manual para compras

MINISTÉRIO DA EDUCAÇÃO
INSTITUTO FEDERAL DE
EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DO PARANÁ
CAMPUS PARANAGUÁ
DEPARTAMENTO DE COMPRAS E LICITAÇÃO
DECOM - PGUA
MANUAL PARA COMPRAS
FEVEREIRO, 2010
Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia do Paraná - Campus Paranaguá
Rua Antonio Carlos Rodrigues, 453
Porto Seguro CEP 83215-750 - Paranaguá - Paraná
Fone/ Fax: 41 3427 11 14
CAMPUS PARANAGUÁ - DCOM
MANUAL DE COMPRAS
ESCLARECIMENTO
Este Manual não tem a pretensão de esgotar as dúvidas acerca dos procedimentos de
compras pela Administração, mas esclarecer as questões básicas relacionadas ao assunto, a partir
da experiência acumulada pelos setores envolvidos no processo de compras do INSTITUTO
FEDERAL DO PARANÁ, que são a Pró-Reitoria de Administração e Infra-estrutura - PRAI, PróReitoria de Planejamento e Orçamento – PROPLAN e suas frações.
OBJETIVO
Definir normas para solicitação de compras de materiais e serviços, visando à dinamização
do processo; à racionalização dos trâmites; à eficácia das aquisições do IFPR – Campus Paranaguá;
e ainda, atender às orientações da Controladoria Geral da União e do Tribunal de Contas da União.
MEMORANDO DE SOLICITAÇÃO DE COMPRA ou SERVIÇO (anexo )
É o documento, emitido pelo interessado, contemplando a justificativa da aquisição, a
especificação do material ou serviço, bem como o preço estimado; encaminhado à Direção Geral,
para autorização da compra. Depois de autorizado, é encaminhado a Departamento de Compras e
Licitação do Campus que abre, instrui e coordena a tramitação do mesmo pelos setores envolvidos, e
acordo as características que determinarão o tipo de aquisição, que poderá ser: direta, isto é, por
dispensa de licitação ou inexigibilidade, em casos e condições específicas, ou por licitação, em
modalidade adequada.
Atenção: o procedimento de compra é realizado quando da inexistência do material no
Almoxarifado.
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COMO ELABORAR O PEDIDO
O setor interessado, após verificar a inexistência do material no Almoxarifado, deve
emitir um memorando à Direção Geral do Campus. Por este memorando de solicitação de compra ou
serviço, o interessado solicita autorização para aquisição do material de consumo, equipamento,
material permanente ou contratação de serviço; JUSTIFICANDO A NECESSIDADE e indicando o
valor estimado do gasto e, em anexo, projeto básico contemplando relação dos bens ou serviços
com os seguintes elementos: especificação detalhada, padrão de desempenho, unidade de
fornecimento, quantidade, preço estimado e, ainda, se necessário: condições de fornecimento,
garantia, instalação, acessórios ou itens inclusos etc.
Exemplos de especificação:
Material de consumo
Item Discriminação
Café torrado e moído, embalado embalagem
01
não superior a 1 kg embalagem não superior a
1 kg a vácuo, Kg 500 8,00 4.000,00
Equipamento
Item Discriminação
Bebedouro de coluna, para garrafão de 20
litros, com duas torneiras, sendo uma para
água em temperatura normal e outra para
água gelada, com desempenho mínimo de 3,5
01
litros de água gelada por hora, cuba com
capacidade de pelo menos 5 litros, bandeja
coletora de água removível, baixo consumo de
energia, tensão 110 Volts
Serviço de Terceiros
Item Discriminação
Locação de ônibus, com 42 lugares, trecho
01
Teresina - Picos -Teresina, pavimentação
asfáltica, percurso 660 km.
Unid
Qtde
Preço Unit
KG
500
R$ 8,00
Unid
Qtde
Preço Unit
Unid
10
R$ 286,00
Unid
Ônibus
Qtde
03
Manutenção de Equipamento e Material Permanente (serviço e peças)
Serviço de Manutenção
Item Discriminação
Unid
Qtde
Higienização ar condicionado; Limpeza do
sistema de Injeção; revisão geral; alinhamento
e balanceamento. Obs.: os serviços serão
01
executados no veículo L-200 de placa NHZ – Único
01
4940, tombo 34567, do Campus Rio Bonito,
conforme Memo. nº 042/2009 – Campus
Picos e documentação, anexos.
Peças e Insumos a serem aplicados na Manutenção
Item Discriminação
01
Líquido de Arrefecimento tipo 1.
02
Fluído de Freio dot-4
03
Filtro de óleo de Motor
04
Unid
Lt
Unid
Unid
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Qtde
04
01
01
Preço Total
R$ 4.000,00
Preço Total
R$ 2.860,00
Preço Unit
Preço Total
R$ 2.000,00
R$ 6.000,00
Preço Unit
Preço Total
R$ 333,90
R$ 333,90
Preço Unit
R$ 30,73
R$ 27,63
R$ 42,73
TOTAL
Preço Total
R$ 122,92
R$ 27,63
R$ 42,73
R$ 193,28
ATENÇÃO
1 - Não indicar marca nem modelo de um determinado fabricante; exceto quando se tratar
da identificação de um equipamento do patrimônio do instituto, em processo de contratação
de manutenção corretiva ou preventiva.
2 – Fazer um pedido para cada grupo de material (suprimento de informática, equipamento de
informática, material de expediente, material laboratorial, material de manutenção elétrica, hidráulica
e refrigeração, mobiliário etc) conforme ANEXO 02, exceto quando se tratar de serviço de
manutenção de equipamento e material permanente com reposição de peças.
3 - A especificação completa do material ou serviço com o padrão de desempenho é fundamental
para que você receba exatamente o que necessita, jamais esqueça que pensar é diferente de
escrever e de que você receberá o que escreveu e não o que imaginou;
4 - Casos especiais devem ser esclarecidos junto à DECOM / Direção Administrativa e Financeira;
5 - Assuntos relacionados a recursos orçamentários deverão ser dirimidos com a DPO/Pguá.
POR ONDE ANDA O PROCESSO DE COMPRAS?
TRÂMITE PROCESSUAL DE COMPRA POR DISPENSA DE LICITAÇÃO
• Dispensa de Licitação: até R$ 8.000,00
Passo Setor Ação
1. Interessado Pedido
2. Almoxarifado Confere ausência do material pedido no estoque
3. Diretor Geral Autoriza
4. DCF Informa saldo orçamentário
5. DECOM do campus Instrui processo / Abre processo
6. Ordenador da despesa Autoriza
7. Coordenação de Compras Procedimentos de compra direta: cotação de preço de, no mínimo, três
empresas e indicação daquela que ofertou o bem ou serviço de menor preço.
8. Direção Geral Homologa resultado da cotação ao fornecedor que ofertar o bem ou serviço com
menor preço.
9. DPO do campus Determina emissão de nota de empenho
10. DCF Emite nota de empenho
11. Diretor Geral, Responsável Financeiro Assina Nota de empenho
12. DECOM Entrega Nota de Empenho ao fornecedor
13. Almoxarifado Confere material com Nota de Empenho e recebem formalmente do fornecedor o
material e nota fiscal.
14. DCF Realiza pagamento do fornecedor, emitindo uma Ordem Bancária, no valor da Nota Fiscal.
15. Ordenador de despesa Autoriza pagamento da OB.
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TRÂMITE PROCESSUAL DE COMPRA POR LICITÇÃO (PREGÃO Eletrônico)
De R$ 0,01 a não tem valor
Passo Setor Ação
1. Interessado Pedido
2. Diretor Geral Autoriza
3. DPO Informa saldo orçamentário
4. Almoxarifado Confere o estoque do pedido.
5. DECOM do campus Instrui processo ,Abre processo
6. Ordenador de despesa Autoriza execução da despesa
7. Comissão de Licitação Elabora Edital de licitação de acordo com termo de referência elaborado
pelo interessado (anexo 3)
8. Procuradoria Jurídica Analisa e emite parecer acerca do edital, sugerindo, eventualmente,
modificações a fim de adequá-lo à legislação.
9. Setor de Licitação Realiza procedimentos licitatórios: publicação do Edital e do Aviso de Licitação,
realização do certame em sessão pública presencial ou virtual, indicação (adjudicação) da empresa
que atendeu às condições previstas no Edital e ofereceu o menor preço.
10. Diretor Confirma (homologa) resultado do certame ao fornecedor indicado vencedor na licitação.
11. DPO do campus Determina emissão de nota de empenho
12. DCF Emite nota de empenho
13. Diretor Geral, Responsável Financeiro Assina Nota de empenho
14. DECOM do campus Entrega Nota de Empenho ao fornecedor
15. Almoxarifado Confere material com Nota de Empenho e recebe do fornecedor o material e nota
fiscal.
16. DCF Realiza pagamento do fornecedor, emitindo uma Ordem Bancária.
17. Ordenador de despesa Autoriza pagamento pelo banco.
Licitações
As modalidades de licitação que se referem as letras A, B e C são
determinadas em função dos limites de valor estimado para a contratação (Lei
8.666/93).
A modalidade de pregão F é determinada pela Lei n° 10.520/02,
independentemente do valor do objeto a ser adquirido, restringindo-se a utilização
desta modalidade para compras e serviços de menor complexidade. Obras, por
hora, ainda não possuem autorização legal para seguirem as regras do pregão.
Os casos de dispensa e inexigibilidade (G e H) ( Lei 8666/96 em seus
artigos 24 e 25).
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Então, vejamos:
- Obras e Serviços de Engenharia:
Modalidade de
Licitação
Concorrência
Tomada de
Preço
Convite
Pregão
Dispensa
Valor
Prazo
a partir de 1.500.000,01
de 150.000,01 até
1.500.000,00
até 150.000,00
não se admite
até 15.000,00
90 dias
60 dias
Formalização
da Aquisição
Contrato
Contrato
30 dias úteis
-
Contrato
Contrato
Valor
Prazo
a partir de 650.000,01
de 80.000,01 até 650.000,00
45 dias
30 dias
Formalização
da Aquisição
Contrato
Contrato
até 80.000,00
qualquer valor
até 8.000,00
30 dias úteis
30 dias úteis
-
OS ou Contrato
OS ou Contrato
OS ou Contrato
- Compras e demais Serviços:
Modalidade de
Licitação
Concorrência
Tomada de
Preço
Convite
Pregão
Dispensa
As modalidades de licitação que se referem as letras D e E são
disciplinadas pelo artigo 22, §§ 4° e 5° da Lei 8.666/93.
RECEBIMENTO DE MATERIAL & ATESTADO DE PRESTAÇÃO DE SERVIÇO
Todo material adquirido será entregue no Almoxarifado, onde permanecerá à disposição do
interessado. No ato do recebimento será observado se o material confere com as especificações
juntadas ao processo de compras, momento em que será atestado o recebimento e, no caso de se
tratar de equipamento ou material permanente, o tombamento do mesmo junto à Coordenação de
Patrimônio.
Quando se tratar de equipamento que depende de instalação por parte do fornecedor, a
entrega será diretamente ao Interessado, na presença do coordenador do Almoxarifado, servidor
vinculado a essa coordenação, ou outro servidor designado pela Administração. Depois de instalado
e em perfeito funcionamento, o interessado atesta a Nota Fiscal e a encaminha imediatamente ao
Almoxarifado, a fim de que seja processada a entrada do material, a respectiva incorporação do bem
ao acervo patrimonial e o pronto pagamento ao fornecedor.
Quando se tratar de serviço, a entrega será diretamente ao Interessado, que, após a
prestação do mesmo nos padrões de qualidade e desempenho circunstanciados no memorando de
solicitação, atesta a Nota Fiscal de Serviço e a encaminha imediatamente ao Departamento de
Planejamento, a fim de que seja procedido o pagamento ao fornecedor.
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IMPORTANTE
Nenhum material pode ser recebido pelo interessado, sem que antes tenha sido entregue no
Almoxarifado, de acordo com o Decreto Lei nº 200/64, Lei nº 4320/64, e normas complementares em
vigor. O descumprimento deste procedimento implica em responsabilidades por parte de quem
recebeu o material, pelo seu ressarcimento, caso o mesmo não seja localizado para tombamento.
LEGISLAÇÃO
As aquisições realizadas pela Administração Pública, Direta, Indireta, Autárquica e
Fundacional são normatizadas pelos documentos:
• Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993. Estabelece normas gerais sobre licitações e contratos
administrativos pertinentes a obras, serviços (inclusive de publicidade), compras, alienações e
locações no âmbito dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios;
CONTATOS
Quem é quem
SETOR
DIREM
DAF
DECOM
DPO
DCF
APA
DENOMINAÇÃO
RESPONSÁVEL
E-MAIL
Direção Geral
Marco Aurélio Visintin
[email protected]
Andre Santos Cancella
[email protected]
Leandro José Kowalski
[email protected]
Jean Borges do Amaral
[email protected]
Ricardo Suzuki
[email protected]
Osnimar Marcos Osvaldo
Silva
[email protected]
Direção Administrativa e
Financeira
Depto de Compras e
Licitação
Depto de Planejamento
e Orçamento
Depto Contábil e
Financeiro
Apoio Pedagógico e
Almoxarifado
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ANEXO 01
MODELO MEMORANDO DE SOLICITAÇÃO DE
COMPRAS OU SERVIÇO
Mem. XX/2010 – SETOR / EIXO
Em 08 de dezembro de 2009.
A Direção do Campus Paranaguá
Senhor (a). xxxxxxxxxxxxxxxxxxx
Assunto: Aquisição de material para divulgação.
O Departamento Administrativo e Financeiro – DAF do
Instituto Federal Campus Paranaguá solicita autorização para instaurar
processo para aquisição de 300 agendas personalizadas para os servidores e
discentes deste Campus para o ano de 2010 com formato: largura entre 14,0
e 16,0 cm; altura entre 20 e 22 cm; nº de páginas 390 a 410; cor a definir; com
gravação do ano e da logomarca da instituição.
Valor estimado da compra: R$ 5.000,00 (cinco mil reais)
Agradecemos à atenção e reiteramos os protestos de estima e consideração.
Atenciosamente,
______________________________________
Carimbo e Assinatura
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ANEXO 02 – Solicitação de Materiais
Eixo / Coordenação Solicitante:
Destino (setor a ser beneficiado):
GRUPO – SERVIÇOS DE TERCEIROS
Item
01
Discriminação
Locação de ônibus, com 42 lugares, trecho
Teresina - Picos -Teresina, pavimentação
asfáltica, percurso 660 km.
VALOR TOTAL DA SOLICITAÇÂO
Unid
Qtde
Ônibus
03
Preço Unit
Preço Total
R$ 2.000,00
R$ 6.000,00
R$ 6.000,00 (Seis Mil reais)
OBSERVAÇÃO:
***Se houver a necessidade de entrega em local diferente do campus Paranaguá, favor fazer a
observação neste campo.
SOLICITANTE
ORDENADOR DE DESPESA
Autorizo a despesa relacionada:
_________________________________
Carimbo e Assinatura
DATA: _____ / ____ / _____.
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Carimbo e Assinatura
DATA: _____ / ____ / _____.
ANEXO 03
MODELO DE TERMO DE REFERÊNCIA
DATA: _______/_______/________.
PROCESSO Nº DECOM
SETOR/UNIDADE REQUISITANTE: DAF – Depto Administrativo Financeiro / Campus Paranaguá
1. Da justificativa da aquisição
Esta contribui para a não degradação do material contido nas salas, e para o bem estar dos servidores, e
comunidade em geral.
2. Da especificação
Instalação de Aparelhos de Ar condicionado estes com de 8.300 a 30.000 btus.
3. Dos prazos
A Empresa compromete-se a entregar em até 60 dias a contar da data do empenho.
4. Documentos a serem apresentados juntamente com a proposta de preços
Nenhum
5. Deveres do contratado
Realizar o serviço corretamente.
6. Procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato
Leandro José Kowalski
MAT Siape - 1664263
7. Critérios de aceitação do objeto
Nenhum
8. Orçamento estimado
Qtde
Valor unitário
estimado (R$)
Custo total
estimado (R$)
Instalação de Ar condicionado Emprecon Inst
1
R$ 7.408,00
R$ 7.408,00
Instalação de Ar condicionado Litoral Clima
1
R$ 10.323,00
R$ 10.323,00
Instalação de Ar condicionado M.M prestadora
1
R$ 10.599,00
R$ 10.599,00
Empresa
Média de valor
R$ 9.443,33
9. Valor global estimado da compra
R$ 7.408,00 (Sete mil e quatrocentos e oito reais)
Solicitante
Assinatura e carimbo
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Direção Geral Campus
Assinatura e Carimbo
Lembre-se: É muito importante programar as compras, pois como visto acima é
necessário um tempo até que a solicitação seja efetivada.
IMPORTANTE: Todos os processos de solicitação de compra só serão aceitos se
estiverem corretamente preenchidos conforme as determinações trazidas pelo
presente manual.
Alertamos para os casos em que o pedido é muito aquém do necessário e
há, ainda, aqueles materiais que nem serão utilizados. Tal atitude compromete o
orçamento, retarda o desenvolvimento de vários procedimentos, toma um tempo
desnecessário, custa dinheiro, frustra a expectativa dos fornecedores que na sua
maioria vêm de longe e gastam para participar do certame e, o mais grave, denuncia
a ingerência administrativa e a negligência com a coisa pública. Deste modo, é
PRIMORDIAL que antes de iniciarmos uma solicitação reflitamos sobre as seguintes
perguntas:
a) O que estou pedindo não tem no estoque do almoxarifado?;
b) O que estou pedindo é realmente necessário para a execução da
minha função, com eficiência, economicidade, prudência,
legalidade e moralidade, tudo com o objetivo único de atender o
verdadeiro interesse público?
c) A quantidade do que estou pedindo está correta, sem estar além
ou aquém do que necessito?
d) Estou tendo um verdadeiro cuidado com a coisa pública?
Caso a resposta para todas as perguntas seja positiva, fica demonstrado
que o pedido atende a todos os princípios básicos da Administração Pública.
Atenciosamente
André Santos Cancella
Diretor Adm. e Financeiro
Campus Paranaguá
Marco Aurélio Visintin
Diretor Geral
Campus Paranaguá
Leandro José Kowalski
DECOM
Campus Paranaguá
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