Departamentalização - Prof. Marcio RG de Vazzi

Departamentalização
Disciplina: Organização de Sistemas e Métodos
Instituto Educacional de Monte Alto – IEMA
Faculdade de Monte Alto - FAN
Prof. Marcio R. G. de Vazzi
Departamentalização
Conceitos

Processo organizacional de determinar como as atividades devem ser
agrupadas;

É uma divisão do trabalho por especialização dentro da estrutura
organizacional da empresa.

Agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade,
das atividades e correspondente recursos (humanos, financeiros, materiais
e equipamentos) em unidades organizacionais.

Para a contabilidade de custos departamentalização é o critério mais eficaz
para uma racional distribuição dos custos indiretos. Com isso cada
departamento pode ser dividido em mais de um centro de custos.
Porque Departamentalizar
Segundo Leone:
A departamentalização é resultado de um estudo feito pela
administração da empresa, que leva em conta as várias
especialidades e as diversas atividades ou funções. É a divisão
do trabalho baseada na capacidade específica de cada
pessoa ou grupo de pessoas. A departamentalização se
destina a separar as atividades de uma empresa de acordo
com a natureza de cada uma delas, procurando maior
eficiência nas operações. (LEONE, 2000, p.113-4)
Algumas formas de Departamentalizar

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





Função
Produto ou serviço
Território
Cliente
Processo
Projeto
Matricial
Mista
Departamentalização por Função
A Departamentalização funcional agrupa funções comuns ou
atividades semelhantes para formar uma unidade organizacional.
Vantagens
Desvantagens
• Mantém o poder e o prestígio das
funções principais
• Cria eficiência através dos princípios
da especialização.
• Centraliza a perícia da organização.
• Permite maior rigor no controle das
funções pela alta administração.
• Segurança na execução de tarefas e
relacionamento de colegas.
• Aconselhada para empresas que
tenham poucas linhas de produtos.
• A responsabilidade pelo desempenho
total está somente na cúpula.
• Cada gerente fiscaliza apenas uma
função estreita
• O treinamento de gerentes para
assumir a posição no topo é limitado.
• A coordenação entre as funções se
torna complexa e mais difícil quanto à
organização em tamanho e amplitude.
• Muita especialização do trabalho.
Exemplo
Diretoria
Geral
Gerência de
Produção
Gerência
Financeira
Gerência de
Marketing
Gerência de
RH
Departamentalização por Produto ou Serviço
É feito de acordo com as atividades inerentes a cada
um dos produtos ou serviços da empresa.
A fim de capitalizar sobre o mercado de processamento
de informação na década de 1980, a IBM reorganizou sua
estrutura de administração. Mudou de uma orientação
funcional em que produção, marketing e
desenvolvimento de produtos centralizados serviam a
todos os produtos, para uma orientação de produto, de
tal forma colocando funções em grupos de produtos.
IBM - International Business Machines, também conhecida como "Big Blue"
Exemplo
Diretoria Geral
Gerência de
Produtos
Têxteis
Gerência de
Produtos
Farmacêuticos
Gerência de
Produtos
Químicos
Exemplos de Departamentalização de produto

Lojas de departamentos.

A Ford Motor Company tem as suas divisões Ford, Mercury e
Lincoln Continental.

Um hospital pode estar agrupado por serviços prestados,
como cirurgia, obstetrícia, assistência coronariana.
Vantagens
Desvantagens
• Pode-se dirigir atenção para linhas
especificas de produtos ou
serviços.
• A coordenação de funções ao
nível da divisão de produto tornase melhor.
• Pode-se atribuir melhor a
responsabilidade quanto ao lucro.
• Facilita a coordenação de
resultados.
• Propicia a alocação de capital
especializado para cada grupo de
produto.
• Propicia condições favoráveis para
a inovação e criatividade.
• Exige mais pessoal e recursos de
material, podendo daí resultar
duplicação desnecessária de
recursos e equipamento.
• Pode propiciar o aumento dos
custos pelas duplicidades de
atividade nos vários grupos de
produtos.
• Pode criar uma situação em que
os gerentes de produtos se
tornam muito poderosos, o que
pode desestabilizar a estrutura da
empresa.
Departamentalização por Território
É o agrupamento de atividades de acordo com os lugares onde estão
localizadas as operações.
A American Telephone & Telegraph Company (AT&T)
estabeleceu suas divisões principais desta maneira –
South Central Bell, New England Bell, Pacific Bell,
Mountain Bell, e assim por diante.
As vantagens e desvantagens da Departamentalização territorial são
semelhantes às dadas para a Departamentalização de produto. Tal
grupamento permite a uma divisão focalizar as necessidades singulares
de sua área, mas exige coordenação e controle da administração de
cúpula em cada região.
Exemplo
Departamento
de Tráfego
aéreo
Região Norte
Região Central
Região Sul
Departamentalização por Cliente
A Departamentalização por cliente consiste em agrupar as
atividades de tal modo que elas focalizem um determinado
uso do produto ou serviço. A Departamentalização de cliente é
usada principalmente no grupamento de atividade de vendas ou
serviços.
Vantagem
Desvantagens
• A principal vantagem da
Departamentalização de cliente é
a adaptabilidade a uma
determinada clientela obter as
vantagens econômicas de
determinadas regiões
• Possibilidades de uma ação mais
imediata em determinada região
• Maior facilidade de conhecer os
fatores e problemas locais por
ocasião da decisão
• Dificuldade de coordenação.
• Subutilização de recursos e
concorrência entre os gerentes
para concessões especiais em
benefício de seus próprios
clientes.
• Duplicação de instalações e de
pessoal se não houver um
planejamento efetivo
Exemplo
Diretoria
Comercial
Seção de
Perfumaria
Departamento
Feminino
Departamento
Infantil
Seção de
Lingerie
Seção Modas
Departamento
Masculino
Departamentalização por Processo
É o agrupamento de atividades que se centralizam nos processos
de produção ou equipamento. É encontrada com mais freqüência
em produção. As atividades de uma fábrica podem ser grupadas
em perfuração, esmerilamento, soldagem, montagem e
acabamento, cada qual em seu departamento.
Você perceberá uma modificação deste agrupamento
organizacional quando comprar um hamburguer em um
restaurante de serviço rápido. Note que algumas pessoas
estão assando a carne, outras estão fritando as batatas, e
outras preparando a bebida. Usualmente há um anotador
de pedidos que também recebe o pagamento e compõe
o pedido.
Vantagens
Desvantagens
• Maior especialização de
• Possibilidade de perda da
recursos alocados.
visão global do andamento
• Possibilidade de comunicação
do processo.
mais rápida de informações
• Flexibilidade restrita para
técnicas.
ajustes no processo.
Exemplo
Célula 1
Seção de
Preparação
Seção de
Corte
Seção de
Estamparia
Seção de
Montagem
Departamentalização por Projeto
Aqui as pessoas recebem atribuições temporárias, uma vez que
o projeto tem data de inicio e término. Terminado o projeto as
pessoas são deslocadas para outras atividades.
Em cada um destes casos, o administrador de projeto seria
designado para chefiar a equipe, com plena autoridade sobre
seus membros para a atividade específica do projeto.
Exemplos
• Uma firma contábil poderia designar um sócio (como
administrador de projeto), um contador sênior, e três
contadores juniores para uma auditoria que está sendo
feita para um cliente.
• Uma empresa manufatureira, um especialista em produção,
um engenheiro mecânico e um químico poderiam ser
indicados para, sob a chefia de um administrador de
projeto, completar o projeto de controle de poluição.
Exemplo
Diretoria
Projeto A
Administração
Financeira
Comercial
Projeto B
Projeto C
Projetos
Departamentalização Matricial
A Departamentalização de matriz é semelhante à de projeto,
com uma exceção principal. No caso da Departamentalização de
matriz, o administrador de projeto não tem autoridade de linha
sobre os membros da equipe. Em lugar disso, a organização do
administrador de projeto é sobreposta aos vários
departamentos funcionais, dando a impressão de uma matriz.
Exemplo
Diretoria
Coordenação
de Projetos
Mecânica
Eletricidade
Projeto A
Projeto B
Projeto C
Recursos
Humanos e
Materiais
Recursos
Humanos e
Materiais
A organização de matriz proporciona uma hierarquia que
responde rapidamente às mudanças em tecnologia. Por isso, é
tipicamente encontrada em organização de orientação técnica,
como a Boeing, General Dynamics, NASA e GE onde os cientistas,
engenheiros, ou especialistas técnicos trabalham em projetos ou
programas sofisticados. Também é usada por empresas com
projetos de construção complexos.
Vantagens
Desvanatgem
• Permitem comunicação aberta e
• Pode haver choques resultantes das
coordenação de atividades entre os
prioridades.
especialistas funcionais relevantes.
• Capacita a organização a responder
rapidamente à mudança.
• São abordagens orientadas para a
tecnologia.
Departamentalização Mista
É o tipo mais frequente, cada parte da empresa deve ter a
estrutura que mais se adapte à sua realidade organizacional.
A melhor forma de departamentalizar
Para evitar problemas na hora de decidir como departamentalizar,
pode-se seguir certos princípios:
Maior uso:
Maior interesse :
O departamento que faz maior uso de
uma atividade, deve tê-la sob sua
jurisdição.
O departamento que tem maior
interesse pela atividade deve
supervisiona-la.
Princípios
Separação e controle :
As atividades do controle devem estar
separadas das atividades controladas.
Supressão da concorrência :
Eliminar a concorrência entre
departamentos, agrupando atividades
correlatas no mesmo departamento
A melhor forma de departamentalizar
Outro critério básico para departamentalização está baseado na
diferenciação e na integração, os princípios são:
Diferenciação
O princípio estabelece que as atividades diferentes devem ficar em
departamentos separados. A diferenciação ocorre quando:
•
•
•
•
O fator humano é diferente,
A tecnologia e a natureza das atividades são diferentes,
Os ambientes externos são diferentes,
Os objetivos e as estratégias são diferentes.
Integração
Na integração, quanto mais atividades trabalham integradas, maior razão
para ficarem no mesmo departamento.
• O maior fator de integração é a necessidade de coordenação.
Nunca inicie um Projeto sem ter a certeza de
possuir TODOS os recursos necessários.
Exercício
Diferença entre utilizar e não utilizar a departamentalização
Caso não se opte por departamentalizar verifica-se um
grau de distorção nos números finais caso a empresa do
exemplo a seguir fixasse seus preços de venda com base
em seus custos de produção. Já com base na
departamentalização, precisaria aumentar os produtos
A e B, diminuindo os de C. Sérios problemas poderiam
ocorrer em processos de concorrência ou na
competição no mercado com outras empresas pelo
inadequado processo de custeamento.
Exemplo de Departamentalização –
(baseado em Martins (2001, p.67-70)).
Uma empresa produz três produtos A, B, C para eles são alocados os
seguintes Custos Diretos:
Produto A
R$ 500.000
Produto B
R$ 300.000
Produto C
R$ 450.000
Total
R$ 1.250.000
Os Custos Indiretos são os seguintes:
Depreciação de Equipamentos
Manutenção de equipamentos
Energia Elétrica
Supervisão de Fábrica
Outros Custos Indiretos
Total
R$ 200.000
R$ 350.000
R$ 300.000
R$ 100.000
R$ 200.000
R$ 1.150.000
Devido à preponderância de Custos Indiretos ligados a
equipamentos, decide-se então fazer a distribuição aos
diversos produtos com base no tempo de horas-máquinas
que cada um leva para ser feito.
Produto A............................... 400 horas-máquina - 40%
Produto B............................... 200 horas-máquina - 20%
Produto C............................... 400 horas-máquina - 40%
Total......................... 1.000 horas-máquina - 100%
Custo Indireto médio por hora-máquina = R$1.150.000 / 1.000 hm =
R$ 1.150/hm
Custos Indiretos
Custos
Indiretos
%
Custos Diretos
Total
Produto A
R$ 460.000
40
R$ 500.000
R$ 960.000
Produto B
R$ 230.000
20
R$ 300.000
R$ 530.000
Produto C
R$ 460.000
40
R$ 450.000
R$ 910.000
Total
R$ 1.150.000
100
R$ 1.250.000 R$ 2.400.000
Estariam por esses valores acima os custos totais de produção dos
três produtos.
Suponhamos entretanto que, ao se analisar mais detidamente o
processo de produção, se verifica que, apesar de os totais de horasmáquina consumidos serem aqueles mesmos, existe uma grande
disparidade entre os produtos pelo seguinte: o produto A gasta um
total de 400 hm, mas distribuídas nos setores de corte, montagem e
acabamento, enquanto o produto B só passa pelo corte, não
necessitando nem a montagem nem o acabamento, e o produto C só
passa por esses dois últimos setores, não precisando passar pelo corte.
A distribuição total é essa:
Corte
Montagem Acabamento
Total
hm
hm
Hm
hm
Produto A
100
50
250
400
Produto B
200
-
-
200
Produto C
-
250
150
400
Total
300
300
400
1.000
O gasto com os custos indiretos de produção não é uniforme entre os
setores.
Corte
Montagem Acabamento
Total
Depreciação
R$ 100.000
R$ 30.000
R$ 70.000 R$ 200.000
Manutenção
R$ 200.000
R$ 30.000
R$ 120.000 R$ 350.000
Energia
R$ 60.000
R$ 40.000
R$ 200.000 R$ 300.000
Supervisão
R$ 50.000
R$ 20.000
R$ 30.000 R$ 100.000
Outros C.I.
R$ 40.000
R$ 30.000
R$ 130.000 R$ 200.000
Total
R$ 450.000 R$ 150.000 R$ 550.000 R$ 1.150.000
Custo Médio R$ 450.000 ÷ R$ 150.000 ÷ R$ 550.000 ÷ R$ 150.000÷
Por
300 hm =
300 hm =
400 hm =
300 hm =
Hora-máquina R$ 1.500/hm R$ 500/hm R$ 1.375/hm R$ 1.150/hm
Usando uma taxa horária para cada departamento:
Corte
Montagem
Acabamento
Total
Produto A
100 hm x R$
1.500/hm =
R$ 150.000
50 hm x R$ 500/hm
=
R$ 25.000
250 hm x R$
1.375/hm =
R$ 343.750
R$ 518.750
Produto B
200 hm x R$
1.500/hm =
R$ 300.000
-
-
R$ 300.000
Produto C
-
250 hm x R$
500/hm =
R$ 125.000
150 hm x R$
1.375/hm =
R$ 206.250
R$ 331.250
Total
R$ 450.000
R$ 150.000
R$ 550.000
R$ 1.150.000
Valores dos custos indiretos alocados a cada produto com e sem
departamentalização:
Custos Indiretos
Sem Departamentalização Com Departamentalização
Prod. A
R$ 460.000
R$ 518.750
Diferença
Em R$
Em %
R$58.750 12.8
Prod. B
R$ 230.000
R$ 300.000
R$70.000
Prod. C
R$ 460.000
R$ 331.250 (R$128.750) (28.0)
Total
R$ 1.150.000
R$ 1.150.000
-
30.4
-
Atentando para a coluna diferença, verificamos o grau de distorção
existente entre as duas formas, e, apesar de quaisquer arbitrariedades
ocorridas na forma de apropriação por hora-máquina, é claro que na
alocação com base na Departamentalização estarão sendo cometidas
menos injustiças e diminuídas as chances de erros maiores.
COMENTÁRIOS
Analisado as diferenças na distribuição dos CIF podemos perceber a representatividade
que eles possuem sobre os produtos elaborados, interferindo na lucratividade dos
mesmos. Ao apropriarmos os custos indiretos somente pelas horas-máquina consumidas
obtínhamos certo resultado em exemplo para o produto F de R$ 460.000 sendo que na
realidade ele consumia de CIF somente R$ 331.250 uma diferença de R$ 128.750 e para
o produto E R$ 230.000 sem departamentalização e R$ 300.000 com a
departamentalização sendo a diferença R$ 70.000. Ao optarmos pelo corte ou aumento
de produção de um determinado produto temos que levar em consideração os dados
reais que o produto apresenta para que não ocorra uma decisão errônea. Se
considerarmos como preço de venda do produto E o valor de R$ 300.000 sem a
departamentalização ele estaria rendendo R$ 70.000 de lucro, sendo isso uma
inverdade, pois com a departamentalização seu lucro é zero. Formando o preço de
venda do produto F a R$ 470.000 poderíamos dizer que sua lucratividade é somente de
R$ 10.000 sem a departamentalização, porém, na verdade é de R$ 138.750 como
apresenta a departamentalização. Supondo que uma entidade não departamentalizada
escolha por cortar um produto dentre o ‘E’ e o ‘F’ certamente ela iria optar pelo F que
subjetivamente apresenta a menor lucratividade, o que iria ocorrer um grande erro, pois,
como demonstrado, pela departamentalização é o produto mais lucrativo.
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
LEONE, George Sebastião Guerra. Curso de Contabilidade de Custos. 2ª
Ed. São Paulo: ATLAS, 2000.
MARTINS, Eliseu. Contabilidade de Custos. 7ª Ed. São Paulo: Atlas, 2000.
RIBEIRO, Osni Moura. Contabilidade de custos fácil. 6.ed. São Paulo:
Saraiva, 2002.
CURY, Antonio. Organização e métodos: uma visão holística. São Paulo: Atlas,
2000.
OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de. Sistemas, organização e métodos:
uma abordagem gerencial, 13º ed. São Paulo: Atlas, 2002.
FIM