Manual do Usuário - Sistema Presença

Transcrição

Sistema Presença de Acompanhamento da
Frequência Escolar do Programa Bolsa Família
Manual do Usuário
Versão 4.6
Manual do Usuário
Créditos do Texto
Ministério da Educação
Secretaria Executiva
Secretaria de Educação Continuada, Alfabetizada e Diversidade
Diretoria de Tecnologia da Informação
Diretoria de Estudos e Acompanhamento das Vulnerabilidades Educacionais
Manual elaborado pela Diretoria de Tecnologia da Informação/SE e Diretoria de Estudos e
Acompanhamento das Vulnerabilidades Educacionais/SECAD
Manual do Usuário
Aos Operadores e Usuários do Sistema Presença
“ Pessoal, marque PRESENÇA!
Leia o manual. É importante!
Vamos tirar as dúvidas juntos.
Vale a pena! ”
Manual do Usuário
Capítulo I
SUMÁRIO
Capítulo I – Operações Gerais do Sistema
1. Configurações Recomendadas................................................................................................................................................................3
2. Operadores do Sistema................................................................................................................................................................................4
3. Visão Inicial do Sistema................................................................................................................................................................................5
4. Solicitar Cadastro.............................................................................................................................................................................................6
5. Acesso ao Sistema..........................................................................................................................................................................................8
6. Esqueci minha senha.....................................................................................................................................................................................9
7. Menu Principal.................................................................................................................................................................................................10
8. Cadastrar Usuários.......................................................................................................................................................................................12
9. Alterar Senha....................................................................................................................................................................................................17
10. Imprimir Formulário...................................................................................................................................................................................18
11. Quadro de Avisos........................................................................................................................................................................................21
12. Registrar Frequência.................................................................................................................................................................................22
Orientações Sobre a Tabela dos Motivos de Baixa Frequência .............................................................................................26
Alteração de INEP...........................................................................................................................................................................................31
Busca por INEP................................................................................................................................................................................................32
Busca por Localização Geográfica ................................................................................................................................................32
Busca por Nome da Escola .......................................................................................................................................................................33
Alteração de Série .........................................................................................................................................................................................34
Como Visualizar Histórico do Aluno ......................................................................................................................................................36
Regras de Registro por Situação de Aluno .......................................................................................................................................38
Registro de Frequência ...............................................................................................................................................................................40
Alteração de Situação do Aluno .............................................................................................................................................................40
Alteração de ESI para Aluno Ativo .........................................................................................................................................................41
Alteração de ESI para INEX .......................................................................................................................................................................41
Inexistência de Serviços Educacionais / Atendimento Educacional - INEX ......................................................................42
Alteração de INEX para Aluno Ativo ......................................................................................................................................................43
Alteração de INEX pra ESI .........................................................................................................................................................................43
Beneficiários não Localizados no Município .....................................................................................................................................44
Beneficiários em ENI ....................................................................................................................................................................................46
13. Transferências...............................................................................................................................................................................................52
14. Relatório Gerencial.....................................................................................................................................................................................64
Aluno ...................................................................................................................................................................................................................65
Escola...................................................................................................................................................................................................................68
Usuário ................................................................................................................................................................................................................70
15. Relatório por Motivo de Baixa Frequência.....................................................................................................................................71
16. Grandes Prefeituras...................................................................................................................................................................................73
17. Arquivos Beneficiários Não Localizados no Município..........................................................................................................78
Sistema Presença - DEAVE/SECAD/MEC
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Manual do Usuário
Capítulo I
1. CONFIGURAÇÕES RECOMENDADAS
O Sistema de Acompanhamento da Frequência Escolar do Programa Bolsa Família foi desenvolvido
em uma plataforma Web a fim de permitir o acesso ao sistema em todas as regiões do País. Para isso, é
necessário possuir uma conexão local com a Internet.
Requisitos mínimos para acesso ao sistema:
Sistemas Operacionais
Windows 98 SE
Windows ME
Windows 2000
Windows NT
Windows XP
Windows Vista
Windows 7
Linux
Navegador da Internet
Internet Explorer 7.0 ou superior (Ambiente Windows)
Mozilla Firefox 3.6.8 (Ambiente Windows ou Linux)
Google Chrome
Safari
Ópera
Software Aplicativo
O sistema disponibiliza dois aplicativos para uma melhor operacionalização dos dados. O Acrobat
Reader será utilizado para gerar os formulários/listas de alunos que serão distribuídas nas escolas
para a coleta da frequência. Clique no link abaixo ou acesse o site:
http://www.adobe.com/br/products/acrobat/readstep2.html
O 7-Zip servirá para compactação e descompactação de arquivos. Para instalá-lo clique no link
abaixo ou acesse o site:
http://ufpr.dl.sourceforge.net/sourceforge/sevenzip/7z457.exe
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Manual do Usuário
Capítulo I
2. OPERADORES DO SISTEMA
1. Os perfis do sistema são:
Coordenador Estadual da Frequência Escolar,
Operador Estadual Auxiliar,
Operador Municipal Máster,
Operador Municipal Auxiliar,
Diretor_Escolar,
Operador Diretor Escolar Estadual,
Grandes Prefeituras,
SECAD/MEC,
Operador SECAD,
Administrador Técnico,
MEC Máster,
Documentador,
MDS,
Operador Órgãos de Controle - CGU - Controladoria Geral da União,
Operador Ministério Público.
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Manual do Usuário
Capítulo I
3. VISÃO INICIAL DO SISTEMA
O primeiro passo para entrar no sistema é acessar a URL: http://frequenciaescolarpbf.
mec.gov.br onde o usuário verá a seguinte tela:
O local indicado pelo “número 1” servirá como pesquisa rápida dos itens do menu.
Os aplicativos descritos na página 3 (três) deste manual estão indicados na tela pelo “número
2” na imagem acima. Lembrando que um será utilizado para visualização de arquivos em PDF e o outro
para compactação de arquivos.
O acesso ao sistema é feito no local indicado na imagem com o “número 3”. Para acessar basta
o usuário digitar o seu número PIS/PASEP/NIS, sua senha e clicar em enviar.
No menu desta tela encontraremos os seguintes itens:
- Manual do Sistema: É a versão em PDF deste manual.
- Solicitar Cadastro: Local onde a pessoa que exercerá a função de Operador Municipal Máster solicitará acesso ao sistema.:
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Manual do Usuário
Capítulo I
4. SOLICITAR CADASTRO
- Estes são os procedimentos para substituição do Operador Municipal Máster do sistema de acompanhamento da frequência escolar/MEC:
1. A Secretaria Municipal de Educação ou o novo Operador Municipal Máster deverá solicitar ficha
de substituição de Operador Municipal Máster junto à SECAD/MEC pelo e-mail [email protected];
2. A Secretaria Municipal de Educação preenche a ficha recebida, indicando a pessoa que assumirá o acompanhamento da frequência escolar e devolve via fax. Juntamente com a ficha cadastral
deverá ser encaminhada a portaria de nomeação do(a) Secretário(a) Municipal de Educação;
3. A pessoa indicada deverá “solicitar cadastro” no site http://frequenciaescolarpbf.mec.gov.
br. Após o preenchimento do formulário, será enviada uma senha de primeiro acesso para o e-mail
indicado. Entretanto, o acesso só será possível quando este cadastro for confirmado pela SECAD/
MEC, mediante o recebimento da documentação citada no item 2 (ficha cadastral devidamente
preenchida e cópia da portaria de nomeação do Secretário Municipal de Educação).
Atenção: A senha de primeiro acesso, conforme já informado, será enviada para o e-mail indicado
no momento de solicitação do cadastro. Entretanto, para algumas contas de e-mail (ex: hotmail) a
senha poderá ser encaminhada para a pasta “lixo eletrônico”. Portanto, se o cadastro foi solicitado e
o usuário não recebeu o e-mail com a senha de primeiro acesso na caixa de entrada, deve verificar
também na pasta “lixo eletrônico”.
IMPORTANTE: A função “solicitar cadastro” deverá ser utilizada apenas pela pessoa indicada pela Secretaria Municipal de Educação para assumir o cargo de Operador Municipal Máster. Operadores municipais
auxiliares e operadores diretores de escola são cadastrados pelo Operador Municipal Máster utilizando a
função “cadastrar usuário” (ver página 62).
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Manual do Usuário
Capítulo I
4. SOLICITAR CADASTRO
Atenção: O sistema rejeitará a inclusão de um novo usuário nos seguintes casos:
- CPF já cadastrado;
- Se o NIS informado estiver incorreto.
Para melhor visualização, na figura abaixo foram inseridos dados inválidos. Note que o sistema
envia uma mensagem acusando e indicando a irregularidade.
6. Para maior segurança Altere a Senha assim que efetuar o primeiro login no sistema.
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Manual do Usuário
Capítulo I
5. ACESSO AO SISTEMA
- O Sistema de Acompanhamento das Condicionalidades da Educação do Programa Bolsa
Família está disponível no site eletrônico:
- http://frequenciaescolarpbf.mec.gov.br
- Na tela inicial do sistema aparecerá o campo de acesso.
- Digite o seu PIS / PASEP / NIS (este número contém 11 dígitos);
- Digite a senha enviada ao e-mail cadastrado;
- Se algum dado informado for inválido aparecerá na parte superior da tela a seguinte mensagem de erro:
Observações:
- A solicitação de cadastro está descrita neste manual.
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Manual do Usuário
Capítulo I
6. ESQUECI MINHA SENHA
Em caso de esquecimento da senha, o sistema possui a funcionalidade “esqueci minha senha”.
- Clique no link “Esqueci Minha Senha” localizado abaixo do campo Senha;
- Aparecerá uma tela para confirmação dos dados do operador. Digite o número do NIS e o email cadastrado no sistema. Clique em “Enviar”;
- Caso os dados de NIS e e-mail sejam validados pelo sistema, será encaminhado um e-mail com
um link de acesso para alteração da senha. Clique no “link” disponibilizado no e-mail;
- A tela de confirmação será apresentada;
- Digite a nova senha nos campos Nova Senha e Redigite a Nova Senha;
- Para sua segurança, a senha deverá possuir no mínimo 6 (seis) caracteres;
- Clique no botão “Enviar”.
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Manual do Usuário
Capítulo I
7. MENU PRINCIPAL
O “Menu Principal” está localizado no lado esquerdo da tela inicial e reúne todas as funções do sistema, facilitando assim a utilização por parte do usuário.
Cada perfil de usuário possui um determinado menu.
Veja abaixo imagem de um menu visualizado pelo perfil de Operador Municipal Máster:
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Manual do Usuário
Capítulo I
7. MENU PRINCIPAL
- ITENS DO MENU:
- Manual do Sistema: É a versão em PDF deste manual.
- Tabela de motivos: Glossário explicativo de cada código/motivo de baixa frequência.
- Cadastrar Usuários: Essa função será utilizada somente pelo Operador Municipal Máster para
cadastrar os operadores auxiliares e os diretores da escola.
- Buscar Operador: Permite localizar os dados de contato dos Operadores Municipais Másteres cadastrados no sistema.
- Alterar Senha: Altera a senha atual utilizada no sistema.
- Imprimir Formulário: Campo para impressão dos formulários entregues nas escolas.
- Visualizar Quadro de Aviso: Informações disponibilizadas periodicamente, pela equipe da frequência escolar, referentes ao sistema.
- Registrar Frequência por Aluno: Local onde será registrada a frequência dos alunos.
- Solicitação de Transferência: Essa funcionalidade tem como objetivo solicitar a transferência de
alunos de outros municípios para seu município. A transferência será efetivada somente após autorização do município solicitado.
- Relatório Gerencial: Relatório para verificação e acompanhamento dos percentuais informados
do registro da frequência dos alunos beneficiários.
- Relatório de Frequência por NIS: Utilizado para gerar relatórios de frequência dos beneficiários
através do NIS.
- Relatório por motivo de baixa frequência: Utilizado para gerar relatórios com os motivos de
baixa frequência informados.
- Visualizar Cartilha: Publicação feita no 1º semestre de 2010 referente ao acompanhamento da
frequência escolar de crianças e jovens em vulnerabilidade – Condicionalidades do Programa Bolsa
Família. Disponível para visualização e impressão.
- Sair: Efetuar Logoff (sair) do sistema.
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Manual do Usuário
Capítulo I
8. CADASTRAR USUÁRIOS
O Operador Municipal Máster e Coordenador Estadual da Frequência Escolar poderão cadastrar operadores auxiliares e diretores de escola de acordo com as necessidades e a realidade do município.
1. Para cadastrar um novo usuário selecione a função “cadastrar usuário” localizada no menu principal do sistema.
2.Aparecerá a tela para preenchimento dos dados do novo usuário.
Nota:
- Todos os campos deste formulário deverão ser preenchidos corretamente para a efetivação do
cadastro.
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Manual do Usuário
Capítulo I
3 -Para cadastrar o perfil do usuário:
- Selecione o perfil desejado. No exemplo, foi usado o “Operador Munic. Auxiliar”. Dê um clique
duplo sobre a função ou clique na
.
- Esse perfil será movido para o quadro da direita, indicando sucesso da inclusão do perfil.
- Para remover o perfil do usuário, basta selecionar o perfil no quadro à direita; nesse caso,
“Operador Munic. Auxiliar”, e clicar no ícone
.
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Manual do Usuário
Capítulo I
- Para cadastrar o perfil “diretor escolar ou diretor escolar estadual”, deverá ser inserido o INEP correspondente ao vínculo do usuário com uma escola.
- A janela para seleção de INEP será apresentada automaticamente. É obrigatório selecionar uma
escola para esse perfil. A busca da escola pode ser por:
- INEP: Digite o número do INEP e clique no botão “Buscar”. Os dados da escola serão
apresentados; clique no botão “Enviar”.
- Localização: A relação de todas as escolas do município será apresentada. Selecione a
escola desejada e clique em “INSERIR INEP”.
Atenção: O perfil “diretor escolar ou diretor escolar estadual” só poderá estar vinculado a um INEP,
assim como cada escola só poderá ter um diretor cadastrado.
- Para alterar o INEP selecionado, basta clicar sobre o ícone
.
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Manual do Usuário
Capítulo I
Clique no botão “Incluir” para terminar o cadastro. Será enviado automaticamente um e-mail ao usuário
cadastrado contendo uma senha provisória que deverá ser alterada no primeiro acesso;
Importante: O “Operador Municipal Máster” pode cadastrar dois tipos de perfil: “Operador Municipal Auxiliar” ou “Diretor_Escolar”. Cada pessoa cadastrada pelo Operador Municipal Máster poderá
ter apenas um perfil.
O sistema possui uma função para pesquisar usuários cadastrados.
a) Todos: Seleciona todos os usuários do município;
b) Nome: Digite o nome ou parte inicial do nome do usuário e clique em “Buscar”.
c) E-mail: Digite o e-mail do usuário e clique em “Buscar”.
d) PIS/PASEP/NIS: Digite o PIS/PASEP/NIS do usuário e clique em “Buscar”.
e) CPF: Digite o CPF do usuário e clique em “Buscar”.
f) Status: Selecione o Status do usuário (ativo ou bloqueado) e clique em “Buscar”.
Dica: É aconselhável realizar a busca pelo PIS/PASEP/NIS ou CPF.
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Manual do Usuário
Capítulo I
Realizada a busca, aparecerá a seguinte tela com os dados do usuário:
8- Para alterar os dados do usuário, basta selecionar o nome do usuário, clicar sobre o botão “Alterar”, realizar as modificações necessárias e clicar novamente em “Alterar”.
9 - Para excluir um usuário, basta selecionar o nome do usuário, clicar no botão “Excluir” e confirmar a exclusão; isso irá torná-lo inativo.
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Manual do Usuário
Capítulo I
9. ALTERAR SENHA
Para alterar a senha de acesso ao Sistema de Acompanhamento da Frequência Escolar do Programa Bolsa Família pela Internet, basta clicar no botão “Alterar Senha” localizado no Menu Principal ao
lado esquerdo da tela.
No formulário apresentado, digite:
- Senha Atual; (A senha atual utilizada para acesso ao sistema)
- Nova Senha; (Digite a nova senha desejada)
Atenção: Para sua segurança, a senha deverá possuir no mínimo 6 (seis) caracteres.
- Redigite a Nova Senha; (Digite novamente a senha desejada)
- Clique no botão “Enviar” para validar a alteração.
Atenção: É aconselhável sempre observar as mensagens que aparecem na parte superior da tela,
elas são a resposta do sistema para as suas ações.
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Manual do Usuário
Capítulo I
10. IMPRIMIR FORMULÁRIO
Recomendação Inicial:
Durante a primeira semana do período em curso, essa funcionalidade estará no centro das atividades relacionadas ao acompanhamento da frequência. Afinal é por meio dessa função que são gerados os arquivos
com as listas dos alunos beneficiários a serem distribuídas nas escolas e coletadas as frequências. Essa função permanecerá disponível durante todo o período.
Para imprimir o formulário para a escola, realize os seguintes procedimentos:
- Clique no botão Imprimir Formulário localizado no Menu Principal.
Selecione o tipo de formulário e siga as instruções:
- As seguintes opções serão apresentadas:
a) Todas as Escolas - Esse relatório normalmente é extenso, conforme o tamanho do município. Ao selecionar essa opção, aparecerá uma mensagem informando que a solicitação foi
enviada a uma fila de espera.
Atenção: Será enviado um aviso ao solicitante, através do e-mail cadastrado no sistema, informando quando o arquivo estiver pronto para ser visualizado. Esses arquivos
ficarão disponíveis por um prazo de 48 horas. Após esse prazo eles serão automaticamente removidos de sua lista.
b) Escola Específica - Selecione essa opção para localizar uma escola a partir do Código
do INEP ou pelo(s) Nome(s) da(s) Escola(s). Essa opção também é utilizada para imprimir
os formulários dos Alunos de Escola/INEP Não Identificada e Alunos Não Localizados.
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Manual do Usuário
Capítulo I
- Busca por Código INEP - Selecione a opção e digite o número do INEP. Clique no botão “Buscar”. Será apresentada a escola do código INEP digitado.
- Busca por Nome da Escola - Selecione a opção “Nome da Escola” e digite o nome completo
ou parte do nome de uma determinada escola e clique em “Buscar”. Será apresentada a escola específica ou todas as escolas do município identificadas por determinado parâmetro digitado.
- Busca por Escola Não Identificada - Selecione a opção de busca por “Escola Não Identificada”
e clique no botão “Buscar”. Serão listados todos os alunos indicados em “Escola Não Identificada”
no município do usuário autenticado no sistema.
- Busca por Beneficiários Não Localizados - Selecione a opção de busca por “Beneficiários não
Localizados” e clique no botão “Buscar”. Serão listados todos os beneficiários indicados como Não
Localizados do município do usuário autenticado no sistema.
- Busca por Escolas Particulares - Selecione a opção ‘Escolas Particulares’ e clique no botão
“Buscar”. O sistema mostra todas as escolas particulares do município/Estado específicado pelo
perfil do solicitante.
- Busca por Escolas Municipais - Selecione a opção ‘Escolas Municipais’ e clique no botão “Buscar”. Serão mostradas todas as escolas do município/Estado específicado pelo perfil do solicitante.
- Busca por Escolas Estaduais - Selecione a opção ‘Escolas Estaduais’ e clique no botão “Buscar”. O sistema mostra todas as escolas do Estado específicado pelo perfil do solicitante.
- Busca por Escolas Federais - Selecione a opção ‘Escolas Federais’ e clique no botão “Buscar”.
Serão apresentadas todas as escolas federais do município específicado pelo perfil do solicitante.
- Busca por Todas as Escolas - Selecione a opção ‘Todas as Escolas’ e clique no botão “Buscar”.
Serão apresentadas as escolas do município/Estado específicado pelo perfil do solicitante.
Atenção: Nas opções de busca das escolas por tipo (Particular, Municipais, etc.) não há retorno caso a escola esteja paralisada.
Selecione a escola sobra a qual deseja gerar o relatório clicando na coluna Emitir e, em seguida, no botão
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Manual do Usuário
Capítulo I
- Juntamente com o relatório da escola será impressa uma Folha de Rosto com informações para a
Direção da Escola.
Fila de arquivos pendentes para download
- Para visualizar a fila de geração de arquivo, basta clicar sobre a opção “Fila de arquivos pendentes
para download”.
- Para facilitar a visualização, a sua solicitação aparecerá em negrito.
- As possíveis situações da fila são: Pendente (o arquivo está aguardando para ser gerado) e Em Processamento (o arquivo está sendo gerado).
- Ao término do processamento, será enviado um e-mail informando que o arquivo foi gerado e, portanto,
está pronto para download. Além disso, o arquivo estará disponível na opção “Imprimir Formulário”.
- Para abrir o formulário, basta clicar sobre o arquivo.
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Manual do Usuário
Capítulo I
11. QUADRO DE AVISOS
Ao acessar o sistema, o usuário visualiza como tela inicial o Quadro de Avisos. Todo aviso
referente ao sistema será apresentado nesta opção, que também pode ser acessada a qualquer momento
pelo usuário através do Menu Principal.
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Manual do Usuário
Capítulo I
12. REGISTRAR FREQUÊNCIA
O registro da frequência escolar somente ocorrerá quando o período de coleta de frequência estiver aberto – procure sempre se informar do calendário de coleta do ano em curso.
1º passo: Clique na função “Registrar frequência por aluno”, localizada no menu do sistema.
2º passo: Selecione o tipo de registro de frequência.
Nota importante:
- O público BFA abrange os beneficiários de 6 a 15 anos.
- O público BVJ abrange os beneficiários de 16 a 17 anos.
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Manual do Usuário
Capítulo I
3º passo: Verificar as solicitações de transferência pendentes do município. Essas solicitações dependem do aceite do Operador Municipal Máster para serem concluídas.
O operador poderá visualizar as transferências pendentes e solicitadas, conforme figura abaixo.
Na tela que aparecerá, o operador deverá observar os beneficiários que estão em negrito, pois são
estes que estão pendentes.
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Manual do Usuário
Capítulo I
4º passo: Será apresentada a listagem de todas as escolas do município do usuário que está
acessando o sistema.
Atenção:
Observe na figura abaixo que as primeiras posições, número 1, da listagem das escolas são: Alunos Pertencentes à Escola/INEP Não Identificados, Alunos Não Localizados no município, Escolas ativas sem INEP na base do sistema, Inexistência de
oferta/ atendimento educacional.
Em vermelho, número 2, são listadas as escolas paralisadas; seus alunos não podem
ter frequência registrada.
As escolas que aparecem em negrito (número 3) com um asterisco no final são as
escolas que já tiveram frequências registradas no período corrente.
O operador iniciará, de posse dos formulários devidamente preenchidos e devolvidos pela
escola, o registro da frequência escolar.
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Manual do Usuário
Capítulo I
Procedimentos para registro da frequência escolar por escola.
Alunos com baixa frequência
BFA - Se há na escola aluno(s) com frequência inferior a 85%, ou seja, baixa frequência, deve-se
digitar a frequência e registrar o motivo.
BVJ – Se há na escola aluno(s) com frequência inferior a 75%, deve-se digitar a frequência e registrar
o motivo.
- Clique em enviar para confirmar o registro da frequência.
Alunos com frequência integral – igual ou superior ao exigido pelas regras do PBF
BFA – Se todos os alunos da escola tiverem frequência superior a 85%, deve-se deixar em branco
o quadro da frequência e clicar em enviar. Feito isso, será registrada frequência integral para todos
os alunos da escola.
BVJ – Se todos os alunos da escola tiverem frequência superior a 75%, deve-se deixar em branco o
quadro da frequência e clicar em ”Enviar”. Feito isso, será registrada frequência integral para todos
os alunos da escola.
Observação: Lembre que o aluno do BVJ que está em modalidade semipresencial recebe ZERO
por cento de frequência e motivo 8, que indica inexistência de modalidade presencial na sua comunidade.
O período no sistema é constituído de dois meses que podem receber frequências diferenciadas.
- A frequência igual ou superior a 85% (BFA) ou 75% (BVJ) será arredondada para 99 (frequência integral).
- Se o aluno teve frequência inferior a 85% (BFA) ou 75% (BVJ), deve ser registrado no mês correspondente
o percentual da frequência de 0 a 84% e informado o Motivo que provocou essa baixa frequência. Sempre que for marcada baixa frequência o sistema abre a janela de motivos. Selecione o motivo e clique no
botão “Alterar Motivo”.
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Manual do Usuário
Capítulo I
- Para alterar um motivo já cadastrado, clique no quadro “Motivo” e a janela de motivos da baixa frequência será apresentada novamente.
NOTA 1: Quando o operador registrar o motivo 3, 5 ou 6, esse beneficiário será lançado para o conjunto
INEX (Inexistência de oferta de serviços educacionais / concluiu ensino médio).
NOTA 2 : Quando for registrada baixa frequência pelo motivo 59, o sistema apresentará uma janela com
caixa de texto para que o operador descreva o motivo que não foi encontrado na tabela.
Importante lembrar: A identificação desse “motivo não encontrado na tabela” deve ser feita pela escola
na última página do formulário distribuído. Caso a escola tenha marcado o código 59 mas não tenha feito
a identificação do motivo, o operador poderá registrar o código 58 (escola não informou o motivo).
Orientações sobre a tabela dos motivos de baixa frequência
1 - Ausência do aluno(a) por questão de saúde: Na lista de motivos de 2009, o motivo de cód. nº 1
abrangia apenas a questão de doença do aluno. Ampliamos este item a fim de considerar também situações em que o afastamento ocorre para preservar condições de saúde. Exemplos típicos são a situação
de pós-parto e período menstrual das adolescentes e jovens. A escola pode e deve considerar sempre a
informação prestada pelo aluno/família e solicitar atestado médico apenas em situação duvidosa. Se a incidência de um mesmo problema de doença for frequente, a área de saúde deve ser envolvida para avaliar
o contexto geral da ausência às aulas por este motivo.
2 - Doença/Óbito na família: A escola deve avaliar a justificativa apresentada pelo aluno/família mesmo sem atestado. Observar o impacto de óbito/perdas familiares no desempenho do aluno. Quando
ocorrer óbito do aluno e enquanto essa informação de exclusão não chegar à base do Sistema MEC de
frequência, deve ser registrado zero de frequência e este motivo 2.
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Manual do Usuário
Capítulo I
3 - Inexistência de oferta de serviços educacionais (educ. infantil, EJA presencial, abrigamento sem escolarização, ensino médio, acampados etc.): Essa situação considera a possibilidade da inexistência, em muitos municípios, de oferta de educação infantil, oferta de ensino médio na
comunidade, principalmente em áreas rurais. Também abrange a possibilidade de inexistência de oferta
se serviços educacionais para acampados. Outra situação abrangida nesse item é a inexistência de escolarização para menores infratores que se encontram em abrigamento. Por fim , insere-se também nesse grupo, a não-oferta de Educação de Jovens e Adultos – EJA- em regime presencial. O operador deve registrar
0% de frequência e indicar este motivo de código 3. No âmbito do sistema, este beneficiário, de imediato,
mudará para o conjunto “Inexistência de serviços educacionais/Concluiu o Ensino Médio” e deverá ser
acompanhado até mudar sua situação.
4 - Fatores que impedem o acesso à escola (enchentes, calamidades, falta de transporte,
violência urbana): Há situações que impedem o aluno ou diversos alunos de chegar até a escola: enchentes, calamidades, falta de transporte, impossibilidade de transitar por conta de estradas arruinadas
por atoleiros, situações de violência urbana na área onde mora e outras calamidades. Nesse caso a escola
registra a baixa frequência e indica o motivo 4. Quando, entretanto, a calamidade afetar todo o funcionamento da escola, deve ser registrado frequência integral para todos os beneficiários e a Secretaria Municipal de Educação envia e-mail ao [email protected] esclarecendo o fato.
5 - Inexistência de serviço/atendimento educacional à pessoa com deficiência/ necessidades especiais: Este item refere-se à situação em que crianças ou adolescentes com deficiência não dispõem de serviços educacionais/ atendimentos nas escolas da rede regular de ensino da sua comunidade.
Há situações em que, apesar de existir oferta educacional, inexistem atendimentos adequados, como na
questão da locomoção e também da disponibilidade de profissionais habilitados. Nessas circunstâncias,
cabe ao operador municipal registrar 0% de frequência e indicar este motivo 5. O beneficiário, nesta situação, ficará relacionado no conjunto “Inexistência de Serviços Educacionais/Concluiu Ensino Médio” e
deverá ser acompanhado até ocorrer mudança em sua situação..”
6 - Concluiu o Ensino Médio: Motivo específico para os beneficiários do BVJ que já concluíram o Ensino Médio. Neste caso, os jovens podem continuar a receber o benefício até o final do ano letivo em que
completarem a idade limite de permanência no programa. Nessa situação, deve-se marcar 0% de frequên
cia e registrar este motivo de código 6. O beneficiário será movimentado, pelo sistema, para o conjunto
“Inexistência de serviços educacionais/Concluiu Ensino Médio” e deverá ser acompanhado até completar
a idade limite de permanência no programa.
7 - Suspensão escolar: O direito fundamental à educação pressupõe a presença contínua da criança,
do adolescente ou do jovem na escola. Entretanto, se ocorrer o lamentável fato de suspensão escolar, que
provoca o afastamento do aluno e, consequentemente, o registro de baixa frequência, a escola deve usar
este código 7. Sugere-se articulações com o gestor do Programa Bolsa Família, com o Conselho Tutelar e/
ou Conselho dos Direitos da Criança e do Adolescente, com a família e com o aluno, objetivando a superação dos fatos que redundaram no procedimento extremo da suspensão escolar.
8 – EJA Semipresencial: Todo beneficiário que estiver cursando EJA, tanto na modalidade presencial
como na modalidade semipresencial, precisa estar vinculado/matriculado em uma instituição educacional regular. Se a modalidade for semipresencial e a frequência diária às aulas não for obrigatória nem
regular, pode ser atribuído ZERO % de frequência e registrado o motivo do cód. 8, que se refere à baixa
frequência decorrente da modalidade EJA Semipresencial.
ATENÇÃO: todo beneficiário que cursa EJA Semipresencial e que está no conjunto INEX com Motivo 3 por
inexistência de oferta de EJA presencial, deve ser transferido para a escola INEP ativa a que está vinculado/
matriculado ou para ESI, caso esteja em escola nova que ainda não consta na base do Sistema MEC.
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Manual do Usuário
Capítulo I
51- Gravidez: A gravidez na adolescência é fato que vem apresentando crescimento e sinaliza a ausência ou a ineficácia das ações de educação sexual nessa fase da vida. Apresenta-se como um fato
inesperado e normalmente provoca constrangimento às meninas em seu relacionamento habitual com
o grupo da escola. Importante verificar se a menina/adolescente está acessando serviço de saúde prénatal e apoio psicológico. Agir no sentido de que seja acolhida e não sofra rejeição no ambiente escolar.
Planejar alternativas de permanência na escola durante a gestação e após o parto.
52 - Mendicância/Trajetória de rua: Situação que caracteriza condição de alto risco e vulnerabilidade
em que se encontra a criança ou adolescente. Identificar esta realidade na comunidade escolar exige
ação imediata e efetiva por parte de todos os gestores públicos que tiverem conhecimentos desse fato.
A escola e os operadores municipais precisam agir articuladamente com a área social e com os órgãos
locais de defesa dos direitos das crianças e dos adolescentes (Conselho Tutelar/Conselhos/Ministério
Público) sempre que tiverem conhecimento dessa situação. A omissão contribuirá para a permanência
dessa situação de vulnerabilidade.
53 - Negligência dos pais ou responsáveis: A indicação desse motivo traduz a percepção que a
escola tem sobre a importância e o valor da educação para a família. A sua incidência deve motivar a
escola a realizar reuniões com os alunos, familiares e gestores públicos locais objetivando analisar o
significado da educação no processo de melhoria de qualidade de vida. Dessa forma, estará exercendo
a competência estabelecida na LDB – Lei de Diretrizes e Bases da Educação – aos estados e municípios
com assistência da União, no sentido de “zelar, junto aos pais ou responsáveis, pela frequência à escola”
( inciso III, § 1º, art.5º, LDB).
54 - Trabalho Infantil: Todo tipo de atividade laboral, na faixa etária de 0 a14 anos, é terminantemente
proibida pela legislação brasileira. Ao adolescente de 14 a 16 anos é facultado o trabalho na condição de
aprendiz. Identificada situação de trabalho infantil é necessária ação imediata junto aos órgãos responsáveis. A omissão ante esse fato constitui crime de responsabilidade civil.
58 - Escola não informou o motivo: Registrar esse motivo somente após a Escola declarar que desconhece a causa da baixa frequência de seu aluno ou que se omite diante dessa situação. Importante
sensibilizar a direção das escolas sobre a importância de saber as causas da baixa frequência do aluno
para que possa implementar ações adequadas visando combater o abandono e a evasão escolar.
59 - Motivo Inexistente na tabela: Este código deve ser registrado pela escola quando NENHUM dos
motivos relacionados na tabela corresponder à causa/situação que provocou a baixa frequência. Quando
este fato ocorrer a escola deve DESCREVER, na página anexada ao FORMULÁRIO para esta finalidade, o
MOTIVO REAL QUE PROVOCOU A BAIXA FREQUENCIA que não consta da tabela disponibilizada no Sistema Presença e registrar o NIS do aluno indicado. Estas informações são imprescindíveis, pois o Operador
irá necessitar delas. Ao lançar o Motivo 59 o Sistema abrirá um campo no qual, OBRIGATORIAMENTE, ele
terá que descrever o real motivo apresentado pela escola para aquele aluno. O Operador não conseguirá
concluir esta operação se não preencher a exigência de citar qual é esse motivo, inexistente na tabela.
O Operador Diretor Escolar deverá proceder do mesmo modo sempre que for informar um MOTIVO que
não existe na atual tabela. Caso alguma escola registre no FORMULÁRIO o motivo 59 e recuse-se em
fazer a descrição do real motivo identificado, o Operador Municipal Máster deverá registrar o motivo de
código 58 que se refere e se aplica quando a escola não informa o motivo da baixa frequência.
60 - Violência/ Discriminação/ Agressividade no ambiente escolar: Ações que podem estar presentes nessa situação : apelidar, ofender, humilhar, discriminar, excluir, isolar, ignorar, intimidar, aterrorizar, agredir, bater, aviltar, ferir, roubar ou danificar pertences. São atos que contribuem para desestimular
o aluno a frequentar a escola.
- 28 -
Manual do Usuário
Capítulo I
A popularização do uso da internet, em especial entre os jovens, faz surgir o fenômeno do cyberbullyng,
a violência praticada em ambiente virtual. Esta agressão chega a ser ainda mais perversa que a violência
real, pois o agressor fica no anonimato e o uso de imagens e vocábulos é incontrolável. Enfrentar essas
situações implica na participação do diretor da escola, professores, funcionários, alunos, vítimas e agressores no entendimento, exame e avaliação das causas para encontrar solução ou minimizar essa lamentável
situação, que cada vez mais tem sido observada no ambiente escolar e familiar.
62 - Trabalho do jovem: Ao jovem, a partir dos 16 anos, é assegurado pela CLT o direito de assumir um
emprego. O trabalho sem vínculo empregatício para o jovem estudante só é permitido na condição de
estagiário, o que constitui aprendizagem profissional e tem legislação específica. A atividade laboral na
juventude, em muitas circunstâncias, pode prejudicar o processo educacional por desestimular a frequên
cia à escola. Cansaço, distância, trabalhos extras, precisam ser superados pela convicção no valor da escolarização para o futuro profissional.
63 - Exploração /abuso sexual / violência doméstica: A ocorrência de violência contra crianças
e adolescentes tem alcançado elevados índices. Situações de violência/exploração sexual exigem um
enfrentamento por parte de toda a sociedade civil e dos poderes constituídos. A ocorrência de violência
contra crianças e adolescentes no espaço doméstico geralmente passa de forma silenciosa pela sociedade
pois se esconde no espesso muro da vida privada e no sigilo dos membros da família por medo, desconhecimento ou cumplicidade. A escola é o local privilegiado para identificar a ocorrência desses fatos
tão graves. Os sinais podem aparecer pelas marcas físicas nas crianças ou por manifestação de comportamentos sociais e/ou emocionais. Sintonizar essas ocorrências fornece dados para que os agentes sociais
ou escolares possam agir de modo preventivo ou de atendimento, acionando os recursos existentes na
comunidade, como os Conselhos Tutelares e os Conselhos de Defesa da Criança e Adolescente. O Sistema
MEC de Acompanhamento da Frequência Escolar contribui para focalizar pontualmente essas ocorrências. A SECAD/MEC implementa os projetos “Escola que Protege” e o “Programa Educação em Direitos
Humanos” objetivando a capacitação e orientação dos profissionais em educação no sentido de enfrentar
e combater essa realidade.
64 - Desinteresse / desmotivação para os estudos: Este motivo deve ser registrado quando a escola, após avaliações do serviço de orientação pedagógica, identificar que o aluno vem apresentando seguidas faltas às aulas por desinteresse ou desmotivação pelos estudos. O registro deste motivo deve alertar
a instituição educacional para agir pedagogicamente no sentido de estimular e buscar formas de reverter
esse desinteresse pelos estudos, pois o risco de abandono escolar/desistência é iminente.
65 - Abono escolar / desistência (durante ano letivo): Se durante o ano letivo o aluno deixou de
frequentar a escola, caracterizando abandono ou desistência, deve-se usar este motivo para identificar
a baixa frequência constatada. Nesta situação, o beneficiário está vinculado à escola, pois não solicitou
transferência e o ano letivo ainda está em curso. Escola, operadores e gestor local precisam agir em conjunto para evitar a possível evasão escolar. Se no ano seguinte o beneficiário não renovar a matrícula,
nessa ou em outra escola do município, aí sim, será caracterizada evasão escolar e o beneficiário deverá
ser colocado como não localizado.
66 - Necessidade de cuidar de familiares: Quando a escola for informada e constatar que o aluno
beneficiário está apresentando baixa frequência pela necessidade de cuidar de filhos, irmãos, pais, avós
ou outro familiar próximo, deve indicar este motivo 66. É importante que a escola ou o operador municipal se articule com a família para avaliar e buscar soluções para essa situação, em atuação conjunta com a
área de assistência social e a rede de proteção social do município.
- 29 -
Manual do Usuário
Capítulo I
Informações complementares: Caracterização de situações coletivas
Em algumas situações, os operadores e as escolas ficam impedidos de acompanhar a frequência e coletar
as informações. Abaixo listamos algumas dessas situações:
•
Calamidade que atinge a escola;
•
Situação em que a escola passou a acolher desabrigados da região;
•
Inexistência de professores/funcionários;
•
Férias escolares;
•
Greve massiva dos professores ou dos funcionários;
•
Outras situações que impeçam a oferta das atividades escolares.
Importante observar: Se esses fatos afetarem mais de 50% do total de dias letivos do mês, o Secretário Municipal de Educação ou outra autoridade local da área de educação deve encaminhar
informação detalhada desse fato à SECAD/MEC pelo e-mail [email protected]. Cabe
ao operador municipal do Sistema MEC de Acompanhamento da Frequência Escolar registrar FREQUÊNCIA INTEGRAL para todos os alunos beneficiários que foram afetados pela ausência de aulas.
Importante: O registro da frequência também poderá ser feito numa situação de movimentação
de um estudante para o conjunto ESI (Escolas Sem INEP na base do sistema). No momento de alteração do aluno para ESI (ou transferência para ESI), a frequência desse aluno precisa ser registrada.
Quando esse procedimento for feito aparecerá uma janela, do tipo pop-up, com o formulário de
registro de frequência aberto, conforme figura a seguir:
- 30 -
Manual do Usuário
Capítulo I
- Alteração de INEP
Essa função permite a atualização da informação referente à escola onde o aluno estuda.
Situações relacionadas ao uso dessa função:
- Transferência de aluno para escola ativa do mesmo município;
- Transferência de aluno para escola ativa de outro município;
- Alteração de aluno para o conjunto ESI do mesmo município;
- Alteração de aluno para o conjunto ESI de outro município.
Importante lembrar:
1. As alterações de escola feitas para o próprio município serão acatadas de imediato.
2. As alterações de escola feitas para outros municípios só serão acatadas após o aceite do Operador Municipal Máster ou auxiliar do município referente.
3. Caso o aluno já tenha uma solicitação de transferência pendente, só será possível alterar
o INEP ou solicitar uma nova transferência, aceitando, recusando ou cancelando a transferência ativa.
- Se não há nenhum modo de conseguir a frequência do aluno, ele permanecerá sem informação até o próximo período.
A alteração de INEP/atualização da escola é possível para todos os beneficiários que estão na base
do sistema. Todavia há algumas particularidades que precisam ser observadas:
- Beneficiários não localizados, quando encontrados, podem ser transferidos para escolas ativas ou
ainda para ESI por qualquer operador habilitado a registrar frequência - municipal máster, auxiliar
ou diretor de escola - de qualquer município.
- Beneficiários em outras situações – escolas ativas, ESI, INEX – só podem ser atualizados pelos
operadores do município onde aparecem no sistema. Caso se observe a situação em que o aluno
aparece no sistema em um município, mas na realidade estuda em outro, o operador do município
onde estuda poderá “SOLICITAR TRANSFERÊNCIA” desse aluno para atualizar essa informação. Mais
detalhes dessa função na página 27.
Para alterar o INEP de um aluno é necessário acessar o ícone em forma de lápis, conforme figura
abaixo:
- Para alterar a escola do aluno, basta clicar sobre o ícone
do Código INEP da escola.
- A janela de alteração de escola será apresentada com os dados da escola atual (Município, UF,
Nome da Escola e Código INEP) e a opção de busca da nova escola por INEP ou pela Localização ou nome da escola.
- 31 -
Manual do Usuário
Capítulo I
Busca por INEP - Ao selecionar a busca por INEP, o campo para digitar o código será apresentado. Digite o novo INEP e clique em “Buscar”. Os dados da escola serão apresentados. Para confirmar a alteração,
clique em “Alterar INEP”.
Busca por Localização Geográfica - Selecione a busca por Localização, selecione o Estado, o
Município e a Escola. Clique no botão “Enviar” para alterar a escola do aluno.
- 32 -
Manual do Usuário
Capítulo I
Busca por Nome da Escola - Selecione a busca por Nome da Escola. Escolha o Estado, o município
e digite o nome da escola que deseja localizar. Clique no botão “Buscar”. Selecione a escola desejada.
Para confirmar a alteração, clique em “Alterar INEP”.
Importante: A busca por nome de escola só terá êxito se for digitado o nome da escola com a
mesma grafia que aparece no sistema. Por isso, sugere-se que, preferencialmente, a busca seja feita
pelo INEP ou localização.
Atenção: Alterações de INEP e Série Escolar são realizadas imediatamente ao clicar no botão “Alterar INEP”, sem a necessidade de clicar no botão “Enviar” na tela de registro de frequência do
aluno. As alterações de INEP serão acatadas de imediato pelo sistema. O aluno sairá automaticamente da relação de alunos da escola atual e poderá ser visualizado apenas na relação da nova
escola. Se houver os valores de frequência desse aluno na escola antiga, é aconselhável registrá-la
e só depois alterar o INEP para a nova escola do aluno.
- 33 -
Manual do Usuário
Capítulo I
- Alteração de série
A alteração de série está disponível para alunos em qualquer situação no sistema.
Para alterar a série do aluno, basta clicar sobre o ícone
conforme figura abaixo:
A janela de alteração de série será apresentada. Selecione a nova série do aluno e clique no botão
“Alterar Série”.
- 34 -
Manual do Usuário
Capítulo I
Veja abaixo as tabelas de codificação de série escolar:
- 35 -
Manual do Usuário
Capítulo I
- Como Visualizar o Histórico do Aluno:
Essa função permite ao operador verificar os registros de frequência e atualizações das
informações escolares (alteração de escola, alteração de séries, transferências, alteração
para não localizados etc.) efetuados no período de coleta em curso. Esse histórico traz ainda o nome do operador que efetuou os registros e dia e hora em que os registros foram feitos.
O Histórico do aluno estará disponível ao clicar no ícone
ATENÇÂO: A tela de histórico será apresentada com os dados do aluno selecionado e uma
lista de todas as alterações registradas nos últimos seis meses.
- 36 -
Manual do Usuário
Capítulo I
É possível ainda acessar o histórico completo de registros desse aluno utilizando a
função “baixar histórico completo”.
Clicando nessa opção, o sistema irá gerar um arquivo em formato html e compactado.
Selecione a opção que deseja – abrir ou salvar – e em seguida clique em “ok”.
- 37 -
Manual do Usuário
Capítulo I
Segue abaixo um exemplo do relatório:
Clique no botão “Voltar” para sair da tela de histórico.
- Alterações na funcionalidade “situação do aluno”
Essa função permite alterar a situação do aluno considerando as seguintes possíveis situações:
- Alunos ativos (identificados em escolas com código INEP);
- Beneficiários não localizados;
- Alunos em ESI (Escolas ativas Sem Inep na base do sistema);
- Alunos em INEX (não estudam por Inexistência de oferta de serviços educacionais).
Para alterar a situação de um aluno é necessário observar as seguintes regras específicas:
- Regras de registro por situação de aluno
- Alunos em escolas ativas - Trata-se dos estudantes devidamente identificados no sistema em
uma escola ativa e com INEP atual e ativo na base. Consiste no grupo mais numeroso do sistema.
- Registro de frequência - Seguir os procedimentos já mencionados nas páginas 22-26.
- Alteração de INEP - Seguir os procedimentos já mencionados na página 31.
- Transferências - Ver página 52.
- Alteração situação do aluno ativo
Alterar para situação ESI - Abra a lista de opções em “situações de aluno” pela seta, conforme
figura.
Registre a frequência integral digitando 99% ou então registre a baixa frequência e indique o motivo relacionado, lembrando que não poderão ser os motivos 3, 5 e 6. Finalize clicando em “alterar
motivo”.
- 38 -
Manual do Usuário
Capítulo I
Em seguida, selecione a opção ESI. Aparecerá uma tela para efetuar o registro da frequência no momento dessa
alteração.
Alterar para situação INEX – Abra a lista de opções em “situações de aluno” pela seta, conforme
figura.
Em seguida selecione a opção INEX. Aparecerá uma tela para efetuar o registro da frequência no momento
dessa alteração
- 39 -
Manual do Usuário
Capítulo I
Observe que, nesse caso, já aparecerá pré-gravada a frequência 0% (zero por cento). O operador deverá então
indicar o motivo relacionado (motivos 3, 5 ou 6).
Finalize a operação clicando em “alterar motivo”.
Registro de frequência:
Alunos nessa situação podem receber frequência da mesma forma que os alunos que estão
em escolas ativas. A diferença é que o registro de frequência em ESI é dado individualmente,
enquanto que para o aluno em escolas ativas, ao clicar no botão de “enviar”, é registrada
frequência para toda a escola. Ou seja, na listagem de alunos em ESI, o operador irá registrar
a frequência de aluno por aluno, clicando no botão “enviar” para cada aluno.
Alteração de INEP / Transferência:
- Transferência no próprio município (ESI)
Alunos na situação ESI (Escola sem INEP no sistema) transferidos para escolas no próprio
município deverão ser movimentados para a situação de aluno ativo. Essa atualização é
feita e acatada de imediato.
- Transferência para outro município (ESI)
Alunos na situação ESI podem ser transferidos para escolas ativas em outro município ou
também para ESI ou INEX em outro município, permanecendo na situação original até a
solicitação ser “aceita”. O município que receber o aluno passa a atribuir a frequência.
- 40 -
Manual do Usuário
Capítulo I
Alteração de Situação do Aluno:
O aluno na situação ESI pode ser transferido para as seguintes situações:
*
Aluno ativo;
*
INEX – Inexistência de serviços educacionais/concluiu o ensino médio;
*
Beneficiário não localizado no município;
Alteração de ESI para Aluno Ativo:
Para alterar a situação de um aluno que está em ESI para aluno ativo, existem duas opções:
1. Abra a lista de opções em “situações de aluno” pela seta, conforme figura. Selecione a
opção “aluno ativo”. Em seguida, selecione a opção de busca da nova escola nos mesmos
moldes da função “Alteração de INEP” (ver página 31).
Ao clicar no local indicado na figura acima, será apresentada a seguinte mensagem:
2. Clique no ícone “lápis” de alteração de INEP e siga os procedimentos já apresentados na função
“Alteração de INEP” (ver página 31).
Alterar de ESI para INEX
Se o aluno estava em uma escola que não tem INEP ativo na base do sistema (ESI) e observou-se
que deixou de estudar por falta de oferta de serviços educacionais, deverá ser feita alteração de ESI
para INEX.
Quando alterar a situação para INEX, aparecerá a tela abaixo para registrar a frequência do aluno.
- 41 -
Manual do Usuário
Capítulo I
Observação: Como os beneficiários em INEX são aqueles que não estudam porque não há oferta
de serviços educacionais, a frequência será sempre 0% (zero por cento) e já virá pré-gravada. O operador terá então que escolher um dos três motivos relacionados à situação INEX (motivos 3, 5 ou 6).
Inexistência de serviços educacionais / atendimento educacional - INEX
Esse conjunto refere-se aos beneficiários que não estudam por não haver oferta de
serviços/atendimento educacional. Abriga ainda os beneficiários que, mesmo estando na
faixa etária de acompanhamento da frequência, já concluíram o ensino médio. Portanto, esse
conjunto está relacionado aos motivos 3, 5 e 6 (ver tabela de motivos).
Registrar frequência para INEX
São duas situações possíveis:
a) quando o beneficiário está em outra situação no sistema e deve ser transferido para o
conjunto INEX – seguir procedimentos já mencionados na página 38.
b) quando o beneficiário já está no conjunto INEX (ou seja, para esse beneficiário continua
não existindo oferta de serviços educacionais), a frequência 0% (zero por cento) continuará
aparecendo pré-gravada e o operador precisará apenas confirmar o motivo - pelos códigos
3, 5 ou 6 - e em seguida clicar em “alterar motivo”, mantendo este beneficiário na situação
INEX.
Importante: A cada período de coleta é necessário averiguar a situação atual desses beneficiários que estão no conjunto INEX. Caso essa situação tenha se alterado (por exemplo,
passou a existir a oferta) é necessário atualizar no sistema.
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Manual do Usuário
Capítulo I
Alteração de INEX para Aluno ativo
Para alterar a situação de um aluno que está em INEX para aluno ativo, existem duas opções:
1ª opção - Abra a lista de opções em “situações de aluno” pela seta, conforme figura. Selecione a opção “aluno ativo”. Em seguida selecione a opção de busca da nova escola nos
mesmos moldes da função “alterar INEP”. (ver página x)
2ª opção - Clique no ícone do lápis de alteração de INEP e siga os procedimentos já apresentados na função “alterar INEP” (ver página 36).
Alteração de INEX para ESI
Para alterar a situação de um aluno que está em INEX para ESI, existem duas opções:
1ª opção - Abra a lista de opções em “situações de aluno” pela seta, conforme figura. Selecione a opção “ESI”. Aparecerá a tela para que se faça o registro de frequência no momento
dessa alteração.
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Manual do Usuário
Capítulo I
2 - Beneficiários não localizados no município
Caso a situação do aluno seja alterada para “não localizado”, o sistema remeterá este beneficiário para a lista de não localizados do município de origem da família (município onde a
família se cadastrou no PBF).
Se houver uma solicitação de transferência pendente para um aluno que foi colocado em
“não localizado”, essa solicitação será aceita automaticamente.
2.1 - Registro de frequência:
Alunos nessa situação não podem ter frequência registrada, por essa razão os campos de
registro de frequência são omitidos.
2.2 - Alteração de INEP / Transferência:
- Beneficiários nessa situação podem ser transferidos para escolas ativas, ESI ou INEX.
- Essa atualização pode ser feita por qualquer operador habilitado a registrar frequência (*),
ou seja, o beneficiário não localizado fica disponível para atualização por operadores de
qualquer parte do Brasil.
(*) Os operadores habilitados a registrar frequência são: Operador Municipal Máster, Operador Municipal Auxiliar e Operadores Diretores de Escola.
2.3 - Alteração de Situação do Aluno:
O aluno na situação de “não localizado” pode ser transferido para as seguintes situações:
*
Aluno ativo;
*
ESI – Escolas ativas sem INEP na base do sistema (código 1);
*
INEX – Inexistência de serviços educacionais/concluiu o ensino médio (código 6).
2.4 - Alteração de não localizado para Aluno Ativo:
Para alterar a situação de aluno “não localizado” para “aluno ativo” basta inserir um INEP de
escola para esse aluno pela funcionalidade de alteração de INEP.
2.5 - Alteração de não localizado para ESI:
Para fazer a transferência de beneficiário “não localizado” para ESI, obrigatoriamente deve
ser registrada uma frequência.
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Manual do Usuário
Capítulo I
Selecione em “situação do aluno” o grupo ESI – Escola ativa sem INEP na base do sistema,
conforme figura abaixo.
Após esse procedimento aparecerá uma janela para o registro da frequência.
Caso seja baixa frequência, o operador não poderá registrar os motivos 3, 5 ou 6 (esses motivos são exclusivos da situação INEX).
A transferência só será efetivada após o registro da informação de frequência.
2.6 - Inexistência de serviços educacionais / atendimento educacional
Para transferir o aluno para inexistência de serviços educacionais/atendimento educacional,
deve ser selecionado um dos motivos 3, 5 ou 6. A frequência é atribuída automaticamente
como 0% para esse aluno no período.
Para efetivar a transferência de situação, o operador deve selecionar a “situação”, conforme a
figura abaixo e selecionar os motivos para cada mês.
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Manual do Usuário
Capítulo I
Note que a frequência já vem preenchida com o valor 0%, valor esse que não pode ser alterado.
3 - Beneficiários em ENI: Beneficiários pertencentes às escolas/INEP não identificadas.
Beneficiários em ENI são aqueles que entram para o acompanhamento da frequência escolar e, no cadastro único (fonte original dos dados), não consta a informação da escola onde estudam.
Ao entrar na base do sistema pelo conjunto ENI, os alunos terão que ter essa situação alterada no decorrer
do período pelos operadores.
- Os alunos encontrados em escolas ativas deverão ser transferidos para estas utilizando a função “alterar
INEP”
- Os alunos encontrados em escolas ativas mas que não possuem INEP na base do sistema deverão ser
transferidos para o conjunto ESI.
- Os beneficiários que não estiverem estudando por conta da inexistência de oferta de serviços educacionais deverão ser transferidos para o conjunto INEX.
- Os beneficiários que não forem encontrados deverão ser transferidos para o conjunto “não localizados”.
Importante: Caso o aluno não seja retirado da situação ENI, ao final do período de coleta, o sistema o
enviará para o conjunto “não localizados”. O conjunto ENI, portanto, será sempre ZERADO ao final de um
período de coleta.
3.1 - Registro de frequência:
O tipo de frequência registrada para alunos em ENI provoca a movimentação desses alunos
para os conjuntos adequados:
- Se for atribuída frequência integral para um aluno em ENI, o sistema movimentará esse
aluno para o conjunto ESI.
- Se for atribuída baixa frequência para um aluno em ENI e registrado motivo que não seja o
3, 5 ou 6, o sistema movimentará esse aluno também para o conjunto ESI.
- Se for atribuída baixa frequência para um aluno em ENI e registrado motivo 3, 5 ou 6, o
sistema movimentará esse aluno para o conjunto INEX.
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Manual do Usuário
Capítulo I
3.2 - Transferir de ENI para escola ativa:
Alunos na situação ENI podem ser transferidos para escolas ativas de qualquer município, assim
como, podem ser transferidos para escola sem INEP na base do sistema (ESI) ou para o grupo INEX.
- Quando essa transferência for para escola ou conjunto do próprio município, a atualização ocorrerá de imediato.
- Quando essa transferência for para escola ou conjunto de outro município, a atualização somente
ocorrerá após o aceite do município referente.
3.3 - Alteração de Situação do Aluno:
O aluno nessa situação de ENI pode ser transferido para as seguintes situações:
*
Aluno ativo (código 3);
*
ESI – Escolas ativas sem INEP na base do sistema (código 1);
*
INEX – Inexistência de serviços educacionais/concluiu o ensino médio (código 6);
*
Beneficiários não localizados no município (código 2);
3.4 - Alterar de ENI para Aluno Ativo:
Para alterar a situação de ENI para aluno ativo, basta inserir um INEP de escola pela funcionalidade de “alteração de INEP”.
É importante lembrar que caso seja selecionado o INEP de uma escola em outro município
será realizada uma solicitação de transferência e a situação desse aluno só será alterada após
o aceite do município de destino.
3.5 - Alterar de ENI para ESI:
Para fazer a transferência de ENI para ESI, obrigatoriamente deve ser registrada uma fre
quência no momento dessa alteração.
Selecione em “situação do aluno” o grupo ESI – Escola ativa sem INEP na base do sistema,
conforme figura abaixo.
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Manual do Usuário
Capítulo I
Após esse procedimento aparecerá uma janela para registro da frequência.
Caso seja baixa frequência, o operador não poderá registrar os motivos 3, 5 ou 6.
A transferência só será efetivada após o registro da informação de frequência.
3.6 - Alterar de ENI para INEX:
Para transferir o aluno para INEX - inexistência de serviços educacionais/atendimento educacional, deve ser selecionado um dos motivos 3, 5 ou 6. A frequência é atribuída automaticamente como 0% (zero por cento) para esse aluno no período.
Para efetivar a transferência de situação, o operador deve selecionar a situação, conforme a
figura abaixo e selecionar os motivos para cada mês.
Note que a frequência já vem preenchida com o valor 0%, valor esse que não pode ser alterado
- 48 -
Manual do Usuário
Capítulo I
3.7 - Alterar de ENI para Beneficiários não localizados no município
Para alterar a situação do beneficiário de ENI para “não localizado”, selecione em “situação do
aluno” pela seta, a opção “não localizado”. Em seguida aparecerá uma mensagem de confirmação, conforme tela abaixo.
Caso a situação do aluno seja alterada para “não localizado”, o sistema remeterá este beneficiário para a lista de não localizados do município de origem da família (município onde a
família se cadastrou no PBF).
Se houver solicitação de transferência pendente para um aluno que foi colocado em “não
localizado”, essa solicitação será aceita automaticamente.
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Manual do Usuário
Capítulo I
Considerações Finais Sobre o Registro da Frequência por Aluno Na Escola:
- Importante lembrar que o registro da frequência só é apropriado pelo sistema após o clique no
botão “enviar”.
- Alteração da série escolar e código INEP não significam informar a frequência escolar, o registro
da frequência escolar ocorre quando for registrado o percentual da baixa frequência e o motivo; é
possível também deixar em branco caso os alunos possuam frequência maior que 85% e 75% (BVJ).
Só então clique no botão “Enviar”.
NOTA: Caso necessite selecionar uma escola ou um aluno especifico, utilize o formulário de busca. Para
isso basta clicar em “Registrar Frequência por Aluno”, localizado no menu principal. Essa busca pode
ser realizada por:
- 50 -
Manual do Usuário
Capítulo I
- NIS do Aluno: Digite o NIS do aluno e clique no botão “Buscar”. Se o aluno for localizado na
base de dados, serão apresentados seus dados para cadastro da frequência escolar e demais possíveis modificações. Caso contrário, o sistema informará que não foi possível localizar o aluno pelo
parâmetro de busca digitado.
- Nome da Escola ou Código INEP da Escola: Digite o nome da escola ou o Código INEP e
clique no botão “Buscar”. Se a escola for localizada na base de dados, ela será apresentada. Clique
no nome da escola: os dados dos alunos serão apresentados para cadastro da frequência escolar e
demais possíveis modificações. Caso o sistema não encontre a escola digitada, será informado que
não foi possível localizar a escola pelo parâmetro de busca digitado.
- Alunos em Escola Não Identificada: Uma relação de todos os alunos pertencentes à escola
não identificada no município será apresentada para possíveis modificações em seus registros.
- Alunos Não Localizados no Município: Uma relação de todos os alunos não localizados no
município será apresentada para possíveis modificações em seus registros.
- Escolas Privadas: Relação de todas as escolas particulares do município.
- Escolas Municipais: Relação de todas as escolas municipais do município.
- Escolas Estaduais: Relação de todas as escolas estaduais do município.
- Escolas Federais: Relação de todas as escolas federais do município.
Alerta: Lembre-se sempre que são dois conjuntos de estudantes beneficiários em acompanhamento:
BFA – alunos de 6 a 15 anos, e BVJ – alunos de 16 e 17 anos.
TODOS OS PROCEDIMENTOS DE ATUALIZAÇÃO DAS INFORMAÇÕES ESCOLARES E DE REGISTRO DE FREQUÊNCIA PRECISAM SER FEITOS TAMBÉM PARA O CONJUNTO DO BVJ.
- 51 -
Manual do Usuário
Capítulo I
13. TRANSFERÊNCIAS
As transferências ocorrem em três tipos:
Tipo A - Transferência dentro do próprio município.
Tipo B - Transferência para fora do município.
Tipo C - “Solicitar transferência” de outro município para o seu município.
Tipo A:
Essa funcionalidade serve para mudar a criança de uma escola para outra dentro do seu município, de acordo com as orientações das telas abaixo:
No menu principal do sistema clique em “Registrar Frequência por Aluno” .
Na tela seguinte, escolha o programa desejado,
- 52 -
Manual do Usuário
Capítulo I
13. TRANSFERÊNCIAS
Na próxima tela, selecione a opção “buscar por” para localizar o aluno ou a escola desejada. (Utilizamos, como exemplo, o meio de busca “todas as escolas”).
Surgindo a tela abaixo, clique no “lápis” INEP.
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Manual do Usuário
Capítulo I
13. TRANSFERÊNCIAS
Realizada a instrução acima, será apresentada uma tela para que o operador escolha as opções de
busca para transferência do beneficiário dentro do seu município.
Escolhidas as opções, o sistema apresentará a escola de destino. Para finalizar clique em “alterar
INEP”.
Feito isso aparecerá a seguinte mensagem.
Tipo B:
Essa funcionalidade serve para transferir um beneficiário de um município para outro.
No menu principal do sistema, clique em “Registrar Frequência por Aluno” .
Na tela seguinte, escolha o programa desejado: “Bolsa Família” ou “Bolsa Variável Jovem”.
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Manual do Usuário
Capítulo I
13. TRANSFERÊNCIAS
Na tela seguinte, selecione a opção “buscar por” para localizar o aluno ou a escola desejada. (Utilizamos, como exemplo, o meio de busca “todas as escolas”).
Surgindo a tela abaixo clique no “lápis” INEP.
Realizada a instrução acima, será apresentada uma tela para que o operador escolha as opções de
busca para transferência do beneficiário dentro do seu município.
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Manual do Usuário
Capítulo I
13. TRANSFERÊNCIAS
Dica: Se o operador não souber o INEP ou o nome da escola de destino do beneficiário, poderá ser
utilizada a busca por “localização”, conforme figura acima.
Escolhidas as opções, o sistema apresentará a escola de destino. Para finalizar, clique em “alterar
INEP”.
Feito isso aparecerá a seguinte mensagem.
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Manual do Usuário
Capítulo I
13. TRANSFERÊNCIAS
Atenção: Na situação “B”, a transferência solicitada só será efetivada se o município de destino do
beneficiário aceitá-la. No caso de recusa da transferência, o beneficiário irá, automaticamente, para
o grupo “Não localizado” do município de origem do cadastro da família.
O operador poderá visualizar as situações das transferências, enviadas ou recebidas, no item “Filtrar
solicitações”, conforme figura abaixo:
Caso o aluno esteja na situação ESI (Escola ativa sem código INEP no sistema), a marcação de
frequência ocorre do seguinte modo:
- Se a frequência for integral basta clicar duas vezes no campo referente ao percentual de “frequência” do aluno. Feito isto aparecerá 99 % .
- Se for baixa frequência, coloque o cursor na caixa de frequência, faça apenas um clique e, em
seguida, digite o percentual. Isso abrirá a tabela de “Motivos de baixa frequência”, para que o operador indique o código adequado . Observe que, nessa situação, não aparecerão na tabela os
motivos 3, 5 e 6, que correspondem ao conjunto INEX .
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Manual do Usuário
Capítulo I
13. TRANSFERÊNCIAS
Em seguida, clique em “Alterar Motivo”.
Se o beneficiário não conta com oferta de serviços educacionais ou concluiu o ensino médio ele
está no conjunto INEX. A frequência já vem lançada como 0% (zero por cento), cabendo ao operador selecionar os motivos seguindo as orientações das duas telas seguintes:
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Manual do Usuário
Capítulo I
13. TRANSFERÊNCIAS
Em caso de escola ATIVA, basta selecionar a escola desejada e clicar “Aceitar”.
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Manual do Usuário
Capítulo I
13. TRANSFERÊNCIAS
Tipo C:
Essa funcionalidade serve para solicitar a transferência de um aluno de outro município para o
seu município, de acordo com as orientações das telas abaixo:
No menu principal, clique na funcionalidade “Solicitação de Transferência”.
Nas telas seguintes, marque os campos solicitados. Estes campos devem ser preenchidos com os
dados do aluno que será transferido para o seu município.
Dica: Caso tenha alguma dúvida quanto à origem deste aluno, procure em “registrar frequencia
por aluno” na busca “NIS do aluno”, onde estão os dados necessários.
Se o aluno está em uma Escola “ATIVA” em outro município: selecione a escola de destino e o botão
“solicitar transferência”. Quando a transferência do aluno for aceita pelo município de origem, o
aluno entrará na escola ativa escolhida.
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Manual do Usuário
Capítulo I
13. TRANSFERÊNCIAS
Aluno em situação de ESI - Selecione em “situação do aluno” o grupo ESI – Escolas ativas sem INEP na base
do sistema, conforme figura abaixo:
Feito isso, registre a frequência do aluno e insira o motivo correspondente.
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Manual do Usuário
Capítulo I
13. TRANSFERÊNCIAS
Aluno em situação INEX - Selecione em “situação do aluno” o grupo INEX.
O aluno em situação INEX recebe automaticamente 0% (zero por cento) de frequência,
devendo o operador escolher o motivo correspondente (3, 5 ou 6), conforme figura abaixo:
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Manual do Usuário
Capítulo I
13. TRANSFERÊNCIAS
Realizados os procedimentos citados, o sistema fornecerá a crítica abaixo; clique em OK para
finalizar a transferência.
Atenção:
Na situação “C”, só será acatada a transferência se o operador de origem aceitar, lembrando
que o operador de origem poderá visualizar no “Filtrar Solicitações” a situação da transferência,
como mostra tela abaixo:
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Manual do Usuário
Capítulo I
14. RELATÓRIO GERENCIAL
A emissão de relatório gerencial está disponível na opção “Relatório Gerencial”, localizado no Menu
Principal do Sistema. Esse relatório serve para o operador visualizar as informações lançadas no sistema
durante o período de coleta da frequência.
- As seguintes opções serão apresentadas:
- Clique na opção “Criar Relatório”.
- Escolha o tipo do formulário – BFA ou BVJ.
- Após selecionar o tipo de formulário, escolha o tipo do relatório desejado.
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Manual do Usuário
Capítulo I
1 - Aluno
- Após selecionar a opção “Aluno”, aparecerá uma tela com os dados do município. O operador só
terá acesso às informações do seu município.
- Aparecerão os dados do município, devendo o operador escolher o ano e período desejados na
pesquisa.
- Clique em “Gerar relatórios”.
- Os relatórios serão processados por uma fila de geração de arquivo, sendo apresentada a seguinte mensagem:
- Clique no botão “Fechar”.
- 65 -
Manual do Usuário
Capítulo I
- Para visualizar o relatório solicitado na fila de geração de arquivo, basta clicar sobre a opção “Fila de
arquivos pendentes para download”;
- Para facilitar a visualização, a sua solicitação aparecerá em negrito.
As possíveis situações da fila são:
a) Pendente (o arquivo está aguardando para ser gerado);
b) Em Processamento (o arquivo está sendo gerado).
- Ao término do processamento, você receberá um e-mail informando a disponibilidade de download do
arquivo.
- Além disso, o arquivo estará disponível na opção “Relatório Gerencial”.
- Para abrir o formulário, basta clicar sobre o arquivo disponível.
O relatório gerado segue o padrão a seguir:
- Esse relatório relaciona todas as escolas com total de alunos e as informações resumidas da frequência escolar que foi informada ou que ficou sem informação;
- O relatório identifica a escola, o seu respectivo “Código INEP” e a sua dependência administrativa,
assim como, o período solicitado.
- Para cada escola, é apresentada a quantidade e o percentual de frequência.
- 66 -
Manual do Usuário
Capítulo I
Observações:
- No relatório do programa BVJ será apresentada a quantidade e o percentual de frequência maior
ou igual a 75% (frequência integral), menor que 75% (baixa frequência), os sem informação e
o total de alunos da escola.
- No relatório do programa BFA será apresentada a quantidade e o percentual de frequência maior
ou igual a 85% (frequência integral), menor que 85% (baixa frequência), os sem informação e
o total de alunos da escola.
- No final do relatório há informações dos Alunos Não Localizados e pertencentes à Escola/INEP
não identificados.
- A linha Total de Alunos Ativos no Município refere-se à quantidade total de alunos em escolas
ativas do município, ou seja, descontada a quantidade de Beneficiários Não Localizados e pertencentes à Escola/INEP não identificados.
- A última linha refere-se à quantidade total de beneficiados pelo Programa Bolsa Família no município.
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Manual do Usuário
Capítulo I
2 - Escola
A opção “Escola” tem a finalidade de verificar se a escola está ativa, em processo de homologação,
paralisada ou extinta.
Selecione o tipo de relatório:
Escolas por situação: Basta clicar no botão “Gerar Relatório”. Sua solicitação será encaminhada para a fila de geração de arquivos, conforme descrito anteriormente.
Atenção: Esse relatório contém apenas os totais das escolas no município em cada situação: Ativa, Em Homologação, Extinta ou Paralisada.
Dados de escola: Nessa opção aparecerá uma tela com todas as situações possíveis da escola.
Escolha a situação da escola a ser gerada. O relatório será gerado somente com as escolas que se
encontram na situação escolhida.
- Para selecionar a situação da escola dê um clique duplo sobre a escolhida ou marque a opção e
clique no botão
- Depois de selecionadas as opções, clique no botão “Gerar Relatório”.
- 68 -
Manual do Usuário
Capítulo I
- Sua solicitação será encaminhada para a fila de geração de arquivos, conforme descrito anteriormente.
- Esse relatório apresenta os dados de todas as escolas na(s) situação(ões) selecionada(s), relacionando assim o nome da escola, o numero INEP, o tipo da escola, a sua situação, se possui um diretor
de escola cadastrado no sistema e a quantidade de alunos beneficiados pelo Programa na escola.
C - Escolas sem informação de frequência;
- Selecione o ano e o mês e clique no botão “Gerar Relatório”.
Esse relatório apresenta apenas os totalizadores de escolas sem informação no município, classificando-as pela dependência administrativa.
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Manual do Usuário
Capítulo I
3 - Usuário
A opção usuário serve para pesquisar quantos operadores foram cadastrados no município.
Nota: Essa função será utilizada somente pelo Operador Municipal Máster e coordenador estadual.
- O tipo de relatório já estará fixado, como “usuários por perfil”. Selecione o “status do usuário” desejado
para pesquisa e clique em “gerar relatório”.
- Atenção: O total indicado refere-se ao total de usuários cadastrados no sistema.
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Manual do Usuário
Capítulo I
15. RELATÓRIO POR MOTIVO DE BAIXA
FREQUÊNCIA
A emissão do relatório está disponível na opção “Relatório por Motivo de Baixa Frequência” localizado no Menu Principal do Sistema. Esse relatório busca passar uma melhor visualização dos motivos
apresentados pela baixa frequência de cada município.
- Após acessar a função “Relatório por motivo de baixa frequência”, escolha o tipo de relatório – analítico
ou sintético.
• Analítico – Esse relatório listará os motivos de baixa frequência por aluno.
Importante: O manuseio desse relatório será de uso exclusivo do Operador Municipal Máster e do coordenador estadual, não podendo ser divulgado por se tratar de proteção à criança, conforme Estatuto da
Criança e do Adolescente.
- Ao selecionar a opção “Analítico”, aparece o seguinte formulário:
- Nota:
•Dep. Administrativa: Local onde se seleciona o tipo de escola (Federal, Estadual, Municipal, Particular ou Não Identificada).
•Escolas: São listadas as escolas informadas no Dep.Administrativa.
•Motivos: Qual motivo deseja ver: todos ou específico.
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Manual do Usuário
Capítulo I
15. RELATÓRIO POR MOTIVO DE BAIXA
FREQUÊNCIA
- Clique em “Gerar Relatórios”. O relatório é gerado da seguinte forma:
• Sintético – Esse relatório listará os motivos de baixa frequência do município ou Estado.
- No formulário sintético não há o campo de seleção de escola.
- Preencha o formulário com as informações desejadas e clique em “Gerar Relatórios”.
Veja um exemplo de relatório gerado:
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Manual do Usuário
Capítulo I
16. GRANDES PREFEITURAS
- Prefeituras que possuem sistemas automatizados para controle de frequência escolar, podem enviar as
frequências dos alunos beneficiados pelo Programa Bolsa Família por meio de upload de arquivo. Para
isso é necessário:
1 - Baixar Manual de Layout de Arquivo: Esse manual contém todas as explicações relacionadas à construção do arquivo de frequência do município com perfil Grandes Prefeituras. Para
baixá-lo basta clicar na opção “Manual de Layout e Grandes Prefeituras”, disponível no Menu
Principal. É indispensável a leitura desse arquivo.
2- Cadastrar como Grandes Prefeituras: Caso seja do interesse do município o cadastro com
o perfil “Grandes Prefeituras”, o Operador Municipal Máster deverá solicitá-lo à SECAD/MEC através
do e-mail [email protected]
3 - Baixar Arquivo da Prefeitura: É necessário baixar esse arquivo a fim de processá-lo com as
informações do município. O arquivo está disponível na opção “Arquivo para Grandes Prefeituras”, localizado no Menu Principal. Ao aparecer a mensagem “Deseja baixar o arquivo para grandes
prefeituras?”, basta clicar no botão “OK” para confirmar o download.
4 - Enviar arquivo: Clique na opção “Envio de Arquivos de Grandes Prefeituras”, localizado
no Menu Principal do sistema. A janela de upload será aberta.
Atenção: As Grandes Prefeituras deverão enviar seus arquivos de frequência compactados
apenas em formato ZIP. Para compactá-los utilize o programa 7-ZIP disponível no sistema
conforme descrito na pág.4 deste manual, ou através do link disponível no sistema.
- 73 -
Manual do Usuário
Capítulo I
a) Clique no botão “Procurar (1)” para selecionar o arquivo para upload;
b) Clique no botão “Enviar (2)” para enviar o arquivo.
5 - Download de Arquivo Enviado: Para fazer o download do arquivo enviado clique na marcação “(3)”;
6 - Visualizar Informações: Refere-se ao arquivo com dados de inclusão e exclusão de alunos
beneficiados pelo Programa Bolsa Família. Para visualizar clique no botão “Visualizar Processamento (4)”.
- 74 -
Manual do Usuário
Capítulo I
- Será exibida a seguinte tela:
- Para fazer o download do arquivo enviado clique em “Arquivo Enviado (5)”;
- Para fazer o download do arquivo de críticas clique em “Arquivo de Críticas (6)”;
- Informações do Arquivo: Nome do Usuário, Município, Data de Recebimento, Arquivo Enviado, Tamanho do Arquivo e Situação;
- Resumo da Importação: Data de Início, Data de Fim, Total de Registros Enviados e Total de
Registros Importados;
- Resumo do processamento: Situação data de início e data do fim, Arquivo de Crítica e Tamanho;
- Descrição: Total de Alunos Alterados, Total de Frequência de Alunos Incluídos, Total de Frequên
cia de Alunos Alterados, Total de Frequência de Alunos Rejeitados, Total de Alunos Processados e
Total de Alunos Rejeitados por Crítica.
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Manual do Usuário
Capítulo I
- Para compactar o arquivo em extensão .ZIP, siga os passos:
1 - Abra o programa 7zip;
2- Clique em “Adicionar” e selecione o arquivo a ser zipado.
- 76 -
Manual do Usuário
Capítulo I
3 - Em Formato de arquivo (1), selecione “Zip” .
4 - Clique em “OK” (2).
- 77 -
Manual do Usuário
Capítulo I
17. ARQUIVO BENEFICIÁRIOS NÃO
LOCALIZADOS NO MUNICÍPIO
Essa função permite ao operador visualizar todos os beneficiários não localizados no município.
Clique no item “arquivo de aluno não localizado no município”, no MENU do sistema.
Para baixar o arquivo, clique em “OK”.
- 78 -
Manual do Usuário
Capítulo I
Para uma melhor visualização do arquivo gerado, disponibilizamos abaixo um tutorial para organização dos
dados.
1º passo – Salve o arquivo baixado no seu computador.
2º passo – Abra o editor de planilhas do seu computador. Clique em “arquivo” e depois em “abrir”. Localize o
arquivo salvo e dê um clique duplo sobre ele.
Observação:
Se o sistema operacional do seu computador for o Windows, o programa será o Microsoft Excel.
Caso o sistema operacional do seu computador seja o Linux, o programa será o Broffice planilhas eletrônicas.
3º passo - Feito isso, será aberto um assistente de importação de texto. Nessa tela, marque a opção “delimitado”
e clique em “avançar”.
- 79 -
Manual do Usuário
Capítulo I
4º passo - Na próxima tela, marque as opções “tabulação” e “ponto e vírgula”. Clique em “avançar”.
5º passo – Na tela seguinte, marque a opção “geral” e clique em “concluir”.
O arquivo foi organizado em colunas, sendo que:
- A primeira coluna sinaliza o ano corrente.
- A segunda coluna corresponde ao NIS do beneficiário.
- A terceira coluna traz o nome do beneficiário.
- A quarta coluna traz o nome do responsável pelo beneficiário.
- A quinta coluna corresponde à data de nascimento do beneficiário.
- A sexta coluna está em branco, sendo desconsiderada.
- A sétima coluna é o código IBGE do município.
- A oitava coluna corresponde à série escolar do beneficiário.
- A nona coluna corresponde ao código fixo dos “não localizados”.
- A décima coluna corresponde ao código identificador dos programas BFA e BVJ. O código “1”
refere-se aos beneficiários do programa “Bolsa Família - BFA.” O código “2” refere-se aos beneficiários do Benefício Variável Jovem - BVJ.
- 80 -
Manual do Usuário
Aos Operadores e Usuários do Sistema Presença
“Se continuar com dúvida, contate:
(61) 2022-9171 / 9096 / 9087 / 9070 /
9090 / 9282 / 9305
ou [email protected].
Até breve!“
Ministério
da Educação

Manual do Usuário - Sistema Presença

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