Raymond James Financial

Infor Expense Management
Perfil do cliente
Raymond James Financial
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”
Ü O Expense Management
da Infor nos ajudou a cortar
uma parte
surpreendentemente grande
de nossos gastos
corporativos com viagens
ELIZABETH ERIKSEN, VICE PRESIDENTE
ASSISTENTE, DA RAYMOND JAMES &
ASSOCIADOS JAMES & ASSOCIATES
Sobre a empresa
A Financeira Raymond James (NYSE-RJF) é uma companhia gestora diversificada
baseada na Flórida, que fornece serviços financeiros para particulares, corporações e
prefeituras através de suas companhias subsidiárias. Suas três corretoras/revendedoras
subsidiárias (Raymond James e associados, Serviços Financeiros Raymond James, e a
Raymond James Ltda.) e Serviços de Investimento Raymond James Ltda., uma
subsidiária autônoma de propriedade majoritária no Reino Unido, possuem um total de
mais de 4.900 assessores financeiros servindo aproximadamente 1,8 milhões de contas
em mais de 2.200 localidades nos Estados Unidos, Canadá e no exterior. Além disso, os
ativos totais dos clientes são de aproximadamente $212 bilhões, dos quais $35,8
bilhões são gerenciados pelas subsidiárias de gerenciamento dos ativos da firma.
Perfil do cliente
Estabelecendo a estratégia.
Após uma cuidadosa investigação de seu processo de
relatório de despesas, a Raymond James percebeu que
melhoras significativas poderiam ser feitas para obter
economias em produtividade, bem como cumprir com as
políticas de viagens e entretenimento (T&E) e mudanças
nas regras de auditoria. Os fatos compilados durante a
avaliação foram que suas políticas de T&E corporativas
eram inconsistentes, variando por divisão. Também, eram
necessários diversos níveis de aprovação, os contratos
com hotéis eram negociados individualmente, em vez de
por cadeia, e os viajantes e gerentes desconheciam os
limites. Além disso, as entradas dos itens bem como as
aprovações de encaminhamento e gerenciamento eram
executadas manualmente.
A companhia percebeu que precisava controlar os custos
operacionais e administrativos de T&E, reforçar a
conformidade com as políticas de T&E, eliminar os erros
nas informações de T&E, comunicar eficientemente as
políticas de viagens e agilizar os longos ciclos de
reembolso.
Como prioridade, a Raymond James começou a procurar
tecnologia que automatizasse o processo de
gerenciamento de despesas. Elizabeth Eriksen, vice
presidente assistente de Contabilidade, explica, “Nós
aprendemos que a falta de conformidade com as políticas
de T&E e os processos manuais propensos a erros eram
responsáveis por grande parte das despesas corporativas
e a automação era o primeiro passo importante na direção
da redução de custos.”
Fatos em um relance:
> empresa ............................Raymond James Financial
> solução ............................Infor FMS
> produto ............................Expense Management
> indústria ...........................Serviços Financeiros
> receita ............................. US $2.6 bilhões
> funcionários ............................
6,800
> país ............................ USA
Especificando o negócio.
Uma pesquisa meticulosa sobre aplicativos de
gerenciamento de despesas levou a Raymond James a
selecionar o Expense Management da Infor™. Pela
implementação dos módulos de Relatórios de Despesas e
Planos de Viagem da Infor, a Raymond James determinou
que os recursos abrangentes das soluções abordassem
todas as áreas de consideração imediata da companhia.
Ambos os módulos proporcionam notificação de políticas
em tempo real, alertando as empregados sobre as
violações à medida que os dados entravam e permitindoos explicar ou corrigir, antes de submeter os planos ou as
despesas. Os aplicativos também permitiam um fluxo de
trabalho configurável para avisar aos analistas, obter as
aprovações necessárias, e ativar eventos tais como a
emissão de bilhetes aéreos ou reembolso de despesas.
Ferramentas de inteligência empresarial também
trabalham para analisar os bancos de dados das soluções
e procurar oportunidades de economizar, "as soluções da
Infor também fornecem taxas de diárias específicas de
países, requisitos de impostos locais, taxas de valor
agregado (VAT), e taxas de milhagem”, acrescenta
Eriksen. “Pudemos ver todo o processo de gerenciamento
de despesas sendo tremendamente agilizado e mais
preciso.”
Raymond James Financial
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Ü
Vendo os resultados
Uma das maiores vantagens do Expense Management da
Infor é o acesso on demand em qualquer lugar. Os módulos
com base na Internet suportam diversos idiomas e moedas,
trabalham com todos os formatos de dados internacionais e
permitem a utilização de regras e políticas específicas de
divisões ou localizações geográficas independentes. Diz
Eriksen, “Recursos incorporados, como tarefas
administrativas agilizadas, as quais permitem que
atualizações e o cumprimento de políticas entrem em efeito
imediatamente, nos fornecem informações em tempo real,
que nos permitem tomar decisões empresariais no
momento certo e aumentar o controle do gerenciamento.”
Os planos de viagem da Infor também coletam dados
corporativos e de empregados com mais detalhes que a
maioria dos sistemas financeiros, permitindo que as
companhias identifiquem tendências e ganhem mais
economias negociadas com os fornecedores, planejem
viagens com mais eficiência e eliminem viagens
desnecessárias.
Financeira Raymond James
Os Relatórios de Despesas permitem que os empregados
preencham seus relatórios com informações de cartões de
crédito corporativos e menus suspensos, reduzindo o
potencial de erros em entradas manuais. Quando o relatório
é submetido, o revisor, que é imediatamente avisado por email, pode avaliar o relatório e os recibos em anexo sem ter
de abrir o aplicativo. “Os aplicativos da Infor integram-se aos
nossos sistemas financeiros, observa Eriksen, “sendo
alimentados por RH, e de/para o sistema de contas a pagar
e da contabilidade (GL), bem como de sistemas
proprietários, de forma que nenhum dado é mais
necessário, uma vez aprovado o relatório.” O reembolso é
pago através de Contas a Pagar, a qual transmite as
informações de volta para Relatórios de Despesas. “O
Expense Management permitiu-nos cortar quase pela
metade nosso ciclo de relatórios e podemos expandir
facilmente os negócios, sem aumentar os custos de
processamento”, acrescenta Eriksen.
Conformidade era outra área que a Raymond James
desejava aperfeiçoar. Com os Relatórios de Despesas da
Infor, a companhia pode fornecer dados para o
departamento interno de conformidade, membros do
comitê de auditoria, auditores externos e organismos
reguladores, como a Bolsa de Valores de Nova York, a
Associação Nacional de Corretores de Ações e a Comissão
de Títulos e Câmbio. “Os recursos de auditoria do aplicativo
da Infor eram, tão impressionantes”, disse Eriksen “que
Os recursos de auditoria do aplicativo da
Infor eram tão impressionantes”,disse Eriksen
“que nossa equipe interna de conformidade
requisitou o mesmo sistema para solicitações de
pagamentos de fornecedores.
”
ELIZABETH ERIKSEN, VICE PRESIDENTE ASSISTENTE, DA RAYMOND
JAMES & ASSOCIADOS
nossa equipe interna de conformidade requisitou o mesmo
sistema para solicitações de pagamentos de fornecedores”.
“Implantamos então, o módulo de Solicitações de
Pagamentos da Infor”.
Quando a Raymond James viu como o processo de
gerenciamento de despesas se tornou eficiente e eficaz
usando os aplicativos da Infor, ela foi mais além na
otimização. “Nós agora usamos o ImageTag® [um produto
parceiro da Infor] para permitir o preenchimento de recibos
digitais através dos recibos por fax. Não só eliminamos o
custo do tempo e do esforço desperdiçados pelos
empregados organizando e conferindo recibos em papel
com relatórios - adiando as aprovações pela falta de recibos
- como também os custos de armazenagem e arquivo de
papelaria e de envio dos recibos pelo correio.”
Ao mesmo tempo em que a companhia implementou as
soluções da Infor, ela disseminou informações
consistentes de política de viagens para todas as suas
divisões e incentivou ou obrigou o uso do cartão de crédito
corporativo. A companhia também aprimorou seu processo
de monitoramento de risco financeiro e fraude, de acordo
com as regras da Comissão de Normas de Contabilidade
Financeira e a Sarbanes-Oxley.
www.infor.com
Perfil do cliente
Fazendo negócios melhor.
Sobre a Infor
Continuando sua marcha em direção à melhoria da eficiência
dos processos, a Raymond James confia na tecnologia e nas
recomendações de respeitados analistas do ramo. “A escolha
da solução para automatizar nosso processo de
gerenciamento de despesas mostrou ser providencial para
nosso enorme sucesso”, declara Eriksen. “O Expense
Management da Infor nos ajudou a cortar uma parte
surpreendentemente grande de nossos gastos corporativos
com viagens”. “Acreditamos firmemente que a Infor tem a
estabilidade e soluções de longo prazo para dar suporte a
nossos objetivos atuais futuros.”
A Infor produz software específico para cada ramo, para
as organizações empresariais. Com experiência
intrínseca, as soluções da Infor permitem às empresas de
todos os portes serem mais empreendedoras e se
adaptarem às rápidas mudanças de um mercado
globalizado. Com mais de 70.000 clientes, a Infor está
mudando o que as empresas esperam de um provedor de
software empresarial.
Para mais informações, visite www.infor.com.
Infor Brasil
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