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SAP Product Brief
SAP Business One
ADMINISTRAÇÃO
FINANCEIRA COM
SAP® BUSINESS ONE
Todas as ferramentas para gerenciar com
eficiência a contabilidade, a controladoria
e as transações bancárias.
Praticamente qualquer transação
realizada por sua empresa tem
um impacto sobre suas finanças.
Por isso, não basta que ela tenha
um sistema estável e confiável
para administrar a contabilidade,
a controladoria e as transações
financeiras: é imprescindível que
este sistema esteja totalmente
integrado às outras atividades
O aplicativo SAP® Business One oferece um conjunto de ferramentas
ao mesmo tempo amplo e integrado, para que sua empresa possa
administrar com eficiência todos seus processos financeiros. Como
funcionalidade básica do SAP Business One, a administração financeira incorpora todos os principais processos contábeis tais como
lançamentos diários, contas a receber e contas a pagar. As funções de
contabilidade, em tempo real, acionam automaticamente os lançamentos contábeis sempre que ocorrer um evento relevante. O SAP
Business One suporta o cálculo automático de impostos e transações
em diferentes moedas estrangeiras. Os modelos de lançamentos
periódicos otimizam e simplificam ainda mais seus processos
contábeis.
vitais de sua empresa, tais como
compras, armazenamento e
vendas. Descubra de que
maneira o aplicativo
SAP® Business One viabiliza
uma gestão financeira ao mesmo
tempo ampla e integrada,
favorecendo a otimização e a
O software de controladoria do SAP Business One permite que os
usuários definam e gerenciem seus orçamentos, podendo confrontar os dados reais com os dados planejados a qualquer momento, obtendo um quadro preciso e atualizado da situação financeira de sua empresa. O SAP Business One cria com facilidade
centros de custos e centros de lucros, o que permite alocar
receitas e despesas de acordo com as regras de distribuição. Essas
regras podem ser customizadas e aplicadas às características
específicas de sua empresa.
racionalização de todos os
processos financeiros de sua
organização.
O software que controla as transações bancárias do SAP Business One
oferece todas as ferramentas e recursos necessários para que sua empresa
gerencie todos seus processos de pagamento, como cheques, dinheiro,
cartão de crédito ou transferências bancárias. A ferramenta de reconciliação no SAP Business One permite a fácil reconciliação das contas a pagar e a receber com as respectivas notas fiscais de fornecedores e clientes.
O SAP Business One oferece ainda poderosas ferramentas de geração
de relatórios financeiros, como balanços, demonstração de resultados, demonstrações do fluxo de caixa e relatórios retrospectivos. O
XL Reporter do SAP Business One permite a integração imediata dos
relatórios financeiros com os modelos do Microsoft Excel™.
Recursos da Gestão Financeira do SAP Business One
Contabilidade
Implemente e adapte modelos
pré-definidos de planos de
contas
Controladoria
Defina e administre os
orçamentos
Gerencie as transações contábeis Gerencie receitas e despesas
tais como os lançamentos diários, para diferentes centros de
custo e de lucro
lançamentos recorrentes e
modelos de lançamentos
Transações bancárias
Administre contas a pagar e a
receber
Integre as transações do caixa,
de cheques, de transferências
eletrônicas de fundos, de
cartões de crédito e de outras
formas de pagamento
automaticamente a partir do software de compras, de vendas e
de transações bancárias. Para assegurar maior eficiência, o SAP
Business One permite que os usuários criem múltiplos
lançamentos diários, salvando-os em um documento contábil.
Este documento contábil pode ser processado em modo batch,
registrando todas as entradas simultaneamente. O recurso documento contábil permite que a empresa reúna e confira todos os
lançamentos antes de estes serem contabilizados no razão.
Mantenha regras de distribuição Reconcilie os pagamentos de
Administre diferentes moedas
fornecedores e clientes
para alocação automática de
estrangeiras nas atividades de
contas a pagar e contas a receber receitas e despesas
Crie balanço, demonstração
de resultados e outros
relatórios com o SAP
Business One
Crie relatórios de controladoria
Imprima lotes de cheques e
gere relatórios de cheques e
pagamentos
Figura 1: Recursos da Gestão Financeira do SAP Business One
As contas no
modelo de plano
de contas podem
ser administradas
por tipo de conta
Contabilidade
O SAP Business One processa todas as suas transações de
contabilidade financeira com eficiência e facilidade. O aplicativo
oferece modelos completos de planos de contas que podem ser
utilizados de imediato para lançamentos contábeis ou como estrutura para integrar contas personalizadas ou contas mais detalhadas, com base nas necessidades particulares de cada empresa. O SAP Business One também permite a criação de planos de
contas individuais com até dez segmentos. Os modelos de planos
de contas disponíveis consideram os requisitos legais de cada país,
tais como a segmentação ou numeração específica, assegurando
assim a conformidade com a legislação e a governança corporativa locais.
O SAP Business One integra perfeitamente a criação de novos
lançamentos diários, que podem ser criados individualmente
por usuários autorizados. Contudo, os lançamentos diários também podem ser feitos automaticamente quando são criadas relevantes transações de negócios em outras áreas funcionais do SAP
Business One. Por exemplo, o registro de recebimento de um
produto criará automaticamente o lançamento necessário para
ajustar os níveis de estoque e sua quantificação, além de
atualizar, se necessário, as respectivas contas de despesas. Com
isso, a maioria dos lançamentos diários é criada
Figura 2: Modelo de plano de contas
As transações contábeis podem ser ainda mais simplificadas com
o uso de modelos para os lançamentos. Transações que ocorrem
com freqüência, com dados semelhantes – como na distribuição
contábil, por exemplo – podem ser salvos em forma de modelos,
para serem usados futuramente, evitando a entrada redundante
e sucessiva dos mesmos dados. Lançamentos que ocorrem de
maneira igual, com o mesmo conjunto de contas e valores, ou
contas similares, podem ser configurados como lançamentos
recorrentes. Os lançamentos recorrentes acionam gatilhos em
intervalos pré-definidos para criar a transação contábil
pertinente. Vários lançamentos recorrentes que precisam ser
aplicados no mesmo dia podem ser processados em modo batch,
em uma simples tela de seleção.
Transações em diferentes moedas estrangeiras são plenamente
suportadas pelo SAP Business One. As diferenças na taxa de câmbio podem ser facilmente administradas por cada parceiro de
negócios, pelo grupo de fornecedores ou pelos clientes. Sempre
que ocorrerem diferenças da taxa de câmbio ou de taxa de conversão em uma transação em moeda estrangeira, serão criados
lançamentos para as diferenças de taxas de câmbio e essas diferenças serão registradas nas respectivas contas de lucros ou perdas.
Os orçamentos podem ser definidos e administrados de forma
eficiente através da criação de métodos de alocação de verbas e
valores do orçamento em qualquer moeda. Com isso, sua equipe
pode criar um relatório resumido do orçamento comparando os
valores reais com os valores planejados. Os métodos de
distribuição do orçamento permitem a alocação de verbas com
base não apenas no centro de lucros, mas também por período
financeiro. O fluxo do orçamento permite um monitoramento
Os mecanismos de controle de impostos do SAP Business One
controlam de forma tranqüila todas as transações que envolvam
impostos. Os impostos sobre as vendas, ou impostos retidos na
fonte são calculados automaticamente para cada item e cada
transação, levando em consideração todos os requisitos de alocação e de relatórios específicos de cada país.
O processo de fechamento mensal acumulado é assegurado
graças aos recursos de fechamento acelerado. O SAP Business
One identifica as contas de controle que podem ser designadas
como contas padrão de lançamentos para controlar as
diferenças nos saldos do cliente ou do fornecedor. Com isso, o
razão e os livros contábeis de apoio podem ser sincronizados.
Os valores acumulados mensais podem ser automaticamente estornados no SAP Business One. Por padrão, o estorno de um determinado lançamento será feito no primeiro dia do período financeiro subseqüente, embora seja possível especificar uma data
de estorno diferente para cada lançamento.
Controladoria
A funcionalidade de controladoria (ou contabilidade de
custos) do SAP Business One traz uma série de recursos que
transcende a simples contabilidade financeira na
administração de seus negócios.
Crie orçamentos com
base em centros de
lucro e plano de contas
Defina os métodos de
distribuição de orçamento para
alocar o orçamento por
períodos financeiros
Figura 3: A definição do orçamento
permanente, graças à definição de alertas que notificam os
usuários responsáveis a cada vez que determinada transação exceder o limite mensal ou anual do orçamento.
A controladoria pode ser integrada à contabilidade financeira a
partir da definição dos centros de lucro (ou de custo) e associando esses centros às respectivas contas de lucros ou de despesas.
Também podem ser definidas regras de distribuição que permitam a distribuição automática de valores aos respectivos centros
de lucros, de acordo com fatores pré-determinados. Para uma
visão das regras de distribuição no sistema, utilize a tabela de centros de lucros e regras de distribuição, que podem ser usadas para
visualizar e editar os fatores de distribuição.
www.sap.com/contactsap
Crie demonstrativos detalhados de resultados com base nas receitas e despesas diretas e indiretas, como está definido nas regras
de alocação. Selecione o formato de exibição, seja ele anual ou
mensal, e compare os resultados de diferentes períodos.
A integração com
o Microsoft Excel
permite criar
sofisticados
relatórios
financeiros com o
XL Reporter.
Transações bancárias
Todas as contas a pagar e a receber podem ser gerenciadas com o
software bancário do SAP Business One. As contas a pagar e a receber
podem ser lançadas manualmente, cabendo à empresa escolher a
melhor forma de pagamento, seja em cheque, transferência
bancária, cartão de crédito ou dinheiro. Os cheques são gerenciados
pelo registro de cheques, que identifica os cheques de entrada e saída
pelo número, além das informações pertinentes sobre a conta
bancária e do pagamento propriamente dito.
Figura 5: Exemplos de relatórios financeiros do XL Reporter
Sofisticados relatórios financeiros com o
XL Reporter
A reconciliação dos
pagamentos no SAP
Business One
facilita a confrontação dos pagamentos com itens em
aberto nas faturas
Figura 4: Relatório de reconciliação de pagamentos
O assistente de pagamentos permite cancelar várias faturas de contas a pagar ou contas a pagar em modo batch, bastando criar uma
execução que gera o pagamento e lança automaticamente a
transação do lançamento diário. Os pagamentos não reconciliados
automaticamente, como os pagamentos feitos “por conta”, e podem ser confrontados com itens em aberto, com o uso da reconciliação manual ou automática que pode ser filtrada pela conta do
razão ou pelo parceiro de negócios. Também é possível criar um
extrato bancário para reconciliar os dados de seus pagamentos no
SAP Business One com os dados de seu banco.
50 083 336 (07/02)
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Group referem-se àquelas constantes no documento de garantia que acompanha tais produtos e serviços, quando isso ocorre. Nada do que
consta neste documento poderá ser considerado como uma garantia adicional.
O SAP Business One oferece um grande número de poderosos
relatórios financeiros, tais como balanços, demonstrações de resultados, demonstrações do fluxo de caixa, relatórios de
transações, comparações entre diferentes períodos fiscais e
relatórios de orçamento. O XL Reporter no SAP Business One
também permite a criação de sofisticados relatórios financeiros,
integrando os dados de sua empresa a modelos do Microsoft
Excel™. Além do amplo leque de modelos oferecidos pelo SAP
Business One, para servir de ponto de partida para os usuários,
sua empresa também pode criar seus próprios relatórios financeiros utilizando o Report Designer e o Report Composer. O
Report Organizer do SAP Business One contribui no
gerenciamento e execução de seus relatórios e facilita a sua distribuição entre os gerentes financeiros e auditores.
Para obter mais informações sobre como o SAP Business One
pode habilitar sua empresa para o crescimento e para um atendimento cada vez mais mais eficaz aos clientes, entre em contato
com seu representante SAP agora mesmo, ou visite o site no
endereço www.sap.com/smallbusiness.