a experiência do cedric na gestão documental do centro tecnológico

Сomentários

Transcrição

a experiência do cedric na gestão documental do centro tecnológico
XVI Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação
22 a 24 de julho de 2015
Resumo expandido
A EXPERIÊNCIA DO CEDRIC NA GESTÃO DOCUMENTAL DO CENTRO
TECNOLÓGICO DE CARVÃO LIMPO
Autor: Vanessa Levati Biff e Giovana Dalpont
Associação Beneficente da Indústria Carbonífera (SATC)
E-mail: [email protected]
Introdução
A Associação Beneficente da Indústria Carbonífera de Santa Catarina (SATC),
instituição de ensino e pesquisa localizada em Criciúma/SC, ciente da importância de
preservar e colaborar na manutenção da informação histórica, científica e tecnológica do
setor carbonífero e áreas correlatas, criou um setor com o objetivo de reunir, tratar,
disseminar e suprir a demanda de informação referente à atividade carbonífera a nível
nacional, ampliando as oportunidades de acesso, e consequentemente, contribuindo
para o crescimento tecnológico cientifico.
Denominado Centro de Documentação e Rede de Informação do Carvão
(CEDRIC), o órgão viabilizado conjuntamente com a Fundação de Apoio a Pesquisa
Científica e Tecnologia do Estado de Santa Catarina (FAPESC), Sindicato da Indústria
de Extração do Carvão de Santa Catarina (SIECESC) e Rede de Pesquisa
Desenvolvimento e Inovação do Carvão Mineral (Rede Carvão) iniciou suas atividades
em 2004, propondo atender a comunidade de pesquisadores e técnicos das entidades
que atuam nas áreas relacionadas com a atividade carbonífera.
Este trabalho apresenta um breve relato das atividades desenvolvidas pelo
CEDRIC na área de Gestão Documental, demonstrando os resultados obtidos com as
práticas adotadas, visando contribuir para a melhoria da gestão e serviços de centros de
documentação e bibliotecas especializadas.
Relato da experiência
O CEDRIC iniciou suas atividades em 2004, com um acervo inicialmente composto
por livros, periódicos, plantas e documentos históricos proveniente do patrimônio
bibliográfico denominado “Cantinho do Carvão” pertencente SATC em parceria com o
SIECESC e Sindicato Nacional da Indústria Carbonífera (SNIEC).
Em 2008, o CEDRIC passou atuar como apoio à pesquisa e desenvolvimento do
Centro Tecnológico de Carvão Limpo (CTCL)1, atuando como repositório de informação
das áreas de meio ambiente, mineração, geologia e conversão.
1
Mantido pela Associação Beneficente da Indústria Carbonífera de Santa Catarina (SATC), o CTCL integra
o Parque Tecnológico da SATC e tem por objetivo conduzir pesquisas e apoiar o setor carbonífero,
promovendo o desenvolvimento tecnológico e a inovação científica, por meio de uma equipe
multidisciplinar.
Desde 2011, o CEDRIC vem atuando como repositório institucional do CTCL,
onde implantou e operacionaliza a gestão documental.
A implementação da gestão documental vem garantindo ao CTCL a preservação
e recuperação da sua produção cientifica e documental, tendo em vista que o CEDRIC
adota instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de
documentos, por intermédio da implantação de um sistema de organização e
gerenciamento de arquivos.
Esse sistema conta com um setor de Protocolo, localizado no setor administrativo
do CTCL que controla a entrada e saída de documentos, preparando-os para posterior
arquivamento, cujo processo é realizado pelo CEDRIC, que é a unidade responsável
pelo tratamento, acondicionamento, guarda e recuperação dos documentos.
No CEDRIC, o sistema usado para gerenciamento dos documentos é o sistema
Pergamum, adaptando os campos NOBRADE para o MARC21.
O plano de classificação documental adotado, que define a organização física dos
documentos, constitui um referencial básico para sua recuperação, foi elaborado a partir
de uma classificação geral composta pelas classes principais correspondentes às
grandes áreas de atuação da instituição. Seguida das estruturas de classes e subclasses
que se definiu a partir da estrutura e atividades fim do CTCL, como se segue no exemplo
abaixo:
CLASSE
200 SATCTEC
SUBCLASSE
210 CTCL
FUNÇÃO
212 MEIO AMBIENTE
SUBFUNÇÃO
212.02 MONITORAMENTO DE BOCA DE MINAS
Atualmente o sistema de gerenciamento documental é adotado apenas no CTCL,
porém sua estrutura possibilita a ampliação a toda instituição. Dessa maneira o plano
proposto se compatibiliza com o modelo organizacional, e a gestão da instituição como
um todo, e contribui efetivamente para o aumento da qualidade e da eficiência de seus
processos, serviços e produtos.
O acondicionamento documental é realizado em envelopes alcalinos, após
higienização, e armazenados horizontalmente dentro de pastas suspensas em gavetas
de metal esmaltado, salvo materiais especiais tais como: encadernações, mapas e
plantas, fotografias e CDs, que recebem acondicionamento específico de acordo com a
tipologia documental.
Nos últimos anos, o CEDRIC tem registrado um crescimento expressivo de seu
acervo a partir da aquisição de documentos para apoio a projetos executados no CTCL
e doações provenientes de instituições e empresas ligadas ao setor, o que aumentou a
demanda de profissionais para atuarem na higienização, acondicionamento e
processamento técnico desses materiais.
Por isso de 2010 a 2014, o CEDRIC desenvolveu atividades através de bolsistas
CNPq. Tais atividades compreenderam desde a digitalização do acervo fotográfico, à
higienização, identificação e acondicionamento do acervo fotográfico, arquivístico e
cartográfico.
Atualmente grande parte do acervo documental já está disponível no catálogo
online, no entanto sua consulta é restrita aos colaboradores do CTCL, que necessitam
de login e senha para acessar o banco de dados disponível no site: www.cedric.com.br.
Considerações Finais
O CEDRIC tendo como missão coletar, processar, tratar, armazenar e disseminar
as informações dos acervos bibliográficos, cartográficos, iconográficos e de atos
legislativos no que tange a atividade carbonífera e assuntos correlatos, definiu a política
de gestão documental do CTCL no sentido de prover à suas diversas unidades ligadas
as áreas de mineração, conversão, geologia e meio ambiente, procedimentos, recursos
e métodos de gestão de documentos, que abranja a geração, recebimento, tramitação,
arquivamento, avaliação, e guarda permanente, assegurando a eficiência e a qualidade
de seus processos organizacionais.
No entanto, até o momento não foi definido uma tabela de temporalidade que
garanta a completa gestão deste acervo. A sistemática está documentada em manual
que descreve os padrões básicos de preservação e acesso dos documentos
arquivísticos, gerados em cumprimento das funções do CTCL, a serem utilizadas na
produção e/ou gestão dos órgãos e unidades correspondentes.
Além de criar instrumentos de controle e monitoramento do armazenamento e
tráfego de documentos na instituição, por intermédio da implantação de um sistema de
organização e gerenciamento de arquivos, essa experiência resultou ao CEDRIC um
novo desafio, o conhecimento e a prática necessários para o desenvolvimento de
serviços de consultoria na área de gestão documental.
Palavras-chave: Centro de documentação, gestão documental, centro tecnológico.
Agências financiadoras




Conselho Nacional de Desenvolvimento Científico e Tecnológico (CNPq)
Fundação de Amparo à Pesquisa e Inovação do Estado de Santa Catarina
(FAPESC);
Sindicato da Indústria de Extração de Carvão do Estado de Santa Catarina
(SIECESC);
Rede de Pesquisa, Desenvolvimento Tecnológico e Inovação em Carvão Mineral
(Rede Carvão).

Documentos relacionados

Jornal do Carvão edição nº 26

Jornal do Carvão edição nº 26 também foi discutida no Fórum Econômico Mundial em Davos, conforme afirmou para o Comitê de Combustíveis Fósseis Limpos - CFFS do Conselho Mundial de Energia - WEC, o CEO da Eletricité de France (E...

Leia mais