checklist - Vale do Sol Festas e Eventos

CRONOGRAMA - CHECKLIST
ITENS
OBSERVAÇÃO
12 MESES OU MAIS
O interessante é definir o mês e depois delimitar a data, conforme a
disponibilidade dos locais.
01
Definição da data do casamento
02
Quantidade de convidados
03
Definição do orçamento geral
É importante definir o quanto os noivos podem investir no evento como um todo,
para assim poder selecionar os fornecedores.
04
Pesquisa de referências
Buscar imagens e estilos de referência para o casamento. Isso vai facilitar na hora
da definição do que vocês esperam do evento.
05
Reservar o/os espaços
06
Pesquisa de fornecedores
Iniciar a pesquisa para os fornecedores do evento, sempre é válido conversar com
mais que um em cada modalidade.
07
Curso de noivos
Averiguar nas igrejas quando é oferecido o curso de noivos, normalmente eles só
acontecem duas vezes por ano, então é bom se organizar.
Faça uma lista com todos os convidados possíveis, e depois vá cortando se
necessário. Lembre-se que os pais provavelmente terão alguns convidados.
A maioria dos clubes tem a agenda fechada com um ano de antecedência ou
mais, por isso é o primeiro item a ser contratado. O local da festa influência nos
outros orçamentos de decoração, alimentação, etc.
10-9 MESES
Se os noivos não tem disponibilidade de tempo para pesquisar orçamentos o
ideal é contratar uma assessora para ajudar nessa parte.
08
Contratação de assessora/cerimonial
09
Contratação da decoração
10
Contratação foto e vídeo
11
Contratação do buffet
Se o clube escolhido permitir a escolha de um buffet externo, definir o
fornecedor, a forma como o jantar será servido e um pré cardápio.
12
Contratação do dia da noiva
Buscar referências e definir o profissional que fará cabelo e maquiagem
13
Iniciar a pesquisa para o vestido
Usar as imagens de referência pesquisadas anteriormente para definir a
decoração de todos os ambientes da cerimônia e salão.
Os fotógrafos também costumam ter a agenda fechada com antecedência, então
se você tem preferência por algum o interessante é fechar o quanto antes.
Peça para mãe/amiga ir junto na hora, elas vão ajudar nos momentos onde a
noiva fica em dúvida.
8-7 MESES
14
Contratar música
Definir se vai ter música ao vivo na cerimônia. Na festa se a opção vai ser Dj ou
banda. Confirmar se a esses profissionais já tem estrutura de luz/som.
15
Contratar som e luz
A empresa de decoração vai te informar a quantidade de pontos de luz
necessários para o efeito desejado. Se os músicos não tiverem essa estrutura,
fazer a contratação.
16
Contratar doces
Definir os doces, bolo, bem casados e outros itens doces que eventualmente
serão servidos.
17
Gerador
Verificar se o local precisa de um gerador para eventuais faltas de energia.
18 Bebidas
Verificar se os clubes liberam a entrada de bebidas de outros fornecedores, se
cobram valor por rolha, ou qual é o procedimento padrão.
6-5 MESES
19
Definir identidade visual
20
Definir e enviar o Save the date
Se existem muitos convidados que são de fora da cidade do casamento, o save
pode ser enviado com um pouco mais de antecedência, para que os convidados
se programem para o evento.
21
Lista de presentes
Definir como vão ser os presentes, lista em loja, dinheiro, cotas em agências de
viagens, etc. Essa informação vai constar no convite.
22
Noite de núpcias
Normalmente é preparado um quarto especial para este dia, pode ser em um
hotel ou mesmo na casa dos noivos. Se for em um hotel, fazer a reserva.
23
Vestido da noiva
Definir e contratar o vestido da noiva.
24
Lembrancinhas
25
Convite dos padrinhos
Criação de logomarca/brasão e identidade visual do casamento
Definir o que vai ser e a quantidade, a maioria dos itens tem prazo de
produção/entrega por isso é bom ver com antecedência para não ter problema.
Se existe alguma programação de cores de vestido para as madrinhas, por
exemplo, é bom enviar esse convite com mais antecedência que o convite
tradicional, para que exista uma programação.
4-3 MESES
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Traje do noivo
27
Traje das daminhas/damas de honra
28
Acessórios da noiva
29
Criação e definição do convite
30
Carro especial
Definir o traje do noivo, pais e pajens.
Definir o traje das crianças e das damas caso existam.
Definir as joias, sapatos, e outros acessórios usados pela noiva, é bom prova-los
junto com o vestido para não correr o risco de não gostar mais tarde.
Definir a arte do convite seguindo a identidade visual já estudada para o
casamento, seguir um padrão de cores sempre fica mais elegante!
Fazer a contratação do carro que vai levar a noiva, é importante verificar o estado
do veículo, para evitar problemas no dia.
2 MESES
Se os convites forem entregues pessoalmente preveja um tempo maior já que é
preciso considerar sempre uma breve visita para cada convidado.
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Iniciar a entrega dos convites
32
Cartório
33
Definição do Cardápio
Definir o cardápio final e organizar a quantidade de garçons conforme o tipo de
serviço escolhido.
34
Cabelo e maquiagem
Fazer testes para definir penteado e maquiagem, a partir desse período se
recomenda não fazer grandes mudanças no visual!
35
Kit festa
Definir os acessórios para a festa, se vão ser usadas plaquinhas, máscaras,
plumas, etc.
36
Reunião com a decoração
37
Buquê
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Serviço de apoio
Iniciar os processos no cartório, separar a documentação, etc.
Reunião final com a equipe da decoração para rever todos os detalhes.
Definir o modelo, cores e formato do buquê e repassar para a equipe de
decoração. As flores e cores não precisam (e nem devem!) ser as mesmas usadas
no restante da decoração
Contratar sanitaristas, seguranças, manobristas, ou outros profissionais
necessários para uma maior tranquilidade do evento.
39
Papelaria
Definir as artes e o material de papelaria, menus, marcadores, tags para
lembrancinhas, cartões de agradecimento, etc.
1 MÊS
40
41
42
Cronograma e roteiro
Definição do roteiro junto com a cerimonialista, nele vai ser organizado como
funcionarão as entradas, músicas e detalhes do protocolo do evento.
Papelaria - Impressão
Mandar para impressão todo o material solicitado para o evento.
Fotos
Selecionar junto com a equipe de fotografia as fotos que irão ser usadas na
decoração, normalmente são do ensaio pré wedding.
15 DIAS ANTES
43
Convidados
Confirmar com o buffet e com a decoração o número de convidados para
reorganizar o número de mesas e a quantidade de refeições.
44
Pagamentos
A maioria dos fornecedores exige que todos os custos estejam quitados antes do
evento. Para evitar transtornos verifique todos os pagamentos.
NA SEMANA
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Retirar os trajes
Retirar os trajes nas lojas e conferir se estão bem passados e prontos para o
grande dia!
46
Decoração - final
Nossa empresa sempre marca uma vistoria da decoração, para que os possíveis
ajustes sejam feitos antes do dia do evento, sem transtornos.
NO DIA
47
Have fun!
Contratando bons profissionais, sua única responsabilidade no grande dia é
aproveitar! Imprevistos podem acontecer, é verdade, mas nesse dia o importante
é desligar de pequenos detalhes e se divertir!
VALE DO SOL EVENTOS
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