Fatores essenciais no cadastro de exemplares

Qualidade da
Catalogação
Fatores essenciais no cadastro de exemplares
Inconsistências constatadas no
preenchimento de dados de aquisição
(Nota fiscal (NF), Nota de Empenho (NE), Valor do Exemplar,
Patrimoniável)
Caso 1 – Valor digitado incorreto
Caso 2 – Número da NF trocado
Caso 3 – Sem o número da NF
Caso 4 – Valor do exemplar incorreto e sem o nº da NF
Caso 5 - Campo “patrimoniável” não marcado (marcar somente para livros, teses e
dissertações)
Caso 6 – Acervo não atualizado após a inserção do exemplar
Caso 1 – Valor do exemplar incorreto
Valor digitado:
R$ 5.565,00
Valor correto:
R$ 55,65
Caso 2 – Número da NF trocado
NF digitada:
1279
NF correta:
001278
Caso 3 – Sem o nº da NF
NF digitada:
1279
NF correta:
1278
Caso 4 – Valor do exemplar incorreto e
sem nº da NF
Valor digitado:
R$ 29,08
Sem NF
Valor correto:
R$ 29,48
NF: 1278
Caso 5 - Campo “patrimoniável” não
marcado
O campo “patrimoniável” deve estar sempre marcado para livros, teses e
dissertações, pois a BU presta contas da aquisição dessas obras ao Setor de
Patrimônio da UFC. Desmarcar para os demais tipos de material.
Caso 6 – Acervo não atualizado após
inserção do exemplar
Sempre atualizar o acervo após a criação do(s)
exemplar(es).
Unidade à qual o
item se destina
Nº do
processo
e do
empenho
Obrigatório. Não pode
ser zero (para todos os
modos de aquisição de
livros, teses e
dissertações)
Data da emissão da
Nota Fiscal
Nº igual ao da Nota
Fiscal (com todos os
dígitos e pontos)
Identifica que o item faz parte do patrimônio.
Obrigatório para livros, teses e dissertações.
Dados de Aquisição – Exemplar Compra
Como consta na Nota
Fiscal (razão social).
Não deve ser duplicado
na tabela de
fornecedores.
Pesquisa Fornecedor
Fornecedor
duplicado
Correto:
Êxito Distribuidora
e Comércio de
Livros Ltda.
Caminho para cadastro e alteração do fornecedor: Catalogação -> Fornecedor -> Cadastro
Conferência dos dados inseridos
Rel-Conferência de materiais-Exemplar (118) do Sist. Pergamum
1 - Há livro de compra sem NF?
2 - Há livro de compra com valor zerado?
3 – Há livro, tese e dissertação de doação com valor zerado?
4 – Há livro, tese e dissertação do retrospectivo com valor zerado?
5 - Conferência por NF
1 - Há livro de compra sem NF?
Permite identificar
outros materiais que
possam estar
indevidamente
cadastrados como
compra.
2 - Há livro de compra com valor zerado?
Exemplo - Relatório gerado - Valor zerado
3 – Há livro, tese e dissertação de doação com valor zerado?
Marcar livros,
teses e
dissertações
4 – Há livro, tese e dissertação do retrospectivo com valor zerado?
5 – Conferência por NF
Cadastro de Material Adicional
Para cadastrar o material adicional, é necessário
primeiramente o exemplar do material principal.
inserir
O material adicional é vinculado a um material principal.
Itens preenchidos: somente a unidade de informação e o tipo de
obra. Não é necessário escrever a nota “Mat. Adicional” em
nenhum campo.
Cadastro de Material Adicional
Informar
o nº do
exemplar
do
material
principal
Não é
necessário
informar
valor,
procedência
da aquisição,
nem NF.
Preenchido
automaticamente
quando
informamos o nº
do exemplar
Desmarcar esta
opção
Usado para informar
um tipo de obra que
não esteja cadastrado
no sistema. Ex.:
suplemento.
A identificação do material adicional nos relatórios de conferência será
feita por meio do tipo de obra na coluna Material Adicional
Tipo de obra do
material
adicional
Zerado por ser
material adicional
Qualidade da
Catalogação
Fatores essenciais NO CADASTRO DE EXEMPLARES – PARTE II
Relatórios – Escolha de Filtros
Modos de aquisição, situação do acervo e situação do exemplar são importantes
filtros utilizados na geração dos relatórios de conferência da catalogação
Dados de Aquisição – Modos de aquisição
Modo de aquisição
Descrição
1. Compra
Material adquirido por meio de recursos financeiros destinados à atualização do
acervo.
2. Doação
Materiais doados à UFC, como forma de divulgação ou cortesia.
3. Permuta
Troca de publicações da UFC com outras instituições.
4. Reposição
Substituição de obras perdidas ou danificadas pelos usuários, mediante acordo com a
administração da Biblioteca. Além do motivo, informar o nome do usuário no campo
“observação interna”.
5. Multa
Material adquirido pelo usuário como pagamento de multa. Extinto no Pergamum.
Entrará como doação.
6. Reprodução
Não deve haver materiais fotocopiados no acervo. Extinto no Pergamum.
7. Retrospectivo
Materiais registrados anteriormente de forma manual (tombados) que, após
avaliação, são mantidos nas coleções e inseridos no sistema automatizado (inclusive
as doações/ todos os tipos de obra).
Dados de Aquisição – Situação do acervo
Situação
Descrição
1. Normal
Acervo com exemplares disponíveis para os usuários.
2. Excluído
Se o acervo não tem histórico de exemplares e não vai mais ser utilizado,
deve ser excluído fisicamente. Em extinção.
3. Interrompido
Para periódicos, quando a publicação é interrompida. Livros, teses e
dissertações não devem estar nessa situação.
4. Inativo
Acervo que só possui exemplares na situação “excluídos”. Este acervo
poderá ser reaproveitado, voltando para a situação “normal” quando
forem adquiridos novos exemplares do título. Por causa do histórico dos
exemplares, não deve ser excluído.
5. Pré-catalogação
Extinto no Pergamum. Não realizamos esse procedimento.
Dados de Aquisição – Situação do exemplar
Situação
Descrição
Normal
Materiais disponíveis para os usuários.
Excluído
Exemplares baixados do acervo. Materiais realmente desaparecidos ou inservíveis. O registro
continua inserido no sistema, porém não será mais visualizado pelos usuários. Obrigatório esclarecer
o motivo da exclusão. Esta opção é irreversível, por conta da prestação de contas ao Patrimônio.
Empréstimo
Permanente
Em extinção. Os materiais abrigados em outros setores da UFC devem entrar no sistema como
acervos agregados.
Desaparecido
Obrigatório informar a data da constatação do desaparecimento. Esta opção é reversível, ou seja, se
o exemplar reaparecer, basta voltar a situação para normal. O registro não é visualizado pelos
usuários.
Indisponível
Materiais temporariamente não disponíveis para os usuários. Obrigatório esclarecer o motivo da
indisponibilidade. O registro não é visualizado pelos usuários.
Malote
Extinta no Pergamum. Não utilizamos empréstimo e devolução de materiais via malote.
Preparo Técnico
Extinta no Pergamum. Não é situação, é uma localização.
Reaproveitamento e exclusão de
acervos
Reaproveitamento: quando o acervo ficar apenas com exemplares “excluídos”,
alterar a situação do acervo para “inativo”. Este acervo poderá ser
reaproveitado, voltando para a situação “normal” quando forem adquiridos
novos exemplares do título.
Exclusão física: quando estiver incompleto (aparece nos Incompletos), sem
exemplares.
Identificando acervo não disponível na
consulta
Identificando acervo não disponível na
consulta
Localizando todos os acervos incompletos
Acessar Incompletos, no Módulo catalogação. Mostra os acervos que ainda não foram
finalizados ou não estão aparecendo na consulta.
OBS.: atualmente, temos em torno de 200 acervos Incompletos
Localizando acervos incompletos
Foi criado
indevidamente. Será
excluído.
Excluir acervo
Excluir acervo
Reaproveitamento e exclusão de
exemplares
Reaproveitamento: o catalogador pode fazê-lo somente dentro do
mês da sua criação. Evitar esse procedimento.
Exclusão física: utilizada para exemplares incluídos por engano,
que não possuam histórico de empréstimo. O exemplar é
removido efetivamente do Sistema. A exclusão física de
exemplares é realizada pela Divisão de Processos Técnicos (DPT),
por meio de solicitação formal. O sistema reaproveita
automaticamente os exemplares excluídos.
Opção Gerar DSI
Deve estar sempre marcada. Indica se o acervo fará parte da lista de novas
aquisições que irão gerar Disseminação Seletiva da Informação (DSI). As
classificações são utilizadas para acesso à DSI.
Áreas de interesse para DSI
Áreas de interesse para DSI
Agradecemos sua atenção!