Cranberry CBT – Os 5S

CRANBERRY TOOLBOX:
OS 5S
UMA DISCIPLINA DO LEAN MANAGEMENT
EM POUCAS PALAVRAS
Os 5S são uma metodologia com origem no Japão que recorre a uma lista de cinco palavras japonesas
começadas por aquela letra e é usado para organizar o espaço de trabalho maximizando a eficiência, a
qualidade e a segurança. Os princípios em que assenta são a simplificação, a arrumação e a limpeza do
espaço de trabalho e de todos os equipamentos, ferramentas e materiais nele presentes, bem como a
sua generalização, estandardização e aplicação continuada e sustentada. É possível encontrar cinco
palavras equivalentes em português começadas por “A”, transformando assim os “5S” em “5A”.
O PROBLEMA E O SEU CONTEXTO
O Lean Manufacturing (ou Lean Management) é uma filosofia de gestão da produção
que assenta em dois princípios essenciais: só se justifica executar atividades que
acrescentem valor para o cliente final, e todas as outras atividades devem ser
consideradas desperdício e eliminadas sistematicamente. Para isso, o Lean
Manufacturing recorre a um conjunto de princípios e técnicas – mapeamento do fluxo
de valor, fluxo pull / just-in-time, processamento peça a peça, nivelamento da
produção, controlos visuais, manutenção em contínuo (TPM), etc.
Os 5S / 5A fazem parte deste conjunto de técnicas, e são considerados um ótimo ponto
de partida para a adoção do Lean Manufacturing, na medida em que permitem expor
alguns dos tipos de desperdício mais visíveis e desenvolver as atitudes e a disciplina
necessárias para levar a cabo outras iniciativas de melhoria contínua e pôr em prática
as restantes técnicas Lean.
Os 7 Muda (desperdícios)
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Espera
Movimentação
Transporte
Defeitos
Stock em excesso
Produção em excesso
Perfecionismo
SIMPLIFICAÇÃO
ARRUMAÇÃO
LIMPEZA
Aplicação generalizada, estandardizada
e sustentada
Figura 1 – Lean Management: contributos para a eliminação do desperdício
Praça Nuno Rodrigues dos Santos, 7 – 2º Piso, Salas 9 e 10 – 1600-171 LISBOA ✱ www.cranberryabc.com ✱ [email protected] ✱ Telef.: +351 217 217 400
1
O SIGNIFICADO DOS ‘5S’
Os métodos 5S são uma metodologia originária do Japão que tem
por objetivo organizar o espaço de trabalho da forma mais eficaz e
eficiente possível, por meio da racionalização do uso de
ferramentas, materiais, etc. e de regras de gestão visual. A adoção
dos métodos 5S permite otimizar recursos, melhorar a
produtividade e a qualidade, promover a ordem e o asseio, e
principalmente criar a disciplina necessária à manutenção de um
ambiente organizado e produtivo.
A designação “5S” decorre das cinco palavras japonesas Seiri,
Seiton, Seiso, Seiketsu, e Shitsuke, todas elas iniciadas pela letra
“S”. Na transposição para o inglês, foi possível manter cinco
vocábulos equivalentes também começados por “S” (v. quadro).
Em português não conhecíamos nenhuma lista de cinco palavras
equivalentes começadas por “S”, mas a Cranberry ABC fez o seu
exercício de criatividade e arranjou tantas palavras iniciadas pela
letra “A”: apuramento, alinhamento, asseio, adoção (generalizada)
e apoio. Afinal, os “5S” podem transformar-se em “5A”!
Em qualquer das duas línguas, estas cinco palavras descrevem os
cinco requisitos chave que devem ser cumpridos para atingir os
mais elevados níveis de eficiência e de eficácia do espaço de
trabalho: um espaço limpo e organizado de forma racional, onde
há um lugar certo para tudo e tudo está no lugar certo.
Japonês 5S
Inglês 5S
Português© 5A
Conceito
Objetivo particular
Seiri
Sort
Apuramento
No espaço de trabalho
só está aquilo que é
estritamente
necessário
Eliminar do espaço de trabalho tudo
o que não é usado.
Seiton
Set in order Alinhamento
Cada coisa no seu
devido lugar
Organizar o espaço de trabalho de
forma eficaz; dispor ferramentas,
materiais, instruções, etc. junto ao
local onde vão ser usados.
Seisō
Shine
Limpeza e asseio do
ambiente de trabalho
Melhorar o nível de limpeza para
evitar falhas, contaminações e
acidentes.
Seiketsu
Standardize Adoção
generalizada
Regras e padrões para
rotinizar e manter as
melhorias alcançadas
Estabelecer procedimentos, listas,
etc. para facilitar a adoção dos 3 S
anteriores e evitar a degradação do
ambiente de trabalho.
Shitsuke
Sustain
Controlo, refinação e
expansão dos
resultados dos 5S
Conseguir um espaço de trabalho
que restabeleça automaticamente a
ordem, regule a atividade e melhore
continuamente.
Asseio
Apoio
© Cranberry ABC: a transformação dos “5S” em japonês e inglês em “5A” correspondentes
a iniciais de vocábulos da língua portuguesa é um exclusivo da Cranberry ABC.
SEIRI – APURAMENTO
O 1º A, “Apuramento”, consiste na escolha criteriosa do que deve estar junto ao local
de trabalho, eliminando implacavelmente tudo o que não é necessário ou usado com
suficiente regularidade.
Na prática, o local de trabalho costuma estar atravancado com muita coisa que não é
indispensável, e que consequentemente reduz a mobilidade, atrapalha os movimentos
obriga a gestos desnecessários e pode ser causa de acidentes.
Figura 2 – Exemplos de “Red Boxes”
Devemos examinar cada objeto e decidir se precisamos mesmo dele. Se só o usamos
ocasionalmente, é preferível guardá-lo num local central (armazém, depósito de
ferramentas, etc.) onde o iremos buscar quando necessário. Se nunca o usamos, então
deve ser eliminado.
Em muitos casos, os materiais que ficam “de quarentena” para posterior decisão de
eliminação ou de conservação são demasiado volumosos para serem guardados num
contentor ou caixa físicos.
Estão neste caso os materiais ou peças danificados, ferramentas em mau estado ou
que não servem para o que estão a ser usadas (risco de acidente!), e outras coisas que
vamos guardando just in case para afinal nunca usarmos, e só estão a atrapalhar.
É o caso do exemplo da direita, em que a “red box” é uma área demarcada no
pavimento. Os objetos de quarentena estão etiquetados com etiquetas vermelhas, que
servem também para registar a utilização de cada objeto.
Estão também neste caso manuais, cartazes e instruções desatualizados, matéria prima
a mais (além de estorvar, aumenta o custo do inventário), e espaço desnecessário
(prateleiras, armários, superfície de chão…). O espaço a mais é um dos maiores
incentivos à tendência para acumular “tralhas” de que não precisamos.
Mas a maioria das pessoas tem tendência para guardar coisas de que não precisa, e
não gosta de dar o braço a torcer. Por isso, o Apuramento recorre ao dispositivo da
“red box” – uma área, ou por vezes literalmente um caixote encarnado – onde são
depositadas as coisas que uns acham que podem ser eliminadas, contra a vontade de
outros que acham que elas devem ser conservadas.
A seguir, controla-se minuciosamente tudo que é depositado na “red box”, para tirateimas: se ao fim de algum tempo o registo evidenciar o seu uso regular, tinham razão
os que votaram pela conservação, e as peças, ou ferramentas, ou materiais são
retirados da “red box”. Se não são usados, tinha razão quem votou pela sua eliminação,
e é isso que se faz.
Figura 3 – Exemplos de etiquetas vermelhas
SEITON – ALINHAMENTO
O 2º A, “Alinhamento”, compreende um conjunto de práticas para arrumar e ordenar
os objetos na forma mais racional possível, atendendo aos critérios que fizerem mais
sentido em cada caso – e.g. frequência de uso, conservação ao alcance de um gesto,
visibilidade e rapidez de localização, etc.
O Alinhamento é conseguido sobretudo à custa de técnicas de gestão visual (em
japonês, medemirukanri – um conjunto de técnicas e instrumentos fundamentais no
Lean Management) e a suportes móveis que podem ser trazidos para junto do posto de
trabalho.
As imagens das Figuras 4 e 5 dão vários exemplos destas técnicas.
Note-se que a “red box” e as etiquetas vermelhas usadas no Apuramento também já
fazem parte das técnicas de gestão visual.
Figura 4 – Exemplos de bastidores de ferramentas móveis.
Durante a laboração, são trazidos para junto do posto de trabalho, conforme as operações a executar.
Em inatividade, são guardados num depósito.
Figura 5 – Marcações no pavimento para colocação de materiais
(matérias primas, produto acabado, etc.) em locais previamente estudados
para melhorar o rendimento.
SEISŌ – ASSEIO
O 3º A, “Asseio”, preocupa-se com o estado de limpeza das instalações, mas também
com o perfeito estado de funcionamento dos equipamentos e das ferramentas.
1
A racionalidade deste 3º A é simples. Um local de trabalho sujo e desarrumado, com
equipamentos e ferramentas em mau estado, é um tremendo entrave à eficiência, à
qualidade e à segurança:
 A sujidade danifica os produtos (poeiras introduzidas onde não devem, superfícies e
acabamentos sujos ou riscados, fluidos que reagem com os materiais de que são
feitos os produtos ou que os contaminam, etc.);
 Materiais e ferramentas em mau estado são causa de erros e defeitos;
 Materiais desarrumados, ferramentas danificadas, pisos escorregadios, poeiras e
limalhas, e tantos outros fatores, podem ser causa de acidentes, por vezes graves.
Limpar
4
 Redefinir
grau de
limpeza




O quê
Quem
Como
Quando
2
Manter
limpo
Tornar mais
limpo
 Ajustar:
– Programação,
frequência
– Meios e técnicas
usados
– Alertas
3
Evitar sujar
 Definir
“limpo”
 Programar
limpeza
 Alertas
 Causas de sujidade
 Como eliminá-las
(soluções)
Figura 6 - O Asseio resulta de um ciclo de melhoria contínua
Este é dos “AA” mais difíceis de pôr em prática, pois os locais de trabalho sujam-se com
muita facilidade, e é indispensável estar sempre a limpá-los, o que pode ser
desmotivador: “Ainda agora limpámos, e já está tudo sujo outra vez! Assim não vale a
pena!”
 Produtos e
equipamentos de
limpeza junto aos
locais de trabalho
Contudo, pelas razões apontadas, a sujidade e a desarrumação são males contra os
quais não podemos “baixar a guarda” – até porque, como reza um princípio informal
dos 5S/5A e como todos sabemos, “sujidade atrai sujidade e desarrumação atrai
desarrumação”.
“Todos estamos a sujar,
por isso todos ajudamos
a limpar”
 Confirmar com os
“especialistas”
(técnicos de
limpeza/higiene e
segurança) se os
produtos são
adequados
SEIKETSU – ADOÇÃO GENERALIZADA E SHITSUKE – APOIO
O 4º e 5º “AA”, “Adoção generalizada” e “Apoio” visam a aplicação dos três primeiros
princípios, primeiro numa dinâmica de mudança (alargar a aplicação a toda a
organização e todos os trabalhadores) e a seguir de sustentabilidade dessa mudança.
Áreas claramente
demarcadas e
identificadas para
matérias-primas,
consimíveis e produtos
transformados
Estes passos são apoiados pela aplicação de várias técnicas e instrumentos, como as
sessões de melhoria contínua e incremental (Kaizen), auditorias e, mais uma vez,
recurso a técnicas de gestão visual.
A Figura 7 mostra alguns dos dispositivos de gestão visual concebidos para incentivar e
sustentar o Apuramento, o Alinhamento e o Asseio.
?
Para que serve
esta área demarcada?
Todas as áreas de trabalho têm
a mesma organização, o mesmo aspeto,
os mesmos códigos visuais,
as mesmas regras.
AVISO
SE NÃO MELHORARMOS
CONTINUAMENTE,
ESTAREMOS CONTINUAMENTE
A PIORAR
Tabuleiros e quadros
com silhuetas e
alvéolos ajudam a
manter as ferramentas
arrumadas nos
devidos lugares,
e a dar pela falta delas
Figura 7 – Técnicas e dispositivos de gestão visual para fomentar e manter
o Apuramento, o Alinhamento e o Asseio
OS 5S / 5A NA FÁBRICA E NO ESCRITÓRIO
Os princípios e regras de seleção dos instrumentos e dos materiais estritamente
indispensáveis, de limpeza e despojamento do ambiente de trabalho, de organização
visual do espaço e dos materiais, e outros próprios dos métodos 5S / 5A são tão úteis
em ambientes fabris como em escritórios, como se pode ver pelos exemplos
constantes na galeria de fotografias. Estes princípios são mesmo aplicáveis, na sua
essência, à organização de espaços virtuais, como um desktop ou a estrutura de um
disco rígido – mas isso é tema para outra “perspetiva”…
Uma gaveta com alvéolos ajuda a
manter arrumado todo o material
de escritório necessário para o
posto de trabalho
Os vários arquivadores têm uma
lista em diagonal nas lombadas.
Este sistema mostra num relance
se falta algum arquivador, o que
permite repô-lo no seu lugar e e
evitar que a desarrumação se
espalhe
Figura 8 – Os 5A aplicados num escritório
A CRANBERRY ABC E OS 5S / 5A
Ao eleger a execução da estratégia e a consultoria de transformação como o seu core
business, a Cranberry ABC combina competências interdisciplinares em domínios como
o Business Process Management, as tecnologias do desempenho, a gestão do Capital
Humano, e outras. Os métodos de melhoria da eficiência dos processos como o Lean
Management e os 5S / 5A fazem parte do portefolio de competências que coloca à
disposição dos seus clientes.
Na sua atividade de consultoria, a Cranberry ABC ajuda os clientes a melhorar os seus
processos, recorrendo a esta e a outras ferramentas no âmbito da aplicação de
metodologias de Business Process Management, como o Seis Sigma e o Lean
Management.
PARA SABER MAIS
Para esclarecimentos adicionais,
contactar por favor
Recomendamos o visionamento dos vídeos disponíveis nos seguintes links:
João Paulo Feijoo
http://www.youtube.com/watch?v=c0Q-xaYior0
http://www.youtube.com/watch?v=o3hh6141awE
http://www.youtube.com/watch?v=k0SD96D4sio
http://www.youtube.com/watch?v=HcBehiTnMtE
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