Documentação da Faq | Aleph - SIBUL

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Documentação relativa ao Aleph
Por produto
1. DigiTool
2. Metalib
3. Aleph
Por categoria/módulo
(ao clicar em cima abre as sub-categorias)
1. Aleph
2. SIBUL / OPAC Web
Por palavra-chave no título
A|B|…|X|Z
1. A
2. B
3. C
4. Depósito
5. …
(mostra tudo mas não organizado, e sim por ordem alfabetica)
Por mostrar tudo
(mostra tudo ao utilizador)
1. Aleph
1.1. O que é o Aleph?
1.2. Que ferramentas e módulos tem o Aleph?
1.2.1. OPAC WEB/SIBUL
1.2.2. GUI OPAC
1.2.3. Inventário/Controlo de Exemplares
1.2.4. Catalogação
1.2.5. Empréstimos
1.2.6. Empréstimos EIB
1.2.7. Aquisições
1.2.8. Periódicos
1.3. Como entrar no Aleph?
1.4. O que significam os ícones da Barra de aplicações do Aleph?
1.5. Como alterar as propriedades da Barra de aplicações do Aleph (ex.: Aumentar o
tamanho dos ícones)?
1.6. O que significam os ícones da barra de estado?
1.6.1. Ligação
1.6.2. Ligação PC/Servidor
1.6.3. Área da mensagem
1.6.4. O que significam os controlos dos operadores na barra de estado?
1.6.4.1.
Chave
1.6.4.2.
Torre de babel
1.6.4.3.
Biblioteca
1.6.4.4.
Impressora
1.7. Como alterar as propriedades visuais das janelas?
1.7.1. Como alterar as propriedades visuais das janelas que não têm um ícone no
canto superior esquerdo da janela?
1.7.2. Como alterar as propriedades visuais das janelas que têm um ícone no canto
superior esquerdo da janela?
1.8. Como parametrizar a apresentação da lista?
1.9. Como parametrizar o separador das janelas do OPAC GUI?
1.10.
Aquisições
1.10.1. Como entrar nas Aquisições?
1.10.2. O módulo das Aquisições pode ser utilizado em que operações?
1.10.3. Que tipos de encomendas podem ser feitas?
1.10.4. Como controlar o sistema de aquisições?
1.10.5. Antes de iniciar uma encomenda o que devo fazer?
1.10.6. As funções de actualização do módulo Aquisições requerem autorização
1.10.7. Como aceder ao módulo dos fornecedores?
1.10.8. Como ver a lista dos fornecedores?
1.10.9. O que significam os botões na Lista de Fornecedores?
1.10.9.1. Adicionar
1.10.9.2. Modificar
1.10.9.3. Duplicar
1.10.9.4. Apagar
1.10.9.5. Morada
1.10.9.6. Sub-biblioteca/ Unidades de Encomenda
1.10.9.7. Filtrar por
1.10.10.
Como ver o formulário do fornecedor?
1.10.10.1. Separador Informação Geral
1.10.10.1.1. O que significam os campos do separador Informação Geral?
1.10.10.1.1.1. Data de Abertura
1.10.10.1.1.2. Data de Actualização
1.10.10.1.1.3. Catalogador
1.10.10.1.1.4. Código
1.10.10.1.1.5. Código de Fornecedor EDI
1.10.10.1.1.6. Tipo de Fornecedor EDI
1.10.10.1.1.7. Código Adicional
1.10.10.1.1.8. Nome
1.10.10.1.1.9. Contacto 1-5
1.10.10.1.1.10. Estado
1.10.10.1.1.11. País
1.10.10.1.1.12. Língua
1.10.10.1.1.13. Tipo de Material
1.10.10.1.1.14. Nota
1.10.10.2. Separador Conta
1.10.10.2.1. O que significam os campos do separador Conta?
1.10.10.2.1.1. Conta M
1.10.10.2.1.2. Conta P
1.10.10.2.1.3. Conta Bancária
1.10.10.2.1.4. Moeda 1-4
1.10.10.2.1.5. Condições ass.
1.10.10.2.1.6. Percentagem
1.10.10.2.1.7. Tipo de Expedição 1-5 & Prazo de Entrega 1-5
1.10.10.2.1.8. Entrega da Encomenda
1.10.10.2.1.9. Formato da Carta
1.10.10.2.1.10. Método de Envio de Carta
1.10.10.2.1.11. Formato da Lista
1.10.10.2.1.12. Método de Envio da Lista
1.10.10.2.1.13. Método de Envio por EDI
1.10.11.
Como ver a Lista de Sub-nível de Fornecedor?
1.10.11.1. O que significam os botões da lista de sub-nivel de fornecedor?
1.10.11.1.1. Modificar
1.10.11.1.2. Apagar
1.10.11.1.3. Adicionar
1.10.12.
No que consiste o Formulário de Informação de Fornecedor de Subnível?
1.10.13.
Porquê utilizar o botão Sub-biblioteca/Unidade de Encomenda Permitida
por Fornecedor?
1.10.14.
No que consiste os orçamentos?
1.10.15.
Como aceder aos orçamentos?
1.10.16.
Como ver o sumário dos orçamentos?
1.10.16.1. Como fazer pesquisa por ordenação de orçamentos?
1.10.16.2. Como fazer pesquisa por caracteres de substituição?
1.10.16.3. O que significam os botões do sumário do orçamento?
1.10.16.3.2. Transacções
1.10.16.3.3. Imprimir
1.10.16.3.4. Sub-biblioteca/Unidades de encomenda
1.10.16.4. O que significam os campos do sumário do orçamento?
1.10.16.4.1. Tipo de Orçamento
1.10.16.4.2. Estado do Orçamento
1.10.16.4.3. Valor máx. acima/abaixo das verbas comprometidas
1.10.16.4.4. Valor máx. acima/abaixo da despesa
1.10.16.4.5. Limitar conforme verba comprometida/despesa
1.10.16.4.6. Balanço estimado
1.10.16.4.7. Balanço actual
1.10.16.4.8. Totais transferidos
1.10.16.4.9. Verba despendida
1.10.16.4.10. Verba despendida + verba comprometida
1.10.17.
Como modificar o sumário dos orçamentos?
1.10.17.1. Ecrã informativo 1
1.10.17.1.1. O que significam os campos do ecrã informativo 1?
1.10.17.1.1.1. Data de abertura
1.10.17.1.1.2. Orçamento externo
1.10.17.1.1.3. Código
1.10.17.1.1.4. Orçamento mãe
1.10.17.1.1.5. Utilizar orçamento mãe para relatório
1.10.17.1.1.6. Tipo de orçamento
1.10.17.1.1.7. Estado do orçamento
1.10.17.1.1.8. Válido de/válido até
1.10.17.1.1.9. Nota 1-4
1.10.17.1.1.10. Grupos de orçamentos
1.10.17.1.1.11. Nome
1.10.17.1.1.12. Departamento
1.10.17.2.1.1. Código do objecto
1.10.17.2.1.2. Valor máx. acima/abaixo das verbas comprometidas
1.10.17.2.1.3. Valor máx. acima/abaixo da despesa
1.10.17.2.1.4. Expressado como percentagem
1.10.17.2.1.5. Limitar conforme verba comprometida/despesa
1.10.17.2.1.6. Orçamento anual
1.10.18.
Como aceder à lista de transacções?
1.10.18.1. O que significam os botões da lista de transacções?
1.10.18.1.1. Alocar
1.10.18.1.2. Ver
1.10.18.1.3. Imprimir
1.10.18.1.4. Transferir
1.10.19.
Como alocar fundos ou visualizar detalhes de uma transacção, através
do formulário de transacções?
1.10.19.1. O que significam os campos do formulário de transacções?
1.10.19.1.1. Código de orçamento
1.10.19.1.2. Data
1.10.19.1.3. Nome do Utilizador
1.10.19.1.4. Tipo
1.10.19.1.5. Nota
1.10.19.1.6. Moeda
1.10.19.1.7. Data da moeda
1.10.19.1.8. Compromisso Original
1.10.19.1.9. Taxa Explícita
1.10.19.1.10. Valor
1.10.19.1.11. Valor local
1.10.19.1.12. Débito/crédito
1.10.19.1.13. Número da encomenda
1.10.19.1.14. Código de fornecedor
1.10.19.1.15. Número de factura
1.10.19.1.16. Item linha
1.10.19.1.17. Pago
1.10.20.
Como fazer uma transferência de orçamento?
1.10.21.
No que consiste a hierarquia orçamental?
1.10.22.
Para que serve o campo orçamento mãe no formulário de informação
do orçamento?
1.10.23.
Como utilizar o campo orçamento mãe para relatório?
1.10.24.
Como recuperar hierarquia orçamental no GUI?
1.10.25.
Como utilizar o campo orçamento mãe para fazer formulários de
recuperação geral, sumários de orçamentos, e listas de encomendas por
orçamento?
1.10.25.1. Hierarquia orçamental no formulário de recuperação geral
1.10.25.2. Hierarquia orçamental no sumário de orçamentos
1.10.25.3. Hierarquia orçamental na lista de encomendas por orçamento
1.10.26.
Autorizações para os orçamentos dos utilizadores
1.10.27.
No que consistem as encomendas?
1.10.28.
Como aceder à lista de índice das encomendas?
1.10.29.
O que significam os botões da lista de índice das encomendas?
1.10.29.1. Confirmar
1.10.29.2. Encomenda
1.10.29.3. Log encomenda
1.10.29.4. Imprimir encomenda
1.10.29.5. Filtro releitura
1.10.29.6. Limpar
Como aceder à lista das encomendas?
1.10.30.
1.10.31.
Como fazer uma catalogação rápida no módulo de aquisições?
1.10.32.
Como aceder ao formulário da encomenda?
1.10.32.1. Separador informação da encomenda
1.10.32.1.1. O que significam os botões da informação da encomenda?
1.10.32.1.1.1. Confirmar
1.10.32.1.1.2. Por defeito
1.10.32.1.1.3. Actualizar
1.10.32.1.2. O que significam os campos da informação da encomenda?
1.10.32.1.2.1. Encomenda nº 1
1.10.32.1.2.2. Encomenda nº 2
1.10.32.1.2.3. Encomenda nº 3
1.10.32.1.2.4. Estado da encomenda
1.10.32.1.2.5. ISBN encomenda
1.10.32.1.2.6. Grupo orçamento
1.10.32.1.2.7. Data abertura
1.10.32.1.2.8. Data estado
1.10.32.1.2.9. Data encomenda
1.10.32.1.2.10. Estado da factura "completa"
1.10.32.1.2.11. Estado de chegada "completa"
1.10.32.1.2.12. Tipo de material
1.10.32.1.2.13. Sub-biblioteca
1.10.32.1.2.14. Unidade de encomenda (apenas para sistemas que
trabalhem com unidades de encomenda)
1.10.32.1.2.15. Método de aquisição
1.10.32.1.2.16. Proponente
1.10.32.1.2.17. Envio directo
1.10.32.1.2.18. Nome do proponente
1.10.32.1.2.19. Tipo de envio
1.10.32.1.2.20. ID aprovação
1.10.32.1.2.21. Nota da biblioteca
1.10.32.2. Separador Fornecedor
1.10.32.2.1. O que significam os campos da informação do fornecedor?
1.10.32.2.1.1. Código do fornecedor
1.10.32.2.1.2. Nome do fornecedor
1.10.32.2.1.3. Referência do fornecedor
1.10.32.2.1.4. Nota do fornecedor
1.10.32.2.1.5. Contacto do fornecedor
1.10.32.2.1.6. Envio nota encomenda
1.10.32.2.1.7. Tipo de carta
1.10.32.2.1.8. Enviar carta por
1.10.32.2.1.9. Forma de envio
1.10.32.2.1.10. Data de reclamação (para monografias)
1.10.32.2.1.11. Reclamações em batch (para monografias)
1.10.32.2.1.12. Urgente
1.10.32.2.1.13. Subscrição de-até (para periódicos e encomendas
pendentes)
1.10.32.2.1.14. N.º máx. de dias até à chegada (para encomendas
pendentes)
1.10.32.2.1.15. Ciclo orçamental (para periódicos e encomendas
pendentes)
1.10.32.2.1.16. Data de renovação (para periódicos e encomendas
pendentes)
1.10.32.3. Separador quantidade e preço
1.10.32.3.1. O que significam os campos da quantidade e preço?
1.10.32.3.1.1. Número de unidades
1.10.32.3.1.2. Preço unitário
1.10.32.3.1.3. Preço total
1.10.32.3.1.4. Extenso
1.10.32.3.1.5. Criar exemplares
1.10.32.3.1.6. Colecção de exemplares
1.10.32.3.1.7. Moeda
1.10.32.3.1.8. Preço
1.10.32.3.1.10. Preço final
1.10.32.3.1.11. Preço local
1.10.32.3.1.12. Nota ao preço
1.10.32.3.1.13. Orçamento
1.10.33.
Como enviar encomendas aos fornecedores?
1.10.34.
Como ver a cabimentação dos orçamentos?
1.10.34.1. O que significam os botões da cabimentação dos orçamentos?
1.10.34.1.1. Confirmar
1.10.34.1.2. Cabimentar
1.10.34.1.3. Apagar
1.10.34.1.4. Balanço
1.10.34.1.5. Cancelar
1.10.34.2. O que significam os campos da cabimentação dos orçamentos?
1.10.34.2.1. Orçamento
1.10.34.2.2. Por cabimentar
1.10.34.2.3. Perc. Cabimentação
1.10.34.2.4. Valor estimado, valor moeda local e câmbio encomenda
1.10.34.2.5. Total cabimentado
1.10.35.
Como cancelar encomendas?
1.10.36.
Como eliminar encomendas?
1.10.36.1. Como apagar uma encomenda através da lista de encomendas?
1.10.36.2. Como apagar encomenda através da pesquisa de encomendas novas
e canceladas?
1.10.36.2.1. O que significam os botões da pesquisa de encomendas novas e
canceladas?
1.10.36.2.1.1. Seleccionar
1.10.36.2.1.2. Visualizar
1.10.36.2.1.3. Histórico
1.10.36.2.1.4. Imprimir
1.10.36.2.1.5. Pesquisar
1.10.36.2.1.6. Limpar
1.10.36.2.1.7. Apagar
1.10.36.2.1.8. Apagar tudo
1.10.37.
Como ver o histórico das encomendas?
1.10.37.1. O que significam os botões do histórico das encomendas?
1.10.37.1.1. Remover data
1.10.37.1.2. Filtro
1.10.37.2. O que significam os campos do histórico das encomendas?
1.10.37.2.1. Data de acção
1.10.37.2.2. Tipo de transacção
1.10.37.2.3. Texto log
1.10.38.
Como mover os registos ADM?
1.10.39.
Como fazer multi-encomendas (para monografias)?
1.10.39.1. Passo 1 - Como criar registos ADM e encomendas de Monografias num
ficheiro de registos BIB?
1.10.39.2. Passo 2 - Como fazer uma multi-encomenda?
1.10.40.
No que consiste o EDI?
1.10.41.
Como editar o registo do fornecedor?
1.10.41.1. Passo 1
1.10.41.2. Passo 2
1.10.41.3. Passo 3
1.10.41.3.1. O que significam os campos do separador informação geral?
1.10.41.3.1.1. Código EDI
1.10.41.3.1.2. Tipo EDI
1.10.41.3.1.3. Nota
1.10.41.3.1.4. Outros campos
1.10.41.4. Passo 4
1.10.41.4.1. O que significam os campos do separador conta?
1.10.41.4.1.1. Moeda 1-4
1.10.41.4.1.2. Encomenda entrega
1.10.41.4.1.3. Formato carta
1.10.41.4.1.4. Método de envio por EDI
1.10.41.5. Passo 5
1.10.42.
Como editar o endereço do fornecedor?
1.10.43.
Como preparar o envio de uma encomenda por edi?
1.10.43.1. Passo 1
1.10.43.2. Passo 2
1.10.43.3. Passo 3
1.10.43.3.1. O que significam os campos do separador informação de
encomenda?
1.10.43.3.1.1. Estado encomenda
1.10.43.4. Passo 4
1.10.43.4.1. O que significam os campos do separador fornecedor?
1.10.43.4.1.1. Código fornecedor
1.10.43.5. Passo 5
1.10.44.
Como finalizar o envio de uma encomenda por edi?
1.10.44.1. O que significam os campos do formulário send edi orders to a vendor?
1.10.44.1.1. Código do fornecedor
1.10.44.1.2. Sub-biblioteca
1.10.44.1.3. Ficheiro de output
1.10.44.1.4. Horário
1.10.45.
Como criar facturas gerais para encomendas de periódicos?
1.10.45.1. O que significam os campos?
1.10.45.1.1. Tipo de mensagem
1.10.45.1.2. Actualizar
1.10.45.1.5. Tipo de formato
1.10.45.1.6. Horário
1.10.46.
Quais as formas de emitir facturas?
1.10.47.
Como emitir factura pela lista de encomendas?
1.10.47.1. O que significam os botões da lista de facturas?
1.10.47.1.3. Factura geral
1.10.48.
Como emitir uma factura?
1.10.48.1. O que significam os botões da factura geral e linhas?
1.10.48.1.2. Modificar nº. da factura
1.10.48.1.3. Apagar factura geral
1.10.48.1.6. Eliminar
1.10.48.1.7. Ver encomenda
1.10.48.1.8. Histórico
1.10.49.
Como aceder ao formulário factura geral do separador factura?
1.10.49.1. O que significam os botões do formulário da factura geral, do
separador factura?
1.10.49.2. O que significam os campos do formulário da factura geral, do
separador factura?
1.10.49.2.2. Número da factura
1.10.49.2.3. Remeter para factura
1.10.49.2.4. Tipo
1.10.49.2.5. Estado
1.10.49.2.6. Moeda
1.10.49.2.7. Taxas
1.10.49.2.9. Data de factura
1.10.49.2.10. Data de recepção
1.10.49.2.11. Data de envio
1.10.49.2.12. Valor líquido
1.10.49.2.13. Portes
1.10.49.2.14. Taxas
1.10.49.2.15. Valor do seguro
1.10.49.2.16. Desconto
1.10.49.2.17. Valor total
1.10.49.2.19. IVA
1.10.49.2.20. Percentagem de IVA
1.10.49.2.21. Montante IVA
1.10.49.2.22. Nota
1.10.50.
Como aceder ao formulário da factura geral, separador pagamento?
1.10.50.1. O que significam os campos do formulário da factura geral, do
separador pagamento?
1.10.50.1.1. Data do pagamento
1.10.50.1.2. Cheque nº.
1.10.50.1.3. Valor
1.10.50.1.4. Estado
1.10.50.1.5. Aprovação dept.
1.10.50.1.6. Número aprovado
1.10.51.
Como aceder ao formulário linhas de factura?
1.10.51.1. O que significam os botões do formulário linhas de factura?
1.10.51.1.5. Orçamentos
1.10.51.2. O que significam os campos do formulário linhas de factura?
1.10.51.2.3. Preço calculado
1.10.51.2.4. Total líquido
1.10.51.2.5. Número de unidades
1.10.51.2.6. Código do objecto
1.10.51.2.7. Taxas
1.10.51.2.8. Total
1.10.51.2.9. Total local
1.10.51.2.10. Nota
1.10.51.2.11. Verificar datas de assinaturas coincidentes
1.10.51.2.12. Datas das assinaturas de/até
1.10.51.2.13. Factura completa
1.10.52.
Como ver os detalhes da factura?
1.10.53.
Como ver a lista de facturas do orçamento?
1.10.53.1. O que significam os botões da lista de facturas do orçamento?
1.10.53.1.1. Adicionar orçamento
1.10.53.1.2. Débito
1.10.53.1.3. Apagar orçamento
1.10.53.1.4. Balanço
1.10.53.1.5. Criar
1.10.53.1.6. Fechar
1.10.53.2. O que significam os campos da lista de facturas do orçamento?
1.10.53.2.1. Código do orçamento a adicionar
1.10.53.2.2. Valor a debitar
1.10.53.2.3. Percentagem a debitar
1.10.53.2.4. Valor facturado, Valor Local e Moeda
1.10.53.2.5. Débito total
1.10.54.
O que fazer quando chega material à biblioteca?
1.10.55.
Como aceder à função chegadas?
1.10.56.
Como registar uma chegada?
1.10.56.1. Como aceder à lista de recepção da encomenda?
1.10.56.1.1. O que significam os botões da lista de recepção da encomenda?
1.10.56.1.1.1. Adicionar
1.10.56.1.1.2. Modificar
1.10.56.1.1.3. Apagar
1.10.56.1.1.4. Imprimir
1.10.56.2. Como aceder à ficha de recepção?
1.10.56.2.1. O que significam os campos da ficha de recepção?
1.10.56.2.1.1. Nº. de unidades encomendadas
1.10.56.2.1.2. Nº. de unidades reportadas
1.10.56.2.1.3. Nº. de unidades
1.10.56.2.1.4. Data de envio
1.10.56.2.1.5. Data de chegada
1.10.56.2.1.6. Nota
1.10.56.2.1.7. Chegada completa
1.10.57.
No que consiste uma reclamação?
1.10.57.1. O que significam os campos do formulário encomenda?
1.10.57.1.1. Data de reclamação
1.10.57.1.2. Reclamações em batch
1.10.58.
Como fazer reclamação manual através da lista de encomendas?
1.10.59.
No que consistem os relatórios?
1.10.60.
Que tipos de relatórios existem?
1.10.61.
Menu Serviços
1.10.61.1. Opção Encomendas e reclamações / Orders and claims
1.10.61.1.1. Order-log report (acq-22)
1.10.61.1.2. Claim report and letters for monograph orders (acq-12)
1.10.61.1.3. Claim report for standing orders (acq-11)
1.10.61.1.4. Claim report for serials orders (acq-19)
1.10.61.1.5. Send list of orders to a vendor (acq-14)
1.10.61.1.6. Send EDI orders to a vendor (acq-13)
1.10.61.2. Opção Recuperar e imprimir registos de aquisições / Retrieve and print
acquisitions record
1.10.61.2.1. Partially-filled monograph orders (acq-02-02)
1.10.61.2.2. Monograph orders - status "New" (acq-02-03)
1.10.61.2.3. No invoice (acq-02-04)
1.10.61.2.4. Order status (acq-02-05)
1.10.61.2.5. Order cancelled by vendor (acq-02-06)
1.10.61.2.6. General retrieval form (acq-02-01)
1.10.61.2.7. Print acquisition records (acq-03)
1.10.61.3. Opção Gestão de orçamentos / Budget management
1.10.61.3.1. Open annual budget (acq-05)
1.10.61.3.2. Renew order encumbrance for monograph (acq-06-a)
1.10.61.3.3. Renew order encumbrance for serials and standing orders (acq-06b)
1.10.61.3.4. Transfer remaining balance (acq-07)
1.10.61.3.5. Update local price of budget transaction (acq-08)
1.10.61.3.6. Deactivate encumbrance (acq-09)
1.10.61.3.7. Budget summary (acq-16)
1.10.61.3.8. List of orders per budget (acq-17)
1.10.61.4. Opção Câmbios / Currency
1.10.61.4.1. Currency report (acq-01)
1.10.61.4.2. Upload currency ratios (acq-20)
1.10.61.5. EDI
1.10.61.5.1. Process EDI incoming messages (edi-09)
1.10.61.5.2. Load EDI messages (edi-10)
1.10.61.5.3. Send outgoing EDI messages (edi-11)
1.10.61.6. Opção Outros / Other
1.10.61.6.1. Invoice report (acq-10)
1.10.61.6.2. Rebuild ILL and acquisitions order index (acq-04)
1.10.61.6.3. Subscription renewal letters (acq-23)
1.10.61.6.4. Banner/FRS export (acq-21)
1.10.61.6.5. Vendor address data update report (acq-60)
1.10.61.6.6. General ADM and orders creation (acq-24)
1.10.61.7. Opção Estatísticas / Statistics
1.10.61.7.1. Statistics by dates – Material/Month (acq-25)
1.10.61.8. Opção Geral / General
1.10.61.8.1. Print trigger report (com-01)
1.10.61.8.2. Build word indexes for a record (manage-111)
1.10.61.8.3. Create filing keys for names (manage-64)
1.11.
Catalogação
1.11.1. Como entrar na Catalogação?
1.11.2. O módulo da Catalogação pode ser utilizado em que operações?
1.11.3. Como pode ser feito o processamento de registos?
1.11.4. Que tipos de registos suporta este módulo?
1.11.4.1. Registos bibliográficos
1.11.4.2. Registos de autoridades
1.11.4.3. Registos de existências
1.11.4.4. Registos administrativos
1.11.5. Que permissões dos registos tem o utilizador?
1.11.6. Posso catalogar off-line (não estando ligado à base)?
1.11.7. Como ligar á base?
1.11.8. Como actualizar e importar as tabelas da base?
1.11.9. Como criar um registo?
1.11.9.1. Como criar um novo registo em branco?
1.11.9.2. Como criar um novo registo com base num template pré-definido?
1.11.9.3. Como criar um novo registo por duplicação de um registo fechado
armazenado na máquina local?
1.11.9.4. Como criar um registo com base na cópia do registo visualizado?
1.11.10.
Como editar registos?
1.11.11.
Como movimentar-me dentro do registo?
1.11.12.
Como editar partes de um campo?
1.11.12.1. Como editar a etiqueta?
1.11.12.2. Como editar o indicador?
1.11.12.3. Como editar o código de sub-campo?
1.11.12.4. Como editar o conteúdo?
1.11.13.
Quais as funções de edição disponíveis?
1.11.13.1. Como desfazer a ultima alteração que se fez?
1.11.13.2. Como refazer a ultima alteração que se fez?
1.11.13.3. Como abrir uma ficha?
1.11.13.4. Como adicionar os campos e subcampos ao template que escolhi?
1.11.13.5. Como obter ajuda online sobre a etiqueta que estou a trabalhar?
1.11.13.6. Como pesquisar um registo na base de dados local ou noutra base?
1.11.13.7. Como aceder aos triggers do registo?
1.11.13.8. Como alterar o formato do registo?
1.11.13.9. Como inserir valores de unicode sempre que os caracteres a utilizar
não existam no teclado?
1.11.13.10. Como criar um novo campo da lista de campos do UNIMARC?
1.11.13.11. Como criar um campo inserindo manualmente os códigos do
UNIMARC?
1.11.13.12. Como modificar o alfabeto do campo?
1.11.13.13. Como criar um novo subcampo?
1.11.13.14. Como mover o texto seleccionado para o clipboard?
1.11.13.15. Como mover os subcampos seleccionados para o clipboard?
1.11.13.16. Como mover os campos seleccionados para o clipboard?
1.11.13.17. Como copiar o texto seleccionado para o clipboard?
1.11.13.18. Como copiar os subcampos seleccionados para o clipboard?
1.11.13.19. Como copiar os campos seleccionados para o clipboard?
1.11.13.20. Como copiar um registo completo para o clipboard?
1.11.13.21. Como inserir texto copiado?
1.11.13.22. Como inserir o(s) sub-campo(s) copiado(s) debaixo do sub-campo
actual?
1.11.13.23. Como inserir o(s) campo(s) copiado(s) debaixo do sub-campo actual?
1.11.13.24. Como copiar todo o conteúdo do registo copiado para o registo actual?
1.11.13.25. Como apagar o subcampo?
1.11.13.26. Como apagar o campo seleccionado?
1.11.13.27. Como apagar o registo seleccionado do servidor?
1.11.13.28. Como pesquisar texto no registo seleccionado?
1.11.13.29. Como pesquisar e substituir num registo actual uma expressão,
substitindo-a por outra expressão?
1.11.13.30. Como verificar o registo, os indicadores, os campos, subcampos do
registo e a criação de registos duplicados?
1.11.13.31. Como verificar os indentificadores, indicadores, campos e subcampos
do registo?
1.11.13.32. Como ordenar os campos do registo de acordo com a tabela de códigos
do Aleph?
1.11.13.33. Como corrigir o registo de acordo com as parametrizações da
biblioteca?
1.11.13.34. Como utilizar rotinas de correcção para criar um novo registo em vez
de corrigir o actual?
1.11.13.35. Como visualizar a lista de catalogadores que trabalharam o registo
seleccionado?
1.11.13.36. Como inverter o layout do registo?
1.11.14.
Como abrir uma ficha?
1.11.15.
Como expandir a partir do template?
1.11.16.
Como obter ajuda no campo?
1.11.17.
Como localizar um documento semelhante?
1.11.18.
Como criar um trigger do registo?
1.11.19.
Como adicionar um trigger à lista?
1.11.20.
Como alterar um trigger da lista?
1.11.21.
Como eliminar um trigger da lista?
1.11.22.
Como alterar o formato de um registo?
1.11.23.
Como adicionar novos campos de uma lista?
1.11.24.
Como pesquisar um dado texto no registo actual?
Como pesquisar e substituir texto com outra expressão?
1.11.25.
1.11.26.
Como verificar o campo e verificar o registo actual?
1.11.27.
Como corrigir o registo actual e gerar novo registo?
1.11.28.
Como aceder à lista de catalogadores que trabalharam o registo actual?
1.11.29.
O que é, e como utilizar o teclado flutuante?
1.11.30.
Como pesquisar índices na base actual?
1.11.31.
Como expandir registos de autoridades?
1.11.32.
Como ver todos os registos relacionados com o cabeçalho
seleccionado?
1.11.33.
Como pesquisar índices noutra base?
1.11.34.
Como pesquisar índices em sub-campos da base actual?
1.11.35.
Como pesquisar índices em sub-campos de outras bases?
1.11.36.
Como pesquisar opções de sub-campos?
1.11.37.
Como verificar o URL antes de guardar ou actualizar o registo?
1.11.38.
Como guardar registo no disco local?
1.11.39.
Como guardar todos os registos no disco local?
1.11.40.
Como guardar registo no servidor e no disco local?
1.11.41.
Como abrir registo já existente/criado no disco local?
1.11.42.
Como recuperar registo a partir do servidor?
1.11.43.
Como pesquisar por um registo?
1.11.44.
Como explorar um registo?
1.11.45.
Como transferir um registo do OPAC para o módulo de Catalogação,
para o editar?
1.11.46.
Como recuperar o registo administrativo a partir do servidor?
1.11.47.
Como recuperar o(s) registo(s) de existências ligado(s) (HOL) ao
registo actual, a partir do servidor?
1.11.48.
Como carregar um ficheiro do servidor que contenha um conjunto de
registos para processamento posterior?
1.11.49.
Como bloquear um registo?
1.11.50.
Que implicações pode ter o bloqueamento de um registo para os outros
utilizadores?
1.11.51.
Como desbloquear automaticamente os registos bloqueados?
1.11.52.
Como apagar registos do disco local que sejam novos/recentes?
1.11.53.
Como apagar registo do disco local?
1.11.54.
Como apagar registo do servidor?
1.11.55.
Que campos especiais existem e que funções possuem?
1.11.55.1. URL – 856
1.11.55.1.1. Sub-campo a
1.11.55.1.2. Sub-campo d
1.11.55.1.3. Sub-campo f
1.11.55.1.4. Sub-campo p
1.11.55.1.5. Sub-campo u
1.11.55.1.6. Sub-campo 4
1.11.55.1.7. Sub-campo 9
1.11.55.2. LKR
1.11.55.2.1. Sub-campo a
1.11.55.2.1.1. Counteúdo UP
1.11.55.2.1.2. Counteúdo DN
1.11.55.2.1.3. Counteúdo PAR
1.11.55.2.1.4. Counteúdo ANA
1.11.55.2.1.5. Counteúdo ITM
1.11.55.2.2. Sub-campo b
1.11.55.2.3. Sub-campo i
1.11.55.2.4. Sub-campo k
1.11.55.2.5. Sub-campo l
1.11.55.2.6. Sub-campo m
1.11.55.2.7. Sub-campo n
1.11.55.2.8. Sub-campo p
1.11.55.2.9. Sub-campo r
1.11.55.2.10. Sub-campo v
1.11.55.2.11. Sub-campo y
1.11.55.3. “OWN”
1.11.55.4. 852 – Cota
1.11.55.5. 853 E 853X – Perfil de periodicidade
1.11.55.6. Z30 Cota permanente dos exemplares
1.11.55.7. Estado STA
1.11.56.
Que tipos de templates existem?
1.11.57.
Como criar um template local?
1.11.58.
Como definir templates específicos da biblioteca?
1.11.59.
Como converter registos de vários formatos para o formato ALEPH e
importá-los para o seu sistema?
1.11.60.
Menu Serviços
1.11.60.1. Recuperar registos do catálogo / Retrieve catalog records
1.11.60.1.1. Retrieve catalog records (ret-01)
1.11.60.1.2. Retrieve records using CCL (ret-03)
1.11.60.1.3. Retrieve catalog records by date (ret-04)
1.11.60.1.4. Cross files (ret-10)
1.11.60.1.5. Print catalog records - custom format (print-01)
1.11.60.1.6. Print catalog records - columnar format (print-08)
1.11.60.1.7. Print catalog (print-04)
1.11.60.1.8. Print bibliography (print-09)
1.11.60.1.9. Print index for bibliography (print-10)
1.11.60.1.10. Download machine-readable records (print-03)
1.11.60.2. Carregar registos do catálogo / Load catalog records
1.11.60.2.1. Convert MARC records - step 1 (file-01)
1.11.60.2.2. Convert MARC records - step 2 (file-02)
1.11.60.2.3. Convert ALEPH sequential to MARC communication format (file-12)
1.11.60.2.4. Modify MARC records file (file-08)
1.11.60.2.5. Fix and check catalog records (manage-25)
1.11.60.2.6. Fix catalog records (manage-37)
1.11.60.2.7. Character conversion (manage-22)
1.11.60.2.8. Load catalog records (manage-18)
1.11.60.2.9. Load catalog records - parallel load (manage-18-p)
1.11.60.2.10. Check input file against database (manage-36)
1.11.60.2.11. Load authority records (manage-31)
1.11.60.3. Construir índices para o catálogo / Build indexes to the catalog
1.11.60.3.1. Update word index (manage-01)
1.11.60.3.2. Update direct index (manage-05)
1.11.60.3.3. Update headings index (manage-02)
1.11.60.3.4. Update sort index (manage-27)
1.11.60.3.5. Alphabetize headings - setup (manage-16)
1.11.60.3.6. Alphabetize long headings (manage-17)
1.11.60.3.7. Update short bibliographic records (manage-07)
1.11.60.3.8. Update indexes for selected records (manage-40)
1.11.60.3.9. Build counters for logical bases (manage-32)
1.11.60.3.10. Create links between records (manage-12)
1.11.60.4. Relatórios de manutenção do catálogo / Catalog maintenance reports
1.11.60.4.1. Delete unlinked headings (manage-15)
1.11.60.4.2. Detect similar headings (manage-26)
1.11.60.4.3. List headings having multiple document records (auth-04)
1.11.60.5. Procedimentos de manutenção do catálogo / Catalog maintenance
procedures
1.11.60.5.1. Fix and check catalog records (manage-25)
1.11.60.5.2. Delete unlinked headings (manage-15)
1.11.60.5.3. Alphabetize long headings (manage-17)
1.11.60.5.4. Global changes (manage-21)
1.11.60.5.5. Delete "CAT" fields (manage-13)
1.11.60.5.6. Create/update Z106 table for "CAT" field (manage-19)
1.11.60.6. Geral / General
1.12.
Empréstimos
1.12.1. Como entrar nos Empréstimos?
1.12.2. O módulo dos Empréstimos pode ser utilizado em que operações?
1.12.3. Qual a relação entre o OPAC e os Empréstimos?
1.12.4. Como é que o sistema se comporta quando um exemplar é emprestado?
1.12.5. Como ver a lista de leitores?
1.12.5.1.1. Ordenar por
1.12.5.1.2. Apenas utilizadores locais / Display local patrons only
1.12.5.1.3. Exibir a partir de
1.12.5.2. O que significam os botões?
1.12.5.2.1. Seleccionar
1.12.5.2.3. Duplicar
1.12.5.2.4. Apagar
1.12.5.2.5. Chaves
1.12.6. Como é apresentada a informação dos leitores?
1.12.7. Como aceder à informação do leitor/utilizador?
1.12.7.1. Separador Informação global
1.12.7.1.1. O que significam os botões?
1.12.7.1.1.1.
Actualizar
1.12.7.1.1.2.
Refrescar
1.12.7.1.1.3.
Aviso
1.12.7.1.1.4.
Verificar
1.12.7.1.2. Como editar o formulário de informação global?
1.12.7.1.2.1.
O que significam os botões?
1.12.7.1.2.1.1.
Actualizar
1.12.7.1.2.1.2.
Reler
1.12.7.1.2.2.
O que significam os campos do separador Informação
leitor, Irregularidades e notas, e ID adicional?
1.12.7.1.2.2.1.1.
Data de abertura
1.12.7.1.2.2.1.2.
Data de actualização
1.12.7.1.2.2.1.3.
ID leitor
1.12.7.1.2.2.1.4.
Pincode
1.12.7.1.2.2.1.5.
Código de barras
1.12.7.1.2.2.1.6.
Verificação do código de barras
1.12.7.1.2.2.1.7.
Nome
1.12.7.1.2.2.1.8.
Título
1.12.7.1.2.2.1.9.
Nascimento
1.12.7.1.2.2.1.10. Língua
1.12.7.1.2.2.1.11. Orçamento
1.12.7.1.2.2.1.12. Perfil
1.12.7.1.2.2.1.13. Biblioteca
1.12.7.1.2.2.1.14. Biblioteca de movimentação
1.12.7.1.2.2.1.15. Consente cedência de dados
1.12.7.1.2.2.1.16. Enviar todas as cartas ao leitor
1.12.7.1.2.2.1.17. Biblioteca de EIB
1.12.7.1.2.2.1.18. Limite EIB total
1.12.7.1.2.2.1.19. Limite EIB activos
1.12.7.1.2.2.1.20. ID patrocínio
1.12.7.1.2.2.1.21. ID primária
1.12.7.1.2.2.1.22. Tipo procurador
1.12.7.1.2.2.1.23. Irregularidade 1, 2 e 3
1.12.7.1.2.2.1.24. Nota 1, 2 e 3
1.12.7.1.3. Como fazer a actualização de vários IDs adicionais?
1.12.7.1.3.1.
O que significam os campos?
1.12.7.1.3.1.1.
Tipo chave
1.12.7.1.3.1.2.
Chave
1.12.7.1.3.1.3.
Tipo verificação
1.12.7.1.3.1.4.
Verificação
1.12.7.1.3.1.5.
Estado
1.12.7.1.3.2.
1.12.7.2. Separador Informação local
1.12.7.2.1.1.
Apagar
1.12.7.2.1.2.
Renovar
1.12.7.2.2. Como editar o formulário de informação local?
1.12.7.2.2.1.
Separador Informação geral
1.12.7.2.2.1.1.
1.12.7.2.2.1.1.1.
Sub-biblioteca
1.12.7.2.2.1.1.2.
Estatuto leitor
1.12.7.2.2.1.1.3.
Data expiração
1.12.7.2.2.1.1.4.
Tipo leitor
1.12.7.2.2.1.1.5.
Cobrar Fotocópias
1.12.7.2.2.1.1.6.
Limite de Crédito
1.12.7.2.2.1.1.7.
Mensagem Web OPAC
1.12.7.2.2.1.2.
1.12.7.2.2.1.2.1.
Actualizar
1.12.7.2.2.1.2.2.
Por Defeito
1.12.7.2.2.2.
Separador Irregularidades e notas?
1.12.7.2.2.2.1.
1.12.7.2.2.2.1.1.
Irregularidade 1, 2 e 3
1.12.7.2.2.2.1.2.
Nota irregularidade 1, 2 e 3
1.12.7.2.2.2.1.3.
Data bloqueio
1.12.7.2.2.2.1.4.
Nota 1, 2 e 3
1.12.7.2.2.3.
Separador Privilégios
1.12.7.2.2.3.1.
1.12.7.2.2.3.1.1.
Empréstimo
1.12.7.2.2.3.1.2.
Renovação
1.12.7.2.2.3.1.3.
Reservas
1.12.7.2.2.3.1.4.
Reservas múltiplas
1.12.7.2.2.3.1.5.
Pedidos de fotocópias
1.12.7.2.2.3.1.6.
Verificar transacções
1.12.7.2.2.3.1.7.
Privilégios excepção
1.12.7.2.2.3.1.8.
Ignorar Atrasos
1.12.7.2.2.3.1.9.
Reservas de disponíveis
1.12.7.2.2.3.1.10. Permissão sala de leitura
1.12.7.3.
Separador Moradas
1.12.7.3.1.1.
Adicionar
1.12.7.3.1.2.
Duplicar
1.12.7.3.1.3.
Apagar
1.12.7.3.2. Como editar o formulário Moradas?
1.12.7.3.2.1.
1.12.7.3.2.1.1.
Nome
1.12.7.3.2.1.2.
Morada
1.12.7.3.2.1.3.
Código postal
E-mail
1.12.7.3.2.1.4.
1.12.7.3.2.1.5.
Telefone
1.12.7.3.2.1.6.
Válida desde e Válida até
1.12.7.3.2.1.7.
Tipo de morada
1.12.7.4.
Contabilidade
1.12.7.4.1.1.
Pagar selecção
1.12.7.4.1.2.
Novo
1.12.7.4.1.3.
Cancelar
1.12.7.4.1.4.
Imprimir
1.12.7.4.2. Como fazer nova transação?
1.12.7.4.2.1.
1.12.7.4.2.1.1.
Código de barras do item
1.12.7.4.2.1.2.
Tipo
1.12.7.4.2.1.3.
Soma
1.12.7.4.2.1.4.
Débito ou Crédito
1.12.7.4.2.1.5.
Chave
1.12.7.4.2.1.6.
Descrição
1.12.7.4.2.1.7.
Sub-biblioteca
1.12.7.5.
Empréstimos
1.12.7.5.1.1.
Renovar
1.12.7.5.1.2.
Renovar todos
1.12.7.5.1.3.
Apagar
1.12.7.5.1.4.
Exemplares
1.12.7.5.1.5.
Alterar data
1.12.7.5.1.6.
Notas de empréstimo
1.12.7.5.1.7.
Perdido
1.12.7.5.1.8.
Reclamar devolução
1.12.7.5.2. Como expandir empréstimo?
1.12.7.6.
Reservas
1.12.7.6.1.1.
Apagar
1.12.7.6.2. Como actualizar pedido de reserva?
1.12.7.6.2.1.
1.12.7.6.2.1.1.
Autor da parte
1.12.7.6.2.1.2.
Título da parte
1.12.7.6.2.1.3.
Páginas a copiar
1.12.7.6.2.1.4.
Nota 1 e 2
1.12.7.6.2.1.5.
Data abertura e Data final do pedido
1.12.7.6.2.1.6.
Tipo de pedido
1.12.7.6.2.1.7.
Local de recolha
1.12.7.6.2.1.8.
Estado de reserva
1.12.7.6.2.1.9.
Estado de aviso
1.12.7.6.2.1.10.
Prioridade
1.12.7.6.2.1.11.
Pedido urgente
1.12.7.7.
1.12.7.7.1.1.
Apagar
1.12.7.7.2. Como actualizar pedido de fotocópias?
1.12.7.7.2.1.
1.12.7.7.2.1.1.
Autor da parte
1.12.7.7.2.1.2.
Título da parte
1.12.7.7.2.1.3.
Páginas a copiar
1.12.7.7.2.1.4.
Nota 1 e 2
1.12.7.7.2.1.5.
Local de recolha
1.12.7.7.2.1.6.
Cobrar
1.12.7.7.2.1.7.
Estado
1.12.7.7.2.1.8.
Estado aviso
1.12.7.8.
Marcações
1.12.7.8.1.1.
Apagar
1.12.7.9.
Pedidos EIB
1.12.7.10. Procurador
1.12.8. Como fazer pesquisa para aceder à lista dos exemplares?
1.12.9. Lista de exemplares
1.12.9.1.1. Requisição fotocópia
1.12.9.1.2. Reservar
1.12.9.1.3. Reclamar devolução
1.12.9.1.4. Perdido
1.12.9.1.5. Impressão
1.12.9.1.6. Obter->EXEMPLAR
1.12.9.1.7. Reler
1.12.10.
Como alterar informação do exemplar?
1.12.11.
Como restaurar as alterações efectuadas no exemplar?
1.12.12.
Como catalogar um exemplar?
1.12.12.1. O que significam os campos dos separadores Informação documento e
Informação exemplar?
1.12.12.1.1. Data de abertura
1.12.12.1.2. Código de barras
1.12.12.1.4. Colecção
1.12.12.1.5. Tipo de cota
1.12.12.1.6. Cota
1.12.12.1.7. Tipo de 2ª Cota
1.12.12.1.8. 2ª Cota
1.12.12.1.9. Descrição
1.12.12.1.10. Tipo de material
1.12.12.1.11. Estatuto do exemplar
1.12.12.1.12. Estado de processo
1.12.12.1.13. Nota pesquisa
1.12.12.1.14. Nota interna
1.12.12.1.15. Nota empréstimo
1.12.13.
O que posso fazer com as datas de devolução dos empréstimos?
1.12.14.
Como aceder ao cálculo das datas de devolução?
1.12.15.
Como alterar datas de devolução?
1.12.16.
Como alterar a data de devolução de um grupo de exemplares?
1.12.16.1.2. Estatuto dos exemplares
1.12.16.1.3. A partir de
1.12.16.1.4. Hora
1.12.16.1.5. Até
1.12.16.1.6. Mudar para
1.12.17.
Como alterar a data de devolução de um exemplar que se encontra
emprestado?
1.12.18.
Como alterar a data de devolução ao emprestar um exemplar a um
utilizador?
1.12.19.
Como configurar as opções de empréstimo?
1.12.19.1.1. Visualizar nota circulação
1.12.19.1.2. Visualizar mensagem "Em reserva" para o leitor
1.12.19.1.3. Verificar se o exemplar está reservado
1.12.19.1.4. Verificação do leitor necessária
1.12.19.1.5. Mostrar estado de processamento
1.12.19.1.6. Impressão do talão de empréstimo
1.12.20.
Que formas existem de emprestar um exemplar?
1.12.21.
Como emprestar um exemplar pelo caminho directo?
1.12.21.1.1. Limpar
1.12.21.1.2. Cancelar empréstimo
1.12.21.1.3. Utilizador
1.12.21.1.4. Exemplar
1.12.21.1.5. Imprimir sessão
1.12.21.1.6. Transacção
1.12.21.1.7. Pagamento
1.12.21.1.8. Visualização de transacções monetárias
1.12.21.1.9. Alterar data
1.12.21.1.10. Nota
1.12.21.1.11. Histórico de empréstimos
1.12.22.
Como emprestar um exemplar por circulação rápida?
1.12.23.
Como emprestar um exemplar por caminho offline?
1.12.24.
Como pedir devolução de um exemplar emprestado?
1.12.25.
Como voltar a emprestar um exemplar ao mesmo leitor?
1.12.26.
Que formas existem para renovar os empréstimos?
1.12.27.
Como renovar empréstimo pelo caminho directo / código de barras?
1.12.27.1.1. Data de renovação
1.12.27.1.2. Hora
1.12.28.
Como renovar empréstimo pelo exemplar / lista de exemplares?
1.12.29.
Como renovar empréstimo pelo registo do utilizador?
1.12.30.
Como fazer a renovação de todos os exemplares ao mesmo tempo?
1.12.31.
Como fazer a renovação através do serviço?
1.12.32.
No que consiste um pedido de devolução?
1.12.33.
Como fazer pedido de devolução?
1.12.34.
Como apagar um pedido de reserva?
1.12.35.
Como cancelar pedido de devolução?
1.12.36.
Como configurar as operações de devolução?
1.12.36.1.1. Imprimir talão de devolução
1.12.36.1.2. Imprimir talão - Transferência
1.12.36.1.3. Lista de reservas
1.12.36.1.4. Imprimir pedidos de fotocópia
1.12.36.1.5. Mensagem de exemplar não emprestado
1.12.36.1.6. Visualizar nota de circulação
1.12.36.1.8. Mensagem de devolução tardia
1.12.36.1.9. Sem mensagem
1.12.36.1.10. Por empréstimo
1.12.36.1.11. No fim de sessão do leitor
1.12.37.
Que formas existem para devolver um exemplar?
1.12.38.
Como devolver um exemplar pelo caminho directo?
1.12.38.1.1. Limpar
1.12.38.1.2. Data excepção
1.12.38.1.3. Conta do leitor
1.12.38.1.4. Nova transacção
1.12.39.
Como devolver um exemplar por circulação rápida?
1.12.40.
Como devolver um exemplar pelo caminho off-line?
1.12.41.
No que consistem os empréstimos off-line?
1.12.42.
Cliente de empréstimos regular
1.12.42.1. Como registar uma transacção?
1.12.42.1.1. O que significam os botões, agora que a ligação foi restabelecida?
1.12.42.1.1.1. Enviar ficheiro
1.12.42.1.1.2. Limpar ficheiro
1.12.42.1.1.3. Importar ficheiro
1.12.42.1.1.4. Ficheiro histórico
1.12.43.
Cliente stand-alone
1.12.43.1.1. O que fazer agora que a ligação foi restabelecida?
1.12.44.
Que formas existem para criar um pedido de reserva?
1.12.45.
Como criar um pedido de reserva através do exemplar?
1.12.45.1.1. ID
1.12.45.1.2. Autor
1.12.45.1.3. Título
1.12.45.1.4. Páginas
1.12.45.1.5. Nota 1 e 2
1.12.45.1.6. A partir da data/Até à data
1.12.45.1.7. Local de levantamento
1.12.45.1.8. Tipo de pedido
1.12.45.1.9. Prioridade
1.12.45.1.10. Nº. de pedidos
1.12.45.1.11. Urgência
1.12.45.1.12. Filtro exemplares
1.12.45.1.13. Somente exemplar seleccionado
1.12.46.
Como criar um pedido de reserva pelo caminho directo?
1.12.46.1.1. Código de barras do exemplar
1.12.46.1.2. ID / Código de barras do leitor
1.12.47.
Que formas existem para ver um pedido de reserva?
1.12.48.
Como ver um pedido de reserva através da lista de exemplares?
1.12.49.
Como ver os pedidos de reservas a partir da informação do utilizador?
1.12.50.
Que formas existem para actualizar um pedido de reserva?
1.12.51.
Como actualizar um pedido de reserva através da lista de exemplares?
1.12.52.
Como actualizar os pedidos de reservas a partir da informação do
utilizador?
1.12.53.
Que formas existem para apagar um pedido de reserva?
1.12.54.
Como apagar um pedido de reserva por código de barras?
1.12.55.
Como apagar um pedido de reserva através da lista de exemplares?
1.12.56.
Como apagar um pedido de reserva a partir do registo do utilizador?
1.12.57.
Como apagar um conjunto de pedidos de reserva?
1.12.57.1.1. Ajuda geral em todas as datas
1.12.57.1.2. Data do pedido
1.12.57.1.3. Data de fim do pedido
1.12.57.1.4. Data de reserva
1.12.57.1.7. Estatuto do leitor
1.12.58.
Como devolver exemplares com reservas?
1.12.58.1.1. Expandir
1.12.58.1.3. Apagar
1.12.58.1.4. Carta
1.12.59.
Como fazer devolução à biblioteca?
1.12.60.
Como fazer devolução a outra biblioteca?
1.12.61.
No que consiste os exemplares reservados não reclamados?
1.12.62.
Que tipos de cartas para os leitores existem relacionadas com os
exemplares?
1.12.63.
Como imprimir uma carta para o utilizador, informando-o que o
exemplar requisitado se encontra disponível?
1.12.64.
Como imprimir uma carta para o utilizador informando-o que o
exemplar que requisitou não está disponível?
1.12.65.
Como visualizar informação sobre pedidos de reserva ao serem
devolvidos?
1.12.66.
Que meios existem para criar um pedido de fotocópias?
1.12.67.
Como criar um pedido de fotocópias directamente?
1.12.67.1.2. ID/Código de barras do leitor
1.12.67.1.3. Autor do artigo
1.12.67.1.4. Título do artigo
1.12.67.1.5. Páginas a fotocopiar
1.12.67.1.6. Nota 1 e 2
1.12.67.1.8. Custos
1.12.68.
Como criar um pedido de fotocópias através do exemplar?
1.12.69.
Como ver os detalhes de um pedido de fotocópias?
1.12.70.
Que formas existem para alterar ou visualizar um pedido de
fotocópias?
1.12.71.
Como actualizar um pedido de fotocópias directamente?
1.12.71.1.1. Estado
1.12.71.1.2. Estado da Carta
1.12.72.
Como actualizar um pedido de fotocópias através do exemplar?
1.12.73.
Como actualizar um pedido de fotocópias através do registo do leitor?
1.12.74.
Que formas existem para apagar um pedido de fotocópias?
1.12.75.
Como apagar um pedido de fotocópias a partir da lista de exemplares?
1.12.76.
Como apagar um pedido de fotocópias a partir do registo do leitor?
1.12.77.
Que formas existem para imprimir os talões de fotocópias?
1.12.78.
Como imprimir os talões de fotocópias automaticamente?
1.12.79.
Como imprimir os talões de fotocópias manualmente?
1.12.80.
Como imprimir os talões de fotocópias em batch?
1.12.81.
Que tipos de cartas para os leitores existem relacionadas com os
pedidos de fotocópias?
1.12.82.
Como imprimir uma carta para o leitor indicando que o documento
solicitado se encontra disponível para ser levantado?
1.12.83.
Como imprimir uma carta para o leitor indicando que o documento que
solicitou cópia não está disponível?
1.12.84.
Como imprimir uma carta definida pela biblioteca?
1.12.85.
Como consultar as definições de multas?
1.12.86.
Como consultar a lista de transacções?
1.12.87.
Como aceder aos empréstimos e devoluções?
1.12.88.
Como consultar os relatórios de pagamentos?
1.12.88.1.1. Da data e hora
1.12.88.1.2. Até data e hora
1.12.88.1.3. Criar relatório usando
1.12.88.1.4. Relatório ordenação por
1.12.89.
Como modificar o estatuto do exemplar para depósito?
1.12.90.
Como imprimir os recibos?
1.12.91.
Como esperar que se acumulem pedidos e depois efectuar a
impressão dos recibos em conjunto?
1.12.92.
O que fazer ao encontrar um exemplar?
1.12.93.
O que fazer ao encontrar um exemplar (entrega)?
1.12.94.
O que fazer ao encontrar um exemplar (levantamento)?
1.12.95.
Que razões justificam a indisponibilidade de um exemplar?
1.12.96.
O que fazer quando os exemplares reservados não são levantados
pelos leitores?
1.12.97.
Como consultar o relatório da prateleira de reservas?
1.12.98.
Como identificar todos os exemplares com o estado de reserva a "S"
até a uma determinada data?
1.12.99.
No que consiste o estatuto de reservado?
1.12.100.
Como atribuir o estatuto de reservado aos documentos?
1.12.101.
Como consultar os períodos de reserva feitos pelo utilizador?
1.12.102.
Como criar/activar um período de reserva?
1.12.103.
Como abrir todos os períodos de reservados?
1.12.104.
Como visualizar os pedidos de reservados no OPAC?
1.12.105.
Como fazer pedidos de reserva pelo OPAC Web por parte do leitor?
1.12.106.
Como imprimir um relatório diário dos períodos de reservados?
1.12.107.
Como efectuar um pedido de empréstimo reservado para o leitor?
1.12.108.
Como apagar antigos pedidos de reservados?
1.12.109.
Como aceder à gestão das salas de leitura?
1.12.109.1.1. Pasta <1.12.109.1.2. -> Sala leitura
1.12.109.1.3. Exemplar
1.12.110.
Como retirar o exemplar da sala de leitura?
1.12.111.
Como imprimir um relatório dos exemplares que estão a ser
consultados pelos leitores?
1.12.112.
Como executar um relatório dos exemplares que estão em espera na
prateleira de reservas da sala de leitura, prontos a serem levantados ou
renovados?
1.12.113.
Menu Serviços
1.12.113.1. Avisos aos leitores / Notices to patrons
1.12.113.1.1. Cartas de cortesia / Courtesy notices (cir-10)
1.12.113.1.2. Avisos sobre atrasos nas devoluções e documentos perdidos /
Overdue and lost billing notices (cir-50)
1.12.113.1.3. Resumos das devoluções atrasadas e dos documentos
perdidos / Overdue and lost billing summary letter (cir-51)
1.12.113.1.4. Imprimir carta com um sumário das devoluções atrasadas /
Overdue summary single letter (cir-52)
1.12.113.2. Empréstimos Renovados/Reclamados / Renew/Recall loans
1.12.113.2.1. Renovar empréstimos / Renew loans (cir-08)
1.12.113.2.2. Reclamar empréstimos / Recall loans (cir-13)
1.12.113.3. Pedido / Requests
1.12.113.3.1. Talões para pedidos de reserva / Call slips for hold requests
(cir-12)
1.12.113.3.2. Talões para pedidos de fotocópias / Photocopy request slips
(cir-22)
1.12.113.3.3. Campus hold requests router (cir-24)
1.12.113.4. Relatórios / Reports
1.12.113.4.1. Lista de leitores / Patron list (cir-05)
1.12.113.4.2. Relatório de pedidos de reserva / Hold requests report (cir-07)
1.12.113.4.3. Relatório de pedidos de reserva pendentes / Outstading hold
requests report (cir-11)
1.12.113.4.4. Relatório da prateleira de reservas / Hold shelf report (cir-06)
1.12.113.4.5. Relatório de empréstimos / Loan report (cir-04)
1.12.113.4.6. Relatório de exemplares com bastante procura / Report of
items in high demand (cir-14)
1.12.113.4.7. Relatório de exemplares da sala de leitura / Report of items in
reading room (cir-15)
1.12.113.4.8. Relatório de exemplares "Perdidos" e "Reclamados" / Report of
returned “lost” and “claimed returned” items (cir-16)
1.12.113.4.9. Relatório/eliminação de pedidos de reserva expirados /
Report/delete expired hold requests (cir-17)
1.12.113.4.10. Relatório dos exemplares retornados / Claimed returned items
report (cir-19)
1.12.113.4.11. Eliminação de registos de leitores / Delete patron records (cir23)
1.12.113.5. Reservados / Advance booking
1.12.113.5.1. Abrir previsão de tempo para reservados / Open advance
booking schedules (cir-60)
1.12.113.5.2. Apagar previsão de tempo para reservados / Delete advance
booking schedules (cir-61)
1.12.113.5.3. Relatório de previsões de tempo para reservados / Advance
booking schedule report (cir-09)
1.12.113.5.4. Apagar períodos de tempo para reservados / Delete advance
booking slots (cir-65)
1.12.113.6. Armazenamento remoto / Remote storage
1.12.113.6.1. Importar armazenamento remoto / Remote storage import (cir03)
1.12.113.6.2. Exportar armazenamento remoto / Remote storage export (cir18)
1.12.113.7. Transacções monetárias / Cash transactions
1.12.113.7.1. Relatório das transacções monetárias / Cash transaction report
(cash-02)
1.12.113.7.2. Relatório dos pagamentos recebidos / Payments received
report (cash-03)
1.12.113.7.3. Apagar transacções pagas / Delete paid transactions (cash-04)
1.12.113.7.4. Carta sobre transacções não pagas / Actualizar Transacções
para "Pagas" / Update transaction to “Paid” (cash-05)
1.12.113.7.5. Avisos aos leitores com multas pendentes / Notices to patrons
with outstading fines (cash-06)
1.12.113.7.6. Cash export process (cash-09)
1.12.113.8. Estatísticas / Statistics
1.12.113.8.1. General circulation statistics (cir-30)
1.12.113.8.2. Circulation statistics by activity type (cir-31)
1.12.113.9.1. Imprimir relatório de triggers / Trigger report (com-01)
1.12.113.9.2. Construir palavras de pesquisa / Build Word indexes for a
record (manage-111)
1.12.113.9.4. Carregamento de leitores / Patron loader (file-20)
1.13.
Empréstimos EIB
1.13.1. Como entrar no Empréstimo EIB?
1.13.2. O módulo do Empréstimo EIB pode ser utilizado em que operações?
1.13.3. No que consistem as entidades/fornecedores EIB?
1.13.4. Como aceder à lista das entidades/fornecedores EIB, não filtrada?
1.13.4.1. O que significam os campos da lista?
1.13.4.1.1. Ordenado por
1.13.4.1.2. Introduza ponto de partida
1.13.4.2. O que significam os botões da lista?
1.13.4.2.4. Apagar
1.13.4.2.5. Morada
1.13.4.2.7. Filtrar por...
1.13.4.2.8. Chaves
1.13.5. Como registar informação administrativa acerca de uma entidade EIB?
1.13.6. Formulário Informação entidade
1.13.6.1. Separador Informação geral
1.13.6.1.1. O que significam os campos?
1.13.6.1.1.1.
Data de abertura
1.13.6.1.1.2.
1.13.6.1.1.3.
Operador
1.13.6.1.1.4.
Código da entidade
1.13.6.1.1.5.
Código EDI
Tipo de EDI
1.13.6.1.1.6.
1.13.6.1.1.7.
Código adicional
1.13.6.1.1.8.
Nome da entidade
1.13.6.1.1.9.
Contactos 1 a 5
1.13.6.1.1.10. Estado
1.13.6.1.1.11. País
1.13.6.1.1.12. Língua
1.13.6.1.1.14. Nota
1.13.6.2.1.1.
N.º Conta (M)
1.13.6.2.1.2.
N.º Conta (S)
1.13.6.2.1.3.
N.º Conta bancária
1.13.6.2.1.4.
Câmbio 1 a 4
1.13.6.2.1.5.
Termos acordados
1.13.6.2.1.6.
Termos percentuais
1.13.6.2.1.7.
Demora chegadas
1.13.6.2.1.8.
Demora devoluções
1.13.6.2.1.9.
Tipo de entrega dos pedidos
1.13.6.2.1.11. Método de envio da carta
1.13.6.2.1.12. Formato lista
1.13.6.2.1.13. Método de envio da lista
1.13.7. Como aceder à lista das entidades/fornecedores EIB, filtrada por?
1.13.8. Ao efectuar um pedido EIB como verificar o limite de EIB?
1.13.9. Como especificar o limite total de EIB de um utilizador?
1.13.10.
Como especificar o limite de pedidos EIB activos?
1.13.11.
Que formas existem de fazer um pedido EIB?
1.13.12.
Como fazer um pedido EIB via OPAC Web (1)?
1.13.13.
Como fazer um pedido EIB via OPAC Web (2)?
1.13.14.
Como fazer um pedido EIB via módulo de empréstimos EIB?
1.13.15.
Como processar um pedido de EIB enviado?
1.13.16.
Formulário Pedido EIB enviado
1.13.16.1. Separador Informação do requerente
1.13.16.1.1.1. Info. adicional
1.13.16.1.1.2. Carta
1.13.16.1.1.3. Cancelar req.
1.13.16.1.1.4. Apagar todos
1.13.16.1.1.5. Histórico/Log
1.13.16.2. Separador Informação bibliográfica
1.13.16.2.1.1. Localizar
1.13.16.2.1.2. Catalogação
1.13.16.2.1.3. Reler
1.13.16.2.1.4. Histórico
1.13.16.3. Separador Pedidos ao fornecedor
1.13.17.
Como identificar novos pedidos recebidos que ainda não foram
processados?
1.13.18.
Como criar um pedido à entidade fornecedora?
1.13.19.
Formulário de Informação do registo de EIB
1.13.19.1. Separador Entidade EIB
1.13.19.1.1.2. Nome do fornecedor EIB
1.13.19.1.1.3. Estado
1.13.19.1.1.4. N.º do pedido e Código do contador de pedidos
1.13.19.1.1.5. Método de envio do pedido
1.13.19.1.1.6. Método de Envio do Formato
1.13.19.1.1.7. Método de envio
1.13.19.1.1.8. Tipo de carta
1.13.19.1.1.9. Formato pedido
1.13.19.1.1.10. Formato a fornecer
1.13.19.1.1.11. Localização
1.13.19.1.1.12. ID do utilizador
1.13.19.1.1.13. Número de referência
1.13.19.1.1.14. Acordo do utilizador
1.13.19.1.1.15. Bloqueio dos direitos de autor
1.13.19.1.1.16. Declaração de direitos de autor assinada
1.13.19.1.1.18. Nota de empréstimo
1.13.19.1.1.19. Nota para a entidade fornecedora
1.13.19.2. Separador Preços e Datas
1.13.19.2.1.2. Data do estado
1.13.19.2.1.3. Data prevista de chegada
1.13.19.2.1.5. Data prevista de devolução
1.13.19.2.1.6. Data de devolução
1.13.19.2.1.7. Câmbio
1.13.19.2.1.8. Preço
1.13.19.2.1.9. Preço local
1.13.19.2.1.10. Orçamento
1.13.19.2.1.11. Câmbio do utilizador
1.13.19.2.1.12. Preço
1.13.19.2.1.13. Preço local do utilizador
1.13.19.2.1.14. Câmbio dos direitos de autor
1.13.19.2.1.15. Compatibilidade com os direitos de autor
1.13.19.2.1.16. Preço dos direitos de autor
1.13.19.2.1.17. Preço local dos direitos de autor
1.13.19.2.1.18. Orçamento dos direitos de autor
1.13.20.
Apareceu uma mensagem a bloquear a expedição de um pedido
1.13.21.
Como aceder ás respostas vindas da entidade fornecedora acerca do
pedido feito?
1.13.21.1. O que significam os tipos de respostas?
1.13.21.1.1. Submeter o pedido mais tarde
1.13.21.1.2. Necessidade de mais informação
1.13.21.1.3. Chamada de atenção
1.13.22.
Como enviar cartas às entidades fornecedoras?
1.13.23.
Como cancelar pedidos via o separador Informação do requerente?
1.13.24.
Como cancelar pedidos via o separador Informação do utilizador?
1.13.25.
Como registar a chegada de material?
1.13.26.
Como registar o empréstimo do material?
1.13.26.1.2. Nome do fornecedor
1.13.26.1.3. Formato chegado
1.13.26.1.7. Data de devolução prevista
1.13.26.1.8. Câmbio do fornecedor
1.13.26.1.9. Custo do fornecimento
1.13.26.1.10. Custo do fornecimento – local
1.13.26.1.11. Preço aplicado ao utilizador – local
1.13.26.1.12. Nota de empréstimo
1.13.26.1.13. Nota para o utilizador
1.13.27.
Como registar a cópia do material?
1.13.27.1.1. Acordo do utilizador
1.13.27.1.2. Declaração de direitos de autor assinada
1.13.27.1.3. Número de páginas
1.13.27.1.4. Tamanho da página
1.13.28.
Como emitir material para o utilizador?
1.13.29.
Que formas existem para devolver o empréstimo pelo utilizador?
1.13.30.
Como devolver o empréstimo via o separador Pedidos ao fornecedor?
1.13.31.
Como devolver o empréstimo via menu EIB Externo?
1.13.32.
Como devolver o empréstimo via módulo de empréstimos?
1.13.33.
Como aceder ao histórico dos pedidos EIB?
1.13.34.
No que consistem os Vouchers?
1.13.35.
Como definir e aceder aos vouchers?
1.13.36.
Como permitir que os vouchers sejam utilizados para uma dada
entidade?
1.13.37.
Como aceder à gestão dos vouchers?
1.13.37.1. Como criar uma conta cliente?
1.13.37.1.1.1. ID ciente
1.13.37.1.1.2. Nome
1.13.37.1.1.4. E-mail
1.13.37.1.1.5. Telefone
1.13.37.1.1.6. Código da etidade EIB
1.13.37.1.1.7. Password
1.13.37.2. Como modificar uma conta de cliente?
1.13.37.3. Como apagar uma conta cliente?
1.13.37.4. Como adicionar vouchers a uma conta?
1.13.37.5. Como modificar vouchers?
1.13.37.6. Como apagar vouchers de uma conta?
1.13.37.7. Como fazer a monitorização do uso dos vouchers?
1.13.38.
No que consistem os depósitos e a facturação dos clientes?
1.13.39.
No que consiste um utilizador de EIB?
1.13.40.
No que consiste um pedido de EIB recebido?
1.13.41.
Como localizar o documento pedido?
1.13.42.
Como aceder aos pedidos de EIB recebidos para registos admin?
1.13.42.1.3. Imprimir
1.13.42.1.4. Entregar
1.13.42.1.5. Devolver
1.13.42.1.6. EIB leitor
1.13.42.1.7. Apagar
1.13.43.
Como adicionar ou modificar o pedido de EIB recebido para registos
admin?
1.13.44.
Formulário Pedido recebido
1.13.44.1. Separador Pedido
1.13.44.1.1.1. ID da biblioteca
1.13.44.1.1.2. Nome da biblioteca
1.13.44.1.1.4. Data de actualização
1.13.44.1.1.5. Data de interesse
1.13.44.1.1.6. Número do pedido
1.13.44.1.1.7. Media pretendido
1.13.44.1.1.8. Páginas
1.13.44.1.1.11. Nota
1.13.44.1.2.2. Reler
1.13.44.2. Separador Entregue
1.13.44.2.1.1. Data de envio
1.13.44.2.1.3. Media entregue
1.13.44.2.1.4. N.º de páginas
1.13.44.2.1.5. Dimensão das páginas
1.13.44.2.1.6. Data esperada de devolução
1.13.44.2.1.8. Número do documento.
1.13.44.2.1.9. Sequência
1.13.44.2.1.10. Moeda
1.13.44.2.1.11. Preço
1.13.44.2.1.12. Preço local
1.13.44.2.1.13. Moeda copyright
1.13.44.2.1.14. Preço copyright
1.13.44.2.1.15. Preço local copyright
1.13.44.2.1.16. Acordo copyright
1.13.45.
Como
fornecer
material
requisitado
ou
responder
à
entidade/fornecedor?
1.13.45.1. O que significam as opções?
1.13.45.1.1. Enviado para empréstimo
1.13.45.1.2. Fotocópia emitida
1.13.45.1.3. Rejeitado
1.13.45.1.4. Momentaneamente indisponível
1.13.45.1.5. Carta
1.13.46.
Como fornecer exemplar requisitado, para empréstimo/fotocópia?
1.13.47.
Formulário Entregar empréstimo
1.13.48.
Formulário Entregar fotocópia
1.13.49.
O que significam os botões dos formulários Entregar empréstimo e
fotocópia?
1.13.49.1. Ok
1.13.49.2. Reler
1.13.50.
O que significam os campos dos formulários Entregar empréstimo e
fotocópia?
1.13.50.1. Data de envio
1.13.50.2. Método de envio
1.13.50.3. Media entregue
1.13.50.4. Código de barras do exemplar (relevante para " Entregar:
Empréstimo")
1.13.50.5. N.º páginas (relevante para a opção "Entregar: Fotocópia")
1.13.50.6. Dimensão da página (relevante para " Entregar: Fotocópia")
1.13.50.7. Data esperada de devolução (relevante para "Entregar: Empréstimo")
1.13.50.8. Moeda
1.13.50.9. Preço
1.13.50.10. Preço local
1.13.50.11. Moeda copyright
1.13.50.12. Preço copyright
1.13.50.13. Preço local copyright
1.13.50.14. Acordo copyright
1.13.50.15. Nota
1.13.51.
Que formas existem de procurar um pedido de EIB recebido?
1.13.52.
Como procurar um pedido de EIB recebido, via o índice de pedidos
recebidos?
1.13.52.1.1.1. Índice
1.13.52.1.1.2. Digite texto
1.13.52.1.2.2. Reler
1.13.52.1.2.3. Limpar
1.13.53.
Como procurar um pedido de EIB recebido, via a função pesquisar?
1.13.54.
Como procurar um pedido de EIB recebido, via a função percorrer?
1.13.55.
Menu serviços
1.13.55.1. EIB externo / Outgoing ILL
1.13.55.1.1. Imprimir relatório de novos pedidos / Print report of new requests
(ill-01)
1.13.55.1.2. Relatório de reclamações e cartas / Claim report and letters (ill-02)
1.13.55.1.3. Enviar pedidos à british library / Send requests to the british library
(ill-05)
1.13.55.1.4. Relatório de pedidos de EIB / ILL request report (ill-07)
1.13.55.1.5. Relatório de pedidos sem alteração de estado / Static status
requests report (ill-08)
1.13.55.1.6. Pedidos extraordinários de antigos utilizadores / Outstading
requests of former patron (ill-09)
1.13.55.1.7. Enviar lista de pedidos a uma entidade EIB / Send a list of requests
to an ILL supplier (ill-10)
1.13.55.2. Pedidos de EIB recebidos / Incoming ILL
1.13.55.2.1. Relatório de novos pedidos de EIB recebidos / New incoming ILL
requests report (ill-50)
1.13.55.3.1. Imprimir relatório de triggers / Print trigger report (com-01)
1.13.55.3.2. Refazer índice de EIB e de encomendas de aquisições / Rebuild
ILL and acquisitions order índex (acq-04)
1.14.
Controlo de exemplares
1.14.1. Como entrar no Controlo de exemplares?
1.14.2. O módulo do Controlo de exemplares pode ser utilizado em que operações?
1.14.3. No que consistem os registos de exemplares?
1.14.4. Como aceder aos exemplares através do código de barras?
1.14.5. Como aceder aos exemplares através da função Pesquisa?
1.14.6. Como aceder aos exemplares através da função Percorrer?
1.14.7. Como mover registos de administração para outro?
1.14.8. Janela de navegação
1.14.8.1.
1.14.8.1.1. Catalogar BIB
1.14.8.1.2. Visualização OPAC
1.14.8.1.3. Catalogar ADM
1.14.8.1.4. Catalogar HOL
1.14.8.1.5. Periódicos
1.14.8.1.6. Aquisições
1.14.8.1.7. EIB
1.14.8.1.8. Empréstimos
1.14.8.1.9. Triggers
1.14.8.1.10. Linhas corrigidas
1.14.9. Como ver a lista de cópias disponíveis para um determinado registo
Administrativo?
1.14.9.1.
O que significam os botões da lista?
1.14.9.1.4. Apagar
1.14.9.1.5. Ver
1.14.9.1.6. Etiqueta
1.14.9.1.7. Encadernação
1.14.9.1.9. Histórico todos
1.14.9.1.11. Alterações globais
1.14.9.1.12. Recuperar HOL
1.14.10.
Formulário Exemplar
1.14.11.
Como aceder ao formulário do Exemplar?
1.14.11.1. Separador Informação geral (1)
1.14.11.1.1.2. Defeito
1.14.11.1.1.3. Histórico de empréstimos
1.14.11.1.1.4. Reler
1.14.11.1.2.1. Código de barras
1.14.11.1.2.3. Colecção
1.14.11.1.2.4. Tipo de localização
1.14.11.1.2.5. Cota temporária
1.14.11.1.2.6. Cota
1.14.11.1.2.7. 2.º Tipo de cota
1.14.11.1.2.8. 2.ª Cota
1.14.11.1.2.9. Cópia número
1.14.11.1.2.10. Nível enumeração 1 (A) (Volume)
1.14.11.1.2.11. Nível enumeração 1 (B)
1.14.11.1.2.12. Descrição
1.14.11.1.2.14. Estatuto do exemplar
1.14.11.1.2.15. Estado de processamento do exemplar
1.14.11.1.2.16. Ligação HOL
1.14.11.2.1.2. Defeito
1.14.11.2.1.4. Reler
1.14.11.2.2.1. Nota OPAC
1.14.11.2.2.2. Nota de circulação
1.14.11.2.2.3. Nota interna
1.14.11.2.2.4. Número da encomenda
1.14.11.2.2.5. Factura
1.14.11.2.2.6. Nota da factura
1.14.11.2.2.7. Número de inventário
1.14.11.2.2.8. Data de inventário
1.14.11.2.2.9. Preço
1.14.11.2.2.10. Estatística
1.14.11.3. Separador Informação periódico
1.14.11.3.1.2. Defeito
1.14.11.3.1.4. Reler
1.14.11.3.2.1. Periodicidade
1.14.11.3.2.2. N.º Subscrição
1.14.11.3.2.3. Páginas
1.14.11.3.2.4. Descrição
1.14.11.3.2.5. Data do fascículo
1.14.11.3.2.6. Data esperada de chegada
1.14.11.3.2.8. Indicador de falhas
1.14.11.4. Separador Níveis de periodicidade
1.14.11.4.1.2. Defeito
1.14.11.4.1.4. Reler
1.14.11.4.2.3. Nível enumeração 3 (C)
1.14.11.4.2.4. Nível enumeração 4 (D)
1.14.11.4.2.5. Nível enumeração 5 (E)
1.14.11.4.2.6. Nível enumeração 6 (F)
1.14.11.4.2.7. Num. alt. 1 (G)
1.14.11.4.2.8. Num. alt. 2 (H)
1.14.11.4.2.9. Nível cronológico 1 (I) (Ano)
1.14.11.4.2.10. Nível cronológico 2 (J)
1.14.11.4.2.11. Nível Cronológico 3 (K)
1.14.11.4.2.12. Nível cronológico 4 (L)
1.14.12.
Como efectuar alterações num conjunto seleccionado de exemplares?
1.14.12.1.1. Link HOL
1.14.12.1.2. Copiar número
1.14.12.1.3. Colecção
1.14.12.1.6. Estado de processamento do exemplar
1.14.12.1.7. ID Storage Remoto
1.14.12.1.8. Ano
1.14.12.1.9. Volume
1.14.12.1.10. Localização
1.14.13.
Como visualizar o histórico das alterações efectuadas nos registos de
exemplares?
1.14.14.
Como fazer uma catalogação rápida nos exemplares?
1.14.15.
No que consiste a encadernação?
1.14.16.
Como encadernar um exemplar?
1.14.17.
Como aceder ao histórico do exemplar?
1.14.18.
Como configurar um procedimento para controlar os exemplares?
1.14.19.
Como visualizar ou efectuar uma impressão de um relatório de volumes
completos?
1.14.20.
Menu serviços
1.14.20.1. Formulário de recuperação geral / General retrieval form (ret-adm-01)
1.14.20.2. Actualizar registos de exemplares / Update item records (manage-62)
1.14.20.3. Relatório de exemplares em falta / Report of missing items (ret-item02)
1.14.20.4. Imprimir etiquetas para os exemplares / Print items labels (item-03)
1.14.20.5. Inventário geral / Shelf reading report (item-04)
1.14.20.6. Inventário de circulação e holdings / Shelf list (item-05)
1.14.20.7. Reconstruír índice de cotas / Rebuild call number índex (item-06)
1.14.20.8. Smart barcode export (export-03)
1.14.20.9. Imprimir relatório de triggers / Print trigger report (com-01)
1.15.
Periódicos
1.15.1. Como entrar nos Periódicos?
1.15.2. O módulo dos Periódicos pode ser utilizado em que operações?
1.15.3. Que tipos de informação existe no módulo dos Periódicos?
1.15.3.1.
Informação da assinatura
1.15.3.2.
Periodicidade
1.15.3.2.1. Perfil
1.15.3.2.2. Periodicidade
1.15.3.3.
Listas de Circulação
1.15.3.4.
Registos de Exemplares
1.15.4. Como gerir os periódicos?
1.15.4.1.
Passo 1 – Antes de iniciar o módulo dos periódicos
1.15.4.2.
Passo 2 – No módulo dos periódicos
1.15.5. Como aceder aos registos de periódicos através da Catalogação?
1.15.6. Como aceder aos registos de periódicos através do OPAC GUI?
1.15.7. Como aceder aos registos de periódicos através das Aquisições e dos
Exemplares?
1.15.8. Como aceder aos registos de periódicos através do módulo de Empréstimos
EIB?
1.15.9. Como encontrar registos no módulo de Periódicos, através da função
Pesquisa?
1.15.10.
Como encontrar registos no módulo de Periódicos, através da função
Percorrer?
1.15.11.
No que consiste uma assinatura?
1.15.12.
Como visualizar a Lista de assinaturas?
1.15.12.1.1. Visualizar
1.15.12.1.4. Duplicar
1.15.12.1.5. Apagar
1.15.13.
Como aceder à Lista de ligações a existências, a partir da Lista de
assinaturas?
1.15.13.1. Lista de ligações a existências
1.15.13.1.1.1. Editar
1.15.13.1.1.3. Criar novo
1.15.13.1.1.4. Ligar exemplar
1.15.13.1.1.5. Desligar exemplar
1.15.14.
Como aceder ao histórico das assinaturas, a partir da Lista de
assinaturas?
1.15.14.1. Histórico das assinaturas
1.15.14.1.1.1. Remover data de actividade
1.15.14.1.1.2. Filtrar
1.15.14.1.1.3. Adicionar
1.15.14.1.2.1. Data de actividade
1.15.14.1.2.2. Tipo de transacção
1.15.14.1.2.3. Texto
1.15.15.
Como aceder ao formulário de Informação da assinatura, a partir da
Lista de assinaturas?
1.15.15.1. Separador Informação assinatura (1)
1.15.15.1.1.2. Criar novo
1.15.15.1.1.3. Por defeito
1.15.15.1.1.4. Imprimir
1.15.15.1.2.2. Da data e À data
1.15.15.1.2.4. Colecção
1.15.15.1.2.6. Cota temporária.
1.15.15.1.2.7. Cota
1.15.15.1.2.8. Tipo 2ª localização
1.15.15.1.2.9. 2ª localização
1.15.15.1.2.10. Código de fornecedor
1.15.15.1.2.11. Encomenda n.º
1.15.15.1.2.12. Encomenda do fornecedor n.º
1.15.15.1.2.13. Tipo de entrega
1.15.15.1.2.14. Ligação HOL
1.15.15.2.1.2. Criar novo
1.15.15.2.1.3. Por defeito
1.15.15.2.1.4. Imprimir
1.15.15.2.2.1. ID leitor
1.15.15.2.2.2. Entrega directa
1.15.15.2.2.3. Imprimir etiqueta
1.15.15.2.2.4. Enviar reclamações
1.15.15.2.2.5. 1ª Reclamação
1.15.15.2.2.6. 2ª Reclamação
1.15.15.2.2.7. 3ª Reclamação
1.15.15.2.2.8. 4ª Reclamação
1.15.15.2.2.9. Rotina especial
1.15.15.2.2.10. Nota
1.15.15.2.2.11. Nota Check-in
1.15.15.2.2.12. Estatística do exemplar
1.15.15.2.2.13. ID exemplar
1.15.15.2.2.14. Depósito
1.15.16.
No que consiste a periodicidade?
1.15.17.
Como aceder à janela da Periodicidade?
1.15.17.1.2. Adicionar fascículo
1.15.17.1.3. Duplicar
1.15.17.1.4. Apagar
1.15.17.1.5. Fundir
1.15.17.1.6. Perfil
1.15.17.1.7. Abrir
1.15.17.1.8. Entrada
1.15.17.1.9. Actualizar lista
1.15.17.1.10. Repor chegada
1.15.18.
Como aceder ao formulário Perfil de periodicidade, a partir da janela da
Periodicidade?
1.15.19.
Formulário Perfil de periodicidade
1.15.19.1. Separador Informação (1)
1.15.19.1.1.1. Ano
1.15.19.1.1.2. Volume
1.15.19.1.1.3. Parte
1.15.19.1.1.5. Volume novo Todos os
1.15.19.1.1.6. Novo fascículo todos os
1.15.19.1.1.7. N.º Fascículos por volume
1.15.19.1.1.8. N.º Fascículos por ciclo
1.15.19.1.1.9. Descrição
1.15.19.1.1.10. Nota
1.15.19.2. Separador Texto dos fascículos (2)
1.15.20.
Como lidar com as periodicidades irregulares, a partir da janela da
Periodicidade?
1.15.21.
Como lidar com fascículos duplicados/combinados?
1.15.22.
Como adicionar suplementos?
1.15.23.
Como editar informação sobre a publicação do fascículo?
1.15.24.
Como aceder ao formulário do Fascículo?
1.15.25.
Formulário do Fascículo
1.15.25.1. Separador Informação
1.15.25.1.1.1. Número SIID
1.15.25.1.1.2. Data fascículo
1.15.25.1.1.3. Descrição
1.15.25.1.1.4. Páginas
1.15.25.1.1.5. Nota
1.15.25.1.1.6. Tipo 85x
1.15.25.1.1.7. N.º Ligação
1.15.25.1.1.8. Estado de processamento do exemplar / Item process
status
1.15.25.2. Separador Enumeração
1.15.25.2.1.1. Volume
1.15.25.2.1.2. Número
1.15.25.2.1.3. Parte
1.15.25.2.1.4. Enumeração D
1.15.25.2.1.5. Enumeração E
1.15.25.2.1.6. Enumeração F
1.15.25.2.1.7. Enumeração G
1.15.25.2.1.8. Enumeração H
1.15.25.3. Separador Cronologia
1.15.25.3.1.1. Ano
1.15.25.3.1.2. Cronológico J
1.15.25.3.1.3. Cronológico K
1.15.25.3.1.4. Cronológico L
1.15.25.3.1.5. Cronológico M
1.15.25.3.1.6. Supl./Índice O
1.15.26.
No que consiste o Perfil de Periodicidade?
1.15.27.
Como fazer quando se tem um novo periódico, quando os perfis de
periodicidade são armazenados no registo HOL?
1.15.28.
Como fazer quando se tem um novo periódico, quando os perfis de
periodicidade são armazenados no registo ADM?
1.15.29.
Como tratar os periódicos irregulares?
1.15.30.
Como tratar os fascículos combinados não previstos?
1.15.31.
Como aceder à janela dos Exemplares, que mostra a lista de
exemplares?
1.15.31.1.3. Duplicar
1.15.31.1.4. Apagar
1.15.31.1.5. Expandir
1.15.31.1.6. Histórico empréstimos
1.15.31.1.8. Chegada
1.15.31.1.10. Reclamar
1.15.31.1.11. Alterar periodicidade
1.15.31.1.12. Abrir seguinte
1.15.31.1.13. Opções de ordenação
1.15.32.
Como actualizar o estado do processamento do exemplar?
1.15.32.1.1. Estado de processamento
1.15.32.1.2. ID armazenamento remoto
1.15.32.1.3. Verificar pedidos de reserva
1.15.33.
Que formas existem para registar de chegada de fascículos?
1.15.34.
Como registar de chegada de fascículos, através da recepção rápida?
1.15.34.1. Como aceder ao formulário da chegada do exemplar?
1.15.34.1.1. O que significam os campos do formulário?
1.15.34.1.1.4. 2.ª Localização
1.15.34.1.1.5. Nota OPAC
1.15.34.1.1.6. Nota biblioteca
1.15.34.1.1.7. Nota check-in
1.15.35.
Como registar de chegada de fascículos, através da recepção na janela
de Periodicidade?
1.15.35.1.1. Sim
1.15.35.1.2. Stop
1.15.35.2.1. Confirmar chegada de todas as cópias
1.15.36.
Como registar de chegada de fascículos, através da recepção na janela
de Exemplares?
1.15.37.
O que fazer no caso de uma reclamação?
1.15.38.
Como aceder à lista de reclamações?
1.15.38.1.1. Enviar reclamação
1.15.38.1.2. Resposta do fornecedor
1.15.38.1.3. Apagar
1.15.39.
Como enviar reclamação?
1.15.39.1.2. Texto da reclamação
1.15.39.1.3. Formato da reclamação
1.15.40.
Como registar a resposta do fornecedor a uma reclamação?
1.15.40.1.2. Data da resposta
1.15.40.1.4. Data esperada de chegada
1.15.41.
Como aceder às Listas de Circulação?
1.15.41.1.3. Apagar
1.15.41.1.4. Membros
1.15.41.1.5. Imprimir
1.15.42.
Como definir uma lista de circulação de fascículos?
1.15.42.1.1. Sub. sequência
1.15.42.1.2. Responsável da lista
1.15.42.1.3. Número do orçamento
1.15.42.1.4. Emprestar periódico
1.15.42.1.5. N.º de dias de empréstimo por membro
1.15.42.1.6. Estado
1.15.42.1.7. Nota
1.15.43.
Como aceder à Lista dos membros, da lista de circulação?
1.15.43.1.1. Novo
1.15.43.1.2. Apagar
1.15.43.1.3. Setas
1.15.44.
Como adicionar um novo membro à Lista dos membros?
1.15.44.1.1. ID Membro
1.15.45.
Como remover um utilizador das Listas de Circulação?
1.15.46.
Como devolver um fascículo?
1.15.47.
Menu Serviços
1.15.47.1. Reclamações / Claims
1.15.47.1.1. Imprimir relatório de reclamações / Print claim report (serial-04)
1.15.47.1.2. Imprimir cartas de reclamação / Print claim letters (serial-44)
1.15.47.1.3. Relatório de listas de circulação / Report of routing lists (serial-07)
1.15.47.1.4. Letters to routing list members (serial-08)
1.15.47.2. Circulação / Routing
1.15.47.2.2. Cartas aos membros da lista de circulação / Letters to routing list
members (serial-08)
1.15.47.3. Recepção / Check-in
1.15.47.3.1. Lista de periódicos e número de fascículos chegados / List of serial
titles + number of arrived issues (serial-16)
1.15.47.3.2. Imprimir relatório de fascículos chegados / Print arrived issues
report (serial-06)
1.15.47.3.3. Issues arrival statistics by sublivrary – Dates (serial-09)
1.15.47.3.4. Abrir fascículos esperados / Open expected issues (serial-11)
1.15.47.3.5. Abrir fascículos esperados e periodicidade / Open expected issues
and publications schedules (serial-13)
1.15.47.4. Previsão da Periodicidade / Publication schedules
1.15.47.4.1. Abrir periodicidades / Open publication schedules (serial-10)
1.15.47.4.2. Apagar periodicidade / Delete publication schedules (serial-20)
1.15.47.4.3. Exportar registos 85x / Export 85x records (serial-51)
1.15.47.4.4. Importar registos 85x / Import 85x records (serial-52)
1.16.
Pesquisa OPAC GUI
1.16.1. Como entrar no OPAC GUI?
1.16.2. O módulo do OPAC GUI pode ser utiizado em que operações?
1.16.3. Que tipos de funções de pesquisa existem?
1.16.4. Que tipos de índices existem?
1.16.5. No que consiste a função Percorrer?
1.16.6. Como pesquisar usando a função Percorrer?
1.16.6.1.
1.16.6.1.1. Saltar
1.16.6.1.2. Expandir
1.16.6.1.3. Gravar como
1.16.6.1.4. Corrigir
1.16.6.1.5. Corrigir visualização
1.16.7. Como guardar uma lista de resultados que seleccionei?
1.16.8. Como corrigir o texto de um cabeçalho?
1.16.9. Como corrigir o cabeçalho de um registo?
1.16.10.
Como aceder à lista das pesquisas?
1.16.11.
No que consiste a função Pesquisar?
1.16.12.
Como fazer pesquisa simples usando a função Pesquisar?
1.16.12.1. Existem dicas que me possam ajudar na pesquisa?
1.16.12.1.1. Truncatura
1.16.12.1.2. Máscaras
1.16.12.1.3. Operadores booleanos
1.16.12.1.4. Parênteses
1.16.13.
Como fazer uma pesquisa múltipla usando a função Pesquisar?
1.16.14.
Como fazer pesquisa CCL usando a função Pesquisar?
1.16.15.
No que consiste o CCL?
1.16.16.
Como ver a lista dos resultados da pesquisa?
1.16.17.
Como refinar os resultados de uma pesquisa?
1.16.18.
Como combinar os resultados de uma pesquisa?
1.16.19.
Como visualizar os registos bibliográficos, no formato abreviado?
1.16.19.1.1. Ordenar
1.16.19.1.3. Mapa navegação
1.16.19.1.4. Completo
1.16.20.
Como visualizar os registos bibliográficos, no formato completo?
1.16.20.1.1. Entradas
1.16.20.1.3. Ver similares
1.16.20.1.4. Exemplares
1.16.20.1.5. Externo
1.16.20.1.6. Localizar
1.16.20.1.7. Ligação
1.16.20.1.8. Informação da biblioteca
1.16.21.
Como visualizar os registos bibliográficos, noutros formatos?
1.16.22.
Como visualizar os registos bibliográficos, na janela de navegação?
1.16.22.1.7. EIB
1.16.22.1.9. Triggers/Triggers Activos
1.16.22.1.10. Actualizar ADM
1.16.22.1.11. Apagar BIB
1.16.22.1.12. Apagar
1.16.22.1.13. Reler
1.16.23.
Como imprimir um registo individual?
1.16.24.
Como imprimir um conjunto de registos?
1.16.25.
Como gravar registos no disco?
1.16.26.
Como enviar registos por e-mail?
1.16.27.
Como guardar no servidor um conjunto de números de registos?
1.16.28.
Como guardar uma estratégia de pesquisa?
1.16.29.
Como enviar uma mensagem ao Staff da biblioteca?
1.16.30.
Como activar programas?
1.16.31.
Como pesquisar registos numa língua especifica?
1.16.32.
Como gerir a apresentação das bases de dados (bibliotecas)?
1.16.32.1.3. Apagar
1.16.32.1.4. Mover
1.16.33.
Como visualizar a barra de aplicações/módulos?
1.16.34.
Como passar de uma visualização de um registo para a sua edição?
1.16.35.
Como passar de uma visualização de um registo EIB para a sua
edição?
2. SIBUL / OPAC Web
2.1. O que é? E para que serve?
2.2. Quais as bibliotecas que se encontram no Catálogo Colectivo da UL?
2.3. Para quem se dirige?
2.4. Como entrar no OPAC Web?
2.5. O que se pode fazer no OPAC Web?
2.6. Que vantagens se tem em estar registado no OPAC Web?
2.7. Como fazer o registo/login?
2.7.1. Login
2.7.2. Registo
2.8. Esqueci-me da password, e agora?
2.9. Menu do OPAC Web
2.9.1. Barra superior
2.9.1.1.
O que significam as opções?
2.9.1.1.1. Login
2.9.1.1.2. Fim de sessão
2.9.1.1.3. Os meus dados
2.9.1.1.4. Opções
2.9.1.1.5. Catálogos disponíveis
2.9.1.1.6. English
2.9.1.1.7. Ajuda
2.9.1.1.8. Pesquisar
2.9.1.1.9. Percorrer Índices
2.9.1.1.10. Novidades
2.9.1.1.11. Lista resultados
2.9.1.1.13. Cesto
2.9.1.1.14. Pesquisa simples
2.9.1.1.15. Pesquisa avançada
2.9.1.1.16. Multi-campo
2.9.1.1.17. Multi-base
2.9.1.1.18. CCL
2.9.1.1.20. Apagar
2.9.1.1.21. Cruzar entradas
2.9.1.1.22. Difusão
2.9.1.1.23. Guardar
2.9.1.1.24. Guardar/Enviar
2.9.1.1.25. Apagar todos
2.9.1.1.26. Fechar sessão
2.9.1.1.27. Dados pessoais
2.9.1.1.28. Opções
2.9.1.1.29. Histórico sessão
2.9.1.1.30. Pasta pessoal
2.9.1.1.31. Pedido especial
2.9.1.1.32. Mensagens
2.9.1.1.33. Multas
2.9.1.1.34. Perfil pessoal
2.9.1.1.35. Perfis de DSI
2.9.1.1.36. Password
2.9.1.1.37. Endereços
2.9.1.1.38. Língua de diálogo
2.9.1.1.39. Definições do SFX
2.9.1.1.40. Guardar/Mail
2.9.1.1.41. Apagar tudo
2.9.1.1.42. Procurar
2.9.2. Barra inferior
2.9.2.1.
2.9.2.1.1. Projecto sibul
2.9.2.1.2. Comentários
2.9.2.1.4. EIB
2.9.2.1.5. Help
2.10.
Como definir opções de visualização da informação no OPAC Web?
2.10.1. O que significam os campos?
2.10.1.1.
N.º de registos abreviados por página
2.10.1.2.
N.º máximo de registos automáticos completos
2.10.1.3.
Formato
2.10.1.4.
Incluir dados de AUT na lista Percorrer índices
2.10.1.5.
Actualizar perfil pessoal
2.11.
Como definir o idioma do interface, e dos registos?
2.12.
Que tipos de pesquisas existe?
2.13.
O que são índices Cabeçalhos / Percorrer?
2.14.
O que são índices Palavras?
2.15.
O que são índices Directos?
2.16.
Como fazer pesquisa via a função Percorrer?
2.17.
O que é uma expressão de pesquisa?
2.18.
Como percorrer a lista de resultados obtida de uma pesquisa (Percorrer)?
2.19.
Como fazer pesquisa via a função Pesquisa?
2.20.
Quais as dicas para fazer uma pesquisa?
2.21.
Como usar operadores lógicos (booleanos) numa pesquisa?
2.22.
Como usar truncatura numa pesquisa?
2.23.
Como usar os parênteses numa pesquisa?
2.24.
Como usar operadores de proximidade numa pesquisa?
2.25.
Como usar símbolos numa pesquisa?
2.26.
Como usar o CCL numa pesquisa?
2.27.
Como fazer uma pesquisa simples?
2.28.
O que significa o campo palavras adjacentes?
2.29.
Como fazer uma pesquisa multi-campo?
2.30.
Como fazer uma pesquisa multi-base?
2.31.
Como fazer uma pesquisa avançada?
2.32.
Como limitar uma pesquisa?
2.33.
Como utilizar uma base de dados de Autoridades como um auxiliar na pesquisa
de registos da base de dados bibliográfica?
2.34.
2.35.
Quais os formatos de visualização da lista dos resultados?
2.35.1. Registos por página
2.35.2. Formato completo automático
2.35.3. Formato
2.36.
Como ordenar registos na lista dos resultados?
2.37.
Como ver um registo que está na lista dos resultados?
2.38.
Como ver registos seleccionados que estam na lista dos resultados?
2.39.
Como ver a disponibilidade do registo na lista dos resultados?
2.40.
Aparece-me uma mensagem de erro ao tentar guardar/enviar um ou mais
registos, o que faço?
2.41.
Como guardar o(s) registo(s) seleccionado(s) no disco?
2.42.
Como enviar por e-mail o(s) registo(s) seleccionado(s)?
2.43.
Como guardar o(s) registo(s) seleccionado(s) no servidor?
2.44.
Como criar um subconjunto de registos?
2.45.
Como ordenar conjunto de registos?
2.46.
Como refinar uma pesquisa?
2.47.
Como filtrar a lista de resultados?
2.48.
Que filtros existem?
2.48.1. Ordenação dos dados
2.48.2. Texto
2.48.3. Ano
2.48.4. Novos registos
2.48.5. Registos disponíveis
2.49.
Como visualizar conjuntos, na lista das pesquisas anteriores?
2.50.
Como apagar conjuntos, na lista das pesquisas anteriores?
2.51.
Como cruzar conjuntos, na lista das pesquisas anteriores?
2.52.
Como cruzar conjuntos usando AND e OR?
2.53.
Como cruzar conjuntos usando Primeiro conjunto not segundo ou Segundo
conjunto not primeiro?
2.54.
Como ver o registo no formato completo?
2.55.
Quais as funções existentes na visualização do registo no formato completo
(botões)?
2.55.1. O que significam os botões?
2.55.1.1.
Lista de resultados
2.55.1.2.
Guardar no cesto
2.55.1.3.
Catálogos disponíveis
2.55.1.4.
EIB
2.55.1.5.
Guardar / Enviar
2.56.
(hiperligações)?
2.56.1. Formato de visualização
2.56.2. Visualização das existências
2.56.3. Serviços
2.57.
Como aceder ao número e à localização de documentos específicos
(existências)?
2.58.
Como aceder à janela de existências?
2.59.
O que significam as opções na janela de existências?
2.59.1. Reserva
2.59.2. Fotocópia
2.59.3. Expandir
2.59.4. Data prevista
2.60.
Como aceder à informação do utilizador?
2.61.
Como aceder à área dos empréstimos do utilizador?
2.62.
Como aceder à lista do histórico de empréstimos?
2.63.
Como aceder à área dos pedidos de reservas?
2.64.
Como aceder à área dos pedidos de fotocópias?
2.65.
Como aceder à área das multas e outras transacções financeiras?
2.66.
Como aceder à área dos empréstimos reservados?
2.67.
Como aceder à área dos empréstimos inter-bibliotecas?
2.68.
Como aceder à área das requisições activas de EIB?
2.69.
Como actualizar a minha morada?
2.70.
Como aceder à área do meu perfil pessoal?
2.71.
Como aceder à área perfil DSI?
2.72.
Como modificar um registo de DSI já existente?
2.73.
Como adicionar novo registo de DSI?
2.74.
Como duplicar um registo de DSI já existente?
2.75.
Como apagar um registo de DSI?
2.76.
Como executar on-line um registo de DSI?
2.77.
O que é um empréstimo EIB?
2.78.
Como fazer um empréstimo EIB, através da função EIB?
2.79.
Como fazer um empréstimo EIB, através do link Requisição EIB?
2.80.
Como fazer um pedido especial de documentos?
2.81.
Como seleccionar registos e adicioná-los ao cesto da área pessoal?
2.82.
Como guardar um ou mais registos do cesto no disco?
2.83.
Como enviar por e-mail um registo do cesto?
2.84.
Como guardar um ficheiro do cesto no servidor?
2.85.
Como guardar um ficheiro do cesto no servidor, para que passe a dispor de
uma colecção de bibliografias?
2.86.
Já me encontro registado, mas não consigo fazer certas operações, o que
faço?
Conteúdo
1. Aleph
1.1.
O que é o Aleph?
O ALEPH é um software desenhado e desenvolvido para a gestão de bibliotecas e centros
de documentação.
O ALEPH integra quer Online Public Access Catalogs (OPAC), quer Common Command
Language (CCL), fornecendo, num mesmo sistema, uma gestão completa e integrada da
biblioteca e uma base de dados de pesquisa e recuperação da informação em texto integral.
O ALEPH foi originalmente desenvolvido na Universidade Hebraica de Jerusalém por uma
equipa de programadores, analistas e bibliotecários. O ALEPH é desenvolvido e
comercializado exclusivamente pela Ex Libris Ltd.
1.2.
Que ferramentas e módulos tem o Aleph?
O Aleph possui 8 módulos (WWW OPAC, GUI OPAC, Inventário, Catalogação,
Empréstimos, Empréstimos EIB, Aquisições e Periódicos), e cinco tipos de bases, sendo elas:
Uma Base bibliográfica (BIB), contendo registos bibliográficos. Identificada por um número
compreendido entre 01-09 (por exemplo, USM01).
Uma instalação pode ter múltiplas bases bibliográficas ou, se tal for necessário, bases de
dados separadas. Uma só base de dados pode ser feita para aparecer como se consistisse em
bases de dados separadas, usando bases lógicas. Bases de dados separadas podem resolver
problemas de estruturas diferentes de registos (campos e etiquetas), de controlo de autoridade
diferente, de bases de dados historicamente separadas, as quais não podem ser fundidas
numa só, etc. É aconselhável utilizar uma Base Bibliográfica, a não ser que existam boas
razões para proceder em contrário.
Uma Base Administrativa (ADM), contendo dados acerca de aquisições, empréstimos e
utilizadores (incluindo utilizadores de staff e leitores). É identificada por um número
compreendido entre 50-59 (por exemplo, NDU50).
Várias Bases Administrativas podem partilhar uma Base Bibliográfica comum. Por vezes,
um grupo de Bases Administrativas, embora completamente separadas, servem um grupo
comum de utilizadores. Neste caso, as bases podem querer partilhar registos de utilizadores.
Isto pode ser feito através da partilha de um só conjunto de tabelas Oracle, ou simplesmente
atribuindo o mesmo ID de utilizador a uma pessoa em ambas as bases.
Uma Base de Holdings (HOL), contendo informação sumária de existências e de
determinados campos específicos, como sejam assuntos locais. É identificada por um número
compreendido entre 60-69 (por exemplo, MAB60).
Uma Base de Autoridades (AUT), contendo registos de autoridade de cabeçalhos de
termos preferidos e de relações entre cabeçalhos (thesauri). É identificada por um número
entre 10-19 (por exemplo, UNI11).
Uma Base de Empréstimos Inter-bibliotecas (EIB), contendo cópias dos registos
Bibliográficos que estão a ser requisitados por EIB. É identificada por um número
compreendido entre 20-29 (por exemplo, UNI20).
Uma Base de Bibliografias de Cursos (CR), que é uma base bibliográfica contendo registos
de materiais reservados para a lista de Bibliografias de Cursos (ou Reservados para os
Cursos). É identificada por um número compreendido entre 30-39 (por exemplo, TUD30).
1.2.1. WWW OPAC/SIBUL
Permite a pesquisa no catálogo da biblioteca e algumas funções de circulação/EIB para os
utilizadores.
1.2.2. GUI OPAC
Pesquisa no catálogo por parte do staff da biblioteca relativa aos vários módulos em bases
bibliográficas, informação sobre existências, correcções globais.
1.2.3. Inventário
Permite a manutenção de exemplares e encadernação no sistema, tais como, documentos,
cópias descritas pelos registos bibliográficos.
1.2.4. Catalogação
O Módulo de Catalogação do ALEPH permite a criação, edição e remoção de registos
bibliográficos, registos de autoridades e, em complemento, podem-se visualizar os registos de
existências associados.
1.2.5. Empréstimos
Permite fazer empréstimos/devoluções, pedidos, gestão dos utilizadores, gestão
contabilística, sala de leitura, algum controlo de exemplares.
1.2.6. Empréstimos EIB
Permite fazer empréstimos Inter-bibliotecas, tanto enviados como recebidos.
1.2.7. Aquisições
Permite encomendar, manipular facturas, chegada de material e reclamações.
1.2.8. Periódicos
Permite a gestão de subscrições, previsão de periodicidades, controlo de fascículos e
exemplares, distribuição e reclamações.
1.3.
Como entrar no Aleph?
Para entrar no Aleph seleccione o módulo que deseja Iniciar -> Programas -> (ex.: OPAC).
1.4.
O que significam os ícones da Barra de aplicações do Aleph?
Esta barra apresenta os botões para, ao clicar, activar os vários módulos.
Para visualizar a Barra de Aplicações ALEPH (não importa em que módulo está).
Caso não esteja visível esta barra seleccione no menu superior do Aleph Opções -> Barra
de ferramentas. Caso não pretenda que esta barra esteja visível seleccione no menu superior
do Aleph Opções -> Barra de ferramentas.
PER – Entra no módulo dos Periódicos.
Emp – Entra no módulo dos Exemplares.
EIB – Entra no módulo dos Empréstimos EIB.
INV – Entra no módulo do(s) Inventário / Exemplares.
AQUIS – Entra no módulo das Aquisições.
CAT – Entra no módulo da Catalogação.
TAREFAS – Gestor de tarefas do Aleph.
ADMIN – Administração do Aleph.
OPAC – Entra no módulo do OPAC GUI.
ALEPHADM – Base administrativa do Aleph.
Sair – Sai do Aleph.
1.5.
Como alterar as propriedades da Barra de aplicações do Aleph (ex.: Aumentar o
tamanho dos ícones)?
Para alterar as propriedades da barra de aplicações, apenas tem de clicar sobre a barra do
título com o botão direito do rato e escolher a opção Propriedades visuais.
Nas propriedades visuais tem a possibilidade de definir o tamanho dos botões (Maiores,
Pequenos ou Normais), opções do texto (Mostrar texto em baixo, Mostrar texto à direita ou
Sem texto) e os botões (PER, EMP, EIB, INV, AQUIS, CAT, TAREFAS, ADMIN, OPAC, ALEPHADM
e Sair) que podem ou não encontrarem-se visíveis na barra de aplicações.
A lista do lado direito da janela mostra os botões da actual barra de aplicações. A lista do
lado esquerdo da janela mostra o botão seleccionado para removê-la. E o “Separador”, do lado
esquerdo da janela, permite colocar linhas separadas entre os botões.
Para remover um botão da barra de aplicações seleccione o botão e clique na seta para o
lado esquerdo, e o botão mover-se-á para a lista do lado esquerdo. Assim que acabar,
pressione a tecla Confirmar.
Para colocar um botão na barra de aplicações seleccione o botão e clique na seta para o
lado direito, e o botão mover-se-á para a lista do lado direito. Assim que acabar, pressione a
tecla Confirmar.
Para modificar a ordem dos botões use as setas para cima e para baixo. Assim que acabar,
pressione a tecla Confirmar.
1.6.
O que significam os ícones da barra de estado?
No OPAC GUI, a barra de estado está localizada no fim do ecrã.
A barra de estado mostra o estado do programa, juntamente com outras informações,
como o significado de um comando ou a localização do cursor.
1.6.1.
Ligação
, localizado no canto inferior esquerdo da janela, mostra se o GUI
O ícone de ligação
está ou não ligado ao servidor. Se estiver a verde indica que sim, a vermelho indica que não há
ligação.
1.6.2. Ligação PC/Servidor
apresenta uma linha vermelha se um pedido de
O ícone Ligação PC/Servidor
ligação estiver a ser processado
. Se pretender interromper um processo de ligação,
clique na linha vermelha.
1.6.3. Área da mensagem
Na área da mensagem pode ver o servidor e a respectiva porta, a biblioteca (Base) a que
se encontra ligado, e o perfil do utilizador com o nome do utilizador.
1.6.4. O que significam os controlos dos operadores na barra de estado?
Os ícones à direita da barra de estado têm funcionalidades diferentes de outras áreas dessa
barra. Enquanto outras áreas contêm informação para o operador acerca do estado do GUI,
estes ícones contêm controlos parametrizados definidos pelo operador do GUI.
1.6.4.1. Chave
Quando clica com o botão direito do rato no ícone Chave
menu.
, aparece-lhe o seguinte
Neste menu pode fazer Login como outro operador, seleccionando a opção Password,
inserindo o utilizador, a password e clicando no Ok (por esta ordem).
Também pode alterar Password actual, seleccionando a opção Alterar password actual ou
clique na tecla C, inserindo a password antiga, a password nova, novamente a password nova e
clicando no Ok (por esta ordem).
E por fim pode criar uma password temporária, seleccione a opção Password temporária, e
insira o nome de utilizador, a password temporária e clicando no Ok. Com isto, durante o tempo
que esta janela permanecer aberta, a password temporária estará activa. Quando a janela for
fechada, esta password deixará de funcionar.
1.6.4.2. Torre de babel
, é apresentada uma lista
Quando clica com o botão direito do rato na Torre de Babel
com as línguas disponíveis para o interface (English e Português). Para seleccionar a língua que
pretende clique sobre ela.
1.6.4.3. Biblioteca
Quando se abre o cliente/módulo, o operador liga-se automaticamente a uma biblioteca
(base de dados). Quando clica com o botão direito do rato no ícone Biblioteca
apresentada uma lista das bases disponíveis. Para se ligar a uma base clique sobre ela.
1.6.4.4. Impressora
Quando clica com o botão direito do rato no ícone Impressora
lista das opções de impressão.
, é
, é apresentada uma
Impressão – Quando é seleccionada esta opção, ao pressionar o comando Imprimir
(clicando em Ficheiro -> Imprimir ou clicando no ícone Impressora
-> Impressão) é
invocada a janela Impressão.
Pré-visualização – Quando esta opção é seleccionada, ao clicar no comando Imprimir o
operador dispõe de uma pré-visualização da impressão a efectuar, podendo, aí, decidir-se pela
impressão do ficheiro.
Ver XML – Ao seleccionar esta opção, e clicar no comando Imprimir, pode visualizar o
ficheiro em formato XML. Este formato é útil para eliminar erros.
Ver XML navegador – Quando esta opção é seleccionada, clicando no comando Imprimir
permite-lhe ver o ficheiro em formato XML no Browser. Este formato pode ser útil, também,
para eliminar erros.
1.7.
Como alterar as propriedades visuais das janelas?
É possível determinar o tamanho e a localização de qualquer janela no GUI do ALEPH.
Pode-se, também, determinar se o utilizador final pode alterar estas propriedades. Alteram-se
as propriedades visuais através das caixas de diálogo, as quais estão acessíveis em todas as
janelas. Existem duas versões de Propriedades Visuais nas caixas de diálogo, uma para janelas
que têm um menu do sistema no canto superior esquerdo da janela, e outra para janelas sem
menu de sistema.
1.7.1. Como alterar as propriedades visuais das janelas que não têm um ícone no canto
A caixa de diálogo Propriedades visuais associada com o tipo de janela que deseja alterar
as suas propriedades, permite determinar onde é que a janela estará localizada da próxima vez
que o módulo é aberto, e possibilita ainda a sua centralização automática.
Caso deseje que a janela apareça no centro do écrã da próxima vez que abrir o módulo
respectivo, Posicione o cursor na barra do título da janela e clique com o botão direito do rato,
seleccione "Propriedades Visuais" do menu que surge, na caixa de diálogo Propriedades,
coloque uma marca na caixa "Centrar" (clicando nela), e por fim clique em Guardar. Concluindo
a janela é recolocada imediatamente no centro do écrã e aparecerá aí, da próxima vez que o
módulo for aberto.
Caso deseje que a janela que a janela seja visualizada noutro local do ecrã, arraste a janela
para o local pretendido, posicione o cursor na barra do título da janela e clique com o botão
direito do rato, seleccione "Propriedades Visuais" do menú que surge (mostrado em baixo), as
coordenadas da "posição actual" são apresentadas na caixa de diálogo Propriedades, servindo
de referência, e para terminar clique em Guardar. Concluindo a janela surgirá neste local da
próxima vez que o módulo for aberto.
1.7.2.
Como alterar as propriedades visuais das janelas que têm um ícone no canto
A caixa de diálogo Propriedades visuais associada com o tipo de janela que deseja alterar
as suas propriedades, permite-lhe determinar tanto a localização e o tamanho da janela quando
o operador volta a abrir o módulo, e se ele é capaz de voltar a dispor a janela e de
redimensioná-la.
Pode-se impedi-lo de efectuar estas acções. Para tal, Posicione o cursor no ícone menu de
sistema e clique com o botão esquerdo do rato, escolha "Propriedades Visuais" do menu que
surge (mostrado a seguir), na caixa de diálogo Propriedades que é apresentada, certifique-se
que as caixas "Posição" e "Tamanho" não estão assinaladas, e por fim Clique no botão Guardar.
A próxima vez que o módulo for aberto, o operador não conseguirá voltar a alterar a localização
e o tamanho da janela.
Para possibilitar que ele possa redispor ou redimensionar a janela, siga os passos descritos
em cima mas certifique-se que as marcas estão assinaladas junto às caixas "Posição" e
"Tamanho". Depois feche e reabra o módulo para activar as definições, para alterar a
localização da janela, arraste a janela para a localização desejada, para modificar o tamanho da
janela, posicione o cursor numa das extremidades da janela, quando ele se alterar para uma
seta dupla, arraste o cursor até a janela apresentar o tamanho desejado, depois posicione o
cursor no ícone menu de sistema e clique com o botão esquerdo do rato, e seleccione
"Propriedades Visuais", e por fim se estiver satisfeito com a actual localização e com o
tamanho, clique Guardar. A janela surgirá nesta localização e com este tamanho, da próxima
vez que o módulo for aberto.
1.8.
Como parametrizar a apresentação da lista?
Nas janelas que apresentam listas de informações (como os empréstimos dos utilizadores,
percorrer a lista de autores, índice de aquisições, etc.) podem definir-se cores, colunas e o tipo
de letra a imprimir. Quando uma destas janelas é visualizada, seleccione qualquer linha e clique
na tecla F9 para obter a janela Parametrizar Apresentação da Lista.
Com a utilização da secção "Cores" pode alterar a cor do fundo e do texto. As linhas "C"
referem-se à cor das colunas. De notar que isto faz alterar não só a cor da janela em que se
encontra, mas também de todas as janelas que utilizam o mesmo identificador Cnn. Algumas
janelas têm, também, "mapas" listados. Isto refere-se a um ícone, como por exemplo, uma
marca. Clique Desfazer Alterações para parametrizar a visualização de volta à original (isto é,
antes de começar a alterar as cores). Todas as alterações são temporárias até que as confirme
com a tecla OK.
A secção "Colunas" refere-se às colunas definidas na tabela de configuração. A primeira
coluna é a coluna identificadora do PC. A segunda coluna (Y/N) indica se é ou não
parametrizada para visualização (N= sem visualização). A terceira é a coluna identificadora de
pc. A quarta diz respeito ao nome. Embora pareça que se pode alterar a ordem das colunas
(utilizando as setas do lado direito desta secção), e embora se possa parametrizar uma coluna
sem visualização para ser visualizada, (clicando na caixa Permitido), na realidade estas opções
não estão disponíveis, e, portanto, não o poderá fazer.
O botão Imprimir Lista imprime a lista que é visualizada na janela, utilizando a impressora
por defeito parametrizada para o PC. A opção "Imprimir num Determinado Tipo de Letra" é
usada para parametrizar o factor diferenciador entre o tamanho da letra da janela visualizada e
o tamanho da letra da impressora. O valor é parametrizado através da experiência e do erro.
1.9.
Como parametrizar o separador das janelas do OPAC GUI?
Várias janelas no GUI contêm mais do que uma única janela. Estas janelas contêm um
número de separadores e para visualizá-los num separador específico, o operador clica no
separador do título desejado.
Por exemplo, a janela Formulário da Encomenda do módulo de Aquisições contém 3
separadores. O nome da janela pode ser identificado clicando com o botão direito do rato na
barra de tarefas da janela, e depois seleccionando a opção Propriedades Visuais do menu que,
entretanto, é visualizado.
1.10. Aquisições
1.10.1. Como entrar nas Aquisições?
O módulo de Aquisições permite-lhe gerir os registos de fornecedores, orçamentos,
encomendas e facturas. O módulo de Aquisições corre apenas sob bases do tipo ADM.
1.10.2. O módulo das Aquisições pode ser utilizado em que operações?
Pode ser utilizado para:
1º Criar um registo bibliográfico no módulo de Catalogação. Este registo pode ser
actualizado mais tarde.
2º Iniciar uma encomenda preenchendo o Formulário de Encomenda no módulo de
Aquisições. A encomenda será enviada para o fornecedor e, se estiver a utilizar o controlo
de orçamentos, o orçamento será debitado.
3º Registar a factura. O ALEPH faz a distinção entre uma Factura e o Débito de um Item.
Uma Factura inclui várias encomendas; o Débito de um Item é para uma encomenda
individual (e é normalmente uma Linha da Factura). Quando uma factura é registada, os
orçamentos associados a essa(s) encomenda(s) são debitados.
4º Registar a chegada de material como parcial ou completo.
1.10.3. Que tipos de encomendas podem ser feitas?
O módulo de Aquisições suporta três tipos de encomendas, são elas monografias,
periódicos e encomendas pendentes.
Monografias são encomendas de items únicos, seja um só livro, seja uma obra em vários
volumes, como uma enciclopédia em 20 volumes. Porém, pode também utilizar uma
encomenda de monografias para um fascículo de uma publicação em série, se, por exemplo, o
fascículo se tiver perdido e queira substituí-lo.
Uma encomenda de periódicos diz respeito a publicações editadas e numeradas
sequencialmente, que se prolongam indefinidamente no tempo. Os exemplos incluem jornais e
revistas. Com uma encomenda deste tipo, o número de fascículos a receber durante a
assinatura e o preço da subscrição são, à partida, conhecidos, embora possam ser alterados
durante o período de subscrição.
Uma encomenda pendente é utilizada normalmente para séries monográficas (exemplo,
"Great Artists of the World") ou para monografias relativas a um determinado assunto. Em
ambos os casos, a encomenda normalmente diz respeito a exemplares que se prevê que sejam
editados no futuro. Uma encomenda pendente permanece activa até ser cancelada.
Normalmente não são conhecidos quantos exemplares totais serão recebidos, nem o preço de
cada exemplar.
1.10.4. Como controlar o sistema de aquisições?
O controlo (ou seja, as limitações de utilização) do sistema de Aquisições e dos seus
registos podem ser geridos por um sub-nível. O sub-nível utilizado num determinado local pode
basear-se em sub-bibliotecas (individualmente ou em grupos), ou pode ser baseado numa
entidade especial chamada "unidades de encomenda". A escolha (unidade de encomenda ou
sub-biblioteca) decide-se e parametriza-se usando a definição das tabelas do sistema local.
Estes controlos são opcionais.
Exemplos possíveis de definição de controlos:
- Actualizar permissão
- registo de encomenda - o registo de encomenda pode ser actualizado apenas por um
utilizador com permissões relacionadas com a sub-biblioteca/unidade de encomenda
- Uso das permissões
- orçamento - se o orçamento é atribuído a determinadas sub-bibliotecas/grupos de
encomendas (ou a uma só sub-biblioteca ou grupo de encomenda), então as verbas atribuídas,
facturação e transferências podem ser feitas apenas por um utilizador com permissões por subbiblioteca/grupo de encomenda.
- fornecedor - se o fornecedor é definido em determinadas sub-bibliotecas/grupos de
encomendas (ou numa só sub-biblioteca ou grupo de encomenda), então só se deve atribuirlhe uma encomenda se o registo de encomenda é atribuído à mesma sub-biblioteca/unidade de
encomenda.
1.10.5. Antes de iniciar uma encomenda o que devo fazer?
Deve confirmar que uma lista de câmbios foi criada e os valores dos câmbios definidos
utilizando-se o módulo de Administração, uma lista de fornecedores foi criada utilizando-se o
módulo de Aquisições ou o módulo de Administração e inclui o fornecedor a quem se deseja
fazer a encomenda, e uma lista de orçamentos foi criada utilizando-se quer o módulo de
Aquisições quer o módulo de Administração e inclui o orçamento a debitar. Este procedimento é
opcional e serve apenas para sistemas que querem efectuar controlo orçamental.
1.10.6. As funções de actualização do módulo Aquisições requerem autorização
A maioria das funções de actualização dentro do módulo de Aquisições requer autorização
por password, incluindo adicionar, actualizar e apagar encomendas, trabalhar com orçamentos
ou fornecedores. A autorização por password pode ser dada por função ou globalmente para
todas as funções, e para sub-bibliotecas específicas/unidades de encomenda ou para todas as
sub-bibliotecas/unidades de encomenda.
1.10.7. Como aceder ao módulo dos fornecedores?
.
Clique no ícone
1.10.8. ver a lista dos fornecedores?
Para ver a lista dos fornecedores clique no ícone
.
A Lista de Fornecedores oferece três opções que facilitam a pesquisa pelo fornecedor
desejado, Ordenado por (Pode optar por ter a lista ordenada pelo nome do fornecedor ou por
código), Inserir Ponto de Partida (Pode saltar para um determinado ponto da lista digitando o
texto no espaço respectivo e fazendo Enter) e Chaves (Clique em Chaves para recuperar os
fornecedores cujos nomes incluam a(s) palavra(s)-chave que designou, para procurar nos
campos Código adicional, Nome do fornecedor, Contacto, País, Tipo de Material, e Endereços
do fornecedor. Também pode truncar palavras inserindo as primeiras letras do seu termo de
pesquisa (p.e. Hog recuperará Hogwarts)).
1.10.9. O que significam os botões na Lista de Fornecedores?
1.10.9.1. Adicionar
Permite adicionar um novo fornecedor à lista, prima Novo. Será apresentado o Formulário
de Fornecedores para ser preenchido.
1.10.9.2. Modificar
Permite alterar a informação sobre um determinado fornecedor, seleccione o fornecedor e
prima Modificar. Este procedimento depende da parametrização do seu sistema. Se for
parametrizado para trabalhar com um fornecedor de um nível, o Formulário de Fornecedores
será visualizado para que o edite. Se o seu sistema estiver parametrizado para trabalhar com
um fornecedor de dois níveis, a Lista de Fornecedores de Sub-nível será mostrada para que
possa Modificar/Adicionar/Apagar o Registo de Fornecedor de Sub-nível ou Modificar o Registo
de Fornecedor Genérico.
1.10.9.3.Duplicar
Permite adicionar um novo fornecedor copiando um já existente e editando o formulário.
Para isto, seleccione o fornecedor que pretende copiar e prima Duplicar. O Formulário do
Fornecedor aparece para o novo fornecedor, já preenchido com informação copiada do
fornecedor seleccionado. É agora possível editar o formulário alterando os dados com os
valores apropriados para o novo fornecedor.
1.10.9.4. Apagar
Permite apagar um fornecedor da lista, seleccione-o e prima Apagar. Ter em atenção que,
se existir uma encomenda ou uma factura geral relacionada com o fornecedor, o sistema não
permitirá apagar o fornecedor.
1.10.9.5.Morada
Quando prime no botão Endereço, é visualizado o formulário de endereços dos
fornecedores. Este formulário pode ser apresentado de duas maneiras diferentes, conforme a
tab10, etiqueta 53.
Se a etiqueta estiver definida para "Sim", é apresentado a seguinte janela.
Se a etiqueta estiver definida para "Não", é apresentado a seguinte janela.
Todos os cinco ecrãs de endereço têm os mesmos campos. Deve inserir um endereço para
Encomendas mas pode deixar os outros endereços em branco. Se o fizer, o endereço da
encomenda será usado para reclamações, pagamentos e devoluções. Se o campo Endereço de
Pagamento estiver preenchido, será visualizado na impressão do serviço Relatório de Facturas
(acq-10). Se não estiver, o Endereço da Encomenda será usado na impressão Relatório de
Facturas. Por outro lado, se nestes ecrãs deixar o campo Nome do Fornecedor em branco, o
nome do fornecedor do ecrã Informação do Fornecedor será preenchido aqui.
Nota: Embora não seja obrigatório o preenchimento dos separadores de endereço,
recomenda-se vivamente o seu preenchimento, quanto mais não seja o endereço das
Encomendas. Senão as cartas não incluirão o endereço.
Junto ao campo Email, está um ícone representando um envelope. Quando clica nele, surge um
formulário de Mensagem de Email, permitindo o envio de uma mensagem de e-mail message
para o fornecedor.
1.10.9.6. Sub-biblioteca/ Unidades de Encomenda
Este botão tanto pode ter o nome Sub-biblioteca como Unidades de Encomenda. Depende
do seu sistema de Aquisições estar preparado para trabalhar com sub-bibliotecas ou com
unidades de encomenda. Prima o botão Sub-biblioteca/Unidades de Encomenda para atribuir
uma ou mais sub-bibliotecas/unidades de encomenda ao fornecedor. Nota: se o sistema não
estiver preparado para trabalhar com um fornecedor de dois níveis, utilize o botão Subbiblioteca/Unidades de Encomenda para atribuír sub-bibliotecas/unidades de encomenda
autorizadas ao fornecedor. O sistema permitirá atribuir um fornecedor a uma encomenda
apenas se o fornecedor da sub-biblioteca/unidades de encomenda corresponder à encomenda
da sub-biblioteca/unidades de encomenda. Se não seleccionar nenhuma sub-biblioteca/unidade
de encomenda, todas as sub-bibliotecas/unidades de de encomenda serão atribuídas ao
fornecedor.
Porém, se o seu sistema estiver preparado para trabalhar com um fornecedor de dois
níveis, não precisa de utilizar a opção Sub-biblioteca/Unidades de Encomenda para definir subbibliotecas/unidades de encomenda autorizadas para o fornecedor. Assim que um registo de
fornecedor de sub-nível é gerado para uma sub-biblioteca/unidade de encomenda específica,
pode atribuir este fornecedor de sub-nível para encomendas cuja sub-biblioteca/unidade de
encomenda corresponda ao fornecedor de sub-nível da sub-biblioteca/unidade de encomenda.
1.10.9.7. Filtrar por
Este botão aparece apenas em determinadas parametrizações.
Primindo o botão Filtrar por possibilita restringir o conteúdo do formulário Lista de
Fornecedores Filtrada por fornecedores relacionados com uma sub-biblioteca/unidade de
encomenda específica, utilizando uma determinada moeda ou determinados estatutos.
1.10.10.
Como ver o formulário do fornecedor?
O Formulário do Fornecedor permite registar informação administrativa sobre um
fornecedor. Um ponto importante para os sistemas que utilizam um fornecedor de dois níveis: o
mesmo formulário é usado para fornecedores genéricos e para fornecedores de sub-nível.
Quando modifica/acrescenta um registo de sub-nível, alguns campos do formulário de
Informação do Fornecedor poderão ser só de leitura. A parametrização do seu sistema
determina que campos são determinados especificamente para o registo de sub-nível e quais
serão determinados para serem, apenas, campos de leitura extraídos do registo de fornecedor
genérico. O Formulário do Fornecedor tem duas partes, acessíveis primindo o separador em
cada uma. Quando ambas tiverem sido preenchidas, prima Actualizar.
De notar que os Endereços de Fornecedores estão disponíveis clicando no botão Endereço
na Lista de Fornecedores.
Para aceder ao formulário do fornecedor Clique na lista de fornecedores em Adicionar,
Modificar, ou Duplicar, e de seguida Modificar.
1.10.10.1.Separador Informação Geral
Quando o utilizador escolhe o separador Informação Geral, aparece o seguinte ecrã:
1.10.10.1.1. O que significam os campos do separador Informação Geral?
1.10.10.1.1.1. Data de Abertura
Esta é a data de abertura do registo. É preenchida automaticamente pelo sistema.
1.10.10.1.1.2. Data de Actualização
Esta é a data da última actualização do registo. É preenchida automaticamente pelo
sistema.
Campo só de leitura. O login do actual utilizador de staff é inserido automaticamente neste
campo.
1.10.10.1.1.4. Código
Obrigatório. O código do fornecedor é um código único, alfanumérico, pelo qual o sistema
identifica o fornecedor. Pode conter até 20 caracteres alfanuméricos.
1.10.10.1.1.5. Código de Fornecedor EDI
Este campo é importante para o EDI. Para ter a certeza que uma encomenda pode ser
enviada a um fornecedor por EDI, deve inserir o código de Fornecedor EDI. Este código pode
ter até 35 caracteres. Nota: Este código não é a mesma coisa que o código de Cliente EDI
inserido na coluna 2 da tab35.
1.10.10.1.1.6. Tipo de Fornecedor EDI
Este campo é importante para o EDI. Para enviar uma encomenda a um fornecedor por
EDI, deverá, também, inserir o tipo de código de EDI. Estas tipologias deverão ser suportadas
por EDItEUR, tais como, 31B para US SAN, 014 para EAN-13, 091 para ID atribuído pelo
fornecedor, 092 para ID atribuído pelo cliente.
1.10.10.1.1.7. Código Adicional
Opcional. Inserir aqui um código de fornecedor suplementar, se for utilizado pelo seu
administrador do sistema. Conforme a parametrização do sistema, este campo pode, por
exemplo, ser dedicado ao ABN (Australian Business Number).
1.10.10.1.1.8. Nome
Campo obrigatório. Este é o nome do fornecedor, tal como aparecerá na Lista de
Fornecedores. Consequentemente, o nome que inserir aqui poderá ser diferente do nome para
as Encomendas, Reclamações, Pagamentos, ou Endereços de Devolução. Neste campo, insira
apenas o nome (até 150 caracteres), e não o endereço do fornecedor.
1.10.10.1.1.9. Contacto 1-5
Estes campos são opcionais. Podem ser inseridos até 5 nomes de contacto de fornecedores
nestes 5 campos. Cada campo de contacto contém até 200 caracteres. Quando a um
fornecedor é atribuída uma encomenda, o primeiro nome (do campo Contacto 1) será utilizada
como o nome pré-definido no campo Contacto do Fornecedor do Formulário de Encomendas de
Aquisição. Todos os nomes de contacto listados nos 5 campos de contacto serão listados no
menu do campo Contacto do Fornecedor no Formulário de Encomenda.
1.10.10.1.1.10. Estado
Este campo é opcional. Pode inserir um código de 2 caracteres definidos pela biblioteca
para diferenciar fornecedores. A um fornecedor com o estado NA (não activo) não pode ser
atribuída uma encomenda.
1.10.10.1.1.11. País
Opcional. Esta informação é apenas para sua referência.
1.10.10.1.1.12. Língua
Obrigatório. Este é o idioma dos formulários (recibos de encomenda, reclamações) que
serão enviados ao fornecedor.
1.10.10.1.1.13. Tipo de Material
Este campo é opcional. Permite descrever o tipo de material que é normalmente
encomendado a este fornecedor. Pode inserir até 20 caracteres.
1.10.10.1.1.14. Nota
Pode inserir uma nota com até 200 caracteres de comprimento.
Quando o utilizador escolhe o separador Conta, aparece o seguinte ecrã:
1.10.10.2.1. O que significam os campos do separador Conta?
1.10.10.2.1.1. Conta M
Este é o número de conta para monografias, tal como foi registado pelo fornecedor. Este
campo é opcional.
1.10.10.2.1.2. Conta P
Este é o número de conta para periódicos, tal como foi registado pelo fornecedor. Este
campo é opcional.
1.10.10.2.1.3. Conta Bancária
Opcional. Neste campo pode indicar a conta bancária do Fornecedor.
1.10.10.2.1.4. Moeda 1-4
Estas são as moedas utilizadas pelo fornecedor e as moedas em que prefere receber as
facturas. Pode inserir até quatro moedas. A 1ª. moeda inserida é copiada para cada encomenda
deste fornecedor como a moeda por defeito. Actualizações e extensas listas de moedas e
respectivos códigos estão disponíveis na Web.
1.10.10.2.1.5. Condições ass.
Insira um sinal + ou - para indicar se existe um custo adicional ou um desconto nas
encomendas deste fornecedor. Isto está relacionado apenas com o preço estimado. Este campo
pode ser deixado em branco, mas se for usado é necessário, também, preencher o campo
Percentagem. Se o sinal for "-" (menos) será assinalado um erro quando a Percentagem for
maior que 100.00%.
Insira a percentagem do custo adicional ou do desconto.
1.10.10.2.1.7. Tipo de Expedição 1-5 & Prazo de Entrega 1-5
Para cada tipo de expedição (Expedição 1-5) , insira também o prazo de entrega (Prazo de
Entrega 1-5). Ao determinar o prazo de entrega, deve-se ter em conta o tempo necessário para
processar e preencher a encomenda, para além do tempo que normalmente é necessário para
receber o material. A informação nestes campos é utilizada pelo sistema para calcular a D.P.C.
(data prevista de chegada) de uma encomenda. Os campos Entrega 1-3 são utilizados para
registos de Aquisições; os campos Entrega 4-5 são utilizados para registos de Periódicos. É
obrigatório seleccionar, tanto a Expedição 1 (Monografias) como a Expedição 4 (Periódicos) no
campo Tipo de Expedição quando se está a acrescentar ou a actualizar um Registo de
Fornecedor. Se não for seleccionado nenhum tipo de expedição, o registo de encomenda não
poderá ser preenchido.
1.10.10.2.1.8. Entrega da Encomenda
Esta é a forma pela qual a biblioteca envia a encomenda ao fornecedor.
1.10.10.2.1.9. Formato da Carta
Este é o formato da carta que é enviada, por defeito, ao fornecedor, a não ser que outro
formato tenha sido definido no Formulário de Encomendas de Aquisições. Este talão será
gerado ao primir o botão Enviar no ecrã Lista de Encomendas.
1.10.10.2.1.10. Método de Envio de Carta
Pode escolher o modo como a nota de encomenda será enviada, utilizando o impresso
normal ou o email. Note que para o envio por email, o Formato de Carta escolhido deve conter
os comandos "#EMAIL" e o campo email da morada do Fornecedor deve estar configurado; a
decisão deve ser tomada pelo administrador do sistema em print.ini file.
1.10.10.2.1.11. Formato da Lista
Formato utilizado pelo sistema quando se envia uma lista de encomendas para um
determinado fornecedor, utilizando o módulo Web de Serviços "Envio de Lista de Encomendas
para Fornecedor."
1.10.10.2.1.12. Método de Envio da Lista
Pode escolher a forma de envio da lista de encomendas utilizando o impresso normal ou o
email. Note que para o envio por email, o Formato da Lista escolhido deve conter os comandos
"#EMAIL" e o campo email da morada do fornecedor deve estar configurado. A decisão deve
ser estabelecida pelo administrador do sistema em print.ini file.
1.10.10.2.1.13. Método de Envio por EDI
Pode optar por enviar a encomenda por EDI. Seleccione FTP (para ASCII) ou FTPBI (para
binário).
1.10.11.
Como ver a lista de sub-nível de fornecedor?
Quando o seu sistema estiver definido para trabalhar com um fornecedor de dois níveis: Na
janela Lista de Fornecedores (Aquisições, Administração), quando primir Modificar, será
apresentada a janela em baixo.
Esta janela apresenta a lista de sub-bibliotecas/unidades de encomenda que têm registos
de sub-nível para este fornecedor. Quando o seu sistema de aquisições está a utilizar subbibliotecas (e não unidades de encomenda), a lista incluirá sub-bibliotecas como sub-níveis.
Quando o seu sistema estiver definido para utilizar unidades de encomenda, a lista incluirá
unidades de encomenda como sub-níveis. A primeira linha desta lista é sempre, por defeito, o
fornecedor genérico (ULB63).
1.10.11.1.O que significam os botões da lista de sub-nivel de fornecedor?
Para alterar ou ver informação do registo genérico (UNP50) ou um dos registos de subnível, seleccione o registo desejado e prima Modificar. Será visualizado o Formulário de
Fornecedor para que o edite. Quando modifica o formulário de fornecedor de sub-nível, alguns
campos serão só de leitura e alguns podem ser alterados para o registo de sub-nível.
1.10.11.1.2. Apagar
Utilize o botão Apagar para eliminar o registo de fornecedor de sub-nível seleccionado. Para
apagar o registo de fornecedor genérico, utilize o botão Apagar na lista de fornecedor principal.
Isto apagará o fornecedor genérico e todos os seus registos de sub-nível.
Prima Adicionar para acrescentar um novo fornecedor de sub-nível ao fornecedor genérico.
Abrir-se-à a janela Adicionar Sub-Nível, o que permite escolher a sub-biblioteca/unidade de
encomenda à qual pretende adicionar um registo de fornecedor de sub-nível. Depois de
seleccionar o sub-nível, abre-se o formulário de Informação do Fornecedor de uma subbiblioteca/unidade de encomenda para ser preenchida.
1.10.12.
No que consiste o Formulário de Informação de Fornecedor de Sub-nível?
O registo de fornecedor de sub-nível tem a mesma estrutura do registo de fornecedor
genérico. Quando adiciona um novo registo de sub-nível, os campos serão inicialmente
preenchidos com a informação do registo genérico. Isto depende da parametrização do
sistema. Parte dos campos podem ser definidos especificamente para o registo de sub-nível, e
parte dos campos são só de leitura e a sua informação é retirada do registo genérico.
Exemplo de um registo da sub-biblioteca URLEC para fornecedor de sub-nível 010.
Muitos dos campos do formulário Conta são de leitura. A sua informação baseia-se no
registo de fornecedor genérico e o utilizador não pode alterar esta informação. Só os campos
Números de Conta, Condições Ass. e Percentagem podem ser especificamente definidos para o
registo de fornecedor de sub-nível URLEC. O seu administrador do sistema pode determinar que
campos são apenas de leitura e quais podem ser definidos especificamente para o fornecedor
de sub-nível. Quando atribui o fornecedor 010 a um registo de encomenda URLEC, a
informação por defeito do registo de fornecedor será tirada do registo de fornecedor de subnível URLEC. Se não existir um registo de fornecedor de sub-nível que corresponda à
encomenda da sub-biblioteca/unidade de encomenda, o sistema utilizará a informação do
fornecedor genérico.
1.10.13.
Porquê utilizar o botão Sub-biblioteca/Unidade de Encomenda Permitida por
Fornecedor?
Se o seu sistema está definido para trabalhar com um fornecedor de dois níveis, não tem
de utilizar o botão Sub-biblioteca/Unidades de Encomenda na Lista de Fornecedores para definir
sub-bibliotecas/unidades de encomenda permitidas para o fornecedor. Assim que um registo de
fornecedor de sub-nível é criado para uma sub-biblioteca/unidade de encomenda específica,
pode atribuir este fornecedor de sub-nível às encomendas cujas sub-bibliotecas/unidades de
encomenda correspondam ao fornecedor de sub-nível da sub-biblioteca/unidade de
encomenda.
Para aqueles sistemas qe não trabalham com fornecedores de dois níveis:
Utilize o botão Sub-biblioteca/Unidades de Encomenda para atribuir sub-bibliotecas/unidades de
encomenda permitidas ao fornecedor. O sistema deixará atribuir um fornecedor a uma
encomenda apenas se a sub-biblioteca/unidade de encomenda do fornecedor corresponder à
sub-biblioteca/unidade de encomenda da encomenda. Se não seleccionar nenhuma subbiblioteca/unidade de encomenda para um fornecedor, as encomendas para todas as subbibliotecas/unidades de encomenda podem ser atribuídas a este fornecedor.
1.10.14.
No que consiste os orçamentos?
Esta função é opcional devendo ser utilizada apenas para os leitores que pretendam
controlar os orçamentos . Antes de efectuar quaisquer encomendas, deve primeiro criar uma
lista de orçamentos, usando o módulo de Administração. Após ter sido criado, um orçamento
pode ser transferido para uma encomenda.
Esta funcionalidade permite modificar orçamentos, efectuar atribuições de verbas e
transferências, visualizar hipotecas e facturas registadas para um orçamento, autorizar um
leitor a movimentar orçamentos, e hierarquizar orçamentos.
1.10.15.
Como aceder aos orçamentos?
para activar a função Orçamentos.
Clique no ícone
1.10.16.
Como ver o sumário dos orçamentos?
Quando activa a função Orçamentos, é-lhe proposto que seleccione um orçamento. A janela
Código Orçamento é mostrada, em que permite-lhe recuperar um orçamento, ou um conjunto
de orçamentos, por Código de orçamento, por Pesquisa por caracteres de substituição, por
Conjunto de orçamentos, ou por Ordenação de orçamentos.
Depois de efectuar a pesquisa vai lhe ser apresentado o sumário orçamento.
Esta janela mostra as características principais do(s) orçamento(s) seleccionado(s). Pode
ver, mas não alterar, a informação deste ecrã.
O ecrã está dividido em duas partes. A primeira parte de cima mostra os principais
componentes do(s) orçamento(s) seleccionado(s). A segunda parte de baixo da janela
apresenta as sub-divisões do código do objecto do orçamento.
Quando a pesquisa recupera um conjunto de orçamentos, o Sumário dos Orçamentos inclui
todos os orçamentos recuperados como se fossem um só.
1.10.16.1. Como fazer pesquisa por ordenação de orçamentos?
A pesquisa por ordenação de orçamentos possibilita-lhe recuperar, por código fonte do
orçamento, todos os orçamentos sub-relacionados. Por exemplo: Se o orçamento CIÊNCIAS2001 é um orçamento que provém do orçamento EXACTAS-DESDE-2001 e o orçamento
EXACTAS-DESDE-2001 provém do orçamento MATEMÁTICA-2001, uma pesquisa por hierarquia
de orçamentos de CIÊNCIAS-2001 recuperará um sumário de orçamentos que inclui os
seguintes orçamentos: CIÊNCIAS-2001, EXACTAS-DESDE-2001, MATEMÁTICA-2001.
Se o orçamento não tiver "descendentes" a pesquisa será efectuada como se tivesse
escolhido o filtro "Por código de orçamento".
1.10.16.2. Como fazer pesquisa por caracteres de substituição?
A pesquisa por caracteres de substituição permite-lhe seleccionar um conjunto de
orçamentos inserindo um código parcial de orçamentos e um asterisco *. Por exemplo, A*-2001
recuperará todos os orçamentos que se iniciem com a letra "A" e terminem em "-2001".
Depois de seleccionar o(s) orçamento(s), será apresentado o sumário orçamento.
1.10.16.3. O que significam os botões do sumário do orçamento?
Se for mostrado um só orçamento, estão disponíveis os seguintes botões.
Pode alterar a Informação sobre um Orçamento. Para tal, prima Modificar. O Formulário da
Informação dos Orçamentos será visualizado para que o preencha.
1.10.16.3.2. Transacções
Para ver uma lista de transacções (incluindo quantias alocadas, hipotecadas, transferidas,
facturadas, e assim sucessivamente), clique em Transacções. (Isto permitir-lhe-à ainda indicar
se um valor é para ser debitado ou creditado a este orçamento.)
1.10.16.3.3. Imprimir
Para imprimir o sumário dos orçamentos, prima Imprimir.
1.10.16.3.4. Sub-biblioteca/Unidades de encomenda
Este botão é chamado tanto Sub-biblioteca como Unidades de Encomenda, dependendo do
seu sistema de aquisições estar definido para trabalhar quer com sub-bibliotecas quer com
unidades de encomenda. Clique no botão Sub-biblioteca/Unidades de Encomenda para atribuir
uma ou mais sub-bibliotecas/unidades de encomenda ao orçamento. O sistema permitir-lhe-à
atribuir um orçamento a uma encomenda apenas se o orçamento da sub-biblioteca/unidade de
encomenda se assemelhar à encomenda da sub-biblioteca/unidade de encomenda. Se não
seleccionar qualquer sub-biblioteca/unidade de encomenda, será atribuído um orçamento a
todas as sub-bibliotecas/unidades de encomenda.
1.10.16.4. O que significam os campos do sumário do orçamento?
Ter em atenção que se a janela de Sumário de orçamentos apresenta um sumário de mais
do que um orçamento, alguns campos ficarão vazios.
1.10.16.4.1. Tipo de Orçamento
O tipo de orçamento é meramente informativo. Os vários tipos são definidos pelo
Bibliotecário. Alguns exemplos de tipos de orçamentos, tais como, REG – Regular, INB –
Interno, SPE – Especial, RES – Pesquisa, CLS - Orçamento balanceado.
1.10.16.4.2. Estado do Orçamento
Um orçamento pode estar activo (AC) ou não-activo (NA). Uma encomenda colocada sob
um orçamento não-activo ficará bloqueada.
1.10.16.4.3. Valor máx. acima/abaixo das verbas comprometidas
Valor máximo de verbas comprometidas de um orçamento, acima ou abaixo do balanço
estimado do orçamento. Este campo depende dos controlos: Expressado como Percentagem e
Limitar Conforme Verba Comprometida/Despesa.
1.10.16.4.4. Valor máx. acima/abaixo da despesa
Valor máximo pelo qual o orçamento pode ser debitado (ou seja, facturas pagas), acima e
para além do balanço estimado do orçamento. Este campo também depende dos controlos:
Expressado como Percentagem e Limitar Conforme Verba Comprometida/Despesa.
1.10.16.4.5. Limitar conforme verba comprometida/despesa
Este controlo permite-lhe definir se a quantia (ou percentagem) registada nos campos Valor
Máx. Acima/Abaixo das Verbas Comprometidas e Valor Máx. Acima/Abaixo da Despesa é uma
verba ACIMA ou uma verba ABAIXO.
1.10.16.4.6. Balanço estimado
Quando o balanço estimado é calculado, as verbas comprometidas são subtraídas. A
equação é Balanço estimado = totais alocados - (pagos + não-pagos + verbas comprometidas).
1.10.16.4.7. Balanço actual
Quando o balanço actual é calculado, as verbas comprometidas não são subtraídas. A
equação é Balanço actual = totais alocados - (facturas pagas + não-pagas).
1.10.16.4.8. Totais transferidos
Soma de todas as transferências de entrada menos todas as transferências de saída.
1.10.16.4.9. Verba despendida
Este campo define a percentagem das alocações totais usadas para despesas (facturas
pagas e não-pagas). Por exemplo: Se a alocação total for de 1000.00 Euros e a despesa de
400.00 Euros então este campo terá o valor de 40%.
1.10.16.4.10. Verba despendida + verba comprometida
Este campo define a percentagem da alocação total usada para verbas despendidas e
comprometidas. Por exemplo: Sendo a alocação total 1000.00 Euros, o valor da verba
comprometida 200.00 Euros e o da verba despendida 400.00 Euros, então neste campo o valor
será de 60%.
1.10.17.
Como modificar o sumário dos orçamentos?
Ao escolher Modificar no sumário do Orçamento, aparece o Formulário de Informação do
Orçamento, permitindo registar informação administrativa sobre um orçamento. O Formulário
de Informação do Orçamento está dividido em duas partes, acedíveis escolhendo o separador
para cada parte. Quando terminar de preencher ambas as partes, prima Actualizar.
Quando o utilizador selecciona o separador Ecrã Informativo 1, aparece o seguinte
ecrã.
Esta é a data em que o registo foi aberto . É preenchido utomaticamente pelo sistema.
1.10.17.1.1.2. Orçamento externo
Se este orçamento for parte de uma autoridade administrativa maior, insira aqui o código
de orçamento para essa autoridade.
1.10.17.1.1.3. Código
O código de orçamento é o código único pelo qual o sistema identifica o orçamento. Pode
conter até 20 caracteres alfanuméricos. O formato recomendado é codigo-ano, por exemplo,
HISTÓRIA-1998. Este formato não é obrigatório mas se os seus orçamentos são anuais,
permitir-lhe-à utilizar várias funcionalidades que requerem o formato código-ano.
1.10.17.1.1.4. Orçamento mãe
Opcional. Se existir um Orçamento mãe, escrever aqui o seu código. Utilizando o
Orçamento mãe e para Relatórios de Facturas. Se existir uma origem do orçamento no campo
Orçamento mãe e este controlo estiver verificado, então a origem do orçamento (pai) é
reportada no relatório de facturas em vez de no próprio orçamento.
1.10.17.1.1.5. Utilizar orçamento mãe para relatório
Se existir uma origem ainda mais primária (avô), o orçamento final reportado é constituído
pela origem (pai)/mae (avô) onde o campo Utilize Orçamento mãe para Relatório de Facturas
não é verificado. Se o controlo não é verificado, o orçamento ele próprio será reportado no
Relatório de Facturas.
1.10.17.1.1.6. Tipo de orçamento
O tipo de orçamento é apenas para informação. Se não se escolher um tipo de orçamento,
é assumido, por defeito, o primeiro da lista. Os vários tipos são definidos pelo Bibliotecário.
Alguns exemplos de tipos de orçamentos são, REG – Regular, INB – Interno, SPE – Especial,
RES – Pesquisa e CLS - Orçamento balanceado.
1.10.17.1.1.7. Estado do orçamento
O orçamento pode ser activo (AC) ou não-activo (NA). Uma encomenda que for colocada
num orçamento não-activo ficará boqueada. Se não se escolher o tipo de orçamento, é
assumido o valor activo (AC) por defeito.
1.10.17.1.1.8. Válido de/válido até
Insira as datas entre as quais as encomendas podem ser colocadas sob o orçamento. Uma
encomenda ficará bloqueada se for colocada fora do período válido.
1.10.17.1.1.9. Nota 1-4
Cada nota pode ter até 100 caracteres.
1.10.17.1.1.10. Grupos de orçamentos
Os Grupos de Orçamentos são utilizados para combinar vários orçamentos num só grupo de
forma a produzir um relatório nos orçamentos. Seleccione um grupo do menu em baixo. Por
exemplo, pode pretender ter grupos separados para tipos de materiais, departamentos e
faculdades. Neste caso, um orçamento particular, chamado Periódicos de Biologia-1998, pode
estar combinado com o Grupo Periódicos, com o Grupo Departamento de Biologia, e com o
Grupo Faculdade de Ciências.
1.10.17.1.1.11. Nome
Este é o nome do orçamento. Esta informação é opcional. Pode inserir até 60 caracteres.
1.10.17.1.1.12. Departamento
Esta informação é opcional.
Quando o utilizador selecciona o separador Ecrã Informativo 2, aparece o seguinte
ecrã.
1.10.17.2.1.1. Código do objecto
Seleccione os apropriados códigos do Objecto para o orçamento. Até 20 códigos do objecto
podem ser ligados ao orçamento. Os códigos do objecto podem ser usados para a criação de
hierarquias dentro do orçamento e para classificar despesas. Se a utilização do código do
objecto for obrigatória (dependendo da parametrização do seu sistema), então o código do
objecto deve estar relacionado com um item factura e deve alcançar os cógigos do objecto do
orçamento atribuído. Se não seleccionar nenhum código do objecto, 'Tudo' é verificado
automaticamente. A lista de códigos do objecto pode ser definida pelo seu bibliotecário.
1.10.17.2.1.2. Valor máx. acima/abaixo das verbas comprometidas
Este é o valor máximo de verbas comprometidas de um orçamento, acima ou abaixo do
balanço estimado do orçamento. Este campo também depende dos controlos: Expressado como
Percentagem e Limitar Conforme Verba Comprometida/Despesa. Por exemplo, quando o
balanço estimado é de $100, se o Valor Máx. Acima/Abaixo das Verbas Comprometidas é de
$20, então o controlo Limitar Conforme Verba Comprometida/Despesa não se verifica (i.e., na
realidade este campo é Máximo Acima da Verba Comprometida), portanto as verbas
comprometidas acima de $120 podem ser feitas. Isto pode ser apresentado sob a de
percentagem (dependendo de se ter verificado o controlo Expressado como Percentagem). No
outro caso, se o campo Limitar Conforme Verba Comprometida/Despesa for controlado (i.e., na
realidade este campo é Máximo Abaixo da Despesa), então as verbas comprometidas acima de
$80 podem ser feitas. Isto pode ser apresentado sob a forma de percentagem (dependendo de
se ter verificado o controlo Expressado como Percentagem).
1.10.17.2.1.3. Valor máx. acima/abaixo da despesa
Este é o valor máximo pelo qual o orçamento pode ser debitado (ou seja, facturas pagas),
acima e para além do balanço estimado do orçamento. Este campo tambem depende dos
controlos: Expressado como Percentagem e Limitar Conforme Verba Comprometida/Despesa.
Por exemplo, quando o balanço estimado é de $100, se o valor máx. acima/abaixo da despesa
é de $20, então o campo Limitar Conforme Verba Comprometida/Despesa não está controlado
(i.e., na realidade este campo é Máximo Acima da Despesa), portanto as despesas acima de
$120 podem efectuar-se. Isto pode ser apresentado sob a forma de percentagem (dependendo
de se ter verificado o controlo Expressado como Percentagem). No outro caso, se o campo
Limitar Conforme Verba Comprometida/Despesa é controlado, (i.e., na realidade este campo é
Máximo Abaixo da Despesa), então as despesas acima de $80 podem ser efectuadas. Isto pode
ser apresentado sob a forma de percentagem (dependendo de se ter verificado o controlo
"Expressado como Percentagem").
1.10.17.2.1.4. Expressado como percentagem
A caixa de controlo Expressado como Percentagem trabalha em conjunto com os campos
Valor Máx.Acima/Abaixo da Verba Comprometida e Valor Máx. Acima/Abaixo da Despesa que
aparecem na janela abaixo da caixa de controlo. Se colocar uma marca na caixa, isto quer dizer
que a quantia escrita nos campos Valor Máx. Acima/Abaixo da Verba Comprometida e Valor
Máx. Acima/Abaixo da Despesa será tomada como uma percentagem da alocação. Por exemplo,
se o campo Valor Máx. Acima/Abaixo da Verba Comprometida é 20 e a alocação 1000, e o
utilizador coloca uma marca na caixa Expressado como Percentagem (para valores percentuais)
e não o faz na caixa Limitar Conforme Verba Comprometida/Despesa, o valor máximo acima da
verba comprometida será então de 20 por cento, ou 200, a ser acrescentado à alocação de
1000 para um total de 1200. Se, por outro lado, não assinalar na caixa, então o valor do campo
Valor Máximo Acima da Verba Comprometida será tomado como tal (não como uma
percentagem) e acrescentado à alocação. No exemplo apresentado a seguir, 20 mais 1000 é
igual a 1020.
1.10.17.2.1.5. Limitar conforme verba comprometida/despesa
Esta caixa de controlo permite-lhe definir se a quantia (ou percentagem) registada nos
campos Valor Máx. Acima/Abaixo da Verba Comprometida e Valor Máx. Acima/Abaixo da
despesa é uma quantia ACIMA ou uma quantia ABAIXO. Se o campo Limitar Conforme Verba
Comprometida/Despesa for controlado (estabelecido como "Abaixo";) isto significa que a
quantia/percentagem registada em Valor Máx. Acima/Abaixo da Verba Comprometida e Valor
Máx. Acima/Abaixo da Despesa deve ser subtraída do valor do balanço do orçamento e o
utilizador será "impedido" de registar uma verba comprometida relativa a uma encomenda ou
valor de factura quando o orçamento é fechado para ser completamente gasto. Se o campo
Limitar Conforme Verba Comprometida/Despesa não for controlado (estabelecido como
"Acima"), a quantia/percentagem registada em Valor Máx. Acima/Abaixo da Verba
Comprometida e em Valor Máx. Acima/Abaixo da Despesa deve ser acrescentado ao valor do
balanço do orçamento. Exemplos, O orçamento ARTE-2002 tem um balanço de 100 USD, e O
Valor Máx. Acima/Abaixo da Despesa é de 20%. A caixa de controlo Limitar Conforme Verba
Comprometida/Despesa é activada. O sistema permite ao utilizador gastar apenas 80 USD.
Assim, aqueles 20 USD ( 20%) permanecem intocáveis. Se a caixa de controlo Limitar
Conforme Verba Comprometida/Despesa NÃO for activada, então o sistema permitirá ao
utilizador gastar 120 USD (despesa acima dos 20%).
1.10.17.2.1.6. Orçamento anual
Se estiver a utilizar o formato código-ano (ver Ecrã Informativo 1), e tiver indicado que este
é um orçamento anual, então, no fim do ano orçamental, o valor restante será transportado
automaticamente para o orçamento do próximo ano. Note-se que todas as verbas
comprometidas e facturas ainda não pagas serão, também, transportadas.
1.10.18.
Como aceder à lista de transacções?
Ao seleccionar Transacções no Sumário do Orçamento, aparecerá uma Lista de
Transacções.
Esta janela lista as transacções para os orçamentos seleccionados, indicando se são
Créditos (C) ou Débitos (D).
Para visualizar apenas um tipo de transacção, prima o botão junto do tipo de transacção
desejado.
Existem seis tipos de transacções podem aparecer na lista, sendo eles, ALC (Alocações
Normais), CRO (Transferências de Anos Anteriores), ENC (Verbas Comprometidas), ILC
(Alocações Iniciais), INV (Facturas), e TRN (Transferências).
1.10.18.1. O que significam os botões da lista de transacções?
1.10.18.1.1. Alocar
Para alocar fundos para o orçamento seleccionado, prima Alocar.
1.10.18.1.2. Ver
Para ver detalhes acerca das transacções seleccionadas , prima Ver.
1.10.18.1.3. Imprimir
Para imprimir uma lista de transacções, prima Imprimir. Poderá escolher o tipo de
transacção (transferências, facturas pagas, etc.) que pretende imprimir.
1.10.18.1.4. Transferir
Para transferir fundos de um orçamento para outro, prima Transferir.
1.10.19.
Como alocar fundos ou visualizar detalhes de uma transacção, através do
formulário de transacções?
Quando se selecciona Alocar ou Ver na Lista de Transacções, aparece o Formulário de
Transacções.
Este formulário pode ser utilizado para alocar fundos ou para visualizar detalhes de uma
transacção. Os campos que aparecem neste formulário dependem do tipo de transacção
seleccionada. A captura do ecrã a seguir mostrado é um exemplo do Formulário de Transacções
para Alocações. Parte dos campos seguintes não aparecem na captura do ecrã, uma vez que
não são parte da transacção da alocação mas estão relacionados com outros tipos de
transacções de orçamentos. Os campos que não sejam explicativos por si só são descritos em
baixo.
1.10.19.1. O que significam os campos do formulário de transacções?
1.10.19.1.1. Código de orçamento
O sistema preenche automaticamente este campo.
1.10.19.1.2. Data
O sistema preenche automaticamente a data corrente, mas se o utilizador estiver a alocar
fundos, pode mudar a data. Prima a tecla F9 para determinar qual o formato que está a ser
utilizado para a data. Por exemplo, não existe diferença visual no formulário entre os formatos
dia/mês/ano e mês/dia/ano. Primindo F9, poderá ainda mudar o formato de introdução de
datas.
1.10.19.1.3. Nome do Utilizador
Nome da pessoa que efectuou a transacção.
1.10.19.1.4.Tipo
Existem seis Tipos de transacções, são eles, ALC (Alocações Normais), CRO (Transferências
de Anos Anteriores), ENC (Verbas Comprometidas), ILC (Alocações Iniciais), INV (Facturas), e
TRN (Transferências).
1.10.19.1.5. Nota
Opcional.
1.10.19.1.6. Moeda
Moeda da alocação.
1.10.19.1.7. Data da moeda
Data da última alteração ao valor do câmbio da moeda.
1.10.19.1.8. Compromisso Original
Este é o valor inicialmente comprometido com a encomenda específica deste orçamento.
1.10.19.1.9. Taxa Explícita
Este campo aparece apenas nos tipos de transacções INV (factura). O sistema preenche
automaticamente a Taxa Explícita da Factura Geral, se existir uma Taxa Explícita.
1.10.19.1.10. Valor
Valor que está a ser cobrado ou creditado à biblioteca. Este Valor passa a zero quando o
Estado de Encomenda passa a, CLS (fechada), LC (cancelada pela biblioteca), VC (cancelada
pelo fornecedor), DNB (atrasada, sem verba), CNB (cancelada, sem verba).
Valor da factura, convertido para a moeda local.
Indica se o valor é deduzido ou adicionado ao balanço.
1.10.19.1.13. Número da encomenda
Este campo aparece apenas para transacções do tipo ENC (verba comprometida). Trata-se
do Número da Encomenda ao qual aquela verba foi comprometida.
1.10.19.1.14. Código de fornecedor
Este campo apenas aparece para transacções do tipo INV (factura). Trata-se do código do
fornecedor ao qual a factura foi atribuída.
Este campo aparece apenas para transacções do tipo INV (factura). Refere-se ao Número
de Factura Geral.
1.10.19.1.16. Item linha
Número do item linha que aparece no ecrã "Factura Geral & Items Linha."
1.10.19.1.17. Pago
Indica se a factura já foi ou não foi paga.
1.10.20.
Como fazer uma transferência de orçamento?
Quando prime Transferir na Lista de Transacções, é mostrado o seguinte ecrã.
Pode também aceder à janela de Transferência de Orçamento seleccionando a opção
Transferir entre Orçamentos no menú Administração no módulo de Aquisições do GUI. Para
transferir verbas de um orçamento para outro, ao utilizador deve ser permitido efectuar
transferências em ambos os orçamentos: aquele que transfere de e aquele que transfere para.
Para transferir fundos de um orçamento para outro, preencha o formulário e prima OK.
Nota – O campo "Nota" é opcional. Pode ter até 200 caracteres.
1.10.21.
No que consiste a hierarquia orçamental?
Os orçamentos podem ser definidos numa estrutura hierárquica. Esta estrutura pode ser
utilizada online no GUI, permitindo diferentes serviços e a produção de relatórios.
1.10.22.
Para que serve o campo orçamento mãe no formulário de informação do
orçamento?
O campo Orçamento mãe/pai aparece no formulário de Informação dos Orçamentos, Ecrã
Informativo 1. Quando um orçamento tem uma hierarquia superior (um pai), escreva ou
seleccione da lista o código de orçamento pai.
O sistema suporta ainda "orçamentos avós", tal como é explicado no exemplo. Ex.: O
orçamento ARTE tem um orçamento "filho" :ARTE-A. ARTE-A é pai de ARTE-B. Neste exemplo,
ARTE tem um filho (ARTE-A) e um neto (ARTE-B).
A estrutura deve, ser, em ARTE-B, entrar em ARTE-A no campo Orçamento mãe. Em ARTEA, entrar ARTE no campo Orçamento mãe. Em ARTE, ou seja. o orçamento avô, deixar vazio o
campo Orçamento mãe.
1.10.23.
Como utilizar o campo orçamento mãe para relatório?
A caixa de controlo Utilizar Orçamento Mãe para Relatório aparece no formulário de
Informação dos Orçamentos, Ecrã informativo 1. Se o orçamento mãe é reportado no campo
Orçamento mãe e se esta caixa está verificada, então o orçamento mãe é reportado no
relatório de facturas em vez de o ser no próprio orçamento. Se houver um avô, o orçamento
reportado no fim será o primeiro pai/avô onde a caixa de controlo Utilizar Orçamento mãe para
Relatório não é verificada. Se a caixa de controlo não for verificada, o próprio orçamento será
reportado no Relatório de Facturas e não o seu antepassado.
Exemplo, O orçamento HISTÓRIA-ASSEMBLEIA é um orçamento pai de 2 orçamentos,
HISTÓRIA-A e HISTÓRIA-B. As transacções de facturas para os orçamentos são, HISTÓRIA-A $5.00, HISTÓRIA-B - $10.00. Se em ambos os orçamentos, HISTÓRIA-A e HISTÓRIA-B, o
Utilizar Orçamento mãe para Relatório é definido como Sim (verificado), então o Relatório de
Facturas mostrará: $15 de despesa em HISTÓRIA-ASSEMBLEIA. Se em ambos os orçamentos,
HISTÓRIA-A e HISTÓRIA-B, O Utilizar Orçamento mãe para Relatório é definido como Não (não
verificado), então o Relatório de Facturas mostrará: $5 de despesa em HISTÓRIA-A $10 de
despesa em HISTÓRIA-B. Se HISTÓRIA-A é definido como Não no Utilizar Orçamento mãe para
Relatório e HISTÓRIA-B é definido como Sim, o relatório mostrará HISTÓRIA-ASSEMBLEIA $10
e HISTÓRIA-A $5.
1.10.24.
Como recuperar hierarquia orçamental no GUI?
No módulo de Aquisições do GUI um orçamento pode ser recuperado por hierarquia
orçamental. Para tal seleccionar a opção Por Hierarquia Orçamental no ecrã Informação de
Orçamentos e preencher o código do orçamento mãe (pai/mãe).
Em resultado deste procedimento, o sistema mostrará a janela Sumário de Orçamentos que
inclui informação sobre toda a árvore de orçamentos. (Se o orçamento não tiver filhos, será
como se tivesse escolhido o filtro Por Código de Orçamentos.)
Exemplo, se ARQUITECTURA-2001 for o orçamento mãe/pai de ARQUITECTURA-A-2001, e
ARQUITECTURA-A-2001 o mãe/pai de ARQUITECTURA-B-2001, quando procurar o orçamento
ARQUITECTURA-2001 usando a opção Por Hierarquia Orçamental, receberá informação de
orçamentos (balanços, etc.) para ARQUITECTURA-2001, ARQUITECTURA-A-2001 e
ARQUITECTURA-B-2001.
1.10.25.
Como utilizar o campo orçamento mãe para fazer formulários de recuperação
geral, sumários de orçamentos, e listas de encomendas por orçamento?
Primeiro seleccione YES no campo Utilizar orçamento mãe para relatório, no sumário de
orçamento.
Para além da opção de reportar o orçamento mãe no relatório de facturas, pode também
escolher a opção Utilizar Orçamentos Hierárquicos nos formulários de recuperação geral,
sumários de orçamentos, e listas de encomendas por orçamento.
1.10.25.1. Hierarquia orçamental no formulário de recuperação geral
Quando se recuperam encomendas a partir dos seus orçamentos, o utilizador pode
especificar a utilização de orçamentos de uma encomenda específica (Utilizar orçamento mãe
para relatório=Não) ou qualquer um dos orçamentos pais/avós Utilizar orçamento mãe para
relatório=Sim).
1.10.25.2. Hierarquia orçamental no sumário de orçamentos
O Relatório de Sumário de Orçamentos assegura hierarquia através dos seguintes dois
campos, Balanço por Hierarquia e Expandir Orçamentos em Hierarquia.
O campo Balanço por Hierarquia é um marcador Sim/Não. Se o "Sim" for seleccionado, vai
determinar que todos os totais são calculados, não num só orçamento, mas antes no
orçamento e em todos os seus descendentes. Complementarmente, uma lista dos seus
descendentes é visualizada no final da secção.
O campo Expandir Orçamentos em Hierarquia é um marcador Sim/Não. Se o "Sim" for
seleccionado, todos os descendentes são visualizados imediatamente à direita dos orçamentos
origem. Os orçamentos descendentes são visualizados tendo à frente sinais de adição ("+"),
respeitando à sua hierarquia baseada na profundidade.
Para ter um relatório totalmente hierárquico de um orçamento específico: Seleccionar um
só código de orçamento do campo Código de Orçamento. Seleccionar "Sim" em ambos os
campos: Balanço por Hierarquia e Expandir Orçamentos em Hierarquia.
1.10.25.3. Hierarquia orçamental na lista de encomendas por orçamento
O utilizador pode escolher pôr a correr este serviço em modo hierárquico (Utilizar
orçamento mãe para relatório=Sim) para que o relatório também incida sobre os orçamentos
pais/avós.
1.10.26.
Autorizações para os orçamentos dos utilizadores
As autorizações dos utilizadores para um orçamento são atribuídas no módulo de
Administração do GUI. O botão Orçamentos na janela Privilégios é usado para atribuír
permissões ao utilizador.
1.10.27.
No que consistem as encomendas?
Para além de encomendar materiais, esta função permite comprometer verbas em
orçamentos para uma encomenda, registar a chegada de material e registar facturas.
1.10.28.
Como aceder à lista de índice das encomendas?
Para iniciar uma nova encomenda ou modificar uma já existente seleccione, a partir do
Menu Principal, na opção Encomendas, Pesquisa por índice, Pesquisa, ou Número de
Encomenda.
Pode, também, primir o ícone
ALT+I) ou o ícone
para obter o índice de encomendas (sequência de teclas
para obter o número de encomenda (sequência de teclas ALT+O).
A Lista de Índice de Encomendas permite ao operador ordenar registos segundo vários
índices, tais como número de encomenda, código do fornecedor, etc., e escolher o registo
sobre o qual pretende trabalhar.
A Lista de Índice de Encomendas oferece várias opções que facilitam a escolha da
encomenda desejada, tais como, Ordenação e Digite uma palavra.
Ordenação – Pode optar por ter a lista filtrada por um dos diferentes índices, como o
número de encomenda ou o código do fornecedor. A caixa "Combinação Exacta" determina se
apenas as entradas exactamente iguais ao ponto de partida serão visualizadas na Lista de
Índice de Encomendas. Em complemento, pode visualizar apenas aquelas encomendas
relacionadas com uma determinada sub-biblioteca, estado da encomenda, tipo de encomenda,
etc. Pode, ainda, visualizar encomendas enviadas a um fornecedor durante um perído de tempo
específico (definido nas datas da encomenda "de" "até"). Se deixar em branco a data "até",
serão visualizadas todas as datas.
Estatuto do Fornecedor – Para assegurar que o filtro estado do fornecedor trabalha
apropriadamente, após a actualização do estado do fornecedor no registo do fornecedor, pôr a
correr o procedimento Reler Índice de Encomendas.
Digite uma palavra – Pode saltar para um ponto da lista em particular, digitando o início do
texto do índice no campo destinado a este efeito e carregando em Enter ou primindo o botão
Filtro releitura.
1.10.29.
O que significam os botões da lista de índice das encomendas?
1.10.29.1. Confirmar
Para ver a lista de encomendas do item seleccionado e para realizar qualquer função
relacionada com a encomenda, prima Confirmar.
1.10.29.2. Encomenda
Para ler mas não alterar os detalhes da encomenda seleccionada, prima Encomenda.
1.10.29.3. Log encomenda
Para visualizar o histórico de todas as actividades relacionadas com a encomenda
seleccionada (como uma alteração no Estado da Encomenda), ou para acrescentar uma entrada
na lista, prima Log encomenda.
1.10.29.4. Imprimir encomenda
Para imprimir a encomenda seleccionada.
1.10.29.5. Filtro releitura
Se inseriu texto num campo (em vez de escolher a partir de um menu), deve primir o botão
Filtro releitura para activar o filtro. São visualizadas as entradas relevantes.
1.10.29.6. Limpar
Para limpar todos os filtros dos índices.
1.10.30.
Como aceder à lista das encomendas?
Quando um utilizador selecciona um registo, na lista de índices das enomendas, aparece a
seguinte janela.
Este ecrã lista as encomendas relacionadas com um registo administrativo em particular.
Se o seu Administrador de Sistema determinou que a coluna "soma das verbas estimadas" deve
ser visualizada, o sistema permite apresentar a encomenda dividida em três partes, a primeira
indica o custo estimado que foi indicado na criação da encomenda, a segunda é a diferença
entre o custo estimado aquisições – Encomendas.
1.10.31.
Como fazer uma catalogação rápida no módulo de aquisições?
Outro modo de chegar à janela Lista de Encomendas do registo Admin. é através da opção
Catalogação Rápida no módulo de Aquisições do GUI, barra de Menus – Encomendas ->
Catalogar encomenda.
Depois de seleccionar a opção Catalogar encomenda é visualizada a janela Catalogação
encomenda.
Esta janela é usada para uma catalogação sumária do registo com um mínimo de
informação. Uma vez preenchido este formulário e primido OK, a janela Lista de Encomendas
ADM fica visível. Então, pode acrescentar uma nova encomenda a este registo.
Nota: Esta tabela tem de ser editada na base BIBliográfica (para a criação do registo
BIBliográfico) e na base ADMinistrativa (para a criação do registo ADMinistrativo).
1.10.32.
Como aceder ao formulário da encomenda?
Quando se selecciona Acrescentar, Modificar ou Duplicar na Lista de Encomendas ADM, é
visualizado o Formulário de Encomendas. Este formulário está dividido em três partes,
acessíveis primindo o separador respectivo. Notar que a parte Informação da encomenda é
diferente, dependendo do tipo de encomenda: monografia, periódico ou encomenda pendente.
1.10.32.1. Separador informação da encomenda
Quando se prime o separador Informação de Encomenda, é apresentado o seguinte ecrã.
1.10.32.1.1. O que significam os botões da informação da encomenda?
1.10.32.1.1.1. Confirmar
Quando tiver acabado de preencher todos os campos, prima Confirmar.
1.10.32.1.1.2. Por defeito
Se desejar gravar os valores inseridos para o tipo de material, sub-biblioteca, método de
aquisição e código do fornecedor e torná-los valores por defeito para as próximas novas
encomendas, prima Por Defeito. Os valores são guardados por posto de trabalho. Os valores
salvaguardados são, o Nº. de encomenda 2, o Nº. de encomenda 3, o Grupo orçamento, a Subbiblioteca, o Método de aquisição, o Tipo de material, o Código do fornecedor, a Referência do
fornecedor, a Nota do fornecedor urgente, Proponente Acção, a Aprovação, o N.º de unidades,
a Chegada esperada em Reclamações em batch.
Podem, também, ser guardados por defeito três campos adicionais especiais, a
Colecção, o Orçamento comprometido e o Estado da Encomenda.
Será visualizada uma mensagem de confirmação adicional se estes campos não estiverem
vazios quando se guardam os dados pré-definidos. Estes três campos só podem ser guardados
quando se trata de uma nova encomenda ou quando se duplica uma já existente, enquanto
todos os outros podem ser guardados ao Modificar.
De notar que quando é activado o botão Guardar Dados Por Defeito, a maior parte da
informação inserida acerca do fornecedor (os campos específicos são apresentados a seguir)
não será copiada quando se Adiciona ou Duplica um registo. A informação inserida nesses
campos será retirada do Registo de Fornecedor. Complementarmente, será inserido um novo
EDA, calculado com base no tipo de entrega. Os campos cujos valores são copiados do registo
de Fornecedor, são o Tipo de carta, o Tipo de entrega da encomenda, o Tipo de entrega,
Enviar carta por Câmbio, as Condições acordadas, e a Percentagem.
Se pretender apagar todos os valores pré-definidos, seleccione Ficheiro -> Apagar valores
por defeito encomendas, no menu principal.
Se pretender que o sistema calcule e mostre o valor local com base nas taxas de câmbios
activas, prima Actualizar.
1.10.32.1.2. O que significam os campos da informação da encomenda?
1.10.32.1.2.1. Encomenda nº 1
O sistema atribui automaticamente um número de encomenda mas este pode ser alterado
se assim o desejar, desde que esse número não exista já. O Administrador do Sistema é
responsável por configurar os contadores para os números de encomenda.
1.10.32.1.2.2. Encomenda nº 2
Opcional. Este campo é utilizado para atribuir um número de encomenda adicional.
1.10.32.1.2.3. Encomenda nº 3
Opcional. Serve para atribuir um grupo de autorizações ao qual pertence o operador do
módulo.
1.10.32.1.2.4. Estado da encomenda
A encomenda poderá estar num dos seguintes estados:
NEW – Pedido de encomenda nova. Ainda não processada.
WP - À espera de processamento. Estado intermédio entre o estado NEW e o estado PS.
PS - Processamento iniciado. Este estado pode ser utilizado para indicar à agência central
de compras que a encomenda está pronta a ser processada.
WB - À espera de confirmação de orçamento.
QSV - Obter informações antes de enviar a encomenda.
CNB - Cancelada, sem orçamento. Este estado cancela o valor comprometido. Se for
alterado para um estado que indica que a encomenda pode ser enviada (ex.: RSV Pronta a
enviar ao fornecedor), o valor comprometido é reactivado.
DNB - Adiada, sem orçamento. Este estado cancela o valor comprometido. Se for alterado
para um estado que indica que a encomenda pode ser enviada (ex.: RSV Pronta a enviar ao
fornecedor), o valor comprometido é reactivado.
RSV - Pronta a enviar ao fornecedor.
SV - Encomenda enviada ao fornecedor. Quando é impressa uma nota de encomenda, o
estado da encomenda é automaticamente actualizado para SV.
VC - Encomenda cancelada pelo fornecedor. Este estado cancela o valor comprometido. Se
o estado for alterado para um estado indicando que a encomenda pode ser enviada (ex.: RSV
Pronta a enviar ao fornecedor), o valor comprometido é reactivado.
LC - Encomenda cancelada pela biblioteca. Este estado cancela o valor comprometido. Se o
estado for alterado para um estado indicando que a encomenda pode ser enviada (ex.: RSV
Pronta a enviar ao fornecedor), o valor comprometido é reactivado.
CLS - Encomenda fechada. Se o estado de chegada do material estiver completo e a factura
paga (estado de pagamento é Pago), o sistema automaticamente actualiza este estado para
CLS.
Nota: O administrador do sistema pode enriquecer a lista de estados de encomenda
disponíveis. Estes estados não serão próprios do sistema. O operador terá que actualizar
manualmente os Estados de Encomenda.
1.10.32.1.2.5. ISBN encomenda
Opcional. Se o ISBN/ISSN estiver disponível no Registo Bibliográfico (campos 020/022 do
USMARC, 540/542 no MAB, 010/011 no UNIMARC e 021/022 no DANMARC), o sistema insere
automaticamente o ISBN/ISSN no Formulário da Encomenda (se tiver chegado ao Formulário
da Encomenda seleccionando Adicionar ou Duplicar na Lista de Encomendas). Se o sistema não
o fizer, o operador pode fazê-lo.
Quando existe mais do que um campo ISBN/ISSN no registo BIB, pode-se seleccionar o
valor relevante a partir de um menu no campo Encomenda por ISBN/ISSN.
1.10.32.1.2.6. Grupo orçamento
Opcional. É um campo definido para a base ADM. Por exemplo, o Administrador do Sistema
pode querer usar este campo para agrupar encomendas por grupos de trabalho ou por
departamento. Se pretender gravar o valor inserido para o Grupo de Encomenda e copiá-lo
para cada novo formulário de encomenda que abrir, prima o botão Guardar Dados Por Defeito.
1.10.32.1.2.7. Data abertura
Esta é a data em que a encomenda foi iniciada. Esta data é preenchida automaticamente
pelo sistema.
1.10.32.1.2.8. Data estado
Esta é a data da última alteração ao estado. Preenchida automaticamente pelo sistema.
1.10.32.1.2.9. Data encomenda
Esta é a data em que a encomenda foi enviada ao fornecedor. É actualizada
automaticamente pelo sistema e o estado da encomenda automaticamente actualizado para SV.
1.10.32.1.2.10. Estado da factura "completa"
Este campo surge apenas quando uma Linha da Factura desta encomenda é registada. Se a
factura estiver completa (Estado da factura CMP-completa), active esta opção. Se espera
receber mais facturas desta encomenda (Estado da factura é PTL-parcial), deixe a caixa em
branco.
Para facturas incompletas, o sistema continua a debitar o valor comprometido do
orçamento até que a factura esteja completa. Quando isso acontece, se o valor facturado for
diferente do valor comprometido, o orçamento é debitado de acordo com o valor facturado.
Para Encomendas Pendentes, o Estado da Factura é sempre "não-completa".
Use esta caixa para alterar um estado de factura existente.
1.10.32.1.2.11. Estado de chegada "completa"
Este campo só aparece quando foi registada uma Chegada. Se todas as unidades para esta
encomenda tiverem chegado (o estado de Chegada é CMP-completa), active esta opção. Caso
contrário (estado de Chegada é PTL-parcial), deixe-a em branco.
Para Encomendas Pendentes, o Estado de Factura é sempre "não-completa".
Utilize esta caixa para alterar um estado de chegada já existente.
Seleccione o tipo de material do item encomendado. Se desejar gravar o valor inserido e
usá-lo como valor por defeito para as novas encomendas, prima o botão Por Defeito.
Seleccione a sub-biblioteca a que a encomenda pertence. Se desejar gravar o valor inserido
e usá-lo como valor por defeito para as novas encomendas, prima o botão Por Defeito.
1.10.32.1.2.14. Unidade de encomenda (apenas para sistemas que trabalhem com
unidades de encomenda)
Campo obrigatório para os sistemas definidos para trabalhar com unidades de encomenda.
Seleccione a unidade de encomenda ao qual a encomenda pertence. Se pretender gravar o
valor inserido para a unidade de encomenda e copiá-lo para as novas encomendas, prima o
botão Por Defeito.
1.10.32.1.2.15. Método de aquisição
Seleccione o método de aquisição do item. Se desejar gravar o valor inserido e usá-lo como
valor por defeito para as novas encomendas, prima o botão Por Defeito. As opções disponíveis
são, P - Compra (Purchase), A - Consulta (Approval), G - Oferta (Gift), E - Permuta (Exchange),
D - Depósito (Deposit), O - Outro (Other), Q – Pré-Pago, PF - Livre de Encargos (Purchase
Free) - possibilita uma redução no preço de até 100 por cento.
1.10.32.1.2.16. Proponente
Se a encomenda for para um utilizador específico, insira o seu ID aqui. O sistema imprimirá
o endereço do utilizador na nota de encomenda. Se pretender gravar o nome do proponente e
utilizar esses dados como pré-definidos, prima o botão Por Defeito.
1.10.32.1.2.17. Envio directo
Se pretender que a encomenda seja enviada directamente para o utilizador acima
mencionado, active esta caixa. Se pretender guardar o valor inserido neste campo, de modo a
fazer parte dos dados pré-definidos, prima o botão Por Defeito.
1.10.32.1.2.18. Nome do proponente
O sistema preenche este campo automaticamente, quando é seleccionado um proponente
válido.
1.10.32.1.2.19. Tipo de envio
Se foi considerado um proponente este campo é apresentado. Poderá, então, seleccionar o
tipo de envio relativo a esta encomenda. As opções de envio são:
Nenhum - sem tipo de envio definido .
Enviar Directamente - escolher esta opção se pretender que a encomenda seja enviada
directamente ao Proponente. Neste caso, o sistema imprimirá o endereço do proponente na
nota de encomenda. Se existir uma aprovação para o envio directo, inserir o ID no campo ID
do Responsável.
Gerar Reserva - escolher esta opção se pretender que a encomenda seja enviada para o
endereço da biblioteca e que seja efectuado um pedido de reserva do exemplar encomendado.
Se pretender guardar o valor inserido neste campo, para ser um valor pré-definido, prima o
botão Por Defeito.
1.10.32.1.2.20. ID aprovação
Este campo está disponível apenas quando foi inserido um ID Proponente. Se existir uma
aprovação relativa a esta encomenda proposta, introduzir neste campo o ID da pessoa que
aprova a encomendai. Pode seleccioná-lo a partir da lista de requerentes, clicando no botão à
direita do campo. Se pretender guradar o ID Responsável inserido para utilizá-lo como dado
pré-definido, prima o botão Por Defeito.
Pode inserir um comentário com até 200 caracteres.
1.10.32.2. Separador fornecedor
Quando se prime o separador Fornecedor, é apresentado o seguinte écrã. Ter em atenção
que a Informação sobre o Fornecedor varia, consoante o tipo de encomenda, se for
monografia, publicação em série ou encomenda pendente.
1.10.32.2.1. O que significam os campos do fornecedor?
Seleccione um fornecedor da lista primindo o botão no lado direito do campo. Em
alternativa, pode inserir um código de fornecedor escrevendo-o no campo respectivo. Depois
não se esqueça de confirmar, fazendo Enter. Dese modo, as informações relativas ao contacto
do fornecedor, tipo de entrega da encomenda, forma de envio e tipo de carta serão extraídas
do registo do Fornecedor e inseridas no separador Fornecedor deste Formulário de Encomenda.
Assim que a encomenda é enviada, a data de Reclamação será inserida e calculada, com base
no tipo de entrega.
Nota: Se o sistema estiver parametrizado para usar um fornecedor de dois níveis, os
campos que extraem os seus valores pré-definidos do registo de fornecedor utilizarão o
apropriado registo de sub-nível do fornecedor da sub-biblioteca/unidade de encomenda, se
existir. Se um tal registo não existir, o sistema utilizará a informação do registo geral. O subnível pode ser sub-biblioteca ou unidade de encomenda (dependendo da parametrização do
sistema).
Se pretender guardar o Código do Fornecedor para utilizá-lo como dados pré-definidos,
prima o botão Por Defeito. Note que apenas o Código do Fornecedor será copiado, e não outras
informações acerca do Fornecedor, sejam elas tipo de entrega da encomenda, forma de envio
ou tipo de carta.
1.10.32.2.1.2. Nome do fornecedor
Depois de seleccionar um código de fornecedor, o sistema preencherá automaticamente o
nome do fornecedor.
1.10.32.2.1.3. Referência do fornecedor
Ao fornecedor pode ser atribuído um número (referência) especial de acordo com o
material. Usado especialmente em periódicos.
1.10.32.2.1.4. Nota do fornecedor
Pode inserir um comentário com até 200 caracteres.
1.10.32.2.1.5. Contacto do fornecedor
Nome da pessoa com quem se contacta. O sistema preencherá automaticamente o campo
Contacto 1, o qual surge no registo do fornecedor e que é passível de ser alterado. O Contacto
do Fornecedor está, também, disponível no menú que apresenta os 5 nomes de contacto que
surgem no registo do fornecedor.
Este é o formato no qual a encomenda é enviada ao fornecedor. Por exemplo, pode ser
uma lista de encomendas ou uma carta relativa a uma única encomenda. O sistema preencherá
automaticamente este campo como valor existente no registo do fornecedor, podendo, no
entanto, ser alterado. Se seleccionar LI (de Lista), ED (de EDI), ou LE (de Carta) os campos
"Tipo de Carta" e "Enviar carta por" desaparecerão da janela pois já não são importantes.
1.10.32.2.1.7. Tipo de carta
Este campo está activo quando se selecciona LE (de Carta) para o Tipo de Entrega da
Encomenda. Para o Tipo de Carta, seleccione a nota de encomenda que deve ser impressa. O
tipo de carta tem de ser compatível com o tipo de envio ("Enviar Carta por"), isto porque o tipo
de carta pode ter um comando no seu formulário para enviar a carta por e-mail.
1.10.32.2.1.8. Enviar carta por
Seleccione a forma como pretende enviar a nota de encomenda. Ter em atenção que a
escolha deve ser compatível com a opção seleccionada no campo "Tipo de carta". Por exemplo,
se escolher uma nota de encomenda cujo template inclui o comando para enviar essa nota de
encomenda por email, deve assegurar-se que a opção "Enviar carta por" email está definida.
1.10.32.2.1.9. Forma de envio
Este é o método de envio do material pelo fornecedor à biblioteca.
1.10.32.2.1.10. Data de reclamação (para monografias)
A não ser que seja introduzida uma determinada data, o sistema calculará a data de
reclamação assim que é enviada a encomenda, de acordo com o tipo de entrega do material,
sendo o atraso definido no registo do fornecedor. Desta forma, o sistema continuará a
actualizar a data de reclamação automaticamente se as reclamações das encomendas forem
sendo processadas em batch (em lote), através da função "Relatório e Cartas de Reclamação"
no menú de Serviços. Se, pelo contrário, as reclamações das encomendas forem processadas
manualmente, então (clicando no botão Reclamações na janela da Lista de Encomendas) a data
da reclamação só será actualizada se tal for especificamente salientado pelo bibliotecário no
formulário "Enviar Nova Reclamação".
1.10.32.2.1.11. Reclamações em batch (para monografias)
Se activar esta opção o sistema enviará reclamações relativas à encomenda quando a
função "Relatório e Cartas de Reclamação" for posta a trabalhar no menú de Serviços. Se o não
fizer, a única forma de enviar uma reclamação sobre a encomenda será manualmentei, clicando
no botão Reclamações na janela da Lista de Encomendas. Se pretender guardar a informação
inserida neste campo de Reclamações em Batch e utilizá-la como dados pré-definidos prima o
botão Por Defeito.
1.10.32.2.1.12. Urgente
Se se tratar de uma encomenda urgente, active esta opção. Se pretender guardar a
informação inserida prima o botão Por Defeito.
1.10.32.2.1.13. Subscrição de-até (para periódicos e encomendas pendentes)
Insira as datas entre as quais a biblioteca irá receber o periódico. Prima a tecla F9 para
determinar qual o formato que está a ser utilizado actualmente para as datas. Repare que não
existe diferença visual entre o formato dia/mês/ano e o formato mês/dia/ano.
1.10.32.2.1.14. N.º máx. de dias até à chegada (para encomendas pendentes)
Este campo especifica o número máximo de dias para recepção de volumes previamente
encomendados. Se não forem recepcionados quaisquer volumes, será então o limite máximo de
dias desde que foi criada a encomenda e enviada ao fornecedor. Posteriormente pode pedir a
criação de um relatório sobre Encomendas Pendentes, com o fim de se proceder ao envio de
reclamações ao fornecedor. Para tal utilize a opção "Encomendas Pendentes a Reclamar" no
menú de Serviços. Se pretender guardar a informação inserida neste campo e utilizá-la como
dados pré-definidos prima o botão Por Defeito.
1.10.32.2.1.15. Ciclo orçamental (para periódicos e encomendas pendentes)
Este campo permite configurar um ciclo para a cabimentação de orçamentosi: Se
colocarmos "1", então cada orçamento anual é cabimentado. Se colocarmos "2", qualquer outro
orçamento anual será cabimentado; "3", um orçamento será cabimentado de três em três anos,
e por aí fora. Por exemplo, se o orçamento seleccionado BIOLOGIA-2000 tem um Período de
Orçamento "2", então o orçamento BIOLOGIA-2000 será cabimentado para a subescrição,
enquanto o orçamento anual BIOLOGIA-2001 não será cabimentado. (Na realidade, BIOLOGIA2000 cobre dois anos.) Assim, o próximo orçamento a ser cabimentado para a subescrição é o
orçamento BIOLOGIA-2002 (depois de activar a função Renovar Cabimentações das
Encomendas no menú de Serviços).
1.10.32.2.1.16. Data de renovação (para periódicos e encomendas pendentes)
Indique, neste campo, a data de renovação ou cancelamento da assinatura.
1.10.32.3. Separador Quantidade e Preço
Quando prime o separador Quantidade e Preço é apresentado o seguinte ecrã.
1.10.32.3.1. O que significam os campos da quantidade e preço?
1.10.32.3.1.1. Número de unidades
Insira o número de unidades encomendado. Este valor será impresso na nota de
encomenda. Se pretender guardar o valor inserido e utilizá-lo como dados pré-definidos prima o
botão Por Defeito.
1.10.32.3.1.2. Preço unitário
Insira o preço por unidade.
1.10.32.3.1.3. Preço total
Se o preço unitário foi inserido, o sistema calculará automaticamente o preço total,
multiplicando o número de unidades pelo preço unitário.
1.10.32.3.1.4. Extenso
Esta nota será impressa na nota de encomenda para indicar ao fornecedor quantas cópias
ou volumes pretende. Atenção: uma encomenda pode ser para mais do que um cópia. Pode
inserir até 200 caracteres.
1.10.32.3.1.5. Criar exemplares
Se pretender que o sistema crie automaticamente os exemplares, active esta opção. Caso
contrário, desactive-a.
1.10.32.3.1.6. Colecção de exemplares
Quando um novo exemplar é criado e a opção "Criar Registos de Exemplares" está
assinalada, é possível determinar a Colecção de Exemplares neste menú.
1.10.32.3.1.7. Moeda
Seleccione a moeda na qual a factura será enviada ao fornecedor. A primeira moeda
definida no registo do fornecedor será utilizada por defeito. Prima a seta para seleccionar uma
das moedas do fornecedor, tal como se definiu no formulário de Informação do Fornecedor.
Existe uma lista de moedas e respectivas abreviaturas normalizadas na Ajuda em linha.
1.10.32.3.1.8. Preço
Insira uma estimativa do custo da encomenda para que o valor comprometido para o item
possa ser debitado do orçamento. O preço inserido deverá estar na moeda do fornecedor. O
Preço Total é imediatamente copiado se este campo for deixado em branco.
Os campos Percentagem do formulário do Fornecedor e do formulário de Encomenda
permite valores até 3 dígitos mais duas casas decimais [nnn.nn]. Isto faz com que as
percentagens sejam expressas até 100.00%.
O seguinte erro pode ocorrer se o sinal for "-" e a PERCENTAGEM superior a 100 : " As
Percentagens não deverão ser superiores a 100.00 de redução".
Se o sistema não estiver parametrizado para poder funcionar com um preço final de zero,
não poderá atribuir uma redução de 100% ao método de Aquisição "P - Purchase(Compra)"
porque o preço final é zero. Se o método de Aquisição relativo à encomenda for "PF", o sistema
deixa passar por cima deste parâmetro. Por exemplo, se o sinal for "-" e a Percentagem 100,
não ocorrerá qualquer erro.
1.10.32.3.1.10. Preço final
Preço final = preço +/- percentagem, se o orçamento ou orçamentos associados com esta
encomenda já dispõem de verbas comprometidas, e se o preço final é alterado depois, o
sistema automaticamente alterará as respectivas verbas comprometidas.
1.10.32.3.111. Preço local
O preço na moeda local será calculado pelo sistema segundo a seguinte fórmula: Preço na
moeda do fornecedor X Elementos X Valor de câmbio = Preço na moeda local
1.10.32.3.1.12. Nota ao preço
Pode inserir uma nota até 100 caracteres.
1.10.32.3.1.13. Orçamento
Se apenas pretender cabimentar um só orçamento, utilize esta opção para o indicar. Para
escolher da lista, prima o botão no lado direito do ecrã. Se pretender cabimentar a encomenda
a mais do que um orçamento, não preencha este campo. Utilize a Lista de Encomendas,
seleccione a encomenda e depois prima o botão Orçamento. Preencha o formulário
apresentado.
1.10.33.
Como enviar encomendas aos fornecedores?
Existem várias formas de efectuar o envio de encomendas aos fornecedores, utilizando a
opção Enviar no ecrã da Lista de Encomendas, ou no menu Serviços -> Order and claims ->
Send list of orders to a vendor, ou no menu Serviços -> Order and claims -> Send EDI orders
to a vendor.
Quando se selecciona a opção Enviar na Lista de Encomendas, podem acontecer diversas
coisas dependendo dos dados da encomenda.
A encomenda pode ser impressa e ser enviada manualmente para o fornecedor. Isto
acontece se o Tipo de Envio da Encomenda for LE (Carta). O sistema imprimirá/enviará por email a encomenda e alterará o estado para SV (enviada ao fornecedor). Se a carta for enviada
por e-mail, deve confirmar se existe um endereço de e-mail no registo do fornecedor. Caso
contrário, a lista será escrita num ficheiro de impressão.
A encomenda será incluída numa lista de encomendas se o Tipo de Entrega da Encomenda
for LI (Lista). Clicando no botão Enviar o estado da encomenda passa a RSV (pronta a ser
enviada ao fornecedor). A função " Send list of orders to a vendor " efectua o agrupamento de
todas as encomendas com o estado RSV e com o tipo de envio LI e gera um ficheiro para
enviar ao fornecedor. Quando esta função é executada, o estado da encomenda é alterado para
SV (Enviada ao Fornecedor).
A encomenda pode ser enviada por EDI para o fornecedor. Isto acontece se o fornecedor
tiver associado a si um código EDI e o Tipo de Envio da Encomenda for "ED", tal como foi
definido no formulário da Encomenda. Se a Forma de Envio da Encomenda for ED (de EDI),
clicando em Enviar o estado da encomenda será alterado para RSV (ready to send to
vendor/pronta a ser enviada ao fornecedor).
A encomenda é introduzida num ficheiro em formato EDItEUR e enviada ao fornecedor por
EDI, quando for executada a operação " Send EDI orders to a vendor " no menu Serviços.
Nesse momento, o estado da encomenda passa a SV (enviada ao fornecedor).
1.10.34.
Como ver a cabimentação dos orçamentos?
Quando é primido o botão Orçamento no ecrã Lista de Encomendas, é apresentada a
seguinte janela Cabimentação 50.
Este ecrã mostra a verde os orçamentos utilizados na cabimentação desta encomenda. É
possível cabimentar uma encomenda a mais do que um orçamento. Orçamentos cabimentados
em anos anteriores são visualizados a vermelho.
A coluna "Quantia Cab/Act" mostra o total cabimentado em duas partes. A primeira parte
com a cabimentação original baseada numa estimativa. E a segunda parte com a diferença
entre o valor estimado e o registado, resultado do registo de uma factura. Este valor é indicado
como Valor Activo. (Este Valor passa automaticamente a zero quando a factura é dada como
"completa".)
1.10.34.1. O que significam os botões da cabimentação dos orçamentos?
Utilize esta opção para atribuir um novo orçamento à encomenda, preenchendo o campo
"Orçamento" e depois primindo o botão Adicionar Orçamento.
1.10.34.1.2. Cabimentar
Utilize esta opção, para atribuir verbas adicionais a um orçamento.
1.10.34.1.3. Apagar
Utilize esta opção para apagar um orçamento lançado.
1.10.34.1.4. Balanço
Utilize esta opção para visualizar o balanço relativo a um orçamento seleccionado.
1.10.34.1.5. Cancelar
Utilize esta opção para fechar a janela.
1.10.34.2. O que significam os campos da cabimentação dos orçamentos?
1.10.34.2.1. Orçamento
Este é o código do orçamento que pretende cabimentar. Clique na seta no lado direito do
campo para escolher a partir duma lista de orçamentos.
1.10.34.2.2. Por cabimentar
Este é o valor que quer cabimentar ao orçamento seleccionado. Por defeito o sistema
coloca o valor em falta, embora possa inserir uma percentagem do preço estimado no campo
Per. Cabimentação.
1.10.34.2.3. Perc. cabimentação
Se quiser cabimentar uma percentagem a determinado orçamento pode utilizar este campo.
Se preencher este campo, deixe em branco o campo Por cabimentar.
1.10.34.2.4. Valor estimado, valor moeda local e câmbio encomenda
Este é o valor total da encomenda em moeda local. Não pode alterar esta informação.
1.10.34.2.5. Total cabimentado
Se tiverem sido atribuídos um ou mais orçamentos para pagar a encomenda, este campo
indica o valor total cabimentado.
1.10.35.
Como cancelar encomendas?
Pode cancelar uma encomenda primindo o botão Imprimir na Lista de Encomendas e
seleccionando o botão "Imprimir carta cancelamento fornecedor e clique Ok. O estado da
encomenda passará a "LC". A carta de cancelamento será sempre impressa como uma carta
individual.
Pode, também, cancelar as encomendas editando o Estado da encomenda. As opções que
cancelam a encomenda são, VC (Cancelada pelo fornecedor), LC (Cancelada pela biblioteca) ou
CNB (Cancelada - sem orçamento).
Estes estados cancelam automaticamente qualquer verba cabimentada nos orçamentos da
encomenda alterada. Se o estado for alterado para um estado que permita o envio da
encomenda, é reactivado o orçamento cabimentado.
1.10.36.
Como eliminar encomendas?
Existem dois métodos para apagar encomendas do sistema, através da Lista de
encomendas e através da Pesquisa de encomendas novas e canceladas (Encomendas -> Índice
encomendas novas ou canceladas). Esta opção permite apagar apenas as encomendas cujos
estados sejam, New (Nova); LC (Cancelada pela Biblioteca); VC (Cancelada pelo Fornecedor) e
CNB (Cancelada - Sem Orçamento).
1.10.36.1. Como apagar uma encomenda através da lista de encomendas?
Pode apagar uma encomenda seleccionando-a na Lista de encomendas e primindo o botão
Apagar. Caso haja Exemplares/Chegadas/Reclamações/Facturas associados à encomenda, é-lhe
pedido que volte a confirmar a eliminação.
1.10.36.2. Como apagar encomenda através da pesquisa de encomendas novas e
canceladas?
Esta janela é acedível no módulo de Aquisições, através do comando Índice de Encomendas
Novas ou Canceladas no menu Encomendas.
Depois de seleccionada esta opção é apresentada a seguinte janela.
Esta lista possibilita a pesquisa de encomendas com os estados New(Nova); LC
(Canceladapela Biblioteca); VC (Cancelada pelo Fornecedor) e CNB (Cancelada - Sem
Orçamento) e a eliminação de encomendas (se tiver permissões para tal).
A lista pode ser filtrada por, tipo de encomenda, grupo de encomendas, código de
fornecedor, e tipo de material. É possível, também, vizualizar encomendas que tenham sido
criadas num determinado período de tempo (definido em data de encomenda "de" e "até" data
de abertura). Os filtros para os estados das Encomendas são NEW, LC, VC, e CNB.
1.10.36.2.1. O que significam os botões da pesquisa de encomendas novas e canceladas?
Para aceder à lista de encomendas do exemplar seleccionado, e executar um certo número
de funções relacionadas com uma encomenda, escolha esta opção.
Através desta opção pode ler, mas não alterar, os detalhes relativos à encomenda.
1.10.36.2.1.3. Histórico
Para aceder à lista de procedimentos relacionados com a encomenda (como uma alteração
no estado da encomenda), ou para acrescentar uma entrada na lista, escolha esta opção.
1.10.36.2.1.4. Imprimir
Escolha esta opção para imprimir informação sobre a encomenda seleccionada.
1.10.36.2.1.5. Pesquisar
Prima este botão para activar a pesquisa. Serão apresentados os resultados relevantes.
1.10.36.2.1.6. Limpar
A utilização deste botão limpa os filtros.
1.10.36.2.1.7. Apagar
Para apagar encomendas, seleccione aquelas que pretende apagar e clique em Apagar.
Para seleccionar várias encomendas, use a opção Ctrl / Shift.
Caso faça uma selecção individual pode Imprimir/Visualizar/Confirmar o Histórico/Selecção
para Editar/Apagar a encomenda. A eliminação é um procedimento normalizado que significa
que o operador fica bloqueado no caso de não ter permissões para apagar as encomendas. Se
existirem Exemplares/Reclamações/Chegadas/Facturas associadas, o sistema apresenta uma
mensagem pedindo para reconfirmar a eliminação efectuada.
Caso faça uma selecção múltipla para apagar várias encomendas, o operador recebe, no
final da operação em causa, uma notificação sobre o número de eliminações bem sucedidas. Se
existir um Pedido de Reserva sobre a encomenda apagada, o sistema efectua uma impressão
de pedidos de reserva apagados.
1.10.36.2.1.8. Apagar tudo
Utilize esta opção para apagar todas as encomendas listadas. O sistema apenas apaga
aquelas encomendas que o operador está autorizado a apagar. Será, depois, notificado no final
da operação do número de eliminações bem sucedidas. Caso exista apenas uma entrada listada
e existirem Exemplares/Reclamações/Chegadas/Facturas associados a ela, o sistema pedirá
para reconfirmar a eliminação efectuada.
1.10.37.
Como ver o histórico das encomendas?
O Histórico guarda os vários procedimentos efectuados relacionados com as encomendas,
como uma alteração no Estado da Encomenda ou uma Próxima Data de Reclamação. Se
pretender acrescentar uma entrada, escolha a data da acção e o tipo de transacção, insira o
texto do histórico e depois prima Adicionar.
O botão Histórico está disponível em algumas das janelas do GUI-Aquisições, tais como,
Índice de encomendas, Lista de encomendas, Formulário de chegada e Formulário de linhas da
factura.Quando se clica no botão Histórico/Log encomenda, é apresentado o seguinte ecrã.
1.10.37.1. O que significam os botões do histórico das encomendas?
1.10.37.1.1. Remover data
Escolha esta opção se pretender pôr a zero a data de acção.
1.10.37.1.2. Filtro
Pode filtrar a lista por tipos de transacção. Para tal, verifique as caixas junto ao histórico
das transacções desejadas e prima o botão Filtro.
Se pretender adicionar uma entrada, escolha a data de acção, tipo de transacção e inserir o
texto do histórico, clicando depois em Adicionar.
1.10.37.2. O que significam os campos do histórico das encomendas?
1.10.37.2.1. Data de acção
Se adicionar um histórico manualmente, seleccione a data desta acção. Prima F9 para
ver/actualizar o formato da data.
1.10.37.2.2. Tipo de transacção
Com vista a adicionar uma transacção ao histórico, seleccione o tipo desejado a partir da
lista expandida. Existem 3 tipos de transacções que nunca são gerados automaticamente pelo
sistema, que são, a Nota geral que aparecerá apenas e só no Histórico, a Correspondência do
fornecedor, permite atribuir manualmente ao fornecedor uma resposta (até 2000 caracteres), a
Nota para o fornecedor (até 2000 caracteres), a qual será impressa na Nota de Encomenda e
na Lista de Encomendas, trata-se de um complemento à Nota enviada ao Fornecedor (até 100
caracteres) que pode ser inserida no Formulário da Encomenda, e a Nota assinatura.
Nota: O Histórico das Encomendas incluirá a informação do Histórico das Assinaturas
apenas se o número da encomenda for inserido no Registo de Assinaturas. Caso contrário, a
operação relativa a assinaturas ficará escrita apenas no Histórico das Assinaturas.
1.10.37.2.3. Texto log
Quando digita uma entrada pode criar uma quebra de linha a qualquer momento, primindo
Ctrl+Enter.
Nota: quando um registo de encomenda é movimentado, de um registo ADM para outro
(utilizando a PESQUISA no Map. Nav.), todos os registos existentes no histórico de encomendas
com ele relacionados são, também, movidos, sendo criado um novo registo de histórico de
encomendas indicando a data de acção e o número de encomenda antigo/número ADM e qual
a proveniência dessas informações.
1.10.38.
Como mover os registos ADM?
A janela de Navegação do GUI OPAC permite mover o exemplar e/ou as encomendas e/ou
os registos de assinatura dos periódicos de um registo ADM para outro. Se tiver um registo
duplicado BIB (e, portanto, um registo ADM duplicado), pode mover os registos a partir daquele
com ADM incorrecto para o que tem ADM correcto. Pode adicionar um número de registo BIB à
janela do Map. Nav. e depois seleccionar e arrastar para mover o item e/ou os registos de
encomendas de um registo para outro.
Notar que esta característica não é afectada pelo número de ADMs involvidos (ou seja, um
ou múltiplos ADMs). É possível saltar de um registo ADM para outro dentro da mesma base
ADM.
Deverão ser tomados em linha de conta aspectos relativos à janela de Navegação do GUI
OPAC, que são, no Módulo de Pesquisa (GUI OPAC), quando é visualizado um registo completo,
existe um botão "Adicionar ao Map NAV", podem-se adicionar vários registos BIB à mesma
visualização do MAP NAV, e por fim no frame do lado esquerdo da janela do MAP NAV, é
possível seleccionar e arrastar exemplares, encomendas, assinaturas de periódicos e até mesmo
determinado exemplar que esteja emprestado. O sistema move, também, o registo de
empréstimos relevante.
1.10.39.
Como fazer multi-encomendas (para monografias)?
Este procedimento pode ser dividido em duas partes consecutivas. A primeira parte na
criação de registos ADM e encomendas de monografias num ficheiro de registos BIB (por
exemplo, um ficheiro de registos recebidos de um fornecedor e actualizados na base de dados).
Este processo inicia-se com a activação do seguinte serviço de Aquisições: ADM Geral e Criação
de Encomendas (acq-24). A segunda parte na encomenda de volumes com títulos múltiplos,
despachando uma encomenda que inclua todos os títulos requisitados e listando com
apropósito cópias para os pólos (sub-bibliotecas). Este procedimento pode ser iniciado a partir
do utilitário do GUI, acessível através da barra de menus do módulo de Aquisições Encomendas
-> Índices Multi-Encomendas.
Para fazer uma multi-encomenda veja os passos seguintes.
1.10.39.1. Passo 1 - Como criar registos ADM e encomendas de Monografias num ficheiro
de registos BIB?
Seleccione Serviços -> Other -> General ADM and orders criation.
Este serviço permite a criação de registos ADM e encomendas de Monografias num ficheiro
de registos BIB. Antes de pôr a funcionar este procedimento podem-se carregar novos registos
BIB utilizando o serviço: "Carregar Registos Catalogados”.
A Encomenda Número 2 é um campo obrigatório do serviço “General ADM and orders
criation”. A Encomenda Número 2 inserida, será atribuída a todas as encomendas criadas
utilizando este serviço “General ADM and orders criation”. Será utilizada como um número de
grupo de encomendas comum a todas as encomendas que foram criadas dentro do mesmo
serviço. Outros dois campos do serviço “General ADM and orders criation” são Sub-biblioteca e
Unidade de Encomenda (se o sistema estiver parametrizado para trabalhar com unidades de
encomenda), os quais serão atribuídos a todas as encomendas criadas. As novas encomendas
que foram criadas pelo serviço não estão completas (por exemplo, não têm um fornecedor
atribuído). Para completar o procedimento utilize o utilitário do GUI das AQUISIÇÕES chamado
Índice de Multi-Encomendas.
Exemplo de Utilização: Um fornecedor pode fornecer um CD-ROM contendo títulos de
monografias, informação bibliográfica e informação de preços que pode querer encomendar.
Utilize p-manage-18 para criar registos BIB e executar “General ADM and orders criation” para
gerar registos ADM e encomendas. O mesmo Número de Encomenda 2 será atribuído a todas
as encomendas criadas.
1.10.39.2. Passo 2 - Como fazer uma multi-encomenda?
Esta opção está acessível através do menu do módulo de Aquisições do GUI, em
Encomendas -> Índice Multi-Encomendas.
O operador deve preencher a Encomenda Número 2 e depois efectuar a pesquisa, em
Pesquisar. Resultado: será apresentada uma lista de todas as encomendas com o mesmo
Número de Encomenda 2 e estado NEW na lista de Índice de Multi-Encomendas. Nesta altura, o
operador pode escolher uma ou mais encomendas (utilizando as teclas Shift e Ctrl) e primindo
Encomenda. Para escolher todas as encomendas da lista, clique no botão Todas encomendas. O
próximo ecrã a ser aberto é o Formulário de Multi-Encomendas.
Este Formulário diz respeito a todas as encomendas seleccionadas da lista Índice anterior.
Neste formulário, seleccionar o fornecedor e o n.º de unidades, nota sobre a quantidade e
orçamento relativo a todas as encomendas. Por exemplo: Se seleccionar fornecedor: "SWETS",
N.º de unidades: "2" e Orçamento: "HISTÓRIA-2002", todas as encomendas desta multiencomenda terão "SWETS" como fornecedor, "2" como número de unidades, e "HISTÓRIA2002" como orçamento comprometido. Assim, é possível lidar com várias quantidades de
encomendas como se fossem uma só encomenda (sem ter que registar formulários de
encomendas separados para cada uma delas). Existe, também, no formulário de MultiEncomendas, uma caixa para a Criação de Registos de Exemplares. Se pretender que o sistema
crie, automaticamente, registos de exemplares por cada cópia encomendada, assegure-se que
a caixa está assinalada. Assim que fizer OK, serão efectuados procedimentos, tais como:
- Cálculo do preço total de toda a multi-encomenda. O sistema extrai o preço dos registos
BIB (campo 021, subcampo c, no MARC 21 ou campo 010, sub-campo d no UNIMARC); a
moeda do Registo do Fornecedor (campo Moeda 1) e os campos Termo Acordado e
Percentagem do Registo do Fornecedor são, também, tidos em consideração para calcular
qualquer disconto/valor percentual adicionado. É emitida uma mensagem com o preço
acumulado, podendo então optar-se por parar ou continuar.
- Uma transacção orçamental do tipo ENC (valor comprometido) é efectuada por cada
encomenda.
- É impressa uma Lista de Multi-Encomendas é impressa para ser enviada ao fornecedor, e
o estado da encomenda é alterado de NEW para SV (Sent to Vendor).
- Os índices de Aquisições são actualizados.
- Se a caixa "Criar Exemplares" estiver assinalada, abre-se o Formulário de MultiExemplares.
Utilize o Formulário de Exemplares Múltiplos para distribuir as cópias entre as subbibliotecas e as colecções. Por exemplo, se inserir 5 no N.º de Unidades no formulário de MultiEncomendas (ex.: 5 cópias esperadas por cada encomenda), utilize o Formulário de Exemplares
Múltiplos para distribuir as cópias (ex.: 2 cópias para a sub-biblioteca UARCV, colecção Geral, 1
cópia para a sub-biblioteca UARCV, colecção Referência e 1 cópia para a sub-biblioteca UHLTH,
colecção Geral). Assim que fizer OK, serão criados exemplares.
Nota: Todas as encomendas criadas e enviadas pelo procedimento multi-encomendas serão
assinaladas na caixa Reclamações em Batch. De igual modo, a Forma de Envio é tirada do
campo Envio 1 do registo do fornecedor, sendo a Data de Reclamação calculada de acordo com
o campo Atraso no Envio 1 do registo do fornecedor.
O procedimento multi-encomendas é, então, dado como concluído. As reclamações,
chegadas, facturas e todas as mais actividades relacionadas com estas encomendas terão que
ser tratadas separadamente por cada encomenda.
Para recuperar encomendas da mesma multi-encomenda, utilize o Índice de Encomendas:
Percorra a lista por índice GON (Número de Grupo de Encomenda). O índice apresentará todas
as encomendas cujo campo Número de Encomenda 2, esteja especificado no índice Ponto de
Partida. Esta recuperação pode, também, ser afectada pelas encomendas que foram criadas
pelo procedimento “General ADM and orders criation” mas cujo procedimento de multiencomendas ainda não esteja finalizado (ex.: aquelas encomendas que não foram tratadas pelo
Índice de Multi-Encomendas no módulo GUI de AQUISIÇÕES).
1.10.40.
No que consiste o EDI?
EDI significa Electronic Data Interchange (Intercomunicação de Dados em Formato
Electrónico) e é uma padronização relativa a comunicações directas, tratando de mensagens
entre sistemas computadorizados. O EDI é um componente do processo de Aquisições no
ALEPH. O ALEPH suporta dois tipos de mensagens por EDI, o Envio de encomendas relativas a
monografias e a encomendas pendentes aos seus fornecedores, e a Recepção de facturas dos
fornecedores relativas a encomendas de Periódicos.
Futuramente, o sistema assegurará outros tipos de mensagens por EDI, tais como o envio
de reclamações relativas a encomendas de periódicos e à recepção de respostas a reclamações.
Existem vários standards sobre o envio de mensagens por EDI. O ALEPH 500 trabalha com
o standard EDI EDIFACT (D96.A) EANCOM, o qual é gerido por EDItEUR. O EDIFACT é um
standard EDI mundial, suportado pelas Nações Unidas a partir de Genebra. O EANCOM é um
subsidiário do formato integral EDIFACT. O EDItEUR é um consórcio pan-Europeu patrocinado
pelo European Bureau of Library, Information and Documentation Associations, pela Federation
of European Publishers, e pela European Booksellers Federation. O EDItEUR possui membros
nos USA, Japão, África do Sul e Israel. Coordena o desenvolvimento das mensagens por EDI,
sua implementação e utilização bem como projectos sobre dados bibliográficos e standards de
edição electrónica.
1.10.41.
Como editar o registo do fornecedor?
O bibliotecário das Aquisições é responsável por editar o Registo do Fornecedor que contém
a informação necessária para o envio de mensagens por EDI. Para tal, tem de seguir os
seguintes 5 passos.
1.10.41.1. Passo 1
. A Lista de
No módulo de Aquisições ou de Administração do GUI, activar o ícone
Fornecedores é visualizada.
1.10.41.2. Passo 2
Na Lista de Fornecedores, seleccionar o Fornecedor desejado e primir Modificar. Se o
vendedor desejado não constar da lista, primir Adicionar. Em ambos os casos, será apresentado
o formulário de Informação do Fornecedor.
1.10.41.3. Passo 3
No formulário de Informação do Fornecedor, seleccionar o separador informação geral.
1.10.41.3.1. O que significam os campos do separador informação geral?
1.10.41.3.1.1. Código EDI
Inserir o código de Fornecedor EDI. O código de Fornecedor EDI pode ter até 35
caracteres.
1.10.41.3.1.2. Tipo EDI
Para enviar uma encomenda por EDI a um fornecedor, deverá também inserir o tipo de
código EDI. Estes tipos deverão ser suportados por EDItEUR (31B para US SAN, 014 para
EAN-13, 091 para ID atribuído pelo fornecedor, 092 para ID atribuído pelo cliente).
1.10.41.3.1.3. Nota
Recomenda-se que deixe o campo Nota vazio. Sempre que um receptor de EDI encontra
um campo em texto livre, a a encomenda é processada manualmente, o que poderá afectar o
tempo de processamento da mesma.
Veja no formulário do fornecedor, no separador informação geral.
1.10.41.4. Passo 4
No formulário Informação dos Fornecedores, seleccionar Conta.
1.10.41.4.1. O que significam os campos do separador conta?
1.10.41.4.1.1. Moeda 1-4
Este é o código de 3 caracteres que identifica unicamente a moeda. Actualizações e
extensas listas de moedas e respectivos códigos estão disponíveis via Web. O código de moeda
do fornecedor de EDI deve seguir a norma ISO 4217.
1.10.41.4.1.2. Encomenda entrega
Esta é a maneira pela qual a sua biblioteca envia a encomenda ao fornecedor. Assegure-se
que selecciona "ED" para EDI.
Assegure-se que selecciona "00".
1.10.41.4.1.4. Método de envio por EDI
Escolha o método de envio de encomendas por EDI ao fornecedor (FTP (ASCII), FTPBI
(binário)).
Outros campos, como Formato lista, Método envio carta e Método envio lista não são
relevantes para o EDI.
Veja no formulário do fornecedor no separador conta.
1.10.41.5. Passo 5
Quando tiver acabado de preencher o formulário de Informação sobre o fornecedor, prima
Actualizar. Regressará à Lista de Fornecedores.
1.10.42.
Como editar o endereço do fornecedor?
O bibliotecário da seccão de Aquisições é responsável por editar o endereço do fornecedor
EDI. O endereço do fornecedor EDI é usado para registar os detalhes do fornecedor EDI por
FTP.
Na Lista de Fornecedores, seleccionar o fornecedor desejado e primir o botão Morada.
Depois prima o quinto tabulador: Endereço EDI. Será apresentado o formulário de Endereço do
Fornecedor.
Este formulário será visualizado se o marcador for definido como "Sim".
Ao preencher o Endereço de EDI, usar os formatos, Campo endereço - linha 1: Endereço de
IP ou nome que o designa, Campo endereço - linha 2: Nome do remetente, ou Campo cidade:
Password.
Se o marcador for definido como "Não", é visualizado o seguinte ecrã.
O endereço de entrega da mensagem por EDI deve ser inserido no campo Endereço,
utilizando os formatos, Campo endereço - linha 1: Endereço de IP ou nome que o designa,
Campo endereço - linha 2: Nome do utilizador, ou Campo endereço - linha 3: Password.
Prima o botão Alterar e o registo do fornecedor está, agora, completamente definido para
EDI.
1.10.43.
Como preparar o envio de uma encomenda por edi?
No ALEPH, tanto as monografias como as encomendas pendentes podem ser enviadas aos
fornecedores por EDI. São necessários certos requisitos. Primeiro Efectuar o pré-requisito de
preparação. Segundo Editar o registo de encomenda por EDI para que seja incluída a
informação indispensável ao envio por EDI. E terceiro Activar a expedição das encomendas aos
fornecedores usando o serviço Send EDI orders to a vendor.
O bibliotecário da secção de Aquisições é responsável por editar o Registo da Encomenda
para que nele esteja incluída a informação necessária ao envio por EDI. Para tal, seguir os
seguintes passos.
1.10.43.1. Passo 1
Para iniciar uma nova encomenda ou modificar uma encomenda existente ir para o Menu
Principal. Na opção Encomendas -> Pesquisa por índice, Pesquisa (pesquisar registo), ou por
Número encomenda. Cada uma das opções permite-lhe recuperar a Lista de Encomendas do
Registo Administrativo. Pode também primir o ícone
para obter o índice de encomendas ou
para obter o número da encomenda.
o ícone
1.10.43.2. Passo 2
Na Lista de Encomendas do Registo Administrativo, seleccionar a encomenda de interesse e
primir Modificar. Se pretende criar uma nova encomenda, basta primir o botão Adicionar. Em
ambos os casos, o Formulário da Encomenda será visualizado.
1.10.43.3. Passo 3
Primir a opção Informação de encomenda, e é apresentado o seguinte ecrã.
1.10.43.3.1. O que significam os campos do separador informação de encomenda?
1.10.43.3.1.1. Estado encomenda
Ter a certeza que o Estado da Encomenda está definido como RSV (Ready to Send to
Vendor/Pronto para Enviar ao Fornecedor). Uma encomenda que esteja definida como
encomenda EDI muda automaticamente para RSV assim que a encomenda é seleccionada na
Lista de Encomendas do Registo Administrativo e primido o botão Enviar. Uma mensagem será,
então, visível: "a Encomenda será enviada por EDI quando o serviço estiver a funcionar" e o
estado da encomenda será definido como RSV. Em alternativa, pode alterar manualmente o
estado da encomenda para RSV.
É aconselhável deixar o campo Nota da Biblioteca vazio (bem como todos os outros campos
de notas em texto livre do registo da encomenda). Se não estiver vazio, a nota será enviada em
texto livre. Sempre que um destinatário EDI recebe uma mensagem em texto livre, a
encomenda passa a ser processada manualmente, o que pode afectar o tempo de
processamento da mesma.
Para ajuda em todos os outros campos, veja o formulário encomenda, do separador
informação encomenda.
1.10.43.4. Passo 4
Clique no separador Fornecedor, e é mostrado o seguinte ecrã.
1.10.43.4.1. O que significam os campos do separador fornecedor?
1.10.43.4.1.1. Código fornecedor
Seleccionar um Fornecedor definido como um fornecedor EDI.
Ter a certeza que está seleccionado "ED".
Para ajuda noutros campos, veja o formulário encomenda, no separador fornecedor.
1.10.43.5. Passo 5
Quando tiver acabado de preencher o formulário encomenda, prima Confirmar. A
encomenda está agora pronta para ser enviada por EDI.
1.10.44.
Como finalizar o envio de uma encomenda por edi?
Depois da encomenda estar preparada, pode ser enviada por EDI usando-se o serviço:
Serviços -> EDI -> Send edi orders to a vendor.
Esta função elabora um ficheiro no formato EDItEUR de novas encomendas do tipo
Monografia ou encomenda pendente e envia-o para o fornecedor.
As encomendas incluídas no ficheiro são as que têm o tipo de encomenda "ED" e estado da
encomenda "RSV" (pronta a ser enviada ao fornecedor).
Depois das encomendas terem sido enviadas, o Estado da Encomenda passa a SV (enviado
ao fornecedor).
Esta função pode ser identificada no Batch Log e no Batch Queue pelo nome p_acq_13.
1.10.44.1. O que significam os campos do formulário send edi orders to a vendor?
Indique qual o código do Fornecedor ao qual pretende enviar encomendas por EDI. Ter a
certeza que o fornecedor foi definido como um fornecedor EDI.
Escolha uma sub-biblioteca. O serviço deve funcionar separadamente por cada subbiblioteca.
1.10.44.1.3. Ficheiro de output
Campo opcional. Inserir o nome do ficheiro no qual pretende que o output seja guardado.
O ficheiro de output pode ser depois encontrado na directoria PRINT. Nota: Os nomes de
ficheiros de input e output devem ser inseridos em letras pequenas.
1.10.44.1.4. Horário
Indique o dia e a hora em que quer executar a rotina. O sistema utiliza um relógio de 24
horas, portanto, se pretende que o procedimento trabalhe às 11 pm, inserir "23".
1.10.45.
Como criar facturas gerais para encomendas de periódicos?
O ALEPH permite a criação de Facturas Gerais para encomendas de Periódicos carregando
ficheiros EDI dos fornecedores EDI (mensagem por EDI de tipo "INVOIC"). Com vista a
carregar facturas de Periódicos por EDI para o ALEPH devem ser seguidos certos passos.
Primeiro efectuar a preparação dos pré-requisitos. Segundo colocar os novos ficheiros EDI
fornecidos pelo fornecedor na directoria ./xxx50/edi/incoming. Terceiro activar o serviço de
Aquisições: Serviços -> EDI -> Load EDI messages. Quarto pôr a trabalhar o serviço
subsequente: Serviços -> EDI -> Process EDI incoming messages.
Para Carregar mensagens EDI (Load EDI messages), tem de seguir 3 passos. Primeiro
assim que um novo ficheiro EDI seja recebido do fornecedor colocá-lo na directoria
./xxx50/edi/incoming. Segundo activar o serviço de Aquisições: Serviços -> EDI -> Load EDI
messages. Esta função carrega os novos ficheiros EDI entrados que estão localizados no seu
servidor em ./xxx50/edi/incoming.
Esta função gera registos Z603 para mensagens por EDI. Cada ficheiro EDI contém,
normalmente, várias facturas gerais com vários items linha. Cada factura geral recebe um
número de mensagem o qual é accionado pelo contador last-edi-message (UTIL G/2 da base
ADM). Assim que o procedimento estiver completo, os ficheiros EDI são transferidos de
./xxx50/edi/incoming para ./xxx50/edi/processed. Esta função pode ser identificada no Batch
Log e no Batch Queue pelo procedimento Serviços -> EDI -> Load EDI messages. Terceiro
activar o serviço seguinte: Serviços -> EDI -> Process edi incoming messages.
Esta função carrega facturas de periódicos que tenham sido enviadas do fornecedor em
formato EDItEUR para o ALEPH. Importante: Antes de activar esta função é bastante
aconselhável exportar (fazer backup) os seguintes registos: Z77, Z75, Z68, Z601.
Assim que o procedimento estiver completo, as facturas gerais (Z77) e os items linha (Z75)
são criados para as encomendas de publicações periódicas (Z68) que correspondem aos dados
contidos nos ficheiros EDI. As transacções orçamentais (Z601) das encomendas respectivas são
actualizadas e os estados das facturas relativas às encomendas são alterados (se necessário).
As novas facturas dos Periódicos podem ser visualizadas e actualizadas através do GUI bem
como todas as outras facturas inseridas manualmente.
1.10.45.1.1. Tipo de mensagem
Mensagem de tipo EDI. Deve ser "factura"
Deve ser "Actualizar a partir de Z603".
Inserir código do fornecedor para limitar a função a trabalhar apenas para um fornecedor
específico ou deixar em branco para incluir todos os fornecedores.
Inserir código da sub-biblioteca para limitar a função a trabalhar apenas para uma subbiblioteca específica ou deixar em branco para incluir todas as sub-bibliotecas.
1.10.45.1.5. Tipo de formato
Deve ser EDItEUR.
1.10.45.1.6. Horário
Inserir o dia e a hora em que pretende que o procedimento ocorra. O sistema utiliza um
horário de 24 horas, portanto, se pretender que o procedimento se inicie às 11 pm, inserir "23".
1.10.46.
Quais as formas de emitir facturas?
Existem duas formas de se chegar a uma factura, pela encomenda e pela factura. Existe,
também, uma opção de criação de facturas gerais e linhas de débito para encomendas de
Periódicos, através do carregamento de ficheiros EDI dos fornecedores EDI.
1.10.47.
Como emitir factura pela lista de encomendas?
Na Lista de Encomendas, seleccione a que pretende visualizar e clique no botão Facturas. É
lhe apresentada a lista de facturas.
1.10.47.1. O que significam os botões da lista de facturas?
Utilize esta opção para registar detalhes sobre uma nova Linha da factura. Se não existir
uma factura geral, o sistema automaticamente criará uma.
Para modificar os detalhes de uma linha da factura, seleccione a linha pretendida e escolha
esta opção.
Para visualizar uma Factura Geral existente, seleccionar uma Linha de Débito e clique
Factura Geral. Será apresentada a janela Factura Geral e Linha de Débito. (Este botão está
disponível apenas se já existe uma Factura Geral.)
1.10.48.
Como emitir uma factura?
Para registar uma factura escolha o ícone
. É visualizada a seguinte janela.
Após seleccionar ou criar uma factura, aparece a seguinte janela.
O ecrã está dividido em três partes. A parte superior apresenta informação acerca da
Factura. Para actualizar esta informação, prima o botão Factura Geral. O centro da janela
mostra, para comparação, os valores líquidos e totais da Factura e de todos os Débitos de items
combinados. E a parte inferior da janela lista até 99999 linhas da factura. Os botões Modificar,
Apagar e Ver Encomenda estão relacionados com esta lista.
1.10.48.1. O que significam os botões da factura geral e linhas?
Para actualizar a informação da Factura, prima Factura Geral. Aparecerá o Formulário da
Factura .
1.10.48.1.2. Modificar nº. da factura
Este botão permite ao utilizador modificar o Número da Factura Geral. Primindo-o a janela
Número da Factura abre-se e aí deverá ser inserido o novo número. Caso algum dos seguintes
registos esteja relacionado com a Factura Geral, o procedimento actualizará também a
Transacção Orçamental, os débitos e o Registo do Item.
1.10.48.1.3. Apagar factura geral
Utilize esta opção para apagar uma factura, assim como todos os seus débitos.
Para adicionar um novo débito de items, prima Adicionar. Seleccionar ou escrever o número
em que está a registar um débito de items. Aparecerá oFormulário de Débito de Items.
Para modificar a informação para um débito de items, seleccione uma linha e prima
Modificar. Aparecerá o Formulário de Débito de Items.
1.10.48.1.6. Eliminar
Utilize esta opção para apagar uma linha da Factura Geral. Ser-lhe-à perguntado se tem a
certeza que pretende eliminar a linha.
Para ver a informação acerca da encomenda associada a um item, seleccione a linha e
prima Ver Encomenda.
Para visualizar a lista de eventos registados relacionados com a encomenda (como, por
exemplo, uma modificação no Estado da Encomenda), ou para adicionar uma entrada na lista,
prima Histórico.
1.10.49.
Como aceder ao formulário factura geral do separador factura?
Ao primir o botão Factura Geral no ecrã Factura e Débitos de Items, aparece o Formulário
da Factura, que permite registar linhas provenientes de várias encomendas (débitos). O
formulário tem duas partes, acedíveis primindo cada um dos separadores no topo da janela.
1.10.49.1. O que significam os botões do formulário da factura geral, do separador factura?
Quando tiver acabado de preencher o formulário, prima Confirmar.
Utilize esta opção para obrigar o sistema a recalcular as alterações efectuadas, pondo a
Quantia Total a zero e clicando Actualizar.
1.10.49.2. O que significam os campos do formulário da factura geral, do separador
factura?
O código do fornecedor é preenchido automaticamente pelo sistema.
1.10.49.2.2. Número da factura
Insira o número da factura exactamente como foi atribuído pelo fornecedor. Pode inserir
até 15 caracteres.
1.10.49.2.3. Remeter para factura
Se existir uma factura à qual a factura actual se refira, escrever aqui o seu número.
1.10.49.2.4. Tipo
O tipo de factura pode ser REG (regular), PRO (proforma), ou DEP (depósito). Se este
espaço for deixado em branco, é assumido, por defeito, o valor REG. O tipo de factura tem
apenas um carácter informativo; todos os tipos de facturas são processados pelo sistema da
mesma forma.
1.10.49.2.5. Estado
O estado pode ser REG (regular) ou SUP (suplementar). Se o espaço for deixado em
branco, é assumido, por defeito, o valor REG. Outros Estados da Factura podem ser definidos
pelo administrador do sistema. Este estado tem somente um carácter informativo; ambos os
estados são tratados da mesma forma pelo sistema.
1.10.49.2.6. Moeda
Indique a moeda da factura. Pode seleccionar da lista de moedas disponível no registo do
fornecedor seleccionado.
1.10.49.2.7. Taxas
Este campo é opcional. Quando se dá entrada duma taxa, o valor local da factura geral será
calculado de acordo com esta taxa. Se o campo for deixado vazio, o sistema calculará o valor
local de acordo com a tabela de moedas.
Indica se esta é uma factura de débito ou de crédito.
1.10.49.2.9. Data de factura
Esta é a data em que a factura foi emitida pelo fornecedor.
Data em que a factura foi recebida ou registada pela biblioteca. Se esta data for deixada
em branco, o sistema preencherá automaticamente este campo com a data corrente. Prima F8
para determinar qual o formato da data que está a ser utilizado correntemente ou mudá-lo, se
assim o desejar.
1.10.49.2.11. Data de envio
Data em que o material foi enviado à biblioteca pelo fornecedor. Esta Informação é
opcional.
1.10.49.2.12. Valor líquido
Esta informação é obrigatória. Insira o valor especificado na factura para esta encomenda.
1.10.49.2.13. Portes
Opcional.
1.10.49.2.14. Taxas
Opcional.
1.10.49.2.15. Valor do seguro
Opcional.
1.10.49.2.16. Desconto
Opcional.
1.10.49.2.17. Valor total
O sistema preenche automaticamente o valor total na moeda utilizada pelo fornecedor,
baseado no valor líquido mais custos adicionais e menos os descontos. Note-se que o sistema
utiliza a diferença entre o valor líquido e o valor total (esta diferença é a soma dos custos
adicionais e dos descontos) distribuindo-a proporcionalmente por todas as encomendas ligadas
a esta factura. Se o campo Valor total permanecer vazio será preenchido automaticamente com
a quantia paga quando a factura for liquidada.
O sistema calculará automaticamente esta informação baseando-se no câmbio do imposto
local, ou de acordo com a taxa definida. Esta informação é apenas para visualização. Não pode
ser alterada pelo operador.
1.10.49.2.19. IVA
Escolha a pessoa que deverá receber a Taxa de Valor Acrescentado.
1.10.49.2.20. Percentagem de IVA
Opcional. Se pretender que o sistema efectue o cálculo este valor é calculado no valor total.
(Por exemplo, se o Valor Total for e inserir 17% de percentagem de IVA, então o sistema
calculará o IVA)
1.10.49.2.21. Montante IVA
Opcional. Valor que deve ser descontado no Valor IVA. Este valor é incluído no Valor total.
1.10.49.2.22. Nota
1.10.50.
Como aceder ao formulário da factura geral, separador pagamento?
Ao primir o botão Factura Geral no ecrã Factura e Débitos de Items, aparece o Formulário
da Factura, que permite registar linhas provenientes de várias encomendas (débitos). O
formulário tem duas partes, acedíveis primindo cada um dos separadores no topo da janela.
1.10.50.1. O que significam os campos do formulário da factura geral, do separador
pagamento?
1.10.50.1.1. Data do pagamento
Data em que foi efectuado o pagamento da factura. Prima F9 para determinar qual o
formato da data que está a ser utilizado pelo sistema, e para o modificar, se assim o pretender.
1.10.50.1.2. Cheque nº.
Número do cheque utilizado para o pagamento da factura. (Deixe este campo em branco se
a factura ainda não foi paga.)
1.10.50.1.3. Valor
Valor que foi, ou será, pago. Se o campo Valor for deixado em branco, mas o campo Data
de Pagamento estiver preenchido e o estado de Pagamento for P (pago), o valor será extraído
do Campo Valor Total do separador Factura no formulário de Factura Geral.
1.10.50.1.4. Estado
Escolha o estado do pagamento apropriado. N - não está pronto a ser pago, R - pronto a
ser pago, Y - pagamento autorizado ou P – pago.
Outros estados de pagamento podem ser definidos pelo administrador do sistema, o qual
também pode determinar o estado de pagamento previsto quando uma factura geral é criada e
qual o estado de pagamento que poderá congelar a factura. Quando isto acontece, todas as
transacções financeiras da Factura Geral e respectivas linhas (exceptuando-se as alterações de
estado do pagamento) deixam de ser permitidas.
1.10.50.1.5. Aprovação dept.
Escolha da lista o Departamento que autoriza esta Factura Geral. O seu administrador do
sistema pode definir uma aprovação por defeito do departamento de maneira a que este campo
seja preenchido automaticamente pelo sistema. Este campo pode ser usado como um filtro
quando o batch é posto a trabalhar: Serviços -> Invoice report (Relatório de Facturas).
1.10.50.1.6. Número aprovado
Pode digitar manualmente o Número Aprovado para esta Factura Geral ou atribuír um
número do sistema aprovado pondo a trabalhar o Relatório de Facturas em batch (Serviços ->
Invoice report (Relatório de Facturas acq-10)). Este campo pode, também, ser usado como um
filtro quando é posto a trabalhar o Serviços -> Invoice report (Relatório de Facturas acq-10).
1.10.51.
Como aceder ao formulário linhas de factura?
Ao primir os botões de Adicionar ou Modificar na janela Facturas e Débitos Items, aparece o
seguinte ecrã.
Este formulário permite registar uma linha de factura correspondente a uma encomenda
para uma Factura Geral. É necessário, apenas, preencher dois campos: Valor Líquido (na
moeda do fornecedor) e número de unidades.
Se chegou a este formulário através da encomenda, e a Factura Geral não existe, o sistema
vai apresentar alguns campos extra tais como Tipo, Estado, Moeda, data da Factura, data da
Recepção, data de Expedição e Aprovação Departamental. Para ajuda nestes campos, ver o
formulário de Factura Geral.) Com base na informação que inseriu nestes campos, o sistema
gerará uma Factura Geral. Se a Factura Geral já existir estes campos não aparecerão no
formulário Linhas da Factura.
Notar que o ecrã acima mostra uma linha de factura acedível através da Encomenda.
Portanto, os campos adicionais (Tipo, Estado, Moeda, data da Factura, data de Recepção e data
de Expedição) estão incluídos.
1.10.51.1. O que significam os botões do formulário linhas de factura?
Quando terminar de preencher o formulário, prima Confirmar. Se mais do que um
orçamento que tenha sido atribuído à encomenda tiver datas adequadas, ser-lhe-à dada a
oportunidade de escolher o orçamento apropriado.
Se pretender que o sistema calcule e mostre as taxas, o total e o custo local (baseado nas
taxas de câmbio correntes) prima Actualizar.
Para ver, mas não alterar, os detalhes da encomenda, prima Ver encomenda.
Para visualizar a lista de eventos registados relacionados com a encomenda(como uma
alteração no Estado da encomenda), ou para acrescentar uma entrada na lista.
1.10.51.1.5. Orçamentos
Para ver ou atribuír os orçamentos a pagar por esta factura, seleccione a encomenda e
prima Orçamento.
1.10.51.2. O que significam os campos do formulário linhas de factura?
1.10.51.2.3. Preço calculado
Opcional. Inserir o Preço Calculado para esta Linha da Factura. Por defeito, o sistema
preenche automaticamente o valor que foi inserido no campo Preço Final no separador
Quantidade e Preço do Formulário da Encomenda.
1.10.51.2.4. Total líquido
Insira o valor líquido da encomenda na moeda do fornecedor.
1.10.51.2.5. Número de unidades
Insira o número de unidades encomendadas. Por defeito, o sistema preenche
automaticamente o valor que foi inserido no campo Número de Unidades do separador
Quantidade e Preço do Formulário da Encomenda. Na perspectiva de que hajam mais linhas
para esta encomenda, o Nº. de unidades é definido como o número de unidades restante da
encomenda e de outras linhas.
1.10.51.2.6. Código do objecto
Seleccione o código do objecto apropriado para esta linha. Se a utilização do código do
objecto for obrigatório (dependendo da parametrização do seu sistema), um código do objecto
deve ser atribuído à factura e corresponder aos códigos dos objectos atribuídos aos
orçamentos.
1.10.51.2.7. Taxas
Esta informação é calculada automaticamente, distribuindo proporcionalmente pelas
encomendas individuais os valores de custo adicionais registados na Factura Geral. Pode,
também, ultrapassar esta quantia e inserir um outro valor. A quantia aqui mostrada está na
moeda do fornecedor.
1.10.51.2.8. Total
O sistema calcula esta informação automaticamente, adicionando o total líquido e as taxas.
Pode, também, ultrapassar esta quantia e inserir um outro valor. O valor total aparece na
moeda do fornecedor.
1.10.51.2.9. Total local
O sistema calcula esta informação automaticamente, baseado nas taxas de câmbio
correntes. Esta informação é apenas para ser visualizada. Não pode ser alterada neste ecrã.
1.10.51.2.10. Nota
1.10.51.2.11. Verificar datas de assinaturas coincidentes
(Apenas para Periódicos e Linhas de Encomendas Pendentes)
Se a caixa estiver assinalada, os campos Datas das Assinaturas De/até são obrigatórios e o
período abrangido é verificado face a outras linhas de factura da mesma encomenda, com vista
a confirmar se há datas coincidentes. Se a caixa não estiver assinalada, não terá que preencher
os campos Datas de Assinaturas De/até e o sistema não verificará se existe uma data
coincidente.
1.10.51.2.12. Datas das assinaturas de/até
(Apenas para Periódicos e Linhas de Encomendas Pendentes)
Inserir o período de cobertura da assinatura da factura. Estes campos são obrigatórios
apenas quando o campo Verificar Datas Coincidentes das Assinaturas está assinalado.
1.10.51.2.13. Factura completa
Se a factura está completa, isto é, já não se espera mais nenhuma factura para esta
encomenda, assinale esta opção. Se espera receber facturas adicionais desta encomenda,
deixar a caixa em branco. Para facturas incompletas, o sistema continua a debitar o valor
comprometido do orçamento até que a factura esteja completa. Quando tal acontecer, se o
valor facturado for diferente do valor comprometido, o orçamento é debitado de acordo com
aquele.
A opção de assinalar/não assinalar esta caixa aplica-se apenas quando se acrescenta uma
nova "linha". Ao modificar, a caixa não é mostrada. Para modificar um estado da encomenda
utilize a caixa "estado da factura completo" no separador Informação da Encomenda no
formulário da Encomenda.
1.10.52.
Como ver os detalhes da factura?
Ao primir o botão Ver Encomenda na janela Factura e Débitos de Items aparece o ecrã em
baixo, mostrando os detalhes da encomenda associada com a linha do Débito de Items.
Esta informação não pode ser alterada, apenas lida. Deve tomar em consideração os
campos Preço da Factura e Nota da Factura. O Preço da Factura mostra três valores, o preço, a
moeda e o preço local. E se existirem mais do que duas facturas, então serão mostradas o
Preço e a Nota da mais recente.
1.10.53.
Como ver a lista de facturas do orçamento?
Ao primir o botão Orçamentos na janela da Factura de Débito de Items, aparece o seguinte
ecrã.
Este ecrã lista os orçamentos que vão pagar a factura desta encomenda. É possível atribuír
um ou mais orçamentos. Desta forma, vários orçamentos podem pagar diversas quantias,
perfazendo a soma total da encomenda.
1.10.53.1. O que significam os botões da lista de facturas do orçamento?
1.10.53.1.1. Adicionar orçamento
Para atribuir um novo orçamento a esta factura, preencha o campo "Código do Orçamento
a Adicionar" e prima o botão Adicionar Orçamento.
1.10.53.1.2. Débito
Para indicar o valor que será debitado de um determinado orçamento, seleccione o
orçamento, insira o valor no campo "Valor a Debitar" e prima o botão Débito.
1.10.53.1.3. Apagar orçamento
Para apagar um orçamento desta lista, seleccione-o e prima Apagar.
1.10.53.1.4. Balanço
Para visualizar o balanço do orçamento seleccionado, prima Balanço.
1.10.53.1.5. Criar
Este botão permite-lhe recriar o orçamento da verba comprometida da encomenda. Se a
criação do orçamento da verba comprometida falha, será visualizada uma mensagem com os
detalhes de todos os erros. Por exemplo: Num sistema que trabalha com códigos de objectos, a
criação de orçamentos falha quando o código de objecto do orçamento não corresponde ao
Código de Objecto do Débito de Items. Será visualizada uma mensagem mostrando que não há
correspondência entre códigos do objecto.
1.10.53.1.6. Fechar
Depois de ter feito as alterações desejadas no ecrã, prima Fechar.
1.10.53.2. O que significam os campos da lista de facturas do orçamento?
1.10.53.2.1. Código do orçamento a adicionar
Este é o código unívoco que identifica o orçamento. Prima a seta no lado direito do campo
para escolher da lista de orçamentos.
1.10.53.2.2. Valor a debitar
Valor a debitar do orçamento seleccionado. Pode preencher o valor actual ou deixar este
espaço em branco e inserir uma percentagem do valor no campo Percentagem a Debitar.
1.10.53.2.3. Percentagem a debitar
Percentagem da quantia a debitar do orçamento seleccionado. Se preencher este campo,
certifique-se que deixa em branco o campo Valor a Debitar.
1.10.53.2.4. Valor facturado, Valor Local e Moeda
Esta informação serve apenas de referência; não podendo ser alterada neste ecrã.
1.10.53.2.5. Débito total
Mostra o valor total que foi debitado até ao momento.
1.10.54.
O que fazer quando chega material à biblioteca?
Existem duas maneiras de registar a chegada de material relativo a encomendas de
Monografias (tipo M) ou encomendas Pendentes (tipo P). Directamente e através da lista de
Encomendas.
Para registar através das Encomendas, vá para o Menu Principal. Na opção Encomendas ->
Pesquisa por índice, Pesquisa (Registo), ou Número da Encomenda. Qualquer uma destas vias
permite recuperar a Lista de Encomendas do Registo Administrativo. Nessa janela, pressione o
botão Chegadas. Ao fazê-lo, o ecrã Lista de recepção da encomenda é mostrado.
1.10.55.
Como aceder à função chegadas?
Para o Registo Directo, clicando no ícone
a função Chegadas é activada.
1.10.56.
Como registar uma chegada?
Primeiro seleccione ou escreva o número de encomenda na qual pretende registar a
chegada e clicar em Confirmar. Caso esteja na Lista de encomendas clique no botão Chegadas.
Segundo na lista de recepção da encomenda pode ver o número de unidades
encomendadas, o número de unidades cuja chegada foi confirmada até ao momento, e lista o
número de unidades que chegaram em datas específicas, e clique em Adicionar para registar
uma chegada.
Terceiro preencha a ficha de recepção correctamente, e clique em Confirmar.
1.10.56.1. Como aceder à lista de recepção da encomenda?
Depois de inserir o número de encomenda (ou primir o botão Chegada se veio do ecrã Lista
de Encomendas do Registo Administrativo), aparece a seguinte janela.
Este ecrã mostra o número de unidades encomendadas, o número de unidades cuja
chegada foi confirmada até ao momento, e lista o número de unidades que chegaram em datas
específicas.
1.10.56.1.1. O que significam os botões da lista de recepção da encomenda?
1.10.56.1.1.1. Adicionar
Para confirmar a chegada de unidades, pressione Adicionar. O Formulário de Chegada
aparece no ecrã para ser preenchido.
1.10.56.1.1.2. Modificar
Para alterar os detalhes de unidades que já tenham chegado, pressione Modificar. O
Formulário de Chegada aparece no ecrã para ser preenchido.
1.10.56.1.1.3. Apagar
Para remover uma linha da tabela que mostra o número de unidades que chegaram e a
data de chegada, pressione Apagar.
1.10.56.1.1.4. Imprimir
Utilize esta opção, para imprimir um talão de recepção.
1.10.56.2. Como aceder à ficha de recepção?
Ao primir Adicionar ou Modificar na Lista de recepção das encomendas, a ficha de recepção
é mostrada, permitindo registar a chegada de unidades que tenham sido encomendadas. Para
ver os detalhes da encomenda, pressione Encomenda. Para ver a lista de movimentos
relacionados com as encomendas que tenham ocorrido (como uma alteração no Estado da
encomenda), ou para acrescentar uma entrada na lista, clique Adicionar. Quando tiver acabado
de preencher o formulário, pressione Confirmar.
1.10.56.2.1. O que significam os campos da ficha de recepção?
1.10.56.2.1.1. Nº. de unidades encomendadas
O número de unidades encomendadas é preenchido automaticamente pelo sistema.
1.10.56.2.1.2. Nº. de unidades reportadas
Este é o número de unidades cuja chegada foi confirmada até ao momento. Esta
informação é preenchida automaticamente pelo sistema.
1.10.56.2.1.3. Nº. de unidades
Insira o número de unidades acabadas de chegar. Este valor é preenchido
automaticamente pelo sistema, de acordo com o campo "Número de unidades" do Formulário
de Encomenda.
1.10.56.2.1.4. Data de envio
Este campo é opcional. Insira a data de envio do fornecedor das unidades para a sua
biblioteca. Pressione a tecla F9 para determinar o formato que está a ser usado correntemente
para a data. Por exemplo, não existe diferença visual no formulário entre o formato
dia/mês/ano e o formato mês/dia/ano. Ao primir F9, terá oportunidade de mudar o formato de
inserção da data.
Insira a data de chegada das unidades. Se este campo for deixado em branco, o sistema
preenchê-lo-à automaticamente. Prima a tecla F9 para determinar qual o formato que está a
ser utilizado actualmente para a inserção da data e para escolher um novo formato, se assim o
desejar.
1.10.56.2.1.6. Nota
Pode inserir uma Nota com até 60 caracteres de comprimento.
1.10.56.2.1.7. Chegada completa
Se todas as unidades para esta encomenda tiverem chegado, assinale a caixa
pressionando-a. Se espera a chegada de mais unidades, deixe a caixa em branco.
A caixa de controlo 'Chegada Completa' da ficha de recepção funciona de acordo com as
seguintes regras (tanto para Adicionar como para Modificar). Regra 1 – Para uma encomenda
tipo P (pendente), a caixa de controlo está sempre desactivada. Regra 2 – Para uma
encomenda tipo M (monografia), a caixa de controlo verifica se um estado de chegada é
Nenhum ou Cmp (Completo), e fica vazia num estado de chegada Pcl (parcial).
1.10.57.
No que consiste uma reclamação?
As reclamações são normalmente enviadas para o fornecedor quando um item
encomendado não chega na data prevista.
É possível enviar reclamações para os fornecedores sobre Monografias encomendadas em
batch, utilizando a função Claim report and letters for monograph orders (Relatório de
Reclamações e Cartas para Monografias Encomendadas (acq-12)). As reclamações de
encomendas pendentes são enviadas utilizando o processo em batch Claim report for standing
orders (Relatório de Reclamações para Encomendas Pendentes (acq-11)). Em alternativa, é
possível enviar reclamações manualmente, uma a uma, utilizando o botão Reclamações na lista
de encomendas, (também disponível para Periódicos e Encomendas Pendentes).
Os procedimentos a seguir para as reclamações dependem, primeiro que tudo, da
informação veiculada no Formulário de Encomendas quando da criação da encomenda.
1.10.57.1. O que significam os campos do formulário encomenda?
(para Monografias)
Se não colocar nenhuma data neste campo, o sistema vai calcular a data de reclamação
quando a encomenda for enviada, de acordo com o tipo de entrega por parte do fornecedor e a
informação colocada no seu registo relativa ao atraso da entrega. Depois, o sistema actualiza
esta data automaticamente sempre que são efectuadas reclamações em batch através da
função Claim report and letters for monograph orders (Relatório de Reclamações e Cartas para
Monografias Encomendadas (acq-12)) no módulo de Serviços. Se as reclamações de
encomendas forem tratadas manualmente, (primindo em Reclamações na janela Lista de
Encomendas), a data de reclamação será actualizada, apenas se tal for requirido pelo
bibliotecário, no formulário "Enviar reclamação".
Juntamente com a data de reclamação, a qual é actualizada com um clique, o sistema
fornece a Data Esperada de Chegada (DEC Original), que é a mesma data da primeira
reclamação, que pode ser visualizada na janela Detalhes da Encomenda à qual se acede
seleccionando o botão Encomenda na Lista de Índices das Encomendas.
1.10.57.1.2. Reclamações em batch
(para Monografias)
Se a opção Reclamações em Batch tiver sido activada em Fornecedores no Formulário de
Encomenda (clicando na caixa), o sistema vai incluir a encomenda em cada execução do Claim
report and letters for monograph orders (Relatório de Reclamações e Cartas para Monografias
Encomendadas (acq-12)) no módulo Serviços. Se não assinalar esta caixa, a única forma de
enviar uma reclamação sobre esta encomenda será fazê-lo manualmente primindo Reclamações
na janela Lista de Encomendas.
Se a caixa "Reclamações em batch" for activada no Formulário de Encomendas, o sistema
incluirá a encomenda na função Claim report and letters for monograph orders (Relatório de
Reclamações e Cartas para Monografias Encomendadas (acq-12)) no módulo de Serviços.
Quando esta função está a trabalhar, o sistema calculará a nova data de reclamação em
conjugação quer com o valor inserido no campo "Número de dias até à próxima reclamação" na
função Claim report and letters for monograph orders (Relatório de Reclamações e Cartas para
Monografias Encomendadas (acq-12)), ou, se este valor for zero, pelos incumprimentos do
fornecedor (baseado no tipo de entrega e dias de atraso).
O Relatório de Reclamações produzido pela função Claim report and letters for monograph
orders (Relatório de Reclamações e Cartas para Monografias Encomendadas (acq-12))
elaborará duas impressões. Uma listará todas as encomendas para as quais a caixa
"Reclamação em batch" foi accionada enquanto a outra impressão listará todas as encomendas
para as quais a caixa "Reclamação em batch" NÃO foi accionada.
A função Claim report and letters for monograph orders (Relatório de Reclamações e Cartas
para Monografias Encomendadas (acq-12)) também produzirá cartas de reclamação.
1.10.58.
Como fazer reclamação manual através da lista de encomendas?
Para enviar manualmente reclamações para uma encomenda da lista de encomendas
escolher a opção Reclamações.
Quaisquer reclamações anteriormente enviadas para a encomenda serão apresentados
numa lista no seguinte ecrã.
Para enviar uma nova reclamação, utilize o botão Enviar Reclamação. O seguinte
formulário vai ser mostrado.
Se pretender que a data da próxima reclamação seja calculada (com base nos dados do
fornecedor e encomenda), active a opção apresentada.
Para registar uma resposta de um fornecedor relativa a uma reclamação específica
seleccione a reclamação na Lista de Reclamações e prima o botão Resposta. Dar entrada à
resposta do fornecedor e à data de resposta. Pode seleccionar da lista a resposta relevante.
Se pretender remover uma linha da Lista de Reclamações, seleccione a reclamação e
prima Apagar.
1.10.59.
No que consistem os relatórios?
Os relat
órios de Aquisição estão disponíveis no módulo de Serviços (Menu Serviços).
Uma vez autorizado a aceder a este módulo, deve escolher uma base administrativa. Os
relatórios são criados segundo um processo com dois passos. Passo 1, recolher o número de
registos de encomendas de aquisição que vão de encontro a vários critérios. É gerado um
documento que lista os números de registo sem a informação detalhada para cada registo.
Este documento pode ser encontrado na directoria ALEPHE_SCRATCH. Passo 2, para ver o
conteúdo dos registos, tem de ser utilizada a função Imprimir Registos.
1.10.60.
Que tipos de relatórios existem?
Existem seis tipos de relatórios disponíveis no módulo de Serviços (Menu Serviços ->
Retrive and print acquisitions records), possibilitando a recolha de encomendas que preencham
certos critérios.
As opções que tem são, Encomendas parcialmente preenchidas/Partially-filled monograph
orders, Encomendas de monografias - estado "New"/Monograph orders – status “new”,
Encomendas para as quais não há facturas/No invoice, Encomendas que se encontram num
estado particular/Order status, Encomendas que foram canceladas pelo fornecedor/Order
cancelled by vendor, Encomendas que cumprem mais de 40 critérios diferentes que podem ser
definidos utilizando o Formulário de Recolha Geral/ General retrieval form, e Impressão de
registos de aquisição/Print acquisitions records.
A lista completa de critérios, e ajuda detalhada para preenchimento do formulário, estão
disponíveis no módulo de Serviços (Menu Serviços).
1.10.61.
Menu Serviços
Pode ser acedido no módulo Aquisições da ferramenta Aleph, pelo Menu superior.
As diversas opções dos serviços permitem elaborar relatórios sobre as encomendas,
reclamações, estatísticas de aquisições e orçamentos, criar e enviar cartas sobre as
encomendas para o fornecedor, criar ficheiros sobre encomendas, recuperar e imprimir registos
de aquisições, atribuir datas das taxas e encomendas, criar e verificar orçamentos, renovar
verbas, transferir fundos, actualizar o preço local, examinar encomendas e suas facturas,
carregar taxas de câmbio, atribuir e imprimir os números de aprovação das facturas, alterar e
imprimir o estado de pagamento das facturas, refazer índices, imprimir todos os dados de
endereço do fonecedor, criar ficheiros de multi-registos ADM e de encomendas, imprimir os
triggers, criar palavras chaves para as tabelas do Oracle, recriar nomes-caves, activar o serviço
de aquisições, e carregar facturas de periódicos.
Cada serviço é identificado na Log Batch e na Queue Batch pelo seu nome de
procedimento.
1.10.61.1. Opção Encomendas e reclamações / Orders and claims
Para seleccionar esta opção faça, Serviços -> Orders and claims. E depois seleccione a
opção que pretende.
1.10.61.1.1. Order-log report (acq-22)
Este serviço gera um relatório contendo informação acerca de encomendas. Extrai
informação do histórico das encomendas (Z71) e coloca-o no output file, juntamente com
informação adicional, como seja os títulos dos documentos e o ISBN/ISSN.
1.10.61.1.2. Claim report and letters for monograph orders (acq-12)
Este serviço gera um relatório listando as monografias que ainda não chegaram e cartas de
reclamação a serem enviadas ao fornecedor. O relatório exibe duas impressões: uma delas
lista todas as encomendas para as quais a caixa Reclamando em Batch no Formulário de
Encomenda foi seleccionada, enquanto a outra lista todas as encomendas para as quais
aquela caixa não foi seleccionada. Para encomendas pendentes, um relatório de reclamações
pode ser gerado usando o serviço Claim Report for Standing Orders (acq-11). As Cartas de
Reclamação podem, então, ser enviadas manualmente utilizando o botão Reclamação na
janela Lista de Encomendas do Registo Admin.
Para Periódicos, as funções activadas no menu de Serviços dos Periódicos são, a Print
claim report (serial-04), e a Print claim letters (serial-44).
1.10.61.1.3. Claim report for standing orders (acq-11)
Esta função cria um relatório de encomendas pendentes relativo a exemplares ainda não
recepcionados no número máximo de dias estabelecido no campo Núm. Máx. de Dias
Admitidos para a Chegada no Formulário de Encomendas para Encomendas Pendentes. Esta
informação pode, depois, ser usada para enviar reclamações aos fornecedores. As cartas de
reclamação podem, assim, ser enviadas manualmente utilizando o botão Reclamação na
janela Lista de Encomendas do Registo Admin.
1.10.61.1.4. Claim report for serials orders (acq-19)
Este serviço produz um relatório das encomendas de periódicos que ainda não chegaram.
As cartas de reclamação de periódicos podem, então, ser enviadas manualmente utilizando o
botão Reclamação na janela Lista de Encomendas do Registo Admin. Pode, ainda, utilizar as
funções Print Claim Letters (serial-44) e Print Claim Report (serial-04).
Para Encomendas Pendentes, pode produzir um relatório de reclamação utilizando a
função Claim Report for Standing Orders (acq-11).
1.10.61.1.5. Send list of orders to a vendor (acq-14)
Este serviço elabora uma carta com uma lista de encomendas a enviar para o fornecedor.
1.10.61.1.6. Send EDI orders to a vendor (acq-13)
Este serviço prepara um ficheiro em formato EDItEUR de novas encomendas para livros e
encomendas pendentes e envia o ficheiro para um fornecedor
1.10.61.2. Opção recuperar e imprimir registos de aquisições / Retrieve and print
acquisitions record
Para seleccionar esta opção faça, Serviços -> Retrieve and print acquisitions record. E
depois seleccione a opção que pretende.
1.10.61.2.1. Partially-filled monograph orders (acq-02-02)
Este serviço recupera os números de registos de encomendas de Aquisições de
Monografias que ainda não foram recebidas do fornecedor ou que não foram em parte
satisfeitas pelo fornecedor e regista-os num ficheiro de output. Para produzir um relatório deste
ficheiro, utilize o serviço Print Acquisition Records (acq-03).
1.10.61.2.2. Monograph orders - status "New" (acq-02-03)
Este serviço recupera os números de registo de encomendas de monografias cujo estado é
NEW, e regista-os num output file. Para produzir um relatório deste ficheiro, utilize o serviço
Print Acquisition Records (acq-03).
1.10.61.2.3. No invoice (acq-02-04)
Este serviço recupera números de registo de encomendas de Aquisições cuja factura ou
não foi recebida ou foi recebida em parte, e regista-as num output file. Para produzir um
relatório deste ficheiro, utilize o serviço Print Acquisition Records (acq-03).
1.10.61.2.4. Order status (acq-02-05)
Este serviço recupera os números de registo de encomendas com um determinado estado,
e regista-as num output file. Para produzir um relatório deste ficheiro, utilize o serviço Print
Acquisition Records (acq-03).
1.10.61.2.5. Order cancelled by vendor (acq-02-06)
Este serviço recupera os números de registo de encomendas que tenham sido canceladas
pelo fornecedor (estado da encomenda VC) e regista-as num output file. Para produzir um
relatório deste ficheiro, utilize o serviço Print Acquisition Records (acq-03).
1.10.61.2.6. General retrieval form (acq-02-01)
Este serviço recupera os números de registo das encomendas de Aquisições, de acordo
com uma série de filtros diferentes à escolha. Será criado um output file que lista os números
de registo sem informação detalhada para cada registo. Para produzir um relatório deste
ficheiro, utilize o serviço Print Acquisition Records (acq-03).
1.10.61.2.7. Print acquisition records (acq-03)
Este serviço guarda os registos de Aquisições num ficheiro ou imprime aqueles que
tenham sido encontrados utilizando um dos serviços que recupera números de registo de
Aquisições.
1.10.61.3. Opção Gestão de orçamentos / Budget management
Para seleccionar esta opção faça, Serviços -> Budget management. E depois seleccione a
1.10.61.3.1. Open annual budget (acq-05)
Este serviço cria novos orçamentos anuais para aqueles orçamentos definidos como
"anual" e utiliza o formato de nome "código-ANO" (por exemplo, Livros-2002). Os novos
orçamentos conservarão o mesmo código com um novo sufixo para o novo ano (por exemplo,
Livros-2003). Se um orçamento já existir no sistema (para o novo ano) não será aberto, mas
mesmo assim aparecerá no relatório de output.
1.10.61.3.2. Renew order encumbrance for monograph (acq-06-a)
Antes de pôr a funcionar este serviço, deve primeiro correr o serviço Open Annual Budget
(acq-05). Este serviço verifica os orçamentos anuais que foram comprometidos para cada
encomenda cujo estado é SV - Sent to Vendor/Enviado para o Fornecedor. Se a verba
comprometida para a encomenda ainda estiver activa (por outras palavras, as facturas estão
incompletas), a verba comprometida será transferida para o orçamento do próximo ano.
1.10.61.3.3. Renew order encumbrance for serials and standing orders (acq-06-b)
Antes de pôr a funcionar este serviço, deve primeiro correr o serviço Open Annual Budget
(acq-05). Este serviço renova verbas comprometidas de encomendas de Periódicos e
Encomendas Pendentes e verifica orçamentos anuais que foram comprometidos para cada
encomenda cujo estado é SV - Sent to Vendor/Enviado para o Fornecedor. Se a verba
comprometida para a encomenda ainda estiver activa (por outras palavras, as facturas estão
incompletas), a verba comprometida será transferida para o orçamento do próximo ano.
1.10.61.3.4. Transfer remaining balance (acq-07)
Antes de pôr a funcionar este serviço, deve, primeiro correr o serviço Open Annual Budget
(acq-05). Este serviço transfere os fundos restantes nos orçamentos anuais no final do ano
para os orçamentos anuais do próximo ano. O estado do antigo orçamento é então alterado
para NA, não-activo. O serviço trabalha apenas com orçamentos definidos como "anuais" e
utiliza o nome de formato "código-ANO" (por exemplo, Livros-2002). Os balanços negativos do
orçamento podem, também, ser transferidos.
1.10.61.3.5. Update local price of budget transaction (acq-08)
Este serviço actualiza o preço local da transação orçamentada. Deve pôr a funcionar este
serviço se alterou os valores dos câmbios.
1.10.61.3.6. Deactivate encumbrance (acq-09)
Este serviço examina todas as encomendas juntamente com as suas facturas. Para cada
encomenda cujas facturas foram todas recebidas, o Total Activo da Verba Comprometida (que
mostra que parte da verba comprometida ainda está por liquidar) passa a zero. Isto, de facto,
desactiva a verba comprometida. Deve pôr a funcionar este serviço para conversões.
1.10.61.3.7. Budget summary (acq-16)
Este serviço produz um relatório resumindo os orçamentos com critérios seleccionados. O
relatório inclui as verbas autorizadas, transferências, verbas comprometidas, facturas não
pagas, pagamentos, balanço estimado e actual e o máximo de compromissos e despesas extra
definidas para o orçamento.
1.10.61.3.8. List of orders per budget (acq-17)
Este serviço imprime uma lista de todas as encomendas para as quais o orçamento
seleccionado tem tido verbas comprometidas.
1.10.61.4. Opção Câmbios / Currency
Para seleccionar esta opção faça, Serviços -> Currency. E depois seleccione a opção que
pretende.
1.10.61.4.1. Currency report (acq-01)
Este serviço imprime um relatório que mostra as datas em que foram atribuídas taxas aos
câmbios e as taxas actuais atribuídas. O relatório pode incluir até 10 moedas.
1.10.61.4.2. Upload currency ratios (acq-20)
Este serviço carrega taxas de câmbio. Utiliza um ficheiro intitulado currency.dat, o qual
deve estar localizado na directoria da base (XXX50/files/currency.dat). O ficheiro deve estar no
formato CCC YYYYMMDD R.RRR, por exemplo, USD 20020526 4.614.
1.10.61.5. EDI
Para seleccionar esta opção faça, Serviços -> EDI. E depois seleccione a opção que
pretende.
1.10.61.5.1. Process EDI incoming messages (edi-09)
Esta função carrega facturas de periódicos que tenham sido enviadas do fornecedor em
formato EDItEUR para o ALEPH. Integra e processa os registos Z603 em importantes registos
ALEPH.
1.10.61.5.2. Load EDI messages (edi-10)
Esta função carrega os novos ficheiros EDI entrados que estão localizados no seu servidor,
ou seja, activa o serviço de Aquisições.
1.10.61.5.3. Send outgoing EDI messages (edi-11)
Esta função envia mensagens EDI para o fornecedor.
1.10.61.6. Opção Outros / Other
Para seleccionar esta opção faça, Serviços -> Other. E depois seleccione a opção que
pretende.
1.10.61.6.1. Invoice report (acq-10)
Este serviço efectua uma de duas acções e produz um relatório de output.
Uma das funções é atribuir números de aprovação para todas as facturas gerais que são
recolhidas pelo serviço e produz um relatório mostrando as facturas atribuídas. Seleccione Sim
no campo Actualizar da Base de Dados e Não no campo Recuperar Utilizando Número de
Aprovação, e o serviço atribui automaticamente um número de aprovação a todas as facturas
reportadas. O estado de pagamento das facturas reportadas será alterado de acordo com o
campo Alterar Estado).
A outra função é alterar estado de pagamento de um conjunto recuperado de facturas
gerais. Seleccione Sim no campo Actualizar Base de Dados e Sim no campo Recupere
Utilizando Número de Aprovação. Inserir um número de aprovação no campo Número de
Aprovação e o conjunto de facturas gerais será recuperado pelo número de aprovação comum.
O estado de pagamento das facturas recuperadas será alterado de acordo com o Alterar
Estado Para e será produzido um relatório mostrando as facturas que foram alteradas. Este
relatório pode, depois, ser dado à autoridade competente para confirmar que o pagamento foi
feito.
O relatório de output fornece detalhes por fornecedor/moeda, são eles:
- Todas as facturas gerais reportadas (Existe uma linha por cada factura, determinando o
número de factura, quantia total e data e se aí há um balanço entre a factura geral e as suas
linhas respectivas)
- Distribuição de orçamentos por fornecedor (Existe uma linha por cada orçamento,
determinando o código de orçamento, totalidade do orçamento e montante local. Se o seu
sistema de aquisições for parametrizado para trabalhar com códigos de objectos, aí existirá,
também, uma análise detalhada por código de objecto).
- Distribuição de orçamentos por cada factura (Existe uma secção por cada factura geral,
determinando o número de factura, data, preço total e preço local, com uma linha por cada
orçamento, determinando o código de orçamento, totalidade do orçamento e montante local.
Se o seu sistema de aquisições estiver parametrizado para trabalhar com códigos de objecto,
aí existirá, também, uma análise detalhada por código de objecto).
1.10.61.6.2. Rebuild ILL and acquisitions order index (acq-04)
Este serviço refaz três índices, são eles, o Índice de encomendas de Aquisições, o Índice
de requisições de EIB entradas e o Índice de requisições de EIB saídas. Cada ficheiro de
índices será apagado e recriado lendo todas as encomendas de Aquisições/Registos de
Pedidos de EIB.
1.10.61.6.3. Subscription renewal letters (acq-23)
Este serviço envia uma carta para um fornecedor, contendo uma lista das subscrições de
periódicos e/ou encomendas pendentes a serem renovadas. O serviço trabalha com
encomendas do tipo S (periódicos) e/ou do tipo O (encomendas pendentes) com estado de
encomenda SV (sent to vendor/enviado para o fornecedor) e verifica cada data de renovação
da encomenda, em comparação com as datas definidas nos campos Data de Renovação da
Encomenda De/Até. Se houver uma combinação, a encomenda é incluída na carta e o campo
Data de Renovação da encomenda é actualizado de acordo com o campo Ciclo do Orçamento.
No entanto, se o sistema determina que esta nova data de renovação é posterior à data do
campo Fim da Subscrição, então esta encomenda específica não será renovada e, portanto,
não será incluída na carta de renovação.
1.10.61.6.4. Banner/FRS export (acq-21)
Este serviço produz um formato de exportação em parte especializado, para integrar o
ALEPH com sistemas de gestão de orçamentos em BANNER ou FRS. O interface entre o
ALEPH e o BANNER/FRS transfere informação de facturas, de modo que a factura geral pode
ser paga e as contas da biblioteca debitadas.
O relatório recolhe um ficheiro de facturas gerais com os seus items ligados (Z77 e
respectivas conexões Z75), com base nos parâmetros, data em que foi recebida (registada) a
Factura Geral, o estado da Factura (Normalmente, apenas as facturas com estados REG ou
SUP devem ser recuperadas), o estado de pagamento da factura, o número de encomenda 3
(Todas as linhas de débito de items (Z75) ligadas a uma factura geral (Z77) têm o mesmo
número 3 de encomenda ligadas às suas encomendas (Z68) e o sistema verifica o primeiro
item linha ligado à factura geral para ver se corresponde à encomenda requerida número 3).
Após este procedimento, o sistema pode alterar o estado de pagamento para P para
indicar que a factura foi recolhida.
1.10.61.6.5. Vendor address data update report (acq-60)
Este serviço imprime todos os Dados de Endereço do Fornecedor (Z72) que foram
alterados ou actualizados numa ordem de datas.
1.10.61.6.6. General ADM and orders creation (acq-24)
Este serviço cria multi-registos ADM e encomendas a partir dum ficheiro. As novas
encomendas não estão concluídas até serem processadas utilizando o Índice "MultiEncomenda". Este índice está acessível no módulo de Aquisições do GUI -> Encomendas ->
Índice de Multi-Encomenda. Antes de pôr este serviço a funcionar, deve carregar novos
registos BIBliográficos utilizando o serviço: Load Catalog Records (p-manage-18). O output do
p-manage-18 deve ser usado como o input para este batch.
Exemplo de utilização: Quando um fornecedor lhe fornece um CD-ROM contendo títulos,
preços e informação bibliográfica para possíveis encomendas. Utilize o p-manage-18 para criar
registos BIB e executar este batch para criar registos ADM e Encomendas.
Nota: O preço unitário da encomenda é retirado do registo BIB: campo 020 subcampo c no
MARC 21 ou campo 010 subcampo d no UNIMARC.
1.10.61.7. Opção Estatísticas / Statistics
Para seleccionar esta opção faça, Serviços -> Statistics. E depois seleccione a opção que
pretende.
1.10.61.7.1. Statistics by dates – Material/Month (acq-25)
Este serviço elabora relatórios de estatísticas de Aquisições para uma ordem específica de
datas com as colunas seguintes: Tipo de Material, Mês, Método de Aquisição (Compra,
Consignação, Oferta, etc.).
1.10.61.8. Opção Geral / General
Para seleccionar esta opção faça, Serviços -> General. E depois seleccione a opção que
pretende.
Este serviço efectua uma impressão de triggers.
1.10.61.8.2. Build word indexes for a record (manage-111)
Cria palavras-chave de vários campos das tabelas do Oracle, Fornecedor (Z70), Endereço
do Fornecedor (Z72), Requerente (Z303), Endereço do Requerente (Z304), Sala de Leitura
(Z310), e Orçamento (Z76).
O índice de palavras-chave criado permite ao utilizador pesquisar os registos por palavraschave.
Recria nomes-chave Z70 (Fornecedor e Fornecedor EIB), Z303 (Dados do Requerente) e
Z308 (ID do Requerente). Deverá correr se for efectuada uma alteração nos valores dos
ficheiros/regras para BORROWER_NAME_KEY e/ou VENDOR_NAME_KEY.
1.11. Catalogação
1.11.1. Como entrar na Catalogação?
Se o módulo foi instalado no directório standard para o iniciar seleccione start/início ->
Programs -> Aleph500 ->Cataloging.
.
Em alternativa pode utilizar a barra de ferramentas do sistema e clicar sobre o ícone
1.11.2. O módulo da Catalogação pode ser utilizado em que operações?
O módulo de Catalogação fornece as seguintes funcionalidades:
- Criação, edição e remoção de registos bibliográficos.
- Criação, edição e remoção de registos de autoridade.
- Visualização de registos de existências associadas.
1.11.3. Como pode ser feito o processamento de registos?
No ALEPH a catalogação pode ser livre ou via formulários pré-definidos. Devido à
diversidade de conteúdo dos registos bibliográficos e a necessidades relacionadas com o tipo de
material, o sistema não impõe qualquer restrição possibilitando catalogação livre. O catalogador
pode introduzir tanta informação quanto a que seja necessária.
Para facilitar a utilização do módulo de Catalogação o ALEPH permite formulários prédefinidos, incluindo fichas com indicadores e identificadores, ex.: etiqueta 008 do MARC 21 e
etiqueta 100 do UNIMARC, formulários pré-definidos, incluindo templates do corpo do registo e
ajuda elucidativa disponível sobre as etiquetas e os sub-campos, em qualquer altura durante a
entrada dos dados.
1.11.4. Que tipos de registos suporta este módulo?
O módulo de Catalogação do ALEPH suporta quatro tipos de registos, registos
bibliográficos, registos de autoridades, registos de existências e registos administrativos.
Os três primeiros podem ser criados, actualizados e apagados no módulo de Catalogação.
Um registo administrativo é para uso interno, sendo criado automaticamente pelo sistema. Não
é costume editar ou actualizar um registo deste tipo no módulo de Catalogação.
1.11.4.1. Registos bibliográficos
Um registo bibliográfico comum inclui título, nomes, assuntos, notas, dados de publicação e
informação física dum exemplar.
1.11.4.2. Registos de autoridades
Os registos de autoridades contêm informação autorizada sobre: fichas normalizadas de
nomes e assuntos para serem utilizadas como pontos de acesso de registos bibliográficos;
fichas destes nomes e assuntos que deverão ser utilizadas como modelos para as fichas
standard; as relações entre estas fichas.
1.11.4.3. Registos de existências
Os registos de existências contêm existências e informação sobre a sua localização para os
items bibliográficos.
1.11.4.4. Registos administrativos
Os registos administrativos, conhecidos normalmente como registos ADM, estão ligados aos
registos bibliográficos. Aos registos administrativos estão associados: a informação dé nível dos
exemplares; aquisições; circulação; e dados específicos sobre a cópia e a chegada dos
exemplares. O registo administrativo é, também, utilizado para armazenar os campos
853/853X, os quais geram perfis de periodicidade relativos às publicações periódicas.
1.11.5. Que permissões dos registos tem o utilizador?
As funções de catalogação requerem uma password, estando limitadas aos operadores
credenciados. A password pode ser dada por função ou globalmente para todas as funções.
O acesso actualizado a todos os tipos de registos MARC é controlado por um campo
especial do ALEPH, o campo OWN. Este campo trabalha em conjunto com a informação da
password definida para o operador. Também ao nível do registo, aos catalogadores são
concedidas e negadas etiquetas para edição.
1.11.6. Posso catalogar off-line (não estando ligado à base)?
O sistema permite que os catalogadores efectuem Catalogação Offline mesmo sem uma
ligação ao servidor central. Tem acesso a funções como Ajuda nos Campos e Fichas de
Catalogação que são mantidas no posto de trabalho. Outras funções que dependam do
servidor, como a pesquisa em cabeçalhos dos campos, verificação do registo ou valores
inseridos numa folha, estão indisponíveis até que seja restaurada a ligação ao servidor.
De notar que quando se trabalha em modo offline, os registos devem ser guardados no
disco local. Quando volta a haver ligação com o servidor, os registos catalogados devem ser
enviados para o servidor para actualização da base de dados.
Pode seleccionar manualmente a catalogação offline, escolhendo esta opção no menu
Ficheiro. Para voltar à catalogação online, seleccione de novo a opção Catalogação Offline, no
menu Ficheiro.
1.11.7. Como ligar á base?
Embora possa trabalhar com registos de várias bibliotecas ao mesmo tempo, deve,
primeiro, ligar-se a uma Base Principal, que será a sua Biblioteca. Assim, quando abre um novo
registo, esse registo estará assinalado como pertencente a essa Base, e, portanto, quando se
pede um número de registo do servidor, o registo é obtido dessa Base Principal.
para activar a função de ligação (conexão). Ou através do
Pode seleccionar o ícone
menu Ficheiro -> Ligar a.
Utilize as teclas de setas para cima e para baixo para seleccionar a base de dados desejada,
ou aponte com o cursor e faça duplo-clique.
1.11.8. Como actualizar e importar as tabelas da base?
Quando se faz uma ligação a uma base, o sistema verifica se o módulo de Catalogação está
a utilizar a versão mais recente do conjunto de tabelas de catalogação. Caso as tabelas tenham
sido alteradas desde a última vez que foi feita ligação à base, o operador será questionado se
quer carregar a versão mais recente. É recomendável que escolha a opção 'Yes'. Esta opção
assegura o correcto funcionamento de várias operações, como a verificação e correcção de
campos ou registos. Se se optar por 'No', pode sempre carregar, mais tarde, a nova versão
seleccionando a opção Importar Tabelas do menu Base de Dados. Para carregar tabelas da
base, seleccione essa mesma opção. Caso as tabelas da base a que está ligado tiverem sido
alteradas desde a última vez que foram importadas, o sistema carrega as tabelas actualizadas
da base de dados para o seu cliente.
1.11.9. Como criar um registo?
Existem quatro formas de criar um registo. É possível criar um novo registo em branco,
criar um novo registo com base num template pré-definido, criar um novo registo por
duplicação de um registo fechado armazenado na máquina local, ou criar um registo com base
na cópia do registo visualizado.
1.11.9.1. Como criar um novo registo em branco?
Esta função permite a criação de um novo registo em branco. Para isso, é necessário seguir
certos passos. O primeiro passo é seleccionar a opção do menu Ficheiro -> Novo registo.
Segundo seleccionar o formato do registo apropriado a partir das opções disponíveis na caixa
de diálogo (ex: livro, periódico, etc.), e clicar em Confirmar, de seguida um formulário será
apresentado para preenchimento do campo LDR (leader) (para ajuda, clique a tecla F2 ou
escolha a opção do menu Editar -> Ajuda sobre o campo).
Terceiro um formulário será apresentado para preenchimento do campo 100 (dados fixos
de preenchimento) (para ajuda, clique a tecla F2 ou escolha opção do menu Editar -> Ajuda
sobre o campo). Quarto um novo registo é criado com dois campos atrás referidos (LDR,100),
pode-se então continuar a adicionar campos e sub-campos ao registo (Veja como editar um
registo).
O registo é guardado automaticamente num ficheiro temporário com o prefixo "New" e com
um número.
1.11.9.2. Como criar um novo registo com base num template pré-definido?
Esta função permite criar um novo registo com base num template pré-definido. Para isso,é
necessário seguir certos passos. Primeiro seleccione a opção do menu Ficheiro -> Abrir
, ou clique na sequência de teclas Ctrl+A. Segundo seleccione o
Template, clique no ícone
template apropriado da Lista dos Templates na caixa de diálogo, podem ser criados diferentes
tipos de templates que podem ser usados em diversos formatos.
Terceiro um novo registo será criado com um conjunto de campos complementares. O
conteúdo de cada campo está em branco, pode continuar com a edição de um registo (para
ajuda num determinado campo, use a tecla F2 ou escolha a opção do menu Editar -> Ajuda
sobre o campo. O preenchimento do campo ou dos sub-campos pode ser feito directamente, ou
através da procura dos cabeçalhos do campo ou do sub-campo ou pela procura de opções do
sub-campo.
O registo receberá automaticamente um ficheiro temporário que começa com o prefixo
"NEW" e um número.
1.11.9.3. Como criar um novo registo por duplicação de um registo fechado armazenado
na máquina local?
Esta função permite a criação de um novo registo por duplicação de um registo fechado
armazenado na máquina local. Para isso,é necessário seguir certos passos. Primeiro seleccione
. Segundo,
a opção do menu Ficheiro -> Abrir registo no disco local, ou clicando no ícone
uma lista de registos é visualizada, seleccione o registo pretendido, e a pré-visualização dos
conteúdos do registo será apresentada do lado direito da janela.
Terceiro, clique o botão Duplicar na lista dos registos, e uma cópia do registo seleccionado
é criada e um novo ficheiro local é guardado com o prefixo "NEW". Pode então editar a cópia
do registo (Veja em Como editar um registo).
1.11.9.4. Como criar um registo com base na cópia do registo visualizado?
Esta função permite obter a cópia do registo visualizado e a edição da mesma. O novo
registo é armazenado na máquina local. O ficheiro original (e o número de sistema, se existir)
não aparece no novo registo, em vez disso é lhe atríbuido um novo ficheiro local. Para usar esta
função como registo corrente, use a tecla Ctrl+N ou seleccione no menu a opção Ficheiro ->
Usar registo seleccionado como template.
Consoante a forma como o vosso Sistema de Bibliotecas tenha definido a função de registo
duplicado, pode-se escolher a biblioteca onde se quer salvar o novo registo.
1.11.10.
Como editar um registo?
Primeiro abra o registo que deseja alterar.
1.11.11.
Como movimentar-me dentro do registo?
Setas Para Cima/Para Baixo - move uma linha para cima/para baixo. Setas Para a
Esquerda/Para a Direita - move um espaço para a esquerda/para a direita. Tab - salta de um
campo para outro. PageUp - passa para a página anterior. PageDn - passa para a página
seguinte. Ctrl+Home - salta para o início do registo. Ctrl+End - salta para o fim do registo.
1.11.12.
Como editar partes de um campo?
1.11.12.1. Como editar a etiqueta?
A etiqueta funciona somente em modo "overwrite". Caso se pretenda alterar a etiqueta,
escreva por cima. Para apagar um caracter, use a tecla dos espaços (e não a tecla delete).
1.11.12.2. Como editar o indicador?
O indicador funciona somente em modo "overwrite". Caso se pretenda alterar o indicador,
escreva por cima. Para apagar um caracter, use a tecla dos espaços (e não a tecla delete).
1.11.12.3. Como editar o código de sub-campo?
O identificador de sub-campo funciona somente em modo "overwrite". Caso se pretenda
alterar o código, escreva por cima. Não é possível apagar um caracter com a tecla dos espaços
ou com a tecla delete. Se se pretender apagar um sub-campo, use a combinação Ctrl+F7 ou
seleccione a opção Apagar Sub-campo do menú Editar. Desta forma apagará tanto o código de
sub-campo como o conteúdo.
1.11.12.4. Como editar o conteúdo?
A área de conteúdo funciona em modo "insert". Para trabalhar em modo " overwrite",
pressione a tecla Insert. De notar, no entanto, que quando se utilizar a tecla dos espaços, pode
introduzir somente um espaço de cada vez; o sistema impossibilita que uma linha seja
preenchida só com espaços.
Para apagar um caracter, utilizar a tecla Delete (não a tecla dos espaços). Para apagar um
grupo de caracteres, seleccione o texto e depois utilize a tecla Delete ou a tecla dos espaços.
Pode seleccionar texto para ser apagado ou copiado, pressionando o botão esquerdo do
rato e arrastando-o sobre o texto desejado.
Para cortar texto, use a combinação Ctrl+X ou seleccione Cortar no sub-menú Cortar do
menú Editar. Para copiar, use a combinação Ctrl+C ou seleccione a opção Cópia do menú
Editar. Para colar, use a combinação Ctrl+V ou seleccione a opção Colar do menú Editar.
Note que não pode inserir símbolos de dólar consecutivos ($$) dado que o sistema utiliza
dois símbolos do dólar consecutivos para definir sub-campos. Os símbolos do dólar consecutivos
deverão ser inseridos com espaços entre eles. Ter em atenção, também, que no ALEPH os
campos têm um limite de 2000 caracteres, não pode, portanto, inserir mais do que 2000
caracteres num só campo.
1.11.13.
Quais as funções de edição disponíveis?
1.11.13.1. Como desfazer a ultima alteração que se fez?
Esta função permite-lhe reverter o último procedimento efectuado. Cada clique desfaz uma
alteração. Seleccione no menu a opção Editar -> Desfazer, ou utilize a sequência de teclas
Ctrl+Z.
1.11.13.2. Como refazer a ultima alteração que se fez?
Esta função permite restaurar a última acção desfeita pelo procedimento Desfazer.
Seleccione no menu a opção Editar -> Refazer, ou utilize a sequência de teclas Ctrl+Y.
1.11.13.3. Como abrir uma ficha?
Abre um formulário (definido no servidor) que permite a edição do conteúdo do campo de
uma forma mais amigável. Se não estiver disponível, o sistema apresenta todos os campos
possíveis da etiqueta que se está a trabalhar. Seleccione no menu a opção Editar -> Abrir ficha,
ou utilize a sequência de teclas Ctrl+F.
1.11.13.4. Como adicionar os campos e subcampos ao template que escolhi?
Adiciona os campos e os sub-campos do template que escolher. Seleccione no menu a
opção Editar -> Expandir a partir do template, ou utilize a sequência de teclas Ctrl+E.
1.11.13.5. Como obter ajuda online sobre a etiqueta que estou a trabalhar?
Permite aceder à ajuda on-line sobre a etiqueta que está a trabalhar. Seleccione no menu a
opção Editar -> Ajuda sobre o campo, ou clique em F2.
1.11.13.6. Como pesquisar um registo na base de dados local ou noutra base?
Pesquisa um registo na base de dados local ou noutra base de dados que seja semelhante
àquele que está a ser editado. Seleccione no menu a opção Editar -> Localizar documento.
1.11.13.7. Como aceder aos triggers do registo?
Um trigger é um aviso sobre uma tarefa a efectuar relacionada com o registo. Esta função
permite ao operador ver, adicionar e apagar triggers no módulo de Catalogação, que se
relacionem com o registo que está a ser editado. Estes avisos podem ser mensagens
produzidas pelo sistema sobre erros encontrados quando se utilizou a função Verificar Registo.
Seleccione no menu a opção Editar -> Triggers registo.
1.11.13.8. Como alterar o formato do registo?
Esta função permite-lhe alterar o formato do registo. Esta alteração incidirá, também, nas
fichas (para inserção de dados dos campos) e nas verificações efectuadas no registo.
Seleccione no menu a opção Editar -> Alterar formato do registo.
1.11.13.9. Como inserir valores de unicode sempre que os caracteres a utilizar não
existam no teclado?
Esta função permite inserir valores de unicode sempre que os caracteres a utilizar não
existam no teclado. Estes valores podem ser inseridos depois de seleccionar a opção Inserir
valores de unicode no menú Editar ou através da combinação F11; a finalizar, deve seleccionar
de novo a opção Inserir valores de unicode ou a combinação F11. A barra de título do registo
que está a ser editado apresenta uma mensagem indicando que o operador está a trabalhar
com a opção Inserir valores de unicode. Seleccione no menu a opção Editar -> Enter unicode
values, ou clique em F11.
1.11.13.10. Como criar um novo campo da lista de campos do UNIMARC?
Permite criar um campo a partir da lista de campos disponíveis no UNIMARC. Seleccione no
menu a opção Editar -> Novo campo (escolher a partir da lista), ou clique em F5.
1.11.13.11. Como criar um campo inserindo manualmente os códigos do UNIMARC?
Permite a criação de um campo efectuando a introdução manual dos campos do UNIMARC.
Seleccione no menu a opção Editar -> Novo campo (definido pelo utilizador), ou clique em F6.
1.11.13.12. Como modificar o alfabeto do campo?
Esta opção permite modificar o Alfabeto do campo e, também, o Alfabeto por defeito para
novos campos adicionados ao registo. Depois de seleccionar um novo Alfabeto, todos os
campos novos serão adicionados a este Alfabeto. A única funcionalidade do Alfabeto do campo
relaciona-se com a direcção do texto (Esquerda/Direita) como, por exemplo, a inserção de um
campo hebraico num registo latino. Seleccione no menu a opção Editar -> Mudar ALFABETO.
1.11.13.13. Como criar um novo subcampo?
Possibilita a criação de um sub-campo novo. Seleccione no menu a opção Editar -> Novo
sub-campo, ou clique em F7.
1.11.13.14. Como mover o texto seleccionado para o clipboard?
Esta função permite mover o texto seleccionado para o clipboard. Pode ser utilizada para
apagar texto. Dado que o texto é movido para o clipboard, é, também, possível colar o texto
algures no registo ou noutro registo. Seleccione no menu a opção Editar -> Cortar -> Cortar,
ou utilize a sequência de teclas Ctrl+X.
1.11.13.15. Como mover os subcampos seleccionados para o clipboard?
Esta função permite mover o(s) sub-campo(s) seleccionados para o clipboard. Esta opção
pode ser usada para apagar o(s) sub-campo(s). Dado que o sub-campo é movido para o
clipboard, é, também, possível usar esta opção conjuntamente com a opção Colar sub-campo,
para mover o(s) sub-campo(s) de um sítio para outro (cortar-e-colar). Seleccione no menu a
opção Editar -> Cortar -> Cortar sub-campo(s).
1.11.13.16. Como mover os campos seleccionados para o clipboard?
Esta função permite mover o(s) campo(s) seleccionado(s) para o clipboard. Pode ser usada
para apagar o(s) campo(s). Dado que o campo é movido para o clipboard, é, também, possível
usar esta opção conjuntamente com a de Colar campo para mover o(s) campo(s) de um sítio
para outro (cortar-e-colar). Seleccione no menu a opção Editar -> Cortar -> Cortar campo(s).
1.11.13.17. Como copiar o texto seleccionado para o clipboard?
Copia o texto seleccionado para o clipboard. Seleccione no menu a opção Editar -> Copiar > Copiar, ou utilize a sequência de teclas Ctrl+C.
1.11.13.18. Como copiar os subcampos seleccionados para o clipboard?
Copia o(s) sub-campo(s) seleccionado(s) para o clipboard. Serão copiados quer o(s)
identificador(es) quer o conteúdo. Seleccione no menu a opção Editar -> Copiar -> Copiar subcampo, ou utilize a sequência de teclas Ctrl+S.
1.11.13.19. Como copiar os campos seleccionados para o clipboard?
Copia o(s) campo(s) seleccionado(s) para o clipboard. Serão copiados as etiquetas, os
indicadores, os identifcadores dos sub-campos e o conteúdo. Seleccione no menu a opção
Editar -> Copiar -> Copiar campo, ou utilize a sequência de teclas Ctrl+T.
1.11.13.20. Como copiar um registo completo para o clipboard?
Copia o registo completo para o clipboard. Conjugada com a opção Colar Registo, pode ser
usada para unir dois registos. Seleccione no menu a opção Editar -> Copiar -> Copiar registo,
ou utilize a sequência de teclas Ctrl+D.
1.11.13.21. Como inserir texto copiado?
Insere o texto copiado. Seleccione no menu a opção Editar -> Colar -> Colar, ou utilize a
sequência de teclas Ctrl+V.
1.11.13.22. Como inserir o(s) sub-campo(s) copiado(s) debaixo do sub-campo actual?
Insere o(s) sub-campo(s) copiado(s) debaixo do sub-campo actual. Serão colados tanto os
identificadores como o conteúdo. Seleccione no menu a opção Editar -> Colar -> Colar subcampo, ou utilize a sequência de teclas Alt+S.
1.11.13.23. Como inserir o(s) campo(s) copiado(s) debaixo do sub-campo actual?
Insere o(s) campo(s) copiado(s) debaixo do campo actual. A(s) etiqueta(s), os indicadores,
as letras dos sub-campos e os conteúdos serão todos colados. Seleccione no menu a opção
Editar -> Colar -> Colar campo, ou utilize a sequência de teclas Alt+T.
1.11.13.24. Como copiar todo o conteúdo do registo copiado para o registo actual?
Cola todo o conteúdo do registo copiado para o registo actual. Esta opção pode ser usada
para unir registos. Note que os campos duplicados aparecerão, um a seguir ao outro, se uma
visualização deste tipo for definida pelo administrador do sistema como uma rotina de colagem.
Seleccione no menu a opção Editar -> Colar -> Colar registo, ou utilize a sequência de teclas
Alt+D.
1.11.13.25. Como apagar o subcampo?
Para apagar um sub-campo, colocar o cursor em qualquer ponto do sub-campo desejado
(quer no sub-campo quer no conteúdo do sub-campo). Depois use a combinação Ctrl+F7 para
seleccionar Apagar Sub-campo(s) do sub-menú Apagar, no menú Editar.Para apagar um grupo
de sub-campos, escolha os sub-campos desejados e seleccione-os. Depois use a combinação
Ctrl+F7 para seleccionar Apagar Sub-campo(s) do sub-menú Apagar, no menú Editar.
Seleccione no menu a opção Editar -> Apagar -> Apagar sub-campo, ou utilize a sequência de
teclas Ctrl+F7.
Note que permanecendo um sub-campo "a", pode apagar o seu conteúdo, mas não a letra
"a". No entanto, tratando-se de outro sub-campo - por exemplo, um sub-campo "c" - é possível
apagar tanto o identificador como o seu conteúdo. No seu lugar, será visualizado um subcampo "a" sem conteúdo.
1.11.13.26. Como apagar o campo seleccionado?
Apaga o campo seleccionado. Para apagar um campo, coloque o cursor em qualquer ponto
do campo desejado (na etiqueta, no indicador, em qualquer identificador de qualquer subcampo, ou no conteúdo de qualquer sub-campo). Para apagar um grupo de campos, escolha os
campos desejados e seleccione-os. Depois use a combinação Ctrl+F5 ou seleccione Apagar
Campo(s) no sub-menú Apagar do menú Editar. Seleccione no menu a opção Editar -> Apagar > Apagar campo, ou utilize a sequência de teclas Ctrl+F5.
1.11.13.27. Como apagar o registo seleccionado do servidor?
Apaga o registo seleccionado do servidor. Porém, o registo não é eliminado do sistema. São
removidos todos os campos e sub-campos, à excepção do LDR, e todas as ligações existentes
do registo são removidas do sistema. É possível parametrizar o sistema para que quando um
catalogador tente apagar um registo, o sistema verifique se existem quaisquer links do registo
para outro registo, ou se existem quaisquer exemplares associados, assinaturas, encomendas,
empréstimos, pedidos de fotocópias ou pedidos de reservas. Seleccione no menu a opção Editar
-> Apagar -> Apagar registo do servidor, ou utilize a sequência de teclas Ctrl+R.
1.11.13.28. Como pesquisar texto no registo seleccionado?
Esta função permite pesquisar texto no registo seleccionado. Pode pesquisar texto com o
mesmo estilo daquele que digitou e pesquisar palavras completas em vez de excertos.
Seleccione no menu a opção Editar -> Pesquisar.
1.11.13.29. Como pesquisar e substituir num registo actual uma expressão, substitindo-a
por outra expressão?
Esta função permite pesquisar e substituir num registo actual uma expressão, substitindo-a
por outra expressão, qualquer que seja o sítio em que a primeira expressão surja no registo.
Esta opção engloba dois modos de substituição. No primeiro modo, todas as substituições são
geradas automaticamente (Substituir Todas). No segundo modo, cada substituição requere um
clique no botão Substituir. É possível pesquisar e substitir palavras completas em vez de
excertos e pesquisar e substituir texto com o mesmo estilo daquele que digitou. Seleccione no
menu a opção Editar -> Substituir.
1.11.13.30. Como verificar o registo, os indicadores, os campos, subcampos do registo e a
criação de registos duplicados?
O sistema efectua certas verificações, que consistem em verificar se os indicadores e os
sub-campos são válidos, verificar se os sub-campos obrigatórios estão presentes, verificar a
existência de sub-campos não repetíveis, verificar se existe dependência entre o campo
seleccionado e outros campos no registo, verificar se um novo registo será ou não aberto na
lista de cabeçalhos, e verificar a criação de registos duplicados. Seleccione no menu a opção
Editar -> Verificar campo, ou utilize a sequência de teclas Ctrl+W.
1.11.13.31. Como verificar os indentificadores, indicadores, campos e subcampos do
registo?
Verifica o registo para garantir que os indicadores e os identificadores são válidos, os
campos e sub-campos obrigatórios estão presentes, os campos e sub-campos não repetíveis
não são repetidos, todas as dependências entre campos estão presentes, uma nova entrada
será ou não aberta na lista de cabeçalhos, e um registo duplicado será aberto no Índice de
Pedidos. Seleccione no menu a opção Editar -> Verificar registo, ou utilize a sequência de teclas
Ctrl+U.
1.11.13.32. Como ordenar os campos do registo de acordo com a tabela de códigos do
Aleph?
Ordena os campos do registo seleccionado de acordo com o que está definido na tabela de
códigos ALEPH. No entanto, nas bases em MARC 21, nos blocos 5xx, 6xx e 7xx, a ordem dos
campos permanece tal como foi inserida pelo catalogador. Os campos sem conteúdo são
apagados. Seleccione no menu a opção Editar -> Ordenar registo, ou utilize a sequência de
teclas Ctrl+M.
1.11.13.33. Como corrigir o registo de acordo com as parametrizações da biblioteca?
Corrige automaticamente o registo seleccionado de acordo com os procedimentos
normalizados definidos pela biblioteca, efectuando alterações, como, por exemplo Inserir
pontuação no registo catalogado e Alterar etiquetas, por exemplo para traduzir os códigos em
MARC 21 para UNIMARC. Seleccione no menu a opção Editar -> Corrigir registo.
1.11.13.34. Como utilizar rotinas de correcção para criar um novo registo em vez de corrigir
o actual?
Possibilita a utilização de rotinas de correcção para criar um novo registo em vez de corrigir
o actual. Por exemplo, pode-se criar um registo de autoridades com base no actual registo
bibliográfico. As rotinas que foram definidas para corrigir o registo actual aparecem na opção
Corrigir registo. Aquelas que foram definidas para criar um novo registo aparecem na opção
Gerar novo registo. Seleccione no menu a opção Editar -> Gerar novo registo.
1.11.13.35. Como visualizar a lista de catalogadores que trabalharam o registo
seleccionado?
Esta opção permite visualizar a lista de catalogadores que trabalharam o registo
seleccionado. É apresentado o Nível de Catalogação de cada técnico, juntamente com a Data e
Hora em que foi feita a edição do registo. Seleccione no menu a opção Editar ->Visualizar
catalogadores registo.
1.11.13.36. Como inverter o layout do registo?
Se a etiqueta CtrlShiftReverseScreen no ficheiro ALEPHCOM/TAB/ALEPHCOM.INI tiver um
Y, quando estiver a trabalhar com o Registo Catalogado, pode primir as teclas Ctrl+Shift para
inverter o layout do registo (esquerda-direita / direita-esquerda). Este procedimento é
especialmente útil quando se insere texto escrito da direita para a esquerda. Utilize a sequência
de teclas Ctrl+Shift.
1.11.14.
Como abrir uma ficha?
Uma ficha permite editar o conteúdo de um campo. Se não existir ficha, o sistema abrirá
o(s) sub-campo(s) de modo a que se possa editar directamente na folha de recolha. Para abrir
uma ficha, siga certos passos. Primeiro coloque o cursor no campo que pretende editar, e
seleccione a opção do menu Editar -> Abrir Ficha ou use a combinação Ctrl+F e será
apresentada a ficha para edição do campo, listando os sub-campos e fornecendo espaços para
neles digitar o conteúdo.
Segundo edite o conteúdo do campo. Pode passar de um espaço a outro utilizando a tecla
tab ou as setas para cima e para baixo. Ter em atenção que os espaços da ficha têm um
comprimento fixo; não pode inserir texto que ultrapasse o espaço fornecido na ficha.
Finalmente faça OK.
Por fim o conteúdo do campo será automaticamente inserido na folha de recolha.
1.11.15.
Como expandir a partir do template?
Pode adicionar os campos e sub-campos do template que escolher. Para tal, siga certos
passos. Primeiro seleccione a opção do menu Editar -> Expandir a partir do Template ou utilize
a combinação Ctrl+E e será visualizada uma caixa de diálogo, na qual se pode seleccionar o
template pretendido.
Segundo seleccione um template apropriado da caixa de diálogo e primir o botão Abrir. O
registo actual será preenchido com os campos e sub-campos do template. De notar que os
campos e sub-campos não são ordenados por ordem alfa-numérica. Por exemplo, se há
repetição de um sub-campo, este será colocado no final do campo e não será ordenado de
acordo com a ordem definida na tabela de códigos (tab01.lng). Por outras palavras, $a$a$b$c
são ordenados da seguinte forma: $a$b$c$a e não $a$a$b$c.
1.11.16.
Como obter ajuda no campo?
Quando está posicionado num campo ou num sub-campo, pode primir a tecla F2 para
visualizar a ajuda sobre a etiqueta em que está a trabalhar. Esta janela fornece uma descrição
do campo activo actual, juntamente com informação relacionada com os indicadores, subcampos válidos e respectiva descrição. São, também, especificados que campos e sub-campos
são repetíveis. Eis um exemplo da etiqueta 260 do MARC 21.
1.11.17.
Como localizar um documento semelhante?
Esta função permite procurar um registo, noutra base de dados ou na base de dados local,
semelhante ao documento que esteja a ser editado. Primeiro no menu Editar -> Localizar
documento e será apresentada a janela respectiva. Segundo seleccionar a(s) base(s) de dados
desejada(s) e primir o botão Localizar.
A coluna direita da janela, N.º de Registos, apresenta o número de ocorrências por cada
base de dados. Para ver os registos, seleccione uma das bases de dados e clique no botão Ver
registo. Se for encontrado apenas um documento semelhante, será visualizado o registo em
formato Completo. Tanto é possível ver como unir o registo ao que está a ser editado, através
do botão Seleccionar. O sistema inquirirá se o que se pretende é unir os dois registos.
Escolhendo a opção Sim os registos ficarão unidos; escolhendo Não será visualizada a ficha
catalográfica do registo seleccionado.
Se for encontrado mais do que um documento, será visualizada uma janela com a lista de
registos em formato abreviado. Seleccionando um registo e clicando em Visualização Completa
será apresentado o registo seleccionado em formato Completo. Das duas janelas, tanto pode
Ver como Unir o registo ao que se encontra em edição através do botão Seleccionar. O sistema
inquirirá se deseja unir o documento ao registo seleccionado. Com a opção Sim os registos
serão fundidos num só, com a opção Não será apresentada a ficha catalográfica do registo
seleccionado.
Para ver o comando Pesquisar a ser posto em prática pela função Localizar, seleccione Ver
pedido. O sistema apresentará uma mensagem contendo a expressão de pesquisa (ex.: wau=
Auster, Paul and wti= chance and music).
1.11.18.
Como criar um trigger do registo?
Um trigger é uma chamada de atenção para efectuar uma tarefa relacionada com o registo.
Para ver, adicionar ou apagar triggers do registo actual, seleccione a opção do menu Editar ->
Triggers registo. A Lista de triggers do registo será visualizada.
1.11.19.
Como adicionar um trigger à lista?
Para adicionar um trigger à lista, faça Editar -> Triggers registo, deve primeiro clicar no
botão Adicionar e será apresentada a janela Informação de Trigger para o registo.
Segundo o campo Data abertura será automaticamente preenchido pelo sistema (contém a
data em que o trigger é definido). Terceiro preencher o campo Data trigger (esta é a data em
que se deverá efectuar uma tarefa particular relacionada com o registo). Quarto se tal for
requirido, preencher o campo opcional Departamento. Quinto preencher o campo Texto trigger
(Inserir informação que sirva de aviso à tarefa a ser efectuada). E por fim confirme com o
botão OK.
1.11.20.
Como alterar um trigger da lista?
Para modificar um trigger da lista, faça Editar -> Triggers registo e clique em Modificar, e
será visualizada a janela Informação de triggers do registo. Segundo modifique a Data trigger,
o Departamento ou o Texto trigger. E por fim clique em Ok.
1.11.21.
Como eliminar um trigger da lista?
Para apagar um trigger da lista, faça Editar -> Triggers registo e seleccione da lista o
trigger desejado. Depois clique no botão Apagar e será pedida confirmação deste
procedimento. Por fim confirme e o trigger será removido da lista.
1.11.22.
Como alterar o formato de um registo?
Esta função altera o formato actual do registo. Esta opção alterará, também, as fichas (para
edição dos campos) e as verificações efectuadas no registo. Para tal, seleccione a opção do
Menu Editar -> Alterar formato registo e será visualizada a janela Escolha Formato do Registo.
Depois seleccione o formato escolhido e confirme em Confirmar. O novo formato estará
indicado na barra de títulos do registo. Fichas e verificações que são sensíveis ao formato
corresponderão ao novo formato do registo.
1.11.23.
Como adicionar novos campos de uma lista?
Pode abrir um novo campo por baixo do campo actual, seleccionando um campo de uma
determinada lista de bases standard. Para tal, use a tecla F5 ou escolha a opção do menu
Editar -> Novo campo (escolher a partir da lista) e será apresentada a caixa de diálogo com a
lista de campos.
Para adicionar um novo campo prima o primeiro caracter do código do campo para a
secção relevante dos códigos. Seleccione, depois, o campo desejado e confirme em Confirmar.
Se os sub-campos tiverem sido definidos, serão visualizados a etiqueta e os sub-campos. Se
isso não acontecer, por defeito só o sub-campo "a" será apresentado.
Se pretender alterar o Alfabeto do campo, depois de seleccionado o campo desejado, clicar
o botão Alfabeto. Seleccionar o Alfabeto desejado da caixa de diálogo e confirmar em
Confirmar.
1.11.24.
Como pesquisar um dado texto no registo actual?
Para pesquisar determinado texto no actual registo, seleccionar a opção do menu Editar ->
Pesquisar e surge a seguinte janela.
No campo Localizar, digite o texto que pretende pesquisar no registo. Para pesquisar
apenas texto com a mesma forma do texto digitado, seleccione a caixa
"Maiúsculas/minúsculas". Para pesquisar apenas palavras completas, em vez de partes de
palavras, seleccione a caixa "Apenas palavras inteiras". Clique no botão Localizar seguinte. Para
pesquisar mais ocorrências do texto, prima o botão Localizar seguinte. A direcção do comando
Pesquisar no registo é definida de acordo com a opção seleccionada na secção Direcção (Para
Cima ou Para Baixo).
1.11.25.
Como pesquisar e substituir texto com outra expressão?
Para pesquisar e substituir texto com outra expressão, seleccionar a opção do menu Editar
-> Substituir e surgirá a seguinte janela.
No campo "Localizar", digitar o texto que se quer substituir no registo. Para pesquisar
apenas texto com o mesmo estilo de letra daquele que foi digitado, seleccionar a caixa "
Maiúsculas/minúsculas". Para pesquisar apenas as palavras completas em vez de excertos,
seleccionar a caixa " Apenas palavras inteiras ". No campo "Substituir por" digitar o texto que
vai ocupar o lugar do anterior. A opção Localizar seguinte é usada para pesquisar o texto
seleccionado (expressão "Localizar"). O botão Substituir substitui a primeira ocorrência do texto
pela nova expressão. O botão Substituir tudo substitui automaticamente todas as ocorrências
do texto do registo pela nova expressão.
1.11.26.
Como verificar o campo e verificar o registo actual?
Para verificar o campo actual, coloque o cursor na etiqueta do campo relevante ou na área
de conteúdos e seleccionar a opção do menu Editar -> Verificar campo ou use a combinação de
teclas Ctrl+W. Para verificar o registo actual, seleccionar a opção do menu Editar -> Verificar
.
registo ou clicar no ícone Verificar Registo
Após completada cada verificação, o sistema mostra uma mensagem de potenciais
problemas. Se não existirem, é apresentada uma mensagem vazia.
A opção Etiquetas fica activa quando a mensagem seleccionada está relacionada com uma
rotina de verificação, a qual efectua verificações associadas com outro registo ligado com
aquele que está sendo verificado. Por exemplo, se um registo duplicado é ou não aberto no
Índice de pedidos directos. Quando se prime o botão Etiquetas, o sistema recupera o registo
relacionado, por exemplo, o registo que contém o índice directo que aparece como duplicado
no registo actual.
1.11.27.
Como corrigir o registo actual e gerar novo registo?
A opção Corrigir registo do menu Editar corrige automaticamente o registo actual, de
acordo com os procedimentos normalizados definidos pela biblioteca (rotinas de correcção). A
função Gerar novo registo do menu Editar permite utilizar rotinas de correcção para criar um
novo registo em vez de corrigir o actual. As rotinas que foram definidas para corrigir o registo
actual aparecem por baixo da opção Corrigir registo. As que foram estabelecidas para criar um
novo registo surgem por baixo da opção Gerar novo registo. Para ambas as funções, os
procedimentos de correcção são listados na janela Escolher Rotina de Correcção.
1.11.28.
Como aceder à lista de catalogadores que trabalharam o registo actual?
Esta opção permite aceder à lista de catalogadores que trabalharam o registo actual. Para
tal, seleccionar a opção do menu Editar -> Visualizar catalogadores registo. Será visualizada
uma janela onde todos os catalogadores que trabalharam no registo seleccionado estarão
assinalados. É apresentado o nível de catalogação de cada técnico, bem como a hora e a data
da catalogação.
1.11.29.
O que é, e como utilizar o teclado flutuante?
Esta opção permite inserir caracteres que não existem no teclado standard do posto de
trabalho. O Teclado Flutuante é activado seleccionando a opção do menu Opções -> Activar
teclado do módulo de Catalogação e será visualizado o teclado flutuante. De acordo com as
definições de configuração, o Teclado flutuante pode ser dividido em separadores, em que cada
um apresentará um grupo de caracteres. Para fazer uso desta opção no módulo de
Catalogação, siga os passos seguintes. Primeiro seleccione a opção do menu Opções -> Activar
Teclado.
Segundo clique no separador desejado e seleccionar um caracter clicando nele. O caracter
em causa é adicionado à secção inferior da janela Teclado.
Por exemplo, o título de um livro em alemão é Osterreich. O primeiro caracter da palavra
contém um diacrítico, um "O" com trema. De referir que se pode adicionar mais do que um
caracter. O caracter é, também, copiado automaticamente para o clipboard do Windows.
Terceiro seleccionar o registo que está a ser editado no módulo de Catalogação. Para colar
os caracteres escolhidos, utilize a combinação de teclas Ctrl+V ou seleccionar a opção Colar no
menú Editar . Esses caracteres são acrescentados ao registo na posição do cursor.
1.11.30.
Como pesquisar índices na base actual?
Quando está a preencher um campo que vai constituir um cabeçalho, pode efectuar a
consulta dos índices existentes na base que está a trabalhar. Para tal, siga os passos seguintes.
Primeiro posicione o cursor na etiqueta do campo em causa, ou na área do conteúdo e indique
o texto inicial do campo. Segundo utilize a tecla F3 ou escolha a opção do menu Pesquisar ->
Pesquisar entrada dos campos da base de dados seleccionada. Terceiro aparecerá uma caixa de
diálogo apresentando os índices relevantes.
Quarto seleccione o cabeçalho apropriado e confirme com OK. O cabeçalho escolhido é
automaticamente transferido para o registo que estava a trabalhar. Se o cabeçalho também
incluir sub-campos, estes serão copiados para a área de conteúdos do registo. Se o cabeçalho
seleccionado for uma referência "Ver a Partir de", então o cabeçalho actual do registo de
autoridades é inserido na folha de recolha. Por exemplo, se o nome "Aplaton" for seleccionado,
o descritor - "Plato" - é inserido na zona de conteúdo do campo (isto acontece se o campo UPD
do registo de autoridades tiver um Y). Se o cabeçalho seleccionado não existir na base de
dados de autoridades, é agora inserido nela. Para pesquisar outro ponto da Lista de
Cabeçalhos, escolha a opção "Saltar para". Inserir o texto inicial do cabeçalho desejado (note
que o cabeçalho original é visualizado automaticamente no campo "Inserir texto inicial". Para
saltar para o cabeçalho desejado, escreva por cima o novo texto) e confirme.
A lista apresenta o texto requisitado, agora pode seleccionar o cabeçalho em causa e copiálo para a folha de recolha. Pode alterar o código de pesquisa através da janela "Saltar para".
Para tal, seleccionar um novo código de pesquisa no menú, inserir o texto inicial do cabeçalho e
clicar em OK. Será apresentada uma nova Lista de cabeçalhos. Pode, também, usar o campo
"Incluindo texto" para saltar com mais eficiência, caso existam grandes cabeçalhos. Por
exemplo, se chegar a uma secção de grandes cabeçalhos com o mesmo texto inicial, ao utilizar
o campo "Incluindo texto" é possível inserir o texto específico do cabeçalho desejado e, quando
clica no botão OK é visualizada a lista com o cabeçalho relevante seleccionado.
1.11.31.
Como expandir registos de autoridades?
Os cabeçalhos (preferidos ou não-preferidos) com um registo de Autoridades associado
apresentam informação de Autoridades (por exemplo, código da base de autoridades, código de
campo, maneiras de usar os códigos, campo UPD) na coluna Informação de Autoridade da
caixa de diálogo Lista de Cabeçalhos. De notar que se o cabeçalho da base de dados de
autoridades é um cabeçalho ambíguo, a coluna Informação de Autoridade contém ??? (três
pontos de interrogação). Um sinal mais na Coluna Ref. indica que o cabeçalho é um nãodescritor. Em ambos os casos, não-descritores e descritores, ao clicar em Expandir o registo de
Autoridade associado é visualizado em formato Completo. Se pretender editar ou ver a ficha de
catalogação do registo de Autoridades recuperado, prima Seleccionar. É apresentada a folha de
recolha do registo de Autoridades.
1.11.32.
Como ver todos os registos relacionados com o cabeçalho seleccionado?
Esta opção permite ver todos os registos relacionados com o cabeçalho seleccionado. Se
apenas um registo estiver ligado ao cabeçalho, será apresentado o registo em formato
Completo. Pode ver a folha de catalogação ou editar o registo, clicando em Seleccionar. Se mais
do que um registo estiver ligado a um cabeçalho, será apresentada uma janela com a lista dos
registos em formato Abreviado. Se seleccionar um registo e clicar no botão Visualização
Completa, será visualizado o registo seleccionado em formato Completo. Em ambas as janelas é
possível tanto ver a folha catalográfica como editar o registo, escolhendo a opção Seleccionar.
1.11.33.
Como pesquisar índices noutra base?
Quando se está a adicionar conteúdo a um campo de um registo bibliográfico, é possível
escolher a partir de uma lista de cabeçalhos de uma outra base. Por exemplo, pode pesquisar
bases de Autoridades. Para isso, primeiro posicione o cursor na etiqueta do campo em causa ou
na zona do conteúdo e indique o texto inicial para o campo. Segundo pressione Ctrl+F3 ou
escolha a opção do menu Pesquisar -> Pesquisar entradas de campos de outras bases. Terceiro
se o seu sistema tiver mais do que uma base configurada, será apresentada uma lista para
escolher a base que pretende pesquisar e deverá pressionar o botão OK, da lista apresentada
seleccione o texto que pretende utilizar e clique em OK ou pressione Enter.
O cabeçalho escolhido é automaticamente transferido para o registo que está a trabalhar.
Se o cabeçalho também tiver informação de sub-campos associada, todos os sub-campos serão
copiados para a área de conteúdo do registo. Se o cabeçalho seleccionado for uma referência
"Ver a Partir de", o cabeçalho actual do registo de autoridades será inserido na folha de recolha
da catalogação. Por exemplo, se for seleccionado o nome "Aplaton", o descritor - "Plato" - será
inserido na zona de conteúdo do campo (apenas se o campo UPD do registo de autoridades
tiver um Y).
Para pesquisar outro ponto da Lista de Cabeçalhos, seleccione a opção Saltar para. Insira o
texto inicial do cabeçalho desejado e prima o botão OK. A lista voltará a ser apresentada a
partir do texto requisitado; pode, agora, seleccionar o cabeçalho pretendido e copiá-lo para a
ficha catalográfica. Pode, ainda, alterar o código de pesquisa através da janela Saltar para. Para
tal, seleccionar um novo código de pesquisa do menú, inserir o texto inicial do cabeçalho e
clicar em OK. Será apresentada a nova lista de Cabeçalhos. Também é possível usar o campo
"Incluindo texto" para saltar com mais eficiência, quando se trata de grandes cabeçalhos. Por
exemplo, se chegar a uma secção de grandes cabeçalhos com o mesmo texto inicial, através do
campo "Incluindo texto", pode inserir o texto específico do cabeçalho desejado e, ao fazer OK a
lista será visualizada e o cabeçalho relevante estará seleccionado.
1.11.34.
Como pesquisar índices em sub-campos da base actual?
Quando está a adicionar sub-campos a um determinado campo, pode utilizar esta opção
para copiar informações de índices que esses sub-campos podem criar. Por exemplo, o subcampo b do campo 260 do MARC 21 pode ser utilizado para constituir o índice de Editores. Para
isso, primeiro posicione o cursor na etiqueta do campo e sub-campo em causa e insira o texto
inicial para o campo. Segundo pressione F4 ou escolha a opção do menu Pesquisar ->
Pesquisar dos sub-campos da base de dados seleccionada. Terceiro da lista apresentada
seleccione o texto que pretende utilizar e clique em OK ou pressione Enter e o cabeçalho
escolhido será automaticamente transferido para o registo que estava a trabalhar.
Para pesquisar outro ponto da Lista de Cabeçalhos, clique no botão Saltar para. Inserir o
texto inicial do cabeçalho desejado e confirme e a lista voltará a ser apresentada a partir do
texto requisitado. Pode, agora, seleccionar o cabeçalho pretendido e copiá-lo para a ficha
catalográfica. Pode, ainda, alterar o código de pesquisa através da janela Saltar para. Para tal,
seleccione um novo código de pesquisa do menú, insira o texto inicial do cabeçalho e faça OK e
será apresentada a nova lista de Cabeçalhos. Pode, ainda, usar o campo "Incluindo texto" para
saltar com mais eficiência para os grandes cabeçalhos. Por exemplo, se alcançar uma secção de
grandes cabeçalhos com o mesmo texto inicial, com o campo "Incluindo texto", é possível
inserir texto específico do cabeçalho desejado. Ao clicar em OK a lista voltará a ser apresentada
e o cabeçalho relevante será seleccionado.
1.11.35.
Como pesquisar índices em sub-campos de outras bases?
Para pesquisar índices em sub-campos de outras bases primeiro posicione o cursor na
etiqueta do campo ou do sub-campo em causa e indique o texto inicial para o campo. Segundo
pressione Ctrl + F4 ou seleccione a opção do menu Pesquisar -> Pesquisar entradas dos subcampos noutra base de dados. Terceiro se o seu sistema tiver mais do que uma base
configurada, ser-lhe-à apresentada uma lista para escolher a base que pretende pesquisar e
deve pressionar OK. Quarto da lista apresentada seleccione o texto que pretende pesquisar e
clique em OK ou pressione Enter e o cabeçalho escolhido é automaticamente transferido para o
registo que estava a trabalhar.
Para pesquisar um outro ponto da Lista de Cabeçalhos, clique no botão Saltar para. Inserir
o texto inicial do cabeçalho desejado e faça OK e a lista voltará a ser apresentada a partir do
texto requisitado; pode, agora, seleccionar o cabeçalho apropriado e transferi-lo para a ficha
catalográfica. É possível, ainda, alterar o código da pesquisa através da janela Saltar para. Para
tal, seleccione um novo código de pesquisa do menú, insira o texto inicial do cabeçalho e
pressione a tecla OK e será visualizada a nova lista de Cabeçalhos.
Pode, também, usar o campo "Incluindo texto" para saltar com mais eficiência, no caso de
grandes cabeçalhos. Por exemplo, se alcançar uma secção de grandes cabeçalhos com o
mesmo texto inicial, ao utilizar o campo "Incluindo texto", pode inserir o texto exacto do
cabeçalho desejado para que, ao confirmar com a tecla OK a lista volte a ser apresentada com
o cabeçalho relevante seleccionado.
1.11.36.
Como pesquisar opções de sub-campos?
Para um número seleccionado de sub-campos, pode escolher o texto a partir de uma lista
de opções pré-definidas pela base local. Para isso, primeiro posicione o cursor no sub-campo
que lhe interessa. Segundo pressione F8 ou seleccione a opção do menu Pesquisar -> Pesquisar
opções de sub-campos e vai visualizar uma janela de diálogo com opções de texto para o subcampo relevante. Terceiro seleccione o texto desejado e confirme com a tecla OK.
O texto seleccionado será transferido para a área de conteúdo do sub-campo. Em subcampos onde já exista uma lista de opções definida, também pode digitar o início do texto e
pressionar a tecla Tab. Se se tratar de um texto ainda não existente, o sistema preencherá
automaticamente essa área com o texto introduzido. Por outro lado, se o texto já existir, por
exemplo "Di" no sub-campo a do campo 655 do MARC 21, a janela de opções apresentará
todas as opções que sejam idênticas ao texto introduzido, permitindo a escolha da opção
desejada. O cursor deve estar no final da expressão (ou seja, não a meio da expressão). De
notar que esta funcionalidade não é sensível a maiúsculas ou minúsculas.
1.11.37.
Como verificar o URL antes de guardar ou actualizar o registo?
Em alguns campos o sub-campo $u é usado para o URL (Uniform Resource Locator). Pode
querer verificar o URL antes de guardar ou actualizar o registo. Para isso, primeiro coloque o
cursor no campo desejado (por exemplo, o campo 856). Segundo seleccione a opção do menu
Pesquisar -> Navegar URL e será visualizado o ALEPH Browser. O ALEPH Browser pesquisa
automaticamente o endereço definido no sub-campo $u do campo seleccionado e visualiza a
página correspondente. Se o endereço é incorrecto ou se o catalogador pretende um URL
diferente, pode sempre digitar um novo endereço - por exemplo, www.exlibris.co.il - na barra
de Endereços e confirmar com o botão Obter e será visualizada a nova página, caso seja este o
endereço a incluir na ficha de catalogação, o operador pode clicar em OK para copiar o novo
URL para a área de conteúdo do sub-campo $u. De notar que se o campo seleccionado não
tiver um sub-campo $u, o ALEPH Browser abrirá sem qualquer endereço na barra de
Endereços, sendo visualizada a informação habitual "The page cannot be displayed".
Em complemento, pode usar os botões do browser para obter opções standard, tais como,
para voltar para a última página visitada, clique em Voltar (a seta azul apontando o ícone
esquerdo), para voltar para a página visitada antes de clicar em Voltar , clicar em Seguinte (a
seta azul apontando o ícone direito), para ter a certeza de que está na mais recente versão da
página, primir Actualizar (o ícone página em branco), e para imprimir a página actual, clicar em
Imprimir (o ícone impressora).
1.11.38.
Como guardar registo no disco local?
Pode querer guardar os registos no disco local, seja para continuar a trabalhar neles depois,
seja porque falhou a comunicação com o servidor. Com esta opção os registos ficarão
guardados no disco rígido do seu PC, inacessíveis no OPAC. Para guardar o registo actual no
seu disco local, seleccione a opção do menu Ficheiro -> Guardar no disco local ou prima o ícone
. O sistema não efectua o envio de qualquer mensagem de aviso quando esta função é
executada. Pode continuar de imediato a editar o registo. Não serão registadas quaisquer
actualizações, a não ser que o registo seja novamente guardado.
1.11.39.
Como guardar todos os registos no disco local?
Pode guardar todos os registos abertos no módulo de catalogação. Para guardar todos
estes registos no disco local, seleccione a opção do Menu Ficheiro -> Guardar todos no disco
ocal. Os registos serão gravados mas não se terá conhecimento disso. Pode continuar a edição
dos registos embora as actualizações não fiquem registadas, a não ser que o registo volte a ser
gravado.
1.11.40.
Como guardar registo no servidor e no disco local?
Utilize esta opção para guardar no servidor o registo em que está a trabalhar, ao mesmo
tempo que é atribuído um número de sistema aos novos registos (diferente do número de
registo local). O sistema efectua a salvaguarda do registo no disco local de forma automática.
Primeiro guarde o registo actual no servidor e no disco local, seleccione a opção do menu
. Caso o registo seja novo
Ficheiro -> Guardar no servidor e no disco local ou prima o ícone
o sistema vai atribuir-lhe um número de registo novo. Segundo receberá um pedido de
confirmação do procedimento efectuado, caso pretenda guardar o registo agora, seleccione
Continuar.
Este écrã permite alterar o nível de catalogação do registo, o que é útil quando se pretende
vedar o acesso a catalogadores do mesmo nível e possibilitar o acesso aos de um nível
superior, ou para abrir um registo a catalogadores de um nível inferior. Se não preencher este
campo o sistema irá atribuir automaticamente ao registo o nível de catalogação do catalogador
que está a trabalhar nele. Nesta altura o sistema faz cumprir as regras definidas no servidor
para permitir a salvaguarda do registo na base de dados central.
Antes de actualizar a base de dados, o sistema verifica automaticamente o registo actual.
Após a verificação, será recebida uma mensagem com uma lista de eventuais problemas.
Esta janela apresenta dois tipos de erros. Os erros proibídos (a vermelho e com um ponto
de exclamação), o registo não poderá ser gravado se existirem erros deste tipo (prima o botão
Cancelar para continuar a edição do registo). Os triggers (a verde com um ponto de
interrogação), neste caso o registo pode ser guardado, aparecendo o botão Confirmar (para
gravar, prima esta opção ou clique em Cancelar para continuar a edição do registo).
1.11.41.
Como abrir registo já existente/criado no disco local?
Os registos locais podem ser chamados para re-edição ou para serem gravados no servidor.
Para abrir um registo localizado no disco local, deve primeiro seleccionar a opção do menu
, e com esta opção abre-se a caixa
Ficheiro -> Abrir registo no disco local ou clicar no ícone
de diálogo listando todos os registos locais. Segundo seleccione o registo pretendido e prima o
botão Abrir e pode, agora, re-editar ou gravar o registo no servidor.
1.11.42.
Como recuperar registo a partir do servidor?
Para recuperar um registo que está localizado no servidor, deve primeiro seleccionar a
opção do menu Ficheiro -> Carregar registo a partir do servidor, utilizar a sequência de teclas
, e será apresentado um écrã onde deve ser inserido o número
Ctrl+L, ou o ícone
identificador do sistema. Segundo, é feita uma cópia do registo no disco local, sendo visualizada
no écrã para edição. E por fim ao registo é atribuído um ficheiro local e temporário cujo nome
se inicia com o prefixo "NEW" e um número.
1.11.43.
Como pesquisar por um registo?
A função Pesquisa permite recuperar registos por palavras-chave. O sistema efectua uma
busca nos Índices de Palavras (como Palavras no Título, palavras no Autor, etc.) dos registos
que contêm as palavras-chave inseridas. Para efectuar uma Pesquisa, primeiro seleccione a
. Segundo especifique os
opção do menu Pesquisar -> Pesquisar ou clique no ícone
parâmetros de pesquisa na janela Pesquisar e prima o botão Pesquisar. Se apenas um registo
se adequar aos parâmetros seleccionados, será feita uma cópia do registo no disco local e a
folha de catalogação será apresentada no écrã para edição. De notar que se o resultado dos
parâmetros seleccionados for de mais de cem registos, o sistema apresentará uma mensagem
pedindo para reformular a expressão de pesquisa.
1.11.44.
Como explorar um registo?
Esta função permite aceder a um índice alfabético e recuperar os registos ligados à entrada
desejada da lista. Alguns dos índices disponíveis são Índice de Autores, de Títulos e qualquer
outro índice que a base tenha disponibilizado. Para recuperar um registo com a função
Explorar, primeiro seleccione a opção do menu Pesquisar -> Percorrer e será apresentada a
seguinte janela.
Segundo a janela Percorrer seleccione o código de exploração do menu e introduza o texto com
que quer começar a pesquisar. Prima o botão Pesquisar. Este texto aparecerá no topo da lista
explorada. Por exemplo, inserindo "b" obter-se-à uma lista alfabética com "b" em segundo
lugar. Inserindo "great" obter-se-à uma lista alfabética com "great" em segundo lugar. Pode,
então, explorar em baixo entradas como "Great Britain" e "Great Danes". O número de
documentos associados com cada cabeçalho é, também, mostrado. Se o cabeçalho estiver
ligado a um registo de autoridades, a informação de autoridades será, também, visualizada. Se
o campo Incluir Dados de AUT Expandidos for verificado, a informação adicional de autoridade
é apresentada juntamente com o cabeçalho. Este campo determina se serão ou não
visualizados os campos 260 (Referência Ver Complexa - Assunto), 664 (Referência Ver
Complexa - Nome), 666 (Referência Explicativa Geral - Nome), e 680 (Nota Pública Geral) do
registo de autoridades na lista de cabeçalhos, juntamente com o cabeçalho bibliográfico de
ligação.
Terceiro seleccione da lista o cabeçalho desejado e clicar o botão Completo. Se apenas um
registo estiver ligado ao cabeçalho, o registo será visualizado em formato Completo. Clicar no
botão Seleccionar. Será feita uma cópia do registo no disco local e a folha de catalogação abrirse-à no écrã para edição (Ver Editando Um Registo). Se mais do que um registo estiver
associado ao cabeçalho, será apresentada uma janela com a lista de registos em formato
Abreviado. Para ver o registo em formato Completo, seleccionar o registo desejado e cicar no
botão Ver Completo. Para recuperar a folha de catalogação do registo, clicar no botão
Seleccionar, tanto na janela Lista Abreviada como a partir da janela Visualização Completa do
registo. Será feita uma cópia do registo no disco local e a folha de catalogação abrir-se-à no
écrã para edição.
1.11.45.
Como transferir um registo do OPAC para o módulo de Catalogação, para o
editar?
Um registo bibliográfico pode ser transferido do OPAC para o módulo de Catalogação para
re-editar o registo. Para isso, enquanto se visualiza qualquer dos formatos Completos do registo
. Em alternativa, quando visualiza o registo Completo, pode clicar
no OPAC, clique no ícone
no botão Mapa de Nav., quando é apresentada a Janela de Navegação, pode clicar no botão
Catalogar BIB. Os registos bibliográficos podem ser transferidos do módulo de Pesquisa para o
módulo de Catalogação para re-edição. Para tal acontecer, quando visualiza qualquer dos
formatos Completos de um registo, ou quando visualiza uma lista de registos a partir da janela
Lista Abreviada, ou após a selecção de um conjunto a partir das Listas no módulo de Pesquisa,
.
clique no ícone
De notar que quando os registos são transferidos da visualização Completa do registo ou da
janela Lista Abreviada, a folha de catalogação dos registos é apresentada no módulo de
Catalogação. Quando um conjunto de registos é transferido, os registos são visualizados na
janela Lista Abreviada do Conjunto do módulo de Catalogação. Para ver a folha de catalogação
dos registos, seleccionar os registos pretendidos e clicar no botão Editar. Em alternativa,
quando se visualiza o registo Completo pode clicar no botão Mapa de Nav., quando a Janela de
Navegação é apresentada, clicar no botão Catalogar BIB para transferir o registo para o módulo
de Catalogação.
1.11.46.
Como recuperar o registo administrativo a partir do servidor?
Para recuperar o registo administrativo ligado ao actual registo bibliográfico, seleccionar a
opção do menu Ficheiro -> Carregar registo ADM a partir do servidor. Se mais do que uma base
administrativa estiver ligada à base bibliográfica, a janela Escolha base administrativa será
apresentada. Seleccionar a base apropriada e confirmar e será apresentado o registo
administrativo para edição. Se nenhum registo administrativo estiver ligado ao registo
bibliográfico, será criado um automaticamente. Esta função apenas pode ser usada por um
registo que disponha de um número de sistema atribuído. De notar que até 70 bases
administrativas podem ser visualizadas na janela Escolha base administrativa.
1.11.47.
Como recuperar o(s) registo(s) de existências ligado(s) (HOL) ao registo
actual, a partir do servidor?
Para recuperar o(s) registo(s) de existências ligado(s) ao actual registo bibliográfico,
seleccionar a opção do menu Ficheiro -> Carregar registo HOL a partir do servidor, e a Lista de
existências será apresentada. Este écrã apresenta uma lista dos registos de existências ligados
ao actual registo bibliográfico. Para editar/recuperar um registo de existências, deve-se
seleccioná-lo e clicar no botão Editar. Para adicionar um novo Registo de Existências, clicar no
botão Adicionar Registo.
1.11.48.
Como carregar um ficheiro do servidor que contenha um conjunto de registos
para processamento posterior?
Esta opção permite carregar um ficheiro do servidor que contenha um conjunto de registos
para processamento posterior. Deve primeiro seleccionar a opção do menu Ficheiro ->
Carregar registo a partir do servidor. Segundo insira o nome do ficheiro desejado e confirmar. A
janela Lista Abreviada do Conjunto será apresentada com o conjunto de registos em formato
abreviado. Terceiro para visualizar a folha de recolha dos registos, seleccione os registos
pretendidos e clicar no botão Editar.
De notar que o ficheiro deverá estar localizado na directoria alephe_scratch. Este ficheiro
pode ser criado com ferramentas standard do ALEPH (por exemplo, com a utilização do serviço
recuperar registos catalogados (ret-01) ou com a opção Guardar conjunto no servidor no
módulo de pesquisa).
1.11.49.
Como bloquear um registo?
O sistema não permitirá que um catalogador guarde um registo no servidor se um outro
catalogador tiver efectuado esse mesmo procedimento antes. Pode bloquear um registo de
maneira a que só as suas alterações possam ser guardadas no servidor, até que se proceda ao
desbloqueamento do registo. Ninguém mais pode guardar no servidor a versão que está a
editar. Só pode bloquear um registo que tenha um número de sistema associado. Para bloquear
o registo actual, seleccione a opção do menu Ficheiro -> Bloquear registo. O registo fica
bloqueado mas o sistema não devolve nenhuma informação a referir o facto. Pode continuar a
edição do registo.
1.11.50.
Que implicações pode ter o bloqueamento de um registo para os outros
utilizadores?
De notar que quando um registo é bloqueado, qualquer operador pode carregá-lo do
servidor. Quando isso acontece, é apresentada uma mensagem de aviso.
Pode visualizar o registo e até editá-lo, mas não lhe será possível guardar as alterações no
servidor enquanto o registo estiver bloqueado. Em complemento da mensagem de aviso
visualizada quando o registo é chamado, é apresentada na barra de títulos do registo a
expressão "bloqueado por outro operador".
Para desbloquear o registo actual bloqueado, escolha a opção do menu Ficheiro ->
Desbloquear registo. O registo será desbloqueado mas não receberá qualquer mensagem
informativa. Se guardar as alterações no servidor e desbloquear o registo, outro operador não
poderá guardar as alterações no servidor. (Este comportamento baseia-se na regra geral do
sistema, que diz que se alguém altera um registo que esteja na posse de outrém, as alterações
não serão guardadas). Se, no entanto, desbloquear o registo sem ter guardado as alterações, o
outro operador pode guardar as suas alterações no servidor.
1.11.51.
Como desbloquear automaticamente os registos bloqueados?
Os registos bloqueados são automaticamente desbloqueados após um período definido pelo
seu administrador do sistema. Quando o operador activa quaisquer funções que envolvam o
servidor (como Guardar no Servidor, Corrigir, Ordenar ou Verificar), o registo será bloqueado
durante um período de tempo adicional. Por exemplo, se o período de bloqueio for uma hora e
o operador activar a função Corrigir 20 minutos depois, o registo ficará bloqueado durante 1
hora e 20 minutos.
1.11.52.
Como apagar registos do disco local que sejam novos/recentes?
Esta função permite apagar todos os registos cujos nomes de ficheiro comecem com o
prefixo "New...." no disco local. Se existir um ficheiro "New..." que não pretende apagar, deve,
primeiro, ir buscar um registo ao seu disco local e dar-lhe um novo nome, escolhendo a opção
do menu Ficheiro ->Mudar o nome no disco local, e será visualizada uma caixa de diálogo para
nela se preencher o novo nome do registo. Depois insira o novo nome do ficheiro e confirme. O
registo será guardado no seu PC local com o novo nome e não será apagado com a função do
menu Ficheiro -> Apagar registos New*.
A partir de agora pode, apagar os novos registos no disco local. Primeiro escolha a opção
do menu Ficheiro -> Apagar registos New*. Segundo ser-lhe de imediato inquirido se tem a
certeza que quer apagar o registo, se sim clique em Sim. Todos os novos registos serão
apagados. Os novos registos podem ser automaticamente apagados pelo sistema através da
definição do intervalo (em dias) dos registos a eliminar desde que não tenham sido
actualizados/criados.
1.11.53.
Como apagar registo do disco local?
Para apagar um registo no seu disco local, primeiro seleccione a opção do menu Ficheiro ->
. Esta opção faz abrir a caixa de diálogo que
Abrir registo no disco local ou prima o ícone
lista os registos locais. Segundo seleccione o registo desejado e clique no botão Apagar.
Receberá um pedido de confirmação relativo à eliminação do registo. Se, de facto, pretender
apagá-lo, prima Sim e o registo seleccionado será imediatamente apagado.
1.11.54.
Como apagar registo do servidor?
Para apagar um registo do servidor, primeiro no menu Ficheiro -> Carregar registo a partir
do servidor. Ignore este passo se o registo que pretende apagar é aquele que está a ser
visualizado.
Segundo
Segundo no formulário insira o n.º de sistema do registo desejado e seleccione o botão OK.
Ignore este passo se o registo que pretende apagar é aquele que está a ser visualizado.
Terceiro seleccione a opção do menu Editar -> Apagar -> Apagar registo do servidor, ou use a
sequência de teclas Ctrl+R, e depois confirme a eliminação do registo (sim ou não). Mas na Na
realidade o registo não será apagado, embora sejam removidos todos os campos à excepção do
campo LDR. De igual modo, todos os links - do registo para os índices do OPAC - serão,
também, removidos.
Tenha em consideração que nalgumas instalações é necessário dar informação aos
utilitários com os quais estão associadas que os registos bibliográficos foram apagados do seu
catálogo. Este procedimento é efectuado através do envio do registo ao utilitário com um
estado de apagado (na etiqueta leader). Assim, não pode ser usada a opção Apagar Registo do
Servidor, uma vez que à excepção do leader todos os campos são apagados. Para estas
instalações, é possível adicionar um campo STA sem a eliminação de todos os campos do
registo. Apesar dos campos indexáveis permanecerem no registo, as entradas de índice para
eles são removidas com o fim de impedir a visualização destes registos no OPAC Web e GUI.
1.11.55.
Que campos especiais existem e que funções possuem?
1.11.55.1. URL – 856
Pode utilizar o campo 856 para adicionar ligações a URLs, efectuando, assim, ligações
externas. O campo é repetido quando a localização varia.
1.11.55.1.1.
Sub-campo a
Nome do host (o endereço IP para ficheiros que NÃO estão na directoria local do sistema,
por exemplo: www.scj.albany.edu).
1.11.55.1.2.
Sub-campo d
Directório (contém o caminho, as séries de directorias lógicas e nomes de subdirectorias
onde o ficheiro é armazenado).
1.11.55.1.3.
Sub-campo f
Nome do ficheiro (contém o nome do ficheiro tal qual ele existe na directoria/ subdirectoria
indicada no sub-campo).
1.11.55.1.4.
Sub-campo p
Porta específica para ligação (a ser utilizada com o nome do host para ficheiros que NÃO
estão na directoria local do sistema). Se não for especificada nenhuma porta, por defeito é a
porta 80.
1.11.55.1.5.
Sub-campo u
Uniform Resource Locator (contém o URL). Se o sub-campo $u estiver presente, sobrepõese à informação armazenada nos sub-campos $a, $d, $f, $p.
1.11.55.1.6.
Sub-campo 4
Quando o link externo 856 é executado através do OPAC Web, visualiza-se uma mensagem
sobre direitos de autor. Se o sub-campo $4 for acrescentado ao campo, a mensagem não será
visualizada.
1.11.55.1.7.
Sub-campo 9
Código para o tipo de programa usado para a visualização (ex.: "htm" para ficheiros HTML;
"doc" para documentos em Word). Este campo apenas é relevante para a visualização no OPAC
GUI. Atribuír "HTM" por defeito se o sub-campo não estiver presente.
1.11.55.2. LKR
No ALEPH os links podem ser gerados pelo sistema (ex.: links de cópias para um registo
bibliográfico), ou pelo utilizador (ex.: links entre dois registos bibliográficos e/ou um registo
bibliográfico e exemplares que pertençam a outro registo bibliográfico). O campo LKR é
utilizado para criar ligações entre registos bibliográficos, por exemplo, para analíticos, para
publicações em série que tenham mudado de nome, etc. Os tipos possíveis de links e os valores
que devem ser inseridos para gerir estes links são mostrados na tabela em baixo. De notar que
o campo LKR só écatalogado num dos registos; o sistema irá gerar o outro lado do link. De
notar que os valores inseridos no sub-campo $a devem ser em maiúsculas.
1.11.55.2.1.
Sub-campo a
1.11.55.2.1.1.
Counteúdo UP
Ligação UP para outro registo Bib. Um registo apenas pode ter uma ligação deste tipo.
1.11.55.2.1.2.
Counteúdo DN
Ligação "Down" para outro registo Bib. Podem existir várias ligações deste tipo.
1.11.55.2.1.3.
Counteúdo PAR
Ligação paralela com outro registo Bib.
1.11.55.2.1.4.
Counteúdo ANA
Este link gera tanto links ITM como tipos de links UP-DN. É uma ligação para registos
analíticos (com níveis diferentes). De notar que o sub-campo $b para este tipo de link contém o
número de sistema do registo bibliográfico ao qual o registo está ligado (ao contrário do link
tipo ITM).
1.11.55.2.1.5.
Counteúdo ITM
Este link gera uma ligação entre um registo bibliográfico e os exemplares de outro registo
bibliográfico. Os campos de filtragem do exemplar ($y, $v, $p, e $i devem ser usados neste tipo
de link. De notar que o sub-campo $b para este tipo de link contém o número de sistema ADM.
1.11.55.2.1.6.
Sub-campo b
Número de sistema do registo ligado (o registo alvo).
1.11.55.2.1.7.
Sub-campo i
Link para o exemplar.
1.11.55.2.1.8.
Sub-campo k
Páginas.
1.11.55.2.1.9.
Sub-campo l
Biblioteca onde o registo em causa está localizado.
1.11.55.2.1.10.
Sub-campo m
Nota ao link Down.
1.11.55.2.1.11.
Sub-campo n
Nota ao link Up.
1.11.55.2.1.12.
Sub-campo p
Link parte.
1.11.55.2.1.13.
Sub-campo r
Link da etiqueta MARC.
1.11.55.2.1.14.
Sub-campo v
Link Volume.
1.11.55.2.1.15.
Sub-campo y
Link Ano.
1.11.55.3. “OWN”
O campo OWN identifica a biblioteca, sub-biblioteca e colecção a que um registo pertence e
diz respeito a todos os tipos de registos MARC (BIB, HOL, ADM, AUT). Permite restringir quais
os tipos de catalogadores que têm acesso a um determinado registo. O campo OWN pode
conter qualquer tipo de texto para combinação (como a subbiblioteca).
1.11.55.4. 852 – Cota
O campo 852 do MARC 21 serve para conter o máximo de informação possível sobre a
localização de um exemplar. Informação sobre a sub-biblioteca do exemplar por sub-campo $b
do campo 852, a colecção de que faz parte o exemplar por sub-campo $c do campo 852, o tipo
de cota do exemplar pelo primeiro indicador do campo 852, a cota do exemplar por subcampos $h, $i, $j, $k, $l, e $m do campo 852, e o número de cópias do exemplar por subcampo $t se o sub-campo contiver um número de cópias e não uma série de números para
cópias. Em complemento, quando um registo de existências é criado com base nos dados de
um exemplar ou no registo de assinatura, o campo 852, sub-campos $b (sub-biblioteca) e $c
(colecção) é gerado automaticamente. Se o registo bibliográfico ao qual o registo de existências
está ligado tem informação de cota, então o sistema criará, também, os sub-campos $h
(classificação) e $i (parte do fascículo).
1.11.55.5. 853 E 853X – Perfil de periodicidade
Os campos 853 e 853X do registo ADM podem ser usados em vez do Formulário Previsão
da Periodicidade para criar perfis de periodicidade para periódicos.
1.11.55.6. Z30 Cota permanente dos exemplares
Quando são efectuadas alterações temporárias à informação do exemplar, a informação
original do exemplar é armazenada no campo Z30 do registo administrativo (ADM). Os dados
são armazenados automaticamente pelo sistema neste campo quando a informaçã odo
exemplar é alterada. O campo Z30 é utilizado pelo sistema para restaurar a informação original,
quando o bibliotecário usa a função Restaurar Informação do Exemplar.
A estrutura do campo Z30 do registo ADM, é composta por, $1 - Número sequencial do
exemplar, $2 - Sub-biblioteca, $3 – Colecção, $4 – Cota, $5 - Estado do exemplar, $6 - Estado
de processamento do exemplar, $7 - Cota 2, $8 - Tipo de material e $9 - Cota temporária.
1.11.55.7. Estado STA
O campo STA é um campo do ALEPH que contém informação sobre o estado do registo.
Por exemplo, pode-se adicionar um campo STA para marcar registos do catálogo que são
provisórios, adicionando-se os campos, STA $$aPROVISÓRIO (este campo pode ser indexado e
os registos com este estado podem ser recuperados posteriormente para processamento
futuro). O estado STA é um campo em texto livre que pode ser definido pelo operador para
satisfazer as necessidades de determinadas instalações. No entanto, existem duas excepções, o
STA $$aAPAGADO e o STA $$aSUPRIMIDO. O campo STA $$aAPAGADO pode ser adicionado
aos registos considerados registos "apagados", ou seja quando os registos são apgados usando
a opção Apagar Registo do Servidor dos módulos de Catalogação, todos os campos do registo
são apagados, à excepção do campo LDR. O campo STA $$aAPAGADO pode ser usado para
indicar que o registo está "apagado" mas sem estarem apagados todos os campos do registo.
Apesar do facto de os campos indexáveis permanecerem no registo, as entradas dos índices
para eles são removidas para prevenir a visualização destes registos na Web e no módulo de
Pesquisa. O campo STA $$aSUPRIMIDO pode ser usado para evitar que o público veja os
registos aos quais o campo é adicionado. Este campo não evita que sejam geradas entradas de
índice. Para evitar que o público veja estas entradas é necessário explicitar a exclusão do
campo STA $$aSUPRIMIDO através do mecanismo standard de bases lógicas.
1.11.56.
Que tipos de templates existem?
Os novos registos podem ser criados com base em templates pré-definidos. Existem dois
tipos de templates, os templates locais e os templates dependendo da biblioteca (guardados no
servidor) .
1.11.57.
Como criar um template local?
Os templates de catalogação podem ser criados com base no registo actualmente aberto.
Para tal, escolha a opção do menu Ficheiro -> Criar template no disco local, e é apresentada
uma caixa de diálogo para preencher o nome do novo template. Clique no botão OK e será
visualizada uma mensagem informando que o template foi criado. Ficará guardado na lista de
templates (acessível através da opção do menu Ficheiro -> Abrir Template). De notar que o
template só ficará disponível no PC/computador em que foi criado.
1.11.58.
Como definir templates específicos da biblioteca?
É possível definir templates específicos da biblioteca. Estes templates são criados pelo
administrador do sistema e guardados na directoria de catalogação da base. Quando se abre
um template no módulo de Catalogação, para além dos templates locais serão apresentados
aqueles relativos à base em que se está ligado, na Lista de templates. Por exemplo, se a
ligação é feita a uma base bibliográfica, apenas serão apresentados os templates definidos para
esta base de dados na Lista. Se a ligação for feita a uma base de dados de autoridades, apenas
os templates desta base serão mostrados. Todos os operadores ligados à base poderão
trabalhar com os templates definidos pelo administrador do sistema.
1.11.59.
Como converter registos de vários formatos para o formato ALEPH e importálos para o seu sistema?
Pode converter registos de vários formatos para o formato ALEPH e importá-los para o seu
sistema. Para isso, utilizar a opção do menu Importar registos -> Converter registos, e na caixa
de diálogo, seleccione a directoria e nome do ficheiro que pretende converter e prima o botão
Abrir. De seguida será visualizada uma caixa de diálogo onde pode seleccionar o programa de
conversão que deverá ser utilizado para converter o ficheiro e confirme. No próximo passo o
ficheiro será convertido e uma lista de registos apresentada numa caixa de diálogo. Os
conteúdos do registo actualmente seleccionado serão visualizados numa janela na parte de
cima da caixa de diálogo. Se não quiser editar imediatamente o registo, escolha a opção
Cancelar. Será capaz de editar posteriormente um registo convertido, seleccionando a opção do
menu Importar registos -> Abrir Registos Convertidos. Se pretender editar um registo
imediatamente após a conversão, seleccione esse registo e prima o botão Adicionar. Para editar
todos os registos, clique em Adicionar Todos. A lista de registos a ser editada será visualizada
na parte inferior da caixa de diálogo. Se pretender remover um registo da lista seleccione-o e
prima o botão Remover. Por fim para editar os registos seleccionados clique no botão Editar. Os
registos serão visualizados, prontos a serem editados.
1.11.60.
Menu Serviços
Pode ser acedido no módulo Catalogação da ferramenta Aleph, pelo Menu superior.
As diversas opções dos serviços permitem recuperar registos bibliográficos, imprimir ou
gravar para um ficheiro um registo bibliográfico, visualizar informação bibliográfica dos registos,
imprimir registos do catálogo, gerar índices para a bibliografia, fazer conversão de registos,
corrigir e verificar os registos do catálogo, carregar registos bibliográficos e de autoridade do
catálogo, actualiza os índices, faz a alfabetação dos cabeçalhos, actualiza os registos
bibliográficos abreviados da base de dados, elabora os contadores para as bases lógicas, gera
links entre os registos da base de dados, detecta cabeçalhos, apaga cabeçalhos, gera
relatórios, efectuar uma alteração em todos os registos do catálogo, e efectua uma impressão
de triggers.
Cada serviço é identificado na Log Batch e na Queue Batch pelo seu nome de
procedimento.
1.11.60.1. Recuperar registos do catálogo / Retrieve catalog records
Para seleccionar esta opção faça, Serviços -> Retrieve catalog records. E depois
seleccione a opção que pretende.
1.11.60.1.1.
Retrieve catalog records (ret-01)
Este serviço permite recuperar registos bibliográficos específicos. Os números de registo
podem ser guardados num ficheiro e, depois, impressos. Para ver o registo bibliográfico
completo, use um dos serviços "Imprimir".
1.11.60.1.2.
Retrieve records using CCL (ret-03)
Este serviço recupera registos através do CCL - Common Command Language.
1.11.60.1.3.
Retrieve catalog records by date (ret-04)
Este serviço permite recuperar determinados registos bibliográficos criados ou actualizados
numa data específica. Recupera registos com base no ficheiro Z13 ou em registos de docs
abreviados.
1.11.60.1.4.
Cross files (ret-10)
Este serviço cruza dois ficheiros de input, utilizando operadores Booleanos. Os ficheiros de
input devem ser ficheiros resultantes de um dos serviços de recuperação. O serviço produz um
novo ficheiro de output que inclui os resultados da operação Booleana.
1.11.60.1.5.
Print catalog records - custom format (print-01)
Este serviço permite gravar num ficheiro ou imprimir a totalidade do registo bibliográfico
para uma série de documentos encontrados através do serviço "Retrieve Catalog Records" (ret01) (e, talvez também, ordenados pelo serviço "Sort Catalog Records" (ret-21)), ou guardados
na Pesquisa do GUI ou do OPAC Web, pela função "Guardar no Servidor".
1.11.60.1.6.
Print catalog records - columnar format (print-08)
Este serviço permite ver, sob a forma de colunas, a informação bibliográfica dos registos
encontrados pelo serviço "Retrieve Catalog Records" (ret-01) (e talvez também ordenados pelo
serviço "Sort Catalog Records" (ret-21)). A informação pode ser guardada num ficheiro ou
impressa.
1.11.60.1.7.
Print catalog (print-04)
Este serviço permite imprimir registos do catálogo, um após o outro, em folhas de papel
normais que, depois, podem ser agrupadas e encadernadas e utilizadas como catálogos e
listas de referência.
1.11.60.1.8.
Print bibliography (print-09)
Este serviço permite imprimir registos do catálogo, organizados como uma bibliografia. De
notar que o output consiste em XML em bruto - isto é, requere formatação de um programa
externo. Este serviço pode ser usado para um catálogo de novas aquisições, durante um
determinado período de tempo, seguido por uma classificação, para um catálogo de materiais
Audiovisuais da biblioteca, para uma bibliografia nacional ou para um índice de artigos de
revistas.
O serviço associado, "Print Index" (p-print-10) prepara índices para a bibliografia. Os
registos da bibliografia e os índices são sequenciados de acordo com uma lista de cabeçalhos
(ACC/Z01). Efectivamente, o sistema verifica cada cabeçalho da lista, escolhendo do catálogo
os registos que contêm o ficheiro de input para inclusão na bibliografia. Se não forem
escolhidos registos para um cabeçalho, o próprio cabeçalho não será impresso. O sistema
também pode imprimir todos os cabeçalhos "ver" relacionados com os cabeçalhos impressos.
O ficheiro de impressão resultante é indicado para folhas de papel normal que possam ser
encadernadas em formato livro.
Este serviço adiciona numeração sequencial aos registos escolhidos, para permitir índices
impressos utilizando o procedimento p_print_10. Este número sequencial é composto de duas
partes: o sub-campo "a" contém o número do volume (isto é, esta sucessão e secção
particulares), e o sub-campop "n" contém o número sequencial no volume. As entradas nos
índices (como autor, título, assunto, etc.) usam este número consecutivo para remeterem para
a entrada na lista bibliográfica. Deste modo, os índices podem ser mínimos, o cabeçalho
impresso seguido de um número sequencial. Este número será adicionado aos registos
bibliográficos relevantes, no conjunto de etiquetas deste serviço.
1.11.60.1.9.
Print index for bibliography (print-10)
Este é um serviço associado ao "Print Bibliography" (p-print-09) que gera índices para a
bibliografia. Exemplos da sua utilização: índices de autores; índices de títulos; índices de
assuntos, em que a bibliografia básica tem outro tipo de sequência (por exemplo,
classificação). O cabeçalho é impresso, seguido pelo número sequencial dos registos
bibliográficos associados. Este numero sequencial foi acrescentado tanto ao registo como ao
ficheiro de output quando o serviço "Print Bibliography" (print-09) foi executado. Por exemplo, o
Índice de Autores aparecerá, Amado, Jorge 664 e Amaral, Ricardo 318 319 320 343. Neste
exemplo, os índices são mínimos. De notar que o output consiste apenas em XML em bruto ou seja, requere formatação de um programa externo.
1.11.60.1.10.
Download machine-readable records (print-03)
Este serviço possibilita guardar num ficheiro ou imprimir informação bibliográfica de
registos encontrados, utilizando, por exemplo a função Pesquisar do OPAC Web, a função
Pesquisar na Pesquisa GUI, um dos serviços de Recuperação, como o serviço "Retrieve
Catalog Records" (ret-01). Pode optar por visualizar todos os campos de um registo ou apenas
campos seleccionados.
Deve-se executar este serviçocaso seja necessário produzir registos em formato MARC
(por exemplo, para exportar para outra biblioteca), ou em formato ALEPH Sequencial (para
recarregar ou actualizar registos catalogados no ALEPH). Quando é executado este
procedimento, o output está em formato UTF-8. Pode-se concluir uma conversão de caracteres
do ficheiro visado, executando o serviço em batch p_manage_22 ou especificando aqui a
conversão de caracteres.
1.11.60.2. Carregar registos do catálogo / Load catalog records
Para seleccionar esta opção faça, Serviços -> Load catalog records. E depois seleccione a
1.11.60.2.1.
Convert MARC records - step 1 (file-01)
Esta função é o 1º. passo de um processo de conversão de registos em formato MARC
para o formato ALEPH sequencial. Este passo faz com que o ficheiro de input se fragmente em
registos individuais que serão convertidos pelo passo 2.
1.11.60.2.2.
Convert MARC records - step 2 (file-02)
Esta função é o passo 2 de um processo de conversão de registos do formato MARC em
formato ALEPH sequencial.
1.11.60.2.3.
Convert ALEPH sequential to MARC communication format (file-12)
Esta função permite converter ALEPH sequencial em formato de comunicação MARC.
1.11.60.2.4.
Modify MARC records file (file-08)
Este serviço permite ao utilizador modificar um ficheiro de registos em formato sequencial
ALEPH de acordo com um script de processamento especificado pelo utilizador. O serviço
toma como input um ficheiro de registos MARC que foram convertidos em formato ALEPH
sequencial (exemplo: utilizando Convert MARC Records - Passo 1 e Passo 2). Produz dois
ficheiros de output. Um consiste em registos de "output" para posterior processamento ou
carregamento para o sistema. O outro ficheiro incluirá registos rejeitados com base em critérios
especificados no script de processamento.
Este pode ser o passo 3 de um processo de conversão de registos do formato MARC para
o formato ALEPH sequencial. Os passos anteriores seriam "Convert MARC Records - Passo 1"
(p_file_01) e "Convert MARC Records - Passo 2" (p_file_02). O output pode ser carregado para
uma base de dados ALEPH usando o p_manage_18.
1.11.60.2.5.
Fix and check catalog records (manage-25)
Esta função pode ser usada para corrigir e verificar os registos do catálogo.
1.11.60.2.6.
Fix catalog records (manage-37)
Esta função pode ser utilizada para corrigir registos do catálogo.
1.11.60.2.7.
Character conversion (manage-22)
Este serviço converte caracteres de um mapeamento para outro. A tabela de conversão
deve ser localizada na directoria he/unicode. É normalmente usado para conversão de ficheiros
de dados, mas também pode usado para converter a secção de texto visualizado das tabelas
ALEPH.
1.11.60.2.8.
Load catalog records (manage-18)
Este serviço carrega registos do catálogo para o sistema. Os registos podem ser MARC ou
MAB2 e ter sido convertidos em Formato ALEPH Sequencial, ou registos que foram
recuperados através da função "Retrieve Catalog Records" ou outras funções de recuperação
disponíveis do ALEPH. Este procedimento bloqueia o ALEPH e só deverá ser executado
quando a biblioteca se encontra fechada.
1.11.60.2.9.
Load catalog records - parallel load (manage-18-p)
Este serviço carrega registos do catálogo para o sistema. Os registos podem ser MARC ou
MAB2 e ter sido convertidos em Formato Sequencial ALEPH, ou registos que foram
recuperados através da função "Retrieve Catalog Records" ou outras funções de recuperação
disponíveis do ALEPH.
1.11.60.2.10.
Check input file against database (manage-36)
Este serviço divide um ficheiro de input de documentos em três ficheiros de output de
acordo com o critério de correspondência do utilizador definido. O primeiro ficheiro contém
novos registos (não foram encontrados registos semelhantes na base de dados), o segundo
ficheiro contém registos semelhantes (com base num identificador único) e o terceiro ficheiro
contém registos semelhantes, os quais não podem ser associados com um só registo na base
de dados (multi-correspondência).
1.11.60.2.11.
Load authority records (manage-31)
Este serviço carrega registos de autoridade do catálogo para o sistema.
1.11.60.3. Construir índices para o catálogo / Build indexes to the catalog
Para seleccionar esta opção faça, Serviços -> Build indexes to the catalog. E depois
1.11.60.3.1.
Update word index (manage-01)
Este serviço actualiza o Índice de Palavras da base de dados. Como bloqueia o ALEPH só
deverá ser executada quando a biblioteca estiver fechada.
1.11.60.3.2.
Update direct index (manage-05)
Este serviço actualiza o Índice Directo da base de dados. Como bloqueia o ALEPH só
deverá ser executado quando a biblioteca estiver fechada.
1.11.60.3.3.
Update headings index (manage-02)
Este serviço actualiza o Índice de Cabeçalhos da base de dados. Este procedimento
bloqueia o ALEPH e só deverá ser executado quando a biblioteca estiver fechada. De notar
que sempre que este serviço for executado deverá, também, ser executado o serviço
"Alphabetize Long Headings" (manage-17), para obter uma correcta alfabetação.
1.11.60.3.4.
Update sort index (manage-27)
Este serviço actualiza o Índice de Ordenação da base de dados. Ao ser executado o
ALEPH fica bloqueado, daí que deva ser posto em funcionamento só quando a biblioteca
estiver fechada.
1.11.60.3.5.
Alphabetize headings - setup (manage-16)
Este serviço de parametrização alfabeta os cabeçalhos de acordo com as regras de
alfabetação. Estas regras geram um "registo de texto" no qual o cabeçalho é alfabetado. Os
cabeçalhos são, então, alfabetados de acordo com os primeiros 69 caracteres do registo de
texto de cada entrada. O serviço Alphabetize Long Headings (manage-17) faz a alfabetação
daqueles cabeçalhos cujos registos de texto têm mais de 69 caracteres. Depois de executar
este serviço, execute sempre o serviço Alphabetize Long Headings (manage-17). Com este
procedimento, o ALEPH fica bloqueado pelo que só deverá ser executado quando a biblioteca
estiver fechada.
1.11.60.3.6.
Alphabetize long headings (manage-17)
Este serviço faz a alfabetação daqueles cabeçalhos cujos registos de texto são superiores
a 69 caracteres. Com este procedimento o ALEPH fica bloqueado e só deverá ser executado
quando a biblioteca estiver fechada.
1.11.60.3.7.
Update short bibliographic records (manage-07)
Este serviço actualiza os Registos Bibliográficos Abreviados da base de dados. Com este
procedimento o ALEPH fica bloqueado e só deverá ser executado quando a biblioteca estiver
fechada.
1.11.60.3.8.
Update indexes for selected records (manage-40)
Este serviço escreve os números dos documentos requisitados na tabela Z07 do Oracle,
sendo depois os registos re-indexados através do processo habitual de actualização da base
(ue_01).
1.11.60.3.9.
Build counters for logical bases (manage-32)
Este serviço elabora os contadores para as bases lógicas. Só deverá ser executado depois
da construção de um índice de Cabeçalhos (manage-02), se a parametrização da base de
dados for configurada para utilização deste contador.
1.11.60.3.10.
Create links between records (manage-12)
Esta função gera links entre os registos da base de dados. Como bloqueia o ALEPH só
deverá ser executado quando a biblioteca estiver fechada.
1.11.60.4. Relatórios de manutenção do catálogo / Catalog maintenance reports
Para seleccionar esta opção faça, Serviços -> Catalog maintenance reports. E depois
1.11.60.4.1.
Delete unlinked headings (manage-15)
Se estiver ligado a uma base bibliográfica, este serviço apaga os cabeçalhos sem links
com os registos bibliográficos. Se estiver ligado a uma base de Autoridades, este serviço
elimina os cabeçalhos sem ligação com os registos de autoridades.
1.11.60.4.2.
Detect similar headings (manage-26)
Este serviço detecta cabeçalhos semelhantes cujos registos de texto são idênticos. Ou
seja, descobre cabeçalhos que, provavelmente, são iguais à excepção da pontuação. Este
serviço pode funcionar com todos os índices (opção Verificar Todos os Cabeçalhos) ou num
código específico (Verificar Cabeçalhos por Código + Escolhendo um Código).
1.11.60.4.3.
List headings having multiple document records (auth-04)
Este serviço gera um relatório que lista os cabeçalhos Bibliográficos e/ou de Autoridades
presentes em mais do que um registo. De notar que desde que o ALEPH imponha que apenas
um registo de autoridades esteja ligado a um cabeçalho, este relatório pode ser especialmente
útil na base de dados de autoridades.
1.11.60.5. Procedimentos de manutenção do catálogo / Catalog maintenance procedures
Para seleccionar esta opção faça, Serviços -> Catalog maintenance procedures. E depois
1.11.60.5.1.
Fix and check catalog records (manage-25)
Esta função pode ser usada para corrigir e verificar registos do catálogo.
1.11.60.5.2.
Delete unlinked headings (manage-15)
Se estiver ligado a uma base Bibliográfica, este serviço elimina os cabeçalhos sem links
com os registos bibliográficos. Se estiver ligado a uma base de Autoridades, esta função
elimina cabeçalhos sem links com os registos de autoridades.
1.11.60.5.3.
Alphabetize long headings (manage-17)
Este serviço faz a alfabetação daqueles cabeçalhos cujos registos de textos têm mais que
69 caracteres. Com este procedimento o ALEPH fica bloqueado, só devendo ser executado
quando a biblioteca estiver fechada.
1.11.60.5.4.
Global changes (manage-21)
Este serviço permite-lhe efectuar uma alteração em todos os registos do catálogo que
correspondam ao critério de selecção. Em alternativa, pode optar por NÃO alterar agora os
registos, mas apenas produzir um relatório dos registos eleitos para serem modificados, de
acordo com os critérios inseridos neste formulário.
1.11.60.5.5.
Delete "CAT" fields (manage-13)
Este serviço actualiza os registos BIB, HOL e ADM, eliminando os campos "CAT" que já
não são necessários. O campo "CAT" contém informação acerca da data e hora da criação do
registo ou sua actualização.
1.11.60.5.6.
Create/update Z106 table for "CAT" field (manage-19)
Este serviço cria ou actualiza a tabela Z106 da base de dados Oracle que contém
informação acerca do campo "CAT" de um registo BIB, HOL ou ADM. Pode, então, utilizar
comandos SQL para recuperar registos que foram criados ou actualizados por um determinado
catalogador.
pretende.
1.11.60.6.1.
Print trigger report (com-01)
Este serviço efectua uma impressão de triggers.
1.12.
Empréstimos
1.12.1. Como entrar nos Empréstimos?
Programs -> Aleph500 ->Cataloging ou outro módulo e de seguida utilize a barra de
.
ferramentas do sistema e clique sobre o ícone
1.12.2. O módulo dos Empréstimos pode ser utilizado em que operações?
O módulo dos Empréstimos fornece as seguintes funcionalidades:
- Registar e gerir empréstimos.
- Registar e gerir devoluções.
- Registar e gerir reservas.
- Registar e gerir pedidos de fotocópias.
1.12.3. Qual a relação entre o OPAC e os Empréstimos?
Os módulos de Empréstimos e de OPAC estão interligados. A informação de circulação
relevante para cada exemplar (se se encontra emprestado, data esperada de devolução,
número de reservas em linha) pode ser visualizada no OPAC. Cada utilizador pode usar o OPAC
para ver uma lista de todos os seus empréstimos, para renovar empréstimos e para efectuar
pedidos de reserva ou de fotocópias. (Renovações, reservas e fotocópias podem ser limitadas
de acordo com os privilégios dos utilizadores ou com os estatutos dos exemplares.)
1.12.4. Como é que o sistema se comporta quando um exemplar é emprestado?
Quando um exemplar é emprestado, o sistema verifica tanto o exemplar como o utilizador.
Caso exista alguma restrição em qualquer um, o operador é notificado. Quando o exemplar é
devolvido, o sistema verifica se existem pedidos de reserva ou de fotocópias pendentes, e se o
exemplar foi devolvido com atraso.
1.12.5. Como ver a lista de leitores?
Seleccione a opção do menu Utilizadores -> Lista de leitores ou use a sequência de teclas
Alt+F7, no módulo empréstimos. Esta lista possibilita várias opções que facilitam a pesquisa.
1.12.5.1.1. Ordenar por
Pode escolher ter a lista ordenada por Nome, Número de ID ou código de barras.
1.12.5.1.2. Apenas utilizadores locais / Display local patrons only
Para limitar a lista aos utilizadores da biblioteca a que está ligado, escolha esta opção. Para
ver todos os utilizadores do sistema retire-a. (Se a caixa já estiver assinalada, clicando nela
removerá o sinal.)
1.12.5.1.3. Exibir a partir de
Pode saltar para um ponto específico da lista digitando o nome que pretende no campo
indicado e depois pressionando Enter. O texto nos campos ID do utilizador e Código de barras
só pode ser inserido em maiúsculas.
1.12.5.2.1. Seleccionar
Para seleccionar um utilizador, escolha aquele que pretende e clique no botão Seleccionar.
Clique em Novo para adicionar um leitor. Será apresentado o écrã de Informação Global.
Escolha esta opção para fazer uma cópia do registo do utilizador seleccionado.
1.12.5.2.4. Apagar
Escolha esta opção para apagar o registo seleccionado. Será pedida confirmação.
O sistema não permite a eliminação de um leitor que deva dinheiro ou que tenha transacções
pendentes. Nestes casos, primeiro terá que apagar estas transacções ou anular os débitos da
sua conta. Se o leitor tiver pedidos de fotocópias ou de reserva pendentes, o sistema avisará da
existência destes pedidos mas permite a eliminação do registo do leitor. Quando um leitor é
apagado toda a sua informação desaparece do sistema (moradas, pedidos de reserva e de
fotocópias, privilégios, etc.), incluindo as bibliotecas relacionadas e as sub-bibliotecas.
1.12.5.2.5. Chaves
Utilize esta opção para efectuar pesquisas mais apuradas de leitores.
1.12.6. Como é apresentada a informação dos leitores?
Toda a informação acerca dos leitores pode ser vista no ambiente de trabalho do módulo
Empréstimos, encontrando-se do lado esquerdo na vertical o menu do leitor, dando acesso aos
formulários correspondentes à Contabilidade, aos Empréstimos, às reservas, aos Pedidos de
fotocópias, aos Pedidos de EIB, às Marcações e à Sala de leitura.
1.12.7. Como aceder à informação do leitor/utilizador?
Clicar sobre Leitor no menu vertical do lado esquerdo.
1.12.7.1.
Separador Informação global
1.12.7.1.1.1.
Actualizar
Pressione em 'Actualizar' para ver informação administrativa acerca do leitor, o qual é
considerado pelo sistema como um todo, não apenas pertencente à base em que está ligado.
Se tiver privilégios para tal, será também capaz de modificar a informação.
1.12.7.1.1.2.
Refrescar
Guarda as alterações efectuadas.
1.12.7.1.1.3.
Aviso
Escolha esta opção para imprimir uma carta para o leitor. Será apresentada uma lista das
cartas definidas no sistema, as quais poderá utilizar para enviar aos leitores.
1.12.7.1.1.4.
Verificar
Clique 'Verificar' para o sistema efectuar uma verificação no registo do leitor. Este estado
afecta a sua capacidade de verificar os exemplares, resultado das irregularidades, ou de
mensagens do género: "leitor deve dinheiro" ou "leitor pediu emprestado uma grande
quantidade de exemplares".
1.12.7.1.2. Como editar o formulário de informação global?
Ao pressionar o botão Actualizar no separador Informação Global, é visualizado o Formulário
de Informação global do leitor. Este formulário permite registar informação administrativa de
um utilizador que seja importante para o sistema como um todo, não só os seus privilégios de
requisitante numa determinada biblioteca. O Administrador do Sistema decidirá se será ou não
permitido mais do que um registo de Informação global de leitor com a mesma combinação
nome-data de nascimento.
1.12.7.1.2.1.
1.12.7.1.2.1.1.
Actualizar
Se tiver privilégios de actualização, pode alterar a informação deste formulário. Para tal,
depois de efectuar as alterações, pressione o botão Actualizar. (Se não tiver esse tipo de
privilégios, quaisquer alterações que efectue não ficarão gravadas quando clica em Actualizar.)
1.12.7.1.2.1.2.
Reler
Verifica se os campos estão preenchidos correctamente.
1.12.7.1.2.2.
O que significam os campos do separador Informação leitor,
Irregularidades e notas, e ID adicional?
1.12.7.1.2.2.1.
Data de abertura
Data em que pela primeira vez se abriu o Formulário de Informação Global de Utilizador.
Preenchida automaticamente pelo sistema.
1.12.7.1.2.2.2.
Data em que pela última vez se fizeram alterações no Formulário de Informação do Utilizador.
1.12.7.1.2.2.3.
ID leitor
Trata-se de um valor único que pode ter até 12 caracteres alfanuméricos. É, também, único
em relação a outros pontos essenciais, como o Código de Barras e os IDs Adicionais,
assegurando expressões de identificação únicas.
1.12.7.1.2.2.4.
Pincode
O Pincode pode ser usado para verificação, possibilitando um controlo de segurança
complementar, indo mais além do fornecido pelo ID do Utilizador, Código de barras ou IDs
adicionais.
1.12.7.1.2.2.5.
Código de barras
Pode ter até 20 caracteres alfanuméricos, tratando-se de um valor único. Se pretender que
seja usado para verificação, certifique-se que o insere, também, no campo Pincode. É, também,
único em relação a outros pontos essenciais, como o ID de Utilizador e IDs Adicionais,
assegurando expressões de identificação únicas.
1.12.7.1.2.2.6.
Verificação do Código de Barras
Esta verificação deve ser utilizada em conjunto com o código de barras quando se acede ao
OPAC Web.
1.12.7.1.2.2.7.
Nome
Pode ter até 100 caracteres. Deve ser introduzido tal qual deverá aparecer na lista alfabética
de utilizadores. Muitas bibliotecas usam o formato "Último nome Primeiro nome". Por exemplo,
Carvalho José.
1.12.7.1.2.2.8.
Título
Tratamento dado às pessoas, como Dr. ou Professor. Pode ter até 10 caracteres.
1.12.7.1.2.2.9.
Nascimento
Para determinar qual o formato que está a ser usado para a introdução da data, deve-se
colocar o cursor sobre a data e pressionar F9. Pode ser necessário porque, por exemplo, não
existe diferença visual entre os formatos dia/mês/ano e mês/dia/ano. Ao pressionar F9, será
possível alterar o formato. Para inserir a data, clicar na seta junto ao campo respectivo e
seleccionar no calendário apresentado.
1.12.7.1.2.2.10.
Língua
Língua usada para a correspondência com o leitor requisitante.
1.12.7.1.2.2.11.
Orçamento
Orçamento do qual deverão ser debitadas as transacções. Ainda não é possível o débito
automático.
1.12.7.1.2.2.12.
Perfil
O Perfil identifica o conjunto de bases lógicas às quais o utilizador vê o acesso negado. Se
este campo for deixado em branco, o sistema usará o perfil "ALEPH" que é definido no módulo
de Administração.
1.12.7.1.2.2.13.
Biblioteca
Este campo pode ser configurado para a base principal do utilizador. Só tem carácter
informativo, sem qualquer funcionalidade no sistema.
1.12.7.1.2.2.14.
Biblioteca de movimentação
Ainda não implementada.
1.12.7.1.2.2.15.
Consente cedência de dados
Assinalar esta opção se o leitor concorda em partilhar a sua informação com grupos externos.
1.12.7.1.2.2.16.
Enviar todas as cartas ao leitor
Esta opção é assinalada por defeito. Quando permanece assinalada, todas as cartas a enviar
ao leitor são impressas. Limpar a caixa se as cartas que dizem respeito ao parâmetro Enviar
Todas as Cartas ao Leitor não são para ser impressas. As cartas são, Carta de Pedido de
Reserva (hold_request_letter_nn), Carta de Pedido de Fotocópias (photo_request_letter_nn),
Chegada de EIB (ill_arrival_nn).
1.12.7.1.2.2.17.
Biblioteca de EIB
Escolher a subbiblioteca que cuidará dos pedidos de empréstimo inter-bibliotecas deste leitor.
Se este campo for deixado em branco, não será permitido ao utilizador efectuar um pedido de
EIB.
1.12.7.1.2.2.18.
Limite EIB total
Nesta opção especifica-se o número máximo de EIBs que um leitor pode requerer, num dado
período de tempo. Se, por exemplo, esse limite for de 15 pedidos num determinado período, o
leitor será impedido de proceder a novos pedidos quando tenta efectuar o 16.º Se for política
da biblioteca não limitar o número de pedidos de EIB, deve-se configurar o valor para 9999.
Assim será facultado um número ilimitado de pedidos de EIB.
1.12.7.1.2.2.19.
Limite EIB activos
O limite activo de EIB especifica o número de pedidos de EIB que podem estar activos em
qualquer momento. Se for política da biblioteca não limitar o número de pedidos de EIB activos,
configurar o valor para 9999. Isto possibilitará que seja possível um número ilimitado de
pedidos de EIB. Se se pretender criar pedidos a vários fornecedores para um único pedido do
utilizador, mas ficar com eles em espera e expedi-los posteriormente, é importante alterar o
estado para 'PND - Pendente'. Caso contrário, o limite activo de EIB para o leitor será
incorrecto.
1.12.7.1.2.2.20.
ID patrocínio
Os campos Tipo procurador e ID patrocínio são opcionais. No sistema standard cada utilizador
pode pedir exemplares emprestados para si mas não para outras pessoas. No entanto, em
sistemas de bibliotecas mais complexos, pode-se permitir ao utilizador pedir documentação
emprestada para outra pessoa, assim considerada como seu proponente. Por exemplo, um
professor assistente pode pedir documentos emprestados para professores que se
responsabilizam por esses empréstimos. Para garantir uma situação deste tipo, deve-se
primeiro criar um registo de utilizador primário para o professor assistente e prencher aí um ID
de utilizador, deixando em branco o campo ID Proxy. Criar registos de utilizador adicional para
os assistentes como procuradores dos seus responsáveis (um por cada professor). Cada um dos
registos de utilizador assistente terá o seu próprio ID de Utilizador. No campo ID do
responsável de cada registo de utilizador, deve-se preencher o ID do Utilizador do professor
responsável.
1.12.7.1.2.2.21.
ID primária
Trata-se da ID normal de Utilizador de um leitor que é, também, um procurador.
1.12.7.1.2.2.22.
Tipo procurador
Este campo determina quais as actividades de circulação que serão atribuídas ao proponente
e quais as que serão atribuídas ao procurador.
1.12.7.1.2.2.23.
Estas são as razões (definidas pela biblioteca) para justificar a suspensão da utilização da
biblioteca pelo leitor. Por exemplo: actos de vandalismo ou terrorismo. O texto colocado em
qualquer um destes campos é posteriormente visualizado pelo operador do módulo de
Empréstimos. Os valores podem ser introduzidos manualmente.
1.12.7.1.2.2.24.
Nota 1, 2 e 3
Pode utilizar estes campos para incluir informação que ache necessária. Cada campo pode ter
até 100 caracteres. Em alternativa, pode escolher a partir de uma lista, clicando no botão do
lado direito do campo.
1.12.7.1.3. Como fazer a actualização de vários IDs adicionais?
O formulário ID adicional permite fazer a actualização de vários IDs adicionais. É possível
utilizar alguns tipos de IDs adicionais, mas apenas um deles é usado em determinada altura, de
acordo com a configuração efectuada no sistema.O campo ID não pode ser actualizado. O
pincode, código de barras e a verificação do código de barras podem ser actualizados através
da janela Informação de leitor (1).
1.12.7.1.3.1.
1.12.7.1.3.1.1.
Tipo chave
O tipo de chave é o modelo do campo ID. Na lista, o ID e o Código de barras são, também,
listados mas não podem ser actualizados. Seleccionar o tipo de ID adicional da lista.
1.12.7.1.3.1.2.
Chave
Neste campo, introduzir o ID adicional.
1.12.7.1.3.1.3.
Tipo verificação
O único disponível é 00=normal.
1.12.7.1.3.1.4.
Verificação
Neste campo, introduzir a verificação.
1.12.7.1.3.1.5.
Estado
Pode-se definir um ID como AC=Activo ou NA=Não-Activo.
1.12.7.1.3.2.
1.12.7.1.3.2.1.
Adicionar ID
Pressione ID para adicionar um campo ID adicional.
1.12.7.1.3.2.2.
Guardar ID
Depois de se terem preenchido os campos, pressione Guardar ID para guardar os dados
inseridos.
1.12.7.1.3.2.3.
Apagar ID
Para apagar um ID Adicional, Pressionar o botão Apagar ID. De notar que o botão só está
activo quando é activado um ID adicional.
1.12.7.2. Separador Informação local
Determina os privilégios de circulação do leitor. A esta informação local chamamos o registo
do leitor. Pode-se ler, mas não alterar.
1.12.7.2.1.1.
Apagar
Utilize esta opção para apagar um registo de um leitor. Ser-lhe-à pedido que confirme. O
sistema só permitirá esta operação se não existirem empréstimos pendentes ou pedidos de
reserva.
1.12.7.2.1.2.
Renovar
Para renovar a inscrição do leitor na biblioteca. Uma caixa de texto abrir-se-à com a data prédefinida para a renovação do registo. Aceitar esta data ou introduzir manualmente uma data de
renovação. Vai-lhe ser pedida a nova data de fim da renovação do registo do leitor.
1.12.7.2.2. Como editar o formulário de informação local?
Ao pressionar o separador Informação local, é mostrado o formulário Informação geral em
baixo. As informações apresentadas permitem definir o perfil do leitor para a subbiblioteca
seleccionada. O formulário é composto por três partes, acessíveis clicando no separador em
cada uma delas.
1.12.7.2.2.1.
Separador Informação geral
1.12.7.2.2.1.1.
O ID de Utilizador, Código de barras, Nome e Forma de Tratamento servem apenas para
visualização. Trata-se de informação global que só pode ser actualizada no formulário de
alteração de Informação Global.
1.12.7.2.2.1.1.1.
Sub-biblioteca
Indicação da sub-biblioteca que previamente seleccionou.
1.12.7.2.2.1.1.2.
Estatuto leitor
Estatuto do leitor. Depois de introduzido este valor, deve utilizar o botão 'Por Defeito', para
que o sistema preencha automaticamente os campos para este leitor.
1.12.7.2.2.1.1.3.
Data expiração
Este campo é preenchido automaticamente pelo sistema, quando utiliza o botão 'Por Defeito'.
Pode colocar um valor à sua escolha. Pode utilizar a tecla F9 para verificar o formato de data a
ser utilizado. Ao introduzir a data, pressionar a seta junto do campo e seleccionar a fata
apropriada do calendário apresentado.
1.12.7.2.2.1.1.4.
Tipo leitor
Campo utilizado para efeitos estatísticos. Não afecta a capacidade do leitor de efectuar
transacções.
1.12.7.2.2.1.1.5.
Cobrar Fotocópias
Este campo indica se o sistema cobra pelos pedidos de fotocópias ou não. Existem duas
possibilidades: Gratuito (F) e Cobrar (C).
1.12.7.2.2.1.1.6.
Limite de Crédito
Este é o valor máximo que o leitor pode ter de crédito no sistema. Se este limite for
ultrapassado, o sistema não permite efectuar transacções para este utilizador.
1.12.7.2.2.1.1.7.
Mensagem Web OPAC
Pode colocar uma nota com até 80 caracteres.
1.12.7.2.2.1.2.
1.12.7.2.2.1.2.1.
Actualizar
Utilizar esta opção para salvaguardar os dados do leitor.
1.12.7.2.2.1.2.2.
Por Defeito
No sistema estão definidos os valores por defeito para o leitor. Para utilizar esta opção deve
definir o estatuto de leitor que quer atribuir e pressionar este botão. O sistema vai preencher,
por defeito, as opções automaticamente, de acordo com as parametrizações no servidor. No
entanto, o operador com permissões para tal, pode alterar estas opções por defeito. Através do
separador Privilégios, podem definir-se os privilégios manualmente.
1.12.7.2.2.2.
Separador Irregularidades e notas
1.12.7.2.2.2.1.
1.12.7.2.2.2.1.1.
Utilize qualquer código diferente de zero para bloquear o leitor de utilizar o serviço de
empréstimos. O administrador do sistema pode parametrizá-lo de forma a que certos códigos
bloqueiem selectivamente os serviços. Por exemplo, o leitor pode continuar a efectuar
empréstimos mas não pode efectuar pedidos de reserva ou de fotocópias. Nalguns casos, e
conforme os privilégios, o operador pode ignorar certas restrições.
1.12.7.2.2.2.1.2.
Nota irregularidade 1, 2 e 3
Este campo é opcional. Se for introduzida uma nota, será visualizada juntamente com o
código de irregularidade em cima, sempre que o leitor é "apanhado".
1.12.7.2.2.2.1.3.
Data bloqueio
Este campo indica a data em que o leitor deixou de poder utilizar o serviço de empréstimos.
O cálculo desta é efectuado com base na parametrização do sistema.
1.12.7.2.2.2.1.4.
Nota 1, 2 e 3
Dados opcionais. Se inseridos, só vão aparecer no formulário de Informação Local.
1.12.7.2.2.3.
Separador Privilégios
Os privilégios aqui definidos definem a política de empréstimos em vigor na biblioteca para o
leitor que se está a visualizar.
1.12.7.2.2.3.1.
1.12.7.2.2.3.1.1.
Empréstimo
Define se um leitor pode efectuar empréstimos na biblioteca.
1.12.7.2.2.3.1.2.
Renovação
Define se um leitor pode efectuar renovações dos exemplares que detém. Nota: o leitor
poderá efectuar reclamações se não tiver nenhuma irregularidade assinalada. O exemplar não
poderá ser renovado se existir uma reserva para ele.
1.12.7.2.2.3.1.3.
Reservas
Define se um leitor pode efectuar pedidos de reserva.
1.12.7.2.2.3.1.4.
Reservas múltiplas
Define se um leitor pode efectuar reservas de mais do que um exemplar do mesmo
documento.
1.12.7.2.2.3.1.5.
Define se o leitor pode efectuar pedidos de fotocópias.
1.12.7.2.2.3.1.6.
Verificar transacções
Define se o sistema verifica eventuais irregularidadaes do leitor. Se activada, não permite o
empréstimo de exemplares. Normalmente, esta opção é activada para empréstimos efectuados
a entidades externas ou outros casos que a biblioteca eventualmente queira contemplar.
Se seleccionar "Não", o sistema não verifica as irregularidades. Deve seleccionar "Sim" para
leitores normais e "Não" para entidades como outras bibliotecas. Se seleccionar "Não" para o
utilizador ALEPH, Não serão efectuadas verificações.
1.12.7.2.2.3.1.7.
Privilégios excepção
O sistema impede automaticamente um leitor de utilizar o serviço de empréstimos se existir
alguma irregularidade com ele. Por exemplo, atingir a cota máxima de livros para o seu
estatuto, ou existirem valores em débito na sua conta, ou exemplares em seu poder que já
deveriam ter sido entregues, etc. Se esta opção estiver activa e o operador também tiver
permissões, ele pode ignorar estas verificações e emprestar o exemplar. No módulo de
Empréstimos está visível uma opção que lhe permite "tornear" o sistema (botão Reescrever).
1.12.7.2.2.3.1.8.
Ignorar Atrasos
Define se é cobrada ou não uma multa ao leitor quando ele efectua devoluções tardias.
1.12.7.2.2.3.1.9.
Reservas de disponíveis
Define se o leitor pode ou não efectuar reserva de exemplares disponíveis na biblioteca.
1.12.7.2.2.3.1.10. Permissão sala de leitura
Este campo determina se o leitor tem ou não permissões para requisitar exemplares a
levantar numa sub-biblioteca de Sala de Leitura e/ou proceder a empréstimos num balcão de
empréstimos de uma Sala de Leitura.
1.12.7.3.
Separador Moradas
Neste separador é possível ver a lista das moradas disponíveis de um leitor. Quando um novo
Utilizador é criado, o seu nome é tido como um endereço pré-definido se nenhum endereço
tiver sido inserido. Este endereço contém o nome de utilizador, em vez de um endereço. A
morada é tipo "01" (morada permanente) e é válido por um mês a partir do dia em que o
utilizador foi criado.
1.12.7.3.1.1.
Adicionar
Para adicionar uma morada nova escolha esta opção.
1.12.7.3.1.2.
Duplicar
Para efectuar uma cópia de uma morada, clique em Duplicar.
1.12.7.3.1.3.
Apagar
Para apagar uma morada, clique em Apagar.
1.12.7.3.2. Como editar o formulário Moradas?
Seleccione a morada que quer editar no separador Moradas e preencha em baixo os campos
que pretender alterar.
1.12.7.3.2.1.
1.12.7.3.2.1.1.
Nome
O sistema preenche automaticamente o nome com os dados colocados no registo global.
Pode, no entanto, alterar este campo. A forma como o nome é colocado é a forma que terá nas
cartas enviadas ao leitor. Se o sistema apresentar o nome invertido (Carvalho José) pode-se
querer reverter a ordem e colocar o nome próprio em primeiro lugar (José Carvalho).
1.12.7.3.2.1.2.
Morada
Cada linha da morada pode ter até 50 caracteres.
1.12.7.3.2.1.3.
Código postal
O código postal pode ter até 9 caracteres.
1.12.7.3.2.1.4.
E-mail
O campo e-mail pode ter até 60 caracteres.
1.12.7.3.2.1.5.
Telefone
Existem quatro campos disponíveis para números de telefone (casa, trabalho, etc.) Cada
campo pode ter até 30 caracteres.
1.12.7.3.2.1.6.
Válida desde e Válida até
Indique as datas em que esta morada é válida. Se for válida indefinidamente, introduzir uma
data muito distante, do tipo 31/12/2099. Pode utilizar a tecla F9 para ver o formato da data
utilizado pelo sistema. Por exemplo, não existe diferença visual entre os formatos dia/mês/ano
e mês/dia/ano. Para inserir a data, pressionar a seta junto ao campo e seleccionar a data do
calendário apresentado.
1.12.7.3.2.1.7.
Tipo de morada
Vários tipos de moradas podem estar disponíveis, como uma morada permanente (01) e uma
morada de correio (02 – Correspondência). O sistema pode ser parametrizado para escolher a
morada relevante para o envio de cartas, de acordo com um de 2 esquemas, conforme este
tipo de campo. Os tipos possíveis são 01 – Morada permanente, 02 – Correspondência, 03 –
Dormitório, 04 – Férias, 21 – 1º Período, 22 – 2º Período, 23 – 3º Período, 24 – 4º Período.
1.12.7.4.
Contabiblidade
Ao clicar sobre contabiblidade no menu vertical do lado esquerdo, poder ver a lista de todas
as transacções efectuadas para o leitor, sejam elas transacções grátis, débitos ou créditos.
Dentro da Contabiblidade existem 4 separadores, são eles Movimentos activos, Histórico conta,
Transacções canceladas e Todas as transacções. Quando se selecciona uma transacção e se
clica com o botão direito do rato, abre-se uma janela contendo os seus detalhes completos.
Pode-se ler, mas não modificar, a informação disponível.
1.12.7.4.1.1.
Pagar selecção
Uma determinada transacção pode, também ser dada como paga parcialmente. Neste caso, a
transacção dividir-se-à em duas, uma contendo a parte que se encontra paga, a outra a não
paga. Conforme a parametrização do sistema, serão impressos um ou mais recibos.
1.12.7.4.1.2.
Novo
Utilize esta opção para registar uma transacção nova. Será apresentado o formulário Nova
transacção permitindo defini-la como um débito ou como um crédito. Escrever uma nota
descrevendo-a e ligá-la a um determinado objectivo, sub-biblioteca ou registo de exemplar.
1.12.7.4.1.3.
Cancelar
Utilize esta opção para cancelar uma transacção. Vai ser apresentado um écrã permitindo
registar no sistema o motivo que deu origem a este cancelamento. O ALEPH não permite que
se cancele um crédito. Se o operador pretende cancelar uma transacção creditada, deve-se
criar um débito com o mesmo valor.
1.12.7.4.1.4.
Imprimir
Utilize esta opção para imprimir as transacções registadas no sistema. (Não há necessidade
de seleccionar quaisquer transacções.) Se a janela está a apresentar todas as transacções,
então todas serão impressas. Se estiver a apresentar uma visualização filtrada, ser-lhe-à
inquirido se pretende imprimir todas as transacções do utilizador ou apenas aquelas da
visualização filtrada.
1.12.7.4.2. Como fazer nova transação?
Clique no botão Novo, e preencha o formulário Nova transacção. Este formulário permite
registar uma transacção manualmente.
1.12.7.4.2.1.
1.12.7.4.2.1.1.
Código de barras do item
Campo opcional. Se pretender ligar uma determinada transacção a um exemplar da sua
biblioteca, indique-o neste campo. Se utilizar o botão pode efectuar uma pesquisa no sistema.
Depois de indicar um registo válido, o o sistema vai apresentar o mesmo no espaço à direita do
campo.
1.12.7.4.2.1.2.
Tipo
Opcional. Indique o código da transacção ou escolha-o a partir de uma lista de transacções,
pressionando a seta à direita do campo. Apenas são visualizados valores numéricos para
escolha. Quando se introduz um tipo, a descrição e a soma são automaticamente preenchidas,
à excepção do tipo "0000", o qual é um tipo geral. Se este tipo "0000" for utilizado, a descrição
e a soma são introduzidas manualmente. Todos os valores de preenchimento automático
podem ser alterados manualmente. De notar que às transacções activadas pelo sistema são
atribuídos números entre 0000-8999, enquanto às transacções activadas manualmente são
atribuídos números no espaço compreendido entre 9000-9999.
1.12.7.4.2.1.3.
Soma
Introduzir a taxa aplicável à transacção, a qual pode ser zero. Quando existe uma taxa
definida pela biblioteca para o tipo de transacção seleccionada, ela aparecerá neste campo. Ou
então poderá ser inserida manualmente.
1.12.7.4.2.1.4.
Débito ou Crédito
Se o leitor deve dinheiro à biblioteca, utilize a opção Débito. Se é a biblioteca que deve
dinheiro ao leitor, utilize Crédito.
1.12.7.4.2.1.5.
Chave
Se escolher um tipo de parâmetro numerário, como se explicou em cima, o sistema preenche
aqui a descrição correspondente.
1.12.7.4.2.1.6.
Descrição
Opcional. Indique o departamento que deve receber o dinheiro.
1.12.7.4.2.1.7.
Sub-biblioteca
Opcional. Se a transacção se relaciona com uma determinada sub-biblioteca, deve indicá-la
neste campo ou escolhê-la a partir de uma lista de sub-bibliotecas, pressionando a seta à
direita do campo. Isto faz abrir uma janela onde os totais debitados/creditados são visualizados,
ordenados por sub-biblioteca. O balanço por sub-bibliotecas diferencia entre débitos regulares e
débitos transferidos para as Contas a Receber (AR), isto é, um corpo de recolha externo.
1.12.7.5.
Empréstimos
Ao clicar sobre Empréstimos no menu vertical do lado esquerdo, pode ver a lista dos
exemplares que estão emprestados ao leitor. Dentro dos Empréstimos existem 2 separadores,
são eles Expandir empréstimo e Log de renovações.
1.12.7.5.1.1.
Renovar
Utilize esta opção para renovar um empréstimo. Depois de proceder às verificações devidas, o
sistema efectuará, ou não, esta operação.
1.12.7.5.1.2.
Renovar todos
Utilize esta opção para renovar todos os empréstimos de um leitor. Depois de proceder às
verificações devidas, o sistema efectuará, ou não, esta operação. Aparecerá uma janela
contendo um histórico na parte inferior do écrã. Este histórico especifica quais os empréstimos
renovados, quais os que não foram renovados e porquê.
1.12.7.5.1.3.
Apagar
Se apagar um empréstimo utilizando esta opção, o sistema NÃO efectuará as verificações
normais, como por exemplo, se o exemplar está a ser devolvido fora do prazo, ou se existem
reservas pendentes para ele. O registo de empréstimo é pura e simplesmente apagado da base
de dados. Deve utilizar a opção de Devolução normal para que todas as operações relacionadas
com o empréstimo sejam efectuadas.
1.12.7.5.1.4.
Exemplares
Utilize esta opção para visualizar os exemplares idênticos que estão disponíveis (se existirem)
ao do registo de empréstimos seleccionado. Ficará disponível informação sobre a sub-biblioteca
que detém cada cópia e o seu estado (durante quanto tempo pode estar fora).
1.12.7.5.1.5.
Alterar data
Utilize esta opção para alterar a data de devolução do exemplar seleccionado.
1.12.7.5.1.6.
Notas de empréstimo
Utilize esta opção para adicionar até duas notas ao empréstimo. Aparecerão, depois, no talão
de empréstimo.
1.12.7.5.1.7.
Perdido
Utilize esta opção para declarar um exemplar como perdido. Ser-lhe-à inquirido se quer
aceitar o total pré-definido para o custo de substituição do material. Existe a opção de alterar
este valor. Quando um exemplar é declarado como perdido, o leitor é cobrado e receberá uma
carta relativa a essa cobrança. O Administrador do Sistema pode definir três transacções
(custos de substituição, custos de tratamento e custos das notas de avisos) que podem ser
utilizadas para debitar ao leitor. Estes valores são automaticamente introduzidos no registo local
do leitor. Se posteriormente o leitor encontra e devolve o exemplar dado como "perdido",
apenas terá que pagar os custos de tratamento e das notas de aviso. Se já efectuou o
pagamento relativo à substituição do documento, esse valor ser-lhe-à devolvido.
1.12.7.5.1.8.
Reclamar devolução
Utilize esta opção para aqueles casos em que o leitor reclama e comprova que o material já
foi entregue na biblioteca. Coloca-se um estado provisório "C" no registo da base de dados que
possibilita ao leitor continuar a usufruir dos serviços de empréstimo da biblioteca. O exemplar
fica registado como emprestado ao leitor, e quando for localizado deverá ser devolvido
utilizando a opção Devolução de empréstimos. Normalmente, o staff da biblioteca verificará a
prateleira onde o exemplar costuma estar arrumado. Se ele for encontrado, pode ser dado
como entrado, através da função Devolução do módulo de Empréstimos. Se não for
encontrado, o sistema enviará automaticamente ao leitor uma série de cartas definidas pela
biblioteca, a pedir a devolução do exemplar. Se este não for devolvido até uma determinada
data, será dado como perdido e o leitor multado.
1.12.7.5.2. Como expandir empréstimo?
Utilize esta opção para visualizar informação adicional sobre um empréstimo.
1.12.7.6.
Reservas
Ao clicar sobre Reservas no menu vertical do lado esquerdo, pode ver a lista de pedidos de
reserva efectuados pelo leitor. Dentro das Reservas existem 3 separadores, são eles
Informação de reserva, Filtro de exemplares e Informação bibliográfica.
1.12.7.6.1.1.
Apagar
Utilize esta opção para 'Apagar' a reserva do sistema.
1.12.7.6.2. Como actualizar pedido de reserva?
Para actualizar um pedido de reserva, apenas tem de o seleccionar, e em baixo seleccionar o
separador Informação de reserva e alterar os campos que pretender e guardar em Actualizar.
1.12.7.6.2.1.
1.12.7.6.2.1.1.
Autor da parte
Utilize esta opção para entregar ao leitor uma cópia grátis do material e não o original.
Introduza o autor do excerto do documento em que o leitor está interessado, se for diferente
do autor da obra. Por exemplo, um capítulo pode ser escrito por uma pessoa enquanto a obra
tem um editor literário responsável por ela.
1.12.7.6.2.1.2.
Título da parte
Utilize esta opção para entregar ao leitor uma cópia grátis do material e não o original.
Introduza o título do excerto do documento em que o leitor está interessado, se for diferente
do título da obra. Por exemplo, um capítulo pode ter um título diferente do título da obra.
1.12.7.6.2.1.3.
Páginas a copiar
Páginas em que o leitor está interessado para efeitos de fotocópias.
1.12.7.6.2.1.4.
Nota 1 e 2
Opcional. Pode adicionar uma nota relevante para o staff da biblioteca.
1.12.7.6.2.1.5.
Data abertura e Data final do pedido
Indique o período em que a reserva tem interesse para o leitor. Para determinar qual o
formato normalmente utilizado para a inserção da data, pressione a tecla F9. Isto é importante
porque, por exemplo, não existe diferença visível entre os formatos dia/mês/ano e
mês/dia/ano. Ao fazê-lo, poderá também alterar o formato de inserção da data.
1.12.7.6.2.1.6.
Tipo de pedido
Se pretender que o material seja reclamado indique o tipo de urgência do pedido a efectuar
ao leitor que tem o exemplar em empréstimo, 01 (normal), 02 (urgente) ou 03 (sem pedido).
Se não pretender pedidos de devolução escolha 03. Ao utilizar a opção 02 (urgente), o sistema
automaticamente actualiza a prioridade para o valor máximo.
1.12.7.6.2.1.7.
Local de recolha
Esta é a biblioteca onde o material está disponível para o leitor efectuar o levantamento.
1.12.7.6.2.1.8.
Estado de reserva
Esta opção indica qual o estado de processamento da reserva. No ALEPH existem 3 estados,
são eles, Activa (A) ainda não processada, Em Espera (W) o material ainda não foi localizado,
foi reclamado mas ainda não está disponível, e Estante/Prateleira de Reservas (Shelf) (S) o
material está guardado e disponível para o leitor.
1.12.7.6.2.1.9.
Estado de aviso
Isto indica se o leitor já recebeu correspondência da biblioteca. Existem dois tipos de
correspondência que podem ser enviados: "Pedido de Reserva Não Satisfeito" e "Pedido de
Reserva Satisfeito". Se o estado for W (Waiting), e o estado de impressão P (Printed), é porque
foi enviada uma carta de "pedido de reserva não satisfeito" informando o leitor que,
presentemente, a biblioteca não pode satisfazer o pedido e se ele pretende que o pedido
permaneça a aguardar. Se o estado for S (Shelf) e o estado de impressão P (Printed), isso
significa que uma carta de "pedido de reserva satisfeito" foi enviada informando o leitor que o
exemplar requisitado está a aguardar na prateleira de reservas, pronto a ser levantado. Se o
espaço estiver em branco, é porque nenhuma correspondência foi emitida pelo sistema.
1.12.7.6.2.1.10.
Prioridade
Pode alterar a ordem em que o pedido é colocado em espera, dando-lhe uma Prioridade. O
valor mais alto é "00" e o mais baixo "99".
1.12.7.6.2.1.11.
Pedido urgente
Utilize esta opção para indicar que o pedido é urgente. Trata-se de uma opção de carácter
apenas informativo.
1.12.7.7.
Ao clicar sobre Pedidos de fotocópias no menu vertical do lado esquerdo, pode ver a lista de
pedidos de fotocópias. Dentro dos Pedidos de fotocópias existem 2 separadores, são eles
Informação pedido fotocópias e Informação bibliográfica.
1.12.7.7.1.1.
Apagar
Utilize esta opção para apagar o pedido seleccionado.
1.12.7.7.2. Como actualizar pedido de fotocópias?
Utilize esta opção para actualizar um pedido de fotocópias. As alterações serão
salvaguardadas depois de pressionar o botão Actualizar. Poderá visualizar este formulário ao
seleccionar a opção do menu lateral esquerdo Pedido de fotocópia, e posteriormente em baixo
o separador Informação pedido fotocópias.
1.12.7.7.2.1.
1.12.7.7.2.1.1.
Autor da parte
Autor do excerto do documento que o leitor pretende que seja fotocopiado, quando se trata
de um autor diferente do da obra. Por exemplo, um capítulo pode ser escrito por uma pessoa
mas a obra ser editada por uma pessoa diferente.
1.12.7.7.2.1.2.
Título da parte
Título do excerto do documento que o leitor quer fotocopiar se for diferente do título da obra.
Por exemplo, um capítulo pode ter um título diferente do título da obra.
1.12.7.7.2.1.3.
Páginas a copiar
Inserir as páginas que o leitor quer fotocopiar. Por exemplo, 13-42.
1.12.7.7.2.1.4.
Nota 1 e 2
Opcional. Informação relevante para o staff da biblioteca.
1.12.7.7.2.1.5.
Local de recolha
Localização onde a documentação poderá ser levantada pelo leitor.
1.12.7.7.2.1.6.
Cobrar
Este campo indica se o leitor será cobrado pelas fotocópias. No Aleph estão disponíveis duas
opções: Gratuito (F) e Cobrar (C). Este campo é preenchido automaticamente pelo sistema, de
acordo com a informação assinalada na Informação local (dependendo da sub-biblioteca). É
possível, também, alterar manualmente este campo.
1.12.7.7.2.1.7.
Estado
Esta opção indica se o pedido de fotocópias foi ou não processado. Activo (A) quer dizer que
o pedido ainda não foi processado. Em Espera (W) significa que o talão não foi impresso
porque os exemplares estão todos emprestados.
1.12.7.7.2.1.8.
Estado aviso
Indica se um talão de "Pedido de Fotocópias" foi impresso para colocação no documento da
estante.
1.12.7.8.
Marcações
Nas marcações pode ver a lista dos períodos de tempo reservados efectuados pelo leitor na
sala de leitura (Data de-até, Hora de-até) e a informação bibliográfica do documento.
1.12.7.8.1.1.
Apagar
É possível apagar uma reserva deste tipo através do botão Apagar. Será emitida uma carta de
eliminação.
1.12.7.9.
Pedidos EIB
Nos Pedidos EIB pode ver a lista dos Pedidos activos de Empréstimos Inter-Bibliotecas que
estão registados para o leitor. A lstagem apenas tem o propósito de informar.
1.12.7.10. Procurador
No Procurador pode ver uma lista dos procuradores e do patrocinador. Se um leitor for um
procurador de outro leitor (o seu patrocinador), será apresentada informação acerca do
patrocinador. Se o leitor for um patrocinador, os seus procuradores serão listados. Escolhendo a
opção "Mudar Para" substitui-se o leitor seleccionado em vez do leitor actual, na janela
Informação do leitor. Pode-se voltar atrás e passar de um patrocinador para outro (e
respectivos procuradores).
1.12.8. Como fazer pesquisa para aceder à lista dos exemplares?
Pode aceder a esta lista por Código de barras ou cota. Utilize as teclas Ctrl+B, ou na opção
do menu Exemplares -> Lista de cotas. De notar que o primeiro dígito da expressão de
pesquisa introduzida pode ser o Tipo de Cota (um dígito). Depois, logo de seguida, inserir a
Cota adequadamente. Ou utilize a função de Pesquisa as teclas Ctrl+F, ou na opção do menu
Exemplares -> Pesquisa. Ou utilize a função Percorrer o registo as teclas Ctrl+S, ou , na opção
do menu Exemplares -> Percorrer. Quando activa a função de Pesquisa é mostrado um
formulário que permite efectuar uma pesquisa segundo alguns parâmetros específicos, ou seja,
utilizando-se índices. Se mais do que um registo for encontrado, o sistema permite percorrer a
lista para possibilitar a escolha do pretendido. Quando activa a função de Percorrer é mostrado
um formulário que permite percorrer uma lista de registos e respectivos exemplares associados,
especificando-se alguns parâmetros como o título, nome do autor ou índice geral de palavras.
1.12.9. Lista de exemplares
A lista de exemplares mostra a lista de cópias disponíveis para um registo bibliográfico em
particular, na sub-biblioteca à qual tem acesso. Se não houver nenhuma indicação de data de
devolução, significa que o exemplar não se encontra emprestado. Se pretender apenas
visualizar os exemplares que estão emprestados, active a checkbox "Filtro empréstimo".
Assinalando esta caixa serão visualizados apenas os exemplares emprestados, incluindo o nome
do leitor, ID e detalhes relativos ao empréstimo. É possível ordenar a lista de exemplares.
Quando o "Filtro Empréstimos" é desligado, as opções são as mesmas que as disponíveis no
OPAC e no INVENTÁRIO; quando é activado, pode-se escolher entre várias ordenações. Se
existir mais do que uma cópia, aparecerá uma Lista Abreviada onde se pode seleccionar uma
entrada para ser visualizada em formato Completo.
1.12.9.1.1. Requisição fotocópia
Prima 'Requisição de fotocópia' para efectuar um pedido de fotocópias para o exemplar
seleccionado. Só é possível efectuar o pedido se o utilizador tiver privilégios para tal.
1.12.9.1.2. Reservar
Prima 'Reservar' para efectuar um pedido de reserva. Só é possível efectuar o pedido se o
utilizador tiver privilégios relativos a reservas.
1.12.9.1.3. Reclamar devolução
Às vezes, um leitor reclama por ter devolvido um exemplar, mesmo que não exista registo
dessa devolução. Se quiser registar esta informação, pressione o botão Reclamar Devolução.
Ser-lhe-à pedido que confirme que o exemplar foi reclamado ao ser devolvido.
1.12.9.1.4. Perdido
Se pretender declarar o exemplar como perdido, utilize esta opção. Vai-lhe ser pedido que
confirme a operação. Quando o faz é automaticamente enviado ao leitor um aviso de
"Pagamento de material perdido".
1.12.9.1.5. Impressão
Utilize esta opção para imprimir um talão do exemplar.
1.12.9.1.6. Obter->EXEMPLAR
Prima Obter->EXEMPLAR para ir para o módulo de Inventário e continuar a trabalhar com o
registo de exemplar da entrada seleccionada.
1.12.9.1.7. Reler
Prima 'Reler' para voltar a carregar a Lista de Exemplares actualizada do servidor, reflectindo
as alterações que ocorreram desde que a janela foi aberta.
1.12.10. Como alterar informação do exemplar?
Esta opção permite alterar informação do exemplar, como o estatuto do exemplar, subbiblioteca, cota e colecção. A função assume que se possui um exemplar existente (ou grupo de
exemplares) cuja informação se pretende alterar. Escolher a opção do menu Exemplares ->
Mudar informação do exemplar do módulo de Empréstimos.
Neste écrã deve configurar o estatuto, a sub-biblioteca, a colecção, a cota, etc. para os
exemplares que vai processar. Apenas precisa de preencher a informação que quer alterar. Se
pretender que a informação de um campo seja anulada, coloque o sinal "-" no campo. Deve
indicar se pretende que esta modificação seja permanente, sem hipótese de restaurar a
informação original. Deve, então, assinalar a caixa com a etiqueta Modificação permanente.
Quando o Exemplar tem um registo de HOL associado, não é possível efectuar uma alteração
permanente nos campos relacionados com o registo de HOL (campo 852): sub-biblioteca,
colecção, cota. No entanto, pode sempre efectuar uma alteração temporária. De notar que se
alterar um estatuto de exemplar para reserva antecipada, é criada automaticamente uma
previsão de reserva antecipada. Se alterar um estatuto de exemplar em reserva antecipada
para um outro estatuto de exemplar, a previsão de reserva antecipada é apagada
automaticamente. Clique em OK quando finalizar. Deve agora ler o código de barras dos
exemplares que pretende alterar.
1.12.11. Como restaurar as alterações efectuadas no exemplar?
Esta função permite restaurar as alterações efectuadas na opção Mudar informação do
exemplar que não tenham sido indicadas como permanentes. Seleccione a opção do menu
Exemplares -> Recuperar informação do exemplar do módulo de Empréstimos.
Leia o código de barras ou digite-o no campo indicado e o sistema volta a colocar os
parâmetros iniciais. Se a alteração que efectuou é temporária, serão visualizados os valores do
campo que foram anteriormente alterados e agora restaurados. Se as alterações que efectuou
anteriormente foram permanentes, o sistema vai-lhe apresentar uma mensagem de erro.
1.12.12. Como catalogar um exemplar?
Esta opção permite catalogar um exemplar com a informação indispensável para permitir que
seja rapidamente emprestado. O registo pode ser posteriormente completado no módulo de
Catalogação. Seleccione a opção do menu Exemplares -> Catalogar Exemplar ou utilize a
sequência de teclas Ctrl+F8, do módulo de Empréstimos, e terá acesso à janela Catalogar
Registo, incluindo dois separadores, o da Informação do documento e o da Informação do
exemplar.
Nota: Quando um exemplar é catalogado e criado com a opção Catalogar Exemplar no
módulo de Empréstimos, é criado um pedido de reserva se o operador tiver um ID de utilizador
com a função "CATALOGADOR". O pedido é, então, feito para o ID de utilizador
"CATALOGADOR", e ficará activo posteriormente para não interferiir com o processo de
empréstimo. O pedido é criado para se poder visualizar uma mensagem quando o exemplar é
devolvido, para que possa ser transferido para o departamento de Catalogação onde o processo
será concluído. Se não existir um ID CATALOGADOR, não será criado qualquer pedido de
reserva.
NÃO se pretende que esta função seja usada para a catalogação em grande escala,
substituindo o módulo de Catalogação. Se for, é natural que possam surgir problemas, devido
ao número elevado de pedidos de reserva que são gerados automaticamente para o
"CATALOGADOR". A mesma funcionalidade "Catalogar Exemplar", disponível nos módulos de
Inventário e Aquisições na opção "Catalogação Rápida" não gera um pedido de reserva.
1.12.12.1. O que significam os campos dos separadores Informação documento e
Informação exemplar?
1.12.12.1.1. Data de abertura
Data de criação do registo. Este campo é preenchido automaticamente pelo sistema.
Esta informação é obrigatória. Pode utilizar o leitor de códigos de barras para introduzir o
número. Se deixar o campo em branco, o sistema atribui automaticamente um código de
barras.
Esta informação é obrigatória. Pode escolher uma das bibliotecas disponíveis na opção à
direita deste campo. A lista de bibliotecas disponíveis é determinada pelo Administrador do
Sistema. Independentemente dos seus direitos de acesso pode sempre adicionar exemplares.
No entanto, apenas pode actualizar exemplares se tiver permissões para o fazer.
1.12.12.1.4. Colecção
Informação opcional. A biblioteca pode considerar colecções tudo o que seja Mapas, tudo o
que excede o tamanho normal ou o material que pertence, por exemplo, ao 4º. andar. Pode
escolher duma lista de colecções que são consideradas válidas para a sub-biblioteca
seleccionada, pressionando o botão do lado direito do campo.
1.12.12.1.5. Tipo de cota
O Tipo de cota é a forma como a biblioteca organiza os documentos nas estantes. Trata-se
de um campo opcional e deve ser usado em conformidade com a política da biblioteca.
1.12.12.1.6. Cota
Código alfanumérico que identifica a localização do material na biblioteca. Dependendo da
configuração do módulo de Inventário efectuada pelo Administrador do Sistema, pode digitar
texto, escolher a partir de um menú, ou utilizar o campo ? seguido de um código de contador
para utilizar contadores previamente definidos pelo Administrador do Sistema. Se a biblioteca
utilizar apenas uma cota, não preencher o campo "2ª Cota ".
1.12.12.1.7. Tipo de 2ª Cota
Se a biblioteca considerar apena uma única cota, preencher os campos relativos à primeira
cota e deixar em branco os campos "2ª Cota". A informação sobre o Tipo de 2ª Cota não é
usada quando o sistema gera um registo de existências.
1.12.12.1.8. 2ª Cota
Código alfanumérico que identifica a localização do material nas estantes. Dependendo da
configuração do módulo de Inventário efectuada pelo Administrador do Sistema, pode digitar
texto, escolher a partir de um menú, ou utilizar o campo ? seguido de um código de contador
para utilizar contadores previamente definidos pelo Administrador do Sistema. Se a biblioteca
utilizar apenas uma cota, não preencher o campo "2ª Cota ". A informação acerca da Cota
Secundária não é usada quando o sistema gera um registo de existências.
1.12.12.1.9. Descrição
Este campo pode ser utilizado para agrupamento de exemplares (como v.16, 1995). Utiliza-se
para definir opções de ordenação.
1.12.12.1.10.
Tipo de material
Esta informação é obrigatória. Escolha o tipo de material que está a registar. As opções
disponíveis são determinadas pelo Administrador do Sistema.
1.12.12.1.11.
Estatuto do exemplar
Este campo é obrigatório. Depois de indicar a subbiblioteca, fica disponível a lista de estatutos
válidos.
1.12.12.1.12.
Estado de processo
Escolha a opção que acha a mais indicada das disponíveis ou deixe o campo em branco.
1.12.12.1.13.
Nota pesquisa
Nota que irá ser visualizada no OPAC.
1.12.12.1.14.
Nota interna
Nota a apresentar no formulário do Exemplar.
1.12.12.1.15.
Nota empréstimo
Esta nota aparecerá nas transacções relativas a Empréstimos.
1.12.13. O que posso fazer com as datas de devolução dos empréstimos?
É possível determinar as datas de devolução que serão aplicadas nos futuros empréstimos;
como alterar as datas de devolução para exemplares que estão emprestados; como alterar a
data de devolução no momento do empréstimo; como determinar que formato está a ser
utilizado para inserção das datas nos formulários; e como antecipar uma data de devolução
quando um exemplar é devolvido antes do prazo.
1.12.14. Como aceder ao cálculo das datas de devolução?
As datas de devolução são calculadas diariamente à meia-noite, por combinação de estatuto
do utilizador/exemplar, e tendo em conta os dias em que a biblioteca se encontra fechada. O
resultado deste cálculo pode ser visto no módulo de Empréstimos seleccionando a opção do
-> Empréstimo -> Datas entregas activas. Escolha agora uma
menu vertical lateral esquerdo
sub-biblioteca e visualize a lista das datas de devolução, poderá ver a data e hora de devolução
atribuídas aos exemplares. As colunas "Perdida" mostram a data e hora previstas de devolução,
concedidas aos exemplares com pedidos de reserva. Se nestas colunas não existir qualquer
data, será usada a data normal.
1.12.15. Como alterar datas de devolução?
É possível modificar datas de devolução para futuros empréstimos. Para isso caso tenha
privilégios para alterar datas. Seleccione uma linha. Em baixo, pode ver um formulário que
aparece, insira então as novas datas. Para determinar que formato está a ser utilizado para a
inserção da data, coloque o cursor sobre a data e prima F9. Isto é importante porque não
existe diferença visual entre o formato mês/dia/ano e dia/mês/ano. Ao primir F9 é possível
alterar o formato de inserção da data. Prima Actualizar para gravar as alterações no servidor.
As novas datas estão agora disponíveis para todos os utilizadores do sistema.
Prima 'Actualizar' para carregar de novo a lista de datas de devolução do servidor, para
reflectir as alterações que ocorreram desde que a janela foi aberta.
1.12.16. Como alterar a data de devolução de um grupo de exemplares?
Para alterar as datas de devolução de um grupo de exemplares que se encontram
emprestados, escolha a opção do menu ALEPH -> Datas ->Mudas datas de devolução dos
empréstimos. Preencha o formulário e prima Ok.
Insira a sub-biblioteca dos exemplares cujas datas de devolução pretende mudar. Para
escolher de uma lista prima a seta.
1.12.16.1.2. Estatuto dos exemplares
Insira o estatuto dos exemplares cujas datas de devolução pretende alterar. Para escolher de
uma lista, prima a seta.
1.12.16.1.3. A partir de
Pode alterar todos os empréstimos cujas datas sejam posteriores a esta data. Em alternativa,
pode utilizar o campo "Até" para inserir uma gama de datas entre as quais os exemplares
atingem o limite. Neste caso, a data A partir de é a data mais antiga dessa série de datas.
1.12.16.1.4. Hora
Esta é a hora a que o exemplar deve ser entregue na data que aparece à esquerda. O
sistema funciona com um relógio de 24 horas. Assim, para inserir 9 p.m., introduza 21:00.
1.12.16.1.5. Até
Pode alterar todos os empréstimos cujas datas sejam ANTERIORES a esta data. Em
alternativa, pode utilizar o campo "A partir de" para inserir uma gama de datas entre as quais
os exemplares atingem o limite. Neste caso, a data Até é a data mais recente nessa série de
datas.
1.12.16.1.6. Mudar para
Insira a nova Data de devolução e Hora da devolução na última linha do formulário e
pressione Ok. Aparecerá uma mensagem assinalando quantas datas de devolução, de acordo
com o filtro inserido, foram alteradas.
1.12.17. Como alterar a data de devolução de um exemplar que se encontra emprestado?
Para alterar a data de devolução de um exemplar que se encontra emprestado, primeiro
-> Leitor. No formulário que aparece,
seleccione a opção do menu esquerdo vertical lateral
insira o ID do utilizador ou o seu código de barras e será visualizado o formulário de
-> Leitor ->
Informação do leitor, seleccione a opção do menu esquerdo vertical lateral
Empréstimos e aparecerá a Lista de empréstimos. Na Lista de empréstimos, prima o botão
Alterar data. Insira uma nova data e hora de devolução e prima Confirmar/Ok. De notar que se
a data de fim do prazo de empréstimo for anterior à data de devolução do exemplar, o sistema
automaticamente reduzirá o período de empréstimo em relação com a data de expiração do
utilizador. Se o prazo de devolução for prolongado manualmente, a data de devolução original é
actualizada em conformidade, o que acontece também com uma renovação normal.
1.12.18. Como alterar a data de devolução ao emprestar um exemplar a um utilizador?
É possível alterar a data de devolução ao emprestar um exemplar a um utilizador. Para isso,
-> Leitor -> Empréstimos. No
primeiro seleccione a opção do menu esquerdo vertical lateral
formulário que aparece, insira o ID do utilizador e o código de barras do exemplar. Aparecerão
as datas de devolução atribuídas automaticamente pelo sistema. Prima o botão Alterar data. No
formulário que aparece, insira a nova data e hora de devolução. Prima Confirmar/Ok. De notar
que se a data de expiração do utilizador é anterior à data de devolução do exemplar, o sistema
automaticamente reduzirá o período de empréstimo em conformidade com essa data.
1.12.19. Como configurar as opções de empréstimo?
Antes de emprestar um exemplar a um utilizador, deve configurar as opções do sistema para
empréstimos. Esta função permite determinar quando é que serão impressos recibos de
empréstimo e se será visualizada ou não uma Nota sobre empréstimos quando o exemplar é
emprestado. Para activar esta função, seleccione a opção do menu ALEPH -> Opções ->
Configurar opções de empréstimo do módulo de Empréstimos.
1.12.19.1.1. Visualizar nota circulação
Se assinalar esta caixa, a nota de circulação inserida no Registo de exemplar será visualizada
quando o documento é emprestado. O campo nota de circulação pode ser encontrado no
módulo de Inventário, formulário do Exemplar, separador Informação Geral (2).
1.12.19.1.2. Visualizar mensagem "Em reserva" para o leitor
Se assinalar a caixa ao lado de " Visualizar mensagem "Em reserva" para o leitor ", será
apresentada uma mensagem ao leitor que possui um exemplar em espera para ser levantado.
1.12.19.1.3. Verificar se o exemplar está reservado
Se assinalar a caixa junto a "Verificar se o exemplar está reservado", será apresentada uma
mensagem com a informação que esse exemplar está a ser pedido por outros leitores.
1.12.19.1.4. Verificação do leitor necessária
Se assinalar a caixa junto a "Verificação do leitor necessária", sempre que seja inserida a ID
ou o código de barras de um leitor na écrã Empréstimos, será exigida autenticação quando se
tenta efectuar um empréstimo.
Se assinalar a caixa junto à opção "Mostrar estado de processamento", quando um estado de
processamento estiver anexado ao exemplar, será visualizado como um aviso, antes da
transacção estar concluída.
1.12.19.1.6. Impressão do talão de empréstimo
Pode determinar se o sistema vai ou não imprimir automaticamente recibos de empréstimo.
Se pretender que o sistema imprima automaticamente os recibos, pode escolher se devem ser
impressos após cada transacção ou apenas no final de uma sessão com um utilizador (neste
caso, será impresso um recibo listando todos os empréstimos efectuados pelo utilizador durante
a sessão corrente).
1.12.20. Que formas existem de emprestar um exemplar?
Ao emprestar um exemplar, o sistema verifica quer o utilizador quer o exemplar, para
verificar se o empréstimo é válido. O sistema verifica, se o utilizador tem direitos para requisitar
o exemplar, se o registo do utilizador não expirou, se o utilizador não tem códigos de
irregularidade, se o utilizador não tem exemplares em atraso ou multas, se o utilizador não
atingiu o limite de exemplares que podem ser emprestados e se o exemplar pode ser
emprestado, se o exemplar não tem pedidos de reserva.
Existem três meios possíveis para emprestar um exemplar, pelo Caminho directo, pela
Circulação rápida e pelo Caminho offline. Se o exemplar é emprestado a um procurador, o
empréstimo não deixa de ser registado no nome do responsável.
1.12.21. Como emprestar um exemplar pelo caminho directo?
para activar a função Empréstimos. Para emprestar um exemplar a um
Prima o ícone
utilizador, primeiro insira o ID do utilizador ou o número do código de barras. Se pretende
escolher de uma lista de utilizadores, prima a seta. Segundo insira o código de barras do
exemplar. Pode utilizar o leitor de códigos de barras para inserir o número. Terceiro prima o
botão Empréstimo e aparecerá na janela superior informação identificando o utilizador. Se
existirem algumas irregularidades, aparecerão na janela inferior. Quarto se existirem
irregularidades e os privilégios do utilizador permitirem ignorá-las (e o bibliotecário tem o
privilégio de ignorar irregularidades), aparecerá o botão Ignorar. Para prosseguir com o
empréstimo, prima Ignorar. Quinto, pode alterar a data de devolução primindo o botão Alterar
Data e aparecerá uma pequena janela, permitindo inserir a nova data de devolução. De notar
que, se a data limite do utilizador for anterior à data limite do exemplar, o sistema reduz
automaticamente o período de empréstimo, para assim corresponder ao período limite do
utilizador.
1.12.21.1.1. Limpar
Prima 'Limpar' para apagar a informação acerca do utilizador e do exemplar no formulário de
empréstimo.
1.12.21.1.2. Cancelar empréstimo
Prima 'Cancelar empréstimo'para parar uma transacção deste tipo.
1.12.21.1.3. Utilizador
Prima 'Utilizador' para ver o seu Registo. Poderá aceder a informação sobre os empréstimos
do utilizador, as suas reservas, pedidos de fotocópias, transacções monetárias e privilégios.
1.12.21.1.4. Exemplar
Prima 'Exemplar' para ver todas as cópias disponíveis de um registo bibliográfico em
particular. Poderá ver informação tal como a subbiblioteca a que pertence cada cópia e o
estatuto de cada (quanto tempo pode estar emprestada), e as datas de devolução dos
exemplares emprestados.
1.12.21.1.5. Imprimir sessão
Prima 'Imprimir sessão' para imprimir um recibo para os empréstimos transaccionados
durante a sessão corrente como utilizador. Quando é impresso um recibo para um empréstimo
efectuado através de um procurador para o seu responsável, os detalhes do utilizador
procurador (e não os do responsável) serão tomados em consideração no preenchimento desse
recibo.
1.12.21.1.6. Transacção
É possível registar manualmente uma transacção financeira, pressionando o botão
Transacção. Será visualizado um formulário, permitindo definir a transacção como um débito ou
como um crédito, escrever uma nota descrevendo a transacção, e ligá-la a um determinado
propósito, sub-biblioteca ou registo de exemplar.
Utilize esta opção para receber e registar pagamentos dos leitores. Ser-lhe-à pedido que
confirme que o leitor não pretende pagar a quantia indicada. Depois da confirmação, o sistema
irá registar como pagas todas as transacções que a verba paga pode cobrir, a começar com a
dívida mais antiga. (Uma determinada transacção pode, também, estar dada como paga
parcialmente. Neste caso, a transacção dividir-se-à em duas, uma para a parte paga e outra
para a não paga.) Dependendo do modo como o Administrador do Sistema configurou o
sistema, serão impressos um ou mais recibos.
1.12.21.1.8. Visualização de transacções monetárias
Para ver o separador Transacções monetárias do écrã Informação do leitor, pressione a seta
junto ao campo Pagamento.
1.12.21.1.9. Alterar data
Prima 'Alterar data' para mudar a data de devolução do empréstimo actual. Aparecerá uma
pequena janela que permite inserir a nova data.
1.12.21.1.10.
Nota
Pressione 'Nota' para introduzir uma nota, a qual aparecerá na janela expandir deste
empréstimo específico.
1.12.21.1.11.
Histórico de empréstimos
Clique em Histórico de empréstimos para aceder a uma lista de todas as transacções de
empréstimo efectuadas num determinado período de tempo. Pode, também, seleccionar a
-> Empréstimo -> Histórico.
opção do menu vertical lateral esquerdo
1.12.22. Como emprestar um exemplar por circulação rápida?
Esta opção dá a possibilidade de efectuar um empréstimo ou uma devolução num único ecrã.
Os detalhes relativos ao exemplar e ao utilizador não são recuperados pelo sistema, pelo que as
transacções são efectuadas mais rapidamente do que quando se utilizam as opções normais de
Empréstimo e Devolução.
Por uma questão de rapidez, a informação bibliográfica do exemplar, os detalhes de
empréstimo ou de data de devolução e ainda aqueles relativos ao utilizador não são
recuperados e, portanto, também não são visualizados. Também não existe acesso à Lista de
Utilizadores ou a qualquer função de pesquisa de exemplares. As verificações efectuadas nos
ecrãs de Empréstimo e Devolução, são também efectuadas quando se utiliza a opção Circulação
rápida.
Para emprestar um exemplar por Circulação rápida, no módulo de Empréstimos, escolha a
opção do menu Empréstimos -> Circulação rápida. Introduza o ID do Leitor e o Código de
barras do exemplar. Confirmar no botão Empréstimo.
1.12.23. Como emprestar um exemplar por caminho offline?
Esta opção permite gravar uma transacção de empréstimo no computador local, no caso de
quebra da ligação ao servidor. A transacção é gravada num ficheiro que poderá ser enviada
para o servidor quando for restabelecida a ligação. O sistema verificará então as transacções e
produzirá um relatório, listando as irregularidades encontradas bem como outras ocorrências
(como a existência de pedidos de reserva para um exemplar). Se uma transacção monetária
não pode ser registada quando o exemplar foi devolvido com atraso, o sistema verificará se já
estava numa situação de empréstimo ou se o exemplar foi declarado como perdido ou
reclamada a devolução.
Para activar esta função, escolha a opção do menu Empréstimo -> Empréstimos Offline (em
modo local). Para registar uma transacção de empréstimo, primeiro escolha o tipo de
transacção assinalando o círculo próximo do Empréstimo. Segundo preencha a Biblioteca, ID do
leitor e código de barras do exemplar. Terceiro prima o botão Empréstimo.
.
1.12.24. Como pedir devolução de um exemplar emprestado?
Não existe uma função a pedir devolução per se. Todos os exemplares requisitados são
exemplares pedidos em potência, se a biblioteca está configurada para tal. O operador do
módulo pode pedir a devolução de um exemplar criando um pedido de reserva para o exemplar
pretendido e indicar que é urgente. Conforme o tipo de Pedido de Devolução, o serviço "Pedir
Devolução de Empréstimos / Recall loans (cir-13) (atalho pelo menu ALEPH -> Renew / Recall
loans-> Recall loans (cir-13)) fará deste exemplar um exemplar avisado para regressar à
biblioteca. Um exemplar com um pedido de devolução de reserva, estando emprestado embora
também esteja requisitado, ficará com um estatuto "devolução pedida" se assim estiver
configurado. Se não for o caso, o empréstimo só é pedido para ser devolvido quando é
executado o procedimento cir-13.
Pode efectuar a mesma operação no OPAC Web, mas não pode sinalizar o exemplar como
urgente. Quando a função batch Pedir Devolução / Recall loans (cir-13) é executada, o pedido
será incluído.
1.12.25. Como voltar a emprestar um exemplar ao mesmo leitor?
A possibilidade de voltar a emprestar um exemplar ao mesmo leitor, depois de ter sido
devolvido, pode estar sujeita a algumas restrições. O Administrador do Sistema pode definir um
bloqueio para prevenir o empréstimo do mesmo exemplar ao mesmo leitor, por um período de
tempo determinado.
1.12.26. Que formas existem para renovar os empréstimos?
Para além da renovação dos empréstimos no módulo com o mesmo nome, o utilizador do
OPAC pode renovar os seus empréstimos, se lhe tiverem sido dados privilégios para tal no
registo local do utilizador e se o estatuto do exemplar permitir este tipo de funcionalidade no
OPAC.
No módulo de Empréstimos, existem três formas de renovar um empréstimo, pelo Caminho
directo, através do Exemplar ou através do Utilizador.
1.12.27. Como renovar empréstimo pelo caminho directo / código de barras?
Para ir directamente para a função de renovação seleccione a opção do menu Empréstimo ->
Renovar empréstimo pelo cód. de barras. Insira o código de barras do exemplar. Pode utilizar o
leitor de códigos de barras para ler o número, em seguida prima Ok, e aparecerá um formulário
com dois separadores Informação de devolução e Informação do leitor (a única informação que
pode alterar neste formulário é a data e a hora de renovação, as outras informações são
apenas para referência).
1.12.27.1.1. Data de renovação
Pode introduzir uma nova data manualmente ou utilizar o formato pré-definido calculado pelo
sistema. No sistema existe um mecanismo de correcção do calendário, o qual é activado se se
altera a data manualmente. Para determinar que formato está a ser utilizado para a inserção da
data, coloque o cursor sobre a data e prima F9. Isto é importante porque não existe diferença
visual entre o formato dia/mês/ano e o formato mês/dia/ano. Ao primir F9 é possível alterar o
formato de inserção da data.
1.12.27.1.2. Hora
Esta é a hora limite para a devolução do exemplar na data que é apresentada do lado
esquerdo. O sistema utiliza um relógio de 24 horas, daí que, se pretender inserir 9 p.m., digite
21:00.
1.12.28. Como renovar empréstimo pelo exemplar / lista de exemplares?
Pode renovar um empréstimo a partir da Lista de exemplares. Para isso primeiro seleccione a
opção do menu Exemplares -> Lista de cotas, ou seleccione a opção do menu Exemplares ->
Pesquisa, ou ainda a opção do menu Exemplares -> Percorrer. Na Lista de Exemplares,
seleccione um deles e pressione o botão Leitor. Se optar pelo ícone Percorrer, seleccione um
documento e escolha a opção Completo. Se mais do que um documento for encontrado,
aparecerá uma lista Abreviada. Seleccione aquele que pretende e clique em Seleccionar. Na
Lista de Exemplares seleccione um exemplar e clique em Leitor. Depois no ecrã Informação do
leitor escolha a opção Renovar. Por fim no formulário de Renovação preencha a nova data e
hora de devolução.
1.12.29. Como renovar empréstimo pelo registo do utilizador?
Pode renovar um empréstimo a partir de um registo do Utilizador. Para isso, primeiro
-> Leitor. Insira o ID do utilizador ou o
seleccione a opção do menu vertical esquerdo lateral
seu código de barras. Será visualizado o formulário de Informação do leitor. Seleccione a opção
-> Leitor -> Empréstimos e aparecerá a Lista de
do menu vertical esquerdo lateral
empréstimos do leitor. Na Lista de empréstimos prima o botão Renovar. No formulário de
Renovação que aparece preencha a nova data e hora de devolução.
1.12.30. Como fazer a renovação de todos os exemplares ao mesmo tempo?
Esta função executa a Renovação de todos os exemplares sem ter que seleccionar um por
um. Seleccione na lista dos empréstimos o botão Renovar todos. Poderá ver todos os erros
específicos relativos ao exemplar (esta mensagem de erro pode ser ignorada se primir o botão
"Ignorar", caso isto não aconteça o exemplar não é renovado).
Depois o sistema verifica todos os exemplares, procurando renová-los todos. Por cada
documento renovado será apresentada uma mensagem, "Renovação Efectuada", na parte
inferior da janela Empréstimo ao Leitor, podendo aparecer uma mensagem de erro mostrando
todos os erros específicos relativos ao exemplar (esta mensagem de erro pode ser ignorada
clicando no botão "Ignorar", caso isto não aconteça o exemplar não é renovado). Ao mesmo
tempo, é adicionada uma linha com erros à secção do histórico da função Renovar todos na
parte inferior da janela Empréstimo ao leitor ( se a mensagem de erro for ignorada, o exemplar
é renovado e é apresentada a mensagem "Renovação Efectuada (Ignorar)" na parte inferior da
janela Empréstimo ao leitor).
Todos aqueles documentos que não foram renovados devido aos erros que não foram
ignorados são assinalados, e as mensagens de erro são mostradas numeradas, linha após linha,
na secção do histórico na parte inferior da janela Empréstimo ao leitor. Por cada exemplar
renovado, é visualizada uma mensagem - "Renovação Efectuada" ou "Renovação Efectuada
(Ignorar)" na parte inferior da janela Empréstimo ao Leitor. Seleccionando uma linha específica
nesse mesmo sítio faz com que o exemplar respectivo seja assinalado na parte superior.
Clicando então aí no documento assinala-se a sua linha de mensagem. Os documentos não
renovados não são visualizados como assinalados da próxima vez que o registo do utilizador é
obtido.
Um formulário é automaticamente impresso depois de procedimento "Renovar Todos" ter
sido executado. Trata-se de um novo formulário, chamado bor-list-renew-all. Inclui o conteúdo
do formulário bor-list mas também apresenta uma listagem das razões pelas quais aqueles
exemplares não foram renovados.
Depois do procedimento Renovar Todos estar concluído aparece a seguinte caixa de diálogo
contendo uma check-box inquirindo se o leitor está ou não presente na biblioteca. Se for
assinalada, significando que o leitor está presente, os parâmetros de impressão são retirados de
print.ini, função chamada "BorListRenewAll". Se não for, são extraídos da função
"BorListRenewAllRemote”.
1.12.31. Como fazer a renovação através do serviço?
Os empréstimos podem, também, ser renovados através dos serviços cir-08 (atalho pelo
menu ALEPH -> Renew / Recall loans -> Recall loans (cir-08)) e cir-10 (atalho pelo menu
ALEPH -> Notices to patrons -> Courtesy notices (cir-10)). Neste caso, o operador das
renovações é registado como "BATCH".
1.12.32. No que consiste um pedido de devolução?
O operador do módulo de Empréstimos pode pedir a devolução de um exemplar através da
criação de um pedido de reserva e indicando que este é urgente. No OPAC Web o utilizador
pode requisitar um exemplar efectuando um pedido de reserva. O pedido só vai ser efectivado
quando for executada a opção "Pedido de Devolução de Exemplares Reservados" no menu de
ALEPH -> Serviços.
1.12.33. Como fazer pedido de devolução?
O sistema só pede a devolução efectiva dos exemplares se for executada a função "Pedido de
devolução" na opção do menu ALEPH -> Serviços -> Renew / Recall loans -> Recall loans (cir13) do módulo. Recomenda-se que esta função seja executada diariamente. Quando
executada, permite ao sistema calcular uma nova data de devolução do documento, gerar
cartas para os leitores reclamando os documentos emprestados, pedindo a sua devolução,
actualização da Lista de Exemplares como a Lista de Empréstimos do Leitor indicando que os
documentos foram pedidos.
Todavia a hora de devolução não será alterada, caso não seja um pedido urgente o leitor
pode manter o exemplar até ao fim da data de devolução garantida. Se a nova data de
devolução ultrapassar a data de devolução original, será esta que ficará em vigor, mas, no
entanto, o leitor receberá correspondência a informar que foi efectuado um pedido de
devolução do documento. Se for um pedido urgente, a data de devolução garantida é anulada e
o leitor deverá entregar o documento no período assinalado na nova data de devolução, a qual
é calculada de acordo com o período de devolução estabelecido. A Lista de empréstimos
mostrará quer a data de devolução original quer a nova data de devolução, agora que os
exemplares foram reclamados.
1.12.34. Como apagar um pedido de reserva?
Existem três formas de apagar um pedido de reserva. Todas afectam o pedido de devolução,
e são, o operador do módulo que pode apagar pedidos de reserva no módulo de Empréstimos,
o leitor que apaga o pedido no OPAC Web pressionando o link Pedidos de reserva e acedendo à
lista de pedidos de reserva que efectuou, sendo que a partir daí, pode seleccionar um pedido
de reserva para o apagar, e por fim a Cópia "Idêntica", ou seja, ee uma cópia "idêntica"
satisfizer o pedido de reserva, este é apagado e o pedido de devolução cancelado, este
procedimento deixa de ser considerado nos casos em que a biblioteca deixa os leitores efectuar
reservas para aqueles, e só esses, exemplares.
1.12.35. Como cancelar pedido de devolução?
Para identificar os pedidos de reserva que foram apagados, execute a operação "Pedidos de
Devolução de Documentos cir-13” (atalho ALEPH -> Serviços -> Renew / Recall loans -> Recall
loans (cir-13)) e na opção "Reiniciar Pedidos para Reservas canceladas" escolha a opção "Sim".
O sistema irá emitir uma carta de "Cancelamento do Pedido de Devolução" aos leitores
previamente avisados. A data de devolução de uma reclamação cancelada reverterá para a sua
data de devolução original.
1.12.36. Como configurar as operações de devolução?
Antes de devolver um exemplar, devem configurar-se as opções de devolução do sistema.
Para configurar as operações de devolução, seleccione a opção do menu ALEPH -> Opções de
Configuração -> Configurar opções de devolução. E poderá definir se os recibos de devolução
devem ser impressos automaticamente, se deve ou não receber mensagens acerca de
devoluções tardias e acerca da devolução de um determinado exemplar que não tem, no
sistema, um registo de saída, e se será ou não mostrada automaticamente uma lista dos
pedidos de reserva e de fotocópias para o exemplar devolvido.
1.12.36.1.1. Imprimir talão de devolução
Assinale esta caixa se desejar que o leitor receba um recibo do exemplar devolvido.
1.12.36.1.2. Imprimir talão - Transferência
Assinale esta caixa se desejar que o leitor receba um recibo, mesmo que o exemplar tenha de
ser transferido para outra biblioteca.
1.12.36.1.3. Lista de reservas
Assinale esta caixa se desejar que o sistema imprima automaticamente uma lista de pedidos
de reserva para o exemplar devolvido.
1.12.36.1.4. Imprimir pedidos de fotocópia
Assinale esta caixa se desejar que o sistema imprima automaticamente uma lista de pedidos
de fotocópias para o exemplar devolvido.
1.12.36.1.5. Mensagem de exemplar não emprestado
Assinale esta caixa se desejar ser notificado da devolução de um exemplar do qual o sistema
não possui registo de empréstimo.
1.12.36.1.6. Visualizar nota de circulação
Se activar esta opção o sistema vai permitir visualizar o texto colocado na Nota OPAC do
módulo de Inventário, mais concretamente no formulário do Exemplar, separador Informação
Geral (2).
Assinale esta caixa se desejar visualizar o estado de processamento do exemplar.
1.12.36.1.8. Mensagem de devolução tardia
Decida se e quando quer ser notificado sobre um exemplar devolvido com atraso.
1.12.36.1.9. Sem mensagem
Assinale esta caixa se não pretender ser avisado.
1.12.36.1.10.
Por empréstimo
Assinale esta caixa se pretender ser notificado após cada transacção de devolução.
1.12.36.1.11.
No fim de sessão do leitor
Assinale esta caixa se pretender ser notificado no fim de uma série de operações de
devolução de um determinado utilizador.
1.12.37. Que formas existem para devolver um exemplar?
Existem três meios de devolver um exemplar, pelo Caminho directo, por Circulação rápida e
por Caminho offline.
1.12.38. Como devolver um exemplar pelo caminho directo?
Para ir directamente para a função devolver, seleccione a opção do menu vertical lateral
-> Devolver -> Sessão ou pressione a tecla F6.
esquerdo
Insira o código de barras do exemplar na caixa
e clique go
). Pode utilizar o leitor de códigos de barras para
(pode ver a lista de cotas ao clicar
introduzir o número. Se a sua subbiblioteca aceitar devoluções de outras subbibliotecas, o
sistema imprime automaticamente um talão de transferência para o exemplar e apresenta uma
mensagem instruindo-o a proceder a essa transferência. Se existirem pedidos de fotocópias
para o exemplar aparecerá uma mensagem a informar o operador. Se existirem pedidos de
reserva para o exemplar, será apresentada uma mensagem de aviso ou visualizada a Lista de
pedidos de Reserva. Pode-se utilizar esta janela para seleccionar um pedido e notoficar o
utilizador que o exemplar já está disponível. Conforme a configuração do sistema, se apenas
um pedido constar da lista, ele é automaticamente seleccionado após alguns segundos.
O ecrã Devolução mostra, também, se um exemplar requisitado pelo leitor está disponível
para ele ou não na prateleira de reservas. Quando devolve qualquer exemplar, o operador pode
informá-lo que um documento requisitado pode, agora, ser levantado.
Pode visualizar o histórico de todas as transacções de devolução efectuadas, clicando na
-> Devolver -> Histórico, ou utilizando Shift+F6.
opção do menu
1.12.38.1.1. Limpar
Utilize esta opção para limpar a informação sobre o leitor e o documento emprestado.
1.12.38.1.2. Data excepção
Clicar em Data excepção para registar uma data de devolução que é anterior à data actual.
Esta opção fica activa até ser desactivada ou até a janela Devolução ser fechada. Introduzir
uma nova data e hora de devolução e clicar em Confirmar.
1.12.38.1.3. Conta do leitor
Utilize esta opção para aceder ao registo do leitor. Poderá, então, visualizar a informação
sobre os empréstimos efectuados por ele, as reservas, os pedidos de fotocópias, as transacções
monetárias e os privilégios.
1.12.38.1.4. Nova transacção
Pode-se registar uma transacção monetária utilizando esta opção. Será apresentado um
formulário, permitindo definir a transacção como um débito ou um crédito, escrever uma nota
descrevendo a transacção, e ligá-la a um determinado fim, sub-biblioteca ou registo de
exemplar.
Se o utilizador pretender pagar parte ou o total das suas dívidas, introduzir o valor respectivo
no campo e pressionar o botão Pagamento. Terá que confirmar que o utilizador quer,
realmente, pagar a quantia especificada. Depois disso, o sistema registará como pagas todas as
transacções que essa verba cobrir, iniciando-se com a mais antiga. (Também pode existir uma
transacção paga parcialmente. Neste caso, ela dividir-se-à em duas, uma correspondente às
transacções pagas e a outra às não pagas.) Dependendo da parametrização efectuada no
sistema, serão impressos um ou mais recibos.
1.12.39. Como devolver um exemplar por circulação rápida?
Esta opção dá-lhe a possibilidade de efectuar um empréstimo ou uma devolução num só
ecrã. Os detalhes do exemplar e do utilizador não são recuperados pelo sistema para que as
transacções sejam efectuadas mais rapidamente do que utilizando as opções normais de
Empréstimo e Devolução. Por uma questão de rapidez, a informação bibliográfica do exemplar,
os detalhes do empréstimo ou de datas de devolução, e os detalhes do utilizador não são
recuperados e, portanto, não são visualizados. Não há, também, acesso à Lista de utilizadores
nem a qualquer tipo de pesquisa dos documentos. As mesmas verificações que são efectuadas
nos ecrãs Empréstimo e Devolução, são também efectuadas quando se utiliza a opção
Circulação rápida.
Para efectuar uma devolução com esta opção, primeiro seleccione no módulo de Empréstimos
a opção do menu Empréstimo -> Circulação rápida. Segundo active o botão Devolução para
alterar o formulário. Terceiro preencha o campo Código de barras do exemplar e pressionar o
botão Devolução.
1.12.40. Como devolver um exemplar pelo caminho off-line?
Esta opção permite registar uma transacção de devolução no seu computador local, no caso
de haver uma quebra na ligação ao servidor. As suas transacções serão guardadas num ficheiro
que posteriormente poderá enviar para o servidor, quando a ligação for restabelecida. O
sistema irá, então, verificar as transacções e produzir um relatório dessa verificação, listando as
irregularidades encontradas e outras condições (como a existência de pedidos de reserva para
um exemplar).
Para activar esta função, escolha a opção do menu Empréstimos -> Empréstimos offline (em
modo local). E para registar uma transacção de devolução, primeiro escolha o tipo de
transacção, assinalando o círculo ao lado de Devolução, segundo preencha a sub-biblioteca e o
código de barras do exemplar e terceiro prima o botão Devolver.
1.12.41. No que consistem os empréstimos off-line?
A opção empréstimos offline permite registar transacções no computador local no caso de
haver uma quebra na ligação ao servidor. As transacções são gravadas num ficheiro, o qual
pode ser enviado ao servidor quando a ligação for restabelecida. Nessa altura o sistema verifica
as transacções e produz um relatório da verificação, listando irregularidades encontradas e
outras ocorrências (se o exemplar existe ou não, se existe um registo de leitor, se existe algum
problema no sistema relativo a Empréstimos/Devoluções (por exemplo, o sistema é incapaz de
registar o Empréstimo/Devolução por qualquer motivo))
Existem duas formas de activar o cliente de Empréstimos Offline, pelo cliente stand-alone
stand-alone e através do cliente regular de Empréstimos.
1.12.42. Cliente de empréstimos regular
Para activar esta função, escolha a opção do menu Empréstimo -> Empréstimos offline (em
modo local).
1.12.42.1. Como registar uma transacção?
Para registar uma transacção primeiro escolha o tipo de transacção, Empréstimo ou
Devolução, assinalando o círculo correspondente, e a janela mudará consoante o tipo de
transacção seleccionado. Segundo preencha a informação sobre a subbiblioteca, ID do
utilizador e código de barras do exemplar. E terceiro prima o botão Empréstimo ou Devolução.
1.12.42.1.1. O que significam os botões, agora que a ligação foi restabelecida?
1.12.42.1.1.1. Enviar ficheiro
Prima Enviar ficheiro para enviar o ficheiro com as transacções para o servidor.
1.12.42.1.1.2. Limpar ficheiro
Prima Limpar ficheiro para apagar o ficheiro de transacções do seu computador local.
1.12.42.1.1.3. Importar ficheiro
Quando for utilizado o cliente stand-alone. Esta função importa o ficheiro de transacções para
o cliente regular, para posterior envio e verificação do servidor.
1.12.42.1.1.4. Ficheiro histórico
Após ter enviado o ficheiro com as transacções para o servidor, prima Ficheiro Histórico para
ver a lista de irregularidades e outras ocorrências relacionadas com estas transacções. O
relatório pode incluir, se o exemplar existe ou não, se existe um registo de leitor, se existem
problemas do sistema relacionadas com os Empréstimos/Devoluções (isto é, o sistema não
consegue registar o Empréstimo/Devolução por qualquer razão) e se a data de devolução do
empréstimo foi reduzida porque o registo do leitor expirou antes da data de devolução normal
(este ponto é assinalado no relatório).
1.12.43. Cliente stand-alone
Para activar este cliente no directório Offcirc escolha a sub-directoria Bin e active o executável
Offcirc.exe. Vai-lhe ser mostrado o seginte écrã: Ter em atenção que consoante o modo como
o administrador configurou o sistema, pode precisar de introduzir um login de utilizador e uma
password, antes de aceder aos empréstimos offline.
Para registar uma transacção primeiro escolha o tipo de transacção, Empréstimo ou
Devolução, assinalando o círculo correspondente. A janela mudará consoante o tipo de
transacção seleccionado. Segundo preencha a informação da Subbiblioteca, ID do utilizador e
código de barras do exemplar. Terceiro prima o botão Emprestar ou Devolver. E por fim na
parte de baixo da janela permite visualizar o código de barras e a operação efectuada. Clique
no botão Enviar para que a transacção seja salvaguardada no ficheiro Offcirc.dat.
1.12.43.1.1. O que fazer agora que a ligação foi restabelecida?
Primeiro execute o cliente regular de Empréstimos. Seleccione a opção do menu Empréstimo
-> Empréstimo Offline (em modo local).
Segundo clique no botão de Importar. Na janela apresentada deve escolher a directoria e o
ficheiro desejado. Seleccione /Offcirc/files/<lib>/Offcirc.dat. Esta operação vai importar todas
as transacções efectuadas anteriormente. Segundo caso o ficheiro do cliente regular não estiver
vazio, vai aparecer uma mensagem informativa. Escolha "Não", porque isto significa que
existem algumas transacções no cliente regular de Empréstimos que ainda não foram enviadas
para o servidor. Tome conta primeiro destas transacções (pressionando os botões Enviar
Ficheiro e Ficheiro Histórico). Depois volte ao segundo passo para continuar.
Terceiro irá ser-lhe apresentada uma mensagem, perguntando se quer mesmo apagar o
ficheiro de transacções. Deve indicar que sim para que o sistema fique pronto a ser utilizado
noutra ocasião em que tal seja necessário. (De contrário, se o ficheiro não for apagado, as
transacções ficarão anexadas ao antigo ficheiro.)
Quarto, outra mensagem irá ser-lhe apresentada, no sentido de saber se quer importar o
ficheiro para o servidor. Recomenda-se indicar que sim. No entanto, se escolher "Não", pode
enviar o ficheiro para o servidor na mesma, só que mais tarde, pressionando o botão Enviar
Ficheiro na janela Empréstimos Offline.
E por fim depois de enviar o ficheiro, deve verificar o Check Rpt histórico de transacções para
registar eventuais situações que necessitem da sua intervenção.
1.12.44. Que formas existem para criar um pedido de reserva?
No módulo de Empréstimos existem dois meios possíveis para submeter um pedido de
reserva, através do Exemplar e pelo Caminho directo. O utilizador do Web OPAC pode submeter
um pedido de Reserva, se lhe forem dados privilégios para tal no registo local do utilizador.
1.12.45. Como criar um pedido de reserva através do exemplar?
Pode criar um pedido de reserva através do exemplar. Para isso, primeiro para pesquisar por
cota utilize as teclas Ctrl+B, ou na opção do menu Exemplares -> Lista de cotas, ou para
pesquisar por número de registo utilize a função de Pesquisa as teclas Ctrl+F, ou na opção do
menu Exemplares -> Pesquisa, ou para pesquisar por campos do registo utilize a função
Percorrer o registo as teclas Ctrl+S, ou , na opção do menu Exemplares -> Percorrer.
Segundo na Lista de exemplares seleccione o exemplar que pretende e clique no botão
Reservas. Se escolher Percorrer por índices, seleccione um documento e pressione o botão
Completo. Se mais do que um documento corresponder a esta última opção, será visualizada
uma lista Abreviada. Seleccionar um exemplar e pressionar o botão Seleccionar.
Terceiro na Lista de exemplares, escolha um exemplar e depois pressione o botão Reservas.
O leitor só pode efectuar um pedido de reserva se tiver privilégios sobre reservas. Assim sendo,
deve preencher o formulário e pressionar Confirmar.
1.12.45.1.1. ID
Se introduzir o ID de um procurador, o pedido é atribuído a essa pessoa.
1.12.45.1.2. Autor
Utilize esta opção para entregar ao leitor uma cópia grátis do material e não o original. Digite
o autor da parte do exemplar em que o leitor está interessado, se for diferente do todo. Por
exemplo, um capítulo pode ser escrito por uma pessoa mas o grosso do trabalho ser editado
por outra pessoa.
1.12.45.1.3. Título
Utilize esta opção para entregar ao leitor uma cópia grátis do material e não o original. Digite
o título da parte do exemplar em que o leitor está interessado, se for digerente do título do
exemplar como um todo. Assim, por exemplo, um capítulo pode ter um título que seja diferente
do título do exemplar.
1.12.45.1.4. Páginas
Utilize esta opção para entregar ao leitor uma cópia do material seleccionado pelo leitor
(fotocópias).
1.12.45.1.5. Nota 1 e 2
Opcional. Pode adicionar uma nota relevante para o staff da biblioteca.
1.12.45.1.6. A partir da data/Até à data
Indique o período em que a reserva tem interesse para o leitor. (Por defeito, é um ano mas
pode-se alterar este período manualmente.) Primir a tecla F9 para determinar o formato
utilizado para inserção da data. Por exemplo, não existe diferença visual entre o formato
dia/mês/ano e o formato mês/dia/ano. Ao pressionar F9, é possível alterar o formato de
introdução da data.
Esta é a biblioteca onde o material está disponível para ser levantado pelo leitor.
1.12.45.1.8. Tipo de pedido
Se pretender que o material seja reclamado, indique o tipo de urgência do pedido a efectuar
a o leitor que tem o exemplar em empréstimo: 01 (normal) ou 02 (urgente). Se não quiser
reclamar o exemplar, escolha 03 (sem pedido). Se seleccionar 02 (urgente), o pedido de
reserva passará automaticamente para a prioridade 00.
1.12.45.1.9. Prioridade
Pode alterar a ordem em que o pedido é colocado em espera para este valor. O valor mais
alto é "00", o mais baixo é "99". Os pedidos regulares recebem no GUI uma prioridade de 20;
um pedido que seja classificado como urgente receberá automaticamente uma prioridade de
00.
1.12.45.1.10.
Nº. de pedidos
Conforme o número introduzido aqui, serão efectuados múltiplos pedidos ao leitor (sem se ter
em conta o privilégio de pedidos múltiplos do leitor). Requer uma utilização especial.
1.12.45.1.11.
Urgência
Utilize esta opção para indicar que o pedido é urgente. Será impresso um talão.
1.12.45.1.12.
Filtro exemplares
Utilize estes campos para definir o conjunto de exemplares "semelhantes" que podem
satisfazer o pedido de reserva.
1.12.45.1.13.
Somente exemplar seleccionado
Se pretender que o pedido de reserva seja satisfeito apenas pelas fotocópias especificadas na
anterior janela Lista de exemplares, assinale a caixa clicando nela.
1.12.46. Como criar um pedido de reserva pelo caminho directo?
Para ir directamente para a função Criar Pedido de Reserva, seleccione a opção do menu
Utilitários -> Reservas -> Criar Pedido de Reserva.
Pode utilizar o leitor de códigos de barras para introduzir o número do código de barras. Em
alternativa, pode procurar um exemplar inserindo o número de registo administrativo (primir
ADM) ou o número de registo bibliográfico (primir BIB). Clicar na seta para escolher a partir da
lista.
1.12.46.1.2. ID / Código de barras do leitor
Para seleccionar o utilizador a partir de uma lista, prima o botão com a seta. Depois de
identificado o exemplar e o utillizador, será apresentado o formulário para Pedido de Reserva.
1.12.47. Que formas existem para ver um pedido de reserva?
Existem duas formas para ver um pedido de reserva, através do Exemplar e através do
Utilizador.
1.12.48. Como ver um pedido de reserva através da lista de exemplares?
Pode ver um pedido de reserva através da Lista de Exemplares. Para isso primeiro para
pesquisar por cota utilize as teclas Ctrl+B, ou na opção do menu Exemplares -> Lista de cotas,
ou para pesquisar por número de registo utilize a função de Pesquisa as teclas Ctrl+F. Segundo
na Lista de exemplares que aparece, seleccone um exemplar e prima o botão Reservas. Será
visualizada uma lista dos pedidos de reservas para os exemplares seleccionados. Terceiro
seleccione um pedido de reserva e prima o botão Expandir.
1.12.49. Como ver os pedidos de reservas a partir da informação do utilizador?
Pode ver os pedidos de reservas a partir do écrã Informação do leitor.
-> Leitor, e insira
Para isso primeiro seleccione a opção do menu vertical lateral esquerdo
o ID do utilizador ou o seu código de barras e será visualizado o formulário Informação do
leitor.
-> Leitor, e no formulário que
Ou seleccione a opção do menu vertical lateral esquerdo
aparece, e escolha o Nome, ID ou Código de Barras e introduza o texto inicial, após o que
pressiona ENTER. Seleccione o cliente.
Ou seleccione a opção do menu vertical lateral esquerdo
-> Leitor, e no formulário que
aparece, e pressione PALAVRA-CHAVE e insira palavras do nome e do endereço. Seleccione o
cliente. No formulário Informação do leitor, pressione o separador Pedidos de reserva. A Lista
de Pedidos de Reserva dos Leitores será apresentada. Seleccione um pedido de reserva e prima
o botão Expandir.
1.12.50. Que formas existem para actualizar um pedido de reserva?
Existem duas maneiras de actualizar um pedido de reserva, através do Exemplar e através do
Utilizador.
1.12.51. Como actualizar um pedido de reserva através da lista de exemplares?
Pode actualizar um pedido de reserva através da Lista de Exemplares. Para isso primeiro para
pesquisar por cota utilize as teclas Ctrl+B, ou na opção do menu Exemplares -> Lista de cotas,
ou para pesquisar por número de registo utilize a função de Pesquisa as teclas Ctrl+F, ao
aparecer a Lista de exemplares, seleccione aquele que pretende e pressione o botão Reservar,
e aparecerá uma lista dos pedidos de reserva para os exemplares seleccionados. Seleccione um
pedido de reserva e prima o botão Actualizar. Por fim edite o formulário e clique em
Confirmar/Ok.
1.12.52. Como actualizar os pedidos de reservas a partir da informação do utilizador?
Pode actualizar os pedidos de reserva a partir do ecrã de Informação do leitor. Para isso tem
3 maneiras de o fazer.
A primeira maneira de actualizar o pedido é seleccionar a opção do menu vertical lateral
-> Leitor, e inserir o ID do utilizador ou o seu código de barras
esquerdo
, e poderá ver o formulário de Informação do leitor com a sua
informação.
A segunda maneira de actualizar o pedido é seleccionar a opção do menu vertical lateral
-> Leitor, e inserir o ID do utilizador ou o seu código de barras
esquerdo
, clique na lista de leitores em
, ou na opção do
Utilizadores -> Lista de leitores, ou use Alt+F7, e escolha o Nome, Número ou Código de
e insira o texto inicial, seguido de ENTER. Seleccione o leitor.
A última maneira de actualizar o pedido é seleccionar a opção do menu vertical
-> Leitor, e inserir o ID do utilizador ou o seu código de
esquerdo
menu
barras
lateral
barras
, clique na lista de leitores em
, ou na opção do menu
Utilizadores -> Lista de leitores, ou use Alt+F7, e pressione PALAVRA-CHAVE e insira palavras
retiradas do nome e do endereço. Seleccione o leitor. No menu vertical lateral esquerdo
-> Leitor -> Reservas e verá a lista de leitores com pedidos de reservas.
seleccione a opção
Seleccione um pedido de reserva e prima o botão Actualizar. E por fim edite o formulário que
aparece e prima Confirmar.
1.12.53. Que formas existem para apagar um pedido de reserva?
Existem três formas de apagar um pedido de reserva, apagar pedidos de reserva por Código
de barras, apagar um pedido de reserva a partir da Lista de exemplares, apagar um pedido de
reserva através do leitor, e apagar um conjunto de pedidos de reservas.
Quando um único pedido de reserva é apagado, o sistema permite imprimir automaticamente
uma carta ao utilizador que efectuou uma reserva, informando-o que o exemplar já não se
encontra reservado para ele. Isto depende da parametrização do sistema. Se a reserva tiver
sido efectuada por um procurador, então será impressa uma segunda carta para esse
procurador, complementando a carta inicial impressa para o responsável.
1.12.54. Como apagar um pedido de reserva por código de barras?
Se souber o código de barras do documento que pretende, pode aceder à lista de reservas
desse documento. Para activar esta função, seleccionar a opção do menu Utilitários -> Apagar
pedido reserva – por cod. barras, ou usar a sequência de teclas Ctrl+D. Depois insira o código
de barras do exemplar e clique em Ok. Se só existir um pedido de reserva para aquele
exemplar, ele será apagado automaticamente. Se existir mais do que um pedido de reserva,
será possível ver a lista de pedidos de reservas e escolher um (ou mais) que queira apagar.
1.12.55. Como apagar um pedido de reserva através da lista de exemplares?
Para apagar um pedido de reserva através da Lista de exemplares, primeiro aceda à Lista de
exemplares, pode fazer isso utilizando as teclas Ctrl+B, ou na opção do menu Exemplares ->
Lista de cotas. De notar que o primeiro dígito da expressão de pesquisa introduzida pode ser o
Tipo de Cota (um dígito), e logo de seguida, inserir a Cota adequadamente. Ou utilize a função
de Pesquisa as teclas Ctrl+F, ou na opção do menu Exemplares -> Pesquisa. Ou utilize a função
Percorrer o registo as teclas Ctrl+S, ou , na opção do menu Exemplares -> Percorrer. Segundo
na Lista de exemplares seleccione um exemplar e pressione o botão Reservar e uma lista de
pedidos de reserva desse exemplar será, então, visualizada. Terceiro seleccione o pedido de
reserva desejado e pressione Apagar. Se o pedido de reserva tiver sido efectuado por um
procurador, será emitida uma segunda carta para essa pessoa, em complemento da carta inicial
impressa para o responsável.
1.12.56. Como apagar um pedido de reserva a partir do registo do utilizador?
Para apagar um pedido de reserva a partir do Registo do leitor, primeiro seleccione a opção
-> Leitor, e insera o ID do utilizador ou o seu código de
do menu vertical lateral esquerdo
, e o formulário de Informação do leitor será, então,
barras
visualizado. Segundo No menu vertical lateral esquerdo seleccione a opção
-> Leitor ->
Reservas e verá a lista de leitores com pedidos de reservas. Por fim seleccione o pedido de
reserva desejado e pressione Apagar.
1.12.57. Como apagar um conjunto de pedidos de reserva?
Pode apagar um conjunto de pedidos de reserva que correspondem ao critério de selecção.
Para ir directamente para a função Apagar pedidos de reserva, seleccione a opção do menu
Utilitários -> Apagar reservas. Para determinar quais os pedidos de reserva que serão
apagados, preencha os campos que pretender. Clique em Ok.
1.12.57.1.1. Ajuda geral em todas as datas
Pressione a tecla F9 para determinar qual o formato a utilizar para a introdução da data. Por
exemplo, não existe diferença visual entre o formato dia/mês/ano e o formato mês/dia/ano. Ao
primir F9, poderá, também, alterar o formato de introdução da data.
1.12.57.1.2. Data do pedido
Esta é a data em que o utilizador requisitou o material. Pode apagar pedidos a partir da data
inserida aqui. Assinale a caixa junto ao tipo de pedido que pretende apagar, Activo e/ou colocar
Em espera.
1.12.57.1.3. Data de fim do pedido
Esta é a data limite em que o utilizador está interessado na recepção do material. Pode
apagar pedidos ATÉ à data introduzida aqui, se a data da reserva ainda não foi atingida.
Assinale a caixa junto do tipo de pedido que pretende apagar, Activo e/ou pedidos Em espera.
1.12.57.1.4. Data de reserva
A data da reserva é a data em que será emitida uma carta para o leitor, informando-o que o
material requisitado pode ser levantado. (Estes pedidos de reserva têm um estado "S".) É
possível apagar pedidos ATÉ à data inserida aqui.
Pode querer apagar pedidos de reserva de uma determinada subbiblioteca. Se esse
procedimento não lhe interessa, deixe o campo em branco.
É possível apagar pedidos de reserva com um determinado estatuto de exemplar. Se esse
procedimento não lhe interessa, deixe o campo em branco.
1.12.57.1.7. Estatuto do leitor
É possível apagar pedidos de reserva de leitores com determinados estatutos. Se esse
procedimento não lhe interessa, deixe o campo em branco. Se o pedido de reserva tiver sido
efectuado por um procurador, então será emitida uma segunda carta para essa pessoa,
complementando a carta inicial, impressa para o responsável.
1.12.58. Como devolver exemplares com reservas?
Se o Bibliotecário responsável pelos Empréstimos tiver configurado o sistema para se
visualizar automaticamente uma lista de pedidos de reserva, assim que o exemplar seja
devolvido (utilizando-se a função Configurar opções de devolução, opção do menu ALEPH ->
Opções -> Configurar opções de devolução), aparecerá uma janela que mostra a lista de
pedidos de reserva relativos ao exemplar devolvido. Consoante o modo como o Administrador
do Sistema configurou o sistema, a informação visualizada de cada pedido pode incluir nome,
data do pedido, local de levantamento, estatuto e prioridade.
1.12.58.1.1. Expandir
Para ver informação detalhada sobre o pedido de reserva seleccionado, prima Expandir.
Clique para actualizar o pedido de reserva. Por exemplo, para alterar a data em que o
requerente está interessado no material.
1.12.58.1.3. Apagar
Utilize esta opção para apagar a reserva.
1.12.58.1.4. Carta
Para imprimir uma carta para o utilizador, notificando-o que o exemplar requisitado está
disponível, prima Carta.
1.12.59. Como fazer devolução à biblioteca?
Se o local de entrega for "02" (Casa) ou "03" (Caixa de Correio), o exemplar é emprestado ao
utilizador e o pedido de reserva é apagado. Não há impressão de qualquer carta. O leitor não
tem de ser notificado pois, neste caso, o exemplar é lhe enviado.
Se o tipo de entrega for "01" (Levantar no balcão) são impressas duas cartas (uma para o
utilizador e outra para ser colocada no exemplar) mas o pedido de reserva não é apagado do
sistema. As palavras "em espera" são visualizadas nos módulos de Empréstimos e OPAC, no
lugar da data de devolução.
Se o tipo de entrega for "04" (Sala de Leitura) são impressas duas cartas (uma para o
utilizador e outra para ser colocada no exemplar), o documento em causa é emprestado ao
leitor, a sub-biblioteca do exemplar é temporariamente alterada para a sub-biblioteca da Sala
de Leitura e é criado um registo de Sala de Leitura para esse documento (para controlo da Sala
de Leitura).
1.12.60. Como fazer devolução a outra biblioteca?
No caso de um exemplar ser devolvido a uma biblioteca diferente daquela em que foi
requisitado e existir um pedido de reserva a solicitar o levantamento desse documento, o
bibliotecário deve enviá-lo para a subbiblioteca respectiva. O sistema imprime um talão de
transferência e efectua o empréstimo à biblioteca onde o exemplar foi levantado. Quando aí
chega, o bibliotecário devolve o documento de modo a activar a janela de pedidos de reserva
(tal como em Como devolver exemplares com reservas?). O exemplar fica, então, pronto para
ser levantado na subbiblioteca em que foi requisitado. Se um documento é devolvido num local
diferente daquele em que foi requisitado e existir um pedido de reserva para "envio" do tipo
"02" (Casa) ou "03" (Caixa de Correio), através de uma sub-biblioteca "especial" de
levantamento (tipo 3), o exemplar entra "em trânsito" para a sua sub-biblioteca. Para poder
continuar a trabalhar com o pedido de reserva, o documento é transferido para a sua biblioteca
e a entrega (o envio) efectuada a partir daí. Isto porque se deve atender ao pedido de entrega
em Casa ou na Caixa de Correio efectuado na biblioteca onde foi requisitado, (através de uma
sub-biblioteca de tipo 1 ou 4).
1.12.61. No que consiste os exemplares reservados não reclamados?
Esta secção explica o que fazer quando um exemplar em espera na prateleira dos reservados
nunca for levantado pelo leitor. É possível identificar exemplares que tenham ficado na
prateleira das reservas por mais do que um período específico de tempo, utilizando a função do
menu ALEPH -> Serviços -> Reports -> Hold Shelf Report (cir-06)/Relatório de Reservados em
Espera (cir-06), do módulo de Empréstimos. Um exemplar nestas condições deve ser removido
da prateleira, mas, como pode haver outros pedidos de reserva para esse documento, deve ser
devolvido utilizando-se a função Devolver para que o sistema verifique se existem outras
reservas. Se não existirem, pode então ser devolvido à prateleira.
1.12.62. Que tipos de cartas para os leitores existem relacionadas com os exemplares?
Estão disponíveis dois tipos de cartas para os leitores, Pedido de reserva satisfeito e Pedido
de reserva não satisfeito.
1.12.63. Como imprimir uma carta para o utilizador, informando-o que o exemplar
requisitado se encontra disponível?
Esta opção permite imprimir uma carta para o utilizador, informando-o que o exemplar
requisitado se encontra disponível. Para enviar esta carta, seleccione a opção do menu
Utilitários -> Reservas -> Imprimir carta - pedidos de reservas disponíveis, ou utilize as teclas
Ctrl+L. No formulário que aparece, insira o código de barras do exemplar e prima Ok. Será
visualizada uma janela que mostra uma lista de pedidos de reserva satisfeitos. Consoante a
parametrização efectuada pelo Administrador do Sistema, a informação visualizada por cada
pedido pode incluir o nome do utilizador, data da requisição, balcão de levantamento, estatuto
e prioridade.
1.12.63.1.1. Expandir
Pressione a opção Expandir para ver informação detalhada acerca do pedido de reserva
seleccionado.
Pressione esta opção para actualizar o pedido de reserva. Por exemplo, para alterar a data
em que o leitor está interessado na recepção do material.
1.12.63.1.3. Apagar
Pressione Apagar para remover da lista um pedido seleccionado.
1.12.63.1.4. Carta
Pressione esta opção para imprimir uma carta a enviar ao leitor, notificando-o que o exemplar
requisitado está disponível. Se o pedido de reserva tiver sido efectuado por um procurador,
será impressa uma segunda carta para essa pessoa, complementando, assim, a carta inicial
impressa para o responsável.
1.12.64. Como imprimir uma carta para o utilizador informando-o que o exemplar que
requisitou não está disponível?
Esta opção permite imprimir uma carta para o utilizador informando-o que o exemplar que
requisitou não está disponível. Para enviar esta carta, seleccione a opção do menu Utilitários ->
Reservas -> Imprimir carta - pedidos de reserva não disponíveis, ou utilize as teclas Ctrl+W. Se
o pedido de reserva for efectuado por um procurador, será impressa uma segunda carta para
essa pessoa, complementando a carta inicial impressa para o responsável. No formulário que
aparece, insira o código de barras do exemplar e prima Ok e vai lhe aparecer um novo
formulário.
1.12.65. Como visualizar informação sobre pedidos de reserva ao serem devolvidos?
Quando um leitor devolve um exemplar, o bibliotecário pode informá-lo que um outro
documento que ele requisitara pode, agora, ser levantado. A informação acerca de um
exemplar requisitado estar ou não disponível para o leitor na prateleira dos reservados, é
visualizada quando se procede à Devolução no sistema. Pode ser encontrada na última linha da
parte inferior da janela Devolver. Para aceder à janela Devolver seleccione a opção do menu
-> Devolver -> Sessão.
vertical lateral esquerdo
1.12.66. Que meios existem para criar um pedido de fotocópias?
O utilizador do OPAC pode submeter um pedido de fotocópias, se lhe forem dados privilégios
para tal no registo local do utilizador. No módulo de Empréstimos, existem dois meios possíveis
para submeter um pedido de fotocópias, directamente e através do Exemplar.
1.12.67. Como criar um pedido de fotocópias directamente?
Para ir directamente para a função Criar Pedido de Reserva, seleccione a opção do menu
Utilitários -> Reservas -> Criar pedido de reserva, ou use as teclas Ctrl+R. Preencha o
formulário e clique em Ok e será mostrado um novo formulário.
Pode utilizar o leitor de códigos de barras para introduzir o número do código de barras.
Alternativamente, pode procurar um exemplar inserindo o número do registo administrativo ou
o número do registo bibliográfico.
1.12.67.1.2. ID/Código de barras do leitor
Para seleccionar o utilizador a partir de uma lista, prima o botão com a seta.
1.12.67.1.3. Autor do artigo
Insira o autor do excerto da obra em que o utilizador está interessado, se for diferente do
autor da obra. Por exemplo, um capítulo pode ter sido escrito por uma pessoa, mas o
documento no seu todo ter uma menção de responsabilidade diferente.
1.12.67.1.4. Título do artigo
Preencha o título do excerto da obra em que o utilizador está interessado, caso seja diferente
do exemplar como um todo. Por exemplo, um capítulo pode ter um título que é diferente do
título da obra.
1.12.67.1.5. Páginas a fotocopiar
Insira as páginas em que o utilizador está interessado. Pode ser uma sucessão de páginas,
como, por exemplo, 13-42.
1.12.67.1.6. Nota 1 e 2
Opcional: adicionar uma nota para o staff da biblioteca acerca do pedido de fotocópias.
Escolha o local onde o utilizador irá recolher o material.
1.12.67.1.8. Custos
Neste campo indique se as fotocópias são grátis ou se devem ser pagas.
1.12.68. Como criar um pedido de fotocópias através do exemplar?
Pode criar um pedido de fotocópias através do Exemplar. Primeiro utilize as teclas Ctrl+B, ou
na opção do menu Exemplares -> Lista de cotas, de notar que o primeiro dígito da expressão
de pesquisa introduzida pode ser o Tipo de Cota (um dígito), logo de seguida, inserir a Cota
adequadamente. Ou utilize a função de Pesquisa as teclas Ctrl+F, ou na opção do menu
do menu Exemplares -> Percorrer. Segundo na Lista de exemplares, seleccione o exemplar que
pretende e clique no botão Req. Fotocópia. E terceiro preencha o formulário apresentado e
pressione Ok/Confirmar.
1.12.69. Como ver os detalhes de um pedido de fotocópias?
Pode ver todos os pedidos de fotocópia ao seleccionar a opção do menu vertical lateral
-> Leitor -> Pedidos de fotocópia, e visualizará uma lista com todos os pedidos e
esquerdo
por baixo o formulário Informação pedido de fotocópias que seleccionar em cima ou a partir da
Lista de exemplares, clicando na opção do menu vertical esquerdo lateral
Pedidos de fotocópias.
-> Exemplar ->
1.12.70. Que formas existem para alterar ou visualizar um pedido de fotocópias?
Existem três formas de alterar ou visualizar um pedido de fotocópias, Caminho directo,
através do Exemplar, e através do Leitor.
1.12.71. Como actualizar um pedido de fotocópias directamente?
Para actualizar um pedido directamente deve seleccionar a opção do menu Utilitários ->
Fotocópias -> Actualizar pedido de fotocópias. No formulário indique o número do pedido de
fotocópias que pretende alterar e clique em Ok.
1.12.71.1.1. Estado
Este campo indica se o pedido já foi processado. Existem dois estados possíveis: Activo (A)
que significa ainda não processado. Em espera (W) significa que foi emitido o talão para
processar o pedido mas o documento não foi localizado.
1.12.71.1.2. Estado da Carta
Este campo indica se foi enviada correspondência ao leitor. Existem dois estados possíveis:
Impresso (P) e Não Impresso (em branco).
1.12.72. Como actualizar um pedido de fotocópias através do exemplar?
Para actualizar um pedido de fotocópias através do exemplar. O primeiro passo consiste em
identificar o exemplar pretendido. Para isso utilize as teclas Ctrl+B, ou na opção do menu
Exemplares -> Lista de cotas, de notar que o primeiro dígito da expressão de pesquisa
introduzida pode ser o Tipo de Cota (um dígito), logo de seguida, inserir a Cota
do menu Exemplares -> Percorrer. Segundo na Lista de Exemplares, seleccione a opção do
-> Exemplar -> Pedidos de fotocópias, e poderá ver a lista
menu vertical esquerdo lateral
de todos os pedidos de fotocópias. Depois seleccione um pedido de fotocópias preencha o
formulário apresentado em baixo Informação pedido fotocópias e pressione Actualizar no fim de
fazer as suas alterações.
1.12.73. Como actualizar um pedido de fotocópias através do registo do leitor?
Pode actualizar um pedido de fotocópias através do Registo do leitor. Para tal, seleccione a
opção do menu vertical esquerdo lateral
-> Leitor -> Pedidos de fotocópias, e insira a
identificação do leitor
, se clicar em
acede à lista dos leitores.
Seleccione o pedido de fotocópias da lista de fotocópias apresentada e edite o formulário
apresentado em baixo Informação pedido fotocópias e pressione Actualizar no fim de fazer as
suas alterações.
1.12.74. Que formas existem para apagar um pedido de fotocópias?
Existem duas formas de apagar um pedido de fotocópias, através do Exemplar e através do
Leitor.
1.12.75. Como apagar um pedido de fotocópias a partir da lista de exemplares?
É possível apagar um pedido de fotocópias a partir da Lista de Exemplares. O primeiro passo
consiste em identificar o exemplar pretendido. Para isso utilize as teclas Ctrl+B, ou na opção do
menu Exemplares -> Lista de cotas, de notar que o primeiro dígito da expressão de pesquisa
introduzida pode ser o Tipo de Cota (um dígito), logo de seguida, inserir a Cota
->
do menu Exemplares -> Percorrer. seleccione a opção do menu vertical esquerdo lateral
Exemplar -> Pedidos de fotocópias, e poderá ver a lista de todos os pedidos de fotocópias.
Depois seleccione o pedido de fotocópias desejado e pressione Apagar.
1.12.76. Como apagar um pedido de fotocópias a partir do registo do leitor?
Pode apagar um pedido de fotocópias a partir do registo do Leitor. Para tal, seleccione a
-> Leitor, e insira a identificação do leitor
, se clicar em
acede à lista dos leitores. No formulário de
Informação do leitor (em baixo), seleccione a opção do menu vertical esquerdo lateral
->
Leitor -> Pedidos de fotocópias e será apresentada a Lista de pedidos de fotocópias. Seleccione
o pedido de fotocópia desejado e pressione Apagar.
1.12.77. Que formas existem para imprimir os talões de fotocópias?
Existem três formas de imprimir os talões de fotocópias. Pode parametrizar o sistema para
imprimir automaticamente os pedidos quando o documento é devolvido. Pode imprimir o talão
manualmente . E através da opção do menu ALEPH -> Serviços pode imprimir os pedidos de
fotocópias de acordo com os critérios de filtragem.
1.12.78. Como imprimir os talões de fotocópias automaticamente?
Pode parametrizar o Aleph para imprimir um talão assim que o documento é devolvido. Para
isso seleccione a opção do menu ALEPH -> Opções -> Configurar opções de Devolução e
activar a opção "Imprimir pedidos de fotocópias."
1.12.79. Como imprimir os talões de fotocópias manualmente?
Se optar por NÃO imprimir os talões automaticamente, ou se pretender voltar a imprimir um
talão, pode fazê-lo manualmente. Para tal, seleccionar a opção do menu Utilitários ->
Fotocópias -> Imprimir recibos dos pedidos de fotocópias. No formulário apresentado, insira o
código de barras do exemplar e pressionar em OK e será impresso o talão do pedido.
1.12.80. Como imprimir os talões de fotocópias em batch?
Na opção do menu ALEPH -> Serviços -> Requests pode, também, utilizar a função Pedidos
de Fotocópias para imprimir um conjunto de talões de pedidos/Photocopy request slips (cir-22)
em batch. É possível imprimir pedidos de exemplares com um determinado estatuto de
empréstimo (por exemplo, exemplares que podem saír apenas durante a noite) e com vários
estados, como sejam apenas os novos pedidos ou os pedidos em espera já disponíveis. Este
serviço também pode ser parametrizado para funcionar automaticamente em intervalos prédefinidos.
1.12.81. Que tipos de cartas para os leitores existem relacionadas com os pedidos de
fotocópias?
Existem dois tipos de cartas a enviar aos leitores. Pedido de fotocópias satisfeito e Pedido de
fotocópias não satisfeito.
1.12.82. Como imprimir uma carta para o leitor indicando que o documento solicitado se
encontra disponível para ser levantado?
Esta opção informa o leitor de que o documento solicitado se encontra disponível para ser
levantado. Para enviar este tipo de carta, seleccione a opção do menu Utilitários -> Reservas ->
Imprimir carta - pedidos de reservas disponíveis, ou utilize as teclas Ctrl+L. Depois de
identificar o pedido que pretende tratar, pressione Ok/Confirmar. Indique o custo, tipo de papel
utilizado, o número de páginas e seleccione a opção Carta. Será emitida uma carta e as
transacções serão debitadas na conta do leitor.
1.12.83. Como imprimir uma carta para o leitor indicando que o documento que solicitou
cópia não está disponível?
Esta opção permite avisar o leitor que o documento que solicitou cópia não está disponível,
pelo que não pode ser processado. Para enviar este tipo de carta, seleccione a opção do menu
Utilitários -> Imprimir carta - pedidos de reservas não disponíveis, ou utilize as teclas Ctrl+W.
Depois de identificar o pedido que pretende tratar, o sistema vai emitir uma carta e o pedido
vai ficar com o estado W (Em espera).
1.12.84. Como imprimir uma carta definida pela biblioteca?
Para impressão de uma carta definida pela biblioteca. Para tal, seleccione a opção do menu
-> Leitor, e insira a identificação do leitor
vertical esquerdo lateral
, se clicar em
acede à lista dos leitores. No formulário
Informação do leitor, clique no botão Carta. Seleccione da lista de cartas disponíveis a carta
pretendida. Esta lista inclui a impressão de um cartão de leitor ou o sumário do Leitor (lista de
empréstimos, pedidos de fotocópias e de reservas) e uma Carta ao Leitor, de acordo com a
realidade da biblioteca.
1.12.85. Como consultar as definições de multas?
Apenas o administrador tem a permissão para consultas as definições de multas.
1.12.86. Como consultar a lista de transacções?
A lista de transacções pode ser consultada no registo do Leitor, mais propriamente no menu
-> Leitor -> Contabilidade. Pode utilizar esta janela para registar,
vertical lateral esquerdo
receber ou perdoar multas dos leitores.
1.12.87. Como aceder aos empréstimos e devoluções?
A possibilidade de receber, adicionar multas ou visualizar o registo de transacções pode ser
efectuada nas janelas Devolução e Empréstimo, mais propriamente no menu vertical lateral
-> Devolver e
-> Empréstimo, respectivamente.
esquerdo
1.12.88. Como consultar os relatórios de pagamentos?
Este relatório está disponível na opção do menu Relatórios. Lista as transacções que
ocorreram durante um determinado período de tempo. O relatório pode ser por estação de
trabalho ou por operador (e incluirá, portanto, transacções processadas por todos os técnicos
da biblioteca que utilizaram aquele posto de trabalho durante o período em causa), ou pode ser
apenas pelo técnico registado no sistema. Depois de criado o relatório o sistema produzirá uma
impressão ou uma visualização prévia que poderá ser impressa. Depois da impressão ser
enviada ou da visualizaçáo prévia, o sistema inquirirá se o operador pretende ou não actualizar
a data/hora por defeito. Se indicar que sim, o próximo relatório vai utilizar a última Data/hora
do relatório que acabou de gerar. O relatório dos pagamentos online inclui as colunas,
Catalogador, Data, Hora, ID Leitor, Transacção, Débito, Crédito, Estado, Número do Recibo,
Balanço.
1.12.88.1.1. Da data e hora
Indique a data e hora inicial que pretende incluir no relatório. Para determinar o formato
utilizado para a data, coloque o cursor em cima da data e pressione a tecla F9. Isto é
importante porque, por exemplo, não existe diferença visual entre o formato dia/mês/ano e o
formato mês/dia/ano. Ao pressionar F9 poderá, também, alterar o formato para inserir a data.
Ao introduzir a hora, deve ter em conta que o sistema utiliza um relógio de 24-horas. Assim,
para as 6.00 pm deve colocar "18:00".
1.12.88.1.2. Até data e hora
Indique a data/hora limite que pretende incluir no relatório. Para uma explicação sobre o
modo de preenchimento da data e da hora, ver os campos "Da data” e “hora".
1.12.88.1.3. Criar relatório usando
Pode filtrar o relatório utilizando dois parâmetros, Endereço IP e Nome leitor.
1.12.88.1.4. Relatório ordenação por
Pode ordenar o relatório segundo dois parâmetros: Sub-biblioteca e Centro custo. Neste
último, o relatório será agrupado de acordo com a pessoa que deve receber os pagamentos
relativos às transacções.
1.12.89. Como modificar o estatuto do exemplar para depósito?
Para atribuir o estatuto do exemplar, deve utilizar o módulo de Inventário ou o módulo de
Empréstimos. No módulo de Empréstimos aceda à opção do menu Exemplares -> Mudar
informação do exemplar.
1.12.90. Como imprimir os recibos?
Existem dois métodos de impressão dos recibos. Um consiste em imprimir automaticamente
os pedidos (apenas o administrador tem permissões para este método). O outro consiste em
esperar que os pedidos acumulem para serem impressos em conjunto, ordenados por colecção,
localização, data do pedido ou outro parâmetro. Pode utilizar um método numa determinada
biblioteca, colecção ou estatuto do exemplar, e o outro para outra sub-biblioteca, colecção ou
estatuto do exemplar.
1.12.91. Como esperar que se acumulem pedidos e depois efectuar a impressão dos recibos
em conjunto?
É possível esperar que se acumulem pedidos e depois efectuar a impressão dos recibos em
conjunto, de modo a que sejam ordenados por colecção, localização, data de pedido, ou outro
qualquer parâmetro. Se quiser efectar o tratamento dos pedidos periodicamente. Para isso
seleccione a opção do menu ALEPH -> Serviços -> Requests-> Call slips dor hold request (cir12)/Imprimir recibos (cir-12).
Em alternativa, pode parametrizar o sistema de modo a que a função Imprimir recibos seja
executada, por exemplo duas vezes por dia, às 11:00 am e às 5:00 pm.
1.12.92. O que fazer ao encontrar um exemplar?
Quando um exemplar é localizado, deve ser transferido para o balcão de Empréstimos para
que seja impresso um aviso de "Pedido de reserva disponível". Esta operação pode ser
efectuada no módulo de Empréstimos. Seleccione a opção do menu Utilitários -> Reservas ->
Imprimir carta - Pedido de reserva disponível. Ao executar esta operação deve indicar o código
de barras do documento. Pode utilizar o leitor de código de barras para ler o código de barras
do documento. De acordo com o tipo de entrega escolhido e as permissões do leitor, o sistema
vai adequar o impresso utilizado para emissão da carta a indicar a disponibilidade do exemplar.
1.12.93. O que fazer ao encontrar um exemplar (entrega)?
Quando a carta é gerada, é efectuado automaticamente um empréstimo ao leitor. Isto porque
o tipo de entrega é "entrega". Porém, atenção que o leitor terá de ter privilégios de entrega no
registo da sub-biblioteca que está a processar o pedido. Depois do exemplar ter sido
emprestado ao leitor, a data de devolução do empréstimo será visualizada no Web OPAC, e o
pedido de reserva será apagado do sistema.
1.12.94. O que fazer ao encontrar um exemplar (levantamento)?
O sistema emite duas cópias do formulário. Uma é enviada ao leitor, a outra deve ser
colocada no documento. Quando as cartas são geradas, o sistema modifica o estado da reserva
para S" (para Shelf - Estante). O documento deve ser colocado em local separado (estante ou
prateleira de reservas). No Web OPAC aparecerá a indicação de que o documento se encontra
reservado. Quando o leitor se dirige à biblioteca o documento deve ser-lhe emprestado. Depois
de efectuada esta operação o sistema apagará a reserva.
1.12.95. Que razões justificam a indisponibilidade de um exemplar?
Existem duas razões que podem justificar a indisponibilidade de um documento. Todas as
cópias estão emprestadas e não foi localizado o documento (problemas de arrumação são
frequentes). Se não existirem cópias do documento, o empréstimo não poderá ser efectuado.
De qualquer forma, o estado do pedido é alterado para "W" (Waiting). Nestes casos pode
querer enviar um aviso ao leitor - "Pedido de reserva indisponível". (As secções em baixo
explicam detalhadamente como gerar esta carta.) De notar que o formulário pode incluir o
comando envio de carta ao leitor por e-mail. Periodicamente pode emitir um relatório que
permite verificar se os pedidos em espera estão disponíveis. Para tal, deve utilizar o módulo de
Empréstimos, mais propriamente a opção do menu ALEPH -> Serviços -> Reports -> Hold
requests reports (cir-07)/Relatório de Pedidos de Reserva. Aqui, indicar o estado "W - Material
indisponível (Waiting)”.
1.12.96. O que fazer quando os exemplares reservados não são levantados pelos leitores?
Por vezes os documentos reservados não são levantados pelos leitores. Esses documentos
devem ser retirados da prateleira de reservas e devolvidos à sua cota original. Existem duas
maneiras para identificar quais os que deverão ser retirados. Pode utilizar tanto o Relatório da
prateleira de reservas (cir-06) como a função Impressão de pedidos de reservas no módulo de
Empréstimos, menu ALEPH -> Serviços.
1.12.97. Como consultar o relatório da prateleira de reservas?
Este relatório lista todos os documentos que estão em espera para serem levantados após um
período de disponibilidade. Permite identificar os documentos que devem ser retirados da
Prateleira de reservas. Pode utilizar esta função para apagar o pedido de reserva e emitir um
aviso ao leitor informando-o que o documento, pelo facto de não ter sido levantado, já não está
reservado para ele.
Existem dois tipos de formulários para estes avisos. Um para um só pedido de reserva
apagado. De notar que os formulários podem incluir o comando de envio da carta ao leitor por
e-mail. Para mais informações sobre formulários, clique aqui para aceder ao capítulo System
Librarian. Se não utilizar a função Relatório da prateleira de reservas para apagar o pedido de
reservas, deverá removê-lo manualmente. Para tal, utilize a opção do menu vertical lateral
-> Leitor -> Reservas, ou
-> Exemplar -> Reservas e será apresentada uma
esquerdo
lista de pedidos de reservas. Seleccione o pedido de reserva desejado e clique Apagar.
Note que a informação relativa às reservas pode ficar desactualizada depois de emitir o
relatório. Isto porque os leitores podem efectuar pedidos de reservas em qualquer altura. Deve,
portanto, verificar manualmente a existência de pedidos de reservas adicionais. Para tal, abrir o
módulo de Empréstimos. Aceder depois à opção do menu ALEPH -> Opções -> Configurar
opções de devolução. Certificar-se que a caixa junto à opção "Lista de reservas" está
-> Devolver. No formulário que
assinalada. Depois voltar ao menu vertical lateral esquerdo
surge, preencher o código de barras do exemplar. Pode utilizar um leitor de códigos de barras
para esse efeito. Se não existirem pedidos de reservas para esse documento, será apresentada
a Lista de reservas.
1.12.98. Como identificar todos os exemplares com o estado de reserva a "S" até a uma
determinada data?
Esta operação permite identificar todos os documentos com o estado de reserva a "S" até a
uma determinada data. Para apagar um pedido de reserva, deve fazê-lo manualmente. Para tal,
->
abrir o módulo de Empréstimos e aceder à opção do menu vertical lateral esquerdo
-> Exemplar -> Reservas e será apresentada uma lista de pedidos
Leitor -> Reservas, ou
de reservas. Seleccionar a pretendida e clicar em Apagar.
Ter em conta que não deverá ser usado o comando Apagar reservas no menu Utilitários ->
Reservas porque esta função elimina um conjunto de pedidos de reservas ao mesmo tempo e
não um só pedido de reserva, isto de acordo com um filtro pré-definido. É preferível usar a
função Apagar pedidos de reservas - código de barras.
O relatório produzido pela função Impressão de pedidos de reservas NÃO indica se existem
ou não pedidos de reservas adicionais relativos a um exemplar. Para ver se estes pedidos de
reservas adicionais existem, abrir o módulo de Empréstimos. Depois aceder à opção do menu
ALEPH -> Opções -> Configurar opções de devolução. Confirmar se a caixa junto à opção "Lista
-> Devolver.
de reservas" está assinalada. Voltar à opção do menu vertical lateral esquerdo
No formulário introduzir o código de barras do documento. É possível usar um leitor de códigos
de barras para ler o código de barras. Se não existirem pedidos de reserva para esse exemplar,
a Lista de reservas apresentar-se-à vazia.
1.12.99. No que consiste o estatuto de reservado?
O primeiro passo é a definição de um estatuto para o tratamento destes documentos. De
notar que pode definir mais do que um estatuto para os reservados.
1.12.100.
Como atribuir o estatuto de reservado aos documentos?
Para efectuar esta operação pode utilizar quer o módulo de Empréstimos quer o módulo de
Inventário. No módulo de Inventário preencha o Formulário do exemplar e no campo Estatuto
do Exemplar introduza um dos estatutos de exemplar "reservado". No módulo de Empréstimos
vá para o menu Exemplares e escolha a opção Mudar Informação do Exemplar. Utilize a
sequência de formulários que são disponibilizados.
1.12.101.
Como consultar os períodos de reserva feitos pelo utilizador?
Utilizando a opção Exemplares reservados no módulo de Empréstimos, o operador do módulo
pode identificar os pedidos efectuados por um leitor e relativos aos documentos com aquele
estatuto. Frequentemente acontece que o operador tem necessidade de visualizar o período
seguinte. Por exemplo, são 11:30 e o próximo período de empréstimo é das 12:00 às 14:00.
Para ser possível visualizar o período seguinte pode-se configurar um tempo de pré-reserva.
Este pode ser utilizado pelo operador para efectuar o empréstimo do documento, se este
estiver disponível. No exemplo indicado o operador pode visualizar os documentos na janela
exemplares reservados meia hora antes do período definido. Se o documento está disponível
durante um período de tempo (mas antes do período de pré-reserva), pode ser efectuada a sua
reserva para o leitor imediatamente, ou seja, para o período de tempo actual. Nota: um leitor
apenas pode efectuar uma reserva por dia. Se o período de tempo definido para um documento
for de 24 horas, o leitor não poderá efectuar uma reserva dois dias seguidos.
1.12.102.
Como criar/activar um período de reserva?
Depois de criar um período de reserva este deve ser activado para que possa ser utilizado
pelo leitor no OPAC Web e pelo operador no módulo de Empréstimos. Pode efectuar aquela
operação manualmente ou configurar o sistema para execução automática.
1.12.103.
Como abrir todos os períodos de reservados?
Para abrir períodos de reservados deve-se aceder ao menu ALEPH -> Serviços ->
Reservados/Advance booking do módulo de Empréstimos e escolher Abrir períodos de
reservados/Delete advance booking slots (cir-65). Esta opção permite abrir todos os períodos.
Ter em atenção que estes períodos podem ir até 50 dias, os quais incluem aqueles dias em que
a biblioteca está fechada.
Como complemento, quando se adiciona um novo exemplar com o estatuto de Reservado no
módulo de Inventário ou no módulo de Empréstimos, um período de Reservado é criado
automaticamente. O mesmo acontece quando se modifica um estatuto de exemplar para
reservado.
Quando se apaga um exemplar no módulo de Inventário, o número de documentos
disponíveis será reduzido. Se houvesse um só exemplar (aquele que foi apagado), o eventual
período de reserva seria apagado automaticamente.
Os períodos de reservados são abertos no final da semana. Em determinados casos, como
férias e outros dias em que a biblioteca está fechada, pode querer remover os períodos criados.
1.12.104.
Como visualizar os pedidos de reservados no OPAC?
Depois de efectuada a abertura dos períodos de reservados, deve indicar o número de dias
que são apresentados aos leitores no OPAC. Pode ter efectuado a abertura do período de
reservados para os próximos dois meses mas pretender que os leitores apenas efectuem
pedidos de reservados até duas semanas antes.
Se pretende que o período de tempo previsto funcione durante uma semana de cada vez,
contacte o administrador.
Nota: Para os exemplares cujo estatuto tem a opção "Visualizar no OPAC" definida com um
"Não", não são criados reservados.
1.12.105.
Como fazer pedidos de reserva pelo OPAC Web por parte do leitor?
Os leitores da biblioteca podem utilizar o OPAC Web para efectuar os pedidos de leitura dos
documentos reservados. Quando um leitor requisita um exemplar reservado durante um
determinado período de tempo no OPAC Web, o exemplar será reservado para ele durante o
período de tempo definido. (Se tiver sido definido um período anterior, o leitor pode receber o
exemplar no balcão da biblioteca durante esse período pré-definido, desde que esteja
disponível.) Depois do documento ter sido entregue ao leitor, aparece no OPAC como
requisitado. O número de cópias disponíveis e emprestadas é, também, indicado no OPAC.
De notar que o leitor não pode identificar a cópia que lhe vai ser entregue. O sistema apenas
garante que lhe será entregue uma cópia idêntica à solicitada no OPAC.
Os pedidos de reservados são colocados separadamente dos pedidos normais de reserva.
Um leitor apenas pode efectuar uma reserva por dia. Se o período de tempo definido para um
documento for de 24 horas, ele não poderá efectuar uma reserva dois dias seguidos.
Não é obrigatório que o leitor efectue o pedido de consulta de documentos reservados
através do OPAC. Pode dirigir-se à biblioteca e efectuar o pedido pessoalmente. Depois de
verificar a disponibilidade do material, o funcionário pode, então, efectuar o empréstimo.
1.12.106.
Como imprimir um relatório diário dos períodos de reservados?
Pode imprimir um relatório diário dos períodos de reservados. Este indica os pedidos
efectuados, os títulos pedidos, os períodos requisitados e os leitores que efectuaram os
pedidos. Teoricamente, o relatório pode ficar desactualizado assim que se imprime, na medida
em que os utilizadores do OPAC Web podem requisitar material logo de seguida. No entanto, é
uma prática razoável imprimir um relatório de hora a hora.
1.12.107.
Como efectuar um pedido de empréstimo reservado para o leitor?
Quando o leitor se dirige ao balcão de Empréstimos para efectuar um pedido, o funcionário
responsável pelo tratamento da sala de reservados deve utilizar a opção do menu Empréstimo > Exemplares reservados, ou pressionando a tecla F3, no módulo de Empréstimos. Tal como
um empréstimo normal, o sistema efectua as verificações habituais para possibilitar o
empréstimo dos documentos. Conforme o estatuto do utilizador, pode-lhe ser dada a opção de
ignorar as restrições e emprestar o exemplar ao leitor. A transacção de empréstimo de
documentos reservados é registada como uma transacção de empréstimos normal. Para este
tipo de transacção não será emitido um talão de empréstimo. Se o leitor não levantar um
documento solicitado, este pode ser apagado e o funcionário emprestá-lo a outro leitor.
É possível definir períodos distintos para um estatuto de exemplar específico e/ou um período
distinto geral que será aplicado a todos os estatutos de exemplar reservados que não estão
definidos em concreto. Por exemplo, suponha que tem um exemplar com dois períodos de
tempo, 09:00-12:00 e 12:00-15:00, em que o período de pré-visualização é de 30 minutos e o
período de ocupação é de 90 minutos (para que o material seja ocupado para empréstimo a
outros utilizadores às 10:30 e 13:30). Um livro sai no período entre as 09:00-12:00. É
devolvido. Depois das 10:30 (fim do período de ocupação) o livro pode ser entregue a outro
utilizador até às 12:00. Se o período de tempo 12:00-15:00 é reservado, depois das 11:30
(início do período de pré-visualização) o livro pode ser entregue, a qualquer utilizador mas
apenas até às 12:00 e à pessoa que reservou o período de tempo e até às 15:00. Se o período
de tempo 12:00-15:00 NÃO é reservado, depois das 11:30, o livro pode ser entregue a
qualquer utilizador durante o período de tempo 12:00-15:00.
1.12.108.
Como apagar antigos pedidos de reservados?
Os períodos de tempo de antigos pedidos de reservados devem ser eliminados do sistema.
Esta operação deve ser efectuada manualmente. Escolha a opção do menu ALEPH -> Serviços > Reservados/Advance booking do módulo de Empréstimos e escolher Abrir períodos de
reservados/Delete advance booking slots (cir-65). Deve indicar os períodos que pretende retirar
do sistema. (Note, porém, que não pode apagar o dia actual e os dois dias anteriores.)
1.12.109.
Como aceder à gestão das salas de leitura?
Para poder utilizar a Sala de leitura, o leitor deve dirigir-se ao responsável pela sua gestão.
Para o atendimento dos leitores, o módulo de Empréstimos tem um interface próprio. Para
-> Leitor
aceder à gestão das Salas de Leitura, seleccione no menu vertical lateral esquerdo
-> Sala de leitura. Esta janela lista todos os documentos reservados por um leitor para a Sala
de leitura. Aqueles documentos que estão, de facto, a ser consultados pelo leitor têm um
indicador vermelho. Para activar a lista, indique qual a Sala de leitura.
1.12.109.1.1.
Pasta <Este botão apenas é relevante para os exemplares que não estão a ser consultados (não tem
indicador vermelho). Serve para indicar que o documento foi entregue ao leitor, estando a ser
consultado. Um indicador vermelho será adicionado ao exemplar.
1.12.109.1.2.
-> Sala leitura
Este botão só é relevante para os documentos com um indicador vermelho. Serve para fazer
com que o documento volte à prateleira da Sala de leitura. Na janela pressione o botão -> Sala
de leitura. O indicador vermelho será removido do exemplar.
1.12.109.1.3.
Exemplar
Utilize esta opção para visualizar a Lista de exemplares do documento.
1.12.110.
Como retirar o exemplar da sala de leitura?
Quando o leitor tiver finalizado a consulta do exemplar, ou a data de expiração tiver sido
ultrapassada, o documento deve ser retirado da Sala de leitura. Para identificar quais os
exemplares cuja data de devolução já tenha expirado, use a função do menu ALEPH ->
Serviços -> Relatórios/Reports -> Relatório de empréstimos/Loan report (cir-04). Depois, com a
-> Devolver podem-se transferir os exemplares de
volta às suas sub-bibliotecas originais.
1.12.111.
Como imprimir um relatório dos exemplares que estão a ser consultados pelos
leitores?
Pode ser impresso um relatório dos exemplares que estão a ser consultados pelos leitores. Na
opção do menu Relatórios -> Relatório sala de leitura. Depois preencha o código de Sala de
leitura e as opções de ordenação e pressionar OK.
1.12.112.
Como executar um relatório dos exemplares que estão em espera na prateleira
de reservas da sala de leitura, prontos a serem levantados ou renovados?
Para executar um relatório dos exemplares que estão em espera na prateleira de reservas da
sala de leitura, prontos a serem levantados ou renovados, utilize a opção do menu ALEPH ->
Serviços -> Relatórios/Reports -> Relatório da prateleira de reservas / Hold shelf report (cir06).
1.12.113.
Menu Serviços
Pode ser acedido no módulo Empréstimos da ferramenta Aleph, pelo Menu superior.
As diversas opções dos serviços permitem produzir cartas de cortesia, recuperar
empréstimos, imprimir avisos aos leitores, renovar os empréstimos dos leitores, reclamar
exemplares emprestados, produzir talões para pedidos de reserva e de fotocópias, produzir
cartas para os leitores, examinar pedidos de reserva e distribui-los, produzir uma listagem dos
leitores, produzir uma lista de pedidos por material da biblioteca, produzir relatórios dos
exemplares, empréstimos, horário dos reservados, transacções financeiras, pagamentos
recebidos, estatística e reservas, produzir uma lista de empréstimos, produzir uma listagem de
documentos, apagar as reservas, apagar leitores do sistema, produzir um registo, apagar
registos, apagar períodos de reservados, efectuar a importação de um ficheiro, efectuar a
exportação de um ficheiro, apagar transacções financeiras pagas, alterar o estado de
pagamento, exportar transacções de dinheiro, efectuar uma impressão dos triggers, criar
palavras-chave, recriar o nome das chaves e carregar registos de leitores.
Cada serviço é identificado na Log Batch e na Queue Batch pelo seu nome de procedimento.
1.12.113.1. Avisos aos leitores / Notices to patrons
Para seleccionar esta opção faça, ALEPH -> Serviços -> Notices to patrons. E depois
1.12.113.1.1.
Cartas de cortesia / Courtesy notices (cir-10)
Este serviço produz cartas de cortesia a enviar aos leitores. Só pode ser executado quando a
base activa é uma base ADMnistrativa.
1.12.113.1.2.
Avisos sobre atrasos nas devoluções e documentos perdidos / Overdue
and lost billing notices (cir-50)
Este serviço recupera empréstimos cuja devolução se encontra atrasada e imprime avisos aos
leitores. Pode ser limitado a um determinado estatuto e/ou código de irregularidades, estatuto
de exemplar e sub-biblioteca. Pode modificar um exemplar atrasado para o qual o leitor
recebeu avisos prévios dando-o como "perdido". Relativamente à cobrança dos avisos, o aviso
consiste numa notificação individual por exemplar, que tem um custo por cada carta (custo
configurado por nível de aviso).
1.12.113.1.3.
Resumos das devoluções atrasadas e dos documentos perdidos /
Overdue and lost billing summary letter (cir-51)
Este serviço recupera empréstimos cuja devolução se encontra atrasada e imprime avisos aos
leitores. Pode ser limitado a um determinado estatuto e/ou código de irregularidades, estatuto
de exemplar e sub-biblioteca. Pode modificar um exemplar atrasado para o qual o leitor
recebeu avisos prévios, ou reclama como tendo sido devolvidos dando-o como "perdido". Este
serviço pode ser ser configurado para incluir todos os níveis de avisos (primeiro, segundo, etc.),
ou um número de aviso específico. Relativamente à cobrança dos avisos, se o sumário for para
todos os exemplares, não separado por nível de aviso, o custo respeita à carta, se os sumários
separados forem criados por nível de aviso, o custo refere-se a cada carta.
1.12.113.1.4.
Imprimir carta com um sumário das devoluções atrasadas / Overdue
summary single letter (cir-52)
Este serviço recupera empréstimos cuja devolução se encontra atrasada e imprimem avisos
aos leitores. Pode ser limitado a um determinado estatuto e/ou código de irregularidades,
estatuto de exemplar e sub-biblioteca. Este serviço ao contrário do cir-51 inclui apenas um
número de aviso específico. Relativamente à cobrança dos avisos, tem um custo por cada
exemplar no sumário (sumário relativo a todos os exemplares que partilham o mesmo nível de
aviso).
1.12.113.2. Empréstimos Renovados/Reclamados / Renew/Recall loans
Para seleccionar esta opção faça, ALEPH -> Serviços -> Renew/Recall loans. E depois
1.12.113.2.1.
Renovar empréstimos / Renew loans (cir-08)
Este serviço permite renovar os empréstimos dos leitores de acordo com vários critérios. Pode
optar por imprimir um relatório sem renovação dos documentos.
1.12.113.2.2.
Reclamar empréstimos / Recall loans (cir-13)
Este serviço permite reclamar exemplares emprestados que dispõem de pedidos de reserva.
1.12.113.3. Pedido / Requests
Para seleccionar esta opção faça, ALEPH -> Serviços -> Requests. E depois seleccione a
1.12.113.3.1.
Talões para pedidos de reserva / Call slips for hold requests (cir-12)
Este serviço produz talões para pedidos de reserva e cartas para "Pedidos de reserva
satisfeitos" a enviar aos leitores. Os talões não serão impressos para aqueles exemplares que
voltam à prateleira de reservas. Este serviço só pode ser executado quando a base activa é
uma base ADMinistrativa.
1.12.113.3.2.
Talões para pedidos de fotocópias / Photocopy request slips (cir-22)
Este serviço produz talões para pedidos de fotocópias. Só pode ser executado quando a base
activa é uma base ADMinistrativa.
1.12.113.3.3.
Campus hold requests router (cir-24)
Este serviço examina pedidos de reserva e distribui-os, de acordo com as preferências da
parametrização por cada sub-biblioteca.
1.12.113.4. Relatórios / Reports
Para seleccionar esta opção faça, ALEPH -> Serviços -> Reports. E depois seleccione a opção
que pretende.
1.12.113.4.1.
Lista de leitores / Patron list (cir-05)
Este serviço produz uma listagem dos leitores que correspondem a determinados critérios de
selecção. Só pode ser executado quando a base activa é uma base ADMinistrativa.
1.12.113.4.2.
Relatório de pedidos de reserva / Hold requests report (cir-07)
Este serviço produz uma lista de pedidos por material da biblioteca. Tais pedidos podem ser
relativos a material do depósito, que se encontre emprestado (estado da reserva "W") e a
material que ficou disponível e está à espera de ser levantado (estado da reserva "S"). Os
talões para os pedidos podem ser impressos utilizando o serviço Imprimir talões.
1.12.113.4.3.
Relatório de pedidos de reserva pendentes / Outstading hold requests
report (cir-11)
Este serviço produz um relatório dos exemplares que foram requisitados. O relatório é
direccionado para os pedidos pendentes que não foram entregues, para ver se existe uma cópia
disponível para fornecer ao requisitante. Para tal, escolher "Apenas os exemplares disponíveis"
no filtro de disponibilidade dos exemplares quando se executa o serviço. É possível, no entanto,
colocar em funcionamento este serviço sem uma verificação da disponibilidade para um relatóro
geral de pedidos pendentes. Só pode funcionar quando a base activa é uma base
ADMinistrativa.
1.12.113.4.4.
Relatório da prateleira de reservas / Hold shelf report (cir-06)
Este serviço identifica exemplares que estiveram na prateleira de reservas durante um
determinado número de dias e produz uma carta para o leitor a informá-lo que o documento já
não está reservado para ele.
1.12.113.4.5.
Relatório de empréstimos / Loan report (cir-04)
Este serviço produz uma lista de empréstimos de acordo com vários critérios.
1.12.113.4.6.
Relatório de exemplares com bastante procura / Report of items in high
demand (cir-14)
Este serviço produz uma listagem de documentos com bastante procura, os quais têm, pelo
menos, o número de pedidos de reserva que se especificou neste formulário.
1.12.113.4.7.
Relatório de exemplares da sala de leitura / Report of items in reading
room (cir-15)
Este serviço produz uma listagem dos documentos numa determinada sala de leitura.
1.12.113.4.8.
Relatório de exemplares "Perdidos" e "Reclamados" / Report of
returned “lost” and “claimed returned” items (cir-16)
Este serviço produz um relatório de todos os empréstimos devolvidos que foram considerados
"perdidos" ou "devolvidos e depois reclamados". Neste último caso, para um exemplar que foi
emprestado e que o leitor reclama que foi devolvido, o sistema, mesmo assim, regista-o como
estando emprestado. O serviço pode ser executado apenas quando a base activa é uma base
ADM. É executado em Z36h. Uma base que não mantenha registos Z36h não pode utilizar o
serviço cir-16.
1.12.113.4.9.
Relatório/eliminação de pedidos de reserva expirados / Report/delete
expired hold requests (cir-17)
Este serviço permite-lhe identificar, reportar e apagar reservas expiradas (por exemplo,
pedidos de reserva cuja "Última data de interesse" já passou). Produz um relatório ou produz
um relatório e apaga também as reservas.
1.12.113.4.10.
Relatório dos exemplares retornados / Claimed returned items report
(cir-19)
Este serviço produz um relatório dos empréstimos que foram retornados pelo leitor. O serviço
pode estar restrito a uma só sub-biblioteca, algumas ou todas as sub-bibliotecas, um
empréstimo ou de todos os empréstimos, e um leitor ou todos os leitores. É possível determinar
se o relatório reflecte a situação actual (isto é, todos os empréstimos que são declarados como
retornados) ou se o relatório inclui todos os empréstimos que foram declarados como
retornados dentro de um intervalo de datas. O relatório pode ser classificado por número de
chamada, código de barras do empréstimo ou ID do leitor.
1.12.113.4.11.
Eliminação de registos de leitores / Delete patron records (cir-23)
Este serviço permite apagar leitores do sistema. Se este serviço é executado com uma
subbiblioteca específica no filtro Sub-biblioteca, apenas a tabela Z305 dessa subbiblioteca e
todos os registos associados a ela, isto é, Z31, Z37 e Z38 serão apagados. Se o serviço for
executado com a opção "Todos" no filtro "Sub-biblioteca", os registos seguintes são apagados
de facto: Z31, Z37, Z38, Z303, Z304, Z305 e Z308, bem como as listas de distribuição. À
excepção do filtro Sub-biblioteca, todos os outros filtros influenciam apenas a recuperação dos
registos e não determina quais os registos que são apagados. Nestes casos, todo o registo
Z303, com todos os registos associados, é apagado.Exemplo: O Filtro Sub-biblioteca é
configurado para Todos e o Filtro Estatuto do Leitor é configurado para 03: Um leitor (Z303)
com um registo Z305 com o Estatuto de Leitor 03 e outro Z305 com Estatuto de Leitor 04 serão
completamente apagados. Qualquer leitor que tenha um Estatuto de Leitor 03 em qualquer dos
seus registos Z305 será completamente apagado.
1.12.113.5. Reservados / Advance booking
Para seleccionar esta opção faça, ALEPH -> Serviços -> Advance booking. E depois seleccione
a opção que pretende.
1.12.113.5.1.
Abrir previsão de tempo para reservados / Open advance booking
schedules (cir-60)
Este serviço produz um registo por cada cópia e período de tempo do Horário dos
Reservados, de acordo com os parâmetros introduzidos em cima. O registo ficará disponível
para o sistema preencher nele a informação acerca do leitor quando ele faz um pedido para um
exemplar em reserva. Este procedimento deverá ser executado semanalmente. A "Data final
para o horário ser aberto" deve ser uma semana mais do que o configurado.
1.12.113.5.2.
Apagar previsão de tempo para reservados / Delete advance booking
schedules (cir-61)
Este serviço apaga registos de cada cópia e os períodos de tempo do Horário de Reservados,
de acordo com o colocado em cima. É recomendável executar este serviço uma vez por
semana, para apagar a anterior previsão semanal.
1.12.113.5.3.
Relatório de previsões de tempo para reservados / Advance booking
schedule report (cir-09)
Este serviço efectua um relatório do Horário dos Reservados do próprio dia. Pode ser
executado apenas quando a base activa é uma base ADM.
1.12.113.5.4.
Apagar períodos de tempo para reservados / Delete advance booking
slots (cir-65)
Este serviço permite apagar períodos de Reservados que ocorram nas férias ou em dias em
que a biblioteca está fechada. O último período antes do início de um dia destes e o primeiro
período de tempo depois do fim de um dia de encerramento são combinados num período de
tempo alongado, que também inclui o dia de fecho. O novo período incluirá o último período
antes deste e o primeiro período depois. Ao executar o serviço abrem-se os períodos de
Reservados até ao fim da semana na qual se atinge a "Data (até)".
1.12.113.6. Armazenamento remoto / Remote storage
Para seleccionar esta opção faça, ALEPH -> Serviços -> Remote storage. E depois seleccione
a opção que pretende.
1.12.113.6.1.
Importar armazenamento remoto / Remote storage import (cir-03)
Este serviço efectua a importação de um ficheiro a partir de um Local de Armazenamento
Remoto. Quando um exemplar chega a um Local de Armazenamento Remoto, é aí gravado o
seu código de barras num ficheiro. O serviço aceita um ficheiro de input de códigos de barras e
executa uma devolução. O registo de empréstimo (criado quando o documento foi devolvido) é
removido, desse modo removendo também o estado do exemplar "Em Trânsito". O sistema
procede a uma verificação para pôr à prova pedidos de reserva com o estado "W". Se
encontrados, o estado da reserva é alterado de "W" para "A", e o estado da impressão é
alterado de "P" para um espaço em branco. Isto permite ao daemon dos pedidos ue_06
apanhar o pedido.
1.12.113.6.2.
Exportar armazenamento remoto / Remote storage export (cir-18)
Este serviço efectua a exportação de um ficheiro de pedidos para um Local de
Armazenamento Remoto. Levanta os ficheiros dos pedidos que foram criados pelo daemon
ue_06 para efectuar um ftp deles para o Local de Armazenamento Remoto.
1.12.113.7. Transacções monetárias / Cash transactions
Para seleccionar esta opção faça, ALEPH -> Serviços -> Cash transactions. E depois
1.12.113.7.1.
Relatório das transacções monetárias / Cash transaction report (cash02)
Este serviço efectua um relatório de transacções financeiras dos leitores da biblioteca. Pode
ser executada apenas quando a base activa é uma base ADMinistrativa. Executar esta função
sempre que seja preciso saber o volume ou quantia líquida de qualquer ou de todas as
transacções financeiras.
1.12.113.7.2.
Relatório dos pagamentos recebidos / Payments received report (cash03)
Este serviço produz um relatório dos pagamentos recebidos. Executar este serviço sempre
que seja preciso saber o volume ou valor líquido por qualquer estação de trabalho, membro do
staff da biblioteca, subbiblioteca ou alvo.
1.12.113.7.3.
Apagar transacções pagas / Delete paid transactions (cash-04)
Este serviço apaga transacções financeiras pagas.
1.12.113.7.4.
Carta sobre transacções não pagas / Actualizar Transacções para
"Pagas" / Update transaction to “Paid” (cash-05)
Este serviço altera o estado de pagamento de "não pago" para "pago" de todas as
transacções financeiras que ocorrem entre as datas inseridas no formulário em cima. O serviço
imprime, também, uma carta para cada utilizador, listando cada transacção e o valor total de
dinheiro em dívida. Uma biblioteca pode utilizar este serviço, por exemplo, se transfere a
responsabilidade da recepção do dinheiro para outra agência (possivelmente utilizando o
Relatório de Transacções Financeiras - cash-02, para descrever a informação.)
1.12.113.7.5.
Avisos aos leitores com multas pendentes / Notices to patrons with
outstading fines (cash-06)
Este serviço permite imprimir avisos aos leitores que têm multas excedendo a verba definida
no serviço. Pode ser executado apenas quando a base activa é uma base ADM.
1.12.113.7.6.
Cash export process (cash-09)
Este serviço permite exportar transacções de dinheiro a uma agência externa.
1.12.113.8. Estatísticas / Statistics
Para seleccionar esta opção faça, ALEPH -> Serviços -> Statistics. E depois seleccione a
1.12.113.8.1.
General circulation statistics (cir-30)
Este serviço produz um relatório de estatística que inclui todas as actividades de circulação,
como empréstimos, renovações, reservas e devoluções) num só relatório. O serviço pode correr
apenas quando a biblioteca a que está ligado é uma biblioteca Administrativa.
1.12.113.8.2.
Circulation statistics by activity type (cir-31)
Este serviço produz um relatório estatístico separado pela actividade de circulação. Pode
correr para empréstimos, devoluções, pedidos de reservas e pedidos de fotocópias. O serviço
pode correr apenas quando a biblioteca a que está ligado é uma biblioteca Administrativa.
Para seleccionar esta opção faça, ALEPH -> Serviços -> General. E depois seleccione a opção
que pretende.
1.12.113.9.1.
Imprimir relatório de triggers / Trigger report (com-01)
Este serviço efectua uma impressão dos triggers.
1.12.113.9.2.
Construir palavras de pesquisa / Build Word indexes for a record
(manage-111)
Este serviço cria palavras-chave a partir de vários campos das seguintes tabelas do Oracle,
Fornecedor (Z70), Endereço do Fornecedor (Z72), Leitor (Z303), Endereço do Leitor (Z304),
Sala de Leitura (Z310), Orçamento (Z76). O índice de palavras-chave que é criado permite ao
utilizador pesquisar registos no GUI por essas palavras-chave. Uma vez que o índice de
palavras-chave á actualizado automaticamente quando é adicionado um registo, esta função
precisa de ser executada após as conversões.
1.12.113.9.3.
Create filing keys for names (manage-64)
Este serviço recria o nome das chaves para Z70 (Fornecedor ILL), Z303 (Dados do leitor),
Z308 (ID do leitor) e Z108 (Nome do curso e nome do instrutor).
1.12.113.9.4.
Carregamento de leitores / Patron loader (file-20)
Este serviço permite carregar registos de leitores que estão num ficheiro uniforme,
normalmente criados a partir duma fonte externa, para a base de dados existente. O serviço
permite adicionar, actualizar ou apagar registos de leitores, e pode incluir uma actualização das
tabelas de um leitor (Z303), de um leitor requisitante (Z305), de formas de ID (Z308) e/ou de
endereço (Z304). É possível proteger campos/registos quando se actualizam os registos de
leitores, através do serviço "Carregador de Leitores" (file-20), verificando as caixas
correspondentes na Informação Global de Leitores e no separador Informação de Leitores (2).
Quando este file-20 é executado, os campos verificados não serão actualizados se já existirem
dados neles. Se um campo estiver vazio, é actualizado com os novos dados. Isto diz respeito a
todos os campos dos registos Z303/Z304/Z305/Z308 que caracterizam um leitor durante um
carregamento de leitores através do serviço "Carregador de Leitores" (file-20).
1.13.
Empréstimo EIB
1.13.1. Como entrar no Empréstimo EIB?
Programs -> Aleph500 -> Inter library loan.
.
Em alternativa pode utilizar a barra de ferramentas do sistema e clicar sobre o ícone
1.13.2. O módulo do Empréstimo EIB pode ser utilizado em que operações?
O módulo do Empréstimo EIB fornece as seguintes funcionalidades:
- Criação de um registo bibliográfico através do OPAC Web ou do módulo GUI de EIB.
- Conclusão do pedido do utilizador.
- Verificação do registo bibliográfico.
- Identificação de potenciais fornecedores do pedido.
- Criação de um pedido à entidade fornecedora.
- Envio de pedido à entidade fornecedora.
- Registar a chegada do material.
- Emprestar o material ao utilizador.
- Devolução do material pelo utilizador.
- Devolução do material à entidade fornecedora.
1.13.3. No que consistem as entidades/fornecedores EIB?
Os registos das entidades EIB são armazenados lado a lado com os registos de
fornecedores, na mesma tabela da base de dados (Z70), mas apenas os primeiros serão
visualizados e disponibilizados para utilização no cliente de EIB. Estes registos podem ser
criados quer no módulo de EIB, quer no módulo de Administração. Neste, deve-se ter a certeza
de que se está a trabalhar com entidades EIB e não com fornecedores tradicionais.
1.13.4. Como aceder à lista das entidades/fornecedores EIB, não filtrada?
Os registos de Entidades são criados, modificados e apagados através da Lista de
entidades, e a informação é visualizada usando-se um de dois métodos, a opção de menu
Administração -> Lista fornecedores EIB, oui através do ícone
.
1.13.4.1. O que significam os campos da lista?
1.13.4.1.1. Ordenado por
Pode optar por ter a lista ordenada por nome da entidade ou por código.
1.13.4.1.2. Introduza ponto de partida
Pode saltar para um determinado ponto da lista inserindo texto no espaço e pressionando
Enter.
1.13.4.2. O que significam os botões da lista?
Para adicionar uma nova entidade à lista, escolha esta opção. Será visualizado o formulário
Informação da entidade para preenchimento.
Para alterar a informação sobre uma determinada entidade, seleccione-a e clique em
Modificar. Será visualizado o formulário Informação da entidade.
Pode adicionar uma nova entidade à lista com esta opção, bastando copiar os detalhes de
uma entidade já existente e editar o formulário. Para tal, seleccionar a entidade cuja
informação pretende copiar e clicar em Duplicar. Será visualizado o formulário Informação da
entidade para a nova entidade, com os campos copiados já preenchidos. Pode, agora, editar o
formulário para que a informação seja apropriada e coerente com a nova entidade.
1.13.4.2.4. Apagar
Para apagar uma entidade da lista, basta seleccioná-la e clicar nesta opção. Porém, se tiver
EIBs activos associados, a entidade não pode ser apagada.
1.13.4.2.5. Morada
Quando selecciona esta opção, é apresentado o formulário Moradas do fornecedor. Todos
os formulários de Morada têm os mesmos campos. Deve introduzir um endereço no separador
Endereço da encomenda (a morada para onde o pedido de EIB será enviado para esta entidade
específica), mas pode deixar em branco os outros endereços. Se o fizer, o Endereço da
encomenda será utilizado para reclamações, pagamentos e devoluções. Para além disso, se
deixar em branco nestes écrãs o campo Nome do fornecedor, ele será retirado do campo com o
mesmo nome do formulário Informação da entidade e utilizado aqui.
Pressione este botão para atribuir uma ou mais sub-bibliotecas à entidade EIB. Será
visualizado o formulário Gestão sub-bibliotecas. A lista à direita mostra todas as sub-bibliotecas
disponíveis. A lista à esquerda apresenta a(s) sub-biblioteca(s) que foi/foram atribuídas à
entidade EIB. Para atribuir uma sub-biblioteca a uma entidade EIB, da lista à direita seleccione
a sub-biblioteca desejada e clique na seta esquerda. A biblioteca mover-se-à para a lista do
lado esquerdo. Para seleccionar mais do que uma biblioteca ao mesmo tempo, prima e retenha
a tecla Ctrl, enquanto clica com o rato na biblioteca desejada. Para seleccionar uma série
contínua de bibliotecas, seleccione a primeira, depois prima e retenha a tecla Shift e seleccione
a última. Para remover uma biblioteca de uma entidade EIB, da lista do lado esquerdo
seleccione a(s) que pretende retirar e clique na seta para a direita. A(s) biblioteca(s)
passará(ão) para a lista do lado direito. Se não seleccionar qualquer sub-biblioteca, os pedidos
EIB para todas as sub-bibliotecas podem ser atribuídos a esta entidade.
1.13.4.2.7. Filtrar por...
Nota: Este botão surge apenas em determinadas parametrizações.
Esta opção permite restringir o conteúdo da Lista de fornecedores EIB, filtrando as
entidades ligadas a uma determinada sub-biblioteca, a uma moeda específica, ou com estados
específicos.
1.13.4.2.8. Chaves
Clique nesta opção para obter fornecedores EIB cujos nomes incluam a(s) chave(s)
designadas. Pode truncar palavras, inserindo as primeiras letras do termo de pesquisa (por
exemplo, "Quid" recuperará "Quidditch"). Os campos (Código adicional, Nome da entidade,
Contacto, País, Tipo de material e Endereços da entidade) serão objecto da pesquisa pelas
chaves.
1.13.5. Como registar informação administrativa acerca de uma entidade EIB?
Este formulário Informação entidade permite registar informação administrativa acerca de
uma entidade. Tem duas partes (Informação geral e Conta) , acessíveis clicando no tabulador
respectivo. Depois de completar o seu preenchimento, pressione o botão Actualizar. Para
aceder ao formulário Informação entidade clique num dos botões (Modificar – não se esqueça
de seleccionar antes a entidade, ou Adicionar) da Lista de entidades.
1.13.6. Formulário Informação entidade
Para aceder ao formulário Informação entidade clique num dos botões (Modificar – não se
esqueça de seleccionar antes a entidade ou Adicionar) da Lista de entidades.
1.13.6.1. Separador Informação geral
1.13.6.1.1.1.
Data de abertura
Data em que o registo foi aberto. É preenchido automaticamente pelo sistema.
1.13.6.1.1.2.
Data em que o registo foi actualizado. É preenchido automaticamente pelo sistema.
1.13.6.1.1.3.
Operador
Campo apenas de leitura. Identifica o nome do operador de staff, o qual é inserido
automaticamente neste campo.
1.13.6.1.1.4.
Código da entidade
Obrigatório. É o código que identifica a entidade. Pode inserir até 20 caracteres
alfanuméricos.
1.13.6.1.1.5.
Código EDI
Não é relevante para o EIB.
1.13.6.1.1.6.
Tipo de EDI
Não é relevante para o EIB.
1.13.6.1.1.7.
Código adicional
Se desejar atribuír um código suplementar à entidade, inseri-lo aqui. Dependendo da
parametrização do sistema, este campo pode ser dedicado ao ABN (Australian Business
Number).
1.13.6.1.1.8.
Nome da entidade
Obrigatório. É o nome tal como aparece na Lista de fornecedores EIB. Admite até 150
caracteres.
1.13.6.1.1.9.
Contactos 1 a 5
Campos opcionais. Até 5 pessoas de contacto da entidade podem ser inseridos nestes 5
campos. Cada campo de contacto contém até 200 caracteres.
1.13.6.1.1.10. Estado
Opcional. Pode introduzir um código de 2-caracteres definido pela biblioteca para efeitos de
relatórios e de filtros. A uma entidade com o estado NA (não activo) não pode ser atribuído um
pedido de EIB.
1.13.6.1.1.11. País
País da entidade.
1.13.6.1.1.12. Língua
Obrigatório. Trata-se da língua para efeitos de correspondência com a entidade. Pode, por
exemplo, querer enviar pedidos EIB a uma entidade em espanhol.
Campo opcional. Pode querer descrever o tipo de material que normalmente encomenda a
esta entidade. São admitidos até 20 caracteres.
1.13.6.1.1.14. Nota
Pode querer inserir uma nota até 100 caracteres.
1.13.6.2.1.1.
N.º Conta (M)
Opcional. Este campo é usado principalmente para fins de aquisições. Trata-se do número
de conta para monografias, registado pela entidade.
1.13.6.2.1.2.
N.º Conta (S)
Opcional. Este campo é usado principalmente para fins de aquisições. Trata-se de número
de conta para publicações periódicas, registado pela entidade.
1.13.6.2.1.3.
N.º Conta bancária
Opcional. Este campo é usado principalmente para fins de aquisições. Pode querer inserir o
nome do banco e a conta bancário da Entidade fornecedora.
1.13.6.2.1.4.
Câmbio 1 a 4
Moedas utilizadas pela entidade, podendo ser assinaladas até quatro moedas. A primeira é
inserida automaticamente como a moeda por defeito para quaisquer novos pedidos criados
para esta entidade. O sistema não permitirá que indique no pedido uma moeda que não esteja
aqui incluída. Por favor tenha em atenção que os vouchers (VOU) da British Library são
tomados como um tipo de moeda.
1.13.6.2.1.5.
Termos acordados
Não relavante para EIB.
1.13.6.2.1.6.
Termos percentuais
Não relavante para EIB.
1.13.6.2.1.7.
Demora chegadas
Quando uma encomenda é colocada a uma entidade, o valor introduzido neste campo é
adicionado à data em que o pedido foi criado, para determinar a data em que o material deve
chegar à biblioteca (a 'data prevista de chegada').
1.13.6.2.1.8.
Demora devoluções
Quando se recebe um documento desta entidade, normalmente virá indicada uma data de
devolução (a "data de devolução prevista"). Esta data é inserida manualmente no formulário de
Chegada do material, mas pode querer certificar-se que o requerente devolve o exemplar à
biblioteca alguns dias antes desta data, para dar tempo a despachá-lo à entidade. O número de
dias que quer dar para o processamento pode ser inserido aqui. Se definir este valor para zero,
o ALEPH utilizará um valor por defeito.
1.13.6.2.1.9.
Tipo de entrega dos pedidos
Obrigatório. O valor indicado é usado como valor por defeito no campo "Enviar pedido por",
relativo a novos pedidos a esta entidade. Os valores são LE – Carta simples, LI – Carta lista, CH
Carta encadeada, DN – Formato dinamarca, BL – Formato british library.
Talão do pedido de EIB gerado para a entidade, a não ser que seja definido de outra forma
no formulário Pedido de EIB à Entidade. Este talão será criado quando enviar um pedido a uma
entidade.
1.13.6.2.1.11. Método de envio da carta
Pode optar por imprimir o talão do pedido de EIB e enviá-lo por correio, ou proceder ao seu
envio por e-mail. Note que, para esta segunda opção, o Formato Carta escolhido em cima deve
corresponder a um template que contenha o comando "#EMAIL"; o endereço de e-mail deve
constar no formulário Moradas.
1.13.6.2.1.12. Formato lista
Formato que o sistema irá usar para gerar uma lista de pedidos para uma entidade EIB,
quando executar a função dos Serviços "Enviar Lista de Pedidos à Entidade Fornecedora". Para
aceder a esta função seleccione a opção do menu Serviços -> Outgoing ILL -> Send a listo f
requests to na ILL suplier (ill-10).
1.13.6.2.1.13. Método de envio da lista
Pode optar por imprimir a lista de pedidos de EIB e enviá-la por correio, ou pode enviá-la
por e-mail. Note que para esta segunda opção, o Formato Lista escolhido em cima deve
corresponder a um template que contenha o comando "#EMAIL"; o endereço de e-mail deve
constar no formulário Moradas.
1.13.7. Como aceder à lista das entidades/fornecedores EIB, filtrada por?
Quando o operador cria um novo Pedido de EIB externo, é-lhe exigido que insira um código
de entidade. Pode pressionar a seta junto ao campo "Código da entidade" e seleccionar uma
entidade da lista. Para facilitar a pesquisa do código requerido, ele pode filtrar esta lista. Tratase da "Lista de fornecedores filtrada por".
Para aceder à lista de fornecedores filtrada por, primeiro aceda à lista de fornecedores não
filtrada e nessa lista clique no botão Filtrar por… e será apresentado um formulário que
permitirá restringir o conteúdo do formulário Lista de Fornecedores Filtrada por a entidades
ligadas a uma sub-biblioteca específica, utilizando uma moeda específica, ou tendo estados
específicos definidos pela biblioteca. Qualquer filtro definido nesta janela permanecerá activo no
formulário 'Lista de fornecedores filtrada por' até que seja anulado (clicando no botão 'Apagar
filtro'). Clique em aplicar para ver a Lista de fornecedores filtrada por.
Por favor note que, se uma entidade não tiver sub-bibliotecas ligadas a ela, presume-se
que está ligada a todas as sub-bibliotecas e, portanto, não será filtrada fora da lista.Para além
disso, deve ter em atenção que o filtro 'estado' é sensível a maiúsculas e minúsculas.
1.13.8. Ao efectuar um pedido EIB como verificar o limite de EIB?
Os pedidos podem ser efectuados através do OPAC Web ou do módulo de EIB, no GUI. Em
ambos os casos, o sistema verificará se o utilizador não excedeu os seus limites de EIB, os
quais podem ser definidos por um período determinado. Estes limites são definidos no registo
-> Leitor -> Informação global ->
global do utilizador, no módulo de Empréstimos (
Informação do leitor). Aqui, os campos relevantes são o Limite EIB totale o Limite EIB activos.
1.13.9. Como especificar o limite total de EIB de um utilizador?
Neste campo especifica-se o máximo número de EIBs que um utilizador pode requerer num
determinado período de tempo. Se, por exemplo, o limite for de 15 pedidos num determinado
período, o utilizador ficará impedido de requisitar mais documentos quando for efectuado o
16.º. Se for política da biblioteca não limitar o número total de pedidos de EIB, definir o valor
para 9999. Assim, terá um número ilimitado de pedidos. No ecrã de informação do utilizador no
OPAC Web mostra-se qual o número total de EIBs que ele requisitou. Ao clicar no hiperlink
obtém-se informação relacionada com cada um.
1.13.10. Como especificar o limite de pedidos EIB activos?
Neste campo especifica-se o número de pedidos de EIB activos em qualquer altura. Se é
política da biblioteca não limitar o número de pedidos activos de EIB, deve-se definir o número
para 9999. Isto irá facilitar a existência de um número ilimitado de pedidos. Se pretende criar
vários pedidos às entidades fornecedoras para um só pedido do utilizador, mas para os colocar
em reserva para posterior envio, é importante alterar o estado para 'PND - Pending/Pendente'.
Caso contrário, o limite activo de EIB para o utilizador não será exacto. No ecrã de informação
do utilizador no OPAC Web mostra-se qual o número activo de EIBs que ele requisitou. Ao clicar
no hiperlink obtém-se informação relacionada com cada um.
1.13.11. Que formas existem de fazer um pedido EIB?
Existem três formas para fazer um pedido EIB. Via OPAC Web (1), OPAC Web (2), e via o
módulo de empréstimos EIB.
1.13.12. Como fazer um pedido EIB via OPAC Web (1)?
Um pedido pode ser submetido através de um dos seguintes formulários do OPAC (estes
podem ser encontrados na opção do menu do módulo de EIB Pedido de EIB -> Criar pedido EIB
e registo). Poderá optar por (4 separadores) Pedido Periódico/Artigo, Pedido Monografia/Tese,
Pedido Actas/Comunicação, e Pedido Relatório. Depois de ter completado o formulário, clique
em Enviar. O sistema responderá com uma mensagem indicando que o seu pedido de EIB se
encontra registado.
1.13.13. Como fazer um pedido EIB via OPAC Web (2)?
É possível pesquisar uma base de dados através do OPAC Web, visualizar um registo em
formato completo, depois clicar no hiperlink 'Criar pedido de EIB/EIB' para encomendar o
documento. Normalmente, pesquisará em bases de dados ALEPH, através de dois mecanismos
de
pesquisa
("Percorrer"
ou
"Pesquisar",
no
menu
Pedido
de
EIB).
O sistema determinará qual o formato do documento recuperado e apresenta o formulário
apropriado de EIB da lista Monografia/Tese, Periódico/Artigo, Actas/Comunicação ou Relatório.
Claro que a informação bibliográfica já terá sido completada. No final, clique em Enviar para
proceder ao envio do pedido. O formulário desaparecerá, substituído pelo ecrã de visualização
completa.
1.13.14. Como fazer um pedido EIB via módulo de empréstimos EIB?
Um novo pedido pode ser criado no módulo de EIB (pelo operador e não pelo utilizador),
seleccionando-se a opção do menu Pedido de EIB -> Criar pedido de EIB e registo, ou clicando
. Será visualizada uma janela com 4 separadores que correspondem aos
no ícone
formulários de encomenda de EIB para o OPAC Web. Pedido Monografia/Tese, Pedido
Periódico/Artigo, Pedido Actas/Comunicação e Pedido Relatório. Completado o formulário, clique
em Enviar. Será apresentado um outro formulário, com três separadores para que possa
processar o pedido de EIB externo.
1.13.15. Como processar um pedido de EIB enviado?
Para processar um pedido de EIB enviado, aceda aos separadores do formulário,
Informação do requerente, Informação bibliográfica, Pedidos ao fornecedor.
1.13.16. Formulário Pedido EIB enviado
1.13.16.1. Separador Informação do requerente
Este separador apresenta informação relacionada com o pedido de um documento pelo
utilizador. Esta informação inclui contactos, o número bibliográfico da base de dados de EIB
para o registo do catálogo ao qual diz respeito a requisição, aiblioteca de EIB, a biblioteca do
utilizador, o limite EIB total, o limite EIB activos, as notas do requerente, se é urgente, se
pretende pagar, o ID do procurador, o formato preferido, a biblioteca de levantamento da
documentação, e a nota do utilizador. O formulário pode ser adaptado localmente, para mostrar
a informação requerida, e pode, também, apresentar cabeçalhos em diferentes cores e letras,
para aumentar a legibilidade.
1.13.16.1.1.1. Info. adicional
Quando o pedido do utilizador é iniciado através do GUI (e não do OPAC WEB) certos
campos, como a última data de interesse, formato requerido e biblioteca de levantamento, não
são incluídos no formulário do GUI Criar novo pedido de EIB. Estes campos podem ser
adicionados ao pedido se se preencher o formulário Informação adicional do pedido, o qual é
aberto clicando no botão Info. adicional.
1.13.16.1.1.2. Carta
Com um clique no botão Carta, serão enviadas cartas ao utilizador. Será apresentado um
formulário. Seleccione o tipo de carta que quer imprimir. Pode adicionar uma nota no campo
respectivo (do género "Por favor indique-nos onde encontrou a referência deste material"), a
qual será adicionada à carta. Clique em Imprimir. Conforme a parametrização do sistema, a
carta poderá ser enviada directamente para a impressora, ou apresentada numa prévisualização. Escolha imprimir para imprimir a carta após essa pré-visualização. A emissão da
carta é, também, registada no Histórico do pedido de EIB (Ficheiro -> Histórico impressão).
1.13.16.1.1.3. Cancelar req.
Utilize este botão para cancelar um pedido de EIB enviado.
1.13.16.1.1.4. Apagar todos
Utilize este botão para apagar um registo de pedido do utilizador. Este procedimento
apagará tanto o pedido do Utilizador como todos os seus respecticos pedidos à entidade (se
existente), e o registo ADM. Se existirem pedidos à entidade relacionados com o pedido do
utilizador, a eliminação será efectuada apenas se os seus estados forem um dos seguintes:
NEW, PND, NA, CA, LC, CLS, RT. Se um dos pedidos às entidades fornecedoras tiver um outro
qualquer estado, o sistema procederá à eliminação.
1.13.16.1.1.5. Histórico/Log
Escolha a opção Histórico para ver a lista de actividades relacionadas com os pedidos que
ocorreram (como o pedido criado de EIB; alterações no pedido ao estado da entidade
fornecedora; reclamações enviadas) ou para adicionar uma entrada à lista.
1.13.16.2. Separador Informação bibliográfica
O separador Informação bibliográfica é utilizado para apresentar dados do registo
bibliográfico que foi criado na base de dados, através do OPAC Web ou do cliente EIB.
1.13.16.2.1.1. Localizar
O botão Localizar permite seleccionar uma base de dados de uma lista e pesquisá-la por um
registo que combina com aquele que foi criado. Funciona de forma idêntica à da opção
Localizar no cliente de Catalogação, permitindo encontrar o registo em bases de dados remotas
ALEPH ou outras bases Z39.50 compatíveis, e utilizar o registo recuperado de forma a valorizar
o seu próprio registo do catálogo. A pesquisa pode ser efectuada numa ou mais bases de dados
(utilize o <Shift> e/ou <Ctrl> para seleccionar mais do que uma base de dados da lista).
1.13.16.2.1.2. Catalogação
O botão Catalogação leva o registo bibliográfico directamente para o módulo de
Catalogação, permitindo efectuar alterações a serem processadas no registo MARC XXX20. Esta
funcionalidade é equivalente à apresentação da Janela de Navegação e, aí, à selecção da opção
Catalogar Bib.
1.13.16.2.1.3. Reler
Se alterou o registo bibliográfico deste pedido, levando-o para o cliente de Catalogação
através do botão Catalogação, ou através da Janela de Navegação, pode voltar a visualizar os
dados bibliográficos, se clicar em Reler.
1.13.16.2.1.4. Histórico
Utilize esta opção para ver a lista de actividades relacionadas com o pedido, que ocorreram
(como a criação do pedido de EIB do utilizador; as alterações no estado do pedido à entidade
fornecedora; reclamações enviadas), ou para adicionar uma entrada à lista.
1.13.16.3. Separador Pedidos ao fornecedor
Este separador apresenta informação relacionada com as entidades fornecedoras, às quais
foi pedida documentação. É usado, também, para criar e processar pedidos.
Primir Actualizar para visualizar e modificar o formulário Informação do Registo de EIB,
para o registo actualmente seleccionado Pedido à entidade fornecedora (Z41).
1.13.16.3.1.2. Adicionar
CLicar em Adicionar para criar um novo registo de pedido à entidade fornecedora (Z41).
1.13.16.3.1.3. Enviar
Com um clique neste botão, o pedido à entidade fornecedora é enviado por e-mail, ou
impresso para ser enviado.
1.13.16.3.1.4. Responder
Quando é recebida uma resposta de uma entidade fornecedora, ela fica registada. Clique
neste botão para visualizar o formulário 'Tipo de resposta'.
1.13.16.3.1.5. Chegada
Ao receber o material de uma entidade fornecedora, a chegada deve ser registada
pressionando este botão.
1.13.16.3.1.6. Devolução
Quando um documento é entregue a um utilizador, pode ser devolvido à biblioteca clicando
neste botão.
1.13.16.3.1.7. Cancelar Carta
Para cancelar um pedido de um fornecedor individual, clicar neste botão.
1.13.16.3.1.8. Fornecedor
Os detalhes da entidade fornecedora podem ser enviados seleccionando-se o pedido à
entidade fornecedora apropriada e escolhendo esta opção.
1.13.16.3.1.9. Carta
Para enviar uma carta a uma entidade fornecedora, clique neste botão.
1.13.16.3.1.10. Apagar
Clique em Apagar para eliminar um registo de um pedido de EIB Enviado. Apenas os
pedidos com o seguinte estado podem ser apagados: NEW, PND, NA, CA, LC, CLS, RT.
1.13.16.3.1.11. Histórico
Escolha esta opção para ver a lista de actividades relacionadas com um pedido, que
ocorreram (como a criação de um pedido de EIB de um utilizador; as alterações no estado do
pedido à entidade fornecedora; as reclamações enviadas) ou para adicionar uma entrada à
lista.
1.13.17. Como identificar novos pedidos recebidos que ainda não foram processados?
O Índice de pedidos de EIB enviados pode ser utilizado para identificar pedidos que ainda
não foram processados. Este índice é activado seleccionando-se a opção do menu EIB Externo > Índice pedidos externos, ou clicando no ícone
.
Por favor tenha em atenção que é fundamental seleccionar o índice correcto neste
formulário, quando se estão a tratar pedidos não processados. Pode-se, também, utilizar uma
rotina do menu Serviços do módulo de EIB e executá-la regularmente, para reportar todos os
pedidos não processados. Esta funcionalidade está descrita na secção intitulada 'Imprimir
Relatório de Novos Pedidos (ill_01)'.
1.13.18. Como criar um pedido à entidade fornecedora?
O Formulário de Informação do registo de EIB é utilizado para criar novos pedidos às
entidades fornecedoras e para modificar aqueles já existentes. Para tal utilizam-se,
respectivamente, os botões 'Adicionar' e 'Modificar', no separador Pedidos ao Fornecedor, do
formulário Pedido EIB enviado. O formulário divide-se dois separadores Entidade EIB, e Preços
e datas.
1.13.19. Formulário de Informação do registo de EIB
1.13.19.1. Separador Entidade EIB
Obrigatório. Um código de entidade fornecedora pode ser introduzido directamente neste
campo ou ser seleccionado a partir da Lista de fornecedores. Esta lista é idêntica àquela do
módulo de Aquisições, utilizando, até, a mesma tabela Oracle para registar a entidade
fornecedora. No entanto, aqui apenas serão listados os fornecedores de EIB.
1.13.19.1.1.2. Nome do fornecedor EIB
Campo apenas de leitura. Quando é inserido um código da entidade, o sistema apresenta,
automaticamente, o nome do fornecedor.
1.13.19.1.1.3. Estado
NEW – Novo. Trata-se do valor por defeito, quando é criado um novo pedido à entidade.
PND – Pendente. Utilize este estado para pedidos às entidades, os quais pretende reservar
temporariamente. Talvez venha a criar os pedidos a um determinado número de entidades ao
mesmo temppo, mas enviando-os um após outro (depois de receber uma resposta). Alterando
o estado de 'NEW' para 'PND' poderá ser capaz de diferenciar entre pedidos não processados e
pedidos que tem em reserva. Por favor lembre-se, também, que o limite activo do utilizador é
baseado no número de pedidos efectuados às entidades fornecedoras, os quais não têm o
estado 'PND', 'CA, ou 'CLS'. Se não alterar o estado de 'NEW' para 'PND' para pedidos
'reservados', o número activo do utilizador estará incorrecto.
CHL – Carta Em Cadeia. Isto significa que a entidade foi adicionada a uma carta deste tipo,
mas que não se trata da primeira entidade da lista.
SV – Enviado à Entidade Fornecedora.
RSV – Pronto a ser Enviado à Entidade.
RL – Emprestado.
NA – Não Disponível.
WA – Em Espera.
WPR – Aguarda Resposta do Utilizador.
WSV – Espera Envio à Entidade.
CLM – Reclamado.
CA – Cancelado.
LC – Cancelado pela Biblioteca.
CLS – Fechado.
RT – Pedido Devolvido.
1.13.19.1.1.4. N.º do pedido e Código do contador de pedidos
O sistema atribuirá automaticamente um número de pedido, o qual provém de um contador
pré-definido no sistema. O número de pedido será atribuído de acordo com o prefixo
seleccionado do campo: Código do contador de pedidos. Se desejar, pode alterar o número
para um número único não utilizado. Tratando-se de um pedido Novo, poderá editar ambos os
campos. No modo de Modificar, o campo N.º de pedido ficará inactivo (a cinzento) e não
aparecerá o Código do contador de pedidos.
1.13.19.1.1.5. Método de envio do pedido
Este campo regista o método pelo qual se pretende enviar o pedido à entidade
fornecedora. Por defeito, o sistema introduzirá a informação inserida no registo daquela
entidade.
LE – Carta. Seleccionando esta opção será produzida uma carta, contendo apenas um
pedido. Pode optar por enviá-la procedendo a uma impressão, ou via e-mail, preenchendo o
campo 'Método de envio'. Pode, também, seleccionar o formato da carta (de um dos 99
templates definidos pela biblioteca, por língua do interface), assinalando o campo 'Tipo de
Carta'. Na secção intitulada 'LE - Carta' terá informação mais detalhada.
LI – Lista. Seleccionando esta opção estará a dar informação ao sistema para incluir o
pedido numa lista de pedidos que são enviados para a entidade fornecedora seleccionada. A
lista será emitida quando o serviço for executado.
CH – Carta Em Cadeia. Seleccionando esta opção obtém-se uma carta impressa que lista
todas as bibliotecas que pretende envolver no fornecimento do documento. A lista é enviada à
primeira biblioteca e, se o exemplar não estiver disponível é enviada à biblioteca que consta em
segundo lugar na lista, até que alguém consiga satisfazer o pedido. Mais informações estão
disponíveis na secção 'CH - Carta em Cadeia'.
DN – Formato Dinamarquês.
BL – Formato British Library. Escolhendo esta opção obtém-se uma mensagem em formato
ARTtel. Mais informações estão na secção intitulada 'BL - Formato British Library'. Com esta
opção, os campos 'Método de Envio' e 'Tipo de Carta' desaparecem.
1.13.19.1.1.6. Método de Envio do Formato
Seleccione o método de entrega preferido do documento pedido. Por exempo, seleccione A
para Correio Aéreo ou S para Correio de Superfície.
Este campo é apresentado apenas se o formato 'BL' não for escolhido como o Tipo de
Entrega do Pedido. Pode optar por enviar a carta por 'E-mail' ou efectuar uma impressão
('Imprimir'). Informações mais detalhadas estão na secção 'Envio do Pedido à Entidade
Fornecedora'.
1.13.19.1.1.8. Tipo de carta
Este campo é apenas visualizado se o formato 'BL' não for escolhido como o Tipo de
Entrega do Pedido. Pode seleccionar o formato da carta de um dos 99 templates definidos pela
biblioteca por língua do interface.
1.13.19.1.1.9. Formato pedido
Obrigatório. O Tipo de formato citado neste campo é aquele que será apresentado na
etiqueta do pedido à entidade fornecedora. É geralmente completado automaticamente pelo
sistema, a partir dos conteúdos de uma das seguintes fontes:
O campo "Formato preferido" no formulário de EIB do OPAC Web é visualizado se o pedido
foi colocado através deste interface.
O campo "Tipo de formato" do formulário é apresentado ao clicar no botão "Adicionar
Info." do separador Informação do Utilizador (necessário quando se cria o EIB através do
cliente GUI de EIB).
Caso o campo Tipo de formato for deixado em branco, deve-se utilizar o menu para
seleccionar o tipo de formato desejado.
1.13.19.1.1.10. Formato a fornecer
Utiliza-se este campo para determinar qual o formato que o bibliotecário pretende requisitar
à entidade fornecedora. Por defeito, o campo será preenchido com o mesmo valor do campo
'Formato pedido' mas pode ser reescrito se necessário.
Opcional. Pode ser utilizada para assinalar a descrição do lugar na estante da entidade
fornecedora de EIB, embora possa ser deixada em branco. Por favor note que actualmente não
é possível inserir esta informação automaticamente, quando se pressiona o botão 'Localizar' no
separador 'Informação bibliográfica'.
1.13.19.1.1.12. ID do utilizador
Obrigatório para pedidos à British Library. Este campo é usado para determinar de que
stocks de vouchers da BL o pedido é debitado (se os vouchers forem utilizados como moeda)
ou a conta de depósito/débito à qual o pedido deve ser facturado. Quando os pedidos são
transmitidos via ARTTel2 (ainda não disponível) ou ARTEmail, é utilizada a ID do Utilizador
(juntamente com uma password) para que o pedido entre na conta apropriada. Por favor veja
as secções 'Vouchers' e 'Contas de depósito e débito' para mais informações sobre os registos
de ID dos utilizadores, etc.
Pode ser utilizado para registar um número de referência que lhe foi dado pela entidade
fornecedora, relativo a este pedido específico. Dica: os utilizadores do PICA podem pretender
inserir o número que foi atribuído a este pedido pela base de dados, quando o pedido é
colocado online.
1.13.19.1.1.14. Acordo do utilizador
Se assinalou 'Y - Yes' neste campo, o utilizador é levado a assinar um formulário de
declaração de direitos de autor para requisitar este documento. Se o campo for deixado em
branco quando o registo é gravado, o sistema irá inserir um valor por defeito, 'Y - Yes' ou 'N No', dependente de uma combinação de entidade fornecedora e formato a fornecer.
Dependendo da parametrização do sistema: se a declaração de direitos de autor foi/não foi
assinada através do OPAC Web-pedido de EIB, este campo pode ser preenchido
automaticamente com Y -Yes ou N - No.
1.13.19.1.1.15. Bloqueio dos direitos de autor
Se assinalou 'Y - Yes' neste campo, o pedido não pode ser enviado à entidade fornecedora
se exigir um formulário de declaração de direitos de autor (ver o campo 'Acordo do Utilizador')
e não tiver sido assinado pelo requerente (ver o campo 'Declaração de direitos de autor
assinada'). Se o campo for deixado em branco quando o registo é gravado, o sistema irá inserir
um valor por defeito, quer seja 'Y - Yes' ou 'N - No', dependendo de uma combinação de
entidade fornecedora e formato a fornecer.
1.13.19.1.1.16. Declaração de direitos de autor assinada
Se o formulário de Declaração de direitos de autor foi assinado, pode ser colocado 'Y - Yes'
neste campo. É utilizado em conjugação com os campos 'Acordo do utilizador' e 'Bloqueio dos
direitos de autor', para determinar se o pedido pode ser expedido para a entidade fornecedora.
Campo apenas de leitura. O nome de login do actual operador de staff é automaticamente
inserido para fins estatísticos/de inventário.
1.13.19.1.1.18. Nota de empréstimo
Opcional. Esta nota aparece quando o exemplar é emprestado ao utilizador ou devolvido ao
balcão de empréstimos. Normalmente, este campo é deixado em branco quando se coloca o
pedido. Muitas vezes acontece que é só quando recebe o documento da entidade fornecedora
que se apercebe que deve asssociar uma nota (como 'Verificar se o mapa foi devolvido
juntamente com o exemplar'). Para isto, o 'Formulário de Chegada' inclui um campo no qual
pode inserir uma nota de empréstimo.
1.13.19.1.1.19. Nota para a entidade fornecedora
Pode inserir uma nota para a entidade fornecedora com até 120 caracteres. Esta nota é,
então, visualizada nos templates do formato BLDSC.
1.13.19.2. Separador Preços e Datas
Campo apenas de leitura. Regista a data original de criação do registo do pedido à entidade
fornecedora.
1.13.19.2.1.2. Data do estado
Campo apenas de leitura. Regista a data em que pela última vez o estado do registo do
pedido à entidade fornecedora foi alterado.
1.13.19.2.1.3. Data prevista de chegada
A data em que espera receber o documento da entidade fornecedora. Se for deixado em
branco, quando clica em 'Actualizar' o sistema irá calcular a data com base na data de criação
do pedido à entidade fornecedora, mais o número de dias definido no campo 'Atraso na
Chegada' do registo a fornecer. Quando o pedido é impresso, este campo será
automaticamente actualizado para ir de encontro à data em que o pedido foi impresso (ou
enviado), mais o número de dias definido no campo 'Atraso na Chegada' do registo da
entidade. Este campo pode ser utilizado para reclamações futuras.
Campo apenas de leitura. Regista a data em que o exemplar enviado pela entidade
fornecedora foi recebido pela biblioteca, sendo inserido automaticamente pelo sistema assim
que que se clica no botão 'Chegada' e os formulários subsequentes são completados. É
normalmente deixado em branco ao colocar o pedido à entidade fornecedora.
1.13.19.2.1.5. Data prevista de devolução
Trata-se da data estipulada pela entidade fornecedora para receber de volta o documento
emprestado. Normalmente é deixada em branco quando se efectua o pedido à entidade.
Campo apenas de leitura, registando a data em que o exemplar foi devolvido à biblioteca
pelo utilizador, sendo inserido automaticamente pelo sistema. É normalmente deixado em
branco quando se coloca o pedido à entidade fornecedora.
1.13.19.2.1.7. Câmbio
A moeda em que a entidade fornecedora será 'paga' pelo serviço. Os vouchers da British
Library são considerados um tipo de moeda.
1.13.19.2.1.8. Preço
Custo (em moeda da entidade fornecedora) relativo ao serviço. Em alternativa, pode ser o
número de vouchers requiridos para o pedido (apenas são permitidos números inteiros, por
exemplo, 1.00).
1.13.19.2.1.9. Preço local
Custo (em moeda local) do serviço assegurado pela entidade fornecedora. Em alternativa,
pode tratar-se do número de vouchers requeridos para o pedido. O sistema efectuará os
cálculos com base nos campos Câmbio e Preço, aplicando a taxa de câmbio actual.
1.13.19.2.1.10. Orçamento
O orçamento ao qual o pedido deve ser debitado. Actualmente este campo não está
funcional mas pode ser usado para efeitos de relatórios.
1.13.19.2.1.11. Câmbio do utilizador
A moeda a cobrar pela biblioteca ao utilizador para processar o pedido.
1.13.19.2.1.12. Preço
Preço a pagar (na moeda do utilizador) para a biblioteca processar o pedido.
1.13.19.2.1.13. Preço local do utilizador
O valor (em moeda local) de custo para a biblioteca processar o pedido do utilizador. O
sistema irá efectuar os cálculos com base nos campos 'Câmbio do Utilizador' e 'Preço do
Utilizador', aplicando a taxa de câmbio actual.
1.13.19.2.1.14. Câmbio dos direitos de autor
A moeda a cobrar pela parte respeitante ao valor dos direitos de autor.
1.13.19.2.1.15. Compatibilidade com os direitos de autor
Este campo destina-se a ser usado pelas bibliotecas dos EUA.
1.13.19.2.1.16. Preço dos direitos de autor
O valor a cobrar (em moeda dos direitos de autor) pela parte respeitante aos direitos de
autor do pedido do utilizador.
1.13.19.2.1.17. Preço local dos direitos de autor
O valor a cobrar (em moeda local) pela parte respeitante aos direitos de autor do pedido do
utilizador. O sistema irá efectuar os cálculos com base nos campos 'Moeda dos Direitos de
Autor' e 'Preço dos Direitos de Autor', aplicando a taxa de câmbio actual.
1.13.19.2.1.18. Orçamento dos direitos de autor
O orçamento do qual será debitado o valor relativo à parte dos direitos de autor do pedido.
Actualmente este campo não está funcional mas pode ser usado para relatórios.
1.13.20. Apareceu uma mensagem a bloquear a expedição de um pedido
Se tentar enviar um pedido a uma entidade fornecedora, para o qual é obrigatório
concordar com os direitos de autor mas cuja concordância ainda não foi declarada, será
apresentada uma mensagem impedindo a expedição.
Esta tabela mostra todas as permutas possíveis dos campos Acordo do Utilizador/Bloqueio
dos Direitos de Autor/Declaração de Direitos de Autor Assinada, e indica se a expedição é ou
não permitida.
1.13.21. Como aceder ás respostas vindas da entidade fornecedora acerca do pedido feito?
Depois de um pedido ter sido expedido, pode receber de volta comunicação da entidade
fornecedora a pedir mais informações sobre o documento ou pedindo que submeta o pedido
numa data posterior. A resposta é registada seleccionando o pedido à entidade e clicando no
botão 'Resposta', no separador Pedidos aos fornecedores, e seleccionando a entrada apropriada
do formulário seguinte.
1.13.21.1. O que significam os tipos de respostas?
1.13.21.1.1. Submeter o pedido mais tarde
Se seleccionar esta resposta, terá de indicar a partir de que data quer voltar a submeter o
pedido. O estado passará, então, automaticamente a 'WSV - Waiting to Send to Vendor/À
Espera de Enviar ao Fornecedor', sendo enviada uma carta ao utilizador, informando-o do
atraso.
1.13.21.1.2. Necessidade de mais informação
Se escolher esta opção, será visualizado o seguinte formulário. Aqui pode inserir uma nota
a ser incluída na carta que é expedida automaticamente para o utilizador. O estado passará,
também automaticamente, a 'WPR - Waiting for Patron Reply/À Espera de resposta do
utilizador'.
1.13.21.1.3. Chamada de atenção
Se a entidade fornecedora chama a atenção para um documento que forneceu, pode ser
escolhida esta opção a partir do formulário Tipos de respostas. Se tentar chamar a atenção
sobre um exemplar que não se encontra emprestado, será visualizada a seguinte mensagem.
1.13.22. Como enviar cartas às entidades fornecedoras?
Podem ser enviadas cartas às entidades fornecedoras se seleccionar a entrada no
separador Pedidos aos Fornecedores, do formulário Pedido EIB enviado e clicar no botão
'Carta'. Quando tiver seleccionado o formato apropriado de carta e introduzido uma nota a ser
incluída nela, pode escolher um novo estado para o pedido. A emissão desta carta é registada,
também, na secção Histórico dos Pedidos de EIB.
Se estiver a enviar uma carta a uma entidade fornecedora, porque recebeu, entretanto,
mais informação do utilizador, pode querer ir primeiro para o separador Inform. Bibliográfica e
editar o registo do catálogo. Estas alterações serão, então, incluídas na carta que é enviada à
entidade fornecedora. Nesta situação, estará nitidamente a alterar o estado para 'SV- Sent to
Vendor/Enviada ao Fornecedor'.
Também é possível enviar uma carta de cancelamento, através desta função (alterando-se
o estado para 'CA - Cancelled/Cancelado'), embora possa preferir utilizar o botão 'Cancelar
Carta', no separador Pedidos aos Fornecedores.
1.13.23. Como cancelar pedidos via o separador Informação do requerente?
Os pedidos são cancelados seleccionando-se a entrada relevante no separador Pedidos aos
Fornecedores e clicando no botão 'Cancelar Carta'. Este procedimento origina uma alteração
automática do estado, passando a 'LC - Library Cancelled/Cancelado pela Biblioteca', sendo
enviada uma carta à entidade a cancelar o pedido. Se necessário, pode ser enviada então uma
carta ao utilizador, a informá-lo do cancelamento, bastando para tal clicar no botão 'Carta', no
separador Informação do utilizador.
1.13.24. Como cancelar pedidos via o separador Informação do utilizador?
É possível, também, cancelar pedidos clicando no botão 'Cancelar Req.' do Separador
Informação do utilizador. Isto origina um aviso de cancelamento a ser enviado a cada entidade
fornecedora que recebeu um pedido (ao mesmo tempo alterando-se o estado do pedido para
'CA - Cancelado') e um outro a ser enviado ao utilizador. Este botão só pode ser usado se os
estados dos pedidos fizerem parte dos NEW, CA, PND, SV, RSV. Se nem que um só dos estados
não pertencer àqueles, será visualizada uma mensagem de erro, frustrando a tentativa de
cancelamento.
1.13.25. Como registar a chegada de material?
No recibo do material recebido de uma entidade fornecedora, a entrada apropriada é
seleccionada no separador Pedidos aos Fornecedores, botão 'Chegada'. No campo Tipo de
formato, pode seleccionar os tipos de formatos relativos ao material que a entidade lhe enviou.
1.13.26. Como registar o empréstimo do material?
Se esta opção for escolhida (identificada por ter o prefixo 'L-'), é visualizado um formulário.
Depois de ter concluído o preenchimento do formulário, clique em 'OK'. São executadas
actividades, o estado do pedido de fornecimento de material é alterado para 'RL - Request
Loaned'. Conforme a parametrização da tabela, o material que chegou pode ser,
automaticamente emprestado ao requerente ou à sub-biblioteca de levantamento, ou à subbiblioteca de EIB, não emprestado até que o requerente se dirija ao balcão de Empréstimos e
efectue um empréstimo. Em ambos os casos, a 'Data de devolução' (seja empréstimo
automático ou não) deste empréstimo é baseada numa fórmula. Se o campo 'Devolução em
Atraso' no registo da entidade fornecedora não for zero ('Data de Devolução Prevista' menos
'Devolução em Atraso' = 'Data de Devolução'), Se o campo 'Devolução em Atraso' no registo da
entidade fornecedora for zero ('Data de Devolução Prevista' menos um valor por defeito = Data
de Devolução). Todos os outros pedidos de fornecimento deste material com o estado 'NEW' ou
'PND' são alterados para o estado 'CA'. É enviada uma carta ao requerente, informando-o da
chegada do material. É emitida uma etiqueta impressa para uso interno, a qual pode ser
associada ao material. Pode ser colocada na prateleira de reservas, esperando ser recolhida
pelo utilizador.
Por favor lembre-se de cancelar manualmente todos os pedidos enviados a outras
entidades fornecedoras. Apenas os pedidos com o estado 'NEW' ou 'PND' serão
automaticamente alterados para 'CA'.
Campo apenas de leitura.
1.13.26.1.2. Nome do fornecedor
Campo apenas de leitura.
1.13.26.1.3. Formato chegado
Campo apenas de leitura, importado do formulário do Formato.
Utilizado para registar o código de barras que será utilizado durante o processo de
empréstimo. Se o campo for deixado em branco, será gerado automaticamente um código de
barras baseado no número de sistema e numero sequencial do pedido (por exemplo, 3697-1).
Pode escolher um estatuto de exemplar para atribuír a este material de EIB. O período de
empréstimo e a possibilidade de renovação do exemplar, etc., são baseados neste campo.
Este campo regista a data em que o documento chegou do fornecedor. Por defeito, será a
data de hoje.
1.13.26.1.7. Data de devolução prevista
Obrigatório. Esta é a data que a entidade fornecedora define para ter o material de volta
(não a data de devolução do material pelo utilizador à biblioteca). Se o campo for deixado em
branco, é apresentado uma mensagem de erro.
1.13.26.1.8. Câmbio do fornecedor
Utilizada para cobrar o fornecimento de material.
1.13.26.1.9. Custo do fornecimento
Quantia cobrada pela entidade fornecedora para satisfazer um pedido de material.
1.13.26.1.10.
Custo do fornecimento – local
Custo local (após a aplicação das taxas de câmbio) relativo ao fornecimento do material
pela entidade. Este valor ignora o custo estimado do pedido introduzido nos campos Câmbio e
Preço local do formulário original do pedido.
1.13.26.1.11.
Preço aplicado ao utilizador – local
A quantia a pagar pelo utilizador para este pedido.
1.13.26.1.12.
Nota de empréstimo
Opcional. Pode ser associada uma nota de empréstimo ao material, se necessário (nos
casos em que exista um mapa ou gráfico incluído no exemplar). Quando o exemplar é lançado
ou descarregado através do módulo de Empréstimos, esta nota será visualizada numa caixa de
diálogo, exigindo que o operador faça OK antes do trabalho de staff continuar. Por favor note
que em todo o material de EIB é incluída automaticamente a nota de empréstimo 'Material de
EIB', a qual é visualizada mesmo se este campo não for preenchido. No entanto, se inserir a
nota 'Mapa incluído', por exemplo, essa nota será visualizada.
1.13.26.1.13.
Nota para o utilizador
O texto deste campo pode ser inserido na notificação enviada ao utilizador, avisando-o que
o exemplar se encontra à espera de ser levantado. Este campo pode ser utilizado para
especificar que o documento está disponível apenas para utilização na biblioteca, por exemplo.
1.13.27. Como registar a cópia do material?
Se esta opção for escolhida (identificada pelo prefixo 'C-'), é visualizado um formulário.
Muitos campos são idênticos aos do empréstimo de material (ver anterior). Assim que se clica
em 'Ok', são efectuados certos procedimentos. O estado do pedido à entidade fornecedora é
alterado para 'CLS - Closed/Fechado'. Todos os outros pedidos de fornecimento às entidades
para material com o estado 'NEW' ou 'PND' são alterados para o estado 'CA'. É enviada uma
carta ao requerente, informando-o da chegada do material. É impressa uma etiqueta para uso
interno, a qual pode ser associada ao material.
Por favor lembre-se de cancelar manualmente todos os pedidos que foram enviados às
outras entidades fornecedoras. Apenas os pedidos com o estado 'NEW' ou 'PND' serão
automaticamente alterados para 'CA'.
1.13.27.1.1. Acordo do utilizador
É exigida a assinatura do requerente num formulário de declaração de direitos de autor?
1.13.27.1.2. Declaração de direitos de autor assinada
O requerente assinou um formulário de declaração de direitos de autor?
1.13.27.1.3. Número de páginas
Quantas páginas foram fotocopiadas? (Usado para efeitos de cobrança).
1.13.27.1.4. Tamanho da página
Qual é o tamanho da fotocópia (A4, etc.)? (Usado para efeitos de cobrança).
1.13.28. Como emitir material para o utilizador?
A documentação de EIB é emitida para os requerentes através do módulo de Empréstimos,
ou automaticamente quando o material chegado é registado, conforme a parametrização da
biblioteca.
Cliente de empréstimos – O utilizador recebe uma notificação, em forma de carta ou de email, da biblioteca a informá-lo que o material está à espera de ser recolhido. O utilizador vai à
biblioteca para levantar o exemplar. Um elemento do staff retira o documento da prateleira de
reservas. A etiqueta que foi impressa quando da chegada do material (e depois colocada nele)
especifica o código de barras do exemplar, sendo usada para entregá-lo ao utilizador. Uma
caixa de diálogo irá informar o elemento do staff que o documento é material de EIB (no
formulário de uma nota de empréstimos). Se for atribuída uma nota adicional ao material, isto
será, também, visualizado; por exemplo, 'Material de EIB - Mapa incluído'. O sistema irá calcular
a data de devolução do empréstimo, com base na data que a entidade fornecedora espera que
o material seja devolvido, menos o número de dias definido no registo da entidade (o campo
Devolução em Atraso). Se o campo Devolução em Atraso no registo da entidade for zero, a
data de devolução corresponderá à data de devolução prevista menos um valor por defeito do
sistema. Dado que o empréstimo do material de EIB é tratado da mesma forma que outro
material, o estado do exemplar pode ser usado para determinar se ele pode ser renovado pelo
utilizador, se os avisos de atraso devem ser gerados para o exemplar (e neste caso, quando),
os custos das devoluções tardias, etc.
Parametrização automática do empréstimo – A data de devolução é definida com base na
data em que a entidade fornecedora espera que o material seja devolvido, menos o número de
dias definido no seu registo (o campo 'Devolução em Atraso'). É emitida uma etiqueta para
acompanhar o material.
Parametrização em trânsito – O exemplar é 'emprestado' à biblioteca de levantamento.
O exemplar é emprestado ao requerente, através do cliente de Empréstimos.
1.13.29. Que formas existem para devolver o empréstimo pelo utilizador?
O material de EIB emprestado a um utilizador pode ser descarregado de uma das seguintes
formas, via separador Pedidos aos Fornecedores, via o menu de aplicações e via o módulo de
empréstimos.
1.13.30. Como devolver o empréstimo via o separador Pedidos ao fornecedor?
O material pode ser devolvido à entidade fornecedora seleccionando a entrada relevante
neste separador e clicando no botão 'Devolução'. O estado passa automaticamente a 'RT Returned'. O material deixa de estar registado como estando emprestado ao utilizador. Uma
nota de cortesia é impressa para ser despachada com o exemplar para a entidade fornecedora.
É registada a data em que o exemplar foi devolvido à entidade que o forneceu. A devolução é
registada no Histórico de Pedidos de EIB. Não será visualizada uma nota de empréstimo, porém
ela pode ser vista no separador Pedidos aos Fornecedores.
1.13.31. Como devolver o empréstimo via menu EIB Externo?
Um método mais rápido para devolver exemplares é através do cliente de EIB,
seleccionando-se a opção do menu Pedido de EIB -> Devolução. Isto evita ter de pesquisar
pelo pedido do utilizador e seleccionar a entrada correcta no separador Pedidos aos
fornecedores, acelerando o processo. Será visualizado um formulário, no qual o código de
barras do exemplar deve ser lido com o leitor respectivo, ou digitado directamente. Quando o
código de barras é digitado, pressione a tecla <Enter> ou clique no botão Devolução. Depois o
estado passa automaticamente para 'RT - Returned'. O material deixa de estar registado como
estando emprestado ao utilizador. É emitida uma nota de cortesia para despachar com o
exemplar para a entidade fornecedora. Fica registada a data em que o documento foi devolvido
à procedência. A devolução é registada no Histórico dos Pedidos de EIB. E por fim, o material
está registado como tendo sido devolvido.
1.13.32. Como devolver o empréstimo via módulo de empréstimos?
O exemplar pode ser devolvido da forma habitual, através do cliente de Empréstimos. Neste
caso, o material deixa de estar registado como estando emprestado ao utilizador. Será
apresentada uma nota de empréstimo ao bibliotecário (se nenhuma foi adicionada ao exemplar,
aparecerá sempre uma nota deste tipo, embora contendo apenas a informação 'Material de
EIB'). Alterar o estado para 'RT - Returned'. Imprimir uma nota de cortesia para a entidade
fornecedora. Registar a data em que o exemplar foi devolvido à entidade fornecedora. É
necessário devolver o exemplar através do módulo GUI de EIB, utilizando quer um, quer outro
dos métodos listados em cima.
1.13.33. Como aceder ao histórico dos pedidos EIB?
O sistema é capaz de registar um histórico de actividades relacionadas com os pedidos que
ocorreram (como a criação de um pedido de EIB de um utilizador; as alterações no estado do
pedido, envio de reclamações) Este histórico pode ser acedido através do botão com o mesmo
nome, existente em cada um dos três separadores do formulário Pedido EIB enviado,
Informação requerente, Pedidos aos fornecedores e Informação bibliográfica. Pode, também,
utilizar este formulário para inserir manualmente uma entrada no histórico.
1.13.34. No que consistem os Vouchers?
Os vouchers da BLDSC são tomados como uma moeda para fins de EIB, tendo um rácio de
1:1. Portanto, quando são atribuídos vouchers a um pedido de EIB, é mais uma questão de
seleccionar a moeda 'VOU' na 'Secção Preço Estimado' do formulário 'Informação do registo de
EIB', e o número de vouchers no campo 'preço'. Quando o pedido é enviado, os números do
voucher são associados a ele.
1.13.35. Como definir e aceder aos vouchers?
No módulo de Administração, seleccione a opção do menu Administração -> Moedas para
visualizar a Lista de Câmbios. Clique no botão Adicionar câmbio e preencha o formulário
resultante. Ao clicar em 'Ok', o câmbio em causa será adicionado à lista. Agora precisa de
especificar o número de unidades por rácio. Para isso, seleccionar a entrada criada e clicar no
botão Adicionar câmbio. Preencha o formulário resultante. A data de hoje é apresentada
automaticamente, daí que é só uma questão de definir o rácio para '1'. Depois, confirmar com o
botão 'OK'. A moeda está, então, pronta a ser usada.
1.13.36. Como permitir que os vouchers sejam utilizados para uma dada entidade?
Para permitir que os vouchers sejam utilizados para uma entidade determinada, é
necessário parametrizar a moeda voucher no registo do fornecedor. Isto faz-se adicionando a
moeda 'VOU' a um dos quatro campos Câmbio.
1.13.37. Como aceder à gestão dos vouchers?
As contas voucher e respectivos números são geridos através da 'Lista de vouchers',
disponível através da opção do menu Administração -> Gestão de vouchers, no módulo de EIB.
E é apresentado um formulário.
1.13.37.1. Como criar uma conta cliente?
Para criar uma conta de cliente para 'possuir' os vouchers, clicar no botão Adicionar ID.~
1.13.37.1.1.1. ID ciente
Obrigatório. A ID fornecida à sub-biblioteca pela entidade.
1.13.37.1.1.2. Nome
Nome do contacto na sub-biblioteca.
Obrigatório. É a sub-biblioteca a que este registo ID de cliente diz respeito. Note que várias
sub-bibliotecas podem utilizar o mesmo ID de cliente, mas tem de ser criado um novo por cada
sub-biblioteca.
1.13.37.1.1.4. E-mail
Ao enviar um pedido em ARTEmail, este é o endereço de e-mail para onde deve ser
enviado. Normalmente é '[email protected]'.
1.13.37.1.1.5. Telefone
O número de telefone da entidade fornecedora.
1.13.37.1.1.6. Código da etidade EIB
O código usado para identificar a entidade no registo respectivo.
1.13.37.1.1.7. Password
Esta password será usada num pedido em ARTEmail enviado para a entidade, para
autenticar a ID do cliente.
1.13.37.2. Como modificar uma conta de cliente?
Para modificar uma conta de cliente, seleccione a entrada relevante na lista ID Cliente da
Lista de vouhers e clique no botão Actualizar cliente. Se tiver sub-bibliotecas múltiplas
atribuídas ao mesmo ID ciente, terá de seleccionar a sub-biblioteca da lista.
1.13.37.3. Como apagar uma conta cliente?
Para apagar uma conta cliente, pressionar o botão Apagar cliente, seleccionar as entradas
relevantes em ID Cliente e Sub-biblioteca do formulário Apagar cliente e clicar em Apagar.
1.13.37.4. Como adicionar vouchers a uma conta?
Os Vouchers são adicionados a uma conta específica ao seleccionar a entrada relevante em
ID cliente da Lista de vouchers, e pressionar o botão Adicionar. O campo Fonte tem como
objectivo indicar que o(s) voucher(s) não foram recebidos directamente da entidade (talvez
fornecidos por outra biblioteca em troca de um empréstimo). No entanto, dado que os vouchers
não podem ser transferidos para outros clientes (os números dos vouchers têm de ser
submetidos à BLDSC para reembolso), este campo só muito raramente será usado.
1.13.37.5. Como modificar vouchers?
É possível atribuír manualmente um voucher específico a um determinado pedido, se
necessário, seleccionando o voucher relevante e pressionando o botão Modificar. Será
apresentado um formulário, no qual pode inserir o número de sistema do pedido de EIB e o seu
número sequencial. Este será o mesmo da posição em que é visualizado, na coluna código de
entidade do separador Pedidos aos fornecedores, do formulário Pedido EIB enviado.
1.13.37.6. Como apagar vouchers de uma conta?
Uma série de vouchers pode ser apagada do sistema clicando no botão Apagar. Preencher
o formulário obtido.
1.13.37.7. Como fazer a monitorização do uso dos vouchers?
Actualmente, o sistema não fornece os meios para os operadores serem notificados
automaticamente, quando o número de vouchers disponível para uso se quedam num
determinado ponto inicial (avisando o operador que mais vouchers têm de ser adquiridos).
1.13.38. No que consistem os depósitos e a facturação dos clientes?
Os pedidos às entidades fornecedoras são definidos como depósitos ou facturação de
clientes (talvez na BLDSC), a ID e password de um cliente tem de ser submetida com o pedido.
Isto funciona da mesma forma que os clientes que utilizam vouchers, excepto que os vouchers
não são atribuídos ao ID de registo do cliente, quando é criado. Nestas circunstâncias, o 'VOU'
não será usado como unidade monetária no pedido à entidade fornecedora (serão usadas
moedas).
1.13.39. No que consiste um utilizador de EIB?
O utilizador de EIB refere-se à instituição que apela à sua biblioteca, pedindo material
emprestado ou fotocópias de material da sua colecção.
1.13.40. No que consiste um pedido de EIB recebido?
Um pedido de EIB recebido consiste numa requisição iniciada por uma instituição externa e
que é recebida pela sua biblioteca.
1.13.41. Como localizar o documento pedido?
O primeiro passo quando se regista um pedido de EIB recebido é localizar o documento
requisitado na base de dados bibliográfica da biblioteca. Para isso, devem utilizar-se as opções
, ou seleccione a
de Pesquisar e Percorrer. Para aceder à opção Pesquisar clique no ícone
opção do menu EIB externo -> Pesquisa – pedido externo, e para aceder à opção Percorrer
clique no ícone
, ou seleccione a opção do menu EIB externo -> Percorrer – pedidos
externos.
1.13.42. Como aceder aos pedidos de EIB recebidos para registos admin?
Se foi bem sucedido na localização do documento pedido na sua base de dados
bibliográfica, será visualizada a janela pedidos de EIB para registos admin record (para saber
como aceder a esta janela veja Como localizar o documento pedido?). Esta janela apresenta
informação relacionada com pedidos recebidos para um registo BiB específico. É, também,
usada para adicionar novos pedidos recebidos e para modificar e processar pedidos existentes.
A informação bibliográfica (apenas de leitura) é visualizada na parte superior do écrã. No lado
esquerdo, é apresentada uma lista de utilizadores de EIB (ID da Biblioteca) que iniciaram o
processamento dos pedidos.
Este botão faz apresentar o formulário do Pedido de EIB recebido para a ID da Biblioteca
actualmente seleccionada. Podem ser efectuadas alterações.
Para criar um novo registo de Pedido Recebido, pressione o botão Adicionar. O formulário
de Pedido de EIB Recebido será visualizado, podendo ser preenchidos os detalhes do pedido
em causa.
1.13.42.1.3. Imprimir
Para imprimir informação relacionada com o pedido de ID da Biblioteca seleccionada, clique
neste botão. O estado do pedido passará a PR (Printed/Impresso).
1.13.42.1.4. Entregar
Seleccione esta opção para fornecer o material pedido ou para responder à entidade
requerente. Será visualizado o formulário Tipo de Resposta, no qual pode seleccionar até cinco
tipos de respostas (Enviado para empréstimo, Enviada fotocópia, Rejeitada, Actualmente
Indisponível e Carta).
1.13.42.1.5. Devolver
Quando um utilizador de EIB devolve material que havia requisitado, seleccione o registo
em causa e clique em Devolver. (As devoluções podem, também, ser processadas através do
Módulo de Empréstimos ou utilizando o menu, do módulo de EIB, EIB externo -> Devolver.)
Isto resulta que o estado do pedido passa automaticamente para RT (Returned/Devolvido.), e
fica registada a data de devolução.
1.13.42.1.6. EIB leitor
Se pressionar este botão será visualizado o formulário de Informação do utilizador global
(Utilizador de EIB).
1.13.42.1.7. Apagar
Utilize esta opção para apagar um pedido de EIB recebido. Só podem ser apagados os
pedidos com os seguintes estados: NEW, CLS, REJ, RT.
Utilize esta opção para ver uma lista de actividades relacionadas com o pedido ou para
adicionar uma entrada à lista.
1.13.43. Como adicionar ou modificar o pedido de EIB recebido para registos admin?
Quando selecciona Adicionar ou Modificar no Pedido de EIB Recebido para Registos Admin
(para saber como aceder a esta janela veja Como localizar o documento pedido?), será
apresentado o formulário de Pedido de EIB Recebido. Este formulário é usado para registar
novos pedidos do utilizador de EIB (a instituição que apela à sua biblioteca) e para modificar
pedidos existentes. O formulário divide-se em duas partes, Pedido e Entregue acessíveis
clicando no separador de cada uma das partes.
1.13.44. Formulário Pedido recebido
1.13.44.1. Separador Pedido
1.13.44.1.1.1. ID da biblioteca
Campo obrigatório. Pode seleccionar uma ID da Biblioteca (utilizador de EIB refere-se à
instituição que apela à sua biblioteca) de uma lista, clicando no botão do lado direito do campo.
Em alternativa, pode inserir uma ID da Biblioteca, digitando a correspondente identificação
neste campo.
1.13.44.1.1.2. Nome da biblioteca
Trata-se de um campo apenas de leitura. Quando é introduzida uma ID da Biblioteca, o
sistema irá inserir o Nome da biblioteca.
A Data de abertura é um campo de leitura que regista a data em que este registo foi
primeiro criado.
É um campo apenas de leitura, o qual regista a data em que o registo pedido foi, pela
última vez, actualizado.
1.13.44.1.1.5. Data de interesse
Introduzir, aqui, a data após a qual o utilizador de EIB deixará de estar interessado no
documento pedido (de acordo com a informação adiantada pelo requerente). Prima F9 para
verificar ou modificar o formato da data.
1.13.44.1.1.6. Número do pedido
Introduza o número do pedido, de acordo com a informação fornecida pelo Utilizador de
EIB. Pode, igualmente, deixar este campo em branco.
1.13.44.1.1.7. Media pretendido
Campo obrigatório. utilize a seta à direita do campo para seleccionar o tipo de formato
requerido. Por exemplo: se o utilizador de EIB pretende um livro emprestado, seleccione LBOOK. Para uma fotocópia de determinada apresentação numa conferência seleccione CCONFERENCE, etc.
1.13.44.1.1.8. Páginas
Para um pedido de fotocópias, inserir o número de páginas pedidas pela entidade
requerente.
Campo obrigatório. Especifica-se como é que se vai enviar o material, de acordo com a
vontade da entidade requisitante. Por exemplo: por Correio Aéreo/Correio Normal/etc.
Este campo pode ser usado para registar o número que foi atribuído a este pedido.
1.13.44.1.1.11. Nota
Campo apenas de leitura. Trata-se do nome de login do operador de staff, o qual é inserido
automaticamente neste campo.
Depois de ter finalizado o preenchimento dos dois separadores do formulário, faça
Actualizar.
1.13.44.1.2.2. Reler
Ao clicar no botão Reler, o sistema irá calcular e visualizar o preço local e o preço local
relativo aos direitos de autor, com base nas taxas actuais dos câmbios.
1.13.44.2. Separador Entregue
No processamento habitual, a informação dos campos só é importante num estado
posterior, depois do material requisitado ter sido enviado. Os campos serão preenchidos depois
do "Fornecimento/Entrega" ter sido registado(a).
1.13.44.2.1.1. Data de envio
Representa a data em que o material foi enviado à entidade requerente. É preenchido
automaticamente pelo sistema, assim que é enviado. Pressione F9 para verificar ou modificar o
formato de data.
Esta opção reflecte a forma de envio do material para a entidade requisitante. Por exemplo,
por Correio Aéreo/Correio Normal, etc. Se a opção for deixada em branco, ela é preenchida
automaticamente pelo sistema quando o material é enviado.
1.13.44.2.1.3. Media entregue
Use a seta situada à direita do campo para seleccionar o tipo de media entregue. Por
exemplo, se tiver enviado um livro para empréstimo, seleccione L- BOOK. Para uma fotocópia
de determinada apresentação numa conferência, seleccione C - CONFERENCE, etc. Se o campo
for deixado em branco, o sistema preenchê-lo-à automaticamente quando o material for
enviado.
1.13.44.2.1.4. N.º de páginas
Ao fornecer uma fotocópia, inserir aqui o número de páginas enviado à entidade
requerente. Se este campo for deixado em branco, será automaticamente preenchido pelo
sistema quando o material for enviado.
1.13.44.2.1.5. Dimensão das páginas
Ao fornecer uma fotocópia, seleccione ou insira o tamanho da página (A4, etc.) do material
fotocopiado. Se este campo for deixado em branco, será preenchido automaticamente pelo
sistema quando o material for enviado.
1.13.44.2.1.6. Data esperada de devolução
Ao fornecer um documento num tipo de media, introduzir a data em que deverá ser
devolvido à sua biblioteca pela entidade requerente. Se este campo for deixado em branco,
será preenchido automaticamente pelo sistema quando o material for enviado. Pressione F9
para verificar ou modificar o formato da data.
O campo Data de devolução regista a data em que o documento foi devolvido à sua
biblioteca pela entidade requerente, sendo inserido automaticamente pelo sistema quando
clicar no botão "Devolução". Este campo é deixado em branco quando se efectua um pedido.
Pressione F9 para verificar ou modificar o formato da data.
1.13.44.2.1.8. Número do documento.
Trata-se de um campo apenas de leitura. Ao fornecer um documento com tipo de media,
este campo irá reflectir o Número admin. do material fornecido.
1.13.44.2.1.9. Sequência
Trata-se de um campo apenas de leitura. Ao fornecer um documento com tipo de media,
este campo irá reflectir o número sequencial do documento do material fornecido.
1.13.44.2.1.10. Moeda
Seleccione a moeda em que a entidade requerente será debitada pelo serviço de EIB. Se
este campo for deixado em branco, será preenchido automaticamente pelo sistema, assim que
o material for enviado.
1.13.44.2.1.11. Preço
Este campo especifica o custo (em moeda da entidade requerente) a debitar pelo serviço.
Se este campo for deixado em branco, será preenchido automaticamente pelo sistema quando
o material for enviado.
1.13.44.2.1.12. Preço local
Este campo determina o custo, em moeda local, a debitar à entidade requerente. O sistema
irá efectuar os cálculos com base nos campos "Moeda" e "Preço", aplicando-os às taxas de
câmbio. Se este campo for deixado em branco, será preenchido pelo sistema, quando o
material for enviado.
1.13.44.2.1.13. Moeda copyright
Este campo especifica em que moeda se irão pagar os emolumentos sobre os direitos de
autor. Se este campo for deixado em branco, será preenchido pelo sistema quando o material
for enviado.
1.13.44.2.1.14. Preço copyright
Este campo especifica qual o preço (em moeda do detentor dos direitos de autor) a pagar
pela parte relativa aos direitos de autor da requisição. Se este campo for deixado em branco,
será preenchido pelo sistema quando o material for enviado.
1.13.44.2.1.15. Preço local copyright
Especifica-se qual o preço a cobrar (em moeda local) pela parte relativa aos direitos de
autor da requisição. O sistema irá efectuar os cálculos com base nos campos "Moeda copyright
" e "Preço copyright r", aplicando-os às taxas de câmbio actuais. Se este campo for deixado em
branco, será preenchido pelo sistema quando o material for enviado.
1.13.44.2.1.16. Acordo copyright
Esta opção ainda não está acessível.
1.13.45. Como fornecer material requisitado ou responder à entidade/fornecedor?
Para o fornecimento do material requisitado ou para responder à Entidade, clique no botão
Entregar na janela Pedido de EIB Recebido para Registo Admin (para saber como aceder a esta
janela veja Como localizar o documento pedido?). O formulário Tipos de entregas será
visualizado. Este formulário permite seleccionar uma das respostas aos pedidos de EIB
recebidos, tais como, Exemplar enviado para empréstimo, Enviar fotocópia, Rejeitado,
Momentaneamente indisponível, e Carta. Pode, ainda, inserir uma nota na caixa com esse
nome. Esta nota será impressa no talão do pedido relevante. Seleccione a entrada apropriada
dentro das opções.
1.13.45.1. O que significam as opções?
1.13.45.1.1. Enviado para empréstimo
Seleccione esta opção se o exemplar requisitado foi enviado à entidade para empréstimo.
Será visualizado o formulário "Entrega: Empréstimo" para que sejam preenchidos os detalhes
relacionados com o exemplar fornecido. Depois de preenchido, o estado do pedido será
alterado automaticamente para SL-Sent as Loan/Enviado como empréstimo, sendo impresso
um talão de empréstimo.
1.13.45.1.2. Fotocópia emitida
Seleccione esta opção se for enviada uma fotocópia para a entidade requisitante. Será
visualizado o formulário "Entrega: Fotocópia" para preenchimento dos detalhes sobre o
exemplar fornecido. Depois disso, o estado do pedido alterar-se-à automaticamente para CLSclosed/concluído, sendo emitido automaticamente um talão de fotocópia.
1.13.45.1.3. Rejeitado
Seleccione esta opção se decidir rejeitar o pedido de EIB recebido. Será impressa uma carta
de "rejeição", passando o estado do pedido a REJ-Rejeitado.
1.13.45.1.4. Momentaneamente indisponível
Seleccione esta opção se o exemplar pedido não estiver disponível. Ser-lhe-à inquirido pelo
sistema se pretende ou não criar um Pedido de reserva para este exemplar. Se seleccionar Sim
(Criar pedido de reserva), deverá indicar qual o código de barras desse exemplar a reservar.
Depois da reserva estar criada, será impresso um talão e o estado do pedido passará
automaticamente a HLD (Hold Request/Pedido de Reserva).
1.13.45.1.5. Carta
Seleccione esta opção para enviar uma carta à entidade requisitante. Digite o texto
relevante na caixa de texto da nota.
1.13.46. Como fornecer exemplar requisitado, para empréstimo/fotocópia?
Para tal, seleccione "Enviado para empréstimo" no formulário "Tipos de Entregas" (para
saber como aceder a esta janela clique no botão Entregar na janela Pedido de EIB Recebido
para Registo Admin depois no botão entregar). Depois seleccione o tipo de entrega Empréstimo
ou fotocópia.
1.13.47. Formulário Entregar empréstimo
1.13.48. Formulário Entregar fotocópia
1.13.49. O que significam os botões dos formulários Entregar empréstimo e fotocópia?
1.13.49.1. Ok
Depois de ter preenchido o formulário, confirme com esta opção. Assim que tiver clicado no
botão OK, será impresso um talão de Empréstimo/Cópia, para colocar no material que é
enviado ao requerente.
1.13.49.2. Reler
Esta opção irá calcular a "Data esperada de devolução " para um exemplar emprestado, e
apresentará o Preço local e o Preço local copyright, com base nas taxas de câmbio actuais.
1.13.50. O que significam os campos dos formulários Entregar empréstimo e fotocópia?
1.13.50.1. Data de envio
Representa a data em que o material foi enviado para a entidade requerente.
1.13.50.2. Método de envio
Indica o modo como o material foi enviado à entidade. Por exemplo: por Correio
Aéreo/Correio Normal/etc. O valor por defeito é tirado do campo "Método de envio pretendido"
do formulário Pedido recebido de EIB para o registo Admin/Separador Pedido.
1.13.50.3. Media entregue
Campo obrigatório. Utilize a seta à direita do campo para seleccionar o tipo de Media
pretendido. Por exemplo, se tiver fornecido um livro para empréstimo, seleccione L- BOOK.
Para uma fotocópia de determinada apresentação de uma conferência, seleccione C CONFERENCE, etc. O sistema não aceitará qualquer contradição entre o campo Media
pretendido e a acção, isto é, se escolheu efectuar a opção "Entregar como Empréstimo",
seleccione "Media pretendido" com o prefixo "L"- Loan/Empréstimo. Se escolheu a opção "
Entregar como Fotocópia", deve seleccionar "Media entregue" com o prefixo "C" - Cópia.
1.13.50.4. Código de barras do exemplar (relevante para " Entregar: Empréstimo")
Este campo é obrigatório. Introduza o Código de Barras do Exemplar do documento
fornecido. Só um código de barras que combine com o registo Admin e esteja disponível para
empréstimo será aceite pelo sistema.
1.13.50.5. N.º páginas (relevante para a opção "Entregar: Fotocópia")
Ao fornecer uma fotocópia, introduzir aqui o número de páginas enviadas à entidade
requerente.
1.13.50.6. Dimensão da página (relevante para " Entregar: Fotocópia")
Quando fornece uma fotocópia, seleccione ou insira o tamanho da página (A4, etc.) do
material fotocopiado.
1.13.50.7. Data esperada de devolução (relevante para "Entregar: Empréstimo")
Ao fornecer um exemplar com tipo de Entregar: Empréstimo, inserir a data em que o
exemplar terá de ser devolvido pela entidade requerente. Se não colocar data neste campo, o
sistema calculará automaticamente a Data esperada de devolução, de acordo com a tabela
parametrizada para este estado de exemplar e em relação com a entidade requerente.
Pressione F9 para verificar ou modificar o formato da data.
1.13.50.8. Moeda
Seleccione a moeda segundo a qual a entidade requerente será debitada por este serviço.
1.13.50.9. Preço
Neste campo especifica-se o custo (na moeda da entidade de EIB) a pagar pela entidade
requerente por este serviço.
1.13.50.10. Preço local
O campo Preço local especifica o custo, em moeda local, pelo qual a entidade requerente
será debitada. O sistema efectuará os cálculos com base nos campos "Moeda" e "Preço",
aplicando a taxa de câmbo actual.
1.13.50.11. Moeda copyright
O campo Moeda copyright especifica a moeda no qual será cobrada a parte do pedido que
incida sobre os direitos de autor.
1.13.50.12. Preço copyright
O campo Preço copyright determina o preço (na moeda local do detentor dos direitos de
autor) cobrado à entidade requerente de EIB pela parte do pedido que incide sobre os direitos
de autor.
1.13.50.13. Preço local copyright
Este campo determina o montante cobrado (em moeda local) pela parte do pedido que
incide sobre os Direitos de Autor. O sistema efectuará os cálculos com base nos campos
"Moeda copyright" e "Preço copyright", aplicando a taxa de câmbio actual.
1.13.50.14. Acordo copyright
Este campo ainda não está disponível.
1.13.50.15. Nota
Pode inserir uma nota em texto livre, a qual será visualizada no talão impresso de
Empréstimo/Cópia.
1.13.51. Que formas existem de procurar um pedido de EIB recebido?
Existem três utilitários que podem ser usados quando se tenta seguir um Pedido de EIB
Recebido, Índice de pedidos recebidos, Pesquisar - pedido recebido e Percorrer - pedido
recebido.
1.13.52. Como procurar um pedido de EIB recebido, via o índice de pedidos recebidos?
A lista Índice de pedidos recebidos oferece opções que facilitam a pesquisa pelos pedidos
desejados de EIB recebidos. Clicar no ícone
pedidos externos.
, ou na opção do menu EIB externo -> Índice
1.13.52.1.1.1. Índice
Pode optar por ter a lista filtrada por ID da Biblioteca (requerente) ou por Título. Para além
disso, pode visualizar apenas aqueles pedidos relacionados com um estado de pedido
específico. Pode, também, visualizar pedidos que foram criados num determinado período de
tempo (definido nas datas dos pedidos "de" e "até"). Se deixar em branco os campos "de" e
"até", serão apresentadas todas as datas.
1.13.52.1.1.2. Digite texto
Pode saltar para um ponto determinado da lista, se digitar texto no início do índice no
espaço fornecido e pressionar a tecla Enter, ou clicando no botão Reler.
Para ver a lista de pedidos do exemplar seleccionado e efectuar uma série de
funcionalidades diferentes, relacionadas com um pedido, clique Seleccionar.
1.13.52.1.2.2. Reler
Se introduziu texto num campo (em vez de escolher a partir de um menú) deve clicar no
botão Reler para activar o índice. As entradas relevantes serão, então, apresentadas.
1.13.52.1.2.3. Limpar
Este opção efectua a limpeza dos índices.
1.13.53. Como procurar um pedido de EIB recebido, via a função pesquisar?
,
Pode utilizar a função Pesquisar para recuperar um pedido recebido. Clique no ícone
ou na opção do menu EIB externo -> Pesquisa - pedido externo. Será visualizada a janela
Obter registo através da função Pesquisar. Esta janela permite recuperar um registo
administrativo, especificando vários parâmetros, como o Número de registo, ou a parte de um
título ou o nome do autor (para a função PESQUISAR). Se um só registo for recuperado ele
será seleccionado directamente. Se mais do que um registo for recuperado, o conjunto de
registos é apresentado em formato Abreviado para visualização ou selecção. Quando a pesquisa
obtém resultados, é apresentada a janela "Pedido de EIB recebido de registo administrativo".
1.13.54. Como procurar um pedido de EIB recebido, via a função percorrer?
Pode, também, usar a função Percorrer ìndices para recuperar um pedido recebido. Clique
, ou clique na opção do menu EIB externo -> Percorrer - pedido externos. Será
no ícone
visualizada a janela Obter registo através da função Percorrer. Esta janela permite pesquisar
um registo administrativo usando uma lista de Percorrer, como Autores, Títulos, Cota, Número
de registo, etc. Escolha a lista Percorrer, insira o texto inicial da entrada que está a pesquisar e
clique em Pesquisar. A lista Percorrer será apresentada, mostrando o número de registos
bibliográficos relacionados. Se a entrada na lista Percorrer estiver ligada a um registo de
autoridade, a apresentação inclui o código da base de dados de autoridades, o código de
campo da linha combinada no registo de autoridade, os valores da etiqueta 008/14-16 e a
etiqueta UPD e valor respectivo. Se a entrada for uma referência "ver", na lista é apresentado
um sinal de mais (+). Seleccione uma ou mais linhas e clique em Completo para apresentar os
registos bibliográficos. Se existir apenas um registo associado com a linha, esse registo será
visualizado. Se existir mais do que um registo associado à linha, os registos relevantes serão
visualizados numa lista abreviada. Quando a pesquisa é bem sucedida, é apresentada a janela
"Pedido de EIB recebido para registo admin".
1.13.55. Menu serviços
Pode ser acedido no módulo Empréstimos EIB da ferramenta Aleph, pelo Menu superior.
As diversas opções dos serviços permitem criar um relatório de pedidos EIB, efectuar
pesquisas, enviar uma carta para uma entidade fornecedora, recuperar pedidos de EIB, gravar
os triggers num ficheiro ou imprimi-los e refaz três índices.
1.13.55.1. EIB externo / Outgoing ILL
Para seleccionar esta opção faça, Serviços -> Outgoing ILL. E depois seleccione a opção que
pretende.
1.13.55.1.1. Imprimir relatório de novos pedidos / Print report of new requests (ill-01)
Este serviço cria um relatório de novos pedidos de EIB Enviados, os quais entraram no
sistema mas que ainda não foram processados pelos elementos do staff de EIB (ou seja, que
ainda não foram enviados à Entidade fornecedora de EIB). Eles utilizam este relatório para
saber quais os pedidos que devem ser tratados.
1.13.55.1.2. Relatório de reclamações e cartas / Claim report and letters (ill-02)
Este serviço cria um relatório de todos os pedidos de EIB que não foram satisfeitos até à data
esperada (os pedidos têm o estado SV (sent to vendor/enviado ao fornecedor) ou CLM
(claimed/reclamado) ). Pode, também, optar por imprimir uma carta para a entidade
fornecedora, por cada pedido de EIB extraordinário.
1.13.55.1.3. Enviar pedidos à british library / Send requests to the british library (ill-05)
Este serviço efectua uma pesquisa em pedidos de EIB à British Library, em formato BL, cujo
estado é RSV (Ready to send to vendor/Pronto a ser enviado ao fornecedor), permitindo enviar
uma mensagem em ARTEmail àquela instituição. A mensagem em ARTEmail contém uma lista
de pedidos de EIB. O endereço do requerente só ficará assinalado no pedido, em baixo, se for
seleccionado o ADD (Alternative Document Delivery) como uma das palavras-chave do pedido.
O ADD não é uma palavra-chave da British Library e não será colocado na transmissão ART.
Trata-se de uma palavra-chave interna, do ALEPH, cujo objectivo é indicar que o endereço do
requerente deve ser visualizado na transmissão ART, juntamento com o documento requisitado.
Este serviço produz, também, um relatório de erros para os pedidos à British Library, que não
podem ser enviados. Trata-se de pedidos em que o formato BIB (etiqueta 592 do ALEPH)
contradiz o formato requerido.
1.13.55.1.4. Relatório de pedidos de EIB / ILL request report (ill-07)
Este serviço cria um relatório de todos os pedidos de EIB efectuados por um determinado
requerente e/ou pedidos efectuados após uma determinada data. Deve ser executado
regularmente, por exemplo, uma vez por semana.
1.13.55.1.5. Relatório de pedidos sem alteração de estado / Static status requests report
(ill-08)
Este serviço cria um relatório de pedidos de EIB cujo estado não foi alterado durante o
número de dias que são definidos no formulário em cima. Deve ser executado regularmente,
por exemplo uma vez por semana.
1.13.55.1.6. Pedidos extraordinários de antigos utilizadores / Outstading requests of
former patron (ill-09)
Este serviço cria um relatório de todos os pedidos extraordinários que foram efectuados por
utilizadores cujos privilégios nas suas bibliotecas de EIB expiraram. Estes pedidos incluem
pedidos ainda não satisfeitos, e aqueles que foram satisfeitos mas em que o documento ainda
não foi devolvido à Entidade de EIB. Regularmente, por exemplo uma vez por semana.
1.13.55.1.7. Enviar lista de pedidos a uma entidade EIB / Send a list of requests to an ILL
supplier (ill-10)
Este serviço permite enviar uma carta para uma entidade fornecedora, contendo uma lista de
pedidos.
1.13.55.2. Pedidos de EIB recebidos / Incoming ILL
Para seleccionar esta opção faça, Serviços -> Incoming ILL. E depois seleccione a opção que
pretende.
1.13.55.2.1. Relatório de novos pedidos de EIB recebidos / New incoming ILL requests
report (ill-50)
Este serviço permite recuperar pedidos de EIB recebidos, imprimir um relatório desses
pedidos, e imprimir uma etiqueta para cada um. Se optar por actualizar a base de dados, os
pedidos com estado New serão alterados para PR (printed/impressos).
pretende.
1.13.55.3.1. Imprimir relatório de triggers / Print trigger report (com-01)
Este serviço permite gravar os triggers num ficheiro ou imprimi-los.
1.13.55.3.2. Refazer índice de EIB e de encomendas de aquisições / Rebuild ILL and
acquisitions order índex (acq-04)
Este serviço refaz os três índices (Índice de encomendas de aquisições, Índice de pedidos de
EIB recebidos e Índice de pedidos de EIB enviados). Cada ficheiro de índice será apagado e
recriado, pela leitura de todas as encomendas de Aquisições/registos de pedidos de EIB.
1.14.
Controlo de exemplares
1.14.1. Como entrar no Controlo de exemplares?
Programs -> Aleph500 -> Items. Em alternativa pode utilizar a barra de ferramentas do sistema
.
e clicar sobre o ícone
1.14.2. O módulo do Controlo de exemplares pode ser utilizado em que operações?
O módulo do Controlo de exemplares pode ser utilizado para adicionar, modificar e apagar
registos de exemplares do sistema.
1.14.3. No que consistem os registos de exemplares?
Os registos de exemplares são necessários para as actividades de circulação e empréstimo
e para o controlo de periódicos. Cada cópia física existente na biblioteca deve ter um registo de
exemplares, se vai entrar em circulação, e deve ter, também, um registo de exemplares para se
efectuar a recepção dos periódicos. Os registos de exemplares devem, também, ser criados e
modificados nos módulos de Aquisições, Periódicos e Empréstimos, embora as funcionalidades
de criação e actualização dos exemplares seja mais limitada.
Os registos de exemplares estão ligados aos registos ADM, não podendo existir sem um
registo ADM. Cada exemplar é identificado pelo número de registo ADM e por um número
sequencial. Cada exemplar deve, também, ter um identificador único no campo código de
barras. Os registos de exemplares podem, também, ser ligados aos registos HOL, através do
campo ligação-ao-número-hol no registo de exemplares. Se este link estiver presente, a
informação sobre a localização do exemplar é gerida pelo registo HOL. Este registo contém essa
localização, a colecção e a sub-biblioteca. Neste caso, modificando o registo HOL modifica,
também, a informação de localização no registo de exemplares.
1.14.4. Como aceder aos exemplares através do código de barras?
, ou
Pode aceder aos exemplares por código de barras ou cota, clicando no ícone
seleccionando a opção do menu Pesquisar -> Número do código de barras, ou usando a
sequência de teclas Ctrl+B. Para pesquisar um exemplar pela sua Cota (ou Cota-2), o primeiro
caracter deve ser o Tipo de Cota ( isto é, 0 ou 1, etc.), e o resto a Cota ela mesmo. Quando se
pesquisa por código de barras, basta inserir o número respectivo.
1.14.5. Como aceder aos exemplares através da função Pesquisa?
Pode aceder aos exemplares clicando no ícone
, ou seleccionando a opção do menu
Pesquisar -> Pesquisa, ou usando a sequência de teclas Ctrl+F. Aqui pode recuperar um
registo administrativo e seus exemplares associados, especificando vários parâmetros, como o
Número do Registo Bibliográfico, ou um título parcial ou nome do autor. Se mais do que um
registo administrativo for obtido pelos parâmetros da pesquisa, poderá ver a informação
bibliográfica de cada um e depois escolher o registo que interessa.
1.14.6. Como aceder aos exemplares através da função Percorrer?
Pode aceder aos exemplares clicando no ícone
, ou seleccionando a opção do menu
Pesquisar -> Percorrer, ou usando a sequência de teclas Ctrl+S. Pode percorrer um índice (por
exemplo de títulos ou de números da Biblioteca do Congresso) para encontrar o título que
procura. Se experimentar, após de obter resultados, se clicar no botão Seleccionar vai abrir
esse registo. Pode examinar qualquer registo apresentado na Lista Abreviada em formato de
visualização Completa, seleccionando-o e clicando em Completo. Neste formato de visualização,
pode mover-se entre os registos apresentados na Lista Abreviada, utilizando as opções Registo
Anterior ou Próximo Registo. Depois de ter encontrado o registo certo, clique em Seleccionar
para abri-lo, ou em Cancelar para voltar para a janela Percorrer.
1.14.7. Como mover registos de administração para outro?
A janela de Navegação do OPAC GUI permite mover registos de exemplares e/ou registos
de encomendas de Aquisições, e/ou registos de assinaturas de periódicos, de um registo ADM
para outro. Se tiver um registo BIB duplicado (e, portanto, um registo ADM duplicado), é
possível mover os registos, de um ADM incorrecto para o ADM correcto. Pode adicionar um
número de registos BIB para o Mapa de Navegação, e depois utilizar "drag and drop" para
mover registos de exemplares e/ou registos de encomendas de Aquisições, de um registo para
outro dentro da mesma base ADM. Note que esta característica não é afectada pelo número de
ADMs envolvidos (ou seja, um único ou múltiplos ADMs). Pode passar de um registo ADM para
outro, dentro da mesma base ADM.
Devem ser tidos em consideração os seguintes aspectos da janela de Navegação do OPAC
GUI. No Módulo de Pesquisa (OPAC GUI), quando visualiza um registo em formato de
visualização completo, dispõe de um botão "Mapa NAV". Pode adicionar vários registos BIB à
mesma visualização no Mapa NAV. Na secção esquerda da janela Mapa NAV, pode passar para
os exemplares, encomendas, subscrições de periódicos. Note que até pode mover um exemplar
que está emprestado. O sistema encarrega-se, também, de mover o registo de empréstimo
relevante.
1.14.8. Janela de navegação
Qualquer que seja o método usado para recuperar um registo, a janela que será visualizada
é a Janela de Navegação para o registo administrativo. Para aceder a esta janela tem de
primeiro recuperar um registo, e segundo seleccionar um registo e clicar em Completo e depois
em Seleccionar.
1.14.8.1.
Edita o registo bibliográfico no módulo de Catalogação.
1.14.8.1.2. Visualização OPAC
Para transferir para o OPAC, de modo a visualizar o registo e obter uma percepção real dos
vários formatos definidos no sistema.
Editar o registo ADM que está a visualizar no módulo de Catalogação.
Editar o registo HOL que está a visualizar no módulo de Catalogação.
Para visualizar a informação sobre Periódicos do registo seleccionado.
Para visualizar a informação da Lista de encomendas do registo seleccionado.
1.14.8.1.7. EIB
Para visualizar a informação do registo seleccionado no módulo de EIB, editando o pedido
de EIB associado ao exemplar.
Para visualizar a informação do registo no módulo de Empréstimos, acedendo à Lista de
exemplares. Posteriormente, poderá efectuar operações de pedidos de fotocópias ou de
reservas.
1.14.8.1.9. Triggers
Um trigger é um aviso para efectuar uma determinada operação relacionada com o registo.
Utilize esta opção para adicionar um trigger ao exemplar.
1.14.8.1.10. Linhas corrigidas
Seleccione esta opção para ver o registo ADM, ou para editá-lo sem perda de tempo,
adicionar ou apagar uma linha do registo. Não terá acesso a qualquer das ferramentas de
edição disponíveis no módulo de Catalogação, como Novo campo (escolher da lista), Abrir ficha
e Ajuda no campo, Para obter todas as funcionalidades de edição quando actualiza um registo
ADM, escolha antes a opção Catalogar ADM.
1.14.9. Como ver a lista de cópias disponíveis (lista de exemplares) para um determinado
registo Administrativo?
É possível ver a lista de cópias disponíveis para um determinado registo ADMinistrativo.
Para aceder a esta lista, recupere o registo que pretende, depois de o encontrar clique em
Completo e de seguida em Seleccionar.
A informação visualizada por cada exemplar é definida pelo administrador do sistema,
podendo incluir vários campos do registo de exemplar, como o número sequencial do exemplar
no registo administrativo; o número do código de barras; a sub-biblioteca ao qual pertence;
uma descrição do exemplar e o seu estatuto de empréstimo. A ordem dos exemplares é
definida pelo adminstrador do sistema, podendo ser diferente para "fascículos" e outros tipos
de exemplares. Por exemplo, os fascículos podem ter uma definição de ordenação por anovolume-parte-fascículo, numa ordem descendente, enquanto os exemplares que não são
fascículos são dispostos por ordem ascendente, de acordo com a fórmula volume-partedescrição-sub-biblioteca. As bibliotecas que utilizam os registos HOLdings para controlar
informação de localização, podem optar por listar os exemplares por registo HOL. A ordenação
não depende da informação visualizada. Pode ordenar a forma como os exemplares aparecem
na lista, de acordo com parâmetros diferentes, como sejam o ano, o volume, a sub-biblioteca, a
colecção, a localização, etc. A ordem varia consoante o tipo de material é Fascículo ou outro.
Pode alterar manualmente a ordem de acordo com as opções disponíveis no menú do campo
Opções de Ordenação, na parte inferior da janela. Note: Se a rotina de ordenação utilizar
campos cronológicos ou de enumeração, e se esses campos estiverem vazios, será então
utilizado o campo de descrição do exemplar.
1.14.9.1.
O que significam os botões da lista?
Clique em Modificar para alterar o registo de exemplares seleccionado. Será apresentado o
formulário do Exemplar.
Escolha esta opção para adicionar um novo registo de exemplares. Será apresentado o
formulário do Exemplar.
Escolha esta opção para copiar o registo de exemplares seleccionado. O formulário do
Exemplar será copiado e visualizado para edição. À cópia será atribuído um novo número
sequencial.
1.14.9.1.4. Apagar
Para apagar um registo de exemplares, seleccione o exemplar desejado e pressione
Apagar. Receberá uma mensagem a pedir que confirme. Note que se um exemplar estiver
emprestado, o sistema não deixará apagar o registo de exemplares no módulo de Controlo de
Exemplares. Deve, primeiro, apagar a transacção de empréstimos no módulo de Empréstimos,
e só depois apagar o registo de exemplares no módulo de Controlo de Exemplares. Nunca
poderá apagar um registo de exemplares através do módulo de Empréstimos. No entanto, se
um exemplar tiver Pedidos de Reserva/Fotocópias e tentar apagá-lo no módulo de Controlo de
Exemplares, surgirá uma mensagem a permitir a operação, desde que o fim da data do pedido
seja posterior ou igual à data actual. Se confirmar o procedimento de eliminação o registo de
exemplares será apagado, mas não os pedidos.
1.14.9.1.5. Ver
Utilize esta opção para visualizar informação sobre o exemplar seleccionado.
1.14.9.1.6. Etiqueta
Utilize esta opção se pretender emitir um talão para o exemplar seleccionado, em formato
Notepad. Pode inserir o nome do ficheiro em que a etiqueta será guardada, para posterior
impressão. Esta opção pode ser utilizada, ainda, para emissão de códigos de barras, se o posto
de trabalho estiver devidamente configurado para tal e dispuser de uma impressora com Pode,
também, imprimir etiquetas em batch, através da opção de Serviços -> Imprimir Etiquetas para
os Exemplares (item-3).
1.14.9.1.7. Encadernação
Se o exemplar seleccionado for um periódico, utilize esta opção para efectuar o
agrupamento dos fascículos e seleccionar a forma como podem ser encadernados. Permite,
também, efectuar alterações globais. Será visualizada a Lista de exemplares para
encadernação.
Clique neste botão para obter uma lista das alterações efectuadas num exemplar. Será
apresentada a janela Registos dos exemplares em histórico.
1.14.9.1.9. Histórico todos
Clique nesta opção para visualizar uma lista das alterações efectuadas em todos os
exemplares da lista. Será apresentada a janela Registos dos exemplares em histórico.
Clique nesta opção para obter o sumário dos empréstimos do exemplar.
Clique nesta opção para efectuar alterações num conjunto seleccionado de exemplares.
Será visualizado o formulário de Alterações globais. As alterações serão feitas em todos os
exemplares da lista ou num conjunto de exemplares seleccionado, de acordo com critérios bem
definidos.
Clique nesta opção para visualizar a lista de registos HOLdings relacionados. Será
apresentada a Lista de ligações holdings.
1.14.10. Formulário Exemplar
Quando clica nos botões Modificar, Adicionar, Duplicar ou Ver da Lista de exemplares (para
a aceder recupere um registo, ao encontrar seleccione-o, faça Completo e depois Seleccionar),
é visualizado o formulário do Exemplar. Este formulário está dividido em quatro partes
(Informação geral (1), Informação geral (2), Informação periódico e Níveis de periodicidade),
acessíveis clicando no separador de cada uma. É-lhe dado um tempo limite de 100 segundos
para trabalhar no formulário. Durante esse tempo, outros operadores podem ler mas não
modificar o mesmo registo de exemplares. Findo esse período de tempo, não conseguirá
efectuar quaisquer alterações ao registo, a não ser que feche o formulário e seleccione de novo
o exemplar.
1.14.11. Como aceder ao formulário do Exemplar?
Para aceder ao formulário do Exemplar, recupere um registo, ao encontrar seleccione-o,
faça Completo e depois Seleccionar, por fim na lista de exemplares clique em Modificar,
Adicionar ou Duplicar.
Com este botão, o sistema vai guardar todas as alterações que tiverem sido feitas no
formulário, desde que tenham sido efectuadas dentro do tempo limite de edição do formulário.
Deve preencher todas as secções relevantes, antes de pressionar o botão Actualizar. Será
avisado se algum campo obrigatório faltar, ou se o sistema detectar um erro.
1.14.11.1.1.2. Defeito
Ao pressionar Defeito, a informação inserida em certos campos do formulário actual
passará a constar de todos os formulários abertos a partir desse momento (ou até gravar
outros valores pré-definidos). Todos os campos preenchidos do registo são gravados e copiados
para todos os novos registos. Se quiser limpar todos os campos guardados por defeito,
seleccione a opção do menu Ficheiro -> Apagar valores por defeito.
Escolha esta opção para obter informação sobre o histórico de empréstimos e pedidos de
reserva, para além do estado actual do exemplar.
1.14.11.1.1.4. Reler
Escolha esta opção para actualizar o ecrã.
O código de barras é obrigatório. Pode utilizar um leitor de códigos de barras para ler o
código de barras que associou ao exemplar. Em alternativa, pode deixar o campo em branco e
o sistema atribuirá um número assim que clicar em Reler ou Actualizar.
Esta informação é obrigatória. Pode escolher a sub-biblioteca do menú. As opções
disponíveis são determinadas pelo administrador do sistema. Note que só é possível adicionar
ou actualizar um exemplar de uma biblioteca se tiver permissões de acesso.
1.14.11.1.2.3. Colecção
Informação opcional. A sua biblioteca pode indicar colecções chamadas Mapas, Grandes
formatos ou 4.º Andar. Pode escolher a partir de uma lista de colecções válidas para a subbiblioteca seleccionada, clicando no botão à direita do campo.
Neste campo define-se o tipo de cota utilizado nos campos de cota seguintes. Pode
escolher a partir de um menu.
1.14.11.1.2.5. Cota temporária
Se assinalada a caixa respectiva, indica-se ao sistema que a informação de localização
(Sub-biblioteca, Cota e Tipo de Cota) deste registo de exemplar não deve ser actualizada a
partir do registo de Holdings.
1.14.11.1.2.6. Cota
Código alfanumérico que identifica o local onde o exemplar está arrumado. Conforme a
parametrização efectuada pelo administrador do sistema no módulo de Controlo de exemplares,
pode inserir texto, escolher de um menu, ou activar um contador automático, bastando, para
tal, digitar ? e o código do contador. Neste caso, o sistema atribui automaticamente uma cota,
assim que pressionar o botão Actualizar. Se pretender que a Cota inclua um sub-campo, digite
dois dólares (selected exemplar). Se a biblioteca atribuír apenas uma cota ao exemplar, deve-se
certificar que preenche este campo e que deixa o campo "2.ª Cota" em branco.
1.14.11.1.2.7. 2.º Tipo de cota
Utilize este campo para definir um 2.º Tipo de Cota da 2.ª Cota (se utilizar uma 2.ª cota).
1.14.11.1.2.8. 2.ª Cota
Código alfanumérico que identifica o local de arrumação do exemplar. Conforme a
parametrização efectuada pelo administrador do sistema no módulo de Controlo de Exemplares,
pode inserir texto, escolher de um menú, ou activar um contador automático, bastando, para
tal, digitar ? e o código do contador. Neste caso, o sistema atribuirá automaticamente uma
cota, assim que pressionar o botão Actualizar. Se a biblioteca atribuír apenas uma cota ao
exemplar, deve-se certificar que preenche o primeiro campo Cota e que deixa este em branco.
A 2.ª Cota não é controlada pelo registo de holdings.
1.14.11.1.2.9. Cópia número
Este campo é opcional. Pode ser utilizado quando se efectuam Alterações globais. Note: Os
seguintes três campos são partilhados por Periódicos e por Monografias. Para um periódico,
estes campos incluem Volume, Fascículo e Descrição do fascículo; para monografias eles são
utilizados para trabalhos em múltiplos volumes, e incluem Volume, Parte, Descrição. Os campos
de enumeração são usados para identificar múltiplas cópias do mesmo exemplar em
empréstimo.
Esta informação destina-se a trabalhos em múltiplos volumes. Se um exemplar for um
trabalho único, deixar em branco este campo. Pode ser usado para determinar a ordem da lista
de exemplares, e embora possa inserir tanto caracteres como números, sugere-se que use
números. Para fascículos, o volume é preenchido a partir do registo de Periodicidade.
Esta informação destina-se a trabalhos em múltiplos volumes. Se o exemplar for um
trabalho único, deixe em branco este campo. Inserir o fascículo ou número da parte.
1.14.11.1.2.12. Descrição
Este campo é utilizado para fornecer informação acerca do volume em particular. Para
fascículos a informação é copiada do registo de Periodicidade. Para monografias em vários
volumes deve inserir a informação apropriada.
Campo obrigatório. Escolha o tipo de material do menú. As escolhas específicas
disponibilizadas no menu são determinadas pelo administrador do sistema. Ter em atenção que
a ordenação da Lista de Exemplares pode ser diferente para material do tipo "ISSUE" (bem
como o tipo "ISSBD" para fascículos encadernados) do que relativamente a outros exemplares.
Campo obrigatório. Define o estatuto de empréstimo do exemplar. Escolha-o do menu. As
escolhas específicas disponibilizadas no menú são determinadas por estatutos válidos para a
sub-biblioteca.
1.14.11.1.2.15. Estado de processamento do exemplar
Este campo é opcional. É actualizado, também, através dos procedimentos dos módulos de
Aquisições, Periódicos e Controlo de exemplares.
1.14.11.1.2.16. Ligação HOL
Campo opcional. Utilizado para ligar o registo de exemplares a um registo de holdings, caso
em que a informação de cota (Sub-biblioteca, Colecção, Tipo de cota e Cota) é controlada pelo
campo 852 do registo de holdings.
1.14.11.2.1.2. Defeito
1.14.11.2.1.4. Reler
1.14.11.2.2.1. Nota OPAC
Campo opcional. O texto introduzido aqui aparecerá no OPAC para informação do utilizador.
1.14.11.2.2.2. Nota de circulação
Opcional. O texto inserido neste campo pode ser visualizado quando um exemplar está
emprestado ou quando é devolvido (se a parametrização do módulo de Empréstimos tiver sido
definida para englobar a visualização desta nota).
1.14.11.2.2.3. Nota interna
Esta informação é opcional. O texto inserido aqui aparecerá neste formulário e na janela de
Navegação e é só para o staff da biblioteca.
1.14.11.2.2.4. Número da encomenda
Opcional. Quando o registo de exemplares é criado nas Aquisições, o Número da
Encomenda é copiado automaticamente para este campo. Pode utilizar a seta (à direita do
campo) para abrir a janela Lista de Índices de encomendas, e seleccionar o número de
encomenda requirido para este registo de Exemplar.
1.14.11.2.2.5. Factura
Opcional. Inclui os detalhes seguintes: Código do Fornecedor, número da Factura Geral,
número da Factura e número sequencial das Linhas da Factura atribuídos ao número de
Encomenda citado no campo Número da Encomenda. Para o preenchimento deste campo, use
a seta (à direita do campo) para abrir a Lista de Facturas por Número de Encomenda, e para
seleccionar a linha de factura relevante.
1.14.11.2.2.6. Nota da factura
Campo apenas de leitura. Na hipótese de seleccionar o campo Factura, a nota da Factura é
visualizada neste campo.
1.14.11.2.2.7. Número de inventário
Opcional. Pode ser atribuído um Número de Inventário único. Dependendo da
parametrização efectuada pelo administrador do sistema no módulo de Controlo de exemplares,
pode digitar um número, escolher um contador automático de um menú, ou activar um
contador automático, através da inserção do caracter ? e do código do contador. Neste caso, o
sistema atribui automaticamente um Número de inventário, assim que pressionar o botão
Actualizar.
1.14.11.2.2.8. Data de inventário
Data em que foi atribuído o Número de inventário. Se deixar este campo em branco e
inserir um Número de inventário, o sistema preenche automaticamente a Data de inventário
quando se pressiona o botão Actualizar.
1.14.11.2.2.9. Preço
Se o exemplar for criado através das Aquisições, o Preço é computado pelo sistema,
utilizando a informação introduzida no formulário de Encomenda. O preço local é dividido pelo
número de unidades. Quando é fechada a encomenda, o preço do exemplar é, de novo,
calculado: a quantidade de todas as facturas atribuídas à encomenda é dividida pelo número de
unidades. Se o Preço for modificado ou o registo de exemplares for criado numa altura
diferente, o Preço deve ser reportado manualmente.
1.14.11.2.2.10. Estatística
Opcional. Pode inserir texto até 10 caracteres. Pode querer inserir informação como o
departamento, ou a colecção, para a qual foi adquirido o documento. Um formulário Editar
Campo de Estatística do Exemplar pode ser visualizado quando se pressiona a seta à direita do
campo Estatística, conforme a parametrização do sistema.
Data em que o registo de exemplar foi criado. É preenchida automaticamente pelo sistema.
A última vez em que o registo foi actualizado. A data é preenchida automaticamente pelo
sistema.
1.14.11.3. Separador Informação periódico
Este separador relaciona-se com os exemplares que são fascículos de publicações
periódicas, e o conteúdo do campo é criado automaticamente pelo sistema de controlo de
periódicos.
1.14.11.3.1.2. Defeito
1.14.11.3.1.4. Reler
1.14.11.3.2.1. Periodicidade
Número da linha na Periodicidade do módulo de Periódicos. É preenchido automaticamente
pelo sistema se um exemplar foi aberto naquele módulo.
1.14.11.3.2.2. N.º Subscrição
Número sequencial da Assinatura no módulo de Periódicos. Preenchido automaticamente
pelo sistema, caso o exemplar tenha sido aberto naquele módulo. Este campo pode ser editado.
O operador pode seleccionar o número de assinatura da caixa, com todas as subscrições
possíveis do documento.
1.14.11.3.2.3. Páginas
Opcional. Inserir as páginas incluídas no fascículo.
1.14.11.3.2.4. Descrição
Este campo é usado para fornecer informação ao utilizador final, acerca daquele volume em
particular. Para fascículos a informação é copiada do registo de Periodicidade. Para monografias
em vários volumes deve introduzir informação apropriada.
Data em que foi publicado o fascículo. Quando o exemplar é criado ou modificado, este
campo - que o sistema definiu como zero - é corrigido, sendo definido para a data actual.
Pressione a tecla F9 para determinar qual o formato actualmente utilizado para inserção da
data. Por exemplo, não existe diferença visual entre o formato dia/mês/ano e o formato
mês/dia/ano. Pressionando F9, pode ainda alterar o formato de inserção da data.
1.14.11.3.2.6. Data esperada de chegada
Data prevista de chegada do fascículo, tomando em linha de conta o atraso entre a data de
publicação e a data do recibo, ou primeiro período de reclamação, tal como está definido no
formulário da Subscrição. Para exemplares em que o Tipo de Material é ISSUE: Quando o
exemplar é criado ou modificado, o campo Data esperada de chegada - que o sistema definiu
como zero - é corrigido, sendo definido como a data actual. Pressione a tecla F9 para
determinar qual o formato que está a ser usado para inserção da data. Por exemplo, não existe
diferença visual entre o formato dia/mês/ano e o formato mês/dia/ano. Desta forma, pode
modificar, também, o formato de inserção da data.
Data em que o material foi recepcionado. Pressione a tecla F9 para determinar qual o
formato que está a ser utilizado para inserir a data. Por exemplo, não existe diferença visual
entre o formato dia/mês/ano e o formato mês/dia/ano. Desta forma, pode modificar, também,
o formato de inserção da data.
1.14.11.3.2.8. Indicador de falhas
Este campo indica qual a razão para uma quebra na enumeração e na cronologia. G – Com
falhas, N – Sem falhas, X – Irrelevante.
1.14.11.4. Separador Níveis de periodicidade
1.14.11.4.1.2. Defeito
1.14.11.4.1.4. Reler
Se na sua enumeração este periódico utiliza o ano, e esta informação foi inserida na janela
de Periodicidade, aqui constará o número do volume copiado daí. Se, no entanto, estiver a
adicionar um novo fascículo, este campo ficará vazio, podendo inserir-se o número do volume
relevante, para que a ordenação dos fascículos fique correcta.
Se esta informação foi inserida na janela de Periodicidade, aqui constará o Número do
fascículo copiado daí. Se, no entanto, estiver a adicionar um novo fascículo, este campo ficará
vazio e deverá inserir o número do fascículo relevante, para que a ordenação dos fascículos
fique correcta. Se se tratar de um fascículo suplementar ou de um índice, pode assegurar que o
fascículo seja visualizado na sequência correcta, através da adição de um ponto decimal ao
número do fascículo.
1.14.11.4.2.3. Nível enumeração 3 (C)
Opcional. Inserir o número da parte deste fascículo, se o periódico estiver organizado desta
maneira.
1.14.11.4.2.4. Nível enumeração 4 (D)
Se este periódico tiver mais do que 3 níveis de enumeração, serão visualizados os dados
relevantes neste campo, e nos campos da enumeração E e F, se aplicável.
1.14.11.4.2.5. Nível enumeração 5 (E)
Ver Nivel enumeração 4 (D) para ajuda.
1.14.11.4.2.6. Nível enumeração 6 (F)
Ver Nivel enumeração 4 (D) para ajuda.
1.14.11.4.2.7. Num. alt. 1 (G)
Se este periódico utilizar enumeração alternativa, os dados relevantes serão visualizados
neste campo.
1.14.11.4.2.8. Num. alt. 2 (H)
Se este periódico usar um segundo nível de enumeração alternativa, os dados relevantes
serão visualizados neste campo.
1.14.11.4.2.9. Nível cronológico 1 (I) (Ano)
Se este periódico usar o ano na sua enumeração, e inserir esta informação na janela de
Periodicidade, este será o ano copiado daí. Se, no entanto, estiver a adicionar um novo
fascículo, este campo ficará vazio e deve introduzir o ano relevante, se aplicável.
1.14.11.4.2.10. Nível cronológico 2 (J)
Se o segundo, terceiro ou quarto níveis cronológicos também se aplicarem a este periódico
(por exemplo, meses ou estações), os dados relevantes serão visualizados neste campo e nos
campos Nível cronológico (K) e Nível cronológico (L), se aplicável.
1.14.11.4.2.11. Nível Cronológico 3 (K)
Ver o Nível cronológico 2 (J) para ajuda.
1.14.11.4.2.12. Nível cronológico 4 (L)
Ver o Nível cronológico 2 (J) para ajuda.
1.14.12. Como efectuar alterações num conjunto seleccionado de exemplares?
Para aceder à janela responsável por efectuar alterações globais a um dado conjunto de
exemplares, aceda à lista de exemplares (pode aceder efectuando a pesquisa de um registo), e
clique no botão Alterações globais. Será apresentado um formulário com duas secções,
“Seleccionar por”, para inserir filtros para os registos de exemplares a incluir nas alterações
globais e “Alterar para”, para inserir os valores do novo campo.
Alguns campos da secção Seleccionar por já estão preenchidos. São retirados dos campos
que são definidos para o exemplar seleccionado. Pode pagar ou alterar os valores nestes
campos como desejar. Pode, também, introduzir em qualquer campo, o valor * para incluir
todos os valores para este campo, e o valor - para seleccionar apenas exemplares que não têm
um valor neste campo. Nesta secção, insira um asterisco (*) ou deixe em branco este campo
para alterar TODOS os estados de processamento do exemplar, inserir um hífen (-) para
efectuar uma alteração, apenas se o campo Estado de Processamento do Exemplar for deixado
em branco, inserir um asterisco (*) ou deixar em branco este campo para alterar TODOS os IDs
de Storage Remoto, inserir um hífen (-) para efectuar uma alteração, apenas se este campo for
deixado em branco.
Na secção "Alterar para", todos os campos de filtros podem ser alterados, à excepção dos
que dizem respeito ao Ano/Volume. Se a localização for controlada por um registo de holdings,
ela não poderá ser alterada, embora alterando a ligação a um registo de holdings se consiga,
evidentemente, alterar a localização. Também pode utilizar o campo Localização temporária
para alterar o estado de localização temporária do Exemplar. Inserir ZZ no campo Estado de
processamento do exemplar para alterar o estado para EM BRANCO="Sem Processamento", ou
deixar em branco este campo se não pretender alterar o Estado de processamento do
exemplar. Inserir ZZ para alterar o ID Storage Remoto para EM BRANCO="Sem ID Storage
Remoto", ou deixar em branco este campo se não pretender alterá-lo.
1.14.12.1.1. Link HOL
Recupera exemplares que contêm este link. Trata-se do número de sistema do registo de
Holdings ao qual o exemplar está ligado.
1.14.12.1.2. Copiar número
Recupera exemplares que contêm este número de cópia.
1.14.12.1.3. Colecção
A biblioteca pode designar como colecções os Mapas, os Grandes Tamanhos ou o 4.º
andar. Digite a colecção ou escolha do menu.
Recupera exemplares existentes nesta sub-biblioteca. Escolha-a do menu. As escolhas
específicas disponíveis são determinadas pelo administrador do sistema.
Recupera exemplares que têm este estatuto. Escolha-o do menu. As escolhas específicas
disponíveis no menú são determinadas pelo administrador do sistema.
1.14.12.1.6. Estado de processamento do exemplar
Recupera exemplares que têm este estado. Digite-o ou escolha-o do menu.
1.14.12.1.7. ID Storage Remoto
Recupera exemplares com esta identificação. Digitá-la ou escolher do menu.
1.14.12.1.8. Ano
Recupera exemplares deste ano. Inserir o ano da revista em que foi publicado este
fascículo. Assegure-se que utiliza sempre quatro dígitos para indicar o ano, por exemplo, 1997
em vez de apenas 97. Pode, também, utilizar hífens e barras, por exemplo, 1997/1998 (para
indicar que um volume começa em determinado ponto do ano e termina 12 meses depois, do
ano seguinte) ou 1998-1999 (para indicar que um volume vai do princípio de um ano até ao fim
do ano seguinte). Se pretender identificar um periódico apenas pelo volume e não pelo seu
ano, deixar em branco o campo.
1.14.12.1.9. Volume
Recupera exemplares que têm este número de volume. Esta informação diz respeito a
obras em vários volumes. Se o exemplar for uma obra num só volume, deixe em branco este
campo.
1.14.12.1.10.
Localização
Recupera exemplares que têm esta localização. A caixa pequena é o Tipo de localização e a
caixa grande é a Localização.
1.14.13. Como visualizar o histórico das alterações efectuadas nos registos de exemplares?
Seleccione Histórico ou Histórico todos, na lista de exemplares (pode aceder efectuando a
pesquisa de um registo) para visualizar o histórico de todos os exemplares das alterações
efectuadas nos registos de exemplares. Clique em Ver para visualizar o registo. Dependendo do
tipo de alteração efectuada, a versão anterior do registo de exemplares pode ser restaurada,
clicando no botão Restaurar. Escolha Remover para apagar o registo em histórico.
1.14.14. Como fazer uma catalogação rápida nos exemplares?
Uma outra forma de chegar à Lista de exemplares é através da opção Catalogação rápida
do módulo de Controlo de exemplares. Esta opção está acessível seleccionando a opção do
menu Pesquisar -> Catalogação rápida. Com isto é possível efectuar uma catalogação abreviada
de um registo, com informação mínima. Depois de preencher os campos, clique em Ok. É
apresentada a Lista de exemplares para o registo. Agora, pode adicionar novos exemplares a
este registo. Nota: esta tabela tem de ser editada na base BIB (para criação do registo BIB) e
na base Administrativa (para a criação do registo ADM).
1.14.15. No que consiste a encadernação?
A encadernação é definida como o procedimento em que um grupo de exemplares
(fascículos de publicações periódicas ou volumes em série) são 'unidos' num só exemplar novo
(o volume encadernado), e portanto anulados (embora ainda permaneçam no sistema como
exempares em 'histórico'). A forma pela qual o OPAC indica que os volumes/exemplares foram
removidos para encadernação é, também, parte do procedimento.
1.14.16. Como encadernar um exemplar?
A primeira janela envolvida é a Lista de Exemplares (pode aceder à lista efectuando a
pesquisa de um registo). Seleccione ou abra o registo relevante, que tenha exemplares para
encadernar, no módulo de Controlo de Exemplares, e será visualizada a Lista de Exemplares.
Seleccione um exemplar e clique na opção Encadernação da Lista de Exemplares, e será
visualizada a janela Lista de Exemplares para Encadernação.
Nota Importante: Os exemplares para inclusão na Lista de Exemplares para Encadernação
são apenas filtrados por sub-biblioteca. Portanto, se a sua biblioteca tiver mais do que uma
cópia (assinatura) deste título em particular, é importante que seleccione um exemplar
pertencente à sua própria sub-biblioteca (ou aquela em que está a efectuar a encadernação).
Pode utilizar as setas para mover os exemplares para trás e para a frente, entre os dois frames.
Esta janela tem duas partes, do lado esquerdo, pode ver todos os exemplares pertencentes
à sub-biblioteca em que está a proceder à encadernação.
Pode, depois, ordenar os exemplares para encadernar no frame do lado direito, através da
seta virada para a direita. Pode seleccionar mais do que um exemplar no frame do lado
esquerdo, antes de os passar para a direita.
Seguidamente seleccione Encadernar. Será visualizado o Formulário do Exemplar para a
nova encadernação: Modificá-lo de acordo com quaisquer novos parâmetros associados com o
volume encadernado. Por exemplo, os campos Descrição, Colecção, e Cota podem precisar de
actualização. Note que depois de pressionar o botão Actualizar no Formulário do Exemplar
modificado, ocorrem alterações, um novo valor, 'ISSBD', é inserido no campo Tipo de Material,
um novo valor, 'BD', é inserido no campo Estado de processamento do exemplar, o 'ISSBD' é
um tipo de material especial, atribuído automaticamente pelo sistema para encadernar
exemplares do volume, possibilitando que sejam ordenados como fascículos de periódicos, e o
valor 'BD' é alocado automaticamente para encadernar exemplares do volume, de modo a
indicar aos utilizadores do OPAC que aqueles exemplares estão a ser encadernados.
1.14.17. Como aceder ao histórico do exemplar?
Os exemplares que formam um exemplar em volume recentemente criado são rejeitados
automaticamente mas são mantidos no sistema como registos do histórico. Para os ver, devese seleccionar esse exemplar em causa na Lista de Exemplares (pode aceder à lista efectuando
a pesquisa de um registo) e Pressionar o botão Histórico.
1.14.18. Como configurar um procedimento para controlar os exemplares?
Tal como as actividades relacionadas com a encadernação, também pode precisar de
configurar um procedimento para controlar os exemplares que foram removidos fisicamente da
estante e enviados para um encadernador. Quando um exemplar é removido da estante, passa
um determinado período de tempo até que o exemplar seja devolvido à estante, incluído num
volume encadernado.
Existem duas formas de indicar aos utilizadores que um exemplar está indisponível
temporariamente, já que foi removido para encadernar. Através do módulo de Empréstimos,
'entregar' o exemplar encadernado ao fornecedor (encadernador), e 'devolvê-lo' à biblioteca
quando ele chega. Isto permite aos utilizadores do OPAC visualizar a 'Data esperada desse
exemplar. Ou inserir um texto adequado ao novo Estado de processamento do exemplar (por
exemplo, Enviado para Encadernação), para indicar aos utilizadores do OPAC que o exemplar
está fora para encadernação, sem especificar uma data esperada.
1.14.19. Como visualizar ou efectuar uma impressão de um relatório de volumes completos?
Pode visualizar ou efectuar uma impressão de um relatório sobre um determinado título,
listando volumes em que todos os seus fascículos estão verificados. Isto pode ser útil para o
processo de preparação da encadernação. Este relatório pode incluir volumes com fascículos
ainda não chegados, de acordo com um parâmetro configurado numa tabela pelo administrador
do sistema. Esse parâmetro define um número máximo de dias para a chegada dos
exemplares, seguido da sua Data esperada de chegada (EDA), depois da qual o volume
contendo esses exemplares é considerado completo, apesar de não estar disponível na
biblioteca, constando do relatório. Para imprimir o relatório, deve-se abrir o registo no módulo
de Controlo de Exemplares e seleccionar a opção do menu Utilitários -> Impressão de volumes
completos, e será apresentada uma janela, onde pode filtrar os dados por sub-biblioteca e por
sequência de assinatura (cópia). Clique em imprimir.
1.14.20. Menu serviços
Pode ser acedido no módulo Controlo de exemplares da ferramenta Aleph, pelo Menu
superior. Para seleccionar uma destas opções seleccione a opção do menu Serviços. E depois
As diversas opções dos serviços permitem recuperar números de registos ADM, produz
relatório dos exemplares recuperados, actualizar registos de exemplares, recuperar exemplares
pelo código, efectuar inventário, refazer as chaves, e gravar triggers num ficheiro e imprimi-los.
1.14.20.1. Formulário de recuperação geral / General retrieval form (ret-adm-01)
Este serviço recupera números de registos ADM, colocando-os num ficheiro de output e
servindo de base a outros serviços. Por exemplo, é utilizado como ficheiro de input para o
serviço Actualizar registos de exemplares (manage-62). Produz, também, um relatório dos
exemplares recuperados, o qual pode ser encontrado na directoria PRINT, com o mesmo nome
do ficheiro de output usado antes.
1.14.20.2. Actualizar registos de exemplares / Update item records (manage-62)
Este serviço toma um Registo de exemplares individual, ou um conjunto de Registos e
substitui os dados nos campos, de acordo com as substituições requeridas.
1.14.20.3. Relatório de exemplares em falta / Report of missing items (ret-item-02)
Este serviço identifica os exemplares que estão desaparecidos (process-status = "MI"/"MS")
ou que foram declarados como perdidos, mas que acabaram por ser encontrados. Recupera
exemplares que têm o código "MI" ou "MS" no campo estado de processamento do exemplar. O
relatório pode incluir o estado actual dos registos de exemplares (incluindo Inventário), e/ou
registos de exemplares em histórico (Incluindo o Histórico dos exemplares).
1.14.20.4. Imprimir etiquetas para os exemplares / Print items labels (item-03)
Este serviço recebe um ficheiro de input com números de documentos e gera vários tipos de
etiquetas, de acordo com as orientações dadas pelo operador.
1.14.20.5. Inventário geral / Shelf reading report (item-04)
Efectua um inventário com base numa série de exemplares das estantes. O serviço compara
um ficheiro de input contendo números dos códigos de barras com a mesma série de
exemplares do sistema e gera um relatório de todos os documentos em falta, mal arrumados
ou emprestados. Os parâmetros do serviço são, a Cota, aLocalização De/Até, o Tipo de cota,
Primeira ou Segunda cotas, Sub-biblioteca, Estatuto do exemplar e Estado de processamento
do exemplar.
1.14.20.6. Inventário de circulação e holdings / Shelf list (item-05)
Procedimento que efectua um inventário numa lista de exemplares da estante. Esta lista
baseia-se numa série de documentos e o procedimento verifica os holdings da biblioteca e os
ficheiros de circulação, gerando um relatório de todos os exemplares que deveriam estar nessa
série de documentos arrumados nas estantes. A Cota do exemplar é extraída do campo Cota. A
verificação pode ser limitada para que apenas se verifiquem os holdings de uma sub-biblioteca
específica, a colecção ou o estatuto de empréstimo.
1.14.20.7. Reconstruír índice de cotas / Rebuild call number índex (item-06)
Este serviço refaz as chaves de localização dos registos de Exemplares. Deve-se executar
depois de ter alterado a definição das rotinas de classificação relativas aos exemplares
(administrador).
1.14.20.8. Smart barcode export (export-03)
Este serviço prepara um ficheiro com a intenção de transferir um programa externo para
impressão de códigos de barras. Os dados incluídos no ficheiro consistem num conjunto na
tabela de configuração e pode ser extraído para XML ou no formato de tabela.
1.14.20.9. Imprimir relatório de triggers / Print trigger report (com-01)
Este serviço permite gravar triggers num ficheiro ou imprimi-los.
1.15.
Periódicos
1.15.1. Como entrar nos Periódicos?
Programs -> Aleph500 -> Serial control. Em alternativa pode utilizar a barra de ferramentas do
.
sistema e clicar sobre o ícone
1.15.2. O módulo dos Periódicos pode ser utilizado em que operações?
O módulo dos Periódicos pode ser utilizado para a gestão das publicações periódicas, a sua
chegada e seguimento, mantém uma lista de fascículos esperados, identifica os que são
recepcionados, efectua a sua circulação e controla a reclamação dos mesmos.
1.15.3. Que tipos de informação existe no módulo dos Periódicos?
O módulo de Periódicos utiliza vários tipos de informação, todos ligados ao registo
bibliográfico, são eles a Informação da assinatura, a Periodicidade, as Listas de circulação, e os
Registos de exemplares.
1.15.3.1.
Informação da assinatura
O registo de assinatura contém informação relevante de uma assinatura específica (cópia)
de um periódico gerido pela biblioteca, incluindo o fornecedor, período de subscrição e cota.
Deve existir uma assinatura por cada cópia recebida.
1.15.3.2.
Periodicidade
A periodicidade tem dois tipos de informação. O Perfil e a Periodicidade (fascículos).
1.15.3.2.1. Perfil
Define o comportamento do periódico. Utilizando uma definição matriz o sistema pode
gerar automaticamente o registo de fascículos esperados. Cada volume do periódico terá um
formulário separado para que as alterações do perfil possam ficar registadas.
1.15.3.2.2. Periodicidade
Cada publicação esperada (fascículo) pela biblioteca é representada por um registo na
periodicidade. Estes fascículos são a base para a criação dos exemplares.
1.15.3.3.
Listas de Circulação
As listas de Circulação dos fascículos permitem que eles sejam emprestados
automaticamente. Uma assinatura pode ter várias listas deste tipo associadas. A sua utilização é
opcional.
1.15.3.4.
Registos de Exemplares
Cada fascículo representa uma entidade física recebida pela biblioteca. Os exemplares são a
base dos empréstimos.
1.15.4. Como gerir os periódicos?
A maior parte dos passos, para gerir os periódicos, são executados uma vez na
configuração inicial de um periódico, enquanto os últimos dois passos são efectuados
regularmente, na medida em que os exemplares vão sendo recepcionados ou carecem de ser
reclamados.
1.15.4.1.
Passo 1 – Antes de iniciar o módulo dos periódicos
Antes de iniciar o módulo de Periódicos, devem ser definidos os Fornecedores. Estes podem
ser definidos no módulo de Aquisições ou de Administração. Deve ser introduzido o registo
bibliográfico que descreve o periódico no módulo de Catalogação. Opcional: Pode, também,
criar um registo de Existências (HOL), se aplicável.
1.15.4.2.
Passo 2 – No módulo dos periódicos
No módulo de Periódicos, escolha o periódico que pretende, através da função
ou Percorrer
, ou então seleccione as opções do menu Administração
Pesquisar
periódicos -> Pesquisa ou Percorrer. Registar a informação sobre cada assinatura, utilizando a
janela de Assinatura. Por exemplo, a biblioteca pode encomendar 3 assinaturas da revista
Nature. Cada assinatura pode estar destinada a pólos autónomos (sub-bibliotecas), ter
fornecedores diferentes e datas de subscrição também diferentes. Registar as datas esperadas
de publicação, utilizando a janela de Periodicidade. Opcional. Listar os utentes que devem
receber automaticamente receber os fascículos, assim que entram na biblioteca, na janela
Listas de Circulação. Registar a chegada de fascículos através de qualquer um dos três métodos
check-in disponíveis. Enviar reclamações em batch ou utilizando a janela de Exemplares.
1.15.5. Como aceder aos registos de periódicos através da Catalogação?
Opção útil, especialmente quando se acabou de catalogar o registo de um periódico. Para
transferi-lo para o módulo de Periódicos, seleccionar a opção ao menu Ficheiro-> Abrir registo
periódicos, ou clicar no ícone Periódicos na barra de ferramentas.
1.15.6. Como aceder aos registos de periódicos através do OPAC GUI?
A partir de um registo bibliográfico pode aceder aos periódicos depois de o visualizar no
OPAC. Ao clicar no botão Mapa de Nav. e entrando na janela respectiva, tem disponível o botão
Periódicos.
1.15.7. Como aceder aos registos de periódicos através das Aquisições e dos Exemplares?
Clicar em Periódicos no Mapa de Navegação.
1.15.8. Como aceder aos registos de periódicos através do módulo de Empréstimos EIB?
Pode aceder ao módulo de Periódicos através da janela Pedidos de EIB Recebidos, clicando
no botão Mapa Nav. e depois em Periódicos neste Mapa de Navegação. Nota: Não é possível
transferir para os Periódicos, a partir do módulo de Empréstimos.
1.15.9. Como encontrar registos no módulo de Periódicos, através da função Pesquisa?
Clicar no ícone
, ou seleccione a opção do menu Administração periódicos -> Pesquisa,
e será visualizada a janela Pesquisar Registo Administrativo. É possível utilizar caracteres (* ou
?) em qualquer campo (excepto para aqueles casos em que os números de registo
Administrativo ou Bibliográfico são inseridos). Para a opção ISSN, basta escrever os primeiros
dígitos do número. Se a pesquisa resultar numa lista de registos superior a 100, o sistema dá
uma mensagem de erro, obrigando a restringir a pesquisa.
1.15.10. Como encontrar registos no módulo de Periódicos, através da função Percorrer?
Pode procurar de títulos ou de cotas da Biblioteca do Congresso, para encontrar o
periódico, clicando no ícone
, ou seleccionando a opção do menu Pesquisar -> Percorrer, ou
usando a sequência de teclas Ctrl+S. Se experimentar, após de obter resultados, se clicar no
botão Seleccionar vai abrir esse registo. Pode examinar qualquer registo apresentado na Lista
Abreviada em formato de visualização Completa, seleccionando-o e clicando em Completo.
Neste formato de visualização, pode mover-se entre os registos apresentados na Lista
Abreviada, utilizando as opções Registo Anterior ou Próximo Registo. Depois de ter encontrado
o registo certo, clique em Seleccionar para abri-lo, ou em Cancelar para voltar para a janela
Percorrer.
1.15.11. No que consiste uma assinatura?
A secção das assinaturas explica como registar informação para cada assinatura de um
periódico, a qual pode ser referente a pólos (sub-bibliotecas) diferentes, ter períodos de
subscrição distintos ou fornecedores diferentes.
1.15.12. Como visualizar a Lista de assinaturas?
Para chamar a janela de Assinaturas, para ver a Lista das assinaturas, clique no seguinte
, ou seleccione a opção do menu Janela -> Janela assinaturas. A lista mostra todas as
ícone
assinaturas de um determinado periódico. Cada uma tem um número sequencial que a
identifica, apresentando, também, as datas de início e fim da subscrição, o fornecedor e a subbiblioteca que irá receber a documentação.
Para ver a informação relativa à assinatura, seleccione-a e clique neste botão.
Para alterar quaisquer detalhes de uma assinatura, seleccione-a e clique neste botão. É
mostrado o formulário Informação da Assinatura.
Para adicionar uma assinatura, clique nesta opção. É mostrado o formulário Informação da
Assinatura.
1.15.12.1.4. Duplicar
Pode adicionar uma assinatura copiando uma já existente. Para tal, seleccione a que
pretende utilizar para duplicação e clique neste botão. É mostrado o formulário Informação da
Assinatura com a informação da assinatura copiada já preenchida. É possível, então, editar o
formulário para que a informação seja apropriada à nova assinatura.
Nota:
Se a Assinatura original está ligada a um registo HOL, os campos Sub-biblioteca e Colecção
do registo duplicado são reescritos pelos mesmos campos do registo HOL.
1.15.12.1.5. Apagar
Para apagar uma assinatura da lista, seleccione a que quer apagar e clique nesta opção.
Note que não pode apagar uma assinatura se existirem registos de exemplares associados.
Quando escolhe esta opção, abre-se o ecrã "Lista de Ligações a existências". Neste écrã é
possível criar um novo registo HOL e ligá-lo à assinatura seleccionada.
Um registo HOL já existente pode ser ligado a novas assinaturas com o mesmo título, e
também pode ser desligado de assinaturas já existentes.
Escolher esta opção para aceder à lista de actividades relacionadas com a assinatura que
ocorreram (como uma alteração na Assinatura), ou para adicionar uma entrada para a lista.
1.15.13. Como aceder à Lista de ligações a existências, a partir da Lista de assinaturas?
Esta janela é visualizada quando se escolhe a opção Recuperar HOL na Lista de
Assinaturas. De notar que é necessário seleccionar uma assinatura da Lista, antes de abrir a
janela. A partir da Lista de Ligações a Existências é possível criar um novo registo HOL na base
de Holdings e ligá-lo à assinatura seleccionada. A Ligação significa que todos os fascículos
dessa assinatura serão associados a esse registo HOL. Neste processo, um campo 852 MARC 21
Holdings é automaticamente criado, indo buscar a informação dos campos Subbiblioteca/Colecção ao formulário de Informação da Assinatura. Um registo associado HOL
existente pode ser visualizado ou editado. Pode, também, ser ligado a novas assinaturas do
mesmo título, e pode ser, ainda, desligado de assinaturas já existentes. Os registos HOL que
estão ligados à assinatura seleccionada aparecerão assinalados a vermelho na Lista de Ligações
a Existências (ou na cor definida pelo administrador do sistema).
1.15.13.1. Lista de ligações a existências
1.15.13.1.1.1. Editar
Para editar um registo HOL existente, com o fim de aparecer na Lista de Ligações a
Existências, deve-se seleccioná-lo e escolher a opção Editar. O sistema abre o registo HOL
relevante no módulo de Catalogação, onde poderá ser editado e re-enviado para o servidor.
É possível visualizar um registo HOL no módulo de Periódicos, seleccionando-o e clicando
neste botão. Abre-se um ecrã de informação, apresentando os campos do registo HOL. Neste
écrã, é possível clicar em Editar ou Ligar exemplar, efectuando as mesmas funções da Lista de
Ligações a Existências. Se existir mais do que um registo HOL por assinatura, pode-se passar
de um para outro, através dos botões Anterior e Seguinte.
1.15.13.1.1.3. Criar novo
Para criar um novo registo HOL e ligá-lo a uma assinatura, clicar no botão Criar novo. Será
criado um novo registo, com base na informação dos campos Sub-biblioteca/Colecção, da
assinatura seleccionada.
1.15.13.1.1.4. Ligar exemplar
Se já existirem registos HOL neste écrã (por exemplo, aqueles que foram criados para
assinaturas anteriores), pode-se seleccionar um deles e, ao clicar em Ligar a exemplar e ligá-los
à assinatura seleccionada.
1.15.13.1.1.5. Desligar exemplar
É possível separar a assinatura seleccionada de um registo HOL existente, assinalando o
registo HOL e clicando no botão Desligar exemplar.
1.15.14. Como aceder ao histórico das assinaturas, a partir da Lista de assinaturas?
Esta janela abre-se quando se clica no botão Histórico, na Lista de Assinaturas. É
necessário seleccionar uma assinatura da Lista, antes de abrir uma janela de Histórico. O
Histórico das assinaturas guarda várias actividades relacionadas com elas que ocorreram, como
uma alteração na Assinatura ou na Data da reclamação seguinte. Se a assinatura está ligada a
uma encomenda, criada no módulo de Aquisições, o Histórico apresentará, também, as
transacções relacionadas com a encomenda. Muitas são automaticamente criadas pelo sistema.
1.15.14.1. Histórico das assinaturas
1.15.14.1.1.1. Remover data de actividade
É possível remover uma Data de actividade inserida anteriormente, seleccionando a
relevante transacção do histórico e clicando neste botão.
1.15.14.1.1.2. Filtrar
É possível filtrar as transacções apresentadas na lista, seleccionando uma qualquer das
opções à esquerda do botão Filtrar, e clicando neste botão. De notar que pode seleccionar mais
do que um filtro. Se seleccionar todos, será ignorado qualquer outro filtro anteriormente
escolhido. De igual forma, se assinalar um filtro diferente de todos, o sistema ignora a selecção
feita com este.
1.15.14.1.1.3. Adicionar
Depois de ter preenchido o campo Texto, clicar em Adicionar para que a transacção seja,
de facto, adicionada à lista de transacções.
1.15.14.1.2.1. Data de actividade
Pode adicionar uma Data de actividade a qualquer transacção inserida manualmente no
histórico. Isto serve para lembrar de algo que deve ser executado, relacionado com esta
assinatura.
1.15.14.1.2.2. Tipo de transacção
Para adicionar manualmente uma transacção ao Histórico de assinaturas, deve-se
seleccionar o tipo de transacção desejado da lista de expandir. Existem quatro tipos de notas
em texto livre que pode escolher; cada uma pode ter até 2000 caracteres. Inserir aqui qualquer
informação adicional que pretende registar acerca da assinatura, por cima e por baixo das
transacções automáticas criadas pelo sistema. Estão disponíveis as opções, Nota geral (tipo de
transacção 00), Nota histórica da assinatura (95), Correspondência do fornecedor (98) (registar
aqui qualquer correspondência do fornecedor), e Nota ao fornecedor (99) (resumir, aqui,
qualquer correspondência enviada ao fornecedor).
1.15.14.1.2.3. Texto
Inserir, aqui, o texto integral tirado das transacções Geral, Nota do histórico ou Resposta do
fornecedor. É possível criar uma quebra de linha em qualquer altura, pressionando Ctrl+Enter.
1.15.15. Como aceder ao formulário de Informação da assinatura, a partir da Lista de
assinaturas?
Quando o utilizador clica em Modificar, Adicionar ou Duplicar, na Lista de Assinaturas, é
visualizado o formulário Informação de Assinatura. Este formulário descreve uma assinatura
individual de um periódico, definindo como é que o sistema deve tratar os fascículos, quando
são registados como tendo chegado. Esta janela tem dois separadores, que podem ser acedidos
utilizando o separador em cima.
Esta opção permite adicionar ou modificar a informação de uma assinatura. Quando tiver
finalizado, clique em Actualizar.
1.15.15.1.1.2. Criar novo
Este botão apenas aparece se tiver utilizado a opção de Modificar. Permite continuar uma
nova assinatura, modificando alguma informação da assinatura inicial, como por exemplo a subbiblioteca de destino, o fornecedor ou as datas de assinatura. Depois clicar no botão Criar novo.
A informação original será mantida e uma nova assinatura criada com a informação relativa à
sub-biblioteca ou fornecedor preenchida. Esta opção mantém a informação da assinatura inicial,
de forma a que eventuais reclamações possam continuar a ser enviadas ao anterior fornecedor
(para o período de subscrição inicial). Note que ambos os registos têm a mesma sequência
porque se referem à mesma assinatura. Para uma utilização correcta desta opção, deve,
primeiro, modificar a data de expiração ("À data") da assinatura original e depois definir a data
de abertura ("Da data") da nova assinatura, para que coincida com a data de fecho da anterior.
1.15.15.1.1.3. Por defeito
A utilização desta opção permite guardar os valores de todos os campos, de forma a que
sejam introduzidos automaticamente quando se adiciona um registo. Para apagar os valores
por defeito, seleccionar a opção do menu Ficheiro -> Apagar valores por defeito exemplares.
1.15.15.1.1.4. Imprimir
Com esta opção gera-se uma impressão da informação sumária da assinatura.
Indique qual a sub-biblioteca a que o periódico pertence. Pode utilizar a lista para
seleccionar essa sub-biblioteca.
1.15.15.1.2.2. Da data e À data
Indique as datas de validade da assinatura. Se esta tiver sido criada no módulo de
Aquisições, as datas serão retiradas das datas de início e fim da Assinatura, no Formulário da
Encomenda. Pressione a tecla F9 para verificar qual o formato utilizado para a introdução da
data. Por exemplo, não existe diferença visual entre o formato dia/mês/ano e o formato
mês/dia/ano. Pode, também, utilizar esta tecla para modificar a maneira como o sistema
apresenta este valor.
Indique qual o estatuto dos exemplares para esta assinatura. Este campo indica qual o
comportamento que o exemplar vai ter, em termos de empréstimos. Pode utilizar a lista para
seleccionar o valor.
1.15.15.1.2.4. Colecção
Indique a colecção à qual os exemplares desta assinatura vão pertencer. Para seleccionar
de uma lista, deve clicar no botão situado no lado direito do campo. De notar que o sistema
apresenta informação sobre a colecção no sub-campo c do campo 852 do registo de holdings.
Indique o tipo de localização utilizado pela sua biblioteca para colocação dos exemplares
nas prateleiras. O sistema apresenta esta informação no campo 852 do MARC 21 do registo de
holdings, imediatamente antes da Cota.
1.15.15.1.2.6. Cota temporária.
Se a cota inicial atribuída a esta assinatura pretende ser uma localização temporária,
assinale esta caixa. Isto significa que todos os exemplares criados por esta assinatura terão a
caixa Localização Temporária assinalada no Formulário do Exemplar.
1.15.15.1.2.7. Cota
Indique a cota atribuída a este exemplar. O valor inserido será atribuído a cada exemplar
criado. Conforme a parametrização do sistema, pode escolher um valor da lista ou activar um
contador interno, utilizando o sinal ? e o código do contador. Com esta última opção, o sistema
atribui automaticamente uma cota assim que se clica no botão Reler ou no botão Actualizar. Se
quiser que a cota inclua um sub-campo para o campo 852 do MARC 21, digite dois sinais de
dólar ($$) antes do código do sub-campo (por exemplo, $$i para designar o sub-campo i para a
parte do exemplar). De notar que o sistema utiliza a informação da cota quando constrói o
campo 852 do registo de holdings.
1.15.15.1.2.8. Tipo 2ª localização
Método a utilizar pela biblioteca para arrumar este exemplar na estante.
1.15.15.1.2.9. 2ª localização
Inserir a localização (secundária) na estante, à qual esta assinatura do periódico deve ser
atribuída. A cota 2 inserida aqui será atribuída a todos os registos de exemplar criados para a
assinatura. Conforme o modo como o administrador do sistema tiver parametrizado o módulo
de Periódicos, pode atribuír uma cota digitando o texto respectivo, escolhendo de um menú,
preenchendo um formulário, ou activando um contador automático, escrevendo ? e o código do
contador. Quando este contador é activado, o sistema irá, automaticamente, atribuír uma cota
assim que clicar no botão Reler ou no botão Actualizar.
1.15.15.1.2.10. Código de fornecedor
Indique o código de fornecedor para esta assinatura. Pode seleccionar um valor da lista.
1.15.15.1.2.11. Encomenda n.º
Se o periódico tiver sido transferido do módulo de Aquisições, onde foi iniciada a
encomenda, utilize o menu para seleccionar o Número de Encomenda correcto (entre outros
que possam existir para este periódico). Caso contrário, pode introduzir manualmente o número
da encomenda neste campo.
1.15.15.1.2.12. Encomenda do fornecedor n.º
Indique qual o número da encomenda atribuído pelo fornecedor.
1.15.15.1.2.13. Tipo de entrega
Indique o método de entrega da assinatura na biblioteca. Pode seleccionar uma valor da
lista.
1.15.15.1.2.14. Ligação HOL
Se esta assinatura está ligada a um registo de existências (HOL), o seu número de sistema
será apresentado aqui.
Esta opção permite adicionar ou modificar a informação de uma assinatura. Quando tiver
finalizado, clique em Actualizar.
1.15.15.2.1.2. Criar novo
Este botão apenas aparece se tiver utilizado a opção de Modificar. Permite continuar uma
nova assinatura, modificando alguma informação da assinatura inicial, como por exemplo a subbiblioteca de destino, o fornecedor ou as datas de assinatura. Depois clicar no botão Criar novo.
A informação original será mantida e uma nova assinatura criada com a informação relativa à
sub-biblioteca ou fornecedor preenchida. Esta opção mantém a informação da assinatura inicial,
de forma a que eventuais reclamações possam continuar a ser enviadas ao anterior fornecedor
(para o período de subscrição inicial). Note que ambos os registos têm a mesma sequência
porque se referem à mesma assinatura. Para uma utilização correcta desta opção, deve,
primeiro, modificar a data de expiração ("À data") da assinatura original e depois definir a data
de abertura ("Da data") da nova assinatura, para que coincida com a data de fecho da anterior.
1.15.15.2.1.3. Por defeito
A utilização desta opção permite guardar os valores de todos os campos, de forma a que
sejam introduzidos automaticamente quando se adiciona um registo. Para apagar os valores
por defeito, seleccionar a opção do menu Ficheiro -> Apagar valores por defeito exemplares.
1.15.15.2.1.4. Imprimir
Com esta opção gera-se uma impressão da informação sumária da assinatura.
1.15.15.2.2.1. ID leitor
ID.
Se este periódico estiver a ser adquirido para um determinado utilizador, indique qual o seu
1.15.15.2.2.2. Entrega directa
Se activar esta opção, ao fornecedor será indicado para entregar directamente o exemplar
na morada do utilizador. Nestes casos, o sistema não permite que sejam abertos registos de
exemplares (fascículos).
1.15.15.2.2.3. Imprimir etiqueta
Se activar esta opção, será impressa automaticamente uma etiqueta quando os fascículos
chegarem.
1.15.15.2.2.4. Enviar reclamações
Se activar esta opção, o periódico será incluído na rotina que permite o envio em batch de
reclamações. No caso de se tratar de ofertas, esta opção não deve ser activada, se não quiser
que sejam incluídos neste procedimento.
1.15.15.2.2.5. 1ª Reclamação
Indique o número de dias que espera que sejam necessários para que um fascículo seja
recebido pela biblioteca.
1.15.15.2.2.6. 2ª Reclamação
Indique o número de dias depois da primeira reclamação em que esta deve ser enviada ao
fornecedor.
1.15.15.2.2.7. 3ª Reclamação
Indique o número de dias depopis da segunda reclamação em que esta deve ser enviada
ao fornecedor.
1.15.15.2.2.8. 4ª Reclamação
Indique o núemro de dias depois da terceira reclamação em que esta deve ser enviada ao
fornecedor.
1.15.15.2.2.9. Rotina especial
Pode utilizar este campo para anotar a rotina especial utilizada para esta assinatura, tal
como foi seleccionada do menu. Nota: este campo é apenas para informação.
1.15.15.2.2.10. Nota
Indique uma nota que queira enviar ao operador do módulo de Periódicos.
1.15.15.2.2.11. Nota Check-in
Indique a nota que queira enviar ao operador que recepciona os fascículos. Pode inserir
aqui o código da classificação do periódico.
1.15.15.2.2.12. Estatística do exemplar
Inserir aqui qualquer código estatístico relacionado com esta assinatura.
1.15.15.2.2.13. ID exemplar
Inserir aqui o número de ID para aquela cópia/subscrição específica. Pode ser quer o
número atribuído pelo fornecedor, quer o número atribuído pela biblioteca.
1.15.15.2.2.14. Depósito
Se os fascículos recebidos de um exemplar para esta assinatura vão ser guardados em
depósito, inserir neste campo o código respectivo. Nota: Se preencher este campo, a
informação inserida será copiada para todos os fascículos da assinatura, sendo, também,
alterado o seu Estado de processamento do exemplar para DP (em depósito).
1.15.16. No que consiste a periodicidade?
Para prever correctamente as datas de publicação dos fascículos de um periódico, o
operador terá que definir o seu perfil de periodicidade, com base na experiência prévia ou na
informação publicada. O Perfil de Periodicidade efectua esta previsão. Inclui informação quer
sobre a periodicidade da publicação (por exemplo, frequência, numeração e datas dos
fascículos), quer sobre a colecção da biblioteca (isto é, o primeiro número de volume
controlado, ano e/ou mês de publicação). Contém, também, uma descrição standard de cada
fascículo.
1.15.17. Como aceder à janela da Periodicidade?
, ou seleccione a opção do
Para visualizar a janela de Periodicidade, clicar no ícone
menu Janela -> Janela periodicidade. Quando acede pela primeira vez, só estão activos os
botões Adic. fascículo e Perfil. Note que se criou a Periodicidade com os campos 853/853X, a
janela Prever Periodicidade será apresentada quando pressiona o botão Perfil. Caso contrário,
será visualizado o Formulário de Periodicidade. Esta janela mostra as datas de publicação
previstas do periódico seleccionado e indica o número de fascículos esperados e desses,
quantos chegaram.
Para modificar a informação de um fascículo, seleccione Modificar. Será apresentado o
formulário do Fascículo. Toda a informação relacionada com as existências será, também,
modificada. Uma razão que poderá levar à alteração da informação do periódico pode ser uma
nova periodicidade.
1.15.17.1.2. Adicionar fascículo
Pode seleccionar esta opção por causa de um fascículo especial (por exemplo, "Número
Especial de Natal") publicado, que não faz parte do ciclo normal de publicação. Será visualizado
um formulário em branco. Utilizar esta opção, também, se não quiser proceder ao
carregamento dos fascículos através da perodicidade, e estiver a adicionar fascículos à medida
que eles chegam (por exemplo, quando se trata de periódicos irregulares).
1.15.17.1.3. Duplicar
Pode adicionar um fascículo através da cópia de um existente. Para tal, seleccione-o com a
informação que pretende copiar e clique em Duplicar. Será mostrado o formulário de
Periodicidade com a informação do fascículo existente, permitindo a criação de um novo. Pode
alterar a informação deste formulário com a informação adequada ao fascículo que vai criar.
1.15.17.1.4. Apagar
Para apagar um fascículo seleccione o que pretende e clique em Apagar. Todos os
exemplares associados na janela de Exemplares serão apagados. Pode seleccionar mais do que
um fascículo para eliminação, através das teclas Shift ou Ctrl, juntamente com o rato. No
entanto, se já foram recepcionados para uma determinada periodicidade, não a poderá apagar
- terá que apagar primeiro os exemplares.
1.15.17.1.5. Fundir
Se pretender fundir (combinar) dois ou mais fascículos num só, seleccione-os com o rato e
as teclas shift ou control, e prima Fundir. Será apresentado um formulário do Fascículo, onde
terá que inserir a Descrição correcta, Data de edição, Enumeração e informação cronológica
para o fascículo fundido/combinado. Clique em Actualizar para visualizar o novo fascículo
criado. A ordenação na lista de fascículos depende dos dados que foram inseridos
correctamente nos campos Enumeração e Cronologia.
1.15.17.1.6. Perfil
Em vez de registar individualmente fascículo a fascículo, pertencente a um determinado
ciclo de publicação (isto é, volume) de um periódico, pode, mais eficientemente, definir esta
informação utilizando o botão Perfil. Será mostrado o formulário Perfil de Periodicidade,
possibilitando o seu preenchimento. Note que o sistema guarda esta informação para
subsequente utilização, oferecendo um método prático de abertura de ciclos posteriores. Assim,
a janela de definição do perfil de periodicidade será mostrada com os valores para o próximo
ciclo já preenchidos, embora sendo possível a sua alteração. Note que se existirem os camppos
853 e 853X no registo ADM, eles serão utilizados para criar o perfil de periodicidade. Neste
caso, quando selecciona o botão Perfil, a janela de perfil de periodicidade não será mostrada;
em vez dela, surgirá a janela de previsão da periodicidade para verificação da informação que
foi retirada dos campos 853 e 853X. Se a informação for correcta, pode confirmar clicando no
botão Continuar. Se pretender alterar esta informação, deve seleccionar a janela de Navegação
e utilizar as opções Actualizar ADM ou Catalogar ADM.
1.15.17.1.7. Abrir
Para criar novos exemplares esperados de um determinado fascículo, seleccione-o e
escolha a opção Abrir. Na janela de Exemplares, serão criados exemplares para o fascículo
esperado, conforme o número de assinaturas activas. Note que os exemplares só serão criados
para assinaturas activas, isto é, só para fascículos cujas Datas de Edição estejam abrangidas
pelo período de assinatura (entre 'Da data' e 'Até'). Para um determinado periódico, só será
necessário utilizar o botão Abrir uma vez. Tal como foram abertos 'manualmente' os exemplares
recepcionados que estavam previstos, os próximos serão abertos automaticamente pelo
sistema. No entanto, se quiser abrir os exemplares de fascículos fora da sequência (isto é, não
imediatamente a seguir aos que já foram abertos), terá que clicar em Abrir. Para abrir
exemplares esperados globalmente, pode utilizar o serviço do menu Serviços -> Abrir fascículos
esperados (serial-11), ou o serviço do menu Serviços -> Abrir Fascículos Esperados e Previsões
de Periodicidade (serial-13), nos quais insere um período específico, ultrapassando assim a
necessidade de usar o botão Abrir para títulos individuais.
1.15.17.1.8. Entrada
Para registar a chegada dos exemplares, na janela de Periodicidade ou na de Exemplares.
Pode, também, utilizar a opção do menu Utilitários -> Periódico check-in (recepção).
1.15.17.1.9. Actualizar lista
Se tiver utilizado a janela de Exemplares para registar a chegada de um fascículo, deve
clicar neste botão para actualizar a janela de Periodicidade.
1.15.17.1.10.
Repor chegada
É possível alterar o estado do exemplar de 'chegado' para 'esperado', clicando neste botão.
Atenção que se um exemplar tiver sido automaticamente emprestado a um Grupo de Circulação
quando da sua recepção, será impossível utilizar esta função.
1.15.18. Como aceder ao formulário Perfil de periodicidade, a partir da janela da
Periodicidade?
Quando o operador selecciona a opção Perfil na janela de Periodicidade, é apresentado o
Formulário respectivo, Perfil de periodicidade. Aqui é possível registar informação definindo o
ciclo do perfil de periodicidade da publicação em série. Apenas pode definir um volume de cada
vez. Este formulário tem duas partes, acedíveis utilizando os separadoes no formulário. Quando
tiver concluído o preenchimento clique em Continuar.
1.15.19. Formulário Perfil de periodicidade
1.15.19.1. Separador Informação (1)
1.15.19.1.1.1. Ano
Introduza o ano da revista para um ciclo de publicação (isto é, um volume). Certifique-se
que utiliza sempre quatro dígitos para indicar o ano, por exemplo 1997 em vez de apenas 97.
Pode, também, utilizar o sinal '-' e a barra '/', por exemplo 1997/1998 (para indicar que o
volume começa num determinado ano e acaba 12 meses depois, ou seja, no ano seguinte; ou
ainda 1998-1999 (para indicar que um volume vai desde o início do ano até ao final do ano
seguinte. Se pretender, pode identificar o periódico apenas pelo ano e não pelo volume,
bastando para tal inserir um sinal de intercalação (^) neste campo. Caso contrário, os dados do
ano (cronologia i) serão colocados nesse campo (para todos os fascículos relacionados com o
periódico), em vez dos dados do volume em falta. Nota: aquele sinal não aparece na Descrição
do fascículo.
1.15.19.1.1.2. Volume
Introduza o primeiro volume que vai receber no ano indicado. Por exemplo, a assinatura vai
começar com o volume 16. Se pretender identificar o periódico apenas pelo ano, deixe o
Volume em branco, se assim for, o sistema insere os dados do campo Ano no campo Volume
em todos os fascículos, se inserir um sinal de intercalação (^) no campo Volume, o sistema
ignora a informação do volume (ou o nível mais elevado de enumeração). Em ambos os casos,
pode conceber o campo Descrição para incluir apenas aqueles elementos que realmente
pretende que sejam visualizados, quer pelos operadores, quer pelos utentes. Por exemplo:
deixe o elemento $V de fora se não quer ter informação do volume na descrição do fascículo.
1.15.19.1.1.3. Parte
Opcional. Introduza a parte do volume, se o periódico está organizado desta forma. Neste
campo pode inserir caracteres alfanuméricos.
Introduza a data de publicação do fascículo. Esta data constituirá a base de cálculo da Data
Esperada de Chegada (EDA) de cada fascículo, e ainda das reclamações. Se não tem a certeza
quanto à data precisa, deve inserir uma data estimada. Poderá sempre, depois, efectuar as
modificações necessárias.
1.15.19.1.1.5. Volume novo Todos os
Preencha de acordo com os exemplos: "Volume novo todos 6 M(eses)"; "Volume novo
todos 1 Y(ear-Ano)".
1.15.19.1.1.6. Novo fascículo todos os
Preencha de acordo com os exemplos: "Novo fascículo todos 2 W(eeks-semanas)"; "Novo
fascículo todos 1 M(eses)."
1.15.19.1.1.7. N.º Fascículos por volume
Introduza o número de fascículos incluídos no volume.
1.15.19.1.1.8. N.º Fascículos por ciclo
Introduza o número de fascículos que são publicados até que a numeração volte ao 1. Por
exemplo, num periódico mensal, depois do fascículo 12, um ciclo será reiniciado, sendo o
fascículo seguinte o n.º 1. Neste caso, o ciclo é "12". Para fascículos que continuam
indefinidamente, introduza "999".
1.15.19.1.1.9. Descrição
Pode controlar o texto da descrição do registo de exemplar, introduzindo nele uma série de
códigos: $Y para ano, $V para volume, $I para fascículo e $D para data. Pode adicionar
prefixos, palavras, abreviaturas, pontuação e espaços. Por exemplo: Vol. $V, n.º $I, ($Y).
ficará: Vol. 3, n.º 2, (1998). Note que o código $N é utilizado para mostrar o texto inserido nos
campos do Fascículo, localizado no separador "Texto dos Fascículos" do Formulário de
Periodicidade. Isto significa que, se inserir texto nos campos do Fascículo, deve, também,
inserir o código $N neste campo de Descrição. Por exemplo: para um periódico trimestral, pode
inserir "Jan-Mar", "Abr-Jun", "Jul-Set" e "Out-Dez" nos primeiros quatro campos do separador
Texto do Fascículo, e inserir a Descrição: Vol. $V, n.º $I ( $N $Y) sendo visualizado desta
forma: Vol. 1, n.º 2 (Abr-Jun 1997). Se não inserir quaisquer códigos e deixar em branco o
campo Descrição, o sistema mostrará automaticamente "Ano - Volume - Parte - Número do
fascículo" sem prefixos. Preenchendo este campo, pode definir prefixos ou uma ordem
diferente.
1.15.19.1.1.10. Nota
Opcional.
1.15.19.2. Separador Texto dos fascículos (2)
Introduza o texto que quer apresentar no campo da descrição do exemplar, em vez do
número do fascículo quando inclui o código $N como uma parte da descrição.
1.15.20. Como lidar com as periodicidades irregulares, a partir da janela da Periodicidade?
O problema com os periódicos deste tipo é que não se pode estabelecer um perfil e uma
previsão com segurança. Assim, terá que optar por um dos modos de utilização da janela de
Periodicidade. Opção 1: Pode criar uma Periodicidade aproximada, com base num padrão de
publicação do periódico. Depois, à medida que chega cada fascículo, é possível modificar o
formulário do Fascículo de forma a reflectir a informação correcta. Os dados do primeiro volume
podem constituír a base da definição da Periodicidade do próximo volume. E opção 2: Para
publicações muito irregulares, pode "construír" a Periodicidade do primeiro (ou outro qualquer)
volume, utilizando para tal o botão Adicionar para adicionar novos fascículos, à medida que
chegam à biblioteca. Neste caso concreto, não precisa de ter uma Periodicidade definida.
1.15.21. Como lidar com fascículos duplicados/combinados?
Para aqueles casos em que espera receber os fascículos 3 e 4, mas que na realidade não
chegam separados, tendo sido incorporados num só fascículo combinado 3/4, deverá modificar
o registo do fascículo 4 e apagar o registo do fascículo 3. (Assim impedirá que seja enviada
uma reclamação relativa ao fascículo 3. E mais, assim que o fascículo 4 estiver registado como
tendo sido recepcionado, o sistema abrirá automaticamente exemplares para o próximo
fascículo esperado, o qual será o fascículo 5.)
1.15.22. Como adicionar suplementos?
Podem ser adicionados suplementos clicando em Adicionar fascículo (ou Duplicar). Será
apresentado o formulário do Fascículo. O operador pode assegurar-se que o fascículo em causa
será mostrado na sequência correcta, adicionando um ponto decimal ao número. Por exemplo,
se o fascículo que ele está a registar for um índice, editado entre os números 4 e 5, pode inserir
o número 4.5 no campo Número do fascículo.
1.15.23. Como editar informação sobre a publicação do fascículo?
O formulário do Fasciculo é mostrado quando clica em Modificar, Adicionar fascículo ou
Duplicar na janela de Periodicidade. Este formulário permite editar informação sobre a
publicação do fascículo. Depois do preenchimento, seleccionar Actualizar para que a nova
informação fique registada na Periodicidade. O formulário do Fascículo é, também, visualizado
quando clica em Entrada, na janela de Periodicidade. Isto é útil especialmente se quer registar
as páginas do fascículo. O formulário do Fascículo é composto por três separadores:
Informação, Enumeração e Cronologia.
1.15.24. Como aceder ao formulário do Fascículo?
O formulário do Fascículo é mostrado quando clica em Modificar, Adicionar fascículo ou
Duplicar na janela de Periodicidade. O formulário do Fascículo é, também, visualizado quando
clica em Entrada, no écrã de Periodicidade. Isto é útil especialmente se quer registar as páginas
do fascículo.
1.15.25. Formulário do Fascículo
O Formulário do Fascículo é composto por três separadores: Informação, Enumeração e
Cronologia. Este formulário permite editar informação sobre a publicação do fascículo.
1.15.25.1. Separador Informação
1.15.25.1.1.1. Número SIID
Número único que identifica o fascículo em qualquer parte do mundo.
1.15.25.1.1.2. Data fascículo
Data de publicação do fascículo.
1.15.25.1.1.3. Descrição
Em condições normais, uma vez que já preencheu o campo Descrição na Periodicidade, o
sistema automaticamente inserirá a informação apropriada no campo Descrição deste
formulário do Fascículo. No entanto, se estiver a adicionar um fascículo especial que não faz
parte da Periodicidade normal, por exemplo "Fascículo especial de natal", deve preencher
manualmente o campo Descrição do formulário do fascículo. Note que não é possível utilizar
quaisquer códigos ou símbolos neste campo.
1.15.25.1.1.4. Páginas
Opcional. Introduza as páginas do fascículo.
1.15.25.1.1.5. Nota
Opcional.
1.15.25.1.1.6. Tipo 85x
Se a Periodicidade foi criada através do método 853/853X, este campo indica se o fascículo
foi criado a partir duma etiqueta 853, 854 (suplemento) ou 855 (índice), sendo então, aqui,
apresentados os valores '3', '4' ou '5' respectivamente.
1.15.25.1.1.7. N.º Ligação
Se para o periódico for criado mais do que um par 853/853X (ou 854/854X ou 855/855X),
este campo indica qual foi utilizado para a criação do fascículo. É baseado no conteúdo do subcampo $8 da etiqueta 853, 854 ou 855, respectivamente.
1.15.25.1.1.8. Estado de processamento do exemplar / Item process status
É possível seleccionar, a partir do menu, o Estado de processamento do Exemplar para
todos os exemplares criados para este fascículo. Este Estado indica vários passos ou opções no
processamento de controlo do periódico (por exemplo, não publicado, reclamado ou
recepcionado). De notar que se não for seleccionado nenhum estado de processamento aqui,
o(s) exemplar(es) terá/terão um estado de processamento baseado na configuração do sistema
(por exemplo, 'CL' se tiver sido enviada uma reclamação para ele(s).
1.15.25.2. Separador Enumeração
Note que quer o ano, quer o número do volume deverão ser inseridos no formulário do
Fascículo, dependendo do padrão de enumeração (ou contador).
1.15.25.2.1.1. Volume
Se este periódico utilizar o ano na sua enumeração, tendo este formulário sido "chamado"
através da opção Modificar ou Duplicar na janela de Periodicidade, neste campo estará o
número do volume, copiado daí. Se, no entanto, estiver a adicionar um novo fascículo, este
campo estará vazio e terá de inserir o número do volume relevante, para que a ordenação dos
fascículos seja a correcta. Se quiser identificar o fascículo apenas pelo ano e não pelo volume,
deixe o campo volume em branco.
1.15.25.2.1.2. Número
Se entrar neste formulário através das opções Modificar ou Duplicar na janela de
Periodicidade, o número do fascículo é copiado daí. Se, no entanto, estiver a adicionar um novo
fascículo, este campo fica vazio, devendo ser inserido o número do fascículo relevante, para
que a ordenação dos fascículos seja a correcta. Este campo admite caracteres alfanuméricos.
Se se tratar de um suplemento ou de um índice, pode assegurar-se que o fascículo seja
visualizado na sequência correcta, bastando para tal adicionar um ponto decimal ao número do
fascículo. Por exemplo, se o fascículo que está a registar for um índice publicado entre os
fascículos 4 e 5, pode inserir o número 4.1 neste campo, para ficar localizado entre aqueles
fascículos na janela de Periodicidade.
1.15.25.2.1.3. Parte
Opcional. Introduzir o número da parte deste fascículo, se o periódico estiver organizado
desta maneira. O campo admite caracteres alfanuméricos.
1.15.25.2.1.4. Enumeração D
Se o periódico tiver mais do que 3 níveis de enumeração, os dados relevantes serao
apresentados neste campo, e também nos seguintes (Enumeração E e Enumeração F), se
aplicável.
1.15.25.2.1.5. Enumeração E
Ver Enumeração D para ajuda.
1.15.25.2.1.6. Enumeração F
Ver Enumeração D para ajuda.
1.15.25.2.1.7. Enumeração G
Se este periódico utilizar enumeração alternativa, os dados relevantes serão apresentados
neste campo.
1.15.25.2.1.8. Enumeração H
Se este periódico utilizar um segundo nível de enumeração alternativa, os dados relevantes
serão apresentados neste campo.
1.15.25.3. Separador Cronologia
1.15.25.3.1.1. Ano
Se este periódico utilizar o ano na sua enumeração, tendo este formulário sido "chamado"
através da opção Modificar ou Duplicar na janela de Periodicidade, neste campo estará o ano,
copiado daí. Se, no entanto, estiver a adicionar um novo fascículo, este campo estará vazio e
terá de inserir o ano relevante, se aplicável.
1.15.25.3.1.2. Cronológico J
Se o segundo, terceiro ou quarto níveis de cronologia também se aplicarem a este periódico
(por exemplo, meses ou estações), os dados relevantes serão apresentados neste campo, e nos
campos Cronológico K e Cronológico L, se aplicável.
1.15.25.3.1.3. Cronológico K
Ver Cronológico J para ajuda.
1.15.25.3.1.4. Cronológico L
Ver Cronológico J para ajuda.
1.15.25.3.1.5. Cronológico M
Este campo está reservado para a cronologia alternativa.
1.15.25.3.1.6. Supl./Índice O
Este campo está reservado para o texto que descreve um fascículo do tipo índice - ou
suplemento. Baseia-se no conteúdo do sub-campo $o da etiqueta 854 do MARC 21 (para
suplementos) ou 855 (para índices).
1.15.26. No que consiste o Perfil de Periodicidade?
O perfil de periodicidade é baseado na ocorrência dos elementos: Campos de previsão
853/853X do registo ADM ou HOL, uma Assinatura actual, uma ligação entre a Assinatura e o
registo HOL (se os campos de previsão 853/853X existirem no registo HOL. Não existe
necessidade de uma ligação deste tipo se estes campos estiverem no registo ADM). Sempre
que se clicar no botão Abrir Exemplares, ou for executado o serviço do menu Serviços ->Checkin -> Abrir exemplares esperados (serials-11), o sistema verifica a existência de campos de
previsão válidos (nos registos HOL ou ADM), e se existe ou não uma Assinatura actual. Se
estiverem reúnidas ambas as condições, o sistema irá abrir novos exemplares (esperados), com
base no perfil, da Data do fascículo do primeiro fascículo (tal como está definido no sub-campo
3 da etiqueta 853X) até ao final do ciclo deste ano. Estes exemplares abertos (ou esperados)
estão, então, prontos a serem recepcionados.
1.15.27. Como fazer quando se tem um novo periódico, quando os perfis de periodicidade
são armazenados no registo HOL?
Primeiro catalogar um registo Bibliográfico (BIB). Segundo catalogar um registo de Holdings
(HOL) ppor cada localização única. Terceiro criar um perfil de periodicidade no registo HOL,
através do método 853/853X. Quarto passá-lo para o módulo de Periódicos. Quinto criar uma
Assinatura válida por cada cópia recebida pela biblioteca. Sexto ligar a(s) Assinatura(s) ao(s)
registo(s) HOL correspondente(s). Sétimo abrir exemplares até ao fim do ciclo actual (isto é,
torná-los esperados) ou clicando no botão Abrir exemplares na Lista de Assinaturas, ou
executando o serviço em batch do menu Serviços -> Check-in -> Abrir exemplares esperados
(serial-11). Agora, cada exemplar esperado está pronto a ser recepcionado à sua chegada à
biblioteca.
1.15.28. Como fazer quando se tem um novo periódico, quando os perfis de periodicidade
são armazenados no registo ADM?
Primeiro catalogar um registo Bibliográfico (BIB). Segundo catalogar um registo
Administrativo (ADM). Terceiro criar um perfil de periodicidade no registo ADM, através do
método 853/853X. Quarto passá-lo para o módulo de Periódicos. Quinto criar uma Assinatura
válida por cada cópia que a biblioteca recebe. Sexto abrir exemplares até ao fim do ciclo actual
(isto é, torná-los esperados) ou clicando no botão Abrir exemplares na Lista de Assinaturas, ou
executando o serviço em batch do menu Serviços -> Check-in -> Abrir exemplares esperados
(serial-11). Agora, cada exemplar esperado está pronto a ser recepcionado à sua chegada à
biblioteca.
1.15.29. Como tratar os periódicos irregulares?
O problema com os periódicos irregulares reside no facto de não se poder estabelecer um
padrão de comportamento com exactidão. Num caso destes, deve-se escolher uma das opções
para efectuar a previsão dos exemplares dos periódicos. Opção 1: Pode criar um perfil de
periodicidade com base numa estimativa da periodicidade do periódico. Depois, à medida que
vai chegando cada fascículo, efectua as modificações no Formulário de Exemplares para corrigir
a informação correcta do facículo. Os dados do primeiro volume confirmado podem servir de
base para a definição da previsão do próximo volume a receber. Opção 2: Para periódicos muito
irregulares, podem "construír-se" exemplares do primeiro (ou qualquer outro) volume, através
da utilização do botão Adicionar na Lista de Exemplares, de forma a acrescentar novos
fascículos, à medida que chegam à biblioteca. Neste caso, não será preciso definir um perfil de
periodicidade.
1.15.30. Como tratar os fascículos combinados não previstos?
Embora possa ter criado um perfil contemplando fascículos combinados, por vezes pode
acontecer que o editor do periódico proceda a combinações de fascículos, sem aviso prévio.
Neste caso, pode ter que tratar esta fusão manualmente. Por exemplo, espera os fascículos 3 e
4 de um periódico, mas o 3 não chega separadamente, tendo sido incorporado num fascículo
combinado 3/4. Neste caso, terá que modificar o registo de exemplar do fascículo 4 e apagar o
registo de exemplar do fascículo 3, (o que previne que seja enviada uma reclamação relativa ao
fascículo 3).
1.15.31. Como aceder à janela dos Exemplares, que mostra a lista de exemplares?
A janela de Exemplares mostra a lista de exemplares associados a assinaturas, quer sejam
exemplares criados através da Periodicidade, quer aqueles manualmente adicionados. A
informação de cada exemplar (fascículo) inclui a sua sub-biblioteca e respectiva descrição, a
assinatura sequencial à qual diz respeito, a data esperada de recepção, a data da recepção
efectiva e o número de reclamações enviadas. Nesta janela é possível controlar todos os
exemplares, bem como recepcionar e reclamar exemplares individuais. Permite, ainda, abrir os
exemplares esperados. Para além disto, o operador tem à sua disposição várias opções de
ordenação. Os exemplares que chegarem são visualizados a preto; aqueles que são esperados
mas que ainda não chegaram são visualizados a vermelho, com a data de chegada vazia. Ao
abrir a janela de Exemplares, o próximo exemplar esperado é assinalado por defeito.
Para mostrar a lista de Exemplares, clique no ícone
Janela -> Janela exemplares.
, ou seleccione a opção do menu
Escolha esta opção, se pretende modificar um exemplar. Será apresentado o formulário do
Exemplar.
Para adicionar outro exemplar à lista, escolha esta opção. Pode querer adicionar um
exemplar ligado ao periódico, mas que não estava previsto (portanto, não adicioná-lo através
da Periodicidade).
1.15.31.1.3. Duplicar
Pode querer adicionar outro exemplar duplicando um já existente. Seleccione o exemplar e
clique em Duplicar. Depois, editar os campos para criar o novo exemplar.
1.15.31.1.4. Apagar
Para apagar um exemplar do sistema, seleccione-o e clique em Apagar. Porém, não poderá
eliminar um exemplar que esteja emprestado.
1.15.31.1.5. Expandir
Para visualizar sem ter a possibilidade de editar o exemplar.
1.15.31.1.6. Histórico empréstimos
Para ver um sumário dos exemplares em circulação, incluindo o número de empréstimos e
os pedidos de reserva e de fotocópias efectuados, escolha esta opção.
Escolher esta opção para proceder a alterações num conjunto filtrado de exemplares. Será
apresentado o formulário Alterações Globais. As alterações podem ser feitas num conjunto de
exemplares seleccionado, de acordo com critérios definidos. Por exemplo, alteração da Cota de
todos os exemplares pertencentes a uma colecção seleccionada (o filtro).
1.15.31.1.8. Chegada
Para registar a chegada de um fascículo.
É possível alterar o estado do exemplar de 'chegado' para 'esperado', escolhendo este
botão. De notar que se um fascículo tiver sido automaticamente emprestado a um Grupo de
Circulação, quando da recepção, esta opção não funciona.
1.15.31.1.10.
Reclamar
Se quiser enviar uma reclamação sobre o fascículo, clique em Reclamar. Note que uma
reclamação não diz respeito apenas a um exemplar não chegado. Pode, também, ser enviada
quando os fascículos recepcionados estão em más condições. Se quiser registar a resposta de
um fornecedor a uma reclamação, seleccione o fascículo em questão e clique no botão
Reclamar. Será mostrada a Lista de Reclamações. Clique no botão Resposta para obter um
formulário e registar a resposta do fornecedor. Note que é possível executar a opção de
reclamações de periódicos nos serviços para reclamações mais eficientes.
1.15.31.1.11.
Alterar periodicidade
Este botão permite aceder à Periodicidade, permitindo ver, modificar e actualizar a
informação respectiva.
1.15.31.1.12.
Abrir seguinte
Com esta opção assinala-se na lista o(s) próximo(s) exemplar(es) esperados. Para tal,
seleccionar um exemplar do último fascículo da lista e clicar no botão 'Abrir seguinte'. A
funcionalidade é idêntica à do botão Abrir na periodicidade.
1.15.31.1.13.
Opções de ordenação
Pode escolher uma de um número pré-definido de opções de ordenação no menu para os
exemplares listados.
1.15.32. Como actualizar o estado do processamento do exemplar?
É possível alterar o Estado de Processamento dos exemplares pertencentes aos Periódicos,
através da opção do menu Utilitários -> Estado processamento exemplar. Pode ser importante
se pretender enviar estes exemplares para o departamento de catalogação ou para o
encadernador, por exemplo. Note que para um grande número de exemplares é mais fácil usar
o serviço Actualizar registos de exemplares.
1.15.32.1.1. Estado de processamento
Seleccionar aqui o novo Estado de Processamento que pretende para os exemplares.
1.15.32.1.2. ID armazenamento remoto
Seleccionar neste campo o código do Armazém, nos casos em que envia o(s) exemplar(es)
para um serviço destes.
1.15.32.1.3. Verificar pedidos de reserva
Quando esta opção é seleccionada, o sistema informa se existem ou não pedidos de
reserva efectuados para o exemplar em causa.
Inserir ou pesquisar um código de barras do exemplar cujo Estado de Processamento
pretende alterar. Repetir o processo para todos os exemplares nas mesmas condições. Depois
da actualização concluída, clicar em OK.
1.15.33. Que formas existem para registar de chegada de fascículos?
Para registar de chegada de fascículos no módulo de Periódicos, existem três formas de o
fazer. Através da Recepção Rápida (seleccionar Utilitários -> Periódico check-in (recepção)),
através da Recepção via janela de Periodicidade, e através da Recepção via janela de
Exemplares. Enquanto o primeiro método é indicado para a chegada em massa de fascículos de
vários periódicos para várias sub-bibliotecas, os outros dois podem ser usados, também, para
pequenas bibliotecas com um pequeno número de assinaturas, ou para uma recepção ad hoc
de fascículos atrasados ou fora de série; ou ainda para a recepção de um grande número de
fascículos do mesmo periódico, chegados ao mesmo tempo, como resultado de uma doação.
1.15.34. Como registar de chegada de fascículos, através da recepção rápida?
Primeiro aceda à opção do menu Utilitários ->Periódico check-in (recepção). Após ter
seleccionado esta opção, é apresentada uma janela, listando todas as sub-bibliotecas e salas de
leitura. Segundo seleccionar a(s) biblioteca(s) referente(s) aos fascículos chegados. Para tal,
clicar na que pretende. (Para seleccionar todas, pressionar o botão Seleccione todas.) Para
desfazer a selecção, voltar a clicar no botão. Quando o operador tiver todas as bibliotecas
desejadas, escolher a opção OK.
Terceiro obtenha um registo administrativo, especificando vários parâmetros, como o
Número, ou uma parte do título ou do nome do autor. Se mais do que um registo corresponder
aos parâmetros da pesquisa, uma outra janela será visualizada, permitindo ver a informação
bibliográfica abreviada de cada registo, e, depois, escolher o registo que interessa. Quando este
registo tiver sido seleccionado, será apresentada a janela do Check-in, mostrando os
exemplares esperados desse periódico, que permite registar a chegada dos fascículos para a(s)
sub-biblioteca(s) seleccionada(s). É possível seleccionar mais do que um exemplar, através das
teclas Ctrl ou Shift, juntamente com o rato. Para seleccionar todos os exemplares apresentados
na janela Check-in, deve-se clicar em Seleccionar todos. Quarto clicar em Chegada. O
Formulário de Chegada do Exemplar é apresentado para cada exemplar seleccionado. Clicar em
Continuar para finalizar a recepção do exemplar seleccionado, ou pressionar o botão Cancelar
para passar para o próximo exemplar. Será apresentada uma mensagem se não se conta
receber mais exemplares daquele periódico.
1.15.34.1. Como aceder ao formulário da chegada do exemplar?
Este Formulário é visualizado quando se prime o botão Chegada na Lista de Exemplares; ou
se prime o botão Chegada na janela de Periodicidade; ou se utiliza a opção do menu Utilitários > Periódico Check-in (recepção). Se, por exemplo, tiver 3 assinaturas de um determinado
periódico, será capaz de inserir informação específica em cada um que tiver sido recepcionado.
Isto permitirá atribuír um código de barras distinto a cada. Quando tiver concluído o
preenchimento do formulário, clique em Continuar. Tanto a janela Periodicidade como a janela
Exemplares serão actualizadas. Em qualquer momento é possível cancelar o processo de
chegada, pressonando em Cancelar. Quando o exemplar estiver registado, serão impressas as
etiquetas e as listas de circulação (se tiverem sido definidas).
1.15.34.1.1. O que significam os campos do formulário?
É inserido automaticamente pelo sistema um código de barras por defeito, o qual pode ser
alterado.
Introduzir a data de recepção do exemplar pela biblioteca. O sistema insere
automaticamente a data actual, a qual pode ser alterada.
Se houver mais do que uma localização, utilizar o primeiro campo para o
depósito/permanente, e o campo "2.ª localização" para livre acesso. Esta informação não é
usada quando o sistema cria um registo de existências. O campo Localização integra dois subcampos. O mais pequeno, à esquerda, refere-se ao código do Tipo de localização. (São
indicados, em baixo, códigos válidos.) O sub-campo mais extenso, à direita, diz respeito ao
código alfanumérico que identifica onde o exemplar está arrumado. Se esta informação já
estiver preenchida, é porque o sistema utiliza o tipo de localização e a localização que foram
inseridos no formulário de Informação da Assinatura. Códigos válidos para o Tipo de localização
(0 - Classificação BC, 1 - Classificação Dewey, 2 - Classificação NLM, 3 - Classificação
Superintendent of Documents, 4 – Sequencial, 5 - Por nome, 6 – Separado, 7 - Origem indicada
em $$2, 8 – Outros).
1.15.34.1.1.4. 2.ª Localização
Ver a ajuda para a Localização.
1.15.34.1.1.5. Nota OPAC
Esta nota aparecerá no OPAC, quando se visualizar este exemplar.
1.15.34.1.1.6. Nota biblioteca
Esta nota será visualizada apenas pelo staff da biblioteca.
1.15.34.1.1.7. Nota check-in
Nota escrita anteriormente para o operador ler agora (introduzida no formulário Informação
da Assinatura).
1.15.35. Como registar de chegada de fascículos, através da recepção na janela de
Periodicidade?
Pode utilizar o formulário de Periodicidade para efectuar a recepção dos fascículos
chegados. Esta funcionalidade pode ser útil se a biblioteca recebe um fascículo muito atrasado
ou um outro muito antigo; e também para a recepção de um grande número de fascículos do
mesmo periódico. Os resultados serão, também, actualizados na janela Exemplares (data de
recepção, número de páginas, etc.).
Seleccionar o fascículo que se pretende recepcionar e clicar em Chegada. Será apresentado
o formulário de Chegada do Exemplar, permitindo modificar a informação sobre este fascículo,
como, por exemplo, o número de páginas. Quando se escolhe a opção Actualizar no Formulário
do Fascículo, aparece a janela Confirmação de Chegada do Fascículo.
Neste ecrã é possível determinar o número de exemplares que se quer recepcionar. Pode
ser um de cada vez, ou todos ao mesmo tempo. Por cada exemplar que se pretende
recepcionar, será apresentado o formulário de Chegada dos Exemplares para se preencher,
conforme o sistema estiver configurado.
Depois de registar a chegada de um fascículo, existem duas possibilidades. É apresentado o
formulário de Chegada dos Exemplares (em baixo), assumindo que o sistema está configurado
para visualizar este formulário. E é apresentada a janela de recepção para o próximo fascículo
esperado, a não ser que este não exista, caso em que é visualizada uma mensagem de erro.
1.15.35.1.1. Sim
Se a caixa Confirmar chegada de todas as cópias não estiver assinalada, deve clicar em Sim
por cada novo exemplar que desejar recepcionar. Caso contrário, clicar em Sim uma vez para
recepcionar todos os exemplares deste fascículo. Depois de ter clicado em Sim na janela
Confirmação de Chegada do Fascículo, existem duas possibilidades. O formulário de Chegada
do Exemplar é apresentado, depois clicar em Continuar para prosseguir com o próximo
exemplar esperado, se for caso disso. Ou o formulário de Chegada do Exemplar NÃO é
visualizado, acontecendo então que a janela de Periodicidade é automaticamente actualizada.
De notar qe o próximo fascículo esperado abrir-se-à automaticamente depois de se ter
recepcionado um fascículo.
1.15.35.1.2. Stop
Escolher esta opção se não pretender continuar a recepção de mais exemplares deste
fascículo.
1.15.35.2.1. Confirmar chegada de todas as cópias
Assinalar esta caixa se pretender recepcionar todos os exemplares deste fascículo. O
formulário Chegada do Exemplar será visualizado automaticamente por cada exemplar,
permitindo inserir informação específica em cada cópia, como o código de barras. A qualquer
momento é possível interromper o processo, clicando em Cancelar.
1.15.36. Como registar de chegada de fascículos, através da recepção na janela de
Exemplares?
É possível utilizar a janela de Exemplares para a recepção, quando, por exemplo, apenas
um exemplar de várias cópias esperadas tiver chegado. Também é possível utilizar este ecrã
para os casos já assinalados em cima na Periodicidade. Porém, ter em atenção que quando se
faz a recepção na janela de Exemplares, terá que clicar em Actualizar Lista na janela de
Periodicidade para trazer para este écrã os novos dados.
Na janela de Exemplares, seleccionar o exemplar que quer recepcionar e clicar em
Chegada. Existem duas possibilidades. É visualizado o formulário de Chegada de Exemplares,
assumindo-se que o sistema está configurado para apresentá-lo, e depois clicar em Continuar
para voltar para a janela de Exemplares. Ou NÃO é visualizado o formulário de Chegada de
Exemplares, o que quer dizer que a janela de Exemplares é automaticamente actualizada. De
notar que os exemplares pertencentes ao próximo fascículo esperado serão automaticamente
abertos depois da recepção de um exemplar.
1.15.37. O que fazer no caso de uma reclamação?
O primeiro passo no envio de reclamações é executar o serviço do menu Serviços -> Claims
-> Impressão de relatório de reclamações (serial-04). Este relatório lista todos os exemplares
que devem ser reclamados. Pode, de seguida, imprimir em batch uma lista de cartas de
reclamação, utilizando para tal a função do menu Serviços -> Claims -> Impressão de cartas de
reclamação (serial-44), ou utilizando o módulo de Periódicos para proceder a uma impressão de
um fascículo específico. Para impressão de reclamações no módulo de Periódicos do GUI,
escolha a janela de Exemplares, seleccione o exemplar que quer reclamar e pressione o botão
Reclamações. Se for a primeira reclamação para este exemplar, a janela Enviar Reclamação
será mostrada para preenchimento. Se existir pelo menos uma reclamação para o exemplar
escolhido, a Lista de Reclamações será mostrada. Para enviar uma nova reclamação, clique no
botão Reclamação e a janela Enviar Reclamação será mostrada para preenchimento.
1.15.38. Como aceder à lista de reclamações?
Se pressionar o botão Reclamar na Lista de Exemplares, e se pelo menos uma reclamação
já tiver sido enviada, será apresentada a lista das reclamações. A lista de reclamações mostra a
as reclamações que foram enviadas para o exemplar seleccionado. A coluna "Próxima
reclamação" mostra a data prevista de envio da próxima reclamação, de acordo com o que foi
definido sobre reclamações no formulário de Informação de Assinatura.
1.15.38.1.1. Enviar reclamação
Para enviar uma reclamação para o exemplar. escolha Enviar reclamação.
Se pretender registar a resposta do fornecedor a uma determinada reclamação, seleccione
a reclamação e clique em Resposta do fornecedor.
1.15.38.1.3. Apagar
Para apagar uma reclamação, seleccione-a e clique em Apagar.
1.15.39. Como enviar reclamação?
Pressionar o botão Reclamaar na Lista de Exemplares (se se tratar da primeira reclamação),
ou quando escolhe a opção Enviar reclamação na janela Lista de Reclamações. Esta janela
permite enviar uma reclamação a um fornecedor. Quando tiver acabado de preencher o
formulário, clicar em Enviar.
O sistema insere automaticamente a data actual.
Inserir o texto que quer incluír na carta a enviar ao fornecedor (complementando o texto
que já é parte integrante das cartas de reclamação standard).
1.15.39.1.3. Formato da reclamação
Escolher uma das cartas de reclamação standard preparadas pelo administrador do sistema
para uso na biblioteca.
1.15.40. Como registar a resposta do fornecedor a uma reclamação?
Quando se selecciona a opção Resposta do fornecedor na Lista de Reclamações, é
apresentado um ecrã. Aqui existe a possibilidade de registar a resposta do fornecedor a uma
reclamação. Depois de preencher o formulário, clicar em Actualizar.
Trata-se do texto que foi escrito pelo bibliotecário e incluído na carta de reclamação
enviada ao fornecedor. Serve de referência.
1.15.40.1.2. Data da resposta
O sistema preenche automaticamente a data actual.
Inserir texto livre para resumir a resposta do fornecedor.
1.15.40.1.4. Data esperada de chegada
Se a data prevista de chegada for alterada, inserir aqui a nova data, a qual é usada em
associação com o serviço de reclamações em batch.
1.15.41. Como aceder às Listas de Circulação?
, ou seleccione a opção
Para aceder à janela das Listas de Circulação, clique no ícone
do menu Janela -> Janela listas circulação, e será apresentada uma janela. Esta janela mostra
as várias listas de circulação definidas para um periódico. Para cada assinatura e lista de
circulação, a coluna Último Emp. indica qual a última data de empréstimo de um fascículo,
numa lista de circulação.
Para modificar determinados detalhes de uma lista de circulação, clique em Modificar. Será
apresentada a janela Lista de Circulação.
Para adicionar uma lista de circulação, clique nesta opção. Será mostrada a janela Lista de
Circulação.
1.15.41.1.3. Apagar
Para apagar uma lista de circulação, seleccione-a e clique em Apagar.
1.15.41.1.4. Membros
Para ver os membros de uma lista de circulação, seleccione-a e clique em Membros. Será
mostrada a janela Lista de Membros.
1.15.41.1.5. Imprimir
Para imprimir a lista de membros, seleccione-a e clique em Imprimir.
1.15.42. Como definir uma lista de circulação de fascículos?
Quando clica no botão de Adicionar ou Modificar, na janela Lista de Circulação, será
apresentada um formulário, que permite definir uma lista de circulação de fascículo.
1.15.42.1.1. Sub. sequência
Este é o número da assinatura com a qual a lista será identificada. Se existir apenas uma
assinatura, o sistema automaticamente colocará "1" neste campo. Se existir mais do que uma
assinatura, terá que se seleccionar a que se pretende associar na lista, utilizando a seta à
direita do campo.
1.15.42.1.2. Responsável da lista
Identificação do responsável da lista. Trata-se do utilizador (que pode ser uma biblioteca) a
quem a lista será entregue. O fascículo pode ser entregue a este utilizador no momento da
recepção. Deve estar assim definido numa tabela, que o empréstimo de fascículos chegados ao
Responsável da Lista (e à Lista de Circulação) estarão sujeitos a verificações, como sejam os
limites no número de empréstimos, ou pagamentos em falta. O empréstimo será efectuado,
sejam quais forem os resultados das verificações, no entanto será criado um registo de triggers
por cada um dos 'problemas' que envolvem o empréstimo. De notar que, se os utilizadores
forem apagados da base, eles também serão apagados das Listas de Circulação, incluindo os
Responsáveis.
1.15.42.1.3. Número do orçamento
Opcional. Pode ligar uma lista de circulação a um orçamento. Actualmente, este campo é,
apenas, informativo; na realidade, o orçamento não será debitado.
1.15.42.1.4. Emprestar periódico
Se esta opção for seleccionada, o sistema emprestará, automaticamente, os fascículos
recepcionados à Lista de Circulação, utilizando a função de empréstimo deste módulo. Isto
significa que o fascículo será apresentado no OPAC como estando emprestado, bem como a
respectiva data prevista de devolução, podendo a biblioteca enviar notas informativas sobre
eventuais atrasos. Se este campo for seleccionado, o campo N.º de dias por membro terá que
conter um valor numérico, senão não será possível actualizar a informação preenchida.
1.15.42.1.5. N.º de dias de empréstimo por membro
Número de dias que cada membro da lista pode reter o fascículo. O sistema multiplica este
valor pelo número de membros inscritos nesta lista, para calcular a data de devolução do
fascículo. De notar que o Responsável da Lista (que pode ser um departamento) não conta
para efeitos deste cálculo. Se pretender que o Responsável seja incluído nas contas, deve,
também, adicioná-lo como um Membro do Grupo (da Lista).
1.15.42.1.6. Estado
Uma lista de circulação pode estar activa (AC) ou inactiva (NA). O sistema verificará este
campo antes de utilizar uma lista de circulação.
1.15.42.1.7. Nota
Opcional.
1.15.43. Como aceder à Lista dos membros, da lista de circulação?
Quando selecciona o botão Membros da lista de Circulação, é apresentada uma janela, que
lista os membros pertencentes a uma lista de circulação, surgindo no topo o membro com
maior prioridade. De notar que o sistema não permitirá adicionar o mesmo utilizador a mais do
que uma lista de circulação para o mesmo registo administrativo. Ter em atenção, também, que
se os utilizadores forem apagados da biblioteca, eles serão, ainda, apagados de todas as Listas
de Circulação a que pertençam, com o estatuto de membros
1.15.43.1.1. Novo
Para adicionar um novo membro à lista. Será apresentada a Ficha de Inscrição como
Membro.
1.15.43.1.2. Apagar
Para apagar um membro da lista.
1.15.43.1.3. Setas
Para dar a um membro uma prioridade mais elevada, seleccione a seta para cima. Para dar
uma prioridade mais baixa, clique na seta para baixo.
1.15.44. Como adicionar um novo membro à Lista dos membros?
Quando selecciona o botão Novo, ou o botão Modificar na Lista de Membros, é apresentada
uma janela, que permite adicionar um membro à lista de circulação seleccionada. Quando
acabar o seu preenchimento, clique em Actualizar.
1.15.44.1.1. ID Membro
Para adicionar um membro a uma lista de circulação, indique a identificação do novo
membro. Pode seleccioná-lo de uma lista de utilizadores, primindo o botão à direita do campo.
1.15.45. Como remover um utilizador das Listas de Circulação?
Para seleccionar a funcionalidade Remover Utente dos Grupos de Circulação, pode fazê-lo
seleccionando a opção do menu Utilitários -> Remover utente dos grupos de circulação, e será
apresentada uma janela, que permite remover um utilizador de qualquer lista de circulação, da
qual ele seja membro. Inserir a sua identificação ou seleccione-a de uma lista, clicando na seta
à direita do campo. Depois de ter seleccionado o utilizador desejado, clicar em OK. Será
necessário confirmar a intenção de eliminar o utilizador de todas as suas listas de circulação.
1.15.46. Como devolver um fascículo?
Para devolver um fascículo, seleccione a opção do menu Utilitários -> Devolver fascículo
será apresentada uma janela, que permite devolver um fascículo que fora previamente
entregue ao Responsável de uma Lista de Circulação. Indique o código de barras do exemplar e
pressione OK. Se existirem outras Listas de Circulação à espera do documento, este será
automaticamente emprestado à Lista de Circulação seguinte.
1.15.47. Menu Serviços
Pode ser acedido no módulo Periódicos da ferramenta Aleph, pelo Menu superior. As
diversas opções dos serviços permitem guardar lista de reclamações, cartas de reclamação, lista
os fascículos chegados dentro dos prazos definidos, produzir relatório com as listas de
circulação, lista dos periódicos, gerar relatório estatístico do número de edições, imprimir lista
de reclamações e cartas de reclamação, enviar uma carta a cada membro do grupo de
circulação, recuperação de periódicos, abrir automaticamente todos os fascículos esperados,
fazer a abertura dos fascículos esperados, apagar ciclos de publicação "antigos" de periódicos,
exportar campos-pares de definiçao de periodicidades, e adicionar campos-pares de previsão da
periodicidade importados. Cada serviço é identificado na Log Batch e na Queue Batch pelo seu
nome de procedimento.
1.15.47.1. Reclamações / Claims
Para seleccionar uma destas opções seleccione a opção do menu Serviços -> Claims. E
1.15.47.1.1. Imprimir relatório de reclamações / Print claim report (serial-04)
Este serviço guarda ou imprime a lista de reclamações. Lista os periódicos que ainda não
foram entregues na biblioteca.
1.15.47.1.2. Imprimir cartas de reclamação / Print claim letters (serial-44)
Este serviço grava ou imprime cartas de reclamação de periódicos. É impressa uma carta
para cada fornecedor, listando todos os fascículos atrasados respeitantes a cada um deles.
Cada carta contém fascículos de um periódico, pertencente à mesma sub-biblioteca. Só serão
impressas cartas relativas a periódicos em cujo Formulário de Informação da Assinatura foi
assinalada a caixa Enviar Reclamações (isto é, aqueles títulos que fazem parte do mecanismo
de reclamação automática).
Este serviço produz um relatório com as listas de circulação, ordenado por utilizador. Pode
ver o relatório por cada utilizador.
1.15.47.1.4. Letters to routing list members (serial-08)
Este serviço envia uma carta a cada membro do grupo de circulação, com a informação de
que periódicos estão em circulação em todos os grupos de circulação a que pertencem.
1.15.47.2. Circulação / Routing
Para seleccionar uma destas opções seleccione a opção do menu Serviços -> Routing. E
Este serviço gera um relatório que lista os periódicos que são distribuídos aos utilizadores
da biblioteca. Apresenta estes utilizadores quer no seu papel de Responsáveis pelos Grupos de
Circulação, quer como Membros destes Grupos. O relatório é ordenado por utilizador, podendo
ser visualizado para um utilizador específico.
1.15.47.2.2. Cartas aos membros da lista de circulação / Letters to routing list members
(serial-08)
Este serviço faz enviar uma carta a cada membro de todos os Grupos de Circulação,
informando-os de quais os periódicos que estão distribuídos por todos os Grupos de Circulação
aos quais eles pertencem.
1.15.47.3. Recepção / Check-in
Para seleccionar uma destas opções seleccione a opção do menu Serviços -> . E depois
1.15.47.3.1. Lista de periódicos e número de fascículos chegados / List of serial titles +
number of arrived issues (serial-16)
Este serviço efectua a recuperação de periódicos cujos fascículos chegaram dentro dos
prazos. O relatório inclui os nomes destes documentos e o número de fascículos chegados,
podendo ser gerado para todas as bibliotecas, ou limitado aos fascículos pertencentes a uma
determinada sub-biblioteca.
1.15.47.3.2. Imprimir relatório de fascículos chegados / Print arrived issues report (serial06)
Este serviço gera um relatório, listando os fascículos chegados dentro dos prazos definidos.
Para um relatório que apenas liste o número de fascículos chegados por periódico, deve ser
executado o serviço serial-16 (Lista de Periódicos e Número de Fascículos Chegados).
1.15.47.3.3. Issues arrival statistics by sublivrary – Dates (serial-09)
Este serviço produz um relatório estatístico do número de edições, que chegaram dentro de
certas especificações. Os resultados são agrupados por sub-biblioteca e por biblioteca (dentro
de uma sub-biblioteca). Para cada sub-biblioteca, é providenciado o total de chegadas.
1.15.47.3.4. Abrir fascículos esperados / Open expected issues (serial-11)
Este serviço "abre" automaticamente todos os fascículos esperados, num determinado
intervalo de tempo (funcionalidade idêntica, embora essa manual, à do écrã de Periodicidade,
botão "Abrir Todos"). Os novos fascículos só serão abertos quando existir uma assinatura válida
para eles e se não tiverem sido, anteriormente, abertos.
1.15.47.3.5. Abrir fascículos esperados e periodicidade / Open expected issues and
publications schedules (serial-13)
Este serviço faz a abertura dos fascículos esperados, com base na data inserida no campo
Abrir Fascículos Esperados Até. Se o sistema não encontrar uma Periodicidade que abranja esse
período de tempo (ou parte dele), abrirá uma nova Periodicidade (assim como os fascículos).
Os novos fascículos (e Periodicidades) só serão abertos quando existir uma assinatura válida
para eles, e apenas se não tiverem sido, anteriormente, abertos.
1.15.47.4. Previsão da Periodicidade / Publication schedules
Para seleccionar uma destas opções seleccione a opção do menu Serviços -> Publication
schedules. E depois seleccione a opção que pretende.
1.15.47.4.1. Abrir periodicidades / Open publication schedules (serial-10)
Este serviço abre uma nova e completa Periodicidade para todos os periódicos com data de
publicação, ou então a data que for especificada. Só será aberta uma nova periodicidade
quando existir uma assinatura válida.
1.15.47.4.2. Apagar periodicidade / Delete publication schedules (serial-20)
Este serviço apaga ciclos de publicação "antigos" de periódicos. Serão gravados o ano
actual e o anterior, mas os ciclos de publicação mais antigos serão apagados.
1.15.47.4.3. Exportar registos 85x / Export 85x records (serial-51)
Este serviço é utilizado para exportar campos-pares de definiçao de periodicidades
(853/853X, 854/854X e 855/855X) dos periódicos da sua biblioteca para idênticos periódicos de
outra biblioteca. Por cada registo ADM que tenha um ou mais destes pares 85x para a previsão
da periodicidade, este serviço escreverá estes campos, bem como os campos 001, 022, 035 e
245, do MARC 21. Este ficheiro pode, depois, ser enviado para outra biblioteca que corresponda
à sua própria base de dados e para efectuar o download dos campos-pares de previsão,
quando for encontrada uma correspondência. A outra biblioteca terá que executar o serviço do
menu Serviços -> Publication schedules -> Importar registos 85x (serial-52).
1.15.47.4.4. Importar registos 85x / Import 85x records (serial-52)
Este serviço é utilizado para adicionar campos-pares de previsão da periodicidade
importados (853/853X, 854/854X e 855/855X) de outra biblioteca para os mesmos periódicos
da sua biblioteca. Onde existir uma correspondência de qualquer dos campos MARC 001, 022,
035, ou 245, os campos-pares de previsão da periodicidade (853/853X, 854/854X e 855/855X)
desse ficheiro serão importados para os registos ADM que estão associados aos registos BIB.
De notar que é possível especificar outros campos (e respectivos índices relevantes) para se
oporem numa tabela. Dessa forma, qualquer formato MARC pode ser utilizado para o processo
de correspondência. É, também, criado pelo sistema um histórico a listar todas as
correspondências encontradas para exame, antes da importação actual dos dados.
1.16.
Pesquisa OPAC GUI
1.16.1. Como entrar no OPAC GUI?
Programs -> Aleph500 -> OPAC. Em alternativa pode utilizar a barra de ferramentas do sistema
.
e clicar sobre o ícone
1.16.2. O módulo do OPAC GUI pode ser utiizado em que operações?
O módulo do OPAC GUI pode ser utilizado para a pesquisar registos bibliográficos, para
visualizar informação de existências, como a cota de cada cópia (estante e prateleira), para
visualizar informação sobre os empréstimos, como durante quanto tempo é que o documento
pode estar emprestado e se está ou não emprestado, e para efectuar pedidos de reserva e de
fotocópias de exemplares, ou efectuar renovações de empréstimos (se tal for permitido pela
configuração do sistema).
1.16.3. Que tipos de funções de pesquisa existem?
Existem dois tipos de pesquisas no OPAC GUI. Percorrer - O operador pode percorrer uma
lista alfabética de cabeçalhos, por exemplo títulos, autores e assuntos. E Pesquisar - O operador
pode efectuar a pesquisa por palavras. O sistema procura nos Índices de Palavras (como
palavras no campo Título ou no campo Assunto) registos que contenham as que foram
inseridas pelo operador. Este pode, também, ir directamente para um registo específico, se
inserir um identificador único do exemplar, como o ISBN ou o código de barras.
1.16.4. Que tipos de índices existem?
Existem três tipos de índices. Os índices de Encabeçamento - Os encabeçamentos são
frases completas do registo bibliográfico, tais como autores, títulos, assuntos. Um campo
completo ou sub-campos específicos podem ser utilizados para um índice deste tipo, sendo
usados pela função Percorrer. Os índices de Palavras são listas de palavras retiradas de campos
específicos do registo bibliográfico. Exemplos de campos que podem constituír Índices de
Palavras, palavras dos campos de autores (etiquetas 700, 701...), palavras dos campos de
títulos (etiquetas 200, 500...), palavras dos campos de assuntos (etiquetas 600, 650) e palavras
em qualquer campo. E os índices Directos permitem ao operador encontrar um registo
específico. Exemplos destes índices, números de sistema, ISBN/ISSN, cotas, números de
inventário.
1.16.5. No que consiste a função Percorrer?
Esta função permite ao operador pesquisar numa lista alfabética de termos (títulos,
autores, assuntos) dos registos bibliográficos. podem utilizar-se Índices de Cabeçalhos, de
para activar a função
Palavras, ou Índices Directos. O operador pode usar o ícone
Percorrer, ou seleccione a opção do menu Pesquisar -> Percorrer, ou as teclas Ctrl+B.
1.16.6. Como pesquisar usando a função Percorrer?
para activar a função Percorrer, ou seleccione a opção do
Primeiro clique no ícone
menu Pesquisar -> Percorrer, ou as teclas Ctrl+B. Segundo escolha o índice do cabeçalho
desejado e digite o texto inicial da frase que procura. Clique em confirmar. O sistema devolve
uma lista alfabética de cabeçalhos para o operador percorrer. Os resultados são apresentados
com o texto inserido no topo da lista. (O sistema apresenta, ainda, o cabeçalho imediatamente
anterior ao da pesquisa.) Também é indicado o número de documentos associados a cada
índice.
1.16.6.1.
1.16.6.1.1. Saltar
O operador pode saltar para uma nova posição na lista, utilizando o botão Saltar e
digitando o ponto inicial para onde quer saltar, no mesmo índice.
1.16.6.1.2. Expandir
Se o operador seleccionar uma entrada que tenha um registo de autoridade relacionado, o
botão Expandir ficará activo, podendo ser escolhido para aceder às referências cruzadas ver,
ver também e ver a partir de.
O operador pode seleccionar vários encabeçamentos na lista de resultados e usar o botão
Gravar como. Esta opção permite salvaguardar uma lista de resultados, a qual pode ser
reutilizada para efectuar combinações ou operações de impressão/email. O conjunto gravado
será mostrado na Lista das Pesquisas.
1.16.6.1.4. Corrigir
O operador pode corrigir um cabeçalho seleccionado clicando no botão Corrigir apresentado
na Lista de Percorrer Índices. Será visualizada a caixa Corrigir cabeçalho. Para o corrigir
seleccione-o do lado esquerdo da caixa (Anterior) e faça duplo-clique. O cabeçalho passa para a
secção superior da janela, podendo, aí, ser corrigido. Clique no botão Corrigir para ver as
alterações efectuadas no lado direito da caixa de diálogo (Novo). Para aceitar as alterações e
actualizar a lista Percorrer Índice, escolha a opção Confirmar. De notar que para apagar um
sub-campo, o seu conteúdo deve igualmente ser apagado mas não o código - incluindo os
dólares. Por exemplo, para apagar o sub-campo $b do cabeçalho "$$aPeople on the
move:$$bstudies on internal migration", para que fique "$$aPeople on the move", deve inserirse o texto seguinte no campo de correcção (com o sub-campo $b vazio). "$$aPeople on the
move$$b".
1.16.6.1.5. Corrigir visualização
O operador pode corrigir o texto visualizado do cabeçalho seleccionado, escolhendo a opção
Corrigir visualização na Lista Percorrer Índice. Será apresentada uma janela Corrigir Texto de
um Cabeçalho. Nesta janela é mostrado, à esquerda (Anterior) as fichas actuais do cabeçalho,
incluindo o texto visualizado, o texto normalizado e a chave do cabeçalho. Para corrigir o texto
visualizado do cabeçalho seleccionado, deve-se corrigir o texto apresentado no lado direito do
écrã (Anterior) e clicar em Corrigir para mostrar as alterações efectuadas. Para aceitar estas
alterações e actualizar a lista, pressionar o botão Actualizar. Note que o texto visualizado do
cabeçalho só pode ser corrigido se o texto normalizado e a chave não forem modificados com
este procedimento.
1.16.7. Como guardar uma lista de resultados que seleccionei?
Primeiro tem de fazer a pesquisa via Percorrer, depois na lista de resultados seleccione um
ou mais resultados e clique no botão Guardar como, que vai permitir salvaguardar uma lista de
resultados, a qual pode ser reutilizada para efectuar combinações ou operações de
impressão/email. Clique em confirmar. O conjunto gravado será mostrado na Lista das
Pesquisas.
1.16.8. Como corrigir o texto de um cabeçalho?
ou mais resultados e clique no botão Corrigir visualização. Será apresentada uma janela Corrigir
Texto de um Cabeçalho. Nesta janela é mostrado, à esquerda (Anterior) as fichas actuais do
cabeçalho, incluindo o texto visualizado, o texto normalizado e a chave do cabeçalho. Para
corrigir o texto visualizado do cabeçalho seleccionado, deve-se corrigir o texto apresentado no
lado direito do écrã (Anterior) e clicar em Corrigir para mostrar as alterações efectuadas. Para
aceitar estas alterações e actualizar a lista, pressionar o botão Actualizar. Note que o texto
visualizado do cabeçalho só pode ser corrigido se o texto normalizado e a chave não forem
modificados com este procedimento.
1.16.9. Como corrigir o cabeçalho de um registo?
ou mais resultados e clique no botão Corrigir. Será visualizada a caixa Corrigir cabeçalho. Para o
corrigir seleccione-o do lado esquerdo da caixa (Anterior) e faça duplo-clique. O cabeçalho
passa para a secção superior da janela, podendo, aí, ser corrigido. Clique no botão Corrigir para
ver as alterações efectuadas no lado direito da caixa de diálogo (Novo). Para aceitar as
alterações e actualizar a lista Percorrer Índice, escolha a opção Confirmar. De notar que para
apagar um sub-campo, o seu conteúdo deve igualmente ser apagado mas não o código incluindo os dólares. Por exemplo, para apagar o sub-campo $b do cabeçalho "$$aPeople on
the move:$$bstudies on internal migration", para que fique "$$aPeople on the move", deve
inserir-se o texto seguinte no campo de correcção (com o sub-campo $b vazio). "$$aPeople on
the move$$b".
1.16.10. Como aceder à lista das pesquisas?
Seleccione a opção do menu Opções -> Visualizar lista das pesquisas.
1.16.11. No que consiste a função Pesquisar?
Para aceder a esta função seleccione o ícone
para activar a função Pesquisar, ou
seleccione a opção do menu Pesquisar -> Pesquisar.
Esta função permite ao operador pesquisar a base de dados através de palavras-chave,
identificadores únicos e frases dos cabeçalhos. O sistema pesquisa nos Índices de Palavras
(Palavras do Título, Palavras do Assunto) registos contendo as palavras-chave introduzidas pelo
operador; nos Índices Directos popr identificadores únicos (como o ISSN, o código de barras,
etc.); e nos Índices de Cabeçalhos por frases neles incluídas.
1.16.12. Como fazer pesquisa simples usando a função Pesquisar?
, ou seleccione a opção do menu Pesquisar -> Pesquisar.
Segundo seleccione o separador 1. Simples. Terceiro escolha o campo a ser pesquisado e
escreva a palavra-chave que procura. Se assinalar a caixa junto a "Palavras adjacentes", o
sistema perceberá que as palavras da expressão de pesquisa devem estar no mesmo campo
(índice de palavras) e aparecer juntas no registo. Ao inserir as palavras-chave, pode utilizar
truncaturas, máscaras e operadores lógicos. Clique em Confirmar.
1.16.12.1. Existem dicas que me possam ajudar na pesquisa?
Existem quatro maneiras de especificar uma dada pesquisa. Através da truncatura, das
máscaras, dos operadores booleanos e dos parênteses.
1.16.12.1.1. Truncatura
Pode escrever parte de uma palavra e adicionar o caracter ? ou o caracter * no início (ou
no fim), para indicar que pretende todas as palavras que começam (ou acabam) com essa
parte da palavra. Por exemplo: cloro? devolve todos os registos que contêm palavras
começadas com cloro num campo indexado. ?benzina devolve todos os registos que contêm
palavras que terminam em benzina num campo indexado.
1.16.12.1.2. Máscaras
Com as máscaras, são utilizados caracteres especiais como "substitutos", permitindo ao
sistema devolver palavras que se escrevem de várias formas. ? ou * substituem qualquer
número de caracteres. Por exemplo: f?ico devolve todos os registos que contêm palavras
começadas por f e terminadas em ico, num campo indexado, como físico e fisiológico.
1.16.12.1.3. Operadores booleanos
A pesquisa pode ser alargada ou restringida utilizando os operadores lógicos (Booleanos)
AND, OR, NOT. Por exemplo: administração and pública recupera todos os registos que contêm
administração e pública. administração or administrativo recupera todos os registos que contêm
administração ou administrativo. administração not pública recupera todos os registos que
contêm a palavra administração mas não a palavra pública. Pode, também, utilizar "substitutos"
para os operadores Booleanos and, or , not. O sistema assume sempre o and se não existir
nenhum operador lógico. É possível escrever operadores em inglês ou russo, ou utilizar uma
qualquer das seguintes convenções: AND = + (sinal de adição), AND = & (e tipográfico), OR =
| (barra vertical), NOT = ~ (til). Por exemplo:administração & pública, administração + pública,
administração | pública, administração ~ pública.
1.16.12.1.4. Parênteses
Os parênteses podem ser utilizados num pedido. Por exemplo: (dados or valores) and
(progra? or sistema).
1.16.13. Como fazer uma pesquisa múltipla usando a função Pesquisar?
Segundo seleccione o separador 2. Múltipla. Segundo seleccione as bases de dados e depois
escreva a plavra-chave que pretende. Clique em Confirmar.
1.16.14. Como fazer pesquisa CCL usando a função Pesquisar?
Segundo seleccione o separador 3. CCL. A Pesquisa CCL permite ao operador utilizar uma
Linguagem de Comandos Comuns para pesquisar palavras em vários índices de uma só vez.
Tem de especificar o código dos índices de palavras a pesquisar. Por exemplo: wti=(chem? or
bio?) and wau=jones vai pesquisar nos Índices de Palavras no Título e de Palavras no Autor. A
lista completa de códigos para os índices de palavras está disponível na Ajuda do módulo de
Pesquisa. Se assinalar a caixa junto a "Palavras adjacentes", o sistema perceberá que as
palavras da expressão de pesquisa devem estar no mesmo campo (índice de palavras) e
aparecer juntas no registo.
1.16.15. No que consiste o CCL?
O CCL - Common Command Language permite efectuar pesquisas de palavras e cabeçalhos
em vários índices diferentes ao mesmo tempo. Deve especificar o código da palavra e quais os
índices de cabeçalhos a serem pesquisados. As abreviaturas mais comuns utilizadas na
linguagem de comandos do ALEPH são WRD (Palavras), WAU (Palavras no campo Autor), WTI
(Palavras no campo Título), WSU (Palavras no campo Assunto), WYR (Ano de
Publicação/edição), ISSN (ISSN), ISBN (ISBN), TIT (Títulos), AUT (Autores), IMP (Publicação),
SUB (Assuntos), SRS (Séries), WCO (Palavras no campo Co-autores), WUT (Palavras no campo
Título uniforme), WPL (Palavras no campo Local), WPU (Palavras no campo Publicador/editor),
WSP (Palavras no campo Pessoa como assunto), WSC (Palavras no campo Colectividade como
assunto), WSF (Palavras no campo Título Uniforme como assunto), WST (Palavras no campo
Tópico), WSG (Palavras no campo Assunto geográfico) e WLC (Palavras no campo Classificação
da Biblioteca do Congresso).
Exemplo de uma Pesquisa em CCL: Em qualquer janela de Pesquisa, escolher a opção CCL
na barra superior. Digitar WRD=(heart OR cardiac) AND surgery. Obtêm-se todos os registos
contendo heart or cardiac, juntamente com a palavra surgery. Clicar em Pesquisar. Aparece a
Lista de Resultados.
1.16.16. Como ver a lista dos resultados da pesquisa?
Para aceder à lista dos resultados seleccione a opção do menu Opções -> Visualizar lista
das pesquisas. Esta lista mostra o conjunto de registos que resultaram de uma pesquisa com a
função Pesquisar, ou, na função Percorrer (guardadas). Seleccione uma das pesquisas e clique
por cima, e pode utilizar as opções Abreviado ou Completo para ver os registos bibliográficos do
conjunto seleccionado, primindo os botões.
1.16.17. Como refinar os resultados de uma pesquisa?
Se um conjunto de resultados for demasiado grande ou demasiado pequeno, pode reduzir
ou alargar o âmbito da pesquisa. Para tal, primir o botão Refinar, a partir da lista das pesquisas,
e preencher o formulário Refinar. O conjunto seleccionado é cruzado/combinado com uma nova
pesquisa, para produzir um novo sub-conjunto. Se assinalar a caixa "Palavras adjacentes", o
sistema compreenderá que as palavras na expressão de pesquisa devem estar no mesmo
campo (índice de palavras) e aparecer juntas no registo. Clique em Confirmar.
1.16.18. Como combinar os resultados de uma pesquisa?
Pode cruzar conjuntos de resultados, seleccionando-os, e depois primindo o botão
Combinar e preencher o formulário Combinar. Ao cruzar conjuntos com AND e OR, o operador
pode escolher os conjuntos que quiser. No entanto, para A primeira pesquisa mas não a 2.ª e A
segunda pesquisa mas não a 1.ª, o operador apenas pode escolher dois conjuntos. A primeira
pesquisa mas não a 2.ª devolve todos os registos que contêm a(s) palavra(s) do conjunto 1
mas não a(s) palavra(s) do conjunto 2. A segunda pesquisa mas não a 1.ª é a condição
inversa, ou seja, devolve os registos que contêm a(s) palavra(s) do conjunto 2 mas não as do
conjunto 1. Clique em Combinar.
1.16.19. Como visualizar os registos bibliográficos, no formato abreviado?
Nas funções Percorrer e Pesquisar, nomeadamente na lista das pesquisas, pode optar por
visualizar os registos bibliográficos no formato Abreviado ou em qualquer um dos formatos
Completos. O OPAC GUI pode ser configurado para apresentar a Lista de Registos, logo após
um comando PESQUISAR, ou para apresentar imediatamente os próprios registos. Pode ser
definido um princípio, estipulando que, até um determinado número de registos num conjunto,
eles serão apresentados em formato Completo; acima desse número, serão apresentados em
formato de visualização Abreviado. Quando "chama" o formato Abreviado, aparece uma janela,
onde pode seleccionar uma ou mais linhas para visualização na Janela de Navegação, clicando
depois em Mapa Navegação.
1.16.19.1.1. Ordenar
Pode ordenar os registos na Lista Abreviada, primindo o botão Ordenar e preenchendo um
formulário.
Pode gravar um conjunto de registos, seleccionando-os e primindo o botão Gravar como.
Aparece uma pequena janela, permitindo-lhe atribuír um nome ao conjunto ou, simplesmente,
confirmar o nome gerado por defeito pelo sistema.
Este botão permite adicionar um registo ao Mapa de Navegação. Na janela de Navegação,
ele poderá escolher vários módulos do sistema, como o de Catalogação, Periódicos, Controlo de
Exemplares, etc., para editar registos associados. A Janela de Navegação facilita, também, a
passagem dos exemplares e/ou encomendas de aquisições e/ou assinaturas de periódicos, de
um registo ADM para outro.
1.16.19.1.4. Completo
Este botão permite passar para o formato completo. O formato Completo é uma
representação mais exaustiva do registo bibliográfico.
1.16.20. Como visualizar os registos bibliográficos, no formato completo?
Completos. O OPAC pode ser configurado para apresentar a Lista de Registos, logo após um
comando PESQUISAR, ou para apresentar imediatamente os próprios registos. Pode ser
formato de visualização Abreviado. O formato Completo é uma representação mais exaustiva do
registo bibliográfico.
1.16.20.1.1. Entradas
Esta opção está disponível para alguns campos do registo, como o campo assunto e o
campo autor. Quando selecciona um campo (ex.: autor: Nash, Ogden) e prime o botão
Entradas, aparece a Lista Percorrer Índices associada ao campo seleccionado, com o texto
(Nash, Ogden) no topo dessa lista alfabética.
Este botão permite adicionar um registo ao Mapa de Navegação. Na janela de Navegação,
ele poderá escolher vários módulos do sistema, como o de Catalogação, Periódicos, Controlo de
Exemplares, etc., para editar registos associados. A Janela de Navegação facilita, também, a
passagem dos exemplares e/ou encomendas de aquisições e/ou assinaturas de periódicos, de
um registo ADM para outro.
1.16.20.1.3. Ver similares
Esta opção está disponível para alguns campos do registo, como o campo assunto e o
campo autor. Quando selecciona um campo (ex.: Assunto Humorous poetry, American) e prime
o botão Ver Similares, aparece a Lista Abreviada, mostrando outros registos com idêntico
assunto (Humorous poetry, American).
Pode primir este botão para ver a lista de exemplares associados ao registo bibliográfico, e
assim obter informações como a cota e se os exemplares estão ou não requisitados e
respectivas datas de devolução. Para além disso, é possível efectuar um pedido de reserva ou
de fotocópias do exemplar de interesse.
1.16.20.1.5. Externo
Este botão aparece quando num registo existe um link (campo 856) para um documento
externo, uma imagem ou um programa. Ao seleccionar o campo URL, fica visível o botão
Externo. Pode utilizar este botão para ver o documento ou a imagem, ou para pôr a correr o
programa.
1.16.20.1.6. Localizar
Pode primir este botão para procurar registos semelhantes noutras bases de dados.
1.16.20.1.7. Ligação
O catalogador pode ter combinado dois registos bibliográficos numa relação UP, DOWN, ou
PARALLEL. Quando selecciona um destes campos no registo bibliográfico, aparece o botão
Ligação. Pode utilizá-lo para ver o registo associado em formato Completo.
1.16.20.1.8. Informação da biblioteca
Quando o operador selecciona "Sub-existências", aparece este botão, possibilitando aceder
à informação sobre a sub-biblioteca, como a morada e o horário.
1.16.21. Como visualizar os registos bibliográficos, noutros formatos?
formato de visualização Abreviado. Este princípio estabelece-se no parâmetro AutoFull, no
ficheiro sear.ini. Para além do formato Completo, estão disponíveis outros quatro formatos,
acessíveis com um clique nos separadores visualizados. Os formatos por defeito são UNIMARC;
Etiquetas; ISBD e NP-405, que constitui a norma portuguesa para apresentação de referências
bibliográficas e citações. A biblioteca pode alterar estes formatos e adicionar outros. É
importante não esquecer que estes formatos não têm os vários botões descritos em cima para
o formato Completo.
1.16.22. Como visualizar os registos bibliográficos, na janela de navegação?
formato de visualização Abreviado. Esta janela permite passar exemplares e/ou encomendas de
aquisições e/ou assinaturas de periódicos, de um registo ADM para outro. Se houver um registo
BIB duplicado (e, portanto, um registo ADM duplicado), podem passar-se os registos do ADM
incorrecto para o ADM correcto. Pode adicionar vários registos BIB ao Mapa de Navegação e aí,
passar os exemplares e/ou as encomendas de um registo para outro. De notar que não existe
relação entre este aspecto e a questão de de uma ou várias ADMs. Pode passar de um registo
ADM para outro, dentro da mesma base ADM.
A janela de Navegação do módulo de Pesquisa permite, ainda, apagar um registo BIB. No
módulo de Pesquisa, quando se obtém uma visualização em formato completo, existe um botão
que permite adicionar o registo ao Mapa de Navegação. É possível adicionar vários registos BIB
à mesma visualização do Mapa de Nav. No lado esquerdo da janela, o operador pode
movimentar exemplares, encomendas e assinaturas de periódicos. Até mesmo um exemplar
que esteja emprestado. O sistema move também, automaticamente, o registo de empréstimo
em causa. Pode passar um registo ADM de um registo BIB, para outro registo ADM de um
registo BIB diferente. Ao fazê-lo, movem-se todos os exemplares, assinaturas e encomendas.
Movem-se, também, todos os registos HOL que estão ligados aos exemplares e às assinaturas.
Os botões Apagar, Apagar BIB e Reler não são visualizados quando se acede à janela de
navegação através dos módulos de Empréstimos, Aquisições, EIB, Controlo de Exemplares e
Periódicos.
Com esta opção transfere-se o registo para o módulo de Catalogação, com o objectivo de
editar o registo bibliográfico.
editar o registo administrativo.
editar o registo de existências.
Com esta opção transfere-se o registo para o módulo de Periódicos, com o objectivo de
editar os registos de periódicos.
Com esta opção transfere-se o registo para o módulo de Controlo de Exemplares, com o
objectivo de editar os registos de exemplares.
Com esta opção transfere-se o registo para o módulo de Aquisições, com o objectivo de
editar os registos de aquisições.
1.16.22.1.7. EIB
Se tiver seleccionado uma base de dados EIB no OPAC, com esta opção transfere-se o
registo para o módulo de EIB, com o objectivo de editar os registos de empréstimos interbibliotecas.
Com esta opção transfere-se o registo para o módulo de Empréstimos, com o objectivo de
ver a Lista de Exemplares. (Poderá então aceder aos empréstimos e às reservas e efectuar
pedidos de fotocópias e de reservas).
1.16.22.1.9. Triggers/Triggers Activos
Um trigger é um aviso para efectuar uma tarefa relacionada com o registo, numa
determinada data. O botão terá escrita a palavra "Triggers" se não tiver sido definido qualquer
trigger para este registo, no módulo de Controlo de Exemplares. Para adicionar um trigger a
este módulo, pressione o botão. O botão terá escrita a expressão "Triggers Activos", se pelo
menos um trigger tiver sido definido para este registo no módulo de Controlo de Exemplares.
Para ver, adicionar ou apagar triggers, pressione o botão.
1.16.22.1.10.
Actualizar ADM
Esta opção destina-se a ver o registo ADM, ou a editá-lo rapidamente, adicionar ou apagar
uma linha do registo. Não é fornecida nenhuma das ferramentas de edição que estão
disponíveis no módulo de Catalogação, como o Novo Campo (Escolher da lista), Abrir Ficha e
Ajuda sobre o Campo. Para dispor de uma completa assistência à edição, enquanto s actualiza
um registo ADM, escolher antes Catalogar ADM.
1.16.22.1.11.
Apagar BIB
Para apagar completamente um registo BIB da base de dados, seleccionar o registo BIB
desejado e escolher esta opção. Caso não haja registos associados que possam impedir a
eliminação, o registo BIB será apagado assim que o operador confirmar a mensagem: "Tem a
certeza que quer apagar registo...?". Se houver registos associados (ADM, exemplares,
encomendas, assinaturas) a este registo BIB, será visualizada uma mensagem. Utilize o botão
"Ver Similares" para adicionar registos associados ao Mapa Navegação (o botão só fica activo se
o registo associado estiver na mesma base BIB e tiver um link LKR para o registo apagado).
1.16.22.1.12.
Apagar
Para remover um registo BIB do lado esquerdo do Mapa Navegação, seleccione-o e prima
Apagar.
1.16.22.1.13.
Reler
Escolha esta opção para visualizar quaisquer alterações efectuadas no registo
Administrativo, enquanto o Mapa Navegação estiver aberto.
1.16.23. Como imprimir um registo individual?
Pode imprimir um registo individual em qualquer dos formatos de visualização Completos,
seleccionando a opção do menu Ficheiro -> Imprimir, depois seleccione no formulário que
aparece o formato do registo para imprimir, e clique em Confirmar. O sistema vai imprimir os
registos na impressora configurada por defeito.
1.16.24. Como imprimir um conjunto de registos?
Pode imprimir um conjunto de registos a partir da Lista de Registos , seleccionando um
conjunto, e de seguida seleccione a opção do menu Ficheiro -> Imprimir, depois seleccione no
formulário o formato do registo para imprimir, e clique em Confirmar. O sistema vai imprimir os
registos na impressora configurada por defeito.
1.16.25. Como gravar registos no disco?
Pode gravar um registo individual em qualquer formato Completo, ou um conjunto de
registos da Lista de Resultados . Para tal, seleccione um conjunto de registos da Lista de
Resultados (No formato de visualização Completo, não é necessário efectuar qualquer
selecção). Depois seleccione a opção do menu Ficheiro -> Gravar no disco. De seguida
seleccione o formato do registo para gravar,e por fim na janela que aparece, inserir a
localização e o nome do ficheiro no qual os registos deverão ser gravados.
1.16.26. Como enviar registos por e-mail?
É possível enviar por e-mail um conjunto de registos (até 4000) a partir da Lista de
Resultados, ou seleccionando registos da Lista Abreviada. Para tal, na Lista de Resultados,
seleccionar um conjunto. Na Lista Abreviada, seleccionar o(s) registo(s) desejado(s). Depois
seleccione a opção do menu Ficheiro -> Enviar email. E na janela que aparece, seleccionar um
formato de registo.
1.16.27. Como guardar no servidor um conjunto de números de registos?
Pode gravar no servidor os números de registo de um conjunto da janela Lista de
Resultados. Para tal, seleccione um conjunto, e de seguida seleccione a opção do menu Ficheiro
-> Gravar no servidor, e na janela que aparece, inserir a localização e o nome do ficheiro no
qual os números de registo deverão ser gravados.
1.16.28. Como guardar uma estratégia de pesquisa?
Quando está a utilizar a função Pesquisar, pode guardar uma determinada estratégia de
pesquisa para posterior uso. Para tal, seleccione a opção do menu Marcações -> Acrescentar
marcação.
1.16.29. Como enviar uma mensagem ao Staff da biblioteca?
Pode enviar uma mensagem ao staff da biblioteca. Para tal, seleccione a opção do menu
Ferramentas -> Enviar mensagem, e será visualizada uma ficha para introdução do texto.
1.16.30. Como activar programas?
O OPAC pode ser utilizado para activar programas, como um processador de texto ou um
browser da internet. Estes programas estão acessíveis no menu Ferramentas. Se a ferramenta
desejada não constar do menu, pode ser adicionada seleccionando Ferramentas -> Nova
Ferramenta e preenchendo a ficha apresentada.
1.16.31. Como pesquisar registos numa língua especifica?
Pode ter o sistema a pesquisar registos numa língua específica. Por exemplo, para registos
em USMARC, esta particularidade funciona na língua definida nas etiquetas 008 e 041. Se um
registo não tiver uma língua definida num destes campos, ele deverá ser sempre incluído na
pesquisa. Para parametrizar esta característica, primeiro seleccione a opção do menu Opções > Língua e na janela apresentada, seleccionar a(s) língua(s) que interessa(m).
1.16.32. Como gerir a apresentação das bases de dados (bibliotecas)?
Esta Lista controla a apresentação das bases de dados (bibliotecas), visualizadas quando se
selecciona a opção do menu Ficheiro -> Ligar a. Para aceder a esta Lista, selecciona a opção do
menu Opções -> Bases de dados.
Esta opção permite alterar definições existentes da base de dados. Para modificar uma
entrada da base de dados, seleccione uma base de dados, sublinhando-a. Pressionar o botão
Modificar. Aparece a caixa Informação da Base de dados. Insira as alterações e clique em OK.
As alterações são visualizadas na Lista de Bases de dados.
Esta opção permite adicionar uma nova base de dados (biblioteca) à Lista. Para tal,
pressione o botão Adicionar. Surge a caixa Informação da Base de dados. Insira definições para
a nova base de dados e clique em OK. A nova base de dados é visualizada na Lista.
1.16.32.1.3. Apagar
Esta opção permite apagar uma base de dados (biblioteca) da Lista. Para tal, seleccione
uma base de dados, sublinhando-a. Pressione o botão Apagar. Surge uma mensagem, a pedir
que confirme esta opção. Clique em Sim. A entrada da base de dados desaparece da Lista.
1.16.32.1.4. Mover
Esta opção permite mover uma base de dados (biblioteca) para cima e para baixo,
alterando, assim, a sua posição. Seleccione uma base de dados, sublinhando-a. Prima as setas
para mover uma base de dados para cima e para baixo, alterando, assim, a sua posição.
1.16.33. Como visualizar a barra de aplicações/módulos?
Para visualizar a Barra de Aplicações do ALEPH, seleccione a opção do menu Opções ->
Barra de ferramentas. Para fechá-la, seleccionar de novo o menu Opções -> Barra de
ferramentas.
1.16.34. Como passar de uma visualização de um registo para a sua edição?
Quando está a visualizar qualquer dos formatos do registo, pode transferi-lo para o módulo
para proceder a esta
de Catalogação para editar o registo bibliográfico, clicando no ícone
transferência de módulo.
1.16.35. Como passar de uma visualização de um registo EIB para a sua edição?
Quando está a visualizar qualquer um dos formatos Completos do registo, pode transferi-lo
para o módulo de EIB para editar o registo de EIB associado com o registo bibliográfico
seleccionado, clicando no ícone
para proceder a esta transferência.
2.
SIBUL / OPAC Web
2.1.
O que é? E para que serve?
O OPAC Web é um motor de busca da Universidade de Lisboa, que possui um catálogo
colectivo constituído por registos bibliográficos de todas as bibliotecas e museus da
Universidade de Lisboa.
Com o OPAC Web é possível fazer pesquisas no Catálogo Colectivo da UL. Nomeadamente
pesquisar registos bibliográficos no catálogo da base de dados, ver nformações das existências
dos exemplares, por exemplo a localização de cada cópia (ou seja, secção e número da
estante), ver informação de empréstimos, como durante quanto tempo é que o documento está
emprestado ou se está emprestado, efectuar pedidos de reserva e de fotocópias de
documentos e renovar empréstimos (se lhe forem dadas permissões para tal), e pesquisar
bases de dados externas. É possível para o utilizador registar-se, obtendo posteriormente
acesso a novas funcionalidades.
2.2.
Quais as bibliotecas que se encontram no Catálogo Colectivo da UL?
Centro de Estudos Geográficos (ULCEG), Complexo Interdisciplinar (ULCI), Centro de
Linguística (ULCL), Faculdade de Belas-Artes (ULFBA), Faculdade de Ciências (ULFC), Faculdade
de Direito (ULFD), Faculdade de Farmácia (ULFA), Faculdade de Letras (ULFL), Faculdade de
Medicina (ULFM), Faculdade de Medicina Dentária (ULFMD), Faculdade de Psicologia e de
Ciências da Educação (ULFP), Instituto Bacteriológico Câmara Pestana (ULIBCM), Instituto de
Ciências Sociais (ICS), Instituto Geofísico do Infante D. Luís (ULIGIDL), Museu de Ciência
(ULMC), Museu de Mineralogia e Geologia (ULMMG), Museu, Laboratório Jardim Botânico
(ULMLJB), Reitoria / Centro de Documentação Europeia (ULSD/ULCDE).
2.3.
Para quem se dirige?
Para toda a gente, sendo mais direccionado para docentes e estudantes.
2.4.
Como entrar no OPAC Web?
Para entrar no OPAC Web, abra um browser (por exemplo, o Explorer), e coloque no
endereço http://aleph.sibul.ul.pt e prima enter. Depois faça login caso esteja registado.
2.5.
O que se pode fazer no OPAC Web?
Pesquisar – Fazer pesquisas simples e avançadas em bases de dados de bibliotecas;
Percorrer Indices – Procurar mais recursos, por área temática, ou por palavra-chave;
Novidades – Procurar periódicos;
Lista de resultados – Fazer pesquisas por categorias, recursos, dentro da área pessoal, por
áreas temáticas, …;
Histórico – Gerir toda a área pessoal do utilizador autenticado.
Cesto – Gerir toda a área pessoal do utilizador autenticado.
Login – Autenticar-se no OPAC Web/SIBUL.
Fim de sessão – Fechar a sessão de autenticação no OPAC Web/SIBUL.
Os meus dados – Fazer a gestão dos seus dados pessoais.
Opções – Fazer a gestão das opções da sua área pessoal.
Catálogos disponíveis – Ver os catálogos disponíveis para pesquisa.
English – Alterar o idioma do OPAC Web/SIBUL.
Ajuda / Help – Consultar a ajuda.
Projecto sibul – Consultar toda a informação sobre o projecto SIBUL.
Comentários – Enviar comentários.
EIB – Fazer um empréstimo inter-bibliotecas.
2.6.
Que vantagens se tem em estar registado no OPAC Web?
Poder guardar na área pessoal, todos os resultados das pesquisas que me interessam,
guardar as pesquisas que fiz, utilizando pastas que são geridas pelo utilizador registado, enviar
por mail os resultados, e alterar as propriedades da minha área pessoal. Pode, depois de
entrar, efectuar pesquisas e gerir os resultados das pesquisas podendo adicioná-los ao Cesto,
pedidos de reserva e de fotocópias, ver o registo em circulação e utilizar as opções de pasta
pessoal, Histórico, fazer empréstimos EIB e reservados. Um utilizador que entre no sistema
como Anónimo apenas pode efectuar pesquisas no catálogo, percorrer os índices, imprimir os
resultados dessas pesquisas e enviá-los por e-mail.
2.7.
Como fazer o registo/login?
Para efectuar o login ou registo, tem de aceder à janela de identificação, seleccionando a
opção do menu Login.
2.7.1. Login
Para ser admitido no OPAC Web, um utilizador registado deve inserir o seu ID de Utilizador
e a Password e pressionar o botão Entrar. Em lugar de inserir manualmente estes dados, podese parametrizar o sistema para aceitar um código de barras e um número identificador, ou
outras opções adicionais definidas pela biblioteca.
Este utilizador pode, depois de entrar, efectuar pesquisas, pedidos de reserva, ver o registo
em circulação e utilizar as opções de pasta pessoal e Histórico.
2.7.2. Registo
Para fazer o registo clique no botão Inscrever. Uma biblioteca pode permitir que os
utilizadores se registem pela primeira vez. Quando um utilizador escolhe esta opção, aparecelhe o novo formulário de Registo de Utilizador. Deve, então, inserir o máximo de informação
possível, ou pelo menos os campos obrigatórios. Depois de preenchido e submetido, o sistema
gera, para ele, um novo registo de utilizador. Se os dados inseridos estiverem correctos, o
utilizador pode considerar-se registado, aparecendo a janela de Pesquisa. O Pincode consiste na
Password. Após fazer o registo dirija-se à biblioteca que seleccionou no seu registo e diga que
fez o registo no SIBUL/OPAC Web, para esta lhe atribuir todos os privilégios que não são
possíveis de atribuir via OPAC Web.
2.8.
Esqueci-me da password, e agora?
Esta função permite a um utilizador recuperar a password que esqueceu. O utilizador
escolhe, então, uma questão do conjunto de questões que ele anteriormente respondera e
gravara no sistema, devendo responder em conformidade. Esta função está, também,
disponível na janela da identificação (seleccionar a opção do menu Login).
2.9.
Menu do OPAC Web
2.9.1. Barra superior
A barra superior é visualizada no topo da janela do OPAC Web. As opções apresentadas
variam consoante se trata de um utilizador registado ou não. Quando um utilizador completa o
seu registo, tem acesso a todas as opções da barra, mas caso o utilizador não se autentique,
algumas opções não lhe serão visíveis.
2.9.1.1.
2.9.1.1.1. Login
Apresenta a janela de identificação, permitindo a um utilizador fazer o login ou registar-se.
2.9.1.1.2. Fim de sessão
Finaliza uma sessão de utilização. Anula a identificação do utilizador e elimina,
automaticamente, o histórico da sessão de pesquisa.
2.9.1.1.3. Os meus dados
Apresenta informação administrativa do utilizador, como empréstimos, transacções
financeiras, pedidos, multas, detalhes pessoais, e preferências de visualização.
2.9.1.1.4. Opções
Permite determinar a forma de apresentação de uma lista de registos, língua dos interfaces,
e língua dos registos.
Apresenta uma lista das bases de dados, permitindo escolher qual a base de dados
pretendida. Note que é a biblioteca que determina quais os catálogos que são disponibilizados
ao utilizador.
2.9.1.1.6. English
Altera o idioma do interface OPAC Web.
2.9.1.1.7. Ajuda
Pode consultar a ajuda se precisar.
2.9.1.1.8. Pesquisar
Permite encontrar registos através de palavras-chave ou expressões.
2.9.1.1.9. Percorrer Índices
Permite percorrer um índice alfabético. E devolve a última pesquisa efectuada com esta
função.
2.9.1.1.10. Novidades
Pode consultar as últimas novidades do Catálogo Colectivo da UL.
2.9.1.1.11. Lista resultados
Apresenta os resultados de uma pesquisa anterior.
Apresenta um Histórico de todas as pesquisas anteriores efectuadas na sessão actual
(utilizador não identificado). Apresenta o Histórico de Pesquisas de todos os registos guardados
no registo do utilizador (utilizador identificado).
2.9.1.1.13. Cesto
Apresenta a lista de registos BIB guardados no Cesto na sessão actual.
2.9.1.1.14. Pesquisa simples
Permite fazer uma pesquisa simples.
2.9.1.1.15. Pesquisa avançada
Permite fazer uma pesquisa mais elaborada, com a opção de inserir mais termos de
procura.
2.9.1.1.16. Multi-campo
Permite procurar mais do que um grupo de palavras ao mesmo tempo.
2.9.1.1.17. Multi-base
Permite pesquisar em mais do que uma base ao mesmo tempo.
2.9.1.1.18. CCL
Pode utilizar o CCL - Common Command Language para efectuar pesquisas de palavras e
cabeçalhos em vários índices diferentes ao mesmo tempo.
Permite visualizar os registos que pertencem a um dado conjunto.
2.9.1.1.20. Apagar
Permite apagar um dado conjunto.
2.9.1.1.21. Cruzar entradas
Permite cruzar entradas entre os registos que pertencem a dois conjuntos diferentes.
2.9.1.1.22. Difusão
Permite adicionar um DSI a um conjunto.
2.9.1.1.23. Guardar
Permite guardar um conjunto no histórico pessoal.
2.9.1.1.24. Guardar/Enviar
Permite guardar no disco ou enviar para o e-mail, um ou mais registos.
2.9.1.1.25. Apagar todos
Permite apagar todos os registos do Cesto.
2.9.1.1.26. Fechar sessão
Permite fechar a sessão do utilizador.
2.9.1.1.27. Dados pessoais
Permite alterar os dados pessoais.
2.9.1.1.28. Opções
Permite alterar as opções da área pessoal.
2.9.1.1.29. Histórico sessão
Permite consultar o histórico de sessão.
2.9.1.1.30. Pasta pessoal
Apresenta a lista de todos os registos BIB que foram guardados no Cesto e que estão no
registo do utilizador.
2.9.1.1.31. Pedido especial
Permite efectuar pedidos especiais de documentos que não foram encontrados no OPAC
Web, mas que estão listados na ficha do catálogo.
2.9.1.1.32. Mensagens
Permite consultar as mensagens.
2.9.1.1.33. Multas
Permite ver se existem multas.
2.9.1.1.34. Perfil pessoal
Permite aceder ao Perfil pessoal.
2.9.1.1.35. Perfis de DSI
Permite aceder aos Perfil DSI.
2.9.1.1.36. Password
Permite alterar a password do utilizador.
2.9.1.1.37. Endereços
Permite alterar a morada do utilizador.
2.9.1.1.38. Língua de diálogo
Permite alterar a língua de diálogo do utilizador.
2.9.1.1.39. Definições do SFX
Permite pesquisar no SFX.
2.9.1.1.40. Guardar/Mail
Permite guardar no disco ou enviar registos por e-mail.
2.9.1.1.41. Apagar tudo
Permite apagar todos os documentos na área pessoal.
2.9.1.1.42. Procurar
Permite consultar os registos de uma pesquisa guardada.
2.9.1.1.43. Ver selecção
Permite ver os registos seleccionados.
2.9.1.1.44. Criar subconjunto
Permite criar um subconjunto de registos.
2.9.1.1.45. Adicionar ao cesto
Permite adicionar ao Cesto um ou mais registos.
2.9.1.1.46. Guardar no servidor
Permite guardar no servidor um ou mais registos.
2.9.1.1.47. Seleccionar todos
Permite seleccionar todos os registos.
2.9.1.1.48. Remover selecção
Permite remover os registos seleccionados.
2.9.1.1.49. Ordenar
Permite ordenar os registos.
2.9.1.1.50. Refinar
Permite refinar uma pesquisa.
2.9.1.1.51. Filtrar
Permite filtrar uma pesquisa.
2.9.2. Barra inferior
2.9.2.1.
2.9.2.1.1. Projecto sibul
Acede à documentação acerca do projecto sibul.
2.9.2.1.2. Comentários
Possibilita o envio de feedback sobre o OPAC Web para a administração da biblioteca.
Pode consultar as bibliotecas cooperantes no Catálogo Colectivo da UL.
2.9.2.1.4. EIB
Permite pedir material a outra biblioteca.
2.9.2.1.5. Help
Informação breve sobre o interface do OPAC Web.
2.10.
Como definir opções de visualização da informação no OPAC Web?
O OPAC Web permite definir opções de visualização da informação, como a língua do
interface ou a língua do thesaurus. Pode-se determinar, também, o formato em que os registos
são apresentados. As opções podem, ainda, ser definidas no Perfil Pessoal do Utilizador. Para
definir as opções que mais interessam ao utilizador, este deve, na barra superior, escolher
Opções. Se ao utilizador foi atribuído um perfil pessoal, é-lhe permitido gravar as opções.
Quando acabar pressione Enviar.
2.10.1. O que significam os campos?
2.10.1.1.
N.º de registos abreviados por página
É-lhe permitido que defina o número de registos que pretende que a página mostre.
2.10.1.2.
N.º máximo de registos automáticos completos
O sistema apresenta, automaticamente, os registos em formato de visualização completa,
se o número de registos obtidos não exceder ou for igual ao número definido aqui.
2.10.1.3.
Formato
Permite pré-definir quais os formatos de visualização preferidos.
2.10.1.4.
Incluir dados de AUT na lista Percorrer índices
Se seleccionar Sim, a Lista Percorrer apresenta links para os registos de Autoridade
relacionados com os cabeçalhos.
2.10.1.5.
Actualizar perfil pessoal
Esta opção aparece apenas se o utilizador estiver registado. Se seleccionar Sim, as
alterações efectuadas com as opções de visualização do utilizador são actualizadas no seu
registo ADM.
2.11.
Como definir o idioma do interface, e dos registos?
Para definir a língua que o utilizador prefere, clique em Opções na barra superior, e escolha
Língua de diálogo, e será apresentada a janela Línguas de diálogo. O utilizador dispõe, aqui,
das opções, Língua do interface, e Língua dos registos. Para definir a língua preferida do
interface, deve-se assinalar a caixa apropriada, e para definir qual a língua dos registos a serem
obtidos nas pesquisas, deve-se assinalar a caixa respectiva e clicar em OK.
2.12.
Que tipos de pesquisas existe?
Existem dois tipos de pesquisas Percorrer e Pesquisa. No tipo Percorrer, o utilizador pode
percorrer uma lista alfabética de cabeçalhos, como títulos, autores e assuntos, a lista alfabética
conduz aos registos bibliográficos. E no tipo Pesquisa, o utilizador pode recuperar registos da
base de dados através do uso de Palavras, Expressões ou de Índices Directos.
2.13.
O que são índices de Cabeçalhos / Percorrer?
Os cabeçalhos são expressões do registo bibliográfico, seja um autor, um título, um
assunto, etc. Podem constituir termos de índices de cabeçalhos um campo completo ou um
sub-campo específico.
2.14.
O que são índices Palavras?
São listas de palavras tiradas de determinados campos do registo bibliográfico. Exemplos,
Dos campos de autores, Dos campos de títulos, Dos campos de assuntos, De todos os campos.
2.15.
O que são índices Directos?
Permitem ao utilizador recuperar um registo específico. Exemplos de Índices Directos, o
número do registo bibliográfico, o ISBN/ISSN, as cotas, e os códigos de barras.
2.16.
Como fazer pesquisa via a função Percorrer?
O utilizador pode pesquisar uma lista alfabética de encabeçamentos (como títulos, autores,
assuntos, etc.) do registo bibliográfico. Esta funcionalidade facilita a pesquisa por Índices de
Cabeçalhos, de Palavras e Índices Directos. Para pesquisar com a função Percorrer, clique na
opção da barra superior em Percorrer índices, e será visualizada a janela Percorrer índice.
2.17.
O que é uma expressão de pesquisa?
Consiste uma palavra, ou termo, que permite pesquisar registos que possuam essa palavra
nos seus dados (título, autor, …). Ao fazer uma pesquisa via opção Percorrer índices, insera a
palavra ou expressão que pretende. Deverá ser o texto inicial do cabeçalho. Seleccione um
índice e pressione o botão Pesquisar.
2.18.
Como percorrer a lista de resultados obtida de uma pesquisa (Percorrer)?
A lista obtida compreende uma relação alfabética de cabeçalhos, permitindo ao utilizador
percorrê-los. O texto que ele inseriu, se o sistema o encontrar, aparece na primeira ou segunda
linha. Se o texto não for encontrado, a lista apresentará ou o cabeçalho imediatamente
anterior, seguido dos cabeçalhos posteriores nas primeiras duas linhas, ou o cabeçalho
subsequente na primeira linha. O modo de visualização depende da parametrização efectuada
pela biblioteca. É mostrado o número de documentos associados com cada cabeçalho.
Pode chegar à Lista dos Índices de três formas. Através da janela Percorrer Índice (descrita
em cima). Através da lista de resultados, seleccionando e visualizando um registo através do
formato Completo dos Registos (clique no número do campo sublinhado (#)), e de seguida
clique sobre qualquer campo sublinhado para obter uma janela onde são apresentados os
serviços disponíveis para o campo, e pode optar por percorrer uma lista de cabeçalhos, clicando
em Enviar. Através da lista de resultados, seleccionando e visualizando um registo através do
formato Completo dos Registos (clique no número do campo sublinhado (#)), e de seguida
clique sobre qualquer campo sublinhado para obter uma janela onde são apresentados os
serviços disponíveis para o campo, e pode optar por registos de autoridade, clicando em Enviar.
De seguida vai visualizar uma lista de referências cruzadas, e oara ver uma Lista de Índices
clique no nome de um campo sublinhado.
2.19.
Como fazer pesquisa via a função Pesquisa?
Pressionar Pesquisa na barra superior. A Pesquisa permite recuperar registos relevantes da
base de dados por palavras-chave. O OPAC Web pesquisa nos Índices de Palavras (como
Palavras no campo Título, no campo Assunto, etc.) registos contendo as palavras-chave
inseridas. Pesquisa, também, nos Índices Directos registos classificados com identificadores
únicos, como o Número do sistema, Código de barras, ISBN, etc. Notas: Um pedido de Pesquisa
é limitado ao número de registos definido pelo Administrador do Sistema (por exemplo, 5000).
Chegando a esse limite, é apresentada uma mensagem de erro "Demasiados resultados. Refine
a pesquisa". Uma expressão de Pesquisa é limitada a oito operadores lógicos (Booleanos) e/ou
500 caracteres de comprimento. E uma Pesquisa truncada é limitada ao número de termos
diferentes condizentes com a truncatura definida pelo Administrador do Sistema. Por defeito é
2000.
2.20.
Quais as dicas para fazer uma pesquisa?
Utilizar na expressão de pesquisa, operadores lógicos, truncatura, operadores booleanos,
parêntesis, operadores de proximidade, símbolos, palavras adjacentes, e CCL- Common
command language.
2.21.
Como usar operadores lógicos (booleanos) numa pesquisa?
Pode usar os operadores Booleanos "and" "or" e "not". Se nenhum estiver presente, o
sistema assume automaticamente o "and". Os operadores podem ser digitados em inglês, ou
indicados por uma qualquer das convenções, AND = + (sinal de adição), AND = & (e
tipográfico), OR = | (barra vertical), NOT = ~ (til). Pode restringir ou alargar o âmbito de uma
pesquisa utilizando estes operadores. Pode utilizá-los numa expressão de pesquisa. Por
exemplo: government and labo?r (Recupera todos os registos contendo government e labor ou
labour). government or cabinet (Recupera todos os registos contendo quer government quer
cabinet). government not parliament (Recupera todos os registos contendo a palavra
government mas não incluindo a palavra parliament).
2.22.
Como usar truncatura numa pesquisa?
Pode inserir uma porção de uma palavra e adicionar o caracter ? ou o caracter * no início
(ou fim). Isto indica que pretende todas as palavras que comecem (ou terminem) com esse
fragmento da palavra. Por exemplo: ?ology (recupera todos os registos contendo palavras que
terminam em ology num campo indexado, tal como anthropology, archaeology, psychology,
etc). Chloro? (recupera todos os registos contendo palavras que se iniciam com chloro num
campo indexado). O caracter ? pode ser usado, também, para encontrar variantes de grafia.
Por exemplo, alumi?m encontrará tanto a grafia americana, aluminum, como a grafia britânica,
aluminium. Não pode utilizar o símbolo de truncatura ao mesmo tempo no princípio e no fim;
por exemplo, ?dva? não é válido. ? ou * substituem qualquer número de caracteres. Por
exemplo: ps?ic (Recupera todos os registos contendo palavras começadas com ps e terminadas
em ic de um campo indexado, como por exemplo psychic e psychotic).
2.23.
Como usar os parênteses numa pesquisa?
Os parêntesis devem ser usados numa expressão de pesquisa, quando se requere uma
sintaxe correcta. Por exemplo: wti = (strategy or tactics) and wau = (dunnigan and churchill).
2.24.
Como usar operadores de proximidade numa pesquisa?
england %3 ballads – O símbolo %>, seguido por um número, pode ser colocado entre
duas palavras. Isto indica que se pretende aquelas palavras distanciadas uma da outra, sem
olhar à ordem em que aparecem. Por exemplo, england %3 ballads recupera Ballads of
England, England and Her Ballads, e Ballads of Merry Old England. england !3 ballads – O
caracter !, seguido por um número, pode ser colocado entre duas palavras. Isto indica que
pretende que as palavras apareçam distanciadas uma da outra, e na ordem em que as colocou.
Neste caso, ballads !3 england obterá Ballads of England e Ballads of Merry Olde England mas
não England and Her Ballads. Nota: quando se usa um operador de proximidade, deve assinalar
que pretende "Palavras Adjacentes".
2.25.
Como usar símbolos numa pesquisa?
1993 > 1996 – Os símbolos > and - podem ser colocados entre duas palavras. Isto indica
que pretende recuperar registos que tenham palavras desde (e incluindo) a primeira palavra,
até à segunda. Esta pesquisa é particularmente útil para limitar um conjunto de registos por
ano de publicação. Os símbolos devem ser utilizados; não se pode utilizar "até" em vez dos
símbolos.
2.26.
Como usar o CCL numa pesquisa?
Pode utilizar o CCL - Common Command Language para efectuar pesquisas de palavras e
cabeçalhos em vários índices diferentes ao mesmo tempo. Deve especificar o código da palavra
e quais os índices de cabeçalhos a serem pesquisados. As abreviaturas mais comuns utilizadas
na linguagem de comandos do ALEPH são WRD (Palavras), WAU (Palavras no campo Autor),
WTI (Palavras no campo Título), WSU (Palavras no campo Assunto), WYR (Ano de
Publicação/edição), ISSN (ISSN), ISBN (ISBN), TIT (Títulos), AUT (Autores), IMP (Publicação),
SUB (Assuntos), SRS (Séries), WCO (Palavras no campo Co-autores), WUT (Palavras no campo
Título uniforme), WPL (Palavras no campo Local), WPU (Palavras no campo Publicador/editor),
WSP (Palavras no campo Pessoa como assunto), WSC (Palavras no campo Colectividade como
assunto), WSF (Palavras no campo Título Uniforme como assunto), WST (Palavras no campo
Tópico), WSG (Palavras no campo Assunto geográfico) e WLC (Palavras no campo Classificação
da Biblioteca do Congresso).
Exemplo de uma Pesquisa em CCL: Em qualquer janela de Pesquisa, escolher a opção CCL
na barra superior. Digitar WRD=(heart OR cardiac) AND surgery. Obtêm-se todos os registos
contendo heart or cardiac, juntamente com a palavra surgery. Clicar em Pesquisar. Aparece a
Lista de Resultados.
2.27.
Como fazer uma pesquisa simples?
Escolha um campo a pesquisar e insira as palavras-chave que procura, na expressão de
pesquisa. As palavras com minúsculas podem, também, obter resultados em maiúsculas. Pode
usar os operadores Booleanos AND, OR, e NOT na expressão de pesquisa. Se não se colocar
nenhum operador lógico entre palavras, o sistema implicitamente considera existir, aí, um AND.
Também o OPAC Web aceita o AND/OR/NOT como palavras (isto é, não como operadores
Booleanos) quando fazem parte de uma expressão, como por exemplo, TIT=gone but NOT
forgotten , ou se o operador está dentro de aspas, como, por exemplo, WTI=gone but "NOT"
forgotten (NOT é escrito em maiúsculas só por uma questão de clareza - pode ser inserido em
minúsculas na expressão de pesquisa). Nota: o OPAC Web aceita, ainda, o sinal de barra (/) na
expressão de pesquisa.
2.28.
O que significa o campo palavras adjacentes?
Pode escolher Sim em "Palavras adjacentes", para que dada uma expressão de pesquisa
composta por duas palavras, tenham necessariamente de aparecer juntas, se escolher Não isso
não aconteçe. O OPAC Web reconhece que apenas pretende registos que contenham os termos
de pesquisa juntos.
2.29.
Como fazer uma pesquisa multi-campo?
Este tipo de pesquisa permite procurar mais do que um grupo de palavras ao mesmo
tempo, com o operador "AND" entre elas. Para fazer a pesquisa multi-campo, clique em Multicampo em qualquer janela de Pesquisa, e será visualizado o formulário respectivo. Depois
preencha o máximo de campos possível. Quanto mais linhas forem preenchidas, mais minuciosa
será a pesquisa. Clique em Pesquisar. Aparece a Lista de Resultados.
2.30.
Como fazer uma pesquisa multi-base?
Uma expressão de pesquisa em várias bases de dados (ou Multi-base) obtém um conjunto
de registos coerentes com os critérios da pesquisa em bases de dados seleccionadas. Pode
utilizar esta opção para pesquisar em mais do que uma base ao mesmo tempo. Para fazer a
pesquisa Multi-base, clique em Multi-base em qualquer janela de Pesquisa, e será visualizado o
formulário respectivo. Seleccione os campos que pretende pesquisar. Insira as palavras-chave.
Seleccione as bases de dados que pretende, assinalando as caixas adjacentes. Clique em
Pesquisar. A lista de Pesquisas Anteriores é apresentada.
2.31.
Como fazer uma pesquisa avançada?
Permite pesquisar a base de dados através de palavras-chave. A utilização dos menus
permite especificar campos e definir o modo de pesquisa. O OPAC Web oferece três campos,
Autor, Assunto e Título. A relação entre estes três campos é manipulada pelo operador lógico
AND. Para fazer uma pesquisa avançada, na janela de Pesquisa Simples escolha a opção
Pesquisa Avançada, e aparece a ficha respectiva. Seleccione dos menús os campos que
pretende pesquisar. Insira as palavras-chave. Clique em Pesquisar. Aparece a coluna Número
de registos à direita da ficha. Esta coluna mostra quantos registos satisfizeram a pesquisa. Para
ver uma lista de registos, clique num link adjacente na coluna N.º de Resultados.
2.32.
Como limitar uma pesquisa?
Esta opção está disponível nas janelas Multi-campo, Multi-base, Pesquisa Avançada e CCL.
Permite ao utilizador limitar as suas pesquisas a campos como o ano, o formato, a língua, etc.
Depois de seleccionar e preencher os campos clique em Pesquisar.
2.33.
Como utilizar uma base de dados de Autoridades como um auxiliar na pesquisa de
registos da base de dados bibliográfica?
Pode utilizar uma base de dados de Autoridades como um auxiliar na pesquisa de registos
da base de dados bibliográfica. Esta funcionalidade é particularmente útil quando se usa uma
classificação (como a CDU) para a indexação por assuntos da base de dados bibliográfica, e
quando a biblioteca mantém, também, uma base de dados de autoridades com registos que
incluem descritores para a classificação.
2.34.
Quando uma expressão de pesquisa obtém resultados, é criada uma Lista de Resultados,
mostrando quantos registos satisfizeram aquela pesquisa. Se a pesquisa não obtiver quaisquer
resultados, abre-se uma nova janela, apresentando quer as entradas no Índice mais
aproximado ao das especificações da pesquisa, quer a permuta requerida.
Pode aceder à lista de resultados da última pesquisa efectuada, seleccionando o link Lista
de Resultados, na barra superior. Pode ver uma lista de resultados de pesquisas anteriores se
clicar no Histórico na barra superior, escolher um conjunto e seleccionar a opção Visualizar. Os
resultados da pesquisa podem ser apresentados em diferentes formatos, (conforme a
parametrização da biblioteca, ou das preferências definidas pelo utilizador na opção
Preferências do seu Perfil Pessoal).
2.35.
Quais os formatos de visualização da lista dos resultados?
2.35.1. Registos por página
Isto permite-lhe definir o número de registos que quer que apareçam por página.
2.35.2. Formato completo automático
Se o número de registos no conjunto de resultados não exceder o número definido para a
visualização em formato completo automático, o sistema apresenta os registos em visualização
completa, passando por cima da visualização dos "Resultados".
2.35.3. Formato
Define o formato preferido para os primeiros resultados visualizados dos registos (antes de
Completo). Estão disponíveis as preferências de formatos: só o Título; Formato abreviado; Ficha
bibliográfica; e Visualização em formato Completo.
2.36.
Como ordenar registos na lista dos resultados?
Em qualquer formato de visualização abreviado, clique num cabeçalho da coluna para
ordenar a lista. O sistema ordenará os registos da tabela, de acordo com as regras de
ordenação definidas para a coluna. O conjunto permanece na última ordem seleccionada, e o
factor de ordenação é apresentada na parte superior da janela. Se o conjunto incluir mais
registos do que o princípio de ordenação permite, não poderá ser alterado.
2.37.
Como ver um registo que está na lista dos resultados?
Cada registo existente na Lista de Resultados é numerado sequencialmente. Clicando num
número visualiza-se o registo em formato Completo. Pode escolher "Registo Anterior" ou
"Posterior", para percorrer a lista.
2.38.
Como ver registos seleccionados que estam na lista dos resultados?
Na Lista de Resultados em formato de Tabela, a opção Ver Selecção permite seleccionar
registos em visualização completa. Para ver registos específicos na Lista de Resultados,
assinalar as caixas adjacentes, ou para ver todos os registos seleccionados, clicar no botão
"seleccionar todos", o OPAC Web apresenta os registos marcados em formato de Visualização
Completa, e é possível navegar pelos registos seleccionados, recorrendo aos botões
Anterior/Próximo registo, ou para ver um registo em particular, clicar no seu número
sequencial. Na visualização completa, pode voltar para trás e para a frente, para os registos
anteriores e posteriores.
2.39.
Como ver a disponibilidade do registo na lista dos resultados?
Na Lista de Resultados em Formato de Tabela, clicar no link para a biblioteca ou
localização, no sentido de ter acesso às existências do registo (cópias e sua disponibilidade).
2.40.
Se
Aparece-me uma mensagem de erro ao tentar guardar um ou mais registos, o que
faço?
a
mensagem
que
aparece
é
igual
ou
parecida
a
.
Depois
de
seleccionar o(s) registo(s), clique em Guardar
e só depois em Guardar/Enviar ou
Guardar no Servidor (na barra superior).
2.41.
Como guardar o(s) registo(s) seleccionado(s) no disco?
Na Lista de Resultados, seleccione os registos que pretender, clique em Guardar (mesmo
por cima da tabela dos resultados) e depois pressione o botão Guardar/Enviar da barra
superior. Aparece o formulário de Envio por E-mail ou Gravar Registos Seleccionados. Preencha
os detalhes relevantes, sem inserir um endereço de E-mail. Clique em Enviar. Esta opção está
disponível para todos os utilizadores (desde que o número permitido no perfil de utilizador seja
maior do que 0).
2.42.
Como enviar por e-mail o(s) registo(s) seleccionado(s)?
Na Lista de Resultados, seleccione os registos que pretender, clique em Guardar (mesmo
por cima da tabela dos resultados) e depois pressione o botão Guardar/Enviar. Aparece o
formulário de Envio por E-mail ou Gravar Registos Seleccionados. Preencha os detalhes
relevantes, incluindo o endereço de destino de e-mail. Clique em Enviar. Esta opção está
disponível para todos os utilizadores (desde que o número permitido no perfil de utilizador seja
maior do que 0).
2.43.
Como guardar o(s) registo(s) seleccionado(s) no servidor?
Esta opção só está disponível a utilizadores com autorização para Gravar, definida no seu
perfil de utilizador. Na Lista de Resultados, seleccione os registos que pretender, clique em
Guardar (mesmo por cima da tabela dos resultados) e depois pressione o botão Guardar no
Servidor (este botão não aparece se o utilizador não dispõe de autorização para Gravar). E
aparece o formulário Guardar Ficheiro no Servidor. Insera um nome de ficheiro e clique em
Enviar.
2.44.
Como criar um subconjunto de registos?
Seleccionar registos da Lista de Resultados, clique em Guardar (mesmo por cima da tabela
dos resultados). E depois clique no botão Criar Sub-conjunto. O SIBUL/OPAC Web apresenta o
sub-conjunto em formato de visualização abreviada (ver em baixo). O sub-conjunto dos
registos pode ser enviado por e-mail/gravado ou adicionado a um cesto. Cada registo do subconjunto pode ser visualizado em formato completo, bastando para tal clicar no número
sublinhado.
2.45.
Como ordenar conjunto de registos?
O OPAC Web pode hierarquizar os conjuntos, usando as palavras que aparecem na janela
Ordenações. Ordena os conjuntos, usando as palavras da expressão de pesquisa. Os registos
são ordenados de acordo com uma fórmula que leva em linha de conta o número de vezes que
a palavra ocorre num registo (um documento obtém uma ordenação elevada se uma palavra
significativa ocorre várias vezes), o número de vezes que a palavra aparece em toda a base de
dados (uma palavra com muitas ocorrências tem menos peso, uma palavra com poucas
ocorrências tem um peso superior), e a importância dada à palavra (por exemple, se a palavra
aparece no título poderá ter uma maior importância). De notar que existe um operador
Booleano AND entre cada campo.
Para ordenar conjuntos no OPAC Web, na Lista de Resultados, pressione o botão Ordenar.
Insera a(s) palavra(s) que pretende que o sistema pesquise qundo ordena registos, e clique em
Enviar. Se clicar na coluna Ordenar, de volta na lista de resultados, o OPAC Web ordena os
conjuntos, usando as palavras da expressão de pesquisa.
2.46.
Como refinar uma pesquisa?
Esta opção permite modificar uma pesquisa, adicionando termos ao conjunto. Na lista de
resultados, pressione o botão Refinar. Para produzir um novo conjunto que restrinja o original,
escolher um dos operadores Booleanos AND ou NOT. Para alargar o âmbito de uma pesquisa,
escolha OR. Escolha um campo a pesquisar, como por exemplo Autor, Título, Assunto, etc., e
introduza um novo termo de pesquisa. Clicar no botão Enviar. É apresentada uma lista
modificada de registos.
2.47.
Como filtrar a lista de resultados?
Esta funcionalidade permite definir opções de filtragem, após a pesquisa, criar novos filtros
ou utilizar filtros pré-definidos. Na lista de Resultados, pressione o botão Filtrar. É apresentado
o formulário respectivo. Escolha um filtro para criar um sub-conjunto. Por exemplo, pode criar
um sub-conjunto numa língua específica.
2.48.
Que filtros existem?
2.48.1. Ordenação dos dados
Filtro que funciona com parâmetros definidos pelo utilizador. Este filtro apresenta os
registos contendo termos relacionados com o texto na ordem especificada pelo utilizador.
Exemplo: O campo Título, de a a b, mostra todos os títulos da lista, começando com a letra a,
até à letra b.
2.48.2. Texto
Filtro que funciona com parâmetros definidos pelo utilizador. Esta opção especifica que o
OPAC Web pesquisa o Índice WRD, por palavras determinadas pelo utilizador no filtro da caixa
de texto. Exemplo: Definindo Título como o campo e poemas como o texto, visualiza todos os
registos da lista contendo a palavra poemas no título.
2.48.3. Ano
Filtro que funciona com parâmetros definidos pelo utilizador. O filtro Ano apresenta todos
os registos na ordem de datas definida pelo utilizador. Exemplo: de 1992 a 1995 inclui todos os
registos da lista editados entre o início de 1992 até ao fim de 1995.
2.48.4. Novos registos
Filtro que funciona com parâmetros pré-definidos pelo OPAC Web. Este filtro apresenta
todos os registos adicionados ou modificados durante os últimos sete dias.
2.48.5. Registos disponíveis
Filtro que funciona com parâmetros pré-definidos pelo OPAC Web. Este filtro apresenta
registos que, de momento, têm cópias que estão na biblioteca.
2.49.
Como visualizar conjuntos, na lista das pesquisas anteriores?
Na barra superior clique no Histórico de Sessão. É apresentada a lista de Pesquisas
anteriormente efectuadas. Seleccione o conjunto desejado marcando a caixa respectiva.
Marque apenas uma caixa. Clique no botão Visualizar. É apresentada uma lista de registos para
os conjuntos seleccionados.
2.50.
Como apagar conjuntos, na lista das pesquisas anteriores?
Na barra superior clique no Histórico de Sessão. É visualizada uma lista de pesquisas
anteriormente efectuadas. Seleccione os conjuntos desejados, marcando as caixas respectivas.
Clique no botão Apagar. Os conjuntos seleccionados são apagados.
2.51.
Como cruzar conjuntos, na lista das pesquisas anteriores?
Na barra superior clique no Histórico de Sessão. É visualizada uma lista de pesquisas
anteriormente efectuadas. Seleccione os conjuntos desejados, marcando as caixas respectivas.
Deve escolher, pelo menos, dois. Clique no botão Cruzar Entradas. É visualizado o formulário de
Selecção da operação lógica. Seleccione a operação lógica desejada e escolha a opção Cruzar. É
visualizada uma lista de resultados.
2.52.
Como cruzar conjuntos usando AND e OR?
Para cruzar conjuntos usando AND e OR, pode escolher um número ilimitado de conjuntos.
2.53.
Como cruzar conjuntos usando Primeiro conjunto not segundo ou Segundo conjunto
not primeiro?
Para cruzar conjuntos com as operações "Primeiro conjunto not segundo" e "Segundo
conjunto not primeiro", escolha apenas dois conjuntos. A operação "Primeiro conjunto not
segundo" recupera registos que estão contidos apenas no primeiro conjunto. A operação
"Segundo conjunto not primeiro" obtém registos que estão contidos apenas no segundo
conjunto.
2.54.
Como ver o registo no formato completo?
O formato de visualização completo do registo inclui toda a informação mostrada no
formato de Visualização Abreviado, mais o número de sistema, informação detalhada das
existências, os cabeçalhos de assuntos da Biblioteca do Congresso (LC), Número LC,
Impressão, Descrição, notas, títulos alternativos, outros autores, títulos dos periódicos se
aplicável, e outra informação explicativa quando disponível.
A Visualização Completa do Registo é apresentada, quando o utilizador pressiona a
hiperligação numerada, no lado esquerdo do registo em Formato Abreviado. E/Ou quando o
número de registos obtidos pela opção Percorrer Índice ou Pesquisa esteja coberto pelo número
especificado nas Preferências Automáticas de Visualização. A Visualização do Registo em
Formato Completo no OPAC Web dá ao utilizador funcionalidades especiais para aquele registo.
Estas funcionalidades são acedidas de duas maneiras. Através dos botões que aparecem no
topo do écrã de visualização completa, ou através da linha relevante (hiperligação) na
visualização do registo.
2.55.
(botões)?
As funções são, a Lista de Resultados, Adicionar ao Cesto, Catálogos Disponíveis, EIB,
Guardar / Enviar. Adicionalmente, se existir mais do que um registo associado ao título
seleccionado, o utilizador pode ver os registos restantes clicando em ou nos ícones.
2.55.1. O que significam os botões?
2.55.1.1.
Lista de resultados
Pressione este botão para voltar a ter os resultados das pesquisas efectuadas.
2.55.1.2.
Guardar no cesto
Escolha esta opção para adicionar o registo ao seu próprio "Cesto".
2.55.1.3.
Catálogos disponíveis
Clicando neste botão terá a possibilidade de efectuar pesquisas em registos idênticos
noutras bases de dados. Esta funcionalidade é importante principalmente para identificar
hipóteses possíveis para um Empréstimo Inter-Bibliotecas.
2.55.1.4.
EIB
Com este botão pode utilizar o registo recuperado para criar um pedido de Empréstimo
Inter-Bibliotecas a uma outra biblioteca. Esta opção é particularmente útil se estiver a servir-se
do OPAC WEB para pesquisar o catálogo de uma base de dados remota.
2.55.1.5.
Guardar / Enviar
Escolha esta opção para enviar os registos seleccionados por e-mail (introduzindo um
endereço de e-mail), ou guardar localmente os registos seleccionados no seu PC (deixando em
branco o campo e-mail). Os registos são formatados de acordo com a escolha.
2.56.
(hiperligações)?
As funções acedidas através de hiperligações são o Formato de Visualização, Visualização
das Existências, e os Serviços .
2.56.1. Formato de visualização
O utilizador pode escolher o formato de visualização do registo. As opções disponíveis
incluem Standard - campos pré-definidos possibilitando a navegação, clicando no texto do
campo sublinhado para apresentar uma janela com serviços disponíveis (como PERCORRER
ÍNDICES ou PESQUISA), ISBD, NP-405, Etiquetas de Texto - todos os campos do registo
apresentados com o nome das etiquetas correspondentes do formato UNIMARC, e Etiquetas
MARC - todos os campos do registo em formato UNIMARC.
2.56.2. Visualização das existências
Se a Visualização do Registo em Formato Completo contiver hiperligações de existências,
pode clicar nelas para ver detalhes sobre as existências da biblioteca do documento
correspondente.
2.56.3. Serviços
Quando o utilizador clica numa hiperligação adjacente a um ícone, aparece a janela de
Serviços. A partir desta janela, o utilizador pode, percorrer uma lista de cabeçalhos da base de
dados, encontrar outros documentos na base de dados, encontrar informações pertinentes
utilizando motores de pesquisa (Google, Excite, Northern Lights, Brittanica, AltaVista, etc.).
2.57.
Como aceder ao número e à localização de documentos específicos (existências)?
Esta função permite aceder ao número e à localização de documentos específicos. A janela
das existências contém, também, informação adicional. Na lista de resultados, clique no link da
biblioteca do registo que pretender, e é representada uma visualização em formato completo,
mostrando as existências de um registo específico.
2.58.
Como aceder à janela de existências?
Para chegar à janela de Existências, seleccione, no Formato Completo, uma das ligações
em hipertexto de existências, por exemplo Todos os Exemplares; Exemplar (n.º ano); o nome
da sub-biblioteca, por exemplo EducaçãoLUS55. Uma forma adicional de chegar à janela de
Existências é através da Lista de Resultados em formato tabela, quando aí existe uma ligação a
uma biblioteca ou a uma localização. A janela de Existências apresenta informações
correspondentes para os exemplares seleccionados pelo utilizador.
2.59.
O que significam as opções na janela de existências?
2.59.1. Reserva
Clicar na ligação Reserva para efectuar um pedido de reserva.
2.59.2. Fotocópia
Clicar na ligação Fotocópia para efectuar um pedido de fotocópias.
2.59.3. Expandir
Clicar na ligação Expandir para visualizar todos os detalhes disponíveis acerca do registo de
exemplares.
2.59.4. Data prevista
Se a Lista de Existências incluir uma hiperligação Data Prevista, isto significa que o
exemplar está actualmente emprestado. Pode clicar em Data Prevista (se estiver sublinhado)
para ver detalhes acerca da pessoa que levou o documento.
2.60.
Como aceder à informação do utilizador?
Na barra superior seleccione a opção Os meus dados.
2.61.
Como aceder à área dos empréstimos do utilizador?
Para visualizar informação acerca dos documentos que tem requisitados, seleccione a opção
da barra superior Dados pessoais, e clique em Empréstimos. É visualizado a janela Exemplares
Emprestados. Para visualizar detalhes acerca de um documento emprestado, clicar no número
sublinhado. Se o empréstimo puder ser renovado, estará activo um link Renovar.
2.62.
Como aceder à lista do histórico de empréstimos?
Esta opção permite visualizar uma lista de empréstimos anteriores, os quais são ordenados
por datas previstas, por ordem cronológica ascendente. Para aceder à Lista, na janela dos
Dados pessoais, em Actividades clique em Lista do Histórico de Empréstimos. Será visualizada a
Lista, para visualizar detalhes no histórico acerca de um documento emprestado, clicar no
número sublinhado.
2.63.
Como aceder à área dos pedidos de reservas?
Fornece informação acerca de documentos requisitados. Para receber informações acerca
de cada pedido de reserva, na janela dos Dados pessoais, em Actividades, clique em Reservas.
Será apresentada a janela Requisições de Reservas. Para visualizar detalhes acerca de um
Pedido de Reserva, clicar no número sublinhado. Se a requisição puder ser apagada, estará
activo um link com a opção Apagar.
2.64.
Como aceder à área dos pedidos de fotocópias?
Esta função dá informação acerca dos pedidos de fotocópias efectuados pelo utilizador.
Para receber informação relacionada com cada pedido de Fotocópias, na janela dos Dados
pessoais, em Actividades, clique em Pedidos Fotocópias. Será visualizada uma janela. Para ver
detalhes sobre um Pedido de Fotocópias, clicar no número sublinhado. Se o pedido puder ser
apagado, estará activo um link com a opção Apagar.
2.65.
Como aceder à área das multas e outras transacções financeiras?
Esta função informa sobre multas e outras transacções financeiras. Para receber informação
relacionada com cada transacção, na janela dos Dados pessoais, em Actividades, clique em
Conta corrente. Será apresentada uma janela. Para ver detalhes acerca de uma destas
transacções, clicar no número sublinhado.
2.66.
Como aceder à área dos empréstimos reservados?
Para receber informações relacionadas com cada Empréstimo de documentos Reservados,
na janela dos Dados pessoais, em Actividades, clique em Empréstimo de Reservados. É
apresentado o Inventário dos Empréstimos de Reservados. Para ver detalhes sobre um
reservado emprestado, clicar no número sublinhado. Se puder ser apagado, estará activo um
link com a opção Apagar.
2.67.
Como aceder à área dos empréstimos inter-bibliotecas?
Mostra o número total de Empréstimos Inter-Bibliotecas requisitados pelo utilizador. Para
receber informação relacionada com pedidos de EIB na janela dos Dados pessoais, em
Actividades, clique no link Total de Requisições de EIB.
2.68.
Como aceder à área das requisições activas de EIB?
Esta função fornece informação e especifica o número de requisições activas de EIB, num
dado momento. Para receber informações relacionadas com estes pedidos activos, na janela
dos Dados pessoais, em Actividades, clique no link Requisições activas de EIB.
2.69.
Como actualizar a minha morada?
O endereço permite-lhe actualizar o seu registo de moradas através do OPAC Web, se tal
for permitido pela biblioteca. Para actualizar a sua morada clique em Dados pessoais na barra
superior e depois clique em Endereços na barra superior. Se aparecer uma mensagem a dizer
“Não pode actualizar o Endereço”, dirija-se fisicamente à biblioteca da qual fez o registo e peça
à funcionário que lhe altere a morada, caso não apareça esta mensagem escolha os campos
que pretende modificar e insira os novos detalhes, no formulário clique no botão Modificar, e o
registo de endereço é automaticamente actualizado.
2.70.
Como aceder à área do meu perfil pessoal?
Na janela Perfil Pessoal é possível definir o n.º de registos por página, o número mínimo de
registos a apresentar para visualização automática em formato completo, o Formato de
visualização abreviada preferido, a sub-biblioteca preferida / para lista de cópias. Para tal,
seleccione na barra superior Dados pessoais e de seguida Perfil pessoal. Seleccione as opções
preferidas e clicar em Enviar. Essas opções são, então, inseridas no OPAC Web. Quando efectua
o login, o sistema procura o seu perfil pessoal. Existem três efeitos possíveis, o OPAC Web
localiza o seu perfil pessoal, criado na secção Informação do Utilizador, o OPAC Web não
localiza o seu perfil pessoal e verifica se está definido um perfil de IP para o computador que
está a utilizar, e o OPAC Web não localiza o seu perfil pessoal e também não localiza um perfil
de IP definido para o computador que está a utilizar. É, então, utilizado o perfil por defeito
(ALEPH).
2.71.
Como aceder à área perfil DSI?
O DSI, ou Difusão Selectiva de Informação, é um serviço que envia, automaticamente, uma
lista das novas aquisições da biblioteca, de acordo com os perfis definidos pelos utilizadores.
Apenas aqueles com autorização de DSI no seu perfil pessoal podem criar perfis de DSI. As
consultas de DSI são executadas em intervalos pré-definidos, sendo o resultado enviado ao
utilizador por e-mail.
Pode aceder aos Perfis de DSI de duas maneiras. Primeira, clique na barra superior em
Dados pessoais e de seguida em Perfis de DSI. Segunda, clique na barra superior em Histórico
de Sessão, e clique em Difusão. A janela DSI apresenta todos os perfis de DSI já estabelecidos
pelo utilizador. Os pedidos de DSI podem, também, ser digitados em CCL (Command Command
Language).
2.72.
Como modificar um registo de DSI já existente?
Para modificar um registo já existente, seleccione na barra superior Dados pessoais e
depois Perfis de DSI. Ao pressionar o botão Modificar invoca-se a janela Registo de DSI
(novo/actualizado). Depois de alterar clique em Enviar.
2.73.
Como adicionar novo registo de DSI?
Para adicionar um novo registo, seleccione na barra superior Dados pessoais e depois Perfis
de DSI. Ao pressionar o botão Adicionar invoca-se a janela Registo de DSI (novo/actualizado).
2.74.
Como duplicar um registo de DSI já existente?
Para duplicar um registo já existente, seleccione na barra superior Dados pessoais e depois
Perfis de DSI. Ao pressionar o botão Duplicar invoca-se a janela Registo de DSI
(novo/actualizado).
2.75.
Como apagar um registo de DSI?
Para apagar um registo, seleccione na barra superior Dados pessoais e depois Perfis de
DSI. Ao pressionar o botão Apagar invoca-se a caixa Apagar. Clicar Enviar para apagar ou
Voltar para cancelar.
2.76.
Como executar on-line um registo de DSI?
Utilizar a opção Pesquisar para executar online um pedido de DSI.
2.77.
O que é um empréstimo EIB?
Esta funcionalidade permite requisitar material de uma outra biblioteca. O utilizador escolhe
se prefere receber o material por empréstimo ou por fotocópia. Os Pedidos de EIB podem ser
efectuados no OPAC Web de duas formas. Primeira, através da função EIB, e segunda através
da ligação Requisição EIB na janela Formato Completo do Registo.
2.78.
Como fazer um empréstimo EIB, através da função EIB?
Na barra inferior clique no link EIB. Surge o formulário do Pedido de EIB. Preenchê-lo o
mais exaustivamente possível e depois clicar em Enviar.
2.79.
Como fazer um empréstimo EIB, através do link Requisição EIB?
Na janela Formato Completo do Registo, clique no link Requisição EIB (barra superior). É
visualizado o formulário respectivo. Preenchê-lo o mais detalhadamente possível e clique em
Enviar. Existem quatro tipos diferentes de pedidos. Cada um tem um formulário específico
acedido pelo utilizador, quando clica no botão relevante no topo da janela do formulário do
pedido, Monografia / Tese - janela pré-definida, Periódico / Artigo, Actas / Comunicação, e
Relatório.
2.80.
Como fazer um pedido especial de documentos?
Esta função permite efectuar pedidos especiais de documentos que não foram encontrados
no OPAC Web, embora talvez tenham sido listados na ficha do catálogo. O link para efectuar
um pedido destes é visualizado na barra superior se o perfil do utilizador incluir a autorização
para este procedimento, e se estiver na janela da lista de resultados. A biblioteca processa o
pedido, ou seja, vai buscar o exemplar e entrega-o, se ele estiver disponível. Na barra superior,
pressione o link Pedido Especial. É apresentada uma ficha. Preencher o máximo de informação
possível, incluindo o título e a localização (cota) do exemplar. Clicar em Enviar. Note que o link
é apenas visualizado se o utilizador tiver autorização de efectuar um Pedido Especial definido no
seu perfil de utilizador.
2.81.
Como seleccionar registos e adicioná-los ao cesto da área pessoal?
Esta funcionalidade permite seleccionar registos e "juntá-los" num "cesto". Conforme a
autorização definida no perfil do utilizador, os registos seleccionados e guardados no cesto
podem ser, gravados no PC local, enviados por e-mail para um endereço específico, gravados
no servidor, enviados para a Administração das Bibliografias de Cursos. Na barra superior,
clique
no
link
Cesto.
É
apresentada
a
janela
Documentos
no
Cesto.
Para ver um registo em formato completo, clique no link Visualização Completa. Para apagar o
registo do cesto, escolha o link Apagar. Para efectuar esta operaçao mas em todos os registos,
escolha Apagar Todos.
2.82.
Como guardar um ou mais registos do cesto no disco?
Esta opção está disponível para todos os utilizadores e é idêntica à que é acedida através
da Lista de Resultados. No Cesto, pressione o botão Guardar/Enviar (barra superior). Surge o
formulário de E-mail ou Guardar Registos no Cesto. Preencha os detalhes relevantes, sem
digitar um endereço de Email, ou preencher o texto opcional. Clique em Enviar.
2.83.
Como enviar por e-mail um registo do cesto?
Esta opção está disponível para todos os utilizadores e é idêntica à que é acedida através
da Lista de Resultados. A partir do Cesto, escolher a opção Guardar/Enviar. Surge o formulário
de E-mail ou Guardar Registos no Cesto. Preencha os detalhes relevantes, incluindo o endereço
de destino do e-mail. Pode, também, adicionar uma nota em texto (até 300 caracteres) a incluir
na mensagem de email. Clique em Enviar.
2.84.
Como guardar um ficheiro do cesto no servidor?
Esta opção está apenas disponível aos utilizadores que tenham a autorização para Gravar
definida no seu perfil de utilizador. A partir do Cesto, escolha a opção Guardar no Servidor (este
botão não aparecerá se o utilizador não tiver autorização para Gravar. O formulário Guardar
Ficheiro no Servidor será visualizado. Insera um nome de ficheiro. E clique em Enviar.
2.85.
Como guardar um ficheiro do cesto no servidor, para que passe a dispor de uma
colecção de bibliografias?
Esta opção só está disponível aos utilizadores que tenham permissões relacionadas com as
Bibliografias de Cursos definidas nos seus perfis de utilizadores. A funcionalidade Bibliografias
de Cursos permite-lhe adicionar documentos seleccionados ao cesto, para que passe a dispor
de uma colecção de bibliografias. Esses documentos podem, depois, ser "expedidos" por um
elemento do staff para o administrador das bibliografias de cursos, juntamente com instruções
completas a indicar a que curso se referem os documentos.
A partir do Cesto, escolha a opção Bibliografias de Cursos (este botão não aparecerá se o
operador não tiver permissões relacionadas com essa funcionalidade). Aparecerá o formulário
Lista para a Administração das Bibliografias de Cursos. Insira um nome de ficheiro. Clique em
Enviar. O ficheiro é enviado por e-mail para a Administração das Bibliografias de Cursos.
2.86.
Já me encontro registado, mas não consigo fazer certas operações, o que faço?
Dirija-se à biblioteca em que associou o seu registo, e fale com a funcionária para lhe
atribuir as permissões necessárias.

Documentação da Faq | Aleph - SIBUL

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