do Caso de Sucesso em PDF

Case Study Sage X3
A Tropical Marine Centre (TMC) mudou
e encontrou ainda mais vida no seu negócio
Empresa
Tropical Marine Centre, SA Portugal
Fundação
Since 1970
Colaboradores
120
Actividade
Comércio por Grosso de Animais Vivos
A TMC conhece os 3 Pilares que garantem o sucesso de qualquer ERP
Case Study Tropical Marine Centre (TMC)
A Tropical Marine Centre (TMC) é o líder europeu no fornecimento
de espécies marinhas de origens eticamente controladas para o
comércio ornamental há mais de 40 anos, além de produtor e
distribuidor de produtos inovadores e de qualidade para aquários,
aquários plantados e lagos.
http://www.tropicalmarinecentre.co.uk/pt
“
Existem várias soluções de ERP que, independentemente
da diferença de preços, parecem semelhantes e muito
completas. A maior preocupação era encontrar
um parceiro que entendesse verdadeiramente
as nossas necessidades e dificuldades. _
”
_
Brian Schaff (Administrador da TMC IBERIA).
Mudar. Não é fácil.
Qualquer sistema (humano, animal, corporativo) luta para
manter-se em equilíbrio.
Logo, para a maioria das empresas, a dor de mudar é superior à
dor de manter o Status Quo.
Mesmo quando esse Status Quo inclui os seus sistemas de
gestão empresarial atuais - que se tornaram disfuncionais,
dispendiosos e não conseguem acompanhar a agilidade dos negócios
e mercados. O mesmo acontecia na TMC.
Um dia, chegaram à conclusão que não podiam adiar a atualização
do sistema de gestão que tinham. Veja como a TMC encontrou
a solução e o parceiro ideais para mudar com confiança.
E acima de tudo, ver o negócio com outros olhos e inovar.
Case Study Sage X3
Desafio
Encontrar o parceiro ERP ideal que entendesse
verdadeiramente as particularidades do negócio da TMC.
A TMC trabalhava, há mais de uma década, com uma solução
de gestão central inglesa criada à medida. E localmente
trabalhavam contabilisticamente com uma solução nacional.
Como eram sistemas demasiado rígidos, qualquer alteração
tornava-se desnecessariamente dispendiosa.
Além disso, tinham de trabalhar em dois sistemas separados
(processual e contabilístico). Isso criava imensos problemas
de reconciliação. Perdiam tempo precioso.
Era insustentável manterem esse sistema de gestão
por mais tempo.
A solução ideal seria centralizar todos os processos numa solução,
incluindo as áreas contabilísticas e financeiras. Isso seria muito útil
e permitiria poupar muito tempo e muito trabalho.
Ou seja, necessitavam de um ERP moderno.
“
Nós tínhamos a perfeita noção de que uma equipa
inicial mal escolhida seria desastroso e bastante caro
a longo/médio prazo para a empresa pelo que vimos
e analisámos diversas soluções, tanto nacionais
como internacionais. __
”
Brian Schaff (Administrador da TMC IBERIA).
O grande desafio era encontrar uma solução ERP e
o parceiro ideais.
Qualquer que fosse a solução escolhida teria de se adaptar
ao negócio da TMC: uma grande variedade de produtos;
cada produto tem várias particularidades legislativas - alguns
são animais vivos que crescem, reproduzem stock, morrem
e dividem-se.
Solução
Sabiam que tinham de associar o projeto a quem conseguisse
fazer uma análise e gestão de expectativas realistas.
Queriam evitar desilusões.
Encontraram a solução certa com as pessoas certas, no Sage
X3 em parceria com a F5IT.
A solução Sage X3 destacou-se pela:
Facilidade de modelar e parametrizar o sistema:
essencial para empresas com processos de negócio muito
particulares, como é o caso da TCM.
Diversidade de campos e áreas possíveis de controlar.
Capacidade multilingue e multilegislação.
Plataforma premium de uma empresa multinacional:
garantia de um sistema que pode ser usado por todo o grupo
empresarial a vários níveis de gestão.
“
O ponto de viragem, na decisão, aconteceu quando conhecemos a
equipa com quem íamos trabalhar na implementação.
Na F5IT conseguimos encontrar várias pessoas com uma forma
e ritmo de trabalho semelhante ao nosso.
Sentimos que, verdadeiramente, entendiam os nossos processos.
Apontavam as limitações e os custos reais do que queríamos atingir. _
”
Brian Schaff (Administrador da TMC IBERIA).
Sage X3
Case Study Sage X3
Implementação
Fácil integração com a infraestrutura tecnológica existente.
A TMC considerou que, num projeto deste tipo, seria um desperdício
de recursos não aproveitar esta fase para uma aprendizagem,
relativamente profunda, da gestão e parametrização do software.
“
A flexibilidade inerente ao Sage X3 facilitou
de certa forma a nossa adaptação a um novo sistema
mantendo a base de pensamento em todos
os processos internos e acrescentando redundância
e maior capacidade de análise a vários níveis. _
_
”
Brian Schaff (Administrador da TMC IBERIA).
Assim, garantiam uma certa independência futura - e também
um entendimento mais aprofundado de como solicitar interações
e análises mais complexas (tanto a nível analítico como processual).
Por isso alocou (a tempo quase inteiro e desde o início) dois
colaboradores. Uma pessoa da gestão operacional (direção geral
do grupo) e um gestor financeiro/consultadoria em parceria
com a Speedwel.
Os procedimentos e/ou precauções adotados centraram-se
principalmente na execução de um paralelo completo de duas
semanas a nível operacional e de um paralelo contabilístico
por dois meses.
“
Os ajustes necessários foram simples e pacíficos.
A equipa local adaptou-se rapidamente ao novo sistema. _
”
Brian Schaff (Administrador da TMC IBERIA).
Resultados
O Sage X3 deu à TMC a confiança necessária para uma maior
integração entre todo o grupo.
Ver o negócio com outros olhos e inovar.
Segundo Brian Schaff, Administrador da TMC IBERIA,
os objetivos e expectativas propostos inicialmente foram
superados.
Este tipo de projetos também tem a vantagem de nunca estarem
concluídos porque permitem pensar no negócio de forma
diferente e começar a inovar noutras áreas.
Uma das áreas onde o Sage X3 funcionará perfeitamente como
base de trabalho será na integração do mesmo numa plataforma
de vendas online
Por outro lado a integração a nível de soluções móveis e soluções
online parecem bastante apelativos e é algo que estamos
a analisar de forma a entender como melhor aproveitarmos
o investimento efetuado e poder dar aos nossos clientes
um melhor serviço e atendimento de forma a mantermo-nos
numa posição líder e central de mercado.
“
Com a solução Sage X3 alcançamos uma maior
estandardização de processos e poupança
de recursos a longo prazo.” _
”
Brian Schaff (Administrador da TMC IBERIA)._
Lições Aprendidas
Os 3 Pilares que garantem o sucesso de qualquer ERP.
Segundo Jaime Lopes, Executive Manager da F5IT, o sucesso
deste projeto deveu-se às seguintes boas práticas:
1. Envolvimento da equipa de direção: O envolvimento ímpar
por parte da direção da TMC, na forma como conduziu
com objetividade todas as etapas e processos operacionais
que pretendia ver refletidos no Sage X3. Este envolvimento levou
a uma enorme cooperação e interação por parte de ambas
as empresas, tornando o trabalho de parametrização e transição
muito fácil e fluido.
2. Interesse em conhecer as funcionalidades: A passagem
de Know-how para um cliente que demonstrou sempre muito
interesse em conhecer todas as funcionalidades existentes
no Sage X3, de forma a tirar partido do ERP no seu todo,
aproveitando ao máximo a potencialidade da plataforma SAFE
X3 para melhorar processos importantes na organização.
3. Capacidade de adaptação e inovação: Apesar de algumas
especificidades inerentes ao negócio (denominador comum
em qualquer organização), a flexibilidade que a TMC mostrou
em adaptar muitos dos processos existentes à estrutura
standard do Sage X3, reconhecendo valências nestas
funcionalidades universais e nos métodos de operação comuns
e transversais às diversas organizações. Todas estas
funcionalidades standard, disponibilizadas no Sage X3, têm-se
revelado mais-valias às empresas que pretendem otimização e
performance nos seus negócios.
Essas boas práticas são os pilares para o sucesso de qualquer
sistema ERP.
No seguimento da implementação em Portugal, e face à mais
valia encontrada na solução Sage X3, foi tomada a decisão
de implementar o Sage X3 no grupo inteiro. Neste momento
estamos na primeira fase de implementação sendo que o arranque
está previsto para Abril/2015.
Sobre o Sage X3
O Sage X3 é uma solução ERP global do Grupo Sage para
empresas de média e grande dimensão. Há mais de 10 anos que o
Sage X3 é uma solução ERP comprovada e abrangente,
direcionada para os requisitos e desafios específicos das empresas
de média dimensão em indústrias desde a produção aos serviços,
distribuição e muitas outras.
O Sage X3 está presente em mais de 100 países no mundo inteiro,
com 290 revendedores e mais de 2000 consultores no seu
ecossistema. Milhares de clientes escolheram o Sage X3, porque é
fácil de utilizar, de instalação rápida e acessível.
Para saber mais: www.SageX3.com
Sobre a F5IT
A F5IT é um dos parceiros de referência de Sage X3. A operar
desde 2006, conta com diversas implementações das soluções SAGE
em diversos sectores de atividade não só em Portugal, como também
no Canadá, Espanha, Itália e mais recentemente no Brasil e em Angola.
A F5IT – Tecnologias de Informação, procura incessantemente
alargar a sua oferta de produtos e serviços, para isso apresenta-se
sempre na procura de parceiros estratégicos por forma a complementar
as soluções comercializadas, trazendo um elevado grau de inovação
e verticalizando as soluções para áreas de negócio importantes
no mercado onde opera, com o objetivo de facilitar e melhorar
a produtividade dos seus clientes.
Recentemente, foi reconhecida internacionalmente pela SAGE
pela inovação que trouxe ao mercado de soluções móveis,
com o desenvolvimento de diversas aplicações, levando os utilizadores
das soluções Sage X3 para um novo patamar de organização e
gestão do seu negócio.
808 200 482 � [email protected] � www.sage.pt