Inventário Físico - O Seu Portal de RH

MANUAL DE PROCEDIMENTOS
Data Elaboração:
07/02/2013
Código:
PLO-01
Área Responsável:
Custos
Revisão:
10/08/2016 – R02
Elaborado por:
Valdice Pinto
Supervisora de Custos
Revisado por:
Gabriele G. Heilig
Coord. de Auditoria Interna
Aprovado por:
Alejandro Araya
Diretor de Administrativo
e Financeiro
PROCEDIMENTO DE INVENTÁRIO FÍSICO
1. INTRODUÇÃO
O “Procedimento de Inventário Físico” tem por objetivo estabelecer as normas para realização do
Inventário Físico utilizado para conferir as quantidades registradas contabilmente e validar os
resultados de maneira a atender as exigências de ordem Contábil e Fiscal.
2. CAMPO DE APLICAÇÃO
Este procedimento é aplicável aos inventários realizados nas unidades da CMPC Melhoramentos
3. DIRETRIZES

As matérias-primas, produtos semi-acabados e produtos acabados, devem ser inventariados
no mínimo duas vezes ao ano, com alcance de 100% do estoque.

Peças de manutenção e de reposição devem ser inventariados no mínimo 1 (uma) vez ao
ano, com alcance mínimo de 80% do estoque.

Conforme regras determinadas acima, deve-se estabelecer o cronograma de inventário anual,
estabelecendo os inventários físicos gerais e cíclicos.

O inventário geral contempla 100% das matérias primas, produto semiacabados e produtos
acabados e 80% das peças de manutenção e reposição e deve ser executada no mínimo 1
(uma) vez ao ano, na data a ser definida pelo Departamento de Controladoria – Custos com
consentimento dos Gerentes Industriais, Coordenadores de Armazém e Gerente Logístico.

O inventário geral deve ser acompanhado por uma auditoria externa, contratada pela
Melhoramentos CMCP Ltda.

As datas de contagem do inventario geral devem ser definidas através de reuniões de
consenso entre o Departamento de Controladoria – Custos e a Gestão das Fábricas e
Armazéns.

O Gerente de Controladoria deve nomear um colaborador do Departamento de Controladoria
como Coordenador Geral do inventário físico, e o Gerente de Logística deve nomear um
colaborador do Departamento de Logistica como Coordenador Geral do inventario físico
cíclico.

No inicio de cada ano, o responsável de cada unidade deve preencher o Check List de
Conferência – Dados Gerais, a fim de definir depósitos e itens a serem inventariados, datas
de corte e de contagem, entre outros.
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4. DOCUMENTOS DE REFERÊNCIA

Check List de Conferência – Dados Gerais – vide Anexo I

Check List de Conferência – Equipe – vide Anexo II

Check List de Conferência – Documentação – vide Anexo III

Check List de Conferência – Preparação Física – vide Anexo IV
5. PROCEDIMENTOS
5.1. Equipe
O organograma do inventario será composto de Coordenador Geral, Supervisor, Fiscal, Contador,
Digitador e Equipe de Apoio.
O Coordenador Geral deve selecionar uma equipe mista para realizar o inventario, um Auxiliar de
Almoxarifado ou Conferente e um funcionário administrativo (Departamento de Controladoria, e se
necessário, envolve funcionários de outros departamentos).
Já nos inventários cíclicos, a equipe deve ser composta somente de funcionários do Departamento de
Logistica e Fabricas / Armazéns, uma vez que o Departamento de Controladoria não é envolvido na
contagem.
Além disso, o responsável por cada unidade deve verificar continuamente se as providencias
relacionadas no Check List de Conferencia – Equipe, estão sendo cumpridas de maneira a não
prejudicar a data de realização do inventário físico.
5.2. Preparação Física
A segregação dos depósitos e dos itens deve ser clara, de maneira que itens da mesma categoria no
mesmo depósito sejam agrupados, quando possível.
Os itens que não fazem parte do estoque da Melhoramentos CMPC Ltda. (Terceiros, Protótipos,
Garantia, Amostras, etc.) devem ser segregados e identificados, pois não são inventariados.
O responsável por cada unidade deve verificar continuamente se as providencias relacionadas no
Check List de Conferência – Preparação Física, estão sendo cumpridas de maneira a assegurar a
execução das tarefas nas datas previstas, não prejudicando a data de realização do Inventário Físico.
Em seguida, o responsável da área deverá etiquetar os itens ou relacionar os materiais a serem
inventariados.
Observações:

Todos os itens deverão estar etiquetados impreterivelmente um dia antes do inicio da
contagem. A utilização de listas só será autorizada para inventários parciais do estoque e
com previa aprovação do Coordenador Geral.

Todos os materiais recebidos antes da data do inventário devem estar registrado no sistema
SAP.
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
Produtos faturados e não expedidos deverão estar identificados de maneira clara,
acompanhados de nota fiscal e farão parte da contagem. Iremos contar 100% do depósito.

Itens não conforme (prazo de validade vencido, danificados, entre outros) deverão ser
tratados em um depósito específico. Serão inventariados e as baixas serão efetuadas
conforme a política estabelecida.

No dia do inventario, esta proibida qualquer movimentação de estoque e produção.
5.3. Documentação
Após o momento de corte, estão proibidos quaisquer lançamentos com datas retroativas sem a prévia
análise e aprovação dos seus efeitos pelo Coordenador Geral / Supervisor do inventário físico.
O responsável por cada unidade deverá verificar continuamente se as providências relacionadas no
Check List de Conferencia – Documentação, estão sendo cumpridas de maneira a não prejudicar a
data de realização do inventário físico.
5.4. Contagem
Todos os envolvidos no processo de contagem do estoque físico deverão seguir as seguintes regras:

As duplas deverão ser divididas por seções, sendo esta maneira pela qual as contagens
serão realizadas, onde cada dupla fica responsável pela contagem de uma seção ou
categoria.

Os itens deverão ser contados um a um, e para os volumes que se encontram em
embalagens fechadas, lacradas por fitas, cintas de aço, plásticos ou outros métodos que
garantam a inviolabilidade e apresentem externamente de forma clara e concisa a
identificação do produto e as quantidades de seu conteúdo, poderão ser aceitas a quantidade
indicada na embalagem.

Os itens serão inventariados através de duas contagens realizadas por equipes distintas. Fica
proibida qualquer anotação no local de estoques que registre a quantidade inventariada por
uma das equipes.

A segunda contagem será continuamente confrontada com a primeira e em caso de
divergência, que será confirmada através de conferência das etiquetas pelo Supervisor, será
realizada uma terceira contagem, valendo esta. Fica estabelecida a tolerância de 2% entre a
primeira e a segunda contagem, para os itens com unidade de peso e para aqueles
inventariados através de balanças contadoras, nestes casos, adotarem a maior contagem.
Para os demais casos a tolerância de contagem é 0%.

Para itens que se encontram na linha de produção em fase intermediaria de processo, cujo
código conste da estrutura do produto, poderá ser inventariado nesta condição. O campo de
localização na etiqueta deverá ser preenchido com o Process Code (célula de produção).

Serão emitidas etiquetas de inventário, que deverão ser preenchidas conforme instrução
fornecida pelo Supervisor, as quais serão fixadas aos itens antes do inicio das contagens. As
etiquetas de inventário serão emitidas, para todos os itens com saldo em estoque, e a
localização de acordo com o cadastro dos itens no sistema. Existirão etiquetas em branco
para itens não registrados no saldo do estoque que deverão ser preenchidas manualmente, a
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caneta e sem rasuras. Em caso de erro no apontamento, deverá ser solicitado o visto do
Fiscal no apontamento dos dados corretos.

As fichas de identificação dos itens inventariados, não deverão ser retiradas dos itens até a
conclusão do inventário.
5.5. Digitação
O Digitador deverá estar localizado junto ao Supervisor, para que a digitação possa ser efetuada
imediatamente após o recebimento das etiquetas. Após a digitação, as etiquetas deverão ser
devolvidas ao Supervisor.
5.6. Apuração da Contagem
O Digitador deverá digitar as contagens na Planilha de Apuração. Em seguida, deve emitir o Relatório
de Divergências Constatadas e encaminhar aos responsáveis.
O resultado das contagens realizadas deve ser devidamente documentado e arquivado, para
posteriores análises de diferenças.
Os Gerentes de Logística, Armazém e Industrial devem esclarecer as causas das variações do
inventário físico logo após a apuração e encaminhar o Relatório das Divergências Constatadas, com
análise das causas.
5.7. Ajustes de Inventário no sistema SAP
Para efetuar os ajustes de estoque resultantes dos inventários, ficam definidos os níveis de
responsabilidade (hierarquia) conforme descrito abaixo:
 Após aprovação, os departamentos responsáveis pelo inventário terão que criar documento
de inventário no sistema SAP, para envio à Controladoria para conferencia e efetivação dos
ajustes.
 O Departamento de Controladoria é o responsável pela analise e contabilização dos ajustes
de inventário.
Os departamentos responsáveis pelas diferenças devem elaborar plano de ação para que evitem
erros futuros da mesma natureza, e apresentar esses planos ao Diretor Financeiro após finalização
das analises (com limite de um mês após o inventário).
Ao final do inventário e devidos ajustes, deve ser realizado um “book” de inventário, contendo os
resultados das contagens e diferenças analisadas e justificadas, este relatório deve ser assinado pelo
Gerente Geral da Melhoramentos CMPC Ltda. Se as divergências informadas superarem 1% (em
US$) do total do estoque da empresa (sobre um mínimo de MUS$50), o relatório deverá ser assinado
adicionalmente pelo Gerente Geral da CMPC Tissue S.A.
5.8. Processamento do Inventário no Sistema SAP
O processo de inventário no sistema SAP é composto de três fases:
1. Criação dos documentos de inventário;
2. Registro da Contagem; e
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3. Contabilização da diferença de inventário.
Na primeira fase criam-se os documentos de inventário. Uma vez selecionado o estoque que se
incluirá na contagem e criado os documentos para inventário, imprime-se os documentos para iniciar
o processo de contagem.
Na segunda fase, são registrados os resultados da contagem no sistema SAP. A seguir, o sistema
calcula as diferenças de inventário. Se algum resultado parecer ser duvidoso, é possível executar
uma nova contagem das unidades de estoque, para o qual será necessário gerar novos documentos
de inventário.
Na terceira fase, as diferenças de inventário são contabilizadas. As quantidades e os valores do
estoque são atualizados e ajustados.
As principais transações do sistema SAP utilizadas são:

MI31: Criar Documento de Inventário

MI21: Imprimir Folhas de Contagem Física

MI02: Modificar Documento de Inventário

MI03: Visualizar Documento de Inventário

MI04: Entrar Contagem de Inventário

MI05: Midificar Contagem

MI20: Lista das Diferenças Inventário

MI11: Entrar Nova Contagem

MI07: Contabilizar Diferenças
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5.8.1.
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Criação do Documento de Inventário
Com a transação MI31 do sistema SAP cria-se o documento de inventário, definindo:

Materiais a inventariar

Ficha de Contagem

Numero do inventário
É possivel definir os materiais por tipo ou grupo. Na seção “controle” seleciona a opção “Criar batch
input”, que é mais adequada para a carga massiva de dados. É importante selecionar a opção “Só
materiais sem estoque zero”. Posteriormente, é necessário gerar outro documento marcando
“Somente Somente materiais com estoque zero”, para verificar os estoques nulos.
Deve-se selecionar a opção “Definir bloqueio de reg.”, o qual permite bloquear todos os movimentos
de mercadorias ara os materiais selecionados. Quando se registra os resultados das contagens o
desbloqueio é realizado automaticamente.
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Ao tentar realizar um movimento de mercadoria quando o material estiver bloqueado para contagem,
o sistema emite a mensagem abaixo.
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Abaixo está o documento de inventário:
5.8.2.
Impressão do Documento de Inventário
Com a transação MI21, é possível imprimir o documento de inventário, prévia visualização.
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Acima se visualiza o relatório de inventário, este relatório pode ser utilizado para contagem, se
desejar um maior detalhe, é permitido realizar uma planilha externa ao SAP que considere todos os
materiais a inventariar.
5.8.3.
Modificar Documento de Inventário
Com a transação MI02 é possível modificar o documento de inventário.
Selecionando o botão
é possível modificar a data de contagem, entre outros dados.
Posteriormente, deve-se bloquear o sistema para que não realizem movimentos de entrada e saída
de mercadoria, selecionando o campo “Bloqueio registro”
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Selecionando
é possível modificar o tipo de estoque e marcar a permição de unidades de
medidas alternativas, após isso, os sistema irá gerar a seguinte mensagem:
.
5.8.4.
Registro da Contagem com Referência a Documento
Executar a transação MI04 e inserir o documento de inventário. Opcionalmente a porcentagem de
desvio, se desejar que o sistema emita um alerta quando detectar uma diferença entra a quantidade
registrada e o estoque do sistema.
Registra a contagem de cada posição. Para o caso de materiais com contagem zero, deve-se
selecionar a coluna “RC (contagem zero)”. É marcado um a um o bem, e pressiona-se o ícone
.
O
sistema
emitirá
uma
mensagem
indicando
que
.
a
contagem
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foi
registrada:
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5.8.5.
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Relatório de Diferenças de Inventário
Para listar as diferenças de inventário, executar a transação MI20. Deve-se inserir o número do
inventário para listar todos os documentos que compõem o inventário. É possível inserir somente o
número do documento para visualizar a contagem individual de um item.
Após listar as diferenças de inventário, é gerado o relatório abaixo, onde é possível contabilizar as
diferenças, modificar a contagem ou registrar a contagem.
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5.8.6.
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Entrar nova contagem
É possível efetuar uma nova contagem física, seja por posição (código do material) ou por documento
de inventário. Para o primeiro caso, marca-se as posições desejadas no campo correspondente e
proceda como se mostra na imagem abaixo.
Se desejar uma nova contagem no nível de documento, executa a transação MI11 e insira:

Marcar Bloq. Registros

Número de inventário

Valor Limiar
O valor limiar selecionará as posições que possuem valor de diferença superior ou igual a este, de
modo que sejam tratadas.
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A posição pode ser modificada:
Selecionando
abaixo.
Grave
o sistema irá gerar o resumo das posições a serem tratadas, conforme imagem
selecionando
e
o
sistema
irá
gerar
o
número
de
documento:
.
No caso de existir mais de um documento de inventário contemplado na nova contagem, o sistema
emitirá novamente a tela para inserir o número do documento, e assim repete-se o processo anterior.
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Após inserir a contagem da nova contagem, será obtido o relatório atualizado das diferenças.
5.8.7.
Modificar Contagem
Para modificar ou corrigir uma contagem já realizada, a nível de posição, seleciona a alternativa
“Modificar contagem”, a nível de documento, executa a transação MI05, insere o número do
documento, o ano, e seleciona o desvio percentual, se desejar que o sistema emita um alerta.
O sistema oferece a opção de modificar cada contagem realizada em relação ao documento ou
posições selecionadas.
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5.8.8.
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Contabilização das Diferenças
Executa a transação MI07. Ao inserir as diferenças, o sistema migra para a tela abaixo, onde se deve
registrar a data da postagem.
Deve-se inserir o motivo das diferenças, conforme a tabela de códigos disponíveis no sistema.
O sistema emitirá o número do documento.
6. RESPONSABILIDADES E ALÇADAS
6.1. Auditoria Externa
Validar o inventario (aplicável somente 1 (uma) vez ao ano, no inventario geral).
6.2. Controladoria
Enviar informativo com o cronograma e datas do inventário aos participantes do processo.
Além disso, deve planejar, acompanhar e aprovar a preparação do inventario. Orientar as equipes na
correta execução dos itens deste procedimento e encontrar soluções para os problemas que lhes
forem apresentados no decorrer do processo.
Efetuar o corte de entradas, transferências e saídas de materiais, providenciando os respectivos
comprovantes. Treinar e orientar os contadores e fiscais, remanejar pessoal de acordo com o
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andamento dos trabalhos, identificar e providenciar as recontagens quando necessário e realizar a
distribuição das fichas para contagem, relacionando os nomes dos recebedores e sequencia
numérica entregues a cada um.
Verificar se todos os itens foram previamente etiquetados, fiscalizar as equipes de contagem,
impedindo que as duas contagens de um mesmo item sejam efetuadas pela mesma equipe e
acompanhar e validaras terceiras contagens.
6.3. Contador / Apontador
Realizar a contagem física e notificar a quantidade contada.
6.4. Digitador
Deve estar localizado junto ao Supervisor para realizar a digitação das etiquetas imediatamente após
recebimento.
6.5. Equipe de Apoio
É composta por almoxarifes, operadores de empilhadeira, chefia da produção e engenheiros. Terão
por atividade o assessoramento aos Fiscais e as equipes de contagem no sentido de identificação e
movimentação do material.
7. VIGÊNCIA
Esse procedimento passa a vigorar a partir da data de sua publicação ou da data de sua última
revisão. O mesmo deve ser revisado em até 02 anos ou caso haja alguma alteração no processo.
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8. ANEXOS
Anexo I – Check List de Conferência – Dados Gerais.
Empresa:
Data:
Planta:
Divisão:
Processo:
Responsável:
Descrição
Área/Responsável
Data Prevista
Data Realizada
Ass. do Responsável
1. Definir depósitos e itens
a serem inventariados.
2. Definir as datas de
contagem e corte
3. Avaliar a quantidade de
itens x recursos.
4. Divulgar as definições á
organização.
5. Definir os responsáveis
pelas providências.
6. Avaliar os resultados do
inventário.
7. Emitir o relatório de
inventário.
8. Definir a data de corte
para entrada de materiais
no estoque.
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Anexo II – Check List de Conferência – Equipe
Empresa:
Data:
Planta:
Divisão:
Processo:
Responsável:
Descrição
Área/Responsável Data Prevista
Data Realizada
Ass. do Responsável
1. Definir equipes de inventário
(Contagem e Preparação
Física).
2. Definir equipe de controle
(Supervisor, Mesário, Fiscais e
Digitadores).
3. Definir equipes de apoio
(Engenharia, CQ).
4. Aprovar as horas extras das
equipes (quando necessário).
5. Solicitar alimentação e
transporte para a equipe (se
necessário).
6. Treinar os mesários, fiscais e
digitadores.
7. Treinar os operadores das
balanças, contadores e
apontadores.
8. Definir o posicionamento das
equipes fixas.
9. Definir as áreas para cada
equipe de contagem (1º e 2º).
10. Elaborar e divulgar layout
da localização das equipes e
instruções detalhadas do
inventário por escrito.
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Anexo III – Check List de Conferência – Documentação
Empresa:
Data:
Planta:
Divisão:
Processo:
Responsável:
Descrição
Área/Responsável Data Prevista
Data Realizada
Ass. do Responsável
1. Definir a data de corte da
entrada de materiais.
2. Digitar todos os documentos
de entrada e solucionar os
boletins de ocorrências.
3. Separar os itens com nota
fiscal de saída com permanência
do material na empresa.
4. Encerrar todas as requisições
de materiais.
5. Reportar e digitar as baixas
de sucata e refugo.
6. Conferencia do encerramento
das transferências entre
depósitos.
7. Devolver aos fornecedores os
itens possíveis.
8. Providenciar copias das 3
ultimas notas fiscais de entrada
com as respectivas fichas de
recebimento (2 jogos).
9. Providenciar copias das 3
ultimas notas fiscais de saída (2
jogos).
10. Emitir relação de materiais
em transito para outros
estabelecimentos.
11. Emitir relação de materiais
importados em transito (fichas
de recebimento).
12. Emitir relação de materiais
em poder de terceiros.
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Anexo IV – Check List de Conferência – Preparação Física
Empresa:
Data:
Planta:
Divisão:
Processo:
Responsável:
Descrição
Área/Responsável Data Prevista
Data Realizada
Ass. do Responsável
1. Identificar com localização e
segregar todos os itens em todos
os depósitos.
2. Emitir as etiquetas de
inventário.
3. Colocar as etiquetas em todos
os itens a serem inventariados.
4. Segregar material recebido e
não digitado.
5. Segregar material faturado e
não expedido.
6. Instalar e testar as balanças
contadoras.
7. Segregar e identificar os
materiais que não serão
inventariados.
8. Definir, identificar, contar e
segregar os itens obsoletos.
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