Arrumação de processos e documentos no arquivo

 Arrumação de processos e documentos no arquivo
OT-03
1 – Definição e princípios gerais:
A arrumação é a operação pela qual se instala os processos e os documentos
(geralmente acondicionada em maços ou caixas) nas estantes, de acordo com uma
dada ordem, tendo em vista a sua localização e conservação.
O sistema de arrumação será tanto melhor quanto seja de fácil aplicação e
replicação, em caso de transferência do arquivo, por exemplo. O critério de
ordenação numérico - por número sequencial de maço ou de caixa ou através da
atribuição a cada processo de um número sequencial de arquivo - é,
comprovadamente, o mais fácil de aplicar e o menos suscetível de erros.
O sistema deverá ser claro de modo a que, caso seja necessário localizar um
processo, qualquer colaborador se consiga orientar no arquivo percorrendo
diretamente as estantes e/ou consultando os registos existentes (planta do arquivo,
sistema de gestão processual, outros).
Finalmente, o sistema escolhido deverá ter em conta a utilização racional dos
equipamentos, evitando o desperdício de espaço, optando pela instalação contínua
das unidades de instalação, independentemente da sua proveniência, evitando assim
indesejáveis clareiras nas estantes decorrentes de sistemas de arrumação que
pressupõem a reserva de espaços.
2 – Requisitos a ter em conta na arrumação:
2.1. A instalação das unidades de arquivo nas estantes deve ser efetuada:

Da esquerda para a direita e de cima para baixo, porque, correspondendo à
ordem segundo a qual se lê, facilita a sua localização:
OT-03 Arrumação de processos e documentos no arquivo
1 
De forma contínua, não reservando espaços, clareiras, para dada
documentação, minimizando, assim, como referido o desperdício de espaço.
Ou seja, as unidades de arquivo (maços) remetidas por uma dada
instância/secção devem ser instaladas imediatamente a seguir aos maços
remetidos por outra instância/secção e assim sucessivamente, como
representado na planta em baixo: à documentação proveniente da Instância
Central, 2ª Secção Cível (azul), segue-se a da Instância Local, Secção Criminal
(rosa) e depois, de novo, a da Instância Central, 2ª Secção Cível, etc.
Planta do Arquivo
Arquivo com instalação contínua, independentemente da
proveniência da documentação. A cada cor (azul, rosa e
amarelo) corresponde uma diferente proveniência.
De igual modo, se desaconselha a instalação por tipo de processo, porque este
sistema de instalação também implica que sejam reservados espaços nas
estantes para os processos do tipo “A”, para os processos do tipo “B”, etc.1
2.2. Os registos do arquivo (na aplicação de gestão processual, na planta do arquivo,
noutros registos) devem ser atualizados de modo a que seja possível saber qual a
localização no arquivo de dado processo, maço ou caixa, isto é, a sua referência de
arquivo ou cota (o seu endereço topográfico).
1
A ideia de que a ordenação dos processos por espécie processual facilita as operações de
remessa para arquivo distrital e/ou as eliminações é, na maior parte dos casos, falsa uma vez
que, mesmo dentro de cada espécie, os prazos de conservação administrativa terminam em
datas diferentes.
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Registo do h@bilus/citius com a indicação do número do Maço,
Bloco (fiada) e Estante (módulo).
Em muitos arquivos, o número do maço (ou caixa) poderá ser suficiente para localizar
a unidade de instalação; a referência ao bloco e à estante são, nesse caso, elementos
complementares de localização.
REGISTO TOPOGRÁFICO
Fiada
Módulo
Conjunto documental
Sequência de
maços/caixas
1
1-5
Instância Central 2ª Secção Cível
1 a 120
2
1
Instância Central 2ª Secção Cível
121 a 144
2
2-5
Instância Local, Secção criminal
1 a 96
3
1
Instância Central 2ª Secção Cível
145 a 168
3
2-5
Instância Central, 1ª Secção criminal
1 a 96
4
1-5
Instância Central, 1ª Secção criminal
97 a 216
5
1-5
Instância Central, 1ª Secção criminal
217 a 336
6
1-5
Instância Central, 1ª Secção criminal
337 a 456
Registo topográfico com a indicação da documentação que está instalada em cada sala
(no caso de existir mais do que uma), fiada de estante e módulos.
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3 2.3. Para além da representação na planta, as fiadas de estante e, eventualmente,
os módulos de cada estante devem estar identificados, como ilustra a imagem
seguinte:
Arquivo com fiadas de estantes identificadas (Fiada nº).
Será assim muito mais fácil saber com precisão a localização de cada unidade de
instalação.
3 – Responsabilidades:
Atividades
Arrumar a documentação
Atualizar os registos existentes
Identificar as estantes (as fiadas e, eventualmente, os módulos de
cada estante)
Serviço
responsável pelo
arquivo
x
x
x
4 - Referências legislativas, normativas e bibliográficas:

DIREÇÃO-GERAL DA ADMINISTRAÇÃO DA JUSTIÇA, DIVISÃO DE APOIO À GESTÃO
DOCUMENTAL - Manual de procedimentos para os arquivos centrais das comarcas,
2015.
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