos países dos continentes selecionados, os seguintes dados: População – visando mensurar o tamanho da justiça do país. A premissa foi assumida uma vez que existe relação, mesmo que de forma indireta, entre as demandas judiciais e o número de habitantes; 12 Divisão política – visando entender a complexidade da justiça do país que, em linhas gerais, é normalmente proporcional à sua divisão política, com exceção de estados unitários; Produto Interno Bruto e Produto Interno Bruto Per Capita (considerando paridade de poder de compra) – objetiva comparar a capacidade de arcar com o projeto. Tendo como referência a priorização de países que tenham maior capacidade de pagamento; IDH (Índice de Desenvolvimento Humano): considera variáveis como educação, liberdade individual que representam esclarecimentos da população quanto aos direitos individuais e coletivos. Um maior IDH demonstra maior acesso a serviços públicos e, por consequência, uma maior probabilidade de interesse em melhorias judiciais; Língua – definição de complexidade em uma eventual tradução e adequação; Situação política – variável que avalia o formato de negociação. Essa variável é motivo de exclusão do país do processo de escolha em caso de: o Guerras civis; o Alto índice de corrupção; o Falta de independência do judiciário; o Situação do judiciário e sistema legal: isto é, complexidade para adequar o software ao sistema legal do país, bem como a complexidade da justiça em si. Foram excluídos países cujo sistema legal seja baseado em leis religiosas (principalmente islâmicas) e países em que o sistema legal seja o Common Law. Num primeiro levantamento houve a priorização de: 12 países da América do Sul; 20 países da América Central; 20 países da Ásia;20 países do Leste Europeu. Desses, após aplicados os critérios, restaram 53 países onde a implantação do SAJ seria viável. Foi feita então uma priorização de escolha da seguinte forma: 1º Argentina; 2º Uruguai; 3º Colômbia e Chile; 13 5º Romênia; 6º Macau; 7º Timor-Leste. E assim sucessivamente até a 53º posição, conforme ordem de prioridade. Dos países acima, a Argentina e o Uruguai não demonstraram interesse na aquisição da solução. Dessa forma, os esforços foram alocados na Colômbia, país que demonstrou interesse, fazendo com que fosse iniciado o estudo de viabilidade da implantação de uma filial neste país. 2.4 PROJETO DE INTERNACIONALIZAÇÃO Faz parte do produto deste projeto: Preparar a matriz da Softplan (situada na cidade de Florianópolis – SC) para suportar uma nova filial instalada em outro país; Instalar a filial da Softplan da Colômbia; Pilotar parte do produto SAJ – Sistema de Automação da Justiça; Incubar a operação da empresa introduzindo atendimento de suporte N1, N2, N3, equipe de desenvolvimento para realização de manutenções e evoluções do software. Filial Bogotá – Unidade de Justiça A filial será implantada na capital da Colômbia, Bogotá, em uma área comercial da cidade, em uma região de circulação de carros e fácil acesso de transporte público. A empresa priorizou a locação de imóvel, para o período de projeto de implantação da filial. E para isso, como critério de definição da locação, foi priorizada a instalação em um prédio que atenda a regimento de sustentabilidade internacional. O edifício escolhido foi o Tierra Firme Santa Barbara, este está localizado no 17º andar Tierra Firme Tower, Tierra Firme Complex, Carrera 9 N ° 115-06 / 30, Bogotá. O edifício possui estrutura arquitetônica distinta no bairro e está unicamente situado na convergência de carrreras 7 e 9, e calle 116. Próximo aos cerros da cidade e cerca de trinta minutos do aeroporto internacional. 14 Figura 1 - Localização filial Bogotá O edifício escolhido é certificado pelo Green Building Council dos EUA na categoria LEED, distinguido como um líder de projeto em design sustentável e eficiência energética. Espaço de trabalho do centro com flexibilidade e permite a interação com outras empresas. Além disso, possui espaço de escritórios privados, luz natural abundante e excelente vista da cidade. Assim, haverá além da escolha de edifício sustentável o investimento no mobiliário interno para que atenda as especificações de sustentabilidade. O escritório possui sistema de reuso de água, otimização da luz solar e reciclagem do lixo. A área está preparada para a recepção de 60 funcionários alocados no andar, conta com duas salas de reunião e uma recepção. Além das áreas de serviço, como cozinha e banheiros, conforme figura 2. 15 Figura 2- Layout da sala A sala de reunião A conta com espaço para reuniões de até 4 pessoas e televisão LCD 40’ para realização de reuniões via videoconferência, além de telefone e projetor. Já a sala de reunião B conta com espaço para até 6 participantes além de lousa branca, projetor e televisão LCD 40’ com CPU para realização de videoconferência, dispondo também de máquina de café e filtro de água a disposição dos funcionários. Figura 3 - Proposta de sala de reunião A Fonte: http://www.regus.com.bn/locations/day-office/bogota-tierra-firme-santa-barbara 16 Figura 4 - Proposta de sala de reunião B Fonte: http://www.regus.com.bn/locations/day-office/bogota-tierra-firme-santa-barbara Sustentabilidade O projeto da nova sede da empresa Softplan em Bogotá incorpora as 06 áreas da sustentabilidade incorporadas a sua estrutura. 2.4.2.1 Água O prédio Tierra Firme foi desenvolvido de forma a captar água da chuva para a utilização em vasos sanitários e nas torneiras chamadas “torneiras de serviço”. Isto é, em todas as torneiras que são utilizadas para uso em limpeza de banheiros, cozinha e mesas de reunião. Além disto em todos os banheiros os vasos a serem utilizados são os da marca Conservemos que economizam até 80% de água e os mictórios serão sem utilização de água. Todas as torneiras serão com sensor e a pressão será regulada para que evite a vazão muito forte de água minimizando desta forma o desperdício de água. 2.4.2.2 Local O local escolhido foi o prédio Tierra Firme conforme relatado com detalhes no capítulo anterior. O mesmo possui o selo LEED. 17 2.4.2.3 Energia O escritório conta com grandes paredes de vidro as quais apresentam utilidade de iluminação durante o dia. As lâmpadas são LED e setoriais. As mesmas são apagadas automaticamente às 18:00. Após esse horário o funcionário assim que quiser fazer uso deverá religá-las a cada uma hora ou programar um intervalo de até 3 horas e se necessário repetir a operação após esse período. No andar haverão 3 máquinas de café dispostas da seguinte forma: uma na sala de reunião, uma no lado direito e outra na recepção. A partir das 18:00 apenas será mantida ligada a máquina da recepção. 2.4.2.4 Materiais Sustentáveis A tinta utilizada no escritório será a tinta de terra natural que tem como principal componente a terra crua. As ilhas de trabalho serão todas pensadas em madeira de demolição trazendo além de beleza ao escritório também a opção por um material sustentável. As persianas e cortinas do escritório serão da marca Roltex, as quais possuem o selo GREENGUARD. 2.4.2.5 Resíduos As lixeiras de separação de resíduos estarão distribuídas no andar de modo que os colaboradores as encontrem a cada 10 metros. Haverá sobre cada “nicho” de separação cartazes educativos direcionando a correta separação do lixo. 18 Figura 5 - Cartazes educativos – separação do lixo Fonte: Garapuvu (http://guapuruvu.eco.br/tag/separacao-do-lixo/) 2.4.2.6 Qualidade Serão utilizadas nas janelas o vidro triplo que ocasiona maior conforto térmico e maior isolamento acústico. Implantação do Piloto A implantação do piloto contempla a instalação e operacionalização parcial do sistema SAJ em 10 varas. Com o piloto, será possível avaliar: Quais são as funcionalidades do sistema devem ser alterados para atender os processos do cliente; Quais são os processos do cliente que deverão ser alterados, para ter um melhor aproveitamento do SAJ. Ao final do piloto, será elaborado um documento detalhando todas as modificações necessárias para que o software seja compatível com a realidade do cliente. 19 2.4.3.1 SAJ – Sistema de Automação Judicial O SAJ é um portfólio de aplicativos que abrange cerca de 60% dos processos que tramitam na justiça estadual brasileira. A solução completa é composta por mais de um sistema, que quando integrados oferecem facilidades para automação das rotinas jurisdicionais e administrativas, visando o aumento de produtividade em Tribunais de Justiça, Procuradorias e Ministério Público. Faz parte do SAJ as seguintes soluções: SAJ Procuradorias: Solução desenvolvida para Procuradorias, busca promover redução do tempo de ajuizamento, tramitação processual, automatização e recebimento de intimações, através de funcionalidades para realização de atividades relacionadas a Execução Fiscal, ao Contencioso Judicial e aos Processos Administrativos Consultivos; SAJ Ministério Públicos: Solução desenvolvida para promotores, procuradores e servidores do Ministério Público, afim de integrar de forma eletrônica suas rotinas de trabalho e reduzir o uso de papel, permitindo que todos os processos tramitem eletronicamente; SAJ ADV: Solução jurídica que opera nas nuvens, desenvolvido para atender escritórios de advocacia. SAJ Tribunais: Principal ferramenta que promove a implantação de processos digitais na justiça brasileira. Tem como objetivo reduzir o tempo de tramitação dos processos, substituindo o uso de recursos materiais por processos digitais. 20 Figura 6 - SAJ - Sistema de automação judicial Por se tratar de um piloto, será implantado parte da solução SAJ Tribunais, mais precisamente, somente o módulo Primeiro Grau (PG). A lista abaixo contém os requisitos funcionais que deverão ser atendidos após a implantação do piloto. O sistema deve permitir o que o advogado e as partes realizem o cadastro de processos; O sistema deve realizar os processos em ordem aleatória, respeitando o equilíbrio entre as varas, cartórios e vagas de magistrados com a mesma competência; O sistema deve permitir a identificação da fase presente do processo; O sistema deve permitir o agendamento e controle de audiências; O sistema deve permitir a elaboração de mandados e outros expedientes, para que estes possam ser encaminhados a Central de Mandados ou Oficiais de Justiça encarregados do cumprimento; O sistema deve permitir o controle das operações de cargas dos processos em meio físico; O sistema deve permitir o controle da tramitação dos avisos de recebimento. Esse controle deve contemplar desde a emissão do documento até o seu retorno a origem; O sistema deve permitir o gerenciamento de prazos dos processos; 21 O sistema deve permitir o registro e o controle de armas, objetos e valores; O sistema deve permitir o gerenciamento e acompanhamento de eventos relacionados a esfera criminal; O sistema deve permitir a gravação de audiências utilizando registro fonográfico e audiovisual; O sistema deve permitir a centralização da gerência do cumprimento dos mandatos judiciais; O sistema deve permitir que Juízes e Assessores criem, armazenem, compartilhem e recuperem documentos produzidos nos gabinetes; O sistema deve permitir a realização de cálculos e cobranças de custas. 2.4.3.2 Infraestrutura A infraestrutura necessária para instalação do sistema será disponibilizada pelo cliente. Ela será composta por 2 servidores, sendo um para uso em ambiente de treinamento e outro para uso em ambiente de produção. O ambiente de treinamento terá a mesma versão do software que o ambiente de produção. Nele serão realizados os treinamentos EAD e presenciais. Já o ambiente de produção possuirá uma estrutura mais robusta, e permitirá uma quantidade máxima de 200 de usuários, sendo 20 usuários por vara. O acesso das varas ao SAJ será por internet, como demonstrado na figura 7. 22 Figura 7 - Infraestrutura de implantação do piloto Para cada vara, espera-se que o SAJ seja acessado simultaneamente por vários computadores. Em busca de garantir um bom funcionamento do sistema, este deverá atender os seguintes requisitos não-funcionais. O sistema deve suportar uma carga máxima de 200 usuários simultâneos com degradação de desempenho de, no máximo 15% por operação; O sistema deve estar disponível pelo menos 99,8% do tempo de segunda a sexta-feira e pelo menos 99 % do tempo aos sábados e domingos; O sistema deve ser compatível com o sistema operacional Windows XP ou versão superior, podendo este ser instalado em 32 ou 64 bits; O sistema deve transmitir/receber informações do servidor utilizando a internet; O sistema deve permitir o gerenciamento das autorizações e restrições de acesso dos usuários. 2.4.3.3 Locais de implantação do piloto A definição dos locais de instalação das varas piloto segue como critério de pontuação o tamanho da cidade, foram priorizadas a implantação piloto nas dez 23 maiores cidades do país, de acordo com a população. Assim pode-se, desde o piloto beneficiar o pais com os resultados expressivos do projeto. Na tabela 1 estão listadas as cidades por posição. Posição Cidade População Departamento 1 Bogotá 6.840.116 Distrito Capital 2 Medellín 2.214.494 Antioquia 3 Cáli 2.119.908 Valle del Cauca 4 1.146.359 Atlántico 892.545 Bolívar 6 Barranquilla Cartagena das Índias Cúcuta 587.676 Norte de Santander 7 Bucaramanga 516.512 Santander 8 Ibagué 498.401 Tolima 9 Soledad 461.851 Atlántico 10 Pereira 443.554 Tabela 1 - Locais de implantação do piloto 5 Risaralda Como o critério de implantação das varas é a população o piloto será centrado na região centro e norte do país. As cidades estão destacadas no mapa abaixo. A escolha das maiores cidades apoia também na execução dos treinamentos que necessitam de infraestrutura especial para realização, como sala com computadores, projeção e internet. Sendo a correlação do tamanho da cidade um fator de sucesso, devido a maior possibilidade de infraestrutura disponível em hotéis e escolas a serem locadas para execução dos treinamentos. É também uma opção atrelada a facilidade logística, visto que, as maiores cidades em sua maioria possuem aeroportos e rodovias, que facilitam o acesso da equipe do projeto e também dos usuários do sistema a serem treinados. 24 Figura 8 - Mapa de implantação do piloto Incubação da Operação A operação incubada visa preparar a filial para operação pós projeto, neste momento serão alocados os funcionários da filial para atendimento do cliente e operação dos processos de atendimento e manutenção. 25 Devido a complexidade do software, há a necessidade de preparação da equipe com apoio da sede, dessa forma a incubação será uma operação assistida pelos profissionais da sede. Com apoio na implantação dos processos, atendimento ao cliente e operação. Após um período de operação incubada o projeto será finalizado e a filial entregue como projeto. 2.5 NORTEADORES DO PROJETO Como norteadores do projeto tem-se a missão da Softplan, “Fazer a diferença na vida das organizações e das pessoas com as quais estas se relacionam provendo soluções especializadas de processos de gestão”. E como valores: Sustentabilidade: buscando o crescimento sustentado para garantir longevidade; Inovação: construímos o futuro compartilhando ideias e gerando oportunidades; Confiança: honramos nossos compromissos pautados em relações de confiança; Valorização de Pessoas: incentivamos e reconhecemos o comprometimento e o desenvolvimento de competências que levem a resultados; e, Relações Duradouras: construímos e mantemos relações duradouras com clientes, colaboradores e parceiros. 26 3 ANÁLISE ESTRATÉGICA 3.1 ANÁLISE EXTERNA Dentre os países relacionados para estudo da implantação do SAJ, a Colômbia possui características que possibilitam que o processo aconteça com menor dificuldade pela similaridade às características populacionais e jurídicas do Brasil. Ela é o terceiro país mais populoso da América Latina e tem a quarta maior população de língua espanhola no mundo. Como visto na figura abaixo, o país se divide em 32 departamentos e um distrito capital, estes departamentos são subdivididos em municípios que por sua vez são subdivididos em corregimentos. Os corregimentos são populações as quais não alcançam o caráter de município tendo sua jurisdição dita a um município ou, no caso dos corregimentos departamentais, a um departamento. Cada departamento tem um governo local com governador e assembleia eleitos por sufrágio universal com mandato de quatro anos. Cada município é dirigido por um prefeito e um conselho e cada corregimento por um corregedor ou líder local. Figura 9 - Departamentos colombianos 27 O IDH colombiano tem crescido com o passar das décadas, sendo que em 2013 alcançou o índice 0,711 e seu PIB per capita foi de US$ 4.376,40 em 2014. Como reflexo desse indicador, o desemprego vem diminuindo a cada ano devido ao crescimento da economia como pode ser observado na figura 10. Embora esses valores estejam melhorando, a distribuição da riqueza no país ainda é um fator preocupante para o governo. O país teve o índice de Gini, que mede a igualdade social dos países, correspondente a 0,539 (quanto mais próximo de 1, pior) em 2013, enquanto que em países desenvolvidos o índice alcança de 0,2 a 0,35. No Brasil, esse índice ficou em 0,498 neste mesmo ano. Figura 10 - Desemprego na Colômbia Seu território é rico em recursos naturais, o que impulsiona a exportação de produtos primários como: café, petróleo, carvão, ouro e produtos agrícolas. Seu PIB em 2014 resultou em US$ 378,15 bilhões. A economia colombiana cresceu a um ritmo de 4,1% por ano, taxa que acelerou para 5% nos últimos 3 anos. O país tem diversificado sua economia investindo em serviços impulsionados pela tecnologia da informação, por meio de créditos fiscais que estimularam um boom de startups e um programa de infraestrutura digital que fez as conexões à internet praticamente triplicarem no espaço de dois anos e meio. 28 Figura 11 - Evolução do PIB colombiano Fonte: Indexmundi, 2014 A Colômbia tem investido em empresas de tecnologia da informação nos últimos 5 anos, conforme figura 12. Suas organizações têm visão de se tornarem referências internacionais em provedores de softwares e conteúdo digital. De acordo com relatório recente do Instituto de Engenharia de Software (SEI), existem 56 empresas colombianas qualificadas em elevados níveis de qualidade na produção de software. Investimento em TI - Colômbia $90.000,00 14,00% $80.000,00 12,00% $70.000,00 10,00% $60.000,00 $50.000,00 8,00% $40.000,00 6,00% $30.000,00 4,00% $20.000,00 2,00% $10.000,00 $- 0,00% 2012 2013 Investimento em TI 2014 2015 % Investimento em TI x investimento total Figura 12 - Investimento em TI na Colômbia % Investimento em TI Investimento em Vigência x Investimento total TI investimento total 2012 $ 52.975,00 12,70% $ 417.738,00 2013 $ 77.185,00 11,40% $ 676.975,00 29 Vigência Investimento em TI %Investimento em TI X Investimento total Investimento Total 2012 $52.975,00 12,70% $417.738,00 2013 $77.185,00 11,40% $676.975,00 2014 $56.941,00 9,10% $623.282,00 2015 $64.377,00 8,50% $756.275,00 Tabela 2 - Investimento do PIB colombiano em TI O alto investimento em TI coloca a Colômbia em primeiro lugar na América Latina na relação de investimento em TI x investimento total do PIB, à frente de países como Brasil, Chile ou Peru. O Ministério da Tecnologia da Informação e das Comunicações (MINTIC) da Colômbia aponta que, enquanto em 2010 as vendas de software atingiram US$ 10,2 milhões, em 2014 o número chegou a US$ 29,7 milhões. Num estudo sobre o mercado colombiano de TI, realizado em 2012, a empresa Ação Informática localizada no Rio de Janeiro, coletou dados que informam que o governo colombiano anunciou a oferta de benefícios fiscais para atrair empresas brasileiras. Os benefícios incluem isenção de tributos sobre software desenvolvido na Colômbia mesmo para exportação; dedução de 125% do imposto de renda sobre investimentos em pesquisa e desenvolvimento aprovados pelo Colciencias (instituto colombiano para o desenvolvimento de ciência e tecnologia); e isenção de imposto para a exportação de serviços prestados a partir da Colômbia. A pesquisa mostrou que outra vantagem da expansão colombiana está na mão-de-obra, mais preparada que na Argentina e culturalmente mais próxima dos brasileiros. Com a forte performance econômica e um ambiente favorável em termos de política pública, a médio prazo a Colômbia tende a se tornar um destaque regional conforme figura 13, que apresenta a tendência de evolução da participação dos segmentos de software, hardware e serviços, 2014 – 2019. 30 Figura 13 - Mercado de TI na Colômbia O crescimento econômico no mercado de software está pautado na oportunidade de consumo de aplicações corporativas, com enfoque a soluções de gestão de risco empresarial (ERP – Enterprise Resource Planning) e sistemas para gerenciamento da cadeia de valor, segundo pesquisa realizada pela Apex Brasil. Além disso, tem-se no governo colombiano uma fonte promotora e consumidora do mercado de software. Há também uma crescente demanda pelos serviços de TI, haja visto que atualmente 35% das receitas do mercado de TI são geradas pelos serviços. Dessa forma, visualiza-se um mercado em franca expansão e com oportunidades para a solução SAJ, tanto na venda do software quanto na complementação com os serviços prestados pela empresa. 3.2 JUSTIÇA COLOMBIANA A justiça colombiana é baseada na lei civil como no Brasil e possui a divisão judicial entre jurisdições ordinária, disciplinaria, do contencioso administrativo, constitucional, especial e fiscalia geral da nação. Órgãos que correspondem aos tribunais de justiça, procuradorias, ministérios públicos – a justiça especial representa a justiça indígena. Por meio dessa composição, vê-se à similaridade entre ambos os modelos para uma possível adaptação do sistema SAJ ao país selecionado. 31 Rama judicial Jurisdição ordinária Jurisdição do contencioso administrativo Jurisdição constitucional Jurisdição disciplinária Jurisdição especial Fiscália geral da nação Figura 14 - Rama judicial colombiana Fonte: http://www.ramajudicial.gov.co Por não haver utilização de tramitação digital nos processos judiciais, a Colômbia possui dados que comprovam a lentidão no andamento de processos judiciais no país. De acordo com o jornal colombiano El Espectador em uma matéria de 2012, ele afirma que, internacionalmente, o sistema judicial é avaliado como ineficiente: classificou-se em 54º pior justiça de um total de 142 países (Fórum Econômico Mundial 2011-2012) e obteve sexto lugar como a mais lenta justiça do mundo e a terceira mais lenta da América Latina e do Caribe. Um processo pode levar, em média, 1.346 dias oportunizando a implantação do sistema SAJ no país. Os próprios representantes da população buscam solucionar esse fato: “Temos a obrigação de buscar alternativas para reformas que beneficiem o cidadão comum (...) e contribuir para a formulação de uma clara, eficaz, eficiente e justa justiça pública”, afirmou um dos representantes da Câmara do Congresso da República Colombiana conforme matéria citada anteriormente. 3.3 ANÁLISE DA CONCORRÊNCIA O levantamento de concorrentes realizado contempla tanto as empresas brasileiras com foco em soluções para justiça, quanto os concorrentes na Colômbia – embora as soluções do país escolhido auxiliem no acompanhamento dos processos, a tecnologia utilizada ainda é muito simples comparada à desenvolvida pela Softplan. Concorrentes na Colômbia Informações de concorrentes colombianos detalhadas nas tabelas 3 e 4. 32 Paradigma Ltda Solução: SPOA – Sistema Penal Oral Acusatório Website: http://www.paradigma.com.co Soluções e serviços de tecnologia, consultoria, gestão e desenvolvimento integrado de sistemas de informação, outsourcing. Mercados Financeiro, Telecomunicações, Justiça, Bibliotecas, que atende: Governo, Saúde. Informações É líder na área de “fatura eletrônica inteligente”, através relevantes: da solução web PARADOC. É parceira de empresas como Microsoft, Telefónica, IPSA, ACT, Processing, Carvajal. Tabela 3 - Concorrente: Paradigma Ltda Atividades principais: WD VISUAL S.A.S. Solução: Legal.Net Website: http://www.wdvisual.co/ Sistemas de informação para gestão, desenvolvidos em ambiente web; soluções em gestão eletrônica de documentos Mercados Jurídico, Financeiro, Industrial, Logístico, Educação, que atende: Agropecuário e Governo No setor governamental, atende o Governo de Caldas, a Informações Polícia Nacional e o Ministério da Agricultura e relevantes: Desenvolvimento Rural Tabela 4 - Concorrente: WD Visual S.A.S. Atividades principais: Concorrentes no Brasil DataEasy Solução: DocFlow Website: http://www.dataeasy.com.br Atividades principais: Mercados que atende: Informações relevantes: Automação de processos, gestão eletrônica de documentos, controle processual, ferramentas de busca, produção e gestão de conteúdo (inclusive educativo), workflow/ BPM. Agroindústria, Comércio, Construção Civil, Educação, Energia, Finanças, Governo, Manufatura, Mineração, Serviços, Telecomunicação, Transporte, Outros. No governo, atende o Ministério Público do Rio de Janeiro, Procuradoria Geral do Governo do Estado de São Paulo, Assembleia Legislativa dos estados de Mato Grosso e Goiás. Além da sede, em Goiás, possui escritórios em São Paulo, Rio de Janeiro e Brasília. Tabela 5 - Concorrente: DataEasy Estec Tecnologia Solução: e2Doc Website: http://www.estec.com.br/ 33 Estec Tecnologia Atividades principais: Automação de processos, gestão eletrônica de documentos, produção e gestão de conteúdo (inclusive educativo), workflow/ BPM. Agroindústria, Comércio, Construção Civil, Consumidor Final, Educação, Energia, Finanças, Governo, Manufatura, Mineração, Serviços, Telecomunicação, Transporte, Outros. Dentre os clientes no Governo, encontram-se o Tribunal Informações Regional do Trabalho da 15ª Região (Campinas – SP) relevantes: e o TRE-SP. Tabela 6 - Concorrente: Estec Tecnologia Mercados que atende: CNJ – Conselho Nacional de Justiça Solução: CNJ – PROJUDI Website: http://www.cnj.jus.br/tecnologia-dainformacao/processo-judicial-eletronico-pje Atividades principais: Mercados que atende: Informações relevantes: Desenvolve e coordena diversos programas de âmbito nacional que priorizam áreas como Gestão Institucional, Meio Ambiente, Direitos Humanos e Tecnologia. Governo (atende 19 dos 27 estados brasileiros). O PROJUDI é um software de tramitação de processos judiciais mantido pelo Conselho Nacional de Justiça, utilizado pelos estados de RO, RR, AM, PA, TO, MA, PI, CE, RN, PE, AL, BA, MG, ES, GO, DF, MT, PR, PB. Tabela 7 - Concorrente: CNJ - Conselho Nacional de Justiça Secretaria de Tecnologia da Informação do Tribunal – SECIN Solução: e-JUR Website: http://portal.trf1.jus.br/portaltrf1/processual/processoeletronico/sistemas/sistemas.htm Atividades principais: Mercados que atende: Propõe e executa projetos de tecnologia da informação e coordena as atividades de tratamento de dados e de recursos tecnológicos do TRF1, e orienta essas atividades nas seções e subseções judiciárias. Governo (Tribunal Regional Federal da 1ª Região). O e-JUR é uma adaptação dos sistemas processuais judiciais em produção, que possibilita a gestão de documentos e processos de 1º e 2º grau no formato digital. Tabela 8 - Concorrente: Secretaria de Tecnologia da Informação do Tribunal Informações relevantes: CNJ – Conselho Nacional de Justiça Solução: PJe – Processo Judicial Eletrônico Website: http://www.cnj.jus.br/tecnologia-dainformacao/processo-judicial-eletronico-pje 34 CNJ – Conselho Nacional de Justiça Atividades principais: Mercados que atende: Desenvolve e coordena diversos programas de âmbito nacional que priorizam áreas como Gestão Institucional, Meio Ambiente, Direitos Humanos e Tecnologia. Governo (Justiça Federal, Justiça dos Estados, Justiça Militar dos Estados e Justiça do Trabalho). O CNJ, em parceria com os tribunais federais e a OAB, desenvolveu o sistema PJe, um sistema de tramitação de processos judiciais, que visa a automação do Judiciário, através da prática de atos processuais, bem como o acompanhamento de processos judiciais, independentemente de o processo tramitar na Justiça Federal, na Justiça dos Estados, na Justiça Militar dos Estados e/ou na Justiça do Trabalho. A implantação Informações deste sistema teria como objetivo, padronizar os relevantes: sistemas utilizados pelos diversos órgãos, embora, inicialmente, sua implementação não exclua os sistemas anteriormente utilizados pelos órgãos, que os manterão em paralelo, pelo menos até que o PJe esteja efetivamente funcionando. Além das soluções apresentadas, existem soluções utilizadas pontualmente em apenas alguns estados brasileiros, como o Tucujuris (AP), o e-Process (ES), o JIPPE (MG), o SigaDOC (PA), o DPC (RJ), e o eSoftplan (RS). Tabela 9 - Concorrente: Conselho Nacional de Justiça De acordo com a avaliação externa sobre a automatização dos processos judiciais na Colômbia, identificou-se que a tecnologia utilizada e oferecida pelas empresas do país selecionado está aquém do sistema SAJ, pois provêm de soluções automatizadas somente para acompanhamento dos processos e não o próprio processo digital. Isso significa que o SAJ cobre as funções do sistema para um processo operar totalmente digital. Sendo assim, a ameaça da concorrência da Colômbia não deve ser um fator de risco. Entretanto, deve-se ter atenção para o possível surgimento e evolução de novos sistemas no país que atendam ao fluxo completo de um processo digital. O cenário de concorrentes no Brasil é diferente. Visto que o SAJ está implantado há 20 anos na justiça de alguns estados brasileiros, o número de concorrentes é mais representativo, inclusive, existem sistemas desenvolvidos pelo governo que cumprem a mesma função que o SAJ, embora não possuam todas as funcionalidades do sistema da Softplan. 35 3.4 ANÁLISE INTERNA Como fatores de força da empresa tem-se o reconhecimento do mercado pela solução de automação oferecida, também a especialização do produto no atendimento das necessidades do judiciário. Também se destaca a estabilidade do produto e processos de manutenção e suporte consolidados na organização, experiência na prestação de serviços como a implantação do sistema em grandes projetos e recursos disponíveis para estudo de novas opções de negócios. Quanto às fraquezas da organização para a instalação de uma operação internacional, visualizam-se como destaques o desconhecimento do idioma espanhol por grande parte dos colaboradores da unidade de justiça; a tecnologia utilizada no produto (Delphi); e a complexidade do software para adaptação aos clientes estrangeiros tendo em vista a especificidade do software. 3.5 MATRIZ SWOT Por meio da SWOT, podem-se destacar os pontos principais de cada quadro, sendo eles apontados em negrito na tabela. Análise interna Forças Empresa reconhecida no mercado; Recursos disponíveis para estudo de novas opções de negócios; Processos de manutenção e suporte do produto consolidados na organização; Grande número de clientes; Experiência com implantação em grandes projetos. Desconhecimento do idioma espanhol por grande parte dos colaboradores envolvidos; Software complexo para adaptação aos clientes estrangeiros; Tecnologia (Delphi) software; Software maduro e estável no mercado de justiça; Software que atende às necessidades dos clientes; Fraquezas Alto custo da solução pouco atualizada do 36 Análise interna Análise Externa Oportunidades Ameaças Concorrência baixa do produto; Expansão do portfólio no país implantação; Apoio comercial local na negociação. após Legislação colombiana na instalação da empresa; Qualidade de mão-de-obra desconhecida na Colômbia; Variação cambial desfavorável; Surgimento de concorrentes com tecnologia mais avançada e com sistema que atenda o problema do cliente. Tabela 10 - Matriz SWOT Fatores críticos de sucesso Como fatores críticos de sucesso visualiza-se o cruzamento da força de um software que atende às necessidades dos clientes com a oportunidade de expansão do portfólio no país após implantação. Logo, um fator crítico de sucesso para a expansão internacional. Além deste, tem-se um software maduro e estável no mercado de justiça, como força, e a concorrência baixa do produto na Colômbia, logo, um fator de sucesso para o alcance do mercado colombiano. Vislumbra-se ainda o relacionamento entre o grande número de clientes no mercado brasileiro, como referência e experiência com implantação em grandes projetos com o apoio comercial local na negociação, que pode beneficiar-se destas forças para negociação com o cliente. Havendo uma possibilidade de negociações de implantação de produtos em outros órgãos da Colômbia, como ministérios públicos e procuradorias que também não utilizam tecnologia avançada no trâmite processual. Vulnerabilidades Como principais vulnerabilidades avaliam-se a correlação do desconhecimento do idioma espanhol por grande parte dos colaboradores envolvidos na sede com a ameaça de haver baixa qualidade de mão-de-obra na Colômbia, esta vulnerabilidade pode prejudicar a comunicação com o cliente e interferir na qualidade das entregas realizadas no projeto. Também é vulnerável o cruzamento da fraqueza do software complexo para adaptação aos clientes estrangeiros com a ameaça de surgimento de concorrentes 37 com tecnologia mais avançada e com sistema que atenda o problema do cliente. Pois o sistema está em funcionamento há cerca de 20 anos, e devido à complexidade de modificar a tecnologia utilizada este se destaca como vulnerabilidade, o mesmo se encontra com tecnologia menos avançada em relação às demais que são entrantes no mercado, por isso a ameaça não pode ser desconsiderada. E como vulnerabilidade financeira, destaca-se a fraqueza de uma solução de alto custo com a ameaça de variação cambial desfavorável. 4. ANÁLISE DE VIABILIDADE Para análise da viabilidade financeira do projeto foram consideradas as receitas de licenciamento do produto no valor de US$ 14 milhões de dólares, sendo divididas em duas parcelas de 50% cada, no fechamento do contrato e no início do piloto. Além desses, foram levantados gastos de preparação da matriz para sustentação da nova operação, de implantação e de sustentação em cada uma das fases. Como a execução de duas fases será na Colômbia, a análise de viabilidade considera também variações cambiais no período de execução do projeto. Como indicativo de viabilidade, será utilizado o método de análise de investimento de valor presente líquido (VPL). Visando criar um cenário realista e acurado de informações, como preço de venda de custos e despesas, assumir-se-á premissas e hipóteses como ponto de partida para análise do projeto. São elas: Considerados como referências de receitas e preço de venda os contratos de 2013, 2014 e 2015 da solução de automação judicial, no mercado brasileiro de justiça; Como Taxa Mínima de Atratividade (TMA), ter-se-á como referência os valores de mercado da Taxa SELIC anualizada de 13%; Encargos fiscais globais efetivos e impostos locais; Há necessidade de investimentos em equipamentos de escritórios e computadores para as fases de implantação e sustentação na Colômbia, pois serão recursos específicos do projeto; Há despesa com depreciação, pois estão sendo realizados investimentos em equipamentos específicos para o projeto; 38 Foram estimados valores para despesas administrativas e gerais considerando a apropriação total para o projeto; Não há investimento inicial por parte da empresa. O gatilho está no fechamento do contrato. Como se trata de um projeto internacional, será projetado em dólares, e para isso, será considerada a variação cambial de reais e pesos colombianos. A variação cambial do dólar para o real e do peso colombiano para o dólar foi atribuída segundo a média de variações das moedas nos últimos dois anos. Taxas de referências Dólares Moedas Locais Brasil $1,00 BRL 2,35 Colômbia $1,00 COP 2.014,55 Tabela 11 - Taxas de referência entre Brasil e Colômbia A partir desta atribuição de variação, tem-se a receita do projeto em dólares. O projeto tem como receita direta o valor do contrato de licenciamento de software previsto para a implantação da solução de automação judicial no país. O projeto tem uma receita prevista de $14.000.000,00 dólares, divididos em duas parcelas de pagamento: 50% no fechamento do contrato e 50% no início do piloto. E como custo indireto do projeto, foram consideradas despesas com administração, imóvel, manutenções operacionais, marketing e infraestrutura – detalhada na tabela 12. Equipamentos/materi Quanti ais para infraestrutura dade Cadeiras Tela PC Teclado Mouse Suporte para monitor Headset Impressora Mesas CPU Ar condicionado Mesa para reunião Cadeira para sala de reunião Geladeira Microondas Preço unitário (real) 30 30 30 30 30 30 30 30 30 5 3 R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ R$ 18 1 1 200,00 485,00 28,00 28,00 204,00 149,00 1.300,00 500,00 2.453,00 1.090,00 550,00 Preço unitário (dólar) Total $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 85,11 206,38 11,91 11,91 86,81 63,40 553,19 212,77 1.043,83 463,83 234,04 $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 2.553,19 6.191,49 357,45 357,45 2.604,26 1.902,13 16.595,74 6.382,98 31.314,89 2.319,15 702,13 R$ 200,00 $ 85,11 $ 1.531,91 R$ R$ 1.200,00 $ 250,00 $ 510,64 106,38 $ $ 510,64 106,38 39 Equipamentos/materi Quanti ais para infraestrutura dade Mesa para copa Banqueta para copa Telefone Televisão 1 3 3 3 Preço unitário (real) Preço unitário (dólar) R$ R$ R$ R$ $ $ $ $ 400,00 100,00 130,00 1.500,00 170,21 42,55 55,32 638,30 Investimento total em infraestrutura Total $ $ $ $ $ 170,21 127,66 165,96 1.914,89 75.808,51 Tabela 12 - Investimento em infraestrutura 4.1. FLUXO DE CAIXA MENSAL Apresentam-se a visão gráfica do fluxo de caixa do projeto e também o demonstrativo com os planos de conta detalhados mês a mês. Fluxo de Caixa $8.000.000,00 $7.000.000,00 $7.000.000,00 $100.000,00 $80.000,00 $6.000.000,00 $60.000,00 $4.000.000,00 $40.000,00 $2.000.000,00 $20.000,00 $- $jan-16 abr-16 jul-16 out-16 jan-17 abr-17 (=) Faturamento Mensal jul-17 out-17 jan-18 abr-18 Custos Totais (Indiretos e Diretos) Figura 15- Fluxo de caixa mensal 40 jan-16 Item/Mês (=) Saldo Inicial (=) Faturamento Mensal EDT (=) Custos Diretos 0 (-) Projeto Internacionalização Colômbia 1 $ fev-16 - mar-16 abr-16 mai-16 jun-16 jul-16 ago-16 set-16 out-16 nov-16 jul-17 nov-17 dez-17 jan-18 fev-18 mar-18 abr-18 mai-18 $ 7.000.000,00 18.834,50 $ 10.426,11 $ 19.885,61 $ 10.322,26 $ 3.561,31 $ 14.332,21 $ - $ - $ - $ 8.807,14 $ - $ 23.773,40 $ - $ 36.497,01 $ - $ 77.081,73 $ 13.708,29 $ 31.904,46 $ 2.825,06 $ 10.203,73 $ 17.648,47 $ - $ 4.184,53 $ 2.070,75 $ 2.874,22 $ 9.501,27 $ 6.819,03 $ 8.744,37 $ 4.311,08 $ 17.122,27 $ 9.478,28 $ 18.077,83 $ 9.383,87 $ 3.237,55 $ 13.029,28 $ - $ - $ - $ 8.006,49 $ - $ 21.612,18 $ - $ 33.179,10 $ - $ 70.074,30 $ 12.462,08 $ 29.004,05 $ 2.568,24 $ 9.276,12 $ 16.044,06 $ - $ 3.804,12 $ 1.882,50 $ 2.874,22 $ 4.311,08 $ 70.074,30 Projeto planejado 2.563,03 1.4 Plano de Projeto desenvolvido $ 4.223,26 1.5 Equipe de projeto mobilizada $ 3.053,11 1.6 Kick-off interno realizado $ 3.765,92 2 Matriz preparada para a Internacionalização 2.1 Processos para atender a filial levantados 2.2 Escola de idiomas contratada $ 2.524,60 2.3 Equipe capacitada em espanhol $ 6.405,53 2.4 Equipe capacitada nos processos $ 2.634,81 2.5 Equipe corporativa estruturada $ 2.478,66 2.6 Equipe de suporte estruturada $ 4.099,15 $ 2.771,06 Equipe de desenvolvimento estruturada Estruturação dos canais de comunicação entre sede e filial realizada $ 2.268,13 $ 3.307,26 $ 2.933,04 $ 3.143,57 Filial instalada na Colômbia 3.1 Abertura da empresa realizada 3.2 Filial estruturada 3.3 Instalação tecnológica realizada 3.4 Equipe corporativa mobilizada $ 5.269,90 3.5 Equipe de suporte mobilizada $ 5.269,90 $ 5.269,90 $ 8.744,37 $ 12.008,80 $ 6.707,22 Equipe de desenvolvimento mobilizada Novos colaboradores capacitados nos processos de integração 3.8 Novos colaboradores capacitados na solução Alfa 3.9 Nova filial inaugurada $ 3.237,55 Divulgação da nova filial realizada Piloto implantado 4.1 Equipe de implantação mobilizada 4.2 Equipe de implantação treinada $ 2.134,40 4.3 Dados levantados $ 5.872,09 4.4 Sistema configurado 4.5 Usuários treinados para uso do sistema 4.6 Migração realizada 4.7 Homologação realizada 4.8 Operação assistida realizada $ 31.541,66 4.9 Avaliação do piloto concluída $ 1.637,44 $ 6.736,90 $ 9.893,84 $ $ 29.004,05 14.875,28 Operação incubada 5.1 Atendimento Suporte N1 incubado 5.2 Atendimento Suporte N2 incubado 5.3 Atendimento Suporte N3 incubado 5.4 Atendimento Manutenção corretiva (MC) incubado 6 out-17 $ 2.714,98 5.5 set-17 4.742,19 $ 5 ago-17 9.618,81 $ $ 4 jun-17 7.500,93 $ Processos para Internacionalização documentados 3.10 mai-17 10.451,40 $ 1.3 3.7 abr-17 $ Consultoria para Internacionalização Contratada 3.6 mar-17 3.161,64 Termo de Abertura do projeto desenvolvido 3 fev-17 $ 1.2 2.8 jan-17 $ 7.000.000,00 1.1 2.7 dez-16 $ 6.986.398,36 $ 6.965.506,96 $ 6.947.566,03 $ 6.927.507,22 $ 6.912.325,03 $ 6.857.781,03 $ 6.811.645,42 $ 6.756.050,30 $ 6.735.288,05 $ 6.721.286,74 $ 6.696.514,53 $ 6.686.074,53 $ 6.673.816,53 $ 6.661.558,53 $ 6.640.493,40 $ 6.628.235,40 $ 6.592.204,00 $ 6.579.946,00 $ 13.531.190,99 $ 13.518.932,99 $ 13.429.593,26 $ 13.403.626,97 $ 13.359.464,51 $ 13.344.381,45 $ 13.318.514,12 $ 13.285.202,05 $ 13.269.538,45 $ 13.249.690,32 $ 2.568,24 $ 2.568,24 $ $ 2.557,38 $ 13.486,68 9.276,12 Atendimento Manutenção evolutiva (ME) incubado Encerramento do projeto realizado 6.1 Lições aprendidas documentadas $ 3.271,80 6.2 Termo de encerramento do projeto finalizado $ 532,32 6.3 Resultados do projeto apresentado (-) Impostos (-) Custos Indiretos $ $ $ 287,42 $ 10.440,00 $ 950,13 $ 10.440,00 $ 681,90 $ 10.440,00 $ 874,44 $ 10.440,00 $ 431,11 $ 10.440,00 $ 1.712,23 $ 35.709,50 $ 947,83 $ 35.709,50 $ 1.807,78 $ 35.709,50 $ 938,39 $ 10.440,00 $ 323,76 $ 10.440,00 $ 1.302,93 $ 10.440,00 $ 10.440,00 $ $ 12.258,00 $ $ 12.258,00 $ $ 800,65 $ 12.258,00 $ 12.258,00 $ $ 2.161,22 $ 12.258,00 $ - 1.882,50 $ 3.317,91 $ - $ 7.007,43 $ 1.246,21 $ 2.900,41 $ 256,82 $ 927,61 $ 1.604,41 $ - $ 380,41 $ 188,25 12.258,00 $ 12.258,00 $ 12.258,00 $ 12.258,00 $ 12.258,00 $ 12.258,00 $ 12.258,00 $ 15.663,60 $ 15.663,60 $ 15.663,60 $ 15.663,60 $ 15.663,60 (-) Administração $ 3.700,00 $ 3.700,00 $ 3.700,00 $ 3.700,00 $ 3.700,00 $ 3.700,00 $ 3.700,00 $ 3.700,00 $ 3.700,00 $ 3.700,00 $ 3.700,00 $ 3.700,00 $ 4.440,00 $ 4.440,00 $ 4.440,00 $ 4.440,00 $ 4.440,00 $ 4.440,00 $ 4.440,00 $ 4.440,00 $ 4.440,00 $ 4.440,00 $ 4.440,00 $ 4.440,00 $ 5.640,00 $ 5.640,00 $ 5.640,00 $ 5.640,00 $ 5.640,00 (-) Contabilidade $ $ $ $ 2.000,00 1.000,00 200,00 500,00 2.000,00 1.000,00 200,00 500,00 2.000,00 1.000,00 200,00 500,00 2.000,00 1.000,00 200,00 500,00 2.000,00 1.000,00 200,00 500,00 2.000,00 1.000,00 200,00 500,00 2.000,00 1.000,00 200,00 500,00 2.000,00 1.000,00 200,00 500,00 2.000,00 1.000,00 200,00 500,00 2.000,00 1.000,00 200,00 500,00 2.000,00 1.000,00 200,00 500,00 2.000,00 1.000,00 200,00 500,00 2.400,00 1.200,00 240,00 600,00 2.400,00 1.200,00 240,00 600,00 2.400,00 1.200,00 240,00 600,00 2.400,00 1.200,00 240,00 600,00 2.400,00 1.200,00 240,00 600,00 2.400,00 1.200,00 240,00 600,00 2.400,00 1.200,00 240,00 600,00 2.400,00 1.200,00 240,00 600,00 2.400,00 1.200,00 240,00 600,00 2.400,00 1.200,00 240,00 600,00 2.400,00 1.200,00 240,00 600,00 2.400,00 1.200,00 240,00 600,00 2.880,00 1.440,00 480,00 840,00 2.880,00 1.440,00 480,00 840,00 2.880,00 1.440,00 480,00 840,00 2.880,00 1.440,00 480,00 840,00 $ $ $ $ 2.880,00 1.440,00 480,00 840,00 (-) Despesas Administrativas (-) Tarifas Bancárias (-) Telefone (-) Imóvel $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ $ 5.390,00 $ 5.390,00 $ 5.390,00 $ 5.390,00 $ 5.390,00 $ 5.390,00 $ 5.390,00 $ 5.390,00 $ 5.390,00 $ 5.390,00 $ 5.390,00 $ 5.390,00 $ 6.468,00 $ 6.468,00 $ 6.468,00 $ 6.468,00 $ 6.468,00 $ 6.468,00 $ 6.468,00 $ 6.468,00 $ 6.468,00 $ 6.468,00 $ 6.468,00 $ 6.468,00 $ 8.673,60 $ 8.673,60 $ 8.673,60 $ 8.673,60 $ 8.673,60 $ $ $ 190,00 $ 4.500,00 $ 700,00 $ 190,00 $ 4.500,00 $ 700,00 $ 190,00 $ 4.500,00 $ 700,00 $ 190,00 $ 4.500,00 $ 700,00 $ 190,00 $ 4.500,00 $ 700,00 $ 190,00 $ 4.500,00 $ 700,00 $ 190,00 $ 4.500,00 $ 700,00 $ 190,00 $ 4.500,00 $ 700,00 $ 190,00 $ 4.500,00 $ 700,00 $ 190,00 $ 4.500,00 $ 700,00 $ 190,00 $ 4.500,00 $ 700,00 $ 190,00 $ 4.500,00 $ 700,00 $ 228,00 $ 5.400,00 $ 840,00 $ 228,00 $ 5.400,00 $ 840,00 $ 228,00 $ 5.400,00 $ 840,00 $ 228,00 $ 5.400,00 $ 840,00 $ 228,00 $ 5.400,00 $ 840,00 $ 228,00 $ 5.400,00 $ 840,00 $ 228,00 $ 5.400,00 $ 840,00 $ 228,00 $ 5.400,00 $ 840,00 $ 228,00 $ 5.400,00 $ 840,00 $ 228,00 $ 5.400,00 $ 840,00 $ 228,00 $ 5.400,00 $ 840,00 $ 228,00 $ 5.400,00 $ 840,00 $ 273,60 $ 6.480,00 $ 1.920,00 $ 273,60 $ 6.480,00 $ 1.920,00 $ 273,60 $ 6.480,00 $ 1.920,00 $ 273,60 $ 6.480,00 $ 1.920,00 $ 273,60 6.480,00 1.920,00 (-) Manutenções Operacionais $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 $ 350,00 (-) Marketing $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 $ 1.000,00 (20.891,40) $ (17.940,93) $ (20.058,81) $ (15.182,19) $ (54.544,00) $ (46.135,61) $ (55.595,12) $ (20.762,26) $ (14.001,31) $ (24.772,21) $ (10.440,00) $ (12.258,00) $ (12.258,00) $ (21.065,14) $ (12.258,00) $ (36.031,40) $ (12.258,00) $ 6.951.244,99 $ (12.258,00) $ (89.339,73) $ (25.966,29) $ (44.162,46) $ (15.083,06) $ (25.867,33) $ (33.312,07) $ (15.663,60) $ (19.848,13) $ (17.734,35) (-) Água e Esgoto (-) Aluguel (-) Energia Elétrica (-) Infraestrutura (=) Resultado (=) Saldo Final $ $ 6.986.398,36 $ 25.269,50 $ 25.269,50 $ 25.269,50 $ 6.986.398,36 $ 6.965.506,96 $ 6.947.566,03 $ 6.927.507,22 $ 6.912.325,03 $ 6.857.781,03 $ 6.811.645,42 $ 6.756.050,30 $ 6.735.288,05 $ 6.721.286,74 $ 6.696.514,53 $ 6.686.074,53 $ 6.673.816,53 $ 6.661.558,53 $ 6.640.493,40 $ 6.628.235,40 $ 6.592.204,00 $ 6.579.946,00 $ 13.531.190,99 $ 13.518.932,99 $ 13.429.593,26 $ 13.403.626,97 $ 13.359.464,51 $ 13.344.381,45 $ 13.318.514,12 $ 13.285.202,05 $ 13.269.538,45 $ 13.249.690,32 $ 13.231.955,97 Tabela 13 - Demonstrativo de planos de contas 41 4.2. VALOR PRESENTE LÍQUIDO (VPL) A fim de calcular o valor presente líquido do projeto, foram consideradas como entradas de informações a Taxa Mínima de Atratividade (TMA), que terá como referência os valores de mercado da Taxa SELIC anualizada de 13%. Com base nessas informações, conclui-se que o projeto possui um VPL anualizado de $ 55.256.121,50, portanto, pela definição de VPL, significa que o projeto merece continuar sendo analisado. Como não há aporte de investimento inicial da empresa não é possível calcular TIR e payback. 5. PLANO DE GERENCIAMENTO DE ESCOPO A definição de escopo e não escopo do projeto é elaborado através de análises e consultas realizadas em projetos semelhantes realizados pela empresa, do quais pode-se citar o projeto PUMA. O PUMA foi o projeto de implantação do processo digital de justiça no estado de São Paulo, contemplando a implantação do sistema SAJ em 2.100 unidades da primeira instância do estado e tornando 40% das varas habilitadas a trabalharem com processo eletrônico. Junto ao projeto de implantação, foi realizada instalação de uma filial em São Paulo com capacidade para aproximadamente 100 colaboradores, sendo este o maior escritório da empresa fora da cidade sede de sua matriz. Além disso, utilizou-se no processo de planejamento de escopo o auxílio do gestor de projetos responsável pela instalação da empresa em São Paulo; a experiência de mudança para a nova sede da empresa, Sapiens Parque, em Florianópolis; consultores em internacionalização de empresas; e equipe administrativa da empresa responsável por atividades importantes ao processo de operação da empresa. No processo de definição do escopo também foi utilizada a ferramenta de benchmarking com empresas brasileiras de software que passaram pelo processo de internacionalização, assim como a participação de programas de fomento de internacionalização de empresas. 42 5.1. GESTÃO E CONTROLE DE MUDANÇAS Quando o escopo necessitar modificações, o gestor de projeto levantará os riscos, questões e impactos dessa modificação e o apresentará à diretoria competente para que esta possa embasar sua decisão. Para fins de controle de mudanças, serão consideradas mudanças de impacto significativo que tenham relação direta com escopo, prazo e qualidade do projeto. A partir do momento em que a mudança for aprovada, todos os documentos do projeto deverão ser atualizados, e os stakeholders impactados e competentes deverão ser formalmente comunicados. Este fluxo segue mapeado e detalhado na figura 16. 43 Figura 16 - Fluxo de controle de mudanças 44 As mudanças detectadas devem ser solicitadas através do documento de Solicitação de Mudanças, conforme demonstrado na figura 17. Solicitação de Mudança Nome do projeto: Mudança nº: Data de submissão: Impacto no Custo: ( ) Alto ( ) Médio ( ) Baixo Descrição da mudança: Motivação da mudança: Impactos: Riscos: Questões: Aprovado por: Em: Figura 17 - Formulário para solicitação de mudanças O escopo deverá ser constantemente controlado com objetivo de evitar modificações significativas em seu escopo inicial de forma a descaracterizar o projeto original. A verificação de escopo será realizada ao confrontar os requisitos do projeto com a versão final do cronograma na qual todos requisitos deverão ser atendidos por uma ou mais atividades. 5.1.1. Registro de Solicitação de Mudanças (SME) Cód. Responsável Descrição Data Total Tabela 14 - Registro de mudanças Status Custo 45 5.2. MATRIZ DE RASTREABILIDADE DOS REQUISITOS Cód. Nome 1 Processos na empresa matriz Capacitação no idioma do país 2 destino Capacitação nos novos 3 processos 4 Equipe corporativa na matriz 5 Equipe de suporte na matriz Equipe de desenvolvimento na 6 matriz Consultoria na 7 internacionalização 8 Consultoria com experiência Canais de comunicação entre matriz e filial 10 Contabilidade 9 11 Conta bancária 12 Jurídica 13 Licenciamento 14 Processos na empresa filial 15 Projeto estrutural 16 Layout do escritório 17 Telefonia, rede e internet 18 Estações de trabalho 19 Equipe corporativa na filial 20 Equipe de suporte na filial Descrição Processos da matriz adequados para suportar a filial no país destino. Colaboradores que se relacionam com o cliente capacitadas a se comunicar utilizando o idioma do país destino. Colaboradores envolvidos na internacionalização capacitados a trabalhar com base nos novos processos. Equipe corporativa (matriz) preparada para suportar a filial no país destino. Equipe de suporte (matriz) preparada para suportar os clientes do país destino. Equipe de desenvolvimento (matriz) preparada para suportar demandas de correções e evoluções do software. Processo de internacionalização acompanhado por uma consultoria especializada em internacionalização. Consultoria com experiência comprovada em internacionalização de empresas de software. Prioridade 1-Alta ID relacionados 1-Alta 2-Média 1 1-Alta 1-Alta 2,3 2,3 1-Alta 2,3 1-Alta 2-Média 7 Formalização de um canal de comunicação entre as duas sedes. 1-Alta 1,14 Filial contabilmente pronta para operar. Filial com conta bancária adequada para empresas internacionais com matriz em outros países Filial juridicamente pronta para operar. Filial com todas as licenças em dia antes de iniciar a operação. Os processos de trabalho da filial compatíveis com os processos da empresa matriz. Estrutura da filial pronta para suportar toda as equipes atuantes no país destino. O layout da filial com os mesmos padrões utilizados na matriz. Filial com a estrutura de telefonia, rede e internet 100% operando. Filial com todas as estações de trabalho prontas para os colaboradores exercer suas atividades Filial com equipe corporativa preparada. Filial com equipe de suporte preparada para suportar os clientes. 1-Alta 12 1-Alta 12 1-Alta 1-Alta 15,12 1-Alta 1 1-Alta 13 2-Média 1-Alta 15 15 1-Alta 15,16,17 1-Alta 1-Alta 18,23 18,23 46 Cód. 21 23 24 25 26 Nome Equipe de desenvolvimento na filial Capacitação no produto Inauguração da filial Divulgação da filial Implantação do piloto 27 Complexidade do Piloto 28 29 30 31 32 33 Idioma do produto Processos do software Suporte nível 1 Suporte nível 2 Suporte nível 3 Lições aprendidas 34 Manutenção corretiva na filial 35 Manutenção evolutiva na filial Descrição Filial com equipe de desenvolvimento preparada para suportar demandas de correções e evoluções do software Colaboradores capacitados a operar o produto. Celebração de inauguração da nova filial. Divulgação da nova filial. Implantação do piloto em 10 varas. Piloto com média complexidade, permitindo comprovar a viabilidade da implantação total. Software traduzido para o idioma do país destino. Software adequado aos processos dos clientes no país destino. Filial com a equipe de suporte nível 1 operando. Filial com a equipe de suporte nível 2 operando. Filial com a equipe de suporte nível 3 operando. Experiências obtidas armazenadas em um banco de lições aprendidas. Filial instalada com a equipe de desenvolvimento capacitada nos processos de manutenção corretiva. Filial instalada com a equipe de desenvolvimento capacitada nos processos de manutenção evolutiva. Tabela 15 - Matriz de rastreabilidade dos requisitos Prioridade ID relacionados 1-Alta 18,23 1-Alta 2-Média 2-Média 0-Altíssima 15 24 28,29,4,5 1-Alta 26 1-Alta 1-Alta 1-Alta 1-Alta 1-Alta 1-Alta 29 20,31,32 20,30,32 20,30,31 1-Alta 1,30,31,32 1-Alta 1,30,31,32 47 5.3. DECLARAÇÃO DO ESCOPO 5.3.1. Escopo Desenvolvimento do planejamento do projeto e desenvolvimento de documentos de abertura do projeto e pesquisa sobre o tema; A preparação da matriz da empresa para o processo de internacionalização, com levantamento de processos, capacitação e estruturação da equipe; Instalação da filial na Colômbia com formalização legal da empresa, estrutura física e mobilização da equipe para início da operação como também a comunicação institucional da nova sede; Implantação piloto do produto em 10 varas como estratégia de validação da solução, com levantamento de dados, configuração, treinamento, migração, homologação, operação assistida e avaliação do piloto; Incubação da operação visando a preparação da filial para atendimento do cliente nos serviços de suporte ao cliente e manutenção de software; Formalização do encerramento do projeto com a coleta e divulgação dos resultados obtidos no projeto. 5.3.2. Não-escopo Adequação do software para o idioma espanhol; Planejamento e gestão das demandas de adequação do software elencadas pelo cliente; Expansão da empresa em outros países latino-americanos – o projeto pode servir como subsídio de pesquisa, todavia, não haverá o comprometimento formal com a expansão; Replicação do projeto de implantação nos outros tribunais e varas do país; A digitalização de processos físicos para a ferramenta durante a implantação do sistema; Gerir a operação da filial após o período de incubação. 48 5.3.3. Premissas Apoio da alta direção da empresa como patrocínio ao projeto; Consultoria especializada com orientações para o processo legal de internacionalização da empresa; Disponibilidade de recursos da matriz para suporte à operação internacional; Apoio local no país de destino para instalação da filial; Disponibilidade de mão-de-obra especializada no segmento de tecnologia da informação na Colômbia; Projeto de adequação do software finalizado no início do piloto de implantação; Cliente possuir toda a infraestrutura de servidores de aplicação e de link de comunicação adequada para comportar a quantidade de usuários que utilizarão o sistema; Na implantação, os tribunais deverão ter os links de dados disponibilizados para garantir a operacionalidade do sistema, tanto na fase de treinamento EAD e implantação, quanto de execução. 5.3.4. Restrições Comunicação com o cliente está restrita ao idioma espanhol; O tempo de execução do projeto não deve exceder 36 meses; Proibida a execução de trabalhos que parem o sistema durante o horário forense, exceto quando deliberado pelo cliente; Capacitações e acompanhamento assistido somente poderão ser realizadas durante o horário forense mediante comunicação oficial com antecedência mínima de 7 dias. 49 5.3.5. Estrutura analítica do projeto (WBS – Work Breakdown Structure) Figura 18 - Estrutura analítica do projeto (WBS – work breakdown structure) 50 5.3.6. Dicionário da EAP Item Decomposição Especificação da entrega Filial da Softplan na Colômbia 1 Projeto planejado Termo de abertura do Desenvolvimento do termo de abertura do 1.1 projeto desenvolvido projeto e obtenção da aprovação do mesmo. Contratação de consultoria com experiência comprovada em internacionalização de Consultoria para empresas de software para obtenção de 1.2 internacionalização pesquisa de cases de internacionalização, bem contratada como procedimentos necessários para realizar a internacionalização da empresa. Processos para 1.3 Internacionalização documentado 1.4 Plano de Projeto desenvolvido 1.5 Equipe de projeto mobilizada Documentação dos processos necessários para a realização da internacionalização de uma empresa de software. Entrega do PT Termo de abertura Termo de abertura aprovado. Contrato fechado com empresa de consultoria. A empresa contratada deve estar de acordo com os pré-requisitos definidos para seleção e ser a melhor posicionada perante os critérios de escolha. Documento com os processos necessários para a Internacionalização de empresa de software Documento deve estar de acordo com a declaração de trabalho especificada. Realizar o desenvolvimento do plano de Plano de projeto projeto. Identificação dos recursos a serem alocados no projeto, negociação de alocações e alocação Relatório equipe do projeto dos mesmos no projeto. Realização de reunião de kick-off interno com 1.6 Kick-off interno realizado os principais envolvidos no projeto para início formal do projeto. 2 Matriz Preparada para o Projeto Levantamento dos processos da matriz que Processos para atender 2.1 necessitam de adequação para suportar a filial a filial levantados no país destino. 2.2 Escola de idiomas contratada Contratação de uma escola de idioma para capacitar parte dos colaboradores no idioma espanhol. 2.3 Equipe capacitada em espanhol Os colaboradores que se relacionam com o cliente devem ser capacitados no idioma Critérios de Aceitação Plano de projeto elaborado, revisado e aprovado. Aprovação formal dos superiores dos recursos selecionados. Seguir os procedimentos internos da empresa. Memória de reunião Documento dos processos Processos levantados, revisados e levantados que encaminhados para os responsáveis. necessitam de alteração. A empresa contratada deve estar de acordo Contrato fechado com com os pré-requisitos definidos para seleção e escola de idiomas. ser a melhor posicionada perante os critérios de escolha. Certificado em idioma Colaboradores que fizeram o curso capacitados espanhol. para se comunicarem em espanhol. 51 Item Decomposição 2.4 Equipe capacitada nos processos 2.5 Equipe corporativa estruturada 2.6 Equipe de suporte estruturada Equipe de 2.7 desenvolvimento estruturada Especificação da entrega espanhol para realizar a comunicação utilizando o idioma do país destino. Os colaboradores envolvidos na internacionalização deveram ser capacitados a trabalhar com base nos novos processos criados/adequados para atender a nova filial. Identificação e preparação da equipe corporativa na matriz para suportar a filial no país destino. Identificação e preparação da equipe de suporte na matriz para suportar os clientes do país destino. Identificação e preparação da equipe de desenvolvimento na matriz para suportar demandas de correções e evoluções do software. Estruturação dos canais Formalização de um canal de comunicação 2.8 de comunicação entre entre as duas sedes. sede e filial realizada 3 Filial Instalada na Colômbia 3.1 Abertura da empresa realizada 3.1.1 Procedimentos contábeis realizados 3.1.2 Procedimentos bancários realizados 3.1.3 Procedimentos jurídicos realizados 3.1.4 Empresa licenciada Filial instalada na colômbia e pronta para operar. Realização dos trâmites/procedimentos necessários para a filial contabilmente estar pronta para operar. Realização dos trâmites/procedimentos necessários para a filial adquirir conta bancária adequada para empresas internacionais com matriz em outros países. Realização dos trâmites/procedimentos necessários para a filial juridicamente estar pronta para operar. Realização dos trâmites/procedimentos necessários para a filial obter todas as licenças antes de iniciar a operação. Entrega do PT Critérios de Aceitação Relatório de participantes do treinamento. Seguir os procedimentos internos da empresa. Relatório de participantes. Seguir os procedimentos internos da empresa. Relatório de participantes. Seguir os procedimentos internos da empresa. Relatório de participantes. Seguir os procedimentos internos da empresa. Documento dos canais de comunicação Canais de comunicação documentados e divulgados. Atender a todos os requisitos contábeis, Documento de abertura da jurídicos e de licenciamento presentes no país empresa. de destino. Contrato contábil Atender a todos os requisitos contábeis do país de destino. Contrato bancário Atender a todos os requisitos bancários do país de destino. Contrato jurídico Atender a todos os requisitos jurídicos do país de destino. Contrato de licenças Atender a todos os requisitos de licenças do país de destino. 52 Item Decomposição 3.2 Filial estruturada Processos de 3.2.1 operacionalização desenvolvidos Instalação física 3.2.2 realizada Empresa responsável 3.2.2.1 pelo projeto estrutural contratada 3.2.2.2 Projeto estrutural realizado Empresa responsável 3.2.2.3 pelo layout de escritório contratada Layout de escritório realizado Instalação tecnológica 3.3 realizada 3.2.2.4 Empresa de serviços de 3.3.1 telefonia e Internet contratada 3.3.2 Serviços de telefonia e internet instalados 3.3.3 Estrutura de rede implantada Empresa para 3.3.4 estruturação dos equipamentos 3.3.5 Estruturação dos equipamentos realizada Especificação da entrega Realização da estruturação da filial da Colômbia Detalhamento dos processos de trabalho da filial compatíveis com os processos da empresa matriz. Estruturação da filial pronta para suportar toda as equipes atuantes no país destino. Entrega do PT Documento da estrutura da filial Modelo da estrutura documentado. Documento dos processos Seguir os procedimentos internos da empresa. Documento de estruturação física Contratação de uma empresa para fazer a definição do projeto estrutural da nova filial. Contrato fechado. Definição do projeto estrutural da nova filial. Projeto estrutural Contratação de uma empresa para fazer o projeto de layout da filia. Contrato fechado. Design do layout da filial com os mesmos padrões utilizados na matriz. Realização da instalação no aspecto tecnológico. Critérios de Aceitação Projeto de layout Relatório das Instalações Atender todos as normas de qualidade, ergonomia e segurança. A empresa contratada deve estar de acordo com os pré-requisitos definidos para seleção e ser a melhor posicionada perante os critérios de escolha. O projeto estrutural deve estar de acordo com a declaração de trabalho especificada. A empresa contratada deve estar de acordo com os pré-requisitos definidos para seleção e ser a melhor posicionada perante os critérios de escolha. O projeto de layout deve estar de acordo com a declaração de trabalho especificada. Seguir os procedimentos internos da empresa. A empresa contratada deve estar de acordo Contrato com o fornecedor com os pré-requisitos definidos para seleção e fechado. ser a melhor posicionada perante os critérios de escolha. Os serviços de telefonia a internet devem estar Disponibilização dos serviços de telefonia, rede Telefonia e internet de acordo com a declaração de trabalho e internet 100% operando na filial. operando. especificada. Disponibilização da estrutura de rede para os Relatório da estrutura de Todos os itens mencionados no contrato com colaboradores exercer suas atividades na filial. rede fornecedor devem ser atendidos. A empresa contratada deve estar de acordo Contratação de uma empresa para fazer a Equipamentos com os pré-requisitos definidos para seleção e instalação dos equipamentos estruturados. ser a melhor posicionada perante os critérios de escolha. Estações de trabalho disponibilizadas para os colaboradores exercerem suas atividades na Relatório de equipamentos Seguir os procedimentos internos da empresa. filial. Contratação de uma empresa para fazer a instalação dos serviços de telefonia e internet. 53 Item Decomposição Equipe corporativa 3.4 mobilizada 3.5 Equipe de suporte mobilizada Equipe de 3.6 desenvolvimento mobilizada Novos colaboradores 3.7 capacitados nos processos de integração Novos colaboradores 3.8 capacitados na Solução SAJ 3.9 Nova filial inaugurada Divulgação da nova filial realizada 4 Piloto Implantado Equipe de implantação 4.1 mobilizada Equipe de implantação 4.2 treinada 3.10 4.3 Dados levantados 4.4 Sistema configurado Usuários treinados para 4.5 uso do sistema 4.6 Migração realizada 4.7 Homologação realizada 4.8 Operação assistida realizada Especificação da entrega Identificação/ contratação de equipe corporativa para atuar na filial. Identificação/ contratação de equipe de atendimento e suporte preparada para suportar os clientes. Identificação/ contratação de equipe de desenvolvimento para suportar demandas de correções e evoluções do software na filial. Entrega do PT Registro da equipe corporativa Critérios de Aceitação Seguir os procedimentos internos da empresa. Registro da equipe de suporte Seguir os procedimentos internos da empresa. Registro da equipe de desenvolvimento Seguir os procedimentos internos da empresa. Capacitação dos novos colaboradores nos processos da organização. Relatório de participantes. Seguir os procedimentos internos da empresa. Capacitação dos novos colaboradores na solução SAJ para operar o produto. Relatório de participantes. Seguir os procedimentos internos da empresa. Celebração de inauguração da nova filial na Colômbia. Divulgação na mídia da nova filial instalada na Colômbia. Relatório de participantes no evento Relatório das comunicações Principais referências e possíveis clientes futuros sejam convidados. Identificação e alocação de pessoal para implantação da solução SAJ. Capacitação dos recursos alocados no processo de implantação da solução. Levantamento dos dados do cliente para posterior configuração da solução. Configuração da solução para atender as necessidades do cliente. Documento de equipe de implantação Seguir os procedimentos internos da empresa. Relatório de participantes Seguir os procedimentos internos da empresa. Documento de levantamento de dados Relatório de configuração do sistema Documento de levantamento de Dados com requisitos aprovado pelo cliente. Capacitação dos usuários finais no uso da solução de automação dos processos jurídicos SAJ. Realização de migração dos processos atuais do cliente para solução SAJ. Realização da homologação da solução junto ao cliente. Realização da operação assistida da solução junto ao cliente. Divulgar em todos os meios de comunicação. Seguir os procedimentos internos da empresa. Relatório de avaliação de treinamento Treinamento concluído, com todas as aulas ministradas, de acordo com conteúdo planejado, com exercícios aplicados e avaliação realizada. Relatório de migração Relatório de migração aprovado pelo cliente. Termo de aceite de homologação Termo de aceite de operação assistida Termo de aceite de homologação assinado pelo cliente. Termo de aceite de operação assistida assinado pelo cliente. 54 Item Decomposição Avaliação do piloto 4.9 concluída 5 Operação Incubada Especificação da entrega Realização da avaliação da implantação do piloto. Entrega do PT Relatório de conclusão 5.1 Atendimento Suporte N1 Filial com a equipe de suporte nível 1 incubado operando. Documento de visão processo de suporte 5.2 Atendimento Suporte N2 Filial com a equipe de suporte nível 2 incubado operando. Documento de visão processo de suporte 5.3 Atendimento Suporte N3 Filial com a equipe de suporte nível 3 incubado operando. Documento de visão processo de suporte Atendimento Filial instalada com a equipe de Documento de visão 5.4 Manutenção corretiva desenvolvimento capacitada nos processos de processo de manutenção (MC) incubado manutenção corretiva. evolutiva Atendimento Filial instalada com a equipe de Documento de visão 5.5 Manutenção evolutiva desenvolvimento capacitada nos processos de processo de manutenção (ME) incubado manutenção evolutiva. corretiva 6 Encerramento do projeto realizado Identificação das Experiências obtidas e Lições aprendidas Documento de lições 6.1 armazenamento em banco de lições documentadas aprendidas aprendidas. Termo de encerramento Desenvolvimento do termo de encerramento do 6.2 Termo de encerramento do projeto finalizado projeto. Apresentação dos resultados obtidos com a Resultados do projeto 6.3 instalação da nova filial na Colômbia e Relatório de resultados apresentados implantação do piloto de 10 varas. Tabela 16 - Dicionário da EAP Critérios de Aceitação Relatório revisado e aprovado. Estratégia de incubação definida e aprovada no documento de visão e seguir os procedimentos internos da empresa. Estratégia de incubação definida e aprovada no documento de visão e seguir os procedimentos internos da empresa. Estratégia de incubação definida e aprovada no documento de visão e seguir os procedimentos internos da empresa. Estratégia de incubação definida e aprovada no documento de visão e seguir os procedimentos internos da empresa. Estratégia de incubação definida e aprovada no documento de visão e seguir os procedimentos internos da empresa. Lições aprendidas formalmente documentadas. Termo de encerramento aprovado. Nova filial instalada e operando na Colômbia com Implantação do piloto de 10 varas concluída. 55 6. PLANO DE GERENCIAMENTO DO TEMPO 6.1. CRONOGRAMA DE MARCOS DO PROJETO Marcos do Projeto Data Kick-off do projeto 23/03/16 Sede preparada para a Internacionalização 08/11/16 Abertura da empresa 27/04/16 Filial inaugurada 21/10/16 Piloto de 10 varas implantado 26/09/17 Encerramento do projeto Tabela 17 - Milestones do Projeto 09/03/18 6.2. CURVA DE PROGRESSO FISICO DO PROJETO Acompanhamento do progresso físico 100 94 100 88 90 83 78 80 72 67 Progresso físico (em %) 70 60 50 40 30 20 10 9 5 7 3 0 1 2 12 15 18 22 26 31 35 39 43 48 53 57 62 0 1 0 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Mês Previsto Realizado Figura 19 - Curva de progresso 56 6.3. CRONOGRAMA POR FASE DO PROJETO 7.000 hrs TRABALHO (HORAS) 6.000 hrs 5.000 hrs 4.000 hrs 3.000 hrs 5.991 hrs 2.000 hrs 2.046 hrs 1.000 hrs 0 hrs 566 hrs 716 hrs Projeto planejado Matriz preparada para a Internacionalização Trabalho restante 1.294 hrs 188 hrs Filial instalada na Colômbia Piloto implantado Operação incubada Encerramento do projeto realizado Trabalho da linha de base Figura 20 - Acompanhamento das horas de trabalho por fase do projeto 57 6.4. CRONOGRAMA RESUMIDO A figura 21 apresenta um resumo do cronograma do projeto. O cronograma detalhando a definição, sequenciamento e recursos das tarefas encontram-se no Apêndice B deste documento. 58 Figura 21 – Cronograma resumido 59 6.5. CONTROLE DO CRONOGRAMA A medição do desempenho do projeto será acompanhada através da Análise de Valor Agregado (Earned Value), no qual serão avaliados indicadores de desempenho de prazo. Figura 22 - Indicadores de desempenho Resultados custos Custo por Ponto de Função Custo TI/Receita da Empresa - Indicadores de Resultado Indicadores Recursos Processos Qualidade – Horas/ano de densidade de treinamento por defeitos empregado Atendimento ao Índices de rotatividade e cronograma absenteísmo Confiabilidade de Desenvolvimento de entrega capital intelectual Resultados produtividade Pontos de função por homem-mês - 60 Indicadores de Resultado Indicadores Recursos Processos Índices de uso e Esforço de disponibilidade de retrabalho recursos Tabela 18 - Indicadores de resultado Resultados custos - Resultados produtividade - Esse indicador junto a situação atual do cronograma, visão de gantt de controle e acompanhamento da execução de pacotes de trabalho deve ser apresentado semanalmente na reunião de acompanhamento do projeto. 12.000 hrs 8.000 hrs 6.000 hrs 4.000 hrs 2.000 hrs Trabalho Acumulado Restante Trabalho Real Acumulado Restante Trabalho Acumulado Restante de L Base Figura 23 - Acompanhamento das horas de trabalho 11/02/18 31/12/17 19/11/17 08/10/17 27/08/17 16/07/17 04/06/17 23/04/17 12/03/17 29/01/17 18/12/16 06/11/16 25/09/16 14/08/16 03/07/16 22/05/16 10/04/16 28/02/16 17/01/16 06/12/15 25/10/15 13/09/15 02/08/15 0 hrs 21/06/15 TRABALHO (HORAS) 10.000 hrs 61 7. PLANO DE GERENCIAMENTO DOS CUSTOS O projeto tem como custo total de investimento o valor em dólares de US$ 324.564,56, divididos em esforço em horas e materiais. Para efetuar o gerenciamento de custos, foram usadas as seguintes referências no planejamento: As estimativas de esforço em horas foram efetuadas com base em estimativa paramétrica; Será utilizada também a técnica de estimativa detalhada, bottom-up, aplicada na decomposição da EAP, sendo a decomposição uma facilitadora para o monitoramento e controle; Este plano considera como faixa de variação das estimativas de 75%, considerando o referencial do PMBOK para fase de planejamento; Para o controle dos custos, será utilizada a técnica de Análise de Valor Agregado, com o auxílio da Curva S dos custos do projeto; O gerenciamento dos custos do projeto será realizado comparando o custo inicial estimado com o custo realizado, obtendo-se, assim, o IDC – Índice de Desempenho de Custos. 7.1. ORÇAMENTO 7.1.1. Distribuição dos custos por tipo Custo de distribuição por tipo 7% 6% 87% Tipo: Trabalho Tipo: Material Tipo: Custo Figura 24 - Distribuição dos custos por tipo 62 7.1.2. Distribuição dos custos por fase do projeto Distribuição de custos por fase do projeto 2% 9% 6% 8% Projeto planejado Matriz preparada para a Internacionalização Filial instalada na Colômbia 22% Piloto implantado Operação incubada 53% Encerramento do projeto realizado Figura 25 - Distribuição dos custos por fase do projeto Distribuição por fase ABC Custo Percentual Distribuição Pareto $171.769,96 52,92% A $70.755,69 21,80% B $30.456,66 9,38% B Nome Piloto implantado Filial instalada na Colômbia Operação incubada Matriz preparada para a $26.701,13 8,23% B Internacionalização Projeto planejado $19.194,52 5,91% C Encerramento do projeto realizado $5.686,62 1,75% C Total $324.564,58 100,00% Tabela 19 - Distribuição dos custos por fase ABC Neste contexto, vislumbram-se como fases mais representativas em ordem decrescente as fases de: 1. Piloto implantado (A), destacado em vermelho; 2. Filial instalada na Colômbia (B), destacado em laranja; 3. Operação incubada (B), destacado em laranja; 4. Matriz preparada para a Internacionalização (B), destacado em verde. 63 Representando, juntas, 92,33% do investimento total do projeto. Conforme figura 26, destacados em vermelho e laranja os custos A e B. Distribuição ABC 60,00% 52,92% 50,00% 40,00% Piloto implantado 30,00% Filial instalada na Colômbia 21,80% Operação incubada 20,00% 9,38% 10,00% 8,23% 5,91% 1,75% 0,00% Piloto implantado Filial instalada na Colômbia Operação incubada Matriz preparada para a Internacionalização Projeto planejado Matriz preparada para a Internacionalização Encerramento do projeto realizado Figura 26 - Distribuição ABC 7.1.3. Orçamento com pessoal No desenvolvimento das estimativas de custos com pessoal será utilizado o referencial disponibilizado pela organização, no qual a empresa trabalha com uma média de custos diretos e indiretos para novos projetos. Este valor será o fator multiplicador do esforço em horas estimado no projeto. Cargo Recursos Softplan Mensal em Reais Mensal em Dólares R$11.000,00 $4.678,03 Tabela 20 - Recursos Softplan Custo da hora em dólares $29,24 Para os recursos alocados na Colômbia, foi atribuído um valor por hora do mercado local. 64 Cargo Mensal em COP Gerente de Serviço a COP 20.000.000,00 Clientes Coordenador de COP 6.685.000,00 Projetos Mensal em Dólares Custo da hora em dólares $ 9.927,77 $ 62,05 $ 3.318,36 $ 20,74 Consultor Sênior COP 5.000.000,00 $ 2.481,94 $ 15,51 Consultor Padrão COP 5.000.000,00 $ 2.481,94 $ 15,51 Consultor Júnior COP 3.500.000,00 $ 1.737,36 $ 10,86 Analista de Suporte COP 1.750.000,00 $ 868,68 $ 5,43 Assistente de suporte COP de TI 2.046.571,00 $ 1.015,89 $ 6,35 Analista administrativo COP 4.409.412,00 $ 2.188,78 $ 13,68 Analista de Sistemas COP 2.800.000,00 $ 1.389,89 $ 8,69 Tabela 21 - Recursos Colômbia Para as estimativas de custos com materiais e equipamentos, foi realizada uma estimativa com base em valor médio de mercado local, de acordo com o país no qual a fase do projeto será executada. 7.1.4. Custos por entrega O orçamento do projeto está agrupado por entrega e pacotes de trabalho da EAP. Na tabela 22 estão demonstrados os custos totais de cada pacote de trabalho bem como os custos unitários de cada atividade. EDT Pacote de Trabalho 0 Projeto Internacionalização Colômbia Custo Percentual de representatividade 324.564,58 100,00% 19.194,52 5,91% 2.874,22 0,89% Consultoria para Internacionalização Contratada Processos para Internacionalização 1.3 documentados 1.4 Plano de Projeto desenvolvido 2.714,98 0,84% 4.223,26 1,30% 1.5 Equipe de projeto mobilizada 3.053,11 0,94% 1.6 Kick-off interno realizado 3.765,92 1,16% Matriz preparada para a Internacionalização 26.701,13 8,23% 2.1 Processos para atender a filial levantados 4.311,08 1,33% 2.2 Escola de idiomas contratada 2.524,60 0,78% 2.3 Equipe capacitada em espanhol 6.405,53 1,97% 1 1.1 Projeto planejado Termo de Abertura do projeto desenvolvido 1.2 2 2.563,03 0,79% 65 EDT Pacote de Trabalho Percentual de representatividade Custo 2.4 Equipe capacitada nos processos 2.634,81 0,81% 2.5 Equipe corporativa estruturada 2.478,66 0,76% 2.6 Equipe de suporte estruturada 2.771,06 0,85% 2.7 Equipe de desenvolvimento estruturada 2.268,13 0,70% Estruturação dos canais de comunicação entre 2.8 sede e filial realizada 3.307,26 3 Filial instalada na Colômbia 1,02% 70.755,69 21,80% 8.744,37 2,69% 3.1 Abertura da empresa realizada 3.2 Filial estruturada 17.459,00 5,38% 3.3 Instalação tecnológica realizada 15.329,31 4,72% 3.4 Equipe corporativa mobilizada 5.269,90 1,62% 3.5 Equipe de suporte mobilizada 5.269,90 1,62% 3.6 Equipe de desenvolvimento mobilizada 5.269,90 1,62% 3.7 Novos colaboradores capacitados nos processos de integração 2.933,04 0,90% 3.8 Novos colaboradores capacitados na solução 3.143,57 0,97% 3.9 Nova filial inaugurada 3.237,55 1,00% Divulgação da nova filial realizada 4.099,15 3.10 4 1,26% 171.769,96 52,92% Equipe de implantação mobilizada 6.736,90 2,08% 4.2 Equipe de implantação treinada 2.134,40 0,66% 4.3 Dados levantados 5.872,09 1,81% 4.4 Sistema configurado 9.893,84 3,05% 4.5 Usuários treinados para uso do sistema 70.074,30 21,59% 4.6 Migração realizada 29.004,05 8,94% 4.7 Homologação realizada 14.875,28 4,58% 4.8 Operação assistida realizada 31.541,66 9,72% 4.9 Avaliação do piloto concluída 1.637,44 0,50% 30.456,66 9,38% 4.1 5 Piloto implantado Operação incubada 5.1 Atendimento Suporte N1 incubado 2.568,24 0,79% 5.2 Atendimento Suporte N2 incubado 2.568,24 0,79% 2.557,38 0,79% 5.3 Atendimento Suporte N3 incubado Atendimento Manutenção corretiva (MC) 5.4 incubado Atendimento Manutenção evolutiva (ME) 5.5 incubado 6 Encerramento do projeto realizado 9.276,12 13.486,68 2,86% 4,16% 5.686,62 1,75% 3.271,80 1,01% 6.1 Lições aprendidas documentadas 6.2 Termo de encerramento do projeto finalizado 532,32 0,16% 6.3 Resultados do projeto apresentado 1.882,50 Tabela 22 - Orçamento do Projeto 0,58% 66 7.2. ESTRUTURA ANALÍTICA DE CUSTOS (CBS - COSTS BREAKDOWN STRUCTURE) A figura abaixo contempla a visão gráfica da estrutura analítica do projeto, com visão de custos por pacote da EAP. Instalação Filial Colômbia US$324.564,56 Projeto planejado US$19.194,52 Matriz preparada para a Internacionalização US$26.701,12 Termo de Abertura do projeto desenvolvido US$2.874,22 Processos para atender a filial levantados US$4.311,08 Consultoria para Internacionalização Contratada US$2.714,98 Escola de idiomas contratada US$2.524,60 Processos para Internacionalização documentados US$2.563,03 Filial instalada na Colômbia US$70.755,68 Piloto implantado US$171.769,96 Operação incubada US$30.456,66 Encerramento do projeto realizado US$5.686,62 Abertura da empresa realizada US$8.744,37 Equipe de implantação mobilizada US$6.736,90 Atendimento Suporte N1 incubado US$2.568,24 Filial estruturada US$17.459,00 Equipe de implantação treinada US$2.134,40 Atendimento Suporte N2 incubado US$2.568,24 Termo de encerramento do projeto finalizado US$532,32 Equipe capacitada em espanhol US$6.405,53 Instalação tecnológica realizada US$15.329,31 Dados levantados US$5.872,09 Atendimento Suporte N3 incubado US$2.557,38 Resultados do projeto apresentado US$1.882,50 Plano de Projeto desenvolvido US$4.223,26 Equipe capacitada nos processos US$2.634,81 Equipe corporativa mobilizada US$5.269,90 Sistema configurado US$9.893,84 Atendimento Manutenção corretiva (MC) incubado US$9.276,12 Equipe de projeto mobilizada US$3.053,11 Equipe corporativa estruturada US$2.478,66 Equipe de suporte mobilizada US$5.269,90 Usuários treinados para uso do sistema US$70.074,30 Atendimento Manutenção evolutiva (ME) incubado US$13.486,68 Kick-off interno realizado US$3.765,92 Equipe de suporte estruturada US$2.771,06 Equipe de desenvolvimento mobilizada US$5.269,90 Equipe de desenvolvimento estruturada US$2.268,13 Novos colaboradores capacitados nos processos de integração US$2.933,04 Estruturação dos canais de comunicação entre sede e filial realizada US$3.307,26 Novos colaboradores capacitados na solução SAJ US$3.143,57 Operação assistida realizada US$31.541,66 Nova filial inaugurada US$3.237,55 Avaliação do piloto concluída US$1.637,44 Migração realizada US$29.004,05 Homologação realizada US$14.875,28 Divulgação da nova filial realizada US$4.099,15 Figura 27 - Estrutura analítica dos custos (CBS – costs breakdown structure) Lições aprendidas documentadas US$3.271,80 67 7.2.1. Fluxo de caixa de desembolsos - 2016 EDT 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 6 6.1 6.2 6.3 Total Entrega do projeto/Mês Projeto planejado Termo de Abertura do projeto desenvolvido Consultoria para internacionalização contratada Processos para internacionalização documentados Plano de projeto desenvolvido Equipe de projeto mobilizada Kick-off interno realizado Matriz preparada para a Internacionalização Processos para atender a filial levantados Escola de idiomas contratada Equipe capacitada em espanhol Equipe capacitada nos processos Equipe corporativa estruturada Equipe de suporte estruturada Equipe de desenvolvimento estruturada Estruturação dos canais de comunicação entre sede e filial Filial instalada na Colômbia Abertura da empresa realizada Filial estruturada Instalação tecnológica realizada Equipe corporativa mobilizada Equipe de suporte mobilizada Equipe de desenvolvimento mobilizada Novos colaboradores capacitados nos processos de integração Novos colaboradores capacitados na solução SAJ Nova filial inaugurada Divulgação da nova filial realizada Piloto implantado Equipe de implantação mobilizada Equipe de implantação treinada Dados levantados Sistema configurado Usuários treinados para uso do sistema Migração realizada Homologação realizada Operação assistida realizada Avaliação do piloto concluída Operação incubada Atendimento suporte N1 incubado Atendimento suporte N2 incubado Atendimento suporte N3 incubado Atendimento manutenção corretiva (MC) incubado Atendimento manutenção evolutiva (ME) incubado Encerramento do projeto realizado Lições aprendidas documentadas Termo de encerramento do projeto finalizado Resultados do projeto apresentado Jan-16 Fev-16 Mar-16 Abr-16 Mai-16 Jun-16 Jul-16 Ago-16 Set-16 Out-16 Nov-16 Dez-16 $2.874,22 $2.714,98 $2.563,03 $4.223,26 $3.053,11 $3.765,92 $4.311,08 $2.524,60 $6.405,53 $2.634,81 $2.478,66 $2.771,06 $2.268,13 $3.307,26 $8.744,37 $12.008,80 $6.707,22 $5.269,90 $5.269,90 $5.269,90 $2.933,04 $3.143,57 $3.237,55 $4.099,15 $2.874,22 $9.501,27 $6.819,03 $8.744,37 $4.311,08 Tabela 23 - Fluxo de caixa de desembolsos – 2016 $17.122,27 $9.478,28 $18.077,83 $9.383,87 $3.237,55 $13.029,28 $0,00 68 7.2.2. Fluxo de caixa de desembolsos - 2017 EDT 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 6 6.1 6.2 6.3 Total Entrega do projeto/Mês Projeto planejado Termo de abertura do projeto desenvolvido Consultoria para Internacionalização Contratada Processos para Internacionalização documentados Plano de projeto desenvolvido Equipe de projeto mobilizada Kick-off interno realizado Matriz preparada para a Internacionalização Processos para atender a filial levantados Escola de idiomas contratada Equipe capacitada em espanhol Equipe capacitada nos processos Equipe corporativa estruturada Equipe de suporte estruturada Equipe de desenvolvimento estruturada Estruturação dos canais de comunicação entre sede e filial Filial instalada na Colômbia Abertura da empresa realizada Filial estruturada Instalação tecnológica realizada Equipe corporativa mobilizada Equipe de suporte mobilizada Equipe de desenvolvimento mobilizada Novos colaboradores capacitados nos processos de integração Novos colaboradores capacitados na solução SAJ Nova filial inaugurada Divulgação da nova filial realizada Piloto implantado Equipe de implantação mobilizada Equipe de implantação treinada Dados levantados Sistema configurado Usuários treinados para uso do sistema Migração realizada Homologação realizada Operação assistida realizada Avaliação do piloto concluída Operação incubada Atendimento suporte N1 incubado Atendimento suporte N2 incubado Atendimento suporte N3 incubado Atendimento manutenção corretiva (MC) incubado Atendimento manutenção evolutiva (ME) incubado Encerramento do projeto realizado Lições aprendidas documentadas Termo de encerramento do projeto finalizado Resultados do projeto apresentado Jan-17 Fev-17 Mar-17 Abr-17 Mai-17 Jun-17 Jul-17 Ago-17 Set-17 Out-17 Nov-17 Dez-17 $6.736,90 $2.134,40 $5.872,09 $9.893,84 $70.074,30 $29.004,05 $14.875,28 $31.541,66 $1.637,44 $2.568,24 $2.568,24 $0,00 $0,00 $8.006,49 $0,00 $21.612,18 Tabela 24 - Fluxo de caixa de desembolsos – 2017 $0,00 $33.179,10 $0,00 $70.074,30 $12.462,08 $29.004,05 $2.568,24 69 7.2.3. Fluxo de caixa de desembolsos – 2018 EDT 1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7 3.8 3.9 3.10 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 6 6.1 6.2 6.3 Total Entrega do projeto/Mês Projeto planejado Termo de abertura do projeto desenvolvido Consultoria para internacionalização contratada Processos para internacionalização documentados Plano de projeto desenvolvido Equipe de projeto mobilizada Kick-off interno realizado Matriz preparada para a Internacionalização Processos para atender a filial levantados Escola de idiomas contratada Equipe capacitada em espanhol Equipe capacitada nos processos Equipe corporativa estruturada Equipe de suporte estruturada Equipe de desenvolvimento estruturada Estruturação dos canais de comunicação entre sede e filial Filial instalada na Colômbia Abertura da empresa realizada Filial estruturada Instalação tecnológica realizada Equipe corporativa mobilizada Equipe de suporte mobilizada Equipe de desenvolvimento mobilizada Novos colaboradores capacitados nos processos de integração Novos colaboradores capacitados na solução SAJ Nova filial inaugurada Divulgação da nova filial realizada Piloto implantado Equipe de implantação mobilizada Equipe de implantação treinada Dados levantados Sistema configurado Usuários treinados para uso do sistema Migração realizada Homologação realizada Operação assistida realizada Avaliação do piloto concluída Operação incubada Atendimento suporte N1 incubado Atendimento suporte N2 incubado Atendimento suporte N3 incubado Atendimento manutenção corretiva (MC) incubado Atendimento manutenção evolutiva (ME) incubado Encerramento do projeto realizado Lições aprendidas documentadas Termo de encerramento do projeto finalizado Resultados do projeto apresentado Jan-18 Fev-18 Mar-18 Abr-18 Mai-18 $2.557,38 $9.276,12 $13.486,68 $9.276,12 $16.044,06 Tabela 25 - Fluxo de caixa de desembolsos – 2018 $3.271,80 $532,32 $0,00 $3.804,12 $1.882,50 $1.882,50 70 7.3. RESERVAS DE CONTINGÊNCIA E GERENCIAIS Representa um fundo destinado às respostas aos riscos o montante de US$13.037,00, sendo dividido em valor esperado de reserva de contingência US$10.007,00 e valor esperado de reserva de aproveitamento de US$3.030,00. Devido ao alto risco do projeto, considerar-se-á uma reserva gerencial de 25% dos custos estimados no planejamento do projeto, sendo o montante total de investimento do projeto US$324.564,56. Será estabelecida a reserva gerencial de US$81.141,14. 7.4. CONTROLE DE CUSTOS O fluxo de caixa representa o orçamento do projeto ao longo do tempo por meio da previsão trimestral. Com base no fluxo de caixa, apresenta-se a curva de custos acumulados planejados para o projeto, curva S. 71 Orçamento - Por trimestre e custo acumulado U$90.000,00 U$324.564,56 U$80.000,00 U$76.336,23 U$350.000,00 U$300.000,00 U$70.000,00 U$250.000,00 U$60.747,21 U$60.000,00 U$52.005,94 U$200.000,00 U$50.000,00 U$40.000,00 U$35.101,61 U$32.618,55 U$30.000,00 U$150.000,00 U$24.306,11 U$100.000,00 U$18.809,87 U$20.000,00 U$12.592,06 U$12.046,98 U$10.000,00 U$0,00 U$0,00 U$0,00 2 3 4 U$0,00 U$50.000,00 U$0,00 1 2 3 Custo 4 1 2 Custo acumulado Figura 28 - Orçamento por trimestre e custo acumulado 3 4 1 72 Será utilizada a técnica de gerenciamento de Análise do Valor agregado, ou Earned Value Management (EVM), para gerenciamento dos custos. E para fins de controle periódico dos custos, considerar-se-á o acompanhamento do custo real, conforme a tabela 26. EDT 0 1 2 3 4 5 6 Fase do projeto Cronograma Instalação Colômbia Projeto planejado Matriz preparada para a internacionalização Filial instalada na Colômbia Piloto implantado Operação incubada Encerramento do projeto realizado Custo US$324.564,56 US$19.194,52 US$26.701,12 Custo Custo da linha de Variação de Custo restante IDC real base custo US$0,00 US$324.564,56 0 US$0,00 US$324.564,56 US$0,00 US$19.194,52 0 US$0,00 US$19.194,52 US$0,00 US$26.701,12 0 US$70.755,68 US$0,00 US$70.755,68 US$171.769,96 US$0,00 US$171.769,96 US$30.456,66 US$0,00 US$30.456,66 US$5.686,62 US$0,00 US$5.686,62 Tabela 26 - Acompanhamento de custo real 0 0 0 0 US$0,00 US$26.701,12 US$0,00 US$70.755,68 US$0,00 US$171.769,96 US$0,00 US$30.456,66 US$0,00 US$5.686,62 73 8. PLANO DE GERENCIAMENTO DA QUALIDADE 8.1. RESPONSABILIDADE E AUTORIDADES O gestor do projeto tem autoridade para incluir, alterar, monitorar, excluir e gerenciar todos os aspectos, atividades e tarefas deste plano. Assim como, o gestor do projeto delega responsabilidade para os membros da equipe, conforme descrito na tabela 27. Responsável Item Analista de Qualidade Auditoria da Qualidade Analista de Qualidade Inspetor da Qualidade Todos Registro de não conformidades Gestor do Projeto Análise Crítica Assistente do Projeto Controle de Documentos Tabela 27 - Responsabilidades na gestão da qualidade 8.2. REFERÊNCIAS Serão utilizadas as normas como referência para a execução do projeto: ISO 9001 e 21000; MPS.BR. 8.3. POLÍTICA DA QUALIDADE Stakeholder Diretor de negócios Diretor de operações Gestor do projeto Cliente Gestão Atender o escopo contratado com atendimento da tripla restrição (custo, escopo e qualidade) Prover insumos e recursos para a operacionalização das equipes de suporte, manutenção evolutiva e corretiva Produto Implantar o piloto no prazo acordado com o cliente Incubar equipes de suporte e manutenção evolutiva e corretiva na filial Garantir a qualidade do produto segundo padrões de Prover informações e recursos para o projeto produtividade e índices de falhas da empresa Comunicar-se periodicamente e reportar o Garantir a satisfação do cliente andamento das entregas e projeto quanto à implantação do piloto Tabela 28 - Politicas da qualidade 74 8.4. METAS DA QUALIDADE Item da EAP Descrição Indicadores Definição Garantir a comunicação plena dos do Regularidade do envio entregáveis, riscos e pendências do projeto de RAP dando maior visibilidade aos envolvidos. Instalação em Para garantir que todos os processos ativos Quantidade de 4.0 ambiente de foram migrados antes da data acordada para processos migrados produção liberação do sistema em produção Planejamento e Garantir que a equipe responsável pelo Preparação da equipe preparação do processo de implantação consiga efetuar as 4.1 para implantação no projeto de etapas com uma boa comunicação no cliente implantação idioma do cliente Configuração e Índice de satisfação do Para medir o grau de satisfação dos usuários 4.4 homologação cliente com a entrega com as entregas realizadas Capacitação Índice de satisfação do Para medir o grau de satisfação dos usuários 4.5 presencial dos cliente com o treinados para uso do sistema usuários treinamento Garantir a aderência do projeto ao processo Acompanhamento 4.8 Aderência ao processo de implantação definido conforme as normas assistido internas da Softplan Comunicação entre Garantir o acompanhamento de chamados 5.1, 5.2 Operacionalização suporte técnico e solicitados pelo cliente por meio do suporte e 5.3 do suporte técnico cliente técnico Operação de Atender às solicitações de evolução do manutenção Evolução do sistema 5.4 e 5.5 sistema pelo cliente para mantê-lo corretiva, adaptativa após implantação atualizado e evolutiva Tabela 29 - Metas da qualidade 1.4 Gerenciamento projeto Forma de Medição Meta Quantidade de RAP enviadas versus Não se quantidade acordada no plano de aplica gerenciamento da comunicação Através da avaliação dos processos 100% previstos versus processos migrados Aulas de espanhol para a equipe que 80% participará da implantação no cliente Através de formulário impresso a ser 90% entregue para o cliente após cada entrega Através da avalição das notas obtidas 90% durante os treinamentos Através de auditorias internas ao projeto 80% Resolução de dúvidas no prazo previsto em contrato ou repasse à equipe de 97,50% manutenção responsável Manter uma equipe de evolução dedicada às novas implementações do novo cliente 80% e fornecer entrega de documentos traduzidos para validação do cliente 75 8.5. OBJETIVOS DA QUALIDADE Para realizar as entregas previstas na estrutura analítica do projeto, devem-se cumprir os objetivos de qualidade: A estrutura de comunicação entre sede e filial estará concluída para durante o projeto e permanecerá após; A equipe de capacitação estará preparada para treinamento aos usuários; Os colaboradores estarão treinados para se comunicarem em espanhol; Os processos da filial estarão definidos no momento da implantação da empresa na Colômbia; O piloto será aprovado para a implantação da filial na Colômbia; As equipes estarão estruturadas e incubadas para a operacionalização; Haverá equipe de suporte técnico nível 1 capacitada para resolução de dúvidas e problemas do cliente sobre o sistema na Colômbia. 76 8.6. GARANTIA E CONTROLE DA QUALIDADE A garantia da qualidade será assegurada por meio de responsáveis adequados a cada indicador periodicamente, conforme o apontado na tabela 30. Item da EAP Descrição Responsáveis Quando A ser acordada com o cliente conforme definição no plano de projeto (gerenciamento da comunicação) De acordo com o calendário de auditoria interna da empresa 1.4 Plano do projeto Gestor do projeto 4.8 Acompanhamento assistido Analista de implantação 4.0 Instalação em ambiente de produção Analista de implantação Durante o processo de migração em ambiente de produção 4.5 Capacitação presencial dos usuários Analista de treinamento Ao final de cada treinamento realizado 4.4 e 4.7 Configuração e homologação Analista de implantação Até 05 (cinco) dias úteis após cada entrega 4.1 Planejamento e preparação do projeto Analista de implantação de implantação Durante a fase de adaptação do sistema 5.1, 5.2 e 5.3 Operacionalização do suporte técnico Durante a fase de operacionalização 5.4 e 5.5 Gerente de suporte Operação de manutenção corretiva, Gerente de desenvolvimento Durante a fase de operacionalização adaptativa e evolutiva Tabela 30 - Garantia e controle da qualidade 77 8.7. AUDITORIA DO CONTROLE DA QUALIDADE Item da EAP Auditor Descrição A Frequência B C 1.0 Finalização do plano do projeto 1.2 Contratação de internacionalização 2.1 2.3 Levantamento de processos para a filial Equipe capacitada em espanhol Duas vezes por semana Quinzenal 2.5 Estruturação de equipe corporativa Duas vezes por semana 2.6 Estruturação de equipe de suporte Estruturação de equipe de desenvolvimento Estruturação de comunicação entre sede e filial Duas vezes por semana 2.7 2.8 consultoria Confere Semanal para Semanal Duas vezes por semana Duas vezes por semana 3.1 Realização da abertura da empresa na Colômbia Quinzenal 3.2.1 Instalação física na Colômbia Quinzenal 3.3, 3.4 e 3.5 4.0 Mobilização das equipes Implantação de piloto no cliente Semanal Duas vezes por semana 5.0 Incubação das equipes de suporte e manutenção evolutiva e corretiva Semanal 6.1 Lições aprendidas documentadas Semanal 6.2 Finalizar termo de encerramento do projeto Após documentação projeto ser finalizada Tabela 31 - Auditoria e controle da qualidade do Não confere Data da avaliação 78 9. PLANO DE GERENCIAMENTO DOS RECURSOS HUMANOS 9.1. ORGANOGRAMA DOS RECURSOS DA MATRIZ – FLORIANÓPOLIS Diretor Executivo Diretor de Operações Diretor de Negócios Gerente de Suporte Gerente de Produto Tribunais Coordenador de Suporte Coordenador de Desenvolvimento Analista de Suporte Analista de Implementação Analista de Sistemas Analista de Migração Analista de Novos Negócios Analista de Negócios Consultor de Produto Gerente de Consultoria Coordenador de PMO Gestor de Portfolio Gerente Administrativa Gerente de Serviços Coordenadora Administrativa Coordenadora de Capacitação Analista Administrativo Analista de Treinamento Analista Financeiro Assistente de Capacitação Gerente de Marketing Analista de Marketing Gestor do Projeto Assistente de Projeto Analista de Negócio Analista de Implantação Figura 29 - Organograma de recursos da sede da Softplan – Florianópolis Gerente de Qualidade Analista de Qualidade Gerente de RH Analista de Recursos Humanos Gerente de Infraestrutura Analista de Infraestrutura Assistente de Suporte a TI 79 9.2. ORGANOGRAMA DOS RECURSOS DA FILIAL – BOGOTÁ Gerente de Operações Coordenador de Suporte Coordenador de Produto e Desenvolvimento Coordenador de Implantação Coordenadora Administrativa Coordenadora de Treinamento Analista de Suporte N1 Consultor de Produto Analista de Levantamento Analista Administrativo Analista de Treinamento Analista de Suporte N2 Analista de Sistemas Analista de Treinamento Analista Jurídico Assistente de Capacitação Analista de Negócio Analista de Configuração Analista de implementação Analista de implantação Gerente de Qualidade Analista de Qualidade Analista de Migração Figura 30 - Organograma de recursos da filial da Softplan - Bogotá Gerente de RH Analista de Recursos Humanos Gerente de Infraestrutura Analista de Infraestrutura Assistente de Suporte a TI 80 9.3. PERFIL DA EQUIPE DO PROJETO 9.3.1. Diretor executivo Fornecer apoio formal e cultural ao projeto; Autorizar o início oficial do projeto; Acompanhar periodicamente o andamento do projeto; Apoiar os gerentes na resolução das questões que precisarem da sua intervenção; Validar decisões e prover feedback aos gerentes e gestor do projeto. 9.3.2. Gerente do projeto Manter os envolvidos informados da situação do projeto; Acompanhar as entregas previstas no cronograma; Elaborar e manter atualizados os relatórios de acompanhamento do projeto; Realizar reuniões de acompanhamento com os gestores do cliente, conforme necessidade; Planejar a execução e acompanhar escopo estabelecido e o progresso das atividades a fim de cumprir metas, prazos e custos estabelecidos; Garantir alocação adequada dos recursos necessários à execução do projeto; Garantir que os processos e padrões estabelecidos pela Softplan sejam utilizados; Identificar os riscos para agir e reduzir os possíveis impactos; Solucionar impedimentos; Garantir que a equipe esteja engajada e ciente de suas responsabilidades. Conhecimento em gerenciamento de projetos e vivência em projetos/atividades em outros processos da empresa; Conhecimentos dos negócios e produtos da organização; Organização e disciplina, Gestão de Equipe, Negociação e gestão de conflitos; Habilidade de apresentação e comunicação; Conhecimento em MS Project; MS Office (Word, Excel, Power Point). 81 9.3.3. Assistente de projeto Realizar a atualização dos documentos do projeto; Realizar o acompanhamento do escopo, riscos e prazos; Coletar e analisar os indicadores de qualidade; Identificar problemas e pontos de atenção; Elaborar planos de melhoria contínua; Identificar e disseminar melhores práticas do projeto; Assessorar a tomada de decisão; Participar de reuniões de acompanhamento do projeto; Assegurar a utilização das metodologias (PMBOK, PDCA e ITIL); Conhecimento em gerenciamento de projetos e outros processos organizacionais; Organização e disciplina; Habilidade de apresentação e comunicação. 9.3.4. Analista de negócio Realizar o levantamento de dados com cliente; Negociar com cliente apresentando recursos existentes no sistema que já atendem as necessidades, para diminuir as novas implementações; Revisar a documentação criada pelo analista de sistemas; Validar requisitos documentados, a fim de verificar se os requisitos atendem as necessidades. Cursos técnicos relacionados a modelagem de processos de negócios; Inglês básico; Módulos e ferramentas do SAJ/PG5; Banco de dados (comandos DDL/DML e programação PL-SQL); Técnicas de redação e apresentação; Relacionamento interpessoal; Comunicação. 82 9.3.5. Analista de suporte a sistemas Acompanhar o levantamento de dados com cliente; Documentar os requisitos levantados; Levantar possíveis impactos no sistema; Realizar repasses para a equipe de desenvolvimento. Desejável conhecimento avançado em SQL; MS Office (Word, Excel, Power Point); Conhecimento avançado sobre determinados processos de negócio (áreas onde está alocado); domínio avançado dos módulos e/ou ferramentas do sistema/produto de sua especialidade; excelente nível de comunicação verbal e escrita; conhecimento avançado sobre técnicas de atendimento com cliente; Curso superior completo em pelo menos uma das seguintes graduações: Administração, Direito, Análise de Sistemas, Processamento de Dados, Ciência da Computação ou áreas afins a Tecnologia da Informação; Experiência em atividades de atendimento interno ou externo em sistemas e softwares aplicativos. 9.3.6. Consultor Validar os requisitos e garantir o cumprimento do escopo do projeto junto com a equipe do cliente; Interagir com o gestor do projeto para acompanhamento dos prazos definidos; Conduzir atividades de levantamento de informações, configuração de workflow e aceitação dos produtos entregues; Participar ativamente das discussões sobre estratégia de implantação, validação de requisitos e capacitação dos usuários; Elaborar o material didático e ministrar treinamentos, quando assim atribuído; MS Office (Word, Excel, Power Point); Conhecimento sobre processo de Implantação; Domínio do sistema SAJ/PG5 e seus módulos; Excelente nível de comunicação verbal e escrita; Conhecimento sobre técnicas de atendimento ao cliente. 83 9.3.7. Analista de implantação Monitorar o uso do sistema pelos usuários e orientá-los no caso de dúvida ou dificuldades; Realizar suporte aos usuários na implantação assistida; Endereçar incidentes às áreas competentes da empresa para rápida resolução; MS Office (word e excel); Conhecimento sobre processo de Implantação; Domínio do sistema SAJ/PG5 e seus módulos; Deve possuir boa comunicação verbal e escrita e facilidade em comunicar-se. Identificar gargalos, melhorias e dificuldades e propor planos de ação. 9.3.8. Analista de configuração Realizar o levantamento dos requisitos para a implantação do sistema; Realizar a parametrização e configuração do sistema; Validar as configurações; Banco de Dados (comandos DDL/DML e programação PL-SQL); MS Office (word e excel); Conhecimento sobre migração de dados; Domínio do sistema SAJ/PG5 e seus módulos (em especial SAJ/ADM); Identificar gargalos, melhorias e dificuldades e propor planos de ação. 9.3.9. Analista de treinamento Elaborar material de treinamento; Responsável pela aplicação do treinamento dos usuários da solução; Aplicar questionários de avaliação e demais documentos que lhe forem enviados; MS Office (word e excel); Domínio do sistema SAJ/PG5 e seus módulos (em especial SAJ/ADM); Ótimo relacionamento interpessoal; Endereçar incidentes às áreas competentes da empresa para rápida resolução; Identificar gargalos, melhorias e dificuldades e propor planos de ação. Diretor Executivo Diretor de Operações Gerente de Suporte Gerente de Contratos Diretor de Negócios Analista de Novos Negócios Projeto planejado I I I I A C Matriz preparada para internacionalização A C Filial instalada na Colômbia A I Piloto implantado I I Operação incubada I A Encerramento do projeto realizado A I Coordenadora Administrativa Gerente de RH Analista de Qualidade C R S C C C C R S R C A C R S I A R S C C I C R S A R S C C R Tabela 32 - Matriz de responsabilidades RACI (R = Responsável; A = Aprovador; C = Consultado; I = Informado; S = Suplente ). R R R R Diretor Financeiro Analista Jurídico Assistente de Suporte a TI Analista de Infraestrutura Analista de Recursos Humanos Analista Administrativo Gerente Administrativa I Assistente de Projeto A Gestor do Projeto Atividades Coordenador de PMO 84 9.4. MATRIZ DE RESPONSABILIDADES R R 85 9.5. PREVISÃO DE ALOCAÇÃO DOS RECURSOS Previsão de Alocação dos Recursos 900 hrs 800 hrs 700 hrs 600 hrs 500 hrs 400 hrs 300 hrs 200 hrs 100 hrs 0 hrs Trabalho Figura 31 - Histograma de previsão de alocação dos recursos 86 9.5.1. Cronograma de alocação dos recursos no projeto Início previsto Término previsto Gestor do Projeto 04/01/16 09/03/18 739,2 Assistente de Projeto 04/01/16 08/03/18 775,6 Analista Administrativo 04/02/16 08/11/16 37,2 Analista de Qualidade 24/03/16 08/06/16 216 Analista de Recursos Humanos 1 07/06/16 25/08/16 276,8 Analista de Recursos Humanos 2 01/07/16 25/08/16 96 Analista de Infraestrutura (Sede) 31/08/16 27/04/17 428 Assistente de Suporte a TI (Filial) 15/06/16 06/09/16 110,4 Analista de Treinamento 26/08/16 03/01/17 335,2 Analista de Migração 23/11/16 25/09/17 512 Analista de Configuração 24/11/16 30/08/17 104 Analista de Implantação 23/11/16 18/05/17 416 Analista de Novos Negócios 25/11/16 29/05/17 216 Analista de Suporte (Sede) 1 31/05/17 14/02/18 376 Analista de Suporte (Filial) 1 07/06/17 23/01/18 238 Gerente de Suporte 13/06/17 14/02/18 48 Analista de Suporte a Sistemas 1 (Levantamento) 23/11/16 20/12/16 160 Analista de Suporte a Sistemas 2 (Levantamento) 23/11/16 20/12/16 160 Analista de Suporte a Sistemas 3 (Levantamento) 23/11/16 20/12/16 160 Consultor de Produto 23/11/16 18/08/17 390,4 Consultor de Produto 2 23/12/16 14/08/17 448 Nome Total de Horas Analista de Suporte Treinamento) a Sistemas (Líder de 23/11/16 05/01/17 84 Analista de Suporte Implantação) a Sistemas (Líder de 08/03/17 31/03/17 40 Analista de Sistemas (Sede) 1 16/08/17 12/09/17 88 Analista de Sistemas (Filial) 1 16/08/17 12/09/17 80 Gerente de Desenvolvimento 11/10/17 14/02/18 24 Analista de Suporte (Sede) 2 01/12/17 18/01/18 180 Analista de Sistemas (Sede) 2 15/12/17 18/01/18 180 Analista de Sistemas (Filial) 2 15/12/17 11/01/18 80 Contador 24/03/16 06/04/16 76 Analista Financeiro 24/03/16 27/04/16 146 87 Início previsto Término previsto Diretor Financeiro 12/04/16 27/04/16 31,6 Analista Jurídico 24/03/16 30/03/16 24,4 Gerente de Tribunais 18/04/16 20/04/16 12 Diretor de Negócios 15/06/16 05/10/16 68,4 Diretor de Operações 15/06/16 05/10/16 130,8 Analista de Marketing 18/10/16 21/11/16 130 Analista Administrativo 2 24/03/16 14/10/16 281,2 Analista administrativo (Filial) 20/06/16 24/06/16 33,6 Assistente de Projeto 2 12/01/16 08/05/17 418,8 Designer Instrucional 23/11/16 22/03/17 310 Assistente Administrativo (Capacitação) 23/11/16 22/03/17 186 Coordenadora de Capacitação 23/11/16 22/03/17 124 Analista de Suporte a Sistemas 1 (EAD) 03/01/17 21/06/17 204 Analista de Suporte a Sistemas 2 (EAD) 03/01/17 21/06/17 204 Analista de Suporte a Sistemas 3 (EAD) 03/01/17 21/06/17 204 Analista de Infraestrutura (EAD) 03/01/17 21/06/17 204 Analista de Suporte a Sistemas 1 (Configuração) 23/11/16 07/12/16 88 Analista de Suporte a Sistemas 2 (Configuração) 23/11/16 07/12/16 88 Analista de Suporte a Sistemas 3 (Configuração) 23/11/16 07/12/16 88 Analista de Suporte a Sistemas 4 (Configuração) 23/11/16 07/12/16 88 Analista de Suporte a Sistemas 5 (Configuração) 23/11/16 07/12/16 88 Analista de Negócio 09/12/16 06/03/17 496 Analista de Implantação 1 16/03/17 16/03/17 4 Analista de Implantação 2 16/03/17 16/03/17 4 Assistente de Suporte a TI (Sede) 07/09/16 22/09/16 32 Nome Tabela 33 - Cronograma de alocação dos recursos no projeto Total de Horas 88 9.6. CARGA HORÁRIA A carga horária dos recursos alocados no Brasil será a mesma estabelecida nas diretrizes de horários de trabalho atuais da Softplan, isto é, 40 horas semanais. Na Colômbia será de 48 horas semanais, conforme legislação local vigente. 9.7. TREINAMENTO Os treinamentos serão organizados pela equipe de recursos humanos e realizados sequencialmente, conforme descrito: Treinamento básico sobre os Tribunais: ministrado por um analista de negócios, este treinamento tem carga horária de 8 horas. Contempla assuntos que detalham conhecimentos básicos de direito, legislação, organograma da rama judicial e partes envolvidas na Justiça; Treinamento “Produto – Primeiro Grau e Web”: ministrado por um consultor de produto e por um analista de suporte a sistemas, este treinamento tem carga horária de 16 horas. Contempla os seguintes temas: distribuição, tramitação física e digital, certidões judiciais, peticionamento eletrônico via portal Web, peticionamento físico, envio de intimação física e eletrônica; Treinamento sobre as ferramentas internas: ministrado por um Analista de recursos humanos, este curso tem carga horária de 4 horas. Contempla os seguintes temas: apontamento de horas em projetos, prestação de contas, uso de diárias e aplicabilidade, uso de transportes e hotéis (políticas), plano de saúde e demais benefícios, parcerias locais com empresas e programa participação de lucros e resultados. 89 9.7.1. Cronograma de treinamento da equipe do projeto Item da EAP Nome da tarefa Justificativa 2.3 Equipe capacitada espanhol em 2.4 Equipe capacitada processos nos 3.7 3.8 Novos colaboradores capacitados nos processos de integração Novos colaboradores capacitados na solução SAJ 4.2 Equipe de treinada implantação 5.2.1 Treinar equipe no processo de suporte N2 5.3.1 Treinar equipe no processo de suporte N3 5.1.1 Treinar equipe no processo de suporte N1 5.4.1 Treinar equipe de suporte no atendimento da MC Capacitar os colaboradores da Sede para facilitar a comunicação entre sede e a filial em Bogotá Capacitar a equipe da sede nos processos criados/adequados para atender a nova filial para que os mesmos sejam devidamente seguidos. Capacitar os novos colaboradores quanto ao método de trabalho utilizado. Capacitar os colaboradores para utilização do sistema e facilitar o trabalho individual. Capacitar a equipe alocada para treinamento para garantir o sucesso da implantação. Capacitá-los para garantir que os processos de suporte sejam seguidos corretamente. Capacitá-los para garantir que os processos de suporte sejam seguidos corretamente. Capacitá-los para garantir que os processos de suporte sejam seguidos corretamente. Capacitá-los para garantir que os processos de atendimento das Local Custo Início Previsto Término Previsto Quantidade de pessoas Sede da Softplan US$6.405,53 11/04/2016 04/11/2016 15 pessoas Sede da Softplan US$2.634,81 17/05/2016 08/06/2016 15 pessoas US$2.933,04 26/08/2016 26/09/2016 30 pessoas US$3.143,57 26/08/2016 28/09/2016 30 pessoas US$2.134,40 23/11/2016 30/01/2017 20 pessoas Filial da Softplan – Bogotá Filial da Softplan – Bogotá Filial da Softplan – Bogotá Filial da Softplan – Bogotá Filial da Softplan – Bogotá Filial da Softplan – Bogotá Filial da Softplan – Bogotá US$233,92 02/08/2017 08/08/2017 20 pessoas US$233,92 04/10/2017 10/10/2017 20 pessoas US$233,92 31/05/2017 06/06/2017 20 pessoas US$701,76 02/08/2017 15/08/2017 20 pessoas 90 Item da EAP Nome da tarefa Justificativa Local Custo Início Previsto Término Previsto Quantidade de pessoas manutenções corretivas sejam seguidos corretamente. 5.4.2 Treinar equipe desenvolvimento atendimento da MC de no 5.5.1 Treinar equipe de suporte no atendimento da ME 5.5.2 Treinar equipe desenvolvimento atendimento da ME de no Capacitá-los para garantir que os Filial da processos de atendimento das Softplan – US$701,76 02/08/2017 15/08/2017 manutenções corretivas sejam Bogotá seguidos corretamente. Capacitá-los para garantir que os Filial da processos de atendimento das Softplan – US$1.169,60 01/12/2017 14/12/2017 manutenções evolutivas sejam Bogotá seguidos corretamente. Capacitá-los para garantir que os Filial da processos de atendimento das Softplan – $1.169,60 01/12/2017 14/12/2017 manutenções evolutivas sejam Bogotá seguidos corretamente. Tabela 34 - Cronograma dos treinamentos 20 pessoas 20 pessoas 20 pessoas 91 9.8. AVALIAÇÃO DE DESEMPENHO DA EQUIPE DO PROJETO Figura 32 - Modelo de avaliação de desempenho 92 10. PLANO DE GERENCIAMENTO DAS COMUNICAÇÕES 10.1. PLANO DE COMUNICAÇÕES ID Parte interessada 1 Diretor Executivo da Unidade 10 9 Internacionalizar a unidade de negócio de justiça com sucesso do projeto, aumento na lucratividade e aumento da visibilidade da marca. 2 Diretor de Negócios 10 10 Concluir o projeto com sucesso em menos de 36 meses. 3 Diretor de Tecnologia 10 8 Não oneração do desenvolvimento a curto prazo 4 Gerente de Serviços 7 7 Execução do projeto com gestão do PMO. 5 Coordenador de PMO 6 9 Gestão do projeto com equipe do PMO e resultados efetivos a curto prazo. 6 Equipe do projeto 6 Apoiar na execução do projeto visando sucesso do projeto; ter reconhecimento por seu papel e sentir se parte da equipe. Poder 4 Interesse Principais expectativas Ações de Comunicação 1) Fornecer informações macros do status do projeto 2) Apresentar os termos de abertura e encerramento do projeto; 3) Enviar relatórios executivos com os dados de desempenho do projeto; 4) Apresentar ganhos obtidos com a implantação da solução. 1) Fornecer Informações macros do status do projeto; 2) Apresentar e validar plano de gerenciamento do projeto; 3) Fornecer informações macros do status do projeto; 4) Enviar relatórios executivos com os dados de desempenho do projeto; 5) Apresentar ganhos obtidos com a implantação da solução. 1) Fornecer informações do andamento macros do projeto e; 2) Envio de relatórios de acompanhamento do projeto. 1) Fornecer informações do andamento macros do projeto; 2) Envio de relatórios de acompanhamento do projeto; e, 3) E desempenho via visão de portfólio. 1) Fornecer informações do andamento macros do projeto; 2) Envio de relatórios de acompanhamento do projeto; e, 3) Reporte de questões críticas e gestão de mudanças. 1) Apresentar os termos de abertura e encerramento do projeto; 2) Apresentar e validar plano de gerenciamento do projeto; 3) Apresentar relatórios com os dados de desempenho do projeto; 4) Apresentar ganhos obtidos com a implantação da solução 5) Encaminhar os relatórios de acompanhamento do projeto; 6) Realizar reuniões semanais para acompanhamento das 93 ID Parte interessada Poder Interesse Principais expectativas Ações de Comunicação atividades; 7) Coletar e apresentar lições aprendidas do projeto 7 Especialista do projeto SAJ 4 8 8 Parceiro comercial 5 9 9 Presidente do Tribunal de Justiça 4 9 10 Juízes 4 7 11 Servidores do Tribunal 1 3 12 População 1 2 13 Fiscalia 1 3 Envolvimento na expansão da empresa e produto. 1) Fornecer informações do andamento macros do projeto e; 2) Envio de relatórios de acompanhamento do projeto. Parceria comercial exclusiva com 1) Fornecer informações do andamento macros do projeto e; aumento no número de clientes e 2) Participação das reuniões de acompanhamento do projeto com o sucesso no projeto. cliente. Implantação com sucesso e dentro das expectativas de custo e prazo 1) Divulgar andamento e performance do projeto; visando a melhoria no fluxo de 2) Apresentar benefícios e ganhos com a implantação da solução; trabalho da instituição e 3) Apresentação e validação de mudanças no projeto. sustentabilidade. Implantação nas varas pilotos com 1) Divulgar andamento e performance do projeto; alcance dos resultados 2) Apresentar benefícios e ganhos com a implantação da solução. apresentados como meta. Capacitação na ferramenta, 1) Divulgar andamento e performance do projeto; melhoria no fluxo de trabalho e que 2) Apresentar benefícios e ganhos com a implantação da solução; a solução apresentada seja 3) Capacitar usuários. eficiente. Celeridade na tramitação Divulgação da disponibilização do serviço de atendimento via processual. processo digital. Celeridade na tramitação 1) Divulgar andamento e performance do projeto; processual. 2) Apresentar benefícios e ganhos com a implantação da solução. Tabela 35 - Plano de comunicações 94 10.2. MATRIZ PODER X INTERESSE Interesse Poder 0 10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 Legenda Buscar Satisfação Esforço Mínimo Manter informado Gerenciar de Perto 1 2 3 4 5 6 7 8 3 9 1 7 5 8 9 4 6 8 7 12 11;13 Tabela 36 - Matriz das poder e interesse 10 10 2 95 10.3. MATRIZ DE COMUNICAÇÕES DO PROJETO 10.3.1. Matriz das comunicações de documentos de gestão Documento Objetivo Termo de Abertura do Projeto (TAP) Oficializar a aprovação e início formal do projeto Plano de Projeto Validar plano de projeto internamente Termo de Aceite de Entrega (TAE) Formalizar entregas do projeto Destinatário Diretor; Gerente de Novos negócios; Equipe do projeto Gestores de Projeto Softplan, Gestor geral Softplan, Grupo gestor do TJ Meio Reunião presencial e armazenamento no repositório da organização Como Apresentar formalmente o início das atividades do projeto e comunicar via email Reunião Presencial Aprovação junto ao cliente Gestor do Projeto Patrocinador Repositório da organização e documento físico assinado pelo cliente arquivado na pasta do cliente Via aprovação de cada entrega através da formalização do aceite e armazenamento na pasta do projeto Gestor do Projeto A cada entrega Gestor do Projeto Término do projeto Gestor do Projeto Quinzenal Termo de Aceite do Projeto (TEP) Formalizar o encerramento do projeto Patrocinador Repositório da organização e documento físico assinado pelo cliente arquivado na pasta do cliente RAP Apresentar o andamento, desempenho, questões críticas e Gerente de Novos negócios; Equipe do projeto E-mail e repositório da organização Via aprovação da entrega da solução e conclusão do projeto. Aceite considerando a concordância do cliente em relação às entregas planejadas para o projeto Via compilação de informações e organização no formato do template, com envio aos os envolvidos Responsável Gestor do Projeto Periodicidade Única vez na fase de iniciação do projeto Única vez na fase de planejamento do projeto 96 Documento Memória de reunião 10.3.2. Documento Documento de Visão Relatório diário Plano de Treinamento (PT) Objetivo riscos do projeto no período Destinatário Meio Como Descreve as decisões importantes tomadas durante as reuniões de projeto Elaboração da memória de reunião, envio aos Repositório da Participantes envolvidos e organização armazenamento na pasta do projeto Tabela 37 - Matriz de comunicações de gestão Responsável Periodicidade Gestor do Projeto A cada reunião Responsável Periodicidade Matriz das comunicações da fase de implantação Objetivo Apresentar a estratégia de implantação do projeto. Registrar a situação diária durante o período de implantação piloto Documentar planejamento para realização de treinamento dos usuários Destinatário Meio Como Elaborar documento para oficializar a estratégia de implantação para o cliente em relação às entregas planejadas no projeto. Cliente Repositório da organização e e-mail para a equipe de projeto e cliente. Gestor do Projeto Uma vez, no planejamento da fase de implantação Gestor do Projeto Repositório da organização e e-mail para o GP O pessoal da equipe de projeto que estiver alocado no cliente deve documentar diariamente a situação Equipe de campo Diariamente Patrocinador Repositório da organização e e-mail ao cliente Gestor do projeto deve elaborar documento com requisitos necessário para que ocorra o treinamento da solução Gestor do Projeto Na fase de planejamento da implantação 97 Documento Ficha de Avaliação de treinamento (FAT) Objetivo Avaliar a satisfação dos usuários com o treinamento ministrado Registrar os principais problemas e como foram solucionados de modo a evitar ocorrências em futuros projetos Lições aprendidas Destinatário Meio Como Participantes dos Treinamentos Repositório da organização O consultor após ministrar o treinamento deve aplicar avaliação. Equipe do Projeto Repositório da organização e e-mail para a equipe de projeto GP irá documentar principais problemas e soluções encontradas para evitar erros em projetos futuros. Responsável Periodicidade Consultor No final de cada treinamento Gerente do Projeto Durante o projeto e consolidação na fase de encerramento Tabela 38 - Matriz de comunicações de implantação 10.3.3. Matriz das comunicações da fase de operacionalização Documento Solicitação de atendimento Objetivo Solicitação de atendimento para solucionar uma situação de erro ou melhoria no sistema Destinatário Meio Como Responsá vel Equipe de Suporte Portal do cliente O usuário detecta algum erro ou melhoria no sistema e reporta a equipe de suporte ao produto O analista de negócio deve apresentar as alterações realizadas na versão que será entregue ao cliente Analista de negócio O analista de Negócio documentará os novos requisitos para que sejam feitas as implementações Analista de negócio RAV - Relatório de Alteração de Versão Documentar as alterações de evoluções da versão do produto Especialista no Cliente Repositório da organização e pasta de versões dos sistemas; ERS – Especificação de Requisitos de Software Especificar os novos requisitos solicitados pelo cliente Equipe de Desenvolvimento Repositório da organização Usuário do sistema Periodicidade Em situações de visualização de erros ou melhorias no software A cada 120 dias, quando são geradas versões do produto Por demanda 98 Documento Objetivo ROT – Roteiro de Testes Apresentar as formas de validações das novas funcionalidades Destinatário Meio Responsá vel Como O analista de teste analisará os cenários presente na manutenção Repositório da Equipe de testes evolutiva e corretiva e descreverá os organização testes a serem executados para validar as novas funcionalidades Tabela 39 - Matriz de comunicações de operacionalização Analista de teste Periodicidade Manutenção evolutiva ou corretiva realizada 10.4. EVENTOS Evento Objetivo Reunião de kick-off interno Apresentar e mobilizar a equipe do projeto Reunião de kick-off externo Apresentar a equipe do projeto ao cliente Visita técnica – levantamento de dados Levantar os requisitos necessários para atender as necessidades do cliente Validar se os requisitos levantados foram documentados e estão de acordo com as expectativas do cliente. Visita técnica – validação dos Requisitos Visita técnica – homologação Realizar a homologação da solução junto ao cliente Visita técnica – treinamento Realizar a treinamento da solução no cliente Visita técnica – implantação assistida Realizar a implantação assistida da solução no cliente Reunião interna equipe de projeto Acompanhar a situação do projeto e resolver impedimentos Método Responsável Reunião presencial Gestor do Projeto Reunião presencial Reunião presencial Reunião presencial Reunião presencial Reunião presencial Reunião presencial Reunião presencial Gestor do Projeto Envolvidos Equipe de Projeto (Desenvolvimento, produto e testes). Cliente e equipe do projeto Consultor e Analista de Negócio Especialista no Cliente Consultor e Analista de Negócio Especialista no cliente Consultor Especialista no Cliente Consultor Usuários do Sistema Consultor Especialista no Cliente Gestor do Projeto Equipe de Projeto (Desenvolvimento, produto e testes). 99 Evento Reunião de encerramento lições aprendidas Objetivo Encerrar as atividades do projeto e levantar as lições aprendidas durante o projeto para melhoria contínua Método Responsável Envolvidos Reunião presencial Gestor do Projeto Equipe de Projeto (Desenvolvimento, produto e testes). Tabela 40 - Tabela de eventos 10.5. DISTRIBUIÇÃO DAS COMUNICAÇÕES 10.5.1. Perfis de acesso à documentação Controle de acesso Planejamento Gerenciais Legais Financeiros Restrição Arquivos disponíveis a todos os colaboradores da unidade para consulta. Edição limitada a equipe do projeto Arquivos disponíveis a todos os colaboradores da unidade para consulta. Edição limitada a equipe do projeto Arquivos disponíveis a diretoria e gerência da unidade para consulta. Edição limitada a equipe do projeto e responsável pelo contrato Arquivos disponíveis a diretoria e gerência da unidade para consulta. Edição limitada ao gestor de projetos e assistente Tabela 41 - Perfis de acesso a documentação 100 10.5.2. E-mail A Softplan possui política para utilização do e-mail. Deverão ser seguidos os padrões apresentados no portal interno da qualidade e a ferramenta deve ser utilizada para comunicações entre os membros da equipe ou entre esses e o gerente de projeto. É utilizado para qualquer tipo de comunicação oficial do projeto. É a ferramenta principal para convocações para reuniões, divulgação de memória de reuniões, comunicação de atualizações importantes nos documentos do projeto, autorizações do gerente do projeto ou do patrocinador necessárias ao andamento das atividades para as quais não esteja prevista formalização documental e/ou por reunião na matriz de comunicações deste plano. 10.5.3. Termo de aceite de entrega Documento que formaliza a aceitação de uma entrega realizada pela equipe de projeto, deverá ser utilizado o modelo padrão estabelecido pela Softplan apresentado pela figura 33. 101 Figura 33 - Termo de aceite de entrega 10.5.4. Termo de encerramento Documento que formaliza o encerramento do projeto e fim das atividades do projeto pela equipe de projeto, posteriores demandas serão tratadas como manutenção e deverá ser utilizado o modelo padrão estabelecido pela Softplan, disponível no portal interno da qualidade. 102 Figura 34 - Termo de encerramento de projeto 10.5.5. Reuniões - memória de reunião Realizada para alinhamento do projeto. Registro obrigatório das deliberações da memória de reunião. As memórias de reuniões serão utilizadas para registrar informações importantes das reuniões realizadas, segue o modelo de ata adotado pela Softplan e que será utilizado no projeto. 103 Figura 35 - Memória de reunião 104 10.6. PLANO DE GERENCIAMENTO DE DOCUMENTOS IdentificaçãoSigla IdentificaçãoDenominação LAP Lições aprendidas do projeto MR Memória de reunião PP Plano de projeto PT Plano de treinamento TAE Termo de aceite de entrega TAE Termo de aceite de entrega TEP Termo de encerramento de projeto ArmazenamentoForma ArmazenamentoLocal RecuperaçãoIndexado por TFS/ <cliente>/ <projeto> / Meio eletrônico Data/Assunto Encerramento do projeto TFS/<cliente>/ Meio eletrônico <projeto>/Memórias Assunto de Reunião TFS/<cliente>/ Meio eletrônico <projeto>/Plano de Assunto Projeto TFS/<cliente>/ Meio eletrônico <projeto>/ Assunto Treinamentos TFS/ <cliente>/ Meio eletrônico <projeto>/ Termos de Data/Assunto Aceite Armários no Meio físico Administrativo da Índice numerado equipe de contratos Armários no Meio físico Administrativo da Índice numerado equipe de contratos Tabela 42 - Matriz de registros Tempo de RetençãoManter por Forma de DescarteDisposição Permanente NA Permanente NA Permanente NA Permanente NA Permanente NA Permanente NA Permanente NA 105 Documentos que sejam produzidos em papel, especialmente aqueles que contenham aceites (assinaturas), devem ser digitalizados – a cópia digital vai para o repositório do projeto, e a cópia física encaminhada para equipe de contratos para arquivamento na pasta física do cliente. O gestor do projeto, no cliente, deve orientar sobre a necessidade de compartilhamento e armazenamento das informações, consoante estrutura analítica de documentos. Documentos do projeto Planejamento Gerenciais Legais Financeiros Termo de Abertura Relatórios de Acompanhament o Contrato e Aditivos Orçamento Plano de Projeto Memórias de Reunião Termos de Aceite Notas fiscais Cronograma Relatório de Portófio Fichas de Comunicação Riscos Figura 36 - Estrutura analítica de documentos (documents breakdown structure) A estrutura de pasta disponível na plataforma de compartilhamento de informações TFS segue a hierarquia da estrutura analítica de documentação. E as permissões segue a regra pelo primeiro nível de pastas no projeto. 106 11. PLANO DE GERENCIAMENTO DOS RISCOS 11.1. GERENCIAMENTO DOS RISCOS O gerenciamento dos riscos do projeto é realizado com base nos riscos previamente identificados. Ao longo do projeto, os novos riscos devem ser incorporados ao projeto, avaliados e, quando necessário, o plano do projeto deve ser revisto e atualizado incorporando as estratégias de resposta. A identificação dos riscos é feita através da técnica Delphi, reuniões de brainstorming e opinião especializada. O registro dos riscos deve ser realizado por escrito ou através de e-mail, utilizando o formulário da tabela 43. Registro de Risco Nº do risco Prioridade Data Probabilidade Responsável Categoria Detalhes do Risco Causa Efeito Resposta ao Risco Estratégia Resposta Tabela 43 - Formulário para registro de riscos Para os riscos identificados, é realizada uma análise qualitativa, determinando qual é o nível de prioridade do risco para o projeto. Os riscos priorizados podem passar por análise quantitativa. É de responsabilidade de toda a equipe do projeto a identificação e monitoramento dos riscos. O gestor do projeto deve acompanhar e controlar constantemente a evolução dos riscos durante a execução do projeto. 107 11.2. ESTRUTURA ANALÍTICA DOS RISCOS (RBS - RISKS BREAKDOWN STURCTURE) Projeto Externo Técnico Organizacional Gerenciamento de Projetos Cultura Requisitos Estratégico Escopo Concorrentes Tecnologia Financeiro Prazo Cliente Segurança da Informação Prioridade de Projetos Custos Política Infraestrutura Processos Recursos Legislação Qualidade Apoio da alta Gestão Comunicação Parceiros Economia Logística Figura 37 - Estrutura analítica dos riscos (RBS - risks breakdown structure) 11.3. IDENTIFICAÇÃO E ANÁLISE DOS RISCOS Para a análise qualitativa dos riscos, utilizou-se como base a probabilidade e impacto dos riscos atrelados aos objetivos do projeto. A tabela 44 apresenta a escala de probabilidade para classificação de riscos. Probabilidade Valor Descrição Muito Baixa 0,1 Dispensável. Dificilmente vai ocorrer. Baixa 0,3 Improvável. Poucas chances de ocorrência. Média 0,5 Possível. Ocorrência em alguns casos. Alta 0,7 Provável. Grandes chances de ocorrência. Tabela 44 - Probabilidade dos riscos 108 A tabela 45 apresenta a escala utilizada para determinar o nível de impacto dos riscos aos objetivos do projeto. Objetivo do projeto Muito baixo 0,05 Custo Aumento insignificante no custo Tempo Desvio insignificante do cronograma Escopo Diminuição quase imperceptível do escopo Qualidade Degradação quase imperceptível da qualidade Baixo Moderado Alto 0,10 0,20 0,40 Aumento no Aumento no Aumento no custo custo entre custo entre 10% menor que 5% e 10%. e 20%. 5% Desvio no Desvio do Desvio do cronograma cronograma cronograma maior que entre 5% e entre 10% e 5% 10% 20%. Área de Áreas Redução no pouca importantes escopo importância do escopo inaceitável para do escopo são afetadas o Sponsor afetada Apenas Redução da aplicações Redução de qualidade mais qualidade requer exigentes inaceitável para aprovação do são o cliente Sponsor afetadas Tabela 45 - Impacto dos riscos Muito alto 0,80 Aumento no custo maior que 20% Desvio do cronograma maior que 20%. Produto final do projeto inadequado Produto final do projeto inutilizável A tabela 46 é o resultado do enlace das duas escalas acima e representa uma matriz de impacto versus probabilidade. Probabilidade 0,9 0,7 0,5 0,3 0,1 0,05 0,04 0,03 0,02 0,01 0,05 Ameaças 0,09 0,18 0,07 0,14 0,05 0,1 0,03 0,06 0,01 0,02 0,1 0,2 0,36 0,28 0,2 0,12 0,04 0,4 0,72 0,56 0,4 0,24 0,08 0,8 0,72 0,56 0,4 0,24 0,08 0,8 Oportunidades 0,36 0,18 0,09 0,28 0,14 0,07 0,2 0,1 0,05 0,12 0,06 0,03 0,04 0,02 0,01 0,4 0,2 0,1 Impacto Tabela 46 - Probabilidade e impacto dos riscos 0,05 0,04 0,03 0,02 0,01 0,05 109 11.3.1. No. Análise qualitativa das ameaças Data Identificação Categoria Causa Levantamento incompleto dos processos para internacionalização, gerando trabalho que não estava previsto no escopo do projeto. Retenção de conhecimento insatisfatória no idioma espanhol Projeto estrutural não atender às exigências necessárias para a instalação do escritório Instalações não atenderam às normas fixadas na Colômbia Problemas com serviços de telefonia e internet Equipamentos não estruturados a tempo da inauguração da filial Probabilidade Impacto Qualitativo PXI Atraso no cronograma do projeto 30% 0,10 0,03 Problemas na comunicação com filial na Colômbia 70% 0,80 0,56 Atraso no início das atividades na filial 30% 0,10 0,03 30% 0,20 0,06 30% 0,10 0,03 Adiamento da inauguração 30% 0,10 0,03 Atraso no cronograma do projeto 50% 0,10 0,05 Atraso no cronograma do projeto 30% 0,10 0,03 Efeito 1 08/07/2015 Processos 2 08/07/2015 Recursos 3 08/07/2015 Infraestrutura 4 08/07/2015 Infraestrutura 5 08/07/2015 Infraestrutura 6 08/07/2015 Infraestrutura 7 09/07/2015 Infraestrutura 8 09/07/2015 Infraestrutura 9 08/07/2015 Recursos Falta de experiência da equipe da filial Prazos não serem atingidos, retrabalho e custo ultrapassar o orçado 70% 0,40 0,28 10 09/07/2015 Infraestrutura Equipamentos danificados durante as instalações e estruturação do escritório Custo ser maior que o orçado 30% 0,05 0,02 11 07/04/2015 Recursos Indisponibilidade de recursos para implantação do piloto Atraso na implantação do piloto 50% 0,10 0,05 12 07/04/2015 Qualidade Equipe de treinamento sem conhecimento do produto Pouca absorção de conhecimento dos usuários que estão sendo treinados 70% 0,40 0,28 Atraso na conclusão das instalações dos serviços de internet e telefonia Atraso na conclusão da estruturação dos equipamentos da filial. Atraso no início das atividades na filial Problemas na comunicação entre a sede e filial 110 No. Data Identificação 13 08/04/2015 Logística 14 08/04/2015 Logística 15 09/04/2015 16 Categoria Causa Efeito Probabilidade Impacto Qualitativo PXI 70% 0,10 0,07 70% 0,10 0,07 Indisponibilidade de passagens para levantamento de dados Indisponibilidade de passagens para treinamento dos usuários Atraso no levantamento de dados para a implantação Atraso no treinamento dos usuários Logística Indisponibilidade de passagens aéreas para implantação do piloto Atraso na conclusão da implantação do piloto 70% 0,10 0,07 10/04/2015 Infraestrutura Problemas com a infraestrutura no processo de implantação Atraso na conclusão da implantação do piloto 50% 0,10 0,05 17 18/04/2015 Qualidade Equipe de suporte desqualificada para operação 70% 0,40 0,28 18 18/04/2015 Qualidade Equipe de desenvolvimento MC e ME desqualificada para operação Atendimento desqualificado ao cliente Atraso nas evoluções e correções devido falta de conhecimento do processo 70% 0,40 0,28 19 20/04/2015 Logística Pontos de implantação sem acessibilidade Atraso na implantação do piloto 30% 0,20 0,06 20 12/07/2015 Cultura Problemas culturais entre as equipes da filial na Colômbia e sede Falta de sinergia entre filial e sede 70% 0,20 0,14 21 12/07/2015 Economia 50% 0,80 0,40 22 12/07/2015 Recursos 50% 0,80 0,40 23 12/07/2015 Recursos 70% 0,20 0,14 24 16/07/2015 Legislação 50% 0,10 0,05 Instabilidade do dólar perante as moedas Inviabilizar o alcance do locais orçamento previsto Equipe do projeto envolvido em outros Indisponibilidade de recursos e projetos atrasos no cronograma Falta de profissionais capacitados na Atraso na mobilização dos Colômbia recursos da filial Atraso nos trâmites legais para locação Adiamento da inauguração do do escritórios e liberação de licenças escritório Tabela 47 - Análise qualitativa das ameaças 111 11.3.2. Análise qualitativa das oportunidades No. Data Identificação 1 08/07/2015 Estratégico Outros países se interessarem pelo sistema. 2 08/07/2015 Parceiros Parcerias internacionais. 3 08/07/2015 Parceiros 4 09/07/2015 5 15/07/2015 Categoria Causa Países com diferenças no sistema judiciária ter alterações, tornando-se semelhante ao utilizado pela nossa solução. Todas as contratações serem atendidas Gerenciamento conforme solicitado, antes do prazo, no custo do projeto orçado e com qualidade. Estratégico Efeito Expansão de mercado da empresa. Aumentar a visibilidade da empresa no âmbito internacional. Aumentar a possibilidade de venda da solução Reduzir prazo previsto, atender custo e qualidade. Aumento na satisfação e Interesse dos colaboradores da sede em retenção dos ascensão de carreira. colaboradores Tabela 48 - Análise qualitativa das oportunidades Probabilidade Impacto Qualitativo PXI 50% 0,40 0,20 50% 0,40 0,20 30% 0,20 0,06 30% 0,20 0,06 30% 0,40 0,12 112 11.3.3. Análise quantitativa das ameaças Os riscos 2, 9, 12, 17, 18, 20, 22 e 23 têm impacto moderado, alto ou muito alto em todo o projeto. Esses riscos são inviáveis de quantificar financeiramente o seu impacto, todavia, por se tratarem de ameaças que influenciam diretamente o resultado final do projeto, definiu-se uma estratégia de resposta mesmo sem quantificá-los. No. Causa Efeito 15 Indisponibilidade de passagens aéreas para implantação do piloto Atraso na conclusão da implantação do piloto 70% $34.705 $24.293 1 4 Instalações não atenderam as normas fixadas na Colômbia Atraso no início das atividades na filial 30% $61.445 $18.433 2 11 Indisponibilidade de recursos para implantação do piloto Atraso na implantação do piloto 50% $29.133 $14.566 3 19 Pontos de implantação sem acessibilidade Atraso na implantação do piloto 30% $43.229 $12.969 4 14 Indisponibilidade de passagens para treinamento dos usuários 70% $12.681 $8.877 5 5 Problemas com serviços de telefonia e internet 30% $25.348 $7.604 6 70% $8.828 $6.180 7 30% $17.919 $5.376 8 50% $9.948 $4.974 9 30% $15.557 $4.667 10 50% $9.144 $4.572 11 13 6 16 3 7 Indisponibilidade de passagens para levantamento de dados Equipamentos não estruturados a tempo da inauguração da filial Problemas com a infraestrutura no processo de implantação Projeto estrutural não atender as exigências necessárias para a instalação do escritório Atraso na conclusão das instalações dos serviços de internet e telefonia Atraso no treinamento dos usuários Problemas na comunicação entre a sede e filial Atraso no levantamento de dados para a implantação Adiamento da inauguração Atraso na conclusão da implantação do piloto Atraso no início das atividades na filial Atraso no cronograma do projeto Probabilidade Impacto Valor esperado Prioridade 113 No. 24 1 8 10 Causa Efeito Probabilidade Impacto Atraso nos trâmites legais para locação do escritórios Adiamento da 50% e liberação de licenças inauguração do escritório Levantamento incompleto dos processos para Atraso no cronograma do internacionalização, gerando trabalho que não estava 30% projeto previsto no escopo do projeto Atraso na conclusão da estruturação dos Atraso no cronograma do 30% equipamentos da filial. projeto Equipamentos danificados durante as instalações e Custo ser maior que o orçado 30% estruturação do escritório Tabela 49 - Análise quantitativa das ameaças 11.3.4. Valor esperado Prioridade $8.828 $4.414 12 $11.610 $3.483 13 $9.144 $2.743 14 $5.572 $1.671 15 Análise quantitativa das oportunidades Os riscos 1 e 3 possuem um alto valor estratégico para a empresa, todavia não é viável incluir no escopo deste projeto a expansão para mais um país. Os riscos 2 e 5 também merecem atenção, pois são oportunidades que aumentarão a visibilidade da empresa perante novos colaboradores e parcerias. Para esses riscos é inviável quantificar financeiramente, todavia é de grande valor determinar uma estratégia de resposta a eles. No. 4 Causa Efeito Probabilidade Todas as contratações serem atendidas conforme Reduzir prazo previsto, solicitado, antes do prazo, no custo orçado e com 30% atender custo e qualidade qualidade Tabela 50 - Análise quantitativa das oportunidades Impacto $35.000 Valor esperado $10.500 Prioridade 1 114 11.3.5. Valor esperado do projeto com os riscos A tabela 51 apresenta uma análise realizada no valor esperado considerando o impacto exercido dos riscos ao projeto. Análise dos Riscos Descrição Valores Valor base do projeto $13.311.889 Riscos - VE das ameaças ($124.823) Riscos - VE das oportunidades $10.500 Valor esperado do projeto com riscos $13.197.566 Melhor caso $13.346.889 Pior caso $13.008.799 Impacto Total dos Riscos Valor Ameaças $303.090 Oportunidades $35.000 Tabela 51 - Valor esperado do projeto com os riscos 115 11.4. PLANO DE RESPOSTA AOS RISCOS 11.4.1. Plano de resposta às ameaças Dados antes da Resposta No. Identificação 1 2 3 08/07/2015 08/07/2015 08/07/2015 Categoria Causa Levantamento incompleto dos processos para Processos internacionalização, gerando trabalho que não estava previsto no escopo do projeto Retenção de conhecimento Cultura insatisfatória no idioma espanhol Projeto estrutural não Infraestrutu atender as exigências ra necessárias para a instalação do escritório Contenção Efeito VE Atraso no cronograma do projeto Processos para internacionalização documentados por $3.483 terceiros, com cláusula contratual: Atender todos os trâmites para realizar a internacionalização Problemas na comunicação com filial na Colômbia Atraso no início das atividades na filial Resposta $0 Equipe capacitada em espanhol por terceiros Projeto estrutural $4.667 realizado por terceiros Layout do escritório realizado por terceiros, com cláusula contratual $18.433 transferindo o risco de instalação não atender as normas vigentes Estratégia Custo da resposta Contingência Nova probabilidade Novo impacto Novo VE Resposta Transferir $ 2.563,03 10% $11.610 Acompanhament o dos contratos e $1.161 aplicação de multa contratual Transferir $6.405,53 10% $0 Cursos $0 complementares do idioma $1.400 $15.557 Acompanhament o dos contratos e $778 aplicação de multa contratual $800 $61.445 Acompanhament o dos contratos e $3.072 aplicação de multa contratual $3.500 Transferir $3.205,64 5% 08/07/2015 Instalações não Infraestrutu atenderam as ra normas fixadas na Colômbia Atraso no início das atividades na filial 5 08/07/2015 Problemas com Infraestrutu serviços de telefonia e ra internet Problemas na comunicação entre a sede e filial Serviço de telefonia e $7.604 Internet instalados por terceiros Transferir $3.845,53 5% $25.348 $1.267 6 08/07/2015 Equipamentos não Infraestrutu estruturados a tempo ra da inauguração da filial Adiamento da inauguração Estruturação dos $5.376 equipamentos realizados por terceiros Transferir $4.776,56 5% $17.919 $896 7 09/07/2015 Atraso na conclusão Infraestrutu das instalações dos ra serviços de internet e telefonia Atraso no cronograma do projeto $4.572 8 09/07/2015 Atraso na conclusão da Atraso no Infraestrutu estruturação dos cronograma do ra equipamentos da filial projeto 4 9 10 Falta de experiência da equipe da filial 08/07/2015 Recursos 09/07/2015 Equipamentos danificados durante as Infraestrutu instalações e ra estruturação do escritório Prazos não serem atingidos, retrabalho e custo ultrapassar o orçado Custo ser maior que o orçado Transferir $2.244,56 5% Monitoramento periódico do contrato de instalação Mitigar $239,32 10% $9.144 $914 Monitoramento periódico $2.743 do contrato de estruturação Mitigar $239,32 10% $9.144 $914 Mitigar $2.933,04 30% $0 $0 Capacitação e $0 acompanhamento dos novos colaboradores Clausula contratual: substituição do $1.671 equipamento ou devolução do valor do mesmo Custo da Resposta Transferir $500 5% $5.572 Acompanhament o dos contratos e aplicação de multa contratual Acompanhament o dos contratos e aplicação de multa contratual Acompanhament o dos contratos e aplicação de multa contratual Acompanhament o dos contratos e aplicação de multa contratual Realizar capacitação dos novos colaboradores da filial Acompanhament o dos contratos e $279 aplicação de multa contratual $1.200 $1.300 $1.000 $2.500 $2.500 $12.000 $400 116 Dados antes da Resposta No. Identificação Categoria Causa Efeito 11 07/04/2015 Recursos Indisponibilidade de recursos para implantação do piloto 12 07/04/2015 Qualidade Equipe de treinamento sem conhecimento do produto Logística Indisponibilidade de passagens para levantamento de dados Atraso na implantação do piloto Pouca absorção de conhecimento dos usuários que estão sendo treinados Atraso no levantamento de dados para a implantação Logística Indisponibilidade de passagens para treinamento dos usuários 09/04/2015 Logística Atraso na Indisponibilidade de conclusão da passagens aéreas para implantação do implantação do piloto piloto 10/04/2015 Problemas com a Infraestrutu infraestrutura no ra processo de implantação 13 14 15 16 17 18 19 20 08/04/2015 08/04/2015 18/04/2015 18/04/2015 20/04/2015 12/07/2015 Atraso no treinamento dos usuários Atraso na conclusão da implantação do piloto Qualidade Equipe de suporte desqualificada para operação Atendimento desqualificado ao cliente Qualidade Equipe de desenvolvimento MC e ME desqualificada para operação Atraso nas evoluções e correções devido falta de conhecimento do processo Logística Pontos de implantação sem acessibilidade Atraso na implantação do piloto Cultura Problemas culturais entre as equipes da filial na Colômbia e sede Falta de sinergia entre filial e sede 21 12/07/2015 Recursos Equipe do projeto envolvido em outros projetos 22 12/07/2015 Recursos Falta de Profissionais capacitados na Colômbia Indisponibilidade de recursos e atrasos no cronograma Atraso na mobilização dos recursos da filial Contenção VE Resposta Estratégia Custo da resposta Contingência Nova probabilidade Novo impacto Novo VE Resposta Custo da Resposta $14.566 Equipe de implantação mobilizada Evitar $6.736,90 5% $29.132,7 Alocação de $1.457 recurso extra no projeto $1.600 $0 Equipe de capacitação treinada Mitigar $2.134,40 5% $0 Realização de $0 novas turmas de treinamento $2.000 Alocar assistente de projeto para aquisição $6.180 antecipada das passagens Alocar assistente de projeto para aquisição $8.877 antecipada das passagens Alocar assistente de projeto para aquisição $24.293 antecipada das passagens Alocar analista de implantação para $4.974 acompanhar o uso do sistema Realizar acompanhamento $0 assistido na incubação do suporte N1, N2 e N3 Realizar acompanhamento assistido na incubação da $0 equipe de desenvolvimento ME e MC Analisar acessibilidade $12.969 durante o planejamento do ciclo Aquisição de passagens em datas posteriores ao planejado Aquisição de passagens em datas posteriores ao planejado Aquisição de passagens em datas posteriores ao planejado Alocar mais tempo do analista de implantação para acompanhar o uso do sistema Evitar $233,92 5% $8.828 $441 Evitar $467,84 5% $12.681 $634 Evitar $2.339,20 5% $34.705 $1.735 Mitigar $2.339,20 5% $9.948 $497 Mitigar $7.704,72 5% $0 Treinamentos $0 extra para equipe de suporte $1.010 Mitigar $22.762,80 5% $0 Treinamentos $0 extra para equipe de MC e ME $2.000 Alocação de recurso extra $3.458 para validar pontos de acessibilidade Realizar constantemente integração dos integrantes da $0 equipe para garantir o andamento do projeto $500 $700 $1.800 $12.000 Evitar $936,18 8% $43.229 Realizar integração entre a equipe da sede e filial Mitigar $150,00 10% $0 Negociar com responsáveis dos outros $0 projetos a disponibilidade do recurso Evitar $940 8% $0 Alocação de $0 recurso extra no projeto $950 Enviar colaborador da sede para realizar as Evitar $12.000 5% $0 Alocação de $0 recurso extra no projeto, para $12.500 $0 $0 $3.500 $2.352 117 Dados antes da Resposta No. Identificação Categoria Causa Contenção Efeito VE Resposta Estratégia Custo da resposta Contingência Nova probabilidade Novo impacto funções necessárias e capacitar equipe da filial 23 16/07/2015 Legislação Atraso nos trâmites legais para locação do escritórios e liberação de licenças Adiamento da inauguração do escritório $4.414 - Aceitar $0 30% $8.828 Novo VE Resposta Custo da Resposta buscar os recursos necessários Alocar profissional extra $2.648 para dar continuidade na atividade $10.000 Tabela 52 - Plano de resposta às ameaças 11.4.2. Plano de resposta às oportunidades Dados antes da Resposta No. 1 2 3 4 5 Identificaçã o 08/07/2015 08/07/2015 Categoria Estratégico Parceiros 08/07/2015 Parceiros 09/07/2015 Gerenciamento do Projeto 15/07/2015 Estratégico Causa Alavancagem Efeito VE Resposta Estratégia Custo da resposta Aproveitamento Nova probabilidade Novo impacto Novo VE Resposta Custo da Resposta Outros países se interessarem pelo sistema Expansão de mercado da empresa Criação de plano de internacionalização para $0 viabilizar a venda da solução para novos países Provocar $5.000 75% $0 $0 Alocação de recurso extra para buscar novos clientes $1.000 Parcerias internacionais Aumentar a visibilidade da empresa no âmbito internacional Realizar pesquisar de mercado para visualizar $0 possíveis parcerias com empresas internacionais Provocar $2.000 70% $0 $0 Alocação de recurso extra para buscar novas parcerias $1.000 Aumentar a possibilidade de venda da solução $0 - Aceitar $0 30% $0 Alocação de recurso extra $0 para divulgar benefícios do produto $1.800 $10.500 - Aceitar $0 40% $35.000 Incentivo aos recursos envolvidos no projeto $1.200 $5.500 70% $0 Países com diferenças no sistema judicial ter alterações, tornando-se semelhante ao utilizado pela nossa solução Todas as contratações serem atendidas conforme solicitado, antes do prazo, no custo orçado e com qualidade Reduzir prazo previsto, atender custo e qualidade Aumento na Interesse dos satisfação e colaboradores da sede retenção dos em ascensão de carreira colaboradores Realizar acompanhamento do desempenho individual e em $0 equipe dos colaboradores Provocar durante o projeto e propor planos de carreira Tabela 53 - Plano de resposta às oportunidades $14.000 Divulgação do andamento $0 do projeto para os colaboradores da matriz $800 118 11.4.3. Valor esperado do projeto pós respostas aos riscos Resposta aos Riscos Descrição Valor base do projeto – original Custo das respostas – ameaças Custo das respostas -oportunidades Novo valor base do projeto Riscos - VE das ameaças Riscos - VE das oportunidades Valor esperado do projeto Melhor caso Pior caso Impacto Total dos Riscos Impacto previsto das ameaças Impacto previsto das oportunidades Reservas Planejadas VE reserva de contingência VE reserva de aproveitamento Valores Esperados com Reservas Valor esperado do projeto Melhor caso Pior caso Tabela 54 - Valor esperado pós respostas aos riscos Valores $13.311.889 ($67.433) ($12.500) $13.231.956 ($20.153) $14.000 $13.225.803 $13.266.956 $12.928.866 Valores $303.090 $35.000 Valores $10.007 $3.030 Valores $13.212.766 $13.261.156 $12.841.354 11.5. RESERVAS DE CONTINGÊNCIA As reservas de contingência são serão destinadas exclusivamente ao processo de gerenciamento de riscos. Estas estão orçadas no planejamento de custos no valor de $13.037,00, cujo a autonomia para uso é descrita na tabela a seguir. Reservas de Contingência Gestor do projeto aprova $3.000,00 Gestor do projeto aprova com aval do $5.000,00 patrocinados Somente o patrocinador tem permissão para Acima de $5.000,00 ou até o limite das aprovação reservas. Tabela 55 - Liberação das reservas de contingência 119 12. PLANO DE GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES 12.1. GERENCIAMENTO DAS AQUISIÇÕES As exigências e requisições a serem atendidas serão apresentadas na Declaração de trabalho - SOW (Statement of Work) detalhando a especificação técnica e no contrato subsequente, devendo tal padrão ser seguido pelos fornecedores. 12.2. PLANEJAMENTO DAS AQUISIÇÕES Tomando como base a EAP do projeto e a matriz de decisão fazer ou Comprar foi realizada a análise do que fazer e Comprar e definido pelo time do projeto o que poderá ser feito internamente e quais os pacotes que deverão ser contratados. Os entregáveis do projeto foram analisados e colocados dentro dos 4 quadrantes indicados abaixo: Risco de Contratar Alto ADQUIRIR FAZER ADQUIRIR FAZER/ADQUIRIR Baixa Alta Baixo Figura 38 - Indicadores para análise das aquisições Qualificação interna em relação ao fornecedor 120 Análise Fazer ou Adquirir Filial Instalada na Colômbia Matriz Preparada para o Projeto Projeto Planejado Etapa Risco estratégico de terceirizar Classificação interna em relação ao melhor fornecedor Alto Alta Fazer Alto Alta Fazer Baixo Baixa Adquirir Plano de projeto desenvolvido Alto Alta Fazer Equipe de projeto mobilizada Alto Alta Fazer Kick-off interno realizado Processos para atender a levantados Empresa de idiomas contratada Alto Alta Fazer Alto Alta Fazer Alto Alta Fazer Baixo Baixa Adquirir Equipe capacitada nos processos Alto Alta Fazer Equipe corporativa estruturada Alto Alta Fazer Equipe de suporte estruturada Alto Alta Fazer Equipe de desenvolvimento estruturada Alto Alta Fazer Estruturação dos canais de comunicação entre sede e filial realizada Alto Alta Fazer Procedimentos contábeis realizados Alto Alta Fazer Procedimentos bancários realizados Alto Alta Fazer Procedimentos jurídicos realizados Alto Alta Fazer Empresa licenciada Processos de operacionalização desenvolvidos Empresa responsável pelo projeto estrutural contratada Projeto estrutural realizado Empresa responsável pelo layout do escritório contratada Layout de escritório realizado Empresa responsável pela disponibilização dos serviços de telefonia e internet contratada Serviços de telefonia e internet instalados Estrutura de rede implantada Empresa para estruturação dos equipamentos contratada Estruturação dos equipamentos realizada Equipe corporativa mobilizada Alto Alta Fazer Alto Alta Fazer Alto Alta Fazer Baixo Baixa Adquirir Alto Alta Fazer Baixo Baixa Adquirir Alto Alta Fazer Baixo Baixa Adquirir Alto Alta Fazer Alto Alta Fazer Baixo Baixa Adquirir Alto Alta Fazer Alto Alta Fazer Entrega Termo de abertura do projeto desenvolvido Consultoria para internacionalização contratada Processos para Internacionalização documentados filial Equipe capacitada no idioma espanhol Equipe de suporte mobilizada Resultado 121 Equipe de desenvolvimento mobilizada Novos colaboradores capacitados nos processos de integração Novos colaboradores capacitados na Solução SAJ Nova filial inaugurada Alto Classificação interna em relação ao melhor fornecedor Alta Alto Alta Fazer Alto Alta Fazer Alto Alta Fazer Divulgação da nova filial realizada Alto Alta Fazer Equipe de Implantação mobilizada Alto Alta Fazer Equipe de implantação treinada Alto Alta Fazer Dados levantamentos Alto Alta Fazer Sistema configurado Alto Alta Fazer Usuários treinados para uso do sistema Alto Alta Fazer Migração realizada Alto Alta Fazer Homologação realizada Alto Alta Fazer Operação assistida realizada Alto Alta Fazer Avaliação do piloto concluída Alto Alta Fazer Operação Incubada Atendimento suporte N1 incubado Alto Alta Fazer Atendimento suporte N2 incubado Alto Alta Fazer Atendimento suporte N3 incubado Alto Alta Fazer Alto Alta Fazer Alto Alta Fazer Encerramento do projeto realizado Análise Fazer ou Adquirir Lições aprendidas documentadas Alto Alta Fazer Termo de encerramento do projeto Finalizado Alto Alta Fazer Resultados do projeto apresentados Alto Alta Fazer Piloto Implantado Etapa Risco estratégico de terceirizar Entrega Atendimento manutenção Evolutiva(ME) incubado Atendimento manutenção Corretiva(MC) incubado Resultado Fazer Tabela 56 - Análise fazer ou adquirir 12.3. RESPONSABILIDADES A Softplan fornecerá o detalhamento dos serviços a serem adquiridos, contendo os requisitos a serem atendidos como características qualitativas e quantitativas; Apresentar prazos de entrega de acordo com o cronograma do projeto; 122 Os fornecedores devem ser selecionados de acordo com a avaliação de suas habilidades, conforme o RFP (solicitação de propostas); O acordo contratual entre a empresa e o fornecedor deve ser usado como base para a administração do contrato; As mudanças no SOW, termos e condições do contrato, e outros compromissos devem ser tratados de acordo com cláusulas contratuais e mudanças aprovadas deverão ser feitas por meio de termo aditivo; O monitoramento das atividades da contratada deverá ser executado pelo gestor do projeto durante o período de contratação. Membro da equipe Atividade Responsabilidade Analista Administrativo Realizar contratações Garantir a contratação necessária para cumprimento das atividades do projeto, atendendo as políticas e procedimentos de aquisição da empresa Gestor do projeto Gerenciar o projeto Assistente de Projeto Auxiliar o gerenciamento do projeto Analisar proposta e garantir que as aquisições realizadas atendam aos requisitos do projeto (prazo, custo, qualidade) realizando o monitoramento das contratações. Mitigar riscos das contratações. Especificar serviços/produto a ser contratado de forma clara e objetiva. Analisar informações recebidas das propostas. Diretor de Novos negócios Patrocinador Responsável pela liberação dos recursos financeiros Tabela 57 - Responsabilidades nas aquisições 12.4. NORMAS PARA O PROCESSO DE AQUISIÇÃO Devem ser enviadas solicitações de proposta com as normas técnicas dos serviços/equipamentos a serem contratados de maneira que facilite o entendimento do que será fornecido e para melhor apresentação de propostas; Os contratos deverão ser elaborados conforme acordado entre as partes, com o objetivo de reduzir alterações e aumentar a garantia da entrega dos equipamentos ou da realização do serviço; Sempre que houver atrasos no processo de compra de equipamentos, o gestor do projeto e o patrocinador deverão ser formalmente comunicados; As aquisições deverão ser monitoradas pelo gestor do projeto; 123 A SOW deverá ser apresentada aos fornecedores para que se tenha um maior entendimento, controle do escopo e possam apresentar suas propostas baseada na real necessidade; A administração das aquisições e contratos ficará a cargo da equipe administrativa da Softplan. 12.5. PROCESSO DE CONTRATAÇÃO DE TERCEIROS O processo de contratação de terceiros é efetuado pelo processo de compras da Softplan, no qual é: 1. Preparado o documento SOW detalhando as especificações Técnicas; 2. Os fornecedores são identificados e as Propostas são solicitadas; 3. E são avaliadas de acordo com critérios da RFP, seguindo o fluxo apresentado na figura 39. O fornecedor, após selecionado para a demanda deve cumprir o cronograma de entregas para liberação de faturamentos do serviço prestado, o qual é formalizado através de assinatura de contrato de requisição de compra. Figura 39 - Processo de aquisições 12.6. PAGAMENTO DOS TERCEIROS O pagamento de terceiros é realizado por entregas ou mensal, de acordo com contrato previamente acordado. A atividade de pagamento é executada pela área administrativo-financeira da empresa. 124 12.7. CRONOGRAMA DE AQUISIÇÕES Item da EAP 1.2 1.3 Descrição Orçamento Consultoria para $2.714,98 Internacionalização contratada Processos para $2.563,03 Internacionalização documentados Data prevista Data prevista de Início de Término Prazo Fornecedor / Responsável 21/01/16 24/02/16 25 dias Softplan 11/02/16 24/02/15 10 dias Consultoria internacionalização 2.2 Escola de idiomas contratada $2.524,60 24/03/16 08/11/16 12 dias Softplan 2.3 Equipe capacitada em espanhol $6.405,53 11/04/16 04/11/16 150 dias Empresa de capacitação em idiomas 3.2.2.1 Empresa responsável pelo projeto estrutural contratada $4.349,61 24/03/16 03/06/16 24 dias Softplan 3.2.2.2 Projeto estrutural realizado $3.205,64 25/04/16 03/06/16 30 dias Empresa especializada em projeto estrutural 3.2.2.3 Empresa responsável pelo layout de escritório contratada $4.043,41 07/04/16 14/06/16 19 dias Softplan 3.2.2.4 Layout de escritório realizado $2.244,56 04/05/16 14/06/16 30 dias Empresa especializada em layout de escritório $3.051,95 14/04/16 06/06/16 16 dias Softplan $3.845,53 10/05/16 06/06/16 20 dias Empresa de telefonia e internet $2.558,02 03/06/16 18/07/16 15 dias Softplan $4.776,56 20/06/16 18/07/16 20 dias Empresa especializada em estruturação de equipamentos 3.3.1 3.2.2 3.3.4 3.3.5 Empresa responsável pela disponibilização dos serviços de telefonia e internet contratada Serviços de telefonia e internet instalados Empresa para estruturação dos equipamentos contratada Estruturação dos equipamentos realizados Tabela 58 – Cronograma de aquisições 125 12.8. MAPA DAS AQUISIÇÕES DE RESPONSABILIDADE DA EQUIPE DE PROJETO Cód. 1 2 3 4 5 6 Descrição Detalhamento EAP Definir tipo de sociedade/empresa; Verificar nome da empresa na câmara do Procedimentos comércio colombiana; contábeis realizados Consultar marca da empresa para registro no país; 3.1.1 Consultar requisitos para certificação do uso do solo; Preencher formulários de registro contador; Registrar a empresa na câmara do comércio de Bogotá Alugar Imóvel para sediar filial na Alugar escritório da filial 3.2.2.1.2 Colômbia Comprar equipamentos para compor a estrutura de rede, como servidores e Comprar equipamentos dispositivos para realizar a estruturação da para compor a estrutura 3.3.3.2 telefonia e serviços de internet com de rede aquisição de Business Link Direct de 10MB Admissão de pessoal para Equipe 3.4.5; 3.5.5; Contratar pessoas Corporativa, suporte e equipe de 3.6.5 desenvolvimento da filial Contratar coquetel para Contratar coquetel para recepcionar os de recepção de 3.9.5 convidados na inauguração da filial. convidados Adquirir locomoção/hospedage Aquisição de passagens, hospedagens, 4.3.1 m para equipe de deslocamentos e despesas com diárias levantamento de dados Responsáveis Orçamento Prazo Tipo de contrato Contador atual US$895,36 10 dias Preço fixo Gestor do Projeto US$8.955,61 10 dias Preço fixo Analista administrativo US$14.922,68 5 dias Preço unitário Analista de recursos humanos A definir 30 dias Preço unitário Analista administrativo US$2.984,54 10 dias Preço fixo Assistente de projeto A definir 1 dia Preço unitário 126 Cód. Descrição 7 Comprar equipamentos 8 Detalhamento Aquisição de equipamento para os consultores, como notebooks, celulares, materiais de escritórios e impressoras EAP Responsáveis Orçamento Prazo Tipo de contrato 4.5.7 Analista de infraestrutura US$59.690,73 60 dias Preço unitário 2 dias Preço unitário Adquirir passagem/hospedagem Aquisição de passagens, hospedagens, Assistente de 4.5.14.1.3 A definir para equipe de deslocamentos e despesas com diárias projeto implantação assistida Tabela 59 - Mapa das aquisições de responsabilidade da equipe de projeto 12.9. RISCOS DAS AQUISIÇÕES Identificar riscos Causa Descumprimento do prazo de entrega da pesquisa dos processos para internacionalização Material fornecido com os processos para internacionalização com qualidade abaixo do esperado Descumprimento do prazo de 150 dias para o curso Material didático com qualidade abaixo do esperado Evento Entrega após o prazo acordado Não cumprimento do contrato Atraso no cronograma do curso de espanhol Não cumprimento da meta de alcance nível DELE A1 Estratégias e Ações Impacto Atraso no cronograma projeto Profissionais não obterem o conhecimento esperado. Profissionais não capacitados até a data prevista Profissionais não obterem o Estratégia Ações Responsável Custos estimado das ações Prevenir Acompanhame nto do contrato Gestor do projeto US$: 233,92 Prevenir Validação do Material Gestor do projeto US$: 233,92 Prevenir AGP semanal Gestor do Projeto US$: 1170,60 Prevenir Validação do Material Analista de treinamento US$: 233,92 127 Identificar riscos Causa Evento Estratégias e Ações Impacto Estratégia Ações Custos estimado das ações Responsável conhecimento esperado. Disponibilidade de local para realização das aulas com infraestrutura necessária Indisponibilidade da sala de treinamento Não realização das aulas Mitigar Indisponibilidade dos treinados para participação das aulas Faltas nas aulas agendadas em dias comerciais Não cumprimento do cronograma de aulas e carga horária Transferir Nível de fluência básico em espanhol não alcançado Retenção de conhecimento insatisfatória Não possibilidade de utilização do conhecimento para Transferir comunicação com filial Tabela 60 - Riscos das aquisições Solicitar apoio da equipe de RH treinamentos para gestão da logística de salas Agendar aulas mensais de reposição nos sábados Aplicar avaliações mensais Gestor do Projeto US$: 292,40 Contratada -- Contratada -- 128 12.10. DECLARAÇÃO DE TRABALHO (SOW – STATEMENTE OF WORK) 12.10.1. Processos para internacionalização documentados Declaração de Trabalho (SOW) – Processos para Internacionalização documentados Projeto: Filial da Softplan na Colômbia Declaração de Trabalho Elaborado por: Noemi Virginio Aprovado por: Débora Anselmo Versão: 1.0 Data de aprovação: 01/07/2015 1. Introdução Instalação de nova filial da Softplan com sede em Florianópolis na Colômbia e implantação de piloto da solução SAJ em 10 varas colombianas, garantindo agilidade na tramitação dos processos e sustentabilidade. 2. Escopo da Contratação A contratação diz respeito à contratação de pesquisa de internacionalização através de consultoria com experiência comprovada em internacionalização de empresas de software, para obtenção de pesquisa de cases de internacionalização, bem como procedimentos necessários para realizar a internacionalização da empresa. A equipe do projeto não tem expertise no assunto e desconhece o país de destino, dessa forma, a consultoria visa apoiar no planejamento dos pacotes de execução do projeto relacionado operacionalização da empresa na Colômbia. O conhecimento da consultoria será utilizada, também para benchmarking e referência de cases de sucesso em internacionalização no segmento de tecnologia. Cabe ainda a necessidade de apoio técnico quanto a legislação, cultura, jurídica, licenças e bancária. 1. O que será contratado Será contratada uma consultoria especializada em internacionalização de empresa de software, que deverá se responsabilizar por realizar o estudo no mercado colombiano, a fim de levantar quais são os procedimentos necessários para instalação da empresa no país. O produto entregue deve ser um plano de ação para realizar a abertura da empresa na Colômbia; licenciamento; estruturação contábil; e estruturação jurídica da Softplan. Este plano servirá como base para a realização formal da abertura da empresa. 2. Estrutura a ser recebida Pesquisa sobre internacionalização; Plano de ação para abertura da empresa; Estudo de mercado; Estudo jurídico; Estudo sobre a estrutura; Estudo dos licenciamentos; Apresentação aos principais envolvidos. 3. Quantidade necessária 129 Declaração de Trabalho (SOW) – Processos para Internacionalização documentados Não se aplica. 4. Requisitos e padrões de qualidade Profissionais capacitados e experientes no processo de internacionalização de empresas de software; Empresa com certificação ISO 9001; Referência de cases de sucesso de internacionalização. 5. Critérios para selecionar os fornecedores Empresa com Certificação ISO 9001 - 22%; Material eletrônico e físico: 15%; Referência de Cases de sucesso de internacionalização - 30%; Carta de recomendação e contato - 10%; Preço - 23%. 6. Orçamento US$ 2.563,03. 7. Prazo A execução dos serviços prestados deve iniciar em janeiro de 2016 com previsão de término em 10 dias úteis. 8. Condição de pagamento O valor faturado pela contratada devidamente aceito pela Softplan será pago por esta de forma única após entrega do contratado. 3. Normas de qualidade a serem atendidas Estar de acordo com a norma ABNT. 4. Prazos A fornecedora deverá respeitar os seguintes prazos, caso ocorra atrasos o mesmo estará sujeito a penalidades de multa conforme cláusula em contrato. Data Item Descrição Recebimento de proposta para análise do gestor do 21/01/2016 Proposta projeto 11/02/2016 Contrato Assinatura do contrato de fornecimento 24/02/2016 Entrega/Encerramento Data prevista de Entrega e encerramento do contrato 5. Responsabilidade da Contratante Fornecer as informações solicitadas a contratada de forma que ela possa desenvolver os serviços contratados, dentro do mais alto padrão de qualidade. Relatar qualquer ocorrido fora do planejado à contratada. Pagar a remuneração a que faz jus a contratada nos prazos acordados neste instrumento e conforme contrato. 6. Local do trabalho ou de entrega do produto do serviço A entrega do material elaborado deve ser feita por meio eletrônico e material físico. 130 Declaração de Trabalho (SOW) – Processos para Internacionalização documentados Realizar apresentação do material elaborado aos principais envolvidos na sede da Softplan. Tabela 61 - Processos para internacionalização documentados 12.10.2. Equipe capacitada em espanhol Declaração de Trabalho (SOW) – Equipe capacitada em Espanhol Projeto: Filial da Softplan na Colômbia Declaração de Trabalho Elaborado por: Noemi Virginio Aprovado por: Débora Anselmo Versão: 1.0 Data de aprovação: 01/07/2015 1. Introdução Instalação de nova filial da Softplan com sede em Florianópolis na Colômbia e Implantação de piloto da solução SAJ em 10 varas colombianas, garantindo agilidade na tramitação dos processos e sustentabilidade. 2. Escopo da Contratação A contratação diz respeito a Contratação de uma escola de idioma para capacitar parte dos colaboradores no idioma espanhol. 1. Capacitação no idioma espanhol Necessidade de replicação do conhecimento no idioma espanhol para equipe da sede. Visa, ainda, acelerar o entendimento e posterior comunicação entre a sede, filial e cliente. Deve também apoiar na tradução da comunicação escrita, com tradução da documentação do projeto e documentação do produto. 2. O que será contratado Será contratada uma escola de idiomas para realização de teste de nivelamento a fim de agrupar os participantes em turmas por nível de conhecimento. Após, o contrato envolverá curso de espanhol técnico para 15 pessoas, com propósito de que os funcionários estejam fluentes no idioma espanhol, as informações de detalhamento de cláusulas contratuais estão detalhadas no contrato. 3. Quantidade necessária Serão necessários 150 dias corridos para de curso em espanhol conforme planejado no cronograma. 4. Requisitos e padrões de qualidade 4.1.Pré-requisitos - Professores com certificação DELE; - Professores com vivência em países latinos; - Material didático e multimídia próprio; - Professores com conhecimento em espanhol técnico em software e linguagem jurídica; - Disponibilidade de deslocamento dos professores; - Referência de três empresas no segmento de tecnologia. 5. Critérios para selecionar os fornecedores - Professores com certificação DELE C1 - 40% - Professores com vivência no mínimo de dois anos em países latinos - 22% - Material didático e multimídia próprio: 15% - Livro texto - Livro de exercícios - Livros Áudio - Referente de três empresas no segmento de tecnologia - 10% - Carta de recomendação e contato 131 Declaração de Trabalho (SOW) – Equipe capacitada em Espanhol - Preço - 13% 6. Orçamento US$ 6.405,53 7. Prazo A execução dos serviços prestados deve iniciar-se em fevereiro de 2016 com previsão de término em 150 dias. 8. Condição de Pagamento O valor faturado pela contratada e, devidamente aceito pela Softplan, será pago por esta de forma mensal com vencimento sempre no quinto dia útil do mês e em cinco vezes iguais, sendo que todas as despesas diretas e indiretas deverão ser reembolsadas mediante a comprovação por escrito da mesma desde que autorizada pela contratante previamente, à sua realização. 3. Normas de qualidade a serem atendidas Professores com certificação DELE C1. 4. Prazos A fornecedora deverá respeitar os seguintes prazos, caso ocorra atrasos o mesmo estará sujeito a penalidades de multa conforme cláusula em contrato. Data Item Descrição 24/03/2016 Proposta Recebimento de proposta para análise do Gestor do Projeto 11/04/2016 Contrato Assinatura do contrato de fornecimento 08/11/2016 Encerramento Encerramento do Contrato de fornecimento 5. Responsabilidade da Contratante Fornecer as informações solicitadas a Contratada de forma que ela possa desenvolver os serviços contratados, dentro do mais alto padrão de qualidade. Relatar qualquer ocorrido fora do planejado à contratada Pagar a remuneração a que faz jus a contratada nos prazos acordados neste instrumento e conforme contrato. 6. Local do trabalho ou de entrega do produto do serviço Sala de Treinamento localizada na sede da empresa Contratante. Tabela 62 – Equipe capacitada em espanhol 12.10.3. Projeto estrutural realizado Declaração de Trabalho (SOW) – Projeto estrutural realizado Projeto: Filial da Softplan na Colômbia Declaração de Trabalho Elaborado por: Noemi Virginio Aprovado por: Débora Anselmo Versão: 1.0 Data de aprovação: 01/07/2015 1. Introdução 132 Declaração de Trabalho (SOW) – Projeto estrutural realizado Instalação de nova filial da Softplan com sede em Florianópolis na Colômbia e Implantação de piloto da solução SAJ em 10 varas colombianas, garantindo agilidade na tramitação dos processos e sustentabilidade. 2. Escopo da Contratação A contratação diz respeito a Contratação de uma empresa para realizar a definição do projeto estrutural da nova filial a ser instalada em Bogotá na Colômbia. 1. Projeto Estrutural Após a definição do local de instalação da filial na Colômbia, será necessário a realização do Projeto da Estrutura da nova Filial, a fim de realizar ajustes se necessário para garantir o conforto e segurança dos colaboradores, sobre tudo o uso adequado das instalações locadas. 2. O que será contratado Será contratada empresa para realizar projeto estrutural da nova filial. 3. Quantidade necessária 1 Projeto estrutural. 4. Requisitos e padrões de qualidade 4.1.Pré-requisitos - Conhecimento técnico amplo e experiência em projetos similares; - Atender as normas NBRs 6118, 6123, 15200, 14931 e 12655; - Utilizar software profissional. 5. Critérios para selecionar os fornecedores - Conhecimento técnico amplo – 20%; - Experiência em projetos similares – 27%; - Atender às normas NBRs 6118, 6123, 15200, 14931 e 12655 – 43%; - Utilizar software profissional – 10% 6. Orçamento US$ 3.205,64. 7. Prazo A execução dos serviços prestados deve iniciar-se em abril de 2016 com previsão de término em 30 dias. 8. Condição de Pagamento O valor faturado pela contratada e, devidamente aceito pela Softplan, será pago por esta de forma mensal com vencimento sempre no quinto dia útil do mês e em 3 vezes iguais, sendo que todas as despesas diretas e indiretas deverão ser reembolsadas mediante a comprovação por escrito da mesma desde que autorizada pela contratante previamente, à sua realização. 3. Normas de qualidade a serem atendidas Estar de acordo com as normas NBRs 6118, 6123, 15200, 14931 e 12655. 4. Prazos A fornecedora deverá respeitar os seguintes prazos, caso ocorra atrasos o mesmo estará sujeito a penalidades de multa conforme cláusula em contrato. Data Item Descrição 24/03/2016 Proposta Recebimento de proposta para análise do gestor do projeto 25/04/2016 Contrato Assinatura do contrato de fornecimento 133 Declaração de Trabalho (SOW) – Projeto estrutural realizado 03/06/2016 Encerramento Encerramento do contrato. 5. Responsabilidade da Contratante Fornecer as informações solicitadas a Contratada de forma que ela possa desenvolver os serviços contratados, dentro do mais alto padrão de qualidade; Relatar qualquer ocorrido fora do planejado à contratada; Pagar a remuneração a que faz jus a contratada nos prazos acordados neste instrumento e conforme contrato. 6. Local do trabalho ou de entrega do produto do serviço A entrega projeto por meio eletrônico e material físico; Apresentar solução proposta aos principais envolvidos. Tabela 63 - Projeto estrutural realizado 12.10.4. Layout escritório realizado Declaração de Trabalho (SOW) – Layout escritório realizado Projeto: Filial da Softplan na Colômbia Declaração de Trabalho Elaborado por: Noemi Virginio Aprovado por: Débora Anselmo Versão: 1.0 Data de aprovação: 01/07/2015 1. Introdução Instalação de nova filial da Softplan com sede em Florianópolis na Colômbia e Implantação de piloto da solução SAJ em 10 varas colombianas, garantindo agilidade na tramitação dos processos e sustentabilidade. 2. Escopo da Contratação A contratação diz respeito a Contratação de uma empresa para determinar o Layout a ser utilizado no escritório da nova filial a ser instalada em Bogotá na Colômbia. 1. Layout do Escritório Realizar a projetar do layout do escritório a ser utilizado pela nova filial, baseado no utilizado pela sede. 2. O que será contratado Será contratada empresa para realizar a projeção do Layout da Filial. 3. Quantidade necessária Número de lugares a atender os futuros colaboradores. 4. Requisitos e padrões de qualidade 4.1.Pré-requisitos - Disponibilizar estações de trabalho para todos os colaboradores poderem exercer suas funções no escritório; - Proporcionar segurança e conformo aos colaboradores. 5. Critérios para selecionar os fornecedores - Análise do Ambiente Físico – 10%; - Análise do Ambiente Térmico - 12%; - Análise do Ambiente Acústico - 8%; 134 Declaração de Trabalho (SOW) – Layout escritório realizado - Análise do Ambiente Luminoso – 30%; - Análise da Circulação - 40%; 6. Orçamento US$ 2.244,56. 7. Prazo A execução dos serviços prestados deve iniciar-se em abril de 2016 com previsão de término em 30 dias. 8. Condição de Pagamento O valor faturado pela contratada e, devidamente aceito pela Softplan, será pago por esta de forma mensal com vencimento sempre no quinto dia útil do mês e em quatro vezes iguais, sendo que todas as despesas diretas e indiretas deverão ser reembolsadas mediante a comprovação por escrito da mesma desde que autorizada pela contratante previamente, à sua realização. 3. Normas de qualidade a serem atendidas Estar de acordo com a guia de referência para layout e ergonomia para escritórios conforme norma regulamentadora NR-17. 4. Prazos A fornecedora deverá respeitar os seguintes prazos, caso ocorra atrasos o mesmo estará sujeito a penalidades de multa conforme cláusula em contrato. Data Item Descrição 04/05/2016 Proposta Recebimento de proposta para análise do gestor do projeto 14/04/2016 Contrato Assinatura do contrato de fornecimento 14/06/2016 Encerramento Encerramento do contrato 5. Responsabilidade da Contratante Fornecer as informações solicitadas a Contratada de forma que ela possa desenvolver os serviços contratados, dentro do mais alto padrão de qualidade; Relatar qualquer ocorrido fora do planejado à contratada; Pagar a remuneração a que faz jus a contratada nos prazos acordados neste instrumento e conforme contrato. 6. Local do trabalho ou de entrega do produto do serviço Projetar de layout de trabalho da nova filial. Tabela 64 - Layout escritório realizado 12.10.5. Serviços de telefonia e internet instalados Declaração de Trabalho (SOW) – Serviços de telefonia e internet instalados Projeto: Filial da Softplan na Colômbia Declaração de Trabalho Elaborado por: Noemi Virginio Aprovado por: Débora Anselmo Versão: 1.0 Data de aprovação: 01/07/2015 135 Declaração de Trabalho (SOW) – Serviços de telefonia e internet instalados 1. Introdução Instalação de nova filial da Softplan com sede em Florianópolis na Colômbia e Implantação de piloto da solução SAJ em 10 varas colombianas, garantindo agilidade na tramitação dos processos e sustentabilidade. 2. Escopo da Contratação A contratação diz respeito a contratação de uma empresa para realizar a instalação dos serviços de telefonia e internet no escritório da nova filial a ser instalada em Bogotá na Colômbia. 1. Serviços de telefonia e internet do escritório Prover link de internet e serviço de telefonia aos colaboradores, para garantir a execução de suas atribuições. 2. O que será contratado Será contratada empresa para realizar a instalação e configuração dos serviços de Internet e telefonia da filial. Deve ser entregue os serviços de internet cabeada e wi-fi configuradas e serviços de telefonia disponíveis para o uso. 3. Quantidade necessária Não se aplica. 4. Requisitos e padrões de qualidade 4.1.Pré-requisitos - Conhecimento técnico; - Experiência em projetos similares. 5. Critérios para selecionar os fornecedores - Atender aos padrões da ANATEL – 50%; - Conhecimento técnico – 33%; - Experiência em projetos similares – 24%. 6. Orçamento US$ 3.845,53. 7. Prazo A execução dos serviços prestados deve iniciar-se em abril de 2016 com previsão de término em 20 dias. 8. Condição de Pagamento O valor faturado pela contratada e, devidamente aceito pela Softplan, será pago por esta de forma mensal com vencimento sempre no quinto dia útil do mês e em seis vezes iguais, sendo que todas as despesas diretas e indiretas deverão ser reembolsadas mediante a comprovação por escrito da mesma desde que autorizada pela contratante previamente, à sua realização. 3. Normas de qualidade a serem atendidas Estar de acordo com os padrões RGQ-SCM aprovados pela ANATEL. 4. Prazos A fornecedora deverá respeitar os seguintes prazos, caso ocorra atrasos o mesmo estará sujeito a penalidades de multa conforme cláusula em contrato. Data Item Descrição 14/04/2016 Proposta Recebimento de proposta para análise do gestor do projeto 10/05/2016 Contrato Assinatura do contrato de fornecimento 136 Declaração de Trabalho (SOW) – Serviços de telefonia e internet instalados 06/06/2016 Encerramento Encerramento do contrato. 5. Responsabilidade da Contratante Fornecer as informações solicitadas a Contratada de forma que ela possa desenvolver os serviços contratados, dentro do mais alto padrão de qualidade; Relatar qualquer ocorrido fora do planejado à contratada; Pagar a remuneração a que faz jus a contratada nos prazos acordados neste instrumento e conforme contrato. 6. Local do trabalho ou de entrega do produto do serviço Os serviços serão executados no escritório da filial. Tabela 65 - Serviços de telefonia e internet instalados 12.10.6. Estruturação dos equipamentos realizados Declaração de Trabalho (SOW) – Estruturação dos equipamentos realizados Projeto: Filial da Softplan na Colômbia Declaração de Trabalho Elaborado por: Noemi Virginio Aprovado por: Débora Anselmo Versão: 1.0 Data de aprovação: 01/07/2015 1. Introdução Instalação de nova filial da Softplan com sede em Florianópolis na Colômbia e Implantação de piloto da solução SAJ em 10 varas colombianas, garantindo agilidade na tramitação dos processos e sustentabilidade. 2. Escopo da Contratação A contratação diz respeito a contratação de uma empresa para realizar a estruturação dos equipamentos no escritório da nova filial a ser instalada em Bogotá na Colômbia. 1. Estruturação dos equipamentos Realizar a estruturação das estações de trabalho baseado no projeto estrutura e no layout do escritório. 2. O que será contratado Será contratada empresa para realiza toda a estruturação dos equipamentos da nova filial na Colômbia. 3. Quantidade necessária Não se aplica. 4. Requisitos e padrões de qualidade 4.1.Pré-requisitos - Disponibilizar estações de trabalho para todos os colaboradores poderem exercerem suas funções no escritório; - Proporcionar segurança e conformo aos colaboradores. 5. Critérios para selecionar os fornecedores - Análise do Ambiente Físico – 10%; - Análise do Ambiente Térmico - 12%; - Análise do Ambiente Acústico - 8%; - Análise do Ambiente Luminoso – 30%; 137 Declaração de Trabalho (SOW) – Estruturação dos equipamentos realizados - Análise da Circulação - 40%; 6. Orçamento US$ 4.776,56. 7. Prazo A execução dos serviços prestados deve iniciar-se em junho de 2016 com previsão de término em 20 dias. 8. Condição de Pagamento O valor faturado pela contratada e, devidamente aceito pela Softplan, será pago por esta de forma mensal com vencimento sempre no quinto dia útil do mês e em cinco vezes iguais, sendo que todas as despesas diretas e indiretas deverão ser reembolsadas mediante a comprovação por escrito da mesma desde que autorizada pela contratante previamente, à sua realização. 3. Normas de qualidade a serem atendidas Estar de acordo projeto estrutural e layout previamente estabelecidos. 4. Prazos A fornecedora deverá respeitar os seguintes prazos, caso ocorra atrasos o mesmo estará sujeito a penalidades de multa conforme cláusula em contrato. Data Item Descrição 03/06/2016 Proposta Recebimento de proposta para análise do gestor do projeto 20/06/2016 Contrato Assinatura do contrato de fornecimento 18/07/2016 Encerramento Encerramento do Contrato. 5. Responsabilidade da Contratante Fornecer as informações solicitadas a Contratada de forma que ela possa desenvolver os serviços contratados, dentro do mais alto padrão de qualidade. Relatar qualquer ocorrido fora do planejado à contratada Pagar a remuneração a que faz jus a contratada nos prazos acordados neste instrumento e conforme contrato. 6. Local do trabalho ou de entrega do produto do serviço A entrega deve ser o escritório pronto para início das atividades. Tabela 66 - Estruturação dos equipamentos realizados 138 12.11. SOLICITAÇÃO DE PROPOSTAS (RFP – REQUEST FOR PROPOSAL) Os produtos e serviços deverão ser solicitados formalmente através de RFP atendendo às SOW criadas pelo assistente de projeto e aprovadas e acompanhadas pelo gestor do projeto, conforme exemplo de RFP na figura 40 e 41. Figura 40 - Modelo de solicitação de proposta - Parte 1 139 Figura 41 - Modelo de solicitação de proposta – Parte 2 12.12. ADMINISTRAÇÃO DE CONTRATOS O acompanhamento dos contratos e fornecimentos será de responsabilidade do gestor do projeto conforme atividade em cronograma. As solicitações de alterações 140 de escopo de contratações deverão ser tratadas como aditivo contratual quando for necessário. 12.13. ENCERRAMENTO DOS CONTRATOS O encerramento dos contratos ocorrerá mediante solicitação do gestor do projeto ou patrocinador responsável pelo fornecedor, ou ao término do cronograma de trabalho previsto. O gestor do projeto deve verificar se os requisitos solicitados foram atendidos e documentar as lições aprendidas, a fim de formalizar o encerramento do contrato. No seu término será emitido o Termo de Encerramento de Contrato. Os comprovantes físicos e digital serão mantidos por 5 (cinco) anos, após esse prazo, serão mantidos apenas os arquivos digitais devidamente arquivados junto a documentação do contrato. 141 Figura 42 - Modelo de termo de encerramento de contrato 142 13. PLANO DE GERENCIAMENTO DOS STAKEHOLDERS 13.1. ESTRUTURA ANÁLÍTICA DE STAKEHOLDERS 13.1.1. Estrutura Analítica de stakeholders stakeholders breakdown structure) externos (external Está apresentado nas figuras 43 e 44 a estrutura analítica dos principais Stakeholders externos ao projeto identificados no Brasil e na Colômbia. Brasil Diretor Executivo Diretor de Tecnologia Diretor de Negócios Gerente de Serviços Coordenador de PMO Gerente de Contratos Corporativos Terceirizados Gerente de RH Gerente AdministrativoFinanceiro Gerente de Qualidade Gerente de Infraestrutura de TI Figura 43 - Estrutura analítica dos stakeholders externos no Brasil (Brazil external stakeholders breakdown structure) 143 Colômbia Parceiro comercial Presidente do Tribunal Poder Legislativo Poder Executivo População Usuários do Sistema Juízes Fiscalia Figura 44 - Estrutura analítica dos stakeholders externos na Colômbia (Colômbia external stakeholders breakdown structure) 13.1.2. Estrutura Analítica de Stakeholders internos (internal stakeholders breakdown structure) Está apresentado na figura 45 a estrutura analítica dos principais stakeholders internos ao projeto identificados na sede da empresa. Diretor de Negócios (Patrocinador) Comercial Executivo Comercial Equipe de Gestão de projetos Implantação Instalação Gestor de portfólio Consultores Tribunais Equipe de ADM Gestor de projetos Equipe de Implantação Equipe de Apoio Assistente de projetos Equipe de Treinamento Equipe de DHO Equipe de Configuração Equipe de Configuração Incubação Equipe de Suporte Figura 45 - Estrutura analítica dos stakeholders internos (internal stakeholders breakdown structure) 144 13.2. IDENTIFICAÇÃO DOS STAKEHOLDERS DO PROJETO 13.2.1. Cód. 1 2 3 4 5 6 Stakeholders internos Parte interessada Diretor Executivo– Unidade de Justiça Diretor de Negócios Diretor de Tecnologia Gerente de Serviços Coordenador de PMO Executivo de Novos Negócios Área Patrocínio institucional do projeto [email protected] Negócios Tecnologia Negócios Negócios Patrocinador do projeto Apoiador com evolução tecnológica do produto Apoio com equipe e metodologia de gestão de projetos Apoio a gestão do projeto e coordenação da equipe de projeto [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] Negócios Contato comercial com parceiro local [email protected] Gestor de Portfólio Negócios 8 Gerente de Projeto Negócios 9 Equipe do projeto Negócios 11 12 13 14 Especialista do projeto SAJ Gerente de Recursos Humanos Gerente AdministrativoFinanceiro Gerente de Qualidade Gerente de Infraestrutura de TI E-mail Negócios 7 10 Função Tecnologia Corporativo Corporativo Corporativo Corporativo Gestão do portfólio de projetos de expansão internacional e apoio ao projeto de instalação da Softplan Colômbia Responsável pela gestão do projeto de instalação da Softplan Colômbia Apoio a gestão do projeto com documentação e execução de pacotes de trabalho Apoio no levantamento de informações e análise de impactos no produto Apoio na capacitação da equipe da sede e descrição de cargos para contratações locais Apoio na estruturação legal e burocrática da empresa na Colômbia Apoio na adequação de processos da sede Apoio na estrutura e rede e comunicação da sede para suporte a filial Tabela 67 - Identificação dos Stakeholders internos [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] 145 13.2.2. Cód. 15 Stakeholders externos Parte interessada Área Função E-mail Negócios Contato comercial com cliente [email protected] Cliente Implantação do sistema no judiciário colombiano [email protected] 17 Parceiro comercial Presidente do Tribunal de Justiça Juízes 18 Servidores do Tribunal Cliente 19 População Cliente 20 Fiscalia Cliente 16 Cliente Usuários chave na implantação do projeto, como facilitadores Usuários finais do sistema serão capacitados e devem migrar para a nova solução Serão impactados com a alteração de sistema Usuários de sistema integrado e devem garantir que a legislação seja cumprida no país Tabela 68 - Identificação dos stakeholders externos [email protected] [email protected] --- 146 13.3. CLASSIFICAÇÃO DOS STAKEHOLDERS Para classificação dos stakeholders foram utilizados os seguintes critérios: Poder do Stakeholder no projeto: considerando neste o nível de autoridade, a posição hierárquica ou de carisma e liderança pessoal da parte interessada; Interesse no projeto: considerando o nível de preocupação em relação aos resultados do projeto da parte interessada; Influência no projeto: atribuindo o envolvimento ativo no projeto, quais pessoas possuem grande influência no projeto e na tomada de decisão, na gestão de processos envolvendo gargalos e atuando como formador de opinião na empresa ou cliente; Impacto: tratado como habilidade para efetuar mudanças no planejamento ou na execução do projeto. E como produto destes, tem-se a importância do stakeholder para o projeto, apresentada na matriz da tabela 69. Poder Influência 1 2 3 4 5 Interesse 5 25 100 225 400 625 5 4 16 64 144 256 400 4 3 9 36 81 144 225 3 2 4 16 36 64 100 2 1 1 4 9 16 25 1 1 2 3 4 5 Impacto Tabela 69 - Matriz de análise stakeholders 147 13.3.1. Cód. Classificação dos stakeholders internos Importância Parte interessada 1 625 Diretor Executivo – Unidade de Justiça 2 625 Diretor de Negócios 3 240 Diretor de Tecnologia 4 192 Gerente de Serviços 5 300 6 72 7 180 Gestor de Portfólio 8 120 Gerente de Projeto 9 54 Equipe de projeto 10 48 11 32 12 32 Coordenador de PMO Executivo de Novos Negócios Especialista do projeto SAJ Gerente de Recursos Humanos Gerente AdministrativoFinanceiro Principais expectativas Internacionalizar a unidade de negócio de justiça com sucesso do projeto, aumento na lucratividade e aumento da visibilidade da marca Concluir o projeto com sucesso em no máximo de 36 meses Não oneração do desenvolvimento a curto prazo Execução do projeto com gestão do PMO Gestão do projeto com equipe do PMO e resultados efetivos a curto prazo Expansão comercial e abertura de novas oportunidades de negócios Gestão do projeto no portfólio interno e conclusão consoante expectativas do patrocinador Gerir o projeto com atendimento de requisitos de custos, prazos e qualidade definidos em conjunto ao sponsor Apoiar na execução do projeto visando sucesso do projeto; Ter reconhecimento por seu papel e sentir se parte da equipe Envolvimento na expansão da empresa e produto Apoio as necessidades da unidade de negócio Apoio as necessidades da unidade de negócio Poder na empresa Interesse no projeto Influência no projeto Impacto Nível de engajamento 5-Muito Alto 5-Muito Alto 5-Muito Alta 5-Muito Alto Apoiador 5-Muito Alto 5-Muito Alta 5-Muito Alto Apoiador 4-Alto 3-Média 4-Alto Neutro 4-Alto 4-Alto 3-Média 4-Alto Neutro 3-Médio 5-Muito Alto 5-Muito Alta 4-Alto Apoiador 2-Baixo 4-Alto 3-Média 3-Médio Apoiador 3-Médio 5-Muito Alto 4-Alta 3-Médio Apoiador 2-Baixo 5-Muito Alto 4-Alta 3-Médio Apoiador 2-Baixo 3-Médio 3-Média 3-Médio Apoiador 2-Baixo 4-Alto 2-Baixa 3-Médio Apoiador 4-Alto 2-Baixo 2-Baixa 2-Baixo Neutro 4-Alto 2-Baixo 2-Baixa 2-Baixo Neutro 5-Muito Alto 5-Muito Alto 148 Cód. Importância 13 32 Gerente de Qualidade 14 32 Gerente de Infraestrutura de TI Poder na empresa Interesse no projeto Influência no projeto Impacto Nível de engajamento Apoio as necessidades da unidade de negócio 4-Alto 2-Baixo 2-Baixa 2-Baixo Neutro Apoio as necessidades da unidade de negócio 4-Alto 2-Baixo 2-Baixa 2-Baixo Neutro Parte interessada Principais expectativas Tabela 70 - Classificação dos stakeholders internos 13.3.2. Cód. 15 16 17 Classificação dos stakeholders externos Importância Parte interessada Função 135 Parceiro comercial Contato comercial com cliente 375 Presidente do Tribunal de Justiça Implantação do sistema no judiciário colombiano 192 Juízes 18 36 Servidores do Tribunal 19 4 População Usuários chave na implantação do projeto, como facilitadores Usuários finais do sistema serão capacitados e devem migrar para a nova solução Serão impactados com a alteração de sistema Poder na empresa Interesse no projeto Influência no projeto Impacto Nível de engajamento 3-Médio 5-Muito Alto 3-Médio 3-Médio Apoiadora 3-Médio 5-Muito Alto 5-Muito Alto 5-Muito Alto Apoiadora 3-Médio 4-Alto 4-Alto 4-Alto Neutra Capacitação na ferramenta, melhoria no fluxo de trabalho e que a solução apresentada seja eficiente 1-Muito baixo 3-Médio 3-Médio 4-Alto Resistente Celeridade na tramitação processual 1-Muito baixo 2-Baixo 1-Muito baixo 2-Baixo Neutra Principais expectativas Parceria comercial exclusiva com aumento no número de clientes e sucesso no projeto Implantação com sucesso e dentro das expectativas de custo e prazo visando a melhoria no fluxo de trabalho da instituição e sustentabilidade Implantação nas varas pilotos com alcance dos resultados apresentados como meta 149 Cód. 20 Importância 1 Parte interessada Fiscalia Função Principais expectativas Poder na empresa Interesse no projeto Usuários de sistema integrado e devem garantir Celeridade na tramitação 1-Muito 3-Médio que a legislação processual baixo seja cumprida no país Tabela 71 - Classificação dos stakeholders externos Influência no projeto Impacto Nível de engajamento 3-Médio 2-Baixo Neutra 150 13.3.3. Matriz de Importância do stakeholder para o projeto Análise de Importância 700 600 500 400 300 200 100 0 Diretor Executivo Diretor de Negócios Parceiro comercial Presidente do Tribunal de Justiça Coordenador de PMO Diretor de Tecnologia Gerente de Serviços Gestor de Portfólio Figura 46 - Análise de importância de stakeholders Juízes 151 13.4. PLANO DE ENGAJAMENTO DOS STAKEHOLDERS Foram definidas ações de engajamento para os stakeholders considerados de alto grau de importância. 13.4.1. Plano de engajamento dos stakeholders internos Parte interessada Importância Nível de engajamento Diretor Executivo– Unidade de Justiça 625 Apoiadora Diretor de Negócios 625 Apoiadora Diretor de Tecnologia 240 Neutra Gerente de Serviços 192 Neutra Coordenador de PMO 300 Gestor de Portfólio 180 Estratégia Manter satisfeito para garantir o engajamento Manter satisfeito para garantir o engajamento Gerenciar com atenção Ações Responsável Comunicação via Relatório de Acompanhamento de Projeto (RAP) Gestor de Projetos Comunicação via RAP e reuniões mensais de acompanhamento Gestor de Projetos Comunicação via - RAP Gestor de Projetos Manter informado Comunicação via RAP Gestor de Projetos Apoiadora Manter informado Comunicação via RAP e reuniões mensais de acompanhamento Gestor de Projetos Apoiadora Manter satisfeito para garantir o engajamento Comunicação via RAP e alinhamento semanal sobre andamento dos pacotes de trabalho Gestor de Projetos e assistente de projetos Tabela 72 - Plano de engajamento dos stakeholders internos 152 13.4.2. Parte interessada Parceiro comercial Presidente do Tribunal de Justiça Juízes Plano de engajamento dos stakeholders externos Principais expectativas Parceria comercial exclusiva Implantação com sucesso e dentro das expectativas de custo e prazo Implantação nas varas pilotos com alcance dos resultados apresentados como meta Importância Nível de engajamento Ações Responsável 400 Apoiadora Comunicação via follow up comercial semanal e reuniões mensais de acompanhamento Avaliação Gerencial mensal (AGM) Executivo de novos negócios e diretor comercial 375 Apoiadora Comunicação via reuniões quinzenais de acompanhamento do projeto, RAP e visitas periódicas da diretoria Gestor de projetos, assistente de projetos e diretor de negócios 192 Neutra Comunicação via portal/ intranet do tribunal, e-mail marketing do projeto e comunicação dos ciclos de implantação Gestor de projetos e assistente de projetos Tabela 73 - Plano de engajamento dos stakeholders externos 153 REFERÊNCIAS PMI (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE). Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK®) – Quinta Edição. Newtown Square: Project Management Institute, 2013. 154 APÊNDICE A – TERMO DE ABERTURA DO PROJETO Termo de Abertura do Projeto PROJECT CHARTER Revisão: 02 Data: 20/07/12 1. Projeto Filial da Softplan na Colômbia - Internacionalização da empresa Softplan, com expansão do Sistema de Automação Judicial (SAJ) – Tribunais. 2. Descrição O projeto Softplan contempla a expansão da empresa através de uma nova unidade de negócio instalada na Colômbia. Essa nova unidade tem como finalidade suportar empresa durante o processo de implantação da solução SAJ e servir de base para estruturação da equipe de suporte e manutenção no alocada no país. 3. Justificativa A Colômbia utiliza a tramitação de processos judiciais manual o que torna o trabalho oneroso e com longo tempo de resolução. Dessa forma, a implantação da solução de automação judicial promoverá ganhos de produtividade e sustentabilidade pela eliminação do uso do papel, reduzindo custos operacionais e dos insumos empregados para o trâmite do processo físico, além de promover transparência e acessibilidade à população. A Colômbia possui uma estrutura de processos semelhante ao judiciário brasileiro, mercado de atuação da solução. Assim, a implantação da solução reduzirá o tempo para atendimento dos advogados e trará maior agilidade no trâmite judicial, além de economizar recursos materiais e de mão de obra. A empresa Softplan está em busca de novos mercados, pois o mercado atual está saturado. Logo, visando ampliar o número de clientes, a internacionalização 155 da empresa foi definida como uma das metas do planejamento estratégico do triênio de 2014 à 2016. 4. Objetivo Instalação e operacionalização da empresa Softplan com expansão do Sistema de Automação Judicial (SAJ) – Tribunais operando em 100% das varas da Colômbia em até 3 anos a partir de janeiro de 2016 com lucratividade de 40%. 5. Requisitos Abaixo estão listados os requisitos iniciais do projeto: ● Adequar os processos da sede da empresa para suportar a estrutura da uma nova unidade de negócio instalada na Colômbia; ● Desenvolver os processos da nova unidade de negócio na Colômbia com base nos processos atuais nas unidades do Brasil; ● Empresa com estruturação legal, física e tecnológica para operar na Colômbia; ● Executar uma fase de implantação de piloto em 10 varas da Colômbia, visando validar a solução e estratégia de implantação do projeto; ● Implantar a solução de automação judicial em 100% das varas da Colômbia; ● Equipe de apoio na sede responsável por dar suporte à nova unidade de negócio especializada na língua do país; ● Estruturar a equipe de desenvolvimento responsável pela manutenção corretiva e evolutiva da solução pós implantação. 6. Premissas Definem-se como premissas para o projeto: ● Software traduzido para o idioma espanhol e disponível no marco de iniciação da implantação; 156 ● Software adaptado ao fluxo de trabalho da rama judicial colombiana; ● Sede brasileira com estrutura física e tecnologia adequada para suportar a comunicação com a nova unidade de negócio. 7. Designação Débora Anselmo é a gerente de projeto. Sua autoridade é limitada a esfera interna da organização, poderá contratar, realizar compras e gerenciar a equipe de acordo com os critérios definidos no plano de projeto. Em aspectos financeiros, a autoridade da gerente de projeto limita-se a determinações que serão definidas no plano de gerenciamento dos custos. Para auxílio no gerenciamento do projeto, têm-se os seguintes recursos: Augusto Colombelli Alessio, Maria Eduarda Torres, Marília Maragno e Noemi Virginio. 8. Principais partes interessadas São as principais partes interessadas no projeto: ● Diretor de novos negócios e patrocinador do projeto; ● Diretor executivo da unidade de negócio; ● Executivo de novos negócios; ● Analista de negócios e especialista na estrutura de negócios do software; ● Gerente do portfólio dos projetos internos, responsável pelo acompanhamento do projeto em conjunto aos demais projetos do portfólio de projetos internos da empresa; ● Coordenador do PMO; ● Gerente de serviços; ● Parceiro atuante na Colômbia; ● Equipe do projeto; ● População colombiana; ● Estrutura do judiciário colombiano, contemplando tribunais e fiscália; ● Usuário final do sistema. 157 9. Lista de milestones O prazo de conclusão previsto para este projeto é de 3 anos conforme a discriminação a seguir: ● Adequação da empresa para suportar a nova unidade fora do país – Novembro de 2016; ● Instalação da empresa na Colômbia – Novembro de 2016; ● Implantação do sistema – Setembro de 2017; ● Operacionalização da nova unidade de negócio – Fevereiro de 2018. 10. Orçamento O orçamento previsto para o projeto é de $ 7.550.000,00, sendo este valor dividido conforme a discriminação a seguir: Fase do projeto Valor Planejamento do projeto $ 19.194,52 Matriz preparada para a Internacionalização $ 26.701,13 Filial instalada na Colômbia $ 70.755,69 $ 171.769,96 Piloto implantado Operação incubada $ 30.456,66 Encerramento do projeto realizado $ 5.686,62 Total $ 324.564,58 11. Riscos A partir de uma análise inicial de riscos foram listadas os seguintes fatores a serem considerados: ● Alta gestão da unidade não apoiar o projeto; ● Dificuldade de locomoção entre os dois países e de logística na Colômbia; 158 ● Falta de mão de obra capacitada na Colômbia; ● Equipe brasileira com dificuldade na comunicação em espanhol; ● Estrutura física e tecnológica na Colômbia inadequada para instalação; ● Instabilidade política na Colômbia; ● Bloqueios governamentais para instalação de novas empresas estrangeiras na Colômbia; ● Instabilidade do dólar perante as moedas locais, do Brasil e da Colômbia; ● Dificuldade com importação de bens de capital e tecnologia; ● Falta de contatos comerciais e políticos atuantes na Colômbia; ● Inadimplência do cliente local no pagamento das entregas de implantação do software e manutenção; ● Tecnologia do produto incompatível com a estrutura tecnológica do cliente; ● Outros países com interesse na solução. 159 APÊNDICE B – CRONOGRAMA DO PROJETO EAP 1 1.1 Nome Filial da Softplan na Colômbia Projeto planejado Termo de Abertura do projeto desenvolvido Início 04/01/2016 04/01/2016 04/01/2016 Término Pred. 09/03/2018 23/03/2016 26/01/2016 1.1.1 Elaborar Termo de Abertura 04/01/2016 11/01/2016 6d Assistente de Projeto[50%];Gestor do Projeto[50%];Impressão de papel[15];Ligação telefônica[10] 1.1.2 Revisar Termo de Abertura 12/01/2016 15/01/2016 3 4d Gestor do Projeto[50%];Assistente de Projeto[25%];Assistente de Projeto 2[25%] 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.2 Apresentar Termo de Abertura à gerencia Aprovar Termo de Abertura com patrocinador Preparar ambiente interno ( Projeto EPM/RTC/TFS) Divulgar Abertura do Projeto Consultoria para Internacionalização Contratada 18/01/2016 19/01/2016 20/01/2016 20/01/2016 21/01/2016 1d 1d 5d 1d 25d 1.2.1 Identificar consultorias habilitadas para o processo de Internacionalização 21/01/2016 08/02/2016 8 12,5d Assistente de Projeto[20%];Gestor do Projeto[25%];Ligação telefônica[60];Impressão de papel[5] 1.2.2 Solicitar Propostas das consultorias selecionadas 21/01/2016 21/01/2016 10II 1d Assistente de Projeto[50%];Gestor do Projeto[25%] 1.2.3 Analisar Propostas das consultorias 21/01/2016 27/01/2016 10II 5d Gestor do Projeto[50%];Impressão de papel[30] 1.2.4 Selecionar proposta 28/01/2016 03/02/2016 12 5d Gestor do Projeto; assistente de Projeto[20%] 1.2.5 Contratar consultoria 04/02/2016 10/02/2016 13 5d Assistente de Projeto[20%];Analista Administrativo[50%];Impressão de papel[20];Ligação telefônica[10] 1.2.6 1.3 1.4 Monitorar empresa de consultoria contratada Processos para Internacionalização documentados Plano de Projeto desenvolvido 11/02/2016 24/02/2016 14;16TT 11/02/2016 24/02/2016 14 04/02/2016 29/02/2016 10d 10d 18d 1.4.1 Elaborar Plano de Projeto 04/02/2016 23/02/2016 13 14d Assistente de Projeto[50%];Gestor do Projeto[50%];Impressão de papel[50];Ligação telefônica[10] 1.4.2 Revisar/Encerrar o Plano de Projeto 24/02/2016 29/02/2016 18 4d Gestor do Projeto[50%];Assistente de Projeto[50%];Impressão de papel[50] 18/01/2016 19/01/2016 26/01/2016 20/01/2016 24/02/2016 4 5 6 6 Duração 570d 58d 17d Recursos Gestor do Projeto; Impressão de papel[15] Gestor do Projeto; Impressão de papel[15] Assistente de Projeto[20%] Gestor do Projeto; Impressão de papel[15] Gestor do Projeto[5%];Impressão de papel[5] Consultoria Internacionalização 160 EAP 1.5 1.5.1 1.5.2 1.5.3 1.5.4 1.6 Nome Equipe de projeto mobilizada Identificar recursos já contratados para alocar no projeto Negociar alocação com superiores dos recursos Alocar recursos no projeto Comunicar recursos da participação no projeto Kick-off interno realizado Início 01/03/2016 01/03/2016 09/03/2016 15/03/2016 15/03/2016 01/03/2016 Término 16/03/2016 08/03/2016 14/03/2016 16/03/2016 15/03/2016 23/03/2016 1.6.1 Preparar material para reunião 01/03/2016 07/03/2016 19 5d Assistente de Projeto; Ligação telefônica[20];Impressão de papel[35] 1.6.2 1.6.3 1.6.4 1.6.5 Agendar sala de reunião Convidar participantes para a Reunião de kick-off Realizar Reunião de kick-off Elaborar memória de reunião 08/03/2016 09/03/2016 17/03/2016 18/03/2016 26 27 23 29 1d 2d 1d 1d Assistente de Projeto; Ligação telefônica[10] Assistente de Projeto; Ligação telefônica[5] Gestor do Projeto Assistente de Projeto; Impressão de papel[5] 1.6.6 Finalizar planejamento do projeto 21/03/2016 23/03/2016 30 3d Assistente de Projeto; Gestor do Projeto; Ligação telefônica[25];Impressão de papel[30] 2 2.1 Matriz preparada para a Internacionalização Processos para atender a filial levantados 24/03/2016 08/11/2016 24/03/2016 16/05/2016 164d 38d 2.1.1 Levantar os processos 24/03/2016 05/04/2016 31 9d Analista de Qualidade; assistente de Projeto[15%];Gestor do Projeto[5%];Ligação telefônica[30];Impressão de papel[35] 2.1.2 Documentar processos 06/04/2016 26/04/2016 34 15d Assistente de Projeto[50%];Analista de Qualidade[50%];Impressão de papel[15] 2.1.3 Enviar levantamento para o setor responsável 27/04/2016 28/04/2016 35 2d Gestor do Projeto[50%];Impressão de papel[15] 2.1.4 2.1.5 2.2 Definir novos/atualizar processos para atender nova filial Divulgar os processos Escola de idiomas contratada 29/04/2016 12/05/2016 36 13/05/2016 16/05/2016 37 24/03/2016 08/11/2016 10d 2d 164d Gestor do Projeto[5%];Analista de Qualidade Gestor do Projeto[15%];Ligação telefônica[15] 2.2.1 Identificar as escolas de Idioma Espanhol 24/03/2016 28/03/2016 31 3d Assistente de Projeto[25%];Ligação telefônica[25];Impressão de papel[5] 2.2.2 Selecionar escolas de Idioma 28/03/2016 30/03/2016 40 2d Assistente de Projeto[25%];Gestor do Projeto[50%] 2.2.3 Solicitar Propostas 31/03/2016 31/03/2016 41 1d Assistente de Projeto[50%];Ligação telefônica[15] 2.2.4 Analisar Propostas 01/04/2016 06/04/2016 42 4d Gestor do Projeto[50%];Assistente de Projeto[50%] 2.2.5 Contratar escola 07/04/2016 08/04/2016 43 2d Analista Administrativo; Impressão de papel[30];Ligação telefônica[10] 2.2.6 Identificar equipe a ser capacitada 24/03/2016 25/03/2016 40II 2d Gestor do Projeto[50%];Ligação telefônica[15] 08/03/2016 10/03/2016 17/03/2016 18/03/2016 Pred. 19 21 22 23II Duração 12d 6d 4d 2d 1d 17d Recursos Gestor do Projeto; Ligação telefônica[10] Gestor do Projeto; Ligação telefônica[15] Gestor do Projeto Assistente de Projeto; Ligação telefônica[20] 161 EAP Nome Início 2.2.7 Verificar disponibilidade dos participantes 2.2.8 Término Duração Recursos 28/03/2016 29/03/2016 45 2d Assistente de Projeto[50%];Ligação telefônica[15] Informar participantes 30/03/2016 30/03/2016 46 1d Assistente de Projeto[50%] 2.2.9 Monitorar escola de idiomas contratada 13/04/2016 08/11/2016 49TT;44 150d Gestor do Projeto[1%];Ligação telefônica[15];Impressão de papel[5] 2.2.10 Encerrar contrato com a escola de idiomas 07/11/2016 08/11/2016 50 2d Analista Administrativo[45%];Impressão de papel[10];Ligação telefônica[10] 2.3 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 Equipe capacitada em espanhol Equipe capacitada nos processos Identificar equipe a ser capacitada Avaliar disponibilidade Agendar capacitação 11/04/2016 17/05/2016 17/05/2016 23/05/2016 25/05/2016 150d 17d 4d 2d 2d 2.4.4 Preparar material 25/05/2016 27/05/2016 54II 3d Analista de Qualidade; Encadernação[15];Impressão de papel[150] 2.4.5 Aplicar o treinamento 30/05/2016 08/06/2016 55 8d Analista de Qualidade[50%];Papel para anotações[15];Caneta[15];Coffee-break[30] 2.5 Equipe corporativa estruturada 23/05/2016 23/06/2016 24d 2.5.1 Desenhar a estrutura da equipe corporativa da matriz 23/05/2016 31/05/2016 52 7d Gestor do Projeto[40%];Assistente de Projeto[45%];Ligação telefônica[10] 2.5.2 Definir papéis e responsabilidades dos membros 31/05/2016 07/06/2016 58 5d Analista de Recursos Humanos 1[25%];Gestor do Projeto[15%];Assistente de Projeto[5%] 2.5.3 2.5.4 2.5.5 Identificar os recursos a serem alocados Negociar recursos Alocar os recursos 08/06/2016 09/06/2016 59 10/06/2016 13/06/2016 60 14/06/2016 17/06/2016 61 2d 2d 4d Gestor do Projeto[50%];Ligação telefônica[10] Gestor do Projeto[50%];Ligação telefônica[10] Assistente de Projeto[25%] 2.5.6 Informar integrantes da equipe 20/06/2016 23/06/2016 62 4d Assistente de Projeto[15%];Ligação telefônica[10] 2.6 Equipe de suporte estruturada 24/06/2016 27/07/2016 24d 2.6.1 Desenhar a estrutura da equipe corporativa da matriz 24/06/2016 04/07/2016 63 7d Gestor do Projeto[40%];Assistente de Projeto[45%];Ligação telefônica[10] 2.6.2 Definir papéis e responsabilidades dos membros 05/07/2016 11/07/2016 65 5d Analista de Recursos Humanos 1[25%];Gestor do Projeto[15%];Assistente de Projeto[5%] 2.6.3 2.6.4 2.6.5 Identificar os recursos a serem alocados Negociar recursos Alocar os recursos 12/07/2016 13/07/2016 66 14/07/2016 15/07/2016 67 18/07/2016 21/07/2016 68 2d 2d 4d Gestor do Projeto[50%];Ligação telefônica[10] Gestor do Projeto[50%];Ligação telefônica[10] Assistente de Projeto[25%] 2.6.6 Informar integrantes da equipe 22/07/2016 27/07/2016 69 4d Assistente de Projeto[15%];Ligação telefônica[10] 2.7 Equipe de desenvolvimento estruturada 28/07/2016 30/08/2016 24d 04/11/2016 08/06/2016 20/05/2016 24/05/2016 26/05/2016 Pred. 44 38 52 53 Empresa de Capacitação em Idiomas Gestor do Projeto[50%];Ligação telefônica[20] Assistente de Projeto[25%] Assistente de Projeto[50%] 162 EAP Nome Início 2.7.1 Desenhar a estrutura da equipe corporativa da matriz 2.7.2 Término Pred. Duração Recursos 28/07/2016 05/08/2016 70 7d Gestor do Projeto[40%];Assistente de Projeto[45%];Ligação telefônica[10] Definir papéis e responsabilidades dos membros 08/08/2016 12/08/2016 72 5d Analista de Recursos Humanos 1[25%];Gestor do Projeto[15%];Assistente de Projeto[5%] 2.7.3 2.7.4 2.7.5 Identificar os recursos a serem alocados Negociar recursos Alocar os recursos 15/08/2016 16/08/2016 73 17/08/2016 18/08/2016 74 19/08/2016 24/08/2016 75 2d 2d 4d Gestor do Projeto[50%];Ligação telefônica[10] Gestor do Projeto[50%];Ligação telefônica[10] Assistente de Projeto[25%] 2.7.6 Informar integrantes da equipe 25/08/2016 30/08/2016 76 4d Assistente de Projeto[15%];Ligação telefônica[10] 2.8 Estruturação dos canais de comunicação entre sede e filial 31/08/2016 22/09/2016 realizada 17d 2.8.1 Desenhar a estrutura de comunicação entre a matriz e filial 31/08/2016 06/09/2016 77 5d Analista de Infraestrutura (Sede);Assistente de Suporte a TI (Filial);Ligação telefônica[10] 2.8.2 Documentar os canais 07/09/2016 08/09/2016 79 2d Assistente de Suporte a TI (Sede) 2.8.3 Aprovar estrutura 09/09/2016 12/09/2016 80 2d Analista de Infraestrutura (Sede);Impressão de papel[15];Ligação telefônica[10] 2.8.4 Divulgar os canais de comunicação 13/09/2016 22/09/2016 81 8d Analista de Infraestrutura (Sede)[25%];Ligação telefônica[20];Assistente de Suporte a TI (Sede)[25%] 3 3.1 3.1.1 Filial instalada na Colômbia Abertura da empresa realizada Procedimentos contábeis realizados 24/03/2016 21/11/2016 24/03/2016 27/04/2016 24/03/2016 06/04/2016 173d 25d 10d 3.1.1.1 Contatar empresa contábil responsável 24/03/2016 25/03/2016 31 2d Analista Administrativo 2[25%];Ligação telefônica[5] 3.1.1.2 Definir tipo de sociedade/empresa 24/03/2016 28/03/2016 86II 3d Contador[25%] 3.1.1.3 Verificar nome da empresa na Câmara do Comércio colombiana 24/03/2016 30/03/2016 87II 5d Contador[25%];Ligação telefônica[5] 3.1.1.4 3.1.1.5 3.1.1.6 Consultar marca da empresa para registro no país Consultar requisitos para certificação do uso do solo Preencher formulários de registro 24/03/2016 30/03/2016 88II 24/03/2016 30/03/2016 89II 31/03/2016 04/04/2016 88;89;90 5d 5d 3d Contador[25%] Contador[25%] Contador;Impressão de papel[10] 3.1.1.7 Registrar a empresa na Câmara do Comércio de Bogotá 05/04/2016 06/04/2016 91 2d Contador;Impressão de papel[30];Passagem para Viagem[1];Hospedagem[1];Deslocamento;Diária [1] 3.1.2 Procedimentos bancários realizados 24/03/2016 27/04/2016 25d 3.1.2.1 Contatar o banco titular da empresa 24/03/2016 28/03/2016 86II;31 3d Analista Financeiro[50%];Ligação telefônica[10] 3.1.2.2 Verificar convênio do banco titular com bancos colombianos 29/03/2016 31/03/2016 94 3d Analista Financeiro[25%] 163 EAP Nome Início 3.1.2.3 Verificar e juntar documentação necessária para transferência de contas para a Colômbia 3.1.2.4 3.1.2.5 Término Pred. Duração Recursos 01/04/2016 11/04/2016 95 7d Analista Financeiro;Impressão de papel[25] Analisar melhores taxas para abertura de conta bancária na Colômbia 12/04/2016 20/04/2016 96 7d Analista Financeiro;Diretor Financeiro[25%];Impressão de papel[5] Escolher banco responsável pelas operações da filial 21/04/2016 25/04/2016 97 3d Diretor Financeiro[40%] Diretor Financeiro[50%];Analista Financeiro;Impressão de papel[10];Passagem para Viagem[1];Hospedagem[1];Deslocamento;Diária [1] 3.1.2.6 Abrir conta bancária na Colômbia 26/04/2016 27/04/2016 98 2d 3.1.3 Procedimentos jurídicos realizados 24/03/2016 30/03/2016 5d 3.1.3.1 Verificar necessidade de realizar inscrição estadual - conexão com a receita federal 24/03/2016 30/03/2016 86II;31 5d Analista Jurídico[25%] 3.1.3.2 Obter inscrição estadual por meio do CNPJ via internet 24/03/2016 28/03/2016 101II 3d Analista Jurídico[30%];Impressão de papel[5] 3.1.3.3 Fazer inscrição tributária (RUT- registro único tributário) pelo site Dian 24/03/2016 28/03/2016 102II 3d Analista Jurídico[30%] 3.1.4 Empresa licenciada 24/03/2016 06/04/2016 10d 3.1.4.1 Juntar documentação para obtenção de alvará de localização e 24/03/2016 30/03/2016 86II;31 funcionamento 5d Analista Administrativo 2[30%];Impressão de papel[15] 3.1.4.2 Marcar visita do corpo de bombeiros ao local para obtenção de certificado de segurança 31/03/2016 06/04/2016 105 5d Analista Administrativo 2[40%];Ligação telefônica[3] 3.2 3.2.1 3.2.1.1 3.2.1.2 Filial estruturada Processos de operacionalização desenvolvidos Levantar as equipes que estarão instaladas na filial Relacionar equipes e verificar interdependência entre elas 24/03/2016 24/03/2016 24/03/2016 30/03/2016 59d 21,5d 4d 3d Assistente de Projeto 2;Impressão de papel[5] Assistente de Projeto 2 3.2.1.3 Listar processos definidos formalmente pela empresa para cada equipe 04/04/2016 07/04/2016 110 4d Analista de Qualidade[75%] 3.2.1.4 Preparar treinamentos e guias aos colaboradores com os processos a serem seguidos 08/04/2016 22/04/2016 111 10,5d Analista de Qualidade[50%];Impressão de papel[80];Encadernação[20] 3.2.2 Instalação física realizada 24/03/2016 14/06/2016 59d 3.2.2.1 Empresa responsável pelo projeto estrutural contratada 24/03/2016 03/06/2016 52d 3.2.2.1.1 Definir local da filial 24/03/2016 06/04/2016 86II;31 10d Gestor do Projeto[30%] 3.2.2.1.2 Alugar Escritório para instalação da Filial 10/05/2016 11/05/2016 115 2d Analista Administrativo 2;Ligação telefônica[30];Impressão de papel[30];Aluguel do escritório 3.2.2.1.3 Verificar materiais e equipamentos a serem instalados 07/04/2016 13/04/2016 106 5d Analista Administrativo 2 14/06/2016 22/04/2016 29/03/2016 86II;31 01/04/2016 109 164 EAP Nome Início 3.2.2.1.4 Elaborar proposta para seleção de fornecedores 3.2.2.1.5 Término Pred. Duração Recursos 14/04/2016 15/04/2016 117 2d Assistente de Projeto 2[50%];Analista Administrativo 2[50%];Impressão de papel[10] Enviar proposta para fornecedores 18/04/2016 19/04/2016 118 2d Assistente de Projeto 2[50%];Analista Administrativo 2[50%];Ligação telefônica[10] 3.2.2.1.6 Selecionar fornecedor 20/04/2016 22/04/2016 119 3d Analista Administrativo 2[50%];Assistente de Projeto 2[50%];Ligação telefônica[7] 3.2.2.1.7 Monitorar fornecedor 25/04/2016 03/06/2016 120;122TT 30d Gestor do Projeto[5%];Ligação telefônica[20] 3.2.2.2 Projeto estrutural realizado 25/04/2016 03/06/2016 120 30d Empresa responsável pelo projeto estrutural 3.2.2.3 Empresa responsável pelo layout de escritório contratada 07/04/2016 14/06/2016 49d 3.2.2.3.1 Listar número de pessoas por ambiente 07/04/2016 08/04/2016 117II;31 2d Assistente de Projeto 2 3.2.2.3.2 Verificar capacidade de pessoas por ambiente 11/04/2016 15/04/2016 124 5d Assistente de Projeto 2[50%];Gestor do Projeto[25%] 3.2.2.3.3 Separar as equipes por ambiente do local 18/04/2016 20/04/2016 125 3d Gerente de Tribunais[50%] 3.2.2.3.4 Elaborar proposta para seleção de fornecedores 21/04/2016 22/04/2016 126 2d Assistente de Projeto 2[50%];Analista Administrativo 2[50%];Impressão de papel[10] 3.2.2.3.5 Enviar proposta para fornecedores 25/04/2016 26/04/2016 127 2d Assistente de Projeto 2[50%];Analista Administrativo 2[50%];Ligação telefônica[7] 3.2.2.3.6 Selecionar fornecedor 27/04/2016 03/05/2016 128 5d Analista Administrativo 2[50%];Assistente de Projeto 2[50%] 3.2.2.3.7 Monitorar fornecedor responsável pelo layout de escritório 04/05/2016 14/06/2016 129;131TT 30d Gestor do Projeto[5%];Ligação telefônica[20] 3.2.2.4 Layout de escritório realizado 04/05/2016 14/06/2016 129 30d Empresa responsável pelo Layout do Escritório 3.3 Instalação tecnológica realizada 14/04/2016 18/07/2016 67,33d 3.3.1 Empresa responsável pela disponibilização dos serviços de telefonia e internet contratada 14/04/2016 06/06/2016 38d 3.3.1.1 Pesquisar serviços de telefonia e internet na cidade 14/04/2016 20/04/2016 117II;31 5d Analista Administrativo 2[40%];Ligação telefônica[10] 3.3.1.2 Analisar propostas e relação custo x benefício entre pacotes 25/04/2016 26/04/2016 134 2d Analista Administrativo 2[50%] 3.3.1.3 Elaborar proposta para seleção de fornecedores 27/04/2016 28/04/2016 135 2d Assistente de Projeto 2[50%];Analista Administrativo 2[50%];Impressão de papel[10] 3.3.1.4 Enviar proposta para fornecedores 29/04/2016 02/05/2016 136 2d Assistente de Projeto 2[50%];Analista Administrativo 2[50%];Ligação telefônica[7] 3.3.1.5 Selecionar fornecedor 03/05/2016 09/05/2016 137 5d Analista Administrativo 2[50%];Assistente de Projeto 2[50%] 3.3.1.6 Monitorar fornecedor responsável pelos serviços de telefonia e internet 10/05/2016 06/06/2016 138;140TT 20d Gestor do Projeto[5%];Ligação telefônica[20] 165 EAP 3.3.2 3.3.3 Nome Serviços de telefonia e internet instalados Estrutura de rede implantada Início Término Pred. 10/05/2016 06/06/2016 138 15/06/2016 05/07/2016 Duração 20d 14,2d Recursos Empresa de Telefonia e Internet 3.3.3.1 Verificar equipamentos (hardware) disponíveis para a estrutura 15/06/2016 17/06/2016 131;31 3d Assistente de Suporte a TI (Filial)[60%];Analista Administrativo[25%] 3.3.3.2 Comprar equipamentos para compor a estrutura de rede 20/06/2016 24/06/2016 142 4,2d Analista administrativo (Filial);Deslocamento[15%] 3.3.3.3 3.3.3.4 Instalar máquinas e cabeamentos nas estações de trabalho Fazer endereçamento de IP das máquinas 24/06/2016 30/06/2016 143 30/06/2016 05/07/2016 144 4d 3d Assistente de Suporte a TI (Filial) Assistente de Suporte a TI (Filial) 3.3.4 Empresa para estruturação dos equipamentos contratada 03/06/2016 18/07/2016 31,33d 3.3.4.1 Analisar e definir layout 15/06/2016 17/06/2016 131;31 3d Analista Administrativo 2[30%] 3.3.4.2 Elaborar proposta para seleção de fornecedores 03/06/2016 09/06/2016 4,33d Assistente de Projeto 2[30%];Analista Administrativo 2[30%];Impressão de papel[10] 3.3.4.3 Enviar proposta para fornecedores 09/06/2016 13/06/2016 148 2d Assistente de Projeto 2[50%];Analista Administrativo 2[50%];Ligação telefônica[7] 3.3.4.4 Selecionar fornecedor 13/06/2016 20/06/2016 149 5d Analista Administrativo 2[50%];Assistente de Projeto 2[50%] 3.3.4.5 Monitorar fornecedor 20/06/2016 18/07/2016 150;152TT 20d Gestor do Projeto[5%];Ligação telefônica[20] 3.3.5 Estruturação dos equipamentos realizados 20/06/2016 18/07/2016 150 20d Empresa responsável pela estruturação dos equipamentos[US$4.776,56] 3.4 3.4.1 Equipe corporativa mobilizada Definir papéis necessários para equipe corporativa 15/06/2016 25/08/2016 15/06/2016 17/06/2016 31;131 52d 3d 3.4.2 Verificar interesse e disponibilidade de colaboradores em trabalharem na filial 20/06/2016 28/06/2016 154 7d Analista de Recursos Humanos 1[30%];Diretor de Negócios[20%] 3.4.3 Abrir processo de contratações na filial caso não haja pessoas suficientes 29/06/2016 30/06/2016 155 2d Analista de Recursos Humanos 1[30%] 3.4.4 Analisar perfil da vaga com interessados 01/07/2016 11/08/2016 156 30d Analista de Recursos Humanos 1[30%];Diretor de Negócios[15%];Impressão de papel[10] 3.4.5 Contratar pessoas para equipe corporativa da filial 12/08/2016 25/08/2016 157 10d Analista de Recursos Humanos 1[30%];Diretor de Negócios[10%];Ligação telefônica[10];Impressão de papel[30] 3.5 3.5.1 Equipe de suporte mobilizada Definir papéis necessários para equipe de suporte 15/06/2016 25/08/2016 15/06/2016 17/06/2016 31;131 52d 3d 3.5.2 Verificar interesse e disponibilidade de colaboradores em trabalharem na filial 20/06/2016 28/06/2016 160 7d Analista de Recursos Humanos 1[30%];Diretor de Operações[20%] 3.5.3 Abrir processo de contratações na filial caso não haja pessoas suficientes 29/06/2016 30/06/2016 161 2d Analista de Recursos Humanos 1[30%] Diretor de Negócios[30%] Diretor de Operações[30%] 166 EAP Nome Início 3.5.4 Analisar perfil da vaga com interessados 3.5.5 Término Pred. Duração Recursos 01/07/2016 11/08/2016 162 30d Diretor de Operações[15%];Impressão de papel[10];Analista de Recursos Humanos 2[30%] Contratar pessoas para equipe de suporte da filial 12/08/2016 25/08/2016 163 10d Diretor de Operações[10%];Ligação telefônica[10];Impressão de papel[30];Analista de Recursos Humanos 2[30%] 3.6 3.6.1 Equipe de desenvolvimento mobilizada Definir papéis necessários para equipe de desenvolvimento 15/06/2016 25/08/2016 15/06/2016 17/06/2016 31;131 52d 3d 3.6.2 Verificar interesse e disponibilidade de colaboradores em trabalharem na filial 20/06/2016 28/06/2016 166 7d Analista de Recursos Humanos 1[30%];Diretor de Operações[20%] 3.6.3 Abrir processo de contratações na filial caso não haja pessoas suficientes 29/06/2016 30/06/2016 167 2d Analista de Recursos Humanos 1[30%] 3.6.4 Analisar perfil da vaga com interessados 01/07/2016 11/08/2016 168 30d Analista de Recursos Humanos 1[30%];Diretor de Operações[15%];Impressão de papel[10] 3.6.5 Contratar pessoas para equipe de desenvolvimento da filial 12/08/2016 25/08/2016 169 10d Analista de Recursos Humanos 1[30%];Diretor de Operações[10%];Ligação telefônica[10];Impressão de papel[30] 3.7 Novos colaboradores capacitados nos processos de integração 26/08/2016 26/09/2016 22d 3.7.1 Preparar treinamentos sobre a empresa e processos 26/08/2016 05/09/2016 170;31 7d Analista de Treinamento[50%] 3.7.2 Organizar turmas para treinamentos 26/08/2016 12/09/2016 172II 10d Analista de Treinamento[20%];Assistente de Projeto 2[50%] 3.7.3 Realizar treinamentos aos novos colaboradores sobre a empresa 13/09/2016 26/09/2016 172;173 10d Analista de Treinamento[50%];Coffeebreak[30];Impressão de papel[60] 3.8 3.8.1 Novos colaboradores capacitados na solução Alfa Definir responsáveis pelos treinamentos 26/08/2016 28/09/2016 26/08/2016 31/08/2016 172II;31 24d 4d 3.8.2 Organizar turmas para os treinamentos 02/09/2016 08/09/2016 176II 5d Analista de Treinamento[20%];Assistente de Projeto 2[50%] 3.8.3 Preparar treinamentos para os novos colaboradores 01/09/2016 07/09/2016 176 5d Analista de Treinamento[50%] 3.8.4 Executar plano de treinamentos sobre o sistema 08/09/2016 28/09/2016 178 15d Analista de Treinamento[50%];Coffeebreak[30];Impressão de papel[60] 3.9 Nova filial inaugurada 05/07/2016 21/10/2016 78,13d 3.9.1 Checar se as instalações e processos estão encaminhados 05/07/2016 12/07/2016 122;131;145;31 5d Analista Administrativo 2[40%];Gestor do Projeto[10%];Ligação telefônica[10] 3.9.2 Confirmar composição de equipes para início da operacionalização 29/09/2016 05/10/2016 174;179 5d Assistente de Projeto 2[50%];Diretor de Negócios[15%];Diretor de Operações[15%] 3.9.3 Marcar data da inauguração 06/10/2016 07/10/2016 181;182 2d Gestor do Projeto[10%] Diretor de Operações[30%] Analista de Treinamento[20%] 167 EAP Nome Início 3.9.4 Enviar convites de inauguração da filial 3.9.5 Término Pred. Duração Recursos 10/10/2016 11/10/2016 183 2d Assistente de Projeto 2[30%];Ligação telefônica[10] Contratar coquetel para recepção de convidados 10/10/2016 21/10/2016 184II 9,33d Assistente de Projeto 2[30%];Analista Administrativo 2[25%];Ligação telefônica[5];Empresa de Eventos 3.9.6 Acompanhar planejamento do evento 10/10/2016 14/10/2016 183;184II;185II 5d Assistente de Projeto 2[30%];Gestor do Projeto[20%];Ligação telefônica[10] 3.9.7 Acompanhar dia do evento 14/10/2016 17/10/2016 186 1d Assistente de Projeto 2[25%];Gestor do Projeto[25%] 3.10 Divulgação da nova filial realizada 18/10/2016 21/11/2016 25d 3.10.1 Buscar meio de comunicação mais eficaz para a divulgação 18/10/2016 24/10/2016 187;31 5d Analista de Marketing[50%];Assistente de Projeto 2[25%];Ligação telefônica[5] 3.10.2 Preparar materiais de divulgação 25/10/2016 14/11/2016 189 15d Analista de Marketing[75%];Impressão de papel[15] 3.10.3 Enviar materiais para os locais de divulgação 15/11/2016 21/11/2016 190 5d Analista de Marketing[50%];Ligação telefônica[10] 4 4.1 Piloto implantado Equipe de implantação mobilizada 22/11/2016 26/09/2017 22/11/2016 07/03/2017 220,67d 76d 4.1.1 Elaborar estratégia de implantação 22/11/2016 22/11/2016 81;191 1d Gestor do Projeto[50%];Assistente de Projeto 2[50%] 4.1.2 Abrir vaga de seleção externa e interna com o RH 23/11/2016 24/11/2016 194 2d Gestor do Projeto[10%];Assistente de Projeto 2[25%];Assistente de Projeto[25%] 4.1.3 Acompanhar seleção de candidatos 25/11/2016 22/12/2016 195 20d Analista de Novos Negócios 4.1.4 Definir líderes/coordenadores de equipe 23/12/2016 02/03/2017 196 50d Assistente de Projeto[10%];Assistente de Projeto 2[20%] 4.1.5 4.2 Dividir colaboradores nas equipes Equipe de implantação treinada 03/03/2017 07/03/2017 197 23/11/2016 30/01/2017 3d 48,67d 4.2.1 Planejar capacitação da equipe do projeto 23/11/2016 25/11/2016 194;81;191 3d Coordenadora de Capacitação[20%];Designer Instrucional[50%];Assistente Administrativo (Capacitação)[30%] 4.2.2 Elaborar plano de treinamento 28/11/2016 28/11/2016 200 1d Coordenadora de Capacitação[20%];Designer Instrucional[50%];Assistente Administrativo (Capacitação)[30%] 4.2.3 Treinar colaboradores 08/12/2016 13/01/2017 201 26,67d Consultor de Produto[30%];Coffee-break[20] 4.2.4 Aplicar avaliação de Treinamento 26/01/2017 30/01/2017 202 2d Consultor de Produto[50%];Impressão de papel[20] 4.3 Dados levantados 23/11/2016 16/01/2017 38,67d Gestor do Projeto[20%] 168 EAP Nome Início 4.3.1 Adquirir locomoção/hospedagem para equipe de levantamento de dados 4.3.2 Término Pred. Duração Recursos 13/01/2017 16/01/2017 202 1d Assistente de Projeto 2;Passagem para Viagem[2];Aluguel de carro[4];Hospedagem[8];Diária [8] Solicitar à Rama Judicial o envio do comunicado de início de ciclo para as comarcas 23/11/2016 23/11/2016 194 1d Gestor do Projeto[20%] 4.3.3 Contatar assessoria de imprensa do cliente para informar o início do ciclo 23/11/2016 24/11/2016 194 1,33d Gestor do Projeto[15%] 4.3.4 4.3.5 Comunicar as equipes internas sobre a entrada em produção Elaborar cronograma de visita 23/11/2016 23/11/2016 194 23/11/2016 23/11/2016 194 1d 1d Gestor do Projeto[20%] Assistente de Projeto 2[50%] 4.3.6 Agendar a visita no juzgado 23/11/2016 23/11/2016 194 1d Analista de Suporte a Sistemas 1 (Levantamento);Analista de Suporte a Sistemas 2 (Levantamento);Analista de Suporte a Sistemas 3 (Levantamento);Ligação telefônica[2] 4.3.7 Realizar levantamento de dados nos juzgados do ciclo 24/11/2016 14/12/2016 210 15d Analista de Suporte a Sistemas 1 (Levantamento)[50%];Analista de Suporte a Sistemas 2 (Levantamento)[50%];Analista de Suporte a Sistemas 3 (Levantamento)[50%] 15d Analista de Suporte a Sistemas 1 (Levantamento)[50%];Analista de Suporte a Sistemas 2 (Levantamento)[50%];Analista de Suporte a Sistemas 3 (Levantamento)[50%];Cartaz de divulgação[4] Analista de Suporte a Sistemas 1 (Levantamento);Analista de Suporte a Sistemas 2 (Levantamento);Analista de Suporte a Sistemas 3 (Levantamento) 4.3.8 Distribuir material de comunicação dentro do juzgado 24/11/2016 14/12/2016 210 4.3.9 Disponibilizar documentos de levantamento 15/12/2016 20/12/2016 211 4d 4.3.10 4.4 4.4.1 4.4.2 Validar os documentos de levantamento Sistema configurado Configurar base de produção Configurar base de treinamento 21/12/2016 23/12/2016 23/12/2016 13/01/2017 2d 178,67d 166,67d 12d Gestor do Projeto[50%] 4.4.3 Disponibilizar processos físicos e digitais na base de treinamento 31/03/2017 03/04/2017 198 2d Consultor de Produto 4.4.4 4.4.5 4.4.5.1 4.4.5.2 4.4.5.3 Disponibilizar relatório de parametrização Usuários configurados Cadastrar e validar usuários PG5 TR (Base treinamento) Cadastrar e validar usuários PG5 (Base produção) Disponibilizar relatório de configuração de usuários 14/08/2017 31/01/2017 31/01/2017 14/08/2017 28/08/2017 4d 151,67d 10d 10d 2d Consultor de Produto[25%] 22/12/2016 213 30/08/2017 14/08/2017 214 30/01/2017 196 18/08/2017 30/08/2017 13/02/2017 28/08/2017 30/08/2017 216 217 216 222 Consultor de Produto 2[30%] Consultor de Produto 2[50%] Analista de Configuração[50%] Analista de Configuração[50%] Analista de Configuração[50%] 169 EAP 4.5 4.5.1 Nome Usuários treinados para uso do sistema Definir conteúdo do treinamentos que ocorrerá no juzgado Início Término Pred. 23/11/2016 21/06/2017 23/11/2016 06/12/2016 194 Duração 150,67d 10d Recursos 4.5.2 Preparar aulas do treinamento que ocorrerá no juzgado 07/12/2016 03/03/2017 225 52d Consultor de Produto[25%];Coordenadora de Capacitação[20%];Designer Instrucional[50%];Assistente Administrativo (Capacitação)[30%] 4.5.3 Preparar material do treinamento que ocorrerá no juzgado 06/03/2017 14/04/2017 226 2d Consultor de Produto[50%];Coordenadora de Capacitação[20%];Designer Instrucional[50%];Assistente Administrativo (Capacitação)[30%];Impressão de papel[40] Consultor de Produto[30%] 4.5.4 Preparar cursos EAD 01/12/2016 08/03/2017 229 68,5d Consultor de Produto[25%];Coordenadora de Capacitação[20%];Designer Instrucional[50%];Assistente Administrativo (Capacitação)[30%] 4.5.5 Preparar ambiente do sistema para uso da capacitação 23/11/2016 30/11/2016 194 6d Consultor de Produto[30%] 4.5.6 Disponibilizar aulas no ambiente EAD 09/03/2017 22/03/2017 228 10d Coordenadora de Capacitação[20%];Designer Instrucional[50%];Assistente Administrativo (Capacitação)[30%] 4.5.7 Comprar equipamentos 23/11/2016 14/02/2017 194 60d Analista de Infraestrutura (Sede)[25%];Servidor de dados[2] 4.5.8 4.5.9 4.5.10 Preparar ambiente EAD Preparar ambiente EADt Preparar servidores para uso de treinamento presenciais 15/02/2017 07/03/2017 231 15/02/2017 07/03/2017 231 08/03/2017 14/03/2017 231 15d 15d 5d Analista de Infraestrutura (Sede)[50%] Analista de Infraestrutura (Sede)[50%] Analista de Infraestrutura (Sede) 4.5.11 Acompanhar o treinamento presencial 17/04/2017 25/04/2017 227 7d Analista de Infraestrutura (Sede)[50%];Aluguel de carro[2];Hospedagem[5] 4.5.12 4.5.13 4.5.14 4.5.14.1 4.5.14.1.1 4.5.14.1.2 Desmontar ambiente de treinamento presencial Consolidar notas de treinamento que ocorrerá no juzgado Treinamento presencial dos formadores Planejamento Contratar serviço de Coffee Pesquisar salas para locação 26/04/2017 05/05/2017 23/11/2016 23/11/2016 23/11/2016 23/11/2016 2d 1d 150,67d 150d 12,5d 150d Analista de Infraestrutura (Sede)[50%] Assistente de Projeto 2 4.5.14.1.3 Adquirir passagem/hospedagem para equipe de treinamento presencial 30/12/2016 02/01/2017 254 2d Assistente de Projeto 2 4.5.14.1.4 4.5.14.1.5 4.5.14.1.6 4.5.14.1.7 Visitar local de treinamento Verificar material necessário para o treinamento Montar ambiente de treinamento presencial Definir conteúdo dos treinamentos de formadores 23/11/2016 23/11/2016 23/11/2016 23/11/2016 6d 4d 10d 8d Analista de Treinamento[50%] Analista de Treinamento[50%] Analista de Infraestrutura (Sede)[25%] Analista de Implantação[50%] 27/04/2017 08/05/2017 21/06/2017 20/06/2017 09/12/2016 20/06/2017 30/11/2016 28/11/2016 06/12/2016 02/12/2016 235 235 194 194 194 194 194 194 Assistente de Projeto 2[10%] Assistente de Projeto[10%] 170 EAP Nome Início 4.5.14.1.8 Preparar material didático do treinamento presencial de formadores 4.5.14.1.9 Duração Recursos 17/02/2017 21/02/2017 248 3d Consultor de Produto Preparar aulas do treinamento presencial de formadores 13/01/2017 20/01/2017 246 5d Consultor de Produto[50%] 4.5.14.1.10 Desenvolver formulários para convocação 23/11/2016 24/11/2016 194 2d Analista de Suporte a Sistemas (Líder de Treinamento)[50%] 4.5.14.1.11 Preparar grade e números para convocação do ciclo 25/11/2016 01/12/2016 249 5d Analista de Suporte a Sistemas (Líder de Treinamento)[50%] 4.5.14.1.12 Contatar as comarcas do ciclo para convocação 02/12/2016 02/12/2016 250 1d Analista de Suporte a Sistemas (Líder de Treinamento) 4.5.14.1.13 Receber e conferir os formulários da convocação para envio a Rama Judicial 05/12/2016 05/12/2016 251 1d Analista de Suporte a Sistemas (Líder de Treinamento) 4.5.14.1.14 Abrir chamado no portal para cadastrar formadores 06/12/2016 06/12/2016 252 1d Analista de Suporte a Sistemas (Líder de Treinamento) 4.5.14.1.15 Definir os analistas do treinamento para solicitação de viagem 23/11/2016 24/11/2016 194 2d Analista de Suporte a Sistemas (Líder de Treinamento)[50%] 4.5.14.1.16 Enviar recomendações do ciclo para os instrutores 25/11/2016 28/11/2016 254 2d Analista de Suporte a Sistemas (Líder de Treinamento)[50%] 4.5.14.2 Execução treinamento presencial de formadores do ciclo 29/11/2016 05/01/2017 28d 4.5.14.2.1 4.5.14.2.2 4.5.14.2.3 4.5.14.2.4 4.5.14.2.5 4.5.14.2.6 4.5.14.2.7 Ministrar o treinamento de Cartório Ministrar o treinamento de Gabinete Ministrar o treinamento de Distribuição Ministrar o treinamento de Oficial de Justiça Ministrar o treinamento de Central de Mandados Ministrar o treinamento de técnico de informática Enviar diário de bordo 29/11/2016 27/12/2016 28/12/2016 29/12/2016 29/12/2016 02/01/2017 03/01/2017 4.5.14.2.8 Consolidar dados do diário de bordo 4.5.14.2.9 4.5.14.3 4.5.14.3.1 4.5.14.3.1.1 Término 20d 1d 1d 2d 2d 1d 1d Analista de Treinamento[50%] Analista de Treinamento Analista de Treinamento Analista de Treinamento[50%] Analista de Treinamento[50%] Analista de Treinamento Analista de Treinamento 04/01/2017 04/01/2017 263 1d Analista de Suporte a Sistemas (Líder de Treinamento) Consolidar e enviar notas do treinamento 05/01/2017 05/01/2017 263 1d Analista de Suporte a Sistemas (Líder de Treinamento) Treinamento EAD do ciclo Treinamento EAD formadores do ciclo 03/01/2017 21/06/2017 03/01/2017 21/04/2017 121,67d 79d Configurar Servidor de borda 26/12/2016 27/12/2016 28/12/2016 30/12/2016 30/12/2016 02/01/2017 03/01/2017 Pred. 255 257 258 259 259 260 262 03/01/2017 06/01/2017 262 3,33d Analista de Suporte a Sistemas 1 (EAD)[30%];Analista de Suporte a Sistemas 2 (EAD)[30%];Analista de Suporte a Sistemas 3 (EAD)[30%];Analista de Infraestrutura (EAD)[30%] 171 EAP Nome Início Término Pred. Duração Recursos 4.5.14.3.1.2 Configurar UNISAJ 03/01/2017 11/01/2017 262 6,67d Analista de Suporte a Sistemas 1 (EAD)[30%];Analista de Suporte a Sistemas 2 (EAD)[30%];Analista de Suporte a Sistemas 3 (EAD)[30%];Analista de Infraestrutura (EAD)[30%] 4.5.14.3.1.3 Vincular e liberar usuários do Treinamento EAD Formadores 11/01/2017 13/01/2017 269 2d Analista de Suporte a Sistemas 1 (EAD);Analista de Suporte a Sistemas 2 (EAD);Analista de Suporte a Sistemas 3 (EAD);Analista de Infraestrutura (EAD) 4.5.14.3.1.4 Homologar base de treinamento 08/03/2017 23/03/2017 233 12d Consultor de Produto[25%] 4.5.14.3.1.5 Enviar usuário e senha de acesso aos formadores 24/03/2017 24/03/2017 271 1d Analista de Suporte a Sistemas 1 (EAD);Analista de Suporte a Sistemas 2 (EAD);Analista de Suporte a Sistemas 3 (EAD);Analista de Infraestrutura (EAD) 4.5.14.3.1.6 Acompanhar execução treinamento EaD Formadores do ciclo 27/03/2017 07/04/2017 272 10d Assistente de Projeto 2[5%] 10d Analista de Suporte a Sistemas 1 (EAD)[25%];Analista de Suporte a Sistemas 2 (EAD)[25%];Analista de Suporte a Sistemas 3 (EAD)[25%];Analista de Infraestrutura (EAD)[25%] 4d Analista de Suporte a Sistemas 1 (EAD)[25%];Analista de Suporte a Sistemas 2 (EAD)[25%];Analista de Suporte a Sistemas 3 (EAD)[25%];Analista de Infraestrutura (EAD)[25%] Analista de Suporte a Sistemas 1 (EAD)[25%];Analista de Suporte a Sistemas 2 (EAD)[25%];Analista de Suporte a Sistemas 3 (EAD)[25%];Analista de Infraestrutura (EAD)[25%] 4.5.14.3.1.7 4.5.14.3.1.8 Disponibilizar relatórios de acompanhamento Disponibilizar relatório de avaliações 10/04/2017 21/04/2017 273 10/04/2017 13/04/2017 273 4.5.14.3.1.9 Enviar certificado 10/04/2017 13/04/2017 273 4d 4.5.14.3.2 Treinamento EAD servidores 10/04/2017 21/06/2017 52,67d 4.5.14.3.2.1 Vincular e liberar usuários do Treinamento EAD Servidores 10/04/2017 19/04/2017 273 8d Analista de Suporte a Sistemas 1 (EAD)[25%];Analista de Suporte a Sistemas 2 (EAD)[25%];Analista de Suporte a Sistemas 3 (EAD)[25%];Analista de Infraestrutura (EAD)[25%] 172 EAP Nome Início Término Pred. Duração Recursos 4.5.14.3.2.2 Enviar usuário e senha de acesso aos servidores 20/04/2017 21/04/2017 278 1,33d Analista de Suporte a Sistemas 1 (EAD)[75%];Analista de Suporte a Sistemas 2 (EAD)[75%];Analista de Suporte a Sistemas 3 (EAD)[75%];Analista de Infraestrutura (EAD)[75%] 4.5.14.3.2.3 Acompanhar execução treinamento EaD Formadores do ciclo 21/04/2017 05/05/2017 279 10d Assistente de Projeto 2[5%] 33,33d Analista de Suporte a Sistemas 1 (EAD)[30%];Analista de Suporte a Sistemas 2 (EAD)[30%];Analista de Suporte a Sistemas 3 (EAD)[30%];Analista de Infraestrutura (EAD)[30%] 4,33d Analista de Suporte a Sistemas 1 (EAD)[30%];Analista de Suporte a Sistemas 2 (EAD)[30%];Analista de Suporte a Sistemas 3 (EAD)[30%];Analista de Infraestrutura (EAD)[30%] Analista de Suporte a Sistemas 1 (EAD)[30%];Analista de Suporte a Sistemas 2 (EAD)[30%];Analista de Suporte a Sistemas 3 (EAD)[30%];Analista de Infraestrutura (EAD)[30%] 4.5.14.3.2.4 4.5.14.3.2.5 Disponibilizar relatórios de acompanhamento Disponibilizar relatório de avaliações 05/05/2017 21/06/2017 280 05/05/2017 11/05/2017 280 , Enviar certificado 05/05/2017 11/05/2017 280 4,33d 4.6 4.6.1 4.6.1.1 Migração realizada De- para Configuração 23/11/2016 26/09/2017 23/11/2016 26/01/2017 23/11/2016 07/12/2016 219,67d 46,67d 11d 4.6.1.1.1 Verificar se as bases de dados foram disponibilizadas pelo cliente 23/11/2016 23/11/2016 194 1d Analista de Suporte a Sistemas 1 (Configuração);Analista de Suporte a Sistemas 2 (Configuração);Analista de Suporte a Sistemas 3 (Configuração);Analista de Suporte a Sistemas 4 (Configuração);Analista de Suporte a Sistemas 5 (Configuração) 173 EAP 4.6.1.1.2 Nome Realizar a configuração do De-Para Início Término Pred. 24/11/2016 30/11/2016 287 Duração Recursos 5d Analista de Suporte a Sistemas 1 (Configuração);Analista de Suporte a Sistemas 2 (Configuração);Analista de Suporte a Sistemas 3 (Configuração);Analista de Suporte a Sistemas 4 (Configuração);Analista de Suporte a Sistemas 5 (Configuração) Analista de Suporte a Sistemas 1 (Configuração);Analista de Suporte a Sistemas 2 (Configuração);Analista de Suporte a Sistemas 3 (Configuração);Analista de Suporte a Sistemas 4 (Configuração);Analista de Suporte a Sistemas 5 (Configuração) 4.6.1.1.3 Disponibilizar relatório diário com status do andamento 01/12/2016 07/12/2016 288 5d 4.6.1.2 4.6.1.2.1 4.6.1.2.2 4.6.1.2.3 4.6.2 4.6.3 4.6.4 4.6.5 4.6.6 4.6.7 4.6.8 4.6.9 4.6.9.1 4.6.9.2 4.6.9.3 4.6.9.4 4.7 4.7.1 4.7.2 4.7.3 4.8 Homologação Homologar checklist De-Para Homologar checklist de migração Disponibilizar relatório de homologação Levantar requisitos da migração Estimar migração Receber aprovação do planejamento da migração Validar estratégia de implantação e cronograma com cliente Bloquear usuários de produção Criar rotinas de migração Ajustar migração Migração do ciclo Conferir Liberação do backup pelo cliente Realizar Migração Executar rotinas de fechamento de migração Gerar localização física dos processos que serão migrados Homologação realizada Preparar bases de homologação da migração Homologar rotinas de migração Executar migração de homologação Operação assistida realizada 20/01/2017 25/01/2017 20/01/2017 24/01/2017 18/08/2017 22/09/2017 25/09/2017 23/11/2016 24/11/2016 25/11/2016 09/12/2016 23/11/2016 23/11/2016 16/12/2016 13/01/2017 25/11/2016 09/12/2016 09/12/2016 13/12/2016 07/03/2017 23/11/2016 4d 1d 2d 1d 25d 1d 1d 2d 1d 10d 5d 39d 1d 20d 2d 1d 74d 2d 60d 12d 127d 4.8.1 Adquirir passagem/hospedagem para equipe de implantação assistida 01/12/2016 16/12/2016 312 26/01/2017 26/01/2017 24/01/2017 25/01/2017 22/09/2017 25/09/2017 26/09/2017 24/11/2016 24/11/2016 08/12/2016 15/12/2016 16/01/2017 23/11/2016 12/01/2017 16/01/2017 25/11/2016 22/03/2017 12/12/2016 06/03/2017 22/03/2017 18/05/2017 288 288 292 219 294 295 194 302 298 299 194 300 303 302 299 307 308 11,11d Consultor de Produto Consultor de Produto[50%] Consultor de Produto Analista de Migração Analista de Migração Gestor do Projeto Gestor do Projeto[20%] Analista de Configuração Analista de Migração Analista de Migração Analista de Migração Analista de Migração Analista de Migração Analista de Configuração Analista de Negócio Analista de Negócio Consultor de Produto[25%] Assistente de Projeto[90%];Passagem para Viagem[10];Hospedagem[20];Diária [20] 174 EAP Nome Início 4.8.2 Alocar equipamentos para equipe de campo 4.8.3 4.8.4 4.8.5 4.8.6 4.8.7 4.8.8 4.8.9 4.8.10 4.8.10.1 4.8.10.1.1 Término Duração Recursos 23/11/2016 30/11/2016 194 6d Analista de Infraestrutura (Sede)[25%];Notebook[5];Celular[5] Realizar inventário equipamentos da equipe Conferir a planilha de localização física Encaminhar planilha de localização física para comarca Acompanhar o uso do sistema Consolidar notas de implantação assistida Emitir termo de aceite de entrega do ciclo Cobrar retorno referente ao termo de aceite Implantação do Ciclo 1ª Fase de implantação assistida Planejamento 1ª fase de implantação assistida 01/12/2016 28/11/2016 26/12/2016 16/12/2016 03/03/2017 30/12/2016 03/01/2017 08/03/2017 08/03/2017 08/03/2017 4d 20d 2d 10d 1,11d 2d 2d 52d 32d 4d 4.8.10.1.1.1 Verificar as cidades do próximo ciclo 08/03/2017 08/03/2017 193 1d Analista de Suporte a Sistemas (Líder de Implantação) 4.8.10.1.1.2 Definir os analistas para implantação fases 1 e 2 09/03/2017 09/03/2017 323 1d Analista de Suporte a Sistemas (Líder de Implantação) 4.8.10.1.1.3 Solicitar as viagens 10/03/2017 13/03/2017 324 2d Analista de Suporte a Sistemas (Líder de Implantação)[50%] 4.8.10.1.1.4 Enviar os materias com as recomendações do ciclo 10/03/2017 13/03/2017 324 2d Analista de Suporte a Sistemas (Líder de Implantação)[50%];Impressão de papel[5] 4.8.10.1.2 4.8.10.1.2.1 4.8.10.1.2.2 4.8.10.1.2.3 Execução 1ª fase de implantação assistida Entrar em produção Estabelecer contato com o responsável pelo Juzgado Executar implantação assistida 14/03/2017 15/03/2017 14/03/2017 16/03/2017 28d 1d 1d 5d 4.8.10.1.2.4 Ministrar treinamento que ocorrerá no juzgado para os servidores do ciclo para Contador 16/03/2017 16/03/2017 328 1d Analista de Implantação 1[50%];Analista de Implantação 2[50%] 4.8.10.1.2.5 Ministrar treinamento que ocorrerá no juzgado para os servidores do ciclo para Atermador 18/04/2017 19/04/2017 328 2d Analista de Implantação 4.8.10.1.2.6 Ministrar treinamento que ocorrerá no juzgado para os servidores do ciclo para Serviço social 17/04/2017 17/04/2017 328 1d Analista de Implantação 4.8.10.1.2.7 Ministrar treinamento que ocorrerá no juzgado para os servidores do ciclo para Oficial de Justiça 23/03/2017 27/03/2017 328 3d Analista de Implantação 4.8.10.1.2.8 Ministrar treinamento que ocorrerá no juzgado para os servidores do ciclo para Juiz Leigo 13/04/2017 14/04/2017 328 2d Analista de Implantação 4.8.10.1.2.9 Ministrar treinamento que ocorrerá no juzgado para os servidores do ciclo para Conciliador 11/04/2017 12/04/2017 328 2d Analista de Implantação 4.8.10.1.2.10 Ministrar treinamento que ocorrerá no juzgado para os servidores do ciclo para Secretário do Foro 04/04/2017 10/04/2017 328 5d Analista de Implantação 06/12/2016 23/12/2016 27/12/2016 30/12/2016 06/03/2017 03/01/2017 05/01/2017 18/05/2017 20/04/2017 13/03/2017 Pred. 312 305 314 311 316 316 318 20/04/2017 15/03/2017 329 14/03/2017 325 22/03/2017 328 Analista de Infraestrutura (Sede)[25%] Assistente de Projeto 2[10%] Assistente de Projeto 2[50%] Analista de Implantação Assistente de Projeto[90%] Gestor do Projeto[50%];Moto boy[1] Gestor do Projeto[50%] Analista de Implantação Analista de Implantação Analista de Implantação 175 EAP 4.8.10.1.2.11 4.8.10.1.2.12 4.8.10.1.2.13 4.8.10.1.2.14 Nome Distribuir avaliação do treinamento que ocorrerá no juzgado Consolidar notas do treinamento que ocorrerá no juzgado Enviar as notas do treinamento que ocorrerá no juzgado Distribuir avaliação da implantação assistida Início 28/03/2017 20/04/2017 29/03/2017 30/03/2017 Término 28/03/2017 20/04/2017 29/03/2017 30/03/2017 Pred. 334 338 338 340 Duração 1d 1d 1d 1d Recursos Analista de Implantação Analista de Implantação Analista de Implantação Analista de Implantação Analista de Suporte a Sistemas (Líder de Implantação) 4.8.10.1.2.15 Consolidar notas da implantação assistida 31/03/2017 31/03/2017 341 1d 4.8.10.1.2.16 Enviar notas da implantação assistida 4.8.10.2 2ª Fase de implantação assistida do ciclo 1 31/03/2017 03/04/2017 341 04/05/2017 18/05/2017 2d 11d 4.8.10.2.1 Executar 2º Fase da Implantação Assistida do Ciclo 05/05/2017 18/05/2017 346 10d 4.8.10.2.2 4.9 4.9.1 4.9.2 4.9.3 4.9.4 5 5.1 5.1.1 5.1.2 5.1.3 5.1.4 Estabelecer contato com o Diretor do Cartório e Magistrado Avaliação do piloto concluída Levantar produtividade pré e pós implantação Levantar funcionalidades mais e menos utilizadas Enviar relatório de avaliação do piloto Validar e encerrar o piloto Operação incubada Atendimento Suporte N1 incubado Treinar equipe no processo de suporte N1 Pilotar atendimento simulado Acompanhar piloto Homologar solução 04/05/2017 19/05/2017 19/05/2017 24/05/2017 25/05/2017 30/05/2017 31/05/2017 31/05/2017 31/05/2017 07/06/2017 07/06/2017 13/06/2017 1d 8d 3d 1d 3d 1d 186d 45d 5d 10d 4d 2d 5.1.5 Entrada em produção 14/06/2017 14/06/2017 357 0d 5.1.6 5.1.7 5.1.8 5.2 5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 Acompanhar operação assistida Relatar resultados Entregar para operação Atendimento Suporte N2 incubado Treinar equipe no processo de suporte N2 Pilotar atendimento simulado Acompanhar piloto Homologar solução 15/06/2017 27/07/2017 01/08/2017 02/08/2017 02/08/2017 09/08/2017 09/08/2017 15/08/2017 30d 4d 0d 45d 5d 10d 4d 2d 5.2.5 Entrada em produção 16/08/2017 16/08/2017 366 0d Analista de Suporte (Filial) 1;Analista de Suporte (Sede) 1 5.2.6 5.2.7 5.2.8 Acompanhar operação assistida Relatar resultados Entregar para operação 17/08/2017 27/09/2017 367 28/09/2017 03/10/2017 368 03/10/2017 03/10/2017 369 30d 4d 0d Analista de Suporte (Sede) 1[10%] Analista de Suporte (Sede) 1[50%] Gerente de Suporte 04/05/2017 30/05/2017 23/05/2017 24/05/2017 29/05/2017 30/05/2017 14/02/2018 01/08/2017 06/06/2017 20/06/2017 12/06/2017 14/06/2017 26/07/2017 01/08/2017 01/08/2017 03/10/2017 08/08/2017 22/08/2017 14/08/2017 16/08/2017 330TI+30d 345 348 349 350 351 354 354;355II 356 358 359 360 361 363 363;364II 365 Analista de Implantação[50%] Analista de Implantação;Passagem para Viagem[2];Hospedagem[5];Diária [5] Analista de Implantação Analista de Novos Negócios Analista de Novos Negócios Analista de Novos Negócios Analista de Suporte (Sede) 1[20%] Analista de Suporte (Filial) 1 Analista de Suporte (Sede) 1[25%] Gerente de Suporte[50%] Analista de Suporte (Filial) 1;Analista de Suporte (Sede) 1 Analista de Suporte (Sede) 1[10%] Analista de Suporte (Sede) 1[50%] Gerente de Suporte Analista de Suporte (Sede) 1[20%] Analista de Suporte (Filial) 1 Analista de Suporte (Sede) 1[25%] Gerente de Suporte[50%] 176 EAP 5.3 5.3.1 5.3.2 5.3.3 5.3.4 Nome Atendimento Suporte N3 incubado Treinar equipe no processo de suporte N3 Pilotar atendimento simulado Acompanhar piloto Homologar solução Início 04/10/2017 04/10/2017 11/10/2017 11/10/2017 17/10/2017 Término 05/12/2017 10/10/2017 27/10/2017 16/10/2017 18/10/2017 5.3.5 Entrada em produção 18/10/2017 18/10/2017 375 0d 5.3.6 5.3.7 5.3.8 5.4 5.4.1 5.4.2 Acompanhar operação assistida Relatar resultados Entregar para operação Atendimento Manutenção corretiva (MC) incubado Treinar equipe de suporte no atendimento da MC Treinar equipe de desenvolvimento no atendimento da MC 19/10/2017 30/11/2017 05/12/2017 02/08/2017 02/08/2017 02/08/2017 30d 4d 0d 87d 10d 10d 5.4.3 Pilotar atendimento simulado 16/08/2017 12/09/2017 382 20d Analista de Sistemas (Sede) 1[50%];Analista de Sistemas (Filial) 1[50%] 5.4.4 Acompanhar piloto 16/08/2017 10/10/2017 381;383II 40d Analista de Suporte (Sede) 1[25%];Analista de Sistemas (Sede) 1[50%] 5.4.5 Homologar solução 11/10/2017 13/10/2017 384 3d Gerente de Suporte[50%];Gerente de Desenvolvimento[50%] 5.4.6 Entrada em produção 13/10/2017 13/10/2017 385 0d Analista de Suporte (Sede) 1[25%];Analista de Suporte (Filial) 1[25%] 5.4.7 5.4.8 Acompanhar operação assistida Relatar resultados 16/10/2017 24/11/2017 386 27/11/2017 30/11/2017 387 30d 4d Analista de Suporte (Sede) 1[10%] Analista de Suporte (Sede) 1[50%] 5.4.9 Entregar para operação 30/11/2017 30/11/2017 388 0d Gerente de Suporte;Gerente de Desenvolvimento 5.5 5.5.1 5.5.2 Atendimento Manutenção evolutiva (ME) incubado Treinar equipe de suporte no atendimento da ME Treinar equipe de desenvolvimento no atendimento da ME 01/12/2017 14/02/2018 01/12/2017 14/12/2017 389 01/12/2017 14/12/2017 391II 54d 10d 10d 5.5.3 Pilotar atendimento simulado 15/12/2017 11/01/2018 392 20d Analista de Sistemas (Filial) 2[50%];Analista de Sistemas (Sede) 2[50%] 5.5.4 Acompanhar piloto 15/12/2017 18/01/2018 391;393II 25d Analista de Sistemas (Sede) 2[50%];Analista de Suporte (Sede) 2[50%] 5.5.5 Homologar solução 19/01/2018 23/01/2018 394 3d Gerente de Suporte[50%];Gerente de Desenvolvimento[50%] 5.5.6 Entrada em produção 23/01/2018 23/01/2018 395 0d Analista de Suporte (Sede) 1;Analista de Suporte (Filial) 1 5.5.7 Acompanhar operação assistida 24/01/2018 08/02/2018 396 12d Analista de Suporte (Sede) 1[25%] 29/11/2017 05/12/2017 05/12/2017 30/11/2017 15/08/2017 15/08/2017 Pred. 370 372 372;373II 374 376 377 378 361 381II Duração 45d 5d 13d 4d 2d Recursos Analista de Suporte (Sede) 1[20%] Analista de Suporte (Filial) 1[75%] Analista de Suporte (Sede) 1[25%] Gerente de Suporte[50%] Analista de Suporte (Filial) 1;Analista de Suporte (Sede) 1 Analista de Suporte (Sede) 1[10%] Analista de Suporte (Sede) 1[50%] Gerente de Suporte Analista de Suporte (Sede) 1[30%] Analista de Suporte (Sede) 1[30%] Analista de Suporte (Sede) 2[50%] Analista de Suporte (Sede) 2[50%] 177 EAP 5.5.8 Nome Relatar resultados Início Término Pred. 09/02/2018 14/02/2018 397 Duração 4d Recursos Analista de Suporte (Sede) 1[50%] 5.5.9 Entregar para operação 14/02/2018 14/02/2018 398 0d Gerente de Suporte;Gerente de Desenvolvimento 6 6.1 Encerramento do projeto realizado Lições aprendidas documentadas 15/02/2018 09/03/2018 15/02/2018 28/02/2018 17d 10d 6.1.1 Planejar coleta de lições aprendidas 15/02/2018 15/02/2018 399 1d Gestor do Projeto;Assistente de Projeto;Ligação telefônica[20] 6.1.2 6.1.3 6.1.4 6.1.5 Levantar lições aprendidas com equipe na matriz Levantar lições aprendidas com equipe na filial Registrar lições aprendidas Validar lições aprendidas 16/02/2018 19/02/2018 20/02/2018 21/02/2018 402 403 404 405 1d 1d 1d 1d Assistente de Projeto;Gestor do Projeto Assistente de Projeto;Gestor do Projeto Assistente de Projeto;Gestor do Projeto Gestor do Projeto;Assistente de Projeto 6.1.6 Elaborar relatório de lições aprendidas 22/02/2018 22/02/2018 406 1d Assistente de Projeto[50%];Gestor do Projeto[50%];Encadernação[5];Impressão de papel[150] 6.1.7 Enviar relatório beta de lições aprendidas para envolvidos 23/02/2018 23/02/2018 407 1d Gestor do Projeto[25%] 6.1.8 Registrar feedback 26/02/2018 26/02/2018 408 1d Assistente de Projeto[50%];Gestor do Projeto[50%] 6.1.9 Atualizar relatório de lições aprendidas 27/02/2018 27/02/2018 409 1d Assistente de Projeto[50%];Gestor do Projeto[50%];Encadernação[5];Impressão de papel[150] 6.1.10 6.2 Enviar versão final de lições aprendidas Termo de encerramento do projeto finalizado 28/02/2018 28/02/2018 410 22/02/2018 27/02/2018 1d 4d 6.2.1 Elaborar termo de encerramento 22/02/2018 22/02/2018 406 1d 6.2.2 6.2.3 6.2.4 6.3 6.3.1 Validar termo de encerramento Reajustar o documento Validar termo de encerramento com o Sponsor Resultados do projeto apresentado Planejar a apresentação dos resultados do projeto 23/02/2018 26/02/2018 27/02/2018 28/02/2018 28/02/2018 416 1d 1d 1d 8d 1d 6.3.2 Estruturar a apresentação 01/03/2018 01/03/2018 418 1d Assistente de Projeto[50%];Gestor do Projeto[50%] 6.3.3 6.3.4 6.3.5 6.3.6 6.3.7 Coletar dados para a apresentação Criar os slides com os dados coletados Revisar os slides da apresentação Enviar slides para os validadores Finalizar slides com base na revisão 02/03/2018 05/03/2018 06/03/2018 07/03/2018 08/03/2018 1d 1d 1d 1d 1d Assistente de Projeto;Gestor do Projeto Assistente de Projeto;Gestor do Projeto Gestor do Projeto[50%] Gestor do Projeto[50%] Assistente de Projeto[50%] 16/02/2018 19/02/2018 20/02/2018 21/02/2018 23/02/2018 26/02/2018 27/02/2018 09/03/2018 28/02/2018 02/03/2018 05/03/2018 06/03/2018 07/03/2018 08/03/2018 413 414 415 419 420 421 422 423 Gestor do Projeto[50%] Assistente de Projeto[50%];Gestor do Projeto[50%];Encadernação[2];Impressão de papel[20] Gestor do Projeto[50%] Assistente de Projeto[50%] Gestor do Projeto[25%] Gestor do Projeto[50%];Ligação telefônica[30] 178 EAP 6.3.8 Nome Realizar a apresentação dos resultados Início Término Pred. 09/03/2018 09/03/2018 424 Duração 1d Recursos Gestor do Projeto[50%];Coffee-break[30]