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Transcrição

Dossier de Patrocínio SECAL-SPCAL 2015
Apresentação
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Informação Geral: Sede, Secretaria Técnica,
Comités, informação sobre inscrições
4
Exposição Comercial: reserva de espaços e preços
Apresentações Flash de expositores
Concurso “Conheça os nossos expositores”
7
Planta da exposição
11
Opções de patrocínio
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Apresentação comercial
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Condições e normas gerais
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Apresentação
É um prazer convidar-vos a participar no I Congresso Ibérico de Ciências de
Animais de Laboratório (XIII Congreso SECAL – III Congresso SPCAL) que terá
lugar em Cáceres nos dias 18, 19 e 20 de Novembro de 2015.
O Congresso irá decorrer no Centro de Cirugía de Mínima Invasión Jesús Usón e
tem como eixo fundamental promover a colaboração entre investigadores, estudantes
e pessoal técnico de Espanha e Portugal que trabalham neste campo das ciências
biológicas.
Desta forma, pretende-se propiciar o nascimento de projectos científicos de
colaboração que beneficiem ambos os países e os centros situados nos dois lados da
fronteira.
O congresso vai contar com uma participação média de cerca de 300 especialistas,
com grupos de trabalho muito activos, workshops, reuniões de qualidade, mesas
redondas e várias conferências.
Integrada no congresso, irá decorrer uma exposição comercial onde as diferentes
empresas partilharão connosco os últimos avanços tecnológicos no nosso campo. Mais
informação pode ser consultada na página web do evento, www.secal-spcal2015.com.
Esperamos poder partilhar convosco estes três dias num espaço onde se aliarão
interesses comerciais e excelência científica.
María Reyes Panadero
Presidente do Congresso
3
Informação Geral
Cidade:
Cáceres, Espanha
Data:
18 - 20 Novembro de 2015
Sede:
Centro de Cirugía de Mínima Invasión Jesús Usón
Est. Nac. 521, Km.41, 800
10071 Cáceres
Tel. +34. 927.181.032
Secretaria Técnica, reserva de espaços e patrocínios:
Organización Extremeña de Congresos S.L. (Orexco)
Av. París, 17, 1º S 10005 CÁCERES (Espanha)
Tel. +34. 927.629.404
Fax +34. 927.239.509
E-mail: [email protected]
Para mais informação e confirmação de participação, por favor contacte
connosco.
Também pode visitar a nossa página web: www.secal-spcal2015.com
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Comité Organizador e Científico
Presidente
María Reyes
(SECAL)
Vice-presidentes
Ana Isabel Moura Santos
(SPCAL)
Javier Guillén
(SECAL)
Comité Organizador
Comité Científico
Isabel Blanco Gutiérrez (SECAL)
Ricardo A. Afonso (SPCAL)
Dolores Bonaparte (SPCAL)
Luis Antunes (SPCAL)
Luis Dávila (SECAL)
Margarida Caramona (SPCAL)
Amaia Enbeita (SECAL)
Francisca Castro (SECAL)
Marta Giral (SECAL)
Pedro M. Fdez. Salguero (SECAL)
Ana Nóvoa (SPCAL)
Isabel Vitória Figueiredo (SPCAL)
Dolores C. García-Olmo (SECAL)
Leticia Martínez-Caro (SECAL)
Ángel Naranjo (SECAL)
Helena Paradell (SECAL)
Fco. M. Sánchez-Margallo (SECAL)
Rosa Serrano (SECAL)
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Informação sobre Inscrições
Preços de inscrição
(Inclui sessões científicas, documentação, eventos sociais – cafés,
almoços, cocktail de boas vindas)
Até 2 de Outubro de
2015
A partir de
3 de Outubro de 2015
SÓCIOS SECAL / SPCAL /FELASA
300,00 €
400,00 €
NÃO SÓCIOS
400,00 €
500,00 €
TÉCNICOS
250,00 €
300,00 €
ESTUDANTES
200,00 €
250,00 €
As inscrições realizam-se através da página web
www.secal-spcal2015.com
Para efectuar inscrições de grupos ou em nome de empresas, queiram
contactar a Secretaria Técnica do Congresso. Não haverá preços diferentes
para inscrições de grupo.
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Exposição Comercial
A exposição terá lugar no CCMIJU (Centro de Cirugía de Mínima Invasión Jesús
Usón), em Cáceres, no átrio principal e na área junto ao auditório de
conferências. Todos os coffee-breaks e almoços serão servidos na área de
exposição.
Horário
Quarta-feira 18 Novembro
08:30–19:00
Quinta-feira 19 Novembro
08:30–19:30
Sexta-feira 20 Novembro
09:15–14:00
Montagem:
Terça-feira 17 Novembro
10:00-19:00
Desmontagem:
Sexta-feira 20 Novembro
14:00-19:00
O expositor é responsável pela montagem e desmontagem do seu próprio
suporte e material. O stand deve ser montado e desmontado nos horários
indicados em cima.
O material para a exposição deve chegar ao CCMIJU nos dias 16 e 17 de
Novembro de 2015. Estará disponível uma área de armazenamento depois
destas datas e até Sexta-feira 20 de Novembro.
A Secretaria Técnica dará todo o seu apoio durante o Congresso no Balcão de
Atendimento.
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Reserva de Espaços
Haverá um período de reserva prioritária para os sócios-empresa e membros
benfeitores da SECAL e SPCAL, de 2 a 13 de Fevereiro. Depois deste
período, todas as inscrições serão tidas em conta por ordem de recepção.
Os formulários de inscrição devem ser enviados por e-mail ou por fax para a
Secretaria Técnica para garantir a reserva. Uma vez recebido o formulário, a
reserva do espaço será confirmada, enviando-se a factura correspondente. Os
pedidos de reserva de espaços devem ser recebidos antes de 30 de Agosto;
caso contrário, não se poderá garantir a inclusão da empresa na lista de
expositores.
As empresas interessadas em ser sócio-empresa ou membro benfeitor da
SECAL ou da SPCAL, podem usufruir da reserva prioritária. Para mais
pormenores, contacte com a Secretaria Técnica.
A reserva do stand inclui 1 inscrição grátis por cada 6m2, que inclui o acesso
às conferências e refeições (jantar de gala não incluído). Se a empresa desejar
inscrever mais de uma pessoa como expositor, o custo será de 75€ por dia e
por pessoa. A inscrição realiza-se através da página web, na secção
“Formulário de Registo de Inscrições de Expositores”.
O logótipo de cada empresa expositora será incluído na página web do
congresso, se assim o desejar, com um link para a página web
correspondente.
A nossa página web é: www.secal-spcal2015.com
O uso do cartão de identificação será imprescindível para o acesso e trânsito
na área do Congresso.
A secretaria técnica ou os organizadores não assumem qualquer
responsabilidade pelos artigos armazenados ou extraviados nas instalações.
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Preços
Stand modular equipado(*)
300 €/ m2
Medidas possíveis:
6m2, 12m2, 18m2, 24m2
Espaço sem stand e
sem equipamento
(só com tomada eléctrica)
250 €/ m2
Medidas possíveis:
6m2, 12m2, 18m2, 24m2
(*) Características dos Stand MODULARES EQUIPADOS
-
-
Estrutura de alumínio octogonal branca de 2,5 m de altura e painéis de
madeira melaminada em cor faia.
Painel frontal com letreiro em vinilo com o nome comercial do expositor.
Iluminação com focos de halogénio situados na parte posterior da parte
frontal, 50 w/m2.
Quadro eléctrico com uma tomada eléctrica e um interruptor.
Carpete tipo exposição comercial com plástico protector durante a
montagem. (o expositor é responsável por retirar o plástico protector da
alcatifa).
Mobiliário incluído: 1 mesa, 3 cadeiras e 1 balcão. (para disponibilização
de mais mobiliário, contactar a Secretaria Técnica).
No caso de ser necessário expor aparelhos ou maquinaria volumosos é
necessário comunicar com antecedência com a Secretaria Técnica e fornecer
informação sobre as medidas dos mesmos, a fim averiguar a viabilidade do
acesso.
A limpeza dos stands fica a cargo dos expositores, bem como a remoção das
caixas e do material de montagem antes da abertura do Congresso.
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Haverá a possibilidade de os expositores efectuarem Apresentações Flash
Comerciais (incluído no preço de contratação de Stand modular e de Espaço)
Existirão duas sessões gratuitas de Apresentações Flash Comerciais para
expositores, na Quarta-feira e na Quinta-feira. As apresentações decorrerão
na sala de conferências e cada apresentação terá a duração de 3 minutos.
As empresas deverão entregar a sua apresentação à organização (máximo de
3 diapositivos) duas semanas antes do início do congresso.
Horários das apresentações:
- Quarta-feira 18 de Novembro: 14:00-14:15
(Depois da sessão científica e antes do almoço)
- Quinta-feira 19 de Novembro: 13:00-13:15
(Antes da sessão de pósteres)
Concurso “Conheça os nossos expositores”
Para incentivar as relações entre empresas e participantes, será levado a cabo
um concurso.
-
-
Cada empresa expositora disposta a colaborar fornecerá à organização
uma pergunta sobre a empresa (com 3 respostas possíveis: 1 correcta e
2 incorrectas).
O custo desta colaboração é de 30€
Os participantes que preencham o folheto de participação são elegíveis
para um sorteio a decorrer na sessão de encerramento do Congresso.
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Opções de Patrocínio
-
Publicidade no Livro de resumos do Congresso



Interior da capa
Interior de contracapa
Página interior
2.000 €
2.000 €
1.500 €
Os conteúdos das páginas devem ser fornecidos 2 meses antes do
Congresso
-
Pastas (400 unidades)
4.800 €
As pastas ostentarão o logotipo do patrocinador e do Congresso.
O patrocinador pode fornecer as suas próprias pastas, que devem ser
aprovadas previamente pelo Comité Organizador; neste caso não se
cobrará o valor deste patrocínio.
-
Blocos de notas (400 unidades)
600 €
Os blocos ostentarão o logotipo do patrocinador e do Congresso.
O patrocinador pode fornecer os seus próprios blocos, que devem ser
aprovados previamente pelo Comité Organizador; neste caso não se
-
Esferográficas (400 unidades)
600 €
As esferográficas ostentarão o logotipo do Patrocinador e do congresso.
O patrocinador pode fornecer as suas próprias esferográficas, que
devem ser aprovadas previamente pelo Comité Organizador; neste caso
não se cobrará o valor deste patrocínio.
-
Inserções nas pastas do congresso
300 €
A4 ou A3 dobrados. O patrocinador deve entregar 400 cópias ao Comité
Organizador.
-
Livro de resumos
3.000 €
O patrocinador do livro de resumos terá a sua publicidade da
contracapa do mesmo.
Dossier de Patrocinio SECAL-SPCAL 2015
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-
Pen drive com resumos
5.000 €
Ostentarão o logótipo do patrocinador e do Congresso no exterior.
O patrocinador pode fornecer as suas próprias Pen drives, que devem
ser aprovadas previamente pelo Comité Organizador; neste caso não se
-
Bolsas para cartão e fitas para o pescoço para identificação dos
participantes
1.200 €
Ostentam o logotipo do patrocinador e do Congresso.
O patrocinador pode fornecer as suas próprias bolsas e fitas, que devem
ser aprovadas previamente pelo Comité Organizador; neste caso não se
-
E-mails de difusão do Congresso
2.000 €
Vão ser realizados envios regulares de informação e promoção do
Congresso. No design destes envios inclui-se na parte inferior o logótipo
do patrocinador.
-
Logótipo nos écrans de plasma
250 €
O logótipo do Patrocinador aparecerá nos écrans de plasma situados no
CCMIJU: zona de exposição e salas de conferência. Estes écrans vão
estar permanentemente em funcionamento no horário de decurso do
congresso e os logótipos vão alternando de 5 em 5 minutos.
-
Coffee Break
2.500 €
-
Almoço
9.000 €
-
Cocktail de boas vindas
9.000 €
-
Cocktail de encerramento
9.000 €
13
-
Transfer Hotel-Sede Congresso (por dia)
1.500 €
Cada autocarro usado para transfer do hotel até ao congresso pode ser
patrocinado por uma empresa durante um dia. Inclui-se um cartaz para
anunciar o patrocínio e a empresa pode enviar um vídeo publicitário que
será emitido durante o trajecto.
-
Outros patrocínios a definir com empresas não expositoras.
Serão negociados com o Comité Organizador.
Todos os patrocínios serão incluídos e detalhados no programa
final.
Apresentações Comerciais
Existirá a oportunidade de fazer uma apresentação comercial de 30 minutos
na Sala de Conferências (Auditório Ramón y Cajal) de acordo com o seguinte
horário:
Quarta-feira 18 de Novembro
14:15-14:45
Quarta-feira 18 de Novembro
14:50-15:20
Quinta-feira 19 de Novembro
13:15-13:45
Quinta-feira 19 de Novembro
13:50-14:20
O custo de cada apresentação é de 350 €
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Condições
Forma de pagamento: o pagamento realiza-se por transferência bancaria
em dois pagamentos.
-
50% do valor após confirmação da reserva. Este pagamento deve-se
realizar nos 15 dias seguintes à data da factura.
-
50% restante até 90 dias antes do Congresso (data limite 18 de Agosto
de 2015).
Se o patrocinador não efectuar atempadamente os pagamentos, a
Organização pode cancelar a reserva do espaço ou o patrocínio, sem obrigação
de devolução do valor pago.
Política de cancelamento
-
50% do custo total do patrocínio se o cancelamento for realizado até 90
dias antes do Congresso.
-
O valor do patrocínio não será reembolsado se o cancelamento for
realizado com menos de 90 dias antes do Congresso.
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Normas Gerais
Inscrição
Apenas serão consideradas as inscrições que sejam recebidas nos formulários
adequados devidamente preenchidos. A inscrição será confirmada de acordo com o
espaço disponível. Os candidatos serão informados por escrito sobre a aceitação ou
rejeição das suas inscrições. No caso de rejeição, serão reembolsados de todos os
pagamentos
eventualmente
efectuados.
No
caso
de
aceitação,
os
patrocinadores/expositores ficam obrigados pelos termos e condições descritos neste
dossier e/ou no acordo contratual.
Obrigações e Direitos do Expositor/Patrocinador
-
-
-
-
-
O registo implica a aceitação total das normas gerais de exposição/patrocínio
por parte dos expositores/patrocinadores. Qualquer violação destas normas
pode levar à revogação imediata do direito a participar no Congresso, sem
compensação nem reembolso dos pagamentos já efectuados nem
compensação de danos ao expositor/patrocinador.
Se o expositor/patrocinador não realizar o pagamento dentro do prazo, o
organizador está autorizado a terminar o contrato, suspender a confirmação de
aceitação, determinar outras disposições para o stand/artigos de patrocínio ou
solicitar uma compensação pelo não cumprimento do contrato.
Ao apresentar uma inscrição, o expositor/patrocinador compromete-se de
forma definitiva e irrevogável a ocupar o espaço atribuído e a manter as suas
instalações até à data e hora definidas para o encerramento do evento. Os
expositores comprometem-se a respeitar o calendário designado para finalizar
a instalação ou construção do seu stand antes da abertura da exposição e a
desmontá-lo na data de encerramento da mesma. Não se procederá à
desmontagem nem embalagem do stand antes da hora estabelecida. O
expositor assume a responsabilidade da embalagem e envio de todos os artigos
antes de deixar o stand; em caso contrário, estas diligências serão cobradas
pela organização ao expositor.
O expositor/patrocinador só pode apresentar no seu stand ou espaço os
materiais, produtos ou serviços descritos no formulário de inscrição. Não é
permitida a publicidade a empresas que não estiverem registadas como
expositoras. A transferência ou subaluguer dos espaços atribuídos, total ou
parcial, está proibida. Solicita-se aos expositores que deixem espaço livre
suficiente para garantir uma boa visibilidade dos stands circundantes.
As áreas e dispositivos de exposição colocados à disposição dos expositores
devem ser devolvidos no estado original. Em caso de dano ou extravio do
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-
-
-
-
equipamento fornecido ou danos nas áreas ocupadas, o expositor será
responsável pela sua reparação e substituição.
Toda a decoração ou instalação especial deve ser apresentada ao organizador
para autorização prévia.
Não são permitidos painéis nem écrans de publicidade fora das áreas de
exposição atribuídas aos expositores.
O organizador não aprovará stands que não cumpram os padrões aceites, até
que sejam efectuadas as correcções necessárias.
Não está permitida a utilização de materiais inflamáveis. Deve-se instalar o
equipamento exposto ou demonstrado em rigoroso cumprimento das medidas
de segurança.
Os expositores/patrocinadores assumem a responsabilidade pela limpeza dos
seus stands.
Os expositores estão obrigados a garantir que os seus stands contem
constantemente com pessoal durante as horas de funcionamento da exposição.
O acesso à exposição é autorizado depois da apresentação de uma acreditação
emitida pelo organizador. As acreditações dos expositores não serão enviadas
com antecedência, mas sim entregues no balcão da secretaria técnica.
A distribuição de refrescos aos participantes por parte dos expositores apenas
será permitida no caso de respeitarem os regulamentos do recinto da
exposição relacionados com o serviço de catering.
A participação dos expositores/patrocinadores depende do cumprimento de
todas as regras, regulamentos e condições aqui estabelecidos.
Obrigações e Direitos do Organizador
-
-
-
O organizador compromete-se a atribuir o espaço de exposição/patrocínio de
acordo com as preferências indicadas pelos candidatos e nas condições
contratadas/solicitadas. As petições serão consideradas por ordem de recepção
dos formulários.
No caso de ser absolutamente necessário, o organizador reserva-se o direito de
modificar a planta e posicionamento dos stands, sem obrigação de compensar
o expositor/patrocinador. A disposição final será determinada pela Organização
para estabelecer a agrupação mais vantajosa na exposição.
O organizador garante a limpeza diária dos corredores.
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Seguros
O organizador proporciona um serviço de vigilância geral e seguro de terceiros no
lugar do Congresso. O organizador não é responsável pelos equipamentos e materiais
de exposição que o expositor/patrocinador tenha instalados. Sob nenhuma
circunstância será considerado responsável por extravios, danos ou destruição
causados ao equipamento, bens ou propriedade do expositor/patrocinador. O
expositor/patrocinador assume a responsabilidade pelo seu material exposto, não
deve bloquear corredores, obstruir stands vizinhos nem danificar as instalações ou o
equipamento alugado.
Força maior
O Organizador pode ser considerado em incumprimento deste Acordo, em cujo caso se
justificará perante o expositor/patrocinador, ao atrasar-se no cumprimento ou no
incumprimento de quaisquer das suas obrigações sob o presente desde que a demora
ou falta de execução se deva a força maior. Quando a força maior em questão seja
imposta por um período contínuo de mais de 30 dias, as partes discutirão de boa-fé,
com o objectivo de aliviar os seus efeitos ou para chegarem a acordo sobre medidas
alternativas que sejam justas e razoáveis. Se as partes não puderem chegar a acordo
sobre uma solução, qualquer das partes terá direito a rescindir do presente Acordo
com o que todos os valores pagos por qualquer das partes à data da finalização serão
devolvidos à outra parte. As partes continuarão a ser responsáveis por todos os
incumprimentos ocorridos antes da referida finalização. No presente Acordo, “Força
Maior” significa todo o facto, acontecimento ou situação fora do controle razoável do
Organizador e que se traduz no fracasso, ou suas causas, do Organizador para levar a
cabo uma ou mais das duas obrigações em virtude do presente Acordo e sem prejuízo
da generalidade do anterior, incluindo guerra ou ameaça de guerra ou de violência,
actos de terrorismo, actos de inimigos públicos, insurreição, estado de emergência,
agitação civil, distúrbios, greves, encerramento patronal, embargos, escassez de mãode-obra, água ou energia razoavelmente necessários em relação com o Congresso,
inundações, trovoadas, tempestades, desacordos inevitáveis, fracasso ou recusa de
qualquer autoridade governamental aplicável na emissão de todas as aprovações
necessárias, terminação de suspensão ou revogação das autorizações necessárias,
surto de doenças infecciosas ou qualquer outro evento similar.
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