Medição de documentos e de estantes OT

 Medição de documentos e de estantes
OT-15
1 – Objetivo da medição
Como referido na OT-14 a unidade de medida dos arquivos é o metro linear. Essa é a
unidade que se utiliza para medir documentos e estantes.
Medir a documentação de um arquivo permite-nos saber o equipamento que
precisamos (em regra estantes, também elas mensuráveis) para instalar a
documentação, ou seja, é um elemento importante para o planeamento da atividade
do arquivo, da aquisição de estantes e para o dimensionamento das áreas a afetar à
função arquivo (ver OT-14 Capacidade dos depósitos de arquivo).
A mensuração quando efetuada com um dado intervalo de tempo (um ano, por
exemplo) permite-nos igualmente saber o crescimento do arquivo nesse período. Daí
a medida da documentação e das estantes constarem dos indicadores de atividade
dos arquivos dos tribunais e daí ser importante obter respostas rigorosas por parte
dos tribunais.
Por outro lado, a remessa de processos para o arquivo distrital pode igualmente ser
medida em metros e, assim, ter-se-á informação sobre as estantes que ficarão livres
no arquivo do tribunal, ao mesmo tempo que se fornece informação ao arquivo
distrital da quantidade de estantes a afetar à remessa em causa. O mesmo ocorre
com as eliminações de processos.
Aduzidos os argumentos sobre a importância da mensuração dos conjuntos
documentais e das estantes, veja-se como se procede.
2 - Como medir documentos
Documentação instalada em estante em posição vertical (mais comum)
Quando os documentos estão instalados na vertical na prateleira a medida será o
comprimento das prateleiras ocupadas com documentos, devendo os espaços vazios
ser desprezados. Estes serão medidos quando for necessário saber qual o espaço que
há disponível para receber mais processos ou documentos ou para saber a extensão
total de estantes no arquivo.
Assim, na figura 1, abaixo, considerando que os documentos/processos estão
acondicionados em posição vertical (em caixas, maços ou simplesmente por si) a sua
extensão será a extensão das prateleiras ocupadas.
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Considerando que cada prateleira tem 0,94 m de extensão, teremos então que
multiplicar o número de prateleiras ocupadas pela sua extensão:
3 (prateleiras) x 94 (cm) = 282 (cm)
E adicionar a este valor as partes das prateleiras ocupadas desprezando o restante:
282 + 60 + 70 + 60 = 472 (cm) = 4,72 m.
Fig. 1: A extensão da documentação será então 4,72 m.
Documentação instalada em estante em posição horizontal
No caso de os documentos/processos se encontrarem na horizontal sobre a prateleira
(em pilha), o modo de medir deverá refletir essa situação e, assim sendo, iremos
medir a altura das pilhas.
A extensão da documentação será a soma de todas as alturas.
(3x30+20) + (4x30) + (2x20+30+10) + (4x30) + (2x30+10+20) + (2x30+2x20) = 620 cm = 6,20 m
Fig. 2: A extensão da documentação será então 6,20 m.
Documentação empacotada
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Nestes casos a forma mais expedita é medir o volume da caixa contentora da
documentação, ou seja, o comprimento x altura x largura. O resultado obtido será
convertido em metros lineares mediante a multiplicação do resultado por 121.
Volume: 0,6 x0,4 x0,5 = 0,12
m3
0,12 x 12 = 1,44 m
Fig. 3: A extensão da documentação será 1,44 m.
Documentação amontoada
Também nestes casos a forma mais expedita será medir o volume da pilha e
multiplicar o valor obtido por 12.
Volume:
0,5 x 0,45 x 0,33 = 0,07425 m3
0,07425 x 12 = 0,891 m
Fig. 4: A extensão da documentação será 0,891 m.
1
Um metro cúbico de documentos equivale a 8 a 16 metros lineares, apontando-se, como
valor médio, 12 metros lineares. Ver: DUCHEIN, Michel – Archives Buildings and Equipment,
2nd edition, Munchen, New York, London, Paris, KG Saur, 1988, p. 138.
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3 - Como medir estantes
No caso das estantes estamos, na realidade, a medir prateleiras. Perante estantes
com prateleiras de igual medida medir-se-á uma prateleira e multiplicar-se-á o valor
obtido pelo número total de prateleiras.
Estante simples (só uma face)
Assim, tendo em conta a figura, se cada
prateleira tiver 0,94 m, teremos, se não
contabilizarmos as prateleiras do topo:
0,94 (m) x 10 (prateleiras) = 9,4 m
Fig. 5: A estante terá então 9,4 m de prateleira útil.
Estante dupla (2 faces)
No caso de estantes duplas, isto é com
duas faces (frente e verso), medir-se cada
uma das faces:
(0,94 x 10) + (0,94 x 10) = 18,8 m
Fig. 6: A estante terá então 18,8 m de prateleira útil.
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4 - Responsabilidades
Atividades
Administrador
da Comarca
Serviços
competentes
da DGAJ
Serviço
responsável
pelo arquivo
Medição das estantes
e da documentação
Planeamento das
aquisições de estantes
Serviços
competentes
do IGFEJ
x
x
Fornecimento de
estantes
convencionais
x
x
x
Fornecimento de
estantes compactas
(em empreitadas)
x
5 – Referências legislativas, normativas e bibliográficas

ARQUIVO NACIONAL DO BRASIL – Manual: roteiro para a mensuração de
documentos textuais, Rio de Janeiro, Arquivo Nacional do Brasil, 2012.

DUCHEIN, Michel – Archives Buildings and Equipment, 2nd edition, Munchen, New
York, London, Paris, KG Saur, 1988.
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