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Estudo de caso
Kingfisher usa portal para obter
uniformidade em todo o
conselho
A Kingfisher é o maior grupo varejista do setor de reformas
residenciais da Europa e o terceiro maior do mundo, com
marcas que incluem B&Q, Castorama, Brico Dépôt e Screwfix.
Fundada em 1982, o objetivo da empresa é “facilitar o
processo para que os clientes tenham casas melhores e mais
sustentáveis”.
David Morris, vice-secretário do conselho na Kingfisher, é
membro da empresa desde 2010. David foi encarregado de
encontrar uma forma de padronizar e simplificar a criação e a
distribuição do material do conselho da empresa. Em 2011,
David iniciou uma pesquisa de três meses, em busca de uma
solução que atendesse melhor às necessidades da
Kingfisher.
DESAFIO
A Kingfisher opera mais de 1.000 lojas em oito países da Europa e da Ásia. Sendo
uma organização internacional, a empresa tem vários conselhos. Sua capacidade de
estimular decisões estratégicas é fundamental para o sucesso do portfólio de marcas
de varejistas DIY (faça você mesmo) da Kingfisher. Os membros do conselho de
diretores da empresa frequentemente participam de vários comitês e precisam de
material para várias reuniões do conselho, que são marcadas com pouca
antecedência.
A formatação do material do conselho, a impressão de cópias físicas e a inclusão de
novas páginas conforme as inevitáveis mudanças de última hora surgiam era um
trabalho demorado realizado pela equipe de secretários do conselho da Kingfisher. A
frequência das reuniões e a localização dos membros do conselho por toda a Europa
representavam um desafio quando se tratava de compilar e fornecer o material do
conselho de forma pontual, segura e econômica.
Aliviar o fardo administrativo e encontrar uma tecnologia fácil de usar que levasse
uniformidade a todos os conselhos eram prioridades fundamentais para a Kingfisher.
A segurança também era essencial, já que o material do conselho continha essas
informações confidenciais. David também buscou uma solução que fosse intuitiva e
precisasse de pouco treinamento para os diretores.
diligent.com
Kingfisher usa portal para obter uniformidade em todo o conselho
Estudo de caso
ABORDAGEM
Depois da extensa pesquisa de David e da equipe administrativa sobre o
Diligent Boards™ e outros provedores de portais do conselho, a Kingfisher
começou a usar o portal Diligent Boards em outubro de 2011 em uma reunião
de seu conselho principal.
Antes da primeira reunião, David e a equipe administrativa receberam
treinamento de um gerente de conta dedicado. Os diretores do conselho
receberam os detalhes de login, além de um guia de treinamento em iPad. O
suporte adicional estava disponível, se necessário. Com a natureza intuitiva da
interface, até hoje, nenhum treinamento adicional foi solicitado pelos diretores
da Kingfisher.
Para a equipe administrativa, era essencial que a solução escolhida reduzisse
de forma significativa o fardo de compilar e editar o material do conselho. Ter
vários colaboradores significava que as sugestões para cada reunião do
conselho chegavam em vários formatos, com vários tipos de fontes em vários
tamanhos de texto. Reunir essas informações diferentes usando o portal
Digital Boards ajudou a Kingfisher a criar um formato unificado preparado para
iPad.
Além dos recursos de utilização, a segurança era da maior importância. Para
avaliar a segurança da solução, a Kingfisher contratou uma empresa
especialista no assunto para fazer testes de penetração. O resultado: o
Diligent Boards passou no teste.
RESULTADOS
O resultado da adoção da solução Diligent Boards foi imediato: em média, por
unidade, a criação de pacotes do conselho em papel precisava de mais da
metade de um dia de trabalho por membro da equipe de secretários do
conselho da Kingfisher. Agora, a criação e distribuição do material leva uma
fração desse tempo.
Depois da avaliação inicial, David implementou o Diligent Boards em mais 10
comitês da Kingfisher. Por fim, a marca B&Q também adotou o Diligent Boards
como solução de portal, assim como nove comitês B&Q.
David fala sobre um momento “eureca” que mostrou o significado da mudança
proporcionada pela abordagem de portal: “Na reunião de outubro de 2011,
quando testamos a solução pela primeira vez, decidimos iniciá-la fora do local.
Dois dos documentos precisaram ser atualizados na manhã da reunião. Eu
não estava no local da reunião, mas consegui fazer a alteração em meu
escritório e, em minutos, sinalizar para os diretores que havia atualizações
prontas para sincronização. Foi ali que percebemos o poder da solução
Diligent Boards”. David também observou que a Diligent está aprimorando os
recursos do portal com base nos comentários e nas novas formas que seus
clientes descobrem de como usá-lo.
“A qualidade do produto
Diligent Boards era
sensacional se
comparada à da
concorrência. O que é
compreensível, visto que
a Diligent já tinha a
solução antes da
existência do iPad. Muitas
outras soluções entraram
no mercado com o
surgimento de aplicativos
e estão tentando
recuperar o atraso. E a
Diligent inova sua solução
em resposta às
necessidades dinâmicas
dos clientes, para
estarem sempre à frente.”
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