TERMO DE CONFIDENCIALIDADE Este material

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TERMO DE CONFIDENCIALIDADE
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Módulo de referência – PontoCob
Direitos Autorais – Ponto Sistemas
Sumário
Ilustrações ..................................................................................................................................... 3
Objetivo ......................................................................................................................................... 4
Objetivo do “PontoCob”................................................................................................................ 4
Tecnologias aplicadas .................................................................................................................... 4
Integração entre sistemas ............................................................................................................. 5
Fluxo de Sistema ........................................................................................................................... 5
Estrutura Organizacional ............................................................................................................... 6
Disponibilização da agenda de contatos ....................................................................................... 6
Detalhes da cobrança .................................................................................................................... 9
Registro de Contatos ................................................................................................................... 11
Consultas/Gráficos ...................................................................................................................... 13
Menu de Sistema......................................................................................................................... 15
Resumo executivo ....................................................................................................................... 18
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Ilustrações
Figura 1 - Comparativo funil de vendas ........................................................................................ 4
Figura 2 - Fluxo de Sistema ........................................................................................................... 6
Figura 3 - Estrutura Organizacional ............................................................................................... 6
Figura 4 - Cockpit de Agenda......................................................................................................... 8
Figura 5 - Detalhes da Cobrança ................................................................................................. 10
Figura 6 - Registro de Contato..................................................................................................... 11
Figura 7 - Gerar Pendências ........................................................................................................ 12
Figura 8 - Pendências .................................................................................................................. 12
Figura 9 - Inadimplência por Período .......................................................................................... 14
Figura 10 - Estatística de Motivo de Atraso ................................................................................ 14
Figura 11 - Curva Abc de Clientes................................................................................................ 14
Figura 12 - Menu de Sistema....................................................................................................... 17
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Objetivo
Este material tem por objetivo explanar de forma clara e sucinta as diversas funcionalidades
do sistema PontoCob.
Objetivo do “PontoCob”
Sistema especialista na cobrança de créditos ativos pendentes, visando à eficiência da equipe
de cobrança proporcionando resultados financeiros.
De forma a aprimorar as eficiências, o sistema propõe a disponibilização das atividades a
serem desenvolvidas pela equipe de cobrança assim como as ferramentas para facilitar a
recuperação dos créditos.
“Diferentemente do funil de vendas, quanto mais ações feitas
na cobrança, menor é a possibilidade de cobrança, por isso o
sistema foi desenvolvido com o intuito de oferecer práticas
ágeis de cobrança, como envio de boletos, envio de cartas de
aviso de atraso, históricos de negociaçõs e etc...”.
Figura 1 - Comparativo funil de vendas
Em outro ponto de vista, o PontoCob auxilia a equipe de cobrança a identificar os motivos
pelos quais houveram atraso nos pagamentos, desencadeando assim fluxos de processos com
o objetivo de retomar as negociações de cobrança com o cliente.
Exemplo:
Quando se trata de “problemas de entrega”, o sistema permite vincular o responsável por esta
área para que o problema possa ser resolvido, através de “workflow de pendências”.
O sistema irá disponibilizar consultas e estatísticas, possibilitando identificar os motivos com
maior incidência, desta forma os processos de sua empresa poderão ser afetados.
Tecnologias aplicadas
Refere-se às tecnologias aplicadas para a construção do sistema.
Aplicação
Banco de dados
Interface
Comunicação – negócio
Integração
Tecnlogia
Postgree
Adobe Flex
Java
Appserver
Servidor de Aplicação
Jboss
Licensiamento
Gratuito
Gratuito
Gratuito
Licensiado somente para banco
Progress.
Gratuito
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Integração entre sistemas
O sistema PontoCob permite integração entre sistemas, podendo este ser das seguintes
formas:
Integração
Banco de dados Progress
Banco de dados SQL
Outros formatos
Formato
Banco a Banco
Banco a Banco
Arquivos XML, Webservices e txt
As necessidades de integração são divididas da seguinte forma:
Entradas:
1. Espécie de documento
2. Bancos
3. Portadores
4. Carteiras
5. Clientes
6. Grupo de cliente
7. Contatos do cliente
8. Títulos Vencidos
9. Títulos a Vencer
Saídas:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Endereço de cobrança do cliente
Contatos do cliente
Alteração de vencimento
Alteração de portador
Renegociações
Acordos
Fluxo de Sistema
Este fluxo demonstra os procedimentos de execução do sistema PontoCob. Este modelo é o
sugerido, podendo se adequar as necessidades específicas.






Busca as informações no banco de dados (ERP)
o Títulos Vencidos e suas dependências
Gera as agendas de trabalho de cada analista
Atualiza as efetividades de cobrança do dia anterior
Valida/invalida acordos
Disponibiliza as agendas
Efetua as movimentações de agenda
o Registra contatos
o Efetua acordos
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

o Simulação de juros
o Envio de boletos
o Renegociação
o Workflow de pendências
o Contatos com representantes e financeiros
Disponibiliza as informações no ERP
Atualiza consultas/gráficos
Gerar Acordo
Contactar
Analisar
Contas a Receber
Acompanhar
Renegociar
Figura 2 - Fluxo de Sistema
Estrutura Organizacional
O sistema foi desenvolvido para atender a centralização de cobrança, para isto foi criado o
agrupador grupo de empresas. Este agrupador tem como principal objetivo centralizar os
contatos, evitando assim cobranças distintas para os clientes que são em comum entre as
diversas empresas do grupo.
Grupo Empresa Ponto Sistemas
Ponto Sistemas Serviços Ponto Sistemas Fábrica
Cliente A
Cliente A
Figura 3 - Estrutura Organizacional
Disponibilização da agenda de contatos
O sistema possui duas formas de disponibilizar a agenda, sendo elas:
 Agenda única
 Agenda distribuída
Esclarecendo:
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Agendas: É a somatória dos títulos em atraso por cliente, disponibilizando por datas para
efetuar os contatos. Os status de cada agenda podem ser:
1. Nova: significa que a agenda disponibilizada não sofreu nenhuma ação ou não
contactada.
2. Contactada: significa que a agenda sofreu uma ação de cobrança.
3. Reagendada: significa que foi feita uma ação e a agenda foi reagendada para outra
data.
4. Renegociada: significa que a agenda sofreu uma ação de cobrança de renegociação,
então quando os títulos foram renegociados e não pagos, esta agenda aparecerá como
renegociada.
Veja a ilustração da Figura
Agenda única: disponibilização das agendas para um único analista de cobrança, desta forma
permite que todos os analistas acessem a agenda e façam as ações conforme a sequência de
atividades apresentadas na tela de cobrança. O sistema efetuar o controle dos acessos por
usuário da mesma forma, inclusive informando que a agenda está em uso por outro operador.
Agenda distribuída: disponibilização das agendas distribuídas, isto é, cada operador terá sua
lista de atividades para um determinado grupo de clientes, estes sendo parametrizada para
que a distribuição seja focada.
Atualmente, algumas regras de distribuição foram disponibilizadas e tratatadas, sendo elas:
Grupo de Cliente
Região de cobrança
Canal de Venda
Código de Cliente
Demais títulos
Regras de Distribuição
Através do grupo de cliente informado no cadastro do cliente
Através da região de cobrança vinculada ao cliente
Através do canal de venda vinculado ao cliente.
Faixa de clientes para o usuário
Regra destinada aos títulos que não foram vinculados aos usuários.
Outras regras poderão adicionadas conforme a necessidade do cliente, tornando esta como
atividade parte da implantação do sistema.
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Figura 4 - Cockpit de Agenda
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Detalhes da cobrança
A partir da agenda de cobrança selecionada, através do botão movimentações ou com apenas
um duplo clique, serão apresentados os títulos de cobrança.
Nesta tela serão apresentados os valores dos títulos atualizados conforme o % de juro
informado para o título.
O formato de cálculo de juros é considerado desde o dia de vencimento até o dia de hoje, ou
seja, se o título estiver vencido há 10 dias, este será considerado o número de dias vezes o
percentual de juros ao dia.
Na tela de detalhes da cobrança, é possível efetuar as seguintes ações:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Registrar contato: descrever o resumo da conversa efetuada no contato.
Emitir boleto: enviar vários boletos por e-mail como anexo em pdf.
E-mail histórico: enviar por e-mail o histórico de cobrança para o contato.
E-mail Representante: enviar por e-mail os títulos que estão em aberto para o
representante do título.
Cálculo de Juros: poderá se calculado os juros considerando datas previstas de
liquidação futuras. Também poderá ser alterada a data prevista de liquidação.
Contatos realizados: consultar histórico de contatos realizados.
Alteração Vencto: permite alterar os vencimentos dos títulos selecionados.
Renegociação: renegociar os títulos vencidos e a vencer para geração de novos
documentos de cobrança, resguardados por termo de confissão de dívida.
Acordos: efetuar acordos financeiros, para pagamentos em depósito, controlando as
negociações préviamente acordadas.
Alteração de portador: permite alterar o portador dos títulos quando necessário.
Estas funcionalidades são préviamente configurados por usuário, permitindo ou não a sua
utilização.
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Figura 5 - Detalhes da Cobrança
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Registro de Contatos
Ao registrar um contato com o cliente, é possível identificar os motivos de atraso que levaram
ao não pagamento dos títulos.
Vejam, é possível informar dois históricos, sendo eles:


Observação externa: informações que serão apresentadas em relatórios e consultas
Observação interna: informações que serão apresentadas nos históricos de cobrança
para os analistas.
Figura 6 - Registro de Contato
Atributo:


Gera pendência: permite gerar pendência de atividades internas ou externas para que
o problema identificado seja resolvido.
Replaneja Agenda: quando informado, o sistema irá garantir que a agenda para o novo
contato seja efetuada somente na data especificada.
Veja abaixo a tela de geração de pendências:
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Figura 7 - Gerar Pendências
Neste momento, será gerado uma pendência ao usuário indicado para a solução do problema
existente, sendo este envolvido num workflow de pendências, conforme exemplo abaixo:
Figura 8 - Pendências
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As pendências são gerenciadas através de aprovação de conclusão, sendo necessária a
intervenção do solicitante a execução das mesmas.
Os tipos de pendências poderão ser gerados através das seguintes ações:
1. Alteração de data de vencimento – caso o usuário não tenha acesso à funcionalidade
2. Aplicação de juros – quando o mesmo deseja aplicar uma taxa que não lhe convir na
sua faixa
3. Renegociação – caso o usuário não tenha acesso à funcionalidade
4. Acordos – caso o usuário não tenha acesso à funcionalidade
5. Ações externas – envolvimento com outras áreas
6. Pendências próprias – neste caso o usuário poderá atribuir atividades que poderão ser
realizadas futuramente
7. Alteração de portador – caso o usuário não tenha acesso à funcionalidade
8. Alterações cadastrais – caso o usuário não tenha acesso à funcionalidade
Consultas/Gráficos
Estão disponíveis algumas consultas/gráficos com relação as atividades propostas pelo
sistema, porém outras poderão ser adicionadas através de programas específicos do cliente ou
então sugeridas para a fábrica de desenvolvimento.
Nossa política de desenvolvimento:
Tipo de Desenvolvimento
100% Aproveitado no produto
50% Aproveitado no produto
0% Aproveitado no produto
Custeio
100% custeado pela fábrica
50% custeado pela fábrica
100% custeado pelo cliente
Esta política segue como contrato de venda, porém deve seguir alguns critérios:



Disponibilidade de equipe
Urgência do cliente
Análise de impacto
Somente são consideradas as solicitações mediante a abertura de chamado de melhorias ou
através de relato de Gerente de conta.
Segue alguns exemplos:
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a) Inadimplência por período:
Figura 9 - Inadimplência por Período
b) Estatística de Motivo de Atraso
Figura 10 - Estatística de Motivo de Atraso
c) Curva ABC de clientes
Figura 11 - Curva Abc de Clientes
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Menu de Sistema
Um menu de sistema desenvolvido para que se tenha uma fácil navegação, muito parecido
com o do próprio windows, o sistema lhe permite criar favoritos em sua área de trabalho,
facilitando assim o acesso.
Disponibilização de janelas minimizadas em barra de tarefa.
Menu dinâmico, conforme agilidade e permissões de usuários:
Os programas estão agrupados na seguinte estrutura:
Programa
Manutenção Usuarios
Manutenção Grupo Cliente
Manutenção Clientes
Manutenção Grupo Empresa
Manutenção Empresa
Manutenção Bancos
Manutenção Carteira
Manutenção Espécie Documento
Manutenção Região
Manutenção Portadores
Manutenção Despesa Cobrança
Manutenção Conta Corrente
Manutenção Regras Distribuição
Manutenção Motivo Atraso
Manutenção Parâmetro de Classificação de Clientes
Manutenção Portador Caterira CC
Manutenção Tipo de Cobrança
Manutenção Parâmetro Indicação Perda
Manutenção Ação
Tipo
Cadastros
Cadastros
Cadastros
Cadastros
Cadastros
Cadastros
Cadastros
Cadastros
Cadastros
Cadastros
Cadastros
Cadastros
Cadastros
Cadastros
Cadastros
Cadastros
Cadastros
Cadastros
Cadastros
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Manutenção Parâmetros de Bonificação
Manutenção Instrução Bancária
Manutenção Documentos
Manutenção Geração Agenda Cobrança
Manutenção Agenda Cobrança
Manutenção Consulta de Título
Manutenção Transferência Agenda
Manutenção Estatística Motivo Atraso
Relatório Contato por Periodo
Relatório de Inadimplentes
Relatório de Comissão Analistas
Relatório de Classificação de Clientes
Relatório de Movimento de Cobrança
Relatório Tipo Cobrança
Grafico de Eficiencia
Grafico Inadimplência por Período
Manutenção Geração Carta Anuência
Manutenção Geração Carta de Cobrança
Termo Confissao de Divida
Gráfico Inadimplentes
Consulta de Contatos no Período
Manutenção Histórico Carta de Anuência
Gráfico Aging
Consulta Motivo de Atraso
Manutenção Consulta Comissão Analista
Monitor Quartz
Consulta de Acordos
Monitor Quartz
Curva ABC
Cadastros
Cadastros
Cadastros
Tarefas
Tarefas
Tarefas
Tarefas
Relatórios
Relatórios
Relatórios
Relatórios
Relatórios
Relatórios
Relatórios
Relatórios
Relatórios
Documentos
Documentos
Documentos
Consultas
Consultas
Consultas
Consultas
Consultas
Consultas
Consultas
Consultas
Consultas
Consultas
Segue abaixo exemplo do menu do sistema:
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Direitos Autorais – Ponto Sistemas
Figura 12 - Menu de Sistema
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Resumo executivo
A Ponto Sistemas é uma desenvolvedora de sistemas especialistas que, utilizando-se de
tecnologias inovadoras, promovem maior eficiência nos processos de gestão dos nossos
clientes.
A confiança dos nossos clientes vem da qualidade dos serviços e do respeito aos prazos
acordados.
Em uma empresa baseada em pessoas somente a constante capacitação dos nossos
profissionais fará com que os objetivos da PONTO SISTEMAS para com os nossos clientes
sejam atingidos.
Estamos à sua inteira disposição para qualquer esclarecimento adicional.
“Nossa prioridade é gerar resultados para a sua empresa
através de controles apurados e de serviços especializados”
RESULTADOS
CONTROLES
SERVIÇOS ESPECIALIZADOS
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