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REUNIÕES
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Dicas e listas de verificação
REUNIÕES
Dicas e listas de verificação
1. Começando o planejamento:
Qual o objetivo do evento?
O que se espera que os participantes obtenham com o evento?
A data e horário do evento já foram definidos, assim como datas e horários alternativos
caso não haja disponibilidade?
Onde se pretende realizar o evento? Há um destino ou cidade em particular?
Será necessário reservar quartos para pernoite?
Será necessária uma sala de reunião?
Gostaria de sugerir alguma refeição ou bebida a ser servida durante o evento?
Será necessário algum equipamento audiovisual?
Qual percentagem do orçamento será destinada para:
• Quartos para os convidados
• Sala de reunião
• Comida e bebida
• Aluguel de equipamento audiovisual
Há um cronograma definido para a reunião?
2. Encontrando o melhor local para o evento:
Que tipo de reunião pretende-se organizar?
O orçamento já foi definido?
Qual deve ser a distância máxima entre o aeroporto e o hotel?
Os quartos ou locais da reunião devem ser acessíveis para deficientes físicos?
Será necessário fornecer serviço de táxi ou limusine para algum participante?
E estacionamento no hotel, qual o espaço necessário?
O custo e a frequência de um serviço de van foram considerados?
Há voos suficientes para que todos consigam chegar ao evento na data e horário certos?
A chegada ao hotel ocorrerá na alta ou baixa temporadas?
O local ideal já foi procurado dentre os nossos 375 hotéis pelo mundo?
Um Pedido de Proposta com todas as necessidades já foi enviado à nossa empresa?
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3. Quartos para os convidados:
Quantos quartos (número exato ou estimado) pretende-se reservar?
As datas de chegada e saída já foram confirmadas?
Há preferência por determinados tipos de quarto (solteiro, duplo ou conectado)?
Há preferência por quartos próximos no mesmo andar?
Cada um dos participantes será responsável pela própria reserva ou uma única pessoa
deverá lidar com as reservas?
É importante fornecer acesso à rede Wi-Fi nos quartos?
4. Ferramenta para o evento (Página personalizada de grupo):
Será necessária uma página on-line personalizada para o grupo? Basta informar nosso
assistente de vendas.
Depois de fazer o check-in, peça uma cópia da lista de quartos; ela mostrará todos os
nomes dos participantes e os números dos quartos. Isto permite saber onde todos estão.
5. Salas de reunião:
Quantas pessoas estarão presentes?
Será necessário apenas um espaço ou várias salas pequenas?
A planta baixa da sala de reunião do hotel já foi vista?
Há um cronograma com os horários da reunião?
Caso o evento aconteça durante vários dias, os horários de início e de encerramento serão
diferentes a cada dia?
A distribuição de mesas e lugares foi planejada (recepção, teatro, formato U, conferência,
sala de aula, mesa de baquete ou círculo)?
Antes de realizar a verificação do local, peça ao hotel para organizar a sala de reunião
do modo desejado. Assim será possível saber se a disposição dos lugares ficará como se
imagina.
Os crachás para os participantes já estão sendo providenciados?
Que tipo de equipamento audiovisual será necessário?
Nosso pacote de equipamentos audiovisuais atenderá as necessidades?
Serão necessários microfone e estante de leitura/tribuna?
A pauta do evento já foi elaborada?
Serão necessários blocos flipchart, quadro branco, blocos de anotações, canetas e
marcadores?
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Será necessário um telefone com viva-voz? As tarifas de ligações para conferência
telefônica já foram verificadas?
Será necessário haver conexão à internet? Caso positivo, quantas portas serão necessárias?
E os custos envolvidos, já foram analisados? Nós incluímos rede Wi-Fi gratuita e sem
complicações para todos os envolvidos. Podemos também adaptar a nossa conectividade
para necessidades específicas, mediante solicitação.
6. Comida e bebida:
Quantas pessoas são esperadas para o serviço de bufê?
Os horários dos coffee breaks e refeições já foram decididos?
O menu e a carta de bebidas já foram escolhidos?
Será necessária uma sala separada para os intervalos?
Caso alimentos e bebidas sejam servidos durante a reunião, o serviço poderá ser realizado
com mínima interferência?
Pretende-se servir café e água durante a reunião?
Algum dos participantes tem restrições alimentares?
Qual o custo do serviço de bufê?
7. Faturamento e pagamento:
Quem será responsável pelo pagamento dos quartos dos convidados e sala de reunião?
De que forma os extras como ligações telefônicas e serviço de quarto devem ser
faturados?
Como será feito o pagamento final?
Quem estará autorizado a fazer alterações na reunião que possam ter custos extras?
É necessário algum pagamento antecipado? Caso positivo, há um plano de pagamento?
Gostaria de solicitar a emissão de uma fatura única após o fechamento do faturamento?
Caso positivo, quais cobranças podem ser adicionadas e quem está autorizado a fazer
essas alterações?
8. Extras:
O estacionamento do hotel tem algum custo?
As reservas têm algum custo?
Qual o custo dos serviços de escritório como fotocópia?
O hotel fornece transporte para ir e vir do aeroporto?
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Os quartos, áreas comuns e espaços de eventos devem ser acessíveis para deficientes
físicos?
O hotel foi informado sobre os horários dos fornecedores para entrega e coleta?
Já foram pesquisadas as opções de atividades na região para antes e depois do evento?
Anotações:
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