Avaliação Conjunta 2016: Planeamento e elaboração de uma

Avaliação Conjunta 2016
Avaliação Conjunta 2016:
Planeamento e elaboração de uma Avaliação Conjunta
Este documento de orientação destina-se a apoiar as partes interessadas no país, os parceiros
da Aliança e o Secretariado da Gavi envolvidos no planeamento e realização da Avaliação
Conjunta. Este documento explica a finalidade e os objectivos da Avaliação Conjunta e indica
as etapas sugeridas para organizar com sucesso um processo de avaliação.
Para mais informações sobre a elaboração de um relatório de Avaliação Conjunta,
consultar o documento “Avaliação Conjunta 2016: Elaboração do Relatório de
Avaliação Conjunta”.
1. Introdução
Foram introduzidas em 2014 novas abordagens para reforçar os processos de gestão das
subvenções da Gavi. Estas alterações destinam-se a simplificar o processo de proposta e análise
das subvenções, diminuir os custos das transacções para os países, melhorar o empenhamento
dos países e dos parceiros, obter um melhor alinhamento entre os apoios a vacinas e o sistema de
saúde, assegurar uma melhor supervisão fiduciária e melhorar a monitorização de desempenho das
subvenções.
O financiamento da Gavi para Vacinas Novas e Sub-utilizadas (VNS) e para o Reforço do Sistema
de Saúde (RSS) cobre um período de 3 a 5 anos e é, normalmente, assegurado durante a duração
do plano nacional de saúde ou do Plano Plurianual Completo (PPAC). O apoio por via de
subvenções da Gavi é renovado anualmente, dependendo do desempenho programático e
financeiro do país.
No passado, para a renovação dos financiamentos, os países deviam apresentar um Relatório de
Progresso Anual (RPA) ao Secretariado da Gavi juntamente com o pedido para apoio a vacinas e
financeiro para o ano seguinte. As decisões das renovações eram baseadas numa avaliação
documental efectuada por um painel independente de peritos técnicos.
No âmbito do novo modelo, foi introduzido o processo de Avaliação Conjunta e o Painel de Alto
Nível, com o objectivo de deslocar a discussão sobre o progresso da implementação de subvenções
e as necessidades futuras do país para o âmbito nacional e para comprometer de modo mais
efectivo todos os que estejam mais familiarizados com os apoios concedidos pela Gavi. Os
resultados da Avaliação Conjunta funcionam como a principal fonte de informação fornecida ao
Painel de Alto Nível para tornar possível a recomendação do Director-Geral da Gavi sobre a
renovação do apoio da Gavi para Introdução de Vacinas Novas e Sub-utilizadas (VNS) e/ou Reforço
do Sistema de Saúde (RSS) para o ano seguinte.1 Os resultados são também transmitidos para as
acções de assistência técnica prestadas pelos parceiros da Gavi.
Foram recebidas opiniões e comentários de diversas partes interessadas sobre a abordagem da
Avaliação Conjunta 2016; tais opiniões e comentários foram tidos em consideração no
aperfeiçoamento dos documentos de orientação para 2016. Foi introduzida, para 2016, uma
abordagem diferenciada, explicada em pormenor na nota de orientação na Secção 4.
1
O Painel de Alto Nível (HLRP) é composto pela administração superior da OMS, UNICEF e Secretariado da Gavi, assim
como por peritos técnicos independentes. O Painel reúne regularmente 3 vezes por ano.
Versão: Fevereiro de 2016
Avaliação Conjunta 2016
2. Definição e objectivos da Avaliação Conjunta
O que é a Avaliação Conjunta e porque é necessária?
A Avaliação Conjunta é uma etapa-chave no processo de renovação das subvenções da Gavi. A
Avaliação Conjunta é realizada em cada país pelas diversas partes interessadas, para análise do
progresso da implementação e desempenho dos programas de vacinação da Gavi e dos apoios
financeiros concedidos ao país, assim como da sua contribuição para melhoramento dos resultados
dos programas de vacinação. Apesar de algumas análises necessárias para esta avaliação
poderem estar disponíveis nas análises recentes dos programas de vacinação, tais análises não
devem ser consideradas como uma análise do programa nacional de vacinação.
A natureza conjunta da avaliação destina-se a fomentar uma mais forte colaboração entre os
interlocutores governamentais e da Gavi, e obter uma compreensão comum das oportunidades,
desafios e necessidades fundamentais para apoio e assistência técnica através de um diálogo
transparente.
Ao nível dos países, esta acção ajuda a alinhar as partes interessadas de diversos departamentos,
funções e agências com as questões programáticas e financeiras que requeiram atenção. A nível
mundial, a ligação entre o desempenho histórico e programado constitui a base para as decisões
da Gavi sobre as renovações das suas subvenções. A identificação de constrangimentos e riscos
na implementação das subvenções, juntamente com as discussões sobre as prioridades futuras do
programa de vacinação permite também transmitir informações para o modo como o apoio
financeiro da Gavi e a assistência técnica dos parceiros da Aliança2) devem ser mais bem orientados
no ano seguinte, de modo a maximizar o impacto do apoio.
Quais são os objectivos das Avaliações Conjuntas?
•
•
•
Identificar os obstáculos persistentes que impeçam o progresso, particularmente de uma
melhor cobertura e equidade, e os constrangimentos que devam ser abordados para
promover a sustentabilidade técnica e financeira.
Destacar as áreas com maiores necessidades a nível de investimentos e esforços nacionais
e assistência técnica.
Contribuir para as decisões da Gavi de renovar as suas subvenções e permitir a definição
do modo de optimização do seu apoio catalítico, de modo a ajudar a melhorar os resultados
dos programas de vacinação.
Quem é responsável pela realização das Avaliações Conjuntas? Onde?
A Avaliação Conjunta é realizada por uma “equipa de Avaliação Conjunta” normalmente composta
pelas seguintes partes:3:
• Funcionários relevantes do Ministério da Saúde e das Finanças do país apoiado pela Gavi;
• Membros do Comité Coordenador Interagências (CCIA) e Comité Coordenador do Sistema
de Saúde (CCSS), incluindo organizações da sociedade civil, quando apropriado;
• Funcionários das organizações parceiras da Aliança; e
• Pessoal relevante do Secretariado da Gavi.
A Avaliação Conjunta é realizada no país em questão, com a presença física de todos os membros
da equipa responsável pela sua realização. Em caso de impossibilidade de deslocação por parte
dos parceiros regionais e globais para o país em questão, a Avaliação pode ser realizada
telefonicamente com tais parceiros; nestas condições, os documentos e as minutas de relatórios
devem ser circulados por correio electrónico. Em algumas situações, por razões de segurança, pode
ser necessário realizar a totalidade da Avaliação Conjunta à distância.
Independentemente da abordagem adoptada, foram desenvolvidos alguns princípios fundamentais
para assegurar a qualidade dos resultados da Avaliação Conjunta (ver “Princípios de
funcionamento” na Secção 3).
2
Parceiros da Aliança como a OMS, UNICEF, Banco Mundial, Centros para Controlo de Doenças dos Estados Unidos,
PATH, John Hopkins University, John Snow, Inc., Agence de Médecine Préventive.
Versão: Fevereiro de 2016
2
Avaliação Conjunta 2016
Quando são realizadas as Avaliações Conjuntas?
Sempre que possível, as Avaliações Conjuntas devem ser programadas para estarem alinhadas
com os ciclos fiscais e os processos de planeamento anuais existentes no país, ou com as análises
e actividades multiparceiros no país. Outros factores incluem a programação dos pagamentos das
subvenções para Reforço do Sistema de Saúde (RSS). Ver na Secção 4.1 mais informações sobre
as considerações relativas a datas e programação, assim como um calendário de planeamento
(Anexo 1) para a realização de Avaliações Conjuntas, relativamente às três reuniões do Painel de
Alto Nível programadas para 2016.
Qual é o resultado das Avaliações Conjuntas?
O resultado da avaliação é um relatório onde são explicitadas as informações, análises, conclusões
e recomendações da equipa de Avaliação Conjunta3. O relatório de Avaliação Conjunta cobre um
conjunto de áreas relacionadas com o apoio da Gavi a programas nacionais. O relatório (assim
como os objectivos, desempenho relatado sobre as subvenções e o pedido para a continuação de
financiamento para Reforço do Sistema de Saúde) deve ser apoiado pelo Comité Coordenador
Interagências (CCIA) e pelo Comité Coordenador do Sistema de Saúde (CCSS) ou outras partes
equivalentes. O relatório é depois utilizado pelo Painel de Alto Nível para documentar as suas
deliberações e recomendações sobre a renovação de subvenções e sobre a prestação de
assistência técnica ao país.
O modelo de relatório e as orientações respectivas encontram-se no documento “Avaliação
Conjunta 2016: Elaboração do Relatório de Avaliação Conjunta”.
3. Princípios fundamentais da Avaliação Conjunta
A Avaliação Conjunta deve ser suficientemente fiável para o Painel de Alto Nível poder utilizar as
suas conclusões como base para as suas recomendações sobre a renovação de financiamentos.
Independentemente da abordagem adoptada, são importantes alguns princípios fundamentais
para assegurar a qualidade da Avaliação Conjunta e das respectivas conclusões. A Avaliação
Conjunta deve:
•
•
•
•
•
•
•
•
Ser convocada pelo Ministério da Saúde (MS) e pelo Secretariado da Gavi
Incluir todas as partes interessadas nacionais e internacionais relevantes
Fomentar as discussões de modo factual e imparcial
Apoiar-se nos processos existentes no país e nos resultados de outras análises
Ser realizada internamente, segundo um calendário definido pelo país
Identificar recomendações claras e exequíveis
Buscar o apoio explícito do Comité Coordenador Interagências ou Comité Coordenador do
Sistema de Saúde para as suas conclusões e recomendações documentadas no relatório.
Os objectivos, os relatórios de desempenho das subvenções e o pedido para a continuação
do apoio de financiamento para Reforço do Sistema de Saúde devem também receber o
apoio adequado aquando da Avaliação Conjunta.
Ser apoiada através de um comprometimento pessoal inequívoco pelo Secretariado da Gavi
A tabela seguinte indica algumas acções essenciais para um processo de Avaliação Conjunta fiável.
3 Em linha com a Política de Acesso à Informação da Gavi, o Resumo Executivo do relatório final da Avaliação Conjunta
será tornado público (outras partes do relatório poderão também ser tornadas públicas.
Versão: Fevereiro de 2016
3
Avaliação Conjunta 2016
Princípios fundamentais
Significado para a Avaliação Conjunta
Ser convocada pelo
Ministério da Saúde (MS)
e pela Gavi
O Responsável de País da Gavi e um delegado do Ministério da Saúde
devem convocar em conjunto o processo (com o apoio dos restantes
parceiros), de modo a assegurar a clara satisfação das expectativas de
gestão das subvenções da Gavi e que o processo é adequado às
necessidades do país.
Para a formalização do processo e clarificação prévia das funções e
responsabilidades, recomenda-se que o Ministério da Saúde envie uma carta
às partes interessadas envolvidas nas discussões da Avaliação Conjunta
com a maior antecedência possível.
Incluir todas as partes
interessadas nacionais e
internacionais relevantes
Assegurar a presença de conhecimentos específicos e relevantes na equipa
de Avaliação Conjunta, de modo a cobrir o conhecimento dos sistemas de
vacinação e de saúde (subvenções para a Introdução de Vacinas Novas e
Sub-utilizadas e de Reforço do Sistema de Saúde), assim como em gestão
de programas e financeira.
Incluir nas discussões da avaliação as partes interessadas relevantes dos
ministérios relevantes (por exemplo, Ministério das Finanças) agentes de
desenvolvimento, organizações da sociedade civil (OSC), instituições
académicas e de formação nacionais, assim como parceiros a nível regional
e mundial, que possam oferecer perspectivas diversas e linhas de discussão
para as questões previamente identificadas.
A selecção de participantes externos deve ser discutida com o Ministério da
Saúde, os parceiros da Aliança e o Secretariado da Gavi.
Fomentar as discussões
de modo factual e
imparcial
Assegurar o diálogo franco entre as partes participantes e utilizar dados para
suportar as discussões. Os dados relevantes devem ser disponibilizados à
equipa de Avaliação Conjunta com um mês de antecedência, de modo a
permitir a realização das análises necessárias e o estudo dos documentos e
assim permitir a sua utilização no aperfeiçoamento da agenda da avaliação.
Apoiar-se nos processos
existentes no país e nos
resultados de outras
análises
Analisar as conclusões de outras análises de situação do ano anterior, para
além das análises da implementação dos planos de acção de outras
análises, de modo a proporcionar à Avaliação Conjunta um contexto
apropriado.
Onde possível, fazer as ligações com e contribuir para o reforço dos
mecanismos de análise já existentes.
Ser moderada
internamente, segundo
um calendário definido
pelo país
O planeamento do calendário, do modo de realização e das partes
intervenientes, deve ser realizado no início do ano e ter em consideração o
planeamento nacional e os ciclos fiscais.
Identificar
recomendações claras e
exequíveis
As recomendações identificadas pelo processo de Avaliação Conjunta
devem ser claras e exequíveis e definir as responsabilidades e o calendário
de acompanhamento. Se for necessário financiamento, as recomendações
devem indicar as fontes de financiamento respectivas e, se indisponíveis, o
modo como podem tais fontes ser asseguradas.
Após a consulta com os países, os grupos de trabalho regionais da
OMS/UNICEF devem elaborar um calendário de actividades para cada
região, com vista a facilitar o planeamento e a participação das partes
interessadas regionais.
Versão: Fevereiro de 2016
4
Avaliação Conjunta 2016
Buscar o apoio explícito
do Comité Coordenador
Interagências ou Comité
Coordenador do Sistema
de Saúde para as suas
conclusões e
recomendações
documentadas em
relatório
O Comité Coordenador Interagências/Comité Coordenador do Sistema de
Saúde ou outro equivalente a nível nacional deve participar em todas as
etapas do processo.
Ser apoiada através de
um comprometimento
pessoal inequívoco pelo
Secretariado da Gavi
O Secretariado da Gavi deve estar presente durante o desenvolvimento de
todas as Avaliações Conjuntas e manifestar o seu comprometimento de
apoio ao processo.
O processo de Avaliação Conjunta e o respectivo relatório deve receber o
apoio explícito do Comité Coordenador Interagências/Reforço do Sistema de
Saúde, de modo a assegurar o acordo colectivo às acções a ser realizadas.
Os dados/objectivos do quadro de desempenho devem também receber
apoio explícito nesta altura.
4. Diferenciação do processo de Avaliação Conjunta
Em 2015, a maioria dos países (cerca de 64%) realizou a Avaliação Conjunta com o pleno
comprometimento das partes interessadas regionais e mundiais que se associaram às discussões
internas de tais países. Esta participação foi considerada muito positiva para o reforço da
participação da Aliança. Em outros países, estas discussões da Avaliação Conjunta foram apoiados
pelos parceiros através de uma coordenação e suporte mais à distância.
O investimento em tempo e recursos para a manutenção deste nível de empenhamento pelos
diversos parceiros sugere uma necessidade para diferenciar o avanço do processo da Avaliação
Conjunta. Assim, a partir de 2016, apesar de as discussões sobre o desempenho continuarem a ser
uma parte integral do ciclo de subvenções anual, a Gavi não irá exigir a todos os países a realização
anual de Avaliações Conjuntas completas com as partes interessadas mundiais e regionais.
Os países apoiados pela Gavi dividem-se em duas categorias principais:
País
Prioridade do
QEP
Restantes
países
Tipo
Avaliação
Conjunto
“Completa”
Avaliação
Conjunto
“Completa”
“Actualização”
da Avaliação
Conjunta
Particicipação
interna
Partes interessadas
internas, regionais e
mundiais
Partes interessadas
internas, regionais e
mundiais
Partes interessadas
internas (país)
Frequência
Mecanismo de
análise
Todos os anos
Painel de Alto Nível
A cada 2
(ou 3) anos
Painel de Alto Nível
Anos
intercalares
Secretaria revisão
Em consonância com o Quadro de Empenhamento de Parceiros (QEP) da Gavi, foi considerado
prioritário um subconjunto de países com base na escala e gravidade dos obstáculos relacionados
com a cobertura e equidade dos programas de vacinação.4 Estes 20 países continuarão a realizar
Avaliações Conjuntas anuais com a participação plena nos parceiros da Aliança e com a análise
dos respectivos relatórios a ser realizada anualmente pelo Painel de Alto Nível. Além destes
princípios, algumas circunstâncias especiais com que alguns países se deparam (por exemplo, os
4
Países incluídos: Índia, Nigéria, Paquistão, Etiópia, República Democrática do Congo, Indonésia, Quénia, Uganda,
Afeganistão, Chade, Níger, Somália, Myanmar, Sudão do Sul, Moçambique, Madagáscar, República Centro-Africana,
Papua Nova-Guiné, Haiti, Iémen.
Versão: Fevereiro de 2016
5
Avaliação Conjunta 2016
países em fases de transição aceleradas) podem também recomendar a realização anual de
Avaliações Conjuntas.
Para os restantes países, pode ser programada uma Avaliação Conjunta completa com uma menor
frequência, a cada 2 ou 3 anos, dependendo do nível de investimento e complexidade do apoio
conferido pela Gavi. Tal deve-se a que os países e a Gavi devem revisitar regularmente
(anualmente) o progresso da implementação, como parte da monitorização e elaboração de
relatórios de rotina – mas sem todos os países a ser obrigados a envolver anualmente as partes
interessadas regionais e mundiais. O Secretariado da Gavi deverá consultar com os governos e
outros parceiros, com vista a decidir sobre o calendário e frequência mais apropriados para cada
país.
Os países que não tenham de realizar Avaliações Conjuntas completas devem apresentar à Gavi
uma “actualização da Avaliação Conjunta” intercalar para análise e renovação. Os
padrões/requisitos mínimos ajudarão a distinguir entre a Avaliação Conjunta completa e a menos
extensa actualização da avaliação a ser realizada nos anos intercalares como actualização do
progresso registado (ver na tabela seguinte a comparação das características de ambas as
avaliações). As decisões de renovação serão tomadas oportunamente após a apresentação da
actualização da Avaliação Conjunta, com vista a facilitar a realização de um planeamento
antecipado.
Características comuns
Características
Bases das
discussões
Calendarização
Avaliação Conjunta completa
Actualização da Avaliação Conjunta
Com base nos resultados das Avaliações Conjuntas anteriores e com ênfase no
progresso registado ou em alterações na situação do país
Apoiar-se nos processos existentes no país e nos resultados de outras análises
Realização no país em momento adequado determinado pelo país (cerca de 3 meses
após o final do ciclo fiscal do país)
Localização
No país
Liderança do
processo e
redacção do
relatório
Processo convocado pelo Ministério da Saúde e Secretariado da Gavi
A redacção do relatório deve ser elaborada em concordância com a equipa da
Avaliação Conjunta, a definir antes da reunião.
Características diferenciadas
Características
Avaliação Conjunta completa
Actualização da Avaliação Conjunta
Objectivo
Análise realizada por diversas partes
interessadas ao progresso da
implementação e desempenho do apoio
da Gavi e a sua contribuição para o
melhoramento dos resultados da
vacinação e reforço da capacidade dos
países para efectuar de modo
independente os respectivos programas
de vacinação.
Relatório de progresso intercalar,
monitorização de rotina e discussões dos
documentos entre o Ministério da Saúde e
a Gavi
Conteúdo do
relatório
Relatório exaustivo sobre a análise do
desempenho e identificação das acções
recomendadas
Participação
Convocação pelo Ministério da Saúde
(MS) e pelo Secretariado da Gavi
Incluir todas as partes interessadas
nacionais e internacionais relevantes
Relatório sucinto para o Secretariado da
Gavi sobre a actualização das acções
recomendadas (objectivos atingidos e o
que permanece ou é necessário para
melhorar os resultados)
Convocação pelo Ministério da Saúde (MS)
e pelo Secretariado da Gavi
Menor ênfase na participação dos parceiros
internacionais
Versão: Fevereiro de 2016
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Avaliação Conjunta 2016
Apoio
Mecanismo de
avaliação
Ser apoiada através de um
comprometimento pessoal inequívoco
pelo Secretariado da Gavi
Apoio pelo Comité Coordenador
Interagências/Comité Coordenador do
Sistema de Saúde ou equivalente
Ser apoiada através de um
comprometimento pessoal inequívoco pelo
Secretariado da Gavi
Avaliação pelo Painel de Alto Nível
Avaliação pela Secretaria
Apoio pelo Director do Programa Alargado
de Vacinação (PAV) ou equivalente
5. Processo de Avaliação Conjunta
Nesta secção são descritas diversas etapas sugeridas para ajudar os países a compreender as
implicações da organização e elaboração de uma Avaliação Conjunta.
Dependendo da dimensão do país e da complexidade da carteira de subvenções da Gavi, os países
podem decidir formar uma pequena equipa organizadora com membros do governo, parceiros da
Aliança (OMS, UNICEF ou outros) e o Secretariado da Gavi para coordenar e supervisionar o
planeamento, a implementação e o acompanhamento da Avaliação Conjunta.
Planning
• Acordo sobre o calendário da
•
avaliação conjunta
• Acordo sobre a abordagem da
avaliação
• Definição da equipa de Avaliação •
Conjunta e acordo sobre as
funções/responsabilidades
•
• Análise do calendário de
actividades e requisitos de
•
recursos
• Discussão das maneiras de
empenhar os membros do Comité
Coordenador Interagências/Comité
Coordenador do Sistema de Saúde
• Definição do programa/agenda da
Avaliação Conjunta
• Análise de documentos relevantes
e análises de dados
Conducting the
joint appraisal
Realização de discussões com
diversas partes interessadas
sobre o desempenho das
subvenções
Consolidação das conclusões
da Avaliação Conjunta
Análise final com o mecanismo
de coordenação nacional
Finalização da Avaliação
Conjunta com as partes
relevantes
Post-appraisal steps
• Análise pelo Painel de Alto Nível
• Aprovações de renovações de
subvenções
• Acompanhamento das acções
recomendadas
5.1. Planeamento da Avaliação Conjunta
Planeamento antecipado
É importante coordenar o planeamento da Avaliação Conjunta com a maior antecedência possível
com todos as partes interessadas do país, os parceiros e o Secretariado. Nesta etapa inicial, é
fundamental definir e confirmar uma compreensão comum sobre a finalidade da Avaliação Conjunta.
A programação de uma série de conversações telefónicas pode ajudar um planeamento antecipado
apropriado e a definir quaisquer questões de planeamento de trabalho que devam ser tratadas e
resolvidas.
Acordo sobre o calendário da Avaliação Conjunta
Alguns factores devem ser discutidos pelas partes interessadas do país para definir o calendário
apropriado para o processo de Avaliação Conjunta:
Versão: Fevereiro de 2016
7
Avaliação Conjunta 2016
•
Calendário de outros ciclos de planeamento e análise e actividades conexas no país (por
exemplo, ciclo fiscal, avaliação, análise, planeamento anual). De um modo ideal, a Avaliação
Conjunta deve ser programada para coincidir com o final do ciclo fiscal do país e com base
numa análise em que as principais partes interessadas já se encontrem presentes no país.
Deste modo, os resultados da análise poderão ser integrados na discussão da Avaliação.
•
Programação de outras actividades concorrentes no país, em que as principais partes
interessadas possam não estar presentes (por exemplo, devido a eleições, introduções de
vacinas, Semana Mundial da Vacinação, etc.)
•
Necessidade de pagamento da prestação seguinte do Reforço do Sistema de Saúde ou
outras subvenções em dinheiro; este evento guiará a decisão sobre a qual das três reuniões
do Painel de Alto Nível o país deve apresentar o seu relatório de avaliação.
•
Disponibilidade de fontes de dados centrais fundamentais para a Avaliação, como o
Relatório de Progresso Anual (RPA), os relatórios de inquéritos às famílias e às instalações
e outras avaliações relevantes, e o Formulário de Comunicação Conjunta OMS/UNICEF
•
Tempo necessário para finalizar o relatório de Avaliação Conjunta, o qual deve ser
apresentado em primeira mão ao Secretariado da Gavi nos termos do calendário definido
no Anexo 1.
Acordo sobre a abordagem da Avaliação Conjunta
A escala e a intensidade do processo de Avaliação poderão variar conforme o contexto do país e
devem ser discutidas entre o governo, os parceiros da Aliança e o Secretariado da Gavi.
A Avaliação Conjunta deve ser realizada no país com a participação de todos os membros a equipa
da Avaliação Conjunta presentes fisicamente – ver na Secção 4 se deve ser realiza uma Avaliação
completa ou apenas uma actualização da Avaliação. Os factores que irão determinar a abordagem
seleccionada incluem, nomeadamente, a dimensão e a complexidade do investimento da Gavi, o
desempenho ou fragilidade da cobertura, as questões de segurança, a fase de transição e as
questões da capacidade de gestão financeira, assim como a sua possível ligação a uma análise
conjunta já programada ou outra actividade semelhante.
As perguntas seguintes destinam-se a ajudar a determinar a abordagem e a duração de uma
Avaliação Conjunta. Para ilustração dos conceitos, são ainda apresentados alguns exemplos das
diferentes abordagens para elaboração de uma Avaliação Conjunta.
Questões a discutir sobre a abordagem e a
duração da avaliação
•
Exemplos ilustrativos das diferentes
abordagens
Que partes interessadas fundamentais a nível
nacional, regional e mundial são necessárias
para participar na Avaliação Conjunta?
•
Existem diversas questões (exemplos no
parágrafo anterior) que exijam reuniões
presenciais entre as partes interessadas
nacionais e os parceiros regionais/globais para
uma efectiva resolução dos obstáculos?
•
Existem outras actividades da Avaliação
Conjunta (por exemplo, análise do plano de
trabalho anual do Programa Alargado de
Vacinação (PAV), análise ao sector da saúde)
programadas, em que o desempenho do
programa de vacinação venha a ser discutido e
que transmita dados para a discussão da
avaliação? As partes interessadas já se
encontram presentes?
a. Workshop sobre a Avaliação Conjunta
(com ou sem uma visita de estudo
adicionais) a seguir a outras actividades,
em que muitas das partes interessadas
possam já estar presentes (2 a 3 dias);
b. Workshop autónomo sobre a Avaliação
Conjunta, não programado para coincidir
com outra actividade realizada no país,
com ou sem visita de estudo (1 semana);
c.
Workshop de curta duração sobre a
Avaliação Conjunta não programado
para coincidir com outra actividade
realizada no país, complementado com
Versão: Fevereiro de 2016
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Avaliação Conjunta 2016
•
Se estiverem programadas outras actividades da
Avaliação Conjunta, o seu programa permite a
realização de uma Avaliação Conjunta em
paralelo ou após a sua conclusão?
•
Quais são os custos-benefícios da realização de
uma visita de estudo para clarificar ou refinar as
conclusões e recomendações da Avaliação?
teleconferências e/ou intercâmbios de
emails entre as partes interessadas.
Análise do calendário de actividades e requisitos de recursos
O processo de Avaliação Conjunta precisa do empenhamento em termos de tempo por parte de
todos os seus participantes. Assim, é necessário considerar diversos arranjos para a condução da
Avaliação Conjunta, incluindo a notificação dos entrevistados, a marcação das datas e horas das
reuniões, a disponibilização das instalações, a comunicação da agenda de trabalho a todas as
partes participantes, os serviços de tradução e interpretação, etc. A revisão e finalização da
Avaliação Conjunta devem também ser programadas atempadamente, independentemente da
abordagem adoptada para a Avaliação. O calendário de actividades e os recursos necessários
devem ser discutidos nas fases mais precoces do processo e transmitidos claramente a todas as
partes envolvidas.
Definição da equipa de Avaliação Conjunta
A “equipa de Avaliação Conjunta” é responsável pela realização da avaliação e pela comunicação
dos respectivos resultados. A equipa deve incluir funcionários governamentais (dos ministérios da
Saúde e das Finanças), parceiros da Alianças da OMS e da UNICEF a nível do país, regional e das
respectivas Sedes e o Secretariado da Gavi. Outros parceiros a nível regional e/ou das sedes das
organizações (por exemplo, Banco Mundial, Centros para Controlo e Prevenção de Doenças (CDC)
e organizações da sociedade civil); podem ainda fazer parte da equipa agências técnicas e
doadores bilaterais.
Acordo sobre as funções e as responsabilidades
Existem diversas funções no processo de planeamento, implementação e acompanhamento da
Avaliação Conjunta. Estas funções devem ser partilhadas entre os membros da equipa da Avaliação
Conjunta (as sugestões estão indicadas entre parênteses):
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Gestão da totalidade do processo em conformidade com a abordagem e calendários de
actividades acordados; acompanhamento de cada etapa do processo, até à conclusão,
aprovação e apresentação do relatório ao Secretariado da Gavi (responsáveis do Ministério
da Saúde e do Secretariado da Gavi);
Definição e aperfeiçoamento do programa ou agenda para a Avaliação Conjunta (Ministério
da Saúde e Secretariado da Gavi);
Apoio logístico à Avaliação Conjunta incluindo a programação de reuniões com o pessoal e
parceiros do programa relevantes, organização de teleconferências e planeamento das
visitas de estudo (Ministério da Saúde e parceiros do país);
Recolha de fontes de dados e documentos relevantes para as análises documentais
(membros da equipa da Avaliação Conjunta);
Elaboração da minuta de relatório da Avaliação Conjunta antes das discussões da Avaliação
(membros da equipa da Avaliação Conjunta);
Realização de reuniões e discussões exploratórias com o pessoal relevante do Governo e
do programa, assim como outros parceiros da implementação e partes interessadas, para
avaliação do progresso relativamente aos objectivos das subvenções da Gavi (membros da
equipa de Avaliação Conjunta).
Assegurar que os requisitos de gestão das subvenções (por exemplo, objectivos, actividades
e orçamentos aprovados e requisitos de cumprimento da gestão financeira) se encontram
reflectidos nas discussões (Secretariado da Gavi);
Avaliação e documentação das conclusões (membros da equipa de Avaliação Conjunta); e
Redacção, revisão e finalização do relatório (membros da equipa de Avaliação Conjunta).
Versão: Fevereiro de 2016
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Avaliação Conjunta 2016
Os membros da equipa deverão decidir entre si o membro mais adequado para tratar os diversos
elementos do programa e o melhor modo de formular as suas questões, com vista a serem obtidos
os resultados mais úteis. Alguns tópicos gerais (sugeridos) estão indicados no documento
“Avaliação Conjunta 2016: Elaboração do Relatório de Avaliação Conjunta”.
Discussão das maneiras de empenhar os membros do Comité Coordenador
Interagências/Comité Coordenador do Sistema de Saúde
O empenhamento dos membros do Comité Coordenador Interagências/Comité Coordenador do
Sistema de Saúde (ou outra entidade nacional equivalente) é importante para assegurar a
apropriação adequada das conclusões do processo de Avaliação Conjunta e para assegurar uma
identificação equilibrada e rigorosa das necessidades do país. Desde a fase de planeamento,
devem ser analisadas as maneiras mais eficazes para empenhar os membros da equipa ao longo
de todo o processo, com vista a assegurar a aprovação final no fim da análise. A realização de uma
reunião preliminar no início do processo e uma reunião de análise final após as discussões da
Avaliação Conjunta informação constitui uma boa maneira para assegurar o apoio do Comité
Coordenador Interagências/Comité Coordenador do Sistema de Saúde às principais acções
recomendas.
Definição da agenda de Avaliação Conjunta
Compete ao pessoal do Ministério da Saúde, com dados e informações da equipa de Avaliação,
definir a agenda da Avaliação Conjunta. O programa da agenda pode incorporar reuniões,
entrevistas e/ou discussões com os parceiros primários do Programa Alargado de Vacinação (PAV)
e do Reforço do Sistema de Saúde (RSS) no interior dos ministérios (incluindo o ministério das
Finanças/Orçamento/Planeamento), assim como com parceiros que apoiem a implementação do
programa, como organizações da sociedade civil e outros parceiros de desenvolvimento. As
reuniões podem ser realizadas a nível nacional e recomenda-se ainda a realização de visitas de
estudo (se exequíveis) a regiões ou distritos para uma melhor análise dos sucessos e obstáculos à
implementação do programa.
Para que todas as partes interessadas estejam sintonizadas no início da reunião, é necessário
reservar algum tempo para o país poder fazer uma breve apresentação sobre o panorama da
vacinação; e solicitar ao Secretariado da Gavi a realização de uma apresentação sucinta sobre os
requisitos e orientações estratégicas correntes da organização.
O programa deve ser aperfeiçoado para um maior enfoque em questões que requeiram uma maior
atenção, com base nas conclusões das análises documentais e em outras questões específicas
que o Secretariado da Gavi possa enviar com antecedência.
Análise documental de documentos relevantes e análises de dados
É importante que a equipa de avaliação tenha uma compreensão abrangente do estado corrente
do programa de vacinação, assim como do conteúdo e estado da implementação das subvenções
da Gavi.
Os membros da equipa devem analisar um conjunto de documentos “primários”, como, por exemplo,
as propostas do país aprovadas, um plano plurianual completo, relatórios programáticos e
financeiros de todas as subvenções (pedidas através do portal do país da Gavi), pedidos e planos
do país para a continuação de ajudas, actualizações relevantes do Banco Mundial /FMI sobre a
situação macroeconómica do país, etc. Se relevante, devem também ser analisados documentos
“secundários”, como, por exemplo análises do PAC, avaliações pós-introdução. Ver no Anexo 2
uma lista indicativa de documentos primários e secundários. O quadro de desemprenho das
subvenções deve ser analisado pelo país como parte da Avaliação Conjunta, devendo ainda
(sempre que relevante) ser analisado e explicado no relatório o desempenho relativamente a
métricas de avaliação.
Todos os dados e documentos relevantes devem ser distribuídos aos membros da equipa de
Avaliação Conjunta, de preferência um mês antes das discussões da avaliação, para permitir a sua
análise e subsequente integração nas discussões. A programação e responsabilidade da recolha
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Avaliação Conjunta 2016
dos documentos relevantes devem ser discutidas durante a etapa de planeamento, devendo todos
os membros da equipa receber informações sobre tais documentos durante a etapa de preparação.
5.2. Condução da Avaliação Conjunta
Fomentar a discussão entre as diversas partes interessadas sobre o estado da cobertura,
equidade, sustentabilidade e desempenho das subvenções
A equipa da Avaliação Conjunta deve seguir a agenda definida e realizar discussões com as
principais partes interessadas, fazendo perguntas sobre a implementação das subvenções
(incluindo os objectivos atingidos e os constrangimentos encontrados) e a gestão financeira das
mesmas. Devem ainda ser discutidas as necessidades futuras em termos de pedidos de renovação
e assistência técnica.
Ver o documento “Avaliação Conjunta 2016: Elaboração do relatório de Avaliação Conjunta”
para mais informações sobre as expectativas para as discussões da Avaliação Conjunta, tópicos
para discussão e conteúdo do relatório.
Consolidação das conclusões da Avaliação Conjunta
Deve ser reservado um período adequado para a equipa poder consolidar, partilhar, analisar e
discutir as conclusões do processo.
Com base nas responsabilidades definidas durante a fase de planeamento, as pessoas
responsáveis pela redacção do relatório devem consolidar os contributos recebidos dos
participantes no processo de avaliação. É fundamental que este seja um esforço conjunto,
independentemente do modo como a avaliação seja realizada. É também importante existir
consenso entre as partes interessadas sobre o conteúdo e as recomendações do relatório da
Avaliação Conjunta5.
O Secretariado da Gavi disponibiliza um modelo de relatório de Avaliação Conjunta para
assegurar a integralidade do relatório e a apresentação consistente das conclusões e resultados da
avaliação ao Painel de Análise de Alto Nível.
Análise final com o mecanismo de coordenação nacional
O processo da Avaliação Conjunta e as respectivas conclusões, assim como os objectivos,
desempenho relatado sobre as subvenções e o pedido para a continuação de financiamento para
Reforço do Sistema de Saúde) deve ser apoiado pelo Comité Coordenador Interagências (CCIA) e
pelo Comité Coordenador do Sistema de Saúde (CCSS) ou outras partes equivalentes. Esta análise
final pode ser efectuada no fim do processo através de uma reunião para informação dos membros
do Comité Coordenador Interagências/Comité Coordenador do Sistema de Saúde sobre as
conclusões da avaliação. As actas da reunião final podem ser enviadas juntamente com o relatório
de Avaliação Conjunta; ou, uma breve descrição do modo como a Avaliação Conjunta obteve o
apoio explícito pode ser incluída no próprio relatório, no espaço para tal reservado.
Recomenda-se ainda que os membros discutam e acordem sobre o mecanismo mais apropriado
para efectuar um acompanhamento efectivo das acções recomendadas. As questões debatidas na
reunião de informação final, incluindo as opiniões discordantes ou quaisquer comentários adicionais
dos membros do Comité Coordenador Interagências/Comité Coordenador do Sistema de Saúde,
parceiros ou Responsável de País da Gavi devem ser documentadas no relatório de Avaliação
Conjunta.
Após a finalização e obtenção do apoio explícito do relatório de Avaliação Conjunta pelo Comité
Coordenador Interagências/Comité Coordenador do Sistema de Saúde ou outras entidades
equivalentes, o relatório deve ser enviado para o Secretariado da Gavi através do Gestor de País
(ver no Anexo 1 o calendário de envio de documentos). O relatório será depois distribuído para
5 Caso o consenso não seja atingido, deve ser descrita a posição maioritária, com as posições minoritárias referidas no
final do relatório
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Avaliação Conjunta 2016
análise aos membros do Painel de Alto Nível.
5.3. Etapas pós-avaliação: Aprovação das renovações de subvenções, discussões
de gestão sobre assistência técnica e acompanhamento das acções
recomendadas
Durante a reunião do Painel de Alto Nível, o Gestor de País pode apresentar as principais
conclusões da Avaliação Conjunta, incluindo o relatório sobre o estado das recomendações da
análise anterior. O Painel de Alto Nível deve então discutir as conclusões e fazer as suas
recomendações para aprovação da renovação do financiamento. O Painel de Alto Nível deve ainda
fazer recomendações para as acções específicas a ser acompanhadas pelo país, o Secretariado
da Gavi ou os parceiros da Aliança. As necessidades de assistência técnica do país para o ano
seguinte devem também ser discutidas pelo Painel de Alto Nível, de modo a permitir a realização
de análises transversais no país e permitir a atribuição de recursos por todos os parceiros da
Aliança.
Após estas acções, é enviada uma carta ao país, com informações sobre as conclusões do Painel
de Alto Nível, incluindo as condições para a realização dos pagamentos. Após aprovação final pelo
Director-Geral da Gavi, o país recebe uma Carta de Decisão, em que é pormenorizado o montante
aprovado para as subvenções de vacinas e financeiras. Em cada ano, em Setembro/Outubro, todos
os países são informados das respectivas obrigações de co-financiamento para o ano seguinte.
O mecanismo de acompanhamento das acções recomendadas pela Avaliação Conjunta pode variar
conforme o país. Os parceiros regionais e mundiais e o Secretariado da Gavi podem utilizar os
fóruns de discussão ou as ferramentas do grupo de trabalho para ajudar a monitorizar o progresso
verificado (por exemplo, através do quadro de desempenho), devendo ainda ser apresentado
anualmente à Gavi uma actualização do estado das acções, através de uma Avaliação Conjunta
completa ou uma actualização intercalar.
Para permitir que as necessidades do país identificadas na Avaliação Conjunta sejam traduzidas,
se necessário, em necessidades de assistência técnica, o Secretariado da Gavi e o país devem
aprofundar a discussão sobre as necessidades identificadas. Para assegurar uma abordagem
coordenada, deve ainda ser realizada uma discussão sobre a entidade responsável pelo apoio.
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Avaliação Conjunta 2016
Anexo 1: 2016 Calendário de planeamento para as Avaliações Conjuntas
A ser alinhado com o ciclo fiscal do país ou outro ciclo de elaboração de relatórios, se estes não
seguirem o ciclo fiscal
Cenário ideal para países com o ano fiscal de Janeiro a Dezembro
LEGENDA
= Objectivo da apresentação
= Apresentação da Avaliação Conjunta, se possível
após a apresentação do relatório
Após a conclusão da Avaliação Conjunta, os países devem enviar o relatório de Avaliação para o
Secretariado da Gavi através do Responsável de País. O relatório será depois distribuído para
análise aos membros do Painel de Alto Nível.
•
•
Datas para os países com Avaliação Conjunta ‘completa’ utilizando o modelo de relatório
completo e com a presença das partes interessadas do país, regionais e mundiais
Prazos para a Avaliação
Conjunta
Datas das reuniões do Painel de Alto Nível
20 de Abril
12-13 de Maio
27 de Junho
27-29 de Julho
5 de Setembro
5-7 de Outubro
Datas para os países com ‘actualização’ da Avaliação Conjunta com uma versão mais
sucinta do modelo de relatório e apenas com a presença das partes interessadas do país
Prazos para a Avaliação Conjunta
Datas da revisão do Secretariado
3-4 meses após o final do ciclo fiscal
Imediatamente após a apresentação
da Avaliação Conjunta
Versão: Fevereiro de 2016
Avaliação Conjunta 2016
Anexo 2: Lista indicativa dos documentos a ser consultados/analisados durante a
Avaliação Conjunta
Alguns documentos devem ser obrigatoriamente enviados através do portal do país; estes documentos
são fundamentais para as discussões da Avaliação Conjunta. A lista seguinte contém alguns
documentos adicionais que poderão ajudar a esclarecer o processo de Avaliação Conjunta.
Documentos primários
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Plano Plurianual Completo (PPAC)
Relatório de Avaliação Conjunta 2015
Quadro de Desempenho
Estratégia actual para o sistema de saúde nacional
Última informação para o Formulário de Comunicação Conjunta OMS-UNICEF
Plano de melhoramento de cobertura, com dados e inquéritos
Orçamentos e relatórios financeiros (ano corrente e ano anterior) do Apoio ao Reforço do Sistema
de Saúde (RSS), Apoio aos Serviços de Vacinação (ISS), subvenção a Organizações da Sociedade
Civil (OSC), Subvenção para Introdução de Vacinas (SIV) ou Custos Operacionais de Campanhas
Relatórios de auditorias
Avaliações da qualidade dos dados e planos para o respectivo melhoramento, se existentes
Relatórios de inquéritos a famílias ou instalações, ou outros estudos semelhantes
Orçamento para Reforço do Sistema de Saúde (anterior, actual e, se disponível, para o ano
seguinte), plano de trabalho para os Planos de Introdução de Vacinas Novas e Sub-utilizadas e
plano de trabalho anual
Avaliação e plano de transição da Gavi, se disponível
Análises de fluxos financeiros e respectivos constrangimentos disponíveis
Avaliação do financiamento da vacinação e plano de acção para países com desempenhos
insatisfatórios, se disponíveis
Informações sobre orçamentos e pagamentos do programa de vacinação para o ano anterior e
orçamento para o ano corrente
Plano de Desenvolvimento do Sistema de Saúde
Análises do Sistema de Saúde ou Análise de Avaliação Conjunta (últimas versões)
Lista de todos os parceiros aprovados para assistência técnica (ano anterior)
• Documentos secundários
• Inquéritos PAV, Avaliação Pós-Introdução (API) ou Relatório das Actividades Pós-Vacinação
(últimas versões)
• Avaliações existentes relevantes, como Avaliações de País Completas (APC)6, avaliação intercalar
do Reforço do Sistema de Saúde e/ou avaliação final da subvenção (se relevante)
• Relatório de Gestão Eficiente de Vacinas (GEV) e actualização através do Plano de Melhoramento
• Relatórios dos stocks de vacinas
• Memorando da Gavi/Requisitos de Gestão Financeira (Anexo 6 do PFA) e quaisquer Relatórios de
Auditoria ao Programa Financeiro ou de Análise de Monitorização ou de Auditoria Externa
• Termos de Referência do Comité Coordenador Interagências/Comité Coordenador do Sistema de
Saúde e actas das reuniões do ano anterior
6
Projecto aplicável ao Bangladesh, Moçambique, Uganda e Zâmbia.
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Avaliação Conjunta 2016
Anexo 3: Lista de abreviaturas
MAPI
Manifestações Adversas Pós-Vacinação (eventos adversos pos-vacinacao)
RPA
Relatório de Progresso Anual
PPAC
Plano Plurianual Completo
CDC
Centros para Controlo e Prevenção de Doenças (Centers for Disease Control and
Prevention)
CES
Coverage Evaluation Survey (Inquérito à Avaliação de Cobertura)
CPA
Cash Programme Audit (Auditoria do Programa Financeiro)
OSC
Organização da Sociedade Civil
IDS
Inquéritos Demográficos e de Saúde
PAV
Programa Alargado de Vacinação
GEV
Gestão Eficaz das Vacinas
PAN
High Level Review Panel Painel de Alto Nível)
VPH
Vírus do Papiloma Humano
CCSS
Comité Coordenador do Sistema de Saúde
RSS
Reforço do Sistema de Saúde (Reforço do Sistema de Saúde)
CCIA
Comité Coordenador Interagências
IRC
Independent Review Committee (Comité de Avaliação Independente)
ISS
Immunisation Services Support (Apoio a Serviços de Vacinação)
JAR
Joint Annual Review (Análise Conjunta Anual)
JANS
Joint Assessment of National Strategies (Avaliação Conjunta das Estratégias
Nacionais)
JRF
WHO/UNICEF Joint Reporting Form (Formulário de Comunicação Conjunta
OMS/UNICEF)
MICS
Multiple Indicator Cluster Survey (Inquérito de Grupo de Indicadores Múltiplos)
MOH
Ministry of Health (Ministério da Saúde)
MOF
Ministry of Finance (Ministério das Finanças)
NVS
New and Underused Vaccine Support (Apoio a Vacinas Novas e Sub-utilizadas)
PIE
Post-Introduction Evaluation (Avaliação Pós-Introdução)
PBF
Performance-Based Funding (Financiamento Baseado em Desempenho)
SIA
Supplementary Immunisation Activity (Actividade de Vacinação Suplementar)
SCM
Senior Country Manager (Gestor de País)
UNICEF
United Nations Children’s Fund (Fundo das Nações Unidas para a Infância)
VIG
Vaccine Introduction Grant (Subvenção para a Introdução de Vacinas)
WHO
World Health Organisation (Organização Mundial de Saúde)
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