Desembolsos FFEM

DESEMBOLSOS FFEM
Lista de pontos a verificar pelos beneficiários dos financiamentos FFEM
Antes de submeter qualquer pedido de pagamento ao Secretariado do FFEM, recomenda-se a verificação dos pontos
listados abaixo bem como o conhecimento dos procedimentos a adoptar de forma a optimizar os prazos de tratamento dos
vossos pedidos.
LISTA DE PONTOS IMPORTANTES
A VERIFICAR
A CONVENÇÃO
DE
FINANCIAMENTO
AS CONDIÇÕES SUSPENSIVAS
O QUE DEVE SER FEITO
Consultar o artigo intitulado «Modalidades de pagamento dos fundos» da
convenção.
Caso a convenção preveja condições suspensivas, prévias ao primeiro
pagamento ou prévias aos pagamentos seguintes, verificar que estas são
satisfeitas e que os documentos aferentes são atempadamente enviados ao
Secretariado do FFEM.
A COMPETÊNCIA PARA ASSINAR
OS PEDIDOS DE PAGAMENTO
(cf. Modelo apresentado no Anexo
n°1)
AS COORDENADAS BANCÁRIAS
Verificar que os poderes e espécimes de assinatura das pessoas habilitadas
para assinar os pedidos de pagamento foram devidamente transmitidos ao
Secretariado do FFEM e que se encontram permanentemente actualizados.
No caso de abertura de uma conta especial em nome do projecto, o
beneficiário deverá velar para que o seu nome conste da denominação da
conta bancária utilizando uma decomposição do tipo :
« [Nome do beneficiário ou sua sigla] – [Abreviatura do nome do projecto] »
Um extracto de identidade bancária deverá ser imperativamente fornecido a
partir da transmissão do primeiro pedido de pagamento ao Secretariado do
FFEM.
Assinalar por escrito (fax, e-mail ou endereço postal) quaisquer alterações
nas coordenadas bancárias ao Secretariado do FFEM.
Importante : para qualquer transferência dentro do Espaço Europeu, a indicação
do BIC (código SWIFT) e do IBAN (identificação internacional de conta
bancária) é obrigatória.
O PEDIDO DE PAGAMENTO
3 Hipóteses para a transmissão do pedido de pagamento (verificar com o
2
(cf. Modelos apresentados nos
Anexos n°2 e 2.bis)
Artigo «Modalidades de pagamento dos fundos» da convenção de
financiamento) :
-
Envio directo à agência local da AFD,
Envio ao Secretariado do FFEM através da Embaixada de França do país em
causa, envio directo ao Secretariado do FFEM (sede da AFD em Paris)
O pedido de pagamento deve :
-
OS DOCUMENTOS A ANEXAR
indicar o nº do projecto e da sua minuta,
indicar as referências do contrato (caso aplicável),
ser apresentado em papel timbrado, na sua versão original,
indicar o montante a regularizar,
indicar o nome do beneficiário da liquidação,
mencionar a(s) rubrica(s) orçamental(ais) consideradas (ver o plano de
financiamento da convenção),
indicar ou relembrar as coordenadas bancárias da conta a creditar,
encontrar-se assinado por uma das pessoas com poderes para tal
Fornecer imperativamente :
Para os adiantamentos renováveis:
-
a lista das despesas (cf. Modelo apresentado em Anexo 3)
classificadas por ordem cronológica e de acordo com as componentes
3
orçamentais do anexo financeiro da convenção. Para cada despesa
deverá ser indicada a data, o montante, o objecto, o nome do
fornecedor, a taxa de câmbio utilizada, o meio de pagamento e para as
despesas ligadas a um contrato, o número e o montante do contrato.
Importante : assegurar que o montante acumulado das despesas por
rubrica orçamental após o início do projecto não excede o orçamento
fixado pelo anexo financeiro da convenção.
-
Os documentos comprovativos das despesas (quando solicitados no
âmbito da convenção) visados pelos beneficiários ou um dos seus
representantes autorizados ; caso os documentos não sejam os
originais devem apresentar, obrigatoriamente, a menção « conforme o
original ». Devem encontrar-se legíveis e o mais completos possível.
-
Em conformidade com o artigo relativo às modalidades de pagamento de
fundos da convenção, os extractos bancários permitem a reconciliação
com os documentos justificativos das despesas, conforme solicitado
pela AFD/FFEM.
Para o refinanciamento das despesas do beneficiário:
- Quadro resumo das despesas (ver acima) + justificativos das despesas
pagas (os documentos devem indicar a data e o modo de pagamento)
pelo fornecedor
Para as regularizações directas às empresas :
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-
OS CONTRATOS CELEBRADOS
ENTRE O BENEFICÁRIO E AS
EMPRESAS
-
o orçamento ou o contrato datado e assinado (os orçamentos devem
ser assinados pelo Secretariado do FFEM : referência ao Artigo
«Modalidade de Regularização» da convenção
a(s) factura(s) original(ais) ou certificado(s) conforme o original
-
os documentos comprovativos
Para além de um determinado montante, fixado nos termos da convenção :
- Os procedimentos de convite à participação
- Os contratos
Devem ser objecto de um ANO (parecer de não objecção) da AFD/FFEM.
Devem incluir a cláusula FCE (Despesas Comerciais Extraordinárias) :
«O beneficiário compromete-se a introduzir nos contratos financiados pela
Agência as cláusulas nos termos das quais a empresa contratante declara :
a) que a negociação, o outorga e a execução do contrato não deu ou não dará
origem à percepção de Despesas Comerciais Extraordinárias e que na
eventualidades das Despesas Comerciais Extraordinárias já terem sido
pagas, compromete-se a transferir um montante equivalente ao Beneficiário,
para que este o devolva à Agência. No caso de um co-financiamento, a
transferência será proporcional à parte financiada pela Agência.
b) que não propôs e não irá propor, directa ou indirectamente, quaisquer
benefícios (ofertas, promessas de donativos, donativos...) que constituam ou
possam constituir uma infracção de corrupção no âmbito da convenção OC’DE
de 17 de Dezembro de 1997 relativa à luta contra a corrupção de agentes
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públicos estrangeiros».
A DATA LIMITE DE PAGAMENTO
DOS FUNDOS
Verificar, antes de qualquer envio de pedido de pagamento ao Secretariado
do FFEM, que a data limite do pagamento dos fundos não se encontra
ultrapassada. Caso esteja ultrapassada deverá ser preparada uma alteração
à convenção de financiamento. A elaboração deste documento efectua-se em
concertação com o interlocutor do FFEM (ou da agência local da AFD) que
acompanha o projecto.
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LOGO
CARTA DE AUTORIZAÇÃO A ASSINAR OS PEDIDOS DE PAGAMENTO
A DIRIGIR AO SECRETARIADO DO FFEM
X………, a (data : …………)
Exmo. Senhor X………
Secretariado do FFEM
Agence Française de Développement
5 rue Roland Barthes
75012 PARIS
Assunto : Depósito dos espécimes das assinaturas relativas aos pagamentos de
fundos para o projecto (minuta e N° da convenção)
Exmo. Senhor,
Com referência à convenção de financiamento n°................ entre.................. e
a Agência Francesa de Desenvolvimento relativa (minuta do projecto), tenho a
honra de fazer-vos chegar o espécime de assinatura das pessoas que serão
autorizadas a assinar os pedidos de pagamento de fundos.
Assinatura
M. X………………………….
Título
E (se aplicável)
Assinatura
M. X ……………………………….
Título
Assinatura
M. X …………………………………
Título
X…………………….
Título
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LOGO
LOGO
ANEXO N°1
PEDIDO DE PAGAMENTO EM PROL DO BENEFICIÁRIO
A DIRIGIR AO SECRETARIADO DO FFEM
MODELO Nº1
X (cidade), a (data : …………)
Exmo. Senhor X………
Secretariado do FFEM
Agence Française de Développement
5 rue Roland Barthes
75012 PARIS
Assunto : Convenção N°……………
Minuta convenção : ………………….
Exmo. Senhor,
Solicito o pagamento da soma X............ €. Este pagamento n°X... , previsto
no artigo n°X da convenção citada no assunto, corresponde a [ adiantamento
inicial, renovação do adiantamento, ou refinanciamento das despesas do período
X... ]
Este montante deve ser imputado à(s) rubrica(s) orçamental(ais) X.....
Titular da conta :
Código do banco :
Código do balcão :
N° da conta :
Nome da instituição bancária :
Código Swift :
Banco Intermediário :
Sem outro assunto de momento, endereço os meus melhores cumprimentos.
(assinatura)
Nome do signatário
Título
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LOGO
ANEXO N°2
PEDIDO DE PAGAMENTO DIRECTO ÁS EMPRESAS
A DIRIGIR AO SECRETARIADO do FFEM
MODELO N°2
X………, a (data : …………)
Exmo. Senhor X………
Secretariado do FFEM
Agence Française de Développement
5 rue Roland Barthes
75012 PARIS
Assunto : Convenção N°……………
Minuta convenção : ………………….
N° do contrato : ………………..
Exmo. Senhor,
Queira encontrar em anexo a factura de um montante de …….. € (ou moeda
local) endereçada pelo Prestador X ……… ao abrigo do contrato n°…..
Este montante deverá ser imputado à(s) rubrica(s) orçamental(ais) X…..
Queiram regularizar esse valor directamente ao prestador X……………
Titular da conta :
Código do banco :
Código do balcão :
N° da conta :
Nome da instituição bancária :
Código Swift :
Banco Intermediário :
Sem outro assunto de momento, endereço os meus melhores cumprimentos.
(assinatura)
Nome do signatário
Título
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ANEXO N°2.bis
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ANEXO 3 – LISTA DAS DESPESAS
Período de : xx/xx/aaaa
a
yy/yy/aaaa
Unidade monetária:
□ Reaprovisionamento do adiantamento
Concurso n° :
□ Refinanciamento
□ Liquidação do adiantamento
Período de despesas cobertas :
Montante do adiantamento concedido :
Rubrica (1)
Documento contratual / Contrato
Fornecedor ou contratante
1
XXXXXXXX
YYYYYYYY
ZZZ
09/10/2004
EUR
1
nnnnnnnnnnn
vvvvvvvvvvv
FFFFFFFF
05/10/2004
EUR
Objecto do
contrato
Data de
Referência notificação/
assinatura
Justificação de despesas
Montante
Divisa
Formulário de justificação nº:
Inicial
Desembolso
17
2 575,00
750,00
12
3000
000,00
Justificativo
n°
Montante
Data
Saldo
Divisa
HT
Taxas
Data:
Pagamentos
Taxa de
Contravalor
câmbio
em euro
1EUR=DEV.
15 175,00 ABCD1234
05/07/2004
ETB
2 796,00
27,96
10,156033
9 000,00 defrg9875
05/07/2004
DJF
135 000 000,00
135 000,00
195,3125
Sub total rubrica 1
xxxxxxxx
xxxxxxxx
xxxxxxxx
Sub total rubrica 2
xxxxxxxx
xxxxxxxx
xxxxxxxx
Sub total rubrica 3
xxxxxxxx
xxxxxxxx
xxxxxxxx
Sub total rubrica seguinte
xxxxxxxx
xxxxxxxx
xxxxxxxx
XXXXXXXX
XXXXXXXX
XXXXXXXX
Observações
Data
Modo
278,06 12/12/2004 Transferência
691 891,20 18/12/2004
1
1
2
2
3
3
4
4
5
5
TOTAL GERAL
(1) Rubrica Orçamental: referente ao plano de financiamento da convenção.
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