MANUAL DE PROCEDIMENTOS PROCEDIMENTO DE COBRANÇA

MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Código:
PCR-02
Área Responsável:
Crédito e Cobrança
Elaborado por:
Revisado por:
Fernanda Firmado
Gabriele G. Heilig
Coord. Crédito e Cobrança Coord. de Auditoria Interna
Data Elaboração:
18/02/2013
Revisão:
1
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor Administrativo e
Financeiro
PROCEDIMENTO DE COBRANÇA
1. INTRODUÇÃO
O “Procedimento de Cobrança” tem por objetivo estabelecer o procedimento para o processo
de cobrança da Melhoramentos CMPC.
2. ESCOPO
Cobranças em geral.
3. CAMPO DE APLICAÇÃO
Departamento de Cobrança
4. DEFINIÇÕES
Serasa - Empresa privada brasileira, que faz análises e pesquisas de informações econômicofinanceiros das pessoas, para apoiar decisões de crédito, como empréstimos.
5. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

xxx
6. PROCEDIMENTOS
6.1. Prorrogação de Vencimento
Os vencimentos de duplicatas devem ser prorrogados nos seguintes casos:

Atrasos na entrega da Divisão Consumo: O Departamento Financeiro analisa
diretamente no site da JLI (empresa prestadora de serviços logísticos, onde contém
todas as informações a respeito da entrega das NF´s) e o motivo pelo qual ocorreu o
atraso da entrega (Logístico / Transportador). Em seguida, deve ser feito o calculo
através do lead-time de quantos dias de prorrogação o cliente tem direito. A
prorrogação é feita diretamente no sistema SAP, os e-mails são respondidos aos
clientes e é solicitado através do site do banco a alteração do boleto.
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PCR-02
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Crédito e Cobrança
Elaborado por:
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Fernanda Firmado
Gabriele G. Heilig
Coord. Crédito e Cobrança Coord. de Auditoria Interna
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18/02/2013
Revisão:
1
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor Administrativo e
Financeiro
PROCEDIMENTO DE COBRANÇA

Atrasos na entrega da Divisão Institucional: O Departamento Financeiro solicita por
e-mail ao Sal (Departamento de Logística da Melhoramentos) à confirmação do atraso
informado pelo cliente, para o qual é consultada a régua de tempo (Prazo de Entrega
Logístico). A prorrogação é feita diretamente no sistema SAP, os e-mails são
respondidos aos clientes e é solicitado através do site do banco a alteração do boleto.

Acordos Comerciais da Divisão Consumo: O Departamento Comercial deve enviar
os dados da Nota Fiscal e o motivo da solicitação ao Financeiro, sempre copiando a
Gerência Comercial. O Departamento Financeiro (Gerência / Coordenação) analisa o
histórico do cliente e define se a prorrogação será concedida ou não. Essa prorrogação
deve ser aprovada via e-mail pelo Gerente ou Coordenador Financeiro.

Acordos Comerciais da Divisão Institucional: O Departamento de Telemarketing
deve enviar via e-mail um chamado com o motivo do Acordo Comercial e aprovação do
Gerente Comercial. O Departamento Financeiro (Gerência / Coordenação) analisa o
histórico do cliente e define se a prorrogação será concedida ou não. Essa prorrogação
deve ser aprovada via e-mail pelo Gerente ou Coordenador Financeiro.

Erros de Faturamento: O Departamento Comercial deve enviar os dados da Nota
Fiscal e o motivo da solicitação ao Financeiro, sempre copiando a Gerência Comercial.
O Departamento Financeiro (Gerência / Coordenação) analisa o histórico do cliente e
define se a prorrogação será concedida ou não. Essa prorrogação deve ser aprovada
via e-mail pelo Gerente ou Coordenador Financeiro.

Financeiro: A solicitação de prorrogação deve ser feita pelo cliente via e-mail
diretamente ao Departamento Financeiro. Esta solicitação pode ser por problemas com
fluxo de caixa ou perdas inesperadas, extravio de notas fiscais ou extravio de boleto. O
Departamento Financeiro deverá analisar o histórico do cliente e tempo de
relacionamento. A prorrogação deve ser concedida mediante a autorização do
Financeiro. As prorrogações de até 3 dias podem ser feitas pelo Analista, acima disso,
somente com a autorização via e-mail da Gerência / Coordenação Financeira.

Régua de Tempo: Os clientes que possuam contratos serão prorrogados como régua
de tempo. Conforme rege o contrato, a condição de pagamento é contada a partir da
data da entrega DDE. Para esse motivo não é necessário aprovação, somente o
analista deve se certificar da condição de pagamento do cliente mencionada no
contrato.
6.2. Pagamento em Atraso
Em caso de atraso de pagamento com incidência de juros acima de R$ 15,00, deve ser emitida
uma Nota de Débito para o cliente. O calculo é realizado de acordo com o percentual de juros
que consta no cadastro do cliente (Valor da DP * Percentual de Juros / 30 * Quantidade de
Dias de Atraso).
Não deverão ser emitidas Nota de Débito para os seguintes clientes:
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Alejandro Araya
Diretor Administrativo e
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PROCEDIMENTO DE COBRANÇA
 Grupo Carrefour: Carrefour / Atacadão
 Grupo Pão de Açúcar: CBD / Barcelona / Sendas / Xantocarpa
 Grupo Wal Mart: Wal Mart / WMS / Bompreço Bahia / Bompreço Nordeste
 Makro
 Dia Brasil
 Grupo Cencosud: Cencosud / Prezunic
 Suzano
 Petróleo Brasileiro
 Votorantim Cimentos S/A
 Votorantim Cimentos N/NE
 Unilever Brasil alimentos Ltda
 Unilever Brasil Ltda.
 BRF Foods
 Sadia
 CSN – Cia Siderúrgica Nacional
 Fleury
 Cargil
 Seara
 Grupo Nestlé
 Banco Bradesco
 Industria Papelera Uruguaia
 La Papelera Del Plata
 CMPC Tissue
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Consideramos os clientes descritos acima, como preferenciais por se tratarem de grandes
redes e contas estratégicas para nossa empresa.
6.3. Cancelamento de Juros
Os juros relativos a duplicatas pagas em atraso podem ser cancelados quando:
a. Por solicitação Comercial: A solicitação deverá ser realizada através de e-mail para
análise e concordância da Gerencia Financeira. Não há formulário padrão.
b. Por erro sistêmico: Deve ser inserido no campo texto da duplicata (no sistema SAP) o
motivo do cancelamento. O caso deve ser analisado e cancelado pela Gerencia /
Coordenação Financeira e informado a área de TI para a devida correção.
c. Por motivo de feriado Estadual / Municipal: No SAP não há um calendário onde
possam ser inseridos os feriados estaduais / municipais, por isso os juros devem ser
cancelados manualmente. Deve ser inserido no campo texto da duplicata (no sistema
SAP) o motivo do cancelamento. O caso deve ser analisado e cancelado pela Gerência
/ Coordenação Financeira, e caso seja aprovado, o cancelamento é feito no sistema
SAP diretamente pelos gestores.
6.4. Envio para Cartório / PEFIN
A partir do 5º dia do vencimento, após contato por telefone ou e-mail, as duplicatas podem ser
encaminhadas para Perfin / Cartório. Antes do envio, é analisado o tempo de relacionamento
da empresa, assim como seu histórico de pagamento com a Melhoramentos.
A instrução é realizada diretamente no site do banco ou do Serasa pelo Analista de Crédito e
Cobrança.
6.5. Sustação de Protesto
Através de instrução, realizada diretamente no site do Banco / Serasa, o titulo enviado a
Protesto / Pefin, deve ser sustado junto ao cartório ou baixado no Perfin, quando ficar provado
que a cobrança é indevida (Exemplos: pagamento em carteira, ou qualquer falha
administrativa, ou comercial, ou negociação financeira com o cliente).
Se a instrução não for indevida, o cliente terá que pagar a dívida com o aviso de cartório,
diretamente no tabelionato.
No caso do Pefin, diariamente deverão ser verificados os pagamentos para exclusão do
registro junto ao Serasa. A dívida deve ser paga diretamente no banco, após a compensação a
baixa deve ser realizada através de instrução no site do Serasa.
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PROCEDIMENTO DE COBRANÇA
6.6. Liberação da Declaração de Carta de Anuência / Instrumento de Protesto
A declaração de quitação de pagamento (carta gerada manualmente no Word com os dados
do título), só deve ser entregue ao cliente após a efetiva quitação do seu débito, com os
devidos acréscimos de juros, despesas, custas de cartório e despesas bancárias quando
houver.
Mesmo em caso de acordo Comercial, a declaração de quitação só deverá ser entregue, após
cumprimento total do acordo.
6.7. Créditos Concedidos
Os créditos são concedidos quando o cliente recebe uma Nota Fiscal onde o valor está em
desacordo, seja pelo preço maior do que o negociado com o comercial ou pelo cálculo de
imposto incorreto.
Serão realizados lançamentos para acertos internos, pelo seguintes motivos:

Diferença de preço: O departamento Comercial enviará o Formulário de Solicitação de
Abatimento devidamente preenchido. Copiando o Gerente Regional e o Diretor da
Divisão. O lançamento do crédito será realizado pelo Departamento Financeiro e a
documentação arquivada.

Ajustes de Impostos: O Departamento Contábil fará o lançamento diretamente na
conta corrente do cliente e enviará por e-mail copiando o Gerente da Contabilidade, os
dados do lançamento para o Departamento Financeiro.
6.8. Empresa de Cobrança
Serão encaminhadas para a empresa de cobrança terceirizada, as duplicatas vencidas a partir
de 40 dias, que o Departamento de Cobrança não teve sucesso na liquidação do débito.
Todo processo enviado para a empresa de cobrança, já foi de alguma forma cobrado, sempre
com a cobrança bancária, cobrança via telefone / e-mail e protestos.
Os status da cobrança são acompanhados através do relatório disponível no site, e das
entradas de crédito no extrato bancário de acordo com a programação disponível no site da
empresa de cobrança.
6.9. Recuperação Judicial
Acompanha-se até o deferimento do processo, após é baixado para perda com aprovação da
Diretoria e controlado a parte em planilha Excel.
O valor da Recuperação Judicial, não é lançado para Contingência, o mesmo fica em aberto na
Conta de Clientes.
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PROCEDIMENTO DE COBRANÇA
A aprovação da baixa para perda é realizada pelo Diretor Financeiro, através da assinatura de
Carta com planilha excel anexa de todos os casos a serem baixados.
6.10.
Ajuizamento
Antes do ajuizamento realizamos a cobrança amigável e cobrança terceirizada.
Para valores acima de R$ 30.000,00 são ajuizados, obedecendo a Lei no. 9.430/96 de 27 de
dezembro de 1996 – Devedores Duvidosos – Lançamentos em Lucros e Perdas.
Para valores inferiores a R$ 30.000,00, o ajuizamento é definido caso a caso, após análise do
grau de insolvência da empresa.
6.11.
Lançamentos para Lucros e Perdas
O lançamento de títulos para perda são sempre autorizados pela Diretoria Financeira e
Gerencia Financeira, obedecendo a Lei no. 9.430/96 de 27 de dezembro de 1996 – Devedores
Duvidosos – Lançamentos em Lucros e Perdas.
7. RESPONSABILIDADES E ALÇADAS
A gestão de cobrança deve estar focada na maximização visando melhorar o fluxo de caixa e
na minimização de perdas de negócios futuros.
8. LEGENDA
Pefin – Pendências financeiras
9. EXCEÇÕES
N/A
10. VIGÊNCIA
Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última
revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no
processo.
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