instrução Normativa Email Funcional

Сomentários

Transcrição

instrução Normativa Email Funcional
CORPO DE BOMBEIROS MILITAR MS
CENTRO DE INFORMÁTICA
INSTRUÇÃO NORMATIVA Nº 001/CINFO/2012
Manual de Procedimentos para cadastro, utilização, alteração e administração dos e-mails
funcionais do Corpo de Bombeiros Militar do Estado de Mato Grosso do Sul
1. FINALIDADE
O presente manual tem como finalidade detalhar a administração e operacionalidade dos emails funcionais atinentes às seções e militares pertencentes ao Corpo de Bombeiros Militar do
Estado de Mato Grosso do Sul.
2. OBJETIVO
Este manual tem como objetivo estabelecer os procedimentos a serem adotados pelos
agentes usuários, quando do cadastro, utilização, alteração e administração dos e-mails funcionais,
com sufixos @cbm.ms.gov.br.
3. DEFINIÇÕES
3.1. Cliente de e-mails: programa de computador que permite enviar, receber e personalizar
mensagens de e-mail.
3.2. E-mail: método que permite compor, enviar e receber mensagens através de sistemas
eletrônicos de comunicação.
3.3. E-mail funcional: ferramenta de comunicação indispensável nas organizações, com a
função de agilizar processos, democratizar o acesso às informações e diminuir os custos.
3.4. Gestor: pessoa a quem compete a interpretação dos objetivos propostos pela
organização e atua, através do planeamento, da organização, da liderança, direção e controle, a fim
de atingir os objetivos. Para efeitos deste manual, é gestor CBM o chefe da 6ª Seção do Estado
Maior e são gestores setoriais os comandantes de OBM, chefes de centros e o ajudante geral.
3.5. Login: processo através do qual o acesso a um sistema informático é controlado através
da identificação e autenticação do usuário, através de credenciais fornecidas por esse mesmo
usuário. Essas credenciais são normalmente constituídas por um nome de usuário (do inglês
username) e uma palavra-passe ou senha (do inglês password) - ocasionalmente, dependendo do
sistema, apenas é solicitada a senha.
3.6. Mala Direta Digital: é qualquer mensagem eletrônica endereçada a um determinado
conjunto de destinatários.
3.7. Mensagem Eletrônica: é qualquer mensagem, arquivo, dado ou outro tipo assemelhado
de informação, enviados por meio eletrônico ou similar, seja ele email, telefone celular, Internet ou
mensagem instantânea, que se transmite a uma ou mais pessoas em ambiente de rede aberta ou
Instrução Normativa nº 001/CINFO/2012
fechada, fixa ou móvel.
3.8. Newsletter: é o informativo eletrônico específico de determinado remetente, de
periodicidade variável, encaminhada a destinatários que tenham previamente se cadastrado junto ao
referido remetente ou quem o tenha contratado.
3.9. Opt-in: é a permissão concedida pelo destinatário, autorizando o envio de mensagens
eletrônicas de um determinado remetente.
3.10. Opt-out: é a opção do destinatário de ser automática e definitivamente excluído de
determinada lista de endereços eletrônicos ou banco de dados eletrônico a partir dos quais são
enviadas mensagens eletrônicas ou malas diretas digitais.
3.11. Servidor de Entrada (POP): terminal que recebe e armazena as mensagens
eletrônicas. POP é um dos protocolos de recepção de correio eletrônico mais utilizados; suporta a
maioria dos servidores de correio eletrônico e programas clientes.
3.12. Servidor de Saída (SMTP): servidor Simple Mail Transport Protocol (SMTP) é usado
para enviar mensagens. O servidor SMTP recebe mensagens do aplicativo mail e as envia para seu
destino pela Internet.
3.13. Spam: atividade de envio de mensagens eletrônicas e mala direta digital que não
possam ser consideradas nem marketing eletrônico, nem newsletter, e nas quais se verifique a
simultânea ocorrência de pelo menos duas das seguintes situações:
a) Inexistência de identificação ou falsa identificação do remetente;
b) Ausência de prévia autorização (opt-in) do destinatário;
c) Inexistência da opção “opt-out”;
d) Abordagem enganosa – tema do assunto da mensagem é distinto de seu conteúdo de modo a
induzir o destinatário em erro de acionamento na mensagem;
e) Ausência da sigla NS no campo “assunto”, quando a mensagem não houver sido
previamente solicitada;
f) Impossibilidade de identificação de quem é de fato o remetente;
g) Alteração do remetente ou do assunto em mensagens de conteúdo semelhante e enviadas
ao mesmo destinatário com intervalos inferiores a dez dias.
3.14. SGI: Superintendência de Gestão da Informação.
4. DOS PROCEDIMENTOS
4.1. E-mail funcional
4.1.1. O e-mail funcional é uma ferramenta que propicia uma comunicação mais formal
entre os militares e entre os diversos setores da corporação, facilitando a divulgação de documentos
formais, avisos, comunicações, bem como a rápida identificação dos endereços eletrônicos,
associados aos respectivos setores.
4.1.2. Todo o efetivo deverá fazer o correto uso do e-mail funcional para que as
comunicações sejam eficazes, rápidas e intuitivas.
Instrução Normativa nº 001/CINFO/2012
4.1.3. Todas as comunicações de cunho profissional entre os militares e aquelas remetidas
ou destinadas a setores, diretorias, seções, centros e OBMs em geral deverão, obrigatoriamente, serem
veiculadas por meio dos e-mails funcionais.
4.1.4. Os militares que ainda não possuem e-mail funcional e necessitarem efetivar
comunicação com os diversos setores da corporação, deverão providenciar cadastro, conforme as
diretrizes contidas neste manual.
4.1.5. Com a finalidade de padronizar e facilitar a identificação dos e-mails funcionais, o
login deverá ser formado, obrigatoriamente, pelo primeiro nome e último sobrenome do militar,
separados por ponto. No caso de seções, diretorias e centros, pela sigla à qual são relacionados. No
caso das unidades operacionais da capital, o login deverá ser formado pelo bairro em que estão
locadas e, finalmente, as unidades operacionais do interior, deverão cadastrar o login de acordo com a
cidade em que se situa. As contas de e-mail já existentes, tanto de militares quanto de setores, terão o
prazo de 30 dias para se enquadrarem na padronização.
Seguem abaixo exemplos das situações acima elencadas:
a) Militares: [email protected],
[email protected],
[email protected], [email protected], [email protected]
b) Seções, diretorias e centros: [email protected],
[email protected],
[email protected], [email protected], [email protected], [email protected]
c)
Unidades
Operacionais
da
capital:
[email protected],
[email protected], [email protected], [email protected]
d) Unidades Operacionais do interior: [email protected], [email protected],
[email protected], [email protected]
4.1.6. É vedada a utilização dos e-mails funcionais para envio de spam, material
pornográfico e outros que não sejam de cunho estritamente profissional, além de ser proibido o
cadastro de recebimento de newsletter.
4.2. Solicitação de um novo e-mail:
4.2.1. Para a abertura de uma conta de e-mail, o interessado deverá:
a) Acessar o endereço eletrônico http://webmail.ms.gov.br/pedido/index1.php;
b) Preencher os dados do gestor setorial e do(s) novo(s) usuário(s);
c) Imprimir o pedido;
d) Constar a assinatura do gestor setorial no pedido impresso;
e) Confeccionar o ofício de encaminhamento ao superintendente do SGI, conforme anexo I;
f) Remeter o pedido impresso e o ofício de encaminhamento ao gestor CBM;
g) Conferir diariamente o e-mail de contato cadastrado no pedido para recepção da nova
conta.
Instrução Normativa nº 001/CINFO/2012
4.3. Alteração de login:
4.3.1. Para alterar o login, o usuário deverá confeccionar o ofício constante do anexo II desta
norma, constando o login atual e o login desejado e encaminhá-lo ao gestor CBM. Este, por sua vez,
providenciará o envio ao SGI.
4.4. Recuperação de senha esquecida:
4.4.1. Caso o usuário tenha esquecido sua senha, este deverá solicitar a alteração ao gestor
setorial. Este, por sua vez, enviará um e-mail para [email protected], informando a
solicitação, o endereço de e-mail do usuário, nome, RG, CPF e matrícula funcional. O gestor setorial
deverá enviar a solicitação exclusivamente por meio de e-mail funcional @cbm.ms.gov.br, não serão
aceitos pedidos através de outros e-mails.
4.5. Erros no cadastro/alteração de conta:
4.5.1. Caso o gestor setorial encontre dificuldades para cadastrar um novo e-mail, ou
promover alterações em conta já existente, deverá comunicar-se, via e-mail, com o Centro de
Informática ([email protected]). Na comunicação, deverão ser informados a solicitação em
questão, a seção/OBM à qual pertence, os dados do gestor setorial e do(s) interessado(s), bem como a
mensagem de erro detectada.
4.6. Troca de senha:
4.6.1. Para trocar a senha da conta de e-mail,
http://webmail.ms.gov.br e clique no botão “trocar senha”.
basta que o usuário
acesse
4.7. Configuração de Aplicativos Clientes de E-mail
4.7.1. O usuário que desejar configurar um aplicativo cliente de e-mail, tais como Microsoft
Outlook, Mozilla Thunderbird, IncrediMail, Eudora, Spicebird, Pegasus Mail, dentre outros, deverá
preencher os seguintes campos na configuração de cada aplicativo:
a) Informações do usuário:
No campo “nome”, o seu nome, como deseja que seja exibido nas mensagens enviadas.
No campo “endereço de e-mail”, o endereço completo do e-mail funcional.
b) Informações de logon:
Em “nome de usuário”, digite o e-mail completo (ex. [email protected]).
No campo senha, digite a senha da conta. Se desejar que o aplicativo memorize sua senha,
marque o campo “lembrar senha”.
c) Informações do servidor:
No tipo de conta, selecione POP3.
Em “servidor de entrada de e-mails”, digite pop.ms.gov.br.
Em “servidor de saída de e-mails”, digite smtp.ms.gov.br.
Marque a opção que indica que o servidor de saída (SMTP) requer autenticação.
Instrução Normativa nº 001/CINFO/2012
Ao marcar a opção acima, selecione o campo que indica que serão usadas as mesmas
configurações do servidor de entrada de e-mails.
Os números das portas do servidor devem ser 110 para o servidor de entrada (POP3) e 25
para o servidor de saída (SMTP).
Deixe desmarcada a opção “Este servidor requer uma conexão criptografada (SSL)”.
5. DISPOSIÇÕES FINAIS
5.1. Segue no anexo III, a relação de gestores setoriais da corporação, atualizada na data de
publicação desta Instrução Normativa. A estes cabem também informar ao Centro de Informática
possível troca de gestores, 48 horas após a substituição, com a finalidade de manter-se atualizada a
relação nominal constante do anexo III.
5.2. Fica estabelecido o prazo de 60 dias para que sejam enviadas sugestões e/ou observações
ao Centro de Informática, que venham a aperfeiçoar a sistemática de gerenciamento de e-mails
funcionais no âmbito do Corpo de Bombeiros Militar.
5.3. Esta Instrução Normativa entrará em vigor a partir da data de sua publicação em Boletim
Geral.
Campo Grande-MS, 23 de março de 2012.
Instrução Normativa nº 001/CINFO/2012
ANEXO I
Ofício de Solicitação de Cadastro de E-mail
1. O interessado ou o gestor setorial deverá confeccionar o ofício abaixo e encaminhá-lo ao gestor CBM.
Cabeçalho CBMMS
(modelo de Ofício)
Oficio n. ____/BM-6/(ano)
Campo Grande-MS, __ de ________ de ____·.
A/C
Superintendente Sr. Daniel Nantes Abuchaim
SGI - Superintendência de Gestão da Informação
Solicito a criação da(s) conta(s) de e-mail, de acordo com o Formulário de Solicitação nº _____,
anexo a este ofício.
Assim que disponível(is), pedimos que informem os dados de acesso e configuração do e-mail para
[email protected]
Sidnei Ribeiro da Cruz – Ten Cel QOBM
Chefe da BM-6
Instrução Normativa nº 001/CINFO/2012
ANEXO II
Ofício de Alteração de Login
1. O interessado ou o gestor setorial deverá confeccionar o ofício abaixo e encaminhá-lo ao gestor CBM.
Cabeçalho CBMMS
(modelo de Ofício)
Oficio n. ____/BM-6/(ano)
Campo Grande-MS, __ de ________ de ____·.
A/C
Superintendente Sr. Daniel Nantes Abuchaim
SGI - Superintendência de Gestão da Informação
Solicito a alteração do(s) login(s) de e-mail, conforme se segue:
De [email protected]
Para [email protected]
Assim que disponível(is), pedimos que informem os dados de acesso e configuração do e-mail para
[email protected]
Sidnei Ribeiro da Cruz – Ten Cel QOBM
Chefe da BM-6
Instrução Normativa nº 001/CINFO/2012
ANEXO III
Relação de Gestores Setoriais
Unidade
Ajudância Geral
CINFO
CFAP
CPA
CRAPH
CSM
1º GB
2º GB
3º GB
4º GB
5º GB
6º GB
1º SGB
2º SGB
3º SGB
4º SGB
5º SGB
6º SGB
7º SGB
9º SGB
Posto/Grad
Cel
Maj
TC
Maj
TC
Cel
TC
Cel
TC
TC
Maj
TC
Maj
Cap
Maj
Maj
Maj
Maj
Cap
Cap
Nome
Eduardo
Flávio
Frederico
Djan
Fraiha
Luz
Robinson
Joilson
Eduardo Cabral
Édson
Arruda
Hudson
Quintana
Carminati
Huesley
Ramiro
Dupin
Moreira
Aldinei
Pinheiro
Telefone OBM
3314-5863
3424-2956
3314-1894
3385-4542
3386-5657
3314-5873
3314-5640
3422-7400
3231-2444
3431-3078
3521-4714
3318-4653
3241-2900
3251-2326
3441-6804
3669-4615
3291-7014
3461-3514
3562-7169
3453-3644
Telefone Celular
9987-9477
9952-7936
9641-1033
9987-9740
9987-9750
9987-9760
9987-9757
9987-9753
9987-9749
9987-9677
9987-9667
9987-9746
9987-9755
9987-9672
9987-9673
9987-9669
9987-9670
9987-9671
9987-9469
9999-3062