Amadeus Hotel Store Manual do usuário

Transcrição

Amadeus
Hotel Store
Manual do usuário
30 de março de 2009
Um novo conceito em conteúdo de hotéis em parceria com o Transhotel
Amadeus Hotel Store - Manual do Usuário
Índice
© 2009 Amadeus IT Group SA
A Amadeus Hotel Store já está pronta para os negócios!......................................................3
Requisitos técnicos ................................................................................................................3
Log-in .....................................................................................................................................4
Acesso à Amadeus Hotel Store .............................................................................................4
Configuração dos dados de sua agência de viagens.............................................................4
Criando uma nova reserva na Amadeus Hotel Store.............................................................6
Busca ..............................................................................................................................7
Disponibilidade................................................................................................................8
Visualizando e classificando os resultados ................................................................8
Informação básica sobre hotéis..................................................................................9
Informação detalhada sobre hotéis ............................................................................9
Tarifas.........................................................................................................................9
Confirme as informações ..............................................................................................10
Dados do cliente ...........................................................................................................11
Pagamento....................................................................................................................12
Confirmação e impressão de voucher ..........................................................................13
Integração com o seu PNR ...........................................................................................14
Alterando uma reserva de hotel na Amadeus Hotel Store ...................................................15
Abra o PNR ...................................................................................................................15
Faça a alteração na Amadeus Hotel Store ...................................................................15
Re-emitindo o voucher .........................................................................................................17
Cancelando uma reserva na Amadeus Hotel Store .............................................................18
Abra o PNR ...................................................................................................................18
Cancele na Amadeus Hotel Store.................................................................................18
Administração.......................................................................................................................20
Suporte.................................................................................................................................20
Sincronização com o PNR Amadeus ............................................................................20
Tarifas, navegação e funções .......................................................................................20
Última atualização: 02/04/2009
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A Amadeus Hotel Store já está pronta para os negócios!
A Amadeus passa a oferecer um novo conceito em conteúdo de hotéis em parceria com o
Transhotel. Veja os detalhes abaixo:
z Integração de conteúdo de hotéis com o seu Amadeus Selling Platform
Faça reservas com facilidade e eficiência com o mesmo PNR
z Comissões adiantadas
Gere fluxo de caixa positivo para a sua agência
z Maior opção de hotéis
Mais de 50.000 estabelecimentos no mundo inteiro
z Acesso a tarifas competitivas
Garanta o melhor preço para os seus clientes
z Serviço ao consumidor 24 horas
z Segurança e tranquilidade para você e seus clientes
Para uma visão geral completa da Amadeus Hotel Store, veja a demo em
http://www.amadeus.com/br/hotelstore.html?id=countdown&cmp=hotelstore
Requisitos técnicos
Para um melhor uso da Amadeus Hotel Store, acesse o Amadeus Selling Platform com o
Microsoft Internet Explorer 6.0 e utilize a resolução de tela recomendada pelo Help Desk
Amadeus de acordo com a sua versão do Amadeus Selling Platform.
Caso utilize outro navegador ou configuração de tela, a funcionalidade e a visualização das
operações podem ser prejudicadas.
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Log-in
Insira seus dados e senha para fazer o log-in do seu Amadeus Selling Platform.
Acesso à Amadeus Hotel Store
Dependendo de sua necessidade, você pode acessar a
Amadeus Hotel Store logo após entrar no Amadeus
Selling Platform ou você pode fazer uma reserva de
vôo antes.
Para acessar a Amadeus Hotel Store, clique no ícone do
hotel azul na parte superior do seu Amadeus Selling Platform.
Configuração dos dados de sua agência de viagens
Se este é seu primeiro acesso
à Amadeus Hotel Store, a partir
de seu computador, você
visualizará um texto introdutório
com os termos e condições,
como em qualquer outro site de
reservas.
Selecione o idioma desejado e
leia as informações. Depois
marque a caixa de seleção e
clique em “OK”.
Este é um procedimento único,
a menos que acesse a
Amadeus Hotel Store a partir
de outro PC ou altere as
configurações de seu
navegador. Neste caso, talvez
seja necessário aceitar os
termos e condições mais uma
vez.
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Além disso, caso você nunca
tenha utilizado a Amadeus
Hotel Store ou o mecanismo
de reserva do Transhotel
previamente, será necessário
preencher um formulário
com os dados de sua
agência de viagens,
necessários para suas
faturas, documentos de confirmação de reserva e outras funções administrativas. Tal
procedimento deverá ser feito apenas uma vez.
Este formulário aparece, normalmente, após sua primeira tentativa de efetuar sua reserva de
hotel, como por exemplo, quando você tenta reservar um hotel a partir da tela de
disponibilidade.
Neste formulário de informações gerais, você deve inserir os seguintes dados sobre a sua
agência de viagens:
z Nome
z Endereço
z Cidade
z CEP
z Estado/ Província
z País
z E-mail
z Fax (informando o código internacional e sem espaços entre os números)
z Idioma para os documentos administrativos, como: recibos da agência, e-mail de
confirmação, voucher do cliente etc. Você pode optar entre 6 idiomas disponíveis.
Observe que algumas
informações já podem
estar previamente
preenchidas, mas podem
ser alteradas com os dados atualizados de sua agência (a cidade, o estado
e o país podem ser alterados com um simples clique na lupa).
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Clique para
alterar cidade,
provincial e
país.
Criando uma nova reserva na Amadeus Hotel Store
Na página principal da Amadeus Hotel Store, você pode obter os seguintes dados:
z
z
z
Uma visão geral de todas as reservas de hotel ativas no PNR (caso haja alguma);
Se o seu PNR aberto possui uma reserva de vôo, você também poderá ver as
informações principais sobre seus segmentos aéreos, com os quais será
possível fazer uma reserva de hotel;
Um link direto à busca de hotéis e reservas anteriores, independentemente do
PNR aberto.
Se há pelo menos um segmento de vôo no PNR aberto, a Amadeus Hotel Store mostrará os
nomes dos passageiros e alguns detalhes sobre o vôo.
Agora você já pode fazer uma reserva de hotel com esta informação do PNR, selecionando o
segmento aéreo relevante e o nome do passageiro que será utilizado para fazer a reserva.
Você notará que a cidade e as datas de check-in e check-out serão rapidamente preenchidas
com base na sua seleção de segmento de vôo.
Clicando em “criar”, você será redirecionado à página de busca de hotéis sem
necessitar fornecer estas informações sobre a viagem.
Se você não possui um segmento de vôo no PNR aberto, ou não deseja reutilizar a
informação do PNR aberto, basta clicar em “Ir” e você estará na página de busca de
hotéis.
Note que em qualquer momento que ao sair da Amadeus Hotel Store para trabalhar em outra
tab do Amadeus Selling Platform, ao retornar você será redirecionado a esta página. Não é
aconselhável sair da Amadeus Hotel Store no meio de um processo de reserva.
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Busca
A página de busca lhe permite definir os parâmetros da solicitação de acomodação de seu
cliente.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Escolha o país no qual deseja fazer a reserva através do menu.
Dica: Se você já selecionou o segmento de vôo, o menu já estará preenchido.
Digite a cidade ou o local onde seu cliente ficará (ou escolha em uma lista clicando
“selecionar cidade”).
Dica: Se você já selecionou o segmento de vôo, o menu já estará preenchido.
Como uma alternativa, ao invés de fazer uma reserva com base na cidade, você pode
pesquisar estabelecimentos dentro de uma área geográfica. Você pode exibir uma lista
de áreas geográficas no país previamente selecionado, clicando na lupa.
Refine seus critérios de busca inserindo o nome de um hotel e/ou indicando os locais
onde deseja buscar hotéis. Este é um passo opcional.
Insira as datas de chegada (check-in) e de saída (check-out).
Dica: Se você já selecionou o segmento de vôo, as datas já estarão preenchidas.
Selecione o número de acomodações que deseja reservar e defina:
z O número de adultos e crianças que ficarão em cada acomodação que quer
reservar
z A pensão desejada:

Acomodação: Apenas acomodação

Café da manhã: Acomodação e café-da-manhã

Meia pensão: Acomodação, café-da-manhã e almoço ou jantar

Pensão completa: Acomodação, café-da-manhã, almoço e jantar

Qualquer opção: Irrelevante, qualquer opção disponível.
Clique em “Procurar disponibilidade e consultar preços” e você será redirecionado
à tela exibição de disponibilidade de hotéis.
Clicando em “Apagar” você apaga TODAS as informações da página.
Você também pode efetuar uma busca avançada clicando em “Pesquisa Avançada” no canto
superior direito da página de busca. Desta maneira, você poderá solicitar a disponibilidade de
hotéis com base em outras características (como serviços oferecidos e facilidades do hotel) e
pode fazer uma seleção prévia de todos os critérios necessários.
Buscas e pesquisas referentes a estadias com a duração superior a 15 dias não são
autorizadas.
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Disponibilidade
Aqui você pode ver a lista dos primeiros 20 hotéis correspondentes a seus critérios de
pesquisa. Você pode classificar os hotéis de várias formas, dependendo da quantidade de
detalhes que deseja visualizar em sua busca e em qual ordem deseja que os resultados
sejam exibidos.
Além disso, você terá acesso a um calendário caso necessite alterar as datas de sua reserva.
Se você quiser visualizar outros hotéis além daqueles exibidos na primeira página, você pode
ir às próximas páginas de disponibilidade clicando em “Mais hotéis”
Ao selecionar “Nova Pesquisa”, você será redirecionado à página de busca inicial e todos os
critérios anteriormente escolhidos serão apagados.
“Voltar à página de início” exibirá a página inicial da Amadeus Hotel Store. Este botão está
disponível em todas as páginas do fluxo de reservas.
Visualizando e classificando os resultados
A qualquer momento você pode optar por exibir as informações de duas maneiras:
z Uma lista resumida incluindo o nome do hotel, os preços, o local, a pensão, o preço total de
varejo da reserva OU
z Uma lista expandida incluindo fotos do hotel, mapas e todos os preços disponíveis.
Você também pode classificar a lista de hotéis disponíveis por:
z Nome do hotel (em ordem alfabética)
z Categoria do hotel (em estrelas)
z Preço (o preço exibido é sempre o valor de varejo TOTAL da reserva, incluindo impostos).
Classifique e
visualize
Informações
básicas sobre
hotéis
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Informações básicas sobre hotéis
Na tela de disponibilidade você verá:
z Nome do hotel
z Categoria do hotel (em estrelas)
z Localização do hotel (central, ao norte, ao oeste, etc.). Se o hotel está em uma cidade
secundária nos arredores ou em áreas mais distantes, haverá a distância entre o hotel e a
cidade principal.
z Pensão incluída na reserva. Além de acomodação, há café da manhã continental, buffet de
café da manhã ou pensão completa.
z Preço de varejo total para a reserva solicitada incluindo impostos.
z Indicador de tarifas caso o valor garantido seja exclusivo ao Transhotel, tarifas promocionais,
garantia de tarifas mais baixas, tarifas promocionais ou uma oferta especial.
Informação detalhada sobre hotéis
A qualquer momento você pode clicar no
nome do hotel e uma janela pop-up
exibirá informações sobre o hotel,
descrição, fotos, serviços, dependências e
mapas.
Tarifas
Na coluna de preços da tela de exibição de disponibilidade você sempre verá o preço de varejo total,
ou seja:
z No caso de tarifas comissionáveis, há o preço de varejo total dado pela soma do valor líquido
mais a comissão do agente de viagens.
z No caso de tarifas líquidas, há o preço de varejo total dado pela soma do valor líquido mais o
Mark-up do agente de viagens.
Uma vez escolhido o hotel da reserva, clique em “Disponível” (na coluna da direita
chamada “Reservar”) para continuar o processo.
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Confirme as informações
Após a escolha do hotel e da acomodação, entraremos no fluxo de confirmação constituído
de 4 etapas.
Na primeira etapa após a disponibilidade, a tela pede a confirmação de que os dados da
reserva estão corretos.
Verifique o hotel, as datas de chegada e saída, o número de noites, o preço e a lista de
serviços.
Nesta página você também terá acesso à política de cancelamento que é aplicada para o
hotel escolhido e suas penalidades.
Após da data exibida na política de cancelamento, você não poderá cancelar e/ou alterar a
reserva sem incorrer em cobrança de multa.
Leia os termos e condições e aceite-os marcando a caixa de seleção na parte inferior
da página. Ao clicar em “Continuar reserva”, você passa para a próxima etapa na qual
preencherá os dados de seu cliente.
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Dados do cliente
Nesta segunda etapa, você precisará confirmar:
z O nome do cliente: o título (Sr., Sra., etc.), Nome, sobrenome e número do
passaporte (opcional)
Dica: Se você selecionou o segmento de vôo anteriormente, o nome já estará
automaticamente preenchido.
z O número de referência Interna da agência: caso deseje inserir um número de
referência de acordo com os procedimentos administrativos de sua agência. (opcional)
z O usuário interno da agência: caso deseje gravar seu nome ou departamento para
referência interna (opcional)
z O recebimento de documentos via fax ou e-mail: para que possa definir como
deseja receber a confirmação ou o recibo da reserva bem como o voucher para seu
cliente. Você pode escolher o e-mail ou o fax em uma lista pré-definida ou adicioná-lo
manualmente.
z As observações/solicitações especiais do cliente ao hotel como informações
adicionais da reserva. Tais solicitações são encaminhadas ao hotel - mas não são
garantidas.
z A forma de pagamento que a agência está usando para confirmar a reserva.
Na parte inferior da página, há também os números de contato do serviço de atendimento
do Transhotel, caso necessite de algum auxílio adicional para completar a reserva.
Após preencher todos os campos obrigatórios, clique em “Continuar a reserva” e siga
adiante para a página de pagamento (terceira etapa).
.
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Pagamento
As várias opções que você viu na página anterior referentes a formas de pagamento podem
variar de acordo com o país onde você está e com as condições de pagamento firmadas
entre a agência e a Transhotel (caso haja alguma).
Há três formas gerais de pagamento possíveis:
z Cartão de crédito da agência
z Débito
z Linha de crédito do Transhotel.
A forma padrão de pagamento para agências que não têm acordo comercial com o
Transhotel é via cartão de crédito da agência.
Nunca use o cartão de crédito do cliente já que ele poderá ter acesso a quanto você
recebe de comissão ou ao seu Mark-up.
A menos que sua agência tenha uma linha de crédito com o Transhotel, o pagamento deve
ser efetuado pelo menos 72 horas antes do check-in do cliente. Caso não efetue o
pagamento à Transhotel dentro do prazo, a reserva será cancelada.
Nesta página, também é possível visualizar a data limite para que o Transhotel faça suas
cobranças à agência de viagens.
O Transhotel cobrará:
z O preço de varejo total menos a comissão do agente no caso de tarifas
comissionáveis;
z O valor líquido do hotel sem o Mark-up do
agente no caso de tarifas net.
Preencha todos os dados solicitados e selecione
“Continuar reserva” para ir à página final de
confirmação.
Após clicar em “Continuar reserva”, uma mensagem
pop-up será exibida. Basta clicar em “Sim”.
.
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Confirmação e impressão de voucher
Após a confirmação da reserva, você chega à etapa final do fluxo de confirmação.
O voucher do hotel a ser entregue a seu cliente é exibido na tela.
Você pode imprimi-lo diretamente desta página ou optar por recebê-lo via fax ou e-mail.
Se a reserva for bem sucedida, na parte inferior da página você verá a seguinte mensagem:
“Processo de reserva realizado”.
Em paralelo, você receberá automaticamente a seguinte documentação via e-mail ou fax, de
acordo com a forma de recebimento escolhida anteriormente:
z Voucher do hotel, a ser entregue ao cliente
z Fatura com informação sobre os preços e o valor líquido da reserva a serem pagos ao
Transhotel pela agência de viagens.
Importante
Antes de iniciar a etapa 4 e exibir o
voucher do cliente, você receberá uma
mensagem pop-up para lembrá-lo de
salvar as informações e fechar o PNR
do seu Amadeus Selling Platform.
Isto é necessário para que os dados da reserva da Amadeus Hotel Store sejam integrados e
salvos corretamente ao seu PNR no final da reserva.
Portanto, após exibir o voucher, você deve voltar à página de comandos ou à interface gráfica
do PNR, adicionar qualquer outra informação relevante e finalizar a transação para salvar os
dados da reserva.
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Integração com o seu PNR
Caso o seu segmento de vôo tenha sido reservado anteriormente ou você tenha criado uma
reserva na Amadeus Hotel Store sem ter qualquer PNR aberto, quando voltar para o sistema
Amadeus, após finalizar uma reserva com sucesso, você verá que o segmento auxiliar da
Amadeus Hotel Store e a observação correspondente (RM*) foram gerados
automaticamente.
Segmento Amadeus Hotel Store
Segmento de remarks do Amadeus Hotel Store
para o back-office
Segmentos usados para o pré-preenchimento
Você pode inserir agora as informações necessárias ou opcionais e seguir para
Finalização da Transação (entradas ER ou ET)
Se você ignorar seu PNR sem ter feito a Finalização da Transação, o segmento da Amadeus
Hotel Store integrado ao PNR será perdido.
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Alterando uma reserva de hotel na Amadeus Hotel Store
Em reservas anteriormente confirmadas, você pode alterar os seguintes dados:
z Data de chegada e/ou partida
z Tipo de acomodação
z Número de hóspedes por quarto
Dependendo dos termos e condições, firmados no momento da criação da reserva original,
alguns dados não poderão ser alterados por conta das restrições exigidas pelo hotel. Como
na maioria dos casos, as tarifas podem sofrer modificação após a alteração.
Abra o PNR
É importante que ANTES de fazer alterações
via Amadeus Hotel Store, o PNR seja aberto
no sistema Amadeus. Isto garantirá o
sincronismo do PNR
Caso você não abra o PNR antes, quaisquer
alterações feitas na Amadeus Hotel Store NÃO
serão sincronizadas com o seu PNR.
Faça a alteração na Amadeus Hotel Store
Após abrir o PNR, vá à Amadeus Hotel Store, selecione a reserva e clique em “Alterar”.
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Você será direcionado ao fluxo de alterações da Amadeus Hotel Store por meio de uma série
de telas onde você pode selecionar o que necessita alterar e confirmar tais mudanças.
Presumindo que seu PNR tenha sido aberto antes de efetuar qualquer alteração, você
pode agora retornar ao sistema Amadeus e visualizar as alterações refletidas no PNR.
Segmento Amadeus Hotel Store
atualizado
Segmento de Remark adicionado alertando
sobre as modificações e RM* atualizado para
o seu back-office
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Você também pode notar que um elemento de remarks foi adicionado automaticamente ao
PNR para indicar que uma alteração foi feita.
As alterações também são registradas no Histórico do PNR (RHH).
Re-emitindo o voucher
Caso necessite re-emitir o voucher de uma reserva ativa da Amadeus Hotel Store, siga os
passos abaixo:
1.
2.
3.
4.
5.
Abra o PNR correto;
Acesse a Amadeus Hotel Store;
Selecione a reserva cujo voucher
deseje emitir;
Selecione a maneira que deseja
receber o voucher
Se optar por “Default”, o voucher
será re-enviado para o e-mail ou fax
indicado na reserva original;
Clique em “OK”.
Você verá uma mensagem pop-up informando que o voucher foi enviado.
Como esta ação re-envia ambos o voucher do cliente e o recibo da agência de viagens, não
insira o fax ou o e-mail do cliente.
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Cancelando uma reserva na Amadeus Hotel Store
Todas as reservas da Amadeus Hotel Store podem ser canceladas dependendo dos termos e
condições firmados, originalmente exibidos durante o fluxo de reservas.
Em geral, o Transhotel tem uma política de cancelamento com um limite de 24 horas antes
do check in do cliente. Contudo, no caso de altas temporadas, é possível que o período
limite para o cancelamento seja reduzido.
A taxa de penalidade padrão para o cancelamento tardio de uma reserva é de 100% do valor
da primeira noite, mas pode variar para reservas específicas. Esta penalidade também é
especificada no momento da reserva bem como no recibo de reserva da agência de viagens.
Antes de chegar a data limite para o cancelamento, quando sua agência será cobrada,
você SEMPRE será notificado pelo Transhotel.
Isto lhe dá uma última oportunidade de cancelar sua reserva ou reconfirmá-la com o cliente.
Abra o PNR
É importante que abra o PNR que sofrerá o
cancelamento ANTES que qualquer cancelamento
seja feito via Amadeus Hotel Store.
Caso você não abra o PNR antes, quaisquer
cancelamentos feitos na Amadeus Hotel Store NÃO
serão sincronizados com o seu PNR.
Cancele na Amadeus Hotel Store
Na Amadeus Hotel Store, selecione a reserva e
clique em “Cancelar”.
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Você será direcionado a duas telas onde pode selecionar a razão pela qual deseja cancelar e
confirmar o cancelamento.
.
No final do fluxo de cancelamentos, um número de referência do cancelamento será exibido.
Como o PNR já foi aberto antes do cancelamento, você pode retornar à página de
comandos da Amadeus e ver seu cancelamento refletido no seu PNR.
O segmento auxiliar da Amadeus Hotel Store e as observações foram apagados.
Amadeus Hotel Store segment
has been removed
Remark added to highlight the
cancellation
Você também notará que um Remarks foi automaticamente adicionado ao PNR para informar
que ocorreu o cancelamento. Os detalhes também são registrados no Histórico do PNR
(RHH)
Nunca cancele (ou altere) uma reserva de hotel criada na Amadeus Hotel Store
utilizando as entradas de cancelamento do segmento padrão (XE ou XI) na página de
comandos, ou os botões da página gráfica do PNR. Você cancelará os segmentos no
PNR, porém as alterações NÃO serão refletidas na Amadeus Hotel Store e a reserva
permanecerá ATIVA no sistema do hotel.
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Administração
Após entrar na tab da Amadeus Hotel Store e clicar em “Ir” na página principal, você acessará
a página de busca simples
Ao lado esquerdo, há um menu chamado “Administração”
Acessando este módulo, você pode exibir:
z Lista de faturas;
z Comissões;
z Comprovante de pagamento.
Ao clicar em “Lista de Faturas” você poderá baixar todas as
faturas emitidas pelo Transhotel para sua agência no formato de
arquivo *.TXT ou *.HTML. Você pode especificar vários critérios de
busca, incluindo o período aos quais as faturas se referem.
“Comissões” exibirá a quantidade de comissões provenientes de
todas as reservas feitas em período específico.
Com a tab “Comprovante de Pagamento” você pode facilmente informar o Transhotel que o
pagamento (geralmente efetuado via transferência bancária ou débito) das suas reservas da
Amadeus Hotel Store foi feito corretamente.
Suporte
Caso queira ver uma demo completa sobre como realizar reservas, modificações ou
cancelamentos ou baixar o manual do usuário completo, visite
http://www.amadeus.com/br/hotelstore.html?id=countdown&cmp=hotelstore
Sincronização com o PNR da Amadeus
Para dúvidas em relação a como integrar sua reserva da Amadeus Hotel Store ao PNR da
Amadeus ou questões relacionadas à sincronização de reservas, contate o helpdesk local da
Amadeus.
Tarifas, navegação e funções
Caso tenha qualquer dúvida referente à: tarifas exibidas, comissões a serem recebidas, como
navegar na Amadeus Hotel Store ou qualquer outra questão sobre o ambiente da Amadeus
Hotel Store, contate o Help Desk do Transhotel.
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