Custo total de ProPriedade (tCo)

indicadores tn
Custo Total de Propriedade (TCO)
O desafio fundamental da gestão eficaz
da cadeia de abastecimento
A medida que a economia global continua desafiando os fluxos de receita, as
empresas estão buscando formas criativas de reduzir custos e expandir as
margens de lucro. Em alguns casos, abordagens inéditas e inovadoras são
empregadas e, em outros, técnicas comprovadas, mas negligenciadas, estão
sendo resgatadas e aplicadas. O custo total de propriedade (TCO) é uma dessas
técnicas comprovadamente eficazes, mas que em geral são ignoradas.
O
Frank Wilhelm é presidente e fundador da
International Supply Chain
Solutions e recentemente
estabeleceu uma parceria
com a Inventure Management, especialistas em serviços estratégicos
de desenvolvimento negócios.
24
TN Petróleo 97
impacto da aplicação desta solução na redução de custos e na
elevação de lucros entre as indústrias de capital intensivo é bastante significativo. Ainda assim, essa abordagem tem sido amplamente negligenciada por muitos membros do setor de produção
de petróleo e gás, que teriam benefícios significativos com a adoção desse
conceito. Para empresas do setor de capital intensivo, existe a oportunidade imediata de aumentar ainda mais o panorama de lucros e, ao mesmo
tempo, melhorar sua vantagem competitiva.
Em geral, cuida-se das considerações sobre custo de capital no momento da aquisição original, primeiramente envolvendo a organização
compradora unida a outras organizações, como Engenharia e TI. Quase
sempre são considerados nesse momento os ‘custos óbvios’, como preço
de compra e acordos de manutenção/serviço.
O processo conceitual costuma parar nesse ponto. De modo geral, inteiramente ignorados são os chamados custos ocultos e de ‘ciclo de vida’,
que são bastante significativos. Eles incluem itens tais como: custos de
aquisição, custos de atualização ao longo da vida útil do item, custos de
configuração, custos de organização e implantação, custos de transporte,
custos de preparação do local e instalação, custos operacionais, custos de
gestão de mudanças como treinamento e orientação do usuário, custos de
suporte de infraestrutura, seguros, custos ambientais, custos de depreciação e descarte, etc. Ao longo da vida útil, esses custos podem igualar ou
exceder o preço de compra do equipamento.
Para compreender totalmente os benefícios do processo de TCO, é
necessário observar apenas alguns de diversos casos de êxito:
• A Solvay Corporation reduziu sua estrutura de custos em 30% por meio
da aplicação de processos de TCO.
• A Wärtsilä Corporation observou uma redução de 65% nos custos de
peças de reposição, bem como uma queda de 50%-55% nos custos de
manutenção do ciclo de vida, como resultado de programas derivados de
uma iniciativa mais ampla de TCO.
• Benefícios como esses são bastante acessíveis e estão ao alcance daquelas empresas que desejam dedicar um investimento mínimo de tempo e
Elemento
de Custo
Classificação (Pareto)
% do Total
Interno
Projeto
A
15%
X
Frete de
Entrada
B
7%
Embalagem
B
5%
Armazenamento
B
3%
Preço de
compra
A
63%
Inspeção
A
7%
Externo
Alvo
Risco
Proprietário
Comentários
12%
Alto
J.D
Precisa da
aprovação
da gerência
X
5%
Alto
P.L
X
3%
Médio
L.B
Baixo
D.M
Alto
C.V
Alto
R.F
X
X
X
Peça: capacitor de 0,01 MFD
Custo Atual: US$ 67
Nº da peça 10-1610-01
Meta de custo: US$ 52
Usado em: transporte síncrono
Fornecedor: United
recursos focados. Tais vantagens também podem ser
concretizadas sem ruptura organizacional. De hábito,
podemos esperar benefícios significativos nas amplas
áreas de lucros e perdas: Capex, Opex, fluxo de caixa,
valor presente líquido, lucros e lucros retidos.
Acreditamos que a razão dessa falta de adoção
efetiva dentro da indústria de petróleo e gás pode ser
atribuída aos seguintes fatores:
• Pouco conhecimento sobre os benefícios a serem
concretizados.
• Equívoco sobre o conceito geral de TCO e seu
funcionamento, ou até mesmo limitado conhecimento
básico da sua existência dentro da indústria, devido a
outras prioridades.
• Percepção de que se trata de um processo complexo
e difícil.
• Crença de que a empresa atual não detém o conhecimento necessário para executar essa iniciativa.
• Confusão sobre quem seria o condutor/proprietário
apropriado da iniciativa.
• Visão do TCO como sendo um afastamento das operações normais e um processo que pode atrapalhar.
• Dificuldade de medir ou atribuir resultados especificamente à iniciativa de TCO.
Na verdade, nenhum desses aparentes obstáculos
é válido, e o fato é que a adoção de um processo de
TCO simples utilizando ferramentas básicas pode
render economias significativas ao longo do ciclo de
vida dos ativos.
Chaves para o sucesso:
Simplicidade – Este processo não precisa ser
complicado. Embora seja possível adotar complexos
modelos de custeio, comprar soluções de software exóticas, etc., nada disso é necessário. Há uma infinidade
3%
Cooperação
de operações
Organização
de qualidade
de complexos modelos de TCO, analítica e programas
de software intrincados.
Embora essas abordagens possam ser precisas
e ter apelo junto aos membros da organização com
maior orientação acadêmica, elas criam custos adicionais e, costumam não ser sustentáveis. Para que o
processo tenha impacto, ele deve ser compreensível,
reproduzível, executado com simplicidade e capaz de
fazer parte do ritual da organização.
Exemplo de uma matriz simples de custo, como se
vê na tabela, é uma ferramenta inicial para conduzir
reuniões, controlar o processo de TCO e relatar progresso à gerência sênior.
Essa ‘Matriz de custos’ básica identifica os principais fatores do custo, atribui responsabilidade e determina metas. Trata-se de uma ferramenta simples, mas
importante, que compõe a base do processo de TCO
e substitui modelos de custeio desnecessariamente
complexos.
Envolvimento – Os indivíduos localizados
em toda a empresa, que consomem o valor do
ativo em questão ou são afetados pela existência
dele, precisam ser envolvidos no processo de
tomada de decisão.
Esse trabalho em equipe na organização é um
resultado inesperado, mas altamente benéfico, do
processo. À medida que as metas subordinadas são
identificadas, a liderança da organização é naturalmente reunida para garantir que os resultados de
cada departamento estejam alinhados aos objetivos
gerais do processo.
Efetivamente, o processo de TCO elevará as compras ao nível de uma função corporativa, fazendo com
que deixe de ser uma atividade isolada do departamento de compras. Ele ajuda a solucionar falhas de
longo prazo nas compras de equipamento de capital
envolvendo aquelas funções/partes interessadas que
consomem o valor do ativo comprado ou, de alguma
forma, são afetadas pela sua existência.
TN Petróleo 97
25
indicadores tn
Esse fato sozinho praticamente garante a
compra de um item de maior custo-benefício e
‘agregamento’ de valor. O processo de TCO deve
tornar-se parte integrante do processo de aquisição estratégica e uma atividade essencial de
qualquer equipe de commodities.
Medição – Medir resultados é importante para
qualquer empreendimento como este. As pessoas
precisam conhecer o impacto de seus esforços para
continuarem motivadas e produtivas.
Trata-se de um problema específico com os
programas de TCO: o impacto pode ser drástico,
mas os resultados serão dispersados em vários
relatórios e documentos diferentes. O ‘agregamento’ dos números e a atribuição deles às atividades
do esforço de TCO nem sempre é algo óbvio. Os
métodos contábeis tradicionais não acomodam esse
tipo de recuperação de dados.
A contabilidade baseada na atividade prometia ser capaz de fazer isso, mas, como sabemos, a
promessa nunca se materializou de fato. Ademais,
é possível estimar o impacto por meio da aplicação
de técnicas de rastreio inovadoras e preventivas,
que devem fazer parte do arsenal de qualquer analista financeiro bem-sucedido. As metas devem ser
realistas, mensuráveis e alcançáveis.
Motivação – A liderança e a composição da
equipe são vitais para a perpetuação do processo.
O apoio da chefia é fundamental. No entanto, é
ingenuidade pensar que um executivo do Conselho Administrativo tenha tempo de conduzir ou
participar de reuniões. Sua contribuição precisa
estar na motivação, no incentivo de participação
e nos resultados. A função de liderança ativa
deve vir de um “indivíduo comprometido” (mais
provavelmente da organização compradora ou de
uma área funcional importante como Engenharia,
Operações ou TI).
Organização – A natureza da equipe deve
refletir o amplo espectro das funções que estão
envolvidas com o ativo durante seu ciclo de vida e
têm a base de conhecimento necessária para fazer
contribuições de alto nível.
Dependendo das características e da aplicação
do ativo, uma equipe típica pode envolver, por
exemplo: Compras, Desenvolvimento de novos
produtos, Engenharia, Operações, Finanças, P&D,
Qualidade, Instalações, TI, etc. As reuniões de
TCO devem ser formais, documentadas e ter um
protocolo de comunicação. As reuniões não precisam ser frequentes, mas devem gerar impacto e,
por isso, requerem um pré-planejamento significativo por parte da liderança.
26
TN Petróleo 97
As etapas do processo:
• Apoio corporativo.
• Seleção e orientação do líder da equipe.
• Formação da equipe.
• Identificação e classificação dos fatores de custo.
• Brainstorming e seleção de estratégias.
• Atribuição de responsabilidade.
• Registro e relatórios de resultados.
Como parte do processo de aquisição estratégica, essa abordagem de TCO é um método excelente
para selecionar o melhor equipamento e o melhor
fornecedor para atender às necessidades corporativas de lucro e confiabilidade de longo prazo.
Conseguir uma economia substancial em qualquer empresa de capital intensivo é um processo
simples, que pode ser executado com facilidade.
A economia potencial gerada pelo TCO pode
ser drástica. Uma economia facilmente alcançável de 5% em relação ao orçamento publicado de
Capex da Petrobras para 2013-2017 resultaria em
uma economia cumulativa de quase R$ 26 bilhões. A comparação da possível recompensa e do
esforço necessário torna obrigatória a séria busca
de um processo de ‘Custo total de propriedade’.
Estabelecimento de metas e responsabilidade:
• Medição e relatório dos resultados.
• Formação da equipe.
• Brainstorming estruturado.
• Desenvolvimento do plano.
Como parte do processo de aquisição estratégica, essa abordagem de TCO é um método
excelente para selecionar o melhor equipamento
e o melhor fornecedor para atender às necessidades corporativas de lucro e confiabilidade de
longo prazo. Conseguir uma economia substancial em qualquer empresa de capital intensivo
é um processo simples, que pode ser executado
facilmente.