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gestão de estoques: um estudo de caso num supermercado
GESTÃO DE ESTOQUES: UM ESTUDO DE CASO NUM SUPERMERCADO EM CATAGUASES - MG VALÉRIA GOMES VENTURA SÉRGIO LUIZ AGOSTINHO GONÇALVES 1. INTRODUÇÃO Devido à grande competitividade entre as empresas tem-se a necessidade de se implantar uma gestão organizacional eficaz, pois devido as mudanças econômicas, culturais e sociais do país exigem alterações no perfil das empresas. O atual cenário econômico associado aos avanços tecnológicos influenciaram diversos segmentos da economia, que passaram a se organizarem em grandes redes, com o propósito de se destacar perante o mercado, destes, podemos citar o ramo supermercadista. Com o aumento do nível de competição no referido setor, as organizações buscam desenvolver estratégias de forma a torná-las menos vulneráveis às mudanças dos ambientes externo e interno. Neste sentido, algumas empresas buscam explorar técnicas inovadoras através da implantação de mecanismos de controles em diversos setores, podendo considerar os de maior risco, por exemplo, estoques, armazenagem, compras, faturamento, contas a pagar. Mediante isso, o presente trabalho buscou discutir, os setores que envolvem a gestão de estoque. Um dos objetivos da gestão de estoque é manter o equilíbrio entre as necessidades do consumidor e a oferta do produto. Podendo assim contribuir para aumento dos resultados da empresa, evitando-se perdas, desperdícios de mercadorias e o excessivo consumo de capital de giro, ou seja, permite um gerenciamento eficaz das operações e processos realizados na empresa. Para isso, a organização deverá conhecer seu estoque e, ainda, possuir critérios ou políticas que regulamentem o controle e as condições. Pois, por um lado, eles são custosos e algumas vezes empatam considerável quantidade de capital. Quando se estoca, além de guardar mercadorias, acumula-se impostos e, também, recursos monetários Por outro lado,os estoques, proporcionam certo nível de segurança em ambientes incertos, uma vez que a empresa pode entregar habilmente aos seus consumidores, quando deles demandarem. Assim, esse é o dilema do gerenciamento do estoque: apesar dos custos e de outras desvantagens associadas a sua manutenção, eles facilitam a conciliação entre fornecimento e demanda. Devido a importância do assunto, que é o gerenciamento de estoque, buscamos aplicar os conhecimentos teóricos adquiridos durante o curso Ciências Contábeis em um supermercado, localizado no município de Cataguases- MG. O supermercado em questão trabalha com uma grande variedade de produtos e marcas, o que resulta numa enorme gama de fornecedores. Diante disso, acumula-se diferentes situações que geram prejuízos para o mercado e insatisfação para seus clientes, como: perdas ocasionadas por compras indevidas; falta de conhecimento do giro dos produtos e controle de estoque ineficaz devido a pequenos furtos ou extravios, somado a venda erra da de um produto por outro, por exemplo, alface por almeirão. Essa empresa possui atualmente no seu quadro um total cento e trinta e cinco colaboradores, sendo que sua gerencia é dividida em setor administrativo e operacional. O mercado tem uma gama de produtos atendendo uma diversidade de clientes, abrangendo padaria, açougue, hortifruti, e demais. No entanto, apesar da empresa possuir controle do giro do seu estoque, temos como questões problematizadoras: o controle de estoque realizado pela empresa é eficiente em relação aos critérios oriundos da gestão de estoques? A empresa possuir critérios e políticas para controle e gerenciamento do seu estoque? Desse modo, o estudo tem por objetivo principal avaliar o sistema de gestão de estoque de uma empresa do ramo do comércio varejista alimentício. E objetivos específicos: Identificar as rotinas e processos relacionados à gestão do estoque; Descrever como funciona a gestão do estoque da referida empresa; Confrontar os procedimentos utilizados com a teoria; Contribuir para melhoria na gestão do estoque. 2. REVISÃO DE LITERATURA 2.1. Estoque No atual cenário mercadológico, as empresas vislumbram todas as vantagens competitivas possíveis em relação aos seus concorrentes. Os estoques, por representarem um significativo investimento de capital, devem ser vistos como um fator potencial de geração de negócios e lucros. Diante disso a otimização de estoques é uma das principais metas a serem alcançadas por gerentes de produção (PALOMIO; CARLI, 2008). Conhecer o estoque de uma organização é um desafio, as empresas podem ter certos produtos em excesso e outros em quantidades insuficientes. O desafio de uma gestão de estoque não é reduzir o estoque, para reduzir custos nem ter estoque em excesso para atendimento das demandas, mas sim ter a quantidade correta para alcançar as prioridades competitivas da empresa de modo mais eficaz. Sem estoque é impossível uma empresa trabalhar, pois, ele funciona como amortecedor entre os vários estágios da produção até a venda final do produto. (DIAS, 2010). De acordo com Chiavenato (2005) estoque é a composição dos materiais que não são utilizados em determinado momento, mas que existem em função de futuras necessidades. Para Krajewski; Ritsman; Malhotra (2009), estoque é gerado quando o recebimento de materiais, peças ou bens acabados é superior a sua utilização ou saída, sendo esgotado quando a utilização é superior ao recebimento. Segundo Montanheiro e Fernandes (2008), uma eficiente gestão de estoque possibilita à organização melhorias significativas na sua administração, uma vez que repercute em uma melhora na eficiência da realização da produção planejada, traz maior segurança nas tomadas de decisões, além de prevenir possíveis atrasos na entrega de pedidos. Gerenciar estoques é um processo que requer informações sobre as demandas esperadas, as quantidades de estoques disponíveis e pedidas para cada produto estocado pela empresa em todas as suas localizações, a quantidade e o momento adequado para novos pedidos (KRAJEWSKI; RITSMAN; MALHOTRA, 2009). As empresas utilizam estoques para reduzir os efeitos causados pela variação de oferta e procura. De acordo com Assaf Neto (2009), existem quatro causas acerca da existência de estoques: A primeira, relaciona-se a interrupção no fluxo de produção, ou seja, os estoques asseguram que na eventualidade de ingerência no fornecimento de produtos ou matéria-prima a produção ou a venda não seriam prejudicadas. E garantem atendimento ao cliente quando os fornecedores não conseguem entregar a quantidade deseja ou produtos na qualidade aceitável, ou quando os produtos manufaturados requerem quantidade significativas de refugo ou reprocessamento. A segunda, está ligada as características econômicas particulares de cada setor, onde determinados produtos são introduzidos no mercado suprindo demandas, ou ocasionando excesso em relação a procura em determinadas épocas do ano. A terceira, diz respeito a perspectiva do aumento imediato do preço do produto. Nesse caso, busca-se adquirir mercadoria antes da sua alta de preço, mesmo que essa possa gerar um custo de estocagem. Pois, admite-se que seja vantajoso, uma vez que se consegue manter o preço de venda frente aos concorrentes. Por fim, existe a proteção contra perdas inflacionárias e as políticas de vendas do fornecedor, que se justifica, quando se tem vantagens na compra, por exemplo, através de descontos, adquire-se maior quantidade de produtos gerandose estoque. Para se gerir um estoque temos que ter conhecimento dos custos gerados por ele. De acordo com Krajewski; Ritsman; Malhotra (2009) ressaltam diferentes custos, dentre eles, citamos a seguir: No custo de capital, o estoque é um ativo, devendo usar uma medida de custo adequada. O estoque é um bem que pode gerar lucro ou prejuízo para a empresa. Este custo normalmente, é o maior componente do custo de armazenamento, representando cerca de 15 por cento. As empresas geralmente utilizam o custo de capital médio ponderado para tomar muitas decisões financeiras (KRAJEWSKI; RITSMAN; MALHOTRA. 2009). Já o custo de armazenamento e manuseio, refere-se a ocupação de espaço pelo estoque, gerando-se custo de manuseio quando o mesmo deve ser deslocado do depósito para prateleira (KRAJEWSKI; RITSMAN; MALHOTRA. 2009). No que se refere aos encargos e perdas, paga-se altos encargos no fim do ano ao manter seu estoque alto e também gera custos de estocagem. A perda se dá por meio de furto ou roubo de mercadoria por clientes ou até mesmo funcionário e também perda por obsolescência, quando o estoque não pode ser usado ou vendido pelo valor integral, ocasionada por mudança de modelo, perda de validade do produto, demanda baixa etc (KRAJEWSKI; RITSMAN; MALHOTRA. 2009). Quanto ao custo do pedido, a cada pedido feito ao fornecedor gera-se um custo. O agente de compras deve se atentar na quantidade dos produtos e negociar com o fornecedor preço e prazo. Também se agrega ao custo do pedido o tempo gasto com registro de dados, contato com o fornecedor e o recebimento dos produtos. Com a utilização da internet pode-se reduzir este custo com o processo de acompanhamento do pedido (KRAJEWSKI; RITSMAN; MALHOTRA, 2009). 2.2. Finalidade do estoque Existem várias finalidades para o estoque, assim descrito do Quadro 1, abaixo: Garantir operação ou funcionamento da empresa, neutralizando os efeitos de: Proporcionar economias de escala: Demora ou atraso no fornecimento; Sazonalidade no suprimento; Riscos de dificuldades no fornecimento. Por meio da compra ou produção de lotes econômicos; Pela flexibilidade no processo produtivo. Quadro 01 – Finalidade do Estoque Fonte: Chiavenato (2005, p. 136) Para esse mesmo autor, os estoques fazem parte do ativo circulante da empresa, sendo o mesmo fundamental para que se possa produzir e vender com o máximo de segurança. A Administração dos estoques apresenta aspectos financeiros que exige um estreito relacionamento entre o órgão da empresa que cuida do estoque como produção, almoxarifado e administração financeira. O órgão que cuida dos estoques sempre está voltado para a facilitação do fluxo físico de produção e comercialização, enquanto a administração financeira se preocupa com o lucro, a liquidez da empresa e a boa aplicação dos recursos empresariais (CHIAVENATO, 2005). 2.3. Tipos de estoques De acordo com Slack, Chambers, Harland (2002) existem quatro tipos de estoque: O primeiro deles é o estoque isolador ou estoque de segurança que tem por finalidade compensar as incertezas inerentes ao fornecimento e demanda. Uma operação de varejo jamais pode prever uma demanda perfeita. Desse modo, o estoque de segurança provém uma margem segura para o varejista para que a mercadoria não falte caso ocorra um aumento na demanda ou atraso de entrega do produto (SLACK, CHAMBERS, HARLAND. 2002). O estoque de ciclo acontece quando a operação não consegue todos os itens simultaneamente e continuamente. Nesse caso, cada lote de produção deve disponibilizar uma quantidade suficiente para atender à demanda desse item, até que novo lote seja produzido (SLACK, CHAMBERS, HARLAND. 2002). Estoque de antecipação é formado antes que a demanda ocorra e colocado em estoque até que seja necessário. São formados devido à compra de forma oportuna ou quando existem ameaças ao fornecimento (SLACK, CHAMBERS, HARLAND. 2002). Estoque no canal de distribuição aquele que envolve desde a reserva do produto até propriamente a sua entrega para o varejista. Este tipo de estoque existe porque as mercadorias não são entregues instantaneamente do fornecedor para o varejista (SLACK, CHAMBERS, HARLAND. 2002). 2.4. Sistema de planejamento de estoque A fim de se analisar o planejamento de estoque de uma empresa e consequentemente sua gestão de estoques é comum utilizar-se da avaliação de Retorno de Capital e de Giros de Estoques. Os estoques fazem parte do ativo circulante e estes representam as aplicações de capital investido. Ao se reduzir os estoques, sem que as vendas sejam afetadas, consequentemente reduz-se os ativos totais. Culminando em dois caminhos básicos. O primeiro, menos capital será investido aumentando o giro de capital e o segundo, a redução de capital com estoques pode ser investida na promoção de vendas, aumentando a rentabilidade do negócio (DIAS, 2010). 2.4.1. Retorno de capital (RC) O retorno de capital investido em estoques (RC) é o lucro das vendas anuais sobre o capital investido em estoques. O retorno de capital deve ter um coeficiente acima de 1, para uma boa administração, o que se pode entender quanto maior o coeficiente melhor será o resultado da gestão de estoque (POZO, 2010). Para calcular o RC, utiliza-se da seguinte fórmula, como demonstrado abaixo: RC = L/C RC – Retorno de Capital L – Lucro C – Capital em Estoques Fonte: 2010. = (a+b)-c Giro dePOZO, Estoques _______ (a+c)/2 A partir das contribuições teóricas de Dias (2010), buscamos ilustrar a aplicação do RC, demonstrado conforme dois exemplos a seguir: Exemplo 1 - Dada uma empresa Y, com vendas anuais R$ 1200.000.00 e seu lucro anual de R$ 92.000.00, e tem em seu estoque um investimento de R$ 330.000.00. Qual será o seu retorno de capital em estoques? Então, se o Retorno de Capital é o lucro pelo capital de estoque, teríamos um retorno de capital de 0,28 RC. De acordo com o resultado encontrado de 0,28 tem-se um péssimo retorno, pois como descrito acima, para se ter uma boa administração o coeficiente tem que ser maior que 1. Exemplo 2 - Dada uma empresa Z, com vendas anuais R$ 1.000.000.00 e seu lucro anual de R$ 88.000.00, e tem em seu estoque um investimento de R$ 40.000.00. Qual será o seu retorno de capital em estoques? Então, se o Retorno de Capital é o lucro pelo capital de estoque, teríamos um retorno de capital de 2,2 RC, ótimo retorno. Retorno sobre o Capital Política de Estoque Lucro Capital Retorno de Capital = Lucro Venda = Receitas das Vendas x Venda Capital x Giro do Capital Figura 1 - Retorno sobre o Capital Fonte: DIAS (2010, p. 12) 2.5. Giro de estoques O gestor de estoques deve conhecer o giro para poder eliminar excessos e melhorar o dimensionamento de estoques. De acordo com Moura (2004), é comum a ilusão de que os estoques girem mais vezes do que a realidade. Segundo a visão financeira, o estoque inclui matéria-prima, trabalhos em andamento e produtos acabados, estando cada item associado a uma quantia de dinheiro. Uma vez que o estoque é o ativo circulante de menor liquidez, produtos acabados oferecem a maior segurança, pois, levam menos tempo para serem transformados em dinheiro. Para ilustrar como ocorre o ciclo operacional segue abaixo a Figura2: ESTOQUE CONTAS A RECEBER DINHEIRO Matéria-Prima transformada em produto acabado Cliente que teve mercadorias vendidas a prazo Cliente que paga o débito em dinheiro Figura 2 - Ciclo Operacional. Fonte: Moura (2004). Como o valor dos estoques se altera periodicamente, devido a flutuações nos preços dos itens que o compõem, há diversas formas de se mensurar o preço de entrada e de saída. Os dois métodos mais comuns são o PEPS (primeiro que entra, primeiro que sai) e o UEPS (último que entra, primeiro que sai). O primeiro método eleva os números de fechamento de estoque na demonstração de resultado e no balanço (MOURA, 2004). 2.5.1. Análise do giro de estoques O giro é realizado no tempo e implica três variáveis ao elemento que gira: um valor no início do período (refere-se ao estoque inicial); um valor do período em que girou (refere-se a quantidade de itens que saíram do estoque) e um valor do fim do período ( refere-se ao estoque inicial menos o estoque final) (MOURA , 2004). O exemplo que segue ilustra as três variáveis: Inicial...................................................................................................4000 Compras no período...........................................................................16000 Saldo provável....................................................................................20000 Saldo real no período.........................................................................8000 A diferença entre os saldos provável e real (20000 – 8000 = 12000) deve-se a movimentação de saída no período, ou seja, ela representa o custo dos itens consumidos (vendidos ou utilizados na produção) (MOURA , 2004). Percebe-se, portanto a fórmula para cálculo do valor consumido no período é bastante simples. Considerando a o valor no início do período, c o valor no fim do período e b o valor de entradano período (compras), tem-se a fórmula: Valor Consumido = a+b-c Utilizando os números do exemplo temos Valor consumido = 4000+16000-8000= 12000 Já a fórmula para cálculo do giro de estoques é: Giro de Estoques = (a+b)-c _______ (a+c)/2 Com os números do exemplo: Giro de Estoques= (4000 + 16000) – 8000 ____________________ = 4,0 (4000 + 8000) / 2 O giro apresenta a relação entre o valor que foi consumido e o valor médio dos estoques (início + fim) / 2). No exemplo apresentado, a empresa consumiu, no período, quatro vezes seu valor de estoque médio. Ainda que os cálculos e análises não se alterem, de acordo com o tipo de empresa e item de estoque, a nomenclatura pode variar: Na indústria fala-se em custo das matérias aplicadas e média dos inventários de materiais ou custo dos produtos vendidos e média dos inventários dos produtos; No comércio: custo das mercadorias vendidas e média dos inventários de mercadorias; Com relação a custos das mercadorias vendidas; mercadorias : Com relação a custo de materiais aplicados; materiais: Com relação produtos: a custos dos produtos vendidos. Quadro 2: Nomenclaturas referentes ao giro de estoques. Fonte: Moura (2004) 3. METODOLOGIA 3.1. Local de estudo: a empresa A empresa estudada é de médio porte. Em 2005 se associou à Rede de Supermercados, fato determinante para se tornar uma empresa mais forte e um dos líderes desse ramo nessa cidade. A empresa é do ramo varejista e disponibiliza uma variedade de produtos de gênero alimentícios, frios, laticínios, perfumaria, produtos de limpeza entre outros, estando eles disponíveis em gôndolas de fácil acesso, fundamentando-se no alto serviço onde as pessoas compram sem a necessidade de ajuda de um vendedor. As mercadorias são distribuídas de forma estratégica, visando à venda casada, onde se induz o cliente a comprar vários produtos de um mesmo segmento, por exemplo, o sabão em pó é disposto perto do amaciante. O Supermercado tem hoje cento e trinta e cinco funcionários, e sua estrutura está dividida em gerências administrativa e operacional, conforme figura 3 a seguir. A gerência administrativa se subdivide em setores contas a pagar, contas a receber, análise de crédito, setores pessoal e fiscal. A gerência operacional se subdivide nos seguintes setores, compras, depósito, padaria, frios, açougue, hortifruti, salão, frente de loja e entrega. O Supermercado possui um mix variado de produtos de limpeza, perfumaria, açougue, padaria, frios, hortifruti, pet-shop, utilidades para o lar, bebidas, festa, linha baby, variedades de marcas e preços para atender a um público diversificado. Sua contabilidade é terceirizada e tem como forma de tributação, o Lucro Real Trimestral. A figura 3 - Organograma da empresa ilustra o setor de compras do objeto de estudo: SUPERMERCADO SETOR ADMINISTRATIVO SETOR OPERACIONAL Vendas Caixa Compras e depósito Frios e Açougue Serviços Gerais Informática Padaria Logística Análise de crédito Pessoal Contas a pagar Contas a receber Hortifruti Figura 3 – Organograma da Empresa estudada Fonte: Elaboração própria 3.2. Tipificação da pesquisa: 3.2.1. Pesquisa documental Esse trabalho consistiu de uma pesquisa documental que se assemelha a pesquisa bibliográfica, todavia não levanta material editado, como por exemplo, livros, periódicos, etc, utilizando-se de material que não foi editado, tais como: cartas, agendas, memorandos, relatórios, etc. Para condução de uma pesquisa a utilização de documentos corroboram e evidenciam os dados coletados por outros instrumentos e outras fontes. (MARTINS; LINTZ, 2009) Segundo Marconi e Lakatos (2008) a pesquisa documental fundamenta-se na coleta de dados referentes a fontes de documentos primários e secundários. O primeiro, envolvendo leituras de livros, artigos, monografias, relatórios gerados pelo Sistema Avanço1 utilizado pela empresa e o Caderno, que é também um instrumento auxiliar na organização e controle do estoque do supermercado. O segundo, os dados secundários, foram obtidos através da aplicação de entrevistas com os funcionários da empresa. 1 Sistema integrado de informações que administra todo operacional da organização. Especializado no seguimento comercial, atendendo clientes do ramo varejista e atacadista. Atende Minas Gerais e em vários outros estados do Brasil, desde pequenas empresas até aquelas de maior porte. (Sistema 1 Avanço, 2012). Fiscal 3.2.2. Estudo de caso Trata-se de uma técnica de pesquisa cujo objetivo é o estudo de uma unidade que se analisa profunda intensamente. Considera-se a unidade social estudada em sua totalidade, seja um indivíduo, uma família, uma instituição, uma empresa, ou uma comunidade com o objetivo de compreendê-los em seus próprios termos. É uma investigação empírica que pesquisa fenômenos dentro de contexto real. Reuni um maior número de informações detalhadas, por meio de diferentes técnicas de coleta de dados: observação, questionários, entrevistas, entre outros (MARTINS; LINTZ, 2009). O objetivo é aprender a totalidade de uma situação e descrever a complexidade de um caso concreto. Utilizam-se enfoques exploratórios e descritivos, buscando identificar a multiplicidade de dimensões presentes em determinadas situação (MARTINS; LINTZ, 2009). 3.3. Forma de coleta de dados O estudo fez uso de dados obtidos através de fontes primarias e secundárias, sendo necessária a utilização de entrevistas, a qual foi aplicada aos responsáveis pelas compras da empresa, nesse estudo são nomeados Compradores. Já as informações secundárias foram obtidas a partir de livros, artigos e outros estudos científicos relacionados ao tema. Os dados após coletados foram analisados de qualitativa visando obter as relações necessárias para identificar as respostas aos objetivos propostos. 4. RESULTADOS E DISCUSSÕES 4.1. A gestão de estoque no supermercado Na referida empresa onde se realizou este presente estudo, a gestão de estoque envolve os seguintes setores: setor de recebimento de mercadorias, setor de estocagem, setor de entrada de nota fiscal e setor de compras. Buscando entender os processos e rotinas de cada um deles, será feita uma descrição dos processos atuais de compras e controle de estoque. Em seguida serão apontados os principais problemas encontrados durante a realização desse estudo. Setor de Recebimento de Mercadorias – As mercadorias chegam no Supermercado transportadas por caminhões de seus respectivos fornecedores. Em seguida, uma funcionária do setor fiscal do supermercado, faz a conferência da DANFE (Documento Auxiliar Da Nota Fiscal), para então autorizar o desembarque. Essas conferências consistem nas informações presentes no documento fiscal como: valor do produto, base cálculo substituição, ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), cálculo substituição tributária e recolhimento dos impostos obrigatório, CST, (Código de Situação Tributária), CFOP (Código Fiscal de Operações e Prestações), NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), regularidade fiscal do emitente junto a SEFAZ (SECRETARIA DE ESTADO DE FAZENDA). Este procedimento propicia gerar informações corretas para Escrituração do Documento Fiscal, a conferência da Nota Fiscal também visa identificar sua exatidão com o pedido de compras e para isso é verificado se a marca está certa, se o preço e a quantidade estão de acordo com que foi requerido. Havendo inconformidade, uma nota fiscal de devolução será emitida e enviada para fornecedor. Estando, todas as informações coerentes, as mercadorias são transportadas para o interior do Supermercado em carrinhos manuais, até o setor de conferências dos produtos, no que diz respeito, a diversos procedimentos rotineiros, envolvendo, validade dos produtos, descrição de produtos, volume, marcas, avarias e outros procedimentos. A partir dessa rotina, existem outros dois procedimentos. O primeiro, refere-se a coleta do código de barras dos produtos através de um instrumento coletor de código, possibilitando, armazenar essas informações no Sistema Avanço, para que seja feito o lançamento da nota fiscal de entrada. O segundo, diz respeito ao armazenamento das mercadorias por um funcionário, que utilizando-se de uma paleteira hidráulica para o transporte das mesmas, ficando a cargo do setor de estocagem. Setor de estocagem: Existem três andares de estoque. De acordo com o tipo de mercadoria recebida, as mesmas são armazenadas no primeiro, segundo ou terceiro andar. No primeiro andar, ficam os produtos que compõem a cesta básica, e outros com maior peso como, sacos de ração, fardos de refrigerante, caixas de leite, e demais. No segundo andar, ficam massas, enlatados, biscoitos, gelatinas, sucos e outros. No terceiro andar, são armazenados os produtos de limpeza e perfumaria. Todas essas mercadorias são transportadas para os seus respectivos andares através da utilização de um elevador de carga com auxílio de paletes, facilitando o transporte e manuseio. Durante a acomodação das mercadorias, as mesmas são empilhadas de forma que não haja contato direto com o chão, obedecendo ao limite máximo de empilhamento da mercadoria para que não ocorra danos aos produtos. São organizadas também, de forma que as mercadorias com prazo de validade mais distante ficam na parte de baixo da pilha facilitando a retirada de lotes com prazo de validade mais próximo de seu vencimento, saiam primeiro. Setor de entrada de nota fiscal: Logo após inicia-se o processo de entrada da nota fiscal setor fiscal para alimentação do estoque e precificação da mercadoria, com o coletor onde fez a leitura do código de barra do produto, procede ao cadastramento dos produtos no sistema Avanço gerando um código interno, em seguida dá-se a entrada dos produtos no estoque, colocando preço nas mercadorias, inclusive cadastrando produtos novos no sistema. Finalizando o processo manda carga para o sistema,que no outro dia coloca-se a mercadoria para venda. Depois de passar por vários processos internos a mercadoria é exposta na área de venda distribuída por gôndolas conforme a seção em que pertence, organizada de forma de fácil acesso aos clientes, e com valores alocados na parte superior do produto para sua venda. Para que toda essa rotina seja possível é primordial que o setor de compras funcione de maneira correta, para alimentar toda essa cadeia de processos, por isso este estudo enfatiza esse setor. Setor de compras Procedimentos para compras de mercadorias As visitas dos fornecedores a empresa ocorre de diferentes maneiras. Pois, há fornecedores que realizam visitas semanalmente, outros quinzenalmente, mensal. E nos casos em que há falta de mercadorias, ocorrem cotações na empresa com fornecedores, toda terça-feira, evitando-se a falta de mercadorias. Há ainda, casos que pela falta de mercadorias existem distribuidoras locais, que se tornam fornecedoras eventuais. Havendo a necessidade em adquirir a mercadoria, são acordados pelo funcionário responsável pela compra e fornecedores, as formas de pagamento, a data de entrega, o valor do frete, as quantidade, as marcas, as bonificação, os descontos. Após todo esse processo, realiza-se a impressão do pedido de compra, ficando uma via para o setor de conferência da Nota Fiscal, que é arquivado para confrontar quando a mercadoria é entregue na empresa. Gestão de estoque Esse setor possui como principal ferramenta de informação para gestão do estoque, o Sistema Avanço. Através desse sistema são gerados relatórios semanalmente com informações como: giro dos produtos, sazonalidades, estoque mínimo e estoque máximo. Existe um relatório denominado caderno, no qual um funcionário confere se as quantidades dos produtos descritas no sistema são as mesmas presentes no espaço físico da empresa. Esse relatório é gerado de acordo com cada fornecedor, auxiliando o funcionário responsável pela compra, com dados corretos do estoque para que a mesma seja efetuada em quantidades necessárias, na hora de receber os fornecedores. Figura 04: Setor de Compras Elaborada pela autora. 4.2. Processos e rotinas utilizados no supermercado De acordo com as informações angariadas através da aplicação de entrevistas foram detectados os seguintes pontos falhos, descritos no Quadro 3 a seguir: Como é identificada a necessidade de compra? “É tirado semanalmente relatórios de mercadorias que estão abaixo do estoque mínimo, e também visitas agendadas de fornecedores, onde são tirados relatórios para contagem de estoque visual dos itens desse fornecedor”. Fragilidades: não são gerados relatórios de estoque máximo e de giro baixo. Qual a periodicidade das conferências e dos relatórios? “O período varia de acordo com os produtos a serem comprados e com a visita dos fornecedores”. Fragilidades: pode faltar produto ou sobrar, indicando que a rotina de geração Comprador A de relatórios é falha, baseando apenas no giro dos produtos. Um produto novo qual a quantidade a ser adquirida? Como é acompanhado as vendas ou a rotatividade? Como isso interfere no processo de compra? “È adquirida inicialmente uma caixa do produto novo, e após a introdução é feita a análise de venda do produto pelo relatório de estoque manual que é tirado (ex.: depende da visita do fornecedor).” Fragilidades: o comprador espera a visita do fornecedor para a compra do produto. Com isso, pode acontecer a falta do produto antes da visita desse fornecedor. É realizado algum método de retorno de capital proveniente do estoque? “Sim, é tirado relatório de todos os setores, onde mostra o retorno de capital que foi investido nos produtos”. Esse método seria útil? Justifique. “Sim”. Fragilidades: Apesar desse comprador afirmar que tem conhecimento do método de retorno, percebemos que os compradores B e C, não possuem tal conhecimento. Existe um controle de valor de investimento ou comprometimento de capital por produto? “Sim. É feito semestralmente balanço onde demonstra todo capital investido em cada produto”. Fragilidades: Nessa pergunta também ocorre informações controversas, pois o comprador B que não é feito por produto e o comprador C não utiliza desse processo. Comprador B É realizado algum método de retorno de capital proveniente do estoque? “Não”. Esse método seria útil? Justifique. “Não, não tem conhecimento de nenhum”. Existe um controle de valor de investimento ou comprometimento de capital por produto? “Por produto individual não, e sim em geral“. Comprador C É realizado algum método de retorno de capital proveniente do estoque? “Não”. Esse método seria útil? Justifique. “Não. Seria útil para uma cadeia de loja grande”. Existe um controle de valor de investimento ou comprometimento de capital por produto? “Não”. Quadro 3 – Descrição da atual situação Fonte: Dados da Pesquisa. 4.3. Principais ganhos e dificuldades relacionados a gestão de estoque no supermercado Segundo Krajewski; Ritsman; Malhotra (2009) para se gerir um estoque temos que ter conhecimento dos custos gerados por ele. Que foram supracitados acima por este autor como sendo, o custo de capital, o custo de armazenagem e manuseio, custo de pedido. Nesse trabalho pôde-se constatar que a gestão de estoque se fundamenta apenas no custo de pedido, não se utilizando os demais custos mencionados acima. A não utilização desses custos pode acarretar distorções no cálculo do preço final de venda dos produtos, porque não se consegue obter de forma precisa o valor que representa a parcela de lucro na operação. Quanto ao custo de pedido, faz uso desse método, pois no ato da compra, são acordados pelo funcionário responsável (comprador) pela compra e fornecedores, as formas de pagamento, a data de entrega, o valor do frete, as quantidade, as marcas, as bonificação, os descontos, possibilitando assim o conhecimento de todos custos a serem incorridos. De acordo com Slack; Chambers; Harland (2002) existem quatro tipos de estoque: o de segurança, o de ciclo, o de antecipação e o de canal. Desses, o utilizado no supermercado é o de segurança, pois embora não se tenha um controle preciso das quantidades mínimas necessárias em estoque, utiliza-se da informação gerada pelo Sistema Avanço que possibilita um feedback das quantidades de produtos necessários no estoque. Em uma das entrevistas realizadas com um dos responsáveis pelo setor de compras (Comprador A), percebeu-se que não são gerados relatórios de estoque máximo e de giro baixo, sendo essa uma fragilidade apontada. Segundo Dias (2010), tendo-se alto-estoque com mercadorias de baixo giro, pode-se ocasionar para a organização em maiores riscos de perdas e obsolescência de produtos, aumento do custo de armazenagem. Ou seja, a falta de controle de estoque pode fazer com que a organização tenha gastos desnecessários e possa influenciar no fluxo financeiro da atividade. Nessas situações de controle efetivo de estoque, uma das possíveis soluções seria promover políticas de promoções, possibilitando aumentar o giro do produto de modo diminuir o estoque. Na concepção de Dias (2010) para se obter um fluxo contínuo de suprimentos de forma a atender a demanda e propiciar ao setor de compras fazer uma compra dentro dos parâmetros da negociação, envolvendo, preço, condição de pagamento, quantidade e qualidade definidos. É necessário conhecer a previsão das necessidades dos produtos. Tomando como embasamento teórico as contrições do autor supracitado, percebeu-se a existência da fragilidade relacionada à falta de produtos no estoque, uma vez que a empresa estudada tem como referência para reposição do estoque, apenas o giro do produto, e ficando dependente das visitas dos fornecedores na empresa, para que sejam efetuadas as compras. Não utilizando de informações, por exemplo, a previsão de demanda. Já Pozo (2010) advoga que o cálculo do retorno de capital possibilita a empresa conhecer se ela esta sendo gerida de forma eficiente ou não, tendo como parâmetro o coeficiente 1 para uma boa administração. De acordo com as informações angariadas através de aplicação de entrevista aos compradores A, B e C, percebe-se que apesar do comprador A ressaltar que se tem conhecimento do retorno de capital, através da geração de relatórios por meio do Sistema Avanço, mas não se utiliza o cálculo acima citado, baseando apenas em informações geradas pelo sistema, baseando somente no giro dos produtos e no estoque mínimo. Ao se realizar a conjugação dos dados coletados na pesquisa e as referencias teóricas que explanam a respeito do assunto, considera-se que a empresa analisada possui requisitos básicos a serem evidenciados, os quais poderão trazer melhorias ao serem aplicados e desenvolvidos, afim de alcançar melhorias na política de controle e gerenciamento dos seus estoques. Na oportunidade ressalta-se que melhorias relacionadas ao gerenciamento dos estoques são capazes de diferenciar uma empresa das demais, principalmente no seguimento em o estudo acontece. 5. CONSIDERAÇÕES FINAIS O estudo apresentado cumpriu o objetivo proposto de avaliar o sistema de gestão de estoque. Através deste, foram identificados processos e rotinas, descrever o seu funcionamento, e contribuir para melhoria na gestão do estoque. Com a aplicação da metodologia proposta, o estudo alcançou resultados que demonstram que a gestão de estoque da referida empresa fundamenta apenas no custo de pedido, não se tem um controle preciso das quantidades mínimas necessárias em estoque, utiliza-se da informação gerada pelo Sistema Avanço, não são gerados relatórios de estoque máximo e de giro baixo e tem como referência para reposição do estoque, apenas o giro do produto. Através dos resultados obtidos, percebeu-se que existem deficiências demonstradas pelo confronto entre os conceitos e a prática, isso é visto em relação ao conhecimento das políticas de estoques máximos e de cálculos sobre o retorno de capital e capital investido nos estoques. A falta de utilização de mecanismos capazes de corroborarem no controle de estoque mínimo e de giro de estoque não se mostraram eficazes para evitar a falta de produtos nas gôndolas. Uma análise mais conclusiva dos resultados revela que na empresa pesquisada, deveria implantar em sua gestão de estoque rotinas e processos que possibilitassem o conhecimento dos produtos de giro baixo, diminuindo o nível de estoque e o custo de estocagem. O que também, contribuiria para uma melhor organização do estoque, de forma que as compras se baseassem em estoque máximo e mínimo. Outro ponto a ser destacado nada gestão de estoque é que nem todas as informações geradas pelo Sistema Avanço, estão corretas. Para uma organização a informação é um bem precioso. Com as informações lançadas no Sistema, corretamente evitaria a conferência visual de produtos no estoque. Com essas medidas, poderia diminuir a frequência de falta de produtos nas gôndolas, a fim de evitar perda de vendas e consequentemente perda de clientes, priorizando a fidelidade dos clientes. No entanto, ressalta-se que há neste trabalho, algumas limitações, dentre elas, o estudo basear-se em apenas uma empresa, que apresentou através da metodologia implementada, políticas e procedimentos não formalizados, sendo esse, o resultado de um estudo de caso específico. Desse modo, acredita-se que outras empresas do mesmo ramo possam fazer uso das informações contidas com o intuito de aprimorar suas práticas ou de desenvolver praticas mais harmonizada a teoria da gestão de estoques. Contexto que oportuniza a realização de novos estudos que ofereçam fontes confiáveis de pesquisas e despertem aos interessados uma visão cientifica sobre o processo de gestão de estoques. 6. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS: ASSAF NETO, A. Finanças corporativas e valor. 4. ed. São Paulo: Atlas, 2009. Avanço Informática. Disponível em: <http//: www.avancoinfo.com.br>. Acesso em: 18 de nov. 2012. CHIAVENATO, Idalberto. Administração de produção: uma abordagem introdutória. 7ª Reimpressão. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005. DIAS, Marco Aurélio P. Administração de materiais: princípios, conceitos e gestão. 6. ed. 3. reimp. São Paulo: Atlas, 2010, 346 p. KRAJEWSKI, Lee; RITZMAN, Larry; MALHOTRA, Manoj. Administração de produção e operações. Tradução – Mirian Santos Ribeiro de Oliveira. Revisão técnica – André Luís de Castro Moura Duarte e Susana Carla Farias Farias Pereira. São Paulo: Pearson Prentice Hall, 2009. MARCONI, Marina de Andrade; LAKATOS, Eva Maria. Fundamentos de Metodologia Científica. 6. ed. 6. reimpr. São Paulo: Atlas. 2008, 320 p. MARTINS, Gilberto de Andrade; LINTZ, Alexandre. Guia para elaboração de monografia e trabalhos de conclusão de curso. 2. ed. 2. reimpr. São Paulo: Atlas, 2009, 118 p. MONTANHEIRO; W. J.; FERNANDES, L. A.; A Gestão de materiais em uma confecção. In: SIMPÓSIO DE EXCELENCIA EM GESTÃO E TECNOLOGIA, 5., 2008, Resende. Anais: Resende, Associação Educacional Dom Bosco, 2008. MOURA, Cássia E. de. Gestão de Estoques. 1ª Ed. Rio de Janeiro: Ciência Moderna LTDA., 2004. PALOMIIO, R. C.; CARLI, F. S. Proposta de modelo de controle de estoques em uma empresa de pequeno porte. In: ENCONTO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUÇÃO, 28., 2008, Rio de Janeiro. Anais: Rio de Janeiro, ABEPRO, 2008. POZO, Hamilton. Administração de recursos materiais e patrimoniais: uma abordagem logística. 6. Ed. São Paulo: Atlas, 2010, 210 p. SLACK, N.;CHAMBERS, S.; JOHNSTON,R. Administração da produção.2ª ed.,São Paulo: Atlas, 2002. ANEXO – A ROTEIRO DE ENTREVISTA 1- Como é identificada a necessidade de compra? 2- Qual periodicidade das conferências e dos relatórios? 3- Existe uma predefinição dos estoques mínimos? 4- Quais são os critérios que determinam o estoque mínimo? 5- São utilizados cálculos periódicos que constatem a rotatividade dos itens do estoque? 6- Um produto novo qual a quantidade a ser adquirida? Como é acompanhado as vendas ou rotatividade? Como isso interfere no processo de compra? 7- É realizado algum método que verifique o retorno de capital proveniente do estoque? 8- Esse método seria útil? Justifique? 9- Existe um controle de valor de investimento ou comprometimento de capital por produto? 10- A empresa ou setor possui um controle de sazonalidade?
