larissa campos pinto - Secretariado Executivo Trilíngue
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larissa campos pinto - Secretariado Executivo Trilíngue
LARISSA CAMPOS PINTO DIAGNÓSTICO DO PLANEJAMENTO E DA REALIZAÇÃO DO IV SIMPÓSIO DE MEIO AMBIENTE, REALIZADO PELO CBCN, NA CIDADE DE VIÇOSA – MG. MONOGRAFIA Universidade Federal de Viçosa Viçosa - MG Brasil 2008 UNIVERSIDADE FEDERAL DE VIÇOSA CENTRO DE CIÊNCIAS HUMANAS, LETRAS E ARTES DEPARTAMENTO DE LETRAS CURSO DE SECRETARIADO EXECUTIVO TRILÍNGÜE Diagnóstico do Planejamento e da Realização de IV Simpósio de Meio Ambiente, realizado pelo CBCN, na cidade de Viçosa – MG. Monografia apresentada ao Departamento de Letras da Universidade Federal de Viçosa, como exigência da disciplina SEC 499 – Monografia – e como requisito para a conclusão do curso de Secretariado Executivo Trilíngüe, tendo como orientadora a professora Maria Carmen Aires Gomes. Larissa Campos Pinto Viçosa - MG Brasil 2008 A monografia intitulada Diagnóstico do Planejamento e da Realização do IV Simpósio de Meio Ambiente, realizado pelo CBCN, na cidade de Viçosa – MG. elaborada por Larissa Campos Pinto como exigência da Disciplina SEC 499 – Monografia – e como requisito para conclusão do curso de Secretariado Executivo Trilíngüe, foi aprovada por todos os membros da Banca Examinadora. Viçosa, 29 de maio de 2008. Prof.ª Maria Carmen Aires Gomes (DLA/UFV) Orientadora Prof.ª Rosália Beber de Souza (DLA/UFV) Examinadora Prof. Odemir Vieira Baêta (DLA/UFV) Examinador Nota______ iii “Eu sei que os sonhos são pra sempre (...) Eu vou ser mais do que eu sou Para cumprir as promessas que eu fiz Porque eu sei que é assim Que os meus sonhos dependem de mim Eu vou tentar sempre E acreditar que sou capaz De levantar uma vez mais Eu vou seguir sempre Saber que ao menos eu tentei E vou tentar mais uma vez (...)Eu vou correndo atrás Aprendi que nunca é demais Vale a pena insistir Minha guerra é encontrar minha paz.” Música “Eu vou Seguir”. Versão de Marina Elali e Dud Falcão iv Agradecimentos Primeiramente, agradeço a Deus, que me deu forças para prosseguir e conforto mesmo quando tudo parecia distante. Aos meus pais, Sebastião Francisco da Silva Pinto e Carla Vieira Campos Pinto, pelos ensinamentos, crença, confiança e incentivo. Aos meus irmãos, Laís e Werley pela alegria e confiança. A toda minha família, por acreditar no meu potencial. Ao Gilberto, pela constante presença ao meu lado, pelos momentos de felicidade proporcionados (inclusive nas épocas de maior angústia), pelo carinho, atenção e paciência em todas as horas. Á minha orientadora, Profa. Maria Carmen Aires Gomes, que me apoiou e me levantou quando tudo parecia perdido. Obrigada pela paciência e dedicação! Em especial, às professoras Ana Maria Ferreira Barcelos e Maria Cristina Pimentel Campos por terem participado como professoras, chefes, conselheiras e amigas durante toda minha graduação. A todos os que conviveram comigo no Curso de Extensão em Língua Inglesa – CELIN –, que me acolheu para estágio logo no 1° período do curso e me proporcionou grandes conhecimentos práticos da área Secretarial e ensinamentos para a vida. A todos que compartilharam comigo a experiência do estágio supervisionado no Centro Brasileiro para Conservação da Natureza e Desenvolvimento Sustentável -CBCN-, em especial à Tatiana minha conselheira e ao Diretor Administrativo Leonardo Paiva. Aos meus amigos, Ádini, Aline, Anita, Douglas, Lílian e Maria Amália, que estiveram sempre presentes nos momentos difíceis, quando eu mais precisava de apoio e atenção. Obrigada por todos os momentos sublimes que passamos juntos! A todos os meus outros amigos e colegas, de Juiz de Fora, Gadsden e outras cidades por onde passei, pois cada um deu sua contribuição de alegria e atenção. Às pessoas que não acreditaram em mim, fazendo o possível para que eu falhasse, me ensinando quão cruel podem ser as pessoas, e assim, fizeram-me lutar cada vez mais para alcançar meus objetivos. Obrigada a todos que participaram e participarão ainda desse meu caminho acadêmico! v SUMÁRIO INTRODUÇÃO..........................................................................................................................8 1 FUNDAMENTO TEÓRICO.................................................................................................11 1.1 Conceituação de Eventos................................................................................................11 1.2 Classificação de eventos.................................................................................................12 1.3 Tipologia de eventos e suas características ....................................................................14 1.4 Etapas para a realização de um evento ...........................................................................15 1.4.1. Pré-Evento..............................................................................................................15 1.4.2 Evento ......................................................................................................................20 1.4.3 Pós-Evento...............................................................................................................20 2 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS ..........................................................................22 2.1 Classificações da Pesquisa .............................................................................................22 2.2 Etapas da Pesquisa..........................................................................................................23 3. DESENVOLVIMENTO.......................................................................................................28 3.1 Descrição do IV Simpósio de Meio Ambiente...............................................................28 3.1.1 Classificação e tipificação do IV Simpósio de Meio Ambiente ...............................28 3.1.2 O Processo de Surgimento do Evento .....................................................................29 3.2 Aspectos observados no IV Simpósio de Meio Ambiente .............................................36 4 CONCLUSÃO.......................................................................................................................48 Limitações da pesquisa.........................................................................................................50 Contribuições........................................................................................................................50 5 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS ..................................................................................51 6 BIBLIOGRAFIA ...................................................................................................................53 7 APÊNDICES .........................................................................................................................54 Apêndice I – Modelo de Cronograma para organização anual de eventos (adaptado de MARTIN, 2003: 120) .........................................................................................55 Apêndice II – Pré-projeto para organização de eventos (adaptado de MARTIN, 2003: 130) .........................................................................................56 Apêndice III – Check-list para organização de eventos (adaptado de MARTIN, 2003: 122- 125) .................................................................................57 Apêndice IV – Questionário aplicado aos organizadores do IV Simpósio de Meio Ambiente e suas respostas.........................................................................................................................59 vi 8 ANEXOS ..............................................................................................................................70 Anexo I - Proposta do IV Simpósio de Meio Ambiente .......................................................71 Anexo II - Documento de apresentação de patrocínio ao IV Simpósio de Meio Ambiente .78 Anexo III - Cartaz .................................................................................................................83 Anexo IV - Folder .................................................................................................................84 Anexo V - Carta convite com ficha de inscrição...................................................................86 Anexo VI - Gráficos de Avaliação do evento........................................................................88 Lista de Quadros Quadro 1 – Quadro Sinóptico das Classificações de Eventos. .................................................13 Quadro 2 – Organograma funcional para eventos (MARTIN, 2003:81). ................................17 Quadro 3 – Organograma do IV Simpósio de Meio Ambiente...............................................24 Quadro 4 – Quadro Sinóptico das Classificações do IV Simpósio de Meio Ambiente. ..........29 Quadro 5 – Categorias e valores das taxas de inscrição do IV Simpósio de Meio Ambiente..33 Quadro 6 – Categorias e valores das cotas de patrocínio do IV Simpósio de Meio Ambiente. .............................................................................................................................................33-34 Quadro 7 – Quadro-sinóptico das análises apresentadas nesta pesquisa.............................45-47 Lista de Ilustrações Ilustração 1 – Objetivos do IV Simpósio de Meio Ambiente...................................................31 Ilustração 2 – Justificativa do IV Simpósio de Meio Ambiente...............................................32 Lista de Gráficos Gráfico 1 .................................................................................................................................36 Gráfico 2 .................................................................................................................................37 Gráfico 3 .................................................................................................................................39 Gráfico 4 .................................................................................................................................39 Gráfico 5 .................................................................................................................................40 Gráfico 6 .................................................................................................................................41 Gráfico 7 .................................................................................................................................42 Gráfico 8 .................................................................................................................................43 Gráfico 9 .................................................................................................................................44 Gráfico 10................................................................................................................................44 vii INTRODUÇÃO Segundo Dias (1996), o acontecimento de eventos teve sua origem nas comemorações religiosas e civis, como casamentos e eleições, porém esses eram realizados de maneira precária, pouco sistematizada, embora, mesmo assim, demandassem certo ordenamento e ritual. Sobre eventos empresariais, Giacaglia (2006) conta que a história da realização desses no Brasil foi iniciada em 1958, com a Feira Nacional da Indústria Têxtil - FENIT. Os primeiros eventos empresariais realizados não tinham objetivo comercial de venda no local, mas sim institucional. Eventos com objetivo de venda só ocorreram no Brasil a partir da abertura de mercado datada de 1990. Com o crescente número de ocorrência de eventos, novas modalidades foram surgindo com diferentes objetivos. Em apenas 50 anos, observa-se a grande evolução e desenvolvimento nessa área de negócios. Com essa evolução, novas exigências têm surgido nesse ramo, acompanhando as mudanças no mercado. Atualmente, o termo evento é definido por Dias (1996:15) como “uma estratégia gerencial da modernidade que tem o objetivo de conquistar os públicos de interesse de uma organização persuadindo-os e atraindo-os através do exercício do poder que a legitima”. Eventos possibilitam aumento da rede de contatos empresariais e profissionais, pois há uma maior divulgação das organizações – públicas ou privadas –, conquistando o público, proporcionando aproximação mercadológica e, assim, benefícios econômicos. Melo Neto (1999:21) ressalta que “o sucesso do evento está diretamente direcionado às sensações geradas antes, durante e após a realização do evento”, por isso, muitos são os estudos que abordam o assunto, desde o planejamento até a avaliação final do evento. Nessa ótica, o presente trabalho pretende diagnosticar o IV Simpósio de Meio Ambiente (IV SMA), realizado pelo Centro Brasileiro para Conservação da Natureza e Desenvolvimento Sustentável – CBCN –, a fim de se confrontar a teoria com a prática, 8 detectando os pontos negativos e sugerindo melhorias para as próximas edições do evento. A promoção de eventos não só enriquece quem promove, mas quem apóia, contribui ou participa. Quanto mais se divulga conhecimento, mais se aprende, sendo assim a instituição que executa este tipo de projeto busca levar conhecimento às pessoas de maior interesse de um assunto específico, acarretando grandes benefícios para a empresa, para os estudantes e para os organizadores de eventos. O IV SMA foi promovido pelo CBCN, uma entidade ambientalista, de base tecnológica, fundada em 1967, que tem como principal missão servir como agente de desenvolvimento municipal e empresarial a partir de ações nas áreas ambiental e social que vinculem, de forma interdisciplinar, diferentes setores do ensino, pesquisa e extensão. O CBCN propõe-se, também, a coordenar eventos e proporcionar treinamento, extensão, aperfeiçoamento e pesquisa, suprindo demandas de estudantes, profissionais, prefeituras e empresas conveniadas com a instituição. A principal motivação para a realização desta pesquisa foi o interesse pessoal da pesquisadora, que realizou estágio no CBCN, uma organização que, conforme descrito anteriormente, promove muitos eventos nacionais. Além disso, o aprofundamento no assunto poderia, também, contribuir para outros profissionais que atuam na área e para a ONG nos demais eventos. Três razões podem ser apontadas como justificativas do estudo. Primeiro, em virtude de eventos ser uma das muitas áreas, onde o profissional de Secretariado Executivo Trilíngüe pode atuar e, neste sentido, tornando-se de grande importância este estudo para os estudantes e professores do referido curso, uma vez que o conhecimento do assunto pode ser “considerado a grande estratégia da persuasão na concorrência de mercado, produto, demanda e procura”. (DIAS, 1996:16) Segundo, porque um trabalho dessa natureza pode contribuir como material de pesquisa para estudantes que pensam em seguir carreira, nesse mercado de trabalho, além de fornecer ao discente a possibilidade de melhor compreender como as teorias que tratam de eventos se adequam à prática. Terceiro, porque permitirá à empresa realizadora do evento um estudo e uma melhor avaliação do mesmo, podendo obter sugestões para um próximo simpósio. As bases teóricas sobre as quais o trabalho será desenvolvido serão: negócios e festas, desenvolvido por Miranda (2003), eventos no geral, com os trabalhos de Giacaglia (2006) e Tenan (2004), e sobre o âmbito prático da realização de eventos, discutido por Martin (2003) e Gomes (2004). 9 O objetivo geral desta pesquisa é fazer um diagnóstico, desde o planejamento até a avaliação final do IV Simpósio de Meio Ambiente, evento que ocorreu em Viçosa -MG-, no período de 17 a 19 de setembro de 2007, organizado pelo Centro Brasileiro para Conservação da Natureza e Desenvolvimento Sustentável -CBCN- e realizado pelo Instituto Ícone para Conhecimento Empresarial, é o objetivo geral desta pesquisa. Para se alcançar o objetivo geral, foi preciso atingir os seguintes objetivos específicos: (i) Explicar as etapas de organização do simpósio; (ii) Descrever o IV Simpósio de Meio Ambiente, detalhando pontos importantes; e (iii) Detectar os pontos negativos, sugerindo possíveis soluções para as próximas realizações. No capítulo 1 desta pesquisa, foram apresentadas as teorias sobre a organização de eventos, suas conceituações, classificações, tipologias e etapas para sua realização. No capítulo 2, indicaram-se os procedimentos metodológicos utilizados para a efetivação deste estudo científico. Logo após, no capítulo 3, apontaram-se os pontos observados na prática do IV Simpósio de Meio Ambiente (evento estudado) “discordantes” às teorias apresentadas no capítulo 1. Terminando esta pesquisa, no último capítulo, foram indicadas algumas sugestões de melhorias para o evento analisado, uma vez que realizou-se um trabalho diagnóstico, além de uma visão geral sobre organização de eventos e seu mercado de trabalho. 10 1 FUNDAMENTO TEÓRICO 1.1 Conceituação de Eventos Segundo Martin (2003), não existe uma conceituação perfeita e única para eventos, dada a natureza dinâmica da atividade. Para a autora, estes são parte do dia-a-dia de todas as pessoas, ocorrendo em qualquer tipo de atividade econômica e, dependendo de quem os realiza, podem ter variações com relação à conceituação. A estudiosa conceitua evento como sendo um agrupamento de pessoas com interesses comuns, objetivando divulgar, obter conhecimentos e, ou comprar/vender produtos e serviços. Por outro lado, Tenan (2004:13) define o termo como “acontecimento não rotineiro”, sem continuidade, planejado e organizado no intuito de reunir indivíduos com as mesmas aspirações. Miranda (2003:118) apresenta vários conceitos para eventos, como, por exemplo, pessoas com os mesmos objetivos, dispostas em um mesmo local e no mesmo espaço de tempo, além de “a ação profissional através da pesquisa, do planejamento, da organização, da coordenação, do controle e da implantação de um projeto visando a atingir o seu público alvo com medidas concretas e resultados projetados”. Para Giacaglia (2006), o tema central, a missão e os objetivos do evento determinarão sua morfologia. Como tema central, entende-se o próprio título do evento ou a sua descrição; a missão deve ser de longo prazo, ultrapassando a duração do evento, e deve expressar claramente o propósito e a contribuição promovida ao mercado; os objetivos buscam mensurar os resultados quantitativos e qualitativos que se deseja alcançar. De acordo com a definição geral e superficial dada a eventos pela autora Martin 11 (2003), a definição simplista e pouco abrangente de Tenan (2004) e a conceituação muito específica de Giacaglia (2006), sem levar em consideração as etapas de realização de um evento, como planejamento e resultados, neste estudo será adotada a proposta de Miranda (2003), visto que a autora discute em seus estudos a importância de todas as etapas de realização de um evento e não só a sua conceituação. 1.2 Classificação de eventos Os eventos podem ser classificados com base em vários critérios: Quanto à freqüência de realização, podem ser permanentes, esporádicos, únicos ou de oportunidade. De acordo com Tenan (2004), eventos permanentes são aqueles que seguem uma periodicidade: mensal, semestral, anual, e outros. Os esporádicos são os que não apresentam regularidade de acontecimento; já únicos são os que ocorrem uma única vez, como lançamentos e noites de autógrafos. Os de oportunidade são os que ocorrem paralelamente, atrelados ao mesmo clima, tendo amplitude até mesmo internacional. São marcantes, históricos ou tradicionais, como, por exemplo, os eventos esportivos em época de Olimpíadas. Quanto à localização, Tenan (2004) postula que podem ser fixos (quando acontecem sempre em uma mesma cidade ou região) ou itinerantes (quando migram a cada edição). Com relação à forma de participação [ou, para MARTIN (2003:41)], “por tipo de adesão”, o evento pode ser fechado - quando a participação é restrita através de convites advindos do organizador - ou aberto - quando a adesão acontece por meio de pagamento de inscrição ou acesso livre sem taxas. No quesito alcance do público, o evento pode ser de massa (pessoas com diferentes objetivos em um mesmo evento) ou de nicho (os participantes compartilham de um objetivo comum ou apresentam uma formação específica), conforme definição de Tenan (ibid). Martin (2003) aponta que, no que tange à dimensão, o macroevento é a classe dada quando o evento é organizado por centenas de pessoas, atraindo milhares de indivíduos, sendo geralmente realizado por entidades públicas, com abrangência mundial. Abaixo do macroevento, tem-se o evento de grande porte, que também apresenta milhares de participantes, porém realizado por empresa privada. Continuando a escala decrescente, têm-se os eventos de médio porte, que apresentam menos de mil participantes. O evento de pequeno porte tem um público menor, geralmente tendo como público-alvo um único nicho ou segmento. Relativamente ao perfil dos participantes, o mesmo autor postula que o evento 12 classificado como geral apresenta participantes de vários segmentos, com vários grupos de interesses comuns. O específico ou especializado tem como participantes técnicos e profissionais de certa área e com atividades afins. Quanto à categoria, têm-se os eventos públicos, organizados por entidades públicas, e ou privados, realizados por empresas privadas. Já a abrangência pode ser, segundo Tenan (2004), local, municipal, regional, estadual, nacional ou mundial. Martin (2003) prega que, de acordo com o objetivo ou área de interesse, os eventos podem ser científicos, educacionais, sociais, cívicos, institucionais, culturais, folclóricos, comerciais, políticos, artísticos, assistenciais, desportivos, promocionais, ecoturísticos, empresariais, expositivos, filantrópicos, gastronômicos, governamentais, informativos, religiosos, técnicos e turísticos. Quadro Sinóptico das Classificações Apresentadas Freqüência Localização Forma de Participação Alcance do Público Dimensão Perfil dos Participantes Categoria Abrangência Área de Interesse Permanente Esporádico Único De oportunidade Fixo Itinerante Aberto Fechado Massa Nicho Macroevento Grande Porte Médio Porte Pequeno Porte Geral Específico/Especializado Públicos Privados Local, Municipal, Regional, Estadual, Nacional, Mundial Científicos, Educacionais, Sociais, Cívicos, Institucionais, Culturais, Folclóricos, Comerciais, Políticos, Artísticos, Assistenciais, Desportivos, Promocionais, Ecoturísticos, Empresariais, Expositivos, Filantrópicos, Gastronômicos, Governamentais, Informativos, Religiosos, Técnicos e Turísticos Quadro 1 – Quadro Sinóptico das Classificações de Eventos. 13 1.3 Tipologia de eventos e suas características Levando em consideração os estudos desenvolvidos por Miranda (2003); Martin (2003) e Gomes (2004), definiremos a seguir algumas tipologias fundamentais para esta pesquisa. Conferência, segundo Miranda (2003), é uma reunião informativa, em que uma autoridade expõe formalmente um assunto por um tempo determinado. Os questionamentos acontecem após a explanação do pesquisador convidado. Congresso, conforme preconiza Gomes (2004), é um acontecimento complexo, que engloba outros tipos de eventos, como seminários, debates e conferências. É geralmente promovido por entidades associativas com a finalidade de estudar e debater conteúdos de interesse de uma classe profissional. Sua complexidade exige uma equipe de organização plena e concentrada. O autor define convenção como um evento de cunho restrito, para grupos específicos, geralmente, promovido por entidades empresariais em comemorações tipo almoços e coquetéis, com finalidades de treinamento, apresentação de diretrizes e aperfeiçoamento profissional. De acordo com Martin (2003), o curso visa o aprendizado e aperfeiçoamento, sendo com curta, média ou longa duração (respectivamente horas, meses ou anos). O debate é tipificado por Tenan (2004) como uma discussão entre oradores e, ou palestrantes com pontos de vistas divergentes sobre o assunto proposto. Há um moderador para conduzir os trabalhos, as regras e a exposição das perguntas dos outros participantes. Em geral, não ocorre participação de audiência, mas, quando há, esta se pronuncia somente com aplausos e manifestações não-formais. Encontro, para Gomes (2004), objetiva expor trabalhos, estudos e pesquisas, além de possibilitar a troca de experiências relativas a uma determinada área. Tem duração variável e assemelha-se ao congresso, porém de menor porte. Miranda (2003) conceitua fórum como um evento que foca a participação da platéia na discussão de um problema de caráter geral. Permite o acesso livre de pessoas e pode durar um ou mais dias. Já, mesa-redonda, para a autora, reúne de 3 a 4 pessoas para discutirem um tópico de interesse de todos os presentes. Cada debatedor expõe sua concepção por um tempo estipulado e, ao final, o grupo discute o assunto junto com a audiência. O moderador é denominado Presidente de Mesa e tem a função de coordenar e fazer cumprir as diretrizes. 14 As palestras consistem em uma apresentação para que um público obtenha conhecimentos sobre um tema, como coloca Martin (2003). Após o término da preleção têm lugar os questionamentos. É muito comum, ainda, o acontecimento de ciclos de palestras. Para Tenan (2004), os seminários são reuniões de especialistas ou interessados em uma questão específica, a fim de desenvolverem capacidades, saberes e aprendizado conjunto. O objetivo não é chegar a conclusões ou resultados, e sim agregar conhecimentos e juntar experiências. Finalmente, os simpósios, segundo Gomes (2004), possuem as mesmas características dos seminários, porém com temas, geralmente, de caráter científico. O moderador não interfere na apresentação, e não há a necessidade deste ser um especialista no assunto tratado. O ouvinte é denominado assistência e participa somente com questionamentos no final. Gomes (2004) ressalta que, além dos tipos explicitados, existem os eventos sociais, como casamentos, batizados e aniversários, os eventos oficiais, como homenagens e posses, e outros, entretanto, para organizar qualquer evento, é necessário conhecer as etapas de preparação para a realização do mesmo. Mas nos interessa nesta pesquisa apenas os eventos científicos. 1.4 Etapas para a realização de um evento 1 Para que um evento suceda-se bem, independentemente de seu porte ou importância, é preciso um planejamento, que norteará a equipe organizadora, os fornecedores, os participantes, enfim, todos os envolvidos no processo. Qualquer falha ou problema poderá comprometer a imagem da empresa promotora e da realizadora, bem como de suas respectivas equipes. De acordo com Martin (2003), existem três fases de um evento: Pré-evento, Evento e Pós-evento. Todas as etapas de realização devem ser seguidas cuidadosamente, após o surgimento da idéia de realização de um evento. 1.4.1. Pré-Evento Segundo Martin (2003), o primeiro passo para a realização de um evento é a 1 MIRANDA, Luiza. Negócios e Festas: Cerimonial e Etiqueta em Eventos. 2 ed. Belo Horizonte: Autêntica, 2003. MARTIN, Vanessa. Manual Prático de Eventos. 2 ed. São Paulo: Atlas, 2003. GOMES, Fernanda Rodrigues. A Organização de Eventos na Universidade Federal de Viçosa –UFV. (monografia 2004) 15 contratação de uma empresa que se encarregará de executar as tarefas necessárias para o acontecimento (aqui, chamada de empresa organizadora ou promotora). Visto que todo o evento depende do desempenho desta organização, tornam-se essenciais o cuidado e a atenção para a escolha desta ou daquela prestadora de serviços. A empresa realizadora irá reunir-se com a empresa promotora escolhida, apresentar a idéia e solicitar a apresentação de uma proposta em uma próxima reunião, quando tal proposta deverá ser analisada e aprovada, ou, caso necessite de alguma alteração, deverá ser corrigida e apresentada em versão final para o aceite. Nesse primeiro encontro, devem ser definidas, precisamente, as responsabilidades, as atividades e as funções da organizadora do evento. Martin (2003) ressalta que se faz necessário explicitar que todos os fornecedores a serem contratados devem ter boa reputação, comprovada no mercado através de mais de uma indicação e de informações sobre os mesmos. Todas as pessoas envolvidas no acontecimento devem ser idôneas; e as empresas prestadoras de serviços, devem, ainda, ter competência técnica e administrativa, qualidade, reputação, bem como tradição no mercado e na área de atuação. De acordo com a mesma autora, nessa etapa, é preciso compor a Comissão Organizadora, delineando-se, assim, o organograma funcional do evento, desenhado na próxima página. Segundo Gomes (2004), pode haver uma ou mais reuniões com os envolvidos, os funcionários, as empresas terceirizadas (bufê, recepção, entre outros.) e os parceiros, para a divisão das atribuições de cada um. É importante, também, um documento contendo: um cronograma do evento, um roteiro para o pré-projeto (vide apêndices I e II) e as responsabilidades de cada envolvido. Depois de aprovada a proposta, parte-se para a elaboração do projeto. 16 Comissão Executiva (empresa realizadora) Organizadora do evento Comissão de Marketing Comissão de Finanças Comissão Social Comissão de Vendas Comissão Técnica Subcomissão de Imprensa Subcomissão de Tesouraria Subcomissão de Inscrições Subcomissão Convidados Subcomissão de Relações Públicas Subcomissão de contas a pagar Subcomissão de Comercialização Subcomissão Palestrantes Comissão de Segurança Comissão de Cerimonial e Protocolo Subcomissão de Promoção Subcomissão de Publicidade Quadro 2 – Organograma funcional para eventos (MARTIN, 2003:81). Para Giacaglia (2006), devem-se estabelecer os objetivos do evento, que devem ser claros, precisos e divididos em geral e específicos. Nesta fase, delimitam-se, ainda, as expectativas e os resultados almejados, além das justificativas para a execução do evento. Cabe mencionar que objetivos bem formulados devem responder aos seguintes questionamentos: o quê, como, quando e quanto. 17 A seleção do tema é de grande relevância para a realização do evento, conforme defende Giacaglia (2006), visto que outras tarefas dependem desta definição, como a divulgação, a escolha do local e a confecção dos materiais a serem providenciados (camisetas, convites e outros). O tema deve ser um resumo exato dos objetivos do evento em uma frase curta e de impacto. Na elaboração do projeto é que se define o público-alvo do acontecimento. Gomes (2004) diz que essa decisão norteia com relação aos segmentos da sociedade que terão o perfil para participar do evento e no que se refere aos agrupamentos empresariais e profissionais que serão convidados. Igualmente, tal definição dá um melhor direcionamento no que tange local, decoração, tarifas e taxas. A postura de Miranda (2003) é que na escolha da data tenha-se cuidado com os dias comemorativos e com os eventos festivos da cidade, região e nação onde o evento terá lugar, para que não se tenha problemas com a adesão e a presença do público-alvo. Se possível, deve-se conseguir o calendário de eventos municipais e regionais e das datas comemorativas nacionais. Os aspectos naturais, da mesma forma, devem ser considerados, para que não prejudiquem a participação no evento (como, por exemplo, frio ou calor extremo, terremotos, dentre outros). A data deve ser o mais conveniente possível para os participantes, para as empresas patrocinadoras e colaboradoras, para os associados e para o governo. Além da data, deve-se observar o lugar onde ocorrerá o evento. De acordo com Martin (2003), o local deve apresentar características que viabilizem a estada dos palestrantes e dos participantes, como acessibilidade a aeroportos, rodovias, farmácias e lojas, vagas de estacionamento suficientes, facilidade para a utilização de transportes públicos e privados, número adequado de atendentes rápidos e eficientes, sinalização do evento apropriada e de grande visibilidade, entrada principal condizente com o número de participantes, além de elevadores e rampas de acesso que atendam a todos. Do mesmo modo, é importante disponibilizar recursos audiovisuais e equipamentos para uso dos prelecionistas. Para essa pesquisadora é necessário escolher criteriosamente também as salas ou centros para a realização de exposições e apresentações, levando-se sempre em conta a acústica, a capacidade máxima de pessoas que o espaço comporta, a distância da área de atendimento, a facilidade de locomoção para deficientes, a limpeza, a localização e quantidade suficiente de banheiros, a luminosidade, a ventilação e a segurança. Atualmente, existem hotéis e flats especialmente estruturados para sediar eventos, otimizando o trabalho dos organizadores no que tange à etapa de seleção do local. 18 Na definição das salas, deve-se buscar a pertinência com a programação do evento, levando-se em consideração, por exemplo, a distância entre as salas dos próximos acontecimentos. Segundo Martin (2003:94), programação “é a descrição organizada, seqüencial das diferentes atividades que acontecerão no evento, ou seja, é o fluxo das diversas atividades, ordenadas por tema, data e horário de realização”. Na formulação do programa, serão também decididos os tipos de eventos a realizar-se dentro do evento principal (workshops e painéis, por exemplo), o número de coffee-break, necessários, a forma de encerramento (coquetel, jantar) e a cerimônia de abertura. Gomes (2004) ressalta a importância dos materiais de divulgação, convites, folhetos, folderes e cartazes. É essencial também providenciar e conferir os crachás, as pastas, os blocos de anotações, os kits palestrante, os brindes e a lista de inscritos. Definir promoções para tornar o acontecimento menos cansativo e mais divertido é uma opção interessante, pois esse tipo de atividade influi na integração social e quebra a rotina dos participantes e dos palestrantes. O autor coloca que à equipe de divulgação cabe definir os mecanismos de divulgação (como mídia impressa, rádio e instituições de setores afins ao tema do evento), assim como contratar uma assessoria de imprensa para cobrir o acontecimento. A equipe de secretaria deve preparar o cadastro dos participantes e a lista de participação, além de se responsabilizar pela distribuição dos questionários para avaliação final do evento e das cartas de agradecimento a empresas patrocinadoras, palestrantes e parceiros. Tal grupo também fará o contato com os prelecionistas com antecedência, a fim de obter confirmação da presença destes. Um estudo da viabilidade econômica do evento é uma tarefa primordial, em conformidade com o que pontua Martin (2003). Todos os gastos são estimados e analisa-se quanto se deve ter de receita para um acontecimento sem prejuízos. Tal pesquisadora postula que, para o levante de receita, algumas ações podem ser tomadas. Cobram-se taxas de inscrição com categorias definidas (associados, estudantes), com valores, prazos e formas específicas de pagamento (boleto, cheque pré-datado), para cada uma dessas categorias. Há, também, a venda de quotas. Gomes (2004) coloca que, para realizá-la, deve-se montar um documento de apresentação do evento, advindo do projeto, que contenha informações completas e atrativas, isto é, que dê maior destaque para o retorno institucional e financeiro que as organizações terão patrocinando o acontecimento, seja através da divulgação das mesmas, seja pelas possibilidades de negócios. Tais quotas podem 19 ser de patrocínio, apoio, venda de estandes ou participação em salas especiais, que viabilizem as negociações, tendo a empresa publicidade em diferentes níveis, dependendo do valor investido. A fim de aumentar os investimentos (e, assim, ter maior êxito no evento), é mister identificar todas as possibilidades de comercialização durante o acontecimento, definindo valores para apresentar às instituições com interesse no ramo. Para terminar a fase do pré-evento, segundo Gomes (2004), é de grande auxílio ter um check-list (vide apêndice III) com tudo o que deve ser organizado e realizado durante essa etapa, para que nada seja esquecido. Além disso, para se ter sucesso, vale citar o que o autor aconselha: preparar uma equipe responsável e eficiente e fazer o planejamento com antecedência. 1.4.2 Evento Essa é a fase de execução do evento, assim, onde deve-se fazer uma checagem do check-list e ver como foram planejadas todas as atividades para poder coordená-las. Verificando e analisando todos os preparos para o início do evento, é possível evitar grandes falhas durante o trabalho. Com isso o passo inicial é enumerar as atividades e os procedimentos a serem seguidos possibilitando rearranjos quando necessários. Com relação à secretaria, Martin (2003) afirma que ela é a “chave” do evento, pois é a responsável por coordenar, supervisionar e controlar as atividades que estarão acontecendo. Da mesma forma, fica a cargo dessa equipe a recepção, o direcionamento e a assessoria aos participantes, patrocinadores, convidados, contratados, fornecedores e palestrantes; as novas inscrições (caso necessário); a entrega dos materiais ao público e dos kits aos palestrantes e convidados; as informações relacionadas ao acontecimento; e a entrega dos certificados. O que contraria a autora, visto que a secretaria não está discriminada no organograma que a mesma indica para a realizaçãp de um evento de sucesso. Aos palestrantes deve ser dispensado um tratamento especial, se possível, valendo-se de uma sala de hospitalidade com serviços especiais, como mesa de café, equipamento eletrônico para checagem da palestra e assessoria permanente, conforme explicitado por Martin (2003). Deve-se verificar, com rigor, cada item da estrutura física, como equipamentos audiovisuais, microfones, som, iluminação, limpeza e segurança, para perfeito funcionamento. 1.4.3 Pós-Evento O pós-evento inicia-se com a desmontagem de toda estrutura física do evento. É o 20 momento de liquidar as dívidas administrativas e contábeis (caso existam) e prestar contas à empresa contratante através de relatórios. Nesta fase, analisam-se as informações dos questionários de avaliação respondidos pelos envolvidos no evento, para que sejam apurados os pontos positivos e negativos, o conteúdo científico das palestras e a qualidade dos serviços. (MARTIN, 2003) A assessoria de imprensa documentará o que for publicado em jornais, revistas e sites, bem como fará a avaliação do impacto obtido pelo evento. A secretaria montará o arquivo de todo material de divulgação e das correspondências; preparará e enviará os anais aos participantes; encaminhará as cartas de agradecimento aos palestrantes e patrocinadores; organizará o acervo fotográfico e os vídeos; fará a tabulação dos questionários de avaliação; e elaborará um relatório final para averiguar o alcance dos objetivos e os pontos a serem melhorados. (MARTIN, 2003) De acordo com Dias (1996:116) “a determinação do sucesso ou fracasso de um evento está na relação estreita e direta com a precisão com que seus objetivos foram alcançados”. A partir da explanação sobre as etapas de realização de um evento, pôde-se perceber quantos detalhes cada uma delas apresenta para serem lembrados, e por isso a grande importância de se estudar se na prática as teorias são observadas e utilizadas, sendo este o objetivo principal desta pesquisa. 21 2 PROCEDIMENTOS METODOLÓGICOS 2.1 Classificações da Pesquisa Esta pesquisa se caracteriza como descritiva, de acordo com Best 2 (1972, apud Marconi; Lakatos, 2002), uma vez que aborda descrição, registro, análise e interpretação de situações atuais com objetivo de evidenciar o funcionamento do objeto, no caso, desta pesquisa, um evento. Assim, aqui foram descritas e registradas todas as atividades que envolviam a organização do IV Simpósio de Meio Ambiente. De acordo com Barros e Lehfeld (2000), a pesquisa descritiva engloba dois tipos: a bibliográfica e a de campo, que serão abordadas no tópico de levantamento de dados. Utilizou-se, nesta pesquisa, para fins metodológicos, com o objetivo de melhor descrever o evento supracitado, o diagnóstico. De acordo com Lima (2007:01), tal método se representa da seguinte forma “Um diagnóstico se constitui em um processo sistemático de coleta de dados e análise de informações, por meio de instrumentos estruturados e/ou semiestruturados para avaliar questões relativas a aspectos de administração e de áreas específicas. O processo de diagnóstico tem como objetivo propiciar a apreensão, a análise, e a compreensão da realidade organizacional. Como resultado, ele permite ao administrador, (...), definir o tipo de mudança, se corretiva ou preventiva, os modelos/métodos e os instrumentos para promovê-la” Portanto, para atingir o conceito e os objetivos de uma pesquisa que utiliza o diagnóstico, como método, foram utilizados aqui o questionário estruturado e a observação participante como técnicas de coleta de dados. Assim, o objetivo desta pesquisa foi analisar, avaliar e compreender as atividades relacionadas à Organização e Realização de Eventos, 2 BEST, 1972; apud MARCONI, M.A; LAKATOS, E.M. Técnicas de Pesquisa. 5.ed.São Paulo: Atlas, 2002. 22 tendo como objeto de estudo o IV Simpósio de Meio Ambiente, realizado em Viçosa – MG –, ocorrido no período de 17 a 19 de setembro de 2007. Sendo assim, primeiramente, foram descritas as características do evento, a saber: atividades, missão, objetivos, público-alvo, entre outros, relacionando-as com as teorias e traçando um paralelo entre o que é preconizado pelas teorias estudadas e o que foi realizado, na prática, pelo Centro Brasileiro para Conservação da Natureza e Desenvolvimento Sustentável – CBCN –, observando-se fatores organizacionais e planejamento na realização de eventos. Para legitimar os dados obtidos pela observação participante foram aplicados questionários estruturados. 2.2 Etapas da Pesquisa Este trabalho passou pelas seguintes etapas: busca de literatura através da pesquisa bibliográfica, coleta dos dados e confronto destes com a teoria. 2.2.1 Levantamento de dados 2.2.1.1 Pesquisa Bibliográfica De acordo com Marconi e Lakatos (2002), a pesquisa bibliográfica é um estudo geral das importantes pesquisas já publicadas sobre o tema, para a captura de informações e dados relevantes à pesquisa. Para se realizar uma pesquisa bibliográfica, parte-se de três tipos de fontes, conforme estudos de Cooper e Schindler (2003): primárias, secundárias e terciárias. Fontes primárias, segundo os autores, são dados brutos, sem interpretação, que representam posições oficiais, como, por exemplo, memorandos, cartas, leis, decisões, geralmente, são dados governamentais. Fontes secundárias são documentos da fonte primária interpretados. Exemplos: livros, artigos de jornais e revistas. Fontes terciárias são interpretações de fontes secundárias, que são geralmente representadas por índices, monografias e outros auxiliares de busca. Nesta pesquisa, a principal fonte utilizada foi a fonte secundária, por meio de livros, enciclopédias e artigos acerca de Organização de Eventos, sua tipologia, classificação, planejamento e outras atividades relacionadas ao tema. Entretanto, as primárias e terciárias também foram aproveitadas através de cartas para órgãos do governo e prefeituras, gráficos de avaliação e monografia. Foi esquematizada a documentação de informações, com a finalidade de se criar uma base teórica para a posterior pesquisa de campo. O uso da pesquisa bibliográfica teve como objetivo levantar outros estudos sobre o 23 tema – eventos – e observar a concepção de autores a respeito do assunto, com intuito de auxiliar na coleta de dados, deste trabalho. 2.2.1.2 Contatos Diretos Segundo Marconi e Lakatos (2002), contatos diretos devem ser realizados com pessoas capazes de fornecerem dados e sugerirem fontes de informações. O contato direto foi realizado com os funcionários do CBCN. Cada um, com suas funções, indicou os melhores caminhos a serem seguidos e fontes a serem procuradas. Através deste contato, foi possível identificar a responsabilidade de cada ator no pré-evento, no evento e após a realização do evento (pós-evento). 2.2.2 Coleta dos dados 2.2.2.1 Contexto e Participantes Os questionários foram aplicados aos organizadores do IV Simpósio de Meio Ambiente conforme observado o organograma abaixo. Comissão Executiva CBCN Organização ÍCONE/ Secretária Executiva Marketing WEB DESIGNER Finanças PRESIDENTE CBCN Comunicação Social ÍCONE Vendas CBCN e ÍCONE Técnica ASSESSORA TÉCNICA CBCN Segurança DIRETOR ADMINISTRATIVO Cerimonial e Protocolo CERIMÔNIALISTA e SECJr Quadro 3 - Organograma do IV Simpósio de Meio Ambiente. Fonte: Computador do Instituto Ícone para Conhecimento Empresarial. Optamos por aplicar os questionários aos representantes de cada setor do organograma oficial do Evento, totalizando 11 (onze) membros conforme descrito abaixo: • Comissão Executiva (1): Presidente do Instituto Ícone, responsável geral . 24 • Organização (2): Secretária Executiva do CBCN e Assistente do Instituto Ícone, que participaram efetivamente de todas as etapas para a realização do IV SMA. • Marketing (1): responsável pelo Web Design e toda parte de divulgação. • Finanças (1): Presidente do CBCN, único responsável pela parte financeira. • Comunicação Social (1): Secretária Executiva do Ícone. • Vendas (1): Secretária Geral do CBCN. • Técnica (1): Assessora Técnica do CBCN. • Segurança (1): Diretor Administrativo do CBCN. • Cerimonial e Protocolo (2): Dois membros da Sec Jr. 2.2.2.2 Observação Participante Foi utilizado o método etnográfico para coleta de dados, que é definido por Vergara (2006) como sendo a inserção do pesquisador no dia-a-dia do fenômeno investigado, em que a coleta de dados é realizada por meio da observação participante, que é uma das técnicas deste tipo de método. As principais características desta técnica etnográfica, segundo a autora, são a possibilidade de uma compreensão mais ampla da atuação dos indivíduos no ambiente estudado, a descoberta de simbolismos no comportamento e relacionamento entre os integrantes e as atividades a serem desenvolvidas, além de uma visão mais abrangente ao permitir contato direto com o fenômeno pesquisado. Foram feitas observações participantes, chamadas naturais por Marconi e Lakatos (2003), uma vez que o observador-pesquisador pertencia e estava inserido no fenômeno estudado. Para Cooper e Schindler (2003:308), a “observação participante acontece quando o observador entra no ambiente social e age como observador e como participante.” Os autores apontam ainda algumas vantagens na utilização desta técnica etnográfica: “Conseguir informações sobre pessoas ou atividades que não podem ser obtidas através de experimentos ou questionários; evitar a filtragem e o esquecimento do respondente; conseguir informações sobre o contexto ambiental; otimizar a naturalidade do ambiente de pesquisa e reduzir a interferência”. Essas observações foram realizadas no período de 30 de junho a 30 de setembro de 2007 e propiciaram o acompanhamento e análise de grande parte do processo para a realização do evento. Marconi e Lakatos (2002) definem a observação como sendo uma técnica de coleta de dados que proporciona a utilização dos sentidos para obtenção de aspectos e informações do fato observado. Consiste em examinar e analisar o fato e/ou fenômeno, e não apenas ouvir e ver. Já a observação participante é descrita, por eles, como a 25 participação real do observador que se incorpora no grupo do fenômeno estudado, participando das mesmas atividades que os outros membros, e, com isso, ganhando a confiança do grupo, fazendo-os compreender os objetivos e a missão da pesquisa a ser desenvolvida. 2.2.2.3 Questionário estruturado A partir das informações obtidas por meio da observação participante, foi elaborado um questionário para confirmação ou não dos dados. Os questionários foram aplicados a todos os membros da organização do IV Simpósio de Meio Ambiente, via e-mail em função da distância entre os membros do Centro Brasileiro para Conservação da Natureza e Desenvolvimento Sustentável – CBCN e do Instituto Ícone para Conhecimento Empresarial. O questionário foi aplicado principalmente pela vantagem citada por Barros e Lehfeld (2006:91): “o questionário pode garantir o anonimato, consequentemente maior liberdade nas respostas, com menor risco de influência do pesquisador sobre elas.” Assim, essa técnica juntamente com a observação participante torna essa pesquisa mais próxima da real organização e planejamento do evento, sem influências, ou subjetividades do pesquisadorobservante. Outras vantagens da aplicação de questionários, abordadas pelos autores supracitados, também foram levadas em conta, como por exemplo, a maior abrangência de pessoas e de informações em curto espaço de tempo, facilidade de tabulação dos dados, garantia do anonimato dos respondentes, o que proporciona mais liberdade, além da economia de tempo e recursos financeiros e humanos na aplicação do mesmo. Além disso, os questionários podem corroborar as descrições alentadas pela observação, uma vez que o questionário objetiva antes de tudo descrever ao invés de explanar, explicar o fenômeno. No entanto, sabendo que uma das limitações do uso do questionário como técnica de pesquisa é a superficialidade dos dados, em função da extensão das perguntas, nos propomos a fazer um questionário em profundidade para investigarmos as razões e motivos que os levaram a responder as questões propostas. 2.2.3 Análise e Interpretação de dados Veloso (2005) descreve que, após a coleta de dados, o pesquisador deve confrontar o obtido com o descrito na literatura. Esta fase de estudo é realizada através dos dados obtidos por meio de experiência, verificação, anotações, vivência ao lado do caso e estudo do particular pelo investigador. 26 Para Veloso (2005:105), “Ao interpretar os dados coletados, o pesquisador, mais do que separar e classificar, faz comparações e confirma se as perguntas que os dados ajudam a responder têm ou não ligação com outros conhecimentos ou outros questionamentos”. De acordo com Marconi e Lakatos (2002:35), “em geral, a interpretação significa a exposição do verdadeiro significado do material apresentado, em relação aos objetivos propostos e ao tema”. Este trabalho expõe a teoria, e, logo após, a relaciona com os objetivos e com o próprio IV SMA, confrontando a prática do evento com a literatura abordada. A análise e a interpretação dos dados obtidos através da observação participante foram feitas baseadas nas teorias apresentadas no fundamento teórico, que proporcionou uma visão crítica para que os pontos denominados “discordantes” nesta pesquisa fossem confrontados com as respostas dos questionários aplicados e, assim, foram avaliados e utilizando-se das mesmas teorias foram elaboradas análises no intuito de contrapor com o preconizado. A análise dos dados levará em conta as três fases do evento: o Pré-evento será diagnosticado com base nos questionários e na observação do desenvolvimento de algumas atividades; a fase denominada Evento foi diagnosticada com base no questionário dado aos participantes pela organização do evento além da observação do pesquisador, e o Pós-evento, analisou-se as respostas obtidas no questionário, confrontando com os dados obtidos durante as duas primeiras fases do evento e o que a literatura aponta sobre tal fenômeno. 27 3. DESENVOLVIMENTO 3.1 Descrição do IV Simpósio de Meio Ambiente 3.1.1 Classificação e tipificação do IV Simpósio de Meio Ambiente De acordo com as classificações apresentadas no Quadro Sinóptico das Classificações de Eventos (p.13), o IV Simpósio de Meio Ambiente (SMA) apresenta as seguintes especificações. O IV SMA é classificado quanto à freqüência de realização, conforme Tenan (2004), como um evento esporádico, visto que não tem regularidade de acontecimento. Com relação à localização, é itinerante, pois, de acordo com Tenan (2004), esse tipo de evento não apresenta lugar fixo para todas as edições. Considerando a classificação descrita por Martin (2003) quanto à forma de apresentação ou tipo de adesão, o evento foi aberto, porque aconteceu por meio de pagamento de inscrição (apesar de ter contado com alguns convidados). No que se refere ao alcance do público, é classificado como sendo de massa, respaldado na definição de Tenan (2004), uma vez que, apesar de apresentar algumas palestras específicas, o tema “Meio Ambiente” é um assunto compartilhado por pessoas de vários setores e nichos. Segundo classificação de Martin (2003) no que se refere à dimensão, o Simpósio foi de médio porte, por ter englobado menos de mil participantes e, no que tange o perfil destes, foi um evento dirigido, uma vez que houve a participação de vários grupos, mas todos com um interesse comum – o meio ambiente. No item categoria, de acordo com Tenan (2004), o IV SMA foi privado, visto que foi realizado por uma organização privada. Quanto ao escopo geográfico/abrangência, pode ser 28 classificado como nacional, haja vista a presença de representantes de todas as regiões brasileiras. Segundo Martin (2003), referente ao objetivo ou área de interesse, foi científicoeducacional, havendo participação de pesquisadores, profissionais e estudantes. Quanto à tipologia, a nomenclatura “Simpósio” foi corretamente empregada, uma vez que corrobora o que foi dito por Gomes (2004): “É uma reunião de especialistas(...), para apresentação de tema de grande interesse e geralmente de caráter científico, a uma assistência selecionada. (...) A assistência participa somente no final, com perguntas (...) sem teor de polêmica.” Portanto, o IV SMA pode ser definido como uma reunião de caráter científico uma vez que apresentou especialistas/interessados em meio ambiente, tendo por finalidade divulgar, desenvolver conhecimento, além de compartilhar experiências. O público somente participou ao final das exposições, com questionamentos e comentários. Quadro Sinóptico das Classificações do IV Simpósio de Meio Ambiente Categoria Classificação Freqüência Esporádico Localização Itinerante Apresentação ou tipo de adesão Aberto Alcance do público Massa Dimensão Médio porte Categoria Privado Escopo geográfico ou abrangência Nacional Objetivo ou área de interesse Científico-Educacional Quadro 4 – Quadro Sinóptico das Classificações do IV Simpósio de Meio Ambiente. 3.1.2 O Processo de Surgimento do Evento A idéia de continuar a edição do Simpósio de Meio Ambiente surgiu do projeto da Secretária Executiva do CBCN de se fazer um jantar comemorativo dos 40 anos do Centro Brasileiro para Conservação da Natureza e Desenvolvimento Sustentável – CBCN – no mês de setembro, próximo ao Dia da Árvore. As expectativas sobre a realização do evento apresentadas nos questionários foram que o evento seria grandioso, bem sucedido, de boa qualidade, sem falhas, onde haveria intercâmbio de informações e os participantes sairiam satisfeitos. Esses dados são confirmados pelas respostas abaixo: 29 Ex.: 01 “Atingir um grande público e oferecer-lhes um evento de qualidade, visando divulgar novas tecnologias e difundir conhecimentos aos participantes.” Assessora Técnica do CBCN. “Expectativas de um evento grandioso e bem sucedido com palestras e mini-cursos de bom nível.” Diretor Administrativo do CBCN. Concordando com a teoria apresentada por Martin (2003:72) sobre as atividades a serem realizadas durante o período chamado, pela autora, de “Pré-Evento”, o primeiro passo deve ser a contratação da “fornecedora-base”, ou seja, a empresa organizadora de eventos. No caso do IV SMA, a escolhida foi o Instituto Ícone para Conhecimento Empresarial, sediado em Belo Horizonte – MG, organização de reconhecida qualidade e reputação, fundada por e tendo como Presidente a ex-Secretária Executiva do CBCN. Assim, de acordo com as respostas dos questionários aplicados aos organizadores do evento, haveria maior segurança com relação à competência técnica e administrativa da promotora, principalmente pela formação específica da Presidente do Ícone em Secretariado Executivo Trilíngüe, além de maior divulgação, organização e menor número de problemas no evento. A proposta foi por ela apresentada e aprovada (vide anexo I), como comprovam as declarações dos organizadores: Ex.: 02 “As expectativas quanto a contratação do Instituto Ícone eram de uma maior divulgação, organização e marketing para o IV SMA.” Presidente do CBCN. “Esperava-se maior velocidade na organização e melhor planejamento.” Secretária Geral do CBCN. Os fornecedores também foram escolhidos em função das habilidades técnicas e da tradição no ramo de atuação específico, confirmando a teoria de Martin (2003) sobre a importância da boa reputação, idoneidade e competência técnica e administrativa, além de tradição no mercado e na área de atuação, de todos os fornecedores e prestadores de serviços na organização do evento. A empresa Multiciclagem, sediada em São Paulo – SP –, confeccionou os materiais do evento com matéria-prima reciclada, visto que o tema foi o meio ambiente e sua preservação. A Empresa Júnior de Secretariado Executivo da Universidade Federal de Viçosa, de Viçosa – MG – (Sec Jr.), ficou responsável pela secretaria, recepção e cerimonial das palestras, em virtude do conhecimento adquirido pelos seus membros nas aulas teóricas do 30 curso de Secretariado Executivo Trilíngüe da referida instituição de ensino. Para o cerimonial e protocolo, optou-se por um mestre de cerimônias da UFV, que ficou responsável por todos os trâmites nesse âmbito. Para a montagem do site e dos materiais de divulgação, um especialista em web designer e informática, que já havia trabalhado para o CBCN no III Simpósio de Meio Ambiente, foi recrutado. O bufê ficou a cargo de uma empresa local, que apresentou vantagens em relação às concorrentes no que se referia à tomada de preços e às indicações, pois como Miranda (2003:152) descreve: “Deve-se informar sobre a idoneidade do bufê com pessoas ou comissões de formatura que já tenha utilizado os serviços do mesmo”. Os operadores dos recursos audiovisuais vinham de uma empresa indicada, que presta serviços para vários departamentos da UFV, além disso, conforme contato feito com os usuários, a empresa apresenta competência técnica para a realização do serviço prestado. Seguindo teoria de Giacaglia (2006) sobre a definição clara e precisa dos objetivos, a empresa organizadora estabeleceu, então, como sendo os descritos na imagem abaixo. Ilustração 1- Objetivos do IV Simpósio de Meio Ambiente. Fonte: Documento de apresentação do IV Simpósio de Meio Ambiente ( vide anexo II) 31 A justificativa do projeto do evento foi conforme descrita na imagem abaixo. Ilustração 2 – Justificativa do IV Simpósio de Meio Ambiente. Fonte: Documento de apresentação do IV Simpósio de Meio Ambiente (vide anexo II) Seguindo estudo de Martin (2003) que preconiza a delineação de um organograma funcional do evento para que todos os envolvidos no processo de organização tenham conhecimento de suas responsabilidades, foi montado um modelo para o IV SMA englobando: o CBCN, o Instituto Ícone para Conhecimento Empresarial, a Empresa Júnior de Secretariado Executivo da UFV, o Mestre de Cerimônias e o profissional de web designer, conforme quadro abaixo. Comissão Executiva CBCN Organização ÍCONE/ Secretária Executiva Marketing WEB DESIGNER Finanças PRESIDENTE CBCN Comunicação Social ÍCONE Vendas CBCN e ÍCONE Técnica ASSESSORA TÉCNICA CBCN Cópia do Quadro 3, p. 24 - Organograma do IV Simpósio de Meio Ambiente. 32 Segurança DIRETOR ADMINISTRATIVO Cerimonial e Protocolo CERIMÔNIALISTA e SECJr Conforme pesquisa de Gomes (2004) sobre a importância da definição do públicoalvo, por ser uma decisão que influencia tanto o material, quanto a forma de divulgação, para o evento estudado, foram definidos como público-alvo estudantes de graduação e pósgraduação, professores universitários, pesquisadores e profissionais da área, dirigentes do Terceiro Setor, ambientalistas e entidades públicas de pesquisa, conforme descrito no documento de apresentação do IV SMA (vide anexo II). Através do estudo da viabilidade econômica realizado pelo Ícone (vide proposta, anexo I), foi observada a necessidade de se buscar investimentos financeiros para realização do evento, portanto foram utilizadas duas estratégias descritas por Martin (2003) como possíveis para o levante de receita: cobrança de taxa de inscrição e venda de cotas de patrocínio. Os participantes foram divididos em categorias, estipulando-se valores de inscrição para cada uma destas, conforme quadro abaixo. Quadro 5 - Categorias e valores das taxas de inscrição do IV Simpósio de Meio Ambiente. Fonte: Documento de apresentação do IV Simpósio de Meio Ambiente (vide anexo II) Foi montada, também para o levante de receita, uma proposta (vide anexo II) para ser apresentada às possíveis empresas patrocinadoras do Simpósio. No documento foram listadas todas as formas de retorno para a patrocinadora, de acordo com o valor desembolsado, conforme quadro abaixo. COTAS BENEFÍCIOS Platinum Inclusão da logomarca em todas as peças publicitárias; R$10.000,00 Distribuição de material publicitário nas pastas dos participantes; Um banner no auditório do evento; Logomarca corporativa nos Anais em CD; Inclusão da logomarca corporativa no site do evento com hiperlink; Receber listagem completa com dados dos participantes em correio eletrônico; Direito de divulgar o apoio nas suas ações de comunicação; 33 6 inscrições no Simpósio. Gold Inclusão da logomarca em todas as peças publicitárias; R$5.000,00 Distribuição de material publicitário nas pastas dos participantes; Inclusão da logomarca corporativa no site do evento com hiperlink; Direito de divulgar o apoio nas suas ações de comunicação; 4 inscrições no Simpósio. Silver Inclusão da logomarca em todas as peças publicitárias; R$2.500,00 Direito de divulgar o apoio nas suas ações de comunicação; 2 inscrições no Simpósio. Apoio Direito de divulgar o apoio nas suas ações de comunicação; R$1.250,00 1 inscrição no Simpósio. Quadro 6 - Categorias e valores das cotas de patrocínio do IV Simpósio de Meio Ambiente. Fonte: Documento de apresentação do IV Simpósio de Meio Ambiente (vide anexo II) Em concordância com a teoria de Martin (2003) sobre o desígnio do local, a observância das características necessárias para a realização do evento e a facilitação para os envolvidos, como acessibilidade a rodovias e aeroportos, serviços de transporte público e privado adequado e espaço suficiente, escolheram-se as salas de aulas do Pavilhão de Aulas I da Universidade Federal de Viçosa para a realização de mini-cursos porque tinham boas carteiras e quadro para explanação, além de apresentarem facilidade para a montagem de equipamento audiovisual. Já o espaço Fernando Sabino da referida instituição foi escolhido para a cerimônia de abertura do evento e para as palestras, por ser um espaço com dimensão suficiente para os 800 inscritos esperados, seguindo teoria da mesma autora que afirma que o local “deve ser compatível com a capacidade total de participantes, bem como a correta realização de todas as atividades idealizadas” (MARTIN, 2003:84). O espaço também oferecia os pontos abordados pela autora como importantes de serem observados, como iluminação, ventilação, limpeza, recursos audiovisuais e eletrônicos, púlpito para a abertura, estacionamento, entrada principal, cozinha para a colocação da equipe do bufê e espaço adequado para a realização do coffee-break e do coquetel comemorativo. A programação, caracterizada pela autora, como fluxo de todas as atividades, ordenadas pelo tema, data e horário de acontecimento, foi definida pelo presidente e pelo vice-presidente desta instituição e pela presidente do Instituto Ícone. O contato com os palestrantes ficou sob a responsabilidade da Secretária Executiva devido ao seu conhecimento teórico e acadêmico. 34 De acordo com Gomes (2004:17) “(...) existem inúmeras possibilidades de materiais promocionais que poderão servir de apoio às palestras e ao próprio evento, como crachás, tarjeta de mala, kit palestra, menu e brindes”. No IV SMA foram utilizados cartazes, folderes, cartas (vide anexos III, IV e V) e o próprio site do evento (http://www.cbcn.org.br/simposio). Foram confeccionados também crachás, pastas, blocos, kits para palestrantes e brindes. Para depois do evento, foram montados CD’s dos anais do simpósio e cartas de agradecimento. Os referidos anais e as fotos tiradas foram disponibilizados para download no site da empresa realizadora. Para melhor divulgação, foram colocadas matérias no site da UFV e no jornal Folha da Mata, além de terem sido enviados cartazes, cartas e folderes para instituições de ensino da região sudeste, inclusive de Viçosa. Esses materiais de divulgação e secretaria foram preparados pela Secretária Executiva do CBCN e pelo profissional de web design, de acordo com seus conhecimentos obtidos na academia. Durante o período descrito por Martin (2003:72) como “Evento”, a Secretária Executiva do CBCN ficou responsável pela secretaria, seguindo teoria da autora quanto à importância da mesma para coordenar e controlar as atividades do evento. Esta foi a chave da realização, uma vez que teve um lugar próprio para, além de coordenar todos os envolvidos, também solucionar os eventuais problemas, prestar informações, cadastrar novos participantes e entregar materiais e certificados. A presidente do Instituto Ícone, por sua formação em Secretariado Executivo, foi escalada para recepção, direcionamento e assessoramento de palestrantes, patrocinadores e convidados. Ao final, durante a fase nomeada por Martin (2003:72) como “Pós-Evento”, caracterizado pela desmontagem da estrutura física, prestação de contas, apresentação da avaliação do evento e montagem do arquivo com os documentos sobre o acontecimento, os gráficos de avaliação do IV Simpósio de Meio Ambiente (vide anexo VI) foram elaborados pela Assessora de Eventos, que também possui formação em Secretariado Executivo possibilitando uma melhor análise do evento. O próprio web designer, responsável pelo marketing, enviou reportagens, elaboradas pela assessora, ao jornal Folha da Mata, à revista Águas do Rio doce e ao site “Descubra-me” (http://www.descubrame.com.br), que cobriram o evento, com o propósito de divulgar o acontecimento. Além disso, a secretaria ordenou os arquivos com todo o material que fora utilizado, para possível busca quando da realização de outros simpósios. 35 3.2 Aspectos observados no IV Simpósio de Meio Ambiente A partir de agora serão indicados os pontos “discordantes” da teoria apresentada no fundamento teórico desta pesquisa e que foram levantados através da observação participante e confrontados por meio de questionários aplicados aos organizadores e participantes do evento. Primeiramente, o Simpósio de Meio Ambiente deveria ser permanente e não esporádico, de acordo com a classificação de Tenan (2004), pois, conforme ressalta Martin (2003), os eventos são utilizados para promover marcas, organizações, produtos e serviços, além de uma aproximação mercadológica, o que é necessário ao CBCN, visto que, por ser um tipo de Organização Não-Governamental (ONG), ele depende de empresas investidoras para sua sobrevivência. Esta falta de investimentos empresariais para o acontecimento periódico do evento causa uma discrepância quanto à regularidade das edições. De acordo com 100% das respostas do questionário aplicado aos organizadores, a regularidade de ocorrência de um evento promove a legitimidade, a tradicionalidade, evidencia o tema e principalmente fideliza o público através da credibilidade do evento e da organização que o promove. Ex.: 03 Pergunta: Você acha importante que o evento “A realização freqüente de um tenha uma freqüência estipulada, por exemplo, evento confere legitimidade e garante anualmente? Isso influencia no sucesso do sucesso. O público interessado passa evento? a vê-lo como tradicional.” Membro da Sec Jr. 0% “Com a realização freqüente Sim Não do IV SMA o evento ganharia 100% credibilidade com o participante e com o colaborador.” Presidente do Gráfico 1 Ícone. Alguns problemas, que poderiam ser facilmente resolvidos, foram observados e citados nos questionários: (i) falta de um organograma completo com subdivisões de responsabilidades e cronograma estipulando os prazos; (ii) os objetivos do evento não foram divididos entre geral e específicos; (iii) falta de expectativas e resultados esperados claros e definidos; (iv) o tema do evento não foi um resumo dos objetivos em uma frase de atração; (v) a escolha da data foi feita sem prévia consulta ao calendário de eventos da UFV; (vi) o local escolhido para os mini-cursos não foi adequado; (vii) o bufê não fez o coffee-break de acordo 36 com o combinado; (viii) a programação não apresenta pausas para questionamentos; e (ix) o planejamento não foi realizado com antecedência adequada. Cada um desses pontos será explicado adiante. Em primeiro lugar, não foi montado um organograma completo como o modelo citado por Martin (2003) e sim um organograma simples (ver p. 24), o que causou algumas dúvidas quanto à subdivisão de responsabilidades, como apresentamos na página seguinte para melhor visualização. Também não foi elaborado um cronograma, diferentemente do que aborda o estudo de Gomes (2004) sobre a importância da elaboração deste para a definição de responsabilidades. Tal acontecimento dificultou a cobrança e o cumprimento dos prazos, conforme confirmam 85% das respostas dos organizadores, como mostram as afirmações abaixo: Ex.: 04 “Houve falha no aspecto de saber Pergunta: O organograma funcional do IV SMA não foi montado com subdivisões de responsabilidades, assim como não foi elaborado um cronograma de atividades. A falta desses proporcionou alguma falha de realização de atividades, além de dificuldade de cobrança e cumprimento de prazos? quem era responsável por determinada atividade a ser concluída. Com o cronograma não teríamos esse problema.” Diretor Administrativo do CBCN. 15% “Causou Sim Não dificuldade principalmente a quem recorrer em hipótese de problema, o que dizer em 85% determinadas situações e quando se Gráfico 2 deveria entregar algo pronto.” Membro Sec Jr. 37 Comissão Executiva CBCN Comissão Executiva (empresa realizadora) Organizadora do evento Comissão de Marketing Comissão de Finanças Comissão Social Comissão de Vendas Comissão Técnica Subcomissão de Imprensa Subcomissão de Tesouraria Subcomissão de Inscrições Subcomissão Convidados Subcomissão de Relações Públicas Subcomissão de contas a pagar Subcomissão de Comercialização Subcomissão Palestrantes Comissão de Segurança Organização ÍCONE/ Secretária Executiva Comissão de Cerimonial e Protocolo Marketing Finanças ComunicaWEB PRESIDEN ção Social DESIGNER TE CBCN ÍCONE Vendas CBCN e ÍCONE Técnica ASSESSORA TÉCNICA CBCN Segurança DIRETOR ADMINISTRATIVO CBCN Subcomissão de Promoção Cerimonial e Protocolo CERIMÔNIALISTA e SECJr Cópia do Quadro 3, p. 24 - Organograma do IV Simpósio de Meio Ambiente. Fonte: Computador do Instituto Ícone para Conhecimento Empresarial. Subcomissão de Publicidade Cópia do Quadro 2, p. 17 – Organograma funcional para eventos (MARTIN, 2003:81). 38 Os objetivos do evento não foram divididos em gerais e específicos, conforme indicação de Giacaglia (2006), tornando-se mesclados, imprecisos, perdendo-se o foco do que era de fato o objetivo principal. 85% dos organizadores responderam que esta questão não prejudicou a visão do objetivo principal, pois as áreas específicas estavam esclarecidas no material de divulgação distribuído ao público-alvo, como comprovam as declarações abaixo: Ex.: 05: Pergunta: Os objetivos do evento não foram divididos em gerais e específicos conforme indicam as teorias. Em sua opinião, isso os torna imprecisos, dificultando o foco do objetivo principal? “Os temas específicos selecionados dentro de um tema geral puderam ser esclarecidos na divulgação.” Secretária Executiva do CBCN. 15% Sim Não 85% “Acredito que todos puderam perceber o foco e os objetivos do evento através da divulgação.” Assistente do Gráfico 3 Ícone. Sobre as expectativas e os resultados esperados, só foram traçadas expectativas quanto ao número de participantes e não quanto aos investimentos ou quanto à participação de convidados importantes para futuros acordos educacionais. A definição de expectativas e resultados, seguindo a teoria de Giacaglia (2006), faz falta para direcionar as ações de toda a equipe. 92% das respostas dos organizadores indicaram que a falta de expectativas claras, principalmente quanto às despesas para a realização do evento e a quantia necessária de patrocínios dificultou o foco da equipe, conforme esclarecem as respostas: Ex.: 06 Pergunta: Para a realização do evento, foram traçadas expectativas específicas quanto ao número de participantes. Expectativas quanto aos investimentos e quanto à participação de convidados importantes para futuros acordos educacionais não foram traçadas claramente. Houve problemas na realização dessas metas? “Na Sim opinião faltou planejamento com relação aos gastos que o evento teve com palestrantes.” Diretor Administrativo do CBCN. “Não 8% minha tivemos expectativas quanto a quem buscar para acordos Não para o evento e dificultou muito as 92% atitudes.” Assistente do Instituto Ícone. Gráfico 4 39 Não houve um tema descrito como um resumo preciso dos objetivos em uma frase curta e de impacto, conforme Giacaglia (2006) propõe para maior atração de patrocinadores e participantes. O IV Simpósio de Meio Ambiente teve como tema somente “Meio Ambiente”, o que é vasto e pode abranger vários assuntos. Nesse ponto os organizadores tiveram opiniões divergentes: 54% afirmam que o tema geral dificultou a atração de público diretamente interessado no que se propunha o evento; e 46% afirmam que não dificultou, pois o evento necessitava de atingir o maior número de participantes possível para o evento, assim o tema geral é mais abrangente e eficiente para o caso. Para exemplificar seguem abaixo citações dos organizadores no questionário: Ex.: 07 Pergunta: Conforme teoria de Giacaglia (2006) o tema de um evento deve ser um resumo dos objetivos em uma frase curta e atrativa. Você considera que um tema de um Simpósio, construído conforme teoria acima, seja mais eficiente do que um tema geral? 46% Sim 54% Não “A elaboração do tema depende do objetivo do evento. Como no nosso caso o evento deveria ser amplo e atingir o maior número de pessoas possível, logo o tema precisaria se global.” Assessora Técnica do CBCN. “Um tema específico seria mais eficiente, pois atrairia somente pessoas realmente interessadas no assunto do Gráfico 5 evento, ou seja, atinge diretamente o público-alvo.” Secretária Geral do CBCN. A escolha da data foi feita sem uma prévia consulta ao calendário mensal dos eventos ocorridos e que iriam acontecer em Viçosa, o que vai de encontro ao estudo de Miranda (2003), que preconiza a observação do calendário para evitar a realização de eventos em dias festivos ou próximo a outros eventos realizados na mesma região, para maior adesão de participantes. O IV SMA teve dificuldades para atingir o número de participantes planejados, visto que há menos de duas semanas havia sido realizado um evento sobre biologia, e duas semanas após haveria um de entomologia. O público-alvo dos três era o mesmo, assim, as pessoas que já haviam feito as inscrições para o evento de biologia não se interessaram em desembolsar uma taxa para outro aperfeiçoamento. 92% dos organizadores indicaram que a falta de consulta ao calendário da UFV prejudicou a adesão do público por ter sido realizado próximo a eventos de naturezas semelhantes, porém 8% diz que isso não atrapalhou o suficiente, pois o IV SMA teve maior impacto que os outros eventos, conforme confirmam as afirmações: 40 Ex.: 08 Pergunta: A escolha da data foi feita sem prévia consulta ao calendário de eventos da UFV, culminando na realização de três eventos com temas de mesma natureza num curto espaço de tempo. A observação do calendário de eventos teria contribuído para um maior número de interessados no IV SMA? “Um projeto bem feito, observando o calendário de eventos da UFV, contribuiria para uma maior participação no evento.” Membro Sec Jr. “Creio que a não observância 8% do calendário não prejudicou a adesão Sim Não de participantes, pois o nosso evento impactou 92% mais que os outros.” Assessora Técnica do CBCN. Gráfico 6 O local para a apresentação das palestras foi pertinente com o estudo proposto por Miranda (2003) que pontua as características necessárias para o lugar adequado, como acessibilidade, facilidade de transporte, visibilidade, iluminação, entre outros, todos foram atendidos pelo Espaço Fernando Sabino, confirmado por 97% dos participantes no questionário de avaliação. Já as salas do Pavilhão de Aulas I da UFV foram mal selecionadas. Não se levou em conta que alguns participantes gostariam de assistir aos mini-cursos na hora, sem terem feito as inscrições, além de patrocinadores e palestrantes que também se interessaram em participar, assim, tais salas ficaram muito cheias, às vezes, até sem lugar para outras pessoas que gostariam de ter comparecido aos mini-cursos, não seguindo a teoria de Miranda (2003) sobre a necessidade de acomodações e conforto para todos os envolvidos. Esses aspectos evidenciaram, nas respostas dos participantes ao questionário de avaliação do evento, que para 3% os mini-cursos foram ruins, 23%, como bons e 15%, como sem condições de responder (vide anexoVI), pois não conseguiram participar efetivamente dos mini-cursos em função da dificuldade de se encontrar lugares e lugares confortáveis. Sobre isso Martin (2003:84) afirma que: “O local escolhido deve ter capacidade e infra-estrutura básica, mínima e adequada para o evento proposto. Deve ser compatível com a capacidade total de participantes prevista e adequada e proporcionar conforto e perfeita acomodação de todos os participantes”. 41 O bufê foi feito de forma segura, confiando-se na experiência da empresa na realização de coffee-break e coquetéis para eventos do porte do IV Simpósio de Meio Ambiente. Conforme Miranda (2003:152) esclarece: “É importante pesquisar, pois o setor de bufês oferece diversas empresas sérias com perfis diferentes desde grandes bufês tradicionais com sofisticação e qualidade, até bufês que estão há pouco tempo no mercado, mas que tiveram cuidado de se estruturar de forma a oferecer um serviço de alto nível, criativo e inovador”. Entretanto, como é esperado, imprevistos podem acontecer durante a realização do evento, mas é fundamental que os organizadores fiquem atentos para resolver em tempo hábil não deixando transparecer os erros cometidos. O coffee-break na pausa dos mini-cursos não foi muito bem realizado, pois os produtos oferecidos não estavam conforme acordado, além da repetição dos cardápios apontada por 15% dos organizadores. Depois do ocorrido, a Secretária Executiva e a Assessora Técnica do CBCN conversaram com a equipe do bufê e providenciaram as alterações para que o fato não ocorresse novamente, nem no outro coffeebreak, nem no coquetel. As frases que seguem confirmam o descontentamento dos organizadores quanto ao bufê. Ex.: 09 Pergunta: O bufê (coffee-break e coquetel) “O bufê repetiu o mesmo cardápio todos os dias nos coffee- atendeu às expectativas da organização? breaks, o que pode ter sido cansativo 15% para os presentes.” Membro Sec Jr. Sim Não “Acredito que faltou maior variedade de guloseimas durantes os 85% coffee-breaks.” Presidente do Ícone. Gráfico 7 Martin (2003) ressalta a importância dos detalhes da programação, alegando que todas as atividades, inclusive as pausas devem estar descritas no documento citado. No IV SMA não foram considerados espaços para discussão das exposições feitas. Ainda, as palestras foram muito curtas e sem possibilidade de prolongamento. 77% dos organizadores indicaram essa falta de pausas para questionamentos como um problema grave que deve ser observado nos próximos eventos, visto que 28% dos participantes opinaram as palestras como ruins e 13% como boas e suas justificativas foram a falta de espaço para esclarecimento de dúvidas. 42 Ex.: 10 Pergunta: A programação apresentou palestras curtas e sem pausas para questionamentos do público. Você acha que isso prejudicou o andamento e o sucesso do evento? 23% “O público sentiu falta de um espaço para questionamentos e esclarecimentos.” Participante A 3 . “Tecnicamente prejudicou o andamento do evento, foi a maior Sim Não reclamação dos participantes e foi um ponto fraco, que deverá ser corrigido 77% nos Gráfico 8 próximos eventos.” Secretária Executiva do Ícone. O planejamento com maior antecedência, citado por Martin (2003) para melhor agilidade no desempenho das tarefas da organização do evento, também foi um ponto ressaltado pelos organizadores. Em virtude do tempo, houve problemas na captação de patrocínios e na disponibilidade de palestrantes. Na semana de véspera do evento, ainda não estavam confirmados todos os prelecionistas, e não havia patrocínio suficiente para cobrir todos os custos. Isso acarretou problemas, como a falta de logomarcas de patrocinadores nos materiais de divulgação e o atraso no envio dos conteúdos das palestras para a montagem dos Anais em CD. Segundo a autora, o planejamento é a base para o sucesso do evento, portanto, deve ser feito com bastante antecedência, principalmente no que tange ao contato com os palestrantes e patrocinadores, que são o pilar para que principalmente um evento científico se realize de forma eficiente e eficaz. Os prelecionistas precisam de tempo suficiente para programarem a ausência dos postos de trabalho, bem como para montarem as palestras. Já os patrocinadores demandam antecedência suficiente para colocarem a cota de patrocínio em aprovação pelos responsáveis da empresa patrocinadora, providenciando a burocracia da saída do recurso e o envio dos dados e materiais necessários para a divulgação. 92% dos organizadores apontaram que o planejamento não foi feito com a devida antecedência o que provocou os problemas citados acima. As declarações abaixo afirmam os dados descritos: 3 Resposta retirada do questionário de avaliação aplicado pela empresa organizadora, Ícone, no final do IV SMA. 43 Ex.: 11 “O planejamento não foi feito Pergunta: O planejamento do evento foi feito com a antecedência necessária? Houve dificuldades na organização do quadro de prelecionistas, patrocinadores e montagem dos Anais do evento? com a Houve antecedência muita organização do necessária. dificuldade na quadro de prelecionistas e patrocinadores, pois 8% tudo ficou pra ser resolvido em cima Sim Não da hora.” Secretária Geral do CBCN. “O evento foi programado e 92% organizado em apensa 6 meses. O Gráfico 9 ideal são 12 meses. Houve demora em montar os anais.” Secretária Executiva do Ícone. Apesar dos pontos citados durante essa pesquisa o evento atingiu seus objetivos e obteve sucesso, conforme confirmam 100% dos organizadores e participantes que afirmaram a satisfação no espaço reservado a observações no questionário de avaliação do IV Simpósio de Meio Ambiente. Pergunta: O evento atingiu seus objetivos primários? A organização obteve sucesso? 0% Sim Não 100% Gráfico 10 44 Quadro-sinóptico das análises apresentadas nesta pesquisa Expectativas no Pré-Evento Realização no Evento Opinião no Pós-Evento Quanto à realização do evento: Esperava-se sucesso, bom O nível, sem falhas, evento com público, teve grande O intercâmbio evento atingiu seus de objetivos e obteve sucesso. satisfação dos participantes, informações, divulgação de intercâmbio de informações, novas tecnologias ambientais divulgação de novas e difusão de conhecimento, tecnologias ambientais difusão conhecimentos falhas, como a falta de de e mas aconteceram algumas para um público numeroso. pausas para questionamentos. Quanto às palestras e mini-cursos: Esperava-se despertar o As palestras e mini-cursos Os problemas com o coffee- interesse das pessoas para ocorreram conforme novas áreas de interesse, com planejado, o break, a escolha das salas e pausas para palestrantes reconhecidos e problemas apenas com os questionamentos foram que atendessem existindo as diversas coffee-breaks, áreas de interesse do público, espaço/conforto detectados e serão levados nas salas em consideração para a com ótimos temas, além de escolhidas e pausas para organização de um próximo abrir espaços para empresas questionamentos. patrocinadoras de evento. ONG’s para falar sobre suas atuações em conservação ambiental e desenvolvimento sustentável. Quanto à contratação de empresas específicas para a organização do evento, como Bufê, Ícone, Multiciclagem e Sec Jr.: Esperava-se maior, melhor e Apenas o bufê apresentou Foi mais rápida organização, para a divulgação, problemas e a etapa do realização do evento, apesar marketing planejamento, e planejamento não foi dos problemas. menos realizada com antecedência problemas e que fossem uma necessária. equipe-apoio importante para tarefas operacionais. 45 Quanto à freqüência do evento: O IV SMA deveria ter Ainda freqüência estipulada. não apresenta As próximas edições serão freqüência. realizadas anualmente. Quanto ao tema do evento: Que atraísse o maior número Ocorreu conforme Não foi considerado de participantes, portanto foi expectativas, pois atraiu um problema. feito um tema geral. grande número de participantes. Quanto à importância da elaboração de um projeto do evento: É essencial para o sucesso, Foi realizado conforme Obteve aprovação. pois é um planejamento e o esperado. sucesso do evento depende disto, além de contribuir para a divulgação aos parceiros, patrocinadores, empresas, público e fornecedores. Quanto aos objetivos do evento que não foram divididos em gerais e específicos: O objetivo principal era o O objetivo principal pôde ser Não Meio Ambiente, conservação e há necessidade de sua observado por todos e não dividir os objetivos em geral o perdeu o foco, enquanto os e específicos. Desenvolvimento específicos foram Sustentável. desdobramento e um estavam incluídos nos materiais de divulgação. Quanto à falta de organograma e cronograma: Não havia necessidade, pois Houve problemas quanto a Deverá ser feito no próximo a equipe trabalharia conjunto. em prazos, cobranças e a quem evento. recorrer em caso de outros problemas. Quanto à falta de expectativas e resultados esperados definidos e claros: Foram traçadas expectativas Faltaram expectativas quanto Não prejudicou o evento. quanto ao número de aos investimentos e despesas. participantes. 46 Quanto à escolha da data sem prévia consulta ao calendário de eventos da UFV: A data foi escolhida por ser o Houve problemas quanto à Os próximos eventos serão mês da árvore e os 40 anos atração de público, pois dois marcados do CBCN. com mais outros eventos de natureza antecedência e serão sempre semelhante aconteceram em setembro. próximos ao IV SMA. Quanto ao bufê: Foi contratado indicações, degustação por Não atendeu as expectativas, Os e pois houve problemas com o resolvidos tomada de preço. Esperava- coffee-break. se uma problemas e foram não comprometeram o evento. apresentação excelente. Quanto à falta de pausas para os questionamentos: A programação foi realizada A falta dessas pausas e os O problema foi detectado e com cuidado. delongamentos palestrantes de alguns será tornaram considerado nos o próximos eventos. evento “corrido”. Quanto à antecedência do planejamento: O evento foi programado e Houve organizado em apenas 6 captação meses e deveria ser 1 ano. problemas de prelecionistas para O próximo evento começou a patrocínio, ser programado assim que e para a este findou. confecção dos Anais. Quanto à divulgação: Foi planejada e realizada Atraiu o público. Foi considerada satisfatória. dentro de Viçosa e nas prefeituras e faculdades da região. Quadro 7 – Quadro-sinóptico das análises apresentadas nesta pesquisa. A partir desse quadro-resumo das análises realizadas durante esta pesquisa pode-se observar que apesar de alguns problemas terem acontecido, o evento obteve sucesso e os erros cometidos foram considerados para que não se repitam nos próximos eventos. 47 4 CONCLUSÃO Retomando os objetivos desta pesquisa, primeiramente, foi apresentado um resumo de diferentes teorias realizadas sobre a organização de eventos, suas classificações, tipologias e etapas para um acontecimento de sucesso. Este estudo das teorias proporcionou grande enriquecimento profissional, teórico e até pessoal, criando, assim, um direcionamento para a continuação deste trabalho, da vida acadêmica (e, talvez, no mercado de trabalho). Numa segunda etapa, o IV Simpósio de Meio Ambiente foi descrito detalhadamente desde o surgimento da idéia do evento até a apresentação da avaliação final, relacionando, sempre, a prática do acontecimento com a teoria abordada. Após, foram abordados aspectos observados durante a organização do evento que foram realizados em discordância com as teorias apresentadas no fundamento teórico desta pesquisa. Agora, na conclusão, serão arroladas algumas sugestões de melhoria para os próximos eventos, dos aspectos chamados nesse trabalho de “discordantes”. Para que o evento seja permanente e, assim, cause maior aproximação do mercado, além de investimentos financeiros, é necessário começar o planejamento para o próximo simpósio com uma boa antecedência para a busca de patrocínios, acordos de colaboração e organização geral, pois, como descreve Martin (2003:70), o planejamento é a “espinha dorsal do evento. É ele que dá norte, que define o rumo para onde se deve ir, onde obter a sustentação econômica”. Outro aspecto abordado foi falta de um organograma completo com subdivisão de responsabilidades, conforme indicação da autora supracitada e de um cronograma para maior cumprimento dos prazos. Portanto, para que um organograma e um cronograma sejam eficientes na operacionalização do evento, a autora aponta que eles devem ser elaborados em reunião com todos os envolvidos, facilitando a visualização das funções e necessidades interligadas entre eles. 48 Para maior atração de patrocinadores e participantes, o tema deve ser um resumo curto dos objetivos com forte impacto para chamar atenção, conforme define Giacaglia (2006). De acordo com Martin (2003:91) na escolha da data de realização do evento “deve-se ter cuidado especial para evitar a proximidade com a realização de eventos de qualquer natureza, tamanho, ou correlato que possam atrapalhar ou dificultar a adesão e participação do público-alvo a seu evento”. Portanto, a observância do calendário de eventos nacionais, regionais e municipais é importante para que o sucesso de adesão não seja afetado como acontecido no IV SMA. A autora acima preconiza a realização de contrato com os fornecedores para delinear todas as responsabilidades de ambas as partes. A assinatura de um contrato com a empresa de bufê do IV Simpósio de Meio Ambiente resolveria os problemas tidos com o coffe-break durante o evento. A programação do IV SMA deveria seguir a teoria da autora quanto à relevância do detalhamento das atividades, inclusive as pausas para alimentação e discussão. Ainda, como o evento estudado foi classificado como Simpósio, e na definição deste termo por Gomes (2004) existe a necessidade de apresentar espaço para questionamentos do público após as exposições, durante a elaboração da programação este tempo para perguntar deveria ter sido incluído. Seguindo a teoria de Martin (2003:70): “não existe bons eventos sem que sua concepção, sua idéia e seus objetivos também o sejam. Para que isso se torne realidade, o início de um evento é sinônimo de trabalho cuidadoso e bem delineado e envolve a definição de todos os aspectos de seu planejamento e organização”. Apesar de o simpósio ter sido um evento de médio porte, foi possível observar o quão necessário é preparar-se para a organização de um evento. Independente do tamanho, os passos para que o evento se realize com satisfação, tanto para a equipe organizadora, quanto para os participantes e demais envolvidos, são os mesmos, porém em diferentes proporções. A partir desta pesquisa pôde-se observar e constatar que as teorias existentes e, aqui, abordadas sobre organização de eventos podem ser eficientemente comprovadas na prática com a realização do IV Simpósio de Meio Ambiente. Este estudo proporcionou, através dos conhecimentos apresentados, engrandecimento profissional, contribuição para o aprendizado e ensino deste tema aos alunos de Secretariado Executivo Trilíngüe, o que é importante para o progresso do curso. 49 A organização de eventos é uma área dinâmica, ativa e promissora, pois a cada dia mais empresas têm se utilizado dessa estratégia gerencial para construir conhecimentos, gerando um amplo mercado de trabalho. Limitações da pesquisa Segundo Cooper e Schindler (2003:309), “A observação participante gera um duplo problema para o observador. O registro pode interferir na participação e a participação pode interferir na observação. O papel do observador pode interferir na maneira como os outros agem”. Caso houvesse interferência do pesquisador, não aconteceria uma observação participante que era o objetivo de método desse estudo, e sim uma pesquisa participante. Para que isto não acontecesse neste trabalho, a pesquisadora teve o cuidado de separar seu lado profissional participante da organização do IV Simpósio de Meio Ambiente, do seu lado pesquisadora, que observava os passos do evento para futura análise, além da confirmação ou não dos pontos obtidos pela observação participante com os questionários aplicados aos organizadores do IV Simpósio de Meio Ambiente. Contribuições Esta pesquisa foi realizada com base em estudos que apresentam pouco fundamento teórico sobre as fases denominadas como Evento e Pós-Evento, portanto estudos abrangendo estes itens serão, praticamente, pioneiros e servirão de material para próximas pesquisas, assim como esta pesquisa servirá de base para outras. 50 5 REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS BARROS, Aidil J. S.; LEHFELD, N. A. S. Fundamentos de Metodologia Científica. São Paulo: Pearson Makron Books, 2000. BOAVENTURA, Edivaldo M., Metodologia da Pesquisa: monografia, dissertação, tese. São Paulo: Atlas, 2004. 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GONÇALVES, Carlos Alberto, MEIRELLES, Anthero de Moraes. Projetos e relatórios de pesquisa em administração. São Paulo: Atlas, 2004.199p. IV Simpósio de Meio Ambiente – CBCN. Disponível em: http://www.cbcn.org.br/simposio. Acessado em 30 agosto 2007. SILVA, E., MENEZES, E. Metodologia de pesquisa e elaboração de dissertação. 3 ed. Florianópolis:Laboratório de Ensino a Distância da UFSC, 2001. 118p. 53 7 APÊNDICES 54 Apêndice I –Modelo de Cronograma para organização anual de eventos (adaptado de MARTIN, 2003: 120) CRONOGRAMA J F M A M J J A S O N D Apresentação da proposta ao cliente Aprovação da proposta Elaboração e aprovação da versão final Preparação da campanha Campanha para venda de quotas de patrocínio Contrato com fornecedores Contratação dos palestrantes Lançamento do site Envio de malas diretas Veiculação dos outdoors Telemarketing Recebimento de inscrições Lançamento do workshop Pesquisa (checar qualidade e necessidade) Tabulação e compilação dos dados Cartas de agradecimento Fechamento do evento 55 Apêndice II – Pré-projeto para organização de eventos (adaptado de MARTIN, 2003: 130) ROTEIRO PARA PRÉ-PROJETO E PROJETO Item Descrição Objetivos gerais e específicos o que? como? quando? quanto? Tipologia e título número tipologia abrangência assunto Cidade/Local Data Público-Alvo Justificativa Temário, programação e formato 56 Status Apêndice III – Check-list para organização de eventos (adaptado de MARTIN, 2003: 122- 125) CHECK-LIST ATIVIDADES OFICIAIS Atividade Execução até Apresentação da proposta ao cliente Aprovação da proposta Elaboração e aprovação da versão final Preparação da campanha Campanha para venda de quotas de patrocínio Contrato com fornecedores Contratação dos palestrantes Lançamento do site Envio de malas diretas Veiculação dos outdoors Telemarketing Recebimento de inscrições Lançamento do workshop Pesquisa (checar qualidade e necessidade) Tabulação e compilação dos dados Cartas de agradecimento Fechamento do evento CHECK-LIST ATIVIDADES Atividade Descrição Status Tamanho do grupo Dia/ horário Cidade Local Decoração Tema 57 Status Cores toalhas Arranjos florais Mesas Cardápio Pratos Tipo de serviço Equipamentos Sonorização Iluminação Palco Pista de dança RH Mestre Recepcionista Buffet Música Estilo Dimensão do equipamento Músicos/banda Tema Infra-estrutura Banheiros Ar-condicionado Estacionamento Acesso para deficientes Procedimentos Taxas Sala especial 58 Apêndice IV – Questionário aplicado aos organizadores do IV Simpósio de Meio Ambiente e suas respostas. Monografia – Eventos: Diagnóstico do IV Simpósio de Meio Ambiente, realizado pelo Centro Brasileiro para Conservação da Natureza e Desenvolvimento Sustentável CBCN-, na cidade de Viçosa – MG. Questionários organizadores do evento. Favor, responder com a maior riqueza de detalhes possível para que a pesquisa seja verdadeira e profunda. Obrigada. Função durante o IV Simpósio de Meio Ambiente: 1. Quais eram as expectativas gerais quanto: a. à realização do evento? Presidente do Instituto Ícone (P.I.): “Promover intercâmbio de informações entre os participantes e entre os palestrantes.” Diretor Administrativo do CBCN (D.A): “Expectativas de um evento grandioso e bem sucedido com palestras e mini-cursos de bom nível.” Secretária Geral do CBCN (S.G.): “Que juntasse o maior número de pessoas preocupadas com o meio ambiente.” Assessora Técnica do CBCN (A.T.): “Atingir um grande público e oferecer-lhes um evento de qualidade, visando divulgar novas tecnologias e difundir conhecimentos aos participantes.” Membro 1 da Sec Jr. (Sec Jr 1): “Que fosse excelente, sem falhas e com todos os participantes satisfeitos.” Membro 2 da Sec Jr. (Sec Jr 2): “A expectativa era de uma repercussão muito positiva.” Secretária Executiva do Ícone (S.E.I.): “Que fosse um evento de média qualidade.” Secretária Executiva do CBCN (S.E.): “Que fosse um sucesso e promovesse a integração de empresas de meio ambiente e o público.” Web Designer (W.D.): “A expectativa era de um grande evento que divulgasse o Centro Brasileiro para Conservação da Natureza.” Presidente do CBCN (P.): “Que difundisse conhecimentos sobre o meio ambiente e 59 apresentasse os patrocinadores e suas ações na conservação da natureza e no desenvolvimento sustentável.” Assistente do Instituto Ícone (A.I.): “Que o evento ocorresse bem e atraísse grande público.” b. às palestras e mini-cursos? P.I.: “Abrir espaço para as empresas patrocinadoras bem como ONG’s e organizações governamentais para falar sobre a atuação de cada uma para a conservação do meio ambiente e do Desenvolvimento Sustentável.” D.A.: “Ótimos temas com bons palestrantes.” S.G.: “Que acontecesse tranquilamente.” A.T.: ”Despertar o interesse das pessoas (principalmente estudantes) para novas áreas existentes, em que existe uma demanda do mercado por profissionais.” Sec.Jr. 1: “Que tudo ocorresse bem durante o evento.” Sec.Jr. 2: “Que abrangesse diferentes áreas de interesse público.” S.E.I.: ”Que suas realizações transcorressem perfeitamente.” S.E.: “Que tivesse palestrantes reconhecidos.” W.D.: ”Que compartilhassem informações com os participantes.” P.: “As expectativas quanto as palestras era que elas fossem realizadas por prelecionistas nomeados de empresas e organizações responsáveis com o meio ambiente.” A.I.: “Expectativas que fossem aulas sobre novas tecnologias ambientais.” c. a contratação de empresas específicas para a organização do evento (Ícone e Sec Jr), para a elaboração dos materiais de divulgação (Multiciclagem e web designer) e para a realização de coffee-break e coquetel? P.I.: “Divulgação e marketing.” D.A.: “Melhor organização do evento e planejamento.” S.G.: “Esperava-se maior velocidade na organização e melhor planejamento.” A.T.: “Que fosse indispensável para o evento.” Sec. Jr. 1: “Sempre tem-se altas expectativas quando se contrata profissionais competentes, especializados na área.” Sec. Jr. 2: “Que fossem equipes para serviço de apoio às tarefas operacionais e mesmo a procedimentos específicos de um campo de trabalho.” 60 S.E.I.: “Que o evento transcorresse perfeitamente.” S.E.: “Que direcionasse os envolvidos nas suas respectivas áreas de especialização.” W.D.: “Que o trabalho de cada área fosse o melhor possível.” P.: “Expectativas quanto a contratação do Instituto Ícone eram de uma maior divulgação, organização e marketing para o IV SMA.” A.I.: “Que tivesse sua organização melhor planejada.” 2. Você acha importante que o evento tenha uma freqüência estipulada, por exemplo, anualmente? Isso influencia no sucesso do evento? P.I.: “Sim. Com a realização freqüente do SMA o evento ganharia credibilidade com os participantes e com o colaborador.” D.A: “Sim, com isso o evento teria credibilidade.” S.G.: “Sim, pois o assunto pode estar sempre em evidencia.” A.T.: “Sim, um evento regular gera credibilidade.” Sec. Jr. 1: “Sim. Um evento que tem data para acontecer, sua realização fica mais fácil, tudo pode ser melhor organizado e planejado.” Sec. Jr. 2: “Sim, A realização freqüente de um evento confere a legitimidade e garante o sucesso. O público passa a vê-lo como tradicional.” S.E.I.: “Sim. Gera credibilidade e fideliza o público.” S.E.: “Sim, é mais fácil o planejamento e a organização do evento, além de passar a ter tradicionalidade.” W.D.: “Sim, pois seria uma grande forma de divulgação para o CBCN.” P.: “Sim, porque o CBCN e o SMA estariam sempre em divulgação e teríamos um público fiel.” A.I.: “Sim, a freqüência facilitaria toda a parte de planejamento e os participantes se tornariam legítimos.” 3. Conforme teoria de Giacaglia (2006) o tema de um evento deve ser um resumo dos objetivos em uma frase curta e atrativa. Você considera que um tema de um Congresso, construído conforme teoria acima, seja mais eficiente do que um tema geral? Que tipo de público você esperava com o tema selecionado? P.I.: “Sim, o evento foi realizado em Viçosa, dentro do campus da UFV. Esperava-se a participação em massa da comunidade acadêmica, que foi o que ocorreu.” 61 D.A.: “Sim. Esperava um público interessado em questões ambientais com reconhecimento público pelo meio ambiente.” S.G.: “Sim. Um tema específico seria mais eficiente, pois atrairia somente pessoas realmente interessadas no assunto do evento, ou seja, atinge diretamente o públicoalvo.” A.T.: “A elaboração do tema depende do objetivo do evento. Como no nosso caso o evento deveria ser amplo e atingir o maior número de pessoas possível, logo o tema precisaria ser global.” Sec. Jr. 1: “Sim, mas acredito que, para um simpósio, seja difícil sintetizar os objetivos em uma única frase.” Sec. J.r 2: “O tema pode ser geral, desde que sejam apresentadas nos meios de divulgação as áreas específicas que aquele tema geral irá abranger. O público era de estudantes, professores e demais interessados na área, por exemplo, pesquisadores científicos.” S.E.I.: “Sim, é mais eficiente, pois atrai pessoas certas e dispostas a partilhar conhecimentos.” S.E.: “Não, os temas específicos selecionados dentro de um tema geral puderam ser esclarecidos na divulgação.” W.D.: “Sim, meio ambiente é um tema muito geral que atrai pessoas de vários nichos.” P.: “Não, pois nossa proposta era de atração de todos os interessados em Meio Ambiente, e dentro do material de divulgação estavam o desmembramento dos temas.” A.I.: ”Sim, pois pode atrair muitas pessoas desinteressadas aos temas específicos do evento.” 4. Qual a importância da elaboração do projeto do IV SMA? O mesmo contribuiu para o sucesso do evento? De que forma? P.I.: “Sim, para a divulgação do evento, entre os patrocinadores, palestrantes e demais empresas e pessoas que contribuem de alguma forma para a conservação do meio ambiente.” D.A.: “Sim. Contribuiu para a conscientização do público em questões ambientais, como preservar o meio ambiente. S.G.: “Sim, para que as etapas do evento ocorressem com tranqüilidade.” 62 A.T.: “Sim. Um projeto é essencial para o sucesso de um evento. Sempre.” Sec. Jr. 1: “Sim. A elaboração de um projeto, para qualquer evento, deve ser feita, pois se o mesmo é bem planejado, sua execução é tranqüila.” Sec. Jr. 2: “Sim. O sucesso de um evento depende da qualidade do planejamento. Quanto mais informações se tem sobre o público-alvo, palestrantes e local de realização, mais bem organizado e direcionado será o evento.” S.E.I.: “Sim, é importante, pois dá a parceiros, público e fornecedores a visão geral do que será o evento.” S.E.: “Sim, o projeto é o apanhado inicial do que se deseja fazer e todo seu planejamento, daí começa a organização e os outros detalhes.” W.D.: “Sim, pois através do projeto vê-se os detalhes do evento e sua realização.” P.: “Sim, visto que a partir dele começam os preparativos para que o evento seja um sucesso.” A.I.: “Sim, porque é nele que estão as informações necessárias para a realização do evento.” 5. Os objetivos do evento não foram divididos em gerais e específicos conforme indicam as teorias. Em sua opinião, isso os torna imprecisos, dificultando o foco do objetivo principal? P.I.: “Não. O objetivo principal é a conservação do meio ambiente e promoção do desenvolvimento sustentável. Os objetivos específicos são um desdobramento do geral.” D.A.: “Não.” S.G.: “Creio que não.” A.T.: “Não.” Sec. Jr. 1: “Não, pois nos folderes todas as informações estavam presentes sobre os objetivos que o evento abrangeria.” Sec. Jr. 2: “Não, pois podem ser esclarecidos na divulgação.” S.E.I.: “Sim. Evento sem objetivos específicos não gera os resultados esperados.” S.E.: “Sim. Os participantes não têm uma visão clara do que irão obter através do evento.” W.D.: “Não, no material de divulgação estão presentes todas as áreas e esclarecimentos.” P.: “Não, o foco é o meio ambiente, os objetivos específicos estão incluídos no 63 geral.” A.I.: “Não. Todos puderam perceber o foco e os objetivos do SMA.” 6. O organograma funcional do IV SMA não foi montado com subdivisões de responsabilidades, assim como não foi elaborado um cronograma de atividades. A falta desses proporcionou alguma falha de realização de atividades, além de dificuldade de cobrança e cumprimento de prazos? P.I.: “Não, pois o organograma não foi desenhado. No entanto é de praxe do Ícone manter uma planilha com os nomes dos envolvidos e as responsabilidades e prazos que cabem a cada um.” D.A.: “Sim. Houve falha no aspecto de saber quem era responsável por determinada atividade a ser concluída. Com o cronograma não teríamos esse problema.” S.G.: “Claro. Para que um planejamento ocorra com harmonia é preciso que se faça um organograma com as divisões de tarefas. A.T.: “Não, quando a equipe trabalha bem em conjunto não é necessário definir funções, uns ajudam os outros como uma engrenagem.” Sec. Jr. 1: “Sim. Montar um cronograma de atividade facilita bastante a organização dos eventos, no sentido de prazos poderem ser cobrados. As subdivisões de responsabilidades mesmo que um organograma não tenha sido elaborado, ficam explicitas na realização do evento, mas a falta de um ‘documento oficial’, escrito, pode dificultar a cobrança das atividades por parte dos organizadores.” Sec. Jr. 2: “Sim. Causou dificuldade principalmente a quem recorrer em hipótese de problema, o que dizer em determinadas situações e quando se deveria entregar algo pronto.” S.E.I.: “Sim, o trabalho de todos seria mais eficiente se houvesse divisões de funções.” S.E.: “Sim, o organograma e o cronograma são importantes para acompanhamento dos prazos e atividade.” W.D.: “Sim, a falta do cronograma causou problemas no tempo de conclusão de atividades.” P.: “Sim, um documento com organograma e cronograma daria aos organizadores mais segurança para cobrar prazos. A próxima edição contará com um documento.” A.I.: “Sim, houve dificuldades em realizar atividades que não se sabia quem deveria fazer.” 64 7. Para a realização do evento, foram traçadas expectativas específicas quanto ao número de participantes. Expectativas quanto aos investimentos e quanto à participação de convidados importantes para futuros acordos educacionais não foram traçadas claramente. Houve problemas na realização dessas metas? P.I.: “Sim. Tivemos expectativas de 600 participantes e o evento recebeu 800.” D.A.: “Na minha opinião faltou planejamento com relação aos gastos que o evento teve com palestrantes.” S.G.: “Sim, faltou um planejamento detalhado de expectativas.” A.T.: “Sim, mas foram contornados de forma eficiente.” Sec. Jr. 1: “Não.” Sec. Jr. 2: “Sim. É sempre importante fazer previsões de investimentos, número de participantes e de outros detalhes de planejamento que, no futuro, podem evitar problemas de ordem mais grave.” S.E.I.: “Sim, tivemos problemas quanto ao direcionamento da equipe.” S.E.: “Sim. Teríamos conseguido melhor aproveitamento do evento se as expectativas detalhadas tivessem sido definidas.” W.D.: “Sim, faltou definição dos resultados que os organizadores esperavam.” P.: “Sim. A falta de claras definições quanto a expectativas específicas e resultados esperados provocou uma falta de direção dos envolvidos.” A.I.: “Sim. Não tivemos expectativas quanto a quem buscar para acordos para o evento e dificultou muito as atitudes.” 8. A escolha da data foi feita sem prévia consulta ao calendário de eventos da UFV, culminando na realização de três eventos com temas de mesma natureza num curto espaço de tempo. A observação do calendário de eventos teria contribuído para um maior número de interessados no IV SMA? P.I.: “Sim. A escolha da data do IVSMA foi propositadamente no mês de setembro quando se comemora os 40 anos do CBCN.” D.A.: “Com certeza se tivesse verificado o calendário teríamos melhor público.” S.G.: “Sim, pois os eventos na UFV devem ser planejados de acordo com os estudantes.” A.T.: “Não. Creio que a não observância do calendário não prejudicou a adesão de participantes, pois o nosso evento impactou mais que os outros.” Sec. Jr. 1: “Certamente. Um projeto bem feito, observando o calendário de eventos 65 da UFV, contribuiria para uma maior participação no evento.” Sec. Jr. 2: “Sim. Eventos de mesma natureza não podem ser realizados em datas próximas, afinal para se buscar a tradição do evento é importante que ele seja único e ocupe uma data de destaque.” S.E.I.: “Com certeza.” S.E.: “Claro que atrairia mais participantes,” W.D.: “Sim, seria mais eficiente na atração de público.” P.: “Certamente que a observância do calendário teria contribuído para a atração do público.” A.I.: “Sim.” 9. O bufê (coffee-break e coquetel) atendeu às expectativas da organização? P.I.: “Não. Acredito que faltou maior variedade de guloseimas durante os coffeebreaks.” D.A.: “Na minha opinião sim.” S.G.: “Sim.” A.T.: “Não.” Sec. Jr. 1: “Não. O bufê repetiu o mesmo cardápio todos os dias nos coffee-breaks, o que pode ter sido cansativo para os presentes.” Sec. Jr. 2: “Não, poderia ter atendido melhor nos intervalos das palestras.” S.E.I.: “Sim” S.E.: “Sim, atendeu a todos os participantes.” W.D.: “Ao meu ver sim.” P.: “Sim, mas poderia ter caprichado um pouco mais.” A.I.: ”Sim.” 10. A programação apresentou palestras curtas e sem pausas para questionamentos do público. Você acha que isso prejudicou o andamento e o sucesso do evento? P.I.: “Sim. Além da falta da pausa ainda aconteceram delongamentos de palestras que promoveram atrasos.” D.A.: “Não, o ideal seria a parada para questionamentos mas isso não chegou a prejudicar o evento.” S.G.: “Não. Isso não prejudicou o evento.” A.T.: “Não atrapalhou o sucesso do evento.” 66 Sec. Jr. 1: “Sim, o público sentiu falta de questionamentos depois das palestras.” Sec. Jr. 2: “Sim, acredito que seja importante intervalo de aproximadamente uma hora entre as palestras.” S.E.I.: “Tecnicamente prejudicou o andamento do evento, foi a maior reclamação dos participantes e foi um ponto fraco, que deverá ser corrigido nos próximos eventos.” S.E.: “Sim prejudicou, mas não ocorrerá futuramente.” W.D.: “Sim atrapalhou um pouco o evento.” P.: “Sim prejudicou a fluência do evento e será corrigido nas próximas edições.” A.I.: “Sim prejudicou o andamento do evento, mas não o sucesso.” 11. O planejamento do evento foi feito com a antecedência necessária? Houve dificuldades na organização do quadro de prelecionistas, patrocinadores e montagem dos Anais do evento? P.I.: “Não foi feito com antecedência necessária. Sim, aconteceram esses problemas.” D.A.: “Na minha opinião teve tempo hábil pra tudo.” S.G.: “O planejamento não foi feito com a antecedência necessária. Houve muita dificuldade na organização do quadro de prelecionistas e patrocinadores, pois tudo ficou para ser resolvido em cima da hora.” A.T.: “Não, foi tudo organizado muito rapidamente.” Sec. Jr. 1: “Não, foi difícil completar o quadro de envolvidos no evento e para a montagem e distribuição dos anais.” Sec. Jr. 2: “Não. Poderia ter sido realizado com maior antecedência evitando os problemas citados.” S.E.I: “O evento foi programado e organizado em apenas 6 meses. O ideal são 12 meses. Houve demora em montar os anais..” S.E.: “Não foi feito com a antecedência necessária e por isso aconteceram problemas quanto aos palestrantes e anais.” W.D.: “Não, o que derivou nos problemas apresentados.” P.: “A idéia do evento ocorreu com bastante antecedência, mas o planejamento só começou diretamente a 6 meses da ocorrência do evento, por isso alguns problemas ocorreram.” A.I.: “O planejamento não foi iniciado com a antecedência necessária, mas os 67 problemas citados foram contornados pela equipe.” 12. A divulgação do evento foi considerada satisfatória? Justifique. P.I.: “Sim, pois atingiu o público-alvo.” D.A.: “Sim, foram feitos cartazes, folderes, distribuídos pela UFV e enviados pelo correio para propaganda.” S.G.: “Sim, foram colocados pôsteres, cartazes e distribuídos panfletos pela UFV.” A.T.: “Sim, mas poderia ser mais efetiva fora de Viçosa.” Sec. Jr. 1: “Sim, havia bastantes cartazes e folderes espalhados.” Sec. Jr. 2: “Sim.” S.E.I.: “Sim” S.E.: “Sim, o público-alvo teve acesso a cartazes, folderes, cartas-convites por toda região próxima a Viçosa.” W.D.: “Sim, utilizamos todos os meios possíveis: cartazes, site, folderes e cartas.” P.: “Sim, o público-alvo foi abordado por vários tipos de materiais de divulgação, como folderes, cartazes e até cartas. A.I.: “Sim.” 13. O evento atingiu seus objetivos primários? A organização obteve sucesso? P.I.: “Sim. O evento foi considerado ótimo dentro de seus temas apresentados.” D.A.: “Sim” S.G.: “Sim” A.T.: “Claro.” Sec. Jr. 1: “Sim” Sec. Jr. 2: “Certamente.” S.E.I.: “Sim, teve muito sucesso.” S.E.: “Sim, o sucesso foi comentado pelos participantes.” W.D.: “Sim.” P.: “Sim, o evento teve grande sucesso comentado em toda a região.” A.I.: “Sim” 14. Você considera importantes as respostas dos questionários de avaliação aplicados ao público? É uma forma de feedback? P.I.: Sim, muito importante. É a única forma de feedback do público.” D.A.: “Sim, é a forma de saber quais foram os pontos fracos e fortes.” 68 S.G.: “Sim, para melhor avaliação do evento.” A.T.: “Sim. Extremamente importante para não cometer os mesmos erros futuramente.” Sec. Jr. 1: “Sim, muito importante. A organização do evento pode tirar muitas conclusões do feedback do público.” Sec. Jr. 2: “Sim” S.E.I.: “Com certeza.” S.E.: “Sim é uma forma de avaliação do trabalho realizado.” W.D.: ”Sim.” P.: “É de extrema importância para avaliação do evento para evitar os mesmo erros nas próximas edições.” A.I.: “Sim” 15. Enumere em ordem de prioridade para realização de eventos. De 1 a 9 (considerando 9 o melhor e 1 o pior), o que você considera relevante para o sucesso de um evento acadêmico-científico. ( ) Divulgação satisfatória ( ) Coffee-break bem organizado ( ) Projeto bem elaborado ( ) Serviço de secretaria e cerimonial ( ) Planejamento do evento realizado eficientes com antecedência ( ) Infra-estrutura adequada ( ) Participação de convidados ( ) Localização legitimados ( ) Tema atual e atrativo P.I.: “7 1 3 4 9 8 6 5 2” D.A.: “7 8 9 6 1 2 4 5 3” S.G: “8 7 9 6 1 3 4 2 5” A.T.: “6 7 4 5 1 2 8 3 9” Sec. Jr, 1: “7 8 5 6 2 4 3 1 9” Sec. Jr. 2: “4 5 1 2 8 7 6 9 3” S.E.I.: “5 4 1 6 9 2 7 8 3” S.E.: “1 3 5 7 9 8 6 4 2” W.D.: “1 5 6 9 8 3 2 4 7” P.: “2 5 1 8 9 3 7 6 4” A.I.: “3 9 1 4 7 6 2 5 8” Obrigada pela prestatividade e atenção. Larissa Campos 69 8 ANEXOS 70 ANEXO I – Proposta do IV Simpósio de Meio Ambiente Proposta Viçosa - Minas Gerais Julho de 2007 71 INFORMAÇÕES SOBRE A ORGANIZAÇÃO Nome e sigla da organização proponente Centro Brasileiro para Conservação da Natureza e Desenvolvimento Sustentável – CBCN Endereço completo (endereço, bairro, CEP, cidade, estado) Rua Professor Alberto Pacheco, 125 – sala 506 – Bairro de Ramos – 36570000 Viçosa, MG Telefone, fax, e-mail, página na Internet (31) 3892-4960 – [email protected] – www.cbcn.org.br Data de fundação da organização conforme ata registrada em cartório 21 de Setembro de 1967 Tipo de organização (associação sem fins econômicos, OSCIP, associação comunitária, rede etc.) Associação civil de direito privado sem fins lucrativos, de caráter Científico e Cultural dedicada à Conservação da Natureza e Desenvolvimento Sustentável Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ), se a organização receberá recursos diretamente 26.121.368/0001-00 Nome e cargo das pessoas responsáveis por este projeto Laércio Couto, Ph.D. – Presidente Sebastião Renato Valverde, D. Sc. – Vice-Presidente Lairson Couto, Ph.D. – Diretor Cientifico Elizabeth Neire Fernandes, M. Sc. – Assistente Técnica Objetivos da organização Apoio ao desenvolvimento sustentável do País, considerando os aspectos Sociais, Econômicos, Culturais e Ambientais, por meio de ações e a realização e gerenciamento de projetos relacionados com a conservação da biodiversidade e dos recursos naturais renováveis e não renováveis, em especial a flora, a fauna, as águas, o solo, o ar, os recursos minerais, as paisagens e os monumentos naturais, bem como a preservação dos bens materiais e imateriais do patrimônio cultural e histórico. O CBCN se propõe também a coordenar eventos, proporcionar treinamentos, realizar trabalhos de extensão, reciclagem de conhecimentos e 72 apoio à pesquisas cientificas e de desenvolvimento tecnológico, suprindo demandas de pesquisadores, professores e estudantes universitários, profissionais liberais, de empresas e de órgãos governamentais, prefeituras, empresas e organizações do terceiro setor. INFORMAÇÕES SOBRE O PROJETO Nome e sigla da organização proponente Centro Brasileiro para Conservação da Natureza e Desenvolvimento Sustentável – CBCN Nome do evento I Simpósio sobre o Meio Ambiente Resumo A exploração dos recursos naturais e ocupação desordenada e acelerada do território brasileiro tem uma longa história. A região da Zona da Mata Mineira é um exemplo vivo disso. O IV Simpósio de Meio Ambiente, que será realizado de 19 a 21 de setembro de 2007, em Viçosa, MG, tem como objetivo ampliar a difusão de idéias e soluções a cerca da questão ambiental, que se torna cada dia mais urgente e necessário. O foco estratégico deste evento será a busca por soluções alternativas que minimizem os impactos ambientais, e ao mesmo tempo apontem para um horizonte ambientalmente menos degradante. Durante o Simpósio, especialistas, pesquisadores, dirigentes públicos e representantes do setor privado debaterão o tema de forma a alavancar possibilidades concretas de superação dos problemas que afetam o meio ambiente. A primeira edição do Simpósio de Meio Ambiente foi realizado em 2002 na Universidade Federal do Espírito Santo (UFES), e teve como tema Manejo e Conservação do Estado do Espírito Santo. Naquela ocasião, participaram cerca de 300 pessoas. Em virtude do sucesso, realizou-se o II Simpósio de Meio Ambiente em 2003, ainda na UFES. O Evento reuniu mais de duas mil pessoas atestando a carência de eventos nessa área. A terceira edição realizada em Viçosa- MG no ano de 2005, contou com a participação efetiva de 500 participantes. Nossa meta atual é conseguir a participação de 800 pessoas, capacidade máxima de nosso auditório. Objetivos específicos (o que o projeto conseguirá de forma concreta) 73 - Aumentar a consciência ambiental dos participantes de forma a impactar, positivamente, a sociedade na qual os mesmos atuam; - Gerar propostas e alternativas viáveis à sustentabilidade do meio em que vivemos, visando a melhoria da qualidade de vida na sociedade na qual estamos inseridos; - Proporcionar uma visão atualizada sobre o meio ambiente e as estratégias utilizadas por empresas para minimizar e, ou mitigar os possíveis impactos; - Investir na abertura de canais estratégicos de comunicação institucional entre universidades, órgãos governamentais e setor empresarial; - Facilitar e promover a interação entre pesquisadores, profissionais da área ambiental com futuros profissionais e a sociedade; - Investir em uma melhor qualidade de vida para a sociedade; - Discutir todos os temas mais recentes na área ambiental. Justificativa É crescente a cada dia, a magnitude dos problemas ambientais causados pela ocupação das terras e pelo desenvolvimento da humanidade. Mais do que nunca, os efeitos dessas ações antrópicas estão começando a afetar diretamente a vida de cada um de nós. O desenvolvimento segue em ritmo acelerado e as questões ambientais são normalmente relegadas a segundo plano. Os constantes e graves problemas ambientais que tem surgido em todo o mundo denunciam a baixa aplicabilidade dos conhecimentos gerados em nossas instituições de ensino e pesquisa. Tais problemas têm afetado direta e indiretamente a vida humana, e por extensão a sociedade como um todo. Nesse contexto, é necessário e urgente a busca e difusão de conhecimentos que estejam relacionados a novas formas de desenvolvimento da humanidade sem afetar o meio ambiente. Desta forma, espera-se com o IV Simpósio sobre Meio Ambiente, focado em Cenários e Perspectivas, apoiar as comunidades acadêmicas e cientificas na busca de soluções para esta questão tão importante, que não pode mais esperar ou ser deixada para a posteridade. A cada dia que passa, torna-se mais difícil a mitigação dos efeitos causados pelo homem ao meio ambiente, e É crescente a cada dia, a magnitude dos problemas ambientais causados pela ocupação das terras e pelo desenvolvimento da humanidade. Mais do que nunca, os efeitos dessas ações antrópicas estão começando a afetar diretamente a vida de cada um de nós. 74 O desenvolvimento segue em ritmo acelerado e as questões ambientais são normalmente relegadas a segundo plano. Como e por quem o projeto será monitorado/acompanhado durante seu período de realização O CBCN tem uma equipe técnica, uma equipe administrativa e uma equipe executiva, cada uma coordenada pelo seu respectivo Diretor. Além disso, o coordenador geral do projeto, como auxílio de sua Secretária Executiva e de seus diretores, acompanha passo a passo o desenvolvimento do projeto por meio de uma planilha e cronograma físico financeiro onde são observados mensalmente os resultados obtidos em relação ao planejado. Benefícios ambientais e sociais do projeto e como serão mantidos depois de seu final - Aumento da interação entre as várias entidades ligadas ao setor (governos, empresas, população, universidade, ONGs, etc.); - Contribuição para o desenvolvimento dos cursos de graduação e pós-graduação nas áreas relacionadas; - Esclarecimento da sociedade, preparando-a para a aceitação de novas tecnologias e difusão das mesmas; - Aceleração no processo de evolução do setor por veicular rapidamente as informações (novas tecnologias, trabalhos, etc.) Divulgação dos resultados - Divulgação e distribuição dos Anais em CD Room; - Manter uma Homepage para preservar e ampliar o leque de abrangência do CBCN e agilizar a troca permanente de informações na área em consideração; - Jornais e publicações. PLANO DE TRABALHO Resultados Atividades para (impactos) atingir os resultados 1 Divulgação do Evento, convites aos 1.1 Folders, Cartazes, E-mails participantes, inscrições 1.2 Cartas aos convidados 1.3 Elaboração do Programa Técnico 2 Realização do IV Simpósio sobre o 2.1 Apresentação de Palestras e discussões Meio Ambiente 2.2 Realização das Mesas Redondas e debates 2.3 Interação entre os participantes 3. Reunir e organizar os trabalhos 3.1 Realização do I Simpósio apresentados durante o Simpósio na 3.2 Apresentação e Discussão das Palestras e Mesas forma de Anais, normatizados Redondas permitindo a sua publicação, 3.3 Normatização e editoração dos Anais e sua reprodução e distribuição distribuição 75 ORÇAMENTO DO SIMPÓSIO ITEM QUANTIDADE MATERIAL GRÁFICO Identidade Visual - editoração de peças Folder - 1ª edição (Policromia, papel couchê) Cartazes (Policromia, papel couchê 180) Programa (Policromia, papel vergê, arte final) Certificado (policromia, papel couche, arte final) Perguntas e Respostas Questionário de avaliação Sub-Total 1 VALOR UNITÁRIO TOTAIS 1.200,00 1.200,00 2000 1,50 3.000,00 250 1,50 375,00 300 1,70 510,00 300 1,00 300,00 300 300 0,35 0,35 105,00 105,00 5.595,00 ASSESSORIA DE COMUNICAÇÃO Manutenção do Site Divulgação do Evento Sub-Total 1 1 500,00 2.500,00 500,00 2.500,00 3.000,00 PALESTRANTES e ORGANIZAÇÃO Passagens aéreas nacionais Hospedagem Refeições Palestrantes Transfer in/ out para Palestrantes Sub-Total 10 10 10 10 1.200,00 150,00 12,00 120,00 12.000,00 1.500,00 120,00 1.200,00 14.820,00 MATERIAL CONGRESSISTA Pastas Canetas Blocos Crachás Anais Sub-Total 700 700 700 700 700 3,33 0,82 2,00 1,02 12,00 2.331,00 574,00 1.400,00 714,00 8.400,00 13.419,00 DECORAÇÃO E SINALIZAÇÃO Painel - Mesa Diretora Banner's 3,00 x 2,00 Sub-Total 1 2 800,00 250,00 800,00 500,00 1.300,00 SEDE DO EVENTO Aluguel da Sala de Conferências Sub-Total 1 500,00 500,00 500,00 76 Continuação ITEM QUANTIDADE VALOR UNITÁRIO TOTAIS MIDIA DESK Tela de Projeção 200"/300" 1 500,00 500,00 Projetor Multimidia 1500 ANSI Lumens c/ CPU 2 500,00 1.000,00 Ponteira Laser 1 20,00 20,00 Sistemas de som c/ Mesa, potência Amplificador e Caixas Acústicas 1 700,00 700,00 Microfones sem Fio 4 120,00 480,00 Microfones com fio 3 80,00 240,00 Suporte Pedestal 1 25,00 25,00 Operador Técnico 1 150,00 150,00 Técnico de Informática 1 150,00 150,00 Computador Pentium IV,2.66Ghz,grav.CD,win XP,USB 1 140,00 140,00 Impressoras cartuchos 1 140,00 140,00 Impressoras Laser HP1020 c/ cartucho 1 235,00 235,00 Fotografia Profissional Gravação CD 1 700,00 700,00 Jato Tinta HP3845 para c/ Evento Sub-Total 4.480,00 DESPESAS OPERACIONAIS Postagem Cartazes 500 1,80 900,00 Postagem Folders 1.500 0,75 1.125,00 Sub-Total 2.025,00 ALIMENTOS E BEBIDAS Coffee Break 500 Sub-Total 9,00 4.500,00 4.500,00 TOTAL 49.639,00 77 ANEXO II – Documento de apresentação do IV Simpósio de Meio Ambiente 78 79 80 81 82 ANEXO III – Cartaz 83 ANEXO IV – Folder 84 85 ANEXO V – Carta convite com ficha de inscrição 86 87 ANEXO VI – Gráficos de Avaliação do evento Local do Evento Espaço disponível ruim bom 3% muito bom excelente sem condições de responder 97% Organização ruim 0% 3% bom 25% muito bom 49% excelente 23% Atendimento da equipe 3% sem condições de responder ruim bom 5% 20% muito bom 42% excelente 30% sem condições de responder 88 ruim Limpeza 0% 0% bom 25% 35% muito bom 40% Acesso excelente ruim 1% 17% 26% bom muito bom excelente sem condições de responder 56% Palestras ruim 13% 28% bom muito bom 3% 56% excelente sem condições de responder Mini-cursos 15% ruim 3% 23% bom muito bom excelente 40% 19% sem condições de responder 89