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Sugestões para
Reduzir os Incobráveis
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90.000 CLIENTES. 24 MERCADOS. 1 EMPRESA.
A Intrum Justitia é líder europeia em serviços de Gestão de Crédito e Cobranças por uma
simples razão – combinamos o nosso conhecimento local com as mais valias de uma verdadeira empresa pan-europeia. Não conhecemos apenas a legislação local e os padrões de
pagamento, sabemos como se fazem negócios além fronteiras.
Em todos os negócios a Intrum Justitia ajuda-o a transformar a Gestão de Crédito, passando-a
de despesa administrativa para centro de lucro.
Prefácio
Na actual conjuntura económica é cada vez mais difícil receber os pagamentos nos prazos acordados.
Empresas, entidades públicas e particulares em muitos países da União Europeia estão a demorar
mais tempo do que nunca a liquidar as suas facturas e não se prevê grandes melhorias num futuro
próximo.
A crise do crédito e o início da recessão, criaram sem dúvida um clima mais hostil para as empresas,
bancos e outras instituições financeiras, obrigando o mercado a adaptar-se à nova realidade.
O atraso nos pagamentos continua a ser uma das mais significativas barreiras comerciais na Europa,
que tem anualmente um custo adicional de cerca 25 biliões de euros, para as empresas. Na verdade,
a própria sobrevivência de muitas PME’s está directamente ameaçada pelos atrasos de pagamento e
os Governos europeus precisam de agir de forma a introduzir legislação e regulamentação que ajude
as PME’s a evitar o risco de falência devido ao incumprimento dos prazos de pagamentos.
Existem evidências que sugerem que a aplicação de legislação tem frutos. A Intrum Justitia
através do estudo que publica anualmente conclui que os países nórdicos revelam menor risco
de incumprimento nos pagamentos. Nestes países, a informação sobre empresas e particulares está
facilmente acessível e disponível para os parceiros comerciais. Existem estruturas oficias e meios
legais ágeis e rápidos para a resolução de processos relativos a créditos de baixo valor. Na maioria
dos outros países da UE, estas estruturas não existem.
É, portanto, imperativo e urgente que as nossas PME’s definam e apliquem uma clara e eficaz
estratégia de gestão de crédito a fim de gerir os seus próprios créditos, da melhor forma possível.
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Elaborar uma
Política de Crédito
A elaboração e a aplicação coerente de uma política de crédito, clara, transparente e rigorosa,
adaptada ao risco individual e solidez financeira da empresa é vital.
A essência de uma política de crédito deve incluir:
t Monitorização da solvência antes da entrega de mercadoria; contemplar a modalidade entrega
contra factura;
t Definição do objectivo do PMR (Prazo médio Recebimento (adaptado à estratégia
comercial/financeira);
t Medidas e consequências em caso de atraso de pagamento (ex: aplicação de juros de mora,
imputação ao devedor dos custos relacionados com a cobrança);
t Suspensão das entregas;
t Trabalhar com uma empresa especialista em gestão de créditos;
t Definir limites de crédito.
Os Clientes e todos os colaboradores que contactam com os clientes devem conhecer as políticas
de crédito da empresa. As equipas de vendas tem que estar envolvidas e informadas para serem
parte activa no processo de gestão do risco.
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Aplicação
de Limites de Crédito
Os limites de crédito são um instrumento muito útil para a gestão da base de clientes
existentes, bem como para a avaliação de novos clientes. A evolução dos recebimentos
dos clientes deve ser observada regularmente e os limites de crédito ajustados em
conformidade com o índice de risco decorrente da monitorização.
Na prática, a aplicação de dois limites de crédito para cada cliente (cliente-chave) revelou-se ser um
processo particularmente eficaz. Tocar no limite inferior deve servir como alerta. Nesta situação a
recolha atempada de informação e tomada de medidas adequadas são cruciais. O atingimento do
limite superior deverá automaticamente conduzir à interrupção do fornecimento a esse cliente.
Existem algumas medidas padrão para a aplicação de limites de crédito às contas dos seus
clientes:
tAplicar um limite de crédito correspondente a 2 meses de vendas. Se o volume de vendas mensal
a um determinado cliente for de € 1000 e as condições de pagamento a 30 dias, atribuir a esse
cliente um limite de crédito de € 2.000.
t Analisar os relatórios e contas e/ou consultar os relatórios de crédito dos clientes.
A chave do sucesso para aplicar os limites de crédito, deve ter em conta a própria capacidade
financeira para oferecer crédito aos seus clientes e, em termos dos clientes a sua
capacidade de pagamento.
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Informação
actualizada
A experiência mostra-nos que a prevenção e o uso de informação actualizada são um factor
importante para a optimização e sucesso do processo de gestão de crédito. Os dados de
facturação, devem ser sujeitos a rotinas de actualização e verificações numa base contínua.
Como regra geral, devem ser criadas as condições que garantam que o detalhe relativo a cada
cliente esteja permanentemente actualizado: morada, telefone e número de fax, endereço de e-mail,
número de contribuinte, etc.
Existem empresas que disponibilizam serviços de manutenção e actualização de bases de dados.
No entanto é recomendável que as empresas estabeleçam rotinas de contactos regulares com a sua
base de clientes de forma a que seja alimentada e actualizada.
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Monitorização
de solvência
O controlo e verificação de solvência devem ser feitos antes da entrega de mercadorias.
Se a solvabilidade for reduzida, as entregas devem ser feitas contra formas de pagamentos alternativas.
Existem entidades que fornecem serviços para monitorizar a solvência de empresas e que são uma
mais valia para o processo de tomada de decisões.
A experiência mostra que a maioria das perdas resultantes de não pagamentos resultam de entregas
feitas a clientes-chave sempre que o seu grau de solvabilidade era reduzido.
O controlo regular da solvência nos clientes-chave, de uma forma integrada e consistente é, um
elemento importante e decisivo na estratégia da gestão global de crédito de qualquer empresa.
Existe um conjunto de perguntas que devem ser observadas para responder sobre comportamentos
dos actuais clientes:
t O cliente pediu para aumentar os limites de crédito?
t O cliente excedeu o seu limite de crédito acordado?
t O cliente disputa facturas como meio de atrasar o pagamento?
t Cheques devolvidos de clientes?
t Os clientes pagam com cheques pós-datados?
t Geralmente o cliente paga mais tarde do que o habitual?
t O cliente reduziu as encomendas inesperadamente?
t O cliente tem grande rotatividade de pessoal?
t Conhece outra empresa com problemas para receber do seu cliente?
Se responder “sim” a qualquer destas questões, é recomendável uma análise detalhada.
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Condições
de pagamento flexíveis
Oferecer condições de pagamento flexíveis com base no princípio-“Bonus-Malus”. Aos novos
clientes deverá ser concedido um prazo mais curto do que aos clientes que pagam regularmente
na data de vencimento acordada. Ao mesmo tempo, deverão ser oferecidos aos novos clientes
benefícios no alargamento do prazo de pagamento quando repetirem as encomendas, desde que
o pagamento seja efectuado na ou antes da data de vencimento.
Por outro lado, clientes regulares podem perder o privilégio de prazos de pagamento mais dilatados se
não cumprirem o acordado e não pagarem a tempo e horas. Estes são factores que devem ser levados
em consideração na definição de uma saudável política de crédito.
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Cobranças
actuação imediata
Se o pagamento não for recebido nos prazos acordados, o processo de cobrança deverá ser
iniciado de imediato. Após a data de vencimento o cliente deverá ser contactado para efectuar
o pagamento.
O contacto deve ser feito através de telefone ou carta. Neste último caso as “cartas-aviso”
devem ser emitidas de forma rápida e com compromisso. A aplicação da Fórmula “2-2-2” é o
método que se tem revelado mais bem sucedido:
t Emissão da primeira carta o mais tardar duas semanas após a data acordada,
t Emissão de apenas duas novas “cartas-aviso” antes de transferir a dívida para especialistas de
recuperação de crédito ou tomar as medidas legais
t Espaço de duas semanas entre as “cartas-aviso”.
Além da emissão de cartas, deverão ser feitas acções complementares: telefonemas, faxes, SMS,
e-mails etc
A Intrum Justitia disponibiliza várias soluções para ajudar as empresas a reduzirem os prazos
médios de recebimento (PMR).
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Aplicação de juros de mora
e custos operacionais
Deve-se sempre considerar a possibilidade de transferir para quem paga tarde os custos
incorridos na cobrança dessa dívida bem como os juros decorrentes do atraso.
Os custos adicionais com a cobrança deverão incluir os custos de transacções bancárias,
administração e a externalização de serviços de cobrança a terceiros.
A imputação destes custos ao devedor, é uma forte medida dissuasora da repetição do
incumprimento tal como está explicitado na directiva europeia sobre Atrasos de Pagamento,
já transposta para o ordenamento jurídico português.
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É importante lembrar que uma política de gestão de crédito só é eficaz em função da forma
como é aplicada. Não existe uma política que satisfaça as necessidades de toda a base de
clientes.
Mesmo com a existência de uma política de crédito aplicada a toda a base de clientes, deverão
ser feitas análises caso a caso, devendo ser incluídos nesta situação os clientes-chave. No
entanto recomenda-se atenções redobradas uma vez que o impacto do não-pagamento neste
grupo é provavelmente muito maior.
O objectivo final, em qualquer processo de gestão de crédito é garantir que todas as pessoas
nele envolvidas o compreendam e respeitem. Por exemplo, se tiver uma equipa de vendas, ela
não deverá ter apenas como sua prioridade vender, mas também de fazer com que os clientes
estejam dispostos e sejam capazes de respeitar a própria política de gestão de crédito da
empresa.
A Intrum Justitia tem várias soluções para ajudar as empresas a reduzirem os seus créditos
vencidos e por consequência a melhorarem o PMR. Estamos disponíveis para avaliarmos as
necessidades específicas da sua empresa.
Para mais informações envie um e-mail para [email protected] ou ligue para o
213 172 200.
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