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“PEDAGOGIA FISCAL PARA DEMOCRATIZAR EL CONTROL PÚBLICO” INFORME DE CUMPLIMIENTO DEL PLAN ESTRATEGICO DE LA CONTRALORÍA DEPARTAMENTAL DEL CAUCA 2008-2011 “PEDAGOGIA FISCAL PARA DEMOCRATIZAR EL CONTROL PÚBLICO” NOVIEMBRE DE 2011 OFICINA ASESORA DE PROYECTOS Y PLANEACIÓN 2 COMITÉ DE CALIDAD ALVARO JESÚS URBANO ROJAS Contralor Departamental del Cauca HALMA LUCERO VIDAL TORIJANO Secretaria General MIGUEL ARMANDO VELASCO GÓMEZ Jefe de la Oficina Asesora de Control Interno ANGELA MARIA CHAVES FERNANDEZ Jefe de la Oficina Asesora Jurídica MARIA CONSUELO MEJÍA GARCIA Jefe de la Oficina Asesora de Proyectos y Planeación ARIADNE VILLOTA OSPINA Jefe de la Oficina Asesora de Comunicaciones y Sistemas de Información LIGIA YINETH CASAS TRUJILLO Directora de Participación Ciudadana y Capacitación CARLOS ALBERTO TOBAR MENESES Directora Técnica de Responsabilidad Fiscal y Jurisdicción Coactiva MANUELA ARTEAGA MUÑOZ Directora Técnica de Auditorías de Gestión y Resultados ANGELA PAREDES FLORES Directora Administrativa y Financiera 3 INTRODUCCIÓN La Contraloría Departamental del Cauca, hace un balance de cierre de ejecución del Plan estratégico 2008-2011, el cual presenta a consideración de los usuarios, funcionarios, sujetos de control, entidades gubernamentales, entes de control, ONGS y demás instituciones interesadas, como evidencia del deber cumplido y con la satisfacción de haber contribuido en la evolución de la entidad, que con el esfuerzo de todos los funcionarios, contratistas, organizaciones cooperantes y proveedores cumplió durante estos 4 años, la misión de vigilar y evaluar la gerencia social de los recursos públicos en el departamento del Cauca. 4 PROGRAMA TRANSPARENCIA Y LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN “Esfuerzos sistemáticos para transformar las entidades territoriales del departamento del Cauca en administraciones efectivas y confiables” Este programa se cumplió como parte del objetivo estratégico: “Fortalecer las acciones de Control Fiscal en defensa del patrimonio público con el propósito de asegurar el bienestar social colectivo y contribuir al cumplimiento de los fines del estado” mediante 2 acciones fundamentales: 1. Un modelo de operación institucional para atención oportuna a las quejas y denuncias, con la intervención de funcionarios de la Contraloría Departamental comisionados directamente por el Despacho y eventualmente con el concurso de otros organismos de control con el que se atendieron 74 quejas por el GRIQ (grupo de atención inmediata a la queja) entre 2009 y 2010, logrando cada vez mayor eficiencia en el trámite al reducir el tiempo promedio de 182 a 40 días y mejorando eficacia con la resolución directa por parte del equipo pasando del 40% de las quejas en 2009 al 57% en 2010, evitando el represamiento y dilación de resultados por traslado a otros procesos. 2. Ejecución de un Plan de calidad 2010-2011 para descongestión de quejas diligenciando eficazmente a Junio el 78% o sea 101 denuncias ciudadanas represadas de los años 2007 a 2010 y mejorando en 100% la sustentación de hallazgos derivados por esas, además de tramitar en el primer semestre de 2011 el 85% de las quejas recibidas en esta vigencia. Complementariamente y evitando conductas corruptas de los funcionarios de la Contraloría, se establecieron controles internos fortaleciendo los sistemas de evaluación de desempeño, traslados periódicos, planes de mejoramiento individual y desarrollando planes de bienestar a los funcionarios, reduciendo en el periodo 2008 - 2011 a solo dos procesos disciplinarios. PROGRAMA PARA OPTIMIZAR LA GESTION FISCAL 2008-2011 “Liderar acciones institucionales novedosas de tipo preventivo y de alto impacto, con el fin de mejorar los resultados del control fiscal” Este programa se desarrolló como parte de 2 propósitos estratégicos: “Mejorar la efectividad del control fiscal buscando resultados de manera oportuna que promovieran la correcta destinación de los recursos públicos” y el “Fortalecimiento de las acciones de Control Fiscal en defensa del patrimonio público con el propósito de asegurar el bienestar social colectivo y contribuir al cumplimiento de los fines del estado” mediante las siguientes acciones: 1. Nuevos enfoques en los procesos auditores con 106 auditorías especiales (ambientales, salud y gestión territorial) entre 2008 y 2010 mejorando el impacto del control fiscal y contribuyendo a optimizar la gestión pública de los auditados, reflejado en la reducción de hallazgos y detrimento de los sujetos de control en el periodo 2008-2010. 6 2. Mayor cobertura del control fiscal mediante auditorías especiales pasando de beneficiar un 146% de la población caucana en el periodo 2005-2007 a cubrir el 276% durante el ciclo 2008-2010 y desarrollando durante el año 2011 auditorías específicas en salud, cultura, salud, ambiental y financiera, superando la meta propuesta de cubrir mínimo el 70% de la población del departamento. Se espera que con la puesta en marcha del sistema de gestión de calidad implementado en la presente administración, se mejore la oportunidad de los informes culminando el propósito de la estrategia. RESULTADOS DE APLICACIÓN DEL INDICADOR: Población atendida por entes auditados con auditorias especiales / Población total del Departamento PERIODO RESULTADO 2005 - 2007 146% 2008 - 2010 276% 7 3. Identificación oportuna de posibles escenarios contra el patrimonio público generados por los entes sujetos de control, haciendo uso de la función de advertencia para lo cual se efectuaron 14 pronunciamientos en 2008, 8 en 2009, 6 en 2010 y 6 en 2011 alertando y previniendo a los sujetos de control sobre riesgos de detrimento, logrando reducir los hallazgos en el periodo 2008 a 2010 superando la meta del 30%. Se espera que con la puesta en marcha del sistema de gestión integrado adoptado por la entidad en la presente administración, se mejore el seguimiento y medición de los efectos de estas actuaciones y herramientas que otorga la Ley al control fiscal. 8 4. Mejores procedimientos administrativos de la entidad en los procesos de responsabilidad fiscal, jurisdicción coactiva y jurídico, buscando el resarcimiento de los daños ocasionados por los gerentes públicos, para lo cual se mejoró la eficiencia en el trámite de procesos de responsabilidad fiscal pasando de gestionar en primera instancia y ejecutoriados el 21% de procesos en el periodo 2005-2007, a gestionar el 36% de procesos en el ciclo 20082010, incrementando la tasa de rendimiento del 41% en 2008 al 44% en 2010. Se espera que con el sistema de gestión implementado, se fortalezca la jurisdicción coactiva ampliando la oportunidad y el monto de las medidas cautelares, así como se mejore el valor de recaudo el cual creció en 0.32% durante el periodo 2008-2010 respecto al ciclo 2005-2007. 9 5. Ejecución de un plan de calidad 2010-2011 culminando el 80% de los procesos de responsabilidad fiscal del periodo 2005-2009 y clasificando el 100% de la cartera en prioritaria y no prioritaria para su cobro, cumpliendo la meta propuesta a Junio de 2011. 6. Fortalecimiento de apoyo del proceso de gestión jurídica a los procesos de control fiscal y participación ciudadana, mejorando la eficacia en la sustentación de hallazgos originados por quejas y denuncias ciudadanas pasando de 89% en 2010 a 100% en 2011. Se espera que con el mantenimiento del sistema de gestión operando, se perfeccionen los originados en procesos auditores. PROGRAMA PEDAGOGÍA FISCAL 2008-2011 “Sensibilizar y capacitar a los funcionarios de los entes sujetos de control en buenas prácticas de gestión pública y a los ciudadanos del departamento del Cauca en mecanismos que les permitan participar en la vigilancia de los recursos del estado” Este programa se ejecutó como parte de 3 objetivos estratégicos: “Fortalecer las acciones de Control Fiscal en defensa del patrimonio público con el propósito de asegurar el bienestar social colectivo y contribuir al cumplimiento de los fines del estado”, “Fortalecer el apoyo de la comunidad en la vigilancia de los recursos públicos promoviendo el control fiscal participativo y la democratización de la función pública” y “Fortalecer las relaciones interinstitucionales de la entidad que permitieran proyectar sus acciones buscando la calidad en la gerencia pública y la gestión fiscal” mediante las siguientes acciones : 1. Formación a la alta dirección y a funcionarios del nivel ejecutivo de los entes sujetos de control en materia de gerencia pública, Modelo Estándar de Control Interno, Sistema de Gestión de la Calidad, mejoramiento del desempeño institucional, modernización tecnológica y reglamentación estatal, incrementando el número de convenios y suscribiendo nuevos con la Fundación de apoyo de la Contraloría, la Organización de Estados Iberoamericanos, Icontec y con los entes sujetos de control (37 en 2009 y 7 en 2011), realizando a través de ellos entre otras actividades (24) eventos de capacitación en el año 2009, (7) eventos en 2010, (2) en el primer semestre de 2011 y un diplomado en gestión de calidad en el último trimestre de 2011. 10 Con esta formación otorgada se logró con diferentes avances, la implementación del MECI, la política de estado Gobierno en línea, la rendición de cuenta electrónica y el mejoramiento del desempeño fiscal reduciendo los hallazgos y detrimento en la mayoría de entes sujetos de control. 11 % DE ENTES SUJETOS DE CONTROL CON GOBIERNO EN LINEA IMPLEMENTADO 49,45% 12 13 2. Instrucción a los ciudadanos en temas relacionados con la veeduría a los recursos estatales y democracia participativa, promoviendo la conformación de 112 comités de veedurías en 2008, incrementándose en 2009 a 113. Se espera con la ejecución de los proyectos para capacitación de personeros y veedores ambientales efectuados en el segundo semestre de 2011, incrementar el número de municipios del Cauca con veedurías operando. Así mismo fortalecer la participación ciudadana en el control social mediante las denuncias debidamente soportadas. AÑO 2007 2008 2009 2010 2011 % DE Nº TOTAL DE Nº TOTAL DE MUNICIPIOS MUNICIPIOS DEL MUNICIPIOS CON VEEDURIAS VEEDURIAS CON DEPARTAMENTO CONFORMADAS VEEDURIAS DEL CAUCA Almaguer, Argelia, Balboa, Bolivar, Buenos Aires, Cajibio, Caldono, Caloto, Corinto, El Tambo, Florencia, Guapi, Inza, Jambalo, La Sierra, La Vega, Mercaderes, Miranda, Morales, 282 83% Padilla, Paez, Patia, Piamonte, Piendamo, Puerto Tejada, Purace, Rosas, San Sebastian, Silvia, Sotará Suarez, Timbiqui, Toribio, Totoró, Villa Rica Balboa, Bolivar, Caldono, Corinto, Guachené, Inza, Morales, Paéz, Piendamo, Puracé, Sucre, Timbio, Toribio, Totoró Almaguer, Argelia, Balboa, Cajibio, Caldono, Caloto, Corinto, El Tambo, Florencia, Guachené, Inza, Jambalo, La Sierra, Mercaderes, Miranda, Paez, Patia, Piamonte, Piendamo, Purace, Rosas, San Sebastian, Silvia, Toribio, Totoró, Villa Rica Argelia, Balboa, Bolivar, Caldono, Caloto, El Tambo, Florencia, Guachené, Guapi, Jambalo, La Sierra, Lopez de Micay, Mercaderes, Padilla, Piamonte, Piendamo, Purace, Sucre, Timbio, Toribio, Totoró, Villa Rica Argelia, Caldono, Piamonte Bolivar, Cajibio, Corinto, La Vega, 112 33% 116 62% 43 52% 22 17% 42 14 3. Capacitación permanente durante el periodo 2008-2011 al talento humano de la Contraloría Departamental del Cauca, como parte de la pedagogía hacia el interior de la entidad mejorando su competencia, para lo cual desarrolló 59 temas de capacitación a los funcionarios en 2008, 93 en 2009, 24 específicas a los equipos auditores y 47 a todos los empleados en 2010 y 13 eventos priorizados de formación en 2011 a través del PIC. De igual manera ejecutó tres proyectos de capacitación dirigidos a la implementación y sostenimiento del sistema de gestión integrado: MECI en 2008, Norma Técnica de calidad GP 1000 en 2009 y un diplomado en gestión de la calidad en 2011, los cuales además se hicieron extensivos a los entes sujetos de control. Con el capital humano en proceso constante de fortalecimiento, la Contraloría logró certificar su Sistema de Gestión en 2011 y mejorar su posición dentro del ranking de la Auditoría General de la República. CLASIFICACIÒN CONTRALORIA DEPARTAMENTAL DEL CAUCA AUDITORÌA GENERAL DE LA REPÚBLICA PUESTO N° CONTRALORÍA CLASIFICACIÒN GRUPO 11 Cauca I Grande 15 CRITERIOS DE EVALUACION PESO ASIGNADO A CADA CRITERIO, EXPRESADO EN PUNTOS CALIFICACIÒN POR CRITERIO 1. Calidad de los análisis económicos, fiscales y de ambiente, - EFA- 10 3,44 2. Beneficios del control fiscal 10 2,55 10 6,82 15 14,04 5. Respeto, promoción y atención oportuna de la participación ciudadana 10 3,95 6. Plan general de auditorías 15 7,40 7. Efectividad en responsabilidad fiscal coactiva 20 3,93 10 1,43 3. Evaluación de costos, calidad y resultados de la contratación 4 .Capacidad y fortalecimiento de la gerencia publica procesos de y jurisdicción 8. Innovación en la gestión de las contralorías Se espera continuar con el modelo de gestión implementado para perfeccionar los indicadores de desempeño de la entidad y consolidar el reconocimiento a nivel nacional. PROGRAMA DE MODERNIZACIÓN INSTITUCIONAL 2008-2011 “Dotar a la entidad de recursos financieros y nuevos instrumentos gerenciales, tecnológicos y administrativos que mejoren su desempeño institucional” Este programa se cumplió como parte de 2 propósitos estratégicos: “Desarrollar un proceso de modernización y mejora continua en la gestión interna de la Contraloría para generar estándares de desempeño institucional de calidad” y “Mejorar la gestión organizacional de apoyo a los procesos misionales para optimizar el desempeño institucional” mediante las siguientes acciones: 1. Adopción de modelos de gestión que permitieron la reorganización administrativa y el fortalecimiento institucional, para lo cual la entidad mediante despliegue de proyectos, implementó el modelo estándar de control interno (MECI) en el periodo 2008-2009 y el sistema de gestión de la calidad en la NTC GP 1000 e ISO 9001 en el ciclo 2009- 2010. 16 Con la implantación de este sistema de gestión integrado, adicionalmente se puso en marcha el proceso de Planeación institucional y se creó la oficina de comunicaciones y sistemas de información presentando a la asamblea departamental del Cauca un proyecto de ordenanza en Agosto de 2009, contribuyendo con el concurso de todos los procesos a la modernización y mejora en la gestión de la entidad reconocida por el Icontec con la certificación otorgada en Abril de 2011 al sistema implementado y posicionando la institución, al ascender en el ranking del índice de transparencia por Colombia al pasar del puesto 17 en el periodo 2006-2007, al puesto 14 en el ciclo 20082009. 17 Paralelamente y para ser coherentes con las políticas nacionales y regionales sobre modernización estatal y desempeño, se presentó a la Asamblea y aprobó en el mes de Noviembre de 2011 un proyecto de ordenanza que requiere a los entes sujetos de control de la Contraloría Departamental del Cauca, la implementación de la NTC GP 1000 en sus organizaciones como modelo de gestión integral 2. Modernización tecnológica de la entidad con la ejecución de la primera etapa mediante la cual se adquirió hardware, se amplió cobertura de internet a 93% con 53 puntos habilitados y en funcionamiento en el año 2011, se puso en marcha la política de estado Gobierno en línea a través de la página web y se presentó en el año 2011 a la Asamblea departamental del cauca el proyecto de modernización tecnológica a cofinanciarse con aportes de la Gobernación del Departamento en el año 2012. Se espera mejorar el próximo semestre con la ejecución de dicho proyecto, la comunicación interna, la gestión documental y el nivel de renovación tecnológica de la entidad el cual llegó a 65% en Octubre de 2011; así como adquirir software de apoyo a la gestión estratégica, misional y operativa de la Contraloría Departamental del Cauca. RENOVACION DE EQUIPOS N° TOTAL DE EQUIPOS N° DE EQUIPOS RENOVADOS (TOTAL NO RENOVADOS O PARCIALMENTE) SERVICIO DE INTERNET N° DE EQUIPOS CONECTIVIDAD A INTERNET N° DE EQUIPOS NO CONECTIVIDAD INTERNET 38 18 53 4 66,7% 32% 93% 7,0% APLICACIÓN DEL INDICADOR: Nº total de equipos adquiridos desde 2008 en red y con internet asignados X 100 / Nº total de funcionarios de Oficina N° DE EQUIPOS RENOVADOS (TOTAL O PARCIAL) Y CON INTERNET N° TOTAL DE FUNCIONARIOS 37 57 RESULTADO 64,91% 18 3. Ejecución del Plan financiero 2008-2011, con la gestión, racionalización y eficiencia de recursos de ley y adicionales a través de suscripción de convenios que aportaron a la entidad el talento humano y apoyaron financieramente la capacitación, el bienestar social y calidad de vida de los funcionarios. Algunos beneficios concretos se reflejan en el incremento de recursos para logística de la gestión misional que pasó de $35’330.858 en 2008, $ 39’987.327 en 2009 a $ 84’977.006 en 2010 y el aumento de recursos para capacitación que pasó de $4’258.000 en 2008, $7’088.123 en 2009, $17’485.800 en 2010 a $ 60’826.000 en 2011. De igual manera se efectuaron ajustes anuales de salarios a funcionarios de la Contraloría por encima del incremento de Ley RESUMEN DE LOS INCREMENTOS SALARIALES AÑO DECRETOS NACIONALESINCREMENTO ORDENANZAS DEPARTAMENTALESINCREMENTO DIFERENCIA (%) 2008 5.69% 7,00% 1,31% 2009 7.67% 9,00% 1,33% 2010 2,00% 4,00% 2,00% 2011 3.17% 5,00% 1,83% TOTAL 18,53% 25,00% 6,47% Promedio 4,63% 6,25% 1,62% CONCLUSIÓN: Se observa para el período comprendido entre los años 2008 y 2011, que en todos los niveles de la planta de cargos de la entidad, se ajustaron los salarios en 6,47% por encima del incremento de ley, salvo para el nivel asesor grado 02, al cual el ajuste en los cuatro años fue del 4,47% por encima. También se observa, que el promedio anual de incremento fue del 6,25%, reflejando un promedio de 1,62% por encima del definido por el decreto nacional. En general, los salarios de los funcionarios de la Contraloría Departamental del Cauca se mejoraron en un 25% en los cuatro años del período del Sr. Contralor, lo cual de alguna manera contribuye a cerrar la brecha tan amplia que existe con los salarios del nivel departamental; brecha que es mayor aún, si la comparación se realiza con los límites dispuestos por los decretos nacionales. 19 Con el mantenimiento del modelo de gestión ya implementado y operando, se espera mejorar a futuro los resultados de la gestión del control fiscal de la Contraloría Departamental del Cauca. PROGRAMA PARA DEMOCRATIZAR Y PROMOVER EL CONTROL PÚBLICO “Desarrollar estrategias de comunicación y participación para incrementar la credibilidad de los usuarios y partes interesadas en la institución y garantizar al ciudadano el derecho de ejercer el control social a la gestión fiscal” Este programa se cumplió como parte de 2 propósitos estratégicos: “Fortalecer las relaciones interinstitucionales de la entidad que permitieran proyectar sus acciones buscando la calidad en la gerencia pública y la gestión fiscal” y “Mejorar la gestión organizacional de apoyo a los procesos misionales para optimizar el desempeño institucional” mediante las siguientes acciones: 1. Utilización de los medios para divulgación de las acciones y resultados institucionales mediante la ejecución de un Plan de comunicación informativa, generando 41 comunicados en 2009, 40 en 2010 y 18 a Junio de 2011. Se produjeron en el año 2010 el video y el himno de la Contraloría Departamental del Cauca y mediante un convenio suscrito en el año 2009 con el Ministerio de las Tics se adecuó la página web a la política de estado Gobierno en línea, a través de la cual se publicaron, 12 reportes institucionales, 20 informes de gestión y 12 informes de seguimiento a trámite de quejas en 2010 y 142 documentos institucionales y 6 informes de seguimiento a trámite de quejas a Junio de 2011. 20 2. Fortalecimiento de los espacios democráticos existentes para mejorar el apoyo del usuario en la vigilancia fiscal de los recursos públicos, mediante la realización en los municipios caucanos de 14 foros de armonización del control social, fiscal y político en el año 2009, 6 foros en el 2010 y 6 foros en el año 2011. Así mismo se realizaron en la ciudad de Popayán en el segundo semestre del 2011, 8 mesas temáticas con entes sujetos de control y descentralizados, Lotería del Cauca, Secretaría de Infraestructura departamental, Empresas sociales del estado, Industria Licorera del Cauca, Secretaría de salud y Secretaría administrativa y financiera del Departamento del Cauca. Complementariamente se presentaron 3 rendiciones de cuentas de la gestión del control fiscal en los años 2009,2010 y 2011 con resultados de satisfacción de los usuarios del 82%. Se espera para el próximo año, se mejore la participación de asistentes a la rendición de cuentas y visitantes de la página web. De igual manera se materialice el resultado de la gestión adelantada ante el Ministerio de las Tics para la puesta en marcha de la emisora institucional como una contribución democrática a la participación ciudadana. 3. La comunicación organizacional que permitió divulgar internamente los eventos y resultados de los proceso institucionales durante el periodo 20082011 produciendo 4 boletines internos en 2009, 10 en el 2010 y 3 a Junio de 2011. Se espera fortalecer los medios y resultados de la comunicación organizacional con la ejecución del proyecto de modernización tecnológica radicado en la Gobernación del Cauca en Junio de 2011, el cual entre otros propósitos pretende mejorar la conectividad con el montaje de intranet, controlar la documentación mediante la sistematización y consultar periódicamente al cliente interno. 21 4. La medición de la satisfacción del cliente efectuada desde el año 2009, fue uno de los mayores beneficios que generó este programa y la implementación del sistema de gestión de la calidad, pues permitió conocer regularmente la percepción del ciudadano sobre la gestión de la Contraloría departamental del Cauca, la oportunidad y efectividad de sus actuaciones, la imagen y posicionamiento conseguido en el periodo 2008-2011, que nos faculta a decir que cumplimos el propósito del último y quizá uno de los más importantes objetivos estratégicos planteados por esta administración: “Mejorar la satisfacción de la comunidad para el 2011 mediante la efectiva gestión pública y la atención oportuna y preventiva”, logrando superar las metas propuestas en el Plan estratégico 2008-2011. CONSOLIDADO DE SATISFACCIÓN POR AÑOS AÑO DE LA ENECUESTA ENCUESTA Nº DE ENCUESTADOS CON RESULTADOS BUENO Y EXCELENTE Nº TOTAL DE ENCUESTADOS % DE SATISFACCIÓN RENDICIÓN PÚBLICA DE CUENTAS (VIGENCIA 2008) 29 35 82,86% ENCUESTA INFORME GESTIÓN ASAMBLEA 11 12 91,67% ENCUESTA CAPACITACIONES 47 49 95,92% FOROS DE ARMONIZACION 15 258 5,81% ENCUESTA USUARIO SUJETO DE CONTROL 35 40 87,50% ENCUESTA BUZÓN SUGERENCIAS 520 546 95,24% FOROS DE ARMONIZACION 148 267 55,43% ENCUESTA USUARIO SUJETO DE CONTROL 23 25 92,00% RENDICIÓN PÚBLICA DE CUENTAS (VIGENCIA 2010) 32 39 82,05% ENCUESTA BUZÓN DE SUGERENCIAS (PRIMER SEMESTRE) 68 71 95,77% DE 2009 2010 2011 DE 22 23