TÉCNICAS DE SECRETARIADO APLICADAS AO

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA FARROUPILHA
CURSO TÉCNICO EM SECRETARIADO
TÉCNICAS DE SECRETARIADO APLICADAS AO
DEPARTAMENTO DE PESSOAL
Uma experiência na Prefeitura Municipal de Pinhal Grande/RS.
RELATÓRIO DE ESTÁGIO CURRICULAR SUPERVISIONADO
Micheli Barbieri Michelon
Júlio de Castilhos, RS, Brasil.
2009
2
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA FARROUPILHA
CURSO TÉCNICO EM SECRETARIADO
TÉCNICAS DE SECRETARIADO APLICADAS AO
DEPARTAMENTO DE PESSOAL
Uma experiência na Prefeitura Municipal de Pinhal Grande/RS.
Por
Micheli Barbieri Michelon
Relatório de Estágio de Profissional apresentado como requisito para obtenção do título
de Técnico em Secretariado do Instituto Federal De Educação, Ciência e Tecnologia
Farroupilha de Júlio de Castilhos – RS
Orientadora: Silvana Tabarelli Kaminski
Júlio de Castilhos, RS, Brasil.
2009
3
DADOS DE IDENTIFICAÇÃO
1 Estagiário
1.1Nome: Micheli Barbieri Michelon.
1.2 Curso: Técnico em Secretariado.
1.3 Turma: Secretariado 1.
1.4 Endereço: Rua David Dalcin, 740, Bairro Limeira.
1.5 Município e estado: Pinhal Grande, RS.
1.6 CEP: 98150-000
1.7 Telefone (s): (55) 96317075
1.8 E-mail: [email protected]
2 Empresa
2.1 Nome: Prefeitura Municipal de Pinhal Grande.
2.2 Endereço: Avenida Integração, 6491, Bairro Integração.
2.3 Município e estado: Pinhal Grande, RS.
2.4 CEP: 98150-000
2.5 Fone: (55) 3278-1135, (55)3278-1140
2.7 Fax: (55) 3278-1135
2.8 E-mail: [email protected]
3 Estágio
3.1 Área de realização: Técnicas de Secretariado
3.2 Coordenadora do Curso:
3.3 Professora Orientadora no IFET-Campus Júlio de Castilhos: Luciani Missio
3.4 Supervisor de Estágio na empresa: Guilherme Böck
3.5 Carga horária total: 720 horas
3.6 Data de início e término: 02/02/09 a 14/07/09.
4
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA FARROUPILHA
CURSO TÉCNICO EM SECRETARIADO
O Supervisor da Empresa, Guilherme Böck e a Estagiária, Micheli Barbieri Michelon abaixo
assinados cientificam-se do teor do Relatório de Estágio Curricular
Supervisionado do Curso Técnico em Secretariado.
TÉCNICAS EM SECRETARIADO:
Uma Experiência na Prefeitura Municipal de Pinhal Grande/RS.
elaborado por
Micheli Barbieri Michelon
como requisito parcial para obtenção do título de
Técnico em Secretariado
Guilherme Böck
(Supervisor de Estágio)
Silvana Tabarelli Kaminski
(Orientadora)
Micheli Barbieri Michelon
(Estagiária)
Júlio de Castilhos, 28 de agosto de 2009.
5
MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
SECRETARIA DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL E TECNOLÓGICA
INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA FARROUPILHA
CURSO TÉCNICO EM SECRETARIADO
A Comissão Examinadora, abaixo assinada,
aprova o Relatório de Estágio Curricular Supervisionado
TÉCNICAS EM SECRETARIADO:
Uma Experiência na Prefeitura Municipal de Pinhal Grande/RS.
elaborado por
Micheli Barbieri Michelon
como requisito parcial para obtenção do título de
Técnico em Secretariado
COMISÃO EXAMINADORA:
Aline de Oliveira Botega
(Setor de Estágios Instituto Federal Farroupilha/Campus Júlio de Castilhos)
Valcir dos Santos Quevedo
(Professor do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia Farroupilha)
Silvana Tabarelli Kaminski
(Orientadora)
Júlio de Castilhos, 28 de agosto de 2009.
6
SUMÁRIO
LISTA DE FIGURAS.......................................................................................................... 7
LISTA DE TABELAS......................................................................................................... 8
LISTA DE SIGLAS............................................................................................................. 9
LISTA DE ANEXOS...........................................................................................................10
1 INTRODUÇÃO................................................................................................................ 11
2 HISTÓRICO DO MUNICÍPIO...................................................................................... 12
3 TÉCNICAS EM SECRETARIADO.............................................................................. 13
3.1 Arquivamento................................................................................................................ 13
3.2 Atendimento Telefônico............................................................................................... 15
3.3 Recebimento de Correspondência............................................................................... 17
3.4 Atendimento ao Público................................................................................................ 17
3.5 Redação de Documentos............................................................................................... 19
3.5.1 Ofício........................................................................................................................... 19
3.5.2 Requerimento............................................................................................................. 20
3.5.3 Declaração.................................................................................................................. 20
3.5.4 Autorização................................................................................................................ 20
4 CONCLUSÃO................................................................................................................. 21
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS............................................................................. 22
ANEXOS............................................................................................................................. 23
7
LISTA DE FIGURAS
Figura 1 – Organograma da Estrutura Interna Administrativa...............................................12
Figura 2 - Arquivo Metálico...................................................................................................14
Figura 3 – Pastas Suspensas Separadas por Ordem Alfabética..............................................14
8
LISTA DE TABELAS
Tabela 1 – Dados relacionados ao modo de atender ao telefone........................................16
9
LISTA DE SIGLAS
IBGE – Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística
RH – Recursos Humanos
A.R. – Aviso de Recebimento
IPERGS- Instituto da Previdência do Estado do Rio Grande do Sul
DP – Departamento de Pessoal
10
LISTA DE ANEXOS
Anexo A – Modelo de folha ponto.......................................................................................23
Anexo B – Modelo de Oficio...............................................................................................24
Anexo C – Modelo deRequerimento...................................................................................25
Anexo D – Modelo de Declaração.......................................................................................26
Anexo E – Modelo de Autorização......................................................................................27
Anexo F – Foto da Prefeitura Municipal de Pinhal Grande.................................................28
Anexo G – Brasão de Armas................................................................................................29
11
1 INTRODUÇÃO
O presente relatório refere-se às atividades desenvolvidas durante o Estágio Curricular
Supervisionado do Curso Técnico em Secretariado, na cidade de Pinhal Grande, Rio Grande
do Sul, realizado na Prefeitura Municipal, no Departamento de Pessoal, durante o período de
02 de fevereiro a 14 de julho, totalizando 720 horas.
Sob a supervisão de Guilherme Böck, assessor jurídico municipal, realizaram-se
diversas atividades, as quais encontram-se descritas no decorrer do relatório.
O estágio é a oportunidade para que os estudantes coloquem em prática os
conhecimentos adquiridos em sala de aula, de maneira que possam vivenciar no dia a dia a
teoria, absorvendo melhor os conhecimentos, podendo refletir e confirmar sobre a sua
escolha. Lembrando sempre que estágio não é um emprego, e sim o complemento do
aprendizado, pois contribui com o crescimento profissional.
O presente trabalho pretende relatar, de uma maneira objetiva, os conhecimentos e as
atividades desenvolvidas durante o Curso Técnico em Secretariado, bem como as
competências e habilidades desenvolvidas durante este período.
O relatório está estruturado na seguinte ordem: inicialmente um breve histórico do
município, na sequência a parte técnica que inclui arquivamento, atendimento telefônico,
recebimento de correspondências, atendimento ao público e redação de documentos. Para
finalizar, apresenta-se a conclusão, referências bibliográficas e anexos.
2 HISTÓRICO DO MUNICÍPIO
Pinhal Grande, ex-distrito de Júlio de Castilhos, foi criado pela Lei Estadual 9.600 de
20 de março de 1992 e instalado com sua independência político administrativa em 01 de
janeiro de 1993. Possui, aproximadamente, 4.715 habitantes, sendo que, segundos dados do
IBGE/2000, 81% da população reside no meio rural, enquanto19% no meio urbano, ocupando
uma área aproximada a 478,80 km². O município faz divisa com os municípios de Arroio do
Tigre, Júlio de Castilhos e Nova Palma.
O município abriga a Usina Hidrelétrica de Itaúba, a maior do estado em produção de
energia. Tem capacidade de escoar 8.000 m³ de água por segundo.
O primeiro prédio público do Centro Administrativo era uma pequena casa de
madeira, quando ainda distrito de Júlio de Castilhos. Com a emancipação de Pinhal Grande,
construiu-se um prédio maior, mas ainda simples. Em setembro de 1997, inaugurou-se o
Centro Administrativo Municipal, onde permanece até os dias atuais.
O primeiro período de administração foi de 1993 a 1996, tendo como Prefeito
municipal Saulo João Garlet e Vice-Prefeito Laurindo Gabriel Hoppe. Atualmente Pinhal
Grande está em seu quinto mandato, com Nilvo Antonio Lago exercendo a função de Prefeito
e Selmar Roque Durigon a de Vice-Prefeito.
Em 31 de dezembro de 2004, um decreto aprova um novo regimento interno,
constituindo a estrutura básica da Prefeitura Municipal de Pinhal Grande, conforme
organograma abaixo, figura 1.
GABIETE
DO
PREFEITO
ASSESSORIA
JURÍDICA
SECRETARIA
MUNICIPAL
DO
PLANEJAMENTO
SECRETARIA
MINICIPAL
DE OBRAS E
SERVIÇOS
PÚBLICOS
DEPARTAMENTO
DE
LICITAÇÕES
SECRETARIA
MUNICIPAL
DA
ADMINISTRAÇÃO
ASSESSORIA
DE
ADMINISTRAÇÃO
SECRETARIA
MUNICIPAL
DA
SAÚDE
DEPARTAMENTO
DE
PESSOAL
SECRETARIA
MUNICIPAL
DA
FAZENDA
EQUIPE
DE
SERVIÇO
ADMINISTRATIVOS
Figura 1 – Organograma da Estrutura Interna Administrativa.
SECRETARIA
DA
AGRICULTURA,
INDÚSTRIS E
COMÉRCIO
13
3 TÉCNICAS EM SECRETARIADO
O estágio foi desenvolvido no Setor de Pessoal, as considerações serão relativas ao
mesmo.
O Setor de Pessoal da Prefeitura Municipal de Pinhal Grande tem as seguintes
atribuições relacionadas com pessoal:
Criar plano de classificação de provimento de cargo efetivo dos
•
servidores do Poder Executivo, observando a execução das normas legais da função
pública, bem como suas atribuições;
Estudar e propor sistemas de classificação e de retribuição financeira e
•
administrar-lhes a aplicação;
Implantar e manter o cadastro financeiro e funcional dos servidores,
•
com o registro permanente de todas as ocorrências da vida profissional do mesmo;
Promover medidas relativas ao processo seletivo e ao aperfeiçoamento
•
de pessoal;
•
Estudar e promover aplicação dos princípios de administração de
pessoal e, ainda, os referentes ao bem-estar social dos servidores;
•
Autorizar exames médicos para os fins indicados na legislação pessoal;
•
Organizar a escala de férias;
•
Confeccionar as folhas de pagamento dos servidores da Prefeitura.
Durante o estágio, realizaram-se atividades como: arquivamento de documentos,
atendimento telefônico e ao público, recebimento de correspondência e redação de
documentos. Estas atividades serão relacionadas a seguir.
3.1 Arquivamento
Segundo a Associação de Arquivistas Brasileiro, “arquivo é o conjunto de documentos
que, independentemente da natureza ou do suporte, são reunidos por acumulação ao longo das
atividades
de
pessoas
físicas
ou
jurídicas,
públicas
ou
privadas”
(citação
de
www.unicamp.com, acessado em 13/03/09). O arquivamento tem como objetivo guardar e
conservar documentações que facilitam o acesso aos dados pessoais.
14
No Departamento Pessoal da Prefeitura Municipal de Pinhal Grande, as
documentações dos servidores são arquivadas em armários, como mostra a figura 1, onde são
organizadas pastas contendo toda a vida funcional dos colaboradores. Essas pastas são
separadas por funções, por exemplo, operadores, operários, serventes, entre outros cargos.
Figura 1- Arquivo metálico onde se armazena os documentos funcionais
Em pastas suspensas, é colocada toda a documentação do servidor. Esta documentação
segue uma ordem: primeiramente é colocada uma ficha com todos os dados pessoais do
funcionário (CPF, identidade, título eleitoral, e outros), em seguida, são anexadas cópias dos
documentos pessoais, por fim, outros papéis relacionados a processos realizados pelos
funcionários na instituição, como pedido de férias, autorizações, portarias, etc.
As pastas são sistematizadas por ordem alfabética, como mostra a figura 2,
proporcionando, assim, a agilidade e a economia do tempo na busca dos dados.
Figura 2 - Pastas Suspensas separadas por ordem alfabética.
15
Há também um arquivo inativo, onde contém as pastas dos funcionários exonerados da
prefeitura. Estas são organizadas apenas por ordem alfabética.
Durante a organização do arquivamento foi possível detectar falhas, como por
exemplo, a falta de documentação, podendo assim corrigi-las para que futuramente não
ocasionem prejuízos à instituição. Outro exemplo era a carteira de habilitação dos motoristas,
documento este indispensável na pasta funcional destes servidores. Sistematizando estas
pastas, observou-se que o comprovante de habilitação de alguns servidores estava com data de
validade inadequada. Logo se corrigiu isso solicitando a esse funcionários que renovassem
suas carteiras de habilitação e trouxessem a cópia comprovando sua validade.
3.2 Atendimento Telefônico
Um dos métodos mais utilizados pelas empresas atualmente é o telefonema, pois traz
muitas vantagens como agilidade em receber ou passar informações, propicia a comunicação
em tempo real de interlocutores.
O profissional deve, ao atender o telefone, transmitir segurança no que se está falando,
mostrar-se disposto a ajudar e propagar sensação de conforto, fazendo com que quem está
sendo atendido fique satisfeito e calmo, caso seja uma reclamação. O bom tom de voz
também é algo indispensável, pois é através disso que se identifica o bom profissional.
Um item fundamental para uma boa comunicação é o modo como se fala. Algumas
ferramentas básicas devem sempre prevalecer em conversações, como gentileza, prestígio,
respeito e profissionalismo, tudo isso acaba contribuindo para a comunicação até mesmo em
situações conflitantes. No Departamento de Pessoal (DP) segue-se a recomendação de uso de
um tom de voz sempre agradável e natural, em ritmo compassado e transmitindo calma.
A tabela 1 mostra o resultado de uma pesquisa realizada pela web, obtida através do
site www.catho.com.br/jcs , acessado em 18/03/09. Essa enquete faz a seguinte pergunta:
“Qual seria o item considerado o mais importante em um atendimento telefônico?”.
Na tabela a seguir, pode-se observar os resultados.
16
Item
Percentual
Saber ouvir o cliente
43,09 %
Cortesia, sorriso na voz
31,49 %
Conhecimento técnico
18,23 %
Motivação
7,18 %
Tabela 1 – Dados relacionados ao modo de atender ao telefone.
Como se pode perceber nos dados da tabela, o mais importante é saber ouvir o cliente
e ter um bom tom de voz, fazendo, desta maneira, com que ele se sinta bem acolhido,
deixando-o satisfeito.
No DP as ligações atendidas, já haviam sido recebidas pela telefonista, que as
repassava conforme solicitação do público.
De qualquer forma, a orientação ao receber as ligações era de atender no máximo ao
terceiro toque. Quando se tratava de assuntos dos quais a estagiária não tinha as informações
necessárias para ajudar, a ligação era repassada à diretora do Departamento ou a Auxiliar de
Administração, que trabalhava na mesma sala.
As ligações também eram direcionadas a outros ramais do departamento, para isso
utilizou-se o botão flash do aparelho telefônico e logo o número do ramal de destino. Ao
atender o telefone, tinha-se sempre papel e caneta em mãos para não esquecer de nenhum
detalhe ou algum recado que deveria ser repassado à diretora do DP, tornando mais eficiente o
trabalho no setor.
Em ligações que o emissor tinha que aguardar alguns minutos, mantinha-se o contato a
cada trinta segundos, mais ou menos, pra que o solicitante percebesse que continuava sendo
atendido. Este procedimento era importante para que a espera não fosse tão desconfortável,
sempre observando a recomendação de um tom de voz agradável.
Outro item bastante evitado era a intimidade. Usavam-se expressões como “por nada,
eu que agradeço”, “não por isso”, “tudo bem com o senhor (a)”, “como vai?”, uma forma de
prestígio e respeito.
Ao receber ligações de reclamações, procurava-se demonstrar interesse pelo que
estava sendo relatado, usando expressões como “entendo o que o senhor está dizendo”, “lhe
compreendo perfeitamente”. Essa medida era utilizada para que a pessoa que estivesse
reivindicando algo ficasse mais tranquila.
17
3.3 Recebimento de correspondência
Em diversas ocasiões, é necessária ou importante a comprovação de entrega de um
documento ou encomenda. Isso ocorre, por exemplo, quando se trata de remessa de
documentos. Para casos assim, há o serviço adicional de Aviso de Recebimento, mais
conhecido como A.R.
O A.R. é um formulário que vai anexado à correspondência que se remete e, quando a
mesma chegar ao seu destino, o correio devolverá uma via do formulário informando se o
destinatário recebeu ou não a correspondência. Portanto, documentos devem ser enviados com
o A.R., garantindo assim sua segurança, caso ocorra alguma contestação de recebimento,
podendo, dessa maneira comprovar a entrega. Esse é um procedimento adotado pela
prefeitura para garantir a entrega de documentações importantes.
O formulário do A.R. deve ser preenchido com todos os campos corretos,
principalmente os destinados aos dados do remetente e do destinatário. Dados incompletos ou
incorretos atrasam ou impedem a devolução.
O A.R. deve retornar ao remetente com a assinatura do receptor e a data de entrega. O
prazo previsto para devolução é o mesmo estabelecido para objetos simples urgentes (Cartão
Postal, Aerograma e Carta Simples), contado a partir da data de assinatura do recebedor.
Durante o estágio supervisionado, preenchia-se, uma vez ao mês, um formulário de
A.R. destinado ao IPERGS (Instituto da Previdência do Estado do Rio Grande do Sul),
anexado ao envelope contendo o resumo de recolhimento da contribuição, relação de
funcionários e seus dados, como CPF, matrícula do IPERGS, valor descontado mensalmente e
a remuneração do servidor, como também de inclusão de novos conveniados.
3.4 Atendimento ao Público
Vivemos numa época em que as empresas passam por mudanças cada vez mais
constantes e enfrentam uma concorrência bastante acirrada, isso tudo devido, principalmente a
tecnologia e ao bom atendimento direcionado aos clientes.
Por isso, a valorização do atendimento ao público é um dos diferenciais para se
alcançar o crescimento profissional de uma empresa num ambiente onde ocorrem muitas
transações comerciais. Porém, o fato é que esse diferencial é mais difícil de alcançar, na
18
medida em que não depende de tecnologias, mas está ligado ao autodesenvolvimento, que
envolve autoconsciência, autocontrole, automotivação, empatia e capacidade de desenvolver
habilidades nos relacionamentos.
Desse modo, pode-se dizer que saber atender ao público é uma das habilidades que
todos os profissionais devem ter ou desenvolver para enfrentar este mundo globalizado
(comentário pesquisado em 21/07/09, no site www.unb.br).
Ter competência interpessoal , ou seja, habilidade de lidar eficazmente com outras
pessoas de forma adequada às necessidades de cada uma, autopercepção, autoconhecimento,
comunicação efetiva, saber ouvir, saber contornar um conflito, ter flexibilidade, ter empatia
pelas pessoas, isso tudo conduz a uma interação entre duas pessoa ou mais.
Apenas atitudes técnicas colocadas em prática não bastam para um bom atendimento,
mas também atitudes pessoais de um atendente são bem valorizadas na hora de se receber um
atendimento.
Adequadas atitudes da secretária refletem-se nas coisas simples da vida, como por
exemplo, um sorriso, comentários agradáveis, uma demonstração de interesse verdadeiro, um
olhar solidário, uma informação não requisitada ou um simples e importante “obrigado”.
Essas, certamente, são algumas atribuições que devem ser utilizadas para se manter um bom
atendimento com quem se está falando.
Alguns detalhes contribuem para um péssimo atendimento, bem como insatisfação,
como por exemplo, a falta de atenção, os preconceitos, o negativismo, os problemas pessoais
com quem se está atendendo, a impaciência, o desrespeito, a falta de humor, a postura
corporal ruim, falar demasiadamente, entre muitos outros fatores que também atrapalham.
Durante o Estágio Curricular Supervisionado o atendimento no DP era direcionado
principalmente ao público interno, ou seja, aos funcionários da prefeitura. Uma das principais
funções era organizar e supervisionar as folhas-ponto dos servidores (Anexo A), pois estas
não deveriam apresentar nenhuma rasura, as horas extras deveriam ser justificadas no verso
da folha, devendo estar tudo na íntegra.
Observou-se dificuldades dos funcionários para evitar erros nestas folhas, bem como
a insatisfação dos mesmos em refazê-las, gerando assim um clima de conflito com a pessoa
que estava atendendo-os. Nessa situação, deve-se contornar os fatos de uma maneira
compreensiva, educada, transparente, com bom humor, e acima de tudo, mostrar disposição
para ajudar a pessoa fazer seu ponto diário. Um método utilizado para evitar a maioria das
rasuras foi tracejar os espaços dos sábados, domingos e feriados.
19
A agilidade e a discrição do profissional de secretariado também contribuem para um
bom atendimento. Essa discrição é necessária no momento da entrega dos contracheques ou
recibo de pagamento, a qual é realizada individualmente, no balcão do setor. Geralmente
outras pessoas aguardam atendimento no mesmo lugar, e, em razão disso, a discrição se faz
necessária, para que outras pessoas não tenham acesso a informações particulares. Para isso
no sentido de resguardar as informações, colocava-se a segunda via em cima daquela que o
funcionário iria assinar.
A qualidade no atendimento ao público é uma arte que deve ser aprendida, pois a
relação interpessoal é uma peça fundamental para atingir o sucesso nas relações profissionais.
3.5 Redação de Documentos.
Vivemos numa época em que nada se comprova sem ter algo concreto, sem ter algum
“papel” que prove a realidade dos fatos, mais ainda, pode-se dizer que os documentos são
todos os papéis que contêm informações que ajudam a tomar decisões, comunicam decisões
tomadas, restringem assuntos de interesse de um indivíduo, órgão público ou uma
organização. Daí a importância dos documentos. É tudo aquilo que funciona como
comprovação de um fato. Sintetizando, “documento é, sobretudo, um meio gráfico, que
comprove a existência de um fato, a exatidão ou a veracidade de um acontecimento” (citação
de Feijó, acessada no site pt.wikipedia.org, em 22/07/09) .
Uma das características mais importantes do documento é o modo como este é
redigido: primeiramente é necessário um cabeçalho e pelo menos uma informação. Em
seguida deve-se redigir com clareza, precisão, coesão e coerência, concisão, para que não
fique nada subentendido.
Os documentos são divididos em: Particular, Empresarial e Oficial. No decorrer do
estágio trabalhou-se exclusivamente com documentos oficiais, como oficio, requerimento,
declaração e autorização. A seguir cada um deles será descrito.
3.5.1 Oficio
O oficio é uma forma de comunicação escrita dos órgãos públicos. Tem como
finalidade o tratamento de assuntos oficiais pelos órgãos da administração pública entre si e
20
também com particulares. Durante o período de estágio redigiu-se oficio, conforme Anexo B,
direcionado ao Juiz de Direito comunicando-o de que o apenado que presta serviço
comunitário estava cumprindo sua pena conforme mandava a ordem judicial.
3.5.2 Requerimento
Requerimento é um meio pelo qual pessoas e entidades pedem algo a uma autoridade
pública. Na Prefeitura fazia-se requerimentos para os servidores solicitarem seus períodos de
férias. No primeiro parágrafo deste, terá a identidade completa da pessoa que está fazendo o
pedido, como o nome, o cargo, a secretaria que está lotado, número da sua matrícula, data da
nomeação entre outros itens atribuídos ao funcionário. No anexo C, apresenta-se um modelo,
dentre os quais foram redigidos.
3.5.3 Declaração
Outro documento redigido durante o estágio foi a declaração, um documento que
comprova a existência ou não de um direito ou fato. Ela é sempre expedida em relação a
alguém. O autor da declaração deve assiná-la para que não ocorra reclamação futura. Redigiuse uma declaração de não acumulação de cargos, conforme anexo D. Assim, a declaração
assinada era uma maneira do funcionário estar ciente do compromisso que estava assumindo.
3.5.4 Autorização
Um documento bastante usado atualmente é a autorização, uma maneira de simples de
se comprovar determinado fato.
No anexo E apresenta-se o modelo de autorização redigido no setor de pessoal. O
mesmo refere-se à concordância do servidor municipal de descontar o valor mensal do plano
de saúde diretamente do seu contra cheque.
Informa também a obrigatoriedade de permanência no plano escolhido pelo período de
um ano.
21
CONCLUSÃO
O Estágio Curricular Supervisionado é a melhor maneira de preparar um profissional
para o mercado de trabalho, pois o estudante coloca em prática as atividades que aprendeu
durante o curso, podendo, assim, ter uma noção mais lógica de como funciona o mercado de
trabalho atualmente.
A oportunidade de realizar o estágio no Departamento de Pessoal da Prefeitura
Municipal de Pinhal Grande foi muito importante, porque possibilitou o aprimoramento das
relações pessoais estabelecidas com o público interno, principalmente, como também o
crescimento profissional e pessoal.
Com o desfecho desse trabalho, podemos concluir que o estágio é o melhor modo de
praticar tudo o que foi trabalhado teoricamente durante o curso, convivendo diariamente com
situações que ocorrem no dia-a-dia de um profissional de secretariado.
Atuar na área secretarial exige muito equilíbrio emocional, uma boa postura, uma
interação com o ambiente de trabalho, discrição, respeito, saber ouvir o próximo demonstrar
interesse pela preocupação dos outros entre muitas outras atribuições. Todo profissional deve
saber planejar, redigir, conhecer, relatar, além disso, deve ser organizado, gentil, ter visão de
suas atribuições, deve ser polivalente.
Portanto, o profissional que souber reagir a situações novas e imprevistas do cotidiano,
provavelmente terá um excelente crescimento profissional. Além disso, saber conviver com
fatos desagradáveis, por exemplo, é a melhor maneira de colocar em prática o equilíbrio
emocional, fator fundamental no exercício da profissão.
22
REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS
GUIMARÃES, Márcio Eustáquio. O Livro Azul da Secretária Moderna. 24 ed. São Paulo:
Érica ,2007.
COSTA, Firmino. Pinhal Grande: contribuição ao estudo da história de seu município. 1ª
ed. Pinhal Grande: Casa de Cultura, 2007. 392 p.
23
ANEXOS
24
ANEXO B - Ofício
Of. GAB nº 085/2009/PMPG
Pinhal Grande, 25 de maio de 2009.
Exmo. Sr. Emerson Jardim Kaminski
JUIZ DE DIREITO
JULIO DE CASTILHOS – RS
Ref. Processo nº 13421
Of. nº 1360/2009
Apenado: Lucindo Antonio Gonçalves
Excelentíssimo Juiz:
Pelo presente, informo que o apenado
acima mencionado vem cumprindo a prestação de serviço à comunidade conforme folhas
ponto, cujas cópias xerográficas seguem em anexo, sendo que no período 60 (sessenta) dias,
não consta a prestação de serviço devido atestado médico, que segue cópia em anexo,
retornando o cumprimento de sua penalidade em 15 de maio de 2009.
Atenciosamente,
NILVO ANTONIO LAGO
PREFEITO MUNICIPAL
25
ANEXO C – Requerimento
Excelentíssimo Senhor
NILVO ANTONIO LAGO
Prefeito Municipal
PINHAL GRANDE/RS
Ref. Pedido de Férias
MARIA ANTONIA DA SILVA, Servente, matrícula nº
229, nível 03, padrão 02, lotada na Secretaria Municipal do Planejamento, nomeada em 01 de
julho de 1995, pelo Decreto nº 316 de 23 de junho de 1995, regime Estatutário, REQUER a
Excelência férias referente ao período de 01 de julho de 2007 a 30 de junho de 2008, a contar
de 04 de maio de 2009.
Requer o pagamento conforma a lei Municipal nº 107 de
06 de outubro de 1994, artigo 72 § 1º.
Nestes Termos
Pede Deferimento
Pinhal Grande, 23 de abril de 2009.
Maria Antonia da Silva
26
ANEXO D - Declaração
DECLARAÇÃO
Eu, Juarez Alves da Silva, Brasileiro, residente e domiciliado (a) em Pinhal
Grande, inscrito no CPF/MF sob o nº 018 133 250 26 e portador da Carteira de Identidade
nº.12457869, emitida por SJT, declaro para fins de assunção do cargo público de Operário no
Município de Pinhal Grande/RS e, especialmente em vista do disposto no artigo 37, incisos
XVI e XVII da Constituição Federal (“é vedada a acumulação remunerada de cargos públicos,
exceto quando houver compatibilidade de horários: a) a de dois cargos de professor; b) a de
um cargo de professor com outro técnico ou científico; c) a de dois cargos privativos de
médico; XVII – a proibição de acumular estende-se a empregos e funções, e abrange
autarquias, empresas públicas, sociedades de economia mista e fundações mantidas pelo
poder público"), que não me tipifico em qualquer situação que signifique impedimento legal
para tanto, tudo sob as penalidades previstas, razão pela qual responsabilizo-me pelo
ressarcimento ao Erário de Pinhal Grande, caso esta declaração se afiguro inverídica.
Pinhal Grande/RS, 11 de março de 2009.
Juarez Alves da Silva
27
ANEXO E - Autorização
Para
Srª. Bernardete S. Scapin
Diretora do Departamento de Pessoal
AUTORIZAÇÃO
Eu, PEDRO SOARES DA CUNHA, CC, Diretor da
Banda Municipal, portador do CPF 685.500.000-91, RG 1042128334, solicito o ingresso no
Plano de Saúde IPE, a partir do mês de junho de 2009, ficando ciente que o período mínimo
de permanência do Plano IPE-SAÙDE é de um ano de contribuição, exceto exonerados,
desligados ou falecidos.
Pinhal Grande, 08 de junho de 2009.
Pedro Soares da Cunha
Diretor da Banda Municipal
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ANEXO F- Foto da Prefeitura Municipal de Pinhal Grande.
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ANEXO G – Brasão de Armas.