space-x v10 portugal

Transcrição

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SPACE-X V10
PORTUGAL
INTEGRAÇÕES & LIGAÇÕES
ARQUIVAMENTOS E DEMATERIALIZAÇÃO
CONTABILIDADE
MAPAS DE MARGENS
GLOBAL SPACE-X
CREATION C.A. COOPLEC
Space-x - Version V10 Portugal
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SPACE-X VERSION V10 PORTUGAL
I.
INTEGRAÇÕES E LIGAÇÕES ..................................................................................... 3
A.
INTEGRAÇÃO ACORDOS COOPLEC .................................................................................. 4
B.
INTEGRAÇÃO FACTURAS COOPLEC............................................................................... 14
C.
INTEGRAÇÃO TRANSFERÊNCIAS COOPLEC ................................................................ 16
D.
FACTURAÇÃO PRESTAÇÕES DAS COMPRAS DIRETAS ............................................. 28
E.
SEGUIMENTO COMPRAS E TRANSFERENCIAS ............................................................ 34
F.
INTEGRAÇÃO TRANSFERÊNCIAS BTLEC ET SCAPAUTO .......................................... 38
G.
INTEGRAÇÃO LANÇAMENTOS VINDOS DO EXCEL.................................................... 40
II.
ARQUIVAMENTO E DESMATERIALIZAÇÃO ...................................................... 42
H.
ARQUIVAMENTOS ............................................................................................................... 43
I.
DESMATERIALIZAÇÃO ...................................................................................................... 46
III.
CONTABILIDADE ........................................................................................................ 52
J.
PERFIS UTILIZADORES....................................................................................................... 53
K.
PLANO CONTABILIDADE ................................................................................................... 54
L.
BANCO RECONCILIAÇÃO .................................................................................................. 55
M.
TRANSFERÊNCIAS INTERNACIONAIS ............................................................................ 63
N.
SITUAÇÃO CONTABILIDADE INTERMEDIÁRIA ........................................................... 69
O.
EDIÇÃO DOS BALANCETES............................................................................................... 71
P.
ANULAÇÃO DUM LANÇAMENTO CONTABILIZADO .................................................. 74
Q.
ENVIO DE E-MAILS .............................................................................................................. 77
R.
DECLARAÇÃO DO IVA ....................................................................................................... 80
IV.
MAPAS DE MARGENS ................................................................................................ 89
S.
APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS .............................................................................. 90
T.
GESTÃO DOS STOCKS E MARGENS................................................................................. 93
U.
PREVISÕES ............................................................................................................................ 98
V.
CREATION DU C.A. COOPLEC ............................................................................... 102
V.
CREATION C.A. COOPLEC ................................................................................................ 103
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I.INTEGRAÇÕES E
LIGAÇÕES
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A. INTEGRAÇÃO ACORDOS COOPLEC
Cooplec envia um ficheiro semanal de todos os acordos Cooplec a todas as lojas.
Este ficheiro contém os acordos de fornecedores Centralizados e fornecedores Diretos.
Os Fornecedores GALEC não usados actualmente, são codificados entre os
Números 00000-89999
Os Fornecedores COOPLEC são codificados entre o número 90000 a 95999
Os Fornecedores LOJA, fornecedores de mercadorias locais e fornecedores de bens e serviços
devem ser codificadas entre 96000 e 99999
Os Acordos são numeradas de 01 a 99, cada Acordo representa um contrato assinado
pelo Fornecedor.
• As características do Acordo : Identificação, Natureza (Centralizado ou Direto)
Datas de aplicação Secçao de gestão.
• Endereço, informações jurídicas e outras (telefone, Fax Correspondente Mail)
• Condições de pagamento e dados bancários.
• As Prestaçoes : Descontos, Rappeis, Participações publicitarias
Em cada Prestação são preenchidos : O Canal de pagamento, os percentuais
ou montantes, períodos e condições de facturação, comentários.
O Ficheiro pode ser integrado a partir do Menu SPACE-X :
LIGAÇÕES / LECLERC / INTEGRAÇÃO ACORDOS COOPLEC
Recomenda-se de Validar a opção « CRIAÇÃO ACORDOS E CONTRATOS DIRECTOS »
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INTEGRAÇÃO ACORDOS COOPLEC
MAPA DE CONTROLO DA INTEGRAÇÃO
Está prevista uma edição de controle, por ficheiro, dos acordos integrados. É necessário
selecionar um ficheiro para a efectuar.
Este procedimento encontra-se no Menu :
LIGAÇÕES / LECLERC / EDIÇÃO DOS ACORDOS INTEGRADOS
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ACORDO CENTRALIZADO
Os Acordos Centralizados são utilizados principalmente para seguir em cada fornecedor:
Compras e Transferências Cooplec.
Este seguimento é também utlizado nos Mapas de Margens e Provisões de Fim de Exercício.
Fornecedor com dois Acordos correspondendo a dois Contratos.
Por exemplo o Acordo : 1 QUEIJOS corresponde ao Contrato 381
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ACORDO CENTRALIZADO : Assinalado pela letra « C » no título do Acordo
Em cada acordo, as prestações são classificadas em três categorias, cada uma numa janela
específica : Descontos, Rappeis et Part.Pub
Este Acordo contém duas Prestações de DESCONTOS : FINA et INVE
Este Acordo contém quatro Prestações de Rappel : CLOG CPAG INCO et RAPP
A Prestação RAPP está Inactiva porque é Condicional et deve ser activada pelo utilizador
quando as condições estiverem satisfeitas.
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ACORDO CENTRALIZADO : Assinalado pela letra « C » no título do Acordo
Este Acordo contém seis Prestações de Part.Pub : TALA INVE DINA ANIV COMI e FOLH
A Prestação DINA está Inativa porque é Condicional et deve ser ativada pelo utilizador
quando as condições forem satisfeitas.
A Prestação FOLH não está ativa porque é igualmente condicional
Apresenta-se em seis linhas independentes, porque não tem um período de facturação reconhecido :
( Mensal, Trimestral, Semestral ou Anual ) mas apenas um número de prestaçoes a executar.
É conveniente informar as datas da Prestação no momento da ativação.
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ACORDO DIRETO
Os Acordos diretos permitem o seguimento em cada Fornecedor de : Compras e Pagamentos.
Permitem também a facturaçao dos Rappeis e Participações Publicitárias.
Este seguimento é também utilizado nos Mapas de Margens e Provisões de fim de exercicio.
Fornecedor com dois Acordos correspondendo a dois Contratos.
Por exemplo, O acordo : 01 ACORDO GERAL correspondante ao Contrato 10
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ACORDO DIRETO
Assinalado pela letra « D » no título do Acordo
Os Acordos Diretos podem ser modificados ou complementados.
A Prestação RAPP esta inativa porque é condicional e deverá ser ativada pelo utilizador
em função do C.A. .
A Prestação FOLH não está ativa porque é igualmente condicional
Apresenta-se em seis linhas independentes, porque não tem uma periodicidade reconhecida :
( Mensal, Trimestral, Semestral ou Anual ) mas apenas um número de prestações a executar.
É conveniente informar as datas da Prestação ao momento da ativação.
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ACORDO DIRETO
CASO PARTICULAR
A integração automática dos Acordos não apaga as Prestações que foram criadas
manualmente.
As Prestações criadas partir da integração automatica têm o Código Origem "0"
enquanto as criadas manualmente tens o Origem "1".
Exemplo : A Prestação 244 : Entrada em linha de 15 % nunca é apagada pela integração
automática.
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NOTA SOBRE A INTEGRAÇÃO DE UMA NOVA VERSÃO
Na janela "Fornecedor" : As coordenadas são actualizadas somente quando os campos estão em branco
na Base Space-x. Desde que sejam modificadas pelo utilizador, estes dados nunca serão
modificados por uma integração automática
Na Janela "Acordo" : A Secção é atualizado somente quando os campos estão em branco
na Base Spacel-x. Desde que seja modificada pelo utilizador, não é alterada pela integração
automática.
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EDIÇÃO DOS ACORDOS
Existem duas maneiras de editar acordos :
EDIÇÃO DO CONTRATO
Ficha completa de uma página com detalhes do fornecedor e todas as prestações
que se imprime a partir da página "Acordo" do Programa de Manutenção dos fornecedores
EDICAO DUMA LISTA SIMPLIFICADA DOS ACORDOS
Edição, principalmente com Percentuais e Valores das Prestações
a partir do Menu : CONTRATOS COOPERAÇÕES / EDICÇÃ SÍINTESE ACORDOS E PRESTAÇÕES
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B. INTEGRAÇÃO FACTURAS COOPLEC
INTEGRAÇÃO DOS FICHEIROS « EFAC »
Os Ficheiros de Facturas Cooplec EFACxxxxx contêm actualmente as seguintes informações :
O Fornecedor Cooplec : codificado entre os numeros 90000 à 95999
O Numero de Accord Cooplec codificado entre 00 e 99
O Numero de Secção
Os Ficheiros devem ser integrados um por um no SPACE-X pela procedura do Menu :
LIGAÇÕES / FACTURAS COOPLEC / FACTURAS COOPLEC
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INTEGRAÇÃO FACTURAS COOPLEC
Vários controis são efectuados durante a integração, daí resultam erros de bloqueio
e outros de não-bloqueio.
O erro de Secção bloqueia a integração e deve ser corrigida.
A procedura de correção é representada por uma lupa no canto inferior esquerdo da janela
Os erros sobre o número de Fornecedor ou Acordo não bloqueiam, mas podem
ser corrigidas para obter um seguimento mais preciso das compras por fornecedor e Acordo.
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C. INTEGRAÇÃO TRANSFERÊNCIAS COOPLEC
INTEGRAÇÃO DOS FICHEIROS « EREV »
Os ficheiros de Reembolsos Cooplec EREVxxxxx contêm actualmente os Reembolsos Cooplec por
Fornecedor et por Acordo para cada tipo de Prestação.
O Fornecedor Cooplec codificado entre os numeros 90000 a 95999
O Numero de Acordo Cooplec codificado os numeros 00 a 99
O Numero de Prestação é codificado segundo as Normas Cooplec 2010
A Secção não existe no ficheiro EREV, esta é encontrada a partir das
seguintes regras :
• Répartição dos reembolsos do Fornecedor e Acordo em função das Compras
efectuadas para cada Secção.
• Utilização da Secção de Correspondência associada a cada Acordo
• Utilização da Secção de Gestão da ficha Fornecedor ( Muito mais aleatório )
• Correcção da Secção pela procedura de correcção representada por uma lupa
que se encontra no canto inferior esquerdo da janela.
Os parâmetros da contabilidade encontram-se na
GUIA 85
: FACTURAS COOPLEC
SERIE 52
: TRANSFERÊNCIAS COOPLEC
É o Chrono do Diário introduzido nesta série que serve como Numero de peça para
a Factura destinada à Cooplec.
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INTEGRAÇÃO TRANSFERÊNCIAS COOPLEC
INTEGRAÇÃO DOS FICHEIROS « EREV »
Os Ficheiros devem ser integrados um par um no SPACE-X pela procedura do Menu :
LIGAÇÕES / TRANSFERÊNCIAS COOPLEC / TRANSFERÊNCIAS EREV
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TRATAMENTO DAS ANOMALIAS
No caso abaixo, a integração indica que há linhas em anomalia.
Os erros estão codificados para que se possam corrigir, podem-se imprimir a partir do ícône
representando uma impressora, ou visualizados a partir do ícone representando uma lupa.
Deve-se distinguir as anomalias da primeira vez que se integra, que estão ligadas aos parâmetros
da aplicação e as do quotidiano ligadas às informações fornecidas pela Cooplec
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ANOMALIAS DA PRIMEIRA INTEGRA ÇÃO
O Erro n º 4 corresponde a uma Rubrica inexistente, existe portanto uma anomalia de parametrização
inicial que só deve acontecer a primeira vez.
I ) As Prestações estão identificadas na Tabela de Prestações Cooplec, no Menu:
PARAMETROS / PARAMETROS DO SISTEMA / CODIFICACAO COOPLEC
Os códigos das prestações utilizados pela Cooplec devem ser criados na tabela com um título curto,
uma descrição completa e um tipo de prestação :
DESC
RAPPEL
PP
DESCONTOS
RAPPEL
PART.PUB.
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ANOMALIAS DA PRIMEIRA INTEGRAÇÃO
I ) A cada Prestação deverá se associar parâmetros da contabilidade: Diários e
Contas, esta parametrização está no menu:
PARAMETROS / PARAMETROS GERAIS / GUIAS
Puis GUIA : 85 FACTURAS COOPLEC et SERIE 52 : TRANSFERENCIAS COOPLEC
A SERIE 52, utilizada na integração das Transferências Cooplec, esta criada com
O DIARIO
A CONTA DO TOTAL A RECEBER
: Por exemplo o Numéro : 74
: Por exemplo a Conta : 221112
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INTEGRAÇÃO TRANSFERÊENCIAS COOPLEC
ANOMALIAS PRIMEIRA INTEGRAÇÃO
II ) Parametrização das contas da contabilidade para cada Prestação no MENU :
PARAMETROS / PARAMETROS GERAIS / GUIAS
Em seguida GUIA : 85 FACTURAS COOPLEC et SERIE 52 : TRANSFERENCIAS COOPLEC et RUBRIQUES
Todas as prestações devem ser criadas como RUBRICAS a partir do Numero utilizado
pela COOPLEC, preencher os campos :
A CONTA
A INFORMACAO DEBITO/CREDITO
O CODIGO E TAXA DE IVA
Exemplo com a Rubrica : 231 TALAO E.LECLERC
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As principais anomalias em cada diário são :
FORNECEDOR INEXISTENTE
ACORDO INEXISTENTE
SECÇÃO NAO INFORMADA SOBRE ACORDO
As anomalias podem ser visualizadas na janela usando o ícone representado por uma LUPA
localizado no canto inferior esquerdo da janela, ou usando o ícone da IMPRESSORA.
A visualizaçao na janela permite corrigir directamente as anomalias durante a integração
do ficheiro de Transferências.
Esta correcções só são válidas para a integraçao deste ficheiro, as modificações não serão efactuadas
no ficheiro FORNECEDORES.
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Os erros N° 9, 10 et 11 não bloqueiam mas devem ser corigidos para permitir
um melhor seguimento das Transferências Cooplec ( Bases de compras, Montantes estimados
e Montantes Reembolsados )
O erro N° 11 que encontramos na linhas dos fornecedores PETIT CIEL et NINTENDO
indica que os Fornecedores não existem no ficheiro FORNECEDORES.
Deve-se criar esses Fornecedores e também os acordos indicados na coluna ACORDO
e atribuir-lhe uma SECCAO.
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O erro N° 10 que encontramos na linhas do fornecedor D’ARPEGE indica que o acordo
N° 40 não existe para esse fornecedor.
Deve-se criar o acordo e atribuir-lhe a SECÇÃO a que se refere.
É igualmente possível que o acordo não exista realmente e que seja um erro da COOPLEC,
Nesse caso é necessário entrar a Secção passando pela lupa proposta pelo programa de integração
e informar da anomalia a COOPLEC.
O erro N° 9 que encontramos na linhas do fornecedor HASBRO ACCORD N° 2
assim como ROTRING ACCORD N° 1 indica que a SECÇÃO não está existe no acordo do fornecedor.
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CONTROLE DA INTEGRAÇÃO
Antes da integração, é possível editar a síntese da integração com um Total por SECCAO
e com a opção Repartição por Secções.
Depois da integração, é possível consultar a repartição por SECÇÃO com a opção « INFO+ »
que se encontra na programa : Procura duma peça
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EDIÇÃO DA FACTURA PARA A COOPLEC
Aintegração só pode ser efectuada quando não houver mais erros
Depois da integração, existem duas edições automáticas :
Um justificativo da integração com o número do ficheiro e montante total
Uma Factura destinada à Cooplec, esta factura é igualmente gerada ao formato PDF
e mémorisada no diretório Q:\archives\hibgest\divers
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SEGUIMENTO DAS TRANSFERÊNCIAS
Depois da integração, é possível seguir as Transferências COOPLEC
e comparar aos montantes estimados.
No exemplo abaixo apresentado, o seguimento em 2009 com os reembolsos do ano sobre a Base
SPACE-X 2010.
enquanto que os valores das compras de 2009 e os montantes estimados estão na Base
SPACE-X 2009.
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D. FACTURAÇÃO PRESTAÇÕES DAS COMPRAS DIRETAS
As prestações ligadas às Compras diretas são classificadas em duas categorias:
RAPPEIS e PART.PUB.
Estas prestações são memorizadas em dois ficheiros diferentes e apresentadas em duas
janelas diferentes no programa de manutenção dos fornecedores.
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FACTURAÇÃO DAS PRESTAÇÕES COMPRAS DIRETAS
Elas são facturadas em dois programas diferentes.
Estes programas encontram-se no Menu abaixo
As facturas de Rappel e Part.pub são geradas da mesma forma, isto é, de acordo com os
princípios já existentes para Rappeis.
Todas as Prestações são regularizadas a cada facturação ao longo de todo ano.
As regularizações efectuadas estão ligadas às modificações da Base de Compras ou da
Taxa aplicada, podem ser positivas ou negativas.
Critérios de facturação
Somente as linhas das prestações declaradas "ACTIVADAS" são assumidas na facturação
As linhas incondicionais tem automaticament o estado : ACTIVADA
As outras podem ser ACTIVADAS pelo utilizador.
Só as linhas das prestações tendo como valores « MAG » ou « PA » no campo CANAL
são consideradas a facturar.
O CANAL « CEN » é reservado às transferências COOPLEC
A facturação utiliza as datas de Inicio et Fim para cada prestação.
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FACTURAÇÃO DOS RAPPEIS
É imprescindível verificar a data limite de facturação « ULTIMO MES A TRATAR »
e data de comptabilizaçao « CONTABILIZAÇÃO AO ».
A data limite de facturação proposta corresponde ao ultimo mês terminado.
A data de contabilização proposta corresponde à data corrente, ela pode ser modificada
no fim do exercicio para o ultimo dia correspondente ao período facturado para evitar
lançamentos de Cut-off ou « TB ».
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FACTURAÇÃO DOS RAPPEIS
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FACTURAÇÃO DAS PART.PUB.
É imprescindível verificar a data limita de facturação « ULTIMO MES A TRATAR »
e data de comptabilização « CONTABILIZAÇÃO AO ».
A data limite de facturação proposta corresponde ao ultimo mês terminado.
A data de contabilização proposta corresponde à data corrente, ela pode ser modificada
em fim de exercicio, para o ultimo dia correspondente ao período facturado para evitar
lançamentos de Cut-off ou « TB ».
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FACTURAÇÃO DAS PART.PUB.
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E. SEGUIMENTO COMPRAS E TRANSFERENCIAS
SEGUIMENTO POR SECÇÃO
Este programa permite de seguir as Compras e os Reembolsos da COOPLEC ( Cor amarela )
e DIRECTOS ( Cor azul )
Encontra-se no Menu :
RAPPEIS/P.PUB / INQUERITOS / PRESTACOES COOPLEC-DIRECTO POR SECCAO
O Montante de C.A. vem do ficheiro CARIST, este é actualizado a cada comptabilização
pelos lançamentos nas contas parametrizadas « Base de Compras » no Plano das Contas.
O Montante Estimado é calculado segundo os Acordos de cada fornecedor.
O Montante Transferido ou Facturado vem do ficheiro CARIST, é actualizado a cada
contabilização com o valorr dos lançamentos efectuados nas contas parametrizadas « Rappeis » ou
« Part.Pub. » no Plano das Contas.
Os Fornecedores inexistentes são numeros utilizados pela Cooplec nos ficheiros de
facturas ( EFAC ) enviados no início do ano ( correspondem muitas vezes à antiga
codificação !) é necessário informar a Cooplec
Um duplo-clique numa linha fornecedor permite visualizar o detalhe por Acordo
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SEGUIMENTO COMPRAS E TRANSFERÊNCIAS
SEGUIMENTO POR FORNECEDOR
Caso do Fornecedor centralizado ( Cor amarela )
Este programa apresenta uma linha por Acordo.
Para obter o detalhe por Prestação, basta seleccionar a casa « DETALHE » na parte inferior da
janela.
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EDIÇÕES
E possível igualmente editar os vários níveis de detalhe
Esta edição encontra-se no Menu :
RAPPEIS/P.PUB / EDICOES / PRESTACOES FORNECEDORES COOPLEC-DIRECTO
Edição duma linha por Fornecedor
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EDIÇÕES
Edição de uma linha por Fornecedor e Acordo
Edição de uma linha por Fornecedor, Acordo e Prestação
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F. INTEGRAÇÃO TRANSFERÊNCIAS BTLEC ET SCAPAUTO
CENTRAIS
BTLEC
E
SCAPAUTO
As Centrais BTLEC e SCAPAUTO podem fornecer às Lojas ficheiros de Transferências
standard que podem ser integrados automaticamente no SPACE-X
A integração destes ficheiros necessita várias parametrizações.
PARAMETRIZAÇÃO DAS CENTRAIS
Esta parametrização encontra-se no MENU :
PARAMETRAGE / PARAMETRES SYSTEME / CENTRALES REGIONALES
é necessário para cada Central as informações seguintes :
N° EAN : Encontrar o numero de transmissor de cada Central nos ficheiros recebidos
ou telefonar à sociedade HI.B.GEST
N° FOURNISSEUR : Numero de fonecedor que possuí esta Central na contabilidade
SERIE : Numero de Serie : 2xx ou 3xx du Guia 85 Transferências, onde são codificados os tipos
de documentos geridos no logiciel GESSICA ( Ver página seguinte : parametrização Guias )
PAN : Numero do Panonceau da Central
FACT : Responder « Y » se a Central envia ficheiros de Facturas
PREL : Répondre « Y » se a Central envia ficheiros de Levantamentos
REV
: Répondre « Y » se a Central envia ficheiros de Transferências
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INTEGRAÇÃO TRANSFERÊNCIAS BTLEC ET SCAPAUTO
CENTRAIS
BTLEC
ET
SCAPAUTO
PARAMETRIZAÇÃO DOS GUIAS / SERIES / RUBRICAS
Exemplos :
Central Regional com Séries
Central Scaparf com Séries
Central BTLEC com Séries
Outras Centrais ( Scapauto ) com Séries
: 001 002 003 004 011 012 013 014 015 016 018 052
: 101 102 103 104 111 112 113 114 115 116 118 152
: 201 202 203 204 211 212 213 214 215 215 218 252
: 301 302 303 304 311 312 313 314 315 316 318 352
Criar já as rubricas mais Frequentes : 40 CPV et 98 CGV sendo o ano o primero caracter para
as lojas usando uma conta por ano, portanto 940 CPV 2009 et 998 CGV 2009
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G. INTEGRAÇÃO LANÇAMENTOS VINDOS DO EXCEL
DESCRIÇÃO DO FICHEIRO
O ficheiro a integrar deve ser ao formato CSV, deve respeitar a structura definida abaixo
indicada assim como o ordem das colunas.
O comprimento dos campos é limitado ao comprimento previsto no logiciel SPACE-X.
As datas não devem conter nenhum separador ( - ou / )
O TIPO DE FICHEIRO ou Coluna N° 1 identifica as diferentes categorias de lançamentos :
O valor « HIB » é utilizado para os lançamentos na contabilidade classica.
Quando o Diário utilizado está parametrizado com o Tipo de Diário « SIMU», principalmente
utilizado para uma situação da contabilidade, os lançamentos permanecen como lançamentos
contabilisticos são tratados como lançamentos de Simulação. ( Ver capitulo III D ).
O valor « TB » utilizado para lançamentos Mapas de gestão destinadas a precisar o « REALIZADO ».
O valor « PREV » para lançamentos de Previsões de Mapas de gestão mas que podem e devem ser
introduzidas pelo programa previsto à este efeito. ( Ver capitulo IV B ).
O programa de integração propoem todos os ficheiros do directório : Q:\interfaces\imports
A integração standard é realizada interativamente com todas as Tabelas de SPACE-X e em particular
com as Tabelas de Parametrização.
As anomalias são detectadas imediatemente, e podem ser corigidas directamente.
INTEGRATION ECRITURES STANDARD DANS SPACE-X
COLONNES OBLIGATOIRES
1
2
Type fich Soc
3
4
5
6
7
8
9
Mag Journal Date Pièce N° Pièce Compte S/com pte
Libellé
hib
1
1
40
150506
444
607019
100
Régul Rayon
hib
1
1
40
150506
444
607019
200
Régul Rayon
hib
1
1
40
150506
555
401100
4052
1
1
40
150506
555
512110
Zone texte
11
Crédit
10000
10000
Règlement
60000
Règlement
60000
Sans la
sans "/"
10
Débit
Avec les centimes
Racine 301
Avec le point décimal
COLONNES FACULTATIVES
12
13
14
Compte S/cpt Code Date
15
16
Date
Contrepartie
ContrepTVA ReceptionÉchéance
17
Date
18
Date
Abo deb Abo fin
19
Date
20
Code
Escompte B.A.P.
21
22
Base
N° Frs
Rist
Rist
23
24
N°
Libellé
Accord
Suite
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INTEGRAÇÃO LANÇAMENTOS VINDOS DO EXCEL
GESTÃO DAS DATAS
A partir da versão Space-x V9, é possível integrar os ficheiros Excel com um Estorno Automático
dos lançamentos no mês seguinte.
Esta opção funciona seleccionando o campo “ESTORNO AUTO” situado na parte superior da janela.
Neste caso, todas as peças do ficheiro são Estornadas.
Os lançamentos de Estorno são criados ao momento da contabilização.
A partir da la versão Space-x V9, todas as datas são geridas correctamente e automaticamente.
Num ficheiro ao formato CSV, todos os Campos são geridos em numérico ou alfabético
Antes, as datas eram geridas como valor numérico e as datas com um dia inferior a 10
causavam um problema na integração.
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II. ARQUIVAMENTO E
DESMATERIALIZAÇÃO
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H. ARQUIVAMENTOS
ARQUIVAMENTOS
I ) A partir da Verso SPACE-X V10, Todos os documentos editados pelo programa são
sistematicamente arquivados ao formato PDF nos diretórios descritos abaixo :
Os documentos PDF são diretamente acessíveis à partir de todos os programas de interrogação
das contas e pesquisa duma peça de SPACE-X.
Q :\archives\hibgest\reglements
Contém todos os pagamentos emtidos, Transferências, Títulos à pagar e Chèques
Q :\archives\hibgest\factures
Contém todas as Facturas clientes, Factures de retrocessão, Notas de débito e Levantamentos
Q :\archives\hibgest\divers
Contém o restante dos documentos emitidos por SPACE-X
II ) Os documentos destinados a serem enviados por E-Mail aos fornecedores ou aos clientes
são memorizados uma segunda vez no diretorio Q:\interfaces\fax
Esta memorizaçao depende da parametrização das edições, e é efectiva somente para as ediçoes
onde o campo « INFORMACAO FORNECEDOR » contém o valor « MAIL » ( ver ecrã abaixo )
Este directório e limpo pelo programa de envio dos E-Mails
III ) Os documentos destinados a ZYLAB são memorizados uma terceira vez nas lojas
utilizando esta ferramenta no diretório Q:\archives\zylab
Ele serve à indexação geral de todos os documentos.
Esta memorisação é em função da parametrizaçao das ediçoes e é efectiva quando o campo
ARCHIVAGE ZYLAB é seleccionado ( ver ecrã abaixo )
Esta diretório é limpo por ZYLAB ( INDEXWARE ) aquando das recuperações e indexações.
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ARQUIVAMENTOS
PESQUISA DOS DOCUMENTOS ARQUIVADOS
TRANSFERÊNCIAS FORNECEDORES, FACTURAS CLIENTES, LEVANTAMENTOS …
A pesquisa dum documento emitido por SPACE-X é feito usando um « Clique Direito »
em qualquer campo da linha selecionada.
A pesquisa foi feita numa linha de pagamento : Transferência ou Chèque e o
recapitulativo da Transferência ou recapitulativo do Chèque aparece imediatamente
ao formato PDF
A pesquisa efectua-se de mesma maneira para todos os documentos emitidos no SPACE-X,
é necessário posicionar-se na linha seleccionada antes efectuar o « Clique Direito »
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ARQUIVAMENTOS
PESQUISA DOS DOCUMENTOS ARQUIVADOS
Exemplo : Visualização do Recapitulativo das Transferências Fornecedor
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I.
DESMATERIALIZAÇÃO
DESMATERIALIZAÇÃO
As facturas em papel não chegam ao serviço de contabilidade.
O utilizador deve, portanto, introduzir as facturas no SPACE-X à partir dos documentos digitalisés
propostos por ZYLAB.
ZYLAB mostra num ecrã de síntese todas as facturas a introduzir, é necessário em seguida cliquar sobre
cada uma das facturas para a visualizar em detalhe numa nova janela.
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DESMATERIALIZAÇÃO
INTRODUÇÃO DAS FACTURAS A PARTIR DE ZYLAB
ENRIQUECIMENTO DAS INFORMAÇÕES NA CONTABILIDADE
Para multiplicar as possibilidades de pesquisa de documentos à partir de SPACE-X,
os Numeros de B.L. e Proforma são memorizados no GL para servir posteriormente
de critério de pesquisa no ZYLAB
A introdução de Facturas no SPACE-X está adaptada de maneira a permitir a memorizaçao
dos Numeros de B.L. e Proforma.
O programa ALADIN prevê igualmente para as Facturas Central e Directas os Numéros
de B.L. e Proforma.
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DESMATERIALIZAÇÃO
INTRODUÇÃO DAS FACTURAS A PARTIR DE ZYLAB
Hoje é necessário entrar algumas informações no ZYLAB para facilitar as pesquisas. Este
enriquecimento de ZYLAB será anulado numa segunda fase et gerida automaticamente pela
introdução de facturas no SPACE-X.
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DESMATERIALIZAÇÃO
PESQUISA DE DOCUMENTOS DIGITALIZADOS NO ZYLAB
FACTURAS, B.L., PROFORMA, LEVANTAMENTOS ...
A pesquisa de documentos no ZYLAB é possível à partir de todos programas de interrogação
das contas no SPACE-X.
A pesquisa se executa a partir dum « Clique Direito » em qualquer campo da linha.
Esta pequisa utiliza os criterios associados aos documentos no ZYLAB :
Numéros de Fornecedor, Factura, Data, Aviso de entrega, Pro-Forma.
Geralmente a Factura e o BL correspondem aos mesmos critérios e são propostos todos os dois
pelo programa Zylab como indica a janela abaixo.
Necessita em seguida de efectuar uma nova selecçao no program Zylab para obter o documento.
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DESMATERIALIZAÇÃO
PROCURA DOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS NO ZYLAB
Se o « Clique Direito » for efectuado no Campo « N° Peça », a procura é dirigida por
SPACE-X na Factura unicamente.
Documento encontrado directamento é : A FACTURA
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DESMATERIALIZAÇÃO
PROCURA DOS DOCUMENTOS DIGITALIZADOS NO ZYLAB
Se o « Clique Direito» for efectuado no Campo « N° BL », a pesquisa é dirigida pelo
SPACE-X sobre o Aviso de Entrega unicamente.
Nestes casos, o program Zylab pode em seguida aceder directamente ao documento solicitado,
sem passar no ecrã precedente de dupla escolha
Documento encontrado directamente : AVISO DE ENTREGA ( BL )
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III. CONTABILIDADE
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J.
PERFIS UTILIZADORES
NOVAS OPÇÕES
Novas funcionalidades foram desenvolvidos no SPACE-X e são permitidas
segundo o profil de cada utilizador.
Os perfis utilizadores são personalizados entrando no SPACE-X com
o código ADMINISTRADOR e a palavra passe associada.
CONSULTAÇÃO E EDIÇÃO DAS CONTAS INTERDITAS
INTRODUÇÃO LANÇAMENTOS EXTRA CONTABILIDADE E MAPAS DE GESTÃO
CRIAÇÃO DUMA O.D. AUTOMÁTICA EM INTERROGAÇÃO DAS CONTAS
ANULAÇÃO / DESCONTABILIZAÇÃO DUMA PEÇA
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K. PLANO CONTABILIDADE
EDIÇÕES SELECTIVAS DO PLANO DE CONTABILIDADE
A edição do Plano de contas permite editar selectivamente :
As contas de banco a picar : CONTAS PICADAS e
As contas interditas em consulta por alguns perfis de utilizadores: CONTAS INTERDITAS.
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L. BANCO RECONCILIAÇÃO
PRINCIPIOS GERAIS
Os ficheiros correspondentes aos Extractos de conta disponibilizados pelo banco
se encontram-se no directório : /interfaces/banque
E possível realizar a reconciliação do banco ficheiro a ficheiro e portanto de selecionar
apenas um ficheiro na janela de selecção aberta no canto superior esquerdo do ecrã.
A reconciliação é realizada em duas fases : Picada Automatica e Picada Manual
A picada automática é realizada segundo o Montante e du Tipo de Operaçao.
A picada manual é livre, pode ser facilitada pelas opções previstas no SPACE-X :
Filtros, Triagens, Pesquisas Mono ou Duo.
REGRAS
A reconciliação automática é realizada sobre o principio da unicidade dos montantes.
só é possivel de picar automaticamente dois montantes somente quando eles existem como valor unico
no Extracto de banco e no SPACE-X.
Um código de operação, específico a SPACE-X, chamado código « HIB », permite
de precisar a reconciliação Automática.
Quando ele existe numa linha de SPACE-X ou no Extracto, é necessário em seguida
que as duas linhas à picar tenham o mesmo código operação « HIB ».
• Para os lançamentos SPACE-X, o código operação « HIB » é memorizado durante
a introduçao ou a criaçao automática ( Ver o parametrização dos meios de pagamento ).
As operações bancárias são codificadas segundo as normas : CFONB, EDIFACT ou SWIFT.
A norma mais utilizada é CFONB.
• Nas linhas do Extracto Bancaria, é necessário igualmente associar um código « HIB »
a cada código operação « CFONB » ( Ver parametrização dos códigos operações bancarias ).
Os códigos operaçoes « HIB » são livres, a única restrição é que devem ser idênticos
Nos lançamentos do SPACE-X e nas linhas do Extracto do Banco.
Exemplo : Para as transferências :
VIR ou VRT ou VVV Etc …
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BANCO RECONCILIAÇÃO
PARAMETRIZAÇÃO
Para precisar a reconciliação automática, é necessário associar a cada meio de Pagamento
um código operação « HIB ».
MODOS DE PAGAMENTO
Esta parametrização encontra-se no Menu :
PARAMETROS / PARAMETROS DA SOCIEDADE / SOCIEDADE / TIPOS DE PAGAMENTO
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PARAMETRIZAÇÃO
Para precisar a reconciliação automática, é necessário igualmente associar a um código
de operação CFONB um código operação « HIB ».
CODIGOS OPERAÇÕES BANCÁRIAS
Esta parametrização encontra-se no Menu :
PARAMETROS / PARAMETROS GERAIS / CODIGOS OPERACOES BANCARIAS
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FUNCIONALIDADES
Os Ficheiros correspondentes aos Extractos de contas disponibilizados pelo banco
Encontram-se no directório : /interfaces/banque
Todos os ficheiros onde continuam linhas não picadas são propostos
Quando um ficheiro está completamente picado, ele é automaticamente arquivado no
directório : /sauvegarde/banque
E possivel de arquivar um ficheiro parcialmente picado ou não picado e portanto do
transferir directamente para o diretório : /sauvegarde/banque
E igualmente possível anular inteiramente um ficheiro reconciliado, a anulação realiza-se
tanto no ficheiro do banco como no da contabilidade SPACE-X.
Estas duas operações são possíveis a partir dum clique-direito no Numero de Extracto
apresentado na janela no canto superior esquerdo .
A reconciliação esta realizada em duas fases : Picada Automática e Picada Manual
A picada automática é realizada em função do Montante e do código "HIB".
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FUNCIONALIDADES
TRIAGENS E PESQUISAS
A picada manual permite de picar uma linha do extracto com várias linhas de
SPACE-X e vice-versa.
Pode ser facilitado para opções propostas no SPACE-X :
Filtros, Triagens, Pesquisas Mono ou Duo.
Os Triagens e Pesquisas podem ser realizadas juntos no espaço EXTRATO
e no espaço SPACE-X, precisa apenas de seleccionar o campo "DUO"
E possivel classificar todas as colunas em modo crescente ou decrescente
O triagem realiza-se com um clique-esquerdo, A pesquisa dum montante particular
por un clique-direito.
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FUNCIONALIDADES
FILTROS
Na coluna « HIB » é possível igualmente de Filtrar as linhas, o que significa que só
as linhas que conteem esse código são visualizadas.
E possível em seguida classificar as linhas filtradas ou visualizadas sobre qualquer outro critério.
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FUNCIONALIDADES
RECONCILIAÇÃO MANUAL
A reconcialiação automática não pode tratar todos os montantes,
é obrigatório completar o trabalho manualmente
Aquando da reconciliação manual, não há controle sobre o código de operação
"HIB".
O botão « DESELECÇÃO » permite de retirar a reconciliação das linhas picadas automaticamente
ou manualmente.
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FUNCIONALIDADES
CONTROIS
A reconciliação só pode ser validada quando os montantes seleccionados do extracto e
de SPACE-X são iguais.
Quando todas as linhas foram picadas, é possível fazer uma edição da reconciliação.
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M. TRANSFERÊNCIAS INTERNACIONAIS
OBJECTIVO E DESCRIÇÃO
Algumas lojas querem pagar os fornecedores estrangeiros por transferência, é portanto
necessário criar ficheiros ao formato internacional.
Por outro lado o RIB utilizado hoje é gradualmente substituído pelo uso combinado de BIC et de
l'IBAN.
As codificações nacionais devem desaparecer em 2011
Uma transferência internacional requer a identificação dos bancos do transmissor
e do receptor com os códigos BIC et IBAN.
O código BIC é identificador internacional do banco
Existem dois tipos de BIC: um BIC a oito caracteres (também chamado de "BIC8" )
e um BIC a 11caractères (BIC11).
O BIC8 identifica uma instituição financeira num país ou cidade.
O BIC11 identifica também a sucursal de uma instituição financeira.
BIC11 : AGRIFRPP882 (Crédit Agricole IdF) ...
BIC8 : AXABFRPP (Axa Banque) ... BNPAFRPP ( BNP- PARIBAS )
BNPA FRPP
Code banque
BNPA FR PP
Code pays
BNPAFR PP
Code situation
O código do banco identifica
o estabelecimento financeiro, por
exemplo BNPA po BNPParibas.
O código do banco é composto
de quatro caractères alfabéticos.
O código país ISO identifica
o país no qual o estabelecimento
financieiro se encontra baseado,
por exemplo FR para a França
O código de situação
géografica dá uma distinção
géografica no interior de
um país,como umacidade, um
estado, uma provincia ou um
fuso horario, por exemplo
PP por Paris.
O código situação pode ser
alfabético ou numérico
O código país ISO é composto de
dois caractères alfabéticos
O código IBAN é o identificador internacional da conta.
Ele reproduz exactamente as coordenadas clássicas em pacotes de quatro caracteres,
ao que se acrescentou o código do país FR ou PT e uma chave de controle em dois caracteres.
O RIB 30002 00550 0000157845Z 02 dá um IBAN : FR70 3000 2005 5000 0015 7845 Z02
Exemplos de codigos IBAN français :
Compte LCL : ..... .................... :
Compte au Crédit Agricole IdF.:
Compte à la Banque Postale…. :
CRLYFRPP...... ...FR70 3000 2005 5000 0015 7845 Z02
AGRIFRPP882.....FR76 1820 6002 1054 8726 6700 217
PSSTFRPPREN ..FR19 2004 1100 2000 5874 1005 T15
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TRANSFERÊNCIAS INTERNACIONAIS
PARAMETRIZAÇÃO : MODOS DE PAGAMENTO
O programa permite de gerir simultaneamente as transferências clíssicas e as transferências
internacionais. Basta simplesmente criar um novo tipo de pagamento
com o N° DO FICHEIRO : 11 VIREMENT INTERNATIONAL e parametrizar este novo tipo de
pagamento nos fornecedores seleccionados.
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PARAMETRIZAÇÃO : BANCOS
Para cada banco da sociedade suscetível de emitir transferências internacionais,
é necessário introduzir os códigos BIC e IBAN
O Nome do ficheiro de transferências e o diretório onde deve ser criado são parametrizados
na Tabela : BANQUES
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PARAMETRIZAÇÃO : FORNECEDORES
Para executar uma transferência internacional a um fornecedor, é necessário atribuir
o meio de pagamento : TRANSFERENCIA INTERNACIONAL e introduzir os códigos
BIC et IBAN do seu banco.
A partir da versão SPACE-X V9, é possível introduzir para cada fornecedor uma página
de comentários clicando no ícone « ABC » que se apresente no canto inferior direito da janela.
Estes comentários são acessíveis no programas de Interrogação das contas e Situação dos
Fornecedores.
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PARAMETRIZAÇÃO : FORNECEDORES
O comentário ligado a cada fornecedor não está limitado em capacidade
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TRATAMENTOS E PROCEDURAS
Durante um calculo de pagamentos a fornecedores, pode haver transferências clássicas
e transferências internacionais, é necessário portanto executar duas vezes o tratamento :
CREATION
FICHIER VIREMENTS.
O Nome do ficheiro de transferências e o diretório onde deve ser criado são parametrizados
na Tabela : BANQUES
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N. SITUAÇÃO CONTABILIDADE INTERMEDIÁRIA
NOVA GESTÃO DOS LANÇAMENTOS DE SITUAÇÃO
Até agora, os lançamentos de situação eram introduzidos como lançamentos de contabilidade
classica e são duplicados com alguns lançamentos dos «Mapas de gestão».
Também podem perturbar a o calculo dos «Mapas de gestão» e em seguida devem ser anulados
pela HI.B.GEST.
A partir da versão SPACE-X V9, é possível introduzir esses lançamentos num diário de situação
ou « simulação ».
As vantagens são :
Eles não actualizam as Mapas de gestão.
Eles podem participar aos Balancetes e interrogações da contabilidade.
Eles não necessitam de ser anulados.
Basta introduzir esses lançamentos num diário parametrizado no campo TIPO DE DIARIO
com o valor « SIMULACAO »
Os lançamentos podem ser introduzidos pelo programa : NOTAS DE
CONTABILIDADE ou integrados a partir dum Ficheiro EXCEL .
( Ver capitulo I B )
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SITUAÇÃO INTERMEDIÁRIA
NOVA GESTÃO DOS LANÇAMENTOS DE SITUACAO
Para obter um Balancete com os lançamentos de Situaçao, basta seleccionar o campo « SIMULACOES »
além do campo « COMPTA » que está pré-selecionnado
Estes lançamentos podem igualmente ser consultados pelos programas classicos selecionando o
campo « SIMULACOES »
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O. EDIÇÃO DOS BALANCETES
BALANCETES GERAIS E AUXILIAR
Os Balancetes Geral e Auxiliar podem ser imprimidos ao formato « Portrait »
segundo a parametrização na Tabela « EDIÇÕES ».
Esta edição é mais sintética et reduz significativamente o total de páginas imprimidas.
Esta parametrização diz também respeito à apresentação de 12 meses.
O parametrização encontra-se no MENU : PARAMETROS / PARAMETROS SISTEME / EDICOES
a edição em questão tem o Numero : 2405 BALANCETE
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EDIÇÃO DOS BALANCETES
BALANCETES GERAIS E AUXILIAR
Exemplo de Balancete em modo “Portrait”
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EDIÇÃO DOS BALANCETES
BALANCETE ANALITICO
Este é um novo balancete que apresenta a situaçao duma Secção com todas as contas
que têm lançamentos nessa Secção.
Esta edição encontra-se no MENU :
MAPA DAS MARGENS / TRATAMENTOS DIVERSOS / BALANCETE ANALITICA
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P. ANULAÇÃO DUM LANÇAMENTO CONTABILIZADO
A partir de SPACE-X V10, é possível anular lançamentos já contabilizados em casos
bem especificos.
Esta função não é acessível a todos os utilizadores, o acesso a esta opção depende das
autorizações definidas no utilizador.
A autorização de anular peças já contabilizadas parametriza-se no ultimo campo do
Perfil.
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ANULAÇÃO DUM LANÇAMENTO JÁ CONTABILIZADO
CONDIÇÕES DE UTILIZAÇÃO
As condições de anulação dula peça dépendem da origem da peça, das letragens éventuais e da
data de encerramento dos DIÁRIOS.
Esta peças são classificadas em duas categorias :
Peças podendo ser anuladas não tendo nenhuma linha letrada, nem os diários
fechados e originárias dos programas seguintes :
SAISIE DES BORDEREAUX
SAISIE DE FACTURES
O ficheiro não é colocado à disposição !!!
INTEGRATION DE FACTURES
INTEGRATION DE REVERSEMENTS
INTEGRATION DE PAIE
INTEGRATION EXCEL
INTEGRATIONS AUTOMATIQUES AUTRES
EXTOURNE AUTOMATIQUE
Peças podendo ser descontabilizadas com linhas LETTRADAS, dizendo respeito Diários
Não encerrados e tendo como origem os programas seguintes :
Anulação dessas mesmas peças é finalizada em seguida pela utilização do programa de S.O.S.
standard que possui todas as funcionalidades de DELETTRAGE
REGLEMENTS SEMI-AUTOMATIQUES
REGLEMENTS AUTOMATIQUES
FACTURES CLIENTS
FACTURES DE RISTOURNE
FACTURES DE PART.PUB.
RETOUR DES E.A.P.
O.D. COMPTE A COMPTE
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ANULAÇÃO DUM LANÇAMENTO JÁ CONTABILIZADO
UTILIZAÇÃO
A anulação ou decontabilização duma peça já contabilizada efectua-se no programa
de RECHERCHE DE PIECE com a ajuda do Botão « Supprimer » previsto para este efeito.
Se o Botão não é acessível, significa que o utilizador não está autorizado a efectuar esta operação.
Se a anulação não é possível, uma mensagem de erro indicará a razão.
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Q. ENVIO DE E-MAILS
ENVIO DE E-MAILS AOS FORNECEDORES
O envio automático é possível a partir duma mensageria Lotus Loja e também a partir
dum servidor Lotus centralizado como pode ser o caso em todas as centrais.
Os documentos a enviar por e-mail são realizados ao formato PDF ( ou Acrobat )
e memorizados no diretório Q:\interfaces\fax
eles dizem respeito a :
Os Recapulativos das Transferências Fornecedores
Os Levantamentos Clientes
As Avisos de Cobrança Fornecedores e Clientes
A letra Standard ( ou Letra tipo )
A parametrização necessária para a creição dos ficheiros PDF é realizada na Tabela EDICOES
Está localizada no MENU : PARAMETROS / PARAMETROS DO SISTEME / EDICOES
O envio dos e-mails efectua-se na procedura : ENVIO FAX/MAILS
que sen encontra no MENU : LIGACOES / ENVIO FAX ET MAILS
Quando o endereço do e-mail não está atribuído, o e-mail não pode ser enviado, ele
permanece pendente.
Para o enviar, basta introduzir o endereço e-mail na ficha do Fornecedor ou do Cliente
e de lançar a procedura de envio.
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ENVIO DE E-MAILS
PARAMETRIZAÇÃO
Para os documentos a enviar por e-mail, a criaçao dos ficheiros PDF é parametrizada na
Tabela das EDICOES atribuindo : MAIL no campo INFORMACAO FORNECEDORES
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ENVIO DE E-MAILS
TRANSFERÊNCIAS / PRELEVEMENTS / RELANCES / LETTRE TYPE
O envio dos documentos por e-mail é realizado pela procedura ENVIO FAX/MAILS
que se encontra no MENU : LIGACOES / ENVIO DE FAX / MAILS
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R. DECLARAÇÃO DO IVA
PARAMETRIZAÇÃO
A parametrização das contas e faz-se numa nova Tabela, com LINHAS e RUBRICAS.
E possível adicionar ou retirar linhas nesta construção.
As RUBRICAS representam o Somatório das Contas que devem ser editadas na
Déclaração do Iva ou no Justificativo.
O Ecrã de parametrização apresenta-se em três colunas, como os Resultados e como
o Mapa Oficial.
A primeira coluna representa as contas ligadas às Bases.
A segunda coluna contém as contas de IVA a favor da Sociedade.
A terceira coluna contém as contas de IVA a favor de Estado.
Este programa encontra-se no menu : PARAMETROS
PARAMETROS GERAIS
RUBRICAS DA DECLARACAO DO IVA
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DECLARAÇÃO DO IVA
PARAMETRIZAÇÃO
O número de contas ligados a cada Rubrica não e limitado.
E possível adicionar ou retirar contas numa Rubrica.
Apenas as Rubricas numeradas abaixo de 100 são editadas na Declaração do IVA
Algumas Rubricas, que são elas próprias o total de outras Rubricas, podem conter,
neste caso, Rubricas em vez de Contas.
As Rubricas 93 et 94 são calculadas automaticamente pelo programa.
As contas ligadas às Rubricas de 90 a 99 são fixas no programa.
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DECLARAÇÃO DO IVA
UTILIZAÇÃO
EDIÇÃO DO JUSTIFICATIVO
A execução duma qualquer das três funcionalidades, encerra todos os diarios
do mês tratado.
Para introduzir, excepcionalmente uma nova peça contabilistica neste mês,
basta re-abrir o mês no diário respectivo ( Ver procedura S.O.S. )
A declaraçao do IVA pode ser realizada mensalmente ou trimestralmente
segundo um parametro a introduzir na sociedade.
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DECLARAÇÃO DO IVA
UTILIZAÇÃO
EDIÇÃO DO JUSTIFICATIVO
Esta edição permite de justificar a Declaração do Iva, ela apresenta uma linha por Conta
assim como um total por Rubrica.
As Bases são as bases reais.
A diferença é calculada comparando :
O montante obtido pela aplicação da taxa do IVA sobre a Base real e do Montante da Conta IVA
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DECLARAÇÃO DO IVA
UTILIZAÇÃO
DECLARAÇÃO DO IVA
Só as Rubricas do IVA que têm números inferiores a 100 são imprimidas
Os valores das rubricas “7” , “8” , et “9” conrespondentes às operações especiais podem ser
introduzidas e visualizadas pelo programa.
Eles não entram no calculo do lançamento de contabilidade gerado posteriormente.
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DECLARAÇÃO DO IVA
UTILIZAÇÃO
Exemplo de declaração do IVA no formato oficial.
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DECLARAÇÃO DO IVA
UTILIZAÇÃO
CRIAÇÃO DOS LANÇAMENTOS
Este lançamento destina-se a saldar automaticamente todas as contas de IVA parametrizadas no
programa.
O numero do Diário corresponde ao diário da Tabela dos Diários com o título reduzido : “IVA” .
O numero de peça é gerado automaticamente et construído como se segue: XXAAAAMM
XX conresponde ao número do Diário, AAAA representa o ano e MM o mês tratado.
Os lançamentos de contabilidade têm o statuto « NÃO CONTABILIZADAS » et podem
ser anulados a partir do programa de SOS
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DECLARAÇÃO DO IVA
UTILIZAÇÃO
ANULAÇÃO DO LANÇAMENTO AUTOMÁTICO
O lançamento do IVA pode ser anulado, se necessário, pela procedura
de S.O.S. que se encontra no MENU : MANUTENCAO
S.O.S.
S.O.S. INTERFACES
DECLARACAO IVA
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DECLARAÇÃO DO IVA
UTILIZAÇÃO
ANULAÇÃO DO LANÇMENTO AUTOMÁTICO
Para tornar a introduzir um lançamento de contabilidate classica, após anulação excepcional
Do lançamento do IVA, é necessário de re-abrir este diário pela procedura abaixo indicada.
Ou seja, modificar na Tabella dos Diários : A DATA DO ULTIMO MES ENCERRADO.
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IV. MAPAS DE
MARGENS
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S. APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS
MAPAS CLASSICOS – NOVAS OPÇÕES
Dois navegadores permitem o ‘scroll’ dos Reagrupamentos e Secções.
Os resultados apresentam-se como Mapas Pré-construídas par Hi.B.Gest ou outros
Mapas criados por cada um dos utilizadores.
As Mapas são : MAPAS DE MARGENS - MAPA ACDLEC – ANALISE DE ENCARGOS
A utilização do programa limita-se a cinco questões principais :
LOJA : Seleccionar a loja a interrogar, Esta questão só interessa as sociedades
Multi-lojas, gerando por exemplo um Leclerc Express e um Hipermarcado.
MAPA : Seleccionar a mapa a visualizar.
DATA : Introduzir a data limite desejada.
REAGRUPAMENTO e RAYON : Estas duas perguntas só interessam os MAPAS DE MARGENS,
As outras interrogações são geralmente utilizadas no nível da loja.
Quando um Reagrupamento é seleccionado com escolha seguinte « Todas as secçoes » ,
Todas as Secções são guardadas em memória.
Se a loja foi selecccionada, O primeiro navegador permite a mudança de Reagrupamento
e o segundo permite a mudança de Secção.
Se a selecção diz respeito a um Reagrupamento especifico, o primeiro navegador não é utilizado.
Para visualizar um outro reagrupamento e necessário fazer uma nova selecção na parte superior da
janela.
A visualizaçã dos resultados é possível nas cinco apresentações :
Mes/Cumul ---- 12 Meses ---- 12 Meses % ---- 12 Prev ---- 12 Prev %
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APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS
MAPAS CLASSICOS – NOVAS OPÇÕES
A edição permite de obter numa única aplicação as páginas de todos os
Reagrupamentos ou Secções seleccionados.
As Edições são obtidas a partir das Interrogações usando o ícone representado por uma
Impressora, no canto inferior esquerdo da janela.
A edição pode gerir igualmente cinco tipos de apresentações : Mes + Cumul, 12 Meses
ou 12 Meses avec porcentagens, 12 Mês de Previsão ou 12 Mês de previsão com
porcentagens.
Na apresentação 12 MESES com %, a fonte da Polícia utilizada é mais pequena.
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APRESENTAÇÃO DOS RESULTADOS
MAPAS CLASSICOS – NOVA APRESENTAÇÃO
Por razões de de legibilidade, Os Stocks geridos em valor liquido de
Depreciação ( Regra Galec ) são apresentados diferente a partir de hoje.
Os Stocks inicial e Final são apresentados em duas linhas distintas : Stock Bruto et Dépréciação
As Regras e Listas de Stock foram simplificadas e renumeradas :
R31 : Stock Inicial Bruto
R32 : Dépréciaçao inicial
R33 = R31 + R32
R41 : Stock Fim Bruto
R42 : Dépréciaçao Fim
R43 = R41 + R42
= L31 : Contas 32 et 612*
= L33 : Contas 397* + L6817 : 68173* + L7817 : 78173*
= L43 : Contas 32*
= L34 : Contas 397*
é sempre possível apresentar os Stocks en valor Nette utilizando as Règras previstas
à este efeito ( R33 et R43 ).
A Depreciação pode ser recalculada et introduzida todos os meses pelo programa
de introdução de stocks.
Se ela não for introduzida, é a depreciação contabilistica do inicio do exercicio que será
reconduzida automaticamente cada mês.
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T. GESTÃO DOS STOCKS E MARGENS
INTRODUÇÃO DOS STOCKS
Este programa permite de introduzir o Inventario para as Margens por Secções, do tipo
« Produits Frais » e os PRMV ou Taxa de Margem para as outras secções ( Ver também
PRMV automatica Aladin ).
Permite actualmente de gerir a depreciação dos stocks.
E possível em seguida fazer evoluír a depreciaçao dos Stocks, de maneira extra-contabilidade, ao
longo dos meses com a ajuda do programa de introdução dos Inventarios.
A introdução duma depreciação mensal não tem algum carácter obrigatório.
se ele não é introduzida é a depreciação contabilistica do inicio do exercicio que será
reconduzida automaticamente cada mês.
RAPPEL :
A depreciação dos Stocks, lançamento contabilistico de fim de exercicio, deve ser
estornada no primeiro dia do novo exercicio da mesma forma que o Stock.
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GESTAO DOS STOCKS E MARGENS
INTEGRAÇÃO DAS VENDAS ALADIN
Le programa ALADIN pode fornecer durante a integração automatica das Vendas no
SPACE-X algumas informações complementares, et em particular o Montante do PRMV.
Todos os parâmetros relativos a integração das Vendas são efectuadas na Tabela SOCIEDADE
na página : VENDAS
Os modulos Vendas e Financeiro são geridos por dois parâmetros :
O primeiro representa a origem do ficheiro utilizado pela Loja
O segundo indica a frequência de integração das vendas : Diária ou mensal
No modulo Vendas Diferidas ou Cliente em Conta :
Só existe uma modalidade de gestão, que é a partir dos ficheiros Evolutel.
No modulo Vendas, é possível igualmente possivel seleccionar a partir do botão « OPÇÕES »
os elementos extra-contabilidade que devem ser considerados no Mapas de Margens.
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GESTÃO DOS STOCKS E MARGENS
TAXA DE MARGEM TEÓRICA NO ALADIN
O taxa de Margem Bruta a inserir no SPACE-X para as Secções sem inventario
conresponde à TAXA DE MARGEM « M1 » do programa ALADIN.
A Taxa de Margem M3 não deve ser utilizada porque ele já inclui rappeis.
Ela está no MENU ALADIN : SUIVI VENTES & MARGES
É acessível para cada Secçao e para cada periodo.
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LISTAS E CONTAS EXTRA-CONTABILIDADE
Todas as outras informações introduzadas ou integradas são memorizadas nas
Contas Específicas, de classe 9 et disponíveis para ser visualizadas na Mapas
de gestão com a ajuda das Listas abaixo indicadas.
Liste 9010
Liste 9011
Liste 9020
Liste 9021
Liste 9022
Liste 9023
Liste 9024
Liste 9025
Liste 9030
Liste 9031
Liste 9035
Liste 9036
Liste 9040
Liste 9041
Liste 9043
Liste 9045
PRMV
PRMV Prévisionnel
MONTANT CASSE
% CASSE
DEMARQUE
% DEMARQUE
FRAIS ACCESSOIRES
% FRAIS ACCESSOIRES
T.M. GESTION COMMERCIALE BRUT
T.M. GESTION COMMERCIALE NET
T.M. COMPTABILITE
MARGE GESTION COMMERCIALE
INVENTAIRE
INVENTAIRE THEORIQUE
PRMV MARCHANDISES
INVENTAIRE EMBALLAGES
Compte
Compte
Compte
Compte
Compte
Compte
Compte
Compte
Compte
Compte
Compte
Compte
Compte
Compte
Compte
Compte
900010
900011
900020
900021
900022
900023
900024
900025
900030
900031
900035
900036
900040
900041
900043
900045
Para as Secções com Inventario ( principalmente os Produtos Frescos )
A introdução de um PRMV ou Taxa de Margem, inutil no calculo do stock, permite o
seguimento da Margem Comercial nos Mapas de Gestão.
Nas Secções 13 CREMARIA AT e 14 CREMERIA L.S.
As informaçoes respectivas de PRMV : 7800 Euros et T.M. : 9,88 % permitem de
calcular et memorisar a Margem Comercial na conta : 900036
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COMPARAÇÃO MARGEM CONTABILIDADE E MARGEM COMERCIAL
Secção 13 : CREMARIA AT
Para esta Secção gerida a partir dum Inventario, O Stock que permanece em prioridade
é o Inventatio,
O PRMV (ou Custo de compras das vendas) utilizado no calculo é igualment ligado
ao Inventatio.
O PRMV introduzido permite de visualizar a Margem Bruta de Gestão Comercial a partir da
Lista 9036
Secção 14 : CREMARIA L.S
O Taxa de Margem introduzado permite de visualizar a Margem Bruta Comercial a partir da Lista 9036
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U. PREVISÕES
INTRODUÇÃO DAS PREVISÕES
Um novo programa de introdução das previsões permite de actualizar directamente os Mapas
de Gestão.
Os Montantes de Previsões são visualizados em cor azul em todos os programas.
As Previsões do Chiffre d’Affaires são geridas diferentemente das outras previsões
para poder, simultaneamente permitir a gestão das Vendas TTC, Vendas H.T. e Margem Bruta.
A Previsão do CA TTC pode ser introduzido directamente ou calculado automaticamente pela
aplicação duma percentagem de progressão sobre os diferentes meses do exercicio precedente e em
seguida, corrigida.
A percentagem de progressão pode ser duplicado a partir de um mês sobre outro a partir do primeiro
mês ou a partir dum mês selecionado.
O Taxa Média do IVA do exercicio precedente é proposto automaticamente para recalcular
as Vendas Sem IVA.
As Taxas de IVA e Margem Bruta podem ser igualemente duplicadas da mesma forma para calcular
a Previsão das Vendas Sem IVA e a Margem Bruta.
Os Montantes visualizados em azul geram directamente lançamentos de previsão no GL, cujo
resultato aparece imediatamente nos Mapas de Gestão (Sem alguma contabilização).
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PREVISÕES
A introdução das previsões para o conjunto de todas as outras informações dum Mapa de Gestão
efectua-se por LISTA de Contas ou por Conta.
Para facilitar a procura das Listas, apenas as Listas utilizadas no Mapa selecionado
são propostas.
Quando a introdução é realizada por uma lista, o Montante de Previsão é repartido
automaticamente nas diferentes contas da LISTA em proporção dos montantes do
exercicio precedente.
Os montantes repartidos no contas podem em seguida ser visualizados e modificados,
neste caso o montante total da LISTA é recalculado.
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PREVISÕES
Para alguns Encargos ou Produtos e em particular os Impostos e Taxas que devem ser
« Aprovisionados » no início do ano civil embora que facturados no fim, a Gestão do Montante
Realizado pelo método descrito, revela-se um pouco complicado ( Introdução das FNP repartidas +
contabilização dos Avanços (Acomptes) e Pagamentos + …).
A partir da versão 2009, é possível de gerar automaticamente um lançamento
de Mapa de Gestã a partir dum lançamento de Previsão.
Basta apenas informar no Plano das Contas o parâmetro : GESTION TABLEAUX
DE BORD com o valor : GESTION A PARTIR DES PREVISONS
Os Montantes de Previsão visualizados em azul são duplicados nas colunas Montante Realizado
de cor amarela e geram directamente lançamentos de TB no GL, cujo resultado aparece
imediatamente no Mapas de Gestão (Sem Alguma contabilização).
E possivel corrigir imediatamente em negativo os meses que serão contabilizados como despesas reais.
Oslançamentos TB são realizados nas contas da Lista. Para as contas que tenham uma conta associada no Plano de
Contas, o lançamento é gerado na conta associada.
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PREVISÕES
As Previsões podem igualemente ser introduzidas ou modificadas directamente a partir
da interrogação dos Mapas de Gestão.
É necessário fazer um duplo-clique no Montante do Mês ou do Acumulado duma linha do mapa.
Este opção será disponível , corrente 2010
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V. CREATION DU C.A.
COOPLEC
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V. CREATION C.A. COOPLEC
A la demande de Cooplec le fichier de chiffre d’affaires a remonter à COOPLEC
doit prendre en compte les nouvelles normes 2010.
Les Fournisseurs COOPLEC correspondent aux Fournisseurs codifiés dans la plage
de numéros : 90000 et 94999
Les Accords Cooplec sont les nouveaux numero d’accords, et non plus les numéros
de Contrats
Le C.A. à remonter à COOPLEC correspond uniquement aux Achats Directs
Le Programme se trouve au MENU : LIGACOES / LECLERC / CRIACAO CA COOPLEC
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CREATION C.A. COOPLEC
Le Fichier est généré au format EXCEL dans le répertoire : Q\interfaces\Galec
Le fichier contient une ligne par Fournisseur et par Accord
Le Chiffre d’affaires est présenté sur 12 colonnes ( une par mois )

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