Gestão de Cerimonial no Município
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Gestão de Cerimonial no Município
Gestão do Cerimonial no Município Eliane Ubillús Há algum tempo, o cerimonial deixou de ser emergencial para ser institucional. O que foi privilégio das monarquias, presidências e dos governos dos Estados, atualmente, é uma realidade nos municípios, ministérios, empresas, aeroportos, igrejas, etc., pois grande parte dessas entidades já conta com uma equipe de cerimonial. Aqui no Brasil, o cerimonial era apenas desenvolvido por diplomatas, mas logo houve a necessidade de que outros profissionais se dedicassem ao estudo das regras, leis, decretos, usos e costumes, segurança, logística, linguagem cênica e tantos outros itens inerentes à atividade. Alguns prefeitos, em seu gabinete, têm como prioridade o serviço do cerimonial. Outros, menos avisados, crêem que este serviço possa ser feito pela secretária ou pela assessoria de imprensa, o que é um grande erro. Todos os profissionais são importantes na administração pública ou privada, desde que sejam capacitados para a sua função. Cerimonial é com cerimonialista. Nomear pessoas que possuem boa aparência, ou por circularem facilmente na sociedade, mas que jamais tenham feito um curso de cerimonial, é inadmissível. Hoje não existe espaço para amadorismo. Ainda que o cerimonial, ainda hoje, seja apenas uma atividade e não profissão, terá que ser desempenhado com rigor, seriedade e profissionalismo. Regulamentos Muito se fala e ensina sobre o Decreto 70274 e a Lei 5700 que são os norteadores do cerimonial brasileiro, mas na verdade existem alguns mais. No Brasil, temos diversas resoluções, portarias, regimentos, regulamentos, decretos estaduais, assentos que também são instrumentos para definição de precedências dentro dos órgãos específicos. Alguns deles são: R. CONTI - Regulamento de Continências, Honras, Sinais de Respeito e Cerimonial Militar das Forças Armadas - Usado no cerimonial castrense. Portaria /Presi/ N. 110-728 de 19/11/2003, do TRF da 1ª Região – Tribunal Regional Federal Decreto nº 11.074, que Aprova as Normas do Cerimonial do Estado de São Paulo Resolução nº 263, de 30/10/2003, regula o Cerimonial do Supremo Tribunal Federal Decreto nº 4 4447, de 29 de outubro de 2002 - Aprova o Cerimonial da Marinha Assento Regimental Nº 376/2005 de 2/9/2005 – DOJ de 5/12/2005 - Tribunal de Justiça do Estado de São Paulo Decreto 56 435 de 8/6/1965 - Promulga a Convenção de Viena sobre Relações Diplomáticas - Cerimonial e condutas diplomáticas. (Conclusão e assinatura – Viena / Áustria em 18/4/1961 - Entrada em vigor em 24/4/1964 – No Brasil, foi aprovado pelo Decreto Legislativo Nº 103, de 18 de novembro de 1964, entrando em vigor em 24/4/1965 e a promulgação pelo Decreto 56435 datado de 8/6/1965) . Decreto Estadual 30 012 de 31/12/1980 – Normas de Cerimonial do Estado do Rio grande do Sul. Existem ainda muitos mais documentos no gênero que o leitor poderá conseguir por meio de pesquisas. Administrando problemas Uma questão muito especial, é que o cerimonialista administra, com mais sensibilidade, as relações entre as autoridades e a população ou mesmo com os diversos segmentos dos funcionários da entidade. Nos momentos que existem situações de conflito, como uma “rebelião” dos lixeiros ou uma greve do transporte público, a equipe do cerimonial, por certo, saberá administrar o assunto de como convidá-los para uma reunião e atendêlos eficazmente, até que as autoridades competentes os recebam para buscar uma solução. Uma boa equipe de cerimonial deve ser estruturada de acordo com as necessidades de cada município, mas de nada servirá ter profissionais altamente qualificados se não lhes dão infra-estrutura básica. Propusemo-nos aqui a apresentar uma sugestão do quadro de pessoal, seguido de equipamentos, e recomendações, acrescidas de “pitadas” de comentários não apenas sobre o que está intrinsecamente ligado, mas também o que completa a atividade do cerimonial. Equipe para o Departamento do Cerimonial Chefe ou Diretor do Cerimonial (há instituições que tratam o cargo como superintendente ou gerente do cerimonial) Sub-Chefe ou Chefe Adjunto / Sub-Diretor ou Diretor Adjunto de Cerimonial Mestre de Cerimônias Assistentes (todos devem ter conhecimentos básicos de informática) Técnico de informática (para elaboração de convites, mapas de localização dos eventos, cartões etc.) Calígrafos (que podem ser contratados segundo a necessidade) Motoristas (que sejam treinados para tal fim) Equipamento para o Departamento de Cerimonial Mesas para que cada um tenha a sua com a respectiva cadeira Poltronas ou cadeiras para que as pessoas que recebemos possam sentar-se. Computador com gravador de CD e leitor de DVD, com programas Adobe Acrobat Reader, Power Point, Corel, Autocad, Windows Media Player, e as fontes das letras Shelley Andante, Shelley Volante y Shelley Alegro que são as letras do tipo manuscrito. Internet com alta velocidade / endereço eletrônico personalizado do cerimonial Impressora de alta qualidade, (para que eventualmente se possa imprimir convites com urgência) Scanner Cartões de citação (nominatas) com os nomes das pessoas de maior precedência, seus cargos e formas de tratamento). Papéis tipo A4 e envelopes de boa qualidade para ofícios e correspondências, em geral 120gr. Papéis e envelopes para convites feitos de última hora - Vergé / Opalina / 180gr. e 240gr. Cartões de mensagens c/ envelopes tamanho aproximado de 10x15cm Cartões de visita para o prefeito e a para a equipe de cerimonial Guarda-chuvas grandes Bandeiras internas e externas Mastros / suportes / Lanças Panos de placas de vários tamanhos Tribuna Copos para uso nas mesas de reuniões / Porta copos de louça ou cristal Toalhas de várias cores e tamanhos de tecido encorpado Bandejas / panos para bandejas Serviços de café e chá completos em louça de boa qualidade para atender as reuniões internas bem como pequenas visitas. Canetas esferográficas de boa qualidade para uso nas assinaturas de contratos e convênios Pastas ou porta-folhas Data show / e tela Praticáveis de diversos tamanhos especialmente com 30cm de altura x 1.50m x 1m Celulares Rádios intercomunicadores Prismas para as mesas de reuniões Veículos Devemos preparar e atualizar com freqüência Mailing list com todos os nomes, cargos, endereços, e e-mails de todas as autoridades municipais, estaduais ou e do governo federal. Mailing list com nomes, cargos, endereços e e-mails de algumas celebridades locais Mailing list dos convidados do prefeito (amigos, companheiros de partido, família etc.) Arquivo de fotos dos eventos Arquivo da lista de convites enviados Arquivo dos convites enviados Arquivo com anotações de datas, nome dos eventos e o traje usado pelo Prefeito (a), o cônjuge e o chefe do cerimonial. Arquivo com anotações sobre uniformes, (se os tiver), que foram usados pela equipe de cerimonial. Arquivo com o menu que foi servido em cada evento, com data e lista de convidados. Arquivo com lista de presentes, a quem foram dados e datas. Buscando a perfeição Devemos buscar o “erro zero” a cada dia. O menor deslize, ainda que não seja da nossa competência, como a falta de energia elétrica, que sabemos ser difícil prever, com certeza a “culpa” será atribuída à equipe do cerimonial. Qualidade total tem que ser nossa meta constante. Não temos o direito de errar. Em razão disto, temos que estudar sempre e nos dedicar com todo afinco a esta atividade tão envolvente. Regulamentos, leis e precedências Nós, cerimonialistas, não inventamos regulamentos, nem tampouco criamos as leis. Apenas temos o dever de conhecê-las, já que são a base da nossa atividade, para que saibamos aplicá-las propiciando a existência regulamentar do respeito entre as pessoas, para com os símbolos nacionais, entre os veículos quando em situação protocolar etc. O princípio da física se faz presente de forma significativa no cerimonial: “Dois corpos não ocupam o mesmo espaço”, e, sendo assim, cada um deve estar no seu lugar. Correspondência A correspondência recebida pelo Prefeito, no que se refere a convites, deverá ser respondida, em no máximo 24 horas, pelo cerimonial, em forma de ofício ou cartão, aceitando e confirmando presença ou comunicando que o representará o Senhor ou a Senhora “tal”, que ocupa o cargo “X”. Quando é impossível o comparecimento, deve-se agradecer, com as desculpas da ausência. Os telegramas de condolências ou de congratulações também são expedidos pela equipe do cerimonial. Acompanhando autoridades O Chefe do Cerimonial ou seus assistentes deverão acompanhar o Prefeito e o Viceprefeito a todos os eventos a que eles comparecerem. Conhecendo os gostos e necessidades do (da) chefe Fumante: devemos ter sempre à mão cinzeiro e isqueiro e, se possível, até o maço de cigarros preferido da autoridade a quem servimos, porém, o mais conveniente, é sugerir a ele /ela que deixe de fumar. Alérgico: Nossa atenção deve ser máxima para que a autoridade fique longe do que lhe causa alergia, especialmente se for alimentação. Gosto por balas e chocolates: Deixar próximo (em mesinhas de centro ou laterais) ou ter no bolso para oferecer. Quando for mesa diretora, deixar no lugar que autoridade irá ocupar. Óculos Muitas autoridades não carregam os óculos consigo. É interessante que, para facilitar a logística, o prefeito tenha dois pares de óculos do mesmo grau, para que um sempre esteja disponível através da equipe de cerimonial. Os cartões de citação (nominatas) O cerimonialista atento terá vários jogos de cartões de citação prontos. Cada jogo completo de autoridades presentes a um ato é entregue ou pelo menos oferecido a uma autoridade para que ela possa ter conhecimento de que pessoas estão presentes ou como algumas gostam citá-las uma a uma. Trajes, e outros Nas grandes cidades é mais comum que os prefeitos usem roupas formais, porém, no interior muitas vezes é uma verdadeira “batalha” conseguir que se vistam com este tipo de roupa. A eterna conversa de que “Aqui somos muito simples”, ou algo assim, nos leva a ter um assunto a mais para administrar, porque nem sempre eles podem vestir traje informal, ainda que atualmente se note o uso deste traje em muitos países. Equipe de Segurança Nas grandes cidades é comum ter uma boa equipe de segurança, mas nas cidades pequenas isso é raro. Quando não há este tipo de serviço tudo é mais difícil. Os profissionais de segurança ajudam muito aos cerimonialistas. Na falta deles somos nós que temos que definir percursos, e tempos de traslados; nos eventos, marcar e reservar local para estacionar os carros das autoridades, e uma série de outras providências que são inerentes ao pessoal da segurança. Equipe de Comunicação / Imprensa É tão indispensável como a do cerimonial e a da segurança. Trabalhamos muito próximos. São eles que muitas vezes nos solicitam que seja criado um evento para reverter determinada situação político-administrativa delicada. A equipe é formada por jornalistas, fotógrafos e cinegrafistas. Cerimônias mais comuns do Executivo Posses, Inaugurações, Pedra Fundamental Assinatura de convênios Visitas Governamentais e não Governamentais Conferências Coletiva de imprensa Audiências Públicas Reuniões Desfiles cívicos (Independência / aniversário da cidade) Cerimônias mais comuns do Legislativo Sessões Ordinárias Sessões Solenes de Posse / homenagens / recepção a altas autoridades Visitas Governamentais e não Governamentais Entrega de Títulos e Honrarias Palestras sobre temas específicos Audiências Públicas Eventualmente (mais comuns do poder executivo) Apresentação de Livros Congressos Jornadas (internas / externas) Luto oficial Eventos culturais (Festivais de cinema, música, folclore) Eventos desportivos (Jogos municipais, Regionais, Campeonato de Futebol) Aniversário da cidade, dia da bandeira, das crianças, dos professores etc. Festas Natalinas (para o povo ou apenas entre funcionários) As coletivas de imprensa, devem ser preparadas pela equipe de comunicação, porém, toda a logística é de nossa responsabilidade. Hoje se usa muito convidar os jornalistas para tomar café da manhã, ou para o lanche da tarde, ocasião em que acontecem encontros entre autoridades e imprensa. É uma forma simpática e descontraída que auxilia nos momentos de “saia justa” e nas relações interpessoais. O Funeral não deixa de ser um evento e ainda que nenhum cerimonialista sinta o desejo de realizá-lo, terá que fazê-lo, dando atenção a muitos detalhes. Este é um evento, composto de vários atos, em que cerimonialistas e participantes estão envolvidos também pela emoção. Durante o velório, o desgaste físico é maior que em qualquer outro evento, por isso todo cuidado é pouco. Todas as providências têm que ser tomadas, o mais rápido possível. Primeiro deve-se decidir junto a autoridade de maior precedência se vai ou não ser decretado o luto oficial. Apenas depois do decreto assinado é que se deve comunicar a todos para que seja hasteada a bandeira a bandeira do município a meio mastro (no caso de luto municipal), e conforme a importância do (s) falecido (s) poderão ser preparadas para a distribuição, pequenas fitas pretas, com alfinetes, para que todos usem na lapela. O procedimento deste hasteamento é descrito no capítulo “Vexilologia”. Caso o falecimento seja do Prefeito, na sede da Prefeitura serão baixadas as 3 bandeiras. A Lei 5700 regulamenta: Art . 18. Hasteia-se a Bandeira Nacional em funeral nas seguintes situações, desde que não coincidam com os dias de festa nacional: IV - Nos edifícios-sede dos Governos dos Estados, Territórios, Distrito Federal e Municípios, por motivo do falecimento do Governador ou Prefeito, quando determinado luto oficial pela autoridade que o substituir; Se o luto é por falecimento do governante ou de pessoa muito importante na cidade, as exéquias passaram a ser um grande evento, e necessitarão de quase tudo que é comum para uma completa organização de eventos, porém, com uma dificuldade: É de uma hora para outra. Não há tempo para planejar. Atenção para com as Bandeiras Ainda que haja a Guarda Municipal, ou Guarda Civil, na prefeitura municipal, o cerimonial acaba sendo o responsável por comprar as bandeiras internas e externas, os mastros, ponteiras, panóplias e todo o material necessário para este fim. A atenção com a qualidade de todas as peças é importante, mas especialmente para com as bandeiras. As bandeiras de baixo custo não são bordadas e sim coladas (no caso de ter brasão, símbolos ou estrelas) e não sendo bordadas, temos que trocá-las com muita freqüência, pois as estrelas caem, o brasão fica sem uma parte, e outros tantos desenhos se deterioram. Comentários O cerimonialista deve conhecer um pouco de cada tipo de cerimonial, para que o sucesso seja constante, ainda que caminhemos para as especialidades, existentes em todas as atividades. Cada evento tem as características próprias do local. As posses, inaugurações, desfiles cívicos, e outros, seguem regras ou regimentos protocolares comuns a todos, respeitando-se em todos os casos, os hábitos do município. Nas prefeituras as dificuldades são maiores que nos Governos de Estado ou na Presidência da República, porém, neste sentido, jamais poderemos nos acomodar e sermos negligentes, pois a excelência do trabalho deve ser a mesma. Sabemos que nas prefeituras, de municípios pequenos, não existem as Polícias Federais ou Militares para dar segurança aos prefeitos como fazem no governo federal e estadual. A maioria das Guardas Municipais não pode trabalhar armada e com isso, acabamos descobertos de segurança. Muitas vezes trabalhamos sobre fortes riscos. Por mais que a PM nos dê cobertura, não é a mesma coisa que ter uma guarda pessoal, 24 horas por dia, cuidando da autoridade e, por tabela, de nós! Quando tivermos que criar um departamento de cerimonial, a paciência será a nossa primeira e mais forte aliada. Não se consegue tudo, do dia para a noite, mesmo que o prefeito dê muita importância ao cerimonial. É um trabalho de formiguinha. De tempos em tempos conseguimos algo mais, porém, em “porções diminutas”. Mesmo assim, não devemos nem podemos desistir. Temos que nos superar a cada dia sendo melhores profissionais altamente éticos e acima de tudo leais. Reflexão O mundo do cerimonial é fascinante para quem se dedica ao trabalho de corpo e alma. Não importa se estamos na cidade pequena ou numa capital. O poeta Pablo Neruda, que era filho de um maquinista de trem, nasceu em Parral, uma cidade que dista 400 km ao sul de Santiago do Chile. Até o fim dos seus dias, viveu uma vida simples, numa pequena cidade. Dentro desta simplicidade, acabou recebendo o Premio Nobel de Literatura, ou seja, foi o melhor no que fazia. Com humildade, devemos nos espelhar na vida do grande poeta. Muitas vezes, em uma pequena cidade do interior, encontramos cerimonialistas que são extremamente competentes. Aprendemos todos os dias. O valor está em cada um de nós! Finalizando, deixo um pensamento do Professor Nelson Speers: “Todo homem deve ter seu espaço psico-emocional e sócio-cultural respeitado assim como tem o dever de respeitar o do outro. O caminho é o cerimonial. A finalidade é a harmonia e a paz universal.”