Grupo SCHERDEL

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Case Study
Direção para o futuro
Quando o arquivo de registros em papel do Grupo SCHERDEL se deparou com limites
de espaço na passagem do milênio, a empresa optou por uma mudança estratégica na
gestão da informação, voltando-se para a gestão eletrônica dos documentos.
Atualmente, existem mais de dez milhões de documentos no arquivo digital. Ele pode
ser acessado em todo o mundo.
Utilizar permanentemente as novas tecnologias como
uma oportunidade para o crescimento e a racionalização
é um princípio fundamental da política comercial da
SCHERDEL. A empresa familiar é um dos principais
fornecedores da indústria automobilística. O Grupo
possui, atualmente, 29 instalações e 39 fábricas de
produção em todo o mundo. Contudo, o impressionante
percurso de crescimento também constitui um desafio
organizacional para os responsáveis. Para armazenar e
gerenciar os documentos comerciais, foi utilizada uma
estante móvel mecânica na sede da empresa. Quando
se verificou novamente uma limitação na sua capacidade
no final dos anos noventa, os responsáveis decidiram
fazer uma pausa na gestão dos documentos. Não só
devido ao papel que se amontoa descontroladamente,
mas também porque o Grupo está seguindo uma
orientação comercial cada vez mais global, os recursos
centrais de informação não devem ser armazenados em
papel, mas sim de forma eletrônica, estando
imediatamente à disposição dos colaboradores em todo o
mundo, apenas com o toque de um botão.
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Setor:
Metalurgia, maquinaria e equipamentos
Localidade:
Marktredwitz, Alemanha (sede), 29 sucursais em
todo o mundo
Campos de aplicação:
Todos os departamentos em todo o mundo
Tipos de documentos:
Documentos comerciais de todo o tipo, pedidos de
despesas de viagem, desenhos técnicos, notas de
entrega, contratos, troca de correspondência
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Requisitos e parâmetros
Era necessário um SGD seguro em termos de
investimento a longo prazo, que conseguisse acompanhar
o desenvolvimento dinâmico da empresa. Também era
necessário haver modularidade e flexibilidade, como um
elevado nível de conectividade a software – levando em
consideração o ambiente de aplicativos disponível e
heterogêneo com software de ERP, CRM e contabilístico
parcialmente específico do setor.
A avaliação de uma instalação de referência na ZF
Friedrichshafen AG (Friedrichshafen), onde o DocuWare
foi utilizado com sucesso em condições exigentes
comparáveis, decidiu o processo de seleção a favor da
tecnologia DocuWare.
A tarefa
Digitalização de arquivos antigos
Acervo central de documentos
Integração no sistema de
ERP/CRM/contabilidade financeira
Definição de Workflows de documentos
Implementação de uma infraestrutura de
scanners
Adaptação do SGD aos requisitos globais
A solução
Os responsáveis pela TI decidiram implementar
gradualmente a plataforma de SGD. A sequência dos
setores empresariais selecionados determinou uma
análise dos requisitos e a consequente lista de
prioridades. Tudo começou com o processamento de
pedidos e a contabilidade. Para garantir uma transição
suave dos sistemas em papel para os processos digitais,
foi feita a digitalização e classificação de vários
documentos comerciais disponíveis no início do projeto
através de um prestador de serviços de escaneamento
externo. Os documentos eletrônicos foram arquivados em
uma estrutura de dados e arquivos desenvolvida em
conjunto com o parceiro da DocuWare responsável. Para a
recolha dos documentos atuais, ambas as seções foram
equipadas com diversos scanners de documentos
Módulos utilizados
potentes e equipamentos multifuncionais flexíveis.
Conforme o tipo de documento, os papéis são
acompanhados e digitalizados com etiquetas que incluem
Active Import
códigos de barras. A indexação dos documentos
Autoindex
eletrônicos é realizada automaticamente. Para a execução
automatizada dos processos, como a aprovação de faturas
Recognition
de entrada, foram definidos Workflows com base na
Smart Connect
solução de groupware implementada. Existe outro
Task Manager
Workflow no processamento de reclamações. No âmbito
de uma gestão estruturada dos processos, são enviadas
Intelligent Indexing
notificações de e-mail para as seções competentes, ou
seja, sucursais e fábricas. É possível acessar os
documentos com informações de base através das
respectivas ligações a partir do acervo central de documentos. Os documentos preparados no Workflow são também
colocados no arquivo digital através de uma interface definida pelo usuário que permite acessar os serviços da web do
DocuWare.
Os documentos criados com as aplicativos de software disponíveis são transferidos diretamente para o arquivo
eletrônico. “Por exemplo, para o nosso sistema de logística, o qual foi adaptado especialmente para atender aos
requisitos de fornecimento na indústria automobilística, programamos uma interface própria”, esclarece Christian
Hartmann. O gestor de projetos de SGD planeja e coordena, desde 2009, a utilização do DocuWare em toda a
empresa. Através de listas e notificações de e-mail, o módulo Taskmanager do DocuWare relembra as tarefas que
devem ser realizadas e garante que os processos são tratados rapidamente.
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As vantagens
“Para uma parte considerável dos colaboradores, o acervo
central de documentos é, hoje em dia, um suporte
As vantagens
indispensável para as suas tarefas diárias”, afirma
Christian Hartmann, descrevendo a relevância da solução
Redução do arquivo em papel
de SGD. Através dos Workflows digitais, os processos
operacionais e comerciais tornaram-se não só mais
Aceleração dos processos operacionais
rápidos e eficientes, como também mais seguros e
Acesso global ao acervo de documentos
transparentes. “Graças às regras de substituição
registradas nos Workflows, garantimos, por exemplo, que
Melhoria no serviço aos clientes e fornecedores
os processos operacionais não são interrompidos quando
Preparado para o futuro desenvolvimento do
os responsáveis estão de férias. No caso das faturas de
mercado e da empresa
entrada, é possível assegurar que os períodos de
desconto não são desperdiçados”, afirma o gestor de
projetos Hartmann. Os Workflows criados podem ser
adaptados a diferentes processos sem esforço. Assim, o processo operacional digital “faturas de entrada” também é,
por exemplo, utilizado nas despesas de viagem.
Christian Hartmann não ousa imaginar o volume de papel que seria necessário sem a utilização da solução de arquivo
eletrônico. Na sua opinião, a quantidade de dados armazenados no DocuWare decuplicou apenas entre 2006 e 2012.
“12,2 milhões de documentos com cerca de 26 milhões de páginas – tendo em conta que existem arquivos em PDF
com várias páginas que são considerados apenas uma página – ocupam atualmente, portanto, em 2015, um volume de
armazenamento de 2,0 terabyte. Se essa quantidade de registros fosse em suporte de papel, todas as capacidades de
armazenamento espaciais iriam arrebentar”, salienta o gestor de projetos de SGD.
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Conclusão
Além de documentos comerciais provenientes do processamento de pedidos e da contabilidade, os documentos,
desenhos técnicos e guias de entrega também são arquivados e gerenciados com o sistema de gestão de documentos
nos setores empresariais de garantia da qualidade, pesquisa e desenvolvimento e logística. De acordo com Christian
Hartmann, o DocuWare é utilizado em todos os departamentos da SCHERDEL, em todo o mundo. “Para digitalizar,
utilizamos atualmente cerca de 100 scanners, principalmente na Alemanha. Enquanto isso, também nas nossas
sucursais internacionais, como na China, nos EUA, no Brasil ou no México, onde o acesso ao arquivo digital era feito
essencialmente sob a forma de leitura, cresceram o desejo e a necessidade de introduzir os documentos de forma
digital.” O projeto DocuWare tem sido continuamente ampliado. A estrutura de um arquivo do cliente completamente
digital com base no sistema CRM implementado é apenas um dos vários projetos futuros. As inovações tecnológicas do
software DocuWare funcionam como uma força impulsionadora e fornecedora de ideias para novas áreas de aplicação.
“O Intelligent Indexing Service apresentado no ano passado da DocuWare continuará a aumentar a eficiência dos
processos operacionais no domínio da nossa contabilidade. Atualmente, a conexão da contabilidade financeira
encontra-se em fase experimental. O acesso ao acervo de documentos será realizado através de um botão integrado
na superfície habitual”, planeja Christian Hartmann. De acordo com suas palavras, a internacionalização do arquivo
também será, consequentemente, promovida. Atualmente, o Web Client está funcionando em inglês, francês, espanhol
e português.
Apesar de o benefício puramente monetário dos projetos de SGD ser, muitas vezes, difícil de calcular, Christian
Hartmann está convicto de que os investimentos realizados nas seções competentes serão recompensados já daqui a
um ano: “Durante a avaliação dos conceitos de SGD, além da poupança nos armários de arquivos e das melhorias de
eficiência mensuráveis nos processos operacionais, os fatores intangíveis, como melhorias no serviço ao cliente e ao
fornecedor, também não devem ser subestimados.”
“Os responsáveis pela empresa não são os únicos a se beneficiarem do
DocuWare no que diz respeito a potenciais de poupança e a uma eficiência de
trabalho mais elevada. Os colaboradores também identificam rapidamente as
vantagens dos processos de trabalho com apoio digital.”
Christian Hartmann, responsável pelos processos do DocuWare na IntegralSCHERDEL Consulting GmbH
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