e-mail plateforme
Transcrição
Plateforme Collaborative de Communication Programme Espace Atlantique Manuel de l’utilisateur de la section « Projets » Version - Juin 2010 Investir dans notre futur commun Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 2 Sommaire 1. LA PLATEFORME COLLABORATIVE DE COMMUNICATION – SECTION GENERALE .................. 5 1.1 Qu’est ce que la section générale .............................................................................................................. 5 1.2 Les groupes d’utilisateurs de la section générale ...................................................................................... 5 1.3 Comment récupérer le mot de passe oublié pour accéder à la section générale..................................... 6 2. LA PLATEFORME COLLABORATIVE DE COMMUNICATION - SECTION PROJETS ...................... 7 2.1 Qu’est ce que la section Projets ? .............................................................................................................. 7 2.2 Groupes d’utilisateurs de la section Projets .............................................................................................. 8 2.3 Comment récupérer le mot de passe pour accéder à la section Projets .................................................. 8 2.4 Organisation de la section Projets ............................................................................................................. 9 2.5 Comment ajouter un nouveau membre à la section Projets .................................................................. 10 2.6 Définition des droits et profils d’accès des partenaires dans la section Projets ..................................... 11 2.7 Comment définir les droits d’accès aux contrôleurs financiers de premier niveau? .............................. 13 2.8 Comment ajouter des éléments dans la section de chaque projet? ....................................................... 13 2.9 Comment rendre les éléments publics (éléments en bleu)? ................................................................... 15 3. LA SECTION « RAPPORT D’EXECUTION ET DEMANDE DE PAIEMENT » ............................ 17 3.1 Comment utiliser la partie « Rapport d’exécution et demande de paiement » ? .................................. 17 3.2 Comment le Chef de File récupère il le rapport d’exécution mis à leur disposition ? ............................ 18 3.3 Comment le Chef de File met à disposition des partenaires les sous rapports ? .................................... 19 3.4 Comment chaque partenaire met-il son « sous rapport » d’exécution à la disposition du contrôleur de premier niveau? ...................................................................................................................... 20 3.5 Comment chaque partenaire met-il son « sous rapport » d’exécution à la disposition du Chef de File? ........................................................................................................................................................... 25 3.6 Comment le Chef de File met-il le rapport d’exécution à la disposition du STC ? .................................. 28 4. LES AUTRES PARTIES DE LA SECTION PROJET ............................................................. 31 4.1 Description du projet ............................................................................................................................... 31 4.2 Contacts ................................................................................................................................................... 35 4.3 Programme de travail .............................................................................................................................. 35 4.4 Etat de mise en oeuvre ............................................................................................................................ 36 4.5 Agenda ..................................................................................................................................................... 36 4.6 Actualités ................................................................................................................................................. 38 4.7 Liens ......................................................................................................................................................... 39 4.8 Foire Aux Questions (FAQ) ....................................................................................................................... 40 4.9 Demande d’information........................................................................................................................... 42 4.10 Documents internes ............................................................................................................................... 42 4.11 Documents publics ................................................................................................................................. 43 4.12 Candidature approuvée ......................................................................................................................... 44 4.13 Modifications du projet ......................................................................................................................... 44 4.14 Echanges avec AG-STC-CN ..................................................................................................................... 46 Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 3 Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 4 1. LA PLATEFORME COLLABORATIVE DE COMMUNICATION – SECTION GENERALE 1.1 Qu’est ce que la section générale La Plateforme Collaborative de Communication (PCC) (www.coop-atlantico.com) est composée de grandes sections : la section générale et la section des projets. La section générale permet d’accéder aux informations concernant le Programme et les appels à projets et, selon les profils d’utilisateurs et les différents droits d’accès, elle permet de partager ou d’additionner des informations. Pour se connecter dans la section générale, il vous faut cliquer sur « Se connecter » et introduire votre identifiant et mot de passe. Pour avoir accès aux sections privées telles que les Idées de Projets, la soumission de candidatures ou l’approbation de projets, vous devez être enregistrés en cliquant sur «S’enregistrer ». Vous ne pourrez accéder aux informations concernant le processus de soumission de votre candidature ou le processus de contractualisation de projets, dans la section générale de la PCC, uniquement via l’identifiant et le mot de passe utiliser pour soumettre la candidature. 1.2 Les groupes d’utilisateurs de la section générale Chaque membre de la plateforme appartient à un ou plusieurs groupes d’utilisateurs, et chaque groupe possède des autorisations spécifiques de lecture et de modification dans les différents domaines du site. On peut distinguer les grandes catégories d’utilisateurs suivantes : Les membres des projets approuvés constitué par les Chefs de File, les partenaires et éventuellement les partenaires associés, Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 5 Les utilisateurs qui font partie des structures de gestion du programme, l’Autorité de Gestion, le Secrétariat Technique Conjoint, les membres du Comité de Suivi, les Correspondants Nationaux, les contrôleurs financiers de premier niveau, les membres des Autorités de Certification ou d’Audit, les responsables de la Commission européenne, Les utilisateurs qui ont déposés une candidature dans le cadre d’un appel à projets, Le grand public. 1.3 Comment récupérer le mot de passe oublié pour accéder à la section générale Si vous avez perdu votre mot de passe : Choisir l’option “Mot de passe oublié?” Dans le menu “Se connecter”, Insérer votre identifiant, Choisir l’option “Lancer la réinitialisation du mot-de-passe”, Réception d’un e-mail de confirmation à votre adresse comprenant un lien que vous devrez activer pour choisir un nouveau mot de passe. ATTENTION : le courriel envoyé pourra être considéré comme un « SPAM » par votre boîte de réception, veuillez vérifier votre répertoire « Publicité non sollicitée ». NOTE : ce processus s’applique uniquement à la section générale de la PCC. La récupération du mot de passe des utilisateurs de la section « Projets » doit être faite sur la page « Projets » et non dans la page « Accueil » (voir « 2.3 Comment récupérer le mot de passe pour accéder à la section Projets ») Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 6 2. LA PLATEFORME COLLABORATIVE DE COMMUNICATION - SECTION PROJETS 2.1 Qu’est ce que la section Projets ? La section Projets contient des informations sur les projets approuvés sur la mise en œuvre et les résultats pour le grand public. Il s’agit également d’un espace réservé pour les membres de chaque projet qui leur permet de: Gérer le travail conjoint (programmation de réunions, réalisation de documents de travail, préparation de rapports de projet,…), Communication et l’échange de documents avec les organes de gestion du programme, Le Secrétariat Technique Conjoint utilise cette section pour mettre à disposition du partenariat les différents formulaires conçus pour la gestion du projet (formulaire de rapport d’exécution et demande de remboursement, formulaire de demande de modification). Pour accéder à cette section cliquez sur « Projets » La section Projets est une section indépendante de la PCC, cela signifie qu’il faut faire un nouvel enregistrement pour accéder à l’information réservé de chaque projet. Seul le Chef de File peut attribuer des permissions aux membres d’accéder à cette section privée. Le Chef de File est en charge de l’inscription des membres de l’équipe du projet et de la définition des droits d’accès des différents partenaires dans la section « Projets ». Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 7 Même si un utilisateur est déjà enregistré dans la section générale, il doit être inscrit par le Chef de File en tant que membre de l’équipe du projet, dans la section « Projets » (voir section « 2.5 Comment ajouter un membre dans la section Projets ») pour que vous puissiez accéder aux informations et aux documents du projet auquel vous participez. L’enregistrement dans la section générale n’implique pas l’enregistrement automatique dans la section « Projets ». Ces deux enregistrements sont indépendants. Pour simplifier, les utilisateurs (Chef de file ou partenaires) peuvent et doivent utiliser le même identifiant et mot de passe pour les deux bases de données. 2.2 Groupes d’utilisateurs de la section Projets Cette section comprend les catégories d’utilisateurs suivantes : Les membres des projets approuvés auxquels les Chefs de file ont attribués les permissions nécessaires pour accéder à cette section (voir « 2.6 Définir les permissions et les profils d’accès des partenaires à la section Projets »), Les utilisateurs qui font partie des structures de gestion du programme, l’Autorité de Gestion, le Secrétariat Technique Conjoint, le Comité de Suivi, les Correspondants Nationaux, les contrôleurs financiers de premier niveau, les Autorités de Certification et d’Audit et les responsables de la Commission Européenne. Le public en général (ayant accès uniquement aux informations rendues publiques) 2.3 Comment récupérer le mot de passe pour accéder à la section Projets Si vous avez perdu votre mot de passe : Entrer dans la section Projets Choisir l’option “Mot de passe oublié?” Dans le menu “Se connecter”, Insérer votre identifiant, Choisir l’option “Lancer la réinitialisation du mot-de-passe”, Vous recevrez un e-mail de confirmation à votre adresse avec un lien que vous devrez activer pour choisir un nouveau mot de passe. Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 8 Attention : il existe également une option « mot de passe oublié » disponible à partir de la page d’accueil, cependant elle concerne uniquement les utilisateurs enregistrés dans la section générale de la PCC. Si vous souhaitez récupérer le mot de passe pour accéder à la section « Projets » vous devez suivre les démarches décrites ci-dessus. 2.4 Organisation de la section Projets Contacts Programme de travail Etat de mise en œuvre Agenda Réunions Evènements Actualités Lettre d’information Communiqué de Presse Revue de presse Liens FAQ Demande d’information Documents internes Documents publics Candidature approuvée Modifications du projet Formulaire vierge Demande de modification Rapport d’exécution et demande de paiement Formulaire vierge Rapports du projet Rapports des partenaires Echanges avec AG-STC-Corresp. Natx. Note : L’utilisation d’un code couleur permet de distinguer les différents domaines publics et privés. Les rubriques en Bleu sont accessibles au grand public. Les rubriques en Rouge sont accessibles uniquement à un groupe restreint d’utilisateurs. Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 9 Dans le tableau suivant, vous trouverez le détail des rubriques dont l’accès est restreint à certains utilisateurs Rubriques Documents internes Candidature approuvée Modifications du projet Formulaire vierge Demande de modification Rapport d’exécution et demande de paiement Formulaire vierge Rapport du projet Rapports des partenaires Echanges avec AG-STC-Corresp. Natx. Partenariat Administrateur X X x X X X X X X X Membre X X X X X X X X X X Non Membre X X AG / STC - CN X X X X X X X X 2.5 Comment ajouter un nouveau membre à la section Projets Le Chef de File est en charge de l’inscription des membres de l’équipe du projet et de la définition des droits d’accès des différents partenaires dans la section « Projets ». Pour ajouter un nouveau membre à la section Projets, le Chef de File clique sur « Ajouter un membre » Ensuite il doit introduire : Le nom du nouvel utilisateur L’identifiant (log in) Le courriel Puis « Sauvegarder » Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 10 Les nouveaux utilisateurs enregistrés par le Chef de File sur la section Projets reçoivent un courriel avec un lien et des indications sur la manière de valider le processus d’enregistrement. Pour valider l’enregistrement, chaque nouvel utilisateur doit : Cliquer sur le lien envoyé par courrier électronique Compléter les champs demandés Sélectionner l’option « Choisir un mot de passe » ATTENTION : le courriel envoyé pourra être considéré comme un « SPAM » par votre boîte de réception, veuillez vérifier votre répertoire « Publicité non sollicitée ». Note: Dans le cas où l’utilisateur serait d’ores et déjà enregistré dans la section générale de la PCC, le Chef de File doit l’enregistrer à nouveau en utilisant le même nom, identifiant et adresse courriel et lui propose de passer à l’étape suivante de Gestion des membres. Le Chef de File doit enregistrer comme membre, toutes les personnes (individus) participant au projet et non les seules institutions participantes. 2.6 Définition des droits et profils d’accès des partenaires dans la section Projets Pour que les droits d’accès et les profils d’utilisateurs soient définis par le chef de file, tous les partenaires et les partenaires associés doivent avoir un identifiant et un mot de passe pour accéder à la section « Projets ». Pour définir les profils des utilisateurs, le Chef de File doit : 1. Cliquer sur « Gérer les membres » 2. Rechercher dans la liste des utilisateurs le nom de la personne qu’il souhaite intégrer 3. La recherche s’effectue de la manière suivante: Tapez tout ou partie du nom d’enregistrement puis cliquez sur « Rechercher » (pour accéder à la liste complète des utilisateurs, tapez un espace, puis cliquez sur « Recherchez ») Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 11 4. Positionnez-vous sur la ligne de l’utilisateur que vous souhaitez ajouter et attribuez lui un profil en vous référant au tableau présenté ci-après 5. Cliquez sur « Appliquez les changements » (le tableau présenté en dessous affiche les utilisateurs incorporés) 6. Répéter l’opération pour chaque nouvel utilisateur que vous souhaitez intégrer 7. Cliquez sur « Enregistrer » 8. Pour sortir de la fenêtre, cliquez sur l’une des rubriques du menu de gauche Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 12 Schématiquement les droits et profils s’organisent comme suit : Rôle dans la PCC Administrateur Membre Non Membre Type de profil PPL_admin PPL_member PPL_NonMember Ajouter Oui Oui Non Droits associés Modifier Oui Non Non Voir Oui Oui Oui 2.7 Comment définir les droits d’accès aux contrôleurs financiers de premier niveau? Les partenaires des projets peuvent donner des droits d’accès aux contrôleurs financiers afin qu’ils puissent accéder aux rapports d’exécution pour leur certification. Le chef de file doit enregistrer le contrôleur financier de chaque partenaire via « Ajouter membre ». La procédure pour ajouter le contrôleur est la même que pour les partenaires, comme expliquer dans la section 2.5 « Comment ajouter un nouveau membre à la section Projets ». Une fois que le contrôleur est enregistré, le Chef de file doit l’ajouter au groupe « PPL_NonMembers_ <Project> ». La procédure pour donner les droits d’accès au contrôleur est la même que pour les partenaires, comme expliquer dans la section 2.6 « Définition des droits et profils d’accès des partenaires dans la section Projets ». En tant que membre du groupe « PPL_NonMembers_ <Project> », le contrôleur peut visualiser tous les répertoires du projet exception faite pour: « Documents internes », « Modifications du projet », « Formulaires vierges », « Rapports du projet » et « Échanges avec AG-STC-Corres.Nat. ». Après ces démarches effectuées par le Chef de file, chaque partenaire peut permettre à son contrôleur d’avoir accès à son rapport. Seul le partenaire peut donner ce droit d’accès au contrôleur de premier niveau. 2.8 Comment ajouter des éléments dans la section de chaque projet? Dans la section spécifique de chaque projet, il existe des répertoires (Agenda, Actualités, Liens, Documents Publics) et des pages (Contacts, Programme de travail, État de mise en œuvre, FAQs, Demande d’information) qui sont des instruments de communication externe. Les projets sont responsables de la gestion de ces sections et doivent s’en servir pour promouvoir leurs activités et leur mise en œuvre auprès des publics cibles et du public en général. Des fichiers peuvent être déposés dans les répertoires et les pages doivent être directement modifiées. 1. Entrez à l’aide de votre identifiant et de votre mot de passe dans la section « Projets » 2. Choisissez le répertoire dans lequel vous souhaitez déposer des documents 3. Choisissez dans l’onglet vert « Ajouter d’un élément » le tipe de document (répertoire ou fichier). Veuillez noter que pour certains répertoires, seul un type de document peut être ajouté (dans « Réunions » par exemple, la seule option est « Ajouter réunion ») 4. Quand il s’agit d’un répertoire, introduisez son titre Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 13 5. Quand il s’agit d’un fichier, introduisez son titre et téléchargez le fichier Pour modifier le contenu des pages (Contacts, Programme de travail, État de mise en œuvre, FAQs, Demande d’information) 1. Cliquez sur la page 2. Choisissez « Modifier » 3. Apportez les modifications souhaitées et choisissez « Enregistrer » Note : cette explication s’applique à toutes les pages et également aux descriptions des répertoires. Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 14 2.9 Comment rendre les éléments publics (éléments en bleu)? Les nouveaux éléments introduits dans la section Projets (répertoires ou fichiers) par le Chef de file ou par un partenaire se trouvent dans un premier temps en « état Privé » ce qui signifie que seuls les utilisateurs enregistrés en tant que membres du projet peuvent les visualiser. Pour rendre ces éléments accessibles à tous les utilisateurs de la plateforme, il est nécessaire qu’un membre du projet, ayant un profil d’Administrateur, change leur état et les rende "Public". Activez l’élément que vous souhaitez rendre « Public », dans le bandeau vert : cliquez sur « État : privé », puis choisissez « Public » Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 15 Note: cette explication doit être appliquée à tous éléments un par un : répertoires ou fichiers. Par exemple quand un nouveau répertoire est créé et qu’un fichier y est déposé, le statut des deux éléments (répertoire + fichier) doit être modifié. 2.9.1 Comment publier des liens Les liens sont ajouter de la même façon que les fichiers/répertoires : cliquer sur le bandeau vert « Ajout d’un élément » dans le répertoire « liens » et choisissez « lien ». Après avoir ajouté le(s) lien(s) vous devez cliquer sur « Contenu », choisir le(s) lien(s) et cliquer sur « Changer l’état ». Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 16 3. LA SECTION « RAPPORT D’EXÉCUTION ET DEMANDE DE PAIEMENT » Cette section permet de gérer les formulaires de rapport d’exécution pré complétés qui sont mis à la disposition du Chef de File par le STC, et également aux partenaires de mettre leur « sous rapports » d’exécution à la disposition du Chef de File. La partie du rapport d’exécution est divisée en quatre dossiers : Formulaires vierges Rapports du projet Rapports des partenaires Contrôle financier 3.1 Comment utiliser la partie « Rapport d’exécution et demande de paiement » ? Formulaires vierges C’est dans ce dossier que le STC dépose et met à la disposition du Chef de file du projet le Rapport d’exécution relatif à une période donnée et selon la périodicité choisie (trimestre / semestre). Le Chef de File ou chacun des partenaires peut aller télécharger le fichier du formulaire mis à leur disposition pour le compléter. Rapports du projet C’est dans ce dossier que le Chef de File dépose et met à la disposition du STC, le Rapport d’exécution du projet une fois qu’il a consolidé toutes les informations provenant des « sous rapports » fournis par chacun des partenaires. Rapports des partenaires C’est dans ce dossier que chacun des partenaires dépose et met à la disposition du Chef de File, son « sous rapport d’exécution ». Contrôle financier C’est dans ce dossier que chaque partenaire met à disposition du contrôleur de premier niveau son sous-rapport pour qu’il soit certifié. CONSEIL Le Chef de File ou les partenaires pourront créer dans le dossier « Rapports des Partenaires » des sous dossiers portant le nom de chaque partenaire. Ceci permettra d’organiser de manière plus claire les dépôts successifs qui auront lieu durant la vie du projet. Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 17 3.2 Comment le Chef de File récupère il le rapport d’exécution mis à leur disposition ? Le STC dépose le formulaire vierge de rapport d’exécution dans le répertoire « Rapport d’exécution et demande de paiement » dans le dossier « Formulaires vierges ». Le Chef de File ou chacun des partenaires peut aller télécharger ce fichier et effectuer la génération des « sous rapports « d’exécution spécifiques à chacun des partenaires. Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 18 3.3 Comment le Chef de File met à disposition des partenaires les sous rapports ? Si le Chef de File a décidé de faire lui-même cette génération des « sous rapports », il doit mettre chacun des fichiers à la disposition des partenaires dans le dossier « Rapports Partenaires ». Pour être le plus clair possible, le Chef de file doit créer un sous répertoire avec le nom de l’organisme partenaire du projet. Les formulaires vierges des sous rapports sont stockés dans chaque répertoire correspondant dans le dossier « Rapports des partenaires » (dans cet exemple il s’agit du « Partenaire 2 ». Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 19 Vous obtiendrez l’écran suivant. 3.4 Comment chaque partenaire met-il son « sous rapport » d’exécution à la disposition du contrôleur de premier niveau? Une fois que chaque partenaire a complété le « sous rapport » il peut le mettre à la disposition de son contrôleur financier (contrôleur financier externe ou « centralisé » pour le cas de l’Irlande du Nord). Cette procédure facilite sans aucun doute le processus de certification des dépenses. 1. Le Partenaire crée un répertoire spécifique à l’intérieur du dossier « Contrôle financier », via l’option « Ajouter rapport ». Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 20 Pour être le plus clair possible, il est recommandé d’introduire le nom de l’organisme partenaire du projet. Le sous répertoire est crée et vous obtenez l’écran suivant. Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 21 Pour télécharger le rapport d’exécution dans le dossier crée précédemment, le partenaire doit choisir « Ajouter » et « Fichier ». Ensuite il faut insérer le titre et télécharger le fichier. Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 22 Vous obtiendrez l’écran suivant. Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 23 Afin de permettre à leur contrôleur financier d’avoir accès au répertoire crée, le partenaire doit cliquer sur le sous répertoire crée (Partenaire_organisation_1 dans cet exemple) et cliquer sur « Add financial controller » dans le menu à droite. Il faut alors rechercher le nom du Contrôleur financier. Quand vous l’avez trouvé, cochez la case correspondante. Sauvegarder en cliquant sur « Appliquer les changements » et ensuite « Enregistrer ». Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 24 ATTENTION: N’oubliez pas que le contrôleur financier doit être enregistré au préalable par le Chef de file comme PPL_NonMember (voir 2.7 Comment définir les droits d’accès aux contrôleurs financiers de premier niveau?) À présent quand le contrôleur est logué dans la section du projet, il peut voir le répertoire et le fichier en question. Notes: - Le contrôleur financier peut visualiser et ajouter des fichiers et des répertoires (et éliminer ceux qu’il crée) dans le répertoire pour lequel un droit d’accès lui a été sonné. En tant que membre du groupe « PPL_NonMembers_ <Project> », le contrôleur peut visualiser tous les répertoires du projet exception faite pour: « Documents internes », « Modifications du projet », « Formulaires vierges », « Rapports du projet » et « Échanges avec AG-STCCorres.Nat. ». 3.5 Comment chaque partenaire met-il son « sous rapport » d’exécution à la disposition du Chef de File? Après que chaque partenaire est rempli le rapport et que ses dépenses aient été certifiées par le contrôleur financier, il doit être mis à disposition du Chef de file afin que celui-ci puisse effectuer une consolidation à l’échelle de toute l’opération. Les rapports des partenaires remplis doivent être sauvegardés dans le sous rapport « Rapports de partenaires » (dans l’exemple répertoire « Partenaire 2 ») en cliquant sur « Ajout élément » « Fichier ». Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 25 Une boite de dialogue s’ouvre dans laquelle, il doit compléter : Titre du fichier : « Rapport d’exécution « Nº du rapport » Complété » Description : Il précise mis à disposition du Chef de File et mentionne d’autres éventuelles informations qu’il considère utiles de communiquer au Chef de File Fichier : Il charge le fichier Access du formulaire de rapport d’exécution complété. UTILISEZ UN FICHIER ZIPÉ POUR UN TÉLÉCHARGEMENT PLUS RAPIDE Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 26 Vous obtiendrez l’écran suivant Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 27 3.6 Comment le Chef de File met-il le rapport d’exécution à la disposition du STC ? Une fois que le Chef de File a effectué la consolidation des sous rapports de chacun des partenaires, qu’il a complété toutes les sections relatives à l’opération et joint toutes les pièces nécessaires, il doit mettre le rapport à la disposition du STC. Dans le menu de gauche, allez dans « Rapports d’exécution et demande de paiement ». Cliquez sur « Rapport de projet », dans le bandeau vert cliquez sur « Ajouter un formulaire de rapport ». Indiquez le titre du rapport (son nº) Insérez le fichier du formulaire de rapport d’exécution du projet. Cliquez sur « Enregistrer » UTILISEZ UN FICHIER ZIPÉ POUR UN TÉLÉCHARGEMENT PLUS RAPIDE Vous obtenez l’écran suivant. Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 28 Cet écran contient les rubriques suivantes : STC dossier de validation : Cette rubrique est complétée par le STC, qui insère un fichier PDF contenant des éventuelles demandes de corrections ou la déclaration de conformité accompagnant l’ordre de paiement de l’AG. Ordre de paiement de l’AG : Cette rubrique est complétée par le STC, qui insère la date de transmission de l’ordre de paiement de l’Autorité de gestion à l’Autorité de Certification Paiement par l’AC : Cette rubrique est complétée par le STC, qui insère la date de paiement effectuée par l’Autorité de Certification au Chef de File Paiement aux bénéficiaires : Cette rubrique est complétée par le Chef de File, qui insère la date à laquelle a été effectué le règlement des partenaires. Dans le cas de plusieurs règlements, choisir la dernière date de paiement. Justificatifs de paiement aux bénéficiaires : Cette rubrique est complétée par le Chef de File, qui insère les documents justificatifs des règlements effectués au profit des partenaires. Utiliser un seul document en format PDF dans lequel sont regroupés tous les justificatifs. Comment le Chef de File doit-il opérer pour insérer les documents concernés par ces différentes rubriques ? Dans le bandeau vert, cliquez sur « Modifier ». Vous obtenez l’écran suivant. Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 29 Dans le cas où vous souhaitez remplacer le fichier existant par un nouveau fichier, choisissez « Remplacer par un nouveau fichier ». Insérez le nouveau fichier, puis cliquez sur « Enregistrez ». Pour insérer la date de paiement aux bénéficiaires : Cliquez sur le calendrier ou utilisez les menus déroulants Pour insérer le fichier contenant les justificatifs de paiement aux bénéficiaires : Joignez le fichier PDF concerné Cliquez sur « Enregistrer » UTILISEZ DES FICHIERS ZIPÉS POUR UN TÉLÉCHARGEMENT PLUS RAPIDE Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 30 4. LES AUTRES PARTIES DE LA SECTION PROJET 4.1 Description du projet La description du projet est la page d’accueil de votre projet. Le Chef de File doit faire ici une brève description du projet dans les quatre langues du programme. Cette description s’adresse à tous les types de visiteurs du site et non pas à un public de spécialistes, elle doit donc être brève et claire. Cliquer sur « Description du projet » pour avoir accès à cette information. Cliquez sur « Modifier » pour avoir accès à la possibilité d’insérer le texte de description. Insérez un texte dans chacune des versions linguistiques : Entre les symboles <en> et </en> insérez la description en anglais Entre les symboles <es> et </es> insérez la description en espagnol Entre les symboles <fr> et </fr> insérez la description en français Entre les symboles <pt> et </pt> insérez la description en portugais Ne jamais supprimer les symboles qui encadrent le texte de chacune des versions linguistiques. Quand un visiteur choisit une langue via les petits drapeaux en haut de page, il visualisera la description du projet dans cette langue. C’est la seule section du domaine projet où cela est possible. Si vous souhaitez introduire le texte dans une seule langue, effacez le texte dans le boîte et remplacez le par votre texte. Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 31 En cliquant sur « Plus d’information » vous accédez à une page disposant des rubriques : « identification du projet », mentionnant le titre, l’acronyme, le responsable du domaine du projet sur la section Projets, priorité / objectif. Le Chef de file ne peut pas modifier directement cette rubrique. « Détails du projet », composée de 4 sous-rubriques, « Problématique », « Résumé du projet », « Objectifs et Résultats » et « Description complète », la mise à jour est assurée par le Chef de File. Le détail de la mise à jour est explicité plus avant. « Partenariat », mentionnant le Chef de File et les partenaires. Le Chef de file ne pouvez pas modifier directement cette rubrique. Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 32 « Calendrier », mentionnant la date de début et de fin du projet ainsi que la date de clôture correspondant à la date à laquelle le domaine du projet dans la PCC est fermé. Le Chef de file ne pouvez pas modifier directement cette rubrique. « Sources de financement (en Euros) », mentionnant les montants approuvés de FEDER, de contributions nationales et le montant total. Vous ne pouvez pas modifier directement cette rubrique. 4.1.1 Comment mettre à jour la rubrique « Détails du projet » ? Rappelez-vous que ceci s’adresse à tous les types de visiteurs du site et non pas à un public de spécialistes, soyez bref et clair. Cliquez sur « Modifier » Pour la sous –rubrique « Problématique » insérez le texte correspondant. Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 33 Pour la sous –rubrique « Résumé du Projet » insérez le texte correspondant. Pour la sous –rubrique « Objectifs et Résultats » insérez le texte correspondant. Pour la sous –rubrique « Description complète » insérez un fichier PDF contenant un texte détaillé de description du projet. « Enregistrer » pour sauvegarder toutes les informations Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 34 4.2 Contacts Permet d’indiquer quels sont les contacts du projet. La présentation et la mise à jour de ces informations est de la responsabilité de chaque projet. Cliquez sur « Modifier » pour insérer l’information que vous souhaitez rendre public. N’oubliez pas d’effacer le texte qui se trouve dans cette boîte et de le remplacer pas votre propre texte. 4.3 Programme de travail Description du programme de travail du projet tel qu’approuvé ou éventuellement modifié Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 35 Cliquez sur « Modifier ». Insérez les informations relatives au programme de travail, puis « enregistrer ». N’oubliez pas d’effacer le texte qui se trouve dans cette boîte et de le remplacer pas votre propre texte. 4.4 Etat de mise en oeuvre Description actualisée de la mise en œuvre du projet au fur et à mesure de son avancée. Cliquez sur « Modifier ». Insérez les informations actualisées relatives à la mise en œuvre, puis « enregistrer ». N’oubliez pas d’effacer le texte qui se trouve dans cette boîte et de le remplacer pas votre propre texte. 4.5 Agenda Description actualisée des réunions et des évènements programmés dans le cadre du projet. Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 36 Cliquez sur « Réunions » ou « Évènements » et puis cliquez sur « Ajouter une réunion » ou « Ajouter un évènement ». ATTENTION N’oubliez pas de rendre les dossiers/ fichiers publics si vous souhaitez qu’ils soient visibles a tous les utilisateurs de la plateforme. Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 37 4.6 Actualités Ce répertoire contient les documents de communication du projet : Lettre d’Information, Communiqués de Presse et Revues de Presse. Pour ces trois rubriques vous pouvez insérer soit des dossiers, soit des fichiers. La création de dossier permet une meilleure organisation des informations Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 38 Pour chaque répertoire, il est possible d’ajouter des documents PDF conçus par le projet dans le cadre de ses actions de communication principalement. Cliquez sur « Ajout d’un élément », « Dossier ou Fichier » Préciser le titre du document, Faites une brève description, Joignez le fichier du document que vous souhaitez joindre, Enregistrez. ATTENTION N’oubliez pas de rendre les dossiers/ fichiers publics si vous souhaitez qu’ils soient visibles a tous les utilisateurs de la plateforme. 4.7 Liens Ce répertoire permet au projet de faire des liens vers des sites internet lui paraissant intéressants. Cela peut se faire au travers de la création d’une page d’information (choisissez « Document) ou l’insertion d’un lien vers d’autres sites web (choisissez « Liens »). Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 39 Cliquez sur « Ajout d’un élément », « Document ou lien » Précisez le titre du lien et faites une brève description. Ajouter l’adresse du site. ATTENTION N’oubliez pas de rendre les dossiers/ fichiers publics si vous souhaitez qu’ils soient visibles a tous les utilisateurs de la plateforme. 4.8 Foire Aux Questions (FAQ) Ce répertoire permet de créer une série de FAQ concernant le projet et de répondre ainsi aux interrogations les plus fréquentes posées par les visiteurs du site. Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 40 Cliquez sur « Modifier » Compléter ensuite le texte Vous pouvez faire un copier / coller d’un texte existant. N’oubliez pas d’effacer le texte qui se trouve dans cette boîte et de le remplacer pas votre propre texte. Enregistrez. Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 41 4.9 Demande d’information Cette page permet aux visiteurs du site de faire parvenir directement au Chef de File des questions sur le projet ou sa mise en œuvre. Pour avoir accès au formulaire de demande d’information, l’utilisateur clique sur « Poser une question ». La question est envoyée au responsable du domaine du projet sur la PCC. 4.10 Documents internes Ce répertoire permet de stocker tous les documents internes jugés utiles. Ces documents sont exclusivement accessibles au partenariat ou à toute entité à qui le statut de membre a été donné par le Chef de File. Vous pouvez ajouter ici des fichiers, des répertoires, des images, des liens et des pages en cliquant sur « Ajout d’un élément ». Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 42 4.11 Documents publics Ce répertoire permet de stocker tous les documents jugés utiles, que le projet souhaite mettre à la disposition du public. Vous pouvez ajouter ici des fichiers, des répertoires, des images, des liens et des pages en cliquant sur « Ajout d’un élément ». ATTENTION N’oubliez pas de rendre les dossiers/ fichiers publics si vous souhaitez qu’ils soient visibles a tous les utilisateurs de la plateforme. Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 43 4.12 Candidature approuvée Ce répertoire contient l’ultime version en format PDF de la candidature approuvée lors de la signature du contrat ou de modifications ultérieures approuvées. Ce document est mis à la disposition de tous partenaires ou partenaires associés ou entités à qui le Chef de File a octroyé des droits d’accès équivalent. Le fichier est téléchargé par le STC, vous ne pouvez pas modifier ce répertoire. 4.13 Modifications du projet Ce répertoire permet la gestion des demandes de modifications du projet. Le Chef de file fait une demande de modification auprès du STC. Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 44 Dans le dossier “Formulaire vierge” le STC dépose alors le fichier du formulaire de modification pré-rempli. Ce formulaire doit être téléchargé et complété par le Chef de File. Fichier acces Modif Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 45 Une fois que le Chef de File a complété le formulaire de demande de modification, il dépose celuici dans le répertoire « Demande de modifications ». Cliquez sur « Ajout d’un élément » / « Dossier » ou « Fichier » Vous pourrez organiser les demandes successives de modifications en créant des dossiers spécifiques à chaque demande. UTILISEZ DES FICHIERS ZIPÉS POUR UN TÉLÉCHARGEMENT PLUS RAPIDE 4.14 Echanges avec AG-STC-CN Permet d’échanger des documents qui ne pourraient pas être utilisés dans les autres sections, avec les différentes structures de gestion du programme (Autorité de Gestion, Secrétariat Technique Conjoint, Correspondants Nationaux). Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 46 Manuel de l’utilisateur de la section «Projets» - Version juin 2010 47
Documentos relacionados
FR - Atlantic Area
approuvé par la Commission Européenne, le 20 septembre 2007, par décision CCI(2007) CB163PO029. Dans l’Espace Atlantique, une tradition de coopération transnationale est préexistante. Les cadres pi...
Leia maisespace atlantique 2007-2013 manuel du candidat
de Coopération Transnationale de l’Espace Atlantique 2007-2013, a été approuvé par la Commission Européenne, le 20 septembre 2007, par décision CCI(2007) CB163PO029. Dès la période 1989-1996, la tr...
Leia maismanuel de l`utilisateur iah - Modelo
iAH peut être installé sur n’importe quel compatible PC ayant un serveur Web installé et configuré. Elle a été testée sur Internet Information Server (IIS) versions 4, 5 et 6, et sur Apache Web Ser...
Leia maisMontage audio
Ce document PDF a été amélioré pour être plus facile d’accès aux personnes malvoyantes. En raison du grand nombre d’images qu’il contient et de leur complexité, veuillez noter qu’il n’a pas été pos...
Leia mais